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MAILEVA OFFICE

Guide Utilisateur

Version 1.2 Avril 2017

GUI/Guide utilisateur Maileva Office - V1.2

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SOMMAIRE

PRÉSENTATION DE MAILEVA OFFICE 3

Qu’est-ce que Maileva Office ? 3 Quelles sont les fonctionnalités de MAILEVA Office ? 4

MATERIELS LOGICIELS ET ENVIRONNEMENT 5

Prérequis 5 Droits 5 Accès Internet 5

MISE EN PLACE 6

Téléchargement 6 Installation 6

ENVOI DE COURRIER UNITAIRE AVEC ADRESSE SUR LE DOCUMENT 7

ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES AVEC ADRESSES SUR LE DOCUMENT 10

ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES ET REGROUPES PAR ADRESSES OU REFERENCES 13

CAS 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire 13

CAS 2 : regroupement des courriers par référence 16

ENVOI DE FLUX DE FACTURES PAR COURRIER 19

ENVOI DE CONVOCATIONS AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES (LR COPRO) 21

ENVOI DE BULLETINS DE SALAIRE ÉLECTRONIQUES (DIGIPOSTE) 23

DÉTAIL DES OPTIONS D’ENVOI DISPONIBLES 25

SUIVI DES ENVOIS 27

Accéder au détail de vos envois en erreur et réussis 27 Filtrer par date d’envoi 28 Quelques explications sur les statuts d’envoi 28

GUIDE D’ADMINISTRATION 29

Installation silencieuse 29 Installation en environnement sécurisé (non accès à la base de registre pour les utilisateurs finaux) 29 Gestion des paramètres de MAILEVA Office 31 Gestion des paramètres généraux dans Word 31 Autres options de Word 34 Gestion des paramètres généraux dans Excel 36 Autres options d’Excel 39 Gestion des utilisateurs MAILEVA Office 40 Que faire si MAILEVA Office disparait de la barre d’outils Word ? 42


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PRÉSENTATION DE MAILEVA OFFICE

Qu’est-ce que MAILEVA Office ?

MAILEVA Office est un plugin de la barre d’outils Excel et Word, proposé gratuitement par MAILEVA. Il donne accès aux services d’envoi de courrier unitaire ou volumineux (factures, bulletins de salaire, convocations aux AG…).

Ce composant, développé selon les standards Microsoft, est intégré nativement à vos applications de travail quotidiennes (Word et Excel). Il vous permet de réaliser facilement des envois de courrier, recommandé, ou vers un coffre-fort DIGIPOSTE en quelques clics, directement depuis vos principales applications Microsoft Office.

Il apparait sous la forme d’un bouton « COURRIER » accessible depuis la barre d’outils Word et Excel :

MAILEVA Office, c’est :

Personnalisable

Règles de découpage et de regroupement des courriers

(Selon l’adresse des destinataires ou la référence inscrite sur le document)

3 possibilités d’utilisations adaptées à vos besoins :

1. À définir à chaque envoi

2. Prédéfinie pour tous les envois

3. Prédéfinie pour chaque usage récurrent

Simple

Aucun développement informatique à réaliser

Intégré au cœur des outils Microsoft (Word® et Excel®)

Installation gratuite en quelques minutes accessible à tous les utilisateurs de l’entreprise, sans droits administrateur

Usage intuitif et navigation fluide

Sécurisé

Envoi des courriers à partir d’un protocole sécurisé HTTPS et application signée SSL

Garantie de conformité de la solution grâce à la certification Microsoft


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Quelles sont les fonctionnalités de MAILEVA Office ?

L’envoi d’un courrier unitaire avec adresse sur le document

Permet de réaliser un envoi de document unique vers un destinataire en définissant les options et mode d’envoi.

L’envoi de courrier vers plusieurs destinataires avec adresses sur le document

Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois.

L’envoi de courriers vers plusieurs destinataires et regroupés par adresses ou par référence

Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois, quel que soit le nombre de pages par destinataire.

L’envoi de factures

Permet d’envoyer des factures en une seule manipulation à partir d’un ou plusieurs fichier(s) PDF.

L’envoi de convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires (LR copro)

Permet d’envoyer les convocations aux AG en une seule manipulation (documents volumineux en recommandé).

L’envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers DIGIPOSTE

Permet de réaliser un envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers le coffre-fort DIGIPOSTE des salariés.


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MATERIELS LOGICIELS

ET ENVIRONNEMENT

Prérequis

Pour valider et installer MAILEVA Office sur un poste de travail professionnel, les prérequis suivants doivent être respectés :

PC Windows uniquement (ne fonctionne pas sur MAC)

Accès Internet HTTPS

Windows 7 - 32 et 64 bits

Windows 8 et 8.1 - 32 et 64 bits

Windows 10 - 32 et 64 bits

Windows Terminal : depuis la version Windows Server 2008 R2

Environnement Citrix : depuis la version Windows Server 2008 R2

Microsoft.Net Framework 3.5

Version Microsoft Office Word et Excel 2007(nécessite les Outils Visual studio Tools 2010 pour office RunTime), et supérieures

Intel CORE ou CELERON, mémoire RAM : 2Go

100 Mo d’espace disque

Droits

Il n’est pas nécessaire d’être administrateur de son poste de travail pour installer ou mettre à jour MAILEVA Office.

