logiciel de gestion du patrimoine immobilier

Cahier des charges établi dans le cadre de la procédure adaptée

Février 2006

ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION DU PATRIMOINE IMMOBILIER.

Acquisition d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier

Cahier des charges – page 2

Plan du cahier des charges

1. Présentation générale du projet 1.1. Le contexte 1.2. Les interlocuteurs

2. Les données et les contraintes 2.1. L’Université de Rennes 1 2.2. Le patrimoine immobilier de l’Université de Rennes 1 2.3. Le service technique immobilier

Son rôle et son fonctionnement La gestion des plans assistée par ordinateur La gestion de la maintenance assistée par ordinateur

2.4. Le centre de ressources informatiques Son rôle et son fonctionnement Le système d’information

3. Les besoins et les exigences 3.1. Fonctions que le logiciel devra remplir

Schéma général La description du patrimoine La GMAO La gestion des travaux d’investissement Le carnet de santé des bâtiments La gestion des inventaires Le pilotage - Les requêtes

3.2. Récupération de l’historique 3.3. Intégration au sein du système d’informations existant 3.4. Le mode de consultation, le nombre de licences et les

droits d’accès 3.5. Les prestations de services associées

Annexes Synthèse des prestations demandées Etat de saisie des plans Charte graphique



1 Présentation générale du projet 1.1. Le contexte

L’Université de Rennes 1 a pour objectif de se doter d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier. L’équipement attendu devra couvrir un large espace de compétences afin de répondre au mieux aux besoins des différents services susceptibles de l’utiliser.

L’outil s’intégrera dans un système de fonctionnement existant qu’il sera indispensable de

connaître et comprendre, ainsi que dans un Système d’Information global. Cette opération s’inscrit en effet dans une politique plus globale de modernisation des moyens de gestion de l’Université de Rennes 1.

Le logiciel acquis sera un véritable outil d’établissement voué à être utilisé par plusieurs services

et destiné à fournir des éléments de pilotage efficaces. Il devra notamment répondre aux besoins actuels et aux futures attentes du Service Technique Immobilier (STI), qui a à sa charge d’assurer la maintenance et le fonctionnement du patrimoine immobilier de l’Université de Rennes 1.

1.2. Présentation des interlocuteurs 3 services de l’Université de Rennes 1 ont confronté leurs expériences, leurs besoins, leurs

contraintes et leurs exigences dans le but d’établir le présent programme fonctionnel : le Service Technique Immobilier (STI) qui sera le principal utilisateur du logiciel de gestion du patrimoine immobilier, l’Agence Comptable, destinataire en premier lieu des modules relatifs à la gestion des inventaires et des immobilisations, et le Centre de Ressources Informatiques (CRI) responsable de l’ensemble des équipements, matériels et logiciels informatiques de l’Université de Rennes 1.

Le projet a été mené par un groupe de travail composé des personnes suivantes :

Pour le Secrétariat Général, concerné notamment par l’aspect pilotage

Mme RUAUD, Secrétaire Générale Adjointe

Pour le STI (tél. 02 23 23 62 22) :

M. ROSMADE, Directeur Adjoint et responsable du projet Mme DELAUNAY, Responsable du bureau de dessin Mme GILET, Responsable du logiciel de gestion de la maintenance assisté par ordinateur

Pour le CRI (tél. 02 23 23 71 21) :

M. NEGARET, Directeur Adjoint responsable de la sécurité informatique Mme PERRIGAULT, Responsable du système d’information M. ANGELINI, Responsable pôle infrastructure réseau



2 Les données et les contraintes

2.1. L’Université de Rennes 1

L’Université de Rennes 1 est un établissement d’enseignement pluridisciplinaire basé

principalement à Rennes (35) mais comptant des antennes disséminées sur l’ensemble du territoire breton.

L’Université de Rennes 1 en 2005, c’est :

17 composantes dont 4 IUT (Lannion, Rennes, Saint-Brieuc, Saint-Malo) et 1 école d’ingénieurs (ENSSAT à Lannion)

représentant trois grands secteurs disciplinaires (sciences et technologies, santé, sciences humaines et sociales)

réparties sur 3 campus à Rennes et plusieurs sites en Bretagne

Elle offre à ses 22 152 étudiants et 2 800 stagiaires en formation continue une palette de 540

diplômes (dont environ 200 en médecine) sanctionnant un enseignement de type fondamental ou à finalité professionnelle. 1478 enseignants-chercheurs et enseignants (y compris les IUT) dispensent les formations et travaillent dans les laboratoires de recherche.

