lokal organisatorisk indvirkning af digitalisering (sorø kommune)
DESCRIPTION
Præsentation v/ digitaliseringschef Bodil Thomsen (Sorø kommune) på Kommunernes KOMBIT-dage juni 2013.TRANSCRIPT
Sorø Kommune
Spor 3 Lokal organisatorisk indvirkning af digitalisering
Sorø Kommunes Rejse
Kommunernes KOMBIT dag 6. juni 2013v/Bodil Thomsen, Borgerservice, IT & Digitaliseringschef, Sorø Kommune
Sorø Kommune
Dagsorden
• Sorø Kommunes rejse Hvad startede den? Hvordan har vi gjort? Hvilke udfordringer har vi mødt på rejsen?
• Digitalisering i Sorø Kommune juni 2013 Organisering Porteføljestyring
• Hvad har vi lært på vores rejse
• Hvor tager rejsen os hen? Udfordringer i sigte Rejseplanen Hvad er målene
Sorø Kommune
Vores rejseHvad startede rejsen?
Sorø Kommune
Kommunesammenlægning
Sorø, Dianalund, Stenlille bliver til den nye Sorø Kommune
Sammenlægning af 3 kommuners it-drift
Beslutning om central økonomi (Byrådscenter + IT-driftscenter)
Beslutning om central kontraktstyring (Byrådscenter + IT-driftscenter)
Udarbejdelse af den nye Sorø Kommunes digitaliseringsstrategi
Sorø Kommune
Hvilke udfordringer var der i denne centrale organisations-model?
• Alle initiativer i organisationen skulle godkendes i direktionen
• Generelt manglede der støtte fra den centrale enhed omkring lokale initiativer – både m.h.t. penge og digitalfaglige ressourcer
• 1 konsekvens: Den digitale udvikling i kommunen gik langsomt
• 2 konsekvens: I enkelte enheder blev arbejdet med finansiering via lokale Business Cases motiveretkraftigt….
Sorø Kommune
Vores rejseHvad har vi gjort?
Sorø Kommune
Ny kommunaldirektør – nye boller på suppen….
• Ny kommunaldirektør pr. 1. juni 2009
• Etablering af digitaliseringsstyregruppe pr. 1. januar 2010 Kommunaldirektør Byrådscenterchef (digitalisering og it-drift) Borgerservicechef 2 yderligere centerchefer 1 digitaliseringskonsulent som tovholder
• Ansvar for strategi ligger i direktionen – daglig understøttelse af realisering samt div. prioriteringer ligger i digitaliserings-styregruppen
• Udarbejdelse af årshjul - tanken var bl.a. at udarbejde årlig digitaliseringshandleplan til godkendelse i direktions-/chefgruppen
Sorø Kommune
Nye strategier (med mere kød på) ….
• Juni 2010: Godkendelse af it-strategi (2010 – 2014)
• Juni 2010: Godkendelse af skole-it-strategi (2010-2014)
• November 2011: Godkendelse af strategi for velfærdsteknologi og digitalisering (2011-2016)
• Visionen:
Sorø Kommune
Digital ledelsesforløb 2010
• Forløb: Workshop i direktion + chefgruppe
Workshop I i grupperinger på tværs aforganisationen
• Hvad er god digital ledelse?• Værktøjer og metoder
Hjemmeopgave (udarbejde lokal digitaliseringsplan)
Workshop 2 i grupperinger på tværs af organisationen• Hvad betyder den udarbejdede plan for mig som leder?• Hvordan kan den realiseres?
Evaluering i direktion + chefgruppe
Sorø Kommune
Hvilke udfordringer var der i modellen med digitaliseringsstyregeruppen?
