SisällysluetteloLoppunäyttö........................................................................................................3

Tapahtuma......................................................................................................3Toimeksiantajan kommentit.............................................................................3

Viestintä ja markkinointi.......................................................................................4Viestintä...........................................................................................................4Ennakkomarkkinointi........................................................................................4Tapahtumapäivän markkinointi........................................................................4

Sponsorit.............................................................................................................5Jälkitoimet...........................................................................................................5Itsearviointi..........................................................................................................6

Onnistumiset....................................................................................................6Parannettavaa.................................................................................................6

Yhteenveto..........................................................................................................7

Loppunäyttö

Ensimmäisen vuoden loppunäytön aiheena oli hyväntekeväisyys ja yhteiskuntavastuu. Lähdimme ideoimaan projektiamme siltä pohjalta, mitä ryhmänä haluaisimme tehdä; ilahduttaa. Halusimme tehdä jotakin lasten hyväksi, ja aika nopeasti suunnitelmaksi muodostui tehdä vappurieha TAYSin lastenosaston lapsille. Jo ensimmäisellä puhelulla selvisi kuitenkin, että lastenosastolle oli jo tiedossa vappurieha, joten meidät ohjattiin ottamaan yhteyttä Tampereen ensi- ja turvakoti ry:hyn.

Ensi- ja turvakoti ry ryhtyi toimeksiantajaksemme mielellään. Ensimmäisessä palaverissa tapahtuma muutti muotoaan, ja päädyimme toimeksiantajamme siunauksella rakentamaan varainkeruutapahtumaa, jolla saisimme myös samalla tyhjennettyä Ensi- ja turvakodin täpötäyttä varastoa. Samalla voisimme hankkia lisää kannatusjäseniä ja vapaaehtoistyöntekijöitä yhdistykselle.

TapahtumaTampereen ensi- ja turvakoti ry 70 vuotta –kevätmyyjäiset järjestettiin 23.4.2015 Koskikeskuksen keskusaukiolla kello 11-19:30.  Järjestimme tapahtuman täysin sponsorivaroin, jotta tuotto, jonka yhdistyksen hyväksi saisimme kerättyä, olisi mahdollisimman suuri. Saimme todella monta yritystä lähtemään mukaan tavara- tai rahalahjoituksin. Tämän lisäksi useat yksityishenkilöt lahjoittivat käytettyjä mutta hyväkuntoisia tavaroita. Tavaralahjoitukset myimme Kevätmyyjäisissä ja ylijääneet sponsoritavarat menivät Ensi- ja turvakodille asiakkaille jaettavaksi. Rahalahjoituksia saimme kolmelta eri yritykseltä, ja niillä hankimme ilmapalloja sekä yhtenäiset, Ensi- ja turvakodin logolla varustetut t-paidat ryhmämme jäsenille, toimeksiantajan edustajalle sekä tapahtumaan auttamaan tulleille vapaaehtoisille. Ensi- ja turvakoti antoi myyjäisiä varten lainaksi kaksi pohjakassaa, á 130€.   Ryhmämme oli saanut kaksi vapaaehtoista tapahtumapaikalle mukaan, ja he olivat suureksi avuksi sekä myyjäisten rakentamisessa että päivän mittaan monenlaisissa tehtävissä. Tapahtumamme oli erittäin onnistunut. Keräsimme yhdistykselle varoja 1040,15€ sekä 5 uutta vapaaehtoistyöntekijää. Lisäksi tapahtumalla saimme lisää näkyvyyttä Tampereen ensi- ja turvakoti ry:lle.

Toimeksiantajan kommentitToimeksiantajamme on kertonut olevansa erittäin tyytyväinen ryhmämme toimintaan ja saamaamme lopputulokseen. Tampereen ensi- ja turvakoti ry:n palvelukoordinaattori Emmi Hela kertoi, että on ollut alusta asti tyytyväinen asenteeseen, jolla töitä teemme ja tavoitteeseemme olla käyttämättä yhdistyksen varoja tapahtuman järjestämiseen. Hela on myös maininnut olevansa ilahtunut, ettei joutunut itse käyttämään työaikaansa tapahtuman järjestelyihin juuri yhtään.

Viestintä ja markkinointi

ViestintäRyhmämme sisäinen viestintä koostui pääosin Whatsapp-viestiketjusta sekä Google Driven kansioon tallentamistamme tiedostoista. Nämä keinot olivat tehokkaimmat varmistamaan, että kaikki motivoituneet ryhmän jäsenet pysyisivät ajan tasalla, ja tiedottaminen tekemistämme toimista olisi mahdollisimman helppoa.

