Mål- og resultatstyring når målet er bevegelig

Ida Børresen, direktør, UDI

29. januar 2009

2

UDI

• Opprettet i 1988• Pr. 31.12.08: ca 1100 ansatte• Hovedkontor i Oslo – 5 regionkontorer • 70% kvinner• Gjennomsnittsalder 38 år• Ca 20% med annen etnisk bakgrunn

enn norsk• Flest jurister og samfunnssvitere

• Hovedoppgaver:– Fatte vedtak i asyl og

oppholdssaker – Administrere asylmottakssystemet– Overordnet og koordinerende

faglig ansvar for hele utlendingsforvaltningen

3

Utlendingsforvaltningen

Justis- og politidepartementet

Politidirektoratet

6 regionkontorerPolitiets

utlendingsenhet

Utlendingsdirektoratet

Arbeids- og inkluderingsdepartementet

Utenriksstasjonene

Utenriksdepartementet

27 politidistrikter

Utlendingsnemnda

Integrering- og mangfoldsdirektoratet

6 regionkontorer

4

En uke i UDI

• 3 500 nye saker/brev

• 2 000 vedtak

• 5 100 henvendelser fra søkere/brukere

• 750 besøk i servicesenteret

• 30 500 besøk på www.udi.no og www.udiregelverk.no

• 40 pressehenvendelser

5

Bevegelig mål: Antall gyldige arbeidstillatelser 1.1.2003 - 1.1.2009

0

20 000

40 000

60 000

80 000

100 000

120 000

j f mam j j as o nd j f mam j j as o nd j f mam j j a s o nd j f mam j j a s o nd j f mam j j a s o nd j f mam j j a s on d j

2003 2004 2005 2006 2007 2008

6

Bevegelig mål: Asylsøknader 1988 - 2008

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

20 0001

98

8

19

89

19

90

19

91

19

92

19

93

19

94

19

95

19

96

19

97

19

98

19

99

20

00

20

01

20

02

20

03

20

04

20

05

20

06

20

07

20

08

7

Bevegelig mål

1.1.2008: 63 mottak

1.1.2009: 106 mottak

8

Vi får oppmerksomhet

9

Omverdens syn på UDI

• Vi behandler nesten 100 000 saker

• Vi dømmes etter enkeltsakene

• Påvirker handlingsrommet

• Legitimitet og tillit i samfunnet

• Påvirker organisasjonen internt

10

Mål for utlendingsforvaltningen

1. Samfunnstjenlig og styrt innvandring

2. Human, solidarisk og rettssikker asyl- og flyktningpolitikk

3. Helhetlig, effektiv og brukerorientert utlendingsforvaltning

Arbeids- og inkluderingsdepartementet definerer innholdet i disse målene gjennom mer konkrete delmål

11

Tildelingsbrevet 2008

• 7 hovedmål, 6 delmål• 15 styringsparametere• 45 rapporteringskrav• 8 administrative føringer• Omfattende månedlig statistikkrapportering• Tertialvis virksomhetsrapport og årsrapport• Ukjent antall bestillinger og oppdrag gjennom året

Ikke alltid like tydelig skille mellom mål- og rapporteringskrav

Lite bevissthet om vi måler innsatsfaktorer, resultater eller effekter

Preger vår måte å styre på og hvor vi til enhver tid har vår oppmerksomhet

12

Bevegelig mål – ett eksempel

• Oktober 2007: St.prp. nr 1 for 2008: Forutsetning 5.500 asylsøkere

• Januar 2008:Tildelingsbrev: 5.500 asylsøkereVår prognose: 8.500 asylsøkere

• Juni 2008:RNB: 10.500 asylsøkereVår prognose: 15.000 asylsøkere

• Oktober 2008:Tilleggsbevilging: 15.000 asylsøkere

• Desember 2008:Fasit: 14.431 asylsøkere

13

Mange systemer som fanger data

Hvordan vet vi at vi ”fanger” riktig data

Datavarehus

DUFTID

SAP

AGRESSO

WINTID

VP Kompetanse-system

HKIAndre kjernesystem

Kvalitets-måling

HR-revisjonRisikostyring

14

Tidsregistrering og produktkalkyle

• Produksjon pr saksbehandler – alle kvantifiserbare måltall er brutt ned på enkeltsaksbehandler

• Kostnader pr. sak/saktype

15

Vi forsøker å måle langs hele resultatkjeden

Innsatsfaktorer AktiviteterProdukter/Tjenester

Bruker-effekter

Samfunns-effekter

Kompetanse

TID

HKI

Sykefravær

Penger

Saksbehand-lingstid

Kvalitet

Produksjon per arbeidet time

Antall vedtak

Kostnad per vedtak

Kostnad per mottaksdøgn

Antall henvendelser

Brukertilfredshet

Omdømme

Brukermøter

Men betydelig usikkerhet knyttet til x= saksinngang

16

Vi forsøker å få sammenheng

17

Hva er våre utfordringer

• Styringsinformasjon kontra statistikkrapportering- se skogen for bare trær! – sortere og prioritere!

• Få tid og ro til analysearbeid og refleksjon – velge de riktige tiltakene i nødvendig tid!

• Samhandlingen med de andre aktørene i utlendingsforvaltningen

• Øve hele organisasjonen i å være foroverlent, i forkant og endringsorientert!

Nettopp når målet er bevegelig er det helt nødvendig å drive mål- og resultatstyring

18

Alltid deilig å komme hjem etter en lang dag i UDI ……..

19

Takk for oppmerksomheten!

Mer informasjon:

www.udi.no

www.udiregelverk.no