MANAJEMEN AUDIT ISO 19011:2002

AUDITAUDIT

PROSES YANG SISTEMATIS, MANDIRI DAN TERDOKUMENTASI UNTUK MEMPEROLEH BUKTI AUDIT DAN PENILAIAN SECARA OBYEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT DIPENUHI

AUDIT EKSTERNAL

AUDIT INTERNAL AUDIT PIHAK PERTAMA (AUDIT INTERNAL)

AUDIT PIHAK KEDUA

AUDIT PIHAK KETIGA

ETHICAL CONDUCT (Kode Etik)

FAIR PRESENTATION(Penyajian yang adil)

DUE PROFESIONAL CARE (Taat secara profesional)

EVIDENCE BASED APPROACH

(Pendekatan berdasarkan bukti)

INDEPENDENCE (Independen)

PRINSIP-PRINSIP BAGI AUDITOR

Ethical Conduct (Kode Etik) Ethical Conduct (Kode Etik)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Confidentiality (Kerahasiaan)

Trust (Kepercayaan)

Discretion (Tidak terpengaruh)

Integrity (Integritas)

Fair Presentation (Presentasi yang adil)Fair Presentation (Presentasi yang adil)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Harus mencerminkan kebenaran dan ketepatan dari kegiatan audit

Audit finding (Temuan audit)

Audit Conclusion (kesimpulan audit)

Audit report (Laporan audit)

Due Professional Care (Menjaga profesionalisme)

Due Professional Care (Menjaga profesionalisme)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

The importance of the task

(Pentingnya tugas yang dilaksanakan)

The Confidence (Percaya diri)

Competence (Memiliki

kompetensi)

Independence (Independen)Independence (Independen)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Independent of the activity being audited (Independen selama kegiatan audit)

Free from bias and conflict of interest (Bebas dari

keberpihakan)

Maintain the objective state of mind (Memelihara pemikiran yang obyektif)

Memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan pada bukti audit

Evidence-based Approach (Pendekatan berdasarkan bukti)

Evidence-based Approach (Pendekatan berdasarkan bukti)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Audit evidence is verifiable (Bukti audit dapat diverifikasi)

Audit conclusion related to the appropriate use of sampling (Kesimpulan audit memperhatikan penggunaan sampling yang sesuai)

Base on samples of information (Berdasarkan pada sampel informasi)

MANAJEMEN PROGRAM AUDITMANAJEMEN PROGRAM AUDIT

PROGRAMAUDIT

PLAN DO CHECK ACTION

PROSEDUR

ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT

Penanggung Jawab

• Sasaran & jangkauan• Tanggung jawab• Sumber daya • Prosedur

• Jadual audit• Penilaian auditor• Seleksi tim audit• Pengarahan aktivitas audit• Record

• Pantau dan kaji ulang• Identifikasi kebutuhan perbaikan & pencegahan• Identifikasi improvement

Kompetensi Auditor

AktivitasAudit

PlanPlan

DoDo

CheckCheck

ActionAction Perbaikan program audit

SASARAN PROGRAM AUDITSASARAN PROGRAM AUDIT

Atas dasar pertimbangan• Prioritas Manajemen• Maksud komersial• Persyaratan sistem manajemen • Peraturan perundangan, persyaratan kontrak• Kebutuhan evaluasi pemasok• Persyaratan pelanggan• Kebutuhan pihak yang berkepentingan • Resiko terhadap organisasi

SASARANAUDIT

Mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan audit

JANGKAUAN PROGRAM AUDITJANGKAUAN PROGRAM AUDIT

AUDITPROGRAM

AUDITPROGRAM

Perhatian pihak yang berkepentingan

Perhatian pihak yang berkepentingan

Ruang lingkup, Sasaran,Durasi

Ruang lingkup, Sasaran,Durasi

Problem bahasa,Sosial, budaya

Problem bahasa,Sosial, budaya

Standar, regulasi,kriteria

Standar, regulasi,kriteria

Kebutuhan sertifikasi/registrasi

Kebutuhan sertifikasi/registrasi

Frekuensi auditFrekuensi audit

Hasil audit sebelumnyaHasil audit sebelumnya

Kompleksitasaktivitas

Kompleksitasaktivitas

Perubahan significantdari operasi

Perubahan significantdari operasi

TANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDITTANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDIT

