KOMPONEN MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen kantor 2

KELOMPOK 3

ANGGOTA :

Alvina Silvi R

Dadan Ramdan

Eva Siti N

Farid Rafsanjani Y

Lisa Savira G

Maya Amelia

Tri Utami

Wulan Ratna Sari

3 Administrasi Bisnis – B

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2014

Abstract

The development of more quickly technological be a boost for of all management

to perform the transformation in the organization. To improve the quality of the

organization been performed management information system. Management

Information System is associated with management functions including making

decisions to improve the effective management of organizations at different

levels.

Management information system, which is illustrated a system that was created to

carry out the processing of the data to be used by an organization. The core notion

of conventional management information systems course depends on the jobs

agenda such systematic recording, filing, communication between the managers of

the organization, presentation of information for decision-making, and other . SIM

is a method to produce timely information for management of the external

environment and operations information within the organization, with the aim to

support the decision making process and improve the planning and monitoring.

In drafting a management information system should pay attention to the

procedures and what becomes important for the effective assessment system

implemented because it is very influential on the course of the user satisfaction

and effectiveness of a system used by an organization.

Keywords: Management Information Systems

Latar belakang

Mempersoalkan sistem sebenarnya

bukan membahas hal yang baru. Di

dunia ini tidak ada yang sama sekali

baru. Apabila ada sesuatu yang baru

sebenarnya ia sudah lama ada.

Dinilai baru karena baru ditemukan

dan baru diungkapkan serta baru

diketahui oleh banyak orang. Secara

sederhana, suatu sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan

atau himpunan dari unsur,

komponen, atau variabel yang

terorganisir, saling berinteraksi,

saling tergantung satu sama lain.

Istilah sistem sekarang ini

banyak dipakai banyak orang,

berbicara mengenai sistem

perbankan, sistem akuntansi, sistem

inventori, sistem pemasaran dan

masih banyak lagi. Model dasar dari

bentuk sistem ini adalah adanya

masukan, pengolahan, dan keluaran.

Akan tetapi, sistem ini dapat

dikembangkan hingga menyertakan

media penyimpanan. Sistem dapat

terbuka dan tertutup, akan tetapi

sistem informasi biasanya adalah

sistem terbuka, artinya sistem

tersebut dapat menerima beberapa

masukan dari lingkungan luarnya.

Pada umumnya, apabila

orang membicarakan sistem

informasi manajemen, yang

tergambar adalah suatu sistem yang

dicipatakan untuk melaksanakan

pengolahana data yang akan

dimanfaatkan oleh suatu organisasi.

Inti pengertian sistem informasi

manajemen konvensional tentu saja

tergantung dalam pekerjaan-

pekerjaan sistematis seperti

pencatatan agenda, kearsipan,

komunikasi diantara manajer-

manajer organisasi, penyajian

informasi untuk pengambilan

keputusan, dan lain sebagaimya.

Akan tetapi tersedianya teknologi

pengolahan data dengan komputer

yang relative murah sekarang dan

dimasa depan penggunaan komputer

untuk menunjang sistem informasi

manajemen tidak dapat dihindari

lagi.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Drs. Soetedjo Moeljodiharjo dalam

bukunya “Management Information

System”

mendefinsikan SIM sebagai berikut :

“SIM “ adalah suatu metode untuk

menghasilkan informasi yang tepat

waktu bagi manajemen tentang

lingkungan luar informasi dan

kegiatan operasi di dalam organisasi,

dengan tujuan untuk menunjang

proses pengambilan keputusan serta

memperbaiki proses perencanaan dan

pengawasan.

SIM harus terus menerus

dipelihara dan dijaga untuk

menjamin sistem tersebut dapat

menyediakan informasi yang penting

bagi pemakainya atau user itu

sendiri. Gagasan sebuah sistem

informasi untuk mendukung

manajemen dan pengambilan

keputusan telah ada sebelum

dipakainya komputer, yang

memperluas kemampuan organisasi

untuk menerapkan sistem semacam

itu. Perluasan kemampuan tersebut

sedemikian mencolok sehingga SIM

menjadi sesuatu yang baru. Banyak

gagasan yang mereupakan bagian

SIM, yang berkembang dan

berevolusi dari bagian ilmu

pengetahuan lain.

