manual buenas acciones

Manual de buenas acciones [1]

Manual de buenas acciones

SectorMineroEnergéticoColombiano

Plan de Desarrollo Administrativo

Política 4Moralidadytransparencia

enlaadministraciónpública

Rendicióndecuentasinternas

[2] Sector Minero Energético Colombiano


MinisteriodeMinasyEnergía

ServicioGeológicoColombiano

EmpresaColombianadePetróleos(Ecopetrol)

UnidaddePlaneaciónMineroEnergética(Upme)

ComisióndeRegulacióndeEnergíayGas(Creg)

AgenciaNacionaldeHidrocarburos(ANH)

InstitutodePlanificaciónyPromocióndeSolucionesEnergéticasparalasZonasnoInterconectadas(Ipse)

Bogotá,2012

Contenido

CódigodeÉtica..................................................3

ComitédeÉtica..................................................3

CódigodeBuenGobierno.................................3Guíaantifraude...................................................4

Pactodetransparencia......................................4

ManualdeGestióndelRiesgo..........................6

Mapaderiesgo...................................................7

Registrodeeventosderiesgo...........................7

Manualdelavadodeactivos............................7

SistemaIntegradodeGestión...........................8

Lineamientosdeparticipaciónciudadana......9Manualdebuenasprácticas.............................9

Publicacióndeprocesosonline........................9

Rendicióndecuentas.........................................9

Política4...........................................................11

Rendicióndecuentasinternas....................11

Antecedentes..............................................11

Justificación..............................................12Definición..................................................13

Metodología...............................................13

GrupodeParticipaciónCiudadanayComunicacionesServicioGeológicoColombiano

CoordinadoraSandraVictoriaOrtizÁngel

CompilacióndetextosMilenaCastelblancoCárdenas

CoordinaciónEditorialLuisEduardoVasquezSalamanca

DiseñoyDiagramaciónAnaMaríaSuárezCabeza



SectorMineroEnergéticoColombiano

Plan de Desarrollo Administrativo

Política 4Moralidadytransparencia

enlaadministraciónpública

Rendicióndecuentasinternas


Enestemanual,quepretendeconvertirseenunaherramientadeapoyoalages-tióninstitucional,serecogenlosprincipalesinstrumentospresentesenelsectordeminasyenergía,oaquellosqueunaentidadpuedeimplementarcomomejoresprácticasparalapolíticademoralizaciónytransparenciaenelsectorpúblico.

Código de ÉticaConsensosobreelconjuntode“valoresmínimos”eirrenunciablesquesedebenprofesarenlaentidad,aligualquelos“principiosydirectrices”que,juntoconelCódigodeBuenGobierno,debenobservarquienesprestensusserviciosalaen-tidad;establecepautasdecomportamientotantoanivelinternoyexterno,ylosparámetrosparalasolucióndeconflictos,elrespetoporladignidadhumanayelespíritudemocrático.Dichocódigosedebedifundiratodoslosdirectivos,fun-cionariosycontratistasvinculadosalaentidad;asímismo,comounmecanismodetransparencia,elCódigodeÉticasepublicaenlapáginawebdelaentidad.

Laéticapúblicaconsisteenladisposicióninterna(autorregulación)dequienesdesempeñanfuncionespúblicasparacumpliracabalidadconlospostuladosymandatosde laConstituciónPolíticay la leyacercadecómodebeejercitarsedicha función en cuanto a eficiencia, integridad, transparencia y orientaciónhaciaelbiencomún.

Comité de ÉticaInstanciaencargadadepromoveryliderarelprocesodeimplementacióndelagestiónética,procurandolaconsolidacióndelosprincipiosdeeficacia,transpa-rencia,integridadyservicioalaciudadanía,porpartedetodoslosfuncionariosdelaentidad.

Elpropósitodelasentidadesdelsectorespromoverlaéticacomounelementotransversalatodosloscomportamientosyactividadesinherentesalcumplimien-todelamisióninstitucional.

Declaracióndeprincipiosorganizacionalesqueestablecelasnormasyvaloresquesedebenobservardentrodecadaentidad;enalgunoscasosestáincluidadentrodelCódigodeÉtica.

Código de Buen GobiernoIntegralosprincipios,valoresyprácticasdebuenagobernabilidadfundamenta-dosenlasleyes,losestatutosdelaentidad,losestándareséticos,laadministra-


ciónyelcontroldelosriesgos,conelpropósitodeobtenerlaconfianzaempre-sarialyciudadanaenelcumplimientodelosobjetivosmisionalesyestratégicosparaloscualessecreólaentidad.

