Elaboración

Aplicación

Control

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4

ÍNDICE DE TÍTULOS

1 DEFINICIONES

2 IMPORTANCIA DE LOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS. 3

¿PARA QUE SE USAN LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS?

5

ESTRUCTURA DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

VENTAJAS DE LA

UTILIZACIÓN DE MANUALES

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

7 DESVENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE MANUALES

8 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS: REDACCIÓN, DIAGRAMACIÓN, PRUEBA PILOTO,

DISTRIBUCIÓN, INSTRUCCIÓN, SEGUIMIENTO, IMPRESIÓN, Y ENCUADERNACIÓN.

Definiciones

~~~

Es una herramienta, que permite conocer de manera detallada el proceso de desarrollo de las actividades dentro una empresa.

~~~

Es aquel que a través de su contenido facilita el entendimiento de cualquier estructura organizacional y ayuda a una relación armónica entre las diferentes unidades administrativas de la misma.

Importancia

Radica en poder fijar un control adecuado dentro de las diferentes actividades administrativas y mantener el orden, así como también en determinar los factores que puedan influir en la desviación del objetivo principal de la empresa, pues al estos ser identificados pueden ser evaluados y corregidos de la manera más adecuada.

Uso

Este tipo de documentos sirven como medios de comunicación y coordinación de las decisiones administrativas, por tal motivo, se utilizan para señalar en forma sistemática la información administrativa de una determinada organización o empresa.

Portada: Lleva el nombre del manual, de la

organización responsable de su aplicación, así como también el lugar y la fecha de edición.

Índice general: Es la presentación resumida, ordenada y puntualizada de los elementos que constituyen el documento.

Estructura

Introducción: Sección en donde se explica qué es el

manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

Cuerpo del manual: Sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones. El contenido del manual depende de la temática del mismo.

Estructura

Glosario de términos: es aquel que contiene los

conceptos referidos a mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.

Conclusiones: es el desenlace, donde se exponen resultados y opiniones de los autores, referentes a la elaboración del manual.

Estructura

Recomendaciones: es donde se dan consejos para que

el trabajador pueda seguirlas y así facilitar tanto el uso del Manual, como de los procesos administrativos.

Anexos: Sección donde se incluyen gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo.

Estructura

POR ÁREA DE APLICACIÓN

Microadministrativos: corresponden a una sola organización ó a alguna de sus áreas en específico.

Macroadministativos: contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un ramo específico.

Tipos

POR SU CONTENIDO

De organización: expone en forma detallada la estructura organizacional a través de descripciones.

De procedimientos: donde se encuentra la información sobre la sucesión secuencial de operaciones que se deben realizar.

De historia: se encuentra toda información histórica sobre el organismo.

Tipos

POR SU CONTENIDO

De políticas: es donde encontramos las reglas y lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

De contenido múltiple: Combina dos o más categorías que estén relacionadas en el ámbito administrativo.

Tipos

Ventajas

Mantiene y logra un sólido plan de organización, sistematizando la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización sirviendo como una guía en el adiestramiento de novatos.

Desventajas

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez ya que su deficiente elaboración, provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, además el costo de producción y actualización puede ser alto, limitativo y laborioso.

Lineamientos generales para su elaboración

Como en todo proceso, se tienen pasos importantes para garantizar la efectividad de un proyecto; y estos pasos se deben adaptar a las necesidades de la organización. Los pasos generales para esta tarea, son los siguientes:

Lineamientos generales para su elaboración

Este paso es muy importante, porque en el es donde se ve a que publico está dirigido el manual, así como también el grado de especialización que tendrá. Para este paso se debe tener un lapso de tiempo acorde con las necesidades de los redactores.

REDACCIÓN

Lineamientos generales para su elaboración

DIAGRAMACIÓN

Un apoyo importante en la realización de los manuales son, sin duda, la elaboración de la graficas, las más utilizadas son:

- Organigramas.

- Diagramas de flujo, y

- Cuadros de distribución

Lineamientos generales para su elaboración

PRUEBA PILOTO

Sirve para comprobar la administración de la prueba y su efectividad , así como también incluye la presentación de los ítems en un lenguaje coloquial similar al de los candidatos, para controlar el contenido.

Lineamientos generales para su elaboración

DISTRIBUCIÓN Después de que se obtiene la autorización correspondiente para la distribución del material, se hace llegar a todas las partes de la organización que requieran hacer uso de esta herramienta administrativa.

Lineamientos generales para su elaboración

En este proceso se debe tener un registro detallado, minucioso y exacto de todas las indicaciones especificas, al momento del llenado de los formularios de las distintas operaciones del proceso . Con el fin de facilitar el mismo.

INSTRUCCION

Lineamientos generales para su elaboración

Se basa en hacer, como su nombre lo indica, un seguimiento a la aceptación del manual dentro de la organización y una evaluación, de si está llevando a cabo su objetivo o se debe modificar algo. Esto contribuye a la efectividad del mismo.

SEGUIMIENTO

Lineamientos generales para su elaboración

El Proceso de impresión consiste en volver tangible el contenido de los formatos, para cumplir alguna necesidad de la empresa. Pueden ser impresos en una hoja de control de calidad, trípticos, volantes de información, etc.

IMPRESIÓN

Lineamientos generales para su elaboración

El ultimo paso final está en después que se ha revisado bien el manual, se ha comprobado su efectividad, se ha impreso y no se van a efectuar más cambios, se le debe dar un encuadernamiento adecuado para una correcta finalización.

ENCUADERNACIÓN

http://analisisdelosmanuales.blogspot.com/ http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_

empresas/manualesadministrativos/default3.asp http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/

CGINICIO/PDFS_MARCOLEGAL/METODOLOGIA%20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF

http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html

Referencias