manejo de talleres y reuniones
TRANSCRIPT
http://www.linkedin.com/in/nlarreavalencia
PAUTAS PARA LA CONDUCCIÓN Y VISUALIZACIÓN DE TALLERES Y REUNIONES DE
TRABAJO
Nelson R. Larrea Valencia
Consultor en Desarrollo Empresarial y Organizacional
Secuencia de la Presentación
Conceptos Básicos
Yo como conductor/a de
procesos
Pautas y consideraciones
INSEGURIDAD
:( No me siento cómoda
hablando frente al equipo y los
jefes
La reunión duró 3 horas y no llegamos a
tomar ninguna decisión : /
CONFLICTOS Y
DESORDEN EN
EL GRUPO
Hay un tipo que
siempre
interrumpe y me
hace perder el
control de la
reunión
El Taller no sirvió para
nada…
Mi PPT tiene 57 diapositivas y
creo que no se entiende …
COMUNICACIÓN
POBRE, NO
EFECTIVA
LIMITADA
VISUALIZACIÓN – uso
de Power Point, paneles,
pizarras…
Generalmente trabajar con grupos nos pone en
las siguientes complicaciones:
Conceptos Básicos
Por qué necesitamos aprender a
manejar grupos de trabajo?
- Muchos necesitamos estas competencias
durante nuestra vida laboral, sobretodo si
aspiramos a cargos con liderazgo y mayor
responsabilidad, pero no hemos recibido
ningún entrenamiento para ello…
- La Consultoría externa y la capacitación
también implican mucho manejo de grupos
- Necesitamos llegar a Conducir la reunión o taller
como un “proceso” con objetivos bien definidos y
asegurar resultados.
Conceptos Básicos
:( No me siento cómoda
hablando frente al equipo y los
jefes
Moderar / Facilitar / Conducir - ROLES: Conducir puede referirse a la función
general o responsabilidad por los resultados
del proceso, pero no siempre significa controlar
cada detalle.
- Términos como Moderar o Facilitar se refieren a
generar las condiciones y espacios –
mecanismos para que los participantes
alcancen los resultados esperados.
Conceptos Básicos
La reunión duró 3 horas y no llegamos a
tomar ninguna decisión : /
Visualización
Muchas veces tenemos extensas reuniones y
talleres, y finalmente no podemos “recuperar”
mucha de la información que se discutió…
Utilizar técnicas de Visualización de los diferentes
momentos del proceso permite comunicar luego
los puntos de vista con otros grupos, o niveles de
la organización, generar reportes e información
para otros actores y los mismos participantes…
Mi PPT tiene 57 diapositivas y
creo que no se entiende …
Conceptos Básicos
Mi Rol
A diferencia de un Conferencista o Experto, nos
toca facilitar que los integrantes de un grupo
alcancen sus objetivos significa capitalizando los
recursos y conocimientos que ellos traen.
No recae en nosotros resolver todos los aspectos,
ni traer todas las respuestas…
Yo como conductor/a de
procesos
Mi Rol
Es un rol de facilitador metodológico más que de
experto que transfiere su propio conocimiento.
Sin embargo, uno puede alternar un rol de
capacitador, para luego pasar a ser facilitador …
“recoger” el conocimiento grupal previo y
conducir al grupo para que aplique todo ello a un
proceso de su interés…
Yo como conductor/a de
procesos
Diseñando el proceso…
Definir y acordar previamente cuales serán los objetivos y alcances
Se debe iniciar con algunos insumos temáticos?
Se necesita una reunión, varias?
Con quienes? Como se comunicará?
En función de ello se diseña la estructura de la actividad
Pautas y consideracio
nes
Los tiempos de cada actividad deben reflejarse en el
Programa de la sesión(es) y ser comunicada a todos al inicio
de las mismas
Pautas y consideracio
nes
Que es lo que no debe suceder?
Que participantes dominantes o grupos de interés
“secuestren” la sesión, distrayendo la atención en
temas no agendados o sólo aspectos específicos
que no aportan a los objetivos
Muchas veces la gente viaja o dedica tiempo que
no se repetirá para sesiones con tiempo definido y
que deben ser aprovechadas. La conducción debe
ser siempre orientada a resultados
Pautas y consideracio
nes
Hay un tipo que siempre
interrumpe y me hace perder el
control de la reunión
Pautas para la visualización en Talleres
y reuniones…
La presentación…
Es una ayuda para organizar la
secuencia, pero no debe tener todos los
contenidos a detalle...
