MAKALAHKOMUNIKASI BISNIS

DISUSUN OLEH : WINA ANITA

KELAS : X – PERBANKAN

YAYASAN PENDIDIKAN AISYAHRAHMAT

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) CENDIKIA

PASEH

KABUPATEN BANDUNG

2015

i

Kata Pengantar

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkah

dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam

penulisan makalah ini.Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam

penulisan makalah ini, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan masukan

yang membangun dalam penulisan makalah selanjutnya.Kami berharap makalah

ini memberikan manfaat bagi pembaca.

Paseh, November 2015

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah .................................................................... 1

1.3. Tujuan ...................................................................................... 2

1.4. Manfaat .................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................ 3

2.1. Komunikasi Bisnis ................................................................... 3

2.1.1. Komunikasi Verbal ........................................................ 3

2.1.2. Komunikasi Non Verbal ................................................ 4

2.1.3. Pola Komunikasi ........................................................... 5

2.1.4. Hambatan Komunikasi Bisnis ....................................... 5

2.2. Komunikasi Yang Efektif Dalam Bisnis .................................. 6

2.3. Komunikasi Tertulis ................................................................. 7

2.3.1. Fungsi komunikasi Tertulis ........................................... 7

2.3.2. Keuntungan dan Kerugian komunikasi Tertulis ............ 8

2.3.3. Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis ............................. 8

2.4. Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis .............................................. 9

2.4.1. Memahami Komunikasi Bisnis ..................................... 9

2.4.2. Komunikasi antar Pribadi .............................................. 10

2.4.3. Komunikasi Dalam Organisasi ...................................... 11

2.4.4. Komunikasi Bisnis Listas Budaya ................................. 11

2.5. Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis ....................................... 12

2.5.1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis ................................... 12

2.5.2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis ........................... 12

2.5.3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis ............................................. 13

2.6. Komunikasi Melalui Surat ....................................................... 14

2.6.1. Penulisan Direct Reuquest ............................................. 14

2.6.2. Penulisan Bad News ...................................................... 14

iii

2.6.3. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif ................................... 15

2.6.4. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis ............................... 16

2.7. Komunikasi Tentang Pekerjaan ............................................... 18

2.7.1. Penulisan Surat Lamaran Kerja ..................................... 18

2.7.2. Penulisan Resume .......................................................... 18

2.7.3. Wawancara Kerja .......................................................... 19

2.7.4. Presentasi Bisnis ............................................................ 19

2.7.5. Negoisasi ....................................................................... 20

2.8. Komunikasi Melalui Laporan .................................................. 21

2.8.1. Penulisan Laporan Bisnis .............................................. 21

2.8.2. Penulisan Laporan Singkat ............................................ 22

2.8.3. Penulisan Laporan Format ............................................. 22

2.9. Ruang Lingkup Dan Pengertian Komunikasi .......................... 23

2.10. Proses Komunikasi ................................................................... 25

2.11. Bentuk Dasar Komunikasi ....................................................... 26

2.12. Tipe Dan Fungsi Komunikasi .................................................. 29

2.13. Komunikasi Yang Efektif ........................................................ 32

2.14. Hambatan Komuniksasi ........................................................... 32

BAB III PENUTUP ......................................................................................... 34

  

iv

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari ,

komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi

apapun. Riset yang ada mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling

sering dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu

menghabiskan hamper 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi.

Menulis, membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk

menyimpulkan bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja

kelompok yang berhasil adalah kurangnya komunikasi yang efektif.

Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak akan berguna sampai dapat

disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal

itu memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan

sedemikian rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh sipenerima sama

dengan di gambarkan sipengirimnya.

Didalam sebuah bisnis, komunikasi merupakan hal yang fundamental

dimana kesalahan di dalam komunikasi bisa berakibat fatal seperti kehilangan

tender. Komunikasi juga menjadi perhatian penting pada penulisan laporan yang

ada dalam sebuah bisnis.Karena laporan dalam aktivitas bisnis berguna dalam

penyampaian informasi yang terkait dengan tujuan dari suatu perusahaan atau

organisasi.Sehingga penulisan laporan yang sesuai yakni yang baik dan benar

akan mempengaruhi kinerja perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang kemudian

menarik dikaji lebih lanjut bagaimana membuat sebuah laporan yang efektif

dalam komunikasi bisnis.

1.2. Rumusan Masalah

Terkait dengan peran komunikasi bisnis dalam penulisan sebuah laporan

maka masalah yang dikaji sebagai berikut :

1

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis ?

2. Bagaimana komunikasi yang efektif di dalam bisnis ?

3. Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertulis ?

4. Bagaimana sistematika komunikasi tertulis khususnya dalam penulisan

laporan ?

1.3. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut :

1. Memahami definisi serta jenis dan hambatan yang ada pada komunikasi

bisnis.

2. Mengetahui komunikasi yang efektif dalam menjalankan bisnis.

3. Memahamami komunikasi tertulis mulai dari fungsi hingga prinsipnya.

4. Mengetahui struktur dan sistematika berbagai penulisan laporan yang baik dan

benar.

1.4. Manfaat

Manfaat dalam penulisan makalah tentang Komunikasi Bisnis dan Penulisan

Laporan yakni :

1. Membantu penulis laporan untuk memahami Komunikasi bisnis yang efektif

dalam menjalankan bisnis

2. Membantu penulis laporan untuk mengetahui prosedur yang benar dalam

penulisan laporan

3. Meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam penulisan laporan

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Komunikasi Bisnis

Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis”

(bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan

seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar

pikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain

terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk

mendapatkan respon,seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban,

instruksi yang diberikan perlu diikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar

orang membeli suatu produk.Menurut William C. Himstreet dan wayne murlin

Baty, komunikasi berarti suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui

sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal,

maupun dengan prilaku atau tindakan.

