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MANUAL ADMINISTRACIÓN Control horario

Fichar en el Trabajo S.L [email protected]

Descripción breve Este documento está destinado al personal que deba administrar las jornadas laborales en la

plataforma de control horario de fichareneltrabajo.com

FICHAR EN EL TRABAJO S.L 1

Manual Administración – Control Horario

Fichar en el trabajo S.L

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Índice

Resumen ........................................................................................................................................ 3

Versión del manual ....................................................................................................................... 3

Gestión de versiones ..................................................................................................................... 3

Primeros pasos para acceder ........................................................................................................ 3

Acceder o crear cuenta ............................................................................................................. 4

Primer acceso ............................................................................................................................ 6

Recuperar contraseña ............................................................................................................... 8

¿Cómo empiezo a fichar? ........................................................................................................ 11

Android / IOS ....................................................................................................................... 11

Web ..................................................................................................................................... 16

Menú ........................................................................................................................................... 18

Página Principal ........................................................................................................................... 19

Control de asistencia laboral ................................................................................................... 19

Estado de las jornadas ............................................................................................................. 20

Fichaje por empleado .............................................................................................................. 21

Modificar Fichaje ................................................................................................................. 22

Trabajadores ............................................................................................................................... 25

Modificar trabajador ............................................................................................................... 28

Informes detallados .................................................................................................................... 30

Informes mensuales ................................................................................................................ 30

Pre visualización y edición ....................................................................................................... 31

Exportación a Excel ................................................................................................................. 34

Descarga de informes mensuales ........................................................................................... 35

Fichajes ........................................................................................................................................ 35

Detallado ................................................................................................................................. 35

Agrupado ................................................................................................................................. 38

Configuración .............................................................................................................................. 42

Mi empresa ............................................................................................................................. 42

Centros de trabajo................................................................................................................... 43

Horarios ................................................................................................................................... 44

Periodo de prueba ....................................................................................................................... 45

Mis facturas ................................................................................................................................. 46

Enviar sugerencia ........................................................................................................................ 46




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Resumen

Fichareneltrabajo.com es una plataforma que va implementando mejoras constantemente, es

por ello que en el momento de la consulta de este manual es importante tener la última versión

del mismo, ya que las funcionalidades suelen ampliarse y mejorar su propuesta de valor para

nuestros clientes.

La última versión del manual se puede encontrar en la sección ¿Cómo empiezo a fichar? Situada

en el menú lateral izquierdo de nuestro panel de control.

Para consultar la versión del manual, tenemos una sección específica llamada “Versión del

Manual”, esta sección se actualiza automáticamente cada vez que un miembro de nuestro

equipo realiza una actualización.

En este manual se detallará paso a paso cada funcionalidad que tiene nuestra plataforma y su

forma correcta de usarlo, para ello se realizarán acciones reales para que se pueda seguir la

historia de un usuario real conforme se va realizando la lectura del manual.

Versión del manual

Versión 1.0

Gestión de versiones

Todas las versiones de nuestra APP de fichar en el trabajo se liberan a los usuarios de forma

estable. Algunos clientes previo acuerdo nos facilitan las tareas de testeo en mercado de cada

una de las nuevas funcionalidades que vamos desarrollando. Cuando se logra tener el OK de

nuestro equipo y el OK de nuestros clientes colaboradores, se genera una versión que

automáticamente se actualiza en el PlayStore (Android) o en el APPStore (IOS).

Las mismas tiendas de aplicaciones mencionadas se encargan de distribuir las nuevas versiones

de forma automática a cada uno de tus empleados que ya tengan previamente la aplicación

instalada.

Primeros pasos para acceder

A continuación, se explican exactamente los pasos a seguir para que una empresa pueda dar de

alta su cuenta en nuestro sistema de control horario.

Esta sección, se incluye en el manual debido a que es muy habitual que las empresas creen

cuentas de prueba que luego desean abandonar para así poder crear la cuenta sin datos, con el




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correo oficial de la empresa y en mayor parte también para poder

empezar con el sistema limpio de viejos fichajes mal realizados.

Acceder o crear cuenta

Cómo en toda plataforma, el primer paso para poder acceder al sistema de control horario de

https://fichareneltrabajo.com es crear tu cuenta de empresa, para ello deberás dirigirte a la

página principal de nuestra web y presionar el botón “Acceder”, ubicado en la parte superior

derecha.

Una vez dentro de la sección veremos que tenemos dos opciones, o bien acceder a nuestra

cuenta o crear una cuenta para nuestra empresa.

Justo debajo del apartado “Accede a tu cuenta” vemos la sección “¿No tienes cuenta?”, esta es

la que nos interesa para poder dar de alta nuestra empresa en el sistema horario. Verás que

aparece un comentario que indica que esta sección es solo para empresas. Es muy importante

que se le remita el “manual de uso para el trabajador” a los empleados, ya que ellos en ningún

caso tendrán que registrarse en el sistema.

Veremos cómo crear un trabajador en la sección específica de este manual, y por lo tanto en

todo caso será la empresa la responsable de dar de alta o baja los trabajadores que así lo

precisen.

Este punto es importante ya que, si el trabajador se crea una cuenta de empresa para fichar,

aunque esta esté configurada con el nombre de la empresa real, no se podrán traspasar los

fichajes del empleado a la cuenta oficial. Cada fichaje para nosotros es intransferible y este

sellado mediante la tecnología blockchain para garantizar la trazabilidad legal ante una posible

inspección de trabajo.

El acceso al registro se realiza pulsando el botón de “Crear cuenta para mi empresa” tal y como

se indica en la siguiente imagen.

https://fichareneltrabajo.com/




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Al acceder pulsando el botón de “Crear cuenta para mi empresa” lo que nos encontramos es

un formulario que debemos rellenar y aceptar pulsando el botón “Crear Cuenta”.

Cómo hemos podido ver en la imagen anterior, lo único necesario para crear la cuenta es un

correo electrónico y repetir dos veces la contraseña que se desea utilizar. Es importante indicar

un correo electrónico válido ya que será el correo que se usará siempre para entrar en el sistema




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y por lo tanto en caso de pérdida de contraseña será el correo que

recibirá las instrucciones para resetearla.

