Mdulo 1 Funcionamiento Organizacional

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La Organizacin y los

Sistemas Al comenzar esta materia se entrecruzan, mezclan y confunden muchas palabras, muchas definiciones, muchas ideas Pero cules son esas palabras? Seguramente algunas de estas: organizacin, empresa, sistema, sistemas de informacin. Si bien la gran meta de nuestro recorrido es comprender acabadamente la interaccin y conjuncin entre estas palabras (y muchas ms) resultar bueno acercar el entendimiento en una primera aproximacin.

Comencemos.

Qu es una organizacin?

Podras encontrar tantas definiciones como veces intentes buscar Aqu se presentan algunas muy parecidas entre s, y otras no tanto.

Las organizaciones son sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo.

Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o combinacin de ellas, organizada en forma societaria o no, pblica o privada, la cual tiene sus propias funciones y administracin.

Estructura que adopta cualquier asociacin humana para lograr un propsito comn y sus correspondientes objetivos. Las hay de todos los tamaos, tendencias, fines y especialidades.

Conjunto de personas con los medios adecuados que funcionan para alcanzar un fin determinado.

Conjunto de personas que realizan una serie de actividades dirigidas a la consecucin de un objetivo comn por medio de

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determinados recursos que la organizacin pone a disposicin de los mismos.

Unidad social que ha sido creada con la intencin de alcanzar unas metas especficas.

Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Quedmonos con esta:

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por

dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la

existencia de la organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay

personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar

conjuntamente para obtener un objetivo comn.

Qu es una empresa?

A ver estas definiciones. Unidad econmica bsica que, mediante la coordinacin de los

factores de produccin (capital y trabajo), produce y comercializa productos o servicios.

Es el conjunto de bienes y servicios puestos en marcha para generar riqueza.

Toda organizacin conformada por recursos humanos, materiales y financieros ordenados bajo una direccin para el logro de los fines econmicos.

Son unidades econmicas de produccin porque la funcin que cumplen en el desarrollo de la actividad econmica es producir o prestar servicios.

Como sntesis, sta sera muy adecuada:

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Se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos

humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la

obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad,

coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna

para la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para

cumplir con este objetivo, la empresa combina naturaleza y capital.

Y, qu es un sistema?

Tambin es posible encontrar muchsimas definiciones.

Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a determinado objeto.

Conjunto de elementos interactuantes e interdependientes.

Conjunto de elementos interrelacionados y regidos por normas propias, de modo tal que pueden ser vistos y analizados como una totalidad. El sistema se organiza para producir determinados efectos, o para cumplir una o varias funciones.

Sistema es una coleccin organizada de hombres, mquinas y mtodos necesaria para cumplir un objetivo especfico.

Quedmonos con esta:

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y

relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Se relacionan

con su exterior, pues tienen frontera. Cada sistema existe dentro de uno

ms grande y este, a su vez en otro mayor.

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Y por ltimo.

Qu es un sistema de informacin?

A partir de estas variadas definiciones

Conjunto de medios que permiten recolectar, clasificar, integrar, procesar, almacenar y difundir informacin interna y externa que la organizacin necesita para tomar decisiones en forma eficiente y eficaz.

Se denomina Sistema de Informacin al conjunto de procedimientos manuales y/o automatizados que estn orientados a proporcionar informacin ...

Sistema estandarizado de recopilacin, registro, interpretacin, anlisis, y difusin de datos para que estn disponibles para la toma de

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Conjunto de elementos que interactan entre s para generar y distribuir aquellos datos de utilidad que permitan optimizar los procedimientos de gestin y mejorar el control y la eficacia de la intervencin.

Tomemos esta como apropiada:

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto organizado de elementos, los

cuales formarn parte de alguna de las siguientes categoras:

Personas.

Datos.

Actividades o tcnicas de trabajo.

Recursos materiales en general (tpicamente recursos informticos y de comunicacin, aunque no tienen por qu ser de este tipo, obligatoriamente).

Todo ese conjunto de elementos interactan entre s para procesar los

datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y

distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada

organizacin, en funcin de sus objetivos. Normalment,e el trmino es

usado de manera errnea como sinnimo de sistema de informacin

informtico.

