manejando inventarios en forma eficiente

Manejando los Inventarios en Forma Eficiente

Lic. Raúl GarretaMENDOZA

23 de Abril de 2009

Mendoza, 23 de abril de 2009

Algunas Preguntas para Contestar…

¿Qué herramientas / sistemas necesitamos ?

¿Debemos mantener stock de todos los productos que comercializamos?

¿Qué cantidades deben reponerse y para cuando se necesitan?

¿Qué controles debemos implementar?

¿Qué prácticas operativas en el abastecimiento y la distribución debemos aplicar?

¿Cómo pronosticamos la demanda de producto?

¿Qué nivel de servicio debe proveerse a los clientes?

¿El stock debe centralizarse o descentralizarse?


Objetivos y Propósito del Stock

Objetivos: Nivel de servicio adecuado a los clientes. Minimizar costos.

Propósito: Desacoplar la demanda del suministro de producto. Anticipar una demanda esperada o planificada. Conseguir ventajas a través de la explotación del mercado. Lograr un equilibrio eficiente en la utilización de los recursos

de la empresa.


FLUJO DE INFORMACION

ORDENES SISTEMA PLAN DE PEDIDOSDE COMPRA MRP PRODUCCION

PROVEEDO- COMPRAS Y DISTRIBUCION RES ABASTECIMIENTO PLANTA FISICA CLIENTES

FLUJO DE MERCADERIAS

DRPDRP

SISTEMA ‘ PUSH ’ SISTEMA ‘ PULL’ PROACTIVO REACTIVOPLANIFICADO RANDOM

PEDIDOS

Típica Red de Inventarios


Equilibrio en la Gestión de Inventarios

“Nivel de Servicio” a los Clientes

Costo Financiero

Eficiencia Operativa

• Nivel de Servicio• Gestión de Demanda• Presupuestación• Stock de Seguridad• Punto de Pedido• “Lead-Time”

•Set up de lineas de producción

•Sincronismo en las operaciones

•Costos asociado s al stock

•Herramientas para la Gestión de Stocks

• Red de distribución

• Lotes de compra• Precios y condición de pago

• Costo del capital de trabajo en inventario

• Inversiones


El Impacto del InventarioCosto del Acarreo

Costo del capital inmovilizado. Costos operativos: almacén, movimientos, transporte,

mano de obra y equipamientos asociados, el espacio utilizado, etc.

Costos administrativos. Costo de obsolescencia. Costos x deterioros, robos y mermas. Impuestos, seguros y pago de servicios. Otros gastos.


Los Costos de la Orden

Son los costos fijos incurridos en la reposición de un

lote en el stock. Pueden incluir:

� Los costos de preparación, terminación y mermas

iniciales asociados con la fabricación de un lote.� Los costos de gestión y emisión de una orden de

compra.� Los costos de transporte del lote.� Los costos de recepción y almacenaje.� La flexibilización de los procesos de manufactura, las modernas

prácticas de abastecimiento. Los sistemas informáticos han reducido la incidencia relativa de estos costos.


Son los costos asociados con las pérdidas de ventas por la falta

de producto cuando es demandado:

� No tienen las mismas implicancias para todas las empresas ni No tienen las mismas implicancias para todas las empresas ni en todas las situaciones. en todas las situaciones.

� No están explícitos en el cuadro de resultadosNo están explícitos en el cuadro de resultados

� En algunos productos, conviene medir el impacto a través de En algunos productos, conviene medir el impacto a través de estudios y encuestas a consumidores.estudios y encuestas a consumidores.

Los Costos por Quiebre de Stock


Abarcan los costos logísticos que la gestión no tiene Abarcan los costos logísticos que la gestión no tiene claramente identificados y cuantificados. Tienen impacto claramente identificados y cuantificados. Tienen impacto en la gestión de inventarios.en la gestión de inventarios.

Algunos posibles costos ocultos:Algunos posibles costos ocultos: • • Las no aceptacionesLas no aceptaciones • • Las devolucionesLas devoluciones • • Las urgenciasLas urgencias • • Las reprogramacionesLas reprogramaciones • • No encontrar el productoNo encontrar el producto • • La apertura de cajasLa apertura de cajas

• • Las diferencias de inventarioLas diferencias de inventario

La responsabilidad por su ocurrencia puede ser difusa.La responsabilidad por su ocurrencia puede ser difusa.

