Managementul voluntarilor

Câteva concepte cheie Voluntarul: persoana care se oferă şi

acţionează de bună voie, din proprie iniţiativă, în mod conştient şi pentru ca să facă un serviciu. (DEX)

Voluntarul: persoana care, fără să primească o compensaţie financiară, acceptă să lucreze benevol în interesul unei persoane ori grup care a solicitat sprijinul. (Essential Volunteer Management)

Managementul voluntarilor - o abordare strategică care vizează obţinerea, dezvoltarea, motivarea şi creşterea implicării voluntarilor.

Voluntariatul – resursă! (uneori mai importantă decât resursele financiare)

De ce avem nevoie de voluntari: Suplimentarea personalului plătit cu noi

resurse şi experienţă Costuri reduse la serviciile oferite

beneficiarilor Implicarea comunităţii locale în

activitatea asociaţiei Contracararea unor situaţii de criză

financiară Răspuns la cererea membrilor şi

simpatizanţilor de a fi utili organizaţiei Dezvoltarea în teritoriu a activităţii.

Cum selectăm voluntarii? Nevoile reale ale organizaţiei Motivaţiile voluntarilor

Ideal: voluntarii să uite că nu sunt plătiţi!

Activităţi interesante şi motivante – compensează lipsa beneficiului financiar

Programul de integrare a voluntarilor Determinarea necesarului de voluntari pentru

organizaţie Planificarea programului de integrare a

voluntarilor Dezvoltarea si designul posturilor pentru voluntari Recrutarea şi selectarea voluntarilor Orientarea şi instruirea lor Coordonarea activităţii voluntarilor Evaluarea performanţelor voluntarilor Sprijinirea şi recunoaşterea voluntarilor Menţinerea voluntarilor în organizaţie.

Factori de motivare Simţul proprietăţii

“Acest proiect/rezultat îmi aparţine!”

Implicarea (corectă) în luarea deciziilor Responsabilitatea pentru rezultate Rezultate măsurabile

Fişa postului

Titlul Scopul Activităţi posibile Indicatori de performanţă Calificare Program de lucru Locul de lucru Beneficiari Coordonare Beneficii

Recrutarea voluntarilor

Motivaţii Interesul personal

motive morale, vizibilitate, socializare Interes profesional Alte interese?

Modele de recrutare De la om la om (cea mai eficientă) Mediată (grupuri mari, media)

Distribuire de materiale informative Prezentări publice Evenimente Folosirea mass media Eficientă când profilul voluntarului nu

este foarte specializat

Recrutarea direcţionată Care este profilul dorit?

Redactaţi o descriere şi oferiţi-o Cine ar dori să facă acest lucru? Unde vom găsi persoanele?

La locul de muncă, în viaţa personală, la evenimente, în asociaţii...

Cum putem intra în contact cu ei? Alte persoane, telefonic, corespondenţă...

Ce motivaţii specifice au aceşti oameni?

Recrutarea concentrică Se bazează pe voluntarii deja

existenţi în organizaţie Foloseşte prestigiul şi credibilitatea

deja câştigate

Exercitiu practic Avem nevoie de voluntari? Profilul voluntarilor Motivatii Metode de recrutare

Interviul de selectare Urmăreşte evaluarea interesului şi

abilităţilor candidatului – inclusiv pentru alte poziţii

Intervievatorul potrivit (acelaşi) Grilă de evaluare Set de întrebări fixe Fişă post interviu

Întrebările interviului Întrebările deschise sunt cele mai bune Înţelesul întrebării trebuie să fie foarte clar - adaptat la

experienţa şi gradul de educaţie şi cultură a candidatului

folosiţi întrebările clarificatoare. Nu obstrucţionaţi candidatul prin modul în care

conduceţi interviul. Uneori puteţi obţine informaţii utile şi relevante dacă aveţi răbdare să ascultaţi până la capăt.

Începeţi întrebările prin “cum” sau “de ce”. Veţi avea posibilitatea să aflaţi care sunt motivele acţiunilor şi comportamentelor candidatului.

Evitaţi întrebările intruzive, irelevante, dure, remarcile critice şi judecăţile de valoare.