ElCódigodeBuenGobiernofijaademáslosprincipiosdegobernabilidadqueaseguranlaadecuadaadministracióndelosasuntosencomendadosalaadmi-nistraciónpúblicaypromuevelatransparenciadelagestiónyladivulgacióndelainformaciónhaciaéstos.

Guía antifraudeEs un marco de referencia que establece los lineamientos en materia de preven-ción, detección e investigación de fraudes, y señala las conductas inaceptables, inapropiadas o prohibidas, de acuerdo con la normatividad legal vigente y las normas internas. Igualmente, deberá considerar todos los factores de riesgo de fraude presentes a nivel institucional y de procesos, así como los escenarios de fraude que pueden presentarse, con el fin de diseñar los controles que los mi-tiguen de manera adecuada. Tiene como objetivo evitar cualquier acto u omisión intencional o negligente que genere pérdidas a la entidad o a terceros, y que el perpetrador obtenga una ganancia.

Pacto de transparenciaEsteconsensoorganizacionaldeaplicarbuenasprácticasymanejosa las re-lacionesconlosgruposdeinterésreflejaunacuerdovoluntarioenmarcadoenprincipioséticosdecomportamientoentrelosactoresque,deunouotromodo,intervienenenelsector.Esunaherramientaparaprevenirlacorrupción.

Elacuerdopuedecontenerlossiguienteslineamientos,quepodríanconsiderarsepautasdebuenasconductasaplicadasporlosservidorespúblicosdelsectormi-neroenergético:

• Soyconscientedequecomofuncionariorepresentoalaentidadentodomomento,porloquesiempremeesfuerzopormantenerunapresentaciónpersonaladecuadayproyectarunaimagenintachable,evitandocualquierconductalaboralopersonalquedeterioreelbuennombreylareputacióndelainstitución.


• Todosmisactosrespondenaladignidadyresponsabilidaddemicargo,yestándeacuerdoconéstas.

• Conozco,cumployhagoquesecumplanlosdeberesyprohibicionescons-titucionales,legales,normativosquemerigenydecontrolinternoquelaentidadestablece.

• Siempreestoydispuestoacolaborardemaneraactivaypositivaen losgruposdetrabajoenlosqueparticipo.

• Misactuacionessonunejemplopara losdemásfuncionariosypara laspersonasquemerodean.

• Soyrecursivoenlabúsquedadesolucionesyenlacreacióndeoportuni-dadesdemejoramiento.

• Estoyenlabúsquedaconstantedelconocimientoylarealización,porlocualaprendodemiserroresytrabajosobresuscausasparaevitarqueserepitan.

• Compartomisconocimientosyexperienciasconmiscompañeros,facilitola adaptacióny ayudoa superar losobstáculos anuevosmiembrosdelequipo.

• Acojoypromuevounambientecordialypositivo,altiempoqueexpresorespetuosamentemisdesacuerdos.

• Siempremantengouna actitud de respeto frente a las opiniones de losdemás.

• Soytoleranteconlasdiferenciasideológicas,losusos,costumbresytradi-cionesdelaspersonasconlasqueinteractúo.

• Mantengoypromuevoelrespetoporlosderechoshumanosyelderechointernacionalhumanitario.

• Soycordialycortésconmiscompañerosdetrabajo,respetoalosclientesy,engeneral,mantengomuybuenasrelacionescontodaslaspersonasdemientornolaboral.

• Doybuenejemploalosdemásconuntrabajoexcelenteycomprometidoconlaentidad.

• Misactuacionesypalabrassonunejemploparalosdemás.• Me preocupo por mejorar la comunicación interpersonal y el ambiente

laboral,yevitoaceptarogenerarcomentariosmalintencionadosoimpre-cisos,queatentencontraelbuennombredelaentidad.

• Prevengo la fuga de información estratégica o de carácter confidencialfomentandolaseguridaddelainformación.

• Mepreocupoporcontarconlascompetenciasrequeridasparaquetodosmisprocesosrespondanconlamejorcalidadposiblealasnecesidadesdelosclientesydemásgruposdeinterés.


• Promuevoy trabajoporelcuidadopersonalyelcuidadode losdemás,evitandosituacionesqueafectenoponganenpeligrolasalud,lavidayelentorno.

