Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

1 (13)

Maria Koski / Timo Mälkönen

30.10.2014

Loppudokumenttien luovutusohje

Tämä ohje on tallennettu Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n BEM-Palvelun Sivuvalikon kohtaan <Ohjeet>

sekä nettisivuillemme:

www.sykoy.fi Yhtiö Materiaalipankki Rakennuttaminen ja ylläpito

Hankkeiden dokumentointiin liittyvät myös seuraavat ohjeet: Suunnitteluaineiston muotovaatimukset (CAD-ohje)

BEM-palvelu / projektipankkiohjeet ProjectInfo / projektipankkiohjeet Tietomanagerointipalvelun kuvaus

TATE-järjestelmäohje

VERSIOHISTORIA Versio Pvm Kirjoittaja Kommentti 1.1 30.10.2014 Maria Koski Päivitetty kappaleet 1.3.CAD-ohje ja 4.1. loppudokumenttien päiväys-

merkintä 1.0 26.10.2011 Maria Koski 1. julkaisuversio

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

2 (13)

SISÄLLYSLUETTELO

1. Yleistä 3 1.1. Ohjeen käyttöoikeus .............................................................................................................. 3 1.2. Ohjeen soveltaminen ............................................................................................................. 3 1.3. Teknisen dokumentoinnin muotovaatimusten kokonaisuus .................................. 4

2. Ohjeen käyttötarkoitus 5 2.1. Ohjeen tarkoitus ...................................................................................................................... 5 2.2. Ohjeen tavoitteet .................................................................................................................... 5 2.3. Ohjeen rajaus ........................................................................................................................... 6 2.4. Ohjeen määräyksien esitystapa ........................................................................................ 6 2.5. Terminologiaa ........................................................................................................................... 6 2.6. Dokumenttituotannon laadunvalvonta ja tarkastukset ............................................ 7

3. Luovutettavat asiakirjat 8 3.1. Teknisen dokumentoinnin säilytyspaikat ....................................................................... 8 3.2. Luovutettavat asiakirjat ....................................................................................................... 8

4. Asiakirjojen luovutusmenettely 9 4.1. Hankeosapuolten vastuualueet dokumenttien luovuttamisessa .......................... 9 4.2. Luovutuslistan täyttäminen .............................................................................................. 10 4.3. Luovutusaikataulu................................................................................................................. 10

5. Sähköisten loppudokumenttien luovutus 10 5.1. Yleistä ........................................................................................................................................ 10 5.2. Viite- ja aputiedostoista ..................................................................................................... 11 5.3. CD/DVD-kotelon kanteen kirjoitettavat tiedot .......................................................... 11 5.4. CD-/DVD -levyn pintaan kirjoitettavat tiedot ............................................................ 12 5.5. CD/DVD:n tyyppi .................................................................................................................. 12 5.6. CD/DVD:n polttoasetuksia ................................................................................................ 12 5.7. Virusten torjunta ................................................................................................................... 12 5.8. Luovutus-CD/DVD:n hakemistorakenne ...................................................................... 12

6. Paperiset luovutusasiakirjat 13 Liitteet: Liite 1: Luovutuslista 1/3: SYK Oy Päätearkisto Liite 2: Luovutuslista 2/3: SYK Oy kampusmanageri Liite 3: Luovutuslista 3/3: Kiinteistöhuolto

Liite 4: Luovutuslista SYK Oy kampusmanagerille ylläpitokorjaukset, ym. pientyöt

Liite 5: Loppudokumenttien luovutus-CD kansi

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

3 (13)

Loppudokumenttien luovutusohje 1. Yleistä

1.1. Ohjeen käyttöoikeus

Tämä asiakirja on laadittu mukaellen soveltuvin osin Senaatti-kiinteistöjen asiakirjaa ”Ohje asiakirjojen luovutusmenettelystä”, so-vittaen sen Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n organisaation toiminta-malliin ja muihin SYK Oy:n dokumentinhallinnan ohjeistukseen. Ohje on ladattavissa SYK Oy:n projektipankkien päävalikon kohdasta Ohjeet.

