Maakunnan ICT-palvelut ja ICT-sopimusten siirtyminen

Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019-hanke

Karri Vainio, erityisasiantuntija, Kuntaliitto

Maakuntaparlamentti 23-24.11.2017

Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt

ICT-muutoksen onnistumisen edellytykset

2

1.Tunnistetaan maakunnittain eroava

lähtötilanne, mahdollistetaan

liikkumavara ja yhteistyö kuntien kanssa

2. Varmistetaan maakunnille

riittävä rahoitus ja realistiset

siirtymäaikataulut

3. Kehitetään digiratkaisuja uudistuvan

palvelutoiminnan ja asiakkaiden tarpeet edellä markkinoita hyödyntäen

LÄHTÖ-TILANNE

MAAKUNTA-HALLINTO,TEHTÄVÄ-SIIRROT,

TOIMINNAN JATKUVUUDENTURVAAMINEN

Ensi vaiheen TAVOITETILA

2020

TOIMIN-NALLISEN

MUUTOKSEN MAHDOLLISTA

MINEN

TAVOITETILAPITKÄLLÄ

AIKAVÄLILLÄ

4. Varmistetaan

selkeäja toimivatyönjako:

• Valtio-maakunnat

• Maakunnat-tuottajat

• Julkiset toimijat-

markkina-toimijat

Uudenmaan maakunnan tietohallinnon lähtötilanne

• Arvio maakuntaan siirtyvästä tietohallinnon henkilötyömäärästä, yhteinen tietohallinto + ydintoimintojen yksiköiden tietohallinto (htv): 493,1

• Keskitetysti tuettujen/hallittujen tietoteknisten sovellusten ja sähköisten palveluiden lkm (Sovellusportfolion koko): 1 264

• Työasemien lkm – kiinteät: 30 231

• Työasemien lkm – kannettavat: 10672

• Työasemien lkm – muut: 1 824

• Mobiililaitteiden lkm : 10 608

• Palvelinten kokonaismäärä: 1 243

• Omien konesalien lkm : 9

• Tietoliikenne- ja verkkolaitteiden lkm : 6 309

- HUS 276- Helsinki 70- Espoo 53- Vantaa 15

Lähde: Valtakunnallinen selvitys 12/2016

Maakuntaan siirtymisen keskeinen tavoite

Asiakkaiden palvelut eivät saa heiketä – palvelujen on toimittava

Työntekijöillä oltava toimintaedellytykset ja palkat on maksettava

Vaiheittainen siirtymä asiakas- ja potilastietojärjestelmissä

Aikataulu

Hankkeen projektien tehtävät ja vaiheistus 3/17 4/17 5/17 6/17 7/17 8/18 9/17 10/17 11/17 12/17

1. Nykytilan kartoitus, tiekartta 1.1.2019 saakka ja

alustava suunnitelma tiekartaksi 2022+

2. Toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan

käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden

osalta

2.1. Hankesuunnitelman laatiminen VM:lle

2.2. Rekrytointi Uudenmaan eri organisaatioista

2.3. Toteutussuunnitelman laatiminen

3. Väliaikaishallinnon tarvitsemien asiahallinnan,

projektihallinnan ja niiden käyttäjätuki

3.1. Asiahallinta

3.2. Sopimushallinta

3.3. Projektihallinta

3.4. Käyttäjätuki

4. Alustava suunnitelma toimenpiteistä 2022+

tavoitetilaan etenemiseksi

4.1. Toimialasidonnaiset järjestelmät

4.2. Toimialariippumattomat järjestelmät

4.3. Tekniikka

4.4. Tukipalvelut

5. Loppuraportointi

Uudenmaan maakunnan ICT-hankkeen eteneminen vuonna 2017

ICT-hankkeen ohjausryhmä

ICT-johtoryhmä

TOSI TORI Tekniikka Tuki

ArkistoSairaala / ensihoito

Sähköinen asiointi

Apotti

Asiakas-tietojär-

jestelmät

Potilas-tietojärjes-

telmät

Yleis-hallinto

Talous-hallinto

Henkilöstö-hallinto

Materiaalihallinto

TietoliikenneAsiakkuus-

palvelutAliprojektiryhmät

”4T–projektit”• valmentava, ohjaava

• yhteistoiminta• koordinoiva

Johtoryhmä

Ohjausryhmä

Laajennettu ICT-johtoryhmä

Tietohuolto ja

raportointi

Arkkitehtuuri ja tietoturva

Kuntien ICT-tuki ja

toimittajat

ServiceDeskja

tukipalvelut

Puhe- ja viestintä

Päätelaitteet ja konesali-

palvelut

Toimintasuunnitelma: (Nykytila) / Tavoitetila / Toimenpiteet tavoitetilan saavuttamiseksi

