“Los Archivos a la luz de la Transparencia y el Acceso a

la Información”

Mag. Román Souberville González

Consejero Presidente de la Comisión de Planeación,

Adscripción y Creación de Nuevos Órganos

archivos son el arsenal de la administración

Charles Braibant

Evolución de los Archivos

Los archivos públicos se

establecieron no solamente

para conservar el patrimonio cultural e histórico de los

pueblos, sino también para registrar las acciones del

Estado. Pero en realidad

durante mucho tiempo fueron inaccesibles para los

ciudadanos.

En el transcurso del tiempo los

archivos han sido destruidos por las

siguientes causas:

1.- Por desastres y siniestros naturales.

2.- Por guerras o conquistas, o revoluciones ideológicas.

3.- Por necesidad del poder público de ocultar las acciones indebidas.

4.- Por negligencia, ignorancia e ineptitud burocrática

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Opacidad y Secretismo

• Durante diferentes épocas y, sobre

todo, en los sistemas de gobierno

totalitarios o dictatoriales han permanecido en el oscurantismo,

la secrecía el ocultamiento y la destrucción de la información

pública.

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• En los tiempos de la revolución

francesa, muchas fueron las

demandas para derrocar al régimen monárquico y una de ellas fue el

conocimiento y la apertura de los archivos públicos.

Los Archivos Públicos y la Transparencia

• De acuerdo a Ramón Aguilera Murguía: “Una accesibilidad a la información sin sustento documental es inviable y la documentación sin un sistema archivístico no garantiza su organización, su conservación y su consultabilidad”.

• Así mismo como refiere que “los archivos son la columna de la transparencia y del acceso a la información”.

• Teniendo dos características fundamentales: la primera, es su vocación de conservar de manera organizada las evidencias y los testimonios de las actuaciones administrativas; y la segunda, es su condición de ser una fuente de información, tanto para la misma organización que la produce, como para la sociedad que la circunda y, con la cual, interactúa de algún modo.

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Derecho de Acceso a la Información

• Artículo 6º (CPEUM). El derecho de réplica será ejercido en los términos dispuestos por

la ley. El derecho a la información será garantizado por el Estado.

• Toda persona tiene derecho al libre acceso a información plural y oportuna, así como a

buscar, recibir y difundir información e ideas de toda índole por cualquier medio de

expresión.

• Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos

actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información

completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que

permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.

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Rendición de Cuentas Ley de Fiscalización y

Rendición de Cuentas De La Federación.

• Comprende la revisión de los ingresos, los egresos, incluyendo subsidios, transferencias y donativos, fondos, los gastos fiscales y la deuda pública; del manejo, la custodia y la aplicación de recursos públicos federales, con excepción de las participaciones federales, así como de la demás información financiera, contable, patrimonial, presupuestaria y programática que las entidades fiscalizadas deban incluir en un documento disponible en formato electrónico para el libre acceso de la ciudadanía , conforme a las disposiciones aplicables.

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La rendición de cuentas y el archivo electrónico dentro

del Plan Nacional de Desarrollo

• La rendición de cuentas y la transparencia son dos componentes esenciales en los que se fundamenta un gobierno democrático. Por medio de la rendición de cuentas, el gobierno explica a la sociedad sus acciones y acepta consecuentemente la responsabilidad de las mismas. La transparencia abre la información al escrutinio público para que aquellos interesados puedan revisarla, analizarla y, en su caso, utilizarla como mecanismo para sancionar. El gobierno democrático debe rendir cuentas para reportar o explicar sus acciones y debe transparentarse para mostrar su funcionamiento y someterse a la evaluación de los ciudadanos.

En esta perspectiva, el acceso a la información contribuye a reforzar los mecanismos de rendición de cuentas e incide directamente en una mayor calidad de la democracia, mediante archivos electrónicos que están a disposición de toda la ciudadanía. La obligación de transparentar y otorgar acceso público a la información abre canales de comunicación entre las instituciones del Estado y la sociedad, al permitirle a ésta participar en los asuntos públicos y realizar una revisión del ejercicio gubernamental.

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Derecho a Saber (Comité de Expertos

UNESCO-ICA, Reino Unido 1991)

• Va desde la garantía de conservación de los documentos justificativos de su derecho a una pensión de jubilación hasta la certeza de que su propiedad no será puesta en cuestión o que sus datos personales no serán revelados a terceros sin su autorización, los ciudadanos deben también percibir los archivos como elementos esenciales del sistema democrático.

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Información Pública (CITRA Conferencia Internacional

de la Mesa redonda de Archivos, Convenios

de Ginebra 1993)

• Toda información que generen, posean o administren los sujetos obligados, como consecuencia del ejercicio de sus facultades o atribuciones, o el cumplimiento de sus obligaciones, sin importar su origen, utilización o el medio en el que se contenga o almacene; la cual está contenida en documentos, fotografías, grabaciones, soporte magnético, digital, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o en cualquier otro elemento técnico existente o que surja con posterioridad.