1.2. Ohjeen soveltaminen

Asiakirjojen luovutusohjetta sovelletaan kaikissa Suomen Yli-opistokiinteistöt Oy:n (SYK:n) rakennushankkeissa ja muissa sellaisissa projekteissa, joiden tuloksena syntyy SYK:n kiinteistöva-rallisuutta koskevia teknisiä dokumentteja ylläpito-organisaation käyttöön. Ohjeistuksen noudattaminen on tärkeää, jotta SYK Oy pys-tyy hallinnoimaan kiinteistömassaa ja siihen liittyviä projekteja te-hokkaasti.

Ohje on laadittu laajempien korjausrakentamis- ja uudisrakennushank-keiden tarpeisiin, mutta tätä luovutusohjetta noudatetaan aina, ellei han-kekohtaisilla tarkennuksilla muuta sovita. Pääsääntöisesti kampusmanagerien tilaamissa ylläpitokorjauksissa kaikki luovutusaineisto tulee toimittaa managerille, mutta asiasta tulee sopia aina kohdekohtaisesti erikseen.

Loppudokumenttien luovutusohjeella pyritään yhtenäisen toimintata-van luomiseen Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n (SYK Oy) rakennus-hankkeiden luovutusaineiston kokoamiselle ja tilaajataholle toimit-tamiselle. Se täydentää SYK Oy:n muita rakennushankkeen ja ylläpi-don dokumentoinnin ohjeistuksia. Muut ohjedokumentit on lueteltuna tämän ohjeen etusivulla. SYK Oy pyrkii kaikessa dokumentaatiossaan aineiston digitaa-liseen tallentamiseen ja arkistointiin. Tätä tavoitetta tuke-maan käytössämme ovat sähköiset projektipankit ja sähköi-nen huoltokirja FacilityInfo, jonne luovutusaineisto ensisijai-sesti kootaan ja tallennetaan. Tämän lisäksi edellytämme tässä ohjeessa erikseen mainittavan luovutusaineiston toimittamista pape-ritulosteina koottuna arkistokoteloihin tai mappeihin. Rakennushankkeissamme pääsääntöisesti rakennuttajakonsultti vas-taa suunnitelmien ja hankeasiakirjojen kokoamisesta SYK Oy:n oh-jeiden mukaiseen luovutuskuntoon ja niiden siirtämisestä tilaajalle. Tarvittaessa SYK Oy ohjaa ja neuvoo aineiston luovutuksen valmiste-luun sekä sopii yhteistyössä konsultin kanssa kunkin luovutuksen yk-sityiskohtaisen toteuttamistavan ja aikataulun.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

4 (13)

1.3. Teknisen dokumentoinnin muotovaatimusten kokonaisuus

SYK Oy:lle luovutettavan aineiston tuottamisesta, kokoamisesta, tar-kastamisesta ja luovuttamisesta annetaan ohjeita ja määräyksiä useissa toisiaan täydentävissä ohjeissa. Näitä ohjeita ovat: Suunnitteluaineiston muotovaatimukset (CAD-ohje)

Suunnitteluaineiston muotovaatimukset on laadittu yh-tenäisen suunnitteluaineiston luomiseksi Suomen Yli-opistokiinteistöt Oy:n (SYK Oy) rakennushankkeiden ja ajantasapiirustusten hallintaa varten. Tämä ohje sisältää myös SYK Oy:n yleisiä tavoit-teita ja ohjeita tietomallien käytöstä hankkeissa sekä vaatimukset tietomallisuunnitelmalle. Ne tu-lee ottaa huomioon tietomallinnettuja kohteita johdettaessa ja suunniteltaessa. Ohjeessa määritellään eri suunnittelualojen tuottamien CAD-tiedostojen ja tietomallien teknisiä muotoseikkoja. Ohjeessa on lisäksi määritelty suunnitelmiin liittyvien teksti-, taulukko- ja kuvatiedostojen muotoseikkoihin liittyviä asioita.

Rakennushankkeiden digitaalisten suunnitelmien järjes-telmällisellä ja yhdenmukaisella hallinnalla on tavoittee-na tuottaa SYK Oy:n rakennuksista kattava ja luotettava dokumenttiarkisto ylläpito-organisaation käyttöön sekä toisaalta tehostaa rakennushankkeen osapuolien välistä suunnittelutiedonvaihtoa hankkeen aikana. Ohjeistuksen noudattaminen on tärkeää, jotta SYK Oy pystyy hallinnoimaan kiinteistömassaa ja siihen liittyviä projekteja tehokkaasti.