Accès Internet

MAILEVA Office nécessite une connexion internet active pour fonctionner. En cas d’absence de connexion internet, il est possible de préparer ses envois sur MAILEVA Office. L’envoi sera lancé en cliquant sur le bouton « Envoyer Courrier », dès le rétablissement de la connexion.


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MISE EN PLACE

Téléchargement

Rendez-vous sur www.maileva.com et accédez à votre Espace Client en renseignant votre identifiant et mot de passe MAILEVA.

Vous pouvez accéder à la page de téléchargement de MAILEVA Office en cliquant sur sur « Outils > MAILEVA Office ».

Le lien mis à votre disposition vous permet de télécharger MAILEVA Office sur votre ordinateur et de réaliser l’installation.

Installation

Avant de lancer l’installation de MAILEVA Office, fermez impérativement vos documents Word ou Excel ouverts. Suivez les étapes suivantes afin de valider l’installation de MAILEVA Office :

1

Lancer le programme d’installation.

2

Renseigner les informations de votre compte Maileva ainsi que votre mot de passe initial MAILEVA (fourni par l’ADV lors de votre souscription)

Si vous avez perdu votre mot de passe, demandez-le en nous écrivant à : [email protected].

3

Renseigner les informations expéditeur (adresse postale) et vos informations (adresse e-mail) pour recevoir les notifications d’envoi, des preuves de dépôt et le suivi des courriers non distribuables.

4

L’installation est terminée !

Pour finaliser l’opération, lancer Microsoft Word et Excel.

Vous pouvez commencer à profiter des services MAILEVA Office.

Astuce : Pour une installation pour tous les utilisateurs d’un ordinateur ou d’un serveur d’application (Citrix / TSE), cocher « Installer pour tous les utilisateurs ». ATTENTION ! Vous devez lancer l’installation en tant qu’administrateur de la machine.

http://www.maileva.com/


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ENVOI DE COURRIER UNITAIRE AVEC ADRESSE SUR LE DOCUMENT

Comment ça marche ?

1. Cliquer sur « COURRIER » depuis le document à envoyer

2. Vérifier l’emplacement de l’adresse sur le document et visualiser le résultat en cliquant sur

Définition

Permet de réaliser l’envoi d’un document unique vers un destinataire à partir de Word.


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3. Choisir les options d’envoi

Détail des modes d’envoi et options disponibles

Modes d’envoi Types d’enveloppes

Si nécessaire, prévisualiser à tout moment le courrier pour vérifier l’emplacement de l’adresse

en cliquant sur depuis la barre d’outils MAILEVA Office.


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4. Cliquer sur

5. Finaliser l’envoi

Vérifier le nom de l’expéditeur

Nommer l’envoi pour le retrouver facilement

Planifier l’envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h.

Vérifier le détail de l’envoi (récapitulatif)

6. Confirmer l’envoi

7. Suivre son état d’avancement en temps réel en cliquant sur le bouton

Définir les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur)


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ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS

DESTINATAIRES AVEC ADRESSES SUR LE DOCUMENT



2. Vérifier l’emplacement de l’adresse sur le document et visualiser le résultat en cliquant sur

Définition

Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois à partir de Word.

Il est également possible de nommer chaque pli pour simplifier le suivi.


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3. Choisir les options d’envoi

Détail des modes d’envoi et options disponibles

Modes d’envoi Types d’enveloppes

Si nécessaire prévisualiser à tout moment les courriers pour vérifier l’emplacement de l’adresse


4. Cliquer sur


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Planifier l’envoi ou le lancer immédiatement.

Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h.



7. Suivre son état d’avancement et corriger les envois en erreur en temps réel en cliquant sur


Astuce : Le statut de l’envoi s’actualise automatiquement sur le fichier Excel. L’affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires.


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ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS

DESTINATAIRES ET REGROUPES PAR ADRESSES OU REFERENCES

CAS 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire

Tous les courriers ayant une même adresse vont être mis dans une même enveloppe.



2. Cliquer sur pour définir les règles de regroupement

Définition

Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois, quel que soit le nombre de pages par destinataire à partir de Word.

Cas 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire

Cas 2 : regroupement des courriers par référence présente sur le document


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3. Sélectionner « Regroupement des envois » et « En utilisant l’adresse des destinataires »

4. Si vous souhaitez vérifier le détail de vos courriers avant l’envoi, cliquer sur dans la barre d’outils MAILEVA Office

Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel généré. Il contient les options d’envoi définies dans le document à envoyer. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l’afficher

Prévisualiser à tout moment les courriers si nécessaire pour vérifier l’emplacement de l’adresse



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5. Cliquer sur et finaliser l’envoi








9. Suivre son état d’avancement en temps réel en cliquant sur


Astuce : Le statut de l’envoi s’actualise automatiquement sur le fichier Excel. L’affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires.


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CAS 2 : regroupement des courriers par référence

Tous les courriers ayant une même référence vont être mis dans une même enveloppe.



2. Cliquer sur pour définir les règles de regroupement

3. Sélectionner « Regroupement des envois » et « En utilisant la référence située après le terme » (saisir la référence indiquée dans le document)

Vous pouvez définir un nombre de caractères pour rechercher chaque référence.