Los Costos Ocultos


1) La exactitud de los registros (concordancia entre los datos registrados en los sistemas, identificación de los productos, lotes de fabricación, cantidades, locaciones- y la realidad física).

Factores importantes:� El sistema de identificación de los productos.� El registro de los movimientos y las localizaciones

(utilización de códigos de barras, transacciones

“on line”, documentación impresa, etc).� El control cíclico de los stocks.� El cuidado aplicado a las tareas de empaque y

conversión realizadas en el depósito.

¿Qué Determina la Calidad de los Inventarios ?


2) La existencia de los productos en las cantidades que se corresponden con una eficiente gestión.

Factores importantes: � La interrelación con proveedores y clientes

(internos y externos).� El consenso en los niveles de servicio.� El pronóstico y gestión de la demanda.� Las técnicas de reposición y control aplicadas.� La disponibilidad y visibilidad de la información.� El manejo de productos obsoletos y de baja rotación.



3) El cuidado ejercido en el almacenaje, movimiento y rotación de los productos.

Factores importantes: � La disponibilidad de equipos fijos y móviles

adecuados.� Los métodos de trabajo.� El cumplimiento de las condiciones de almacenaje

(temperatura, humedad, segregación, etc).� La rotación y no vulneración de las fechas de

vencimiento de los productos.� El manejo de las devoluciones.



CLASIFICACIÓN ABC

DE VENTAS

DE VENTAS POR MOVIMIENTOS

DEL VOLUMEN DE VENTAS POR MOVIMIENTOS

DE CONTRIBUCIÓN MARGINAL

DE COMPOSICIÓN DEL INVENTARIO

20 40 60 80 100

% ARTÍCULOS

20

40

60

80

100

% VALOR

A B C

Análisis ABC de Productos


Conceptos Generales de los Sistemas de Reabastecimiento

El modelo del “LEl modelo del “Lote Eote Económico conómico de Reposición” de Reposición” bbalanceaalancea los costos los costos asociados con la ordenasociados con la orden

de de un un lote lote con con los costos de mantener el producto los costos de mantener el producto en inventario.en inventario.

Costos de la orden para productos comprados: � De procesar y negociar la orden de compra� De transporte� De recepción, control de calidad y almacenaje� Costos administrativos del pago de factura

Costos adicionales para artículos fabricados:� Costo de preparación, cambios de producción, defectos y

mermas de la puesta del proceso en régimen.


TAMAÑO DEL LOTE

COSTOS

Costo de mantenimientodel inventario

Costo de la orden

Costo total

El lote económico de la orden se verifica en el punto en El lote económico de la orden se verifica en el punto en eell que el costo de las órdenes que el costo de las órdenes de de reposiciónreposición iguala iguala al al

costo de mantenimiento del costo de mantenimiento del inventario. inventario.

El Modelo de Wilson


El Lote de Reabastecimiento Debería ser…

1.1. El que minimiza el costo de mantener y ordenarEl que minimiza el costo de mantener y ordenar

2.2. El que acuerdan Fabricación y DistribuciónEl que acuerdan Fabricación y Distribución

3.3. El que optimiza el precio de compraEl que optimiza el precio de compra

4.4. El que repone lo consumidoEl que repone lo consumido

5.5. El que optimiza el costo del transporte El que optimiza el costo del transporte

6.6. El que optimiza el reaprovisionamiento de múltiples artículosEl que optimiza el reaprovisionamiento de múltiples artículos

7.7. El adecuado por la vida útilEl adecuado por la vida útil

8.8. El que está de acuerdo con la capacidad de almacenajeEl que está de acuerdo con la capacidad de almacenaje

9.9. El que determina el criterio generalEl que determina el criterio general


Distribución de FrecuenciasDistribución de Frecuencias(Artículos de movimiento rápido)(Artículos de movimiento rápido)

Analicemos durante un lapso de tiempo, las ventas de un articulo Analicemos durante un lapso de tiempo, las ventas de un articulo de movimiento rápido día a día. de movimiento rápido día a día. Las ventas varían debido a factores independientes del mercado.Las ventas varían debido a factores independientes del mercado.