Projektipankkiohjeet (erikseen rakennuttajakonsultille, suunnittelijoil-le ja urakoitsijoille)

SYK Oy:n on laatinut ohjeet hankkeiden dokumentinhal-lintaa varten ja ne on tallennettu SYK Oy:n perustamiin projektipankkeihin. Tarkoituksena on dokumentoida hankkeen eteneminen sen kaikissa vaiheissa ja saada olemassa oleva tieto säilymään myös hankkeen päätty-misen jälkeen. Tavoitteena on toimintamalli, joka tuo-daan kaikkien tietoon ja joka toimii työkaluna päivittäi-sessä projektityöskentelyssä. Toimintamallia noudatta-malla kaikki osapuolet tietävät, mistä tietoa löytyy ja kenen tehtäviin tiedon tallentaminen kuuluu (jokaisella osapuolella on tuottamiensa dokumenttien tallennusvas-tuu).

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

5 (13)

Ohje huoltokirjan laatimisesta ja ylläpidosta Huoltokirja on työväline kiinteistön koko elinkaaren hal-lintaan. Huoltokirja on tietolähde kiinteistön omistajalle sekä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden tuottajille. Toimintamalli, jossa kaikki kiinteistöä käyttävät osapuo-let hyödyntävät huoltokirjaa yhteisenä työvälineenä, varmistaa kiinteistötietojen säilymisen ja kiinteistöä koskevan historiatiedon kertymisen kiinteistön koko elinkaaren ajan. Huoltokirjaa käytetään työkaluna kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja laadunvarmistuksessa sekä kunnossa-pidon ennakoinnissa ja suunnittelussa. Huoltokirjaa käy-tetään myös kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa ja kiinteistönhoitosopimuksen laadinnassa.

Tämä Loppudokumenttien luovutusohje

Ohje koskee rakennustyön toteutusta vastaavien loppu-dokumenttien toimittamista tilaajalle paperitulosteina ja tiedostoina projektipankkiin sekä CD- tai DVD-levyllä.

2. Ohjeen käyttötarkoitus

2.1. Ohjeen tarkoitus Tämä ohje koskee rakennustyön loppudokumenttien toimittamista tilaajalle paperitulosteina ja tiedostoina projektipankissa sekä CD/DVD-levyllä. Tarvittaessa lisäohjeita saa SYK Oy:n hankevastaa-valta. Sähköisten loppudokumenttien tiedostomuodot ja tekniset muoto-vaatimukset toteutetaan SYK Oy:n CAD-ohjeen mukaisina. Loppu-dokumentit ovat oma kuvasarjansa, ei uusi revisio suunnitte-lunaikaisista tiedostoista. Nimiössä tulee olla asiasta kertova pii-rustuslajimerkintä. Loppudokumenteista laaditaan omat luettelot.

Ohjeen tarkoituksena on kertoa suunnittelijoille, millaista manuaa-lista aineistoa SYK haluaa itselleen toimitettavan loppudokumenttei-na, miten luovutusmenettelyssä tulee toimia ja kuinka tapahtumat kirjataan luovutuslistaan.

2.2. Ohjeen tavoitteet

Ohjeen tavoitteena on saada hankkeesta laadukkaita dokumentteja, jotka pystyvät palvelemaan SYK:n kiinteistöliiketoimintaa. Jokainen muutostapahtuma rakennuksen elinkaaren aikana aiheuttaa päivitys-tarpeita. Muuttuneet tiedot päivitetään tilahallinta- ja vuokrausjärjes-telmiin, huoltokirjoihin, kunnossapito-ohjelmiin, ajantasaisiin CAD-tiedostoihin ja dokumenttiarkistoihin.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

6 (13)

2.3. Ohjeen rajaus

Tämä ohje ei sisällä tietoa hankkeen aikaisesta tiedostoversioiden hallinnasta tai tiedostojen tallentamisesta projektipankkiin. Hank-keen aikaisen toiminnan pelisäännöt sovitaan kunkin hank-keen alussa suunnittelijoiden, rakennuttajakonsultin ja SYK:n asi-antuntijoiden (esim. tietomanagerin) yhteistyöllä erillisten projekti-pankki- ja CAD-ohjeiden pohjalta. Hankkeen aikaisia tiedonhallinnan pelisääntöjä suunnitelta-essa on otettava huomioon tämän ohjeen vaatimukset. Oh-jeesta poikkeamisesta on sovittava erikseen hankekohtaisesti.