Una vez pulsado el Botón de “Crear Cuenta”, si el correo tiene un formato correcto y las dos

contraseñas coinciden nos redirigirá automáticamente al sistema de control horario.

Primer acceso

Cuando hemos realizado los pasos de la sección anterior y tenemos por tanto la cuenta creada

para nuestra empresa, lo primero que vemos es una pantalla que nos solicita los datos reales de

nuestra empresa. Es importante entender que los datos que se especifican en este formulario

son necesarios para que el sistema pueda generar todos los informes que los trabajadores

deberán firmar cada fin de mes. En definitiva, gracias a la información que introducimos en esta

sección lo que lograremos es tener informes legales para poder presentar ante una eventual

inspección de trabajo.

Una vez rellanada la información que nos solicita la plataforma, tenemos las siguientes dos

opciones:

Si dejamos seleccionada la opción de crear trabajador automáticamente para la persona de

contacto indicada, el sistema nos creará un trabajador con el nombre exacto que hemos

introducido en el campo “Nombre completo de la persona de contacto”. Este trabajador se




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puede eliminar sin complicaciones en un futuro, normalmente se deja

marcado para poder probar el sistema con el mismo correo electrónico que hemos introducido.

Una vez pulsamos en finalizar, ya estamos dentro de nuestro sistema de control horario. Si

hemos dejado pulsada la opción de crear trabajador automáticamente el sistema también nos

enviará un correo electrónico con nuestro código para fichar para el trabajador que se ha creado.

Es importante mirar las bandejas de entrada del correo, en el caso de Gmail es probable que nos

lo detecte como promoción y por lo tanto tengamos que ir a buscarlo en esa bandeja. El título

del correo electrónico es “Reinicio de código [FicharEnElTrabajo.com]” y lo manda “info”.

Si entramos en el correo veremos la siguiente información:

Este código debemos guardarlo porque en el caso de usar un punto fijo de fichaje es el que

vamos a tener que introducir para el trabajador que ha creado automáticamente el sistema.

Para más información de las modalidades de fichaje que ofrecemos debemos acudir a la sección

pertinente de este mismo documento llamada “Modalidades de Fichaje”




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Recuperar contraseña

Es muy habitual el no acordarse de la contraseña, para ello, como en la mayoría de

plataformas del mercado disponemos de un apartado que te permite reestablecer tu

contraseña. Lo único que se tiene que hacer es entrar en el apartado Acceder que se

encuentra en la parte superior derecha de nuestra página web (https://fichareneltrabajo.com).

Presionar en “Recuperar Contraseña” justo debajo del botón “Entrar”

Justo en la pantalla siguiente veremos que podemos introducir nuestro correo electrónico, este

correo tiene que ser el mismo que se usó en el momento del registro ya que al introducirlo y

presionar el botón de “Recibir E-mail de Reinicio” el sistema enviará un link para que podamos

hacer clic en él y se nos abra un navegador donde poder introducir la contraseña que nosotros

deseemos. Vemos este proceso en la siguiente imagen.

https://fichareneltrabajo.com/




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Al presionar Recibir el botón de “Recibir E-Mail de Reinicio” el sistema nos indica exactamente

lo que tenemos que hacer.




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Por lo tanto, el siguiente paso es ir a nuestro correo electrónico y buscar

un email con el asunto “Restablecer Contraseña” enviado por Fichar en el trabajo. Tal y como se

muestra a continuación:

Dentro del correo electrónico veremos un enlace, el cual debemos presionar para que nos envié

directamente a la página que nos va a permitir introducir nuestra nueva contraseña. El

contenido del correo electrónico es como el que se muestra a continuación:

Al pulsar se nos tiene que abrir la siguiente página que nos solicita introducir la contraseña y

repetirla.




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Pulsando el botón cambiar contraseña, si las dos contraseñas son

idénticas, el sistema nos informará de que la contraseña se ha cambiado correctamente.

En este momento ya podemos proceder a ingresar en nuestra cuenta pulsando el botón “Mi

Panel” del menú superior.

¿Cómo empiezo a fichar?

Nuestro sistema de control horario permite el fichaje de los empleados en varias modalidades y

mediante varias tecnologías, en este apartado nos ceñiremos en cómo se realiza el primer

fichaje en cada una de las plataformas. Para más información sobre las modalidades de fichaje,

se debe consultar la sección “Modalidades de Fichaje” de este mismo manual, donde se

profundiza y se explica al detalle cada una.

Para empezar a fichar es necesario tener un trabajador creado, si en estos momentos aún no

dispones de ningún trabajador creado, deberías consultar la sección “Crear Trabajador” de este

mismo manual. Recuerda que si a la hora de registrarte as indicado que el sistema creara un

trabajador automáticamente para la persona de contacto que as indicado, ya dispones de ese

trabajador para poder realizar tu primer fichaje y probar nuestro sistema de control horario.

Android / IOS

Es necesario instalar la aplicación “Fichar en el trabajo” que encontraras en el Play Store si tienes

Android o en el APP Store en el caso de IOS, te saldrá con el siguiente icono.




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Puedes acceder a descargarte la aplicación directamente

presionando el siguiente enlace:

Enlace directo al Play Store (Android):

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fichareneltrabajo.app

Enlace directo al APP Store (IOS):

https://itunes.apple.com/es/app/fichar-en-el-trabajo/id1459927363?mt=8

Si estás con el teléfono y no puedes clicar el anterior enlace puedes acceder a nuestra página

web y presionar el botón de ¿Cómo Empiezo a Fichar? que verás en el menú izquierdo de tu

panel de control.

Al acceder a esta sección veremos que disponemos de un icono para descargar la aplicación en

Android o IOS, esta acción debemos realizarla desde el teléfono. No obstante, lo más lógico es

buscarla directamente en el Play Store o en el APP Store de tu teléfono e instalarla. En la

siguiente imagen enseñamos cual es botón “Descargar” para el caso de Android del que estamos

hablando.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fichareneltrabajo.apphttps://itunes.apple.com/es/app/fichar-en-el-trabajo/id1459927363?mt=8




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Una vez presionamos el botón de “Descargar” se nos abrirá el PlayStore o App Store de nuestro

teléfono y deberemos instalar la aplicación como si de cualquier otra aplicación se tratara.