Komponen Fisik SIM

Komponen Sistem Catatan

Perangkat Keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas

komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit

penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan

penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama:

1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem

pengoperasian dan sistem manajemen data yang

memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model

analisis dan keputusan

3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program

yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

Database File yang berisi program dan data dibuktikan dengan

adanya media penyimpanan sedara fisik seperti diskette,

hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga

meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas,

mikro film, dan lain sebagainya.

Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur

disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan

instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur yang dibuthkan,

yaitu:

1. Instruksi untuk pemakai

2. Instruksi untuk penyapan masukan

3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat

computer

Personil Operator komputer, analis sistem, programmer, personil

data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

BAGAIMANA WEB MENGUBAH SEGALANYA

Ketika World Wide Web

memulai debutnya, ia mengubah

proses bisnis dan operasi. Sebelum

ke Web, peran tradisional dari

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

profesional adalah untuk

mengumpulkan, menyimpan data

dan output data untuk konsumsi

internal. Peran tradisional dari IP

yang bekerja di pusat informasi (IC)

adalah untuk mengidentifikasi,

mengumpulkan, mengatur,

mensintesis, kembali paket dan

mendistribusikan informasi untuk

konsumsi internal dan eksternal.

Kedua peran jarang tumpang tindih

dalam misi atau tanggung jawab.

Umumnya, departemen tidak

memiliki antarmuka pusat untuk

mengakses data dan informasi tetapi

data yang ada terpisah tanpa

kemampuan pencarian perusahaan.

Web memungkinkan penggabungan

manajemen bisnis dan manajemen

informasi sehingga mengintegrasikan

sistem dan menyediakan pengguna

akhir dengan akses mudah ke

informasi pribadi dan bersama.

Misi tradisional departemen

MIS adalah berorientasi untuk

mendukung usaha bisnis teknologi.

Sebuah misi MIS umumnya

meliputi:

Mendukung tujuan organisasi

Mengumpulkan dan

menyimpan data yang

terstruktur

Membangun dan memelihara

sistem yang handal dan aman

Memberikan laporan data

untuk pelanggan internal

untuk mendukung kebutuhan

pengambilan keputusan

Memberikan akses selektif

terhadap informasi (mudah

diantisipasi, laporan yang

terdefinisi dengan baik)

Umumnya departemen MIS

yang bertanggung jawab untuk

mengumpulkan dan menyimpan data

yang terstruktur yang digunakan

dalam proses bisnis. Beberapa fungsi

MIS termasuk perencanaan sistem

data, desain, dan keamanan; dan

manajemen infrastruktur teknologi

informasi. Jenis-jenis proses bisnis

yang didukung mungkin termasuk

yang berikut: inventory control,

keuangan, produksi, dan pemasaran.

Kebutuhan Pelaporan cenderung

mudah dan tidak berubah.

Sebelum pertengahan 1990-an, IC

tradisional berfokus pada sumber

daya informasi dan layanan untuk

mendukung pengguna akhir. Produk

akhir ini ditujukan untuk konsumen

individu daripada proses bisnis. The

IC misi mencerminkan tujuan

strategis organisasi dan tujuan dan

umumnya meliputi:

Menyediakan sumber daya

informasi dan layanan untuk

memenuhi tuntutan dan

kebutuhan stakeholders

Pembelian, memperoleh, dan

menyediakan akses ke bahan-

bahan dan sumber daya

stakeholder Mendidik, sesuai

kebutuhan, pada penggunaan

yang tepat dari bahan dan

sistem informasi

Mengumpulkan,

melestarikan, menyimpan,

dan katalogisasi bahan

Bekerja sama dengan

departemen Teknologi

Informasi, untuk

menyediakan layanan

database

Biasanya IC bertanggung

jawab untuk mengumpulkan dan

menyimpan informasi baik

terstruktur dan tidak terstruktur

untuk mendukung pengambilan

keputusan dan akuisisi pengetahuan.

