Manual

0661 - Circuito documental na organização

Técnico/a Administrativo/a

ÍndiceNoção de Circuito Documental....................................................................................................3

Tratamento da correspondência..................................................................................................4

Correspondência Recebida.......................................................................................................4

Registo da Correspondência Recebida.....................................................................................5

Circuito da Correspondência Recebida.....................................................................................5

Correspondência Expedida.......................................................................................................5

Registo da Correspondência Expedida.....................................................................................5

Circuito da Correspondência Expedida.....................................................................................6

Norma Portuguesa 7................................................................................................................6

Correspondência Interna..............................................................................................................6

Correio Eletrónico........................................................................................................................6

Vantagens do Correio Eletrónico..............................................................................................7

Desvantagens do Correio Eletrónico........................................................................................7

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Noção de Circuito Documental

É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno.

Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as diferentes relações mantidas pela empresa.

Destacamos os seguintes:

Clientes Fornecedores Bancos Entidades Oficias

o Autoridade Tributáriao Segurança Socialo Outros

Diferentes tipos de Documentos

Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendaso Guias de Remessao Faturaso Notas de Créditoo Notas de Débitoo Recibos

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

Documentos comerciaiso Catálogoso Orçamentoso Pedidos de orçamento.

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

Documentos bancárioso Extratos de Contao Notas de despesaso Notas de transferência

Documentos de entidades oficiaso Notificaçõeso Ofícios

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Tratamento da correspondência

Correspondência Recebida

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada e registada é entregue ao departamento a que se destina.

Verificação

Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.

Necessária

A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa.

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Eliminação

Entrada(Verificação)

Necessária Não Necessária

Dirigida (Particula

r)Confidenc

ial

Empresa

Arquivo

A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização.

A correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado um registo.

Registo da Correspondência Recebida

Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado.

Circuito da Correspondência Recebida

Abertura da correspondência Registo da entrada da correspondência:

o Número da entradao Datao Rementeo Secção onde será enviadao Assunto resumido

Distribuição interna da correspondência pelas secções Arquivo da correspondência recebida depois do assunto tratado

Correspondência Expedida

É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e assinada e depois de registada é expedida.

Registo da Correspondência Expedida

Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário:

Referência Tipo de documento expedido Data da expedição Nome e morada do destinatário

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Assunto resumido.

Circuito da Correspondência Expedida

Elaboração da correspondência Assinatura Registo da saída

Norma Portuguesa 7

Correspondência Interna

É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.

Correio Eletrónico

É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação em formato digital.

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Vantagens do Correio Eletrónico

É Barato; Rápido, mensagens enviadas em segundos; Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido; Múltiplos destinatários simultaneamente

Desvantagens do Correio Eletrónico

Falta de Privacidade; Possíveis casos de fraude; Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio; Riscos de segurança informática.

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