A iniciar, la aplicación nos solicitará nuestro correo electrónico y contraseña, este correo es el

del trabajador, pero si hemos decidido que el sistema creara un trabajador automáticamente

podemos entrar directamente con nuestro correo electrónico de empresa y nos permitirá

realizar el fichaje.

Una vez abierta la aplicación con nuestro correo y contraseña pueden pasar dos cosas, que se

nos muestre nuestro perfil o que se nos muestre un teclado. Tal y como enseñamos en las

siguientes capturas de pantalla.




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En la captura izquierda vemos nuestro perfil de usuario, eso quiere decir que en nuestro correo

de empresa tenemos un trabajador vinculado, por lo tanto, podemos ver tanto las jornadas

realizadas que llevamos (Gráfico inferior), el código de fichaje que tenemos asignados (pulsando

el ojo que aparece en la sección Ver mi Código), o fichar directamente presionando el botón de

“Entrar al trabajo”.

En la captura derecha vemos el teclado porque el correo de empresa no tiene un trabajador

vinculado, esto sirve para que la empresa pueda iniciar el teclado en una Tablet y dejarlo por

ejemplo en un lugar accesible para todos los trabajadores en la oficina y que ellos vayan

introduciendo sus códigos de fichaje. En nuestro caso tenemos permiso para fichar

directamente desde nuestro teléfono personal. Para más información de cómo configurar

nuestros trabajadores para que puedan o no fichar desde su teléfono debes dirigirte a la sección

“Crear Trabajador” de este mismo manual.

Por ahora vamos a proceder a presionar el botón de “Entrar al trabajo” de nuestro usuario

John.




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Al presionarlo nos aparecerá un mensaje conforme la entrada se ha realizado correctamente y

este botón ahora se llamará “Salir del trabajo”. Si lo volvemos a pulsar veremos cómo nos

aparece el mensaje de salida realizada correctamente.

A continuación, nos dirigimos a nuestro panel de control y podemos ver como efectivamente

John lleva 2 minutos y 2 segundos trabajando.

Para más información sobre los estados de los fichajes, así como modificarlos o consultarlos,

se debe revisar la sección “Fichajes” de este mismo manual.




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Web

Para poder realizar el fichaje por web, debemos entrar en la dirección web

https://app.fichareneltrabajo.com/login e introducir nuestro correo electrónico y contraseña. El

fichaje por web está limitado al fichaje via introducción del código personal del trabajador.

En este caso ingresaremos con normalidad en el sistema y nos aparecerá un teclado. Mostramos

imagen a continuación:

En este caso lo que tenemos que tener muy presente es saber que código tenemos cómo

trabajador, al crear trabajadores desde el panel de control, ver Sección “Crear Trabajadores” de

https://app.fichareneltrabajo.com/login




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este mismo manual. Cada vez que creamos un trabajador, el

empleado recibe un correo a la dirección electrónica que hemos introducido y en ese correo

podemos ver el código de fichaje (Sólo el trabajador puede ver su código de fichaje)

Consultamos el correo e introducimos el código en el teclado numérico de la web, nos debería

aparecer un mensaje cómo el siguiente:

En la modalidad de fichaje único (para más información consultar la sección de “Fichaje Único”

de este mismo manual), nos aparece el mensaje con nuestro nombre y si hemos realizado una

entrada y una salida. En el caso de introducir mal el número veremos como el sistema nos avisa

de que el código que hemos introducido no es correcto. Mostramos el resultado de introducción

incorrecta en la siguiente imagen.

Este comportamiento en las apps será exactamente el mismo.




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Menú

En esta sección detallamos a groso modo cada una de las secciones del menú que encontrarás

al acceder a tu panel de control.

Inicio: Nos llevará a la página principal de nuestro panel de

gestión.

Trabajadores: Podremos ver nuestros trabajadores, consultar

todo lo relativo a cada trabajador, eliminarlos, editarlos y si lo

deseamos añadir de nuevos.

Informes Detallados: Sección destinada a ver los informes

mensuales para imprimirlos, edición rápida de informes,

exportación a Excel y extracción de informes por meses.

Fichajes: Podemos ver el estado de las jornadas, el detalle de

los fichajes o acceder a la vista de los fichajes agrupados, este

último nos permitirá ver a simple vista si todos los fichajes de

un empleado son correctos.

Configuración: Podremos configurar nuestros datos de

empresa, dar de alta o eliminar centros de trabajo y gestionar

los horarios de nuestros empleados.

Periodo De Prueba: nos informa en caso de no tener nuestra

licencia activa de los días que nos quedan de prueba gratuita.

Mis Facturas: Tendremos acceso a todas las facturas emitidas

por nuestra empresa.

Enviar Sugerencia: Esta sección permite a nuestros clientes

enviarnos sugerencias que nosotros valoramos mucho, ya que

el 90% de nuestro sistema se ha realizado a petición de los

mismos.

¿Cómo Empiezo A Fichar? Podremos descargarnos manuales, y

acceder a los links de descarga de las aplicaciones.

Salir: Cierra la sesión en el navegador web




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Página Principal

Control de asistencia laboral

Para poder tener un control de la asistencia laboral en tiempo real debemos fijarnos en el box

“Jornadas” que tenemos en la página principal de nuestro panel de gestión.

Vamos a centrarnos en su contenido y a explicar uno a uno los datos que contiene este box.

Asistencia: nos mostrará el % de asistencia de nuestro personal en tiempo real, en

este caso es 100% porque solo tenemos un trabajador y este ha fichado la entrada.

Trabajando: Nos indica que nuestro empleado actualmente se encuentra registrando

tiempo de trabajo.

Fuera del trabajo: Nos mostrará los trabajadores que por ejemplo puedan estar en

una pausa para comer, es decir no están registrando tiempo de trabajo, pero si han

acudido hoy a su puesto.

Asistentes: Nos facilita saber exactamente el número de trabajadores que han asistido

hoy a su puesto de trabajo.

Ausentes: Trabajadores que aún no han realizado la entrada, nos facilita saber cuántos

empleados no han acudido aún a su puesto de trabajo.




