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MANUAL DE PARTICIPANTE
Fundamentos
Planeacion
Programación
Control
Cierre
Autor
© El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor. Derechos reservados.
® Coordinación Efectiva de Proyectos y su logo son una marca registrada, prohibido su uso para cualquier fin sin consentimiento escrito del autor.
Agosto 2012
Derechos de autor
Dr. Adán López Miranda
2 © Adán López Miranda
Instructores
Nombre Perfil público en LinkedIn
Adán López Miranda http://mx.linkedin.com/pub/adán-lopez-miranda/2/3bb/7b3
Dolores Lankenau Caballero http://mx.linkedin.com/pub/dolores-lankenau/54/675/209
Alfonso Cornejo
Gustavo Cervantes Ornelas
José Maraboto
3 © Adán López Miranda
En AEGIS Campus Monterrey estamos para servirle
Dirección
Adán López Miranda Tel. 8358-20-00 ext 5114
www.aegis.mx LinkedIn: Aegistec Administración de Proyectos (Exclusiva para clientes)
Facebook: AegisPMCentre Twitter: ProyectosAegis
Ventas
Ing Yajaira Jiménez Tel. 8358-20-00 ext. 5147
Facturación y Cobranza
Martha Lizeth Rodríguez Castillo Tel. 8358-20-00 ext. 5184
Logística
Victor Miguel Luis Acosta Tel. 8358-20-00 ext. 5345
Agenda
• 1er Día • Tarea • Fundamentos • Ejercicio
fundamentos • Reflexiones
fundamentos • Especificación • Ejercicio
especificación • Planeación • Ejercicio planeación
" 2o Día " Programación " Uso de software " Ejercicio de
programación " Comida (1:00 -2:00) " Control " Uso de software " Ejercicio " Cierre " Rev. de la tarea
(archivos)
5 © Adán López Miranda
¡Para su propio beneficio!
• Puntualidad. • Participación para enriquecer el curso. • No se quede con dudas. • Favor de apagar celulares o ponerlos en vibro
y salir del salón para contestarlos. • Favor de utilizar lap-tops como apoyo al curso
únicamente
6 © Adán López Miranda
Objetivo del curso
• Revisar y aplicar las herramientas de planeación, programación y control enfocadas a lograr una coordinación efectiva de las actividades y recursos involucrados en los proyectos.
7 © Adán López Miranda
Contenido del curso
1. Fundamentos
2. Planeación
3. Programación
4. Control y cierre
Aplicación de las herramientas con software
8 © Adán López Miranda
Tema 1: Fundamentos de la
Administración de Proyectos
• Definiciones
• Ciclo de vida de un proyecto
• El cuadro de la C.E.P.
¿Qué es un proyecto?
Es una combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para alcanzar un objetivo específico.
(Cleland, 1988)
“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product,
service or result”*
*A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 5.. PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.
10 © Adán López Miranda
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto*
* Basado en: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 6. Trducido por Adán López Miranda PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.
11 © Adán López Miranda
Características del Ciclo de Vida de los Proyectos
Porce
ntaje
de co
mplet
o 100 %
Etapa 1 Factibilidad
Etapa 2 Planeación
y diseño Etapa 3
Desarrollo Etapa 4 Cierre y entrega
Autorización del proyecto
Plan y diseño de producto
Producto desarrollado
Inicio de operación
Tiempo
12 © Adán López Miranda
Medidas estratégicas
1. Identifica las etapas de tus proyectos y los eventos o resultados que marcan el cambio de etapa
2. Administra las etapas de acuerdo a sus características, “cambia de cachucha”
3. Planea a detalle solamente la siguiente etapa 4. Trae a todos los actores del ciclo a tomar
decisiones en las etapas tempranas del proyecto
13 © Adán López Miranda
Del Triángulo de la Administración al Cuadro de la Coordinación Efectiva
Satisfacción del equipo
Calidad Tiempo
Costo
Comunicación +
Colaboración
Tiempo Calidad o Desempeño
o Alcance
Costo o recursos o esfuerzo
Comunicación
El triángulo del Diablo Cuadro de la Coordinación
Efectiva
¿Cuál de las tres debe ser la prioridad?
14 © Adán López Miranda
Colaboración
• Toma de decisiones en equipo desde las etapas tempranas
• Hacer participar a los miembros del proyecto con técnicas y herramientas colaborativas
• Definiendo roles para cada quien • Planeando en grupo
• Con un plan de comunicación claro y efectivo • Con reuniones de avance efectivas
• Aprendiendo de los resultados del proyecto
15 © Adán López Miranda
• Lo que podría aplicar de este capítulo es:
v v v v v v
REFLEXIÓN
16 © Adán López Miranda
Tema 2: Planificación de un Proyecto
• Justificación de un proyecto
• Objetivo y alcance
• Especificación de un proyecto
• Planeación Estructurada
• Matriz de responsabilidades
• Plan de comunicación
“Dime cómo empieza tu proyecto y te diré cómo va a
terminar”
¿Por dónde empiezo?