• Cumployhagocumplirlasreglasfundamentalesdeseguridad.• Procuroquemisactosnoatentencontra lamoralde losdemás,demis

compañerosydelaspersonasconlasqueinteractúo.• Procuroquemisactuacionespreservenymejorenelmedioambienteyel

entornosocialquemerodea.• Misdecisionesyaccioneslasrealizoconobjetividad,lealtad,justicia,ho-

nestidad,rectitudytransparencia.• Pienso,habloyactúoenformacoherente.• Educoconelejemployestoysiempredispuestoacolaborar,compartiry

darcréditoenmislogrosyrealizaciones.• Miactuarrespondealosimperativosdelbiencomúnporencimadelos

interesesparticulares.• Medeclaroimpedidocuandomeveoinvolucradoenunadecisiónenla

quesegenereunconflictodeinteréspersonalofamiliar.• Soypuntualenelcumplimientodemisdeberes.• Respetoeltiempodelosdemás,soypuntualconlasreunionesdetrabajo,

citasyentrevistas.• Prestoelservicioconexcelencia.• Respetoyacatolosreglamentosypolíticasqueestablecelaentidad.

Manual de Gestión del RiesgoElManualseráunmedioparasensibilizaralosservidorespúblicosdelaimpor-tanciadeprevenirtodaclasederiesgos,cuyamaterializaciónafectaelcumpli-mientodelosobjetivosparafortalecerlaculturadelaadministracióndelriesgoentodaslasactividades.

ElSistemadeAdministracióndelRiesgoOperativoeselconjuntodeelementoscomopolíticas,procedimientos,documentación,estructuraorganizacional, re-gistrodeeventosderiesgooperativo,órganosdecontrol,plataformatecnológi-ca,divulgacióndelainformaciónycapacitación,medianteloscualeslaentidadidentifica,mide,controlaymonitorealoseventosderiesgoencadaunodelosprocesos,paraluegoestablecerymonitorearloscontrolesyelperfilderiesgodelaentidad,hastaelmantenimientodelsistema,lamitigacióndeloseventosylamisióndelasentidades.


Mapa de riesgoComoresultadodelavaloracióndelosriesgosencuantoaprobabilidadymag-nitud,yloscontrolesenmateriadeefectividadygradodeimplementación,seobtieneelmapaderiesgosdelaentidad.

Lasmatricesderiesgosresultantes,contenidasenelmapaderiesgos,lasevalúaelComitéIntegraldeRiesgos,conlafinalidaddedeterminarcómoseadminis-traráelriesgoyenquécasossedeberánestablecertratamientos.

DelasdecisionesqueadoptaelComitéIntegraldeRiesgossedebendesprenderaccionescorrectivasdirigidasalasdiferentesáreasdelaentidad,deacuerdoconsuscompetenciasyconlosresponsablesdecadaproceso,paraqueloseventosmásimpactantesderiesgoresidualseubiquenenlugaresdebajoimpacto.

Registro de eventos de riesgoCadaunodelosresponsablesdelprocesoreportaloseventosderiesgoquesepudierenpresentareneldesarrollodesusoperaciones,independientementedequeafectenonoelestadoderesultadosdelaentidad.Conestereportesecons-truyelabasededatospararegistrar,medir,evaluarymonitorearloseventosderiesgoquesepresentenenlaentidad,conelfindelograrqueelperfilderiesgooperativodelaentidadseaadministradodemaneraadecuada.

Manual de lavado de activosHadeconsagrartodasaquellasmedidasyprocedimientosquesedeberíanob-servarparapreveniryevitarquelosemisoresdevaloresseanutilizadoscomoinstrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, encualquierforma,dedinerouotrosbienesprovenientesdelasactividadesilícitasseñaladasenelartículo323delCódigoPenal,oparadaraparienciadelegalidadaéstasoalastransaccionesyfondosvinculadoscontalesactividades,oparafinanciaraccionesterroristasencontradelaestabilidaddelEstado.Ellavadoinvolucraactivosdeorigenilícito,esdecir,aquellosqueprovienendecualquieradelosdelitosseñaladosenlasnormasaplicablesaldelitodelavadodeactivosylafinanciacióndelterrorismo.

