lpj

LEMBAR PERSETUJUAN

Setelah membaca dan menimbang Laporan Pertanggungjawaban yang

diajukan oleh Panitia Bhawikarsu English Vaganza 2016, maka Laporan

Pertanggungjawaban Bhawikarsu English Vaganza 2016 ini kami sahkan.

Malang, …………………………….

i

Kepala Sekolah,

Hj. Asri Widiapsari, M.PdPembina

NIP 19670111 199003 2 003

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat

dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban

Bhawikarsu English Vaganza 2016 dengan baik dan lancar. Dalam penyelenggaraan

acara Bhawikarsu English Vaganza 2016, banyak pihak yang ikut terlibat dan

membantu kelancaran acara tersebut, maka dari itu diucapkan banyak terimakasih

atas bantuan dan kerja samanya dalam acara Bhawikarsu English Vaganza 2016

kepada :

1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kemudahan dalam setiap

jalan yang kami tempuh,

2. Bapak/Ibu Guru selaku pembina dalam setiap acara yang kami

jalankan,

3. Seluruh panitia Bhawikarsu English Vaganza 2016 atas kerja sama

selama ini,

4. Orang tua yang telah memberikan dukungan terbaik untuk

menyelesaikan kegiatan ini dengan sebaik-baiknya,

5. Seluruh siswa/siswi SMAN 3 Malang yang selalu ikut serta dan

memberikan dukungan,

6. Dan seluruh pihak yang pernah terkait dalam program yang kami

jalankan

Pada laporan pertanggungjawaban kegiatan ini disadari masih terdapat

banyak kekurangan dan kesalahan, karena itu sangat diharapkan masukan-masukan

dari pembaca baik kritik, saran, atau informasi guna menyempurnakan kegiatan ini di

masa mendatang.

Semoga kerjasama yang telah terjalin ini dapat ditingkatkan di masa yang akan

datang.

Malang, 05 April 2016

Ketua Pelaksana Bhawikarsu English Vaganza 2016

ii

DAFTAR ISI

Lembar Persetujuan .......................................................................................................... ............... i

Kata Pengantar ....................................................................................................................... ............ ii

Daftar Isi .............................................................................................................................. ................. iii

BAB I Pendahuluan............................................................................................. ............................ 1

BAB II Laporan Kegiatan

A. Hasil Yang Dicapai.............................................................................................. ......................... 2

B. Kesekretariatan................................................................................................. ........................... 2

C. Keuangan .................................................................................................. ..................................... 2

D. Evaluasi Kegiatan........................................................................................................................ 3

E. Saran..................................................................................................... ............................................ 5

BAB III Kesimpulan dan Penutup .......................................................................................... 7

Lampiran

A. Kesekretariatan..................................................................................................... ....................... 8

B. Keuangan............................................................................................................... ......................... 10

C. Dokumentasi.......................................................................................................... ....................... 12

iii

BAB 1

PENDAHULUAN

Di era globalisasi ini, diperlukan suatu bahasa sebagai penghubung

internasional antar masyarakat dalam suatu negara dengan negara lain,

sehingga dapat mewujudkan hubungan yang harmonis dalam tatanan

kehidupan internasional. Bahasa Inggris merupakan salah satu bahasa

internasional yang diakui dan telah menjadi kewajiban bagi seorang pelajar

dalam mempelajari bahasa ini.

Dalam rangka meningkatkan kemampuan berbahasa khususnya bahasa

Inggris dan memberikan wadah untuk menguji kompetensi diri, Bhawikarsu

English Club (BEC) sebagai salah satu organisasi yang berdiri di SMAN 3

Malang yang memiliki tujuan selaras dengan hal tersebut, mengajukan suatu

acara yaitu Bhawikarsu English Vaganza (BEV) yang akan dilaksanakan

berdasarkan tujuan tersebut.

Bhawikarsu English Vaganza (BEV) sendiri terdiri atas berbagai macam

kompetisi mulai dari English Olympiad, Speech, dan Story Telling. Lomba-

lomba tersebut dilaksanakan dalam suatu rangkaian acara BEV. Kompetisi ini

diperuntukkan bagi siswa-siswi SMP/MTs sederajat untuk wilayah Jawa

Timur. BEV merupakan suatu wadah yang sangat potensial mengingat

berbagai kompetisi di bidang Bahasa Inggris sangat marak diselenggarakan

sehubungan dengan diresmikannya ASEAN Free Trade Area (AFTA) 2015, BEV

sejalan dengan hal ini.