40

30

20

10

Frecuencia (veces)

Unidades de Venta100 300 500 700 900

La distribución normal describe los La distribución normal describe los fenómenos que tienefenómenos que tienenn lla característica a característica dede ser el resultado ser el resultado de la acción de muchos de la acción de muchos factores variables e independientes, factores variables e independientes, cuya mutua acción cuya mutua acción se se compensa y hace muy improbable la compensa y hace muy improbable la ocurrencia de resultados ocurrencia de resultados extremos, preponderando losextremos, preponderando los términos medios. términos medios.


Distribución de FrecuenciasDistribución de Frecuencias(Artículos de movimiento rápido)(Artículos de movimiento rápido)

.. . .... ................ ........

La distribución de los valores medidos puede asimilarse a un La distribución de los valores medidos puede asimilarse a un patrón que ha sido estudiadopatrón que ha sido estudiado..

Las distribuciones se caracterizan por su valor medio y por la Las distribuciones se caracterizan por su valor medio y por la dispersión de sus valores. Dos distribuciones pueden responder a dispersión de sus valores. Dos distribuciones pueden responder a un mismo patrón y diferir en su valor medio y/o en la dispersión de un mismo patrón y diferir en su valor medio y/o en la dispersión de sus valoressus valores


Nivel deNivel deinventarioinventario

Nivel de servicioNivel de servicio

80% 90% 100%

Relación entre los Niveles de Relación entre los Niveles de Inventario y ServicioInventario y Servicio


Modelo de Reposición

S.S.

Stock

P.P. QQ

T.R.

Q

T.R.T.R.Tiempo

Se determina un punto de pedido, que es el stock en el cual se dispara la reposición del stock. En el modelo tradicional la determinación del lote de reposición Q se basa en el análisis del lote económico de reaprovisionamiento. El stock de seguridad se establece para sostener un determinado nivel de servicio.


MPS = Plan Maestro de Producción

Propósito: Nos indica las cantidades y momentos en que se necesita disponer del producto.

El MPS no es un pronóstico de ventas, sino un pronóstico de producción.

No es lo que queremos o necesitamos producir, sino lo que podemos hacer.

Se abastece de información del pronóstico de ventas de varios meses, situación del producto terminado y de políticas de stock.

Artículo Pto de VentaPendiente de Entrega

Stock TotalProducción Pendiente

Días de Venta

Stock de Seguridad

Lote Mín.de Producción

xxxx-x 120 30 55 20 15 25 20


MRP = Planificación de Requerimientos de los Materiales

‘‘ Es un proceso de planeamiento que

proporciona una programación de la necesidad de componentes de un producto terminado a través de la

producción o compra de acuerdo con los requerimientos emanados de un Plan

Maestro de Producción “

ARLOG / LTI 191


M.R.P. – Demandas Dependientes e Independientes

Items de demanda independiente. Productos terminados. Componentes para repuestos.

Items de demanda dependiente. Sub-ensambles. Items componentes. materias primas.


Elementos de un Proceso MRPElementos de un Proceso MRP

MRPMRP

Entradas:

• Presupuesto de ventas / proyección de demanda.

• Pedidos pendientes.

• Lista de materiales y niveles de fórmula.

• Restricciones productivas (incluye calendario).

• Producción Pendiente.

• Niveles de stock ( PT, MP e insumos, P. Proceso).

• Políticas de stock.

• Ordenes de compra.

• Lead time de proveedores.

Salidas:

• Cantidad y oportunidad de producción / compra por ítem.

• Necesidades de compra / abastecimiento de MP, insumos o prod. Intermedios.

• Transferencias / movimientos de stock

Este proceso depende de factores dinámicos en general. Esto

significa que puede repetirse cada vez que se crea necesario.


Beneficios Principales del MRP

A diferencia del punto de reorden o pedido, el MRP trabaja con la demanda futura, lo que implica en general un menor stock de seguridad.

Permite análisis y simulaciónes. Identificación de cuellos de botella.

Fácil y rápida respuesta a variaciones en demanda, fórmulas, etc.