2.4. Ohjeen määräyksien esitystapa

Laadittu ohjeistus sisältää eritasoisia huomiokeinoja:

− Määräykset on alleviivattu ja korostettu punaisella. Määrä-yksiä tulee ehdottomasti noudattaa.

− Ohjeissa on käytetty lihavointia

− Perusteet tai vinkit pyydetyille asioille ovat tummansinisellä.

2.5. Terminologiaa

Hankkeen toteutussuunnitelmat ovat urakoitsijan toteutusta varten tehdyt yksityiskohtaiset revisioidut dokumentit eli ns. työpii-rustukset.

Urakoitsijan tarketiedot ovat toteutuksen yhteydessä työpiirus-tuksiin nähden tehtyjen urakoitsijan muutosten kirjaukset. Usein urakoitsija kirjoittaa ja piirtää ne käsin ns. punakynämerkintöinä pa-perisiin työpiirustuksiin. Vaihtoehtoisena toimintamallina on, että urakoitsija tilaa suunnittelijalta dwg-muotoiset piirustustiedostot ja tallentaa työmaa-aikaiset muutostiedot suoraan ao. tiedostoihin. Toteutusvaiheen jälkeen urakoitsija tallentaa tarkepiirustukset (skannattuna tai dwg-tiedostoina) projektipankkiin erillisen ”PROJEKTIPANKKIOHJE TYÖMAATOTEUTUKSELLE” asiakirjan ohjei-den mukaisesti. Suunnittelija käyttää näitä tietoja loppupiirustusten laadinnan lähtötietona.

Urakan loppudokumentit ovat hankkeen viimeiset toteutussuunni-telmat päivitettyinä urakoitsijan toimittamilla tarketiedoilla. Ne ku-vaavat hankkeen jälkeistä tilaa eli valmista rakennusta päivi-tettyinä urakoitsijoiden antamilla tarketiedoilla. Loppudokumentit ovat ”alku-dokumentteja” ja ”raaka-ainetta” kaikkeen SYK:n myö-hempään kiinteistöliiketoimintaan. Näiden dokumenttien tekeminen sisältyy normaalisti kaikkiin SYK:n hankkeisiin.

Sähköisiä loppudokumentteja ovat kaikki suunnittelijoiden teke-mät tietomallit, suunnittelutiedostot, piirustustiedostot, kaaviot, tekstit, taulukot, tietokannat ja laskelmat, jotka kuvaavat valmista rakennusta päivitettyinä urakoitsijoiden antamilla tarketiedoil-

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

7 (13)

la. Hankkeen aikaiset merkinnät on poistettu (esim. purettavat rakenteet, luonnokset, vaihtoehdot, muutosnuolet, jne.) ja esitysta-vat on muutettu vastaamaan nykytilaa.

Manuaalisia loppudokumentteja ovat kaikki paperi- ja sähköises-sä muodossa luovutettava materiaali, joka kuvaa valmista rakennus-ta päivitettynä urakoitsijoiden antamilla tarketiedoilla.

Viranomaisluvat tarkoittavat työn suorittamiseen tarvittuja viran-omaislupia tarkastuspöytäkirjoineen ja muine liitteineen.

Muu hankeaineisto sisältää kaiken muun hankkeeseen liittyvän ai-neiston esim. urakkasopimukset, pöytäkirjat, loppudokumenttien luovutuslistat, yms. hankeaineiston. Mapin sisällysluettelo luettelee kaiken, mitä mapissa on. CD/DVD:n sisällysluettelo = Tiedostoluettelo, joka sisältää tie-dot kaikista CD/DVD-levykkeellä olevista tiedostoista sisältöselityksi-neen.