Kebutuhan Pelaporan yang

disesuaikan dengan spesifikasi

pengguna akhir pada permintaan.

Beberapa fungsi IC khas termasuk

mengembangkan koleksi khusus

sumber daya (baik fisik dan digital),

menyediakan layanan referensi

manual dan on-line, dan

mengembangkan produk informasi

seperti panduan sumber daya,

direktori, praktik manual terbaik,

mencerna penelitian, layanan analisis

informasi, dan informasi layanan

peringatan.

Pergeseran paradigma

Sama seperti komputer

pribadi merevolusi cara kita hidup

dan, yang lebih penting, cara kita

melakukan bisnis, hal yang sama

dapat dikatakan dari Web. Sebagai

hypertext transfer protocol muncul,

aplikasi browser yang diciptakan.

Melalui Web browser, pengguna

akhir bisa melihat data yang

disimpan dalam berbagai aplikasi

proprietary tanpa aplikasi tersebut

pada komputer mereka. Untuk

pertama kalinya, pengguna akhir

memiliki akses mudah ke pusat

bisnis real-time dan informasi global

dalam berbagai format. Sebaliknya,

organisasi memiliki akses belum

pernah terjadi sebelumnya ke

pengguna akhir yang dapat

membantu mereka membuat dan

mengelola informasi.

Aplikasi Web menyediakan

kemampuan untuk mengakses,

memperoleh, membuat, merevisi,

mengambil, dan mengirimkan data

secara real time melalui Web

browser dan kapan saja dari mana

saja. Web tersedia alat yang lebih

kuat untuk akses informasi dan

akuisisi, pencarian, manajemen, dan

pengiriman. Hal ini juga

menyediakan akses ke informasi

meresap dalam berbagai format

sebelumnya tidak dapat diakses di

lebih tradisional sistem (Dialog,

LexisNexis) on-line. Melalui mesin

pencari Web, pengguna akhir bisa

menambang sumber produktif yang

berada di ribuan komputer di seluruh

dunia menggunakan salah satu

permintaan sederhana.

Akses universal ke Web dan

aplikasi (e-mail, browser, mesin

pencari, penerbitan Web, manajemen

konten, dll) memberikan organisasi

kemampuan untuk menciptakan

sistem manajemen bisnis yang dapat

mengintegrasikan informasi

sebelumnya terisolasi dan proses.

Kasus informasi dan proses dapat

dikaitkan secara transparan.

Dunia baru berani

mengalihkan fokus profesional MIS

dari koleksi dan pemeliharaan data

dalam aplikasi proprietary dan sistem

untuk pengguna akhir dan kebutuhan

informasi mereka. Untuk IP,

perubahan yang dibawa penghapusan

hambatan teknis, yang

memungkinkan IP untuk membawa

manajemen informasi dan pengguna

akhir orientasi mereka yang kuat

untuk pengumpulan data dan proses

distribusi di tingkat yang lebih

mendasar. Peran IP bergeser dari

navigasi kamar orang lain dibangun

untuk membantu merancang rencana

lantai yang lebih baik mendukung

tujuan akhir dan tujuan dari penduduk (end-user).

Sebuah Komponen Sistem Informasi Manajemen: Portal

Sebuah portal adalah situs

Web yang menyediakan antarmuka

yang seragam dengan kemampuan

untuk menggunakan username aman

atau password untuk mengakses

konten disesuaikan berdasarkan

kepentingan pengguna akhir yang

spesifik dan kebutuhan. Sebuah

sistem manajemen bisnis

menggabungkan dan

mengintegrasikan semua komponen

yang dibutuhkan oleh sebuah

organisasi untuk menyelesaikan

tugas-tugas penting dan bertemu dan

mencapai tujuan usahanya.