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Estado de las jornadas

Otro box que nos es de mucha utilidad en nuestro día a día como administradores del control

horario de nuestra empresa es el box llamado Estado Actual. Lo encontramos también en la

primera página de nuestro panel de gestión y su misión es informarnos del estado de la jornada

laboral de cada uno de nuestros trabajadores.

Si entramos en detalle en la información que nos aporta este box:

El icono de estado: Está en verde si el trabajador está contando tiempo de su jornada

laboral en este momento.

Trabajador: El nombre del trabajador

Horas: Las horas que lleva realizadas hoy, el sistema cuenta esta información como

turnos comprendidos entre las 00:00 y las 23:59. Si tu empresa por ejemplo realiza

turnos entre dos días es decir entra a las 21:00 y sale a las 02:00 de la madrugada, este

box solo te mostrará el tiempo entre las 00:00 y las 02:00. No obstante, en la hoja de

control horario te saldrán las jornadas limitadas por días y sus totalizaciones, tal y como

marca la normativa actual.

Paginación: En el caso de tener muchos trabajadores podremos ir cambiando de páginas

(se ordena por estado de la jornada)




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Buscar: Ubicado en la parte superior derecha podemos

introducir el nombre del trabajador que queremos consultar el sistema nos mostrara los

resultados que coincidan con el texto introducido conforme vamos escribiendo.

Listado: En la parte superior izquierda vemos “Mostrar 10 registros”, podemos escoger

cuantos registros queremos ver cada vez que cambiamos de página, vemos extendido

su uso en empresas que superan el centenar de trabajadores.

Fichaje por empleado

El box de fichaje por empleado nos detalla la actividad del día de hoy a partir de las 00:00 y hasta

las 23:59 de todas las acciones de entrada y salida que está realizando nuestro personal. Este

box es muy interesante para anticiparse a los errores de registro horario que pueden cometer

nuestros empleados y avanzarnos en la rectificación para evitar volúmenes de trabajo

administrativo a fin de mes.

Mientras realizamos este manual se ha procedido a dejar una jornada activa del día anterior de

nuestro trabajador de ejemplo “John Doe” con la finalidad de poder proceder a su rectificación,

ya que suele ser un caso real que nuestros clientes se encuentran a menudo.

Si nos fijamos en la información del box, vamos a analizar que nos está aportando, cual es el

fallo que detectamos y vamos a proceder a rectificarlo para así poder enseñar cómo queda

cuando un trabajador ficha mal y se rectifica desde administración.




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Nombre: Nombre del trabajador

Tipo: Si ha realizado una entrada o una salida

Hora: Momento en el que se ha realizado la acción

Lápiz: Nos permite editar la entrada

Paginación: Nos permite avanzar por paginas

Mostrar 10 registros: Si pulsamos encima del 10 podemos escoger el número de

registros que queremos ver por página.

Buscar: Nos permite buscar por nombre de trabajador y veremos los resultados

conforme vamos escribiendo.

Modificar Fichaje

Esta sección de modificar fichaje es referente al box de la página principal “Fichaje por

empleado”, en caso de estar leyendo directamente esta sección, nuestra recomendación es que

vea la sección anterior “Fichaje por empleado” antes de avanzar en esta.

Para modificar el fichaje desde el box “Fichaje por empleado” debemos localizar el fichaje

mediante la paginación o el buscador y pulsar el lápiz tal y como se muestra en la siguiente

imagen.

Al presionar el lápiz, se nos mostrará un cuadro de dialogo, por ejemplo, vamos a localizar el

error de hoy para el empleado “John Doe”, vemos que ha realizado la salida hoy a las 14:44:42

por lo tanto como en este box solo se nos muestra la información desde las 00:00 ya sabemos

que este trabajador ayer no se acordó de fichar la salida que debió ser por ejemplo a las 18:00.

Procederemos a clicar el lápiz y mostraremos a continuación el dialogo de modificación.




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Para proceder con la modificación lo primero que haremos es decirle al sistema que el día es 20

no 21 como está ahora (recordamos que este empleado debía fichar la salida ayer a las 18:00)

Ahora vamos a por la hora ya que sabemos que tiene que ser las 18:00, para ello hacemos clic

encima de la hora que está establecida a las 14. Nos aparecerán las horas de todo el día y

debemos seleccionar 18 que son las 6 de la tarde.

Una vez seleccionamos el 18, el sistema cerrará el listado de números y podremos proceder a

cambiar los minutos, para dejarlos a 00 y que el fichaje final sean las 18:00.




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Para realizar la modificación de los minutos realizamos la misma acción que hemos hecho

anteriormente, pero pulsando el 44 y luego el 00 en el listado de números que nos aparecen.

Al pulsar el 00 el comportamiento del sistema será exactamente el mismo, se cerrará el listado

de números y nos quedará la entrada lista para poder guardar los cambios.




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Primero verificamos que realmente es la modificación correcta, queríamos modificar la salida

de John Doe a día 20 a las 18:00, vemos el 20 seleccionado el 18 en las horas y el 00 en los

minutos. Nuestra modificación de fichaje esta lista y lo único que debemos hacer es presionar

el botón “Modificar Entrada”.

Comentarios a tener en cuenta cuando se realiza una modificación de fichaje, todas las

modificaciones quedan registradas en nuestro sistema y son validadas, es decir que si se intenta

realizar una modificación por ejemplo de una salida que se solape con una jornada anterior el

sistema no dejará realizarla.

Ante cualquier duda o dificultad en realizar una modificación pueden hablar con nosotros

directamente por teléfono o WhatsApp en el número indicado en el encabezado de este manual.

Nuestro servicio incluye el soporte sin ningún tipo de sobre coste y nuestro equipo le enseñara

y explicará tantas veces como sea necesario los procesos correctos para realizar cualquier acción

en nuestra plataforma.

Trabajadores

En esta sección vamos a poder modificar, consultar y crear todo lo relativo con nuestros

trabajadores. Es por ello que nos vamos a fijar primero en el listado de trabajadores y en cada

uno de los accesos directos que nos proporciona. Para ello iremos de izquierda a derecha en el

listado de iconos que se muestra en la imagen anterior.




