Los Procesos en la Gerencia de ProyectosEl hombre no es otra cosa que su proyecto y slo existe en la medida que lo realiza. - Jean Paul SartreSiguiendo con el tema de la Gerencia de Proyectos, un tpico importante son los procesos relativos a la Gerencia de proyectos:

3.1- Grupo de procesos de la gerencia de proyectosProcesoSerie de acciones interrelacionadas que se llevan a cabo con el fin de obtener un resultado.

Procesos orientados por el productoSe refieren a la especificacin y creacin del producto del proyecto. Se definen tpicamente por el ciclo de vida del proyecto.

Procesos gerenciales de proyectoDescriben y organizan el trabajo del proyecto

3.1.1- Proceso integral del proyecto

3.1.2- Procesos de gerencia de proyectos- Iniciar.- Planificar.- Ejecutar.- Monitorear y controlar.- Cerrar el proyecto.

La gerencia de proyectos es un esfuerzo integrador.3.1.3- Procesos orientados al producto:- Especificar producto.- Crear el producto establecido.

Los resultados especficos: estn definidos por los objetivos, que deben alcanzarse basados en:

3.1.4- Ciclo PDCAA travs del ciclo Planificar-Hacer-Chequear-Corregir o PDCA (de sus siglas en ingls: Plan-Do-Check-Act), es el ciclo mediante el cual se desarrolla en proyecto. En primer lugar, se realiza una planificacin de todos los puntos concernientes al proyecto (Plan). El segundo punto, est referido a la ejecucin del proyecto segn lo planificado (Do). Para despus pasar al chequeo permanente durante la ejecucin, mediante un monitoreo constante (Check) y por ltimo, se corrige aquellos procedimientos que estn fuera de los planificado (Act). Este ciclo es el que se aplica constantemente en la ejecucin del proyecto, siendo un ciclo totalmente proactivo, que permite mantenerse dentro de los estndares establecidos.

3.1.5- Proceso de iniciacinPalacios (2007), especifica los procesos de iniciacin de la siguiente forma: Se concentran al inicio del proyecto, crendose la energa necesaria para poner en marcha la inercia de la maquinaria humana. (p.59).

El PMI (2008), define: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase. (p.41).

Caractersticas:- Procesos que facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo que pueden realizarse fuera del mbito de control del proyecto.- Se reconoce formalmente la existencia del proyecto.- Antes de comenzar:

Se documentan las necesidades o requisitos de negocio de la organizacin y la viabilidad del proyecto, evaluando alternativas desde distintos ngulos: econmico, tecnolgico, organizacional. Se establecen descripciones claras de los objetivos del proyecto, incluidas las razones por las cuales un proyecto especfico es la mejor solucin alternativa para satisfacer los requisitos. La documentacin de esta decisin tambin contiene una descripcin bsica del alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico de los recursos para el anlisis de inversin de la organizacin. Determinar las necesidades y requerimientos del negocio. Definir posibles alternativas de solucin. Realizar el estudio de factibilidad. Seleccionar la alternativa ms ventajosa. Justificar su seleccin.

- Durante el proceso de iniciacin:

Se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta a invertir. Si an no hubiera sido designado, se elegir al director del proyecto. Tambin se documentarn las restricciones y asunciones inciales. Una vez aprobado, el proyecto queda oficialmente autorizado. Describir claramente los objetivos especficos del proyecto. Preparar el Proyecto Bsico, el Acta de inicio del proyecto (Project Charter o Acta Constitutiva). Preparar una descripcin preliminar del alcance, los entregables, la duracin, los recursos. Obtener la aprobacin del Acta de inicio (Project Charter) y el financiamiento.

3.1.6- Proceso de planificacinPara Chamoun (2002), lo denomina planeacin y lo define cmo: Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo (sic) cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo el proyecto (p.31).

La definicin del PMI (2008), es la siguiente: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto. (p.41).

Pero antes de iniciar el proceso de planificacin, es perentorio realizar un anlisis previo que facilitar el desarrollo de dichos procesos:

- Seleccionar alternativas. Esto facilita en la concentracin de los futuros recursos en opciones que sean factibles y que produzcan los resultados esperados.- Establecer plan de proyecto. Esta accin permitir esbozar de manera inicial las primeras aproximaciones al plan definitivo de la gestin del proyecto.- Establecer consecuencias. Facilitar la aplicacin de la gestin de riesgos.- Formular soluciones. Permitir visualizar los componentes del proyecto y las respuestas que llevaron la elaboracin del mismo. - Formular objetivos. Os objetivos sern los patrones que permitirn encaminar las acciones para la consecucin de los objetivos planteados.