Ellavadodeactivosylafinanciacióndelterrorismosevinculanalriesgoope-racional, legalyreputacionalaqueseexpone laentidad,conelconsecuenteefectolegalyeconómicoanteeleventualincumplimientonormativo,oanteel


ocultamiento,manejo,inversiónoaprovechamiento,encualquierforma,dedi-nerouotrosbienesprovenientesdeactividadesdelictivas,oparadaraparienciadelegalidadalasoperacionesvinculadasconlasoperacionesrealizadasconlosclientes.

Sistema Integrado de GestiónEnelcasoespecíficodelaadministraciónpúblicacolombiana,haytresherra-mientas,principalmente,queorientaneldesarrollodelagestiónpúblicadelasentidadesestatales:elSistemadeControlInterno,elSistemadeDesarrolloAd-ministrativoyelSistemadeGestióndelaCalidad,delcualseocupalaNormaTécnicadeCalidad.

ElSistema IntegradodeGestiónde laCalidadsepuede integrar tambiénconotrossistemasenlaentidad,comolosrelacionadosconlagestiónambiental,lasaludylaseguridadocupacional.

TantolosSistemasdeGestióncomolosdeControlInternosonherramientasquetienencomopropósitoprincipalcontribuiralfortalecimientodelaaccióndelasorganizacionesquelosimplementen.Porlogeneral,dichossistemasseapoyanenelementoscomunes,loscualesdeberíanidentificarseenetapastempranasdelaimplementación,conelobjetodenoduplicaresfuerzos.

LostressistemaspermitenfortalecerlosprocesosyoptimizarlosrecursosdentrodelcontextodelasentidadesdelEstado.Porloanterior,laplaneaciónylafor-mulaciónarticuladahandesercoherentesconelusodeherramientasparaevitarladuplicidaddeaccionesorientadasalograrlosobjetivoscomunes.

ElSistemadeDesarrolloAdministrativocentrasupropósitoenlaplaneacióndelagestiónestataldelordennacional,elSistemadeControlInternoseorientaalaconfiguracióndeestructurasdecontroldelagestión,yelSistemadeGestióndelaCalidadseenfocaenlaadministraciónydefinicióndeaccionesparamejorareldesempeñodelasentidades.

Asímismo,cabedestacarquelaarticulaciónentreestostressistemasestáca-racterizadaporlaadopcióndeunmodelobasadoenlagestiónporprocesosylamejoracontinuadeéstosmediantelaaplicacióndelcicloPHVA.


Lineamientos de participación ciudadanaEn atención a los lineamientos establecidos en el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, la entidad debe desarrollar una política de atención al ciudadano.

La política de participación ciudadana se encuentra plasmada en un documento guía que señala los procedimientos, normas y protocolos que deber ser adoptados y aplicados en forma permanente con miras a coordinar acciones a cargo de la entidad, para contribuir al fortalecimiento de la confianza y a la satisfacción de la ciudadanía con los servicios prestados por las entidades del sector.

La guía establece además, los protocolos fundamentales y normativos con los que debe contar la entidad para la atención de los diferentes mecanismos de par-ticipación ciudadana como derechos de petición, quejas, reclamos o sugerencias; los canales de atención personalizados, telefónicos y virtuales al ciudadano; los niveles de atención que de cuenta de los principios orientadores de las actuacio-nes públicas (celeridad, publicidad, imparcialidad, economía, igualdad, etc.), y el conjunto de servicios complementarios o indispensables que garanticen la adec-uada participación ciudadana en los asuntos públicos.

Manual de buenas prácticasLasbuenasprácticasseentiendencomo“aquelloquefunciona”,esdecir,quelograloqueseesperayqueresultabien.Sonaccionesdestacables,innovadorasydignasdeserimitadasporquesehanevaluadoyprobado,yofrecenbuenosresultados.

Publicación de procesos onlinePublicaciónenpáginaoficialdelaentidadosistemadeinformaciónalcualsepuedeacceder,atravésdeinternet,alosprocesosdecontratacióndeadquisi-cióndebienesoservicios,odecontratacióndepersonal,trámitesycadenadetrámites.

