MANAJEMEN PERSEDIAAN

H. BURHANUDIN

Yaitu: Sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap

proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi.

Segala sesuatu/sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

Meliputi: Persediaan bahan mentah Persediaan barang dalam proses Persediaan barang jadi/produk akhir Persediaan bahan-bahan pembantu/pelengkap Persediaan komponen-komponen lain yang

menjadi bagian keluaran produk perusahaan

Menetapkan Persediaan

Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh :

Persediaan terlalu kecil Hilangnya kesempatan ; untuk menjual – memperoleh laba Persediaan terlalu besar Adanya biaya besar ; memperkecil laba – memperbesar resiko

Keuntungan Persediaan

Perusahaan dapat Mempengaruhi ekonomi produksi Mempengaruhi pembelian Dapat memenuhi pesanan dengan lebih

cepat

Kerugian Adanya Persediaan

Biaya penyimpanan Biaya pemindahan Pengembalian modal yang tertanam

dalam bentuk persediaan

Fokus Pengelolaan Persediaan

Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu ?

Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ?

Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?

Tujuan Pengelolaan Persediaan

Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk mendukung operasional dengan tepat dan biaya minimum

Biaya Persediaan

Biaya yang berhubungan dengan persediaan Biaya pemesanan persediaan Biaya penyimpanan persediaan Biaya penyiapan atau pemasangan (set-up

cost) Biaya akibat kekurangan persediaan

Biaya Pemesanan ( Ordering Cost )

Bersifat variabel terhadap frekuensi pesanan

Total biaya pemesanan TOC = F. ( S / Q )

Keterangan :Q = kuantitas pesananS = Penjualan tahunanF = Biaya tetap

Termasuk Biaya Pemesanan – Ordering Costs

Biaya selama proses pesanan Biaya pengiriman permintaan Biaya penerimaan barang Biaya penempatan barang ke dalam gudang Biaya prosesing pembayaran kepada supplier PPN Biaya angkut

Biaya Penyimpanan Persediaan (Carrying Cost)

Bersifat variabel terhadap jumlah inventori yang dibeli

Total biaya penyimpanan : TCC = C. P. A

Persediaan rata-rata A = Q / 2

= ( S / N ) / 2

Keterangan :Q = kuantitas pesananS = Penjualan tahunanN = Frekwensi pemesanan C = Biaya penyimpananP = Harga beli per unit

Besarnya Carrying Cost dapat diperhitungkan dengan dua cara

Berdasarkan persentase tertentu dari nilai inventori rata – rata

Berdasarkan biaya per unit barang yang disimpan (dari jumlah rata – rata)

Termasuk Biaya Penyimpanan – Carrying Costs

Biaya fasilitas penyimpanan/gudang Biaya pemeliharaan barang di dalam gudang Biaya modal yang tertanam dalam inventori Biaya keusangan Biaya karena kecurian/perampokan Biaya penanganan persediaan Pajak Asuransi persediaan

Total Biaya Persediaan

TIC = TCC + TOC

atau TIC = C. P. ( Q / 2 ) + F. ( S / Q)

Hubungan Biaya Pesan dan Biaya Simpan

Total biaya

Q

TC

EOQ0

TCC = C. P. (Q/2)

TOC = F. ( S / Q )

TC = C.P(Q/2) + F (S/Q)

Kuantitas Pemesanan Yang Optimal

Dalam penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis : Economic Ordering Quantity Model = EOQ

EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal atau yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah 

Model EOQ adalah Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan.

Dua Dasar Keputusan Dalam Model EOQ

Berapa jumlah bahan mentah yang harus dipesan pada saat bahan tersebut perlu dibeli kembali – Replenishment cycle

Kapan perlu dilakukan pembelian kembali – reorder point

Model EOQ

EOQ = 2. F.S C.P

Keterangan :P = Harga beli per unitS = Penjualan tahunanF = Biaya tetapC = Biaya penyimpanan

Asumsi Model EOQ

Jumlah kebutuhan bahan mentah sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu tahun atau satu periode

Penggunaan bahan selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu

Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol atau diatas safety stock

Harga konstan selama periode tersebut

Pemesanan Ulang – Reorder Point

Titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk mengisi persediaan

Titik pemesan ulang

= Waktu tunggu x tingkat penggunaan

Persediaan Pengaman – Safety Stocks

Persediaan tambahan yang dimiliki untuk berjaga-jaga terhadap perubahan tingkat penjualan atau kelambatan produksi – pengiriman

Maka Persediaan awal = EOQ + Safety stock Persediaan rata – rata

= ( EOQ / 2 ) + safety stock

Menentukan Besarnya Safety Stock

Faktor pengalaman Faktor dugaan Penggunaan Keterlambatan SS = P x K

Contoh :Penggunaan per hari 15 KgKeterlambatan pengiriman 10 HariMaka besarnya safety stock= 10 x 15 Kg= 150 Kg

Contoh Kasus

Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg.

Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg

Besarnya EOQ

EOQ =

= ( 2 x 5.000 x 2.600.000) / (0.02 x 5 )

= 509.902 Kg

= 510.000 Kg

2. F.S C.P

Pemesanan Ulang

Penggunaan per minggu= ( 2.600.000 / 52 ) = 50.000 Kg

Titik pemesan ulang= Waktu pengiriman + safety stock= (2 minggu x 50.000) + 50.000= 100.000 + 50.000= 150.000 Kg

Pemesanan Dalam Satu Tahun

Pemesanan dalam satu tahun= ( 2.600.000 / 510.000 )= 5,098 kali atau 72 hari= 10 minggu

Tingkat Pemakaian per hari= ( 2.600.000 / 365 )= 7.123, 287 Kg atau 7.124 Kg

Biaya Penyimpanan

TCC = C. P. A atau TCC = C.P. (Q/2) TCC

= (0,02) x ( $ 5) x (510.000 / 2)

= 0,1 x 255.000

= $ 25.500

Biaya Pemesanan

TOC = F. ( S / Q ) TOC

= $ 5000 x ( 2.600.000 / 510.000 )

= $ 5000 x (5,098)

= $ 25.490,20

Biaya Safety Stock

= C. P . (safety stock)

= (0,02) x ( $ 5 ) x ( 50.000 )

= 0,1 x ( 50.000 )

= $ 5.000

Total Biaya Persediaan - TIC

= Biaya Penyimpanan + Biaya Pemesanan + Biaya safety stock

= $ 25.500 + $ 25.490,20 + $ 5.000

= $ 55.990, 20

Grafik EOQ

5 108

500.000

250.000

Minggu

Kg

150.000Safety stock

560.000

EOQ

50.000

Reorder point

Dalam satutahun 5 kali

Lanjutan Contoh Kasus ……

Jika perusahaan A membeli terigu sebanyak 650.000 Kg maka biaya pengiriman ditangung oleh perusahaan pengolahan gandum sebesar $ 3.500

Apakah penawaran ini menguntungkan atau tidak ?

Biaya Persediaan - TIC

Biaya pemesanan = $ 5.000 - $ 3.500 = $ 1.500

TCC = (0,02) x ($ 5) x (650.000 / 2 )= 0,1 x 325.000= $ 32.500

TOC = $ 1.500 x ( 2.600.000 / 650.000)= $ 1.500 x 4= $ 6.000

TIC = $ 32.500 + $ 6.000 + $ 5.000= $ 43.500

Analisis

Jika pesanan sejumlah 510.000 Kg Biaya persediaan $ 55.990,20 650.000 Kg Biaya persediaan $ 43.500

Penawaran dari perusahaan pengolahan gandum perlu dipertimbangkan

Pemesanan dalam satu tahun

= 2.600.000 / 650.000 = 4 kali atau 13 minggu

Sistem Pengendalian Persediaan

Metode garis merah – red line method Metode dua peti – two bin method Sistem pengendalian persediaan dengan

koputer – Computerized inventory control system

Sistem A B C – System A B C JUST IN TIME

KLASIFIKASI DALAM PERSEDIAAN ABC

Klasifikasi ABC merupakan aplikasi persediaan yg memakai prinsip Pareto: the critical few and the trivial many.

Memfokuskan kepada persediaan yang critical (bernilai tinggi) daripada yang trivial (bernilai rendah).

Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam 3 kelompok berdasarkan atas volume rupiah tahunan

Kelas A: Memiliki nilai volume rupiah yang tinggi, mewakili 70 - 80% dari nilai total volume rupiah, meskipun jumlahnya sedikit (sekitar 15% dr jumlah persediaan)

Kelas B: Nilai volume rupiah yang menengah, mewakili sekitar 15% dari nilai persediaan, dan sekitar 30% dari jumlah persediaan

Kelas C: Nilai volume rupiahnya rendah, hanya mewakili sekitar 10% dari nilai, tetapi terdiri dari sekitar 55% dari jumlah persediaan.