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El primer icono nos facilita el acceso al perfil del trabajador, donde

vamos a poder gráficos de las jornadas laborales, últimos 7 días, último mes y últimos 3 meses.

A continuación, mostramos como veríamos el perfil del trabajador de prueba que hemos creado

y nombrado como John Doe.

Pulsando encima del segundo icono (el reloj) el sistema nos llevará directamente a la sección de

fichajes detallados por empleado con el filtro para este trabajador aplicado automáticamente.

Para más información sobre esta sección es preciso consultar la sección “Informes detallados”

de este mismo manual.

El tercer icono del calendario nos informa del horario que tiene asignado el empleado, en el caso

de no tener ningún horario asignado, si lo pulsamos el sistema nos llevará directamente a la

sección de modificación del trabajador donde podremos asignarle el horario pertinente.




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El cuarto icono nos permite acceder a los informes del empleado con los filtros

automáticamente aplicado, la finalidad de esta lista de trabajadores aparte de tener visible que

trabajadores tenemos en el sistema de control horario es hacer que las tareas administrativas

sean lo más rápidas posible.

Si pulsamos en él veremos cómo se nos abre la pestaña de informes detallados y ya nos

aparecerá el trabajador preseleccionado en todas las secciones y el listado de informes que tiene

generados por el sistema, para poder ser impresos y firmados.

En el caso de los dos siguientes iconos son puramente informativos, si pasamos con el cursor

por encima podemos ver el teléfono (en caso de tenerlo introducido en la ficha del trabajado) y

el correo electrónico que siempre se nos mostrará, ya que es el correo que usa el empleado para

poder registrar sus jornadas laborales. Esta sección va muy bien en el momento que tenemos

dudas sobre la jornada y nos permite acceder a la información de contacto de una forma fácil y

sencilla.

El próximo icono, si pasamos por encima del cursor nos permitirá saber a qué centro de trabajo

está asociado el trabajador, por defecto si no tenemos ningún centro dado de alta en el sistema,

se crea uno por defecto con el formato Central – {Población de la empresa}.




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Los dos últimos iconos (lápiz y papelera) nos permitirán modificar y eliminar el trabajador. Cabe

destacar que los datos se guardan en el sistema, por mucho que nosotros eliminemos un

trabajador, en caso de querer recuperarlo es una acción que realizamos desde el departamento

de soporte, solo tienes que enviar un correo electrónico a [email protected] con el

asunto “Recuperar Trabajador”. Para ello deberás indicarnos el nombre completo del

trabajador y si nuestro equipo tiene cualquier consulta se pondrá en contacto contigo para

resolverla.

Modificar trabajador

Tal y como explicamos en la sección previa a esta, para poder modificar el trabajador debemos

presionar el lápiz del trabajador en concreto, que encontramos en la sección del menú

“Trabajadores”.

Al pulsar en el lápiz veremos que se nos abre la pantalla de edición de nuestro trabajador. Para

entender bien esta sección de edición de nuestros empleados vamos a ir box por box

describiendo y explicando todo lo que podemos realizar.

Primero vamos a ver campo por campo el significado de cada uno.

mailto:[email protected]




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Nombre completo: Nombre completo del trabajador, tiene

que ser nombre y apellidos ya que lo que introduzcamos en este campo será lo que

aparecerá en los informes que tanto el trabajador como la empresa deben firmar.

Email: Email de acceso a la plataforma del trabajador, este campo no se puede editar,

ya que es el correo electrónico que usa el trabajador para acceder a la aplicación y

realizar las entradas y salidas durante su jornada laboral.

DNI/NIE: DNI o NIE del empleado, esta información también debe ser correcta y

aparecerá en los informes a firmar.

Teléfono: Teléfono del empleado, este campo es opcional y nos servirá para que tener

su teléfono de contacto accesible en el listado de trabajadores.

Centro de trabajo: Listado de los centros de trabajo disponibles, si nos falta un centro

de trabajo podemos dirigirnos a la sección del menú “Configuración” para crear o

eliminar los centros que consideremos oportunos. Recomendamos ver la sección

“Centros de trabajo” de este mismo manual.

Número de la seguridad social /afiliación: Dato imprescindible para que aparezca en

los informes a firmar.

Opción de Usar el sistema de fichajes en la empresa: Esta opción siempre debe estar

activa, simplemente debe desactivarse en el caso de que no queramos de ninguna

manera que el empleado fiche sus jornadas laborales, si desactivamos esta opción, el

empleado no podrá registrar entradas y salidas en el sistema de control horario.

Opción fichar desde su teléfono: Activarla si queremos que el trabajador use su propio

teléfono para realizar los fichajes, podrá fichar directamente desde su perfil de

trabajador en la APP sin tener que introducir el código de fichaje.

Opción geolocalizar los fichajes: Esta opción es perfecta para los empleados itinerantes

y que no pasan habitualmente por nuestro centro de trabajo, el trabajador debe aceptar

el permiso de geolocalización en el momento de instalar la APP de fichar en el trabajo y

dependerá de su teléfono que envíe correctamente la ubicación. Si activamos esta

opción, en cada fichaje nos saldrá la opción de ver en Google Maps desde donde ha

realizado el registro de entrada o de salida de su jornada laboral.




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Informes detallados

Esta sección está destinada 100% a las hojas de jornada laboral que deberemos imprimir de

forma periódica para que tanto la empresa como el trabajador puedan, firmarlas. Podremos ver,

modificar o imprimir cualquier informe de jornada laboral del empleado que queramos.

Para poder realizar estas acciones, hemos dividido nuestra página de informes detallados en 4

secciones de utilidad.

Informes mensuales

El box de informes mensuales es un listado de informes por trabajador que se generan cada día

en función de las entradas y salidas de nuestros empleados. Primero de todo debemos tener

presente que este listado contiene todos los informes y estos serán tantos como trabajadores

tengamos dados de alta en el sistema de control horario y meses hayan estado utilizando el

sistema.

Es por ello que es importante usar el buscador, ya que nos va a permitir ver los informes de un

empleado en concreto con tan solo escribir su nombre. También podemos ordenar el listado de

hojas de jornadas laborales tanto por mes o por año.




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La paginación nos permitirá navegar e ir viendo todos los

informes. Y la opción de descargar nos imprimirá el informe en cuestión que queramos imprimir.