Rendición de cuentasEsunapolíticainstitucionalysectorialpermanente,encaminadaaarticularac-cionesquepermitanofreceralaciudadaníaypartesinteresadasmejoresymásclarasexplicacionessobreelactuarenelsectorpúblico,paralocuálsedebendesarrollaraccionesdecortoymedianoplazoqueobedecenalanecesidaddemejorarlatransparenciadelsectorpúblicocolombianoyfortalecerlagenera-


cióndeinformación,loscontrolessobreeldesempeñoylagestióndelsector.Paraestosedebendesarrollarestrategias,siendounadelasmásrelevanteslaAudienciaPúblicadeRendicióndeCuentas,tantointernacomoexterna,tenien-doencuentaloscomponentesbásicosdelejerciciodemocráticoquesonlainfor-maciónyeldiálogoqueimplicalaretroalimentacióndelagestión,ylosincenti-vosquehacereferenciaaloqueunactoresperadelotroyquepuedensertantopositivoscomonegativosencaminadosalograrunmejoramientocontinuo.ElejercicioderendicióndecuentasseguíaporloestablecidonormativamenteenlaLey489de1998,elConpesderendicióndecuentasylaGuíadeRutadelaRendicióndeCuentasalaCiudadaníadelDAFPylaEsap,losdosúltimosdocu-mentosseencuentranenprocesopermanentedeevaluaciónyretroalimentación.ElsectormineroenergéticohadesarrolladounametodologíadeRendicióndeCuentasInternasenlaquesefijaronlosparámetrosparaestasaudiencias.

Moralización y transparencia en la administración pública

Agencia Minminas Ecopetrol Ipse UpmeServicio

GeológicoColombiano

Creg ANH TOTAL

Código de Ética X X X X X X X 7

Comité de Ética X X 2

Valores éticos X X X X X X X 7

Código de Buen Gobierno

X X X X X 5

Guía antifraude X 1

Pacto de transparencia X X X X 4

Manual de riesgos X X X X X X X 7

Manual de lavado de activos

X 1

Sistema Integrado de Gestión X X X X X X X 7

Lineamientos de partici-pación ciudadana X X X X X X X 7

Manual de buenas prácticas X 1

Publicación de procesos online

X X X X X X X 7

Rendición de cuentas internas y externas X X X X X X X 7


Política 4

Moralidadytransparenciaenlaadministraciónpública

Rendición de cuentas inteRnas

AntecedentesEl sector minero energético colombiano, por intermedio del Ministerio de Minas y Energía, ha establecido el Plan de Desarrollo Administrativo (PDA) sectorial, el cual “es un instrumento en el que se determinan los programas, proyectos, accio-nes, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de la gestión de los organismos y entidades de la administración pública”. El comité sectorial del sector está conformado por el Ministerio de Minas y Energía y las entidades adscritas y vinculadas: la Unidad de Planeación Minero Energética (Upme), la Comisión de Regulación de Energía y Gas (Creg), el Servicio Geológico Colom-biano, el Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas (Ipse), la Empresa Colombiana de Petróleos (Eco-petrol S.A.) y la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH).

Este comité es un “instrumento de apoyo gerencial, que brinda orden y coher-encia a la gestión y facilita el cumplimiento de los objetivos misionales” que permiten el desarrollo del sector en diversos temas para el mejoramiento de las entidades que lo conforman.

Entre las acciones en desarrollo del PDA sectorial para el año 2012 se encuentra la política 4, que corresponde a la temática de “Moralidad y transparencia en la administración pública”, en la cual se acordó, a nivel sectorial, establecer la me-todología para la rendición de cuentas interna, de los superiores a los servidores públicos subordinados, en cumplimiento con lo establecido en el documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, en el que se presentan los lineamientos de política para consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente entre la rama ejecutiva y los ciudadanos.

Para el cumplimiento de estas acciones, y con el objetivo de contar con los lineamien-tos básicos, estructurados y coordinados, se presenta la siguiente metodología: Decreto 3622 de 2005, Departamento Administrativo de la Función Pública, Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo, Sector Minas y Energía 2012.


JustificaciónLaLey152de1994,delPlanNacionaldeDesarrollo,establecelaobligacióndeproducciónypresentacióndeinformacióndelaramaejecutiva,enespecialparafinesderendicióndecuentasinternas,planeaciónyseguimiento.Igualmente,deacuerdoconlodispuestoeneldocumentoConpes3654del12deabrilde2010,sedeterminanlostiposderendicióndecuentas,entrelosqueseencuentralarendicióndecuentasinterna,enelqueseimplantaunesquemaderendicióndecuentasdelossuperioresalosservidorespúblicossubordinados,segúnlaescalajerárquica.Losfuncionarios(nombradosodecarrera)ylosservidorespúblicosengeneral informanyexplicansusactos,ypuedenexponersea sancionesopremiosdediversanaturaleza:laborales,incentivoseconómicos,sancionesdis-ciplinarias.

