managementul proiectelor - utcluj...identificarea și managementul riscurilor jurnal de riscuri se...
TRANSCRIPT
MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
04 … Managementul execuției
Identificarea și rezolvarea
problemelor
Jurnalul de probleme Acțiunile din jurnal trebuie gestionate ca orice alte misiuni
din proiect
Trebuie confirmat progresul lor
Trebuie revăzut zilnic
Trebuie contactați în mod regulat proprietarii problemelor pt a confirma progresul
La ședința săptămânală proprietarii de probleme trebuie verificați dacă își derulează acțiunile
Nu trebuie întârziat Termenul de soluționare
În momentul în care lista de probleme are tendința de a crește, proiectul “are necazuri”
Managerul de proiect nu este proprietarul tuturor problemelor
Identificarea și managementul riscurilor
La începutul unui proiect trebuie identificate toate riscurile și atribuite priorități în funcție de impact și probabilitate
Se începe prin examinarea ipotezelor din Definirea proiectului și se decide dacă vreuna adaugă un risc important proiectului
Identificarea și managementul riscurilor
Jurnal de riscuri
Se obține prin realizarea unei ședințe de brainstorming cu echipa
Trebuie actualizat zilnic
Riscurile suplimentare identificate trebuie anunțate
La ședința săptămânală trebuie întrebați toți membrii echipei dacă există riscuri noi
Identificarea și managementul
Riscurilor
Pt fiecare risc
Care este riscul ?
Ce probabilitate are riscul ?
Ce impact va avea, dacă riscul se concretizează ?
Care este prioritatea pe ansamblu ?
Cine este responsabil pt managementul acestui risc ?
Care va fi următoarea acțiune pt rezolvarea riscului ?
Când trebuie încheiate alte acțiuni ?
Care este stadiul actual al riscului ?
Managementul Schimbărilor
Schimbările trebuie însoțite de următoarele informații Prezentarea schimbării
Descrierea motivelor pt care este propusă schimbarea
Identificarea momentului când trebuie acceptată schimbarea
Identificarea impactului schimbării Va modifica durata sau costul proiectului ?
Modifică nivelul de calitate sau risc ?
Acțiunea propusă pt realizarea modificării
Urmărirea statutului curent al schimbării Poate fi
În examinare
Acceptată – s-a convenit în privința ei și a fost înglobată în plan
Respinsă – proiectul se va desfășura neschimbat
Acceptul beneficiarului privind schimbarea
La proiectele mari (cu multe schimbări) toate schimbările trebuie înregistrate într-un Jurnal de schimbări
Acțiuni pt asigurarea succesului
proiectului - exemplu
Probleme frecvente Acțiuni constructive
Echipa începe lucrul, dar constată că
definiția oferită de client nu este suficient
de limpede
•Cereți echipei să definească succint zona
sau zonele ambigue
•Stabiliți o ședință de lucru cu clientul, pt
a clarifica toate definițiile ambigue
Echipa începe lucrul, dar constată că
rezultatul nu poate fi ușor realizat în felul
în care este definit, ci doar cu întârzieri
sau costuri majore
•Creați 3 variante ale planului proiectului,
bugetului și definiției:
1. Un plan și buget revizuite pt rezultatul
care este descris
2. O definire revizuită, care să satisfacă
timpul și costul originale
3. Un echilibru între cele două
• Prezentați opțiunile clientului și conveniți pe care să o urmați
Acțiuni pt asigurarea succesului
proiectului - exemplu
Probleme frecvente Acțiuni constructive
Un membru al echipei este indisponibil pt
o perioadă de timp nedefinită (caz de
boală)
•Presupuneți că boala va fi de durată; nu
fiți excesiv de optimist în privința revenirii
sale la muncă
•Evaluați impactul absenței sale asupra
proiectului
•Dacă impactul este important, căutați alte moduri de îndeplinire a lucrării:
1. Puteți găsi ușor un înlocuitor ?
2. Munca poate fi îndeplinită de alți membrii ai echipei, eventual plătindu-i
pt timpul suplimentar ?
3. Poate fi găsit și folosit un antreprenor?
4. Poate fi cumpărat un serviciu de la o
companie externă ?
• Selectați opțiunea cea mai bună și implementați-o
Acțiuni pt asigurarea succesului
proiectului - exemplu
Probleme frecvente Acțiuni constructive
Proiectul întârzie •Determinați dacă întârzierea este sau nu
importantă – în funcție de context, o
simplă întârziere poate să nu fie o
problemă
•Examinați planul și determinați dacă
întârzierea poate fi recuperată pe măsură
ce planul progresează sau folosind
rezerva pt situații neprevăzute
•Identificați alte opțiuni pt recuperarea
întârzierii
•Evaluați opțiunile viabile și care este cea
mai bună dintre ele
•Implementați opțiunea aleasă
Informarea beneficiarului
Dacă proiectul nu merge, ar trebui să existe o anticipare în acest sens (Jurnalul de riscuri)
Beneficiarul trebuie să știe când proiectul merge rău
Beneficiarul trebuie să știe de ce se întârzie și de ce proiectul costă mai mult – numai în acest fel el se poate declara mulțumit la final
În esență, managementul proiectelor înseamnă managementul oamenilor
Permanenta comunicare, prin ascultare și vorbire, este cheia succesului în managementul de proiecte
Actualizarea planului sau bugetului
Efectuați modificări în cazurile
Este găsită o modalitate mai bună de a finaliza proiectul
Se implementează schimbări asupra cărora s-a convenit
Problema nu poate fi rezolvată în graficul de timp sau bugetul alocat inițial și rezultă depășiri importante de timp sau bani
recomandări
A nu se uita: întârzierea se acumulează zi cu zi. Nu vă veți pomeni că ați întârziat direct 2 săptămâni, ci ele vor fi adunate zi cu zi
pt a cunoaște progresul, trebuie examinată poziția absolută față de prevederile planului și tendința progresului
Rezerva pt situații neprevăzute nu ar trebui utilizată mai repede decât înaintarea progresului
După identificarea riscurilor și problemelor, membrilor echipei trebuie să li se repartizeze acțiuni pt a le îndeplini. Această activitate trebuie gestionată ca orice altă misiune din proiect, cu un termen țintă pt terminare
recomandări
În proiect nu trebuie să se petreacă schimbări necontrolate
Managementul unui proiect se referă la întreprinderea de acțiuni în sprijinul depășirii oricăror obstacole care se interpun în calea atingerii obiectivelor
Un bun manager de proiect își informează regulat beneficiarul despre progresul proiectului
Probabilitatea succesului proiectului va crește nu numai prin respectarea procesului și cunoașterea acțiunilor ce trebuie întreprinse de manager, ci și prin aplicarea constructivă a cunoașterii respective
Implicați-vă personal, comunicați regulat și gestionați așteptările clientului