Exemple : si la référence est un numéro client à 6 chiffres, indiquer une recherche sur 6 caractères.

CLIENT_GID : 236547


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4. Si vous souhaitez vérifier le détail de vos courriers avant envoi, cliquer sur

Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel généré qui contient les options d’envoi définies dans le document à envoyer. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l’afficher.

Si nécessaire, prévisualiser à tout moment les courriers pour vérifier l’emplacement de l’adresse


5. Cliquer sur « Envoyer courrier »







Astuce : L’affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires.


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ENVOI DE FLUX DE FACTURES PAR COURRIER


1. Cliquer sur l’onglet « COURRIER » puis sur « Importer courriers »

2. Sélectionner le mode d’envoi et importer les fichiers à envoyer

Choisissez vos options de regroupement de courrier si nécessaire (voir regroupement par adresse ou par référence)

Cliquez sur « Importer » et sélectionner le PDF à importer (plusieurs imports de documents avec regroupement possible). Ex. : envoi d’une facture et du devis regroupé par destinataire ou référence

Définition

Permet d’envoyer des factures par courrier vers plusieurs destinataires en une seule manipulation à partir d’un ou plusieurs fichier(s) PDF issus d’un logiciel Métier, depuis Excel.

FACTURE N° 2016001478


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3. Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel

Contient les options d’envoi définies. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l’afficher.

4. Cliquer sur




Planifier l’envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h.




Astuce : L’affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires.


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ENVOI DE CONVOCATIONS

AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES (LR COPRO)



2. Sélectionner le mode d’envoi « LR copro »

Si vous avez plusieurs types de documents à envoyer vers les mêmes destinataires, sélectionner le type de regroupement souhaité (par adresse ou par référence). Exemple : envoyer une convocation à l’AG, un budget prévisionnel… vers chaque destinataire à partir de fichiers différents.

Si vous avez obtenu l’accord de certains copropriétaires afin de leur envoyer la convocation au format dématérialisé, sélectionnez « Recherche de l’adresse e-mail ». ATTENTION ! l’adresse e-mail doit impérativement figurer sur le document.

Cliquer sur « Importer » et sélectionner le PDF à importer.

Si vous avez plusieurs fichiers PDF à regrouper, sélectionner « Voulez-vous importer d’autres fichiers ? »

Définition

Il permet d’envoyer les convocations aux AG en lettre recommandée papier ou électronique en une seule manipulation, depuis Excel (documents volumineux jusqu’à 400 pages).

Adresse e-mail : [email protected]


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Pour démarrer chaque document sur une nouvelle page, sélectionner « Commencer impression au recto » dans la fenêtre qui apparait puis « Importer ». La référence de regroupement est conservée.

3. Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel Contient les options d’envoi définies. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l’afficher. En cas de regroupement de plusieurs fichiers par adresse ou référence, retrouvez l’intégralité du courrier envoyé à chaque destinataire.

4. Cliquer sur




Planifier l’envoi ou le lancer immédiatement Vos envois LR copro au format papier sont remis à La Poste sous 3 jours ouvrés maximum.

Seul l’envoi au format papier peut être planifié




Référence : 97412


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ENVOI DE BULLETINS DE SALAIRE

ÉLECTRONIQUES (DIGIPOSTE)



2. Sélectionner le mode d’envoi « Digiposte »

Sélectionner le type de regroupement souhaité (par adresse ou par référence) si vous avez plusieurs types de documents à envoyer vers les mêmes destinataires

Exemple : envoyer un bulletin de salaire avec relevé d’heures, note de frais…

Sélectionner « Recherche du matricule Digiposte » et « En utilisant l’information située après le terme » à saisir

Cliquer sur « Importer » et sélectionner le PDF contenant les bulletins de salaire à envoyer

Définition

Permet de réaliser un envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers le coffre-fort DIGIPOSTE de chaque destinataire en utilisant leur matricule salarié indiqué sur le document, à partir d’Excel.

L’envoi dans le coffre-fort DIGIPOSTE du salarié prévoit un archivage électronique pour une durée de 50 ans.

Matricule 0456


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3. Vous souhaitez joindre une annexe ?

Cliquez sur « Joindre une annexe » dans la barre d’outils MAILEVA Office et sélectionner le document qui sera ajouté pour chaque destinataire (note interne…)

4. Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel (contient les options d’envoi définies)

Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l’afficher. En cas de regroupement de plusieurs fichiers par adresse ou référence, retrouvez l’intégralité du courrier envoyé à chaque destinataire.

5. Cliquer sur




L’envoi vers le coffre-fort Digiposte est réalisé immédiatement. Il n’est pas possible de le planifier.



A envoyer Adresse Ligne 1 Adresse Ligne 2 Adresse Ligne 3 CP Ville Pays Resultat Fichier

O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Catherine CEZAC 182 Rue Etienne Lenoir 30900 NIMES FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-3.pdf - Sans regroupement.pdf

O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Freddy Fournier 20 Traverse de la montre 13011 MARSEILLE FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-2.pdf - Sans regroupement.pdf

O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Nicolas MICHEL 10 Avenue Charles de Gaulle 94673 Charenton-Le-Pont Cedex FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-1.pdf - Sans regroupement.pdf


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DÉTAIL DES OPTIONS D’ENVOI DISPONIBLES

Référence de chaque courrier (option gratuite) : cette option permet d'ajouter une référence unique pour chaque courrier afin d’en simplifier le suivi.