¿Una lista de actividades? ¿Un programa?
¿Una reunión? ¿Ordenando?
18 © Adán López Miranda
¿Cómo nace un proyecto?
¡NECESIDADES!
J Emergencias J Mejora continua J Mercado lo pide J Planeación estratégica M Inspiración divina (¡Gulp!)
PROYECTOS (Aprobación)
Esfuerzo Beneficios
• “Business plan” • Justificación técnico-económica • Lo quiere el jefe (¡Gulp!)
19 © Adán López Miranda
¿Cómo debe ser el objetivo? Tipo: ISO
¿Cómo NO debe ser el objetivo? Tipo: USO
¡(Re)Formulando un objetivo del proyecto!
20 © Adán López Miranda
Ejemplos de objetivos de proyecto
The Space Race Project “Pienso que esta nación debe comprometerse con las metas, antes de que esta década termine, seremos capaces de llevar a un hombre a la luna y regresarlo a a salvo a la tierra.”
John Fitzgerald Kennedy
P R O J E C T
El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa Estratégica” o “Guerra de las Galaxias”, fue una propuesta del Presidente Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una tercera guerra mundial en el futuro. El proyecto tuvo un costo de un trillón de dólares, pero nunca fue concluido. Muchos académicos cuestionaron la validez de dicho escudo de defensa nuclear y se burlaron del proyecto.
21 © Adán López Miranda
Estableciendo los alcances
" ¿Qué incluye?
" ¿Qué NO incluye?
" Productos, resultados, entregables intermedios
" Productos, resultados, entregables finales
" Estructura de la División del Trabajo (EDT)
Alcances claros, amistades largas.
22 © Adán López Miranda
¿Diferencias en alcances?
Frases famosas: ¡No me aclaraste! ¡Yo creía! ____________ ____________
Proveedor (Empleado)
Cliente(Jefe)
Frases famosas: ¡Estaba implícito! ¡Debías suponerlo! ____________ ____________
23 © Adán López Miranda
Elaborando la especificación del proyecto (Project Charter)
1. Cliente (s). 2. Necesidad (es) a cubrir. 3. Objetivo (s) del proyecto. 4. Alcance del proyecto. 5. Beneficios. 6. Producto o servicios a entregar. 7. Requisitos de calidad. 8. Metodología (cómo) o breve
descripción de actividades. 9. Recursos internos y externos. 10. Fechas estimadas. 11. Presupuesto estimado. 12. Responsable (coordinador del proyecto). 13. Riesgos potenciales. 14. Autorizaciones (clientes y padrinos).
Cada empresa puede definir los apartados que l e sean de uti l idad para una mejor documentación de su proyecto.
24 © Adán López Miranda
Antecedentes Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha determinado llevar acabo un proyecto de documentación en los procesos clave de los centros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000… Necesidades … por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación del ITESM contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo proveedor confiable de tecnología de las empresas. Objetivo General Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos que se detallan en el alcance. Cliente El cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los esfuerzos de calidad en el ITESM.
Ejemplo : Especificación del proyecto ISO (parcial)
25 © Adán López Miranda
Alcance El certificado deberá comprender los siguientes procesos: -Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas. -Diseño, desarrollo, impartición, seguimientos y cierre de cursos y diplomados ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales para alguna compañía en particular. No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo interés en el proyecto sea la investigación científica, tales como CONACYT. Resultados a entregar (milestones) 1. Manual de calidad del CSIM 2. Procedimientos e instructivo derivados del manual de calidad. 3. … 4. Obtención del certificado
Ejemplo : Especificación del proyecto ISO (continuación)
26 © Adán López Miranda
Planeación Estructurada
?
¿Cómo se come un elefante?
27 © Adán López Miranda
Estructura de la División del Trabajo (EDT) (Work Breakdown Structure - WBS - )
Desarrollo del Proceso
Lista de Materiales
Desarrollo de Prototipos
Proyecto
Partes, Etapas,
Fases, etc.
Paquetes de Trabajo
Experimentos en Planta
Experimento “A”
Experimento “B”
• Diagrama de árbol. • Diferentes niveles. • Proyectos, subproyectos, sistemas, etc. • Unidades asignables.
Niveles
28 © Adán López Miranda
VIDEO de Características de la EDT
• En el anexo del manual se detallan las características mencionadas en el video.
