MACRORealizar muchas de las mismas acciones en un proyecto da tras da (a veces varias veces al da). Al igual que lavar los platos o aspirar la alfombra, algunas tareas repetitivas son inevitables, pero herramientas de ahorro de tiempo seguro ayudaran. En lugar de contratar un asistente personal para tomar la monotona de su trabajo de proyecto, puede utilizar mini-programas llamados macros.Una macro (abreviatura de macroinstruccin) es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Dicho de otra manera, es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas.Puede crear una macro simplemente registrando los pasos que desee que la macro realice. A continuacin, puede ejecutar la macro para repetir los pasos una y otra vez. Los project managers pueden construir macros grabadas mediante la edicin en Visual Basic para Aplicaciones (VBA).MACROS EN MS PROJECTSi suele llevar a cabo una tarea con frecuencia en Microsoft Office Project 2003, tiene la opcin de automatizarla mediante una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacenan en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones y que se puede ejecutar siempre que sea preciso para llevar a cabo la tarea especfica. Las macros se graban del mismo modo que el sonido en una grabadora de casete. Posteriormente, sta se ejecuta para que repita o "reproduzca" los comandos grabados.Las macros son grandes ahorradores de tiempo, ya que pueden realizar el equivalente a decenas de clics del ratn y las pulsaciones de teclas de forma casi instantnea. Por otra parte, las macros reducen errores porque no se est escribiendo y haciendo clic en tanto.

Se debe activar la cinta de opciones Desarrollador para grabar una macroCada vez que se graba una macro, sta se almacena en el archivo global (Global.mpt) de forma predeterminada, lo que la hace disponible para futuros proyectos. No obstante, es posible seleccionar otra ubicacin donde almacenarla con el proyecto.Antes de grabar una macro, se debe planificar los pasos y comandos que deseamos que la macro lleve a cabo. Si se cometiera un error durante la grabacin de la macro, tambin se grabarn las correcciones que realicemos.La mejor manera de empezar a trabajar con macros es grabar una. Uno no tiene que escribir ningn cdigo o invocar hechizos arcanos VBA. Slo tiene que iniciar la grabadora, haga clic los mismos mens y pulse las mismas teclas que siempre hace, y luego detenga la grabadora.

Cinta de opciones Desarrollador

Podemos grabar la macro en un archivo global y utilizarla en cualquier proyecto o podemos grabarla solo para el proyecto actual.Podemos ver las macros guardadas con la Opcin Ver Macros

Puede ejecutar una macro en cualquiera de las tres formas, cada una con sus pros y sus contras. En el cuadro de dilogo Macros, puede seleccionar una macro y, a continuacin, hacer clic en Ejecutar. Adicionando una macro a la cinta o la barra de herramientas de acceso rpido permite acceder rpidamente a la macro mediante un clic. El atajo de teclado es otra manera de ejecutar una macro, aunque el nmero limitado de atajos de teclado disponibles hace que este mtodo sea mejor empleado slo para sus macros ms populares.Despus de grabar una macro, en el Editor de Visual Basic, por ejemplo, puede modificarla, copiarla de un mdulo a otro, copiarla de un proyecto a otro, cambiar el nombre del mdulo que la contiene o el de la propia macro, etc.

Ventana principal del Editor de Visual Basic

EJEMPLO PRCTICO:Macro que establece y visualiza la Lnea Base Para dar seguimiento a los avances, se necesita establecer una Lnea Base para el proyecto, que es una fotografa del programa de su proyecto en el momento en que ha completado su fase de planificacin o algunas veces al final de alguna fase crtica.Se puede establecer hasta 11 Lneas Base y 10 planes provisionales y cada una copia los contenidos de ciertos campos de todas las tareas, recursos y asignaciones en los campos correspondientes a la Lnea base.Para establecer por primera vez una Lnea Base (Figura 1) siga estos pasos:1. Seleccione la pestaa Proyecto, luego grupo Programacin, ahora escoja Establecer Lnea Base. De la lista despegable, haga clic en Establecer Lnea Base.

2. En la ventana emergente, marque la opcin Establecer Lnea Base, luego de la lista despegable, escoja la opcin Lnea Base. En la opcin Para: seleccione la opcin Proyecto Completo, finalmente haga clic en el botn Aceptar.

Enunciado del ejercicio:Finaliz la planificacin de su proyecto con la puesta en marcha del mismo, antes de ello los principales Interesados (Stakeholders) del proyecto desean revisar y supervisar la siguiente informacin dentro de su Cronograma: Las fechas originales de comienzo y fin, duracin prevista, trabajo previsto y costo previsto. Para ello, usted como Director de Proyecto (Project Manager), tiene que cumplir con ese requisito, grabando dicha informacin en una Lnea Base del proyecto completo y mostrndola usando la Tabla Lnea Base.