Bhawikarsu English Vaganza (BEV) 2016 memiliki konsep yang lebih

meriah dan menarik dibandingkan dengan BEV 2015. Pertama, BEV 2016

memiliki cabang kompetisi yang lebih beragam. Kedua, BEV 2016

menyuguhkan tema yang lebih menarik. Dan ketiga, BEV 2016 diperuntukan

bagi siswa-siswi SMP/MTs sederajat untuk wilayah Jawa Timur, sehingga

ajang ini lebih mencakup spektrum yang luas untuk meningkatkan persaingan

yang kompetitif dan peluang yang lebih luas.

1

BAB 2

Laporan Kegiatan

A. Hasil Yang Dicapai

Bhawikarsu English Vaganza 2016 dengan tema The Rise and Fall

of Indonesian Youth yang berlandaskan program kerja Bhawikarsu

English Club masa bhakti 2014/2015 yang dilimpahkan kepada

Bhawikarsu English Club masa bhakti 2015/2016, dilaksanakan pada hari

Minggu, 6 Maret 2016 di SMAN 3 Malang, dengan lancar dan sukses.

Kegiatan pada hari Minggu tersebut dimulai dengan apel

pembukaan pukul 7.30. Apel pembukaan dilaksanakan bersamaan dengan

pembukaan IT-Fest. Setelah itu dilanjutkan dengan pelaksanaan masing-

masing lomba, yaitu Eliminary Speech, Eliminary Story Telling, dan

Olympiad Tahap I. Pada taham Eliminary ini semua berjalan lancar, namun

untuk Olympiad Tahap I pelaksanaan terlambat 15-20 menit dikarenakan

pelaksanaan apel juga terlambat.

Kegiatan berjalan dengan lancar hingga ke penghujung acara, yaitu

pengumuman pemenang yang dilaksanakan pukul 3 sore. Acara secara

keseluruhan selesai pada pukul 4 sore dan berjalan dengan lancar.

Dengan terlaksananya kegiatan Bhawikarsu English Vaganza 2016

ini, seluruh pihak peserta dapat mengetahui kemampuan berbahasa

inggris mereka dan belajar dari competitor yang lain. Selain itu, bagi

seluruh panitia BEV 2016 dapat belajar bagaimana menyelenggarakan

suatu acara dan bekerja sama dengan pihak luar dengan baik.

B. Kesekretariatan

Kegiatan administrasi Bhawikarsu English Vaganza 2016 berjalan

dengan lancar . Adapun arsip arsip kesekretariatan telah dilampirkan pada

Lampiran Administrasi (halaman 8) dalam Laporan Bhawikarsu English

Vaganza 2016 ini.

C. Keuangan

Kegiatan Bhawikarsu English Vaganza 2016 menganggarkan dana

sebesar Rp. 11.817.000,00. Total pemasukan dana adalah

2

Rp. 18.496.500,00 sedangkan total pengeluarannya adalah

Rp. 12.881.500,00.

Adapun rincian keuangan Bhawikarsu English Vaganza 2016

terlampir dalam Lampiran Keuangan (halaman 10 ) dalam Laporan

Bhawikarsu English Vaganza 2016 ini.

D. Evaluasi Kegiatan

1. Sie Acara

a. Kelebihan

Perencanaan yang matang

Jobdesc yang diberikan selesai sesuai dengan deadline

Pelaksanaan cenderung lancar dan sesuai perkiraan

a. Kekurangan

- Regestrasi ulang terlambat setengah jam

- Rundown molor 15 menit

- Penanggung Jawab untuk Olympiad ditentukan terlalu mendadak

- Tempat perlombaan kurang luas

2. Sie Kreatif

a. Kelebihan

+ Rules and Regulation telah dipersiapkan jauh-jauh hari

+ Sering diadakan rapat dan koordinasi antar anggota

b. Kekurangan

- Ada beberapa ralat yang penting

- Ada salah paham antara peserta dengan pelaksanaan lomba

- Membuat soal untuk Olympiad terlalu mepet

- Undian diadakan di hari-H sehingga tidak efektif

- Banyak ralat pada rules and regulation

3. Sie Kesekretariatan

a. Kelebihan

Jobdesc dikerjakan tepat waktu

Desain rundown dan kartu panitia jelas

b. Kekurangan

- Tutup pendaftaran terlalu mepet hari-H

3

- Sertifikat ada yang belum jadi saat hari-H

- Daftar ulang tidak teratur

- Perkiraan peserta dengan jumlah yang mendaftar tidak sesuai

(membengkak)