La recherche s’organise autour de 45 unités de recherche :

25 unités de recherche reconnues associées aux grands organismes dont: 19 au CNRS 1 à l’INRA 4 à l’INSERM 1 à l’INRIA et au CNRS

20 unités de recherche reconnues par le Ministère de l’Education Nationale,



7 structures fédératives, 8 services techniques communs de recherche et 5 Ecoles Doctorales (35 DEA).

Le fonctionnement de l’université est assuré par 975 personnels IATOSS (y compris les IUT).

Le budget de l’université, hors salaires Etat, s’élève à 56,475 millions d’euros.

2.2. Le patrimoine immobilier de l’Université de Rennes 1 Les bâtiments de l’Université de Rennes 1 s’étendent sur un total de 22 sites (très hétérogènes

de par leur dimension) et sur une surface totale de plancher de 338 079 m². La majorité des bâtiments a été construite durant les années 60 (notamment sur les Campus de

Beaulieu, de Villejean et de Droit), même si des bâtiments plus récents sont venus rajeunir le parc immobilier de l’Université durant la fin des années 90. On trouve également, principalement dans le centre historique de Rennes, des bâtiments édifiés durant les siècles précédents.

Le tableau ci-dessous détaille, site par site, les surfaces bâties et non bâties de ce patrimoine

immobilier. Un tableau plus détaillé, précisant notamment les surfaces par bâtiment, figure en annexe 2 1du présent document.

Surfaces en m²

N° de Site

Nom - Implantation Nombre de bâtiments

Bâties (en

SHON)

Non Bâties

0 Sciences + Philosophie, Campus de Beaulieu 66 153 888 516 886

1 Médecine Pharmacie Odontologie, Campus Santé 19 47 524 96 281

2 Présidence de l'Université, 2 rue du Thabor - Campus Centre

5 3 179 1 286

3 Droit, 9 rue Jean Macé – Campus Centre 2 15 510 3 234

4 Sciences Economiques, Place Hoche – Campus Centre 5 20 281 9 685

6 Formation Continue, SUIO, SSE, rue Kléber – Campus Centre

1 2 939 0

7 Station Biologique de Paimpont 15 4 867 165 728

9 Station de biologie Marine, île de Bailleron 8 1 141 63 696

10 Station du Signal Radar, Monterfil 10 1 031 303 869

11 Musée Préhistorique de Penmarc'h 1 550 1 263

12 I.G.R., 11, rue Jean Macé – Campus Centre 2 6 301 3 614

13 Allée couverte de Commana 0 0 50

14 Service des Affaires Internationales, 44 bd. De Sévigné – Campus Centre

1 533 552

15 IPAG, bd. De la Duchesse Anne 1 2 010 731

16 SIUAPS, rue du Doyen Denis Leroy 4 4 367 65

52 IUT de Rennes, rue Clos Courtel 14 24 646 62 395

54 IUT de Saint Malo 6 10 927 21 007

53 IUT de Lannion 12 15 484 31 534

51 IUT de Saint Brieuc 2 12 019 11 679

55 ENSSAT de Lannion 10 10 882 2 609

Total Général 184 338 079 1 296 164



2.3. Le service technique immobilier 2.3.1. Son rôle et son fonctionnement Le STI a pour mission principale d’assurer la maintenance et l’exploitation du patrimoine

immobilier de l’Université de Rennes 1. Cette mission, qui recouvre une multitude de tâches techniques et administratives, occupe un rôle fondamental dans le fonctionnement de l’université en contribuant fortement au bon maintien et à l’amélioration des conditions de performances, de sécurité et de bien-être des activités de l’établissement.

Pour remplir cette mission, le STI s’appuie sur un effectif de 65 personnes qui, outre la direction et le secrétariat (15 personnes), traitent l'ensemble des spécialités courantes du bâtiment et espaces verts (électriciens, peintres, plombiers, chauffagistes, menuisier, maçon, mécanicien, agents VRD, jardiniers, magasiniers).