29 © Adán López Miranda
Administracióndel
Proyecto11
Auditoríade
Diagnóstico12
En ISO 9001131
AuditoresInternos
132
Actividadesespecíficas
133
Capacitación13
Representantede la
Dirección1411
Política deCalidad
1412
RevisionesPeriódicas
1413
ProcedimientosAdministrativos
1414
Responsabilidadde la Dirección
141
Manual deCalidad
142
Negociación1431
Realización1432
Proyectos yconsultoría
143
Cursos1441
Diplomados1442
Cursos yDiplomados
144
Metrología1451
ManufacturaElectrónica
1452
MaterialesIndustriales
1453
Vectorizaciónde
Imágenres1454
PrototiposRápidos
1455
Maquinados1456
Laboratorios145
AccionesPreventivas y
Correctivas1461
Control deDocumentos
1462
Registrosde
Calidad1463
AuditoríasInternas
1464
Capacitación1465
ProcedimientosComunes
146
Documentacióndel
Sistema14
AuditoríasInternas
15
Auditoríaen
Blanco16
Auditoríade
Certificación17
CERTIFICACIÓNISO 9001
CSIM1
Estructura de la División del Trabajo Proyecto para la Certi!cación ISO 9001 en el CSIM
30 © Adán López Miranda
La EDT y el paquete de trabajo
Fallas en refractarios
Base de Datos Instalación
Sistema computarizado de Refractarios
Planeación Programación Registro de datos
PAQUETE DE TRABAJO ¿Qué? Programación ¿Quién? ¿Cómo (Sub-actividades)? ¿Presupuesto? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Con qué Calidad?
P de T • La unidad asignable. • Último nivel de la EDT. • Lo que cabe en el plato. • Es como un miniproyecto.
31 © Adán López Miranda
Documentación de un Paquete de Trabajo
• Una vez los paquetes de trabajo han sido definidos en la EDT, el siguiente paso es documentarlos.
• Se recomienda que cada equipo encargado de llevar a cabo el paquete
• La estructura de documentación de un PT puede ser la siguiente:
PAQUETE DE TRABAJO • Código • Nombre • Descripción • Responsable • Equipo de apoyo • Duración • Fecha de inicio • Fecha de terminación • Costo • Recursos requeridos • Actividades específicas • Metas intermedias • Persona que elaboró • Persona que revisó • Persona que autorizó • Fecha de elaboración • Producto final • Etc.
Cada empresa definirá los elementos que considere importantes a documentar en el paquete de trabajo.
32 © Adán López Miranda
Paquete de
Trabajo
PAQUETE DE TRABAJO Código en la EDT:1441
Nombre (Tomar como guía la EDT): Cursos Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir un curso abierto o in company.
Productos: Procedimiento para programar un curso Diseño de un curso Encuesta y retroalimentación de resultados
Responsable: Adán López Miranda
Asistente; Alejandra Rivera
Duración: (Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto) 3 meses Día de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99
Costo: (Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)
Horas-Hombre: 0 Papelería: 0 Equipo Computacional: 0
Actividades Inicio Terminación Estructurar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99 Realizar encuesta 30/Ago/99 30/Ago/99 Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99
Elaboró: Aracely García Autorizó: Adán López Fecha: 26/Oct/98
33 © Adán López Miranda
Administracióndel
Proyecto11
Auditoríade
Diagnóstico12
En ISO 9001131
AuditoresInternos
132
Actividadesespecíficas
133
Capacitación13
Representantede la
Dirección1411
Política deCalidad
1412
RevisionesPeriódicas
1413
ProcedimientosAdministrativos
1414
Responsabilidadde la Dirección
141
Manual deCalidad
142
Negociación1431
Realización1432
Proyectos yconsultoría
143
Cursos1441
Diplomados1442
Cursos yDiplomados
144
Metrología1451
ManufacturaElectrónica
1452
MaterialesIndustriales
1453
Vectorizaciónde
Imágenres1454
PrototiposRápidos
1455
Maquinados1456
Laboratorios145
AccionesPreventivas y
Correctivas1461
Control deDocumentos
1462
Registrosde
Calidad1463
AuditoríasInternas
1464
Capacitación1465
ProcedimientosComunes
146
Documentacióndel
Sistema14
AuditoríasInternas
15
Auditoríaen
Blanco16
Auditoríade
Certificación17
CERTIFICACIÓNISO 9001
CSIM1
¿Cuántos PT hay en este proyecto?
El paquete 1441
34 © Adán López Miranda
Ventajas de la EDT • Permite la creatividad en la generación de actividades.
• Es la base para la programación, costos, presupuesto, asignación de responsables, análisis de riesgo y documentación adecuada del proyecto.
• Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle.
• Ayuda a definir el alcance del proyecto.
• Permite el trabajo en equipo.
35 © Adán López Miranda
Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar están claros.
¿Qué actividades debo hacer para desarrollar el dispositivo mecánico? ¿Qué debo hacer para desarrollar la fuente de energía solar?
¿Qué debo hacer para desarrollar una cubierta de cámara fotográfica?
Cámara de fotografía solar
Mecánico Energía Cubierta
De arriba hacia abajo
36
¿Cómo se construye la EDT?