Komponen mungkin termasuk

keuangan, perencanaan, pelaporan,

layanan pelanggan, pemasaran, dan

manajemen sumber daya. Sebuah

portal manajemen bisnis terintegrasi

sistem bisnis dengan sistem

informasi-komunikasi seperti

pengumuman, direktori, dan

kalender.

Portal ini menyediakan

ratusan pengguna antarmuka tunggal

untuk mengakses apa yang

sebelumnya 12 sistem yang berbeda

dalam beberapa kasus terkait,

sehingga menghilangkan redundansi

dalam pengumpulan informasi dan

manajemen. Portal ini juga

menyediakan pengguna alat pribadi

yaitu, kalender, tugas. Yang paling

penting, portal menyediakan sistem

bersama yang memberikan pengguna

akhir akses real-time ke informasi

mereka sendiri dan pemangku

kepentingan lainnya 'kontak, tujuan,

kegiatan, bahan, evaluasi, dan acara.

Berikut ini adalah daftar

keuntungan utama dalam mengelola

inisiatif seluruh negara bagian

dengan portal manajemen bisnis

berbasis Web:

Memungkinkan untuk

pengumpulan informasi

seragam.

Meningkatkan metodologi

pengumpulan data standar.

Memungkinkan mudah entri

data dan pengembangan

rencana.

Memfasilitasi umpan balik

tepat waktu dan persetujuan.

Meningkatkan koordinasi,

kolaborasi, dan akuntabilitas.

Menggabungkan berbagai

bentuk ke dalam satu sistem

online.

garis Streaming dan trek

rencana / pelaporan proses

persetujuan.

Menghasilkan laporan yang

dapat digunakan data

individual dan agregat.

Mengidentifikasi pelatihan

kontraktor kebutuhan.

Meningkatkan kemampuan

untuk menganalisis

efektivitas program.

Desain dan Pengembangan Inti Proses

Merancang dan

mengembangkan sistem manajemen

bisnis yang sukses membutuhkan

sebuah tim yang terdiri dari individu-

individu dengan keahlian materi

pelajaran, pengguna akhir, dan

manajemen informasi dan ahli

teknologi. Terlalu sering sistem tidak

berhasil karena, dalam tahap desain

dan pengembangan, pengguna akhir

adalah anggota tim sekunder atau ada

fokus berat pada proses bisnis di

manfaat dari pengguna akhir.

"Bahkan sistem informasi yang

dirancang terbaik tidak digunakan

jika mereka tidak selaras dengan

motivasi sistem pengguna dan

komitmen." (Malhotra dan Galletta

2004).

Desain dan pengembangan

sistem manajemen bisnis secara

umum meliputi proses inti berikut:

penemuan informasi dan analisis,

desain, tata letak kreatif, prototipe,

pengembangan, jaminan kualitas,

beta-testing, revisi, implementasi,

pelatihan, dan evaluasi.

WBMIS (Web-based

Management Information System)

sangat berkaitan dengan fungsi

managjemen termasuk membuat

keputusan dalam meningkatkan

manajemen yang efektif bagi

organisasi di level yang berbeda.

Menurut Bayo-Moriones dan Lera-

Lepez, 2007; De Toni and

Zanutton,2006 dalam kamal dan

ahmad: 2014 p. 723 journal of

applied sciences 14 (8): 723-737,

201 bahwa penggunaan WBMIS

mempunyai banyak keuntungan

misalnya sebagai peningkatan

kinerja, peningkatan kualitas

pelayanan, pengurangan biaya dan

lainnya. Bagaimanapun posisi dari

WBMIS di organisasi internaasiolah

seperti UNRWA memiliki pengruh

yang signifikan pada tingkat

produktivitas, efektifitas yang

semakin baik sebagai citra mereka (

Alhendawi dan Baharudin, 2003,

grichoya, 2005, Paningyrakis and

chatzipenagiotou,2006 dalam Kemal

dan ahmad 2014 p. 723)