Uudenmaan maakunnan ICT-hankkeen organisointi

Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt

Missä Uusimaa menee suhteessa muihin ?(kuvaa suunnittelun valmiusastetta, ei vielä toteutuksia)

7

Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt

aikatauluja

Sopimusten kartoittaminen

Kuntien selvitys MK:lle 28.2.2019mennessä. Täydentäminen

30.6.2019 mennessä

Maakunnan päätös sopimusten vastaanottamisesta

Maakunnan kirjallinen ilmoitus siirtyvien sopimusten

sopimusosapuolille viimeistään 31.10.2019

8

yleisiä periaatteitaja

Lähde: ICT-sopimukset ja hankinnat –ohje (VM, 2016)Lähde: Voimaanpanolaki (HE)

• Riskienhallinta korostuu• Jokainen sopimus oma

yksittäistapauksensa• Sopimusehdot

ratkaisevat

Sopimussiirtoihin liittyviä

Uudenmaan tilanne sopimusten kartoitukseen ja

siirtoihin liittyvän valmisteluun liittyen

• VM:n kysely marraskuussa 2016 pohjatietona, mutta se oli sisällöltään vielä epätarkka ja vain suuntaa-antava

• Sopimusten selvitys ja sopimushallinnon valmistelu aloitettiin keväällä 2017

• Tietosisältö on määritelty lakimiesryhmän toimesta

• Valmius sopimusten tallennukseen sopimushallintoon on toteutettu jo syyskuussa

• Kuntien ict-yhteyshenkilöt informoitu sopimusten kokoamisesta

• Kontaktoitu keskeisiä Uudenmaan SOTE-toimialan ICT-toimittajia sopimusten läpikäynnistä ja siirroista

• Sopimuslakimies rektytoinnissa sopimusten läpikäyntiin joulukuussa

• Yhteistyö Vimana Oy:n kanssa käynnistetty uusien hankintojen ja sopimusten osalta

9

VM:n 11/2016 kyselyn tuloksia ja havaintoja

• Useiden organisaatioiden tiedot

puuttuvat kokonaan

• Vain osa sopimuksista on

ilmoitettu

• Kartoitus on tehtävä tarkemmin

• Todellinen määrä on luokkaa

1500-2000 sopimusta

Sopimuksiin liittyvää pohdintaa ja tarkastelua

⁺ Osa sopimuksista helppo tunnistaa siirtyvän toiminnan myötä

⁺ Luopuvien organisaatioiden sopimus- ja rahoitusvastuut tulee voida siirtää Maakunnalle 1.1.2020 alkaen hallitusti

⁺ Aikaa selvitykseen on riittävästi, mutta työ on aloitettava koska läpikäytäviä sopimuksia on runsaasti

⁺ Maakunnat voivat yhdessä saavuttaa parempia etuja kuin aiemmin suuremman volyymin avulla

- Osa sopimuksista tulee jakaa nykyisen organisaation ja maakuntaan siirtyvän toiminnan kesken

- Sopimuksen jakamisen myötä kustannukset voi kasvaa, kun menetetään skaalaetuja

- Osa sopimuksista tulee päättää hallitusti vuoden 2020 alussa siten, että vuoden 2019 tilinpäätös ja toimintakertomus voidaan toteuttaa

- Sopimuksen veloitusten määräytyminen ei sovi enää muuttuvaan tilanteeseen (esim. väestömääräpohjaiset sopimukset)

Onnistuva Suomi tehdään lähellä Finlands framgång skapas lokalt

Hyvinvoivat asukkaat ja yhteensopivat palvelut kuntien & maakunnan yhteisenä tavoitteena

12

Työ- ja elinkeinopalvelut

Sosiaali- ja terveyspalvelutOsaamisen ja kulttuurin edistäminen

Elinympäristön kehittäminen

Nuorisotyö

Osallisuus

Kotouttaminen Ympäristöterveydenhuolto

Pelastustoimi

Aluekehittäminen

Kysymyksiä, kommentteja ?Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019-hanke

Karri Vainio, erityisasiantuntija, Kuntaliitto