lunchtime seminar - 18 november 2003 corporate governance one year after the law of 2 august 2002

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Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

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Lunchtime Seminar - 18 November 2003

Corporate governanceOne year after the Law of 2 August 2002

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Agenda

Practical implications of the Law of 2 August 2002 The management committee

- Chris Sunt Conflicts of interest and independent directors

- Vincent Macq

Implications of the Sarbanes-Oxley Act for Belgian corporates - Donald Guiney

Questions

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Het Directiecomité

Chris Sunt

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Inhoud

Het Directiecomité heeft thans een wettelijke basis.

Kenmerken van het Directiecomité

Bevoegdheid van het Directiecomité

De relatie Directiecomité en Raad van Bestuur

De relatie Directiecomité en afgevaardigd bestuurder

De relatie Directiecomité en aandeelhouders

Aansprakelijkheid van de leden van het Directiecomité

Publiciteit

Overgangsregeling

Besluit

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Wettelijke basis: Art. 524bis W. Venn. "De statuten kunnen de raad van bestuur toestaan zijn

bestuursbevoegdheid over te dragen aan een directiecomité…"

"Les statuts peuvent autoriser le conseil d'administration à déléguer ses pouvoirs de gestion à un comité de direction…"

Noodzaak ? Ja

Dagelijks bestuur te eng

(Art. 525 W. Venn.; Cass., 17 september 1968, Cass., 21 februari

2000)

Taakverdeling alleen tussen bestuurders (Art. 522, §1, lid 2 W. Venn.)

Bijzonder wetgeving (kredietinstellingen, beleggingsondernemingen,

autonome overheidsbedrijven, openbare kredietinstellingen,

netbeheerder nationaal transmissienet voor electriciteit, enz…

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Het Directiecomité: kenmerken

N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd

Facultatief

Statutaire toelating

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Statutaire toelating – BEL-20

Agfa-Gevaert (B.A.V. 13 januari 2003)

Almanij (B.A.V. 4 juni 2003)

Bekaert (B.A.V. 14 mei 2003)

Cofinimmo (B.A.V. 13 mei 2003)

Dexia (B.A.V. 14 mei 2003)

KBC Bankverzekeringsholding (B.A.V. 24 april 2003)

Mobistar (B.A.V. 7 mei 2003)

Omega Pharma (B.A.V. 14 juli 2003)

Umicore (B.A.V.9 april 2003)

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Het Directiecomité: kenmerken

N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd

Facultatief

Statutaire toelating

Orgaan

Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn.

Beslissing door raad van bestuur

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Beslissing door raad van bestuur – BEL-20 Agfa-Gevaert (Raad van bestuur 29 april 2003)

Cofinimmo (Raad van bestuur 19 juni 2003)

Dexia (Raad van bestuur 21 mei 2003)

KBC Bankverzekeringsholding (Raad van bestuur 24 april 2003)

Omega Pharma (Raad van bestuur 12 augustus 2003)

Umicore (Raad van bestuur 19 augustus 2003)

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Het Directiecomité: kenmerken N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd

Facultatief

Statutaire toelating

Orgaan

Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn.

Beslissing door raad van bestuur

Voorwaarden voor de aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur mandaat en werkwijze bepaald door de statuten of, bij ontstentenis, door de raad van bestuur (art. 524bis, lid 2, W. Venn.)

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Aanstelling – BEL-20

Dexia (Art. 12 statuten)

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Het Directiecomité: kenmerken

Meerhoofdig (college) (geen CEO) Bestuurders en niet-bestuurders Natuurlijke personen en rechtspersonen

N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd

Facultatief

Statutaire toelating

Orgaan

Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn.

Beslissing door raad van bestuur

Voorwaarden voor de aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur mandaat en werkwijze bepaald door de statuten of, bij ontstentenis, door de raad van bestuur (art. 524bis, lid 2, W. Venn.)

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Het Directiecomité: kenmerken

Belangenconflictregeling

Vertegenwoordigingsbevoegdheid (zelfs doeloverschrijdend: art. 526 W. Venn.)

Handtekeningsclausule blijft statutair (art. 524bis, lid 3, W. Venn.)