Meskipun organisasi

mengeluarkan biaya yang banyak

untuk IT, organisasi dapat

mengadopsi web based mis akan

memberikan manfaat bagi internet

based sistem dengan fungsi

organisasi,ini akan berpengaruh

terhadap efektifitas organisasi dan

kinerja karyawan dalam konteksnya

kinerja adalah sebagai salah satu

pertimbangan strategi objektif untuk

organisasi, itu sangat penting untuk

menetapkan pengaruh dari WBMIS

terhadap kinerja karyawan.(love abd

irani,2004;wang et al,2007 dalam

Kemal dan ahmad,2014 p. 723)

Faktor yang perlu diperhatikan

dalam penilain keefektifan sistem

yang dipakai antara lain :

Efektivitas

konsep efektivitas WBMIS

didefinisikan sebagai sejauh mana

WBMIS berkontribusi pada

organisasi di tingkat individu

terhadap kinerja karyawan

pengembangan termasuk tugas dan

kinerja antarpribadi

Kualitas informasi

Kualitas informasi didefinisikan

sebagai salah satu faktor yang paling

umum dari efektivitas digunakan

untuk menilai efektivitas WBMIS

melalui fokus pada karakteristik

output informasi

sistem mutu

kualitas sistem didefinisikan sebagai

faktor terkenal efektivitas digunakan

untuk menilai efektivitas WBMIS

melalui fokus pada sifat sistem

kelistrikan.

interaksi kualitas desain : desain

interaksi adalah didefinisikan sebagai

sejauh mana WBMIS

memungkinkan karyawan organisasi

untuk sejauh mana WBMIS

memungkinkan karyawan organisasi

untuk terlibat dalam pertukaran

online dengan orang lain melalui

fasilitas dan peralatan komunikasi

yang tersedia desain antarmuka

pengguna ini.

kualitas layanan: kualitas pelayanan

didefinisikan sebagai faktor kualitas

terkenal yang berkaitan dengan

dukungan memberikan oleh dari

personel pendukung IT dan IS

departemen dengan pengguna sistem

pengguna kepuasan :pengguna

kepuasan didefinisikan sebagai hasil

evaluasi pengguna kognitif dan

respon afektif terhadap WBMIS, di

mana beberapa standar perbandingan

dibandingkan dengan kinerja yang

dirasakan aktual

Sebelum dilakukan analisis

Faktor Kualitas Kepuasan pengguna Efektivitas WBMIS

Qualitas

informasi

Qualitas sistem Kinerja tugas

Kinerja

kontektual

Internal

keseluruhan

Qualitas layanan

Interaction

design quality

Setelah analisis

Komponen sistem manajemen lainnya adalah Prosedur

Carl Heyel, "Prosedur adalah

langkah serangkaian oflogical

dimana semua berulang tindakan

bisnis dimulai, dilakukan, dikontrol

dan diselesaikan. Prosedur

menetapkan apa dibutuhkan

tindakan, yang diperlukan untuk

bertindak, dan ketika tindakan adalah

untuk mengambil tempat esensinya

adalah meletakkan urutan kronologis

dan implementasinya diterjemahkan

ke dalam hasil atau tindakan. "

Kontribusi prosedur untuk efektivitas

manajemen adalah sebagai di bawah:

1. Prosedur memberikan urutan

tindakan: Untuk melakukan

aktivitas apapun. setiap

karyawan adalah

diinstruksikan untuk

mengikuti jalur tertentu, Ini

meminimalkan keterlambatan

dan kesalahan dalam

kelancaran arus kerja.

2. irit penggunaan sumber daya.

Hal ini dimungkinkan karena

peningkatan efisiensi

danpenghapusan gerakan

boros, dan penundaan.

3. Memfasilitasi koordinasi.

Sistem yang baik

menyediakan koordinasi

prosedur yang berbeda

diperlukan untuk melakukan

pekerjaan. Mereka juga dapat

berfungsi sebagai dasar untuk

mencapai koordinasi antara

bagian yang berbeda dari

organisasi.

4. Ini berfungsi sebagai dasar

pengendalian. Ini

memberikan mekanisasi

untuk perbandingan aktual

kinerja dengan standar dan

dengan demikian

memfasilitasi koreksi

penyimpangan.