Una vez impreso este informe veremos que se nos descarga un PDF con el informe duplicado,

esto se debe a que el sistema prepara directamente la copia para la empresa y la copia para el

trabajador, ambas hojas deben ser firmadas tanto por la empresa como por el trabajador. Una

vez realizada la firma, que normalmente se hace en el momento en que se entrega la nómina,

el trabajador tiene que recibir su copia (en el informe aparece “copia para el trabajador”) y la

empresa debe guardar la copia para la empresa en un lugar seguro en el mismo centro de trabajo

y en formato físico.

Ante una posible inspección de trabajo, la norma es clara, los informes deben ser accesibles en

el momento de la inspección en el propio centro de trabajo. Por lo tanto, no debemos dejar los

informes generados en el sistema y no imprimirlos ni firmarlos, ya que como empresa no

estaremos cumpliendo con la normativa vigente.

Pre visualización y edición

Esta sección es muy útil para pre visualizar el informe antes de imprimirlo ya que nos permite

ver claramente si tenemos algún error de fichaje por parte del empleado. En caso de detectar

algún error, la misma vista de pre visualización nos permite realizar la corrección de la hora de

salida o entrada del trabajador.

Vamos a intentar a continuación detallar un poco que es lo que nos podemos ir encontrando en

función de cómo realicen nuestros empleados los fichajes diarios. Una realidad en la mayoría de

nuestros clientes es lo difícil que es para un trabajador que nunca ha registrado sus jornadas

laborales a acostumbrarse a hacerlo de forma diaria. Es para ello que en nuestro sistema

hacemos que se puedan corregir estas irregularidades que surgen por falta de habito desde

cualquier apartado ene l que podamos ver registros de entrada o de salida.

Para ello vamos a seleccionar a nuestro trabajador pulsando en el campo “Seleccionar

trabajador” y escogiendo el que queramos de la lista. También introduciremos la fecha de inicio

del informe y la fecha final, quedando de la siguiente forma.




¿DUDAS?

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Pulsando en ver informe, el sistema nos generará la vista previa del informe comprendido entre

las fechas 15-08 y 22-08, no obstante lo normal es realizarlo de todo el mes, ya que lo que nos

va a interesar es totalizar las horas diarias realizadas durante el mes y el total final para ver si

tenemos bolsa de horas extras o no. En nuestro caso como este usuario solo lo tenemos creado

desde hace un par de días y hemos hecho las pruebas del manual para que podáis ver

exactamente lo que va sucediendo, escogeremos estos días y veremos a continuaci

Vemos que se nos abre un cuadro de dialogo, y nos aparece que el trabajador ha realizado su

jornada laboral de 8 a 13 tanto el día 20 como el día 21, si nos fijamos la totalización de horas es

de 04:59, esto se debe a los segundos que no se muestran en el informe, ya que los fichajes

están sellados en nuestro sistema, no debemos preocuparnos de esto, ya que los fichajes deben

ser naturales, unos días nuestros trabajadores ficharan 5 minutos antes y otros 15, lo importante

es el cómputo total.

Para ver un ejemplo vamos a poner que el trabajador el día 20 trabajó una hora más y vamos a

modificar la entrada pulsando en el lápiz del día 20 a las 13:00 para poner las 14:00.




¿DUDAS?

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Al presionarlo nos aparece un dialogo donde solo debemos cambiar la hora 13 por 14, quedando

como se muestra en la siguiente imagen.

Al pulsar el botón de “Modificar Entrada” vemos que el sistema modifica la entrada y en el

informe detallado ya nos aparece con la entrada correcta. Actualmente una vez se hace la acción

de pulsar el botón el sistema nos redirige a la página principal de nuestro panel de control,

estamos trabajando para que sea más cómodo en futuras versiones de la plataforma.

Por ahora deberemos volver a entrar en la sección de informes detallados de nuestro menú

lateral y volver a ver el informe seleccionando nuestro empleado y las fechas comprendidas

entre el 15 y el 23.




¿DUDAS?

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Como podemos ver en la imagen, la modificación de salida aparece correctamente. Haciendo

clic en el botón de Descargar informe visualizado, tendremos el PDF listo para poder imprimirlo,

firmarlo y guardarlo en nuestro centro de trabajo entregando la debida copia a nuestro

trabajador.

Exportación a Excel

El box de Exportación a Excel nos permite tener los fichajes detallados del trabajador

seleccionado o de todos los trabajadores a la vez en un archivo Excel. Para ello vamos proceder

seleccionando el trabajador o dejando sin seleccionar para que nos exporte todos los

trabajadores y especificando la fecha inicio o final que queremos visualizar.

Esta funcionalidad es utilizada para nuestros clientes con más volumen de trabajadores para

llevar un control interno, generar sus propios informes corporativos o incluso realizar sus propias

integraciones con sus respectivos ERP.

Simplemente debemos rellenar los campos mencionados anteriormente y presionar el botón de

Exportar, el sistema generará el archivo Excel y se nos ejecutará la descarga automáticamente.




¿DUDAS?

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Dentro del Excel cada pestaña será un trabajador y cada hoja

contendrá toda la actividad realizada por el trabajador.

Descarga de informes mensuales

Esta sección es muy útil para descargar o bien todos los informes del mes actual o todos los

informes del mes anterior. De esta forma el último día de mes la empresa simplemente debe

presionar un botón y automáticamente se descargará un archivo comprimido que contendrá

todos los informes y podremos proceder a la impresión masiva de los mismos y entregarlos de

la forma más eficiente en el menor tiempo posible.

Fichajes

La sección destinada a los fichajes tiene como objetivo hacer fácil la consulta y modificación de

los mismos, es por este motivo que tenemos dos formas de visualizarlos, o bien al detalle, lo

que el sistema nos mostrará todas las acciones realizadas o bien mediante la visualización

agrupada que nos permite ver rápidamente el computo de horas realizadas por trabajador en

cada día el mes.

En todas las formas de visualizar los fichajes, podemos ver y editar los mismos hasta lograr el

listado correcto para poder proceder a la impresión de las hojas de jornada laboral.

Detallado




¿DUDAS?

