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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN, LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL GERENCIA DIVISION FINANCIERADIRECCION FINANCIERO CONTABLEDEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos para la Administracin, Liquidacin y Contabilizacin de Fondos de Caja Chica.

Mayo 2003

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN, LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

INDICE INTRODUCCIN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1: Generalidades ARTICULO 2: De la constitucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 3: De la adquisicin de un bien o servicio ARTCULO 4: Del mbito de accin ARTCULO 5: Del Marco Legal ARTCULO 6: De las Prohibiciones en la utilizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica ARTCULO 8: De los Pagos Improcedentes ARTCULO 9: De la Revisin Interna 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9

CAPTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 10 ARTCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica ARTCULO 11: De la autorizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 12: Del aumento o disminucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica 10 10 10 11

CAPTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 13 ARTCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica ARTCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. ARTCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. 13 14 14

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CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD, ENTREGA Y LIQUIDACIN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. 16

ARTCULO 17: Del documento Vale Provisional.ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional ARTCULO 19: De la liquidacin del Vale Provisional ARTCULO 20: Del archivo del Vale Provisional ARTCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional ARTCULO 22: Del plazo para la liquidacin del Vale Provisional CAPTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTCULO 23: De la Contabilizacin y control del Fondo de Caja Chica ARTCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica

16 17 17 19 19 20

21 21 22

CAPTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES 23 ARTCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. 23

CAPTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA 27 ARTICULO 26: Marco jurdico ARTCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. ARTCULO 28: Del procedimiento para la retencin ARTICULO 29: De los reportes ante la Seccin Tramite de Pagos ARTICULO 30: De las responsabilidades DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 31: Disposicin derogatoria 27

28 28 30 30 31 31

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INTRODUCCIN El proceso de desconcentracin de los servicios, las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general, ha provocado que ms Unidades Ejecutoras de la Institucin, requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos, con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que stas realizan, para que los servicios sean adecuados, oportunos y eficaces. Uno de los mecanismos para realizar compras menores, es el que se realiza mediante la utilizacin de los Fondos de Caja Chica, los cuales permiten mejorar las operaciones, adquirir las mercaderas ms rpidamente y cumplir en forma inmediata, con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institucin, y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestacin de servicios, en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la poblacin. De acuerdo con el ordenamiento jurdico-administrativo de la Ley General de la Administracin Pblica, Ley de la Administracin Financiera y la Ley Constitutiva de la C.C.S.S. y las disposiciones de las Gerencias de Divisin, se establece el presente Manual, el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular, mediante el enunciado de las normas de aplicacin general y de los procedimientos bsicos, la adecuada administracin, liquidacin y contabilizacin de los fondos de las Cajas Chicas de la Institucin, y la unificacin de los procedimientos institucionales, que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados.

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OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administracin, liquidacin y contabilizacin de los Fondos de Caja Chica de la Institucin, con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos.

OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Proporcionar a la administracin y a los encargados directos e indirectos de los trmites de Caja Chica, una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. 2. Establecer, normas y estandarizar los trmites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras, con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilizacin de los recursos. 3. Regular los trmites, procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. 4. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administracin, liquidacin y contabilizacin de las Cajas Chicas.

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ALCANCE Y AMBITO DE APLICACINEste documento estipula la aplicacin obligatoria, que regulan la asignacin, operacin y el control de los fondos de cajas chicas, por medio de las unidades que cancelan las compras con Fondos de Caja chica o Vales de Caja, como tambin a travs de la Seccin Trmite de Pagos, Seccin Caja y Custodia de Valores y Sucursales. Procedimiento elaborado por la Sub Area Contabilidad Operativa.

CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES

ARTCULO 1: GeneralidadesEl presente manual establece las disposiciones generales, de aplicacin obligatoria, que regulan la asignacin, operacin y el control de los fondos de cajas chicas en la Institucin.

ARTICULO 2: De la constitucin del Fondo de Caja ChicaEl Fondo de Caja Chica est constituido por una suma de dinero asignada por el Area de Tesorera General, a una Unidad Ejecutora que as lo requiera, con el fin de satisfacer la adquisicin de bienes y servicios condiciones: De consumo inmediato, urgente e indispensable; cuya postergacin para adquirirlos por el procedimiento de contratacin ordinario causara perjuicio a los asegurados y usuarios, a la Institucin y en general a la eficiencia del servicio. Operacin normal de las unidades, donde el bajo monto del bien o servicio no amerita el trmite de pago mediante cheque por lo que se justifica el desembolso inmediato. que cumplan, al menos, una de las siguientes

Los fondos de caja chica asignados a las unidades, debern ser utilizados nica y exclusivamente para la adquisicin de artculos y servicios tan indispensables y de6

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verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trmites de compra que establece la ley. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente, operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorera General de la Institucin.

ARTCULO 3: De la adquisicin de un bien o servicioCon base en la normativa institucional vigente, para las compras o egresos mediante la utilizacin del Fondo de Caja Chica, se debe cumplir con lo siguiente: Las Unidades con fondo de caja chica asignado podrn efectuar compras de uno

o varios artculos hasta un 75% del monto de Caja Chica, siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artculos No. 2 y No. 6 del presente Manual. Cada egreso deber corresponder a la adquisicin de un bien o servicio. La

Jefatura correspondiente plantear ante la administracin, la necesidad de la compra utilizando la frmula N 4-70-01-0660 Solicitud de compra por caja chica. El Administrador, o quien ste designe, calificar la condicin de la compra segn lo estipulado en el artculo 2. Quien califica la condicin de la compra, no puede ser el mismo que custodia el fondo.

ARTCULO 4: Del mbito de accinCon el objeto de satisfacer los gastos Tesorera General, podr habilitar urgentes de bienes y servicios, el Area de

Cajas Chicas en las Unidades Ejecutoras de la

Institucin que as lo requieran, para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artculo 10 de este Manual.

ARTCULO 5: Del Marco LegalLas normas y procedimientos para la administracin, liquidacin y contabilizacin del Fondo de Caja Chica, se regirn por la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y su Reglamento, as como la Normativa Institucional vigente: a) Ley General de Administracin Pblica7

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b) c) d) e) f) g)

Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pb