Définition

MAILEVA Office propose de nombreuses options d’envoi pour s’adapter à tous vos besoins.

Retrouvez toutes les explications option par option.

Saisir le terme permettant de retrouver la référence qui sera utilisée pour nommer chaque courrier envoyé.

Dans ce cas, le numéro client permettra d’identifier chaque courrier envoyé séparément via une ligne dédiée à la rubrique.

Client n° 123456


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Ajouter une page porte-adresse : il s'agit d'une page supplémentaire où seule l'adresse du destinataire est imprimée. Elle est utile dans le cas où l’adresse placée par MAILEVA masque des informations que vous ne pouvez pas déplacer sur votre document.

Insérer une enveloppe retour (option payante - nécessite un contrat Postréponse avec La Poste) : vous permet d’ajouter une enveloppe retour à vos courriers. Choisissez l’enveloppe à insérer en indiquant sa référence disponible sur votre Espace Client MAILEVA.

Regroupement des envois : regroupement dans une seule et même enveloppe des courriers dont l’adresse postale ou la référence sont strictement identiques.

Ajouter un fond de page : vous avez la possibilité d'ajouter un fond de page à vos courriers (par exemple un papier à entête). Vous pouvez définir si vous souhaitez insérer le fond de page uniquement sur la 1ère page ou sur l’ensemble des documents.

Insérer une page au verso : insérez une page (type CGV) au verso de la 1ère page, dernière page ou de toutes les pages du courrier.

Ajouter une annexe : l’annexe, à la différence de l’insertion de page peut contenir plusieurs pages, recto ou recto/verso.

Format de l'enveloppe : définissez votre format d’enveloppe par défaut (format DL ou C4). Le courrier est envoyé en enveloppe C4 automatiquement dès que le nombre de pages par enveloppe est supérieur à quatre.

Basculement automatique de l'affranchissement (option gratuite - seulement pour les affranchissements Grand compte, enveloppe DL, vers la France métropolitaine et les DOM) : si parmi vos courriers, certains sont à destination de l’étranger, ils seront automatiquement envoyés en Lettre prioritaire.

Gestion des PND (option payante) : réception chaque semaine d’une notification e-mail informant des plis n’ayant pas été distribués par La Poste (vous permet de mettre à jour vos fichiers d’adresses pour vos prochains envois).

Gestion électronique des AR (option payante) : prise en charge par MAILEVA du traitement de l'avis de réception ou du pli recommandé non distribué, et mise à disposition en ligne sur l’Espace Client.

Planification des envois :

- Jusqu’à 30 jours pour un envoi courrier - Jusqu’à 12 mois pour un envoi en recommandé ou LR copro - Aucune planification possible pour un envoi vers un coffre-fort DIGIPOSTE


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SUIVI DES ENVOIS

Accéder au détail de vos envois en erreur et réussis

Pour accéder au suivi de vos envois, cliquez sur dans votre barre d’outils MAILEVA Office.

Si vous êtes administrateur, vous pouvez consulter tous les envois réalisés par l’ensemble des utilisateurs

de votre compte MAILEVA.

Si vous êtes utilisateur, vous verrez uniquement vos propres envois.

Définition

MAILEVA Office vous permet de suivre toutes vos opérations réalisées depuis Word ou Excel.

Astuce : Si vous avez sélectionné l’option « Sauvegarder les fichiers envoyés » dans la rubrique « Paramètres courrier », vous pouvez accéder au contenu de chaque courrier envoyé en cliquant sur « Afficher ».

Les documents envoyés sont accessibles sur votre poste de travail. Cette sauvegarde ne correspond pas à un archivage à vocation probatoire.


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Envoyé : La demande est en cours d'analyse par MAILEVA.

Accepté : Votre demande est validée, elle va être traitée (impression, mise sous pli, affranchissement).

Produit le : La demande a été traitée et remise à La Poste.

Refusé : Ce statut apparait si un problème intervient lors du traitement (avec motif de refus).

Pour chacune des étapes ci-dessus, des notifications vous sont systématiquement envoyées par e-mail.

Filtrer par date d’envoi

Définir une période au cours de laquelle rechercher un envoi réalisé avec MAILEVA Office.

Quelques explications sur les statuts d’envoi


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GUIDE D’ADMINISTRATION

Installation silencieuse

Les administrateurs réseau de votre entreprise peuvent définir une installation silencieuse pour les sessions Windows d’un serveur d’applications. En utilisant une GPO, ils peuvent donner accès à MAILEVA Office pour un utilisateur, un groupe d’utilisateur ou certains utilisateurs prédéterminés.

Pour mettre en place l’installation silencieuse :

1. Extraire le contenu de l’archive du fichier d’installation « MAILEVA Office.exe » dans un dossier accessible par la session utilisateur.