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El Impacto de los Archivos en la

sociedad-Memoria Abierta Antonio González Quintana

Reunión de la CITRA celebrada en Abu-Dabi, en 2005

• La transparencia en el actuar de los gobiernos y la posibilidad de exigencia de

responsabilidades es un mecanismo indispensable en la lucha contra la corrupción y, en consecuencia, favorecedor del desarrollo económico y político.

• Considerando que la Declaración de las Naciones Unidas sobre Objetivos del

Milenio plantea la relación de dependencia que existe entre el desarrollo y la erradicación de la pobreza con el buen gobierno y la transparencia, y en consideración también a los esfuerzos del Banco Mundial y de otras entidades en la lucha contra la corrupción, así como los costos sociales, políticos y económicos que ocasiona la negligencia y el desorden de los archivos en las distintas

organizaciones, además de los beneficios que se derivan de la aplicación de una buena gestión documental en cuanto a eficiencia, productividad y rendición de cuentas.

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• A medida que va avanzando la política en relación al acceso a la información pública es necesario reconocer la importancia de los archivos a los que la población tiene el derecho de acceder como miembro de una sociedad con cultura de gestión archivística.

• El protagonismo de los archivos es incuestionable en la forma de afrontar la sanción, reparación y superación, por las sociedades en transición, de las más graves violaciones de los derechos humanos; aquellas que tienen relación con el genocidio, definido en 1948, los crímenes de guerra, definidos en los Convenios de Ginebra de 1949, los crímenes contra la humanidad y, en definitiva, con los crímenes declarados imprescriptibles por el convenio de 1968 (ONU) y Convenio Europeo sobre imprescriptibilidad (1974, Consejo de Europa).

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Gestión de la Transición Política Consejo Internacional de

Archivos 1993

• El proceso de toma de decisiones debe ser transparente y abierto al

escrutinio, el público tiene derecho a saber la forma en que las

instituciones públicas en donde éstas están obligadas a darle a la sociedad un informe en el que expliquen la correcta aplicación del poder y los

recursos que se les encomiendan.

• El escrutinio debe ser facilitado mediante procesos transparentes y

democráticos, los cuales deben ser supervisados por la legislatura y accesibles para información pública…

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Recomendación de la OCDE Ginebra 1998

Archivos vs. Corrupción (Aída Luz

Mendoza Navarro)

•No siempre son manejados en óptimos sistema de gestión de documentos de gestión de archivos escritos y electrónicos (SGDEA).

•Son la prueba de la función estatal este es el punto de enlace con la transparencia de la gestión publica (TGP)

•Ambos componentes apoyan el acceso a la información y a la lucha contra la corrupción que es la meta a alcanzar cuando enlazamos ambos tópicos.

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Consideraciones Finales

1. Considerar a los archivos como la columna vertebral de un régimen democrático de

derecho.

2. Impulsar y fomentar una nueva cultura que potencialice a los archivos como garantes del acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas.

3. Modernizar y eficientar la administración y gestión de los archivos tanto en documento como en soporte magnético.

4. Garantizar el derecho a saber de los ciudadanos para que mediante una debida organización de los archivos se procure su accesibilidad, calidad, veracidad y oportunidad.

5. Acabar con la improvisación en el perfil de los archivistas, pugnando por una profesionalización y capacitación de sus responsables.

6. Prever la construcción de los espacios físicos adecuados y funcionales para la organización, conservación y preservación de los archivos.

7. Homologar la legislación archivística para establecer lineamientos y criterios estandarizados a nivel nacional.

8. Fomentar la elaboración de procesos de planeación archivística.

9. Convertir los archivos en un sistema integral de acceso a la información transparencia y rendición de cuentas

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Los Archivos en Frases Célebres

• Un archivo no es sólo una sucesión de documentos: es historia y memoria.

Joehan L. Romero

• “Dicen que la historia se repite, lo cierto es que sus lecciones no se

aprovechan”.

Camille See

• “Quien no conoce su historia está condenado a repetir los errores del

pasado”.

Nikola Tesla

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• La obligación de rendir cuentas está presente en las disposiciones normativas a lo largo de la historia de los tribunales de cuentas. La rendición de cuentas, consustancial al Estado de Derecho y al principio de legalidad y exigencia democrática para hacer real y efectiva la participación de todos los ciudadanos en la vida política y económica por medio del control democrático de la gestión pública, debe ser respetada y apoyada por todos los poderes públicos, obligados a promover las condiciones y remover los obstáculos que impidan o dificulten con plenitud el ejercicio de tal participación.

Albert Einstein

Mag. Román Souverbille González

Consejero Presidente de la Comisión de Planeación, Adscripción y Creación de

Nuevos Órganos del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de

Hidalgo

complaneacionpj@hotmail.com

Tel. 7179000 ext.9655