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Vertegenwoordiging – Handtekeningsclausule BEL-20

"De vennootschap wordt geldig vertegenwoordigd … binnen het kader van het dagelijks bestuur, door twee leden van het Directiecomité."

"… voor wat de bevoegdheden van het Directiecomité betreft, [wordt] de vennootschap vertegenwoordigd door twee leden van het Directiecomité die gezamenlijk optreden …"

"… la société sera valablement représentée … par un administrateur et un membre du comité de direction … ou, dans les limites des pouvoirs du comité de direction, par deux membres…"

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Het Directiecomité: bevoegdheid

"… bestuursbevoegdheid…", "…pouvoirs de gestion…" (Art. 524bis, lid 1, W. Venn.)

Uitzondering: "…algemeen beleid …", "…politique générale…"

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Algemeen beleid

Strategische krachtlijnen

Goedkeuring projecten en begrotingen of budgetten

Relaties met de aandeelhouders

Nieuwe bedrijfsactiviteiten of vestigingen

Overnames en verkopen van activa of participaties

Bedrijfssluitingen

Territoriale expansie

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Het Directiecomité: bevoegdheid "… bestuursbevoegdheid…", "…pouvoirs de gestion…" (Art.

524bis, lid 1, W. Venn.)

Uitzondering: "…algemeen beleid …", "…politique générale…" Handelingen wettelijk voorbehouden aan de raad van

bestuur (bijv. Bijeenroepen algemene vergadering, interimdividend, toegestaan kapitaal, opmaken jaarrekening en jaarverslag, andere verslagen, toezicht op het Directiecomité, fusie- en splitsingsvoorstellen, enz…)

Verdere beperking in statuten of door raad van bestuur

Maar, niet tegenwerpelijk aan derden (Art. 524bis, laatste lid, W. Venn.)

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Beperking van bevoegdheid – BEL-20 Agfa-Gevaert (Raad van bestuur 29 april 2003)

Omega Pharma (Raad van bestuur 12 augustus 2003)

Umicore (Raad van bestuur 19 augustus 2003)

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Het Directiecomité en de raad van bestuur Oprichting en afschaffing Directiecomité

Aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur, werkwijze (leden) Directiecomité bij ontstentenis statuten, beslist door raad van bestuur

Concurrente of exclusieve bevoegdheid ?(…overdragen …, … déléguer …)

De raad van bestuur is belast met het toezicht op het Directiecomité Verslaggeving comité aan raad Kan nader worden bepaald (in statuten of door raad van

bestuur)

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Het Directiecomité en het orgaan van dagelijks bestuur Kunnen naast elkaar bestaan

Omvang bevoegdheden is verschillend

Lid Directiecomité niet in ondersgeschikt verband (cfr. Bestuurder), kan wel voor dagelijks bestuur

Bevoegdheid dagelijks bestuur en raad van bestuur concurrent, Directiecomité exclusief

Bevoegdheid dagelijks bestuur en Directiecomité concurrent

Tenzij statuten of raad van bestuur anders bepalen, kan Directiecomité dagelijks bestuur benoemen

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Voorbeelden – BEL-20

"… Het Directiecomité … stelt minimum twee natuurlijke personen aan die op collegiale wijze het dagelijks bestuur van de vennootschap waarnemen… de aangeduide personen [moeten] noodzakelijkerwijze lid zijn van het Directiecomité."

"… De raad van bestuur vertrouwt het dagelijks bestuur van de vennootschap toe aan een bestuurder … die het Directiecomité voorzit…"

"… Overeenkomstig artikel ___ van de statuten hebben de leden van het Directiecomité de hoedanigheid van gedelegeerd bestuurder…"

"… La gestion journalière de la société sera exercée par deux organes de la société, le Comité de Direction … et l'administrateur délégué…"

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Het Directiecomité en de algemene vergadering Statutaire toelating noodzakelijk

Benoeming, afzetting, bezoldiging, enz… facultatief

Handtekeningsclausules

Geen rapportering in jaarverslag (art. 96 W. Venn. ongewijzigd)

Geen vraagrecht (art. 540 W. Venn.)

Geen meerderheids- of minderheidsvennootschapsvordering (art. 561 e.v. W. Venn.)