Qualitas komuniasi

Qualitas sistem

Qualitas layanan

User interface

quality

Qualitas informasi

Contextual

performance

Task performance

Kepuasan pengguna

5. sistem pelatihan dapat

digunakan untuk melatih

karyawan baru. Karyawan

dapat dibuat untuk

memahami rincian pekerjaan

mereka dengan mudah, jika

mereka mengetahui sistem

dan hubungan pekerjaan

mereka untuk berbagai

sistem.

6. Memastikan kelancaran

operasional. Tujuan utama

dari prosedur kantor untuk

melakukan operasi kantor

secara efektif dan ekonomis.

Hal ini dicapai dengan

menyederhanakan prosedur,

menghilangkan bentuk bisnis

yang tidak perlu dan catatan,

menghindari duplikasi

kegiatan, dan mekanisasi

rutinitas siapa pun mungkin

untuk mencapai ekonomi dan

efisiensi.

Guidellines untuk pembentukan prosedur

Seseorang yang bertanggung jawab

atas penyusunan prosedur harus

mematuhi pedoman sebagai berikut :

1. Tujuan pekerjaan harus

ditentukan, karena

pengetahuan tentang tujuan

diperlukan untuk prosedur

perumusan

2. setiap langkah dalam

prosedur yang akan

dirumuskan harus hati-hati

dianalisis untuk

membenarkan tujuannya.

3. Setiap langkah dalam

prosedur harus terlebih

dahulu pekerjaan dan tidak

boleh ada keterlambatan saat

melakukan pekerjaan

4. harus menghindari duplikasi

pekerjaan

5. Seharusnya kertas kerja

minimal

6. ini akan membantu dalam

mengurangi waktu kerja

Pengguna software yang baik yang tersedia diseluruh jaringan

Paling mudah dan paling

sederhana penggunaan software di

Departemen Perekonomian

California Selatan adalah E-mail.

Pesan dapat diterima oleh satu

penerima atau dalam sebuah

kelompok dalam waktu yang sangat

singkat. Penggunaan email sangat

mudah dan luas, dapat menjangkau

seluruh dunia yang jaraknya

berjauhan dan terdapat perbedaan

waktu.

Fitur lain yang digunakan adalah

pesan telpon (sms), yang secara

umum telah digunakan oleh berbagai

kalangan, khususnya pengembang

ekonomi.