Luovutuslista on liitteiden 1, 2, 3 tai 4 mukainen asiakirjaluettelo, josta selviää, koska, mihin ja mitä luovutusasiakirjoja on toimitettu. Luovutuslista sisältää myös yksityiskohtaisemman listauksen kuhun-kin kohteeseen luovutettavista dokumenteista (miten ja minne do-kumentit tulee toimittaa).

Tietomanageri on SYK:n käyttämä termi hankkeen tiedonhallinnan konsultista, jota SYK:n hankevastaava käyttää tukenaan hankkeiden dokumentaation tietoteknisessä laadunhallinnassa.

Muovit ovat läpinäkyvälle muovikalvoille tulostettuja piirustuksia. Muoveina loppudokumentteja voidaan luovuttaa enää vain erikseen sovittavissa erityistapauksissa.

2.6. Dokumenttituotannon laadunvalvonta ja tarkastukset

SYK Oy voi järjestää hankkeen digitaalisen suunnitteluaineiston oike-an muotoiseen tuottamiseen liittyvää tietoteknistä tukea, laadunval-vontaa ja tarkastuksia (tietomanagerin tehtäviä). Loppudokumenttitiedostot/-piirustukset on hyväksytysti tarkastetta-va/tarkastutettava ja mahdollisesti korjattava SYK:n ohjeiden mu-kaan ennen niiden luovuttamista arkistoitavaksi. Tarkastustoimin-nasta ja loppudokumenttien hyväksymisestä vastaa rakennut-tajakonsultti. Tietomanageripalvelujen tilaamisesta tarkastustoi-minnan tueksi on aina neuvoteltava ennalta tilaajan hankevastaavan kanssa.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

8 (13)

3. Luovutettavat asiakirjat

3.1. Teknisen dokumentoinnin säilytyspaikat

Rakennushankkeen päätyttyä toteutusta vastaavat luovutusasiakirjat asiakirjat toimitetaan tilaajalle kolmeen eri arkistoon:

3.1.1. SYK Oy:n päätearkisto Tampereella

Päätearkiston vastaavana hoitajana toimii hankeassistentti Maria Koski, puh. 0400 547 383, s-posti maria.koski@sykoy.fi. Hänen kanssaan on sovittava kaikista päätearkistoon tapahtuvista materiaaliluovutuksista. Päätearkistoomme luovutetaan pääasiassa kaikki sopimukset ym. hankeasiakirjat yhtenä (1) sarjana loppudokumentteja, joiden sisältö on tarkemmin eritelty liitteessä 1.

3.1.2. SYK Oy:n kampusarkistot yliopistokampuksilla

Kullakin yliopistokampuksella sijaitsee SYK:n kampusarkisto, jonka toiminnasta vastaa paikallinen kampusmanageri. Kampusmanagerille luovutetaan pääasiassa viranomaisasiakirjat, loppupiirustukset CD-levyillä sekä urakoitsijoiden asiakirjat. Eri kampusten kampus-managereiden yhteystiedot ovat saatavissa esim. web-sivulta http://sykoy.fi/yhteystiedot/. Heidän kanssaan on sovittava ao. kampuksella tapahtuvista materiaaliluovutuksista. Kampusarkistoomme luovutetaan yksi (1) sarja loppudokument-teja, joiden sisältö on tarkemmin eritelty liitteessä 2.

3.1.3. Kiinteistöhuollon ylläpitoaineisto yliopistokampuksilla Kullakin kampuksella toimii kiinteistöhuolto-organisaatio, jonka käyt-töön SYK on varannut toimitilat ja niiden yhteydessä sijaitsevan yllä-pitoaineiston arkistotilan. Näihin arkistoihin tapahtuvista materiaali-luovutuksista on sovittava paikallisen kampusmanagerin kanssa. Ylläpidon arkistoon luovutetaan yksi (1) sarja paperisia loppudo-kumentteja, joiden sisältö on tarkemmin eritelty liitteessä 3,

3.2. Luovutettavat asiakirjat SYK:n arkistoihin toimitettava luovutusaineisto koostuu seuraavista dokumenttityypeistä ja –aineistoista:

1. sähköiset loppudokumentit (esim. piirustukset, muistiot, pöytäkir-jat, valokuvat jne.)

