Lettere at træffe

effektive beslutninger

om intern kommunikation

© Line-of-Sight 29. oktober 2013

www.lineofsight.dk

Mål og find jeres publikum

side 2

Foto: fixe via Flickr.

I skal

vide

hvilke

kanaler

medarbejderne benytter…

side 3

… ikke

bare

sådan helt generelt,

for de bruger mange.

I skal vide hvilke kanaler,

medarbejderne bruger i den

specifikke sammenhæng,

hvor

I har noget

vigtigt på hjerte.

side 4

… måske er publikum her…

side 5

Foto: Kim Ulrik Schaumann

Mål jeres kanaler og træng igennem

side 6

Hjemmesiden Medarbejderbladet Sociale medier

Kollegaerne Borgmesteren Nærmeste leder

Foto: Gladsaxe Kommune Foto: Gladsaxe Kommune Foto: Gladsaxe Kommune

side 7

Sådan gjorde vi i Gladsaxe

• Online survey 14.-29. maj 2013 blandt samtlige 5.897 medarb. i Gladsaxe Kommune

• Skriftligt spørgeskema fravalgt p.gr.a. kommunens digitaliserings-planer

• Før undersøgelse: Særskilt orientering til alle ledere

• Start: Invitation via e-Boks. Artikler på intranettet

• 902 besvarelser. Gns. besvarelsesprocent på 15, dog ned til 5 for nogle af de behandlede grupper, uden at det udgør et problem

• Allerfleste resultater har en sikkerhed på 95 pct.

• Stort engagement: 229 medarbejdere har givet en personlig kommentar.

side 8

Hvem lytter medarbejderne til?

side 9

Om mit områdes overordnede mål og ambitioner:

Egentlig vil jeg helst høre

om det fra den politiske ledelse.

Min leder er bedst til at

sætte sig ind i tingene i egen

afdeling.

Faktisk har en kollega tæt på ledelsen fortalt

mig, at …

Når det er på områdeniveau, er min direktør

bedst inde i sagerne.

Lytter medarbejderne altid til den samme?

Hvor lytter medarbejderne?

• Medarbejderne i administrationen vil måske i mange sager helst kunne slå op online på kommunens intranet.

• Medarbejderne i kommunens rengøringsservice vil måske helst orienteres af deres lokale ledere.

• I skoleforvaltningen er det måske oftest forvaltningens eget intranet, alle vidensarbejdere bruger.

• Skal der fokus på et emne, er det måske medarbejderbladet, der benyttes, men dog måske ikke til alle emner…

• Faktisk er kommunens kommunikation i medierne meget troværdig internt.

side 10

Når han alle?

Ad hvilke kanaler?

Foto: iStockphoto

Foto: iStockphoto

Publikum er også kommunikatører

• Gladsaxe Kommune ønsker en effektiv og systematisk intern kommunikation, med det formål at medvirke til, at ledelse og medarbejdere kender de mål og værdier, som ligger til grund for deres arbejde – ikke kun i deres egen afdeling, men i Gladsaxe Kommune som helhed.

• Alle medarbejdere har efter aftale med egen chef ret og pligt til at informere pressen inden for eget fagområde.

Begge fra Gladsaxe Kom.s kommunikationsstrategi

• De sociale medier spiller en stigende rolle. Online adgang over alt er ved at blive mainstream.

side 11

Foto: korosirego via Flickr

E T

E K S E M P E L

… så rollefordelingen skifter…

side 12

Foto: Altemark via Flickr. Foto: Altemark via Flickr

Intern kommunikation

er både kommunikation

som er professionelt udformet

som eksempelvis personaleblad, nyhedsbreve og intranetnyheder.

Og kommunikation som

alle ansatte producerer

som et led i det daglige arbejde.

Det kan være som e-mails, møder eller samtaler med kollegaer. Eller det kan være lederes og

medarbejderes kommunikation med hinanden.

side 13

Med den viden, analysen vil give jer, vil I både i kommunikationsafdelingen og i ledelsen – og blandt medarbejderne – kunne tage de rette skridt i dagligdagen til at kommunikere mere effektivt og dermed få mere ud af de ressourcer, I bruger på kommunikation. Det er ikke nogen særlig arbejdskrævende proces, hverken at gennemføre analysen eller at tage action på den i det daglige senere. Men det vil give jer, både i kommunikationsfunktionen og i ledelsen, en større gennemslagskraft, fordi I i højere grad end i dag vil kunne gøre det mest effektive. Hver gang. I det omfang lederne inddrager deres medarbejdere og får medarbejderne til at tage action på det, der måtte være relevant på deres område, vil medarbejderne også være med til at trække i den rigtige retning.

Analysen er et værktøj, som giver jer mulighed for at nå igennem med jeres centrale budskaber til flere af kommunens mange målgrupper med færre ressourcer. Analysen er et opslagsværk, som I kan bruge i det daglige kommunikationsarbejde, til vidensdeling og til at sætte meningsfyldte mål ud fra.

side 14

Kontakt: Kim Ulrik Schaumann Line-of-Sight Nørre Farimagsgade 64B, 4. th 1364 København K 40 41 35 10 k@lineofsight.dk www.lineofsight.dk/maalinger Vi hjælper jer til at blive bedre Line-of-Sight er et kommunikationsbureau. Vi udvikler og implementerer i praksis kommunikationsstrategier, -planer og -koncepter. Vi rådgiver om presse- og interessentrelationer, intern kommunikation og online-kommunikation og hjælper jer til at blive bedre. Vi styrker vores kompetencer gennem vores netværk af flere end ti højt specialiserede kommunikationsvirksomheder. Vi leverer konkrete kommunikationsløsninger, hvilket eksempelvis kan være videoer, tekster, hjemmesider eller design. Vi rådgiver, laver målinger og underviser. Line-of-Sight giver jer det rette værktøj, når I skal planlægge jeres kommunikation. Vi udarbejder enkle og værdifulde målinger og markedsundersøgelser, som er designede til at øge effekten af intern og ekstern kommunikation markant. Enhver måling eller markedsundersøgelse skræddersys til den virksomhed eller organisation, som den skal hjælpe. Vores undersøgelser gennemføres oftest ved hjælp af web-baserede værktøjer. © Line-of-Sight 2013. Alle rettigheder forbeholdes.