malİ hİzmetler kurum baŞkan yardimciliĞi hizmet alımları ve tedarik yönetimi daire...

MALİ HİZMETLER KURUM BAŞKAN YARDIMCILIĞIHizmet Alımları ve Tedarik Yönetimi Daire Başkanlığı

Mehmet Akif OSMANOĞLUAntalya-2014

DOĞRUDAN TEMİN ALIMLARINDA (22/F) BELİRLİ SÜRELİ SÖZLEŞMELER

(2013-05 SIRA NOLU GENELGE)

SUNUM PLANI

1. Tanımlara) Doğrudan Teminb) 22 (f) Maddesic) Doğrudan Temin Süreci

2. Genelge Öncesi Uygulamada Genel Olarak 22 (f) Satınalma Süreci

3. 22(f) Birim Fiyat Tip Sözleşmesinin Gelişim Süreci4. Kamu İhale Kurumunun Belirli Süreli 22 (f) Sözleşme

Yapılmasına Dair Görüşü5. Sözleşmenin Amacı ve Yeni Uygulama6. Sözleşmenin İçeriği7. Sözleşme Özeti8. Belirli Süreli 22 (f) Sözleşmelerde Sık Sorulan Sorular9. Belirli Süreli 22 (f) Sözleşmelerde Durum Değerlendirmesi

-1- TANIMLAR

VE DOĞRUDAN TEMİN SÜRECİ

1- TANIMLAR VE DOĞRUDAN TEMİN SÜRECİ:

a. Doğrudan Temin: «Bu Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü» olarak tanımlanmaktadır. (4734/ madde 4)

*Bu usul ile 22.maddede sayılan bütün bentler için ilan yapılmaksızın, teminat alınmaksızın, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu madde de sayılan yeterlilik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın ihtiyaçların temin edilmesi sağlanmıştır. (İhale usulü değil, temin yöntemi)

b. Madde 22 (f): «Özelliğinden ve belli süre içinde kullanılma zorunluluğundan dolayı stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri ile ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları» olarak tanımlanmaktadır.

c. Doğrudan Temin süreci

1 •İhtiyacın Tespiti

2 •Onay Belgesinin Düzenlenmesi

3 •Piyasa Araştırması için Görevlendirme Yapılması

4 •Piyasa Araştırması Yapılması

5 •Piyasa Araştırmasının Harcama Yetkilisinin Onayına Sunulması

6 •Alımın Gerçekleştirilmesi

Doğrudan Temin Yönteminde;

Bu usulde teminat (geçici/kesin) alınması ve ilan yapılması zorunlu değildir.

İhale komisyonu kurulması ve ihale kararı alınması zorunlu değildir.

İhale dokümanı hazırlanması ve yaklaşık maliyet tespiti zorunlu değildir.

Şartname hazırlanması ve sözleşme yapılması zorunlu değildir.

Yazılı teklif alınması ve pazarlık yapılması zorunlu değildir.

4734 Sayılı Kanunun 10’uncu maddesinde belirtilen yeterlik kriterlerinin

aranılması zorunlu değildir.

-2–GENELGE ÖNCESİ UYGULAMADA

GENEL OLARAK 22 (F) SATINALMA SÜRECİ

Stok

Kontrol

Klinik Talep

Sipariş

Alım Kararı Fiyat Değerlendirme

Alımın Duyurulması

Onay Alınması ile Satınalma

İşlemlerinin Başlaması

Piyasa (Fiyat) Araştırması

Hastabaşı Uygulama

Muayene Kabul

*Her vaka için ayrı bir satınalma işlemi gerçekleştirilen 22(f) kapsamındaki alımlarda genel olarak süreç aşağıdaki gibi işlemektedir.

2 – GENELGE ÖNCESİ UYGULAMADA GENEL OLARAK 22 (F) SATINALMA SÜRECİ

-3- BELİRLİ SÜRELİ 22(F) BİRİM FİYAT

TİP SÖZLEŞMESİNİN GELİŞİM SÜRECİ

KİK görüşü

Sahadan gelen 22/f

görüş istemleri

Satınalmalarda 22/f

iş yükü

4734 sayılı kanunun 22(f) maddesi

Birim Fiyat Tip Sözleşme

Bazı hastanelerimizde 22 (f) dosyası yıllık 5000 adeti bulmaktaydı,

Sadece 22 (f) le alakalı satınalma işlemlerini yürüten 7-8 satınalma çalışanı olan hastanelerimiz mevcuttu.

Birlik satınalmaları

Uzman Doktorlar

Kurumumuza iletilen görüş istemleri söz konusu idi.