Menggunakan Jaringan untuk

menyajikan data

Biasanya, sebelum atau setelah tiba

di negara bagian, prospek menerima

paket disesuaikan, diisi dengan

informasi yang dihasilkan oleh staf

penelitian kami. dalam menyusun

proposal ini staf memanfaatkan

berbagai alat komputer yang tersedia,

seperti

Pencarian database online,

menggunakan program

semacam Dialog, sejarah,

kebutuhan perusahaan, dll

bangunan dan situs database

yang dapat menentukan situs

terbaik untuk memenuhi

kriteria yang diberikan oleh

perusahaan

Peta GIS yang menunjukkan

lokasi situs, bentuk, dekat

dengan industri dan tersedia

infrastruktur

Profil pekerja yang dibuat

dengan menggabungkan

proses spreadsheets dan

output dari word processing

Bagan dan chart yang

menggambarkan keadan

secara textual dan visual

Profil komunitas yang rutin

meng-update informasi lebih

dari 100 komunitas

Hubungan Managemen

Information System dengan

kondisi di Indonesia

Indonesia saat ini mengikuti proses

perkembangan teknologi, setiap

proses teknologi pasti diterapkan

disetiap organisasi, baik di organisasi

kecil maupun organisasi besar

semuanya minimal sudah memiliki

computer sebagai pengolah data,

semua proses tidak lagi diolah

dengan menggunakan kertas dan

pensil, semua sistem informasi yang

digunakan telah menggunakan sistem

yang baik dengan menggunakan

computer, internet, dan semuanya

telah menmpunyai prosedur yang

sesuai. Berikut contoh kasus

melaksanakan Manajemen

Information System Kabupaten

Sragen merupakan salah satu

kabupaten yang terdepan dalam

inovasi pemanfaatan TIK. Seluruh

organisasi pemerintah sudah berbasis

TIK. Pemerintah Sragen, merasakan

bahwa untuk dapat mewujudkan

birokrasi yang efisien dan efektif,

maka diperlukan inovasi melalui

implementasi TIK ke dalam birokrasi

dan membangun sistem kerja yang

berbasis dunia maya. Di kabupaten

tersebut dikenal istilah Surat Maya

(Surya) adalah surat elektronik yang

disampaikan via website sehingga

tidak ada lagi kurir atau caraka yang

melakukan tugas-tugas mengantar

surat. Setiap pagi seluruh pegawai

harus menyempatkan dirinya untuk

membuka internet, melihat apakah

ada surat dinas yang ditujukan

kepada dirinya atau organisasinya.

Inovasi ini sesungguhnya sudah lama

berjalan, Metode ini cukup signifikan

menghemat waktu dan biaya

pemohon sehingga tidak merasa

diberatkan. Contoh kasus di atas

adalah bukti nyata manfaat yang

telah dirasakan oleh masyarakat

Kabupaten Sragen. Berdasarkan hasil

penelitian menunjukkan bahwa

Kantor Pengelola Data Elektronik

berperan aktif untuk melakukan

inovasi TIK, apalagi Bupati Sragen

sangat mendukung penerapan TIK di

pemerintahan. Tidak dapat

dipungkiri bahwa masalah

keterbatasan anggaran sangat

berpengaruh dalam peremajaan TIK

sebagaimana dikemukakan oleh

Husein dan Wibowo (2002:316)

bahwa faktor kegagalan TIK adalah

masalah biaya. Untuk

mengembangkan TIK membutuhkan

biaya yang besar sehingga tidak

dapat dipertimbangkan semata-mata

dari nilai bisnis. Namun, yang terjadi

pada Kabupaten Sragen, anggaran

pengembangan TIK dalam Rencana

Kerja Pemerintah mendapat proporsi

yang besar. Manfaat yang diperoleh

dari TIK tersebut dituangkan dalam

laporan pertanggung jawaban Bupati

kepada Dewan. Hal ini perlu

dilakukan mengingat belanja

pengembangan TIK harus bisa juga

mempertimbangkan belanja sector

lainnya yang juga penting.

Pengukuran manfaat perlu dilakukan

untuk pengambilan keputusan oleh

pimpinan. Rencana harus bisa sesuai

dengan realisasi kegiatan. Hal ini

disebut dengan pengukuran

perencanaan kinerja dan evaluasi

kinerja. Kedua hal ini merupakan

sebuah siklus yang terus terjadi.

Kesimpulan

SIM adalah suatu metode untuk

menghasilkan informasi yang tepat

waktu bagi manajemen tentang

lingkungan luar informasi dan

kegiatan operasi di dalam organisasi,

dengan tujuan untuk menunjang

proses pengambilan keputusan serta

memperbaiki proses perencanaan dan

pengawasan.

Komponen fisik SIM, yaitu:

1. Perangkat keras

2. Perangkat lunak

3. Database

4. Prosedur

5. Personil

MIS berorientasi untuk

mendukung usaha bisnis teknologi.

Sebuah misi MIS umumnya

meliputi:

Mendukung tujuan organisasi

Mengumpulkan dan

menyimpan data yang

terstruktur

Membangun dan memelihara

sistem yang handal dan aman

Memberikan laporan data

untuk pelanggan internal

untuk mendukung kebutuhan

pengambilan keputusan

Memberikan akses selektif

terhadap informasi (mudah

diantisipasi, laporan yang

terdefinisi dengan baik)

Dalam penyusunan prosedur untuk

Sistem Informasi harus mematuhi

pedoman sebagai berikut :

1. Tujuan pekerjaan harus

ditentukan, karena

pengetahuan tentang tujuan

diperlukan untuk prosedur

perumusan

2. setiap langkah dalam

prosedur yang akan

dirumuskan harus hati-hati

dianalisis untuk

membenarkan tujuannya.