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Aansprakelijkheid

Cfr. Bestuurders, elk voor zijn bevoegdheden (raad van bestuur aansprakelijk voor gebrek aan toezicht Directiecomité) Tekortkomingen van bestuur (art. 527 W. Venn.)

Overtreding van de wet of de statuten (art. 528 W. Venn.)

Belangenconflicten (art. 529 W. Venn.)

Art. 1382 B.W.

Kennelijke grove fout (faillissement (art. 530 W. Venn.)) ?

Strafrechtelijke aansprakelijkheid ? (bijv. Art. 629/648, 7° W. Venn.)

Niet: verlies van maatschappelijk kapitaal (art. 633 W. Venn.)

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Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheidsvordering door raad van bestuur

Kwijting door raad van bestuur

Verjaring: 10 jaar ! (art. 2262bis, §1, B.W.; niet art. 198, §1W. Venn.)

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Publiciteit

Instelling Directiecomité: art. 524bis, lid 4; art. 67, 73 en 74 W. Venn. (verwijzing naar art. 524bis, lid 4, W. Venn.)

Benoeming en ontslag leden: art. 74, 2°, a) W. Venn.

Handtekeningsclausule: art. 524bis, lid 3 en 4 W. Venn.

Tegenwerpelijk: art. 76 W. Venn.

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Overgangsregeling

In werking sinds 1 september 2002

Toepasselijk op bestaande Directiecomités vanaf 22 augustus 2003 (art. 54, Wet 2 augustus 2002)Bijv.

— Agfa-Gevaert: beslissing Raad van bestuur 29 april 2003— Umicore: beslissing Raad van bestuur 19 augustus 2003

Sanctie bij niet conformering: Directiecomité opgeheven

Voortbestaan mits naamswijziging ?

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Besluit

Wetgevend initiatief was noodzakelijk

Zeer soepel en facultatief regime

Vereist toestemming aandeelhouders en raad van bestuur

Geen "Chief Executive Officer"

Vervangt niet noodzakelijk het dagelijks bestuur (afgevaardigd bestuurder)

Ruime bestuursbevoegdheid (te ruim?)

Geen rechtstreeks contact met de aandeelhouders

Aansprakelijkheid niet altijd coherent

Publiciteit niet te vergeten

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Conflits d’intérêts et administrateurs indépendantsVincent Macq

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Contenu

Conflits d’intérêt entre la société et un administrateur (article 523) au sein d’un groupe de sociétés (article 524)

— disposition en vigueur aujourd’hui— nouvel article 524

Définition et rôle des administrateurs indépendants

Examen de la situation en vigueur au sein des sociétés du BEL 20 composition des conseils d’administration nombre d’administrateurs indépendants nominations sous l’empire du nouvel article 524

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Conflits d’intérêts - Article 523

Conflits d’intérêts entre la société et un administrateur ancien article 60 protection de la société et de l’ensemble des actionnaires

contre l’indélicatesse d’un de ses mandataires

Champ d’application intérêt d’un administrateur opposé à celui de la société de nature patrimoniale décision ou opération soumise à l’approbation du conseil

d’administration

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Conflits d’intérêts - Article 523

Procédure information des actionnaires

(rapports du conseil et du commissaire) pour les sociétés cotées, abstention de l’administrateur

Modifications apportées par la loi du 2 août 2002 extension aux conflits au sein du comité de direction

(article 524ter) procédure adaptée au comité de direction

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Conflits d’intérêts - Article 524

Conflits d’intérêts surgissant dans le cadre des groupes de sociétés

Origine de l’article 524 protection spécifique des actionnaires minoritaires

de sociétés cotées prolongement de la théorie de l’abus de majorité article 60bis introduit lors de la réforme de 1995

Champ d’application du texte en vigueur aujourd’hui limité aux sociétés cotées applicable à toute décision du conseil d’administration

— pouvant donner lieu à un avantage patrimonial direct ou indirect

— en faveur d’un actionnaire de la société cotée — détenant une influence décisive ou notable sur la désignation

des administrateurs

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Conflits d’intérêts - Article 524 actuel Opérations visées