Más de 07 líneas de texto por diap. y
más de 25 diaps. seguidas con texto
pueden cansar mucho al participante
La Visualización en Talleres
• Tan pronto como se presenta un encuentro entre personas, se lleva a cabo la comunicación. Como ya se ha indicado, el modelo básico de comunicación humana incluye un emisor, que envía una información (el mensaje) y un receptor quien recibe el mensaje. La comunicación no solo es lo que alguien dice sino también el efecto logrado con lo que se ha dicho. Entonces, la palabra hablada es sólo una parte del mensaje, ya que tiene la mímica, los gestos (mensaje corporal) y el tono de voz tienen carácter comunicativo. El receptor, confirmando al emisor cómo ha entendido el mensaje, da al emisor la oportunidad de verificar si su mensaje ha logrado el efecto deseado. En situaciones de comunicación con frecuencia ocurren interpretaciones falsas del mensaje: por un lado, el mensaje del emisor muchas veces es ambivalente y, por otro lado, el efecto del mensaje en el receptor depende de su postura, su experiencia, sus intereses y su estado de ánimo.
Pautas y consideracio
nes
Pautas para la visualización en Talleres y
Reuniones
Buscar el contraste
Utilizar letra clara
“menos es más”… sintetizar, juntar ideas
similares…
Agrupación por “familias” bloques de ideas…
Organizar bloques temáticos usando colores,
formas, tamaños…
Llamar la atención con dibujos, elementos gráficos
Pautas y consideracio
nes
Manejando el contraste en presentaciones con
Power Point por ejemplo…
-Gestión empresarial
-Gestión de Calidad
- Acceso a Mercados
-Gestión empresarial
-Gestión de Calidad
- Acceso a Mercados
-Gestión empresarial
-Gestión de Calidad
- Acceso a Mercados
-Gestión empresarial
-Gestión de Calidad
- Acceso a Mercados
*Si hay demasiada luz, algunas no se podrán leer…
**Cual es más manejable para impresiones y
fotocopias?
Pautas y consideracio
nes
¿Cuál de las diapositivas parece transmitir
de manera clara y rápida un mensaje?
La Visualización en Talleres
• Se debe apelar a técnicas que faciliten la lectura
• Utilizar diversos métodos o medios visuales durante las sesiones
• No recargar las presentaciones
• Facilitar material de lectura – la misma presentación impresa y legible
• No leer cada palabra de una presentación
La Visualización en Talleres
• Tan pronto como se presenta un encuentro entre personas, se lleva a cabo la comunicación. Como ya se ha indicado, el modelo básico de comunicación humana incluye un emisor, que envía una información (el mensaje) y un receptor quien recibe el mensaje. La comunicación no solo es lo que alguien dice sino también el efecto logrado con lo que se ha dicho. Entonces, la palabra hablada es sólo una parte del mensaje, ya que tiene la mímica, los gestos (mensaje corporal) y el tono de voz tienen carácter comunicativo. El receptor, confirmando al emisor cómo ha entendido el mensaje, da al emisor la oportunidad de verificar si su mensaje ha logrado el efecto deseado. En situaciones de comunicación con frecuencia ocurren interpretaciones falsas del mensaje: por un lado, el mensaje del emisor muchas veces es ambivalente y, por otro lado, el efecto del mensaje en el receptor depende de su postura, su experiencia, sus intereses y su estado de ánimo.
Pautas y consideracio
nes
…apelar al uso de colores, y aplicar negrita, cursiva, subrayados,
entre otros efectos para intentar “fijar” mensajes clave en la
memoria de los participantes:
La Visualización en Talleres
• Se debe apelar a técnicas que faciliten la lectura
• Utilizar diversos métodos o medios visuales durante las sesiones
• No recargar las presentaciones
• Facilitar material de lectura – la misma presentación impresa y legible
• No leer cada palabra de una presentación
Uso de imágenes, flujos, bloques de
ideas… Con cuidado
de no
recargar la
presentación
También se puede hacer “lluvia de ideas” con papelógrafos o pizarras
El uso de letra clara, ideas concretas y el contraste también son claves
O presentar ideas también
con estos elementos, para
no abusar ni depender
100% de los medios
digitales…
Estos métodos llamados “Metaplan” con el uso de tarjetas permiten recoger ideas, priorizar opciones, planificar y organizar proyectos…
El ambiente: iluminación, temperatura, espacio para
trabajar, recursos… todo impacta en los resultados y es
responsabilidad del conductor prever y asegurar su
calidad
Horas seguidas de visualización
desde un proyector con mucha
iluminación y reflejo cansa la
vista. Generando somnolencia y
desatención…
Otros aspectos…
Factores culturales, religiosos, idiosincrasia, normas
sociales del grupo
Aspectos de género, para facilitar acceso equitativo
Hay preferencias, restricciones o alergias alimentarias en
el grupo?
Horarios y lugares de mayor conveniencia, por ejemplo
para madres de familia o jornaleros agrarios
Etc…
Finalmente…
En estos aspectos nada reemplaza a la experiencia…
permanentemente dictamos talleres en este sentido,
todos enfocados a realizar mucha práctica durante las
sesiones… se realizan videos por ejemplo, para
retroalimentar nuestro estilo de conducción y
mejorar…
Contacto para formación y asesoría: Nelson R. Larrea Valencia
Consultor en Desarrollo Empresarial y Organizacional
(+51) 969682301 - RPM *895169
http://www.linkedin.com/in/nlarreavalencia
Skype: nrlarrea