2. Utiliser la syntaxe de déploiement suivante : MailevaOfficeSetup.exe -s -i[Chemin] -p[FichierParamètre]

a. L’argument « -s » définit que l’installation est silencieuse

b. L’argument « -i » (facultatif) définit le répertoire d’installation de MAILEVA Office sur la session de l’utilisateur. Il est possible d’utiliser les variables systèmes (exemple : %WINDIR%). À noter, il ne faut pas mettre « \ » à la fin du chemin d’installation.

c. L’argument « -p » (facultatif) définit un chemin d’accès à un fichier de paramétrage par défaut. Ce fichier doit-être préalablement généré sur MAILEVA Office en utilisant la fonction « Exporter vos paramètres dans un fichier » de la fenêtre « Paramètres courrier » de MAILEVA Office (en savoir plus).

Installation en environnement sécurisé (non accès à la base de registre pour les utilisateurs finaux)

Certains environnements n’autorisent pas l’accès à la base de registre HKEY_CURRENT_USER pour des raisons de sécurité interne. MAILEVA Office étant un complément Office, il y a certaines clés de registre qui doivent-être ajoutées pour que ce dernier fonctionne sur la session de l’utilisateur.

Pour installer MAILEVA Office sur ces environnements :

1. Installer MAILEVA Office sur le serveur d’application en tant qu’administrateur dans un répertoire accessible à tous les utilisateurs devant utiliser MAILEVA Office, sans sélectionner la case à cocher « Installer pour tous les utilisateurs ».

2. Configurer les éléments de registre suivants (pour plus d’information cliquer ici) pour les groupes d’utilisateur ou les utilisateurs pouvant accéder à MAILEVA Office :

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Excel\Addins\MAILEVA Office Excel]

"Description"="MAILEVA Office Excel"

"FriendlyName"="MAILEVA Office"

"LoadBehavior"=dword:00000003

"Manifest"="file:///[Chemin UNC d'installation avec \\ a la place de \]\\MAILEVA Office Excel.vsto|vstolocal"

https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc753092%28v=ws.11%29.aspx?f=255&MSPPError=-2147217396


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[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Word\Addins\MAILEVA Office Word]

"Description"="MAILEVA Office Word"

"FriendlyName"="MAILEVA Office"

"LoadBehavior"=dword:00000003

"Manifest"="file:///[Chemin UNC d'installation avec \\ a la place de \]\\MAILEVA Office Word.vsto|vstolocal"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion\MAILEVA Office Excel]

"PublicKey"="<RSAKeyValue><Modulus>mWSoiLABjR/jQO5mz4GXVP4R8zvL3dXU6BUKoxZpNE65kdkFYJlmlRvgM9gopxmsa+fnlt3LTVWqgI4/DBYDuwak4v0yDnBZCcG9RaXkc/hAGPJ5uhpW+4wILegRlDgdafT1W4bSD0+zoz964mUkJEe9ey4zukwN9wohzcF0wg0=</Modulus><Exponent>AQAB</Exponent></RSAKeyValue>"

"Url"="file:///[Chemin UNC d'installation avec \\ a la place de \]\\MAILEVA Office Excel.vsto"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion\MAILEVA Office Word]

"PublicKey"="<RSAKeyValue><Modulus>zktbUqEdkk+imNgB/+gK+wGsHpd4ZPEdnl1kCtTLblWUl3BKaU9iwQcStaC7mqlVCqT/fhi9dxcO2mFXEhVp9xoD9uqAKHYCK3MxF51SxV2Ct1HtCZoRiP5cxrhfsvA7xMCUeQ6d67jK0JVb3qn1uvrKYWwOOGw623l2N2Lk4Ss=</Modulus><Exponent>AQAB</Exponent></RSAKeyValue>"

"Url"="file:///[Chemin UNC d'installation avec \\ a la place de \]\\MAILEVA Office Word.vsto"

3. Au démarrage de MAILEVA Office, les utilisateurs n’auront accès qu’au paramétrage courrier et à l’aide à l’utilisation. Ils devront se connecter avec leurs identifiants/mot de passe Maileva d’origine (communiqué par l’ADV) pour utiliser MAILEVA Office. 3.1. Si vous souhaitez pré paramétrer MAILEVA Office pour tous les utilisateurs, sur la session

Administrateur :

3.1.1. Ouvrir Word : Paramétrer MAILEVA Office

3.1.2. Exporter les paramètres de l’application (En savoir plus...) et nommer le Word.maileva

3.1.3. IMPORTANT ! Supprimer toutes les informations concernant les répertoires de travail et d’enregistrement des fichiers (Par défaut ces derniers seront créés dans le répertoire « Mes documents » de l’utilisateur. Vous pouvez conserver les répertoires de sauvegarde des documents envoyés (Balise <DossierEnvoyer>) si vous l’avez paramétré dans un répertoire réseau pour tout le monde.

3.1.4. Faire la même manipulation pour Excel en nommant le fichier exporté Excel.maileva.

3.2. Une fois les fichiers créés, paramétré la GPO pour que si le fichier Parametres.xml n’existe pas dans le dossier « Mes documents\Maileva\Word », votre fichier de paramètre Word.maileva soit copié dante « Mes documents\Maileva\Word\Parametres.xml ». Idem pour Excel mais dans le répertoire « Mes documents\Maileva\Excel ».