Exceptions si la société cotée est détenue à concurrence d’au moins

95% ou entre soeurs détenues à concurrence d’au moins 95% par la même société

pour des opérations conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché

Filia le Filia le

So ciété co tée

Filia le

So eu r

So ciété m ère

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Conflits d’intérêts – Article 524 actuel Procédure

rapport par trois administrateurs indépendants portant sur la description et les conséquences de la décision

assistance d’un expert financier conclusions à insérer dans le rapport de gestion

Sanctions nullité responsabilité des administrateurs

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Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Nouvel article 524

révision complète apportée par la loi du 2 août 2002 entrée en vigueur à partir du 1er janvier 2004

Objectifs protéger la société cotée dans le cadre d’opérations avec

sa société mère, ainsi qu’avec les filiales de cette dernière l’article 524 actuel ne visait pas les opérations

— entre la société cotée et les filiales de son actionnaire — entre une filiale de la société cotée et l’actionnaire

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Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Champ d’application

toute décision ou opération accomplie en exécution d’une décision prise par une société cotée, lorsqu’elle concerne(1) les relations de ladite société avec une société liée à

celle-ci, à l’exception de ses filiales

Pet ite-fi lle

Filia le Filia le

So ciété co tée

Pet ite-fi lle

Filia le

So eu r

So ciété m ère

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Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Champ d’application du nouvel article 524

(2) les relations entre une filiale de la société cotée et une société liée à cette filiale, autre qu’une filiale de la filiale

Respect de la procédure au niveau de la société cotée

Pet ite-Fille

Filiale Filiale

So ciété co tée

Petite-fi lle

Filiale

So eur

So ciété mère

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Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Opérations non visées par l’article 524

Petite-fi lle

Filiale Filiale

So ciété co tée

Petite-fi lle

Filiale

So eur

So ciété mère

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Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Décisions visées par l’article 524 nouveau

toutes décisions prises par le conseil d’administration à l’exception de celles relatives

— aux rapports spéciaux à établir par le conseil— aux propositions de décisions à soumettre à l’assemblée

générale— à l’avis à donner en matière d’OPA (article 15 AR 8 novembre

1989) pas d’application pour les décisions au niveau du comité de

direction ou de la gestion journalière

Exceptions deux exceptions à la règle

— conditions et garanties normales du marché— opérations représentant moins de 1 % de l’actif net de la société

détention d’au moins 95% par la société mère plus d’application

Page 40: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Procédure

pas de modifications substantielles par rapport au texte actuel— décision par le conseil d‘administration — avis d’un comité d’administrateurs indépendants— assistance d’un expert financier

Contenu du rapport écrit du comité description de l’opération envisagée appréciation du gain ou du préjudice pour la société et ses

actionnaires estimation chiffrée des conséquences financières caractère “manifestement abusif” pour la société

Page 41: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Administrateurs indépendants – Article 524 Administrateurs indépendants

pas de définition de l’indépendance dans l’article 524 actuel

indépendance à géométrie variable— à apprécier au cas par cas— selon la décision ou l’opération en cause

Avantages du système existant auto-réglementation appréciation par le conseil d’administration

Page 42: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Administrateurs indépendants – Nouvel article 524 Dès le 1er janvier 2004, notion d’administrateur indépendant

définie dans l’article 524 objectivation du caractère indépendant des administrateurs catégorie distincte qualitate qua

Quatre conditions à remplir pas de mandat d’administrateur, de membre du comité de

direction, de délégué à la gestion journalière ou de cadre, durant deux dernières années (condition non applicable aux premières nominations)

pas de conjoint, de cohabitant ou de parent ayant exercé une fonction similaire

Page 43: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Administrateurs indépendants – Nouvel article 524

Quatre conditions à remplir (suite) pas de participation excédant 10% dans le capital de la

société, directement ou dans le chef d’un conjoint, cohabitant ou parent (en tenant compte des titres détenus par les sociétés controlées par l’administrateur)

aucune relation avec la société qui serait de nature à mettre en cause son indépendance (catch-all)

Conditions de qualité et non de nomination

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Examen pratique des sociétés du BEL 20 Composition des conseils d’administration des sociétés du BEL20

Moyenne de 13,5 administrateurs par société

Agfa-Gevaert

11

Almanij 27Barco 10Bekaert 13Cofinimmo 10Colruyt 9Delhaize 14Dexia 19D’Ieteren 9Electrabel 16