Automatizaremos este proceso grabando una macro, y la llamaremos Lnea_base:

Nos dirigimos a la pestaa Vista de la cinta de opciones, luego haremos clic en Tablas y en su men desplegable escogeremos Ms tablasLuego en la ventana ms tablas escogeremos la tabla Lnea Base.

Esta es la vista de la tabla de Lnea Base

Ahora estableceremos la lnea base. Cuando establecemos inicialmente la Lnea Base (fase de ejecucin), esta es idntica a la informacin de lo programado (fase de planificacin), pero cundo el equipo comience a completar el trabajo dentro del proyecto, ambas partes comenzarn a divergir, entonces, es esta, diferencia en tiempo, costo y trabajo la que nos interesar controlar en el proyecto.

Al guardar la primera lnea base, la tabla Lnea base nos muestra la informacin de lo programado (fase de planificacin).

Finalmente detendremos la grabacin de la macro para futuros proyectos.

Macro que emita la Curva de Valor Planificado (CURVA S)La curva de Valor Planificado (curva S) es una representacin grfica del avance acumulado de costos del proyecto en funcin del tiempo y sirve para comparar el avance real con el avance esperado. El avance puede ser expresado en porcentaje o en unidades (monetarias, horas hombre, etc.). Se le denomina curva S debido a que la grfica toma forma de letra S a medida que se van representando los valores acumulados de costos en el eje del tiempo. Ahora proceder a preparar el informe de Valor Planificado (Curva S), para lo cual realizar los siguientes pasos:1. Seleccione la pestaa Crear un Informe de la cinta de opciones, luego del grupo de botones Exportar hacer clic en Informes visuales.

2. Del cuadro de dilogo; elegir Informe de horas extra de Valor Acumulado, luego hacer clic en el botn Editar Plantilla.

3. Aparecer otro cuadro de dilogo, en la opcin Campos Seleccionados, seleccionar slo la opcin Valor Planeado, luego haga clic en Editar Plantilla.

4. La grfica obtenida es un archivo de Excel en el cual debemos expandir todas las semanas de la tabla dinmica para ver la Curva S del Proyecto.

Enunciado del ejercicio:La Alta Gerencia ha planificado una reunin con usted. La fecha de estado de su proyecto ser la fecha de fin que tiene su proyecto en ese momento y el objetivo es revisar el avance (en semanas) del acumulado de costos en funcin del tiempo de su proyecto, adems de ello el Patrocinador (Sponsor) le mencion que para la reunin usted debe llevar un informe grfico visual donde se pueda constatar que la Lnea base fue bien grabada y que se est siguiendo con el avance planificado. Entonces para cumplir con esos requerimientos usted debe emitir una Curva de Valor Planeado (Curva S).Automatizaremos este proceso grabando una macro, y la llamaremos Curva S:

Realizamos los pasos mostrados anteriormente:Finalmente detendremos la grabacin de la macro para futuros proyectos.

