manajemen keprotokolan kemdiknas
TRANSCRIPT
KIAT-KIAT PENYELENGGARAN KIAT-KIAT PENYELENGGARAN ACARA KEPROTOKOLAN ACARA KEPROTOKOLAN
DI KEMDIKNASDI KEMDIKNAS
Oleh :Oleh :PROTOKOL KEMDIKNASPROTOKOL KEMDIKNAS
Dasar HukumDasar Hukum
UU No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol
PP No. 62 Tahun 1990 tentang Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
Permendiknas No. 47 Tahun 2006
tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Depdiknas
UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, Serta Lagu Kebangsaan
Pengaturan Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
Pengertian ProtokolPengertian ProtokolEncyclopedia Britania 1962;
Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal intercourse between the Heads of different States or their Ministers. It lays down the styles and titles of states, their Heads and Public Ministers and Indicates the forms and costumary courtesies to be observed in all international acts.
buku Protocol; The Complete Handbook of Diplomatic and Social Usage; Protocol is the set of rules prescribing good manners in official life and in ceremonies involving government and nations and their representatives.
UU No. 8 Tahun 1987;Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat.
KesimpulanKesimpulanProtokol adalah pengaturan yang berisi norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan mengenai tata kerja agar suatu tujuan yang telah disepakati dapat dicapai.
Protokol adalah tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.
Protokol mencakup; Tata Cara (yang menentukan tindakan yang harus dilakukan) Tata Krama (Yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan, dan perbuatan) dan Rumus-rumus (kebiasaan yang telah ditentukan secara universal)
Pelayanan Prima terwujudnya acara yang lancar, tertib, hikmat,
efektif, dan efisien
Skema Ruang Lingkup Keprotokolan Skema Ruang Lingkup Keprotokolan Dalam Perspektif ManajerialDalam Perspektif Manajerial
Manajemen AcaraManajemen Acara Jenis Acara Bentuk dan Kategori Acara
Identifikasi Substansi Acara
Penentuan Aspek2 terkait
Penyusunan Konsep Acara
Cek dan Ricek Controlling Pelaksanaan dan Pengevaluasian
S’Marjadi.ComS’Marjadi.Com
Klasifikasi Klasifikasi
AcaraAcara
Acara Kenegaraan;
acara yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat yang dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lainnya
Acara resmi;
acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dan dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintah serta undangan lainya dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
Acara Pribadi;
acara yang dilakukan karena keperluan pribadi/khusus dan semaksimal mungkin mengurangi hal-hal yang bersifat protokoler
Kriteria TamuKriteria TamuPribadi - Keluarga
- Teman
- Rahasia
Dinas - Organisasi
- Lembaga
- Departemen
Melalui Prosedur Administrasi
(SOP)
Courtesy Call
- Dubes Asing
- Lembaga Asing
- Menteri Asing
Penerimaan TamuPenerimaan TamuPersiapan • Riwayat Hidup
• Medical record• Makanan, Kesukaan dan Pantangan• Foto• Ukuran Baju/cideramata• Bendera kebangsaan• Daftar delegasi• Daftar senjata dan amunisi • Acara kunjungan
Via Perwakilan
Via M
abes Polri
Security Officer
Via DitLantas Polda Metro
Pengawalan
* Perlu juga untuk berkoordinasi dengan Kemlu, Bandara dan Kemkumham
Penerimaan TamuPenerimaan Tamu
• VIP Room Bandara• Voorijders dan Security Officers• Kendaraan• Bunga Kalung• Pejabat Penjemput dan Pendamping
Penjemputan di Bandara
Beberapa Catatan;• bila naik pesawat terbang, orang yang paling utama naik paling akhir dan turun paling awal• bila naik kapal laut, orang yang paling utama naik dan turun paling dulu• bila naik mobil atau kereta api, orang yang paling utama naik dan turun paling dahulu, dan duduk pada posisi sebelah kanan atau disesuaikan dengan posisi pintu masuk di tempat tujuan.• dalam hal kedatangan, orang yang paling utama datang paling akhir dan pulang paling dulu
Penerimaan TamuPenerimaan Tamu
Ketibaan di Tempat Acara
Catatan; Untuk jajar kehormatan (receiving line official); orang utama harus disebelah kanan
penyambut *)
Siapkan;
1. Holding room
2. Rest room