JUST IN TIME JIT adalah suatu konsep pengaturan penyediaan bahan baku atau

barang agar lebih efisien dan efektif. Dalam persediaan, JIT mengusahakan persediaan diadakan

seminimum yang diperlukan untuk menjaga tetap berlangsungnya kegiatan produksi (tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat

pada saat diperlukan) Untuk mencapai persediaan JIT, variabilitas (masalah) yang

disebabkan oleh faktor-faktor internal maupun eksternal harus dikurangi.

Variabilitas dapat terjadi antara lain karena: Kesalahan pemasok dalam pengiriman barang Kesalahan operator/mesin dlm proses pembuatan produk Kesalahan dlm gambar teknis/disain produk Kesalahan dlm menginterpretasikan keinginan konsumen

Metoda JIT juga diterapkan dlm proses produksi. Penekanannya adlh mengusahakan secara kontinyu pengurangan rendemen dan inefisiensi.

Produksi JIT menunjukkan suatu sistem produksi dimana kegiatan operasi terjadi hanya bila diperlukan saja.

Sistem JIT sering juga disebut dengan sistem Kanban, yaitu suatu sistem informasi yang secara harmonis mengendalikan sistem produksi dgn metoda JIT dalam tiap proses produksi.

Kanban merupakan otorisasi, baik untuk engisyaratkan adanya kebutuhan suatu persediaan atau untuk penggerakan material dari satu pusat kerja ke pusat kerja lainnya.

Manfaat JIT: Berkurangnya tingkat persediaan Meningkatnya pengendalian mutu

Contoh SoalDiketahui sebuah perusahaan memiliki kebutuhan bahan baku sebesar 10.000 unit per tahun. Biaya pemesanan untuk pengadaan bahan tersebut adalah sebesar Rp 150,-/order. Biaya simpan yang terjadi sebesar Rp 0,75/u/tahun. Hari kerja per tahun adalah 350 hari. Waktu tunggu (lead time) untuk pengiriman bahan tersebut selama 10 hariPertanyaan:

Hitunglah EOQ Berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan bahan

tersebut Berapa kali perusahaan melakukan pemesanan dalam 1 tahun Berapa lama EOQ akan habis dikonsumsi perusahaan Tentukan reorder point (titik pemesanan kembali) Bagan persediaan perusahaan

Contoh Soal Suatu perusahaan memiliki kebutuhan material sebesar

100.000 unit per tahun. Biaya pesan $35/order. Biaya simpan sebesar 20% dari harga beli material.Pihak supplier menawarkan suatu penawaran khusus untuk pengadaan material tersebut dalam bentuk harga potongan. Adapun syaratnya adalah sbb:Kuantitas pembelian Harga4000 – 7999 unit $1.80Lebih dari 8000 unit $1.70

Pertanyaan:Di unit berapakah sebaiknya perusahaan melakukan pembelian.

Sebuah perusahaan membutuhkan bahan mentah 60.000 unit per tahun. Biaya lainnya adalah sebagai berikut :a. Biaya pengiriman setiap kali pesan 40.000b. Biaya persiapan setiap kali pesan 10.000c. Biaya penerimaan barang setiap pesan 10.000d. Biaya pemeliharaan per unit per tahun 15e. Biaya bunga atas modal per unit/thn 15f. Biaya sewa gudang per unit per tahun 20g. Safety stock ditentukan untuk 15 harih. Lead time 5 harii. Satu tahun terdiri dari 300 hariHitunglah EOQ, biaya total persediaan, reorder point

Kasus II

Perusahaan FIRA mempunyai kebutuhan bahan mentah 3.600 unit per tahun. Biaya pengiriman barang setiap kali pembelian Rp. 800,- biaya asuransi per unit Rp. 16,- biaya sewa gudang per unit Rp. 40,- biaya penyelesaian setiap kali pembelian Rp. 400,- biaya modal per unit Rp. 40,-. Waktu menunggu datangnya barang yang dipesan ½ bulan. Persediaan per unit 100 unit.Hitunglah jumlah pembelian paling ekonomis, persediaan pada titik pemesanan kembali, dan biaya total persediaan jika perusahaan melakukan pembelian optimal.

Selamat belajar dan berjuang

Terima Kasih