La direction du service et les ateliers principaux sont implantés sur le complexe de Beaulieu, mais chaque centre important dispose d'équipe délocalisée pour répondre en particulier aux urgences.

La maintenance courante est principalement mise en œuvre par le personnel du STI, l’approvisionnement en matériel étant assuré par un magasin interne qui contient environ 6 000 articles. Pour certaines interventions plus spécialisées, le STI a recourt à des entreprises extérieures.

Les missions du STI sont très variées :

Le fonctionnement des bâtiments : eaux gaz électricité éclairage chauffage…

Le maintien en bon état de l'existant (maintenance curative et préventive) : clos, couvert, les aménagements intérieurs, les réseaux et les équipements électriques, les réseaux et les équipements thermiques et climatiques, les réseaux et les équipements hydrauliques, équipements techniques tels que les ascenseurs Espaces verts et VRD - - -

Etude, suivi et conduite d’opération : Travaux de réhabilitation Mises en conformité Constructions nouvelles

Le STI assure également la fonction de conseillé technique du Président et des élus.

2.3.2. La gestion des plans assistée par ordinateur

Le Service Technique Immobilier s’est doté d’un logiciel de Dessin Assisté par Ordinateur (Autocad) en 1998. En 1999-2000, une campagne de relevés sur terrain suivis de saisie informatique a été réalisée par une entreprise extérieure. Tous les bâtiments saisis lors de cette campagne respectent la charte graphique (jointe en annexe 3), qui impose notamment la création d’un calque « n°piece » et d’un calque « surfaces » dans lequel sont tracés les contours de pièces et reportés leur surface. L’état et le niveau de saisie à ce jour sont précisés en annexe 2 pour chaque ensemble immobilier de l’Université.

Au Service Technique Immobilier, 3 personnes sont équipées du logiciel Autocad. Une d’entre

elles travaille quasiment à 100% sur la mise à jour des plans.



En terme de fonctionnement, les personnes qui exploitent le plus souvent les plans utilisent très

souvent des plans de niveau simplifiés au format A4. Les personnes utilisant les plans n’étant pas équipés de visualiseur de plans, les 3 dessinateurs ont à leur charge l’envoi des plans papiers demandés.

Les plans sont fréquemment diffusés à l’extérieur (entreprises TCE, bureau d’études,

architectes…) dans le cadre d’opérations de restructurations ou d’extensions. Il est malheureusement rare que ces partenaires respectent la charte graphique, ce qui impose aux dessinateurs du STI d’importantes prestations de mise à jour lors de la récupération des documents après travaux.

Actuellement, la gestion des plans est complètement dissociée de la GMAO. Les plans de structures sont utilisés en fonds de plans (en X-ref) pour :

- les réseaux courants faibles gérés par le CRI - les équipements incendie (déclencheurs, clapets, trappes, sirènes, centrale…)

gérés par le STI.

2.3.3. La gestion de la maintenance assistée par ordinateur

2.3.3.1. Historique de l’acquisition du logiciel

Dès les années 70, un circuit de documents papier et d'enregistrement manuel était en place

au STI, ce qui permettait de connaître la répartition du budget du service par site géographique, par type d'intervention et par spécialité.

Au fur et à mesure du temps, il s'est avéré qu'il fallait, afin d’établir des ratios financiers

corrects, ne plus parler de dépenses mais de coût c'est-à-dire prendre en compte tous les travaux effectués quel que soit le mode de financement de façon à pouvoir évaluer le coût de l'immobilier.

En 1992, après une année de recherche et de test, le progiciel COSMAN (devenu COSWIN)

présenté par la société SIVECO a été choisi. Ce progiciel créé, pour la maintenance des équipements techniques était tout à fait adaptable à la gestion d'équipements géographiques à savoir toutes les pièces de tous les bâtiments de l’Université de Rennes 1.

Actuellement, une vingtaine de personnes a la possibilité de consulter, une douzaine l'utilise

régulièrement, sept sont constamment connectées pour saisie. Il est possible d'avoir 10 connections simultanées, système pratique du fait que certaines personnes n'utilisent COSWIN qu'occasionnellement. Le Centre des Ressources Informatique (CRI) utilise ce logiciel pour tout ce qui concerne la téléphonie et les réseaux informatiques. Le service Imprimerie de l'Université utilise également ce progiciel pour gérer ces interventions sur une autre base.

