majlis perbandaran klang...menjalankan tugasan itu dengan jujur, amanah dan bertanggungjawab marilah...

GARIS PANDUAN MPK BIL: 174 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

MANUAL PENGISI BUKU PENGESAHAN TUGASAN LUAR

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.174 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Mengisi Buku Pengesahan Tugasan Luar 2


2013


KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 9

8.0 CARTA ALIR 11

9.0 PENUTUP 13


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang

diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama

sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat

penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu

tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum tibanya

pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Perkhidmatan yang sempurna tanda sebarang kecacatan akan mengambarkan

kebertanggungjawaban atau akauantabiliti kakitangan atau pegawai Majlis

Perbandaran Klang. Kecacatan atau kelemahan ini dapat di minimakan atau di

elakan jika setiap kakitangan dan pegawai Majlis menjalankan tugas dengan

jujur, amanah dan bertanggungjawab. Walaupun terdapat garis panduan dan

arahan-arahan yang telah dikeluarkan oleh kerajaan sama ada di peringkat

persekutuan, negeri dan juga MPK terdapat juga dikalangan kakitangan agensi

kerajaan dan Majlis Perbandaran Klang khususnya yang tidak bertanggungjawab

dalam menjalankan tugas yg diberi. Sebagai usaha menambahbaikan dan

mengelakan perkara yang tidak diingini berlaku, manual ini disediakan dengan

tujuan supaya kakitangan atau pegawai yang di berikan sesuatu tugas

menjalankan tugasan itu dengan jujur, amanah dan bertanggungjawab

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang telah

ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu untuk membuat

perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan tugas masing-masing

supaya bila tiba masanya status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita

sudah benar-benar bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang

berupaya memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARI KETUA JABATAN

Kecemerlangan sesebuah organisasi boleh diukur melalui kualiti

perkhidmatan yang disampaikan oleh pekerja kepada pelanggan.

Oleh itu dengan terbitnya Manual Majlis Perbandaran Klang (Manual

MPK) yang dikumpul daripada pelbagai proses kerja di setiap jabatan

dan bahagian ini akan memastikan dokumen/maklumat yang sama

dan standard menjadi rujukan kakitangan dalam menjalankan tugas

masing-masing.

Sebagai menyahut seruan tuan Setiausaha Majlis Perbandaran Klang, Tuan Mohd

Ehsan bin Mukri bagi melaksanakan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik

[PATH] MPK 2013, Saya bersama kakitangan bersatu hati untuk membuat perubahan

dan penambahbaikan dengan menyediakan manual proses kerja dalam setiap bidang

tugas yang menjadi tanggungjawab Jabatan Teknologi Maklumat.

Tujuan Asas Manual Pengisian Buku Pengesahan Tugasan Luar JTM disediakan

adalah untuk memastikan kakitangan teknikal JTM yang bertugas di luar pejabat

mengisi buku tugasan luar yang dibekalkan dan seterusnya mendapatkan pengesahan

pegawai. Manual ini menjelaskan tatacara yang betul untuk mengisi buku tugasan luar

untuk memudahkan pemantauan pegawai terhadap kakitangan yang bertugas di luar.

Adalah menjadi harapan saya perubahan dan penambahbaikan ini dapat meningkatkan

hasil kerja setiap kakitangan yang terlibat dan seterusnya meningkatkan kualiti

perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Akhir kata, saya ucapkan terima kasih

dan tahniah kepada semua pihak yang telah menyumbangkan masa dan tenaga untuk

menyediakan manual ini.

“Together We Can Do It.”

”Bersama Kita Berubah”. Sekian, Terima kasih.

Nor Hasyimah binti Tamziz Pengarah Teknologi Maklumat


2013


1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Menjamin urusan pentadbiran, aktiviti dan sistem penyampaian MPK berjalan lancar dan berterusan;

1.4 Melindungi Aset Kerajaan dan mengelakkan/mencegah dari kecurian;

1.5 Mengurangkan insiden keselamatan yang akan menjejaskan integriti, keboleh sediaan perkhidmatan;

1.6 Memastikan petugas menjalankan tugas yang diberikan dengan baik dan berkesan.

1.7 Meminimumkan kerosakan, kemusnahan dan kehilangan melalui usaha pencegahan atau usaha mengurangkan kesan kejadian yang tidak diingini;

2.0 LATAR BELAKANG

Buku pengesahan tugasan luar Jabatan Teknologi Maklumat di perkenalkan bagi tujuan atau objektif seperti berikut :

2.1 Memastikan pegawai yang terlibat tidak melanggar etika perkhidmatan

2.2 Meningkatkan mutu perkhidmatan Jabatan Teknologi Maklumat selaras dengan misi dan visi jabatan.

2.3 Memudahkan rujukan dibuat apabila berlaku perkara-perkara tidak diingini seperti bencana alam, kemalangan dan sebagainya.

2.4 Mengenalpasti kelemahan dan tidakan penambahbaikan dapat dibuat.


2013


3.0 DEFINISI /SINGKATAN

3.1 Tugas luar ialah satu arahan tugas atau aduan yang perlu diselesaikan yang berada di luar dari Jabatan.

3.2 Buku tugasan luar ialah, sebuah buku yang digunakan untuk memastikan pegawai yang telibat menjalankan dan menyelesaikan arahan kerja yang di beri.segala tugas yang telah dijalaskan oleh pegawai yang berkenaan hendakla di rekodkan di dalam buku ini mengikut garis panduan berikut :

3.2.1 Buku hendaklah di bawa bersama ketika bertugas

3.2.2 Sebagai bukti tugasan telah di laksanakan, petugas hendaklah mendapatkan tandatangan dan pengesahan pegawai di lokasi sebagai bukti tugas telah di laksanakan/diselesaikan.

