manual básico microsoft project 2013

8/20/2019 Manual Básico Microsoft Project 2013

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Manual MS Project 2013

Aléxis Arévalo - Daniela Lazo - Eric Palma Página 2

Manual Básico para Trabajar un Proyecto en Microsoft

Project 2013

1 Configuración del programa ..................................................................................... ................................ 3

1.1 Ventana emergente problema de configuración ........................................................................ ...... 3

1.2 Configurar el programa ................................................................................... ................................ 4

1.2.1 Moneda y decimales: .......................................................................... .................................... 4

1.2.2 Jornada Laboral (Programación): ..................................................................................... ...... 5

1.2.3 Autoguardado (Guardar): ......................................................................... .................................... 5

1.2.4 Selección del Modo de Programación: ............................................................................. ...... 6

1.3 Configurar los calendarios ........................................................................... .................................... 6

1.3.1 Crear Calendarios ................................................................................... ................................ 6

1.3.2 Modificar Jornada Laboral y Festivos .............................................................................. ...... 7

2 Ingresar Actividades .................................................................................. ............................................... 7

2.1 Ingresar actividades en diagrama Gantt ..................................................................................... ...... 7

2.2 Definir estructura del Proyecto ................................................................................... ..................... 8

2.3 Insertar Hitos .................................................................................... ............................................... 8

3 Secuenciación de actividades ................................................................................... ................................ 9

4 Agregar Recursos ........................................................................ .............................................................10

4.1 Hoja de Recursos .............................................................................. ..............................................10

4.2 Asignar los recursos a las actividades ........................................................................ ....................10

5 Asignar Duraciones de Actividades ...................................................................... ...................................11

5.1 Duraciones t ...................................................................................... ..............................................12

5.2 Eliminar posible sobreasignación. .............................................................................. ....................12

6 Vistas e información del proyecto ........................................................................ ...................................12

6.1 Información Básica ........................................................................... ..............................................12

6.2 Ruta crítica ........................................................................ .............................................................13

6.2.1 Diagrama Gantt de seguimiento ........................................................................ ....................13

6.2.2 Filtrar o resaltar ruta crítica ............................................................................... ....................13

6.3 Recursos ............................................................................ .............................................................14

6.3.1 Uso de recursos ....................................................................................... ...............................14

6.3.2 Histograma de recursos............................................................ ..............................................14

6.3.3 Visión General de los recursos .......................................................................... ....................15

6.4 Calendario ......................................................................... .............................................................15

6.5 Línea base .......................................................................... .............................................................16

6.5.1 Establecer línea base ........................................................................... ...................................16

6.5.2 Vista de línea base .............................................................................. ...................................16

6.6 Costos ................................................................................ .............................................................17

6.6.1 Vista de flujo de caja .......................................................................... ...................................17

6.6.2 Visión general de costo de recursos .................................................................................. .....18


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1 Configuración del programa

Se muestra la configuración básica de Project 2013, en relación a lo que se realizar antes de

usar Project.

1.1

Ventana emergente problema de configuración

Probablemente aparecerá esta ventana emergente con un problema de configuración.

Ilustración 1: Ventana emergente problema de configuración

Solución: Van a la siguiente ruta.

Panel de Control - Reloj, Idioma y Región - Región - Configuración adicional - Separador

de listas (cambiar de “ , ” a “ ; ” por ejemplo). Al volver a iniciar el programa la ventana

emergente no deberían aparecer.

Ilustración 2: Panel de control

Ilustración 3: Configuración regional y de idioma

1º

2º


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1.2

Configurar el programa

Se muestra la configuración de moneda y decimales, de programación y de autoguardado.

1.2.1 Moneda y decimales:

Ruta: (Archivo – Opciones) - Moneda y decimales - (Mostrar):

Ilustración 4: Configuración de monedas y decimales


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1.2.2 Jornada Laboral (Programación):

Define la jornada laboral predeterminada: El día en que comienza la semana y el horario

laboral predeterminado.

Ilustración 5: Configuración de jornada laboral

1.2.3 Autoguardado (Guardar):

Se refiere a establecer una frecuencia de autoguardado para evitar perder el trabajo

realizado.

Ilustración 6: Configuración de autoguardado


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1.2.4

Selección del Modo de Programación:

Se selecciona el modo de programación en la parte inferior izquierda del programa.

Seleccionar: “Programada automáticamente”.

Ilustración 7: Configuración del modo de programación.

1.3

Configurar los calendarios

Se pueden crear los calendarios del proyecto los horarios y días de trabajo de las jornadas

laborales.