2.3.3.2. Utilisation du progiciel COSWIN

La gestion des interventions s’effectue de la manière suivante :

Dépannages (ID) : La demande arrive soit par téléphone soit par intranet. Une personne est chargée de le saisir dans le logiciel de GMAO, un ordre de travail (OT) papier est rédigé et donné au chargé d'opération qui le transmet à la personne qui exécutera le travail.

Travaux de maintenance courante (IE) :

Le support papier de la fiche d'intervention est rédigé et numéroté. Un OT (ou plusieurs selon le nombre de corps d'état qui doivent intervenir) est créé dans le logiciel de GMAO



en lien avec la même fiche d'intervention. Un exemplaire papier des OT est imprimé et donné au chargé d'opération responsable des travaux. Sur chaque OT figure le numéro des autres OT de façon à ce que la personne qui doit intervenir sache que d'autres professions interviendront également. Ceci lui permet de connaître exactement la nature de la globalité des travaux. Sur cet imprimé, la personne chargée de la maintenance indique le matériel qu'il a utilisé. Un exemplaire appelé OT SUPERVISEUR qui regroupe tous les numéros d'OT est édité et donné au chargé d'opération de façon à ce qu'il ait un résumé de l'intervention.

Le fait de pouvoir éditer plusieurs OT sur une même intervention permet de connaître facilement le coût global d'une opération, tout étant regroupé sous un même numéro.

Travaux de grosse maintenance et restructuration (II) :

Le circuit est le même que pour les travaux de maintenance courante. Travaux préventifs et de conduite (IP) et (IC):

Des OT sont créés pour chaque site ou bâtiment suivant un calendrier tenu manuellement. Bien que COSWIN permette d’établir un suivi et une programmation automatique de ce type d’interventions, cette fonction n’est pas utilisée actuellement.

Enregistrement des fluides (RL) :

Un OT est créé par site pour l'enregistrement de la consommation et des dépenses en fluides.

Enregistrement des frais de fonctionnement du service (FC):

Idem que pour les fluides

Gestion des stocks Le module stock permet de gérer les transactions de pièces qui se font au sein du magasin du STI. Il est en lien avec le module gestion des travaux au niveau du n° d'OT qui est nécessaire lors de la sortie de pièces.

Lorsque, pour la réalisation d’une intervention, du matériel est sorti du magasin du STI, le

module de gestion de stock de COSWIN affecte la sortie à l’OT correspondant. Lorsque les travaux sont réalisés par entreprise, un champ de la grille de l'OT permet

d'enregistrer le montant des factures et de spécifier l'entreprise qui est intervenue. Tous ces OT sont rattachés à un type de surface via l'équipement (surfaces bâties pour ce qui

concerne les bâtiments et surfaces non bâties pour ce qui concerne les espaces verts, la voirie, les réseaux extérieurs de fluides et d'assainissement). Ils font référence à un centre de charge qui indique le mode de financement des travaux. Il peut donc y avoir plusieurs centres de charge pour une même intervention. (exemple : travaux ayant plusieurs sources de crédits)

En fin d'année, après archivage des OT terminés, des ratios sont édités. Ils renseignent sur le

coût et le temps passé par type d'intervention, par site, par centre de charge, par corps d'état. Ils sont établis de façon à identifier ce qui est fait en interne et ce qui est confié à des entreprises.

COSWIN permet, à tout moment, de connaître les interventions qui ont eu lieu sur une

période donnée dans une pièce, un bâtiment, un site. Il est également possible d'éditer des listes avec des attributs (exemple toutes les pièces d'un bâtiment dans lesquelles se trouve un chauffe-eau). Le module historique donne la possibilité d’effectuer des recherches sur les années passées avec la même facilité que dans le module des travaux en cours.



2.3.4. La gestion du patrimoine via COSWIN La gestion du patrimoine par le biais du logiciel de GMAO permet d’apporter un complément

aux données physiques sur les plans. Chaque équipement géographique dispose d’un code du type :

0/A123/456

0 : n° de site (de 1 à 20) A : type de patrimoine : B=bâtiment ; U=voirie ;E=extérieur non bâti ;PC=passages couverts ; TC=terrains clos 123 : n° de bâtiment 4 : étage 456 : n°de pièce

Les surfaces utiles de chaque équipement géographique sont saisies sur coswin ; elles sont

issues des surfaces calculées à partir d’Autocad.