© Adán López Miranda
Cámara de fotografía solar
Mecánico Energía Cubierta
La EDT también se integra de abajo hacia arriba cuando se desarrolla en grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo de proyectos que se están desarrollando.
¿Qué actividades se deben desarrollar? ¿Qué resultados?
¿Cómo ordenarlas?
37
La EDT de abajo hacia arriba
© Adán López Miranda
Cortesía Ing. Alejandro Osorno
38
La herramienta Mind Manager ™
© Adán López Miranda
EDT en forma de lista estructurada (indentación) con software de Administración de Proyectos
Cortesía Ing. Alejandro Osorno
39 © Adán López Miranda
Con Post-its
40
Pasos para desarrollar la EDT 1. Lluvia de ideas 2. Discriminación 3. Afinidad, POR COLORES 4. Estructuración 5. Revisión
Revisión (externa de preferencia): Consistencia arriba-abajo, izquierda-derecha
Recomendaciones al generar actividades: 1. Escribir claro y con letra grande 2. 5 a 10 minutos en lo individual 3. No tener temor a repetir 4. Frase en infinitivo 5. Frases ni muy largas ni muy cortas 6. Lo que se entrega y las Acts. necesarias para lograrlo Criterios de eliminación
1. Actividades repetidas y 2. Fuera del alcance
A B
Criterios de afinidad: X Quién X Costo X Logística ü ¡La naturaleza de la tarea! Mismo color en cada nivel
D
C
E
40 © Adán López Miranda
Matriz de Responsabilidades: ¿Quién hace qué?
• Es una herramienta que tiene como objetivo: mostrar las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.
• Las principales características son: – Indica quién es responsable de una determinada
actividad. – Muestra diferentes roles de los miembros del
equipo. – Se construye o deriva de la EDT.
41 © Adán López Miranda
Desarrollar proceso
Elaborar lista Matls.
Realizar Experimentos
Construir Eq. Piloto
Experimento A Experimento B
1
11 12 13
121 122
Ac>vidad 1. Desarrollar el proceso 11. Elaborar la lista de materiales 12. Realizar experimentos 121 Realizar experimento A 122 Realizar experimento B 13. Construir equipo piloto
R - Responsable S - Supervisión A- Apoyo
J López A Narváez T Ramos R
R
R R
S S
S A
R
La Matriz de Responsabilidades y la EDT
42 © Adán López Miranda
43 © Adán López Miranda
Plan de Comunicación
• Propósito : Determinar la información y comunicación necesaria entre los diferentes participantes en un proyecto: quién necesita cuál información, cuándo la necesita y cómo será proporcionada.
• PLAN DE COMUNICACIÓN – Reuniones. – Distribución de la información. – Reportes. – Cierre administrativo.
44 © Adán López Miranda
@@Eventos/ImagenRubén López
@@@Diseño e implementación
Contratista y proveedores
@@@DiseñoArquitecto
@@@SistemasCarlos Ruiz@@CambiosCarla Valdez
@* @**** @* @@Apoyo internoAna Garza** @@@@** @Gte. del proyectoLaura Hdez.
@@@@PatrocinadorEnrique Gzz
@@ClienteConsejo directivo
MenOtroMenMenQuinOtroSemSemMenSemRol en el proyectoInvolucrado
@@Eventos/ImagenRubén López
@@@Diseño e implementación
Contratista y proveedores
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@@@SistemasCarlos Ruiz@@CambiosCarla Valdez
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@@@@PatrocinadorEnrique Gzz
@@ClienteConsejo directivo
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Minutas
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Ordene
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Estat
us de
compra
sEv
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ión pr
ovee
doresProyecto:
Fecha:Empresa:Responsable:
*: Responsable de generar la información @: Correo electrónico : Impreso
Ejemplo matríz de comunicación
45 © Adán López Miranda
• Lo que podría aplicar de este capítulo es:
v v v v v v
REFLEXIÓN
46 © Adán López Miranda
Tema 3: Programación de un Proyecto
En este tema veremos: • Diagramas de Gantt y MI • Redes de proyectos • Ruta crítica
48 © Adán López Miranda
Pasos para construir un Diagrama de Gantt
1. Listar las actividades o PT en columna, siguiendo el orden de la EDT.
2. Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal.
3. Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT).
4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
5. Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y sucesoras.
6. Ajustar tiempo o secuencias de actividades.
7. Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.
