los sistemas de información y su incidencia en las estructuras organizacionales en tres casos de...
DESCRIPTION
Como requisito de grado del Magister en Adminiistración de Empresas en este trabajo, se presentan los resultados encontrados en Tres Casos de Empresas Colombianas al incorporar la Tecnología de los Sistemas de Información en sus procesos productivos; y su incidencia en las estructuras organizacionales. Se parte del hecho de que la incorporación de los Sistemas de Información si produce cambios en las Estructuras Organizacionales; sin intentar con la investigación, identificar patrones de comportamiento del cambio producido en Tres Casos de Empresas Colombianas; solo se buscó iniciar un banco de casos en los que se observe cual fue específicamente esa afectación.TRANSCRIPT
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU INCIDENCIA EN LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN TRES CASOS DE
EMPRESAS COLOMBIANAS
DIEGO FERNANDO CARDONA MADARIAGA
UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTA FE DE BOGOTÁ D.C. 1998
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU INCIDENCIA EN LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN TRES CASOS DE
EMPRESAS COLOMBIANAS
DIEGO FERNANDO CARDONA MADARIAGA
Tesis para optar el título de Maestría en Administración de Empresas
Director FERNANDO HERRERA
UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTA FE DE BOGOTÁ D.C. 1998
iii
Nota de aceptación
________________________________
________________________________
_______________________________ Director
Santa Fe de Bogotá D.C., _______________ Fecha
iv
A Sandra Liliana y Diana Catalina por apoyarme en este proyecto personal
v
AGRADECIMIENTOS
El autor le expresa sus agradecimientos a:
Fernando Herrera, Director de la Investigación, por sus valiosas orientaciones y a
Rodrigo Velez, Coordinador del Área de Investigación por su continuo seguimiento
al desarrollo de este documento.
Helena Gutiérrez García, Vicepresidente de Prosis S.A., Pedro Gómez Guzmán,
Vicepresidente de Pedro Gómez y CIA y Luis Fernando Roa, Coordinador General
de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, por su apoyo a la investigación.
Rodolfo Uribe Uribe, gestor de las ideas generales que se desarrollaron en esta
investigación y que inculcó en el autor a través de su trabajo profesional primero
como jefe y posteriormente como amigo.
vi
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..................................................................................1
4
1. LA CULTURA DE LA INFORMACIÓN ........................................... 19
1.1 MODERNISMO VS POSTMODERNISMO ................................................... 19
1.2 LA ORGANIZACIÓN .................................................................................... 32
2. LA INFORMÁTICA ......................................................................... 44
2.1 LA INFORMACIÓN ...................................................................................... 44
2.1.1 La relación entre el Dato, la Información y el Conocimiento .................. 44
2.1.2 El Estado y su papel frente a la información .......................................... 48
2.2 LA TECNOLOGÍA ........................................................................................ 53
2.2.1 Generalidades ........................................................................................ 53
2.2.2 Alternativas Tecnológicas ...................................................................... 58
2.2.3 Evolución ................................................................................................ 63
2.2.4 Componentes ......................................................................................... 65
2.3 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN .......................................................... 70
vii
3. CASOS ........................................................................................... 75
3.1 JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 75
3.1.1 Firmas .................................................................................................... 75
3.1.2 Procesos ................................................................................................ 77
3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS CASOS ................................................................ 80
3.3 ANALISIS ..................................................................................................... 81
3.3.1 Estrategia de Incorporación de la Tecnología ........................................ 81
3.3.2 Resultado de la Incorporación de la Tecnología .................................... 84
4. CONCLUSIONES ........................................................................... 97
ANEXO A BIBLIOGRAFÍA ............................................................... 101
ANEXO B ENTREVISTAS ............................................................... 107
ANEXO C DIRECCIONES INTERNET ............................................. 109
ANEXO D FORMATOS OBSERVACIÓN ......................................... 110
ANEXO E FLUJOS DE INFORMACIÓN .......................................... 164
ANEXO F CUADROS DE RESULTADOS ....................................... 183
ANEXO G SOPORTE MAGNÉTICO ................................................ 194
viii
LISTA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1 PENTÁGONO DE FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................. 15
ILUSTRACIÓN 2 CAMBIO DE PARADIGMA ........................................................ 20
ILUSTRACIÓN 3 DIAMANTE DE LA COMPETITIVIDAD. .................................... 21
ILUSTRACIÓN 4 DEL MODERNISMO AL POST - MODERNISMO ..................... 26
ILUSTRACIÓN 5 LA NUEVA ECONOMÍA ............................................................ 31
ILUSTRACIÓN 6 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN .................................... 34
ILUSTRACIÓN 7 CADENA DE VALOR (VALOR AGREGADO) ........................... 35
ILUSTRACIÓN 8 RED DIGITAL DE VALOR (VALOR GENERADO) .................... 35
ILUSTRACIÓN 9 DE LOS DATOS AL CONOCIMIENTO ..................................... 46
ILUSTRACIÓN 10 TRÍPODE TECNOLÓGICO ..................................................... 55
ILUSTRACIÓN 11 TECNOLOGÍA, PARA QUE? .................................................. 58
ILUSTRACIÓN 12 SISTEMA ................................................................................ 71
ILUSTRACIÓN 13 MODELAJE ............................................................................. 71
ILUSTRACIÓN 14 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ............. 72
ILUSTRACIÓN 15 EVOLUCIÓN TECNOLÓGICA ................................................ 73
ix
LISTA DE TABLAS
TABLA 1 LA ONO ................................................................................................. 41
TABLA 2 LOS DIEZ CAMBIOS DE LA TECNOLOGÍA ......................................... 56
TABLA 3 FUENTES DE INNOVACIÓN ................................................................ 60
TABLA 4 ACTIVIDAD INNOVATIVA ..................................................................... 62
TABLA 5 DESCRIPCIÓN INDICADORES ............................................................ 95
TABLA 6 INDICADORES DE PROCESO ............................................................. 96
TABLA 7 IMPACTO DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO .................................. 99
TABLA 8 ESTRUCTURA BASE DE DATOS ...................................................... 186
TABLA 9 DATOS ................................................................................................ 187
TABLA 10 COSTO/BENEFICIO .......................................................................... 188
TABLA 11 CANTIDAD EMPLEADOS ................................................................. 189
TABLA 12 FACTURACIÓN ANUAL .................................................................... 189
TABLA 13 POSICIÓN PODER Y DINERO ......................................................... 190
TABLA 14 AFECTACIÓN Y EFECTIVIDAD ........................................................ 190
TABLA 15 TIEMPO DE CICLO POR PROCESO Y EMPRESA .......................... 192
TABLA 16 COSTO DE CICLO POR PROCESO Y POR EMPRESA .................. 192
TABLA 17 INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD .................................................. 193
x
LISTA DE GRAFICOS
GRÁFICA 1 FUENTES INTERNAS DE INNOVACIÓN ......................................... 60
GRÁFICA 2 FUENTES EXTERNAS DE INNOVACIÓN ........................................ 61
GRÁFICA 3 EJECUCIÓN DE INNOVACIONES ................................................... 62
GRÁFICA 4 ACTIVIDAD INNOVATIVA ................................................................ 63
GRÁFICA 5 CANTIDAD DE EMPLEADOS ........................................................... 85
GRÁFICA 6 AFECTACIÓN Y EFECTIVIDAD ....................................................... 88
GRÁFICA 7 POSICIÓN PODER Y DINERO ......................................................... 90
GRÁFICA 8 FACTURACIÓN ANUAL .................................................................... 91
GRÁFICA 9 INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD .................................................. 92
GRÁFICA 10 COSTO/BENEFICIO ....................................................................... 93
GRÁFICA 11 COSTOS DE CICLO POR PROCESO Y POR EMPRESA ............. 94
GRÁFICA 12 TIEMPOS DE CICLO POR PROCESO Y POR EMPRESA ............ 94
GRÁFICA 13 IMPACTO DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO ........................... 98
xi
RESUMEN
El objetivo de este trabajo, es describir los resultados encontrados en Tres Casos
de Empresas Colombianas al incorporar la Tecnología de los Sistemas de
Información en sus procesos productivos; y su incidencia en las estructuras
organizacionales. Se parte del hecho de que la incorporación de los Sistemas de
Información si produce cambios en las Estructuras Organizacionales; sin intentar
con la investigación, identificar patrones de comportamiento del cambio producido
en Tres Casos de Empresas Colombianas; solo se buscó iniciar un banco de
casos en los que se observe cual fue específicamente esa afectación.
El marco teórico descrito, explica la relación entre la Tecnología, la Información,
los Sistemas de Información, la Organización y el proceso de cambio que se está
viviendo al participar del proceso de migración de una estructura social modernista
a una postmodernista, cambiando el paradigma de las empresas e incorporando
la Información como bien primordial en el proceso productivo. Teniendo en
cuenta esta relación teórica y fundamentándose en los autores que han venido
trabajando el tema, se concluye que el uso de la Tecnología asociada a los
Sistemas de Información afecta la Organización.
xii
Una vez se termina el marco teórico que permite iniciar la tarea de investigación
real sobre Tres Casos de Empresas Colombianas representativas cada una de
ellas de tres sectores productivos. En cada uno de los casos, se realizó un
cuidadoso levantamiento de las condiciones existentes antes de la incorporación
de la Tecnología de los Sistemas de información en el proceso productivo. La
descripción del proyecto de incorporación de la tecnología y el estado final de la
empresa después de la implantación. La situación de la empresa se mide a
través de tres procesos en cada uno de los casos, que incorporen aquellos que
son críticos para la operación y que miden realmente la afectación que se pudo
generar con el uso de la Tecnología de los Sistemas de Información. El
levantamiento se realizó con base en los instrumentos previamente definidos y
que se encuentran descritos en el Documento de Proyecto de esta Tesis .
Como se podrá constatar en la lectura del documento desde su marco teórico,
pasando por la descripción de los casos para llegar al análisis de los datos
encontrados, se concluye que en términos generales los tres casos observados,
presentaron afectaciones importantes en sus estructuras organizacionales,
medidas a través de las reducciones en la planta de personal y en los tiempos de
ciclo de los productos, que repercutieron directamente en los costos asociados al
funcionamiento de las empresas con relaciones costo/beneficio favorables y
cambios en los organigramas tradicionales de la empresa, que genera
xiii
adicionalmente que los procesos de toma de decisiones se vean simplificados en
cada uno de los procesos evaluados para cada uno de los casos estudiados.
14
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación, es el resultado de un proceso que se inició al
interior de la estructura curricular de la Maestría en Administración de Empresas
de la Universidad Externado de Colombia, gracias al apoyo brindado por el área
académica de Talleres de Investigación que resultaron en la entrega de un
documento inicial que se insertó en la línea de Investigación de Innovación
Tecnológica existente al interior de la Maestría y que entre otros objetivos, intenta
encontrar la relación y la influencia que tiene la tecnología en la empresas y en
especial, en la investigación realizada sobre Tres Casos de Empresas
Colombianas.
Después de una cuidadosa revisión del marco teórico entre los interesados en el
proyecto, se trabajó en un diseño experimental que se integró en el documento
general de Proyecto A continuación se realizó el desarrollo de las actividades
propuestas en el Proyecto para terminar en el documento actual que contiene los
resultados de todo el proceso.
15
En el documento de proyecto se concluyó que el objeto del estudio a realizar sería
la identificación de la afectación del uso de los Sistemas de Información a la
estructura organizacional de la empresa y el proceso de toma de decisiones en
Tres Casos de Empresas Colombianas.
Trabajando el anterior problema bajo las siguientes ópticas:
1. Qué es un Sistema de Información según el léxico administrativo?
2. Cuáles son ejemplos específicos de procesos de uso de Sistemas de
Información en Tres Casos de Empresas Colombianas?
3. Cómo se adecua la organización al uso de los Sistemas de Información y como
afecta la toma de decisiones en los ejemplos documentados?
El documento actual, presenta inicialmente un marco teórico que encuadra al
lector en el pentágono de fundamentación teórica de la investigación, definido por
la relación Tecnología, Información, Sistemas de Información, Post Modernismo y
Organización.
Tecnología
Información
Organización
Post Modernismo
Sistem
as de Inf.
Ilustración 1 Pentágono de Fundamentación Teórica
16
En este marco teórico, se hace un especial énfasis en la descripción de los
avances tecnológicos que afectan a las instituciones y se hace un esbozo de las
estructuras organizacionales en el nuevo ambiente social en el que se
desenvuelven las empresas actualmente.
Una vez se realiza la justificación teórica del tema y asumiendo como un hecho
que las estructuras organizacionales son afectadas por la incorporación de
Sistemas de Información, se procede a realizar la evaluación de tres casos
específicos de empresas Colombianas en sectores productivos diferentes.
La Población de interés para el proyecto de investigación planteado, corresponde
a las empresas colombianas que están inscritas formalmente en el registro de la
Federación Nacional de Cámaras de Comercio - Confecamaras. Teniendo en
cuenta que se deseaba observar el comportamiento de las empresas bajo el uso
de los Sistemas de Información, se trabajó bajo una muestra de tres (3) empresas
seleccionadas bajo un esquema intencionado1 o focalizado2, las cuales se
encuentran claramente justificadas en el cuerpo del trabajo, y que son:
• Prosis S.A.
• Constructora Gómez
• Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos.
1 Tamayo, Mario, El Proceso de la Investigación Científica, p 95 2 Sandino, María del Carmen, Metodología de la Investigación Científica, p 130
17
Cada uno de los casos se describe como empresa, justificando los procesos
productivos evaluados (3 para cada caso), para seguir con una semblanza antes
de la incorporación de tecnología y una posterior al proceso para finalmente y con
base en la documentación recolectada, lograr concluir en relación con la
afectación que se encontró. El proceso de análisis que llevó a la conclusión
obtenida al finalizar la investigación, quedó ampliamente descrito en el Proyecto
entregado y también se desarrolla cuidadosamente en el capítulo respectivo, con
lo que se obtiene una claridad importante para replicar el proceso a través de
otras investigaciones, de tal manera que se vaya conformando un banco de casos
colombianos sobre la afectación de la incorporación de la Tecnología de la
Información en las estructuras organizacionales en las empresas que permita en
un futuro cercano, la generalización de las conclusiones obtenidas en esta etapa
inicial del proceso o su revalidación a la luz de otras experiencias.
Es importante aclarar, que la evaluación cuantitativa de los resultados
recolectados durante la investigación, se alejó de la propuesta presentada en el
proyecto aprobado, fundamentalmente por la inoperancia manifiesta de la
sistematización de una gran cantidad de variables cualitativas que no agregaban
valor a la investigación, mas halla de lo anecdótico o lo descriptivo. Sin embargo,
se logró una depuración de la información recolectada, de tal manera que los
datos sistematizados corresponden a aquellos que generaban el mayor valor a los
18
resultados buscados, desde la óptica de una sustentación clara y objetiva de las
conclusiones obtenidas.
La parte final del documento, recopila todas las fuentes de información, tanto
primarias como secundarias utilizadas durante el desarrollo del proyecto, para
terminar así con un documento integral sobre la afectación de los sistemas de
información en las estructuras organizacionales en Tres Casos de Empresas
Colombianas.
19
1. LA CULTURA DE LA INFORMACIÓN
1.1 MODERNISMO VS POSTMODERNISMO
En la discusión sobre la afectación de la tecnología en las estructuras
organizacionales en Tres Casos de Empresas Colombianas, se debe comenzar
por trabajar en la definición del cambio que actualmente se está viviendo en los
aspectos macroeconómicos y que describen de manera suficiente y detallada
autores como Tapscott3 y Gates4 entre otros.
La idea fundamental es que las organizaciones se están enfrentando a un cambio
de paradigma que implica el acercamiento a una nueva tecnología, un ambiente
de negocios remozado que implica de manera automática una nueva empresa
que engrane en el nuevo orden geopolítico del mundo.