Fortis 12GBL 14KBC 22Interbrew 12Mobistar 18Omega Pharma 6

Solvay 16Tessenderlo 10UCB 11Umicore 11

Page 45: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Examen pratique des sociétés du BEL 20 Administrateurs indépendants sous l’empire de l’article 524

actuel

Moyenne de 4,95 administrateurs indépendants par société

Agfa-Gevaert

7

Almanij 3Barco 5Bekaert 5Cofinimmo 2Colruyt 0Delhaize 5Dexia 11D’Ieteren 3Electrabel 4

Fortis 10GBL 3KBC 4Interbrew 6Mobistar 0Omega Pharma

2

Solvay 11Tessenderlo 6UCB 6Umicore 6

Page 46: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Examen pratique des sociétés du BEL 20 Pas d’obligation d’avoir à tout moment des administrateurs

indépendants en principe, requis seulement en cas de conflits d’intérêts en pratique, 18 des sociétés du BEL 20 en ont en

permanence

Définition de l’indépendance par les sociétés du BEL 20 définition propre

— courte (GBL)— détaillée (Fortis)

inspiration étrangère— française (Dexia)— américaine (Delhaize)

références aux critères du nouvel article 524

Page 47: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Examen pratique des sociétés du BEL 20 Administrateurs indépendants sous l’empire du nouvel article

524 peu de nomination d’administrateurs indépendants qualitate

qua en anticipation du nouvel article 524 exceptions

— Cofinimmo— Solvay— UCB

Conséquence nécessité de nouvelles nominations ou de confirmation

à la plus prochaine assemblée problème éventuel en cas de conflit d’intérêt entre le

1er janvier 2004 et la date de l’assemblée annuelle

Page 48: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Examen pratique des sociétés du BEL 20 Matière des conflits d’intérêts dépendante de la réalité du

groupe situations en théorie plus fréquentes

— dans des sociétés avec actionnaire de référence – Electrabel– GBL

cas d’application en théorie moins fréquents — dans des sociétés à actionnariat ouvert

– Fortis– Umicore

— dans des groupes où la société cotée est faîtière– Delhaize– Interbrew

Page 49: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Conclusions

Matière des conflits d’intérêts intra-groupe profondément amendée par la loi du 2 août 2002 entrée en vigueur le 1er janvier 2004

Nominations d’administrateurs indépendants déjà très répandus aujourd’hui conditions d’indépendance dorénavant définies dans la loi,

dans le cadre de conflits d’intérêt limitations quant au choix

De l’indépendance des administrateurs prescrit de l’article 524 exigences au-delà des conditions légales

Page 50: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

New corporate governance rules for NYSE listed companiesDonald Guiney

Page 51: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Introduction

The Sarbanes-Oxley Act was enacted on 30 July 2002 as a reaction to: Major accounting scandals at Enron and WorldCom, resulting

in the largest bankruptcies in US history, leading to financial market downturns and a crisis of confidence

Enron – Improper accounting for off-balance sheet vehicles (hiding debt from investors)

WorldCom – Improper inflation of net income (capitalising an expense item that should have been recognised immediately)

Page 52: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Introduction (cont’d)

The Act gave the SEC only limited scope to exempt non-US companies. The final rules made some concessions, but there is no general carve-out for non-US companies.

Areas of reform: Increased obligations for companies and executives Increased obligations for lawyers Reform of auditors and audit committees Establishment of the Public Company Accounting Oversight

Board Research analysts’ independence

Page 53: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Introduction (cont’d)

In the area of corporate governance, the SEC has finalised rules requiring US stock exchanges and Nasdaq to prohibit listing of companies that do not comply.

The new corporate governance rules proposed by the NYSE and approved by the SEC on 4 November 2003 add to the existing requirements of the Sarbanes-Oxley Act applicable to all SEC-registered companies.

Page 54: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Introduction (cont’d)

The new rules implement the audit committee requirements and add a number of additional obligations for companies with an NYSE listing.

In most cases, non-US companies will not be required to adopt the NYSE corporate governance standards, but instead need only disclose publicly any significant differences between their practices and the NYSE standards.