Orientarea în organizaţie Cursuri, prezentări

Misiunea, scopul si obiectivele organizatiei

Activitatile de baza ale organizatiei Proiectele actuale-viitoare Structura organizatorica Reguli interne ale organizatiei

Orientarea în organizaţie Mentori Participare la şedinţe, întâlniri Ocazii informale Instruire

Coordonarea voluntarilor Un grad relativ mare de independenţă Nivele de coordonare:

Auto-coordonarea Monitorizarea activităţii Aprobarea preliminară Coordonarea integrală

Delegarea responsabilităţilor Rezultatele aşteptate: clare, bine specificate Limita de timp: stabilită de comun acord, cu flexibilitate/realism. A se evita

termene nedefinite cum ar fi: “cât se poate de repede”, “luna viitoare”, “când poţi”

Resursele: specificati clar şi precis care sunt resursele pe care le are la dispozitie. Autoritatea: care sunt limitele de autoritate; asigurati-va ca toate persoanele

afectate de delegare stiu ca dvs. ati delegat autoritatea catre alta persoana. Motivele pentru care l-ati ales pe el/ea Responsabilitatea: trebuie stabilita si clarificata inca de la inceputul delegarii.

Acest lucru are doua avantaje: a) clarifica faptul ca cel delegat este raspunzator de rezultatele obtinute. Desi dvs. sunteti

raspunzator in fata coordonatorului, delegatul este raspunzator in fata dvs b) contribuie la dezvoltarea spiritului de independenta al celui delegat si motiveaza.

Dialogul: va ajuta sa transmiteti activitatile si sa identificati problemele sau neintelegerile la timp, putand fi corectate mai usor

Acceptarea clara si definitiva a activitatii delegate, din partea delegatului Delegati cu entuziasm: cand primesc sarcini noi unele persoane pot simti teama.

Este la latitudinea dvs. sa le stimulati entuziasmul. Nu uitati ca increderea este contagioasa.

Controlul: subtil, fara a stanjeni in executarea activitatii delegate Consecintele realizarii/nerealizarii activitatii delegate: trebuie stabilite clar si de

comun acord.

Lucrul în echipă Oameni diferiti cu varietate de roluri, care pot

contribui la realizarea obiectivelor echipei prin: creativitate/idei pragmatism/realism cunostinte, aptitudini, calitate curiozitate.

Este foarte important ca in cadrul echipei fiecare voluntar “sa joace” rolul care i se potriveste cel mai bine (la care se pricepe sau spre care are inclinatie).

Responsabil juridic, coordonator de proiect, responsabil cu primirea invitatilor, responsabil financiar, etc.

Factori care duc la demotivare Lipsa de informatii suficiente/ blocarea informatiei Lipsa de respect si confidentialitate (mania

secretelor, barfa, bisericute - existenta unor lideri de opinie cu pareri contrare asupra anumitor aspecte

Lipsa de sprijin din partea colegilor/ superiorilor Subiectivitatea Lipsa atentiei acordata nevoilor individuale Lipsa de feedback constructiv Factorul cel mai semnificativ in declansarea

demotivarii este coordonatorul direct.

Motivele renunţării Suprasolicitarea - prea mult, fara sa fi fost suficient

instruiti, sau nu se ţine seama de competenţe/preferinţe Sub-utilizarea - indiferent de timpul pe care acestia il

pot aloca proiectului pentru care a fost solicitat, voluntarilor trebuie sa li se gaseasca ceva de facut.

Rutina - oamenilor trebuie sa li se ofere activitati cat mai interesante. Daca este de indeplinit o munca plictisitoare trebuie avut grija ca de ea “sa se bucure” cat mai multe persoane.

Insuficienta recunoastere a muncii depuse Stresul - Daca exista conflicte nu este dezirabil ca ele sa

fie impartasite voluntarilor ori, mai grav, ca acestia sa fie atrasi ca partizani ori arbitri in eventualele dispute dintre membrii acesteia.

Lipsa destinderii

Tehnici de motivare Stabilirea obiectivelor şi a responsabilităţilor Stabilirea standardelor de performanţă Stabilirea recompenselor

Recompensarea voluntarilor se poate face prin> promovare extinderea responsabilitatilor recunoasterea din partea echipei oportunitatea de a-si prezenta succesele, in

cadrul sau in afara organizatiei.

Tehnici de motivare Transmiterea încrederii Crearea unui mediu adecvat Recunoaşterea publică şi

personală a contribuţiei Implicarea în cât mai multe

activităţi Tratament echitabil