À noter, Mes documents correspond à la variable d’environnement de Windows. Si les répertoires « Mes documents » sont positionnés sur un répertoire du réseau, cela fonctionnera.


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Gestion des paramètres de MAILEVA Office

Il existe trois niveaux de paramétrages dans MAILEVA Office :

1. Paramètres généraux : définis par défaut à l’ouverture de Word ou Excel.

2. Paramètres de fichier : associés à un seul fichier. Ils permettent de créer des modèles d’envoi, par exemple :

- Envoi des factures .xlsx : mode d’envoi Rapide, couleur

- Relance des factures .xlsx : Mode d’envoi Recommandé AR, Noir et blanc.

À l’ouverture de l’un ou l’autre des fichiers, les paramètres enregistrés seront repris.

3. Paramètres à l’envoi : tous les paramètres affichés dans le ruban ou saisis dans la fenêtre « Autres options » sont modifiables pour un envoi particulier.

Gestion des paramètres généraux dans Word

Pour accéder aux paramètres généraux de Word, lancer Word, cliquer sur l’onglet « COURRIER » puis sur La fenêtre de paramétrage s’affiche.

Si l’utilisateur connecté est un administrateur, la fenêtre possède 3 onglets.

Sinon l’onglet « Paramètres utilisateurs » est masqué.


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1. Onglet « Authentification »

Cet onglet est composé de deux parties :

A. Authentification

- Permet de sélectionner l’utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX).

- Vous pouvez vous reconnecter en tant qu’administrateur en cliquant sur .

Ce dernier vous permet de saisir vos identifiants/mot de passe (ADV MAILEVA) pour vous reconnecter à votre compte administrateur de MAILEVA Office. Après avoir saisi vos identifiants cliquer sur « S’authentifier ». La liste déroulante de tous les utilisateurs du compte s’affichera.

B. Informations expéditeurs (obligatoire pour LR copro et la lettre recommandée)

Informations d’expéditeur de l’utilisateur qui seront utilisées pour l’envoi de courrier recommandé ou LR copro (réception des AR, notifications…).

Astuce : Le bouton « Charger un fichier de paramétrage » vous permet d’importer des paramètres enregistrés préalablement. En savoir plus…


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2. Onglet « Paramètres utilisateurs » (administrateurs uniquement)

Permet de créer ou modifier des utilisateurs MAILEVA Office. En savoir plus

3. Onglet « Paramètres courriers »

Permet de définir les paramètres par défaut à chaque ouverture de Word.

A. Options d’envoi : détermine les options des envois.

B. Options de recherche d’adresse : permet de définir comment MAILEVA Office recherche l’adresse du destinataire sur le document.

- Activer la recherche avancée : certains documents ne sont pas lisibles avec une recherche standard. Si MAILEVA Office ne retrouve pas l’adresse en recherche standard, cocher cette case. Cela permettra de la détecter automatiquement. Vous pouvez vérifier vos adresses en cliquant sur

- Rechercher l’adresse à partir de X cm du haut du document (par défaut 4cm) : la valeur par défaut correspond au positionnement de l’adresse du destinataire par MAILEVA. Si votre adresse se trouve en dessous modifier X.

ATTENTION ! La recherche horizontale de l’adresse commence au milieu du document.

C. Recherche de l’adresse e-mail (LR copro) : dans le cadre d’un envoi LR copro, permet d’identifier l’adresse e-mail de vos destinataires afin d’effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d’une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l’envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier.

D. Gestion des fonds de page : permet d’associer une liste de fond de page à la session de l’utilisateur.

- Chemin d’accès au fond de page par défaut : répertoire où sont enregistrés les fichiers images de fond de page que MAILEVA Office utilise pour alimenter la liste des fonds de pages.


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- Fond de page par défaut : liste permettant de sélectionner le fond de page utilisé par défaut.

E. Options d’enregistrement des courriers : permet de définir le répertoire dans lequel MAILEVA Office enregistre les fichiers à envoyer et si les fichiers envoyés doivent-être sauvegardés.

- Chemin d’enregistrement des fichiers .PDF à envoyer : Répertoire dans lequel MAILEVA Office enregistre temporairement les fichiers .PDF de chaque courrier à envoyer

- Sauvegarder les fichiers .PDF envoyés dans :

Si décoché, les fichiers envoyés ne seront pas stockés

Si coché, les fichiers envoyés seront stockés dans le répertoire défini.

F. Exporter vos paramètres dans un fichier : permet d’enregistrer le paramétrage en cours dans un fichier à extension « .maileva ». Vous pourrez ensuite utiliser ce fichier pour les paramètres d’une autre session utilisateur en les importants par le bouton « Charger un fichier de paramétrage » ou l’utiliser pour l’installation silencieuse.

Autres options de Word

Pour accéder aux options complémentaires d’envois, sur l’onglet courrier cliquer sur

A. Regroupement des envois : dans le cadre d’un envoi vers plusieurs destinataires, cette option permet de regrouper dans une seule et même enveloppe les courriers dont l’adresse postale ou la référence sont strictement identiques. - En utilisant l’adresse des destinataires : regroupe sur tous les pavés strictement identiques de

l’adresse.