3. Refreshment
Boleh diadakan penyambutan; dengan Tarian Selamat Datang dan Pengalungan Bunga *)
Courtesy CallCourtesy Call
Catatan;- Prinsip yang harus dipegang adalah, menganankan tamu- bendera Indonesia dipasang di sebelah kanan. Jika bendera Indonesia dipasang (di meja) bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing- Cinderamata bisa diserahkan pada akhir courtesy call dengan catatan tidak ada acara pertukaran cinderamata pada saat jamuan makan
Penandatanganan MoUPenandatanganan MoU
Meja MoU
• Dalam penandatanganan MoU, di belakang sebelah kanan meja adalah bendera Indonesia, sementara di sebelah kiri adalah bendera asing• Kalau pakai bendera meja, bisa dipasang menyilang atau berjajar masing-masing di depan Menteri yang bersangkutan• Untuk MoU tingkat non Pejabat negara, maka bila menggunakan bendera di belakang meja, cukup bendera Indonesia saja dilengkapi dengan lambang negara dan gambar presiden dan wapresnya• Kecuali bila menggunakan bendera meja diperbolehkan menggunakan dua bendera negara yang bersangkutan
Penandatanganan MoUPenandatanganan MoU
Atau dengan pola menyilang
Jika bendera Indonesia dipasang bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing
Seminar/KonferensiSeminar/KonferensiTata Tempat 1
Panggung Utama
VIP 2 MAIN SEATS VIP 1
Priority PriorityPriority
Peserta dan
Undangan
Peserta dan
Undangan
Peserta
dan Undangan
Seating ArrangementSeating ArrangementMain Seats;Untuk jumlah 3 orang : 3-1-2Untuk jumlah 4 orang : 4-2-1-3Untuk jumlah 5 orang : 5-3-1-2-4Untuk jumlah 6 orang : 6-4-2-1-3-5
VIP 2
4 3 2 1
Main Seats
1 231 2 3 4
Panggung Utama
VIP 1
Seminar/KonferensiSeminar/KonferensiTata Tempat 2
Panggung Utama
VIP 2 VIP 1
Priority Priority
Peserta dan Undangan
Peserta dan Undangan
Seating ArrangementSeating Arrangement
VIP 2
4 3 1 2 2 1 3 4
Panggung utama
VIP 1
Catatan; bila yang hadir suami istri
Seating ArrangementSeating Arrangement
VIP 2
4 3 2 1 2 1 3 4
Panggung utama
VIP 1
Catatan; bila istri tidak ikut hadir
Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung
Tata Tempat 1
VIP 2 MAIN SEATS VIP 1
Priority PriorityPriority
Peserta dan
Undangan
Peserta dan
Undangan
Peserta
dan Undangan
43 1 2podium
Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung
Tata Tempat 2
VIP 2 MAIN SEATS VIP 1
Priority PriorityPriority
Peserta dan
Undangan
Peserta dan
Undangan
Peserta
dan Undangan
podium
Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung
Tata Tempat 3
VIP 2 MAIN SEATS VIP 1
Priority PriorityPriority
Peserta dan
Undangan
Peserta dan
Undangan
Peserta
dan Undangan
podium gong/prasasti
Pemasangan BenderaPemasangan Bendera• Jika hanya ada satu bendera asing, maka bendera Indonesia
dipasang di sebelah kanan
• Jika dalam konferensi internasional menggunakan bendera meja, maka diletakkan di meja delegasi yang bersangkutan
• Jika ada beberapa bendera asing, semua dipasang satu baris. Bendera Indonesia dipasang di tengah sementara urutan bendera asing dipasang berdasarkan urutan alpabet
• Atau dengan cara lainnya yaitu dengan meletakkan dua bendera Indonesia untuk mengapit bendera-bendera asing dalam satu baris
• Jika bendera Indonesia dipasang bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing
Catatan; Pemasangan bendera asing bisa ditangguhkan bila dikhawatirkan memunculkan permasalahan
Pemasangan Bendera Pemasangan Bendera OrganisasiOrganisasi
• Jika hanya ada satu bendera organisasi, maka bendera Indonesia dipasang di sebelah kanan. Catatan tidak boleh disejajarkan
• Jika ada beberapa bendera organisasi, semua dipasang satu baris. Bendera Indonesia dipasang di tengah namun lebih kedepan
• Jika bendera Indonesia dipakai untuk pawai atau defile, maka posisinya paling depan dan tidak boleh ditundukkan untuk menghormati orang sebagaimana bendera organisasi
Jamuan Makan Jamuan Makan Resmi/FormalResmi/Formal
Catatan; - posisi duduk berselang-seling
- tidak ada acara hiburan
Acara Jamuan Makan Acara Jamuan Makan Menjamu TamuMenjamu Tamu1. Pembukaan oleh MC2. Persembahan Pembuka3. Sambutan Tuan Rumah4. Sambutan Tamu5. Pertukaran Cinderamata6. Jamuan Makan (diiringi Musik)7. Persembahan Budaya8. Penutup9. Foto Bersama