1.3.1 Crear Calendarios

Ruta: Proyecto – Cambiar Tiempo de Trabajo. Aquí se puede crear un nuevo calendario

que puede ser copia de otro calendario creado o del calendario predeterminado.

Ilustración 8: Configuración de calendarios


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1.3.2 Modificar Jornada Laboral y Festivos

La jornada laboral se puede especificar en la pestaña “Semanas laborales” y se pueden

agregar días festivos en “Excepciones”

Ilustración 9: Configuración Jornada Laboral y Festivos

2 Ingresar Actividades

Se muestra la forma en la que se ingresan las actividades en Project.

2.1 Ingresar actividades en diagrama Gantt

Las actividades se ingresan en la columna “Nombre de tarea”.

Ilustración 10: Ingreso de Actividades


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2.2 Definir estructura del Proyecto

Con la herramienta Sangría de Tareas se define la jerarquía de las tareas.

Ilustración 11: Estructura del Proyecto

2.3 Insertar Hitos

Existen 2 formas de ingresar hitos al proyecto

La primera es ingresar una nueva actividad con la herramienta (Tarea – Insertar – Insertaun hito)

La segunda es marcar una actividad como hito (generalmente la última de la fase o

actividad resumen). En este caso se hace doble click sobre la tarea que se desea marcar y

aparecerá la siguiente vista.

Ilustración 12: Configuración actividad como hito


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Finalmente implementando ambas opciones el proyecto se muestra de la siguiente forma:

Ilustración 13: Proyecto con hitos

3 Secuenciación de actividadesDefinir la secuenciación de actividades en la columna “Predecesoras”:

Ilustración 14: Proyecto con actividades predecesoras

Si una actividad tiene más de una predecesora, las actividades se separan con “ ; ”. Además de lasrelaciones simples, existen otras que pueden ser útiles:

FC: Fin a comienzo (relación simple), la actividad no comienza hasta que no termina la actividad predecesora. Ejemplo (para actividades A y B):

a. Predecesoras de Actividad B: AFC b. Predecesoras de Actividad B: AFC – X [donde X puede ser un plazo específico, Ejemplo:

AFC – 5 días (la actividad B comienza 5 días antes de que termine la actividad A). O bienun porcentaje de completado, Ej: AFC – 50%]

c. Predecesoras de Actividad B: AFC + Xd. Predecesoras de Actividad B: AFC – X díast (semst), donde el símbolo t indica que el

plazo definido no considera los calendarios del proyecto.

e. Predecesoras de Actividad B: AFC + X diast (semst)

FF: Fin a fin, ambas actividades deben finalizar juntas. Ejemplo:a. Predecesoras de Actividad B: AFF b. Predecesoras de Actividad B: AFF – Xc. Predecesoras de Actividad B: AFF + Xd. Predecesoras de Actividad B: AFF – X díast (semst)e. Predecesoras de Actividad B: AFF + X diast (semst)

CC: Comienzo a comienzo, ambas actividades deben empezar juntas. Ejemplo:a. Predecesoras de Actividad B: ACC b. Predecesoras de Actividad B: ACC – X

c. Predecesoras de Actividad B: ACC + Xd. Predecesoras de Actividad B: ACC – X díast (semst)e. Predecesoras de Actividad B: ACC + X diast (semst)


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4 Agregar Recursos

Se presenta la forma en la que se ingresan los recursos.

Ilustración 15: Seleccionar hoja de recursos

4.1 Hoja de Recursos

Existen 3 tipos de recursos: Trabajo, Material y Costo. Solo se define en los calendarios

para los recursos tipo Trabajo. La tasa estándar se debe definir tanto para el tipo trabajo

como para el tipo material. En relación al tipo costo, este no se rige por calendarios y el

valor de este recurso se define en cada actividad que desarrolla.

Ilustración 16: Vista Ingreso de Recursos

4.2 Asignar los recursos a las actividades

Se pueden asignar los recursos utilizando la columna “ Nombres de los recursos” o

accediendo a las opciones de la actividad haciendo doble click.

Ilustración 17: Vista Asignación de recursos


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Ilustración 18: Configuración de la tarea

En esta etapa es importante definir el porcentaje de dedicación de los Recursos

Humanos, en función de lo que realmente trabajan (unidades).

5 Asignar Duraciones de Actividades

Ingresar la duración de cada tarea (solo las elementales) simplemente en la columna

duración. Ejemplo: 2 días.

Ilustración 19: Ingreso duraciones de actividades


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5.1

Duraciones t

Cuando se quiere representar por ejemplo una espera, es decir un tiempo que pasa de

corrido y que no está sujeto al calendario de trabajo.