Ejemplo de un Diagrama de Gantt AC
TIVI
DADE
S
TIEMPO
ACTIVIDAD SUMARIA
ESCALA DE TIEMPO
IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (Código Estructurado)
NUMERO DE NIVELES
(Acorde a la EDT)
NOMBRE DEL PROYECTO
49 © Adán López Miranda
Diagrama de Gantt Ligado
1. Permiso 2. Compra de material 3. Excavaciones 4. Cimentaciones 5. Castillo
Actividades 1 2 3 4 5 Semanas
Permite establecer relaciones de dependencia entre las actividades
50 © Adán López Miranda
Precedencias
Final - Inicio
Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones
Actividades
Final-Final (2d)
Inicio - Inicio (2d)
1 2 Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones
Actividades 1 2
Recoger escombro Limpiar obra Entregar obra Avisar conclusión
Actividades 10 11
51 © Adán López Miranda
Diagrama de Gantt
EJEMPLO
52 © Adán López Miranda
Diagrama de Metas Intermedias
Las metas intermedias son productos parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Son también conocidas como "milestones".
Las Metas Intermedias: § Describen un resultado técnico o un evento. § Se programan en fechas determinadas. § Su duración en tiempo es cero. § Son tangibles. § Son los entregables (“Deliverables”). § Son redactadas en sustantivos. § Permiten enfocarse a resultados
M 1
M 2
M 3
M F
53 © Adán López Miranda
Metas Intermedias Típicas
Producción de un nuevo producto
Reducción del desperdicio
Desarrollo de software
§ Especificación. § Diseño final. § Prototipo. § Pruebas
concluidas. § Corrida piloto . § Documentación
del producto.
§ Requerimientos definidos
§ Proceso y sus indicadores
§ Propuesta de mejora
§ Meta de desperdicio alcanzada
§ Reporte de beneficios
§ Concepto aprobado § Requerimientos
autorizados § Diseño preeliminar § Diseño terminado § Plan de pruebas § Pruebas del sistema § Go live § Producto operando
54 © Adán López Miranda
Escribe dos metas intermedias consecutivas
de tus proyectos
Revísalas: ¿Escribiste sustantivos (no verbos), se pueden medir o verificar, presentar, entregar?
M 1
M 2
55 © Adán López Miranda
Pasos para construir un Diagrama de MI
4. No olvide la meta intermedia final del proyecto.
5. Filtrar las barras, si se requiere un diagrama de MI.
¿Cuántas MI?
“Ni muy muy … Ni tan tan”.
1. Definir correctamente las MI (Sustantivos).
2. Diseñar el símbolo que representará la MI y estandarizarlos.
Actividad 1 MI Actividad 2 MI
A M F E Descripción
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 MI
A M F E Descripción
3. Colocar la MI al final de una actividad o conjunto de actividades. Recuerde que las actividades están representadas por barras.
56 © Adán López Miranda
Diagrama de Gantt con Metas Intermedias
MI
¿Qué error presenta esta diagrama?
57 © Adán López Miranda
Diagrama de Metas Intermedias
58 © Adán López Miranda
Ventajas del Diagrama de Gantt y MI " Más fácil de elaborar e interpretar.
" Se visualiza la secuencia de actividades (Diag. Gantt).
" Se puede utilizar para reportes al cliente o jefe (Diag. MI)
" Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución de las tareas y crea un clima de confianza.
Defina y difunda una simbología estándar.
Precaución: ¡ Estandarice sus diagramas de Gantt y MI !
59 © Adán López Miranda
Redes de Proyectos
• Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar gráficamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y flechas.
A
B
C D
E
F
A) Pedir permiso B) Comprar material C) Excavar D) Cimentar E) Levantar columnas F) Colar el techo
60 © Adán López Miranda
Redes de Proyectos
• Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar gráficamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y flechas.
" Las redes de proyectos muestran: " Las actividades de un proyecto. " La secuencia lógica de las actividades. " La interdependencia entre las actividades. " El camino o ruta crítica.
A B
C D
E
F
61 © Adán López Miranda
Concepto de la ruta crítica
A
B
C
D D = 3d
D = 5d
D = 3d
D = 2d
¿Cuál es la duración?
Ruta inferior D = 10d
¿Cuál es la ruta crítica?
¿Cuál es la holgura?
62 © Adán López Miranda
La ruta crítica en el diagrama de Gantt
A B C D
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Crítica No-crítica
63 © Adán López Miranda
A B C D
¿Para qué queremos la ruta crítica?
§ Para optimizar los recursos y asignarlos a las actividades de la ruta crítica.
§ Para supervisar más detenidamente las actividades de la ruta crítica.
§ Para definir cómo podemos acortar la fecha de entrega del proyecto.
64 © Adán López Miranda
Los retos principales
• Elaborar los diagrams de Gantt, red y RC es sencillo, el reto principal es más bien:
– Estimación adecuada de la duración de las actividades
– Acordarlas con los miembros del equipo
– Coordinar la integración del programa con el equipo,
sobre todo si están geográficamente distribuidos
– Defender el programa ante el cliente o el jefe
65 © Adán López Miranda
• Lo que podría aplicar de este capítulo es:
v v v v v v
REFLEXIÓN
66 © Adán López Miranda
Tema 4 Control y cierre del Proyecto
• Principio de control
• Porcentaje de avance
• Control por Gantt y MI
• Reuniones, minutas y reportes
• Cierre del proyecto
Establecer el plan del proyecto (programa y presupuesto)
Iniciar ejecución
del proyecto
Recopilar información sobre el desempeño
real (programa, presupuesto)
Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa,
costos)
Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados
¿Se necesitan acciones
correctivas?