3 Tapscott, Don, Cambio de Paradigmas, p 334 4 Gates, Bill, Camino al Futuro, p 134
20
Nueva
Empresa
Nuevo
Orden
Geopolítico
Nueva
Tecnología
Nuevo
Ambiente
de Negocios
Ilustración 2 Cambio de Paradigma5
La nueva tecnología está basada en la computación abierta y en red que se
describe ampliamente por parte de diferentes autores relacionados a través de la
lectura del marco teórico y que hace especial énfasis en la necesidad de la
incorporación de la información como insumo base de cualquiera de los procesos
que ejecute la empresa y que a corto plazo va a implicar el manejo de grandes
volúmenes de datos apoyados con tecnología, que en llave con los datos,
conforma el concepto de informática, que se encuentra servicio de la empresa y
del logro de los objetivos de la misma. En el cuerpo de la Tesis se hará una
descripción mas detallada de los conceptos relevantes a la tecnología y se hará
especial énfasis en el estudio de la relación entre esta y las estructuras
organizacionales.
5 Tapscott, Op. Cit., p 145
21
En lo que hace al nuevo ambiente de negocios, Colombia no escapa al proceso
de globalización que se está presentando a nivel mundial y que ha llevado a las
empresas a generar estándares de calidad mundial que le permitan crear y
mantener una ventaja competitiva que les de la posibilidad de engranar en la
maquinaria comercial internacional. Ahora bien, este nuevo ambiente de
negocios, descrito en la Ilustración 3 Diamante de la Competitividad.
Factores
OrganizacionesOrganizacionesEstratégicasEstratégicas
DemandaSectoresConexos
Ilustración 3 Diamante de la Competitividad6.
El diamante de Porter, intenta describir como el nuevo ambiente de negocios
implica para la organización la utilización de ciertos recursos para el logro de la
competitividad en un mercado globalizado. En este mercado globalizado, se
depende de los flujos que se dan en el mercado específico que la empresa llena
con el producto comercializado. Por eso es importante hacer una delimitación del
negocio que permita identificar la afectación de los flujos de las variables
6 Porter, Michael, La Ventaja Competitiva de las Naciones, p 36
22
tecnológicas, acogiendo aquella que es adecuada sobre aquella que es de
“punta”.
Los recursos con los que debe contar la nueva empresa, son entre otros7:
• Recursos Físicos
• Recursos Humanos
• Conocimiento
• Recursos de Capital
• Infraestructura
Que clasificados desde una óptica funcional serían8:
• Básicos (i.e. Recursos Naturales)
• Avanzados (i.e. Conocimiento)
Y de otro lado, observándolos desde la especificidad, la clasificación sería del tipo:
• Generalizados
• Específicos
7 Ibid, p 145
23
Lo relevante de la discusión sobre los factores en el nuevo ambiente de negocios,
es el hecho de que los factores básicos o generales no generan competitividad, ya
que son fácilmente alcanzables. La nueva empresa debe estar en capacidad de
obtener y utilizar factores avanzados y de alta especialización.
Siguiendo con cada uno de los elementos descritos en el diamante, se encuentra
la demanda que cada vez se está sofisticando mas, debido a los procesos de
divulgación de la información que se vienen dando por los medios masivos de
comunicación y por la especialización de la oferta, resultando en clientes cada vez
mas exigentes sobre las condiciones finales del producto adquirido.
El producto final, es obviamente el resultado del proceso interno de cadena de
valor que se lleva a cabo en la empresa y que es el fiel reflejo de la estructura
organizacional y de la tecnología que se esté utilizando; entre otras, la informática
representada en los sistemas de información, creando una clara relación entre la
demanda y los sectores conexos que a continuación se discuten.
Los sectores conexos incorporan a todos aquellos sectores de apoyo para la
empresa y que deben también formar parte de la red empresarial de la compañía,
como por ejemplo los proveedores que se desarrollan hasta el concepto de
proveedor único, el sector financiero y todos los demás que incorporen valor al
producto de la empresa.
8 Ibid, p 177
24
Con base en estos tres factores del diamante de competitividad, se llega al tercer
elemento del nuevo paradigma que es la nueva empresa, lo cual coincide con el
cuarto elemento del diamante de la competitividad de Porter que implica que la
empresa debe convertirse en estratégica, manejando las tendencias de uso del
producto en mercados específicos, con tecnologías definidas o lo que es lo
mismo, definir sectores estratégicos y en un sentido mas amplio; segmentos
estratégicos que tengan en cuenta las generalidades del mercado. La nueva
empresa debe cumplir varias características fundamentales, entre las que se
cuentan, que debe ser:
• Proactiva no reactiva.
• Adaptable a los cambios y trabajar en investigación y desarrollo.
• Exportadora, lo que implica estar engranado en el proceso de globalización.
• Cuidadosa en su gestión estratégica, analizando su entorno y su ámbito.
En otras palabras, la empresa en su ser proactivo, debe estar en capacidad de
adelantarse al cambio y prever las situaciones en las que posiblemente se
encontrará, por lo menos con unos niveles de incertidumbre menores a los que se
presentan en aquellas que no son estratégicas; se podría decir que casi que
creando su propio futuro, frente a las empresas tradicionales que responden a los
cambios una vez se presentan bajo una estructura claramente reactiva.
25
Para redondear el nuevo paradigma y totalmente relacionado con los elementos
previamente descritos, está el nuevo orden geopolítico, representado por la
creación de la aldea global9, la desaparición de algunas representaciones políticas
y modelos económicos, que en algunos casos llevan al incremento del
neoproteccionismo a través de normas fitosanitarias, etc... en una palabra la
Globalización.
La generación de nuevas regiones geopolíticas como la Unión Europea, el bloque
de países asiáticos o de la cuenca del pacífico, el mercado del Nafta, la
consolidación de los mercados latinoamericanos a través de mercosur entre otros,
implican un reacomodamiento de las estructuras comerciales, sociales y políticas.
El cambio de paradigma implica “una inevitable reestructuración de las economías
nacionales, ampliamente impulsada por los adelantos en la tecnología de la
información”10, lo cual refuerza el hecho de trabajar en la investigación de Tres
Casos de Empresas Colombianas en la búsqueda de patrones de comportamiento
sobre la aplicación de Sistemas de Información y su afectación en las estructuras
organizacionales.
9 Toffler, Alvin, La Tercera Ola, p 125 10 Tapscott, Op. Cit., p 156
26
Todos estos cambios, que se están viviendo en la actualidad, demuestran que el
modernismo está quedando atrás para adentrarnos inexorablemente en el post
modernismo, aprovechando sus ventajas y evitando sus desventajas.
En el modernismo estaba el hombre al servicio de la organización y en la post
modernidad, es la organización la que se encuentra al servicio del hombre. El
bienestar del hombre se logra creando ambientes de desarrollo personal, que
compatibilicen los objetivos de la empresa con los objetivos del individuo, que
entre otras prioridades, tiene el uso del tiempo libre que solo se puede lograr con
el incremento de la productividad que permite como resultado la disminución real
de las jornadas laborales. Este proceso solo es posible con la incorporación de
tecnología en el ambiente productivo de la empresa.
Modernismo Post -Modernismo
Ilustración 4 Del Modernismo al Post - Modernismo
Los procesos de cambio en los cuales se está moviendo la empresa en la
actualidad y la transición a partir de la vieja economía industrial hacia la economía
de la información está relacionada con el crecimiento de la empresa.
27
El crecimiento de la empresa está centralizado en el manejo de cuatro grandes
políticas, tres de ellas son de negociación y una de ellas es de gestión:
• Política económica y de competitividad (Gestión)
• Política de reinversión de utilidades - retenciones (Negociación)
• Política Financiera - Cuanto se endeuda la empresa (Negociación)
• Política de Financiamiento - Cuanto cuesta la deuda (Negociación)
Los dos primeros elementos corresponden a las variables representativas del
crecimiento intrínseco y las dos últimas miden el crecimiento extrínseco.
En el post modernismo actual, la información es un bien capital y la producción
industrial que se aplicó en la economía anterior es cambiada por la tecnología de
la información, aplicada a todos los aspectos de la producción. El capital y la
tecnología de la era industrial o modernista se concentraron en la productividad
industrial. En la era de la información el capital y la tecnología se enfoca en la
productividad de los trabajadores del conocimiento y de los servicios. Es decir; la
clasificación tradicional de los sectores económicos según su ubicación en la
cadena productiva11:
11 Porter, Op. Cit., p 247
28
• Sector Primario - Explotación
• Sector Secundario - Producción
• Sector Terciario - Servicios
Se ve ampliada en un escalafón mas, que incorpora la información y su uso como
elemento primordial.
En este nuevo escalafón de la actividad productiva, en el que la información es el
pilar y eje alrededor del cual se desarrollan las actividades de la empresa y que
solamente se puede manejar de manera eficiente con la incorporación de
tecnología, trabaja bajo nuevos parámetros de organizaciones en red, en las
cuales los límites de la empresa no están impuestos por los parámetros físicos
tradicionales sino que se amplían hasta donde alcance el requerimiento del
empresario, soportado en las nuevas herramientas tecnológicas de redes, que le
permiten trabajar sobre empresas virtuales y conceptos como la CNA12 y los Data
Warehouse13 o Data Mining que ofrecen la posibilidad de estar en ningún lugar y
en todas partes al tiempo, disminuyendo costos que tradicionalmente se
consideraban fijos como son infraestructura física, comunicaciones, papelería, etc,
logrando, como lo dice Tapscott14, acercar a los clientes con los productores, el
conocimiento se convierte en la base del valor, la comunicación humana se
digitaliza para poder transitar por la autopista de la información; las redes. Se
12 CNA Computing Network Architecture, Oracle 13 Data Ware House - Grandes reservorios de información
29
virtualiza la organización, generando cambios fundamentales en el tema
específico de la investigación que es la organización de la empresa, llegando al
final de la jerarquía de comando y control, mediante el desplazamiento a
estructuras moleculares.
Los diferentes elementos que componen la organización en red se comunican
entre sí y con el exterior con base en la tecnología, logrando de paso la
desintermediación en beneficio de los consumidores con base en la convergencia
de sectores claves de la nueva economía, como son la computación, los
responsables de los contenidos y los proveedores de comunicaciones que con el
objeto de estar en la vanguardia de esta ola de cambios, tendrán que estar en
continua innovación, teniendo en cuenta los requerimientos de los consumidores,
es decir; logrando que los consumidores participen del proceso productivo de los
bienes y servicios que van a consumir.
Un elemento importante del paso de la modernidad a la post modernidad y que de
alguna manera es el resultado de todos los factores previamente descritos, es el
hecho de que la sociedad postmodernista, al ser digital, es en tiempo real, ya que
las comunicaciones se hacen a la velocidad de “internet” y no a la velocidad de
“indionet” que implica el uso de las oficinas postales para el envío de la
información.
14 Tapscott, Economía Digital, Op. Cit, p 216
30
En este punto vale la pena tocar un tema que puede ser álgido y es el de la
responsabilidad social de la empresa, la cual toma relevancia por el hecho de la
generación de unos altos niveles de desempleo de mano de obra no calificada,
que es desplazada por profesionales bien remunerados y de alta cualificación,
que están en capacidad de manejar los cambios tecnológicos que acompañan a
esta incorporación de la empresa en el post modernismo.
No estamos en un cambio de era si no en una era de cambios15, que obliga a que
las empresas estén en capacidad de enfrentar los retos y flexibilizar sus
organizaciones o correr el peligro de la desaparición, de otro lado, “el nacimiento
de la edad de la información ofrece la mejor oportunidad que el mundo ha visto
para fundar nuevas empresas y efectuar avances”16, así como “la tecnología de la
información hace posible que las empresas tengan una estructura de equipo de
alto desempeño para funcionar como negocios integrados independientemente de
la gran autonomía de cada negocio y alcanzar y desarrollar nuevas relaciones con
organizaciones externas con el objetivo de convertirse en una empresa
ampliada”17
Claramente lo define un “guru” del cambio al plantear que en esta era de cambios,
la empresa se está enfrentando a una nueva economía que maneja 12 preceptos
básicos que se describen en la gráfica siguiente:
15 Toffler, Op. Cit., p 271 16 Gates, Op. Cit., p 13
31
Nueva
Economía
Conocimiento
Digitalización Virtualización
Molecularización
Interconexión Desintermediación
Convergencia Innovación
Proconsumidor Inmediatez
Globalización Discordancia
Ilustración 5 La Nueva Economía18
Todos y cada uno de estos elementos, afectan de algún modo al comportamiento
de la empresa y esta a su vez se debe acoger al uso de la tecnología para poder
dar respuesta eficaz y eficiente.
Para terminar esta disertación inicial sobre la relación del cambio Modernismo
hacia el Post modernismo con las estructuras organizacionales, vale la pena tocar
el tema del cambio y la resistencia inherente a él por parte de la organización, lo
cual es natural si se tiene en cuenta que “el cambio no tiene un beneficio
incorporado, la antigua realidad no era necesariamente mala; la nueva realidad no
necesariamente es buena”19 y que cualquier afectación que se haga al entorno en
el cual nos movemos, automáticamente genera rechazo. Los nuevos líderes
17 Tapscott, Economía Digital, Op. Cit., p 349 18 Ibid, p 167
32
empresariales deberán estar dispuestos a enfrentar esta situación para lograr
incorporar las empresas en la nueva estructura Post modernista.
1.2 LA ORGANIZACIÓN
La organización es “Un invento social que consiste en reunir diferentes personas,
conocimientos y materiales de algún tipo, a los cuales se les da una estructura y
sistema a fin de integrarlos en un todo”20 además, “la organización se crea para
obtener algo que el sistema Social no posee”21. Bajo estos supuesto
tradicionales, la organización debe estar en capacidad de amoldarse a los
requerimientos de ámbito y de entorno, para poder dar respuesta a las
necesidades del cliente, el empresario, los proveedores, la competencia y los
trabajadores. Es así como las estructuras organizacionales tradicionalmente
burocráticas de finales del siglo pasado (XIX) pueden ser eficaces en el día de
hoy, sin embargo lo esperado es que estas tengan que revaluarse bajo el principio
de las empresas digitales que mas adelante se definirán. “No existe una manera
óptima para organizarse. La forma final es el complejo producto de la historia de
la organización, la estrategia y las circunstancias externas”22, por lo tanto la
organización debe aceptar el reto del cambio de sus estructuras según se lo exija
19 Noer, David, El Cambio en las Organizaciones, p 45 20 Litterer, David, La Organización, p 287 21 Ibid, p 368 22 Nadler, David, Arquitectura Organizativa, p 33 -34
33
el ambiente y el ámbito, permitiendo la creación de una estructura o arquitectura23
organizacional acorde con los nuevos retos que enfrenta.
Dentro de la organización24 se genera una cultura que es un conjunto complejo
que abarca conocimientos, creencias, artes, derecho, moral, costumbre, hábitos y
actitudes que se adquieren en una organización y la identifican, siendo un aspecto
social de la conducta humana, la cual ayuda a entender las categorías y las
relaciones entre ellas y los juicios que nos dicen como valorarlas. Dentro de la
cultura empresarial, se debe tener en cuenta que la transición a la que se está
viendo impulsada la organización, debe ser aprehendida por los componentes de
la misma, que son los responsables de darle cuerpo a la empresa y que con plena
seguridad, experimentarán una sensación de rechazo por los cambios que deba
sufrir la organización.
Inherente a la cultura de la organización, se encuentran los elementos
constitutivos de la misma que se pueden clasificar en cuatro grandes bloques; a
saber:25
• Las Tareas: la actividad básica de la organización
23 Según Masrc gersteín, la arquitectura de la organización se refiere a una gama mas de características de la organización que van mas hallá de la afinidad entre ella y las condiciones externas, sino que incorpora los elementos que componen su diseño desde una óptica holística. 24 Para profundizar la estructura organizacional, sus componentes y principios básicos, así como los modelos globales se pueden remitir a Litterer. 25 Nadler, Op. Cit, p 84 - 86
34
• Las Personas: que ejecutan el trabajo y que requieren de conocimientos y
aptitudes individuales.
• La Organización Formal: la estructura y procedimientos que se elaboran en
forma explícita para que los individuos desempeñen las tareas.