Les surfaces SHON des bâtiments saisies sur coswin ne sont pas déduites des surfaces utiles ; elles reprennent les déclarations des permis de construire.

Le logiciel offre la possibilité de gérer les équipements techniques de la même façon que les équipements géographiques. Toutefois, cette fonctionnalité n’a pas encore été exploitée. Seuls, certains équipements techniques sont rattachés au équipements géographiques dans une fiche d’attributs :

- exemple d’attributs de bâtiments (10 attributs existants) : type de construction, menuiseries (aluminium/PVC/bois), ascenseur (oui/non), chauffage (fuel/réseau eau chaude), régime de neutre (TT/IT/TN)…

- exemple d’attributs de pièces (16 attributs existants) : sol (type de revêtement de sol), points lumineux (incandescents+quantité/ fluos+quantité), chauffage (air/eau/électrique/ climatisation/ventilation), chauffe-eau (oui/non)

D’autres renseignements techniques sont disponibles mais ne sont pas saisis dans le logiciel :

• les clés : les caractéristiques des cylindres / serrures sur chaque porte sont reportées sur

fichier excel :

REPERES PORTES REFERENCES DES CYLINDRES SERRURE DATE

Site Bât Numéro Porte

Numéro TYPE MARQ ORGAN DIMENT ACTIONNEUR

SYSTEME OUVERT.

TYPE POINT FERMET.

CONT. ACCES

CONTROLE

Provisoire

Quantité

00 010 A 050\0C3 512456 EURO VACH 64423 35X35 ENGR 2E APP 1 13-oct-99 1

05 002 B 002\0C3 GJLR EURO FONT 5645 35X10 PAN 1E ENC 1/BAP 24-oct-02 x 1

06 001 A 002\0C0 101W906 PROG LAPE HO 40X40 ERGOT S 2E ENC 1 CA 19-sept-97 1

07 015 . 120\1C1 1015104 EURO FONT 80987 31X31 PAN 1E/BM ENC 1 31-oct-03 2

Les organigrammes de clés sont au format papier. Le suivi des prêts de clés est effectué sur fiches papier (1 fiche par repère de clé) de manière à ce que les personnes qui empruntent ou retournent une clé puissent signer sur la fiche correspondante l’acte (prêt ou retour) et sa date.

• les extincteurs : leur disposition est reportée sur plan papier et leurs caractéristiques

sur fichier excel

• le suivi des commissions de sécurité : le calendrier des visites et le suivi des prescriptions sont gérés par les outils informatiques de bureautique.



2.4. Le centre de ressources informatiques 2.4.1. Son rôle et son fonctionnement

Le CRI est un service commun au sein de l'université de Rennes 1 créé sur décision du Conseil

d'administration de l'université. Il est chargé, en collaboration avec les acteurs de l'établissement, d'étudier, définir,

développer, suivre, administrer, faire évoluer et sécuriser les équipements, applications, services et procédures communs à l'ensemble des structures constituantes de l'université tout en développant les collaborations internes et externes. Il assure également l'aide, l'assistance, la formation et le conseil des structures et personnels dans la réalisation de leurs travaux et projets de modernisation.

Le Centre de Ressources Informatiques comprend 56 personnes (53,6 équivalents temps-plein); il est organisé en pôles d'activités :

Pôle administratif :

Gestion administrative et financière du CRI (facturation, personnel, missions, ...), Accueil des utilisateurs.

Pôle infrastructure (situé au CRI central sur le campus de Beaulieu) :

Gestion des infrastructures de réseaux, Gestion de la sécurité informatique, Gestion de la téléphonie, Gestion des services d'intérêt commun et des serveurs qui les mettent en oeuvre (messagerie, forums, sauvegarde, calcul, aide Unix, etc).