• Prinsip-prinsip audit• Kompetensi auditor • Penerapan dari teknik audit • Ketrampilan manajemen • Memahami hal teknis dan

bisnis usaha yang diaudit

Tanggung jawab untuk mengelola program audit yang memahami :

• Menetapkan sasaran dan jangkauan program audit • Menetapkan tanggung jawab dan prosedur • Menjamin tersedianya sumber daya• Memastikan penerapan program audit • Memastikan rekaman program audit dipelihara• Memantau, meninjau dan memperbaiki program audit

TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT

SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT

Mempertimbangkan :

• Sumber daya financial • Teknik mengaudit • Proses mencapai dan memelihara kompetensi

auditor & meningkatkan kinerja auditor• Ketersediaan Auditor dan Tenaga Ahli• Jangkauan program audit • Akomodasi, transportasi dll.

KEGIATAN AUDIT

Pre - Audit On site – Audit Post - Audit

Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim auditKontak awal

Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim auditKontak awal

Tinjauan Dokumen Tinjauan Dokumen

Persiapan audit lapangan Rencana auditPenugasan Tim auditDokumen kerja

Persiapan audit lapangan Rencana auditPenugasan Tim auditDokumen kerja

Rapat PembukaanRapat Pembukaan

Proses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifi- kasi information Persiapan kesimpulan audit

Proses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifi- kasi information Persiapan kesimpulan audit

Rapat PenutupanRapat Penutupan

Laporan auditLaporan audit

Distribusi laporan auditDistribusi laporan audit

Penyelesaian auditPenyelesaian audit

Tindak lanjut auditTindak lanjut audit

PENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASIPENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASI

Hanya informasi yang dapat di verifikasi Bukti audit

Temuan Audit

Sumber informasi

Pengumpulan dengan contoh yang sesuai dan verifikasi

Penilaian terhadap kriteria audit

Tinjauan

Kesimpulan audit

Metoda Pengumpulan Informasi• Wawancara • Observasi Lapangan• Tinjauan Dokumen

PELAKSANAAN TINDAK LANJUTPELAKSANAAN TINDAK LANJUT

• Kesimpulan audit untuk mengidentifikasi keperluan tindakan koreksi, pencegahan dan peningkatan

• Ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditee dalam jangka waktu yang disepakati

• Informasi auditee kepada klien audit tentang status tindakan

• Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan diverifikasi

• Verifikasi dapat dilakukan pada audit selanjutnya

ATRIBUT PERSONIL

Seorang auditor sebaiknya :

• Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus hati, jujur dan bijaksana

• Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatif

• Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi setiap orang

• Suka memperhatikan, yaitu cara aktif menyadari kegiatan fisik yang ada disekitarnya

• Cerdik, yaitu secara insting menyadari dan mampu memahami situasi

• Versatile, yaitu selalu siap menyesuaikan diri dalam situasi yang berbeda.

• Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian sasaran

• Tegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis.

• Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara mandiri meskipun aktif berinteraksi dengan yang lain

KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITORKOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR

Pengetahuan danKetrampilan bidangMutu

Pengetahuan dan Pengetahuan danKetrampilan umum Ketrampilan bidang Mutu & Lingkungan Lingkungan

Pendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman Kerja Auditor Audit

Atribut Personel

PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, PELATIHAN AUDITOR DAN PENGALAMAN AUDIT

Parameter Auditor Auditor di kedua disiplin Ketua tim audit

Pendidikan Pendidikan tingkat dua (lihat cacatan 1)

Sama seperti auditor

Jumlah pengalaman kerja 5 tahun (lihat cacatan 2) Sama seperti auditor Sama seperti auditor