• La Organización Informal: creadas de manera paralela y tácita a la formal,
ejerciendo una influencia considerable sobre el comportamiento y que está
representada fundamentalmente por la cultura dela organización, que ya fue
discutida previamente.
ORGANIZACIÓN
Gente Tareas
Organización Formal
Organización Informal
Ilustración 6 Elementos de la Organización
35
En principio, la organización se convierte desde un ente que agrega valor con
base en los elementos previamente descritos, hacia un ente que genera valor,
bajo la estructura de la empresa digital en red.
Proveedores ConsumidoresOrganización
Ilustración 7 Cadena de Valor (valor agregado)
El primero simplemente es la estructura industrial de la cadena de valor que
describen varios autores26 y el segundo es la creación de la red digital de valor
sobre las mismas premisas de la cadena de valor.
Proveedores ConsumidoresOrganización
Competidores
Grupos Afines
Ilustración 8 Red Digital de Valor (valor generado)27
26 Porter, Op. Cit., p 182 27 Tapscott, Economía Digital, Op. Cit., p 264
36
Uno de los problemas fundamentales en la organización durante la etapa
modernista o industrial, era el crecimiento en la estructura funcional, que llevaba a
un tamaño cada vez mayor en el número de colaboradores, generando
progresivamente problemas de coordinación complejos que debían ser apoyados
por formas organizacionales adecuadas.
Para lograr el crecimiento, se requiere de varias condiciones, en especial la
capacidad de adaptación ya que las organizaciones deben cambiar para
sobrevivir. En la era Post modernista en la que se encuentran ahora las
empresas, el uso de la tecnología de la información, así como los procesos de
virtualización de las empresas, están llevando a la disminución del grupo humano
de colaboradores, buscando la optimización de este costoso recurso, mediante la
alta especialización y nuevamente se toca el tema de la responsabilidad social de
la empresa para con sus colaboradores menos capacitados y que de alguna
manera entran a engrosar el grupo de fuerza laboral cesante.
Sin embargo y tal como se ha planteado en comentarios previos, la organización a
través de su cultura interna, crea mecanismos de rechazo que de algún modo se
convierten en fuerzas estabilizadoras que regulan los procesos de cambio y que
deben ser manejados por las directivas de la empresa, para que no se conviertan
en fuerzas que frenen los necesarios procesos de cambio que se deben dar en la
37
organización en virtud de la incorporación de tecnología y del paso de las
empresas tradicionales a las empresas digitales en red.
Ahora bien, la organización se inserta en un entorno económico que se compara
de acuerdo a cinco flujos que dictan la capacidad de generar competitividad y que
son:
• Inversiones
• Financieros
• Personas
• Tecnologías
• Comerciales
Estos flujos determinan como la nueva organización revisa sus temas vitales, que
son:
• Producto
• Mercado
• Tecnología
• Precio
• Gestión
• Finanzas
38
Cada uno de estos factores organizacionales ha tenido una variación acorde con
los cambios que se están dando en el entorno y que van de la mano con las
variaciones producidas por el cambio de era en el que se encuentran las
empresas al tener que asumir el reto de la post modernidad, encontrando
contrastes en los productos como por ejemplo pasar de productos concentrados a
diversificados, en lo relacionado a los mercados se pasa de mercados manejados
por los vendedores a mercados manejados por los compradores, en relación con
la tecnología y paralelamente los sistemas de información, se pasa de sistemas
atrasados a los adecuados, no necesariamente los mas avanzados. Estos
factores afectan el precio, que ahora es regido por el mercado y no permite la
antigua transferencia de ineficiencias al consumidor final y finalmente con las
finanzas, las nuevas estrategias apuntan a que se haga un sólido apalancamiento
versus las antiguas metodologías de manipulación.
Nuevamente, la organización debe enfrentar los cambios que se le presentan y
por lo tanto debe convertirse en una organización inteligente, es decir; que
aprende de la solución de problemas, de la competencia, de los trabajadores, de
la experimentación, de la experiencia y de los consumidores.
39
Las organizaciones inteligentes, deben acoger gente inteligente que esté en
capacidad de enfrentar los retos de la tercera ola28 que implica tener
organizaciones con las siguientes características:
• Que es flexible
• Que acaba la burocracia
• Que apoya el empoderamiento
• Que trabaja con la filosofía de recompensas
• Que apoya la coordinación
• Que impulsa la desmasificación
• Que Invierte en Investigación y Desarrollo
De acuerdo con Lawler29, la organización de alta competencia, debe estar en
capacidad de comportarse como organización, orientada al consumidor y con alta
capacidad de aprendizaje, que le da la capacidad de alcanzar mejores niveles en
su calidad intrínseca, el costo equivalente de sus productos y el tiempo de
respuesta a sus clientes.
En otros términos, las organizaciones modernas, que deben dar respuesta
eficiente a los flujos continuos y veloces de información tienen que hacer entre
otras cosas las siguientes actividades:
28 Toffler, Op. Cit., p 32 29 Edgar Lawler - Universidad de California del Sur
40
• Referenciarse frente a la competencia
• Utilizar la diferencia frente al referente para plantearlo como posible meta
• Formar grupos de trabajo que identifiquen problemas que los alejen de las
metas
• Los grupos buscan las verdaderas causas de los problemas
• El sistema de evaluación de desempeño se diseña en función del aporte de
cada individuo del equipo a la disminución del tiempo de ciclo.
Como se observa, la organización no es ajena al cambio de era o a la era de
cambios que en la actualidad se está viviendo en el entorno y que se describe en
los comentarios previos. Por lo tanto, la organización desde la óptica de su
estructura debe acoger cambios que le permitan acomodarse al nuevo ambiente
en el cual se desenvuelve ya que “la tradicional organización jerárquica se
encuentra muy cuestionada”30, por lo tanto se debe migrar de las organizaciones
en las que las personas están clasificadas en dos grupos; los gobernados y los
gobernantes a organizaciones flexibles, interconectadas en red con estructuras
planas y relativamente autónomas, es decir, acogerse al esquema de la
Organización Abierta y en Red “ONO”31 que describe Tapscott claramente en la
Tabla 1 La ONO.
30 Quinn, Mills, Rebirth of the Corporation, p 34 31 Caston, Art, La integración de los datos, textos, voz e imagen, p 34
41
Aspecto Jerarquizada ONO Estructura Jerarquía Interconectada Alcance Interna/Cerrada Externa/Abierta Recurso Principal Capital Personas/Información Estado Estable/Estático Dinámico/Cambiante Personal Central Directivos Profesionales Motivadores Premio y Castigo Compromiso Dirección Control Administrativo Autoadministración Bases de Acción Control Autorización Motivación Satisfacer Superiores Lograr Objetivo Aprendizaje Trabajos Específicos Muchas Capacidades Base de Compensación Posición Jerárquica Compromiso Base de Relación Competitiva Cooperativa Actitud Empleado Indiferencia Identificación Exigencia Principal Autocracia Liderazgo
Tabla 1 La ONO32
Ahora bien, “la jerarquía administrativa ha sido la mas eficiente, la mas fuerte y de
hecho la mas natural para las organizaciones”33, por lo que se deben mantener
algunos aspectos de ella para controlar y supervisar las responsabilidades, incluso
en la empresa abierta e interconectada, sin embargo, debe ser claro que las
organizaciones se deben diseñar para el compromiso, es decir; para realizar el
trabajo y no diseñar organizaciones para vigilar responsabilidades, es decir; para
controlar.34
El estado de la tecnología actual, permite que las organizaciones dejen atrás el
paradigma de la organización jerárquica para migrar a la organización abierta y en
red, tal como lo describe Tapscott en su libro de Paradigmas Empresariales al
identificar desde la óptica tecnológica los sistemas abiertos, que permiten desde
el punto de vista organizacional la apertura de la empresa, es decir el logro de la
organización ampliada. La tecnología de la interacción afecta a la organización al
32 Tapscott, Paradigmas Empresariales, Op. Cit., p 13 33 Jacques, Elliot, “In Praise of Hierarchy”, Harvard Bussines Review, p 63 34 Tapscott, Paradigmas Empresariales, Op. Cit., p 38
42
proveer la capacidad de integración de componentes modulares, así como la
computación distribuida genera la habilitación y autorización organizacional.
También tiene sentido pensar que las transacciones en tiempo real abren la
puerta a la inmediatez en las relaciones organizacionales, lo mismo que la
cooperación organizacional es una clara aplicación del procesamiento compartido
en los computadores. El compromiso organizacional y no el control es la
respuesta a la generación de protocolos de red par a par, que implica pasar de
jerarquias controladas a responsabilidades compartidas, que está relacionada con
la modularidad de la arquitectura computacional que equivale a los equipos de
negocios, que son la base de un buen desempeño en la organizacion actual.
Si se observa la especialización de las plataformas que se está presentando en el
hardware, se tiene la posibilidad de armar un paralelo con la especializción del
recurso humano en la organización que genera ente otros efectos, la amabilidad
hacia el usuario que es una característica típica de los sistemas computacionales
actuales. Finalmente, la organización adquiere una característica de
omnipresencia por el hecho de ser independiente del tiempo y el espacio, gracias
a la tecnología de las comunicaciones y la globalización de la red.
En resumen, la empresa debe afrontar el desafío que le impone el desarrollo
tecnológico, acogiendo estos avances dentro de su estructura, de tal manera que
43
esté en capacidad de dar respuesta al cambiante entorno en el cual se encuentra,
sin olvidar las enseñanzas que dejan los teóricos sobre estructuras
organizacionales como Taylor, Fayol o Litterer. “Los remanentes de la cultura de
los Sistemas de Información de la primera era (estructura jerárquica) y su
mentalidad burocrática de servicios no se acomodan al ambiente de hoy. Deben
remplazarse por un grupo de los Sistemas de Información que sea un socio
paritario, motivado por las mismas necesidades de desempeño que las de sus
clientes de negocios.”35
35 Ibid, p 304
44
2. LA INFORMÁTICA
2.1 LA INFORMACIÓN
2.1.1 La relación entre el Dato, la Información y el Conocimiento
En la discusión que se ha desarrollado hasta el momento, la información es eje
central de la misma, como elemento impulsador de la organización a través del
uso de la tecnología. Pero, Que es la información?
En el proceso de la toma de decisiones a nivel gerencial, uno de los elementos
primordiales es el uso de la información con el objeto de disminuir la incertidumbre
en la decisión asumida. En las organizaciones modernas, el uso de los Sistemas
de Información como soporte en la toma de decisiones debe estar ganando
terreno frente a la toma de decisiones por “olfato” la cual es, según el sentir
general y los resultados de algunas investigaciones36, la metodología tradicional
para la toma decisiones en Tres Casos de Empresas Colombianas, que ha tenido
36 Andreu, R. y Otros, Estrategia y Sistemas de Información, p 33
45
un proceso de evolución administrativo, equivalente al que han tenido las
facultades de administración de empresas en Colombia.
Una primera aproximación al concepto de información, indicaría que es el conjunto
de datos que utiliza la organización para desarrollar sus productos, ya sea un bien
o un servicio, sin embargo, se estaría incurriendo en un error, porque los datos
como tal no llenan la definición de información. Es de vital importancia
complementar esta definición con el concepto de análisis, sobre los mismos para
que se conviertan en necesarios para la organización y de esta manera sean
considerados información. Por ejemplo, el hecho de que en el momento de la
lectura que se realiza de este documento, las tasas de interés se desplomen, no
agrega valor a la actividad que está ejecutando, por lo tanto es un simple dato.
Sin embargo, ese mismo dato, revisado en la gerencia general de una institución
financiera automáticamente generara una serie de actividades que buscarán
aprovechar este tipo de comportamiento, convirtiéndose en información.
Ahora, cuando se toque el tema de la tecnología, se trabajará bajo el concepto de
que la misma es el conocimiento que permite el desarrollo del producto objeto de
la empresa, entonces queda la duda sobre la relación entre los datos y la
información con el conocimiento. Siendo simplistas, se puede concluir que el
conocimiento, es la incorporación de la información en los procesos productivos,
que optimizan los tiempos de ciclo y mejoran la calidad intrínseca del producto
46
final. En otras palabras, el conocimiento es un estado avanzado de la información
que corresponde a un análisis de datos.
Conocimiento
Información
Datos
Ilustración 9 De los datos al Conocimiento
El manejo de la información en la nueva era Post modernista se convierte en uno
de los problemas álgidos para la dirección de la organización, porque la base de
ella que son los datos, se encuentran en todas partes y en unos volúmenes
gigantescos, que dificultan su incorporación, administración, análisis y generación
de resultados. Por lo tanto, se hace imprescindible la generación de Sistemas de
Información que soporten el proceso descrito anteriormente, de tal manera que
permitan el óptimo aprovechamiento de ese insumo fundamental. Hoy por hoy,
los datos son mucho mas accesibles que hace unos años y aún en el entorno
colombiano, la disponibilidad de los datos ha mejorado sustancialmente, sin
embargo Colombia se encuentra rezagada en relación con la creación de grandes
bases de datos que puedan ser consultadas por volúmenes importantes de
usuarios y como agravante adicional en nuestro medio, no se tiene la seguridad
47
de la calidad, pertinencia y confiabilidad de los datos que se encuentran y que se
tocará en el capítulo relacionado con el papel del Estado y la información.
Adicionalmente a los tropiezos en el uso de los datos y su conversión en
conocimiento a través de su paso por el concepto de información, se tiene la
situación de que “La información se deteriora en dirección ascendente a través de
las burocracias”37, de manera jocosa el señor Leonard Goodstein, en su libro de
planeación estratégica aplicada comenta:
Al principio fue el plan Luego aparecieron las presunciones Y las presunciones no tenían forma Y el plan no tenía escénica Y la oscuridad cayó sobre el rostro de los trabajadores Entonces, ellos se dirigieron a su gerente de marketing y le dijeron: “Es una vasija llena de estiércol y huele mal” Y el gerente de marketing se dirigió a los estrategas y dijo: “Es un montón de excrementos y nadie soporta su olor” Y los estrategas se dirigieron a los gerentes de negocios y dijeron: “Es un recipiente lleno de guano y el olor es tan fuerte que nadie se lo aguanta” Y los gerentes de negocios fueron a la oficina del director y dijeron: “Es una vasija con un abono tan fuerte que nadie lo resiste” Y el director se dirigió al vicepresidente y dijo: “Contiene lo que ayuda a crecer las plantas y es muy poderoso” Y el vicepresidente se dirigió al vicepresidente senior y dijo: “Estimula el crecimiento y es poderoso” Y el vicepresidente senior se dirigió al presidente y dijo: “Este nuevo y poderoso plan promoverá en forma activa el crecimiento y la eficiencia de la compañía y los negocios en general” Y el presidente consideró el plan y vio que era bueno, y el plan se convirtió en política de la empresa.
Como se observa, el manejo de la información sin herramientas objetivas, genera
conocimiento errado, que puede llevar, como en el caso comentado por
Goodstein, a la toma de decisiones erradas.
48
El objeto de la información dentro de la organización, debe ser, además de
incorporar conocimiento y tecnología al bien o servicio producido, la disminución
de la incertidumbre en la toma de decisiones, lo cual solo se puede lograr a través
de la utilización de la informática y en especial de los sistemas de información
como herramienta fundamental de gestión en la organización.
2.1.2 El Estado y su papel frente a la información
Al revisar la Constitución Política de Colombia redactada por la asamblea
constituyente del 91, observamos que en varios apartes de ella se hace referencia
a la información como un derecho fundamental de los Colombianos.
Específicamente en los artículos 15,20,27,61,71 y 74 del mencionado documento,
se puede observar que la información pública y su divulgación es en principio una
obligación del Estado, además de la protección que la persona debe recibir por le
uso de la información. En el nuevo ambiente en el que la Empresa actúa a través
de las redes de manera digital, distribuyendo y solicitando información, el peligro
en el que se encuentran las personas por la posible pérdida de su intimidad debe
ser controlado por el Estado.
37 Bloch, Arthur, Ley de Murphy III, p 58
49
No es tema de esta tesis la condición “privada” de la información “pública”, pero es
importante recalcar el hecho de que los esfuerzos efectuados por el gobierno para
lograr la socialización del acceso a la información se ven en ocasiones truncados
por el aparto estatal y su paquidérmia para dar respuesta al ciudadano común.