Projektipäällikkö toimi viestinvälittäjänä ja yhteyshenkilönä toimeksiantajan edustajan Emmi Helan kanssa. Viestintä tapahtui pääsääntöisesti sähköpostilla hänen toiveensa mukaisesti. Lähetimme Helalle viikoittain sähköpostin, jossa kerroimme projektin tilanteen, mutta kiireisimmässä vaiheessa sähköpostiviestejä lähetettiin puolin ja toisin useita päivässä. Projektipäällikkö ja varaprojektipäällikkö kävivät lisäksi kahdesti palaverissa Ensi- ja turvakodilla: ensimmäisen kerran heti projektin alussa ja toisen kerran projektisuunnitelman valmistuttua. Viestinnästä Koskikeskuksen kauppakeskusjohtajan Miiri Ylösen kanssa vastasi myös projektipäällikkö. Viestintä hoidettiin sähköpostitse. Osa ryhmästä kävi myös palaverissa Koskikeskuksessa noin viikkoa ennen myyjäisiä sopimassa käytännön asioista.

EnnakkomarkkinointiKäytimme viestintään sosiaalisia medioita, flyereita, paikallisia sanomalehtiä sekä Ensi- ja turvakodin omia kanavia. Suunnitelmaamme kuului myös se, että käyttäisimme Koskikeskuksen markkinointikanavia, mutta niitä emme lukuisista pyynnöistämme huolimatta saaneet hyödynnettyä.

Teimme myyjäisille oman tapahtumasivun Facebookiin. Projektipäällikkömme sai valtuudet käyttää Ensi- ja turvakodin Facebookia markkinointitarkoitukseen. Ryhmän jäsenet jakoivat tapahtumaa myös omilla Facebook-sivuillaan sekä muissa mahdollisissa sosiaalisissa medioissa (mm. Facebook-kirpputorit, Twitter). Suunnittelimme ja tulostimme mainoksia, joita kiinnitimme mm. TAMKin ilmoitustauluille. Otimme yhteyttä lukuisiin paikallismedioihin ja saimme tapahtumasta mainokset sekä Aamulehden Menominiin että Suur-Tampere -lehteen. Kirjallisen ja some-markkinoinnin lisäksi iso osa sponsorihankinnasta tehtiin kylmäkäynneillä, joilla samalla tiedotettiin tapahtumasta sekä jaettiin markkinointimateriaalia.

Tapahtumapäivän markkinointiPäivitimme myös tapahtuman rakentamisesta ja kulusta informaatiota päivän mittaan sosiaalisiin medioihin. Sen lisäksi käytimme Koskikeskuksen sisäistä äänentoistojärjestelmää sekä tapahtumasta että yhdistyksestä tiedottamiseen. Jaoimme tapahtumassa 200 kpl keltaisia ilmapalloja, pääosassa lapsille. Se osoittautui mukavaksi osaksi tapahtumapäivän toimintaa ilon levittämisen

muodossa, vaikkei tuonutkaan yhdistykselle lisätuloja eikä logojen puuttuessa lisänäkyvyyttäkään.

Sponsorit

Tapahtumaamme osallistui yhteensä 31 yritystä. Jokaisen osallistuneen yrityksen logo tulostettiin suurelle plakaatille jonka kiinnitimme kassojen yläpuolelle tapahtumapaikalle. Sen lisäksi kaikki sponsorit saivat maininnan Facebook-tapahtumasivulla sekä tapahtumassa tekemissämme juonnoissa.  

Koskikeskus: Keskusaukion käyttö maksuttaTurva: 120€ ilmapalloja vartenTaikalinna/Tinttu.com: Sisustustarroja, lastenvaatteita ja lasten päähineitäTampereen Työväen Teatteri: Teatterilippuja, näytösten oheismateriaalia, kenkälaukkuja, kirjojaDekoro: Design- kulhot (omena ja päärynä)Mussukat: Neuvolakortin kansia, koriste-esineitäMiraakkeli: LastenvaatteitaKantriina: SisustustuotteitaHyvän Tuulen Puoti: SisustuslyhtyjäBelle Femme: T-paitojaKotiloimu Oy: 80€ ilmapalloja vartenSubway: LahjakorttejaFransmanni: LahjakorttiAmarillo: Lahjakortti

Sokos Hotels Ilves: LahjakorttiKooKenkä: KenkiäCartel: Aurinkolaseja, vaatteitaBassa Collina: NahkavöitäLeimuska: AsusteitaMerletto: KäsityöpakkauksiaStåhlberg: LahjakorttejaLife: TeepakettiLinkosuo: Lahjakortteja, PehmistarjousKirja-Kärkkäinen: LastenkirjojaMuotikaarre: HuivejaMiniAurica: Lasten hattujaTimanttiset: Korusetti, herätyskellojaPunnitse ja säästä Koskikeskus: Marjamix-tuotteitaKoneistamo Valtsu: 150€ paitoja vartenPaitapainatus.com: Tiimipaidat edullisestiPelastusarmeija: Myymättä jääneiden tuotteiden nouto