Kurumca çözüm arayışı neticesinde 22(f) le alakalı toplu alımların belirli süreli sözleşmelerin yapılıp yapılamayacağı hususunda Kamu İhale Kurumundan görüş istenmiştir.

3- BELİRLİ SÜRELİ 22(F) BİRİM FİYAT TİP SÖZLEŞMESİNİN GELİŞİM SÜRECİ

Kanuni Dayanak

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu,

Kamu İhale Kurumu’ndan alınan 17/01/2013 tarihli ve 1250 sayılı görüş yazısı,

Bakanlık Makamından alınan 20/05/2013 tarihli ve 2105 Sayılı Onay.

-4- KAMU İHALE KURUMUNUN

BELİRLİ SÜRELİ 22 (F) SÖZLEŞME YAPILMASINA DAİR GÖRÜŞÜ

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek4- KAMU İHALE KURUMUNUN BELİRLİ SÜRELİ 22 (F) SÖZLEŞME YAPILMASINA DAİR GÖRÜŞLERİ

Kamu İhale Kurumu’ndan alınan 17/01/2013 tarihli ve 1250 sayılı görüş yazısında konuya ilişkin olarak Kamu İhale Kurulu’nun 07/01/2013 tarihli ve 2013/DK.D-1 sayılı kararı alındığı belirtilmiştir.


4734 sayılı Kanunun 22’inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi çerçevesinde, her vaka için ayrı bir satınalma işlemi yapılması yerine, belirli sürede sözleşmeler yapılabileceği,


Acil vakalarda kullanılma zorunluluğu bulunan ancak o an için hastanede bulunmayan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünlerinin 4734 sayılı kanunun 22inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi kapsamındaki alımlarında sözleşme süresinin bu ihtiyaçların ihale usulüyle teminine yönelik süre dikkate alınarak belirlenmesi gerektiği,


Tedarikçiler tarafından gerçekçi tekliflerin verilebilmesi için 4734 sayılı kanunun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi çerçevesinde piyasa fiyat araştırmasında tahmini alım miktarlarının belirtilmesinin uygun olacağı, bir başka ifadeyle alıma konu yaklaşık miktarın belirtilerek piyasa fiyat araştırmasının yapılması gerektiği,


4734 sayılı kanunun 22inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi kapsamında yapılacak alımlara ilişkin sözleşmelerde, sözleşme yapılmış olmasının idareye alım yapma yükümlülüğü getirmeyeceği ile alımın daha az miktarda tamamlanması durumunda yüklenicinin yapmış olduğu gerçek giderlere ilişkin ve yüklenici karına karşılık olarak bir bedel istenemeyeceğine yönelik düzenleme yapılmasının uygun olacağı belirtilmiştir.

-5- SÖZLEŞMENİN AMACI

VEYENİ UYGULAMA

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek5- SÖZLEŞMENİN AMACI VE YENİ UYGULAMA

a. Amaç : Mevcut hasta bazlı 22(f) alımlarını belirli süreli sözleşmelerle almak. Bu sayede; • Bağlı sağlık tesislerinin satınalma iş yükünün

azaltılması ve satınalma giderlerinin düşürülmesi,

•22 (f) kapsamında satınalma birimlerinde çalışan insan gücü sayısının azaltılması,

•Belirli süreli sözleşmeler ile birim fiyatların düşeceği düşünülmektedir.

•Talep eden birimlerin (Klinikler gibi) satınalma süreci takibinin önüne geçilecektir.

•İmzalanan Sözleşme ile malzemenin temin edilme süresi kısalacaktır.

• Hasta yatış ve bekleme süreleri kısalacaktır.

Stok Kontrol

Belirli Süreli Klinik Talep

Belirli Süreli Sözleşme

Alım Kararı

Fiyat Değerlendirme

Alımın Duyurulması

Satınalma Birimi

Piyasa (Fiyat) Araştırması

sözleşme süresince1 kez uygulanır.

Hasta bazlı klinik talep

Satınalma birimi/ İlgili

firmadan Sipariş

Muayene Kabul

Hastabaşı Uygulama

4 aşamaya kadar çekilebilmektedir.

5- SÖZLEŞME İLE GELEN YENİ UYGULAMAb. Yeni Uygulama

-6- SÖZLEŞMENİN İÇERİĞİ

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek6- SÖZLEŞMENİN İÇERİĞİ

Sözleşmenin Kapsamı: Söz konusu tip sözleşme sadece “ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları”nda kullanılacaktır. Anılan bent kapsamında yapılan “Özelliğinden ve belli süre içinde kullanılma zorunluluğundan dolayı stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri” alımlarında söz konusu tip sözleşme kullanılmayacak olup ilgili mevzuat dahilinde bu alımlar gerçekleştirilecektir.