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- En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document la référence servant pour le regroupement des envois. Ex : Réf ou Code client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères de votre référence.

Ex : Réf : 27654-609, le nombre de caractères max. est 9

B. Référence de chaque courrier pour le suivi MAILEVA (uniquement si le mode d’envoi n’est pas DIGIPOSTE) : dans le cadre d’un envoi vers plusieurs destinataires, permet de nommer indépendamment chacun de vos courriers. - En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le

document le nom que vous souhaitez donner à chacun de vos courriers. Ex : N° facture ou N° client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du nom de votre courrier.

Ex : si le nom de votre courrier est le numéro de facture : 420 83-Z, le nombre de caractères max. est 8

C. Recherche du matricule DIGIPOSTE (uniquement si le mode d’envoi est DIGIPOSTE) : dans le cadre d’un envoi vers le coffre-fort DIGIPOSTE de vos destinataires, permet d’identifier leur matricule. - En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le

document le matricule DIGIPOSTE des destinataires. Ex : Matricule Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du matricule DIGIPOSTE.

D. Recherche de l’adresse e-mail (LR copro) : dans le cadre d’un envoi LR copro, permet d’identifier

l’adresse e-mail de vos destinataires afin d’effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d’une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l’envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier.

E. Gestion des PND : option payante. Réception chaque semaine d’une notification e-mail informant des

plis n’ayant pas été distribués par La Poste (vous permet de mettre à jour vos fichiers d’adresses pour vos prochains envois). - E-mail de notification (PND) : adresse e-mail qui recevra ces notifications.

F. Archivage :

- Archivage standard (hors DIGIPOSTE) : détermine la durée d’archivage numérique du courrier envoyé

- Archivage Digiposte : détermine la durée d’archivage dans le coffre-fort DIGIPOSTE - Gestion électronique des AR : Option payante. Prise en charge par Maileva du traitement de l'avis de

réception ou du pli recommandé non distribué, et mise à disposition en ligne sur l’Espace Client G. Insertion d’une page au verso : permet d’imprimer au verso une page de votre choix.

Ex : insérer les CGV au verso d’une facture H. Bouton « Enregistrer vos paramètres pour ce document » : enregistre dans le document courant les

paramètres actifs. En savoir plus…


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Gestion des paramètres généraux dans Excel

Pour accéder aux paramètres généraux de Excel, lancer Excel, cliquez sur l’onglet « COURRIER » puis sur

La fenêtre de paramétrage s’affiche.

Si l’utilisateur connecté est un administrateur, la fenêtre possède 4 onglets sinon l’onglet « Paramètres utilisateurs » est masqué.

1. Onglet « Authentification »

Cet onglet permet de sélectionner dans une liste d’utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX).

A. Authentification : permet de sélectionner dans une liste d’utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX).

Vous pouvez vous reconnecter en tant qu’administrateur en cliquant sur Ce dernier vous permet de saisir vos identifiants/mot de passe (ADV Maileva) pour vous reconnecter à votre compte administrateur de MAILEVA Office.

Après avoir saisi vos identifiants cliquer sur « S’authentifier ». La liste déroulante de tous les utilisateurs du compte s’affichera.


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2. Onglet « Paramètres utilisateurs » (administrateurs uniquement)

Cet onglet vous permet de créer ou modifier des utilisateurs MAILEVA Office. En savoir plus…

3. Onglet « Paramètres courriers »

Les paramètres enregistrés dans cet onglet sont repris par défaut à chaque ouverture d’Excel.

A. Informations expéditeurs (obligatoire pour LR copro et Recommandé) : informations d’expéditeur de l’utilisateur courant qui seront utilisées pour l’envoi de courrier recommandé ou LR copro.

B. Options d’envoi : détermine les options des envois.

C. Options d’enregistrement des courriers : permet de définir le répertoire dans lequel MAILEVA

Office enregistre les fichiers à envoyer et si les fichiers envoyés doivent-être sauvegardés.

Chemin d’enregistrement des fichiers .PDF à envoyer : répertoire dans lequel MAILEVA Office enregistre temporairement les fichiers .PDF de chaque courrier à envoyer

Sauvegarder les fichiers .PDF envoyés dans :

- Si décoché, les fichiers envoyés ne seront pas stockés - Si coché, les fichiers envoyés seront stockés dans le répertoire défini.


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4. Paramètres import courriers

Permet de paramétrer les options standards à utiliser lors de l’import de fichier PDF dans Excel

A. Options d’envoi / Commencer impression au recto : si vous effectuez des imports successifs de

fichier PDF, permet de définir si les fichiers suivants s’impriment obligatoirement au recto (coché) ou s’ils s’impriment au verso du PDF suivant (décoché) si l’option recto-verso est sélectionnée.

B. Regroupement des envois : dans le cadre d’un envoi vers plusieurs destinataires, cette option

permet de regrouper dans une seule et même enveloppe les courriers dont l’adresse postale ou la référence sont strictement identiques. - En utilisant l’adresse des destinataires : regroupe sur toutes les lignes strictement identiques de

l’adresse - En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le

document la référence servant pour le regroupement des envois. Ex : Réf ou Code client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères de votre référence.