Ejemplo: 2 díast

Ilustración 20: Duracion t

5.2 Eliminar posible sobreasignación.

Existen 2 opciones generalmente utilizadas:

1. Agregar un nuevo recurso reduciendo entonces la carga de trabajo sobre los

actuales recursos.

2. Distribuir el trabajo para días en que no exista sobreasignación.

6 Vistas e información del proyecto

Se presenta la forma de generar informes y gráficos de Project.

6.1 Información Básica

Ruta: (Proyecto - Información del Proyecto - Estadísticas).

Ilustración 21: Estadísticas del proyecto


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6.2 Ruta crítica

A continuación se presentan distintas formas de observar la ruta crítica del proyecto, en el

diagrama Gantt, como de forma aislada.

6.2.1 Diagrama Gantt de seguimiento

La ruta crítica se puede visualizar en color rojo en el diagrama de seguimiento.

Ruta: TAREA-Diagrama Gantt- Gantt de seguimiento.

Ilustración 22: Gantt de Seguimiento

6.2.2 Filtrar o resaltar ruta crítica

Para resaltar la ruta crítica en el diagrama Gantt se puede modificar el formato.

Ruta: FORMATO- Formato- tareas críticas.

Se puede realizar un filtro para observar únicamente las tareas críticas.

Ruta: VISTA- Filtro- Tareas críticas.

Ilustración 23: Filtro de ruta crítica


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6.3 Recursos

Estas vistas permiten observar el uso de los recursos en las tareas que han sido asignados,

el tiempo dedicado a las actividades y la posible existencia de sobreasignación.

6.3.1 Uso de recursos

En esta vista es posible observar las tareas que han sido asignadas a cada recurso y el

tiempo dedicado a éstas.Ilustración 24: Uso de recursos

6.3.2 Histograma de recursos

El Histograma de recursos permite visualizar el uso de cada uno de los recursos, la

sobreasignación o el tiempo ocioso de éstos.

Ruta: VISTA - Uso de recursos (flecha) - Más vistas - Gráfico de Recursos.

Ilustración 25: Histograma de recursos


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6.3.3 Visión General de los recursos

Se puede ver el estado de trabajo de los recursos, las horas asignadas y las horas

trabajadas.

Ruta: CREAR UN INFORME-Recursos (Flecha)-Visión General de los recursos.

Ilustración 26: Visión General de los recursos

6.4

Calendario

Esta vista permite ver las actividades en el calendario del proyecto, de manera mensual,semanal y de forma personalizada, esto se puede obtener al hacer clic en una de las

opciones dentro del recuadro rojo en la Ilustración 27.

Al seleccionar el calendario personalizado, se puede configurar la fecha de inicio y fin del

período a mostrar o el número de semanas observadas en el calendario (Ver

Ilustración 28).

Ruta: VISTA-CalendarioIlustración 27: Calendario Mensual


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Ilustración 28: Calendario personalizado

6.5

Línea base

Establecer una línea base permite tener un de punto de referencia para examinar la

evolución de la planificación y lo ejecutado realmente.

Cuando el proyecto está en marcha, se puede escribir la información real, y compararla

con la línea de base.

Si se necesita disponer de descripciones de grandes cantidades de datos de un proyecto

durante la fase de planificación, se puede guardar varias líneas de base.

6.5.1

Establecer línea base

Se puede grabar una o varias líneas base de la siguiente manera:

Ruta: PROYECTO-Establecer línea base (flecha)-Establecer línea base.

Luego, se debe seleccionar el título de la línea base.

6.5.2 Vista de línea base

Para poder visualizar la línea base del proyecto en el Diagrama Gantt se debe cambiar el

formato.

Ruta: FORMATO- Línea base (flecha).

Luego, se debe seleccionar la línea base a mostrar.


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Ilustración 29: Línea base

6.6

Costos

En las vistas siguientes se puede ver los costos acumulados y la visión de los costos

asignados a los recursos.

6.6.1 Vista de flujo de caja

Este Histograma muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por trimeste.

Ruta: CREAR UN INFORME - Costes(flecha) - Flujo de caja

Ilustración 30: Flujo de caja


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6.6.2 Visión general de costo de recursos

Esta vista permite observar el detalle de los costos de los recursos.

Ruta: CREAR UN INFORME - Costes (flecha) - Visión general de costo de recursos.

Ilustración 31: Estado de costo de los recursos de trabajo

Ilustración 32: Distribución de costos

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