Jälkitoimet

Tapahtuman päätteeksi Pelastusarmeija haki tavarat, jotka jäivät myymättä ja jotka eivät menneet ensi- ja turvakodin käyttöön. Pääsääntöisesti sponsoreilta saadut tuotteet menivät yhdistykselle, sillä heidän toimintaansa tukemaan ne oli hankittukin. Tapahtumapaikka siivottiin Koskikeskuksen vartijoiden avustuksella, ja tilat jäivät siihen kuntoon kuin missä saapuessamme olivat. Tapahtuman jälkeisinä päivinä keräsimme ilmoitustauluilta kiinnittämämme mainokset. Tapahtuman jälkeisellä viikolla lähetimme kaikille tapahtumaan osallistuneille yrityksille jälkimarkkinointiviestit, joissa kiitimme heitä

osallistumisesta, kerroimme tuloksista ja liitimme mukaan muutamia tunnelmakuvia tapahtumapaikalta. Tapahtumaa varten hankkimamme yhtenäiset paidat luovutetaan loppunäytön esittelyn jälkeen toimeksiantajayhdistyksen käyttöön.

Itsearviointi

OnnistumisetPäätimme jo heti projektin alkumetreillä, ettemme käyttäisi yhtään Tampereen ensi- ja turvakodin rahoja tapahtuman rakentamiseen. Tässä onnistuminen oli yksi suurimmista ylpeydenaiheistamme, sillä lähtökohdat varainkeruulle olivat siten oivalliset. Tapahtuman rahallinen tuotto ylitti odotuksemme. Myös uusien vapaaehtoisten määrä yllätti sekä meidät että toimeksiantajan. Tapahtuman suunnittelu ja organisointi sujui hyvin. Selkeä työnjako helpotti projektin sujumista, sillä se vapautti kaikki osapuolet omatoimiseen ja siten yhtäaikaiseen työskentelyyn. Koimme tärkeäksi, että toimeksiantajalle jäisi meistä ja TAMKista positiivinen kuva ja he lähtisivät mahdollisuuden tullen uudestaankin tämänlaiseen projektiin mukaan. Myyjäispäivänä jokainen ryhmän jäsen antoi täyden panoksensa, otti osaa kaikkeen rakentamisesta purkamiseen ja toimi muutenkin täysin moitteetta. Ryhmämme yhteishenki sai projektin rankan loppuhuipennuksen sujumaan mutkattomasti ja helposti.

ParannettavaaRyhmän sisäinen kommunikaatio oli välillä vähän tahmeaa. Muutama ryhmämme jäsen ei päässyt paikalle kun tapahtumaa suunniteltiin, joten tiedon siirtäminen sekä heille että takaisin koulussa paikanpäällä olleille oli paikoin haastavaa tai puutteellista. Ryhmän sisäinen työnjako oli muutoinkin epätasapainoista, sillä osa ryhmästä työskenteli paljon myös vapaa-ajallaan, kun taas osa ei osallistunut juuri lainkaan.

Paljolti kommunikaatiokatkosten vuoksi muutama osa-alue otettiin työn alle hieman liian myöhään. Esimerkiksi lupa-asioiden selvittäminen poliisilta aloitettiin vasta muutama viikko ennen tapahtumaa, ja mikäli lupia olisi tapahtumaa varten tarvittu, niitä ei olisi enää ehditty hankkia. Lupa-asioiden hoitovastuu oli hyvissä ajoin tehdyssä työnjaossa kyllä määrätty, mutta jostakin syystä se jäi nimetyltä henkilöltä hoitamatta. Koululla järjestämämme kaksipäiväinen tavarakeräys olisi onnistuakseen vaatinut suurempaa panostusta markkinointiin, mutta onneksi myytävää riitti ilman sitäkin. Myös ilmapallojen tilaamisessa ilmeni ongelmia, sillä tarjouksen antanut yritys ilmoitti viime tingassa, etteivät ehdi painaa ilmapalloihin Ensi- ja turvakodin logoa. Päätimme tilata pallot ilman painatusta, ja vaikka yritys ilmoitti vielä senkin jälkeen, ettei varastosta riitä 200 kpl keltaisia ilmapalloja, saimme kaikeksi onneksi kuitenkin tilaamamme pallot ajoissa paikalle.

Yhteenveto

Projekti sujui ryhmällemme tyypilliseen tapaan. Tehtävät jaettiin hyvissä ajoin ja aikataulut suunniteltiin etukäteen. Niinpä kaikki osa-alueet saatiin onnistuneesti suunniteltua ja toteutettua. Tärkeintä projektissa oli se, että toimeksiantajamme olisi projektin sujumiseen tyytyväinen, ja siinä onnistuimme loistavasti. Loppunäytön parissa työskentely oli erittäin mielenkiintoista, ja oli mukavaa saada heittäytyä täysillä ihan oikeaan elämään sijoittuvaan projektiin ja tehdä hyvää yhdistykselle, joka tekee niin arvokasta työtä kuin Tampereen ensi- ja turvakoti ry.