3. Setiap langkah dalam

prosedur harus terlebih

dahulu pekerjaan dan tidak

boleh ada keterlambatan saat

melakukan pekerjaan

4. harus menghindari duplikasi

pekerjaan

5. Seharusnya kertas kerja

minimal

6. ini akan membantu dalam

mengurangi waktu kerja

Adapun kontribusi prosedur untuk

efektivitas manajemen adalah

sebagai di bawah:

1. Prosedur memberikan urutan

tindakan: Untuk melakukan

aktivitas apapun. setiap

karyawan adalah

diinstruksikan untuk

mengikuti jalur tertentu, Ini

meminimalkan keterlambatan

dan kesalahan dalam

kelancaran arus kerja.

2. irit penggunaan sumber daya.

Hal ini dimungkinkan karena

peningkatan efisiensi

danpenghapusan gerakan

boros, dan penundaan.

3. Memfasilitasi koordinasi.

Sistem yang baik

menyediakan koordinasi

prosedur yang berbeda

diperlukan untuk melakukan

pekerjaan. Mereka juga dapat

berfungsi sebagai dasar untuk

mencapai koordinasi antara

bagian yang berbeda dari

organisasi.

4. Ini berfungsi sebagai dasar

pengendalian. Ini

memberikan mekanisasi

untuk perbandingan aktual

kinerja dengan standar dan

dengan demikian

memfasilitasi koreksi

penyimpangan.

5. sistem pelatihan dapat

digunakan untuk melatih

karyawan baru. Karyawan

dapat dibuat untuk

memahami rincian pekerjaan

mereka dengan mudah, jika

mereka mengetahui sistem

dan hubungan pekerjaan

mereka untuk berbagai

sistem.

6. Memastikan kelancaran

operasional. Tujuan utama

dari prosedur kantor untuk

melakukan operasi kantor

secara efektif dan ekonomis.

Hal ini dicapai dengan

menyederhanakan prosedur,

menghilangkan bentuk bisnis

yang tidak perlu dan catatan,

menghindari duplikasi

kegiatan, dan mekanisasi

rutinitas siapa pun mungkin

untuk mencapai ekonomi dan

efisiensi.

Faktor yang menjadi penilainan bagi

sistem informasi manajemen:

1. Efektivitas

2. Kualitas informasi

3. Sistem mutu

4. Interaksi kualitas desain

5. Kualitas layanan

6. Kepuasan pengguna

Keuntungan yang diperoleh

ketika menerapkan Sistem Informasi

Manajemen

Memungkinkan untuk

pengumpulan informasi

seragam.

Meningkatkan metodologi

pengumpulan data standar.

Memungkinkan mudah entri

data dan pengembangan

rencana.

Memfasilitasi umpan balik

tepat waktu dan persetujuan.

Meningkatkan koordinasi,

kolaborasi, dan akuntabilitas.

Menggabungkan berbagai

bentuk ke dalam satu sistem

online.

garis Streaming dan trek

rencana / pelaporan proses

persetujuan.

Menghasilkan laporan yang

dapat digunakan data

individual dan agregat.

Mengidentifikasi pelatihan

kontraktor kebutuhan.

Meningkatkan kemampuan

untuk menganalisis

efektivitas program.

Daftar pustaka

Alhendawi Kamal M.H. and

Baharudin Ahmad

Suhaimi.2014.Influence Quality

Factors on the Effectiveness of Web-

based Management Information

System: Scale Development and

Model Validation in Journal of

Applied Sciences 14 (8): 723-737.

Augustyniak, et ll.2005.The

Information Professional’s Role in

Creating Business Management

Systems Information Outlook;Sep

2005;9.pg.12.

Barron, Derek, Fleming,

Mark.2010.How Wireless

Technology can Work for Service

Users Nursing Management; May

2010;17,2;pg.18.

Sumathy V., dkk.2011.Office

Management.Chennai:Tamilnadu

Textbook Corporation.