Ahora bien, el estado es el responsable por la recolección, tratamiento y
circulación de datos públicos, siempre y cuando respeten la libertad y demás
garantías consagradas en la constitución, dejando a los ciudadanos la posibilidad
de divulgar la información que consideren conveniente en cada una de sus
actividades, haciéndolo de manera imparcial, es decir, tocando el tema del Dato y
su relación con la Información, no se pueden generar juicios de valor alrededor de
los datos divulgados. Esta es una tarea personal y propia de cada quien.
Adicional al tema de la relación existente entre los Datos y la Información, la
Constitución también toca el tema del conocimiento, garantizando la posibilidad de
la investigación que en principio es la base del desarrollo tecnológico y por ende
de la información.
Otro elemento importante y que está asociado a la función del estado dentro del
entorno de la información, tiene que ver con la propiedad intelectual de la misma y
los costos asociados a la comercialización. En el ambiente en red que
actualmente estamos enfrentado en la era postmodernista, las empresas deben
50
acceder a grandes volúmenes de información y proveer grandes cantidades del
mismo producto para permanecer competitivos en el mercado.
En este intercambio masivo de datos, se genera la compartamentalización de la
información, mas si se tiene en cuenta que “el dueño de los datos es el dueño del
poder”38. La empresa y por ende los individuos que la conforman, tienden a
acaparar los datos y solo una apertura de los mismos hacia el entorno, incluida la
competencia, podrá generar una ventaja competitiva sostenible, como
característica primordial de una empresa de estándares mundiales, inteligente y
que aprende.
El Estado en este sentido, solamente a promulgado el derecho de la propiedad
intelectual de la información y mas que de la información, del conocimiento
asociado a ella. En la actualidad, las entidades encargadas de operativizar lo
definido en la carta magna, son el Departamento Administrativo Nacional de
Estadísticas - DANE y la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio
de Desarrollo.
Bajo el anterior supuesto, todos los colombianos están en capacidad de exigir al
gobierno la entrega de la información pública para ser utilizada dentro de los
procesos de generación de valor que continuamente se realizan al interior de la
organización.
51
De acuerdo con las normas39, el DANE es el ente gubernamental encargado de
regir el proceso de la información en el estado “garantizando la disponibilidad y
calidad en la información estratégica y la existencia del Sistema de Información
Nacional para el desarrollo social, económico y político del país.
De lo anterior, se deriva que el Estado tiene la obligación de gestionar la
disponibilidad de las estadísticas requeridas para atender el derecho de la
comunidad a la información, bien sea asumiendo directamente su producción y
divulgación, bien sea definiendo los criterios y mecanismos necesarios para que
ésta sea provista por terceros. En particular el Estado debe estar en capacidad
de suministrar la información estratégica - como la originada en los censos - y de
definir los criterios técnicos y metodológicos para que todos los agentes
económicos y sociales, públicos y privados, tengan acceso a ella y facilidad para
intercambiarla y aprovecharla.
En la estructura funcional del DANE queda plasmada la existencia del SINT -
Sistema de Información Nacional y Territorial, que entre otros múltiples temas,
deberá trabajar sobre el área informática proveyendo el diseño de las bases de
datos estadísticas y gráficas de tal manera que el marco utilizado del sistema sea,
lo mas amplio y flexible posible. La investigación de técnicas de almacenamiento
38 Adagio popular 39 Decreto 2118 de 1992
52
y seguridad de la información central del sistema. La generación de metodologías
para el mantenimiento informático del sistema y la construcción de los programas
estándares de consulta general de la base de datos estadística dentro de la
cartografía.
Cuando se revisa lo atinente al Registro Nacional de Derecho de Autor, se
encuentra en la Dirección Nacional del Derecho de Autor, adscrita al Ministerio del
Interior que a través del Decreto 460 de 1995 regular los procedimientos a seguir
y reglamenta el depósito legal definido por las diferentes leyes al respecto, entre
las que se encuentran la ley 44 del 93, la ley 33 del 87, la ley 23 del 82, la ley 14
del 79 y la ley 48 del 75, normados a través de otros decretos como el 1360 del
89, el 651 del 94, el 162 del 96 y el 1278 del 96.
Al investigar los diferentes incisos de los decretos reglamentarios se encuentra
que “...Pueden ser objeto de inscripción...., las ilustraciones, mapas, planos,....,
los soportes lógicos (software), las bases de datos,.... y en fin, toda producción del
ámbito literario o artístico que pueda reproducirse o definirse por cualquier medio
conocido o por conocer.”40
Como puede observarse, se está protegiendo la propiedad intelectual de algunos
de los elementos constituyentes de la tecnología, entre ellos al conocimiento
representado en procesos claramente definidos en documentos y la computación
53
representada en el software y que se describirán mas adelante cuando se revise
el concepto de tecnología y sus componentes de acuerdo con la Ilustración 10
Trípode Tecnológico.
2.2 LA TECNOLOGÍA
2.2.1 Generalidades
“El desarrollo económico de un país lo explica, en gran medida, su avance
tecnológico. Por eso es determinante la labor que puedan desarrollar
conjuntamente el Estado, la comunidad científica y el sector productivo para
alcanzar ese propósito.
Mas aún cuando el país vive la internacionalización de su economía y se
concretan los efectos adversos y las oportunidades derivadas de este proceso,
surge la necesidad de fortalecer los programas que promueven el desarrollo de
las capacidades tecnológicas en la industria para lograr niveles de competitividad
en los mercados internacionales.”41
Desde la óptica semántica, la tecnología corresponde a inventos que resuelven
los problemas directamente, a través de un conjunto de conocimientos (ciencia)
40 Decreto 460 del 16 de marzo de 1995 41 DNP, El Futuro del Sistema Colombiano de Innovación, p 5
54
de tipo especializado que se manifiesta en máquinas, programas o
procedimientos y que implica un patrón de desarrollo de actividades.
Desde la óptica productiva, la tecnología es el uso del conocimiento necesario
para producir un bien o un servicio. Este conocimiento no necesariamente es
académico, también puede ser obtenido con base en la experiencia y siempre se
encuentra presente en cualquier proceso, desde el mas simple hasta los de mas
alta nivel de complejidad. La tecnología se puede adaptar o modificar, siempre
teniendo en cuenta que en términos generales, la tecnología no se impone, se
genera o llega, a través de su incorporación en los bienes o en los servicios, a
través de la capacitación del grupo humano de la empresa sobre tecnología no
incorporada, a través de la experiencia, a través de la transferencia tecnológica
obtenida de la que se encuentra incorporada en las personas. Para adquirir la
tecnología es posible producirla internamente o adquirirla externamente, llegando
incluso a copiarla, tal y como se describe con mayor detalle en los capítulos
siguientes.
En el nuevo paradigma en el que se encuentra navegando la empresa, la
tecnología juega un papel preponderante, al permitir manejar de manera eficiente
los grandes volúmenes de información para su análisis y posterior conversión en
información que al ser utilizados por parte de la empresa y según los parámetros
de las directivas, se convertirá en conocimiento. En este sentido, la tecnología
55
corresponde a la incorporación de tres elementos críticos para la organización y
que se conforman en un trípode base para el desarrollo de la misma, como son el
contenido a trabajar (datos) con base en el hardware (computación) a través de la
conexión existente gracias a las comunicaciones (redes)
Contenido
Computación
Comunicación
Ilustración 10 Trípode Tecnológico42
La aplicación de los tres elementos anteriores dentro de la organización
solamente busca el incremento de la productividad y de la efectividad, reflejada en
los niveles de competitividad descritos en capítulos previos que desembocan en
un individuo efectivo, que se desenvuelve en equipos de alto desempeño, en
organizaciones integradas bajo el concepto de empresas ampliadas o lo que es lo
mismo, en red, siempre teniendo en cuenta en trabajar con la tecnología
adecuada, que no necesariamente corresponde a la tecnología de punta, como se
puede observar en la Ilustración 11 Tecnología, para que? y además se debe
tener en cuenta la Ley de Lerman acerca de la tecnología: “Cualquier problema
42 Tapscott, Paradigmas Empresariales, Op. Cit., p 51
56
técnico se puede solucionar si se cuenta con suficiente dinero y tiempo”43. De
acuerdo con Tapscott44, la tecnología, como la economía se encuentra en un
proceso continuo de cambio que se puede representar a través de 10 elementos
fundamentales descritos en la Tabla 2 Los diez cambios de la tecnología:
Elemento Antigua Filosofía Nueva Filosofía Señal Analógica Digital Procesadores Semicondutor Microprocesador Filosofía Anfitrión Cliente/Servidor Comunicaciones Banda estrecha Autopista de información Dispositivo de acceso Bruto Inteligente Información Separada Multimedia Sistema Propietario Abierto Redes Brutas Inteligentes Desarrollo Software Artesanal Orientado Objeto Interfaz GUI45 MUD46, MUI47 y MOO48
Tabla 2 Los diez cambios de la tecnología
Normalmente no será posible hacer lo mismo que antes y de la misma manera,
utilizando una tecnología diferente, porque la tecnología no es neutral, aporta una
idiosincrasia propia, de la cual no es posible desprenderse porque implicaría
cambiar la tecnología. Esto no es malo, simplemente se debe tener en cuenta la
existencia de esto para cuando se está en el procesos de implementación de
Sistemas de Información soportados en tecnología y evaluar el costo beneficio de
43 Bloch, Ley de Murphy II, Op. Cit, p 191 44 Tapscott, Economía Digital, Op Cit, p 182 45 GUI: Graphic User Interfase 46 MUD: Multimedia User 47 MUI: Multimedia User Interfase 48 MOO: MUD Object Oriented
57
su incorporación y evitar lo que plantea la Ley de Blaauw: “La tecnología
establecida tiende a permanecer a pesar de la nueva tecnología”49
Ahora bien, en el proceso de incorporación de tecnología en el proceso productivo
de la empresa, es necesario tener en cuenta que los extremos son peligrosos y
que por lo tanto, no se pueden dejar llevar por la “moda” tecnológica, que lleva a
hacer las cosas del mismo modo pero con nueva tecnología y el opuesto que es
cambiar las formas de hacer las cosas por el simple hecho de que la tecnología lo
requiere.
Ambos casos llevan a ineficiencias productivas que desembocan en la perdida de
la competitividad de la empresa y por ende en la obsolescencia de la tecnología.
En otras palabras, “Un sistema complejo elaborado desde cero, nunca funciona y
no puede remendarse para hacerlo funcionar. Se tiene que empezar de nuevo,
partiendo de un sistema funcional sencillo”50
49 Bloch, Ley de Murphy II, Op. Cit., p 31 50 Gall, John, Systemantics, p 91
58
Ilustración 11 Tecnología, para que?51
Además, se debe evitar la incorporación de tecnología “per se” ya que puede
ocurrir lo que alegóricamente se define como la Ley de Putt: “La tecnología está
dominada por dos tipos de personas: Aquellos que entienden lo que no manejan
y aquellos que manejan lo que no entienden”52 y además puede ocurrir lo que en
el mismo libro se define como la Ley de Clark: “Cualquier tecnología
suficientemente adelantada es poco diferenciable de la magia”53.
2.2.2 Alternativas Tecnológicas
2.2.2.1 Estrategias Tecnológicas: Al lado de estos conceptos básicos, es
relevante plantear como la innovación tecnológica se realiza según Freeman en
seis estrategias básicas:54
1. Ofensiva
51 Andreu, Op. Cit., p 22 52 Bloch, Ley de Murphy, Op. Cit., p 39 53 Ibid p 104 54 Mullin Consulting, Desarrollo tecnológico y servicios de extensión y difusión en Colombia, p 45
59
2. Defensiva
3. Imitativa
4. Dependiente
5. Tradicional
6. Oportunista
La primera de ellas está diseñada para lograr el liderazgo técnico de mercado,
adelantandose a los competidores en la introducción de productos nuevos, por lo
que es propia de las empresas intensivas en investigación. Como contraparte se
encuentra la defensiva, en la que no se desea ser el primero en el mundo, pero no
se quiere quedar en el proceso innovativo, aprovechando los beneficios de los
errores de los innovadores, esta estrategia se diferencia de la imitativa en que en
esta última, el deseo es simplemente seguir detrás de los líderes a distancia.
Similar a la anterior, se encuentra la estrategia dependiente, en la que se acepta
el papel de subordinado con relación a otras firmas mas fuertes. Las empresas
que asumen una posición tradicional, no ven ningún motivo para cambiar el
producto, teniendo en cuenta que ni el mercado ni la competencia lo exige.
Finalmente, la oportunista es aquella que escoge un nicho de mercado y genera
ventajas al desarrollarlo.
60
2.2.2.2 Origen de las ideas de Innovación y Desarrollo: De acuerdo con estudios
realizados por el Departamento Nacional de Planeación, las ideas de innovación y
desarrollo tecnológico provienen de fuentes internas y externas descritas como se
observa en la Gráfica 1 Fuentes Internas de Innovación y en la Gráfica 2 Fuentes
Externas de Innovación, cuyos datos básicos se pueden observar en la Tabla 3
Fuentes de Innovación
FuentesInternas Externas
Item % Item %Directivos 94,7 Ferias y Exposiciones 68,0Producción 70,2 Clientes 64,5Estudio Técnico y Métodos 44,0 Capacitación 49,1Círculos de Calidad 26,8 Ingeniería Reversa 46,2I & D 21,7 Bancos de Datos 44,4
Proveedores 40,7 Tabla 3 Fuentes de Innovación55
Directivos
Producción
Estudio
Técnico y
Métodos
Círculos de
Calidad
I & D
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
90,0
100,0
% d
e E
sta
ble
cim
ien
tos
Directivos
Producción
Estudio
Técnico y
Métodos
Círculos de
Calidad
I & D
Fuentes Internas
Gráfica 1 Fuentes Internas de Innovación56
55 DNP, Panorama de la Innovación Tecnológica en Colombia, p 26
61
Ferias y
Exposiciones
Clientes
Capacitación
Ingeniería
Reversa
Bancos de
Datos
Proveedores
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0%
de
Es
tab
lec
imie
nto
s
Ferias y
Exposiciones
Clientes
Capacitación
Ingeniería
Reversa
Bancos de
Datos
Proveedores
Fuentes Externas
Gráfica 2 Fuentes Externas de Innovación57
2.2.2.3 Actividades Innovativas: Las actividades innovativas detectadas en los
estudios realizadas por el gobierno nacional en el último año, se pueden clasificar
en cuatro grandes tipos:
1. Diseño
2. Adquisición de Tecnología Incorporada al Capital
3. Adquisición de Tecnología No Incorporada al Capital
4. Comercialización de Nuevos Productos Innovados en el Establecimiento
56 Ibid, p 27 57 Ibid, p 27
62
Si75%
No25%
Gráfica 3 Ejecución de Innovaciones58
En el período comprendido ente 1993 y 1996, se detectó que el 75,2% de los
empresarios han realizado alguna de estas actividades innovativas. Ahora bien, al
revisar el comportamiento de estas actividades entre los establecimientos que las
ejecutaron se encuentran los resultados descritos en la Gráfica 4 Actividad
Innovativa bajo los datos de la Tabla 4 Actividad Innovativa.
Actividad %Diseño 81,0Tec. Incorporada 31,6Tec. No Incorporada 84,1Comercialización Nuevos 44,5
Tabla 4 Actividad Innovativa59
58 Ibid, p. 32 59 Ibid, p 33
63
Diseño Tec. Incorporada Tec. NoIncorporada
ComercializaciónNuevos
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
90,0
% d
e E
sta
ble
cim
ien
tos
Diseño Tec. Incorporada Tec. NoIncorporada
ComercializaciónNuevos
Actividad
Gráfica 4 Actividad Innovativa60
2.2.3 Evolución
2.2.3.1 50’s y 60’s: Haciendo un rápido cubrimiento de la evolución tecnológica se
observa que en la década de los cincuentas y sesentas, el paradigma en la
tecnología de la información correspondía al procesamiento Tradicional de Datos
utilizando MainFrames que llevaban a una falta Integración entre los diferentes
elementos que interactuan en el sistema y que produce entre otras consecuencias
el hecho de que no se piensa en el usuario, pero obteniendo como beneficio
fundamental acabar con el trabajo manual
2.2.3.2 70’s: Finalizando la década de los sesentas y durante toda la década
siguiente, se observa como el Time Sharing reemplaza el paradigma del
60 Ibid, p 34
64
procesamiento tradicional de datos, mejorando las relaciones entre el técnico y el
usuario.