Sedangkan Bisnis dalam Kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai

perniagaan, perdagangan ataupun dagang.Jadi secara sederhana dapat

dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi

yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan

nonverbal.

2.1.1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang

lazimdigunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak

lainmelalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur

yangteratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalamdunia

bisnis antara lain :

a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak

pembayaran

b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain

3

c. Berdiskusi dalam suatu tim kerja

d. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer

lini

e. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor

Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapatmemahami apa yang

disampaikan oleh si pengirimpesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi

yangdisampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasibisnis yang efektif

sangat tergantung pada keterampilanseseorang dalam mengirim maupun

menerima pesan.Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorangdapat

menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %).Sedangkan untuk menerima pesan

bisnis orang seringmenggunakan pendengaran / mendengar (45 %) danbacaan /

membaca (16 %).

2.1.2. Komunikasi Nonverbal

            Komunikasi nonverbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim

digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan gerak tubuh /

bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara lain :

a. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berpikir

b. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan

penghormatan kepada relasi bisnis

c. menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis

Komunikasi nonverbal sangat penting karena memilikipengaruh yang lebih

besar daripada komunikasi verbal,isyarat komunikasi nonverbal sangat

pentinguntuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.Keunggulan

komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya,hal ini berkaitan dengan tingkat

kepercayaan yang tinggiterhadap kebenaran pesan yang

disampaikan.Denganisyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksikecurangan

ataupun menegaskan kejujuran informasiyang diterimanya.

4

2.1.3. Pola Komunikasi

Secara umum pola komunikasi (patterns ofCommunications) dapat

dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Komunikasi formal

Komunikasi ini mengikuti garis hirarki atau jabatan yang ada dalam suatu

organisasi. Terdapat tiga arah komunikasi formal :

Komunikasi dari atas ke bawah (Downward), seperti pengambil keputusan

ke karyawan. Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur

Komunikasi dari bawah ke atas (Upward), seperti pekerja kepada

pimpinan.  Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan

Komunikasi Horizontal, seperti karyawan/level yang sama. Contoh : Meeting,

e-mail, dan memo

b. Saluran Komunikasi Informal (Informal Communications Channel)

Komunikasi informal dilakukan berdasarkan hubungan sosial, karyawan

sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor.Jika dalam

suatu organisasi banyak informasi yang beredar melalui informal artinya

komunikasi formal tidak efektif.Keuntungan dari komunikasi informal yakni

informasinya lebih cepat dan efektif serta bisa mengekspresikan pendapat tanpa

ragu-ragu.

2.1.4. Hambatan Komunikasi Bisnis

            Dalam menjalankan suatu bisnis tentunya organisasi akan menemukan

kendala atau hambatan dalam pencapaian tujuan terutama dalam melakukan

komunikasi, seperti :

a. Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan,

informasi dikuasasi oleh pemimpin.

b. Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda,

persepsi berbeda.

c. Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.

5

d. Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi  atau diperlakukan dengan

tidak adil.

e. Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa

menguntungkan orang lain.

f. Status dan power.

2.1.5. Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis

            Dari hambatan yang ditemui oleh suatu organisasi dalam melakukan

komunikasi maka terdapat beberapa cara untuk mengatasi hambatan tersebut,

yakni :

a) Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari

karyawan

b) Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

c) Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-

ide.

d) Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

e) Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi

perusahaan

2.2.       Komunikasi Yang Efektif Dalam Bisnis

Peran penting kemampuan berkomunikasi yang harus dimiliki oleh pelaku

bisnis dalam dunia bisnis yakni kemampuan komunikasi baik secara verbal

maupun non verbal, lisan maupun tulisan, simbolik maupun interaksi merupakan

hal penting yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis. Bahkan dari beberapa survei,

kemampuan komunikasi merupakan elemen penting yang menjadi persyaratan

utama dalam kepribadian yang harus dimiliki pelaku bisnis.

Komunikasi yang efektif merupakan sarana yang penting untuk

memperoleh kesuksesan dalam suatu perusahaan. Ini membantu menaikkan

kepuasankerja, produktivitas, dan keuntungan. Komunikasi yang efektif adalah

nyawa dari setiap organisasi dan suatu kunci kesuksesan dalam bisnis. Secara

internal, komunikasi yang baik adalah mampu menjaga manajemen dalam

menjaga stabilitasnya, dapat memotivasi karyawannya, dapat

6

mengetahui perkembangan perusahaan dengan baik, karyawan dapat memahami

kebijakan

perusahaan dengan baik, dll. Sedangkan secara eksternal, komunikasi yang baik

mampu menjaga citra perusahaan di mata lingkungannya, mampu memberikan

kontribusi positif bagi lingkungannya atas isu-isu yang dikembangkan, mampu

menjaga hubungan baik dengan mitra kerja, supplier, dan masyarakat sekitar yang

pada akhirnya mampu memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.

Kemampuan komunikasi juga nilai mutlak bagi kesuksesan seorang

individu, baik ia seorang pelaku bisnis maupun tidak. Bagaimana seseorang

berinteraksi dengan orang lain, bagaimana seseorang ‘menampilkan’

kemampuannya, bagaimana seseorang berperan secara aktif dalam masyarakat,

semuakeberhasilan bergantung padakemampuan seseorang dalam berkomunikasi.