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Siguiendo siempre la misma filosofía en todos los apartados de nuestro

panel de control, si no seleccionamos ningún trabajador, el listado nos mostrara toda la actividad

de todos los trabajadores para las fechas previamente seleccionadas marcadas en los campos

Desde y Hasta.

Por defecto el sistema siempre marca dichos campos como los últimos 7 días y podemos

proceder a modificarlos a nuestro gusto.

Vamos a describir un poco el detalle de los fichajes, Trabajador es el nombre del trabajador que

ha hecho la acción, Tipo se refiere a si el trabajador ha realizado una entrada o una salida del

trabajo y la fecha no solo nos dice que hora efectiva tiene ese fichaje, sino que también nos

indica si el fichaje ha sido modificado o no. En nuestro caso debido al hilo argumental del

manual, hemos modificado todos los fichajes, y así lo muestra en el listado.

El icono de geolocalización nos permite ver desde donde se ha realizado el fichaje del empleado,

ahora vemos que todos están en gris y si pasamos el cursor por encima el sistema nos dirá que

no tenemos la funcionalidad activada. A modo de prueba vamos a presionar este icono gris y el

sistema nos llevara directamente a la configuración del trabajador para activar la opción de

geolocalización.

Para activar la geolocalización y que el trabajador nos remita las coordenadas en cada fichaje,

solo debemos activar la opción “Geolocalizar los fichajes”. Para ello es importante que se

informe al trabajador y este no bloqueé el permiso de geolocalización en su teléfono. También

tenemos que tener en cuenta que el correcto funcionamiento dependerá de que el teléfono

tenga esta opción y su GPS funcione correctamente.

Una vez procedemos a guardar cambios, vamos a abrir la APP de fichar en el trabajo y vamos a

realizar un fichaje para ver como veríamos en el listado este fichaje geolocalizado.




¿DUDAS?

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Si al activar la geolocalización nos aparecen los nuevos fichajes en rojo

tal y como mostramos en la siguiente imagen. Veremos que pulsando el icono el mismo sistema

nos informa de que puede estar funcionando mal.

A continuación, vemos ya un fichaje correcto, porque hemos concedido permisos de localización

en nuestro teléfono.

Si pulsamos encima del icono nos abrirá Google Maps y veremos la localización exacta desde

donde se ha realizado nuestro fichaje. La precisión ya dependerá de cada dispositivo móvil.

En cada uno de los fichajes también tenemos el icono del lápiz que nos permite modificar tanto

el día como la hora del fichaje. Cambiando estos datos solicitados en el cuadro de dialogo que

se nos abre y pulsando en el botón Modificar entrada veremos cómo automáticamente nuestra

entrada ya aparece en el listado con la nueva hora indicada y el texto Modificada.




¿DUDAS?

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Agrupado

La sección de fichajes agrupados es perfecta para visualizar que un trabajador en concreto tiene

las horas de trabajo correctas en cada uno de los días trabajados. En este caso vemos que el

empleado John este mes ha trabajado el jueves 6 horas el viernes 5 y el sábado lleva trabajados

7 minutos.

Podemos escoger el trabajador desde el campo “Selecciona trabajador” y el mes en concreto

desde el campo “Selecciona un mes”.

Lo más importante de esta sección es que podemos ver el detalle diario como se muestra en la

siguiente imagen cuando pulsamos el botón del lápiz del día que quedemos consultar.




¿DUDAS?

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Vamos a analizar en detalle cada opción disponible que tenemos en esta sección, por una parte,

tenemos el botón Volver en la parte superior izquierda que nos permite regresar cómodamente

al listado de fichajes agrupados.

En la parte superior derecha vemos el botón de “Añadir entrada manual”, este botón nos llevara

directamente a la funcionalidad con los filtros por trabajador y día ya preseleccionados que nos

va a permitir poder crear una entrada y salida para este trabajador de la forma más rápida

posible. Para mostrar su funcionamiento lo que vamos a realizar es pensar que este trabajador

trabajó por la mañana de 8:00 a 14:00 y se olvidó de fichar por la tarde y vamos a añadirle su

fichaje manualmente (diremos que su jornada de tarde es de 15:00 a 17:00). Para ello pulsamos

el botón de “Añadir entrada manual” y nos aparecerá la siguiente pantalla.

Como podemos ver ya nos indica que es para el trabajador John y solo debemos poner el registro

de entrada y salida que hemos comentado para después proceder a presionar el botón

“Guardar” y se nos guarden los cambios.

Para ello pulsamos en el campo Entrada y nos aparecerá un calendario, el día lo dejamos como

20 y procedemos a hacer clic en el reloj de debajo para establecer la hora tal y como se muestra

en la siguiente imagen.




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Indicamos en este campo que ha entrado a las 15:00 y en el campo “Salida” hacemos el mismo

proceso e indicamos que ha salido a las 17:00. Al presionar guardar el sistema creará el registro

y nos enseñará la siguiente pantalla.

Vemos que automáticamente el sistema ya ha creado el registro correctamente y ya aparece

listado su jornada que debió fichar él y no hizo.

Siguiendo con la descripción de las opciones y información que tenemos en esta sección vemos

que la cabecera del box “Fichajes de JOHN DOE” nos detalla el día y que ha trabajado un total

de 07:59 horas.

En el listado si pasamos con el cursor por encima de la entrada podemos ver las modificaciones

que se han realizado.




¿DUDAS?

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En la imagen anterior podemos ver que por descuido el empleado hizo un fichaje el 20/08/2020

a las 21:10:56, cosa que detectamos el dia 22/08/2020 y cambiamos la hora por las 08:00, esto

nos garantiza que el sistema lleva un registro general de todas las acciones realizadas.

Cada entrada permite ser modificada desde el lápiz que aparece en la columna Editar, el proceso

es el mismo que en la sección anterior, simplemente indicar el día y la hora nueva que queremos

que se muestre y guardar los cambios.

Otra opción interesante es que el sistema permite eliminar un registro de entrada y salida, esto

podemos hacerlo desde el icono de papelera que aparece al final de la fila. Muchas veces debido

a errores humanos acumulados tanto por parte del empleado como por parte de la empresa, es

mucho más sencillo eliminar la entrada y salida y crearla de nuevo pulsando botón de “Añadir

entrada manual”.

