manual book kib sekolahdownload.bpadjakarta.id/.../07_kib_sekolah.pdf · manual book kib sekolah...
TRANSCRIPT
MANUAL BOOK
KIB SEKOLAH
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
AS.18.007
Sub Menu Upload KIB Sekolah
i
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi
yang dapat diakses melalui website http://bpad.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://bpad.jakarta.go.id, salah
satunya adalah KIB SEKOLAH. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) KIB
SEKOLAH ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya
fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.
Jakarta, Juni 2018
Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta
Achmad Firdaus NIP. 196405121987031004
Sub Menu Upload KIB Sekolah
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. i
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ ii
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU KIB SEKOLAH ........................................................ 1
LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH ...................................................................................... 1
1. Login ........................................................................................................................ 1
2. Saldo Data Rekon .................................................................................................... 2
3. Cetak Surat Pernyataan ........................................................................................... 2
4. Dokumen KIB (Upload) ........................................................................................... 5
5. Verifikasi Dokumen ................................................................................................. 5
6. Input dan Upload Detail Barang ............................................................................. 5
a. KIB A dan KIB C ................................................................................................ 5
b. KIB B dan KIB E ................................................................................................. 7
Sub Menu Upload KIB Sekolah
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB MENU KIB SEKOLAH
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Untuk mencapai status siap sensus sekolah harus menyelesaikan tanggung jawabnya
terhadap data aset. Jika sebelumnya proses input sekolah dilakukan di web
https://sia.jakarta.go.id namun kini dipermudah dengan dipindahkan ke dalam web
https://bpad.jakarta.go.id . Adapun cara input data aset milik sekolah, berikut adalah langkah-
langkah yang harus dilakukan oleh sekolah:
a) LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH
1. Login
Sekolah login di http://bpad.jakarta.go.id seperti :
Sekolah dapat melakukan login dengan username sebagai berikut:
User Pengurus Barang :
Username : AS...............3
(............... di isi dengan kode kolok sekolah)
User Kepala Sekolah :
Username : AS...............2
(............... di isi dengan kode kolok sekolah)
Sub Menu Upload KIB Sekolah
2
Setelah login akan muncul tampilan seperti :
2. Saldo Data Rekon
Kemudian pilih menu Aset → E-ASET → Saldo Data Rekon, seperti :
KIB sekolah yang digunakan adalah kib manual milik sekolah, semua aset atau barang
harus tercatat dan yang tercatat harus ada.
Setelah diisi jumlah total aset sekolah per KIB, (sesuai dengan keadaan KIB sekolah)
kemudian klik tombol .
3. Cetak Surat Pernyataan
Sekolah setelah isi Saldo Data Rekon dan telah simpan, kemudian sekolah dapat
mencetak surat pernyataan seperti pada gambar berikut:
Catatan : Setiap proses update Saldo Data Rekon untuk memberi tanda centang sebelum klik simpan.
Sub Menu Upload KIB Sekolah
3
Surat Pernyataan yang telah dicetak oleh sekolah harus dibubuhi tanda tangan pengurus
barang yang bermaterai, dan tanda tangan kepala sekolah beserta stample sekolah.
CATATAN
Jika pada saat klik PDF (Surat Pernyataan), muncul :
Silahkan untuk lengkapi Profil SKPD/UKPD, dengan cara :
1. Pilih menu Aset → Setup → Profil SKPD/UKPD :
2. Lengkapi
Klik Edit dan lengkapi seperti :
Sub Menu Upload KIB Sekolah
4
Contoh surat pernyataan yang telah di cetak oleh sekolah:
Saldo data rekon yang telah diinput sebelumnya oleh sekolah akan secara otomatis tertera
pada surat pernyataan sesuai dengan nilai KIB yang dimiliki masing-masing sekolah.
Diharuskan pada langkah ini tidak ada kesalahan nilai KIB karena nilai KIB yang ada pada
surat pernyataan harus sesuai dengan dokumen KIB yang akan diupload di langkah
berikutnya.
Sub Menu Upload KIB Sekolah
5
4. Dokumen KIB (Upload)
Setelah sekolah telah mencetak Surat Pernyataan dan ditanda tangan, surat pernyataan
tersebut kemudian di SCAN dengan format .pdf untuk dapat di upload ke sistem dengan
cara (Aset → E-ASET → menu Dokumen KIB) :
Kemudian klik dan arahkan pada tempat penyimpanan filenya.