2.3. Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yangsering

digunakan dalam bisnis, seperti komunikasi melalui surat-menyurat, pembuatan

memo, laporan, iklan di surat kabar dan lain-lain. Untuk menolong kita dalam

berkomunikasi secara baik, ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan,

yaitu :

Lengkap

Ringkas

Pertimbangan

Konkrit

Jelas

Sopan

Benar

2.3.1. Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Tertulis

Adapun keuntungan dari komunikasi tertulis,yaitu :

Adanya dokumen tertulis

Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman

7

Dapat meyampaikan ide yang rumit

Memberikan analisa, evaluasi dan ringkasan

menyebarkan informasi kepada khalayak ramai

Dapat menegaskan, menafsirkan dan menjelaskan komunikasi lisan

Membentuk dasar kontrak atau perjanjian

Sedangkan kerugian dari komunikasi tertulis, yaitu :

Memakan waktu lama untuk membuatnya

Memakan biaya yang mahal

Komunikasi tertulis cenderung lebih formal

Dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran

Susah untuk mendapatkan umpan balik segera

Bentuk dan isi surat tidak dapat diubah bila telahdikirimkan

Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkansi pembaca

2.3.2. Fungsi Komunikasi Tertulis

Adapun fungsi dari komunikasi tertulis yaitu :

Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misalnya; surat perjanjian

Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yangtelah

diarsipkan

Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digalikembali

untuk mengetahui perkembangan masa lampau

Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan

Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, suratperintah, surat

pengangkatan

lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antaraperusahaan dan

langganan jauh sekali

2.3.3. Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

            Dalam melakukan komunikasi tertulis, terdapat prinsip-prinsip yang bisa

dijadikan acuan seperti :

8

1) Attention, yaitu penulisan surat bisnis harus dapat menarikperhatian publik

2) Interest, yaitu penulisan harus dapat menarik minat publik

3) Desire, yaitu bahwa tulisan tersebut menimbulkan keinginan public untuk

membeli

4) Action, yaitu bahwa ahirnya publik / mitra bisnis jadi membeliproduk kita

2.4. Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

2.4.1. Memahami Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu factor penting bagi

pencapain tujuan suatu organisasi. Akan tetapi, sering kali orang mengabikan arti

pentingnya komunikasi dalam dunia bisnis. Secara garis besar, ada dua kelompok

komunikasi yang paling mendasar yaitu komunikasi verbal dan komunikasi

nonverbal. Komunikasi verbal berkaitan dengan komunikasi yang dilaukan secara

tertulis maupun lisan, misalnya dalam bentuk laporan, surat memo, dan rapat

kerja. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan komunikasi yang tidak

dilakukan secara tertulis atau lisan, seperti menggunakan bahasa isyarat (body

language), symbol, seragam, ekspresi wajah, lamabng (logo) perusahaan, jarak

saat berbicara dan warna.

Dalam kaitannya dengan proses komunikasi, ada lima tahapan yang peru

diperhatikan : adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan,

penyampaian pesan, menerima pesan, menafsirkan pesan, dan memberikan

respons dan umpan balik (feedback).

Dalam komunikasi sering muncul kesalahpahaman dalam

mengembangkan pesan, dalam menyampaikan pesan, dalam menerima pesan,

maupun dalam menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi

dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan

penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan , dan kemampuan mengendalikan

pesan.

2.4.2. Komunikasi Antar Pribadi

9

Komunikasi antar pribadi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang

dilakukan antara individu yang satu dengan individu yang lain baik yang terjadi

dalam suatu masyarakat umum maupun dalam suatu organisasi bisnis maupun

nonbisnis. Namun, dalam hal ini komunikasi antar pribadi lebih difokuskan pada

komunikasi yang ada dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis yaitu antara

manjer dengan karyawan atau pegawai.

Komunikasi antarpribadi memiliki bermacam-macam tujuan, antara lain :

unutk menyampaikan informasi, berbagai pengalaman, melakukan kerja sama,

memotivasi, menumbuhkan simpati, dan melampiaskan kekecewaan dan

kekesalan kepada orang lain.

Dalam komunikasi antarpribadi suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis

tidak dapat dilepaskan dengan gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang

manejer. Ada berbagi macam gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam

suatu organisasi, antara lain : Teori X dan Y yang dikemukakan oleh Doughlas

McGregor, directinge, coaching, supporting dan delegating, yang dikemukakan

oleh Luwdlow dan Panton, dan gaya kepemimpinan situasional yang

dikemukakan Harsey dan Blanchard.

Dalam komunikasi antarpribadi juga perlu dipahami tentang bagaimana

kebutuhan hidup manusia yang melakukan interaksi antarpribadi tersebut.

Sebagaimana diketahui bahwa kebutuhan manusia sangatlah bervariasi. Untuk

memahami bagaimana kebutuhan hidup manusia yang sangat beragam tersebut,

maka muncullah berbagi penelitian yang dilakukan oleh para ahli sehingga

mengahasilkan suatu teori, misalnya terori tentang hierarki kebutuhan yang

dikemukakan oleh Abraham Maslow, Terdiri Dua-Faktor yang dikemukakan oleh

Herzberg.

Ketika Komunikasi antar Pribadi terjadi, maka mendengarkan memiliki

peran yang sangat penting bagi tercapainya suatu pemahaman yang benar dalam

suatu percakapan dengan orang lain. Mendengarkan dalam hal ini merupakan

2.4.3. Komunikasi dalam Organisasi

10

Komunikasi yang meruapakan keterkatian antara individu-individu dengan

organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-

fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manaher yang dinamis harus memiliki tiga

peran penting., yaitu : peran antarpribadi, peran informasional, dan peran

keputusan. Peran antarpribadi mencangkup peran monitoring, peran penyebar, dan

peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencangkup peran wirausaha,

peran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator.

Beberapa kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi

mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja,

pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok,

menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.

Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola

komunikasi baik melalui saluran komunikas formal dan nonformal. Saluran

komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu

komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal/lateral, dan

komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya

didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan

jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur

menurut jenjang hierarkinya tetapi luwes/leluasa.