2.2.3.3 80’s: Para la década de los ochentas, el paradigma migra hacia el
concepto de centro de información, en el que el usuario recibe toda la atención
requerida sin tener que interactuar con los sistemas, creando una protección hacia
el usuario no técnico.
2.2.3.4 90’s: En la década actual, el paradigma responde a los lineamientos
fijados en la década pasada por Bill Gates, sobre la posibilidad de tener un
computador en la casa de cualquier persona y que se presentó bajo la figura del
computador persona PC en ambientes cliente/servidor que son operativos gracias
a la existencia de redes que llevan a una interactividad total entre los usuarios de
cualquier tipo y las herramientas computacionales y generando un efecto que
tecnológicamente se llamó el Down Sizing, es decir la disminución de los tamaños
de los equipos.
2.2.3.5 Hoy: El momento actual en el cual nos estamos adentrando, implica el
aprovechamiento de la era de las comunicaciones, representada en elementos
como la Internet/Intranet/Extranet y la arquitectura de la computación en red61
(NCA), que llevan a velocidades de conexión inimaginables hace menos de cinco
años y que permiten volver al paradigma de los equipos computacionales de alto
61 Oracle Colombia, NCA, Documento Interno, Bogotá, 1997
65
desempeño bajo la filosofía de grandes servidores que procesan la información de
clientes poco robustos (Set Up Box), es decir, se repiensa la institución desde la
óptica tecnológica para llevarla a un Rigth Sizing; es decir la escogencia del
tamaño correcto de los elementos computaciones asociados a la tecnología.
Los avances de la tecnología computacional presentan una paradoja: La promesa
de hacer a las empresas mas competitivas, eficientes o rentables y la amenaza de
un problema de implementación causado por componentes no estándares,
plataformas propietarias y ambientes de desarrollo limitados
2.2.4 Componentes
Como se describe en la Ilustración 10 Trípode Tecnológico, los componentes
asociados a la tecnología son la computación, el contenido y las comunicaciones,
las cuales se describen brevemente a continuación.
2.2.4.1 Computación: Como uno de los componentes principales de la tecnología,
incorpora como elementos constitutivos el hardware y el software, incluidos los
procedimientos
2.2.4.1.1 Hardware: Desde hace mas o menos tres lustros, el hardware asociado
al proceso tecnológico ha evolucionado desde los main frames de alto costo hasta
las computadores personales de gran capacidad, hoy por hoy, un PC de los
66
comerciales, tiene las misma o mayor capacidad computacional que un main
frame de hace dos décadas. El desarrollo tecnológico en este componente, ha
sido tan grande que los costos se han disminuido considerablemente en
comparación con los incrementos en velocidad de proceso, capacidad de
almacenamiento, confiabilidad de los elementos y tamaño físico de los aparatos y
como se explica mas adelante, perdió su importancia relativa frente a otros
elementos de la tecnología como es el conocimiento, base fundamental de la
sociedad postmoderna. En este sentido, y observando el desarrollo de las
comunicaciones, se está logrando que los equipos computacionales no solo sean
mas baratos sino que las capacidades de procesamiento asociadas a ellos
pueden ser manejadas gracias a la posibilidad de dejar atrás el paradigma
cliente/servidor, donde la carga del procesamiento de los datos recaía sobre el
cliente, para volver al esquema en el cual la carga del procesamiento vuelve a ser
responsabilidad de los servidores y el cliente solo requiere de una buena conexión
para recibir los datos procesados.
2.2.4.1.2 Software: Siguiendo el esquema descrito previamente, en el que la
sociedad postmoderna trabaja bajo el concepto del dato y que este se procesa a
grandes velocidades, en servidores centrales que están en capacidad de dar
respuesta en tiempos aceptables para el usuario, gracias a la existencia de redes
y comunicaciones eficientes, sobre amplios anchos de banda, el software se
restringe casi que en su totalidad a convertirse en una eficiente herramienta para
67
la incorporación, administración, almacenamiento, análisis y presentación de los
resultados obtenidos al trabajar sobre los datos y que debe cumplir con claras
normas de apertura, escalabilidad y portabilidad. Propias de los sistemas abiertos
tan en boga en la actualidad.
Asociadas al software, se encuentran las aplicaciones, que corresponden a la
formalización sobre una herramienta de desarrollo de los procedimientos
necesarios para realizar el análisis de los datos y que son definidos por el usuario
final para que el desarrollador esté en capacidad de implementar. En esta idea se
incorpora en gran medida el concepto de conocimiento como componente
fundamental de la tecnología y que se entrelaza con el contenido como cabeza
visible de la figura descrita en la Ilustración 10 Trípode Tecnológico.
La llegada de la Internet ha creado otra ola de tecnología basada en redes de bajo
costo y alto ancho de banda acompañada de tecnología WEB fácil de distribuir.
La explosión inicial de WEB fue impulsada por documentos que contenía gráficos
de alta fidelidad y texto, entrelazados de manera poderosa. La tecnología fue
distribuida primero con documentos entrelazando contenidos en servidores que
usaban un método centralizado (esquema glass house o mainframe) donde los
servidores corporativos son accesados por millones de clientes (browsers). Esta
tecnología de documentos está bien afianzada, proporcionando una poderosa y
muy exitosa plataforma para manejar documentos, con “browsing” y “surfing”
68
como aplicación esencial y que fue la primera aplicación distribuida a gran escala,
abierta y de múltiples proveedores. Ahora en amplio uso en Intranets corporativas
y la Internet Pública, está evolucionando rápidamente para agregar mas
funcionalidad y mejor funcionamiento y para hacer más fácil crear, explorar,
compartir y manejar documentos. Nuevamente se observa la incorporación del
conocimiento, soportado por las comunicaciones dentro de la definición de un solo
elemento del trípode tecnológico.
2.2.4.2 Comunicaciones: Como se describe a lo largo de todo el marco teórico,
es el fundamento de la tecnología actual y es el pilar sobre el cual se desarrolla
toda la teoría del procesamiento centralizado que busca la Arquitectura de
Computación en Red con expresiones reales como los grandes anchos de banda
para transmisión, el impulso a la filosofía internet y sus representaciones
corporativas de Intranet y Extranet. El software debe buscar la posibilidad de
desarrollar y distribuir aplicaciones centradas en la red, basadas en objetos a
través de la economía en red. En el centro de la arquitectura deben existir
estándares abiertos y de facto, reconocidos por la industria como la tecnología
mas avanzada y flexible para implementar un ambiente de objetos distribuidos que
no son sino paquetes independientes de código y datos, contribuyendo a la
seguridad y a la calidad de los productos, ya que los objetos pueden hacer un
número determinado de acciones sobre los datos que maneja. Con este concepto
se obtienen reducciones en el costo y el tiempo de desarrollo. La rápida adopción
69
de la tecnología internet a avanzado desde la etapa de ojear documentos a la
exigencia de aplicaciones comerciales reales, algunas de las cuales ya están
siendo implementadas usando diversas extensiones a la tecnología básica. Sin
embargo, estos servicios, todavía no proporcionan los sólidos servicios de
transacción, manejo de mensajes y acceso a datos típicos de las aplicaciones
cliente/servidor y esto es el resultado de que si bien las empresas quieren
distribuir sólidas aplicaciones internet, también quieren proteger sus importantes
inversiones en tecnología cliente/servidor e integración con sistemas heredados
existentes.
2.2.4.3 Contenido: El último componente y no por eso el menos importante, de la
tecnología, descritos a partir de la Ilustración 10 Trípode Tecnológico, incorpora
los conceptos del dato, la información y el contenido, los cuales solo tienen
sentido mediante la injerencia del factor humano en el proceso de análisis con
base en las aplicaciones que se han desarrollado sobre algún software específico.
Como se puede observar, el hecho de dejar este elemento al final de la
descripción, obedece a la necesidad de englobar todo el concepto de tecnología
sobre el contenido.
El contenido parte en su base de los datos, que deben manejarse según los
parámetro de detalle, exactitud, complejidad, localización, actualización, método
70
de recolección y número de fuentes, describiendo si se trata de primarias,
secundarias, externas o internas. El análisis realizado por las personas
interesadas crea el concepto de información que subyace al de conocimiento y
por ende el de contenido del trípode en cuestión.
Ahora, el proceso de análisis es responsabilidad de las personas que conforman
el sistema y que grosso modo corresponden a dos grandes clasificaciones, la
primera los usuarios del sistema y la segunda el grupo de desarrollo que está
conformado por diferentes entes, entre los que se cuentan el Directivo Impulsor, el
Director del Proyecto, los Analistas Programadores, los Especialistas, el
Responsable de los Datos y por último los Proveedores de los elementos físicos y
en algunos casos de los elementos procedimentales.
Estos mismos elementos serán observados desde la óptica de los Sistemas de
Información como una representación de la tecnología y se describirán
detalladamente a partir de la Ilustración 14 Elementos de un Sistema de
Información.
2.3 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los Sistemas de Información como elemento primordial del manejo de los Datos
soportados en Tecnología, corresponden en su estructura fundamental a un
71
conjunto de elementos tecnológicos, interrelacionados, con la capacidad de
captar, analizar, comunicar de manera eficaz, efectiva y eficiente información vital
de carácter estratégico, táctico y operativo al ejecutivo.
Partes
Interrelaciones
Ilustración 12 Sistema
Lo anterior implica que una de las expresiones de la informática se encuentra en
el uso de los Sistemas de Información que son operativos por la capacidad de los
técnicos, de modelar a través de un proceso de abstracción, las situaciones o
problemas que tienen los interesados en un área específica del conocimiento.
Realidad
Abstracción
Modelo
Ilustración 13 Modelaje
Una vez que el especialista en tecnología de la información ha logrado realizar el
proceso de abstracción sobre el problema específico, se entra en el desarrollo del
72
mismo a través de la implantación de los elementos constituyentes del mismo que
podemos describir en la gráfica siguiente.
Sistemade
Información
Hardware
DatosPersonal
Comunicaciones Software
Ap
li
cac
ió
n
Ilustración 14 Elementos de un Sistema de Información
Al revisar el proceso histórico de la tecnología en el mundo, observamos como los
elementos anteriormente descritos han venido evolucionando desde el Hardware
(Tecnología dura) hacia el servicio y el conocimiento o Jellyware (Tecnología
Gelatinosa), pasando por el Software (Tecnología Blanda), en este sentido
podemos observar como la importancia relativa de estos elementos se han
comportado según se muestra en la gráfica adjunta.
73
Tiempo
Importancia
50’s 00’s
Hardware
Software
Datos
Servicios
Ilustración 15 Evolución Tecnológica
Como se puede observar, la importancia relativa del hardware a cedido campo a
favor del software en una primera instancia y de manera importante con respecto
a la información y el servicio.
Esta tendencia se puede corroborar por el comportamiento de quien fuera el
gigante del Hardware “la IBM”62, que en los últimos años ha tenido que entrar en
procesos de contracción empresarial muy importantes63, mientras que el coloso
actual de la tecnología “Microsoft” es el rey del Software. Sin embargo, en su
último libro64, Bill Gates, plantea como una realidad, el hecho de que el software
está cediendo terreno a gran velocidad para que sea ganado por la información y
todas sus presentaciones entre ellas el internet. Para el caso colombiano, el
número de carriers de esta tecnología ha tenido un crecimiento inusitado a la par
62 La Nota Económica, Creciendo Juntos, p 66 y 67 63 Semanario de Economía y Negocios, Portafolio, El Tiempo, “Un Mercado que Levanta Vuelo”, 31 de marzo - 6 de abril de 1997, p 7 64 Gates, Op . Cit., p 145
74
del crecimiento exponencial del número de usuarios de este tipo de autopista del
conocimiento.
Por último está el servicio como una forma de tecnología que está muy asociada a
la posibilidad de ganar mercado y que está siendo mucho mas importante que el
software, el hardware y aún que la información. En este sentido, es importante
observar como es posible que la tecnología soporte todos los procesos de
reconversión que está sufriendo el país, no solo en el nivel de las llamadas
tecnologías duras sino en lo correspondiente al nivel de las tecnologías blandas y
el conocimiento como una representación de este último tipo.
75
3. CASOS
3.1 JUSTIFICACIÓN
3.1.1 Firmas
El objetivo de esta investigación, no es la generación de una teoría sobre los
patrones de afectación en las Estructuras Organizacionales debido al uso de la
Tecnología de los Sistemas de Información en Tres Casos de Empresas
Colombianas; sino que se esperaba iniciar un banco de casos que a futuro
permita realizar una evaluación en perspectiva y así obtener una aproximación al
patrón de comportamiento. Como se describe en cada uno de los casos de
manera particular, se buscó que las empresas seleccionadas para esta primera
etapa de recolección en campo, correspondieran en todos los casos a líderes en
su área y que contaran con un prestigio y reconocimiento importantes en el
entorno en el cual se desarrollan, para que permitieran a posteriori realizar la
generalización de las conclusiones como objetivo final de una cadena de
investigaciones en esta misma línea. Bajo los anteriores parámetros, se procedió
76
a buscar las posibles firmas en las cuales se realizaría la investigación, llegando a
la selección de las que a continuación se enumeran:
Nombre: Prosis S.A.
Contacto: Helena Gutiérrez García
Cargo: Vicepresidente Ejecutivo
Descripción: Empresa líder en el área de los Sistemas de Información
Geográfica y catalogada conjuntamente con Procálculo como una
de las 20 mas grandes empresas del sector de servicios
informáticos
Nombre: Constructora Gómez y CIA S en C
Contacto: Pedro Gómez Guzmán
Cargo: Vicepresidente
Descripción: Empresa Constructora de vivienda y centros comerciales líder en el
sector durante mas de 30 años.
Nombre: Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos - UESP
Contacto: Luis Fernando Roa - Luis Felipe Usma
Cargo: Coordinador General - profesional Área de Planeación
Descripción: Entidad del Distrito Capital, dependiente de la alcaldía de manera
directa y encargada de realizar la supervisión de los contratos de
recolección de basuras para la ciudad.
77
Cada una de estas empresas se describe en detalle en los capítulos siguientes y
se soporta en los datos adjuntas en los diferentes anexos.
3.1.2 Procesos
3.1.2.1 Prosis S.A.: De acuerdo con el ejercicio de Planificación Estratégica que
ejecutó la firma y al cual se tuvo acceso, “La misión de Prosis S.A. es la
prestación de servicios en el área de Sistemas de Información Geográfica, así
como la comercialización de soluciones integrales asociados a esta tecnología, a
través de el soporte técnico a los usuarios, la capacitación de estos y el desarrollo
de soluciones utilizando la tecnología o software específico”65.
Como se puede observar, la capacitación, el soporte técnico y la venta de
software son los elementos rectores de las actividades de la Empresa, razón por
la cual se seleccionaron como los procesos a evaluar en Prosis S.A. bajo las
siguientes etiquetas:
• Venta de Software
• Capacitación Externa
• Servicio de Atención Técnica
65 Planeación Estratégica de Prosis S.A.
78
3.1.2.2 Constructora Gómez S.A.: Al revisar la publicación generada por la
Empresa para la celebración de los veinticinco años de fundada, se encuentra que
como “Empresa comercial, su fin básico ha sido el crecimiento de las actividades
a las que se dedica, mediante un manejo financiero que proporcione razonables
utilidades dentro de un estricto respeto a las normas y reglamentaciones de cada
actividad, con un claro enfoque de su responsabilidad social.