• Kompliceret årshjul for involvering af alle centre i udarbejdelse af samlet handleplan (mange forskellige mødefora)
• Digitaliseringsstyregruppen ”lever sit eget liv”. Ikke tæt nok kobling til resten af chefgruppen = manglende indflydelse/ansvarsfraskrivelse
• Meget lidt kontakt til hele det decentrale niveau (institutioner)
• Generel permanent italesættelse af, at hele problemet er, at ”der mangler penge”
Sorø Kommune
Flere nye boller på suppen……
• Generel ændret ledelsesstruktur i Sorø Kommune:
1. oktober 2010 sammenlægges Borgerservice med digitalisering og IT
Chefniveauet er reduceret løbende
Pr. 1. januar 2012 er direktionen reduceret til 2: Kommunaldirektør og vicedirektør. Chefgruppen er reduceret til 9 (1/1-14 til 8)
Konsekvens:Det strategiske rum flyttes ind i møder benævnt direktions-/chefmøder, som afholdes hver 14. dag Derfor nedlægges digitaliseringsstyregruppen
Sorø Kommune
Digitalisering i Sorø KommuneOrganisering pr. juni 2013
Sorø Kommune
Organisering af it- og digitalisering i Sorø Kommune pr. juni 2013
Arbejdet med it- og digitalisering er forankret i centret Borgerservice & IT
Sorø Kommune
Organisering af it- og digitalisering i Sorø Kommune pr. juni 2013
• Direktions-/chefgruppen tager strategiske beslutninger omkring it- og digitalisering Borgerservice & IT fremlægger samlet oplæg til portefølje
på it- og digitaliseringsområdet for eks. 2013 ultimo 2012 Der gennemføres dialogmøder med organisationen i løbet af
januar/februar måned Portefølje kvalificeres, revideres, og økonomi indarbejdes i
næste års budget
Direktions-/chefgruppen uddelegerer i høj grad Mange projekter gennemføres med alene en projektejer
(læs mig) – men der er altid en projektejer og en projektleder
Flere større projekter gennemføres med en styregruppe bestående af 2 chefler (læs en linjechef og mig)
Få projekter med særligt fokus har hele dir-/chefgruppen som styregruppe
Sorø Kommune
Arbejdet i hverdagen
• Team digitalisering: P.t. svarende til 6 udviklingsressourcer, 3 driftsressourcer (1 er løntilskud)
• Anvender delvis finansiering via BC
• 3 medarbejdere er udstationerede p.t. (skole-it, GIS, OPUS)
• Tæt samarbejde med Driftscenter it og Borgerservicecentret for understøttelse af udvikling på tværs af hele vores organisation
• Udbud – forsøg på at styre vores kontrakter og leverandører på tværs
Sorø Kommune
Porteføljestyring – hvad menes med det i Sorø….?
• Reelt har vi faktisk ikke engang en godkendt projektmodel i Sorø Kommune (men det får vi!)
• Porteføljestyring anvendes alene på it- og digitaliseringsområdet ud fra en eksperimenterende tilgang .
Sorø Kommune
Opdeling i programmer – eksempel 1
• 1: Sorø på nettet (Alt hvad vi gør ud mod borgerne samt intranettet). P.t. samlet i 10 projekter
Programbeskrivelse (lokalt initiativ) Ny website soroe.dk (lokalt initiativ) Facebook som fuld kanal (lokalt initiativ) Nyt intranet (lokalt initiativ) Netorganisation (lokalt initiativ) Effektiv digital selvbetjening (EDS) bølge 2 EDS bølge 3 EDS bølge 4 Boligportalen (lokalt initiativ) Pårørendeintra (lokalt initiativ)
Sorø Kommune
Opdeling i programmer – eksempel 2
• 3: IT Paradigmeskifte (hele vores systemportefølje). P.t. samlet i 14 projekter
Programbeskrivelse inkl. ansættelse af programleder og controller sammen med Ringsted (lokalt initiativ)
IT-system-arkitektur – strategi m.v. (lokalt initiativ) DUBU KY (nyt kontanthjælpssystem i stedet for KMD AKTIV) Løntilskud og fleksjob (ny løsning i 3 delelementer) Sygedagpenge (ny løsning i stedet for eksist. KMD-løsning) SAPA (ny løsning til erstatning af KMD SAG) FLIS Diverse arkitekturløsninger m.v. (serviceplatform m.m.m.)
Sorø Kommune
Formår vi så også at stoppe projekter…..?
• Ja - til dels – men det kan gøre ondt. I hvert fald hvis gevinsten er taget og pengene er brugt!
• I andre tilfælde nej – men det skyldes, at vi ikke har alternativer
• Og – generelt er vi meget vedholdende……
• MEN – det er en disciplin, vi kommer til at øve os i!
Sorø Kommune
Hvor er vi i Sorø Kommunes organisatoriske og ledelsesmæssige udvikling ved stigende grad af digitalisering
Sorø Kommune
Vores rejseHvad har vi lært?
Sorø Kommune
Hvad har vi lært?
• Det er en kunst at få alle med på tværs af organisationen – svært at skabe ejerskab, da digitalisering er kompliceret stof
• Forandringen starter hos én selv – også i direktionen
• Ikke alle ledere ønsker ændringer – det gør nogle medarbejder, hvis det er til det bedre! – Men ikke alle!