Anticipemos tambin que Sistema de Informacin y Sistema Informtico no son sinnimos. Estos ltimos deben considerarse como parte (o un subconjunto) de los Sistemas de Informacin pues constatan una aplicacin tecnolgica o una manera de organizar y procesar los datos.

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A esta altura de la redaccin es posible encontrar y establecer la relacin entre todas las palabras intervinientes con sus respectivas definiciones.

De all que habr que preguntarse:

Cul es el conjunto mayor o ms amplio?

EL SISTEMA.

Cul es el conjunto intermedio?

LA ORGANIZACIN.

Y el siguiente conjunto o subconjunto?

LA EMPRESA.

Cmo se relacionan los Sistemas de Informacin con los Sistemas? Corresponde a una CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS.

Y los SISTEMAS INFORMTICOS?

Corresponde a una CLASIFICACIN de los SISTEMAS DE INFORMACIN.

Si adems tenemos en cuenta la gran CLASIFICACIN de las ORGANIZACIONES en:

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Sin fines de LUCRO: asociaciones, fundaciones.

Con fines de LUCRO: empresas.

es posible presentar todo lo dicho en el siguiente esquema.

A medida que avancemos en el desarrollo de la materia se trabajar en profundidad con estas premisas fundamentales. En este momento es vital y bsico que entiendas que:

Las Organizaciones son Sistemas.

Las Empresas son Organizaciones.

Los Sistemas de Informacin se desarrollan para ser aplicados en las Organizaciones.

ORGANIZACIN Y SISTEMA / SISTEMA Y ORGANIZACIN

SISTEMAS

SISTEMAS DE

INFORMACIN

ORGANIZACIONES

SISTEMAS DE

INFORMACIN

INFORMTICOS

EMPRESAS

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Los Sistemas Informticos son Sistemas de Informacin.

El desarrollo de la materia, entonces, parte de la premisa que la Organizacin es un Sistema. A continuacin dedicaremos tiempo, espacio y esfuerzo a estudiar el funcionamiento de la Organizacin a travs del conocimiento y aplicacin de la ciencia de la Administracin, y al final volveremos a los Sistemas.

Cmo funciona una organizacin?

La definicin elegida

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por

dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la

existencia de la organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay

personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar

conjuntamente para obtener un objetivo comn.

habla de actividades conscientemente coordinadas y de cooperacin. Vale decir que debe existir una SINERGIA determinada entre las personas de la organizacin que cumplen determinados roles (papeles, desempeos) asignados. Una sinergia es unida y vuelta entre las personas que interactan en la organizacin.

Es as como vamos a determinar que en toda organizacin hay un Patrn Sinergtico; este correspondera a las relaciones establecidas entre las personas y sus roles.

Grficamente:

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PATRN SINERGTICO

ROL 1 ROL 2

ROL 3

ROL n

Cada organizacin necesita un punto de partida para funcionar como tal y es la cantidad mnima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo.

La relacin establecida entre los distintos roles hace que la organizacin tenga sus caractersticas particulares. Si esa relacin establecida entre los roles da por resultado una organizacin diferente.

Termino esta lectura completando la definicin de Organizacin.

Los Sistemas tienen una primera gran clasificacin:

Sistema Cerrado: es un sistema aislado; es aquel que no tiene intercambio con su entorno; slo interacta en su interior. Los Sistemas Sociales no pueden considerarse cerrados por la definicin misma de Sociedad (Agrupacin natural o pactada de personas, que constituyen unidad distinta de cada uno de sus individuos, con el fin de cumplir, mediante la mutua cooperacin, todos o alguno de los fines de la vida segn Diccionario de la Real Academia Espaola).

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Sistema Abierto: es el que interacta con su entorno, con otros sistemas; recibe informacin, energa y recursos de su exterior; procesa todas esas entradas y enva al exterior los resultados. Ese circuito virtuoso permite su enriquecimiento y evolucin.

Entonces:

Las Organizaciones son Sistemas Abiertos.

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Bibliografa de la Lectura 1

Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 1