Las diversas empresas de construcción, hotelería y agroindustria han
complementado el fin de lucro con otros objetivos concretos de beneficio para la
comunidad a la que sirven, como son:
• La búsqueda de la excelencia y el ejemplo, a través de claras pautas de
calidad...66”
Como se observa de la declaración anterior, uno de los objetivos principales de la
Empresa, es el de propender por la Calidad, que tiene una de sus formas de
expresión, en la disminución del tiempo de ciclo en el producto entregado al
cliente.
En este sentido y bajo la perspectiva de que el negocio principal de la Empresa es
la construcción, se revisaron las actividades críticas en este proceso, encontrando
que el éxito de cualquiera de los proyectos desarrollados se obtiene por una
79
planificación consciente y cuidadosa que incorpora las etapas de presupuestación
y programación. Adicionalmente, dentro de la presupuestación, la etapa inicial de
generación de cantidades de obra, asegura unas reducciones en costos
importantes que redundan en el producto final que se entrega al Cliente.
Bajo la óptica de las anteriores discusiones, se decidió que las tareas críticas para
el negocio de la Constructora y por lo tanto los procesos objeto de estudio son:
• Preparación Presupuestos
• Programación de Actividades
• Generación Cantidades de Obra
3.1.2.3 Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos: La Unidad Ejecutiva de Servicio
Públicos - UESP, fue creada por decreto 782 de 1994 con el objeto de realizar o
coordinar las tareas de interventoría requeridas en los contratos con particulares
de recolección de basuras y administración de rellenos sanitarios de la ciudad de
Santa Fe de Bogotá, como resultado de la disolución de la Empresa Distrital de
Servicios Públicos - EDIS. En el mencionado decreto se hace una exhaustiva
descripción de todas las funciones que debe ejecutar la UESP para el logro de su
objetivo. En términos generales, y teniendo en cuenta adicionalmente al decreto
mencionado, el documento de diagnóstico y análisis del Sistema de Interventoría
66 Pedro Gómez y Cia S.A., Un mejor modo de vivir, 25 años,
80
del Servicio de Aseo - SISA, los procesos básicos que tiene la Unidad y por lo
tanto objeto de estudio en esta tesis son:
• Toma de Reclamos al Servicio de Recolección de basuras
• Seguimiento actividades de recolección de los concesionarios
• Seguimiento actividades de mantenimiento del parque automotor de los
concesionarios
3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS CASOS
En el Anexo D Formatos Observación , se podrán encontrar las descripciones
detalladas de cada una de las empresas y los casos específicos que se
observaron, además de mantener una clara metodología de recolección de datos
en campo, proveen una eficiente manera de presentación de los resultados
descriptivos de cada uno de los casos, adicionalmente, se encontrarán algunas
particularidades de cada una de las empresas en el mismo anexo.
En relación con la etapa de análisis y de inferencia asociada a la investigación y
evaluación de los resultados para la redacción de las conclusiones finales del
trabajo, se podrá observar el Anexo F Cuadros de Resultados, los cuales
resultaron de la sistematización de los datos recolectados según los parámetros y
estructuras definidos previamente en el proyecto de Tesis, así como una breve
81
descripción del proceso seguido para llegar a estos cuadros a partir de la
información recopilada en campo que se encuentra en el Anexo D Formatos
Observación y Anexo E Flujos de Información.
3.3 ANALISIS
3.3.1 Estrategia de Incorporación de la Tecnología
3.3.1.1 Prosis S.A.: De la descripción teórica sobre la tecnología, sus estrategias,
actividades y fuentes, se puede concluir sobre el caso de Prosis S.A., que
implantó para cada uno de los procesos analizados, una estrategia ofensiva,
desarrollada internamente a partir de ideas cuya fuente fue mixta; por un lado la
experiencia interna del grupo directivo y de los operadores de las actividades
evaluadas, así como de las ideas copiadas a partir del conocimiento del grupo
directivo de la empresa obtenido por la presencia en seminarios, talleres y
exposiciones tanto nacionales como internacionales.
Cabe recordar que Prosis S.A. es una empresa dedicada al desarrollo de
Sistemas de Información, por lo tanto la experiencia obtenida a través de los
múltiples desarrollos efectuados durante su operación cotidiana, le permite
enriquecer la solución implantada al interior de la empresa. El proceso de diseño,
82
desarrollo e implementación se efectúo en sus totalidad por personal interno de
Prosis S.A.
3.3.1.2 Pedro Gómez: Nuevamente y como en el caso anterior, se puede
observar que la constructora trabajó básicamente sobre una estrategia ofensiva
de desarrollo interna, en la que se explotó la experiencia del grupo de trabajo
operativo de la empresa, para realizar la sistematización y automatización de los
procesos descritos. Como se describe en los diferentes anexos asociados, se
puede observar que para la preparación de presupuestos, así como para la
programación de actividades y la generación de cantidades de obra, se trabajo
bajo el supuesto de que el procedimiento ejecutado al interior de cada una de las
áreas responsables estaba lo suficientemente depurado como para sistematizarlo
con la ayuda de programadores externos.
También es importante observar de los documentos anexos y las descripciones
analizadas, que la constructora buscó con la incorporación de la tecnología de los
sistemas de Información, un incremento en la productividad, mediante el
incremento de las unidades producidas por cada profesional involucrado en el
proceso, lo cual se ve refrendado por las observaciones descritas en los
indicadores de productividad explicados mas adelante.
83
Finalmente, se llama la atención sobre el hecho de que en el caso de la
constructora, el proceso de implementación e implantación se efectúo por parte de
un grupo mixto de empleados directos de la empresa y de consultores externos,
que colaboraron en las tareas de desarrollo inciales para posteriormente dejar el
trabajo de adecuaciones y refinamiento en manos del grupo interno.
3.3.1.3 Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos: A diferencia de los dos casos
previos en la Unidad Ejecutiva, el trabajo de implementación de las innovaciones,
o de los sistemas de Información, se realizó por parte de un grupo externo, en el
cual no se vio injerencia por parte del sistema operativo de la intuición. La razón
de esta decisión se fundamenta, como se describe en los documentos anexos, al
hecho de que el objeto de la empresa y su infraestructura interna no le permiten
realizar las labores asociadas a ese proceso.
De lo anterior se deduce que el proceso de incorporación resultó de una
incorporación totalmente externa de tecnología, para posteriormente ser adoptada
por el grupo operativo de la institución. Las ideas generales para realizar este
proceso resultaron de una inducción externa a partir de las evaluaciones internas
de debilidades y fortalezas de la institución, que los llevó a la búsqueda de
soluciones integrales a las deficiencias en el área de sistemas de información que
se detectaron en el mencionado estudio DOFA.
84
3.3.2 Resultado de la Incorporación de la Tecnología
Todos los resultados numéricos, se pueden observar en el Anexo F Cuadros de
Resultados con una breve descripción del proceso efectuado para obtener esta
información.
3.3.2.1 Estructura Organizacional: Al revisar los cuadros de resultados que se
adjuntan en el Anexo F Cuadros de Resultados, tenemos el siguiente
comportamiento:
Las estructuras organizacionales en los Tres Casos de Empresas Colombianas
observadas si se ven afectadas por el uso de la Tecnología de los Sistemas de
Información, sin seguir un patrón preestablecido teóricamente. Se debe tener en
cuenta que el tamaño de muestra observado solo permite definir el
comportamiento casuístico de las tres entidades investigadas y en ellas se puede
observar que no existe un patrón definido que permita decir como se comportará
una empresa una vez se incorpore la Tecnología de los Sistemas de Información
en los procesos claves del negocio.
La cantidad de empleados que son un elemento primordial de la estructura
organizacional se vio afectada por la incorporación de la tecnología. Para el caso,
se puede observar en la Gráfica 5 Cantidad de Empleados como el impacto en
85
esta variable fue mayor para el caso de Prosis que en el caso de la Constructora y
que en el caso de la Unidad, se tuvo un efecto intermedio, mas si se tiene en
cuenta que era la menor de las organizaciones evaluadas, desde la óptica de la
cantidad de personal contratado por la organización. Se podría llegar a pensar
que la Constructora no alcanzó los mismo niveles de afectación que Prosis debido
al tipo de trabajo que se efectúa. En Prosis se tiene una serie de actividades
intensivas en tecnología que logran disminuir de manera dramática la participación
del grupo humano básico y sin capacitación técnica, mientras que la Constructora
se dedica a labores fundamentalmente intensivas en mano de obra no calificada
que continua realizando sus tareas operativas independientemente de la
incorporación de elementos tecnológicos en los procesos de planificación que
fueron los evaluados en este estudio.
0
50
100
150
200
250
300
Prosis Pedro Gomez UESP
Empresa
Em
ple
ad
os Antes
Despues
Gráfica 5 Cantidad de Empleados67
67 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 11 Cantidad Empleados
86
Al revisar el Anexo E Flujos de Información, se puede observar como en el caso
de la Constructora Gómez, existió una reducción en número de personas
requeridas para efectuar los procesos de Preparación de Presupuestos,
Programación de Actividades y Generación de Cantidades de Obra, lo que implicó
los ahorros por proceso que se describen mas adelante. Para el caso de Prosis
S.A., se observa como se redujo la participación de los profesionales en el los
procesos de venta de software, capacitación externa y servicio de atención
técnica, con consecuencias similares a las descritas en la constructora.
Finalmente, al observar el caso de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, se
puede observar como el trabajo se descargó en el sistema de manera importante,
con lo cual hubo reducciones en el personal requerido para la ejecución de los
procesos de toma de reclamos, el seguimiento de actividades de recolección y las
de mantenimiento que repercutió en el cambio de la estructura organizacional de
la Unidad.
3.3.2.2 Toma de Decisiones: En el mismo anexo, se puede observar como se
llegó a la conclusión de que al incorporar la Tecnología de los Sistemas de
Información en los procesos, se presentaron disminuciones importantes en los
tiempos dedicados a cada una de las actividades que posteriormente mejorarán la
productividad de la Empresa, según se observa en los indicadores de
productividad descritos y detallados mas adelante.
87
También se puede observar en el Anexo D Formatos Observación y en el Anexo E
Flujos de Información, como el Sistema en cada uno de los casos, automatizó la
toma de decisiones que antiguamente se encontraban en cabeza del grupo
directivo pero que con la sistematización de las actividades se logró una
importante descentralización del proceso de toma de decisiones al interior de las
organizaciones y permitiendo de manera paralela la especialización del trabajo
entre los personajes que retomaron las actividades que el Sistema no estuvo en
capacidad de asumir.
Ahora, todas las observaciones anteriores, implican que el trabajo directivo al
interior de la organización se vio afectado por el uso de los Sistemas de
Información, entre otras tantas cosas, por el hecho de la reducción del personal
en la empresa, que implica un aplanamiento de las estructuras organizacionales,
así como la sistematización de muchos de los procesos que se manejaban por
parte del directivo en el proceso de la toma de decisiones, por ejemplo el caso
específico de Prosis S.A., con la negociación de las cotizaciones con el cliente, las
cuales correspondían de manera exclusiva al director de producto y con el sistema
se diseminó como función hacia los ingenieros de soporte que son los que
atienden de manera directa a los clientes y restringiendo la labor del Director a la
alimentación del Sistema para que esté en capacidad de resolver las posibles
dudas del ingeniero.
88
Adicionalmente, se puede observar como los sistemas de información disminuyen
la incertidumbre en la toma de decisiones, al revisar la información asociada a la
“sensación de impacto” que gráficamente se observa en la Gráfica 6 Afectación y
Efectividad que se tuvo por parte de los entrevistados al rededor del proyecto de
sistematización, se corrobora la anterior aseveración por los promedios de
calificación obtenidos.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
Prosis PedroGomez
UESP
Empresa
Cal
ific
ació
n
Efectividad Mínima
Efectividad
Efectividad Máxima
Afectación Mínima
Afectación
Afectación Máxima
Gráfica 6 Afectación y Efectividad
Al mirar cuidadosamente el comportamiento de esta variable, podemos observar
que el único caso en el que no se pudo detectar una efectividad fue para la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, lo cual se explica por el hecho de que el
89
Sistema SISA, objeto del estudio, no ha entrado en operación en su totalidad
sumado al hecho de que por tratarse de una empresa gubernamental que ha
tenido una serie importante de problemas políticos, no ha permitido aprovechar al
máximo las bondades que ofrece el sistema. De otro lado, vale la pena observar
que las dispersiones que se encontraron en la recolección de los datos, son
mínimas en relación con los valores que se pueden observar y que no afectan en
lo absoluto la conclusión genérica a la que se llega.
De acuerdo con los resultados nombrados se puede concluir que en los tres casos
observados, si se obtuvo una disminución en la incertidumbre en el proceso de
toma de decisiones, al evitar la incorporación de la subjetividad humana en la
evaluación de parámetros técnicamente cuantificables. Como es el caso
específico de la generación de cantidades de obra en la Constructora Gómez o el
caso de la recomendación de aplicación de multas a los concesionarios en la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos o la asignación de descuentos en las
ofertas económicas de Prosis S.A.
3.3.2.3 Productividad: Al revisar lo concerniente a la posición de la empresa
estudiada entre el sector económico en el cual se desempeña, se observa que
para los casos para los cuales es aplicable esta medida (Pedro Gómez y Prosis),
la situación después de incorporar Tecnología en la Empresa mejora en relación
con la situación previa que se presentaba, observando la facturación anual entre
90
1995 y 1996, según los ranking investigados en el proceso de recolección de la
información y que se consignaron en el Anexo D Formatos Observación y que se
puede observar de manera resumida y explícita en la Gráfica 7 Posición. Ahora,
el cambio de posición en el ranking escogido, no se realizó siguiendo algún patrón
específico asociado con el tiempo de duración del proyecto de sistematización o la
inversión efectuada o los ahorros obtenidos, por lo tanto no es posible definir una
regla general diferente a la de que si se produce una afectación.
0
5
10
15
20
25
Prosis Pedro Gomez UESP
Empresa
Po
sic
ión
Antes
Despues
Gráfica 7 Posición68
Otro factor que permite concluir en el sentido en el que se hace en esta
investigación, es el hecho de observar como mejora la facturación anual, aún
teniendo en cuenta los problemas macroeconómicos a los cuales se enfrentan las
empresas. Este comportamiento se puede observar en la Gráfica 8 Facturación
68 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 13 Posición
91
Anual que además muestra como el impacto en Pedro Gómez fue mayor que el
obtenido en Prosis S.A., De otro lado vale la pena recordar que la UESP al ser
una empresa gubernamental no tiene como objeto la generación de resultados
económicos, por lo tanto no tiene sentido aplicar este parámetro a esta empresa.
$-
$5.000
$10.000
$15.000
$20.000
$25.000
$30.000
$35.000
$40.000
$45.000
Prosis Pedro Gomez UESP
Empresa
Fac
tura
ció
n e
n M
illo
nes
de
Pes
os
Despues
Antes
Gráfica 8 Facturación Anual69
Al trabajar en un solo indicador las variables de empleados y de facturación, se
estaría observando un comportamiento asociado a la productividad de la empresa
definida como la facturación por número de empleados, encontrando que en los
casos en los que es observable, se mejoró sustancialmente entre el estado previo
69 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 12 Facturación Anual
92
a la incorporación de la tecnología y el estado posterior con resultados que se
pueden observar a continuación en la Gráfica 9 Indicador de Productividad.
$-
$50,00
$100,00
$150,00
$200,00
$250,00
Antes Despues
Periodo
Ing
res
o p
or
Em
ple
ad
o e
n m
illo
ne
s a
l añ
o
Prosis
Pedro Gomez
UESP
Gráfica 9 Indicador de Productividad70
Otra forma de observar si el proceso de incorporación de tecnología fue bueno, es
revisando el costo beneficio de haber efectuado el proceso. Para tal efecto se
observa la relación entre el beneficio obtenido medido como la diferencia en las
facturaciones efectuadas sobre el costo en el que se incurrió medido como la
inversión realizada para el montaje del proyecto. Los resultados son coherentes
con toda la disertación previa y es que se tienen buenos resultados con el uso de
la tecnología como elemento a incorporar en la organización. En el caso particular
que observamos en la Gráfica 10 Costo/Beneficio se observa que para Pedro
Gómez, este proceso fue muy beneficioso, sin obstar el hecho de que Prosis
70 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 17 Indicador de Productividad
93
también obtuvo relaciones interesantes para continuar implementado este tipo de
soluciones.