Esperar hasta el próximo periodo de
presentación de informe
Actualizar el proyecto (programa, presupuesto y
alcance)
NO
SI
Concepto control-acción-control
68 © Adán López Miranda
Antes de reportar los avances es importante establecer el criterio para reportarlos, tanto por actividad, como por proyecto.
Tiempo invertido/Tiempo Total Programado.
A. Por actividad
Por tiempo: Por esfuerzo: Por costo: Por unidades:
Horas - Hombre invertidas/ H-H Totales Programadas.
Costo invertido/Costo Total Programado.
m2 realizado / m2 programados (ejemplo).
¿Cuánto avance llevas?
69 © Adán López Miranda
Avance por proyecto
• Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por costo, por medidas físicas.
• Ejemplo por tiempo:
Actividades 1 2 3 4 Semanas
Av Pond. Peso
Total
1. Investigar 2. Estado del arte
3. Diseñar 4. Experimentar
5. Reportar
Dur 5 0 7 6 4
Fecha de corte
70 © Adán López Miranda
Control mediante Gantt Línea Base del Proyecto
AÑO 2004 Actividades ENE FEB MAR ABR Plan original
Elaborar procedimiento Avance real Reprogramado Identificar empresas
Seleccionar empresas
Realizar diagnóstico
Fecha de corte: 30 de enero Reporte del equipo de trabajo:
“Elaborar el procedimiento terminó
conforme a lo programado. Identificar a las empresas no se pudo
concluir, se considera que terminará en la primera semana de febrero; esto retrasará
todo el proyecto”.
Fecha de corte: 28 de febrero Reporte del equipo de trabajo:
“Justo en la primera semana de febrero se
terminó de identificar a las empresas. Se estima que se terminará de seleccionar empresas a
mediados de marzo. La realización del diagnóstico tendrá que retrasarse más, a menos
que se tomen acciones”.
Fecha de corte: 30 de marzo Reporte del equipo de trabajo:
“No se alcanzaron a seleccionar todas las
empresas, se terminará en la 1a semana de abril. Sin embargo, se tomó la decisión de
iniciar el diagnóstico con las empresas que ya estaban seleccionadas, el avance es conforme
a lo programado”.
71 © Adán López Miranda
Gráfica final de Control
Suma de las duraciones = 12 semanas
Reporte de avance al: 30 de marzo
Descripción E F M
Elaborar Proced Identificar empresas Seleccionar empresas
Plan Reprog. Avance
Realizar diagnóstico
A Peso Av Pond
Avance real 78.9 % Avance programado: 100%
100
100
87.5
50
16.6
16.6
29.1
78.9
16.6
16.6
16.6
33.3
33.3
100
72 © Adán López Miranda
Control mediante metas intermedias
• A partir de la planeación por metas intermedias, periódicamente se revisa si han sido cumplidas o no, apoyándose en un diagrama tipo Gantt.
Reporte de avance al: 30 de marzo
Descripción E F M
Procedimiento Lista de Empr Identificadas Lista de Empr seleccionadas
Reporte de diagnóstico
Resultado
logrado
Resultado planeado
Resultado reprogram.
A
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Control visual por barras Ejemplo
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Control por metas intermedias
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Ejemplo
Reuniones de Control
• Las reuniones de control durante el proyecto son el eje de un buen seguimiento, ya que por medio de ellas:
– Se crea inercia y sinergia.
– Se favorece la comunicación.
– Propicia el intercambio de ideas.
– Las decisiones son compartidas.
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Reglas de la reunión
1. No citar con anticipación (puede generar pretextos para no ir). 2. No tratar solamente el seguimiento sino problemas técnicos, para que no
se diga que no venía preparado. 3. Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas. 4. Saque sorpresivamente información que nadie conocía, dejará a los
participantes impresionados. 5. Debe durar más de dos horas , si no es así, no fue una reunión importante. 6. No elaborar minuta de acuerdos, ¡Ejercite la memoria! 7. No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento
de los mismos. 8. Que cada participante reporte lo que ha hecho para que los demás se
aburr… enteren. 9. Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo. 10. Utilice su laptop, aypad o celular para contestar llamadas, chatear,
twittear, likear y todo que lo identifica como “techy guy”.
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Secuencia de una reunión de control
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PREVIA
Objetivos alcanzados 1. ________ 2. ________ 3. ________
Objetivos planeados
1. ________ 2. ________ 3. ________
Puntos Críticos
1. ________ 2. ________ 3. ________
Actividades realizadas
1. ________ 2. ________ 3. ________
t
$
1 2
3
4
5 6
7
8
Minuta de la Reunión
¿Qué?
¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
DURANTE LA REUNIÓN
Control por Gantt Control por Costos
Ruta Crítica
Proyecto: XYZ Reporte N°: 21 Fecha: 8/11/04
POSTERIOR A LA REUNIÓN
Seguimiento de Acuerdos
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-‐ Rev. de acuerdos previos
-‐ Acuerdos -‐ Responsables -‐ Fecha de cumplimiento
-‐ Minuta -‐ Lugar -‐ Fecha -‐ Hora
-‐ Asistentes
Datos de ubicación Cuerpo Conclusión
- Elaboró - Copia para... - Control de
página - Resumen
Minutas
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Utilizar formatos estándar.
Breve y concreta, no es una acta estenográfica.
Las juntas deben empezar con la revisión de acuerdos previos.
Elaborarlas durante la reunión.
Leerlas antes de irse (firmar si lo considera necesario).
Distribuir.
Formato y tips prácticos
ITESM MATERIALES REFRACTARIOS Pag: 1/2Clave: MI- MINUTA Fecha: 27/09/93
Lugar: Centro de Sistemas de Hora: 11:00 amManufactura
Asistentes:AR, AL, RC, CM,RMM, FR, MM Elaboró: Arturo Rojas
Breve descripción del asunto tratado: Copia para:
Reunión de avance #10 ArchivoSe circula
ACUERDOS QUIEN CUANDO
-Se revisará el 4/oct/93, base de datos (depuración) MM 4/OCT/93
-Se revisará el modelo de costeo (Carlos Malcher) MM, CMA, AL 11/OCT/93
-En el reporte de avance se enunciarán las actividades a realizar a un mes con fechas de entrega; en la entrega extemporánea deberá indicarse la fecha en que debió haberse entregado.
-Reunión de revisión (29 de septiembre, 4 y 6 de CM, CR, AR 23/SEP/93octubre) pruebas especiales, pruebas a producto, MM 4/OCT/93análisis de falla. Módulos 13 y 14. 6/OCT/93
-Deberá recuperarse el retraso de puebas en planta AR en 2 semanas; apoyo de Carlos Michel
-Deberán incluirse diagramas de flujo de los módulos AR pruebas en planta y análisis de falla
REVISIÓN DE ACUERDOS PREVIOS
-Se revisaron las pruebas de calidad del componente AR 15/sep/93C-14
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• Identificar qué reportar y a quién. • Definir la periodicidad de los reportes. • Elaborar formatos estándar. • Identificar el medio de distribución. • ¿Tipo?
Reportes
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Reporte de avance
• Los reportes de avance deben contener: 1. Fecha del reporte y período. 2. Breve descripción del estado del proyecto
(Tipo ISO). 3. Actividades relevantes. 4. Aspectos críticos y acciones a tomar. 5. Actividades del próximo período. 6. Gráficas y/o tablas de avance. 7. Firmas.
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Ejemplo de Reporte de
avance
Reporte de Avance N° 3 Fecha: 26 de junio de 1999
Proyecto: Elaboración de manual de administración de proyectos. Estado general en el avance del proyecto: 1. Se hicieron las correcciones a la Etapa de Definición en el Diagrama de Flujo acordadas
en la junta anterior. 2. La etapa de Planeación del proyecto está por concluir y se iniciaron los análisis para la
etapa de ejecución. 3. Se elaboró y presentó para aprobación el borrador del tema Definición (capítulo 2) y
Planeación (capítulo 3). 4. Está pendiente de liquidar la factura entregada en X el 25 de junio. Actividades realizadas en el periodo: 1. Se presentaron los avances al 28 de junio a los gerentes de la dirección de Ingeniería y
al administrador de proyectos. 2. Se desarrollaron los capítulos 2 (Definición) y 3 (Planeación) del manual de proyectos a
partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas y del diagrama de flujo que proporcionó la Dirección de Ingeniería.
3. Se modificaron documentos como el diagrama de flujo y las matrices de justificación de actividades (herramienta 5W + 1H) a partir del análisis de las entrevistas.
Actividades retrasadas: 1. Etapa de ejecución y entrega. Acciones correctivas: 1. No se tienen contempladas, se espera recuperar el tiempo, ya que se le está asignando
más tiempo del programado y se está entrando a un ritmo más acelerado. Actividades del próximo periodo: 1. Entrevistas con la Dirección de Tecnología y con la Dirección de Administración. 2. Realizar la etapa de Ejecución y Entrega. Elaboró: Rebeca Leal y Ulises Levín. C.C.P.: Dr. Eugenio García G. Anexo: Diagrama de Gantt del proyecto.
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Cierre de proyectos 1. Revisión y comparación de resultados iniciales
con finales.
6. ¿Dónde va a ser?