Encumplimientodelasnormasanteriormentecitadas,elsectordeminasyener-gíahaevidenciadolanecesidaddecrearunametodologíaquepermitabrindarunoslineamientosclarosyprecisosalahoradedesarrollarunasrendicionesdecuentasinternassatisfactorias,ofreciéndolesalosfuncionariosyalaadminis-traciónlaposibilidaddecrearespaciosdeinteracción,socializaciónydecons-trucciónparalainstitución,quepermitanefectuarelcontrolsocialdelagestiónpública.

Enconsecuencia,serequiereestableceranivelsectorialunprocesopermanentequecomprendatantolaofertadeinformaciónpresencialclaraycomprensiblecomoespaciosinstitucionalizadosdeexplicaciónyjustificacióndelasdecisio-nes,accionesyresultadosenelciclodelagestiónpública(planeación,presu-puestación,ejecución,seguimientoyevaluación).Conestosebuscacrearsiste-masefectivosdecoordinacióninteradministrativaydefiniciónderesponsablesenlasentidadesparagestionarlosprocesosderendicióndecuentas.

Definición¿Qué es una rendición de cuentas interna?Lasaudienciaspúblicasderendicióndecuentasseestablecierondesdeelaño1998,conelartículo33delaLey489,enconcordanciaconelartículo74delaConstituciónPolíticadeColombia,dondeseinstituyelaobligacióndelasentida-despúblicasdecrearescenariosparainformaralaciudadaníasobresugestión.Lasaudienciaspúblicassonespaciosdeencuentroyreflexiónconlaciudadanía,dondesesocializanlosresultadosdelagestióndecadaentidad,duranteunpe-riododeterminado.


Estosespaciospermiteninformarlosavancesyresultadosdemetasdegestión,losobstáculos,debilidadesyjustificacionesdelosactosydecisionestomadas,dondeesnecesarioasegurarelaccesopreviodelaciudadaníaalainformación.

Paraelcasode lasaudienciasde rendicióndecuentas internase requiereunprocesopermanentedeinformación,atravésdevariosespaciosdeinterlocución,deliberaciónycomunicación,enelquelosdirectivosinformanyexplicanalosfuncionariossobrelosresultadosdelagestiónencomendada.

Además,brindalaposibilidadalaadministraciónpúblicadeinformarycomu-nicarseconlosfuncionariosdemaneradirecta,clarayoportuna.

MetodologíaElprimerpasoparaeldesarrollodeunametodologíaeshacerundiagnósticoquepermitadeterminarconquéinformaciónsecuentaanivelsectorialyquéaccio-nessehanllevadoacaboalrespecto,porlocualtalmetodologíaestásoportadaporundiagnósticoefectuadoacadaunadelasentidadesinvolucradasenestapolítica,quearrojócomoresultadoquelasinstitucionescuentancondiferentesprocedimientosdesocializaciónydeinteracciónentrelaadministraciónylosfuncionarios(nombradosodecarrera).

Peroestosprocedimientosaplicadosporlasentidadesnocuentanconlineamien-tosyparámetrosuniformes,porlocualseestablecieronlossiguientesprincipiosfundamentalesparalarealizacióndedichaaudiencia.

Claridad Sibienseentiendequelosfuncionario(nombradosodecarrera)delasentidadesconoceensumayoríalatecnicidaddelsector,larendicióndecuentasinternasedeberealizardeunamaneraclarayeficienteconargumentosorazonesdefácilcomprensión,paragarantizarlatransparenciadelevento.

OportunidadLasrendicionesdecuentasdebenrealizarsecomoresultadodeunagestiónoencasoscoyunturalesdonderesulteindispensablequelaadministraciónsocialiceuntemadeinterésparasusfuncionarios.

TransparenciaLa administración deberá rendir cuentas ante sus funcionarios, guardando el


principiodelatransparenciaylaclaridadensusactuaciones.

DivulgaciónLaadministracióndeberáconvocarestosespaciosporaquellosmediosquees-timepertinentes,conlosquelogreinformaralatotalidaddesusfuncionariossobrelarealizacióndetalesencuentros.