Caractersticas:- El proceso de planificacin desarrolla el plan de gerencia del proyecto, identifica, define y madura el alcance del proyecto, los costos y la programacin de las actividades necesarias, mediante un proceso continuo e iterativo.- El equipo del proyecto debe crear un ambiente en el cual los interesados puedan contribuir con sus habilidades y conocimientos en forma apropiada.- Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones al plan.- Procesos:

Planificacin y definicin del alcance. Definicin de actividades, secuencia, duracin y programacin. Planificacin de recursos, estimacin de costos y elaboracin del presupuesto. Planificacin de la calidad. Planificacin organizacional y adquisicin del equipo de proyecto. Planificacin de las comunicaciones. Planificacin de procura y planificacin de solicitudes. Identificacin y cuantificacin de riesgos, desarrollo de respuestas. Desarrollo del Plan del Proyecto.

3.1.7- Proceso de ejecucinPalacios (2007), apela a estructuras ms sencillas para definir los procesos de ejecucin: Corresponden al grueso del proyecto, aplicndose herramientas y tcnicas para hacer realidad las actividades planificadas. (p 59).

El PMI (2008), da constancia en el concepto de los procesos de ejecucin de la siguiente manera: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. (p.42).

Caracersticas- Coordinacin de personas y recursos para llevar a cabo el plan del proyecto.- El grupo de procesos de ejecucin consiste en los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gerencia del proyecto, para cumplir los requerimientos del mismo.- Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las actividades del proyecto.- Procesos:

Ejecucin del plan del proyecto. Solicitud y seleccin de fuentes (procura). Administracin de contratos (procura). Desarrollo de equipos. Distribucin de la informacin. Verificacin del alcance.

3.1.8- Proceso de controlFabregas (2005), dice que: Un continuo control contra el plan es la nica va que el gerente dispone para saber dnde est el proyecto y hacia dnde va. (p.15).

Para el PMI (2008), se encuentran definidos los procesos de seguimiento y control de manera ms amplia: Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. (p.42).

Caractersticas- Asegurar que los objetivos del proyecto se consigan a travs del seguimiento y medicin del progreso y la realizacin de acciones correctivas cuando sea necesario.- Se basa en los procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto para identificar problemas oportunamente a fin de tomar medidas correctivas cuando sea necesario.- Adems, estos procesos son para controlar la ejecucin del proyecto.- Tambin incluye controlar los cambios.- Otra finalidad es la de recomendar acciones preventivas como anticipacin de posibles problemas.- Procesos:

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Control integrado de cambios. Verificacin del alcance. Control del alcance. Control del cronograma. Controlar costos. Realizar control de calidad. Gerenciar al equipo del proyecto. Informar el rendimiento. Gestionar a los involucrados (stakeholders). Monitoreo y control de riesgos. Administracin del contrato.

Proceso de CierreEs definido por Chamoun (2002) de esta manera: Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as como el desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros. (p.31).

La explicacin dada por el PMI (2008) para los procesos de cierre es la siguiente: Aquellos procesos para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. (p.42).

Caractersticas- Formalizar la aceptacin del proyecto y concluirlo de manera ordenada.- Cierre de contratos.- Cierre administrativo.- Realizacin de la documentacin y de las lecciones aprendidas.- Incluye los procesos usados para terminar formalmente todas lasactividades de un proyecto o fase del proyecto. Entrega del producto ya completado a otros o cerrar un proyecto cancelado.

3.1.10- Procesos de la gerencia de proyectos

3.2- reas del conocimiento de la gerencia de proyectosPara el autor Palacios (2005): La gerencia de proyectos a travs de la consulta y la investigacin, reconoce la necesidad de manejar el cuerpo bsico de reas de conocimiento, requeridos para ejecutar proyectos. (p.61).

De igual manera Fabregas (2005) indica que: En el punto anterior, mencionbamos que la gerencia de proyectos, en cierta forma, puede concebirse como un conjunto de disciplinas que orientan y gobiernan las actividades asociadas con la direccin de proyectos. (p.20).

Las reas del conocimiento, se pueden entender como, las especialidades que permiten regir el proyecto a travs de la interconexin de las actividades asociadas con los procesos de la gerencia y el ciclo de vida.

Son nueve las reas del conocimiento, planteados por el PMI (2008):

- Gestin de integracin.- Gestin del alcance.- Gestin del tiempo.- Gestin de los costos.- Gestin de la calidad.- Gestin de recursos humanos.- Gestin de las comunicaciones.- Gestin de los riesgos.- Gestin de las adquisiciones.

3.2.1- Relacin entre los procesos y las reas de conocimientoLa gerencia de proyectos sin duda alguna es multidisciplinaria y est acoplada a una serie de reas que permite la gestin del proyecto de manera efectiva. Para Fabregas (2005): Para estructurar un verdadero sistema de gestin de proyectos se hace necesario realizar un esfuerzo para integrar disciplinas; adaptarlas a la organizacin; documentarlas, para poder divulgarlas, (p.19).