Kemudian klik
Perlu diperhatikan, setiap dokumen yang diunggah memiliki ukuran maksimum (Mega
Byte) untuk dapat diunggah yang akan tertera pada kolom upload.
5. Verifikasi Dokumen (Dilakukan oleh BPAD)
Pada langkah ini, jika dokumen yang di upload oleh sekolah sudah benar, maka data akan
dikunci oleh BPAD dan sekolah dapat melanjutkan pada langkah selanjutnya.
6. Input dan Upload Detail Barang
Data aset sekolah akan di migrasikan dari SIA https://sia.jakarta.go.id/ ke BPAD
http://bpad.jakarta.go.id , sesuai dengan hasil input sekolah di SIA.
Khusus KIB B dan E Sekolah untuk di upload KIB nya (penjelasan lebih lanjut).
a) KIB A dan C
Jika sekolah akan menambahkan atau memperbaiki (jika sudah input di
https://sia.jakarta.go.id/ KIB A dan C, maka sekolah masuk ke menu E-ASET →
Belanja Modal → Form KIB A atau C
Dokumen yang di upload :
1. Surat Pernyataan
2. KIB Manual
3. BA Cacah dan BA Rekon
Sub Menu Upload KIB Sekolah
6
Klik ikon Edit
Maka akan seperti :
Sub Menu Upload KIB Sekolah
7
Silahkan perbaiki dengan kondisi dan data aset di sekolah, kemudian klik SIMPAN.
b) Upload Data KIB (untuk KIB B dan E)
Untuk KIB B dan E, BPAD menyiapkan menu upload data ke dalam sistem, langkah-
langkah upload :
1) Download Data.
Langkah pertama, sekolah download data yang sudah ada di SIA (jika sekolah
sudah pernah input di SIA)
Cara download :
• Login di website http://bpad.jakarta.go.id/ dengan username dan password
(seperti halaman 1)
• Pilih menu.
Sebelum sekolah upload data ke dalam sistem, pastikan data :
1. Data yang di download masukan dalam templet dan memperbaiki sesuai dengan keadaan KIB dan Kondisi barang di sekolah.
2. Pastikan kode barang sudah sesuai dengan jenis barangnya.
3. Mengikuti templet yang sudah disediakan.
Diperbolehkan data tidak mengambil dari website
SIA.JAKARTA.GO.ID
Wajib diisi dengan Kolok sekolah
Klik Excel
Sub Menu Upload KIB Sekolah
8
Maka akan seperti (nama file download “DetailBarang.xls”)
2) Verifikasi
Sekolah sudah selesai download excel (nama file download “DetailBarang.xls”),
kemudian memverifikasi datanya di form excel yang sudah disediakan (dapat di
download di website https://BPAD.JAKARTA.GO.ID/ , Web Publik menu
DOWNLOAD 05_Bidang_INDIDOK atau
http://download.bpadjakarta.id/view.php?file=05_Bidang_INDIDOK/Form+Upload+
KIB+B+dan+E+Sekolah.xlsx ) .
3) Download template
Sebelum upload sekolah harus download templet terselbih dahulu dengan extensi
.CSV, seperti :
Sub Menu Upload KIB Sekolah
9
4) Upload.
Jika tempat sudah di copy paste ke templet kemudian proses upload dengan
terlebih dahulu memilih tempat penyimpanan file yang akan di upload (templet
.CSV), seperti :
Sekolah diperbolehkan langsung menyiapkan data di templet (download templet .csv)
.CSV bisa di buka melalui Ms. Excel, terlebih dahulu setting
komputer dengan format
English (United States)
Sub Menu Upload KIB Sekolah
10
Jika proses upload sudah berhasil, maka akan muncul Alert yang menyatakan
bahwa proses tersebut sudah sukses. Tampilannya adalah sebagai berikut:
Proses ini dilakukan sampai seluruh aset milik sekolah sudah berhasil diupload.
Jumlah aset yang berhasil di upload akan muncul di kolom Jumlah.
...::: Selesai :::...