Reducen posibilidad de error y ahorran tiempo debido a la automatización de procesos.

Fácil de integrar en la cadena de abastecimiento.


¿ Qué es el MRP II ?

MRP IIMRP II == MRP MRP ++ CRPCRP( Plan de recursos de ( Planif icación ( Plan de recursos de ( Planif icación ( Planeamiento de( Planeamiento de manufactura ) de requerimientos manufactura ) de requerimientos requerimientosrequerimientos

de materiales ) de de materiales ) de capacidad )capacidad )

CRP: Permite planif icar la uti l ización de líneas CRP: Permite planif icar la uti l ización de líneas de producción y capacidades industriales como así de producción y capacidades industriales como así también de recursos humanos y otros. Permite también de recursos humanos y otros. Permite realizar análisis de costos productivos.realizar análisis de costos productivos.


Just In Time (JIT)

‘‘Es una filosofía que apunta a la excelencia, eliminando todo aquello que no agrega valor al producto’’.

Se basa fundamentalmente en:

* Cero defecto.

* El lote ideal es uno.

* La producción rápida no agrega valor.

* El stock de seguridad no agrega valor.

* El inventario es un problema.

* Los proveedores son socios.

* Mantenimiento preventivo.

* El tiempo de ‘‘set up’’ debe ser cero.

* Capacitación amplia y contínua.

Piense una aplicación en la vida real


‘‘Es un sistema que permite manejar eficientemente,

por medio de señales, el flujo de trabajo a través de

una perfecta sincronización de los recursos’’.

Algunas Reglas Básicas:Algunas Reglas Básicas:

^ No trabaje fuera del sincronismo del sistema.^ No trabaje fuera del sincronismo del sistema. ^ Trabaje para mantener el sistema en régimen^ Trabaje para mantener el sistema en régimen.. ^ Nunca deje pasar un error detectado.^ Nunca deje pasar un error detectado.

ARLOG / LTI 198

¿ En que proceso logístico Ud. Uti l izaría el KANBAN ?¿ En que proceso logístico Ud. Uti l izaría el KANBAN ?

KANBAN


DRP -” Planeamiento de Recursos para Distribución”

Administrar niveles de inventario de productos terminados en cada depósito para la atención a clientes.

Definir necesidad de espacio, equipamiento y mano de obra por localización.

Determinar origen y destino del stock de P.T., cantidad y oportunidad del tráfico. Costos de transporte.

Auxiliar a la planificación y programación de la producción.

Es un modelo de enfoque global de corto plazo a partir de Es un modelo de enfoque global de corto plazo a partir de la demanda prevista del mercado para:la demanda prevista del mercado para:


Logística de Distribución, Fabricación y Compras

MRP(Compras) ClientesProveedores

FLUJO DE MATERIALES

FLUJO DE INFORMACIÓN PARA PLANIFICACIÓN

MPS(Fabricación)

DRP(Logística)

La integración del DRP con el MPS y el MRP ofrecen un sistema único y continuo alineando el proceso abastecimiento.


Principales Objetivos de unaRed de Distribución

Que la mercadería se mueva en el sistema en los tiempos y momentos requeridos.

Que haya disponibilidad de productos en los puntos de la red que contemplen las demanda regional.

Que los costos operativos sean los mínimos de acuerdo al nivel de servicio estipulado.

Que el capital inmovilizado en la red de inventarios, sea el mínimo compatible con el nivel de servicio a prestar.

Que la distribución opere en forma sincronizada con el proceso de producción y abastecimiento.


Cross-Docking

F1

F2

F3

T1

T2

T3

T4

CON BREVE ALMACENAJE

F1

F2

F3

T1

T2

T3

T4

DIRECTO

La Mercadería puede ser recibida de las siguientes formas:� Lotes de artículos sumarizados para todos los destinos.� Mercadería preparada en origen por destino final.


“La Posposición”

Propósito:

“Ahorrar dinero a través del retraso de una

determinada etapa de producción o distribución sin desmejorar el nivel de servicio brindado”.