Sözleşmenin Süresi: Sözleşmeler 1 yılı aşmamak şartıyla çeşitli sürelerde (3 aylık, 6 aylık, 9 aylık, 12 aylık gibi) yapılabilecektir. Sözleşmelerin süresi ilgili mevzuatı dahilinde ertesi yıla geçen yüklenmeler şeklinde de yapılabilecektir.


Teslim Şekli: Acil vaka durumlarında ihtiyaç olan malzemenin yükleniciye bildirimi telefonla yapılarak ilgili birime teslimatı sağlanacaktır. Acil vaka durumu dışında bu işlem faks veya yazılı talep edilerek idareye teslim edilecektir.


Tedarikçiler tarafından gerçekçi tekliflerin verilebilmesi için piyasa fiyat araştırması yapılırken tedarikçilere tip sözleşme metni ile birlikte sözleşme süresince alınacak malların tahmini miktarlarının belirtilmesi ve varsa teknik şartnamelerin gönderilmesi gerekmektedir.


Ancak Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağında tahmini miktarlar ve toplam tutarlar yazılmayacak olup, sadece ürünlerin birim fiyatları yazılacaktır. Sözleşme ekinde sözleşme kapsamında alınacak ürün adlarının belirtildiği liste yer alacaktır.


Sözleşme imzalandıktan sonra SUT’da fiyatların değişmesi veya fiyatı belirli olmayan ürünlerin SUT kapsamına alınması durumunda imzalanan sözleşmeler gözden geçirilerek gerektiğinde ilgili ürüne ilişkin alımdan vazgeçilecektir.


Alınacak ürüne ilişkin Sağlık Uygulama Tebliği’nde (SUT) fiyat belirlenmişse piyasa fiyat araştırması yapılırken SUT fiyatından zorunlu kanuni kesintilerin düşürülmesiyle bulunacak fiyat tavan fiyat olarak esas alınacaktır. (SUT-Kanuni Kesintiler= Tavan Fiyat) Alınacak ürünün fiyat tarifeleri ile belirlenmiş bir fiyatı olmaması durumunda MKYS’de yer alan fiyatlar dikkate alınacaktır.

-7- SÖZLEŞME ÖZETİ

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek7- SÖZLEŞME ÖZETİ

1. Her vaka için ayrı bir satınalma işlemi yapmak yerine toplu halde alıma çıkılmasıyla sadece siparişle alım gerçekleştirilebilmektedir.

2. Birim Fiyat üzerinden sözleşme imzalanmaktadır.

3. Alımları Genel Sekreterlik yapabildiği gibi yetki devri yapmak suretiyle bağlı sağlık tesisleri de yapabilmektedir.

4. SUT-Kanuni Kesintiler fiyatı tavan fiyatı oluşturmakta, SUT dışı fiyatlarda MKYS fiyatları dikkate alınmaktadır.

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek7- SÖZLEŞME ÖZETİ

5. En fazla 12 aylık sözleşme yapılmaktadır.

6. Şartnameye uygun en avantajlı teklif verenle sözleşme yapılmaktadır.

7. Sözleşme alım garantisi veya mecburiyeti getirmemektedir.

8. Teminat alınmamaktadır.

-8- BELİRLİ SÜRELİ

(22-F) SÖZLEŞMELERDE SIK SORULAN SORULAR

Buraya Bilgilendirme Başlığı Gelecek8- BELİRLİ SÜRELİ (22-F) SÖZLEŞMELERDE SIK SORULAN SORULAR

1. Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmelerde damga vergisi uygulaması nasıl olacak?

2. Belirli süreli (22-f) sözleşmelerin kapsamı genişletilebilir mi?3. Sözleşme fesih halleri nelerdir?4. Sözleşme devri, temlik, kesin teminat hükümleri nelerdir?5. Sözleşme kapsamındaki bir malzeme klasik uygulama ile yani

22-f maddesine göre alınabilir mi?6. Tahmini alım miktarları aşılabilir mi?7. Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmelerde iş artışı yada iş

eksilişi yapılabilir mi?8. Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmeler 4735 sayılı Kamu

İhale Sözleşmeleri Kanuna tabi midir?


1) Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmelerde Damga Vergisi Uygulaması Nasıl Olacak?• 2013-05 nolu genelge kapsamında imzalanan sözleşme

kağıdına damga vergisinin nasıl uygulanacağı, telafisi güç durumlarla karşılaşılmaması ve uygulama birliğinin sağlanması açısından Maliye Bakanlığından görüş sorulmuştur.

• 02.01.2014 tarihli ve 4270 sayılı Gelir İdaresi Başkanlığının bu görüş yazısı Kurumumuz internet sitesinden de yayımlanmıştır.

• Birliklerimiz ve sağlık tesislerimizin Maliye Bakanlığının bu görüşüne göre hareket etmeleri önem arz etmektedir.


2-) Belirli Süreli (22-f) Sözleşmelerin kapsamı genişletilebilir mi?2013-05 nolu genelgenin temel çerçevesi (22-f) kapsamındaki alımlardır. Ancak belirli süreli sözleşme kapsamındaki alımlarda bu çerçeve de daraltılmıştır.Genelgedeki belirli süreli sözleşmelerdeki kapsam incelendiğinde;•«ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları» nda kullanılacağı belirtilmiştir.•«ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri» nde kesinlikle kullanılmayacaktır.

3-) Sözleşme fesih halleri nelerdir?Birim fiyat tip sözleşmenin 9 uncu maddesinde bu durum belirtilmiştir. Fesih nedenlerine bakılacak olursa; Sözleşme süresi sonunda, Yüklenici tarafından malın tesliminin idarece belirlenen sayıda

yapılmaması durumunda, Sözleşme süresi içerisinde ihtiyacın tamamen ortadan kalkması,

ihtiyacın başka alım yolları ile temin edilmesi ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda yapılacak değişiklikler nedeniyle alımdan vazgeçilmesi vb. gibi durumlarda,

4735 sayılı Kanununun 25 inci maddesinde belirtilen yasak fiil ve davranışlarda bulunduğunun tespit edilmesi halinde,

Yüklenicinin sözleşmenin fesih edilmesi talebini idareye bildirmesi durumunda,

8- BELİRLİ SÜRELİ (22-F) SÖZLEŞMELERDE SIK SORULAN SORULAR

4-) Sözleşme devri, temlik, kesin teminat hükümleri nelerdir?

Sözleşme herhangi bir şekilde devredilemez.

Sözleşme kapsamında doğan alacaklar üçüncü şahıslara temlik edilemez.

Kesin Teminat alınmayacaktır.


5-) Sözleşme kapsamındaki bir malzeme klasik uygulama ile yani 22-f maddesine göre alınabilir mi?

• 2013-05 nolu genelgemizin 13 üncü maddesinde «Anılan bent kapsamında yer alan ürünlerin temin edilmesinde belirli süreli sözleşmelerin imzalanmasında her hangi bir zorunluluk bulunmamaktadır.» denilmiştir.

• Söz konusu malzemenin fiyatı sözleşme fiyatını geçmiyorsa, gerektiğinde piyasa fiyat araştırması yapılarak farklı firma ve markadaki malzemenin 22-f maddesine göre alınabileceği düşünülmektedir.


6-) Tahmini alım miktarları aşılabilir mi?• Genelge kapsamında yapılan alımlarda piyasa fiyat

araştırmasında firmalara tahmini alım miktarları gönderilmesi, gerçekçi fiyat tekliflerinin alınabilmesi için önem arz etmektedir. Bu miktarlar belirlenirken ihtiyaç tespitlerinin yerinde ve iyi yapılması sözleşmeden amaçlanan maksimum faydaya firma ve idarece daha kolay ulaşılacağı unutulmamalıdır.

• Bu açıdan tahmini miktarların gerçekçi olması ve bu miktarların aşılmaması gerekmektedir.

• Tahmini alım miktarların doldurulduğu sözleşme kalemlerinin yeni bir alıma çıkılarak yenilenmesi gerekmektedir.


7-)Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmelerde iş artışı yada iş eksilişi yapılabilir mi?

• 2013-05 nolu genelgenin 6 ncı maddesinde ve tip sözleşmenin 5 inci maddesinde, idarenin sözleşme imzalanmış olmasının idareye alım yapma yükümlülüğünü getirmeyeceği belirtilmiştir.

• Alım zorunluluğu olmayan bir sözleşmede de iş artışı veya iş eksilişi yapılması söz konusu değildir.


8-) Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmeler 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanuna tabi midir?

• 4735 sayılı Kanunun Kapsam başlıklı 2 nci maddesinde; «Bu Kanun, Kamu İhale Kanununa tabi kurum ve kuruluşlar tarafından söz konusu Kanun hükümlerine göre yapılan ihaleler sonucunda düzenlenen sözleşmeleri kapsar» denilmektedir.