Pôle système d'information (situé au CRI central sur le campus de Beaulieu) :

Etudes, développement, maintenance et suivi du Système d'Information (bases de données, applications de gestion, applications et services web y compris annuaires et listes etc...), Administration et Hébergement de sites web

Pôle proximité (réparti en 3 cellules de campus : Beaulieu, Centre, Villejean) :

Chargées des services de proximité elles sont placées sous la double tutelle du Vice-président du campus et du Directeur du CRI. Localisées sur chacun des campus, elles assurent l'ensemble des tâches inhérentes au suivi de parc de micro-informatique de chacune des composantes constituantes du campus, la gestion des salles d'enseignement en libre-service ou dédiées, l'aide aux utilisateurs dans la gestion de leurs postes de travail et de leurs applications.

Par ailleurs le C.R.I. est partie prenante, anime et participe à toutes les réflexions et actions

d'intérêt général comme :

- Les réunions de la Commission de la Cohérence et des Standards (CCS) ; - Les journées techniques de la C.C.S ; - Les journées techniques de l'ouest (Journées d'échanges d'expériences) ; - Les projets nationaux et régionaux ; - Les appels d'offre d'acquisition de matériels micro-informatiques ; - Les appels d'offre d'acquisition de matériels et de câblage de réseaux ; - Les appels d'offre de maintenance de serveurs IBM et SUN ; - Les appels d'offre en matière de téléphonie ; - Les commissions web, comité rédactionnel, comité sécurité ; - Les réunions du conseil scientifique du PCIO, ...



2.4.2. Le système d’information

La conduite technique du Système d’Information (SI) est assurée par le pôle Système d'Information. Celui-ci est chargé du bon fonctionnement du Système d ’Information de l’établissement et du développement et/ou de l'installation puis du suivi de tous les services et applications s'y raccrochant.

Les données principales du Système d’Information sont :

- les étudiants - les personnels - les locaux - les structures d’enseignements - les structures organisationnelles - la finance (budget, comptabilité)

Toutes ces entités gravitent autour d’un référentiel « unique ». Cette notion d’unicité est un élément primordial.

• Environnement applicatif :

La partie relative aux étudiants est alimentée par l’application APOGEE, distribuée par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements), La partie relative aux Personnels et Structures Organisationnelles est alimentée par l’application HARPEGE distribuée également par l’AMUE, La partie relative aux locaux est alimentée pour l’instant par le logiciel COSWIN distribué par la société SIVECO, La partie relative aux finances est alimentée par l’application NABUCO distribuée par l’AMUE, Un nombre important de services satellites vient puiser l’information dans le SI, qu’ils soient développés ou simplement installés par le CRI.

• Environnement Technique :

L’architecture technique s’appuie sur des bases de données Oracle, Les applicatifs « de gestion » sont actuellement en clients serveurs et migrent peu à peu sur une technologie web. Lorsqu’elle est mise en oeuvre cette technologie s’appuie sur APACHE et TOMCAT, L’accès aux ressources et services repose sur l’existence d’un Annuaire LDAP unique aux normes SUPANN, L’authentification des usagers s’appuie sur l’authentification unique (SSO), Le déploiement des Portails et Environnements Numériques de Travail dans l’établissement est en cours et déjà effectif

• Outils de développement du pôle SI :

Les outils suivants sont employés : Eclipse, STRUST, SPRING, OJB, CVS (versionning et historisation).

Toutes ces données sont collectées dans un entrepôt de données, outil d’infocentre.



3 Les besoins et les exigences

3.1. Fonctions que le logiciel devra remplir

3.1.1. Schéma général L’outil dont l’Université de Rennes 1 souhaite s’équiper devra obligatoirement garantir les

fonctions représentées dans le schéma ci-dessous et détaillées dans les paragraphes qui suivent. D’autres fonctions pourront bien entendu être proposées par les candidats.

Pilotage - Requêtes

� Notification, rapport, alertes, statistiques, ….

Patrimoine Immobilier de l’Université de Rennes 1 • 338 079 m² SHON • 129 hectares

Description dynamique du patrimoine � Plans bâtiments et réseaux � Equipements techniques du

bâtiment � Données alphanumériques � Affectation des locaux � Données foncières

Gestion de la maintenance assistée par ordinateur

� Maintenance curative et corrective � Maintenance préventive � Gestion des contrats de

maintenance et de contrôle � Gestion du stock

Gestion des travaux d’investissement

� Suivi des travaux d’investissements

� Programme de gros travaux pluriannuels

Carnet de santé du bâtiment (Option)

� Gestion du risque incendie, électrique, chimique, amiante, légionelle et plomb.

