luis vidigal gesta o documental na ap - dezembro 2012
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Intervenção na Conferência da APDSI sobre "Informação Documental na Administração Pública", em Lisboa na Torre do Tombo, a 6 de Dezembro de 2012TRANSCRIPT
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Por uma Administração Pública mais Eficaz e Inteligente
Luís Vidigal APDSI
Lisboa – 6 de Dezembro de 2012
1
Gestão Documental na AP
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Crescimento dos ECM
A Gestão Documental (ECM – Enterprise Content Management) é a área das TI que mais tem crescido nos úlMmos anos – Sempre a 2 dígitos
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2011 AssociaMon for InformaMon and Image Management
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Compramos para melhorar?
Temos?
Usamos?
Precisamos?
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Organizações Inteligentes
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Portais
Gestão de Conteúdos
Ferramentas Colaborativas
Gestão do Conhecimento
Gestão Documental
Smart Enterprise
Suite
2002
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No pulsar da AP
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Porquê a Gestão Documental?
• Gerir o Caos nos conteúdos • Maior ProduMvidade do trabalho • ParMlhar Conhecimento • Reduzir Custos Fixos
6 2011
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Impulsionadores do ECM
7
Custo / Eficiência
Conformidade / Risco Serviço ao Cliente
Colaboração
2011
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Centralizar ou Integrar?
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Normas mais relevantes
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Model Requirements for Records Systems
Content Management Interoperability Services
ISO 30300:2011 InformaMon and documentaMon -‐-‐ Management systems for records
MEF Macroestrutura Funcional (v. 1.0)
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Escolher ou obedecer?
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Desacelerar a centralização
Slow down on centralizaTon Re-‐empower agencies by focusing on commodiMzaMon and interoperability. Start with open government data.
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2011
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ParTlha e Colaboração
"Uma das caracterísMcas definidoras da Sociedade da Informação é o facto de ser uma sociedade em rede, uma sociedade na qual a parTlha de informação e a construção colaboraTva de conhecimento consMtuem a base das suas dinâmicas estruturantes”
APDSI – Open Standards
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Território ordenado
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Conformidade de Produtos e Soluções
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Abordagem SOA
Processos Dados Tecnologias
AcTvos a proteger
Service Oriented Architecture
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012 15
Plataforma SOA
Metadados (XML), Regras de Negócio (BPM)
Tecnologia A
Tecnologia B
Tecnologia C
O que entra tem de sair
Proteger os AcTvos Informacionais
Processos e Dados
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Fases de maturidade digital
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Acesso à Informação
Comunicar Trabalhar juntos
Automatizar os Processos
Inte
ract
ivid
ade
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012 17
Evento A
Evento B
Evento C
Evento D
Interoperabilidade • Organizacional • SemânTca • Tecnológica
Controlar processos interdepartamentais
Pessoas Empresas Território Veículos
Repositórios
Únicos
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Temos de abrir a Caixa de Pandora
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Informação
Incoerente
Conflitos de Poder
Defesa de Territórios
Desperdício
de Recursos
Falta de Digitalização
Desintegração
de Sistemas
etc., etc., etc,,….
para ter Esperança
Confusão entre Governo
e Administração Pública
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Governo “captura” os Ministérios e os dirig
entes
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Todos os sites, cartões de visita etc. Parece que tudo e todos pertence ao
Porque não Estado Português ou República Portuguesa e a idenMdade permanecer para além de uma legislatura?
S. R.
Estamos a perder a memória!
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Para onde estão a ir as Bibliotecas e o
s Arquivos?
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Estavam lá documentos importantes!?
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O “Rolo Compressor” das TIC
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Prevê-‐se uma poupança anual de mais de 558 milhões de euros, num total de 3.238 milhões
de euros até 2016
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Deitar fora o bebe...
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Menos Pessoas? Menos Equipamentos?
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Custo Redundâncias Desintegração Incoerências
IncompaTbilidades Conflitos de Poder
Desperdícios …
InvesTmento Interoperabilidade
ParTlha ReuTlização Tranparência
Rapidez Rigor …
As TIC são Problema ou Solução?
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Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012
Evolução do e-‐Gov
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Integrar Planear e gerir através de mulTplos domínios, processos e jurisdições para gerar valor público sustentável
2011
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Factores de Transformação
• Socialização (Web 2.0)
• Consumerização (ParMlha e banalização) • Fadiga do e-‐Government (Nunca mais...)
• Pressão Económica (Eficiência)
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2011
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“Smart Government”
“Mais com Menos”
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Remover as arbitrariedades
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Da incerteza do Mais ou Menos para a certeza do Sim ou Não
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Tarefas em risco de desaparecer
• Procurar • Recolher • Copiar • Comparar • Ordenar • Calcular • Medir • Verificar • Armazenar
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A entrada no Mundo Digital
tem de ser levada muito a sério
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Novas funções
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Modelo de Estado -‐ Água e Azeite?
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Co-‐Produção de Valor
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Sociedade Civil
Sector Privado
Sector Público
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A Luz ao fundo do Túnel
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Precisamos arrumar a casa?
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