$-
$4.000.000
$8.000.000
$12.000.000
$16.000.000
$20.000.000
Prosis Pedro Gomez UESP
Empresa
Mil
es
de
Pe
so
s
Inversión
Beneficio
Gráfica 10 Costo/Beneficio71
Finalmente, los costos asociados a un ciclo productivo y el tiempo requerido para
llevarlo a cabo, en cualquiera de los casos observados tuvo mejoras significativas
que repercuten en un incremento de los beneficios para la empresa una vez
incorpora la tecnología de los Sistemas de Información en su estructura
organizacional. En el Gráfica 11 Costos de Ciclo por Proceso y por Empresa y en
71 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 10 Costo/Beneficio
94
la siguiente, se observa como para cualquiera de los procesos, hay una
disminución sustancial de la variable investigada.
0
50
100
150
200
250
Prosis Pedro Gomez UESP
Empresa
Mil
es
de
Pe
so
s
Proceso 1 Antes
Proceso 1 Despues
Proceso 2 Antes
Proceso 2 Despues
Proceso 3 Antes
Proceso 3 Despues
Gráfica 11 Costos de Ciclo por Proceso y por Empresa72
0
50
100
150
200
250
Prosis
Pedro G
Proceso 1
UESP
Prosis
Pedro G
Proceso 2
UESP
Prosis
Pedro G
Proceso 3
UESP
Empresa por Proceso
Du
rac
ión
en
Min
uto
s
Antes Tiempo Actividad
Despues Tiempo Actividad
Antes Tiempo Proceso
Despues Tiempo Proceso
Gráfica 12 Tiempos de Ciclo por Proceso y por Empresa73
El uso de la información impacta la productividad de la empresa, que es soportado
por la información generada a partir del indicador de productividad definido
72 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 16 Costo de Ciclo por Proceso y por Empresa
95
anteriormente y con base en la Tabla 6 Indicadores de proceso, la productividad
de la empresa medida a través de los indicadores descritos en la Tabla 5
Descripción Indicadores, antes y después del proceso, demuestra que si existe
diferencia estadísticamente significativa entre los dos valores, que permite concluir
que para los tres casos investigados, la incorporación de la tecnología de los
sistemas de información impactó de manera positiva a la empresa.
Indicador Descripción 1 miles de pesos invertidos por cada cargo suprimido
2 miles de pesos ganados por cada cargo suprimido
3 miles de pesos invertidos por cada minuto disminuido en el proceso
4 minutos invertidos por cada minuto disminuido en el proceso
5 miles de pesos invertidos por cada mil pesos disminuidos en el proceso
6 minutos invertidos por cada mil pesos disminuidos en el proceso
Tabla 5 Descripción Indicadores
Los indicadores planteados, permitirán a futuro realizar comparaciones entre
empresas al revisar los procesos de incorporación de tecnología de los Sistemas
de Información y de por si ya definen unos parámetros de comportamiento, como
por ejemplo la ineficiencia del sector gubernamental, representado por la UESP
para hacer disminuciones de personal con base en la incorporación de tecnología,
ya que el costo asociado a la eliminación de un cargo (indicador 1) es el mas alto
de los tres casos o corroborar el hecho ya nombrado de que la Constructora
obtuvo un beneficio mayor al incorporar la tecnología por un incremento mayor en
las ventas que repercutió en una mejora en el ingreso por empleado, como se
73 Los datos asociados a esta gráfica se pueden consultar en la Tabla 15 Tiempo de Ciclo por
96
describe en el indicador 2 y que soportan los indicadores 3 y 5 donde el costo en
el que se incurrió fue mejor amortizado por el tiempo de ciclo disminuido.
Prosis Pedro Gomez UESPIndicador 1 3.532$ 4.300$ 14.242$ Indicador 2 14.422$ 386.220$ N.A.Indicador 3 4.278$ 1.792$ 3.133$ Indicador 4 4.053,33 7.360,00 1.728,00 Indicador 5 2.265$ 1.132$ 2.238$ Indicador 6 0,22 0,48 0,13
Tabla 6 Indicadores de proceso
Ahora, al observar los indicadores 4 y 6, estarán dando una medida del ahorro
que se obtendrá por el número de ciclos que ejecute la empresa, así, entre mas
ciclos de producto efectúe la empresa, mejor será el comportamiento de este
indicador.
Proceso y Empresa
97
4. CONCLUSIONES
De acuerdo con los datos recopilados, sistematizados y analizados en el
desarrollo del proyecto de investigación y teniendo en cuenta las hipótesis de
investigación planteadas en el documento de proyecto74, se puede concluir en los
siguientes términos:
1. Las estructuras organizacionales en los Tres Casos de Empresas Colombianas
se ven afectadas por la incorporación de la Tecnología de los Sistemas de
Información, sin seguir un patrón preestablecido teóricamente.
2. El uso de la información impacta la productividad de la empresa
3. Los sistemas de Información disminuyen la incertidumbre en la toma de
decisiones.
Se consideró la Información-Conocimiento como el núcleo central de las
organizaciones en la nueva era postmodernista y su administración se asume bajo
el uso de la Tecnología de los Sistemas de Información, que posibilita todos los
elementos requeridos para la dirección y el control de la empresa. Por lo tanto, se
puede observar como la Tecnología de los Sistemas de Información afecta el
conjunto de la organización. Ahora bien, a partir de los estudios sobre el sector
74 CARDONA, Op. Cit., p 15
98
tecnológico adelantados por el Departamento Nacional de Planeación, “...la
tecnología se percibe como un instrumento para mejorar la posición competitiva
dentro del mercado en el que se desenvuelven (las empresas) y como un
instrumento para aumentar la rentabilidad de los procesos productivos...”75
Adicionalmente, a la consistencia de los resultados obtenidos en esta
investigación para el caso específico de la Tecnología de los Sistemas de
Información, con los resultados descritos por el DNP en su evaluación de la
tecnología en las empresas, se observan resultados similares en los impactos
descritos y que se pueden revisar en la siguiente gráfica.
Costos Unitarios
Productividad
Participación en el mercadoNacional
Exportaciones
Participación de innovacionessobre ventas
Participación de innovacionessobre exportaciones
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Porcentaje
Costos Unitarios
Productividad
Participación en el mercadoNacional
Exportaciones
Participación de innovacionessobre ventas
Participación de innovacionessobre exportaciones
Ite
m d
e d
es
em
pe
ño
Negativo %
Positivo %
Gráfica 13 Impacto del Desarrollo Tecnológico76
Cuyos datos básicos son los siguientes:
75 DNP, Op. Cit.,p 23 76 Ibid, p 51
99
Positivo % Negativo %Costos Unitarios 48,6 22,3Productividad 71,2 9,8Participación en el mercado Nacional 47,7 13,7Exportaciones 23,5 5,6Participación de innovaciones sobre ventas
42,6 2,7
Participación de innovaciones sobre exportaciones
13,1 1,5
Tabla 7 Impacto del Desarrollo Tecnológico77
Desde una óptica teórica, en complemento a las conclusiones propias del proceso
de investigación y con base en las observaciones planteadas por el estudio
referenciado de Planeación Nacional en lo tocante a la tecnología, es relevante
concluir, que la tecnología incorporada en los tres casos evaluados en esta
investigación, responde a la necesidad de las empresas de encajar su estructura
dentro de las nuevas tendencias de la sociedad postmodernista en la que el uso
de la información es el insumo básico del proceso productivo y generador de la
ventaja competitiva sostenible que cada organización debe buscar.
También se puede concluir a partir del marco teórico organizacional desarrollado,
el hecho de que la incorporación de tecnología dentro de la empresa; en especial
la de los Sistemas de Información, implica para las organizaciones, enfrentar una
serie de cambios importantes que deben ser administrados por los directivos de la
empresa para poder aprovecharlos en el logro de la ventaja competitiva sostenible
que le puede proveer el nuevo ambiente tecnológico. Otro elemento que se debe
rescatar del marco teórico, es la importancia que tiene la tecnología en los
100
procesos de cambio que enfrenta la empresa y que la obligan a acomodarse al
nuevo entorno, mas si se tiene en cuenta que el fundamento de la nueva empresa
se encuentra en los datos y por lo tanto los Sistemas de Información como
herramientas de administración de este insumo se convierten en uno de los ejes
principales para el funcionamiento y el futuro de la empresa.
Vale la pena resaltar un elemento que subyace a todo el desarrollo del documento
y aunque no es trabajado de manera explícita, es el hilo conductor de toda la
investigación. Corresponde al concepto de cambio, definido para la tecnología, la
organización, los procesos y aún el mismo cambio. El ambiente actual se
caracteriza por un continuo cambio que implica cosas como el hecho de que las
realidades actuales no necesariamente serán válidas mañana y por lo tanto crean
una necesidad manifiesta de los gerentes para aceptarlo e incorporarlo eficaz y
eficientemente en la empresa.
77 Ibid, p 50
101
Anexo A Bibliografía
1. --------------, Constitución Política de Colombia, Panamericana Editorial, Novena
Edición, 1997, 283 pp
2. ANDER-EGG, Ezequiel, Introducción a las técnicas de Investigación, Ed.
Humanitas, Segunda Ed., Buenos Aires, 1971, 335 pp
3. ANDREU, R. y Otros, Estrategia y Sistemas de Información, McGraw Hill,
Madrid España, 1996, 183 pp
4. BELL, Daniel, Advenimiento de la Sociedad Post Industrial, Editorial McGraw
Hill, 1992, México, 215 pp.
5. CALLINICOS, Alex, Contra el Postmodernismo: una crítica Marxista, El Ancora
Editores, 1993, Bogotá.
6. CARDONA, Diego Fernando, Ensayo Final, Taller de Investigación I, La
Información y la Administración, Santa Fe de Bogotá D.C., 1996, 8 pp.
7. CARDONA, Diego Fernando, Proyecto de Tesis para Optar el Título de
Magister en Administración de Empresas, Santa Fe de Bogotá D.C., 1997, 96
pp.
102
8. CARDONA, Irma Cristina, Apuntes Taller de Investigación 1, Motivación e
Inducción a la Investigación, Universidad Externado de Colombia, Facultad de
Administración de Empresas, Maestría en Administración de Empresas, Santa
Fe de Bogotá D.C., 1996.
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INC., Toronto, 1987, 145 pp
10.COELHO, Antero, Planificación Estratégica Computarizada, OPS/OMS, Santa
Fe de Bogotá D.C., Colombia, 1995, 99 pp
11.Departamento Nacional de Planeación, Panorama de la Innovación
Tecnológica en Colombia, Gráficas de la Sabana Ltda, Bogotá, 1998, 72 pp
12.EIGLIER, P. & LANGEARD, E., Servucción, El Marketing de Servicios,
McGraw Hill, Madrid, primera edición, 1989, 220 pp.
13.GALL, John, Systemantics, 1977, Times Book Co, New York
14.GATES, Bill, Camino al Futuro, Ed McGraw Hill, Segunda Ed., Santa Fe de
Bogotá, 1997, 322 pp
15.GÓMEZ, Pedro, Pedro Gómez y Cia S.A., 25 años, Un mejor Modo de Vivir,
Bogotá, Interlinea Editores, 1993, 155 pp
16.GOODSTEIN, L & Otros, Planeación Estratégica Aplicada, Ed. McGraw Hill,
Primera Ed., Santa Fe de Bogotá, 1998, 442 pp.
17.HIX, Harvey L. El Duelo Post Moderno, Gaceta Revista Nacional de la Cultura
No. 2 (1994, Junio) Pag 4 a 11
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Documentación: Presentación de Tesis, Trabajo de Grado y otros Trabajos de
Investigación (Cuarta Actualización), ICONTEC, 1996, 38 pp, (NTC 1486)
19.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN ,
Documentación: Guía para la Numeración de Divisiones y Subdivisiones en
Documentos Escritos (Segunda Actualización), ICONTEC, 1996, 5 pp, (NTC
1075)
20.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN ,
Documentación: Citas y Notas de Pie de Página (Segunda Actualización),
ICONTEC, 1996, 8 pp, (NTC 1487)
21.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN ,
Documentación: Referencias Bibliográficas para Libros, Folletos e Informes
(Segunda Actualización), ICONTEC, 1996, 16 pp, (NTC 1160)
22.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN ,
Documentación: Referencias Bibliográficas para Publicaciones Seriadas
(Segunda Actualización), ICONTEC, 1996, 23 pp, (NTC 1308)
23.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN ,
Documentación: Referencias Bibliográficas para Normas (Segunda
Actualización), ICONTEC, 1996, 7 pp, (NTC 1307)
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Aires, 1985, 125 pp
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28.LLANO, Carlos, El Postmodernismo en la Empresa, Editorial McGraw Hill /
IPADE, Primera Edición, 1994, México, 183 pp.
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Información Ejecutivos para la Alta Dirección, Editorial Marcombo, Barcelona
España, 1994, 176 pp
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de Colombia, Facultad de Administración de Empresas, Santa Fe de Bogotá
D.C., Abril de 1996
31.MBA, Folleto de presentación Maestría en Administración de Empresas, 1995
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Wadswrth Internacional Iberoamerica, Belmont - California, 1982, 626 pp.
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en Colombia, DNP, Bogotá, 1996, P 45
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Organización Cambiante, Primera Edición, Barcelona, Ed. Granica, 1994, pag.
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transformación de las personas y las empresas, Ed. Prentice Hall, Méjico, 1997,
262 pp
36.PAZOS, Eduardo, Mensajes al Desnudo, Editorial Lerner, Primera Edición,
1994, Santa Fe de Bogotá D.C., 227 pp.
37.PÉREZ, Carlota, Cambio técnico, reestructuración competitiva y reforma
institucional en los países en vías de desarrollo, Revista trimestre económico,
enero - marzo 1992.
38.QUINN, Mills, Rebirth of the Corporation, John Wiley & Son, New York, 1991,
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Economista, Apuntes del CENES, Volumen 13 No. 21, 1994
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Medellín, Librería Jurídica, 1995, 154 pp
42.Semanario de Economía y Negocios, Portafolio, El Tiempo, “Un Mercado
que Levanta Vuelo”, 31 de marzo - 6 de abril de 1997, pag 7
43.TAMAYO, Mario, El Proceso de la Investigación Científica, Segunda Ed.,
Editorial Limusa, 1992, Méjico, 190 pp
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Mc Graw Hill, Santa Fe de Bogotá D.C., Primera Ed, 1995, pag 129
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45.TAPSCOTT, Don, La Economía Digital, Las Nuevas Oportunidades y peligros
en un Mundo Empresarial y Personal Interconectado en Red, McGraw Hill,
Santa Fe de Bogotá, primera edición, 1997, 324 pp
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Investigación, Ed Paidos, Barcelona, 1996, Primera Ed. 343 pp
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Postgrado, Facultad de Administración de Empresas, agosto de 1996, Bogotá,
7 pp.
48.Universidad Externado de Colombia, Reglamento Orgánico Interno,
Departamento de Publicaciones de la Universidad Externado de Colombia,
enero de 1995, Bogotá, 59 pp.
49.URIZA, Consuelo, Construcción y Evaluación de un Modelo para Identificar
Sistemas de Información para el Apoyo en la Toma de Decisiones, Tesis de
Grado, Facultad de Ingeniería Departamento de Sistemas, Universidad de los
Andes, 1996
50.VALDEZ, Magin, La Gerencia Efectiva, Editorial Planeta, Segunda Edición,
1992, Caracas, 172 pp.
51.VELEZ, Rodrigo, Trabajo de Investigación de Grado, Taller No. 3: El Proyecto,
Universidad Externado de Colombia, Facultad de Administración de Empresas,
Maestría en Administración de Empresas, Santa Fe de Bogotá D.C., 1997.