Gestion des inventaires (Tranche conditionnelle)

� Les biens immobiliers � Les biens mobiliers



3.1.2. La description du patrimoine

3.1.2.1. Généralités

Le logiciel de gestion du patrimoine devra :

Intégrer la structure objet (norme IFC) : la gestion des plans devra être structurée en objet puisque la maintenance s’applique à ces équipements-objets,

Dégager une véritable ergonomie, Présenter une réelle souplesse dans la mise à jour des données graphiques et

alphanumériques, Assurer une interopérabilité avec les différents composants du Système

d’Information La navigation graphique dans l’arborescence est souhaitable en plus de la navigation alphanumérique. L’interactivité entre le graphique et la base de données sera la plus dynamique possible ; au mieux, elle sera native. Quand une mise à jour est opérée manuellement dans le graphique, la mise à jour doit être effectuée automatiquement et instantanément dans la base de données. Tous les équipements existants issus d’une bibliothèque propre seront remplacés par des objets standardisés provenant d’une nouvelle bibliothèque à implanter. Tous les équipements techniques seront géolocalisés à l’intérieur de la pièce. Les équipements mobiliers seront rattachés à une pièce sans géolocalisation interne à la pièce. La réalisation de modifications courantes sur les plans devra être adaptée pour un gestionnaire de patrimoine non spécialisé en D.A.O. D’autres prestations plus lourdes sont effectuées par des dessinateurs :

- la création de nouveaux plans Autocad, Archicad… lors de la construction de nouveaux bâtiments : le logiciel prévoira l’intégration facile et rapide de ces plans sans perte de données,

- des modifications parfois importantes des plans existants lors de restructurations de bâtiments : le logiciel prévoira l’exportation des plans de type objet en filaire (format dwg) pour modifications en respectant la charte graphique située en annexe 3, puis la réimportation après corrections des plans de type filaire en objet, sans perte de données.

La visualisation des plans devra être rapide et facile depuis les postes équipés en consultation. La possibilité d’une visualisation des plans par le web est vivement souhaitée. Le calcul des surfaces bâties sera automatique autant que possible, mais permettra toutefois un paramétrage manuel pour ce qui concerne par exemple :

- l’exclusion des pièces dont la hauteur <1,80m - l’exclusion des trémies d’ascenseur, des combles, des terrasses, des pièces dont le

sol est en terre battue - la déduction de 5% appliquée aux locaux d’habitation…

Le calcul des surfaces bâties devra s’appuyer sur les textes réglementaires et s’effectuera à partir :

- des surfaces exactes au sol de toutes les pièces données par la numérisation des plans

- de la SHO.



Le calcul automatisé des surfaces des espaces extérieurs du type :

- espaces verts, - voirie, - parkings,

est également souhaité à partir du plan masse microstation.

3.1.2.2. La gestion des réseaux

3.1.2.2.1. La gestion des réseaux extérieurs

Les plans microstation des réseaux sur les sites 0-Beaulieu et 1-Villejean sont à intégrer dans le nouveau logiciel. 3.1.2.2.2. La gestion des réseaux à l’intérieur des bâtiments

Le logiciel devra prévoir la possibilité :

- d’intégrer dans l’armoire à plans, les plans de réseaux (gaz naturel et gaz spéciaux, AEP, eau surchauffée, ventilation/climatisation…)

- de gérer ces réseaux. Ces réseaux apparaissent actuellement uniquement sur des plans papier. Il n’est pas demandé, dans la présente consultation, d’en entreprendre la saisie.

3.1.2.2.3. La gestion du câblage et des matériels actifs réseaux

Le logiciel aura pour mission de fournir aux différents services et équipes techniques toutes les informations nécessaires à l’exploitation du réseau voix-données-images de l’Université de Rennes 1. Pour cela, il est nécessaire que : Les plans réseaux s’appuient sur la couche plan de l’Université (propriété de l’Université) et comportent : - l’implantation des prises - le cheminement des chemins de câble horizontaux - le cheminement des colonnes montantes - le cheminement des câbles cuivre - le cheminement des câbles optiques - l’emplacement des locaux techniques réseaux - l’emplacement des locaux TGBT

Les plans de baies de répartition représentent sous forme graphique l’implantation: - des baies avec représentation du nombre d’U total, occupé, disponible - des bandeaux optiques - des bandeaux cuivre - des matériels actifs (Commutateurs, HUB, etc.) - etc.