Periodicidad Larendicióndecuentasinternadeberáhacersecomomínimounavezcadaaño,conelfindegarantizarlahabilitacióndeestosespaciosdeinteracción.

Momento de la rendición de cuentasLasrendicionesdecuentasinternasdebentenercomomínimotrespartesomo-mentos:

• Presentacióndelinformederendicióndecuentasporlaentidad,asícomoelplanypresupuestoparalasiguientevigencia.

• Presentacióndelasevaluacionesopropuestasdeacciones,realizadasporlasorganizacionesenprodelbienestardesusfuncionarios.

• Intervencionesengeneralyaclaraciones.

¿Cómo se debe organizar la audiencia?Paralaorganizacióndelarendicióndecuentasinternasedebentenerpresenteslossiguientespasos:

Alistamiento institucionalLaadministracióndebeconformarungrupodeapoyoqueseencarguedeprepa-rarlainformacióndemanerasencilla,clarayconcisaparalamejorcomprensiónporpartedesusfuncionarios.

Identificación de temáticasLaentidaddeberádisponerdeunespaciooprocedimientodefácilacceso,enelquelosfuncionariosproponganlostemasdesuinterésquedeberíantratarseenlarendicióndecuentas.

Divulgación y capacitaciónLaadministracióndebeabrirespaciosquepermitanprepararalosfuncionariossobrelosalcancesdelarendicióndecuentas:cómofunciona,cuálessonloslí-


mitesylasherramientasquepuedenutilizarparaelcontrolsocial.

Organización logísticaParaorganizarlarendicióndecuentashayqueconsiderarlossiguientesaspec-tos:

LugaR: Identificar un lugar para llevar a cabo la rendición de cuentas.Debeseramplio,querespondaalasnecesidadesdelaentidadydefácilaccesoparalosfuncionarios.Fecha: Establecerla con la suficiente anticipación, e informar a quienes deban asistir para que igualmente con el debido tiempo, reserven su agenda. duRación: Puede ser de una o de varias jornadas según las condiciones de cada entidad. convocatoRia: Se realizará una semana antes de la realización, a través de los medios que la entidad disponga, siempre y cuando garanticen que la totalidad de los funcionarios sean convocados a participar.

Compromisos de la administraciónEnaquellasoportunidadesenquelaadministraciónmanifiestelaintenciónderealizar alguna actividad concreta, ésta deberá consignarse en el informe deevaluación.

EvaluaciónLaentidaddeberárealizaruninformeenelqueserecopilenlosmomentosmásimportantesdeestarendicióndecuentas,lasinquietudesmanifestadasporlosfuncionarios,asícomoloscompromisosdelaadministraciónconsusfunciona-rios,elcualservirádebaseparaladeterminacióndelastemáticasquesetrataránenlasiguienterendicióndecuentasinterna,conelfindehacersurespectivoseguimiento.

Herramientas de apoyoLasentidadespodránapoyarsusrendicionesdecuentasconlosprocedimientosdecomunicaciónquedisponganparatalfin,comoeselcasodelossiguientes:

• Reunioneseventualesoperiódicasdelosdirectivosconlosfuncionariosdelaentidad.

• Correointernoinstitucional.


• Portalwebdelaentidad.• Cartelerasinstitucionales.• Comitésdedirecciónyequivalentes.• Protectoresdepantalla(fondosdepantalla).• Comitésdegruposinternosdetrabajo.• Publicacionesenrevistas,boletinesopublicacionesseriadasdecirculación

interna.• Jornadasdeinducciónyreinducción.

RecomendacionesLasentidadespodránimplementarestosmecanismosestratégicosparagaranti-zareléxitodesurendicióndecuentasinterna.

• Mantenerinformadoalrepresentantedelosempleados(oalapersonaquehagasusveces)sobrelosavancesylametodologíaquesevaadesarrollardurantelarendicióndecuentasinterna.

• Hacerundiagnósticoparamedirlapercepcióndelosfuncionariosendi-ferentesfrentesdegestióninterna(comunicaciones,relacionesconlaaltadirección,participaciónyserviciosinternos).Esteprocedimientolebrin-daráalaadministraciónelementosdediagnósticoeinformaciónparaim-plementaraccionesdemejora.

Serecomiendaquelasrendicionesdecuentasinternasseandecarácterpresen-cial.

Guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía (2005, marzo). DepartamentoAdministrativodelaFunciónPública,pp.9-10.

manual buenas acciones

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