Para ello la gerencia de proyectos interconecta los procesos con las nueve reas del conocimiento, esta interconexin permite que el desarrollo del proyecto sea realizado de manera ordenada y concatenada, todo esto basado en las mejores prcticas y puede ser aplicada a cualquier proyecto. Adicionalmente, los procesos estn relacionados con el ciclo de vida del proyecto.

La relacin existente entre los procesos y las reas de conocimiento, estn ntimamente ligadas con el momento que se ejecutan, as que se puede observar que para la realizacin de cada rea se ejecutan una cantidad determinada de procesos.

As tenemos que para los procesos de iniciacin, stos estn relacionados con las siguientes reas del conocimiento: integracin, recursos humanos y comunicaciones.

Los procesos de planificacin estn presentes las nueve reas del conocimiento: integracin, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones.

En los procesos de ejecucin estn relacionados con las siguientes reas del conocimiento: integracin, calidad, comunicaciones y adquisiciones.

En los procesos de seguimiento y control se encuentran presentes las nueve reas del conocimiento: integracin, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones.

Y para los procesos de cierre: integracin y adquisiciones.

A continuacin se muestra ms claramente una tabla que indica la relacin entre los procesos y las reas del conocimiento:

3.3- Diferencias entre la gerencia funcional y de proyectos

Los proyectos versus las leyes de Murphy

Referencias bibliogrficas- Caldentey, L. (2008). Procesos en la gerencia de proyectos tema I. Datos No Publicados.- Chamoun, Y. (2002). Administracin profesional de proyectos la gua. Mxico DF: Mc Graw Hill.- Coleccin Diccionarios, Reglas y Ayudas Gramaticales. (2001). Diccionario de sinnimos y antnimos (t. 2). Madrid: Espasa.- Dvila, C. (2001). Teoras organizacionales y administracin (2 ed.). Bogot: Mc Graw Hill- Fabregas, L. (2005). Gerencia de proyectos de tecnologa de informacin (t. 27). Caracas: Editorial CEC.- Martnez, J. (2008). Curso-JM Martnez [Multimedia en DC]. Disponible: Universidad Catlica Andrs Bello.- Palacios, L. (2007). Gerencia de proyectos. Un enfoque latino (4 ed.). Caracas: Publicaciones UCAB.- Pereira, D. (2010). Diseo de servicios de consultora en gerencia de proyectos para la empresa Proyectos Civiles 4520 C. A. Trabajo especial de grado de especializacin no publicado. Universidad Catlica Andrs Bello, Caracas.- Project Management Institute (2008). Gua de los fundamentos de la direccin de proyectos (gua del PMBOK) (4 ed.). Filadelfia, PA: Autor.- Project Management Institute (2010). [Pgina web en lnea]. Disponible en: http://www.pmi.org/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].- Project Management Institute Captulo Venezuela (2010). [Pgina web en lnea]. Disponible en: http://www.pmi-v.org.ve/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].- Real Academia Espaola. (2001). Diccionario de la lengua espaola (22 ed., t.7). Madrid: Espasa.- Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Vicerrectorado de Investigacin y Postgrado. (2006). Manual de trabajos de grado de especializacin, maestra y tesis doctorales (4 ed.). Caracas: Autor.

HABILIDADES BLANDAS EN LA GESTIN DE PROYECTOS

Posted onnoviembre 17, 2015byadminHoy en da, las habilidades blandas o tambin conocidas como habilidades interpersonales son de gran importancia en la gestin de proyectos.

Numerosos estudios en los ltimos aos han demostrado que no slo los conocimientos tcnicos son fundamentales para el xito, sino tambin cmo interactan las personas involucradas en el proyecto con su entorno.

Los proyectos son ejecutados por personas. Esta simple declaracin dicta un factor crtico en la fase de conceptualizacin de un proyecto a la hora de la seleccin del Gerente del Proyecto. Un gerente de proyecto debe motivar a su equipo e identificar posibles conflictos y mediarlos antes de que ocurran.

Los gerentes de proyectos requieren de la capacidad para comprender a las personas y conocer sus actitudes y motivaciones para lograr el compromiso y entrega en los proyectos. Por consiguiente, aquellos que son eficaces buscan un balance entre las habilidades tcnicas (Habilidades Duras) y las interpersonales (Habilidades Suaves). Algunos ejemplos de las ltimas mencionas son:

Las habilidades blandas se adquieren o nacemos con ellas?Existen personas que nacen con estas habilidades o conjunto de aptitudes y actitudes, pero todos tenemos la capacidad de desarrollarlas si nos lo proponemos. Para lograrlo, es preciso prestar ms atencin en la forma en que nos relacionamos con los dems. Podemos optar por entrenamiento formal mediante talleres, o simplemente buscar ponernos en situaciones que nos permitan desarrollar estas habilidades respecto a las relaciones con otros, para luego aplicarlas en el da a da con nuestro equipo de trabajo.

Ing. Amiris Camilo, MPI, PMP.