Tanpa melihat di mana Anda berkerja atau apa yang Anda lakukan,

komunikasi akan memunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier

Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menajdi kekuatan dan

kelemahan yang Anda miliki, menentukan yang realistic, dan melakukan latihan

berbagai bentuk komunikasi, Anda akan dapat meningkatkan keterampilan

komunikasi Anda.

2.4.4. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Semakin pesatnya perkembangan terknologi informasi dan komunikasi

telah memberikan peluang untuk berkomunikasi dengan seseorang yang berbicara

dengan bahasa dan budaya yang berbeda. Pengembangan keterampilan

komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya, mengingat

kecendrungan dunia bisnis yang semakin mengglobal.

11

Terdapat tiga tingkatan, yaitu : Formal, Informal, dan Teknis. Kendala utama

dalam komunikasi lintas budaya adalah perbedaan budaya dan masalah bahasa.

Perbedaan budaya sering kali menjadi komunikas tidak efektif.

Perbedaan budaya dapat ditunjukkan dalam nilai-nilai sosial, ide status,

kebiasaan pengambilan keputusan, sikap terhadap waktu , pengaturan jarak bicara,

konteks budaya, bahasa tubuh, adat-istiadat, perilaku hokum dan etika.

Seseorang dapat mempelajari budaya tertentu dengan cara membaca buku-buku

artikel, berbicara dengan orang yang menjadi bagian dari suatu buadaya,

mengunjungi suatu Negara, belajar bahasanya, belajar sejarah budaya suatu

Negara, agama, politik, nilai-nilai dan kebiasaan-kebiasaan yang dilakukan oleh

masyarakat suatu Negara.

2.5. Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

2.5.1. Perencaan Pesan-Pesan Bisnis

roses penyususnan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencaan,

komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencaan , maksud / tujuan

penyampaian bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun

khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang

mencangkup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi

audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.

Langkah lain dalam proses perencaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide

pokoknya. Ide pokok meruapakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan.

Dengan mendefinisikan ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang

apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang

dapat digunakan, diantaranya story teller’s tour , random list, CFR worksheet,

journalistic appoarch, dan question and answer chain.

2.5.2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi

penting dan maksud atau tujuan penulisan pesan-pesan bisnis dinyatakan secara

jelas. Disamping itu, ide-ide juga dihasilkan secara logis. Organisasi yang baik

penting karena hal itu membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi lebih

efektif dan memudahkan atau menyerderhanakan pekerjaan komunikator.

12

Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengempokan ide-ide secara

tepat. Ada dua pendekatan organisasinal yang cukup mendasar yaitu pendekatan

langsung dan pendekatan tidak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok

ditempatkan pada bagian terdahulu, kemudian baru diikuti bukti-bukti

pendukungnya; sedangkan dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti

pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi orang-orang yang sangat

tertarik atau senang terhadap pesan-pesan yang akan disampaikan. Sementara itu,

pendekatan tidak langsung tepat untuk orang-orang yang bersikap skeptic atau

tidak senang terhadap pesan-pesan yang disampaikan.

2.5.3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Revisi merupakan langkah terkahir dalam mengembangkan pesan-pesan

bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi

dan pengorganisasiaanya, gaya penyampaianya, maupun format penulisannya.

Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat.

Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah

familier / sudah dikenal secara umum, singkat , dan hindarkan kata yang memiliki

pengertian gAnda.

Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup

keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana,

majemuk, dan kompleks. Kalimat-kalimat yang sangat singkat dan menggunakan

kalimat aktif akan mempermudah audiens Anda dalam memahami maksud dan

tujuan suatu pesan-pesan bisnis.

Dalam mengembangkan suatu paragraph dapat dilakukan dengan berbagai

macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan

mengenai sebab-akibat, melakukan kalsifikasi (pengelompokan), dan pembahasan

mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan perhatian pada ide

tunggal, dan usahakan untuk setiap paragraph singkat saja.

2.6. Komunikasi melalui Surat

2.6.1. Penulisan Direct Reuquest

13

Maksud Direct request adalah untuk mendapatkan suatu respon dari para

pembaca dengan menjawab pertanyaan , emngirim barang atau jasa, atau sutatu

tindakan yang lain. Meskipun berasumsi bahwa respons pembaca adalah

menyenangkan, Anda perlu meyakinkan diri Anda dengan para pembaca dengan

cara-cara yang menyenangkan pula. Permintaan terhadap suatu informasi dapat

berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi.

Surat-Surat direct Request dapat digunakan untuk berbagi macam aplikasi,

seperti melakukan pesanan barang atau jasa (orders) , surat pengaduan bisnis,

surat reservasi, meminta informasi penting terhadap suatu produk baru,

mengajukan klaim, danadjustment , dan pemohonan kredit.

Untuk mempermudah tugas-tugas pembaca, Anda sebaiknya memulai

dengan permintaaan (request)apa yang Anda kehendaki dan memberikan

penjelasan yang lebih rinci yang akan dapat membantu pembaca melakukan apa

yang dihendaki secara benar dan tepat. Apabila Anda meminta beberapa barang

yang berbeda, maka lebih baik beri masing-masing barang tersebut untuk lebih

memudahkan pembaca memberikan jawaban atau tanggapanya. Suatu suratdirect

request dapat ditutup dengan ucapan terima kasih, suatu tindakan khusus dan

indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman.

2.6.2. Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

Strategi penulisan untuk permintaan rutin, pesan-pesan good news ,

serta goodwillpada umumnya menggunakan pendekatan langsung (direct

approach), yang memnungkinkan para pembaca secara langsung dapat

mengetahui apa maksud penyampain suatu pesan. Hal ini berbeda dengan pesan-

pesan bisnis yang mempunyai dampak yang kurang baik bagi pembacanya.