• Ejerskabet for processen og styringen skal tages i direktionen (chefer ønsker heller ikke ændringer )
• Vi skal ”tage ledelsen” over vores it-portefølje
• Det er kulturarbejde – der skal processes – det tager tid…
Sorø Kommune
Hvor tager rejsen os hen?Udfordringer i sigte
Sorø Kommune
”Den brændende platform”
Sorø Kommune
Hvor tager rejsen os hen?Rejseplanen
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” - ledelsen• Vi arbejder med ledelsen på flere niveauer
Beskrivelse af JBTA-profiler på samtlige ledere på tværs af organisationen
Fællesskabsledelsesprojekt på tværs af organisationen – hvor der arbejdes i netværskgrupper på tværs med samtidig gennemførelse af 2 moduler fra diplomuddannelse i ledelse
Direktions-/chefgruppes særlige rolle og fokus
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” - Fælles historiefortælling fra direktion-/chefgruppen
Strategisk Opgaveflytning
Strategisk Opgaveflytning
Løbende opgaveflytning jfr. national dagsorden
Løbende opgaveflytning
jfr. national dagsorden
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – med-arbejderne
• Emne i én af fællesskabsledelses-netværksgrupperne:”Det digitale mind-set blandt ledere og medarbejdere”
Nulpunktsmåling efterår 2013 Indhente erfaringer fra omverdenen (banker,
ejendomsmæglere mv) Ambitiøs plan på tværs af hele Sorø Kommunes organisation
• Nytteværdismetoden (alle andre steder hedder det gevinstrealisering)
Der eksperimenteres med en konkret metode som involverer gruppeledere og samarbejdsudvalg (ambassadører) i programmet ”Sorø på nettet”
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – kompetencer og ressourcer
• Ekstra kompetence-/ressourcebehov indarbejdes i BC Bruge vores læringer fra 2 tidligere succesfulde projekter:
1. Virkeligt projektejerskab 2. Kør projekterne professionelt 3. Skab ejerskab helt ud i krogene4. Tænk markedsføring ind i projektet – ud/ind/op/ned5. Business Case som motivation6. Samarbejde på tværs er en løftestang
• Maj 2013: Samarbejdsaftale mellem Ringsted og Sorø Kommuner vedr. specifikke indsatser omkring indkøb, it og digitalisering Specifik aftale omkr. ”IT-paradigmeskiftet”
• Ansættelse af fælles programleder i 2 ½ år• Ansættelse af fælles controller i 2 ½ år
Specifik aftale omkring digitalisering i øvrigt
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – ressourcer i øvrigt
• Konstant og vedholdende dialog med KOMBIT og KL, så vi kan få tilstrækkelige informationer inden budgetlægning for sikring af midler til den nødvendige implementering
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – overblikket og styringen
• Godkendelse og implementering af projektmodel efterår 2013 (optimalt den samme og sammen med Ringsted)
• Etablering af porteføljestyring på tværs af Sorø Kommunes organisation 2014
• Udarbejdelse af strategi for Sorø Kommunes it-arkitektur, som sikrer maks. anvendelse af fællesoffentlige tilbud, forenkling og sammenhæng i øvrige løsninger samt standardisering = billigere, bedre og fremtidssikrede løsninger på tværs af Sorø og Ringsted Kommuners organisationer
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – leverandørstyring/ kontraktstyring
• Vi skal overtage ledelsen
• Midlertidig bistand fra programleder og controller for etablering af fremtidig nødvendig organisation for leverandør/kontraktstyring, hvor det er os, der bestemmer
• Ringsted-samarbejdet omkr. både digitalisering og indkøb – hvor langt når vi der?
Sorø Kommune
”Sorø Kommunes rejseplan” – resten….
• KMD
• Markedet
• Monopolbruddet
Vi tror på KOMBIT kan håndtere disse udfordringer - med støtte fra os.
Sorø Kommune
Hvor tager rejsen os hen?Hvad er målene?
Digitalisering – både
fuldautomatiske løsninger og ”bag ved glaspladen”
Vi tager ledelsen i leveran-dørstyring
Enkle
løsninger og
bruger-
involvering
Vi integrerer data og viser for
borger (læge, bank, skat mv.)
Data flyder frit
Privat og
offentlig
bygger bro
Fokus er flyttet hos
medarbejderne – digitalt mind-
set
Fra silo til helhed
Attraktiv
arbejds-
plads
Samarbejde på tværs af
offentlige enheder
Lovgiv-ningen spiller med
Fælles
strategier
FRA SERVICE TIL SAMARBEJDE
BORGERENS BEHOV I CENTRUM
Sorø Kommune
Kontaktoplysninger
Bodil ThomsenBorgerservice, IT & DigitaliseringschefSorø [email protected]