Page 55: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

New NYSE rules overview

A “comply or disclose” regime

Composition of board

Determining independence of directors

Requirements of committees: Nominating or corporate governance committee Compensation committee Audit committee

Page 56: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

New NYSE rules overview (cont’d)

Non-management directors’ meetings

Communication with non-management directors

Internal audit function

Disclosure of corporate governance guidelines

Code of business conduct and ethics

Shareholder approval of share option/equity compensation plans

Page 57: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

A “comply or disclose” regime

Compliance for non-US companies is optional

If company doesn’t comply, must publicly disclose significant differences between its corporate governance practices and the NYSE standards Detailed item-by-item analysis not required Brief general summary is sufficient

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A “comply or disclose” regime (cont’d) Disclosure of differences can be on English language website

or in annual report distributed to US shareholders

CEO must promptly notify NYSE in writing if any executive officer becomes aware of material non-compliance with NYSE rules

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Composition of board

Independent directors must comprise majority Board must determine that director has no material

relationship with listed company and must disclose basis for determination

“Material relationship”: Partner, shareholder or officer of an organisation that has a relationship with the company

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Determining independence of directors

A director who Is not independent until

Is an employee of company OR whose immediate family member is an executive officer

3 years after employment ends

Receives, OR whose immediate family member receives, more than $100,000 a year in direct compensation (other than director’s fees)

3 years after the pay falls below the $100,000 threshold

Is affiliated with, OR whose immediate family member is affiliated with, the company’s auditor

3 years after the end of affiliation or auditing relationship

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Determining independence (cont’d)

A director who Is not independent until

Is, OR whose immediate family member is, an executive officer of another entity whose compensation committee includes an executive of the listed company

3 years after the employment or committee service ends

Is an executive officer or an employee, OR whose immediate family member is an executive officer, of a company that makes or receives payments of more than the greater of $1m or 2% of the other company’s consolidated gross revenues to/from the listed company

3 years after the amounts fall below threshold

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Requirements: nominating or corporate governance committee

Composition of committee: Only independent directors, with a written charter or terms of reference

Responsibilities of committee: Identifying individuals qualified to become board members Developing and recommending to the board a set of

corporate governance principles

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Requirements: compensation committee Composition of committee: Only independent directors, with a

written charter or terms of reference

Page 64: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Requirements: audit committee

Composition of committee: At least 3 members Only independent directors With written charter setting out list of responsibilities

Responsibilities of committee: Hiring and firing of independent auditor Approving any significant non-audit relationship with

independent auditors

Imposed by Sarbanes-Oxley Act Companies must comply

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Further restrictions on audit committee members

Members cannot receive any consulting, advisory or other compensatory fees from company or subsidiaries, other than directors’ fees and fees for committee service

Each member must be financially literate

At least 1 member must have accounting or financial management experience

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Non-management directors’ meetings Must occur without management in regular executive sessions

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Communication with non-management directors

Companies must disclose a method by which interested parties can communicate directly with a senior non-management director or the non-management directors as a group

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Internal audit function

Companies must have internal audit function

Auditors must present annual report on internal quality control Related to Sarbanes-Oxley Act requirement that auditors

report on internal controls and procedures

Page 69: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Disclosure of corporate governance guidelines

Companies must:

Adopt corporate governance guidelines including director qualification standards and responsibilities, director compensation, planning and principles of management succession and a process of annual performance self-evaluation by board

Disclose guidelines, charters of important board committees and the code of business conduct and ethics on company website

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Code of business conduct and ethics

Code must be adopted by company. It may be waived by board but waiver must be promptly disclosed to shareholders

Required by Sarbanes-Oxley Act Companies must comply

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Code of business conduct and ethics (cont’d) Must cover:

Conflicts of interest Taking corporate opportunities Confidentiality Fair dealing with customers, suppliers, competitors and

employees Protection and proper use of company assets Compliance with laws (including insider trading) Encouraging whistle-blowing

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Shareholder approval of share option/equity compensation plans

Mandatory on all share option and equity compensation plans

Exceptions: Inducement awards for new employees Option plans acquired through mergers Tax-qualified share plans such as ESOPs

Page 73: Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

Questions

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