Ex : Réf : 27654-609, le nombre de caractères max. est 9 C. Référence de chaque courrier pour le suivi MAILEVA (uniquement si le mode d’envoi n’est pas

DIGIPOSTE) : Dans le cadre d’un envoi vers plusieurs destinataires, permet de nommer indépendamment chacun de vos courriers. - En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le

document le nom que vous souhaitez donner à chacun de vos courriers. Ex : N° facture ou N° client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du nom de votre courrier.

Ex : si le nom de votre courrier est le numéro de facture : 420 83-Z, le nombre de caractères max. est 8


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D. Recherche du matricule DIGIPOSTE (uniquement si le mode d’envoi est DIGIPOSTE) : dans le cadre d’un envoi vers le coffre-fort DIGIPOSTE de vos destinataires, permet d’identifier leur matricule. - En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le

document le matricule DIGIPOSTE des destinataires. Ex : Matricule Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du matricule DIGIPOSTE.

E. Recherche de l’adresse e-mail (LR copro) : dans le cadre d’un envoi LR copro, permet d’identifier

l’adresse e-mail de vos destinataires afin d’effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d’une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l’envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier.

F. Options de recherche d’adresse : permet de définir comment MAILEVA Office recherche l’adresse

du destinataire dans le document. - Activer la recherche avancée : certains documents ne sont pas lisibles avec une recherche

standard. Si MAILEVA Office ne retrouve pas l’adresse en recherche standard, cocher cette case. - Rechercher l’adresse à partir de X cm du haut du document (par défaut 4cm) :

la valeur par défaut correspond au positionnement de l’adresse du destinataire par MAILEVA. Si votre adresse se trouve en dessous modifier X.

ATTENTION ! La recherche horizontale de l’adresse commence au milieu du document.

G. Gestion des fonds de page : permet d’associer une liste de fonds de page à la session

de l’utilisateur. - Chemin d’accès au fond de page par défaut : répertoire où sont enregistrés les fichiers images de

fond de page que MAILEVA Office utilise pour alimenter la liste des fonds de pages. - Fond de page par défaut : liste permettant de sélectionner le fond de page utilisé par défaut.

Autres options d’Excel

Pour accéder aux options complémentaires d’envois, sur l’onglet « COURRIER » cliquer sur

A. Gestion des PND : réception chaque semaine d’une notification e-mail informant des plis n’ayant pas été distribués par La Poste (vous permet de mettre à jour vos fichiers d’adresses pour vos prochains envois). - E-mail de notification (PND) : adresse e-mail qui recevra ces notifications.


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B. Archivage : - Archivage standard (hors DIGIPOSTE) : détermine la durée d’archivage numérique du courrier envoyé - Archivage Digiposte : détermine la durée d’archivage dans le coffre-fort DIGIPOSTE (50 ans) - Gestion électronique des AR : Option payante. Prise en charge par MAILEVA du traitement de l'avis de

réception ou du pli recommandé non distribué, et mise à disposition en ligne sur l’Espace Client

C. Insertion d’une page au verso : permet d’imprimer au verso une page de votre choix. Ex : insérer les CGV au verso d’une facture

D. Bouton « Enregistrer vos paramètres pour ce document » : enregistre dans le document courant les paramètres actifs. En savoir plus…

Gestion des utilisateurs MAILEVA Office

Les utilisateurs de MAILEVA Office sont associés à un même compte MAILEVA (identifiant/mot de passe ADV identiques). Vous pouvez créer jusqu’à 10 utilisateurs sur votre compte, notamment afin de gérer la facturation détaillée.

La gestion des droits des utilisateurs définie au niveau de l’Espace Client MAILEVA s’applique également pour MAILEVA Office.

1. Création d’un utilisateur MAILEVA Office

Cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur »

Renseigner les informations dans la fenêtre suivante


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A. Nom : nom qui s’affichera dans la liste déroulante des paramètres d’authentification. B. Adresse Email (facultatif) : définir ici l’adresse E-mail permettant à l’utilisateur de recevoir les

comptes rendus d’envoi mensuels. C. Utilisateur MAILEVA : identifiant du compte MAILEVA. D. Mot de passe MAILEVA : mot de passe initial (ADV) du compte MAILEVA. E. Est un administrateur : définit si l’utilisateur peut effectuer des envois pour d’autres utilisateurs.

ATTENTION ! il n’est possible d’avoir qu’un seul administrateur par compte MAILEVA.

En cliquant sur le bouton « Enregistrer », MAILEVA Office vérifie les informations du compte MAILEVA saisies et enregistre le nouvel utilisateur et l’affiche dans la liste des utilisateurs.

2. Modifier un utilisateur

Dans la liste des utilisateurs, double-cliquer sur la ligne de l’utilisateur à modifier et modifier ses informations.


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Que faire si MAILEVA Office disparait de la barre d’outils Word ?

Suite à une mauvaise manipulation, il peut arriver que MAILEVA Office disparaisse de la barre d’outils de Microsoft Word. Pour l’afficher de nouveau, réaliser les étapes suivantes :

1. Cliquer sur > FICHIER > OPTIONS > COMPLEMENTS >

2. Cliquer sur Compléments COM > Atteindre

3. Cocher MAILEVA Office et cliquer sur OK