2. Definición del seguimiento.
3. Entrega de documentación.
4. Documento de cierre.
5. Retroalimentación del equipo de proyecto. a) Técnico b) Económico c) Personal
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Ejemplo
ITESM Fecha: Fecha de cierre de proyecto "EL PATITO"
CARATULA DE CIERRE DE PROYECTO
INSTRUCCIONES: Utilice esta forma para cerrar y entregar los resultados de un proyecto. Anexar los documentos que se
consideren necesarios, haciendo referencia a los apartados aquí indicados.
1. Nombre del proyecto: En este apartado se hace mención al nombre del proyecto.
2. Responsable: Aquí se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del proyecto.
3. Motivo del cierre: En este campo se especifica el porqué se va a cerrar el proyecto, ya sea por terminación o por cancelación.
4. Resultados logrados: En este campo se mencionan los resultados logrados durante la ejecución del proyecto.
5. Resultados no logrados y causa: Aquí se especifican los resultados no logrados y el motivo del porque no se lograron
6. Horas hombre programadas: Cuantas H-H se programaron 7. Horas hombre invertidas: Cuantas H-H se invirtieron.
8. Equipo utilizado: Aquí se especifica el equipo que se utilizó durante el desarrollo del proyecto.
9. Software utilizado: En este campo se menciona el software utilizado durante la ejecución del proyecto
10. Beneficios actuales: En este apartado se describen los beneficios que arrojó la ejecución del proyecto
11. Beneficios esperados: Aquí se debe de mencionar los beneficios que esperaba "EL PATITO" a futuro al solicitar los servicios delITESM.
11.1 Forma de medirlos: En este campo se especifica el tipo de indicadores o la manera de realizar las mediciones a los beneficiosactuales y esperados.
11.2 Responsable del seguimiento: En este apartado se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del seguimiento y medición delos beneficios por parte del ITESM.12. LISTADO DE ANEXOS: Este campo se utiliza para listar todo tipo deinformación referente al proyecto. Gráficas, tablas, diagramas, listas, entrevistas,etc.
Nombre y firma de la persona que autorice elcierre del proyecto, por parte de "EL PATITO".13. Autorizó:Fecha: Fecha de la autorización de cierre.
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¡Gracias!
• La metodología completa la encuentras en:
www.coordinate.si
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Anexos: Características de la EDT
• Por etapas o secuencia de actividades.
Pruebas piloto Experimentación Planeación
Cada nivel debe estar consistentemente ordenado:
Motor Carcaza Tablero
• Por productos
Software Equipo
• Por sistemas
Logística
EDT. Características
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Calidad Producción Mtto.
• Por áreas o disciplinas
Sub-proyecto A Sub-proyecto B Administración
Proyecto
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3
1
11 12 13
111 112 113
Se pueden agregar códigos para fácil identificación y control.
• Por situación geográfica
Centro Sur Norte
Proyecto Distribución
EDT. Características
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Etapa II
Proyecto
Etapa I Dibujos Listas
Instructivos
-Prototipos
Administración
Compras Planeación y Control Calidad
Debe contener lo que se va a entregar al cliente y lo que se necesita para lograrlo.
EDT. Características
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Ø Manera en que el proyecto será manejado (especialmente nivel 2).
Ø De acuerdo a los productos a entregar.
Ø Forma en que será asignado.
Ø Consistente con la programación.
Ø Consistente con la estructura de costos.
Ö Depende!
¿Cuál es el orden adecuado de la EDT?
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Ø Sesión de generación: Más niveles. Ø Sesión crítica: Recortar niveles. Ø Tamaño del proyecto. Ø Nivel de control a ejercer. Ø Nivel de costos a controlar.
Ö Depende!
¿Cuántos niveles?
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Casa
Obra Civil
Nivelación
Instalaciones Preparación del terreno Administración
Eléctrico Limpieza Aire Acondicionado
Agua y
Drenaje
Cimientos Techo Columnas Paredes
1
11 12 13 14
111 112 131 132 133
121 122 123 124
Ejemplo: EDT para construir una casa
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Curso Abierto de AP
Planeación Contabilidad Coordinación
Cobranzas Finanzas Ejecución Encuestas
Inscripción Diplomas
Publicidad Salas y Materiales Servicios Programacion
Salas y Equipo Materiales Manuales
1
11 12 13
111 112
121 122 123 124
131
132
133
134
1241 1242 1243
Ejemplo: EDT para desarrollar e impartir un curso
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Celda Flexible
Administración del proyecto
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3
Componentes Integración
Registro Robot
Control Maestro
Compl. el Torno
Centro. De Maquinado
Dispositivos Auxiliares
Controladorde la celda
Dispositivos de Seguridad
Implantación
1
1214
1213
1212
1211
1223
1222
1221
121 122 123
11 12 13 14
Ejemplo: EDT para construir una celda flexible
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