REPORTES VISUALES EN MS PROJECT 2013Las preguntas que los Stakeholders soliciten en reuniones de estado cambian frecuentemente: "Cundo empiezan los costos que sobrepasen el presupuesto? Cmo estn los empleados en comparacin con los contratistas? Quin est disponible para ayudar a rescatar a tareas difciles? Para responder estas preguntas de manera concreta y que sea captada fcilmente podemos utilizar los informes visuales.Los informes visuales permiten ver informacin de Project de forma grfica mediante el uso de tablas dinmicas. Estos informes visuales se crean como grficos y tablas en Excel o Visio y se pueden cambiar sobre la marcha, ya sea para responder a preguntas o profundicen en varias direcciones para desenterrar problemas.MS Project proporciona al usuario una variedad de plantillas integradas de informes visuales que se pueden usar para crear los informes.Por ejemplo, usted puede comenzar con un informe visual que muestra los costos por trimestre fiscal, pero un cambio rpido y el informe puede mostrar los costes por fase o recurso en su lugar. Es tan fcil de cambiar el grfico del informe de costo de trabajo, estudiar unos perodos de tiempo en detalle, mientras que se resumen los dems, o mirar a tareas y recursos especficos.Los informes visuales aprovechan el concepto de tabla dinmica, llamados as porque se puede convertir los datos en diferentes direcciones-pivote para ganar una nueva perspectiva. Por ejemplo, es posible que desee ver a su proyecto fase por fase y, luego girar a su alrededor para ver el rendimiento general trimestre por trimestre.Para hacer todo esto, un informe visual construye una base de datos especializada llamada OLAP (procesamiento analtico en lnea) de cubo en el equipo, y luego lo conecta a una tabla dinmica de Excel o diagrama de pivote de Visio. Un cubo de datos (que tiene una extensin de archivo .cub) almacena los datos en un formato que hace que sea fcil de recuperar por diferentes categoras. Por ejemplo, en un departamento de marketing, es posible que desee encontrar clientes por los ingresos del hogar, aficiones, o cdigo postal. Cada categora cubo OLAP es como una dimensin de un cubo en el mundo real, excepto que los cubos OLAP pueden ir ms all de las tres dimensiones. En Proyecto visual informes, tareas, recursos, y el tiempo son las dimensiones ms comunes.Despus de que un informe visual crea su cubo de datos, se engancha el cubo hasta una tabla dinmica o diagrama de pivote. En ese momento, es su turno para usar las herramientas en Excel y Visio para modelar los datos en la presentacin que desea.MSProject recopila datos de un proyecto y luego muestra los resultados en un informe visual dentro de otra aplicacin, como Microsoft Excel o Visio. Se debe de tener en cuenta que para utilizar las plantillas de informes visuales, se debe tener uno o ambos software; Microsoft Excel y Microsoft Visio instalado en conjunto con Microsoft Project en la misma mquina.Generar un informe visual es fcil: Se debe seleccionar la plantilla de informe visual que se requiera, y listo. La plantilla se encarga de recolectar los datos para el cubo del informe y la creacin de la tabla dinmica o diagrama pivote.En Microsoft Project 2013, hacer clic en el botn "Informes visuales" del grupo de botones "Exportar" en la ficha "Crear un Informe" dentro de la cinta de opciones.

En este punto, aparecer el cuadro de dilogo "Informes visuales". Tener en cuenta que se debe tener el "Microsoft Excel" y / o las casillas de verificacin "Microsoft Visio" controlados en la parte superior de este cuadro de dilogo para mostrar las plantillas de Excel y Visio en el cuadro de dilogo.A continuacin, puede ver todos los informes disponibles que se muestran en las fichas de este cuadro de dilogo. Cada ficha representa una categora de informes visuales.

Para ver un informe, haga clic en el nombre del informe visual para mostrar en la ficha deseada. A continuacin, utilice la "Seleccione el nivel de datos de uso para incluir en el informe" desplegable para seleccionar el nivel de detalle para mostrar. La opcin por defecto es "semanas", pero tambin se puede seleccionar un incremento de tiempo diferente de este desplegable. Despus de hacer su seleccin, haga clic en el botn "Ver" en la parte inferior de este cuadro de dilogo. El informe mostrar entonces en una ventana de la aplicacin por separado utilizando Excel o Visio, dependiendo del tipo de informe seleccionado. A continuacin, puede imprimirlo dentro de esa aplicacin, segn sea necesario.Cuando haya terminado de ver el informe, se puede optar por utilizar el "Guardar como" comando para guardar una copia si lo desea. A continuacin, puede salir de la aplicacin para cerrarla y volver al proyecto. Puede hacer clic en el botn "Cerrar" en el cuadro de dilogo "Informes visuales" para cerrarla cuando termine la generacin de informes visuales.EJEMPLO PRCTICO:Emitir la Curva de Valor Planificado (CURVA S)La curva de Valor Planificado (curva S) es una representacin grfica del avance acumulado de costos del proyecto en funcin del tiempo y sirve para comparar el avance real con el avance esperado. El avance puede ser expresado en porcentaje o en unidades (monetarias, horas hombre, etc.). Se le denomina curva S debido a que la grfica toma forma de letra S a medida que se van representando los valores acumulados de costos en el eje del tiempo.Para realizar la Curva de Valor Planificado (Curva S), usando una hoja de Clculo, se realiz los siguientes pasos:1. Seleccione la pestaa Crear un Informe de la cinta de opciones, luego del grupo de botones Exportar hacer clic en Informes visuales.

2. Del cuadro de dilogo; elegir Informe de horas extra de Valor Acumulado, luego hacer clic en el botn Editar Plantilla.

3. Aparecer otro cuadro de dilogo, en la opcin Campos Seleccionados, seleccionar slo la opcin Valor Planeado, luego haga clic en Editar Plantilla.

4. La grfica obtenida es un archivo de Excel en el cual debemos expandir todas las semanas de la tabla dinmica para ver la Curva S del Proyecyo.