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Sistemas de clasificación: ventajas y desventajas: un

estudio comparativo

Sistemas de clasificación: ventajas y desventajas: un

estudio comparativo

Natalia Cantillano MoraJavier Gómez Jiménez

Contenidos

Sistemas de clasificación

2

4Ventajas y desventajas de los sistemas de clasificación

33

Definición del concepto de clasificación 31

Identificación documental

Clasificación

Definición

Proceso que consiste en dividir los fondos en clases específicas, siguiendo características definidas. Esta división debe ser:

• Jerárquica: de la general a lo particular.• Teniendo presente los principios de procedencia y

del orden original. • Es una radiografía de la realidad institucional

(contexto) que permite dilucidar las relaciones entre los productores y los documentos.

Identificación Documental

Investigación y sistematización

de las categorías administrativas y archivísticas en que se basa la

estructura de un fondo.

Consiste en

Revisión de todas las fuentes de información

necesarias que permitan obtener un conocimiento exhaustivo de la

institución productora.

Identificación Documental

FuncionesSubfuncionesActividades

Reseña Histórica

Adm.Objetivos Políticas

Tipología clases

documentalesTrámite

documental

Pasos Pasos

Identificación Documental

Preguntas

¿Quién lo ha producido y cuándo?

¿En qué circunstancias?

¿En el esquema de qué

procemidmiento?

¿Con qué objetivo?

¿A quién se destina?

¿Cuando y cómo se ha recibido?

Las acciones y la clasificación funcional

Funciones

Actividades

Tràmites

Serie docum

ental

Las acciones y la clasificación funcional

Clases = funciones de la entidad División jerarquía.

Se basa en dos principios de clasificación. Identificación previa de competencias y

funciones según el marco normativo Elaboración de clases jerarquizadas de las

funciones

Estabilidad

en el tiempo.Mayor

objetividad

Ventajas de la Clasificación Funcional

Funciones Marco

Normativo

Desventajas de la Clasificación Funcional

El cuerpo del texto normativo carece de precisión, mezcla sin diferenciar las actividades, los asuntos y las competencias.

Identificación de las funciones se convierte en una tarea complicada, la cual requiere de un profundo análisis del contexto institucional.

Desventajas de la Clasificación Funcional

Más que desventajas, dificultades:

Construcción parte de funciones actuales.

Transferencia de funciones a otras entidades, división de organizaciones o absorción de una o varias instituciones en otra.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica

Estructura orgánica

Organización-relaciones jerárquicas- actividades.

Producción de series documentales ligada al organigrama.

Principio de procedencia.

Sistema de clasificación orgánico

Subdivisiones-organigrama institucional.

Documentos reflejan la organicidad.

Necesidad del enfoque orgánico.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica

Sistema de clasificación orgánico

Fácil elaboraciónFácil elaboración

Sistema objetivoSistema objetivo

Más sencilloMás sencillo de de aplicación aplicación en los archivos de gestiónen los archivos de gestión

VentajasVentajas

Desventajas Sistema Orgánico

Sistema rígido, poco

flexible

No brinda estabilidad a través del tiempo

Dificultad cuando la

organización es muy

compleja

Ruptura de la continuidad de las series

documentales

Asuntos o materias

No dependen directamente de la entidad.

Relacionados con la percepción que se tenga de la organización.

Percepción de las actividades.

Los asuntos o materias y la clasificación temática

Sistema de clasificación temático

Realizar un análisis de los contenidos de los documentos.

Sistema se basa en principios a posteriori.

Depende de la experiencia del personal administrativo.

Los asuntos o materias y la clasificación temática

Ventajas

Prioridad es mantener unidos todos los documentos vinculados.

Desventajas

Confusión con el nombre de organismos. Impreciso sin un vocabulario controlado. Sistema subjetivo

Sistema de clasificación temático

Combinación de los tres sistemas con el fin de aprovechar sus ventajas.

Combinación de lo orgánico, con lo funcional.

Poca claridad en la definición de los elementos de clasificación.

Sistema de clasificación ORFUAS

Debe ser estable. La clasificación debe perdurar en el tiempo.

Debe ser objetivo. No depender del criterio del archivista.

Debe respaldarse en la naturaleza de los documentos.

Elección del sistema

Recuperación de protagonismo. ISO 15489, MoReq, ISDF

Indispensable: identificación documental.

Clasificación como proceso base de las demás tareas archivísticas.

Proceso de validación en la institución.

La elección de un sistema depende del entorno de la organización.

Conclusiones

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