2. manuaaliset loppudokumentit (esim. laitteiden ja järjestelmien käyttö- ja huolto-ohjeet, käyttöpiirustukset, kaupalliset sopimukset liiteasiakirjoineen, jne.)

3. viranomaisluvat (viranomaisluvat, viralliset piirustukset, viran-omaislausunnot jne.)

4. muu rakennushankkeisiin liittyvä aineisto (liittymissopimukset, konsulttisopimukset, tarjoukset, tilaajavastuutodistukset jne.)

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

9 (13)

Yksityiskohtaisemmat ohjeet kuhunkin arkistoon luovutetta-vasta aineistosta on annettu liitteissä 1…4.

4. Asiakirjojen luovutusmenettely

4.1. Hankeosapuolten vastuualueet dokumenttien luovuttamisessa Rakennushankkeen päätyttyä toteutusta vastaavat luovutettavat asiakirjat toimitetaan tilaajalle seuraavasti: Kaikki loppudokumentit toimitetaan ensin rakennuttajakon-sultille, joka keskitetysti luovuttaa ne edelleen tilaajalle aineiston laajuuteen ja teknisen laatuun keskittyvän tarkastuksen jälkeen.

Rakennuttajakonsultti tarkastaa, että kaikki hankkeessa syntynyt materi-aali on toimitettu ja oikeassa muodossa (määrällinen tarkastus). Tieto-manageri tekee piirustusten sisällön tarkastuksen.

Suunnittelun loppupiirustukset luovuttaa rakennuttajakonsultille ao. suunnittelija. Loppupiirustukset tallennetaan projektipankkiin sekä luovutus-CD:lle ja kiinteistölle menevää sarjaa varten tilataan paperiversiot. Urakoitsija toimittaa suunnittelijoille tiedot työ-aikaisista muutoksista joko skannaamalla paperiset tarkepiirus-tukset tai piirtämällä suunnittelijalta tilattuihin dwg-tiedostoihin työ-maa-aikaiset muutostiedot. Asiakirjojen toimittaminen tapahtuu tallentamalla ne projektipankkiin ko. urakoitsijan ”As Build” –piirustus-kansioon. Suunnittelija tuottaa viralliset loppupiirustukset ko. tarkemerkintöjen pohjalta, poistaen samalla urakan toteutukseen liittyvät lisämerkinnät kuten muutosmerkinnät, urakka-aluetta osoit-tavat rajaukset jne. Ennen suunnittelun loppupiirustusten tulostamista pdf-, plt- tai paperi-muotoon, pitää varmistaa, että piirustuksissa on lii-tettynä viitepiirustustuksista viimeisimmät versiot esim. vii-meisin arkkitehtipohja. Urakoitsija kokoaa ja luovuttaa kaiken muun luovutusaineiston (laite-esitteet, käyttö- ja huolto-ohjeet jne.) luovutusta varten kah-deksi urakkakohtaiseksi kokonaisuudeksi. (Toinen sarja menee kampusmanagerille, toinen kiinteistölle.) Kampusmanagerille toimite-taan myös kaikki viranomaisasiakirjat.

Kaiken tilaajalle luovutettavan suunnitteludokumentaation tulee si-sältää työnaikaiset muutokset suunnitelmiin päivitettynä. Kaikkiin dokumentteihin lisätään nimiökentän läheisyyteen merkintä "Loppu-dokumentti pp.kk.vvvv". Asiakirjan alkuperäistä päiväyskenttää ei muuteta.

Rakennuttajakonsultti luovuttaa kiinteistölle menevän aineiston suo-raan kohteeseen tilaajan hankehenkilön ja kampusmanagerin kanssa sopien.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

10 (13)

Vanha tilaajan arkistoista lainattu materiaali on palautettava viimeistään loppudokumenttien luovutuksen yhteydessä. Luovutusmenettelyn muista yksityiskohdista sovitaan hankekohtai-sesti.