3.2.3 Sebarang tugasan yang tidak mempunyai pengesahan daripada pegawai di lokasi dianggap petugas tidak melaksanakan tugas yang di berikan.

3.2.4 Sebarang kehilangan buku pengesahan tugasan, hendaklah dilaporkan kepada pegawai berkenaan.

3.2.5 Buku ini hendaklah diserahkan kepada pegawai berkaitan pada pukul 4.30 petang setiap hari bekerja dan mengambilnya semula selewat-lewatnya pada pukul 8.15 pagi hari berikutnya. Tertakluk kepada perubahan


2013


4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN DAN INTEGRITI ICT

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KLANG

Pengarah Teknologi Maklumat

Timb. Pengarah Teknologi Maklumat

Pegawai Teknologi Maklumat F41

Unit Keselamatan ICT

Pembantu Tadbir N17

Pen. Pegawai Teknologi Maklumat F29

Juruteknik F17

Unit Intergriti ICT

Pen. Pegawai Teknologi Maklumat F29

Juruteknik F17

Pembantu Am Pejabat N1


2013


5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

Manual Keselamatan Peralatan ICT adalah seperti berikut:

5.2

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171);

ii. Arahan Keselamatan Kerajaan;

iii. Arahan Teknologi Maklumat 2007;

iv. Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi Dan Dokumen Rasmi

Kerajaan;

v. Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan;

vi. Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 – Rangka Dasar Keselamatan

Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan;

vii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 – Pengurusan

Aset Alih Kerajaan

viii. Dasar Keselamatan ICT MPKlang

ix. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Prosedur Pengendalian

Kerosakan ICT

x. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Garis Panduan

Penyelenggaraan ICT

xi. Pekeliling dan Arahan Yang Di Pertua / Setiausaha;

6.0 SKOP KERJA

6.1 Skop Kerja bagi menjalankan tugasan di luar kawasan adalah seperti

berikut:

6.1.1 Menerima aduan melalui borang aduan

6.1.2 Pergi ke lokasi bagi memeriksa aduan yang di terima

6.1.3 Mendapatkan tandatangan/pengesahan dari pegawai di lokasi

aduan.

6.1.4 Melaporkan kepada pegawai.


2013


7.0 PROSES KERJA

7.1 bidang tugas bagi menjalankan tugasan di luar kawasan adalah

seperti berikut:

Bil. Jawatan Proses Kerja

1. Pembantu tadbir Menerima aduan melalui aduan dari telefon

atau aduan secara bertulis

Merekodkan dan mencatat No. Aduan

Menyerahkan aduan kepada Juruteknik

2. Juruteknik Komputer Menerima aduan.

Menyiasat aduan di lokasi

Mencatat pada buku log kerja luar dan

dapatkan tandatangan pegawai di lokasi

aduan.

3. Pen. Peg. Teknologi Maklumat

Menyemak buku log kerja luar

Melaporkan kepada Pegawai Teknologi

Maklumat

4. Pegawai Teknologi Maklumat Menyemak dan mengesahkan laporan.

7.2 Tatacara mengisi borang pada buku tugasan luar.

Tarikh

Hari

Masa Keluar

Bahagian ini di

isi oleh

juruteknik/petu

gas.


2013


Lokasi

Bahagian ini di isi oleh juruteknik/petugas.

-menunjukan lokasi di mana tugasan di jalankan

Kerja Yang Dilakukan

Bahagian ini di isi oleh juruteknik/petugas. -kerja atau tugasan yang di buat di lokasi

Pengesahan Pegawai Di lokasi

Bahagian di isi oleh pegawai di lokasi aduan. -di isi dan di tandatangani oleh pelapor/pegawai yang terlibat

Tarikh : Masa Tamat :

Bahagian ini di isi oleh

juruteknik /petugas

setelah tugas

dilaksanakan/diselesaikan

an


2013


8.0 CARTA ALIR

CARTA ALIR MENGISI BUKU PENGESAHAN TUGASAN LUAR

MULA

OK

Terima aduan kerosakan

Buat lawatan ke lokasi

Baiki di lokasi

Laporkan dan dapatkan tandatangan

pelapor/pegawai di lokasi pada buku

pengesahan tugas

Bawa ke bengkel

YA

TIDAK


2013


OK

Boleh baiki

Tidak

Tidak

YA

Tamat

Baiki kerosakan

Uji lari

Laporkan kepada

pegawai

Hantar semula peralatan ke

lokasi

Maklumkan kepada pegawai

Laporkan dan dapatkan tandatangan

pelapor/pegawai di lokasi pada buku

pengesahan tugas


2013


9.0 PENUTUP

8.1 Bagi menjamin mutu perkhidmatan Majlis Perbandaran Klang dan Jabatan Teknologi Maklumat Khususnya, petugas dan kakitangan Majlis perlulah menjalankan tugas yang diberikan dengan jujur dan amanah bagi memastikan perkhidmatan yang terbaik dapat di berikan kepada pelanggan dan tugas yang diberikan dapat diselesaikan mengikut jadual atau prosedur yang telah ditetapkan terutama jika tugas itu dijalankan di luar pejabat Majlis Perbandaran Klang.

8.2 Dengan adanya manual ini, segala tugas yang di jalankan di luar kawasan pejabat Majlis Perbandaran Klang dapat di rekodkan dan dalam masa yang sama memastikan petugas/kakitangan Majlis betul-betul berada di tempat yang sepatutnya mereka berada untuk menyelesaikan tugasan tersebut mengikut garis panduan atau prosedur kerja yang telah di tetapkan.

majlis perbandaran klang...menjalankan tugasan itu dengan jujur, amanah dan bertanggungjawab marilah...

Documents