4. Sie Perijinan

a. Kelebihan

Event berjalan tanpa hambatan perijinan

b. Kekurangan

- Izin ruangan terlalu mendadak

- Dalam pelaksanaan H-, kurang aktif

5. Sie Publikasi dan Dokumentasi

a. Kelebihan

Publikasi mencapai luas dan mengundang banyak peminat

Terdapat pembagian tugas saat hari H yang sudah efektif

b. Kekurangan

- Ada beberapa publikasi yang mendadak sehingga kurang siap

- Mencetak banner terlambat

- Ada beberapa ralat dalam poster

6. Sie Sponsor dan Donatur

a. Kelebihan

Tepat sasaran

Penjualan sharing product yang sangat menguntungkan

Pembagian tugas yang tepat dan efektif

b. Kekurangan

- Kerja terlambat karena proposal sponsorship terlambat

- Kurang koordinasi antar anggota maupun sie

- Kurang sering menghubungi pihak sponsor

- Rincian anggaran kurang rinci

7. Sie Perlengkapan

a. Kelebihan

Proses pelaksanaan lancar

Perlengkapan memadai saat hari-H

b. Kekurangan

4

- Kurang penjagaan sehingga ada kabel roll yang hilang

- Kurang tenaga laki-laki

8. Sie Konsumsi

a. Kelebihan

- Perencanaan menu yang baik

- Konsumsi sangat mencukupi saat hari-H

b. Kekurangan

- Pembagian konsumsi kurang tepat waktu saat hari-H

- H-2 peserta lebih banyak daripada konsumsi, namun telah

Ditangani

E. Saran

1. Sie Acara

a. Penentuan dan briefing penanggung jawab maupun juri sebaiknya

dilakukan jauh sebelum hari-H

b. Tempat pelaksanaan perlombaan diperluas agar para wali yang ingin

menonton tidak berdesakan dan memecah konsentrasi peserta

2. Sie Kreatif

a. Membuat rules and regulation lebih matang dan hindari meralat

b. Mencoba mencari ide lain untuk BEV selanjutnya agar lebih variatif

dan menarik

c. TM diadakan se efektif mungkin

3. Sie Kesekretariatan

a. Pendaftaran ditutup maksimal h-2 minggu

b. Daftar ulang lebih teratur tiap perlombaan dibedakan

c. Disediakan sertifikat kosong untuk jaga-jaga

4. Sie Perijinan

a. Ruangan dan hal-hal yang memerlukn surat izin di data jauh hari

agar perizinan tidak mepet dan tidak bentrok dengan acara lain

5. Sie Publikasi dan Dokumentasi

a. Mendata tujuan publikasi jauh-jauh hari

b. Lebih sering menghubungi sekolah yang menjadi target

c. Meningkatkan kontribusi dalam mempublikasikan acara

5

d. Pembagian jobdesc yang rata dan bisa dilakukan

6. Sie Sponsor dan Donatur

a. Donatur alumni harus lebih ditarget dan ditagih secara rutin

b. Mencari sponsor ke jasa pengiriman seperti JNE, dll. agar jika ada

pengiriman sertifikat, dapat dihandle

c. Lebih sering menghubungi pihak sponsor

d. Rincian anggaran diperinci

7. Sie Perlengkapan

a. Perlu ada penambahan tenaga dari panitia yang lain

b. Pembagian jobdesc perlu dirapikan

c. Mendata alat-alat yang disediakan secara pribadi

d. Membagi penanggung jawab tiap barang yang digunakan sehingga

mencegah kehilangan

8. Sie Konsumsi

a. Sie Konsumsi harus diberi HT saat hari H untuk koordinasi

b. Perlu adanya pembagian shift saat hari H

c. Perlu rincian yang matang mengenai jumlah, jam diantar, dan kapan

dibagikan

6

BAB 3

KESIMPULAN DAN PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah mempertimbangkan kelebihan, kekurangan, serta evaluasi

Laporan Pertanggungjawaban Bhawikarsu English Vaganza ini, maka dapat

disimpulkan bahwa kegiatan ini dapat dilaksanakan kembali di masa bakti

berikutnya. Alasannya adalah, besarnya antusias peserta yang ingin

mengikuti acara ini, dapat dilihat dengan membengkaknya jumlah peserta

dari perkiraan panitia.