4.2. Luovutuslistan täyttäminen

Luovutuslistojen täyttämisestä vastaavat rakennuttajakon-sultti, sopien mahdollisista tulkinnoista SYK Oy:n hankevastaavan kanssa. Luovutuslistat täytetään laajempien uudisrakennus-, peruskor-jaus-, ym. hankkeiden luovutuksien yhteydessä seuraavissa ryh-missä: Liite 1. Luovutukset SYK Oy:n päätearkistoon Tampereelle.

Liite 2. Luovutukset SYK Oy:n kampusarkistoon.

Liite 3. Luovutukset kiinteistöhuollolle.

Luovutuslistat täytetään ylläpitokorjauksien luovutuksien yhtey-dessä seuraavissa ryhmissä:

Liite 3. Luovutukset kiinteistöhuollolle.

Liite 4. Luovutukset ylläpitohankkeissa ym. pientöissä. Näiden ylläpi-tokorjausten ym. pientöiden luovutusaineistoista tulee aina sopia kampusmanagerin kanssa erikseen.

Luovutuksista tulee saada vastaanottajien kuittaukset. Valmiit luovutuslistat toimitetaan SYK:lle loppudokumenttien luovu-tuksen yhteydessä.

4.3. Luovutusaikataulu

Loppudokumenttien luovutus tapahtuu hankkeelle määritellyn aika-taulun mukaisesti viimeistään kahden kuukauden päästä koh-teen vastaanotosta. Tilaaja suorittaa dokumenttien luovutusta koskevan viimeisen mak-suerän, kun dokumentit on todettu sisältönsä ja teknisen muotonsa osalta sopimuksen mukaan laadituiksi ja luovutetuiksi.

5. Sähköisten loppudokumenttien luovutus

5.1. Yleistä Kaikki sähköisessä muodossa olevat loppupiirustukset tulee tallentaa projektipankkiin sekä CD-/DVD-levykkeelle suunnit-telualoittain. Sähköisten loppudokumenttien tiedostomuodot ja tie-

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

11 (13)

dostojen tekniset muotovaatimukset toteutetaan SYK:n CAD-ohjeen mukaan. Tiedostot tulee tallentaa kaikissa niissä tiedostomuodoissa, joissa loppupiirustuksia hankkeen aikana syntyy (dwg-, dwg-natiivi, plt/pdf- ja tietomalli–formaatissa). Aineistosta, jota ei turvallisuussyistä saa tallentaa projektipankkiin, tulee tehdä erillinen luovutus-CD. Levyn kanteen lisätään merkintä: ”Luottamuksellinen”. Loppudokumenteista laaditaan tiedosto-/asiakirjaluettelo SYK:n CAD-ohjeen kohdan 5.13 mukaisesti, ja se tallennetaan projektipankkiin ja luovutus-CD:lle.

5.2. Viite- ja aputiedostoista Jos esim. talotekniikkasuunnittelija on käyttänyt suunnitelmansa vii-tetiedostona ns. vanhaa arkkitehtipohjaa, joka ei kuulu arkkitehdin suunnittelualueeseen ko. projektissa, tallentaa talotekniikkasuunnit-telija kyseisen piirustuksen arkkitehdin hakemistoon projektipankis-sa. Nimeäminen tehdään hankkeessa käytetyn nimeämistavan mu-kaisesti. Loppudokumenttien tallentamisen yhteydessä kaikki tarpeelliset vii-vatyyppi-, projekti- ym. aputiedostot tallennetaan projektipankkiin ko. päätiedostojen kanssa samaan hakemistoon. Näitä tiedostoja ei kuitenkaan kirjata asiakirjaluetteloihin.