Pendekatan langsung yang digunakan dalam penulisan permintaan rutin

dan pesan-pesan positif lainnya mencangkup tiga hal, yaitu kemukakan ide pokok

pada bagian awal, diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci di bagian

pertengahan , dan diakhiri dengan salam penutup yang berisi pernyataan

keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

Disamping memiliki keunggulan seperti langsung pada pokok bahasan dan

menghemat waktu, pendekatan langsung juga memiliki kelemahan seperti factor

14

kebiasaan, dalam arti bahwa sebagian penyampaian pesan merasa tidak terbiasa

dengan pendekatan langsung.

Dalam menjawab surat permintaan informasi yang memiliki potensi

penjualan, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu berikan respon secepatnya,

berikan dukungan terhadap penjualan, dan berikan kesan yang positif terhadap

perusahaan Anda. Selain menangani berbagai permintaan informasi, suat

perusahaan sering kali menangani berbagai permintaan kredit rutin, baik yang

berkaitan dengan memberikan persetujuan kredit maupun pemberian referensi

kredit bagi yang membutuhkannya.

Bentuk informasi positif yang lain adalah meberikan surat rekomendasi

kepada orang lain. Surat rekomendasi ini bersifat rahasia sehingga yang meminta

surat rekomendasi tidak boleh tahu tentang isi surat tersebut. Oleh karena itu,

surat rekomendasi biasanya langsung dikirim ke organisasi / lembaga yang

meminta rekomendasi tersebut.

2.6.3. Penulisan Bad News

Maksud dari pesan-pesan Bad News adalah untuk menyampaikan

informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan

bagaimana dampaknya bagi audiens Anda. Sebagai contoh : berita duka cita,

pemutusan hubungan kerja (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagaln

ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya. Untuk mencapai tujuan tersebut,

Anda harus mempertimbangkan bagaimana pAndangan audiens. Bahkan, kalau

memungkinkan Anda dapat menjelaskan bagaimana pesan-pesan bed news tetap

memberikan manfaat bagi audiens Anda.

Secara umu pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk

pesan-pesan bad news adalah indirect approach, yang dimulai dengan suatu

pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alas an yang

mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang

memiliki dampak positif bagi audiens Anda.

Pendekatan organisasional lainnya adalah direcr approach, yang digunakan

terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad-news yang mempunyai dampat

emosional yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan pernyataan

15

bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata penutup yang

positif.

2.6.4. Penulisan Pesan Pesan Persuasif

Dalam mengembangkan pesan pesan persuasive secara efektif perlu

diperhatikan lima komponen penting yaitu (1) mementukan kredibilitas Anda, (2)

menyiapkan kerangka argumentasi, (3) menggunakan daya pemikat atas dasar

logika dan emosional, (4) memperkuat posisi Anda dengan menggunakan bahasa

yang baik dan bukti yang jelas.

Untuk memperkuat kredibilitas Anda dalam menyampaikan pesan-pesan

persuasif, beberapa cara dapat dilakukan, diantarnya adalah : memebrikan

dukungan terhadap penyataan Anda dengan fakta dan sumber-sumber lainnya;

menjelaskan tujuan Anda secara jeals; menunjukkan sikap hormat; dan

menunjukkan sikap percaya kepada pihak lain.

Dalam penyampaian pesan pesan secara persuasive, rencana

organisasional yang dapat digunakan adalah dengan menerapka prinsip AIDA

(Attention, Interest, Desire, Action). Untuk membuka suatu dialog, lontarkan

pertanyaan yang menarik pembaca dengan fakta, penjelasan lebih rinci, dan

tambahan informasi yang bermanfaat bagi pembaca. Berikutnya Anda perlu

meningkatkan hasrat pembaca dengan memberikan bukti-bukti yang lebih banyak

dan manfaat bagi pembaca. Yang terakhir, Anda dapat mengambil kesimpulan

dengan memotivasi pembaca agar bersedia mengambil tindakan yang lebih

spesifik, dengan menekankan hasil positif suatu tindakan, dan dengan

memberikan kemudahan bagi pembaca dalam merespons.

Untuk meperkuat posisi Anda dalam menyampaikan pesan-pesan

persuasif, Anda dapat menggunakan semantic, metafora, anekdot, bahasa yang

sederhana dan mudah dipahami, dan fakta yang mampu memperkuat posisi Anda.

Ada beberapa kunci dalam menyampaikan pengaduan, permintaan, atau

penyesuaian yang baik secara persuasive yaitu 1) mengemukakan semua fakta

dengan lebih rinci, logis, dan menarik pembaca, 2) mengekspresiakan perasaan

Anda dengan tenang, 3) memfokuskan pada manfaat atas problem-solusi, dan 4)

memberikan pernytaan permintaan suatu tindakan secara spesifik dan beralasan.

16

2.6.5. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang

dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal,

maupun laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu

pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang

membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat

bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakannya.

Dalam perkebangannya, seorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan

secarik kertas maupun secara elektronik. Di samping itu, pengrimiman surat

secara elektronik dapat dilakukan dengan menggunakan telepon seluler untuk

varian tertentu maupun dengan menggunakan computer yang sudah dilengkapi

dengan modem.

Melalui surat, seorang dapat menyampaikan informasi penting kepada

orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti

historis, dan untuk pedoman kerja.

Surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, pemakaiannya, sifat, jumlah

sasaran yang dituju, urgensinya, dan tujuannya. Bagian bagian penting dalam

surat biasanya mencangkup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamt

yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraf isi, paragraf penutup,

salam penutup, tAnda tangan, nama terang, tembusan dan inisial.