B. Penutup

Demikian Laporan Pertanggungjawaban Bhawikarsu English Vaganza

2016 ini kami susun sebagai bentuk laporan dan evaluasi atas kegiatan

Bhawikarsu English Vaganza 2016. Kami mengucapkan terima kasih dan

permohonan maaf kepada seluruh panitia dan pihak-pihak yang ikut

membantu menyukseskan acara ini. Kritik dan saran yang membangun

sangat kami harapkan untuk kelancaran dan kesuksesan untuk acara ini di

tahun depan. Semoga kegiatan ini mendapatkan rahmat dari Tuhan Yang

Maha Esa dan dapat bermanfaat bagi seluruh panitia, peserta, maupun

seluruh pihak yang terlibat di dalamnya.

7

LAMPIRAN ADMINISTRASI

8

Berikut adalah data kesekretariatan Bhawikarsu English Vaganza 2016 :

i. Proposal

ii. Surat OSIS

No.

Lamp.Nomor Surat Perihal

1. 01/10/BEV/I/2016 Peermohonan Publikasi

2. 02/10/ BEV/I/2016 Permohonan Dispensasi

3. 03/10/ BEV/II/2016 Permohonan Dispensasi

4. 04/10/ BEV/II/2016 Peminjaman Sarana


6. 06/10/ BEV/II/2016 Permohonan Sponsorship

7. 07/10/BEV/II/2016 MoU Sponsor


9. 09/10/BEV/II/2016 Permohonan Sponsorship

10. 10/10/BEV/II/2016 Permohonan Dispensasi

11. 11/10/BEV/II/2016 Peminjaman Prasarana

12. 12/10/ BEV/III/2016 Penyampaian Terimakasih

13. 13/10/ BEV/III/2016 Penyampaian Terimakasih

iii. Lain-lain

No.

Lamp.Keterangan

1. Poster Bhawikarsu English Vaganza 2016

2. Bukti Pemberian Donatur

3. Rundown Pelaksanaan BEV 2016

9

LAMPIRAN KEUANGAN

10

Berikut ini adalah rincian keuangan Bhawikarsu English Vaganza 2016 :

NO KETERANGAN PEMASUKAN PENGELUARAN1 Kas BEV Rp 1,296,0002 Sponsor dan Donatur Rp 5,845,0003 Uang Pendaftaran Rp 10,725,0004 Acara Rp 8,075,0005 Kesekretariatan Rp 1,303,5006 Konsumsi Rp 3,043,0007 Perlengkapan Rp 210,,0008 Kebersihan Keamanan Rp 250,000

TOTAL Rp 18,496,500 Rp 12,881,500

Berikut ini adalah rincian data tanda bukti Bhawiakrsu English Vaganza 2016 :

NO RINCIAN PENGELUARAN JUMLAHAcara

1.1 Fee Juri Rp 1,200,0001.2 Hadiah (Fresh Money) Rp 5,350,0001.3 Piala Rp 345,0001.4 Pin, Sticker, Notebook, Sertifikat, dan Banner Rp 1,180,000

Kesekretariatan2.1 Fotocopy Bulan Rp 381,0002.2 Superstar (Cetak Sertifikat) Rp 107,5002.3 Majesty (Poster Publikasi) Rp 130,0002.4 Surya Photo Studio (Fotocopy) Rp 30,0002.5 Fotocopy Krisna Rp 3,0002.6 Percetakan Concept (Pembuatan Stempel) Rp 60,0002.7 Dian Ilmu (Name Tag dan Tali Name Tag) Rp 76,0002.8 Royal ATK (Pembelian Map 90 buah) Rp 122,0002.9 Wijaya (Fotocopy) Rp 60,000

2.10 Kantor Pos (Pengiriman Sertifikat Pemenang) Rp 71,0002.11 Usman (Fotocopy) Rp 123,0002.12 Print dan Fotocopy Rp 25,000

2.13 Mencetak SertifikatRp.

115,000

Konsumsi

3.1 Laritta (Snack Peserta dan Juri) Rp 963,000

3.2 Rumah Lauk (Makan siang Peserta dan Juri) Rp 1,712,0003.3 Angela (Makan siang Panitia) Rp 384,000

Perlengkapan

4.1 Do-Rent (Peminjaman HT 6 buah) Rp 210,000

11

LAMPIRAN DOKUMENTASI

12

Suasana juri dan penonton saat peserta speech membawakan pidatonya

Suasana peserta Story Telling membuat cerita pada final round

13

Suasana pelaksanaan English Olympiad di SMAN 3 Malang

Saat peserta melaksanakan English Olympiad tahap I

14

Pemberian penghargaan kepada pemenang English Olympiad BEV 2016

Pemberian penghargaan kepada pemenang Story Telling BEV 2016 oleh Ketua

Pelaksana

15

lpj

Documents