5.3. CD/DVD-kotelon kanteen kirjoitettavat tiedot

Lähettäjän on lisättävä CD-/DVD-kotelon kanteen seuraavat tiedot: (Kohdetiedot jaetaan hankeryhmälle ensimmäisissä suunnittelukoko-uksissa.) o CD/DVD:n luontipäivämäärä (pp.kk.vuosi) o Hankkeen nimi ja tunnus sekä SYK Oy:n kiinteistö-

/rakennustiedot (ks. esimerkki, kohta 5.1.) o Rakennuksen osoite o Tarvittaessa rakennuksen lohkotunnus o Suunnitteluala o Suunnittelutoimiston tiedot ja yhteyshenkilö (Arkkitehtitoimisto…) o Käytetyt suunnitteluohjelmistot, niiden mahdolliset lisäsovellukset

ja versiot Levykkeen kannen tekstiasettelut on määritelty liitteessä 5.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

12 (13)

5.4. CD-/DVD -levyn pintaan kirjoitettavat tiedot Lähettäjän on lisättävä CD-/DVD-levyn pintaan seuraavat tiedot: o Hallinnollisen kiinteistön tiedot

(esim. 100728 JY, Seminaarinmäki ) o Rakennuksen numero ja nimi

(esim. 301522 Liikuntatieteen laitos) o Hankkeen numero

(esim. JY001) o Suunnitteluala

(esim. ARK, RAK, LVI) o CD-/DVD:n luontipäivämäärä

(pp.kk.vuosi)

Kirjoita tekstit esim. permanent-tyyppisellä piirtoheitinkalvotussilla tai siihen erikseen tarkoitetulla kynällä. Älä käytä tarroja levyn pin-nalla.

5.5. CD/DVD:n tyyppi

Tiedostot luovutetaan pakkaamattomina CD-/DVD-R -levyllä, joka on kirjoittamisen jälkeen suljettu. Esim. CD:n ko. asetus löytyy yleensä nimellä Record Method, jolle valitaan arvoksi "Finalize CD".

5.6. CD/DVD:n polttoasetuksia

Valitse poltto-ohjelman asetuksista pitkät tiedostonimet salliva vaih-toehto. Esim CD:n ko. asetus löytyy yleensä nimellä ”File System”, jolle valitaan arvoksi ”Joliet”.

5.7. Virusten torjunta

Lähettäjän on tarkistettava ajan tasalla olevalla virustentorjuntaoh-jelmalla kaikki tilaajalle toimitettavat CD/DVD:t.

5.8. Luovutus-CD/DVD:n hakemistorakenne

Kukin suunnittelija voi määritellä levykkeen hakemistorakenteen parhaaksi katsomallaan tavalla. Alihakemistoja luodaan tarvittava määrä, jotta kaikki tiedostot kyetään tallentamaan loogiseen kan-siorakenteeseen.

Huom! Käyttämällä hakemistojen nimen edessä numerointia saadaan jär-jestys vakioitua.

Loppudokumenttien

luovutusohje ver. 1.1

30.10.2014

13 (13)

6. Paperiset luovutusasiakirjat

SYK Oy:lle toimitetaan loppupiirustukset ainoastaan sähköi-senä; • projektipankkiin tallennettuna • sekä CD- tai DVD –levykkeellä, joka luovutetaan kampusmanage-

rille Paperisia loppupiirustuksia toimitetaan ainoastaan 1 sarja kiinteistöhuollolle, kiinteistön ylläpitoarkistoon. Loppudokumenttien taitetut paperisarjat luovutetaan pääosin seläk-keellisinä sopivan kokoiseen mappiin sijoitettuina. Mappi kootaan täyteen. Mapin sisällysluettelo ja työselitys ja muut asiakirjat sijoite-taan mappiin piirustusten edelle.

Mapin selkämykseen merkitään vähintään seuraavat tiedot: • hallinnollisen kiinteistön numero ja nimi • rakennuksen numero ja nimi • suunnittelu- urakkalaji (ARK, SIS, GEO…, RU, IU, SU…) ja yritys • hankenumero, hankkeen nimi ja valmistumisvuosi • mapin numero (jos kyse on useista mapeista, esim. 1/5)

SYK Oy:n arkistossa asiapaperit jaotellaan osa-alueisiin: 1. viranomaisluvat ja -lausunnot 2. piirustukset (paperit, sisältävät myös työselitykset yms.) 3. sopimukset (konsulttisopimukset, urakkasopimukset, tilaukset) 4. muu hankeaineisto (muu urakka-aineisto paitsi edellä mainitut) Liitteissä 1…4 annetaan yksityiskohtaisemmat ohjeet kuhun-kin arkistoon toimitettavasta aineistosta ja niiden mapittami-sesta tms.