� Impacto en inventarios x la central ización de los mismos (reducción y calidad de inventarios)

� Impacto en costo de distr ibución (reducción de costos x operaciones más simples, ágiles y eficiencia en el transporte)


Racionalización de Portafolios

� “ “ La variedad es un requisito para ser competitivos, pero más allá La variedad es un requisito para ser competitivos, pero más allá de ciertos límites, no es buena para los resultados de la de ciertos límites, no es buena para los resultados de la operación”operación”

� “ “ El problema no está frecuentemente relacionado con la El problema no está frecuentemente relacionado con la introducción de nuevos productos, está normalmente asociado introducción de nuevos productos, está normalmente asociado con la decisión de dar de baja los productos que no contribuyen, con la decisión de dar de baja los productos que no contribuyen, ni a los objetivos estratégicos ni a la rentabilidad de la empresa”ni a los objetivos estratégicos ni a la rentabilidad de la empresa”


Ventajas y Desventajas de la Centralización de Inventarios

Desde el punto de vista de la gestión de los inventarios Desde el punto de vista de la gestión de los inventarios

las ventajas de centralizar y descentralizar son:las ventajas de centralizar y descentralizar son:

CENTRALIZAR DESCENTRALIZAR

Menor stock de seguridad

Menor tiempo de reposición


Estrategia para la Ubicación de Stocks

Si se analiza el rango de productos a comercializar a través de una red de distribución, los factores a tener en cuenta son:

* Demanda en cada localización.* Costo de los artículos.* Nivel de Servicio.

El Stock de seguridad para un determinado NS, varía de acuerdo a la raíz cuadrada de las locaciones (*):

SStotal = SScentralizado . V nro. de ubicaciones

SStotal = SScent . Va% + SScent . Vb% + …

Si la demanda varía según la locación ( a%, b%, etc) :

(*) Siempre que se cumplan las siguientes hipótesis: 1) No hay transferencia de inventario entre locaciones; 2) LT constantes ; 3)NS similar en todas las locaciones; 4) La demanda en cada locación responde a una distribución normal.


Posibles Beneficios de la Centralización de Stocks

� Evitar manipuleos del producto.� Mejor aprovechamiento de vehículos. � Simplicidad administrativa.� Reducción de costos operativos.� Liberación de espacios para los locales.� Focalización de las inversiones.� Consolidación / Facilidad para la trazabilidad.� Ahorro de tiempo, factor importante en el servicio y en

productos de “shelf life” corto.


Criterios para Definir un Modelo de Gestión de Inventarios

� Definir objetivos de nivel de servicio.� Fijar niveles de inventarios mínimos compatibles con éstos

objetivos.� Medir el nivel de servicio ofrecido y el percibido ( este último

servirá para redefinir los objetivos).� Analizar todos los factores que pueden quitar validez a los

tratamientos analíticos vistos anteriormente y considerar sus efectos racionalmente.

� Realimentar la indispensable intuición o experiencia, con el conocimiento de la teoría y el análisis de la gestión de inventarios que se tiene a cargo.


Algunas Pautas para el Mantenimiento del Sistema de Inventarios:

� El dato debe ser claro y único.� Los indicadores de medición deben ser los mismos a los largo

de todo el proceso.� Tener políticas claras para la administración de los stocks

críticos y la asignación de recursos productivos.� Es necesario aplicar/utilizar módulos que permitan una

presupuestación con mayor confiabilidad y certeza.� Se deben medir y analizar errores para realimentar el sistema.� Revisar periódicamente técnicas y parámetros empleados.� Es fundamental disponer de bases de datos históricos.� No atarse exclusivamente al presupuesto, sino hacer un

seguimiento de la demanda.� Medir constantemente el nivel de servicio.


Herramientas para la mejor Gestión de Demanda

En los últimos años, mucho se ha avanzado en herramientas y/o técnicas que le bajan la incertidumbre a la demanda a través del trabajo conjunto entre proveedores y clientes.

Intercambio electrónico de datos (EDI). Implica flujo de pedidos, catálogo de productos, gestión de cobranza, facturas, etc.

Co-administración de inventarios (CMI) entre clientes y proveedores.

Gestión de pedidos a cargo del vendedor (VMI) Planeamiento, presupuesto y reabastecimiento colaborativo

cliente-proveedor (CPFR)


Muchas Gracias !!!

manejando inventarios en forma eficiente

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