107
Anexo B Entrevistas
• Rodolfo Uribe Uribe, Consultor Nacional e Internacional en el área de
Sistemas de Información, Ex Director General del DANE, Ex Subsecretario de
Informática de Presidencia de la República. Tel. 615.9363.
• Alberto García, Director del Centro de Investigaciones de la Facultad de
Ingeniería de la Universidad de los Andes - CIFI., tel 286.9211
• Pedro Gómez Guzmán, Vicepresidente de Pedro Gómez y CIA S.A.. Tel
2130.100
• Camilo Cruz Moreno, Gerente de Construcciones Pedro Gómez y CIA S.A., tel
213.0209
• Alberto Marquez, Director de Planeación Pedro Gómez y CIA S.A., tel
213.0100
• Angélica González, Directora Área de Sistemas Pedro Gómez y CIA S.A., tel
213.0100
• Benedicto Salamanca, Analista programador área de Sistemas Pedro Gómez
y CIA S.A., tel 213.0100
108
• Luis Fernando Roa, Coordinador General Unidad Ejecutiva de Servicios
Públicos - UESP, Tel 268.3431
• Luis Felipe Usma, Responsable técnico del Proyecto del Sistema de
Interventoría del Servicio de Aseo - SISA, Unidad Ejecutiva de Servicios
Públicos - UESP, tel 268.3431
• Jorge Diaz, Interventor Contrato Interadministrativo 034/96 suscrito entre la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos - UESP y el SISE, tel 268.0023
• Helena Gutiérrez García, Vicepresidente Ejecutiva Prosis S.A., Tel. 635.7240
• Rodolfo Hoyos, Gerente Comercial Prosis S.A., tel 635.7272
• Beatriz Añez, Gerente Financiero Prosis S.A., tel 635.7272
• Erika Cetina, Directora de Planeación Prosis S.A., tel 635.7272
• Marcelo Escallón, Analista Programador Sistema Zoom Prosis S.A., tel.
635.7350
109
Anexo C Direcciones Internet
• http://www.colciencias.gov.co
• http://www.uniandes.edu.co
• http://www.esri.com
• http://www.microsoft.com
• http://www.opengis.org
• http://www.mcgraw-hill.com
• http://www.mtnlake.com
• http://www.actnet.com
110
Anexo D Formatos Observación
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
Anexo E Flujos de Información
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
Anexo F Cuadros de Resultados
En el proyecto presentado, se planteó la sistematización de los datos a través de
una estructura que manejaba 232 variables, en su mayoría alfanuméricas y que
describían los diferentes elementos asociados a la investigación.
Al enfrentar el proceso de incorporación de esta información, se encontró que los
datos alfanuméricos que se incorporarán a una base de datos no proveían
elementos relevantes a la caracterización de los casos adicionales a los
entregados por la descripción que aportaban como elementos conformantes de
los protocolos y los formularios de recolección y que solamente aquellos datos
numéricos si permiten la generación de relaciones entre los diferentes elementos
del proceso.
Adicionalmente, se encontró que los datos alfanuméricos que se estaban
recolectando, entregaban una imagen sobre lo que ocurría en cada uno de los
casos que era mas eficiente manejar desde una óptica de análisis social
cualitativo y no cuantitativo. De otro lado, los datos alfanuméricos asociados a la
184
investigación se encontraban sistematizados en la transcripción magnética de los
protocolos, los formatos de recolección y los flujos de procesos para cada uno de
los casos. Los formatos y los protocolos se encuentran en formato de WORD que
para el caso se dejó en versión 6.0 sobre Windows 3.11 y lo correspondiente a los
flujos se encuentra en formato POWER POINT que para el caso se dejó en
versión 4.0 sobre Windows 3.11; lo anterior con el objeto de que no hubiese
problemas de incompatibilidad de lectura para aquellos interesados en revisar los
mismos.
Teniendo en cuenta los anteriores argumentos, se decidió no trabajar con la
información alfanumérica desde el punto de vista de sus sistematización en una
base única y se incorporaron solamente aquellas variables numéricas que
permiten realizar algún tipo de inferencia en relación con el caso estudiado.
La base de datos se entrega en formato para DBASE IV sobre Windows 3.11,
bajo la misma filosofía de los formatos de los demás archivos y la estructura de
datos corresponde a la que se describe en la Tabla 8 Estructura Base de Datos
185
Nombre Descripción Tipo
COD Consecutivo de Identificación del registro Entero 3 EMPRESA Nombre de la Empresa evaluada Carácter 40 POS1 Posición de la Empresa para el primer ranking específico Entero 3 TOT1 Cantidad de posiciones para el primer ranking Entero 3 POS Posición de la Empresa para el segundo ranking específico Entero 3 TOT2 Cantidad de posiciones para el segundo ranking Entero 3 POS3 Posición de la Empresa para el tercer ranking específico Entero 3 TOT3 Cantidad de posiciones para el tercer ranking Entero 3 POS4 Posición
de la Empresa para el cuarto ranking específico Entero 3
TOT4 Cantidad de posiciones para el cuarto ranking Entero 3 CRE_EMP_1 Crecimiento de la empresa bajo la primera variable Real 3:2 CRE_SECT_1 Crecimiento del sector bajo la primera variable Real 3:2 CRE_EMP_2 Crecimiento de la empresa bajo la segunda variable Real 3:2 CRE_SECT_2 Crecimiento del sector bajo la segunda variable Real 3:2 CRE_EMP_3 Crecimiento de la empresa bajo la tercera variable Real 3:2 CRE_SECT_3 Crecimiento del sector bajo la tercera variable Real 3:2 ANAL Duración en meses de la etapa de análisis Entero 3 DISE Duración en meses de la etapa de diseño Entero 3 IMPL Duración en meses de la etapa de implementación Entero 3 OPER Duración en meses de la etapa de Operación Entero 3 INVER Inversión total en el proyecto en miles de pesos Entero 6 N_EFEC Datos tomados de efectividad Entero 3 M_EFEC Media de la efectividad Real 3:2 D_EFEC Desviación de la efectividad Real 3:2 N_AFEC Datos tomados de afectación Entero 3 M_AFEC Media de la afectación Real 3:2 D_AFEC Desviación de la afectación Real 3:2 FACT_A Facturación en millones de pesos antes del montaje del Sistema Entero 6 EMP_A Cantidad de Empleados antes del montaje del Sistema Entero 3 FACT_D Facturación en millones de pesos después del montaje del Sistema Entero 6 EMP_D Cantidad de Empleados después del montaje del Sistema Entero 3 T_ACT_A_1 Tiempo de actividad en minutos antes del sistema para el primer
proceso Entero 6
T_PRO_A_1 Tiempo de proceso en minutos antes del sistema para el primer proceso
Entero 6
COS_A_1 Costo del primer proceso en miles de pesos antes del sistema Entero 6 T_ACT_D_1 Tiempo de actividad en minutos después del sistema para el primer
proceso Entero 6
T_PRO_D_1 Tiempo de proceso en minutos después del sistema para el primer proceso
Entero 6
COS_D_1 Costo del primer proceso en miles de pesos después del sistema Entero 6 T_ACT_A_2 Tiempo de actividad en minutos antes del sistema para el segundo
proceso Entero 6
186
T_PRO_A_2 Tiempo de proceso en minutos antes del sistema para el segundo proceso
Entero 6
COS_A_2 Costo del segundo proceso en miles de pesos antes del sistema Entero 6 T_ACT_D_2 Tiempo de actividad en minutos después del sistema para el segundo
proceso Entero 6
T_PRO_D_2 Tiempo de proceso en minutos después del sistema para el segundo proceso
Entero 6
COS_D_2 Costo del segundo proceso en miles de pesos después del sistema Entero 6 T_ACT_A_3 Tiempo de actividad en minutos antes del sistema para el tercero
proceso Entero 6
T_PRO_A_3 Tiempo de proceso en minutos antes del sistema para el tercero proceso
Entero 6
COS_A_3 Costo del tercero proceso en miles de pesos antes del sistema Entero 6 T_ACT_D_3 Tiempo de actividad en minutos después del sistema para el tercero
proceso Entero 6
T_PRO_D_3 Tiempo de proceso en minutos después del sistema para el tercero proceso
Entero 6
COS_D_3 Costo del tercero proceso en miles de pesos después del sistema Entero 6
Tabla 8 Estructura Base de Datos
Un beneficio adicional que se obtiene al sistematizar sobre una única base de
datos la parte numérica, es el hecho de la reducción en el número de variables
que se van a trabajar al pasar de 232 variables por registro a 62, obteniendo un
ahorro en espacio en disco de aproximadamente un 73 por ciento.
Los datos sistematizados se pueden observar en la Tabla 9 Datos
187
Tabla 9 Datos
188
Para el cálculo del Costo/Beneficio de la inversión efectuada por cada una de las
empresas, se revisó el valor de la inversión, extraído de la Tabla 9 Datos, del
campo INVER y se hizo la relación con el beneficio, extraído de la misma tabla
como la diferencia entre las facturaciones antes y después de incorporar el
Sistema de Información en el proceso productivo de la empresa, valores que se
encuentran bajo las variables FACT_A y FACT_D respectivamente. Estos datos
se tomaron de la información conseguida a través de las entrevistas y la
observación directa y que quedaron consignadas en el material adjunto en el
Anexo D Formatos Observación. La tercera columna de esta tabla y que es la
presentada en la Gráfica 10 Costo/Beneficio corresponde al cociente entre el
beneficio y la inversión. Para el caso de la Unidad Ejecutiva de Servicios
Públicos, esta variable no se puede encontrar, teniendo en cuenta que al tratarse
de una empresa de Servicios Públicos Distrital, no puede facturar para medir el
beneficio obtenido por la incorporación del sistema.
Empresa Inversión Beneficio RelaciónProsis 385.000$ 1.572.000$ 4,08Pedro Gomez 215.000$ 19.311.000$ 89,82UESP 470.000$ N.A. N.A.
Tabla 10 Costo/Beneficio
Para el cálculo de la cantidad de empleados, se tomó de la Tabla 9 Datos, las
variables de número de empleados antes y después de la incorporación del
Sistema de Información al proceso productivo de la empresa, las cuales se
189
encuentran bajo las variables EMP_A y EMP_D respectivamente. Estas variables
se alimentaron de la información recolectada en las entrevistas y que quedaron
explícitas en el Anexo D Formatos Observación.
EMPRESA Antes DespuesProsis 268 159Pedro Gomez 235 185UESP 45 12
Tabla 11 Cantidad Empleados
Para el cálculo de la Facturación Anual, se tomó de la Tabla 9 Datos, las variables
de facturación en millones de pesos antes y después del montaje del Sistema en
el proceso productivo de la empresa, las cuales se encuentran bajo las variables
FACT_A y FACT_D respectivamente, las cuales se alimentaron de la información
observada y levantada a través de las entrevistas y que quedó consignada en los
formatos adjuntos en el Anexo D Formatos Observación. Como se puede
observar, los valores de facturación no son aplicables para la Unidad Ejecutiva de
Servicios Públicos, por su naturaleza jurídica que no le permite facturar por los
servicios prestados.
EMPRESA Antes DespuesProsis 9.150$ 10.722$ Pedro Gomez 23.472$ 42.783$ UESP N.A. N.A.
Tabla 12 Facturación Anual
190
Para la variable de Posición, se tuvo en cuenta la información recolectada en
relación con la ubicación de la empresa en el sector empresarial en el que se
desenvuelve a partir de la medición de facturación anual. En este sentido y
teniendo en cuenta que existieron varias fuentes de datos para esta ubicación, se
tomó como representativa la información proveniente de la revista Poder y Dinero,
que adicionalmente permitió manejar el histórico de dos años, comprendidos
antes y después de la incorporación del Sistema en el proceso productivo de la
empresa. Por esta razón, se optó por el nombre de Posición Poder y Dinero como
especificación de la variable y de su fuente. Los datos básicos de esta variable se
encuentra en la Tabla 9 Datos bajo las variables POS1 Y POS 2, y fueron
transcritas a partir de los documentos adjuntos en el Anexo D Formatos
Observación.
EMPRESA Despues AntesProsis 22 25Pedro Gomez 4 5UESP N.A. N.A.
Tabla 13 Posición
En relación con la efectividad y afectación que tuvo la incorporación del Sistema
en el Proceso Productivo de las empresas, se trabajó bajo la suposición de que la
Sensación de la Efectividad78 representa el sentir de los entrevistados respecto al
efecto del proyecto y que la Sensación de Afectación representa el sentir de los
191
entrevistados respecto del efecto del proyecto en la estructura organizacional.
Los datos básicos se encuentran en la Tabla 9 Datos, bajo las variables M_EFEC
y M_AFEC, los datos de efectividad y afectación máxima, corresponde a un rango
al rededor de la media de los datos observados de una desviación estándar que
estadísticamente incorpora, para una distribución normal estándar casi el 70% de
los datos. El valor de la desviación estándar se encuentra en la misma tabla bajo
las variables D_EFEC y D_AFEC. Toda la información se extractó de los
documentos adjuntos en el Anexo D Formatos Observación.
EMPRESAEfectividad
MínimaEfectividad
Efectividad Máxima
Afectación Mínima
AfectaciónAfectación
MáximaProsis 3,45 3,62 3,79 3,52 4,17 4,82Pedro Gomez 3,06 3,27 3,48 3,53 3,87 4,21UESP 3,57 3,81 4,05 1,54 1,71 1,88
Tabla 14 Afectación y Efectividad
Para el cálculo de los tiempos de actividad y de proceso antes y después de la
incorporación del Sistema en los Procesos Productivos, se trabajo sobre la
información básica adjunta en el Anexo E Flujos de Información, los cuales
contienen los tiempos requeridos para cada una de las actividades del proceso
descrito y que posteriormente se resumen en la Tabla 9 Datos bajo las variables
T_ACT_A_n, T_ACT_D_n, T_PRO_A_n Y T_PRO_D_n, donde n varía entre 1 y 3
para tomar todos los datos de los procesos evaluados.
78 Se están alcanzando los Objetivos propuestos? VS la eficiencia como la inversión en costos y tiempo para realizar lo programado
192
Antes Despues
EmpresaTiempo
ActividadTiempo Proceso
Tiempo Actividad
Tiempo Proceso
Prosis 100 50 80 30Proceso 1 Pedro G 120 60 85 35
UESP 140 70 90 40Prosis 115 65 95 45
Proceso 2 Pedro G 135 75 100 50UESP 155 85 105 55Prosis 175 105 125 75
Proceso 3 Pedro G 195 125 145 95UESP 215 145 165 115
Tabla 15 Tiempo de Ciclo por Proceso y Empresa
De manera similar a la anterior tabla, cada uno de los procesos tiene un costo que
se calcula con base en las dedicaciones de recursos para cada una de las
actividades y que se puede observar en el Anexo E Flujos de Información y que
posteriormente se resumieron en la Tabla 9 Datos, bajo las variables COS_A_n y
COS_D_n, con n variando entre 1 y 3 para cubrir todos los procesos evaluados
por empresa.
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3
Empresa Antes Despues Antes Despues Antes Despues
Prosis 100 50 115 65 175 105Pedro Gomez 120 60 135 75 195 125UESP 140 70 155 85 215 145
Tabla 16 Costo de Ciclo por Proceso y por Empresa
Entre las diferentes medidas de productividad que se observaron durante el
proceso de investigación, se tiene el de la facturación anual por empleado antes y
después de la incorporación del Sistema en el Proceso Productivo de la Empresa.
Para el cálculo de este indicador, se realizó la división del valor de facturación
193
antes y el número de empleados antes que se encuentran descritos en la Tabla 9
Datos, bajo las variables, FACT_A y EMP_A y lo mismo se hizo para las variables
después de incorporar el Sistema, que se encuentran en la misma tabla bajo las
variables FACT_D y EMP_D. Los datos básicos para estas variables se
recolectaron con base en las entrevistas y en las observaciones efectuadas y que
se encuentran adjuntas en el Anexo D Formatos Observación.
Antes DespuesProsis 34,14$ 67,43$ Pedro Gomez 99,88$ 231,26$ UESP N.A. N.A.
Tabla 17 Indicador de Productividad
194
Anexo G Soporte Magnético