Todo seguido vemos los botones debajo del listado de “Anterior” y “Siguiente”.

Estos botones nos permiten fácilmente navegar por los días y ver que todos los días están con

los registros de entrada y salida correctos y si no es el caso modificar o crear las entradas que

sean necesarias.

Por último, en esta sección es muy importante el grafico de actividad




¿DUDAS?

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Cada día tendrá este grafico que nos permitirá ver las entradas y salidas del trabajo e identificar

fácilmente las pausas, la primera fila nos indica cuando el trabajador no ha estado trabajando,

la segunda los periodos efectivos de trabajo y por último la tercera que identifica a simple vista

los descansos que el trabajador ha hecho entre jornadas efectivas. Este grafico combinado con

los botones de “Atrás” y “Siguiente” nos permite detectar en un menor tiempo los días con

anomalías en la jornada laboral.

Configuración

En esta sección, nos centraremos en las distintas configuraciones que nos pueden hacer falta a

nivel de empresa, así como la información de contacto, la fiscal para que las facturas que

emitimos desde Fichar en el trabajo sean correctas, pasando por la gestión de centros de trabajo

y horarios de nuestros empleados.

Mi empresa

El apartado contiene dos boxes, uno para la modificación de datos de contacto, que nos

permitirá indicar a que persona, teléfono o email debemos dirigirnos en caso de que tengamos

que ponernos en contacto con vosotros. Es importante que esta información sea correcta ya

que nuestro equipo de soporte la usa para dar respuesta a todas vuestras consultas.

El segundo box debemos tenerlo en cuenta a nivel de información fiscal, las facturas que genera

nuestro sistema se basan en la información que se introduce en estos campos. Sólo hay un

campo que nos puede llamar un poco la atención que es el C.C.C o también llamado numero

patronal. En caso de informar este campo, el sistema lo usara para mostrarlo en los informes

diarios que se generan por trabajador y aparecerá en el apartado de información de la empresa.

Nosotros recomendamos que este campo esté siempre informado ya que los informe como más

completos podamos presentarlos ante una eventual inspección de trabajo, mejor.




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Centros de trabajo

En centros de trabajo tendremos una sección que nos listará los existentes y otra que nos

permitirá crear nuevos centros de trabajo según necesidades de la empresa.

El sistema como podemos ver en este caso nos ha creado un centro de trabajo

automáticamente, este centro lo crea en función de los datos que introdujimos en el momento

de realizar el registro de nuestra cuenta en el sistema de control horario. Se realiza un centro de

trabajo automático y por defecto, porque es importante que todos los trabajadores tengan un

centro de trabajo asignado.

Si entramos en detalle en la información que nos presenta el listado lo único que nos puede

generar algún tipo de duda o consulta es el icono de usuarios que nos muestra un 1.

Este icono nos muestra el número de trabajadores que tenemos asignado a este centro de

trabajo. Si deseamos ver que trabajadores son debemos presionar el icono del lápiz y entrar en

modo edición del centro de trabajo.




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Podemos ver el listado de trabajadores en el box “Listado de trabajadores asignados al centro”

y presionando sobre el icono de las flechas podríamos cambiar al trabajador de centro

rápidamente.

En el modo edición del centro de trabajo un tema importante a tener en cuenta es la zona

horaria. Si nuestros empleados registran su jornada laboral desde canarias, en este desplegable

deberemos indicar que el centro de trabajo está en canarias, así los trabajadores que realicen

los fichajes desde canarias el sistema les asignara la zona horaria correcta.

Horarios

En la sección “Horarios” podemos ver todos los horarios que tenemos creados en el sistema,

siguiendo la misma filosofía que en el apartado “Centros de trabajo” el icono del usuario nos

muestra cuantos trabajadores tienen este horario asignado.

Para crear un nuevo horario solo debemos pulsar el botón “Crear Nuevo”, nos aparecerá la

siguiente pantalla.




¿DUDAS?

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En esta pantalla, básicamente lo que tenemos que hacer es rellenar el campo nombre con el

nombre que queramos para poder identificar el horario en el listado comentado con

anterioridad.

Una vez definimos la durabilidad del horario en los campos desde y hasta, lo único que tenemos

que hacer para asignar las horas a los días de la semana, es ir pulsando el botón de “Añadir

periodo”. Todos los horarios pueden ser modificados con posterioridad a ser creados.

Si en el apartado “Horarios” pulsamos el icono del lápiz entraremos en el modo edición del

horario. En este modo, podemos vincular empleados al horario mediante la sección “Listado de

trabajadores asignados al horario”.

Periodo de prueba

En esta sección tendremos siempre presente cuantos días nos quedan de periodo de prueba. El

acceso al sistema durante el periodo de prueba es completo y una vez finalizado el mismo

sistema le solicitará formalizar la licencia con nosotros.




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Mis facturas

En este apartado podrá ver y descargar todas las facturas emitidas por nuestra empresa, siempre

tendrá todo el listado disponible. A demás el mismo apartado ofrece una estimación de tu

próxima factura en función de los trabajadores dados de alta en el momento de acceder a la

sección, de este modo podemos tener un control de gasto sobre el sistema de control horario.

Enviar sugerencia

Para nosotros es muy importante conocer la opinión de nuestros clientes, y la mejor forma es

esta sección ya que en ella lo único que debe hacer es escribir su comentario y nuestro equipo

de atención al cliente lo recibirá y gestionará con la mayor rapidez posible.

Esta sección es usada mayormente por nuestros clientes para solicitarnos mejoras en el sistema

que les pueden optimizar los procesos y así ahorrar tiempo en la gestión del control horario de

su empresa. Siempre que recibimos una sugerencia de nuestros clientes la analizamos y vemos

si puede aportar valor a nivel de plataforma.

En tal caso el coste del desarrollo lo asumimos nosotros y realizamos la actualización del sistema

con la nueva funcionalidad sin coste para los clientes. En el caso de que una empresa desee algo

muy particular puede ponerse en contacto con nosotros y le valoraríamos el coste y el tiempo

de la implementación.

manual administración administración...este código debemos guardarlo porque en el caso de usar un...

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