Pengalaman kerja bidang manajemen mutu atau manajemen mingkungan

Min 2 tahun dari jumlah 5 tahun

24 hari pelatihan dalam disiplin kediua (lihat catatan 4)

Sama seperti auditor

Pelatihan auditor 40 hari pelatihan auditor 2 tahun dalam dua disiplin Sama seperti auditor

Pengalaman audit 4 auidt lengkap hingga jumlah min. 20 hari pengalaman magang audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat catatan 3)

3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit dalam disiplin kedua dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat cacatan 3)

3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit bertindak dalam peran Ketua tim audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit

Catatan 1 Pendidikan tingkat dua adalah bagian dari sistem pendidikan nasional sesudah tahap awal atau dasar, tetapi diselesaikan sebelum masuk ke universitas atau lembaga pendidkikan serupa.Catatan 2 Jumlah hatun pengalaman kerja dapat dikurangi 1 tahun jika orangnya telah menyelesaikan proses pendidikan kedua yang sesuai.Catatan 3 Pengalaman kerja dalam disiplin kedua dapat bersamaan dengan pengalaman kerja dalam disiplin pertama.Catatan 4 Pelatihan dalam disiplin kedua adalah untuk mendapat pengetahuan dari standar, hokum, peraturan, prinsip, metode dan teknik yang relevan.Catatan 5 Audit lengkap adalah audit yang mencakup semua langkah yang diurutkan dalam 6.3 sampai 6.6. Pengalaman audit menyeluruh hendaknya mencakup seluruh stndar system manajemen

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM

• Prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit yang sesuai dan menjamin bahwa audit dilaksanakan konsisten dan sistematis.

• Sistem manajemen dan dokumentasi referensi untuk menjamin auditor memahami ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit.

• Situasi organisasi untuk menjamin auditor memahami konteks oprasional organisasi.

• Hukum, regulasi dan persyaratan lain yang berlaku untuk disiplin yang relevan untuk menjamin auditor bekerja sesuai dan memperhatikan persyaratan yang diterapkan pada organisasi yang diaudit.

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM KETUA TIM AUDIT

Ketua tim audit mampu :• Merencanakan audit dan sumber daya yang efektif

selama audit• Mewakili Tim audit berkomunikasi dengan klien audit

dan auditee• Mengorganisir dan mengarahkan anggota• Mengarahkan dan memandu auditor magang• Memimpin Tim audit mencapai kesimpulan audit• Mencegah dan mengatasi konflik yang terjadi• Menyiapkan dan melengkapi laporan audit

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN KHUSUS AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTU

• Metode dan teknik yang terkait dengan mutu, untuk menjamin auditor menguji sistem manajemen mutu dan mendapatkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai.

• Proses dan produk, termasuk jasa, untuk menjamin auditor memahami konteks teknologi dari audit yang dilaksanakan.

METODA EVALUASI AUDITOR

Metoda evaluasi Sasaran Contoh

Tinjauan rekaman Verifikasi latar belakang auditor Analisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan pengalaman audit

Umpan balik positif dan negative Mendapatkan informasi kinerja auditor

Survai, keesioner, referensi personil, penghargaan, keluhan, kinerja, evaluasi, tinjauan pembanding

Wawancana Evaluasi atribut peronil dan ketrampilan berkomunikasi, verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan informasi tambahan

Tatap muka dan wawancara telepon

Observasi Evaluasi atribut personil dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan ketrampilan

Role playing, audit witness, kinerja penugasan

Pengujian Evaluasi atribut personil, pengetahuan, ketrampilan dan penerapannya

Ujian lisan dan tertulis, tes psykhologi

Tinjauan audit sebelumnya Mendapatkan informasi bahwa observasi langsung tidak memungkinkan untuk dilakukan atau yang sesuai

Tinjauan pada laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega dan auditor

Terima Kasih

Audit Mutu Internal