Bentuk surat dapat dibedakan menjadi (a) bentuk lurus penuh, (b) bentuk

setengah lurus, (c) bentuk lurus, (d) bentuk bertakuk, (e) bentuk paragraph

menggantung, (f) bentuk Amerika, dan (g) bentuk Inggris.

Bagaimana dengan bahasa surat? Secara umum, bahasa yang digunakan

dalam dunia korespondensi mencangkup tiga hal, yaitu (a) pemilihan kata-kata

yang sudah dikenal, (b) pemilihan kata-kata yang cermat, dan (c) pemilihan kata-

kata bermakna jelas dan dihindari yang bermakna lebih dari satu.

2.7. Komunikasi Tentang Pekerajaan

2.7.1. Penulisan Surat Lamaran Kerja

17

Surat Lamaran kerja merupakan pintu gerbang pelamar kerja memasuki

dunia bisnis. Oleh karena itu, pelamar kerja dapat menggunakan

pendekatan Attention, Interest, Desire, and Action (AIDA) dalam membuat surat

lamaran kerja.

Secara garis besar surat lamaran kerja mencangkup tiga hal, yaitu paragraf

pembuka, paragraf pertengahan, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka lebih

menekankan bagaimana pelamar kerja dapat menarik perhatian pembaca melalui

suatu pernyataan rangkuman, nama person, sumber publikasi, pertanyaan , dan

cuplikan berita. Paragraf pertengahan merupakan penjelasan terhadap apa yang

diminati dan sangat diharapkan oleh pembaca seperti kualifikasi pendidikan,

pengalaman kerja, dan berbagai minat dan aktivitas. Dalam surat lamaran kerja,

paragraph penutup mencangkup suatu tindakan yaitu untuk wawancara. Oleh

karena itu, untuk mempermudah pemanggilan pelamar kerja, pelamar kerja perlu

mencantumkan alamat yang lengkap yang memudahkan organisasi yang

menawarkan lowongan kerja menghubungi pelamar kerja.

2.7.2. Penulisan Resume

Suatu Resume merupakan factual terhadap kualifikasi Anda.

Dalam resume, Anda harus menekankan pada poin-poin penting kemampuan

Anda. Suatu resume tak dapat dipisahkan dari suatu lamaran kerja. Resume dapat

digunakan untuk mejual kemampuan yang Anda miliki bagi organisasi /

perusahaan yang memerlukannya.

Persiapan resume meliputi mengumpulan informasi penting,

perencanaan resume, dan menyusun resume. Sebagaimana dokumen tertulis yang

lain, resume harus direfleksikan suatu stAndar isi, organisasi, dan gaya yang

tinggi. Apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan resume, kemungkinan besar

wawancara tak akan dapat berlangsung sebagaimana yang Anda harapkan.

Resume kronologis menggunakan judul pendidikan dan pengalaman secara

berurutan, dimulai dari pendidikan dan pengalaman yang

terbaru. Resume fungsional menggunakan fungsi-fungsi yang dapat Anda lakukan

sebagai judul-judul utamanya. Sedangkan penggabungan antara kedua

bentuk resume tersebut disebut dengan resumekombinasi. Anda dapat memilih

18

salah satu dari ketiga bentuk resume mana yang lebih cocok dengan jenis

pekerjaan yang Anda pilih.

2.7.3. Wawancara Kerja

Suatu Organasasi / Perusahaan yang mengundang anda untuk melakukakn

wawancara kerja mencari pelamar yang memiliki kualifikasi sesuai yang

dibutuhkan.

Wawancara kerja merupakan sebagian kegiatan penting dalam proses

mencari pekerjaan, selain resume dan surat lamaran kerja. Untuk menghadapi

wawancara, perlu berbagai perisapan muali cara berpakaian , nada suara, cara

menjawab pertanyaan, cara duduk dan sejenisnya. Jangan sampai wawancara yang

merupakana kesempatan emas yang sangat berharga hilang begitu saja, tanpa

persiapan yang matang.

Anda perlu mengenali jabatan pekerjaan dan perusahaan melalui berbagai

publikasi resmi yang diterbitkan oleh perusahaan yang anda lamar. Pemahaman

anda mengenai pekerjaan dan perusahaan ygn anda lamar menunjukkan seberapa

besar kesungguhan anda dalam mencari kerja.

Antisipasi terhadap pertanyaan-pertanyaan yang kemungkinan akan

ditanyakan dalam wawancara sangat penting. Paling tidak, anda akan dapat

mempersiapkan berbagai kemungkinan jawaban yang dapat anda sampaikan pada

saat wawancara berlangsung.

Segera setelah wawancara berakhir, sudah selayaknya apabila anda

menyampaikan suatu penghormatan melalui surat ucapan terimakasih, teruatama

kepada pewawancara yang telah meluangkan waktu dan tenaga untuk melakukan

wawancara dengan anda. Berikan kesan yang positif kepada pewawancara,

meskipun kemungkinana diterima sebagai oegawai baru relatif kecil.

2.7.4. Presentasi Bisnis

Presentasi Bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingakatan

dalam suatu perusahaan berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa,

baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia,

produksi , dan teknologi informasi. Oleh karena itu, mereka perlu memperhatikan

berbagai factor yang dapat menunjang keberhasilan presentasi.

19

Presentasi bisnis, paling tidak memiliki empat tujuan utama, yaitu

menginformasikan pesan-pesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi

audiens, dan memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu. Meskipun dalam

praktiknya, suatu perusahaan dapat saja bertujuan sekedar menyampaikan pesan-

pesan bisnis tertentu bagi audiens.