• Belirli süreli (22-f) birim fiyat sözleşmeler bir ihale değil doğrudan temin olduğu için 4735 sayılı Kanuna tabi değildir.


-9- BELİRLİ SÜRELİ 22 (F) SÖZLEŞMELERDE

DURUM DEĞERLENDİRMESİ

Kamu Hastane Birliklerinde ve bağlı sağlık tesislerinde kullanılan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22 nci maddesinin (f) bendi kapsamındaki belirli süreli sözleşmelerin değerlendirilmesi amacıyla (2013) Ekim ayı içerisinde Birliklerimizden 22(f) sözleşmeleri hakkında bazı veriler istenmiştir.

Bu çalışmada, 22(f) kapsamında yapılan belirli süreli sözleşmelerle 2013/05 nolu Genelgemizde belirtilen amaçlara ne ölçüde ulaşıldığının tespiti yapılmaya çalışılmıştır.

9- 22(F) BELİRLİ SÜRELİ SÖZLEŞMELERDE DURUM DEĞERLENDİRMESİ

Genelge ile şunlar amaçlanmıştır;• Aşırı iş yükünün ortadan kaldırılması (dosya

sayısının ve çalışan sayısının azaltılması),• İhtiyaçların daha kısa sürede karşılanarak hasta

yatış ve bekleme sürelerinin kısalması,• Kısmi birim fiyatların düşmesi,

Genelgenin 28 Mayıs 2013 tarihinde yayımlandığı düşünüldüğünde Haziran, Temmuz, Ağustos ve Eylül aylarını kapsayan 4 aylık bir durum değerlendirmesi çalışması yapılmıştır.

9- BELİRLİ SÜRELİ 22(F) SÖZLEŞMELERDE DURUM DEĞERLENDİRMESİ

Belirli süreli 22(f) sözleşmeler hakkında Birlik ve sağlık tesislerinden gelen bilgiler doğrultusunda;

Toplamda 48 birlik tarafından kullanılmıştır.

73 adet Birlik/sağlık tesisi belirli süreli birim fiyat tip sözleşmesi kapsamında sözleşmeler imzalamıştır.

Sözleşmeler Ortopedi, Beyin cerrahisi, Kalp damar cerrahisi, kardiyoloji ve diş (implant) branşlarında yoğunlaşmıştır.

9- BELİRLİ SÜRELİ 22 (F) SÖZLEŞMELERDE DURUM DEĞERLENDİRMESİ

Sağlık tesislerimizde 22(f) alımlarındaki dosya/işlem sayısı genel olarak azalmıştır.

Sağlık tesislerimizce yada Birliklerimizce yapılan belirli süreli sözleşmelerdeki birim fiyatı en yüksek 10 ürünün sözleşme öncesinde ve sözleşmedeki birim fiyat kıyaslamasında, belirtilen ürünlerin %63 ‘ünün birim fiyatı azalmıştır.

Vaka başı dosyalama işlemi olmadığı için her vakada oluşturulan dosyaların arşivlenmesiyle ortaya çıkan arşivleme problemi tek bir sözleşme dosyasıyla önemli derecede azalmıştır.


Belirli süreli birim fiyat tip sözleşmesini kullanan Birlik yada sağlık tesislerimiz uygulamanın çok olumlu olduğunu, kapsamının genişletilmesi gerektiğini belirtmiş, personel ve fiyat tasarrufu ile iş yükünün azalması yönünde önemli kazanımlar sağlandığını dile getirmişlerdir.

Hasta memnuniyetinin ön planda tutulduğu Bakanlık politikalarımıza paralel olarak hasta yatış/bekleme sürelerinde azalma olduğunu beyan eden sağlık tesislerimiz uygulamadaki memnuniyetlerini dile getirmişlerdir.


• Sonuç olarak 2013-05 nolu Doğrudan Temin Alımlarında Belirli Süreli Birim Fiyat Sözleşmesi konulu genelgemizdeki beklentilerimizin büyük oranda gerçekleştiği, sağlık tesislerimiz ve Birliklerimizden gelen geri bildirimlerden anlaşılmaktadır.

• Uygulamalardaki aksaklıkların tespit edilerek çözümü yönündeki çalışmalarımız devam etmektedir.


TEŞEKKÜRLER…Tel: (312) 705 13 69Faks: (312) 705 18 35

E-Posta: [email protected]

malİ hİzmetler kurum baŞkan yardimciliĞi hizmet alımları ve tedarik yönetimi daire...

Documents