Sebelum melakukan presentasi bisnis, perlu dipersiapkan beberapa hal,

seperti penguasaan materi yang ingin disampaikan, pengusaan alat bantu

presentasi bisnis, menganalisis audiens dan menganalisis lingkungan tempat

berlangsungnya presentasi bisnis.

Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini sangat bervariasi,

mulai dari paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan

teknologi canggih. Sarana pendukung dalam presentasi bisnis diharapkan mampu

memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu materi dan

menarik bagi audiens.

Dalam melakukan presentasi bisnis, seorang presenter sebaiknya perlu

melakukan analisis audiens yang berkaitan dengan apa, siapa, kapan, dan

bagaimana presentasi bisnis itu dilakukan. Selain itu, seorang presenter juga perlu

menganalisis bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan dan meninjau lokasi secara

sekilas.

Satu hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu

menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis

2.7.5. Negosiasi

Dalam dunia bisnis, negosiasi merupakan aktivitas yang lazim digunakan

dalam mencapai suatu kesepakatan bersama anatara kedua belah pihak. Negosiasi

memiliki berbagai pengertian yang pada dasarnya memiliki kesamaan, yaitu

bagaimana mencapai kesepakatan bersama.

Menurut Hartman, negosiasi adalah suatu proses komunikasi antara dua

pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri,

yang berusaha untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak

tersebut mengenai masalah yang sama.

20

Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi antara kedua belah

pihak yang mempunyai ha katas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan

kedua belah pihak sehingga terjadi suatu proses yang saling memberi dan

menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.

Sementara itu, menurut Casse, negosiasi adalah proses yang paling sedikit

melibatkan kedua belah pihak dengan perserpsi, kebutuhan, dan motivasi yang

berbeda, yang mencoba untuk bersepakat tentang suatu hak demi kepentingan

bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa

negosiasi melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu

kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama

kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi

Ada enam tahapan penting yang perlu diperhatikan dalam proses

negosiasi, antara lain (1) persiapan , (2) kontak pertama , (3) konfortasi, (4)

konsiliasi/kompromi, (5) solusi, (6) pascanegosiasi / konsolidasi

Ada empat tipe negosiator, yaitu negosiator curang , negosiator

professional, negosiator bodoh, dan negosiator naif.

2.8. Komunikasi Melalui Laporan

2.8.1. Penulisan Laporan Bisnis

Berbagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatu

perusahaan agar kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan

laporan bisnis dapat dilakukan atas dasar fungsi, subjek, formalitas, keaslian,

frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksaan pertemuan. Mereka

yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih

manajemen, akuntan, ilmuan dan sebagainya.

Untuk menyusun laporan, berbagai macam persiapan perlu dilakukan

seperti mendefinisikan maslaah, tujuan dan cakupan, siapa yang akan menerima

laporan, ementukan ide/gagasan, mengumpulkan bahan-bahan, menganalisis dan

menafsirkan data, dan mengorganisasi data dan menyiapkan kerangka akhir.

Secara umum, suatu laporan mencangkup tiga bagian penting, yaitu bagian

pendahuluan , teks, dan penutup. Bagian pendahuluan, mencangkup antara lain

21

otorisasi, tata letak, masalah tujuam ruang lingkup, metodologi, sumber, latar

belakangm definisi istilah, keterbatasn dan penyataan singkat atas hasil yang telah

dilakukan. Adapun bagian teks mencangkup antara lain penjelasan semua

informasi penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara

lain rangkuman, kesimpulan, dan rekomendasi.

Cara mengorganisasikan laporan ada dua yaitu deduktif dan induktif.

Sementara itu, cara mengorganisasi teks laporan antara lain dengan menggunakan

2.8.2. Penulisan Laporan Singkat

Laporan Singkat sering disebut dengan istilah laporan informal. Laporan

informal memiliki berbagai karakter yang membedakan dengan laporan yang

lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencangkup berbagai keputusan

seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan yang

singkat atau laporan informal seing menggunakan bentuk memo atau surat-surat

sedangkan laporan yang lebih formal disajiakan dalam bentuk manuskrip.

2.8.3. Penulisan Laporan Formal

Suatu laporan bisnis yang efektif akan dimulai dengan mendefinisikan

maslah secara jelas. Setelah masalah dinyatakan secara jelas, anda dapat

menentukan informasi apa yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Di

samping itu, anda juga akan dapat mengembangkan suatu rencana bagiamana

memperoleh informasi tersebut.

Dalam melakukan analisis terhadap suatu masalah, kerangka menjadi

sangat penting artinya. Ada dua jenis kerangka yang digunakan untuk melakaukan

analisis terhadap suatu masalah. Jika tujuan anda adalah untuk meberikansuatu

informasi kepada pihak lain, kerangka yang dapat digunakan adalah kerangka

informasional. Namun, jika tujuan anda adalah mengambil kesimpulan dan

memberikan rekomendasi, kerangka yang tepat adalah kerangka analitikal.

Dalam melakukan tahapan penelitian, data yang anda kumpulkan dapat

diperoleh memalui dua sumber, yaitu sumber sekunder dan sumber primer. Pada

umumnya, biaya memperoleh data sekunder lebih murah dibandingkan dengan

biaya data primer.

22

Setelah anda menyelesaikan penelitan dan melakukan analisis terhadap

data yang anda kumpukan, maka langkah selanjutnya adalah anda perlu

mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Saran-saran yang anda

sampaikan hendaklah praktis dan logis, sehingga memudahkan pembaca dalam

melakukan suatu tindakan.

2.9. Ruang Lingkup dan Pengertian Komunikasi

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau “commo” dalam

Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk

mencapai kesamaan makna, “commonness”. Komunikasi melibatkan dua orang

atau lebih, yang terdiri dari comunican dan comunicator dengan menggunakan

cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal) yang disebut

media. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu

melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun

perilaku atau tindakan 

Pengertian Komunikasi Bisnis

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa

sumber: 

    Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk

membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu

gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk

menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi

pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.

Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan),

strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar

yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.

Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan,

humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun

bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan

suatu nilai bisnis (create business value).

23

    Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang

mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun

nonverbal.

    Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk

mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem

organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya

sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia

menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau

kegiatan.

    Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk

mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem

organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya

sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia

menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau

kegiatan.

    Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun

komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal

communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam

kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan

bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing –

masing memiliki budaya yang berbeda.

    Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang

mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun

non verbal.

2.10. Proses Komunikasi

24

Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang

berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi.

Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang

disajikan dalam suatu model berikut:

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun

kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain,

sebagai berikut:

1) Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan

satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. 

Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2) Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu

sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya,

tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan

informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.  Pesan atau

message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya

dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal

seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

3) Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang

telah disandi (encode).  Sumber menyampaikan pesan kepada penerima

dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu

tindakan tertentu.  Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel

atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.  Saluran

untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. 

Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang

tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis

seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector).  Sumber

berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun

hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang

dikehendaki.

4) Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan.  Jika pesan

itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang

25

baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. 

Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan

penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. 

Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding

dan  hanya terjadi dalam pikiran penerima.  Akhirnya penerimalah yang

akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula

memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5) Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik

yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah

disampaikannya kepada penerima.  Respons atau umpan balik dari penerima

terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun

tindakan-tindakan tertentu.  Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut

ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan

untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi. 

2.11. Bentuk Dasar Komunikasi

Verbal         : melalui tulisan dan lisan

Non Verbal     : bahasa tubuh, ekspresi

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan

menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan

membaca) pesan-pesan bisnis.

Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang

disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau

lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter

membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita

atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan

sebagian kecil contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena

kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara

26

verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun

pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines

message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang

(writing ). Selain karena alasan praktis, speaking dianggap lebih mudah

“menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti

pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan

memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian

writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya

disampaikan dengan berbicara, mendengarkan dan membaca. Kenyataan

menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang

menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi. Pesan bisnis ini

dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading).

Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis

yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses

reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja,

dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

Bentuk Komunikasi Verbal :

1. membuat dan mengirim surat penawaran harga dan pemesanan barang  kepada

pihak lain

2. berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)

3. melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan

4. mengadakan briefing dengan staf karyawan

5. mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini

bawah, dll.

6. Komunikasi Non Verbal

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non

verbal communicarion) merupakan hal yang penting. Banyak komunikasi

verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan

27

komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui

komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan

mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa

senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya

dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator

untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi

komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat,

ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi

suara.

Tujuan komunikais non verbal ;

1. Menyediakan/memberikan informasi

2. Mengatur alur suatu percakapan

3. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan

verbal.

4. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain

5. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk

melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi

non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang

meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan

mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.

Bentuk Komunikasi Non Verbal

1. mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berpikir

2. tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa

senang, simpati dan penghormatan

3. menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan

4. asbak di atas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok

5. mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita

Pentingnya Komunikasi Non Verbal

1.    menyediakan/ memberikan informasi

28

2.    mengatur alur suatu percakapan

3.    mengekspresikan emosi

4.    memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal

5.    mengendalikan/ mempengaruhi orang lain

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik

organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,

maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah

untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi

tersebut.

2.12. Tipe dan Fungsi Komunikasi

Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong

Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50,

komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi 

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha

menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan

pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2.    Komunikasi kelompok 

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah

faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha

menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi

antar pribadi.

2. Komunikasi massa 

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang

meliputi cetak dan elektronik. 

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,

komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat

fungsi, yaitu:

1. Fungsi informative

29

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi

(information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu

organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih

baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota

organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada

dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan

kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen

membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun

guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan

karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,

jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam

suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang

berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu

mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua

informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai

kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam

struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas

(position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan

sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk

menjalankan perintah banyak bergantung pada: 

o Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

o Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

o Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin

sekaligus sebagai pribadi.

o Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b. Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada

dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan

30

kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak

boleh untuk dilaksanakan.

2. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak

akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya

kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk

mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab

pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan

menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan

sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

3. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan

karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada

dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam

organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan

oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan

antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga

ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan

menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam

diri karyawan terhadap organisasi.

2.13. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan

perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses

komunikasi. Tujuan Komunikasi Efektif. Tujuan dari Komunikasi Efektif

sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang

31

disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa

yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat

dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan.

tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan

balik atau feed back dapat seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu

komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :

1) Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang

dimaksud oleh pengirimnya.

2) Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan

ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

3) Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya

dilakukan untuk menindak lanjuti pesan yang dikirim.

2.14. Hambatan Komunikasi

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama

sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat

dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak

pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi

teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin

berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim

informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat

diandalkan serta lebih efisien.

Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau

idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang

diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi

tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

32

Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus

memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta

melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap

kata-kata yang digunakannya.

Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh

orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun

komunikan.

Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan

persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian

informasi, penyaringan informasi.

Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau

lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai

yang dianut.

1) Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback

dari karyawan

2) Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih

cepat

3) Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah

ide-ide.

4) Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

5) Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi

perusahaan

BAB III

KESIMPULAN

33

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk

mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem

organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya

sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia

menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau

kegiatan.

Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan

semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang

cenderung semakin ketat. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan

lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya,

gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun

dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis

menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan

laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik

lisan maupun tertulis secara sistematik.

Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.

Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses

Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk

mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis,

pemasaran produk ataupun lainnya.

34