Les plans des matériels actifs (commutateur, HUB, etc.) représentent sous forme graphique : - la vue des ports des matériels actifs (avec association N° de port matériel actif/

N° de prise réseau)

La consultation et la mise à jour devront pouvoir se faire par différents services et personnes habilitées, notamment :



- le STI - le CRI - les sociétés d’intégration intervenant sur l’infrastructure réseau.

Les mises à jour devront être faciles à réaliser à partir d’outils graphiques (seulement lorsque cela est nécessaire) ou en mode texte. Elles se feront : - depuis le bureau (poste de travail de l’équipe d’exploitation) par outil graphique

ou texte - depuis le terrain (poste de travail portable) par outil graphique ou texte - par un Intégrateur (Société extérieure) par outil graphique ou texte

3.1.2.3. Les équipements et les données alphanumériques

3.1.2.3.1. Les équipements géographiques

Tous les équipements géographiques existants sur COSWIN sont à intégrer avec un code équipement à déterminer. La norme de ce code sera fixée par l’Université de Rennes 1. A chaque équipement géographique, sont rattachés dans COSWIN cinq champs précisant l’affectation fonctionnelle (famille, sous-famille, type, utilisateur, responsable). Ces informations sont à intégrer dans le nouveau logiciel. L’affectation doit pouvoir également se faire directement depuis les plans. A chaque équipement géographique devra être rattaché un numéro de téléphone en créant une interface avec l’annuaire LDAP.

3.1.2.3.2. Les équipements techniques

Tous les attributs d’ordre technique existants sur COSWIN par rattachement aux équipements géographiques sont à intégrer en tant qu’équipements techniques (cf § 2.3.4.). D’autres informations non saisies actuellement dans COSWIN pourront également être affectées à chaque équipement technique. Le tableau ci-dessous fait état des équipements techniques que le logiciel devra intégrer (liste non exhaustive) :

Equipements existants

graphiquement et dans la BD

Equipements existant

graphiquement

Equipements existant dans la BD

Equipements n’existant ni

graphiquement ni dans la BD

Chauffe-eau Chauffage Lavabos Sanitaires

SSI Ascenseur

Luminaires Contrôle d’accès Climatiseur VMC, CTA

Serrures / cylindres / clés Extincteurs



3.1.3. La gestion de la maintenance assistée par ordinateur

Le présent module devra gérer, suivre et contrôler la mise en œuvre de la maintenance et de

l’exploitation des biens immobiliers de l’Université de Rennes 1. Pour cela, il s’appuiera principalement sur le module « Description dynamique du patrimoine »

qui décompose les biens immobiliers en ensemble d’objets (murs, planchers, menuiseries, équipements techniques,…) sur les lesquels s’appliquent les actes de maintenance et d’exploitation.

3.1.3.1. La maintenance courante des biens immobiliers

Le logiciel distinguera et gérera 3 types de maintenance :

La maintenance préventive : intervention visant à réduire la probabilité de défaillance ou la dégradation d’un bien. Les interventions sont effectuées suivant un échéancier établi en fonction du bien (taux d’usure / importance en terme de fonctionnement). Le logiciel proposera un planning prévoyant pour les biens inventoriés un échéancier d’interventions préventives avec émission d’alertes en cas de défaut de suivi.

La maintenance curative : intervention visant à la remise en état d’un bien ne

remplissant plus sa fonction (réparation, dépannage). Ce type d’intervention n’est, par définition, pas programmable à l’avance et n’est mise en œuvre qu’après le constat du dysfonctionnement d’un équipement.

La maintenance corrective : intervention visant à la remise en état un bien

présentant des défaillances mais remplissant toujours sa fonction (remplacement d’un revêtement de sol, de faux plafonds,…). Ce type d’intervention se distingue de la maintenance curative principalement de par le caractère moins urgent de sa mise en œuvre. La maintenance corrective peut faire l’objet d’une programmation établie au regard d’un diagnostic faisant état du niveau de dégradation du bien.

Quelque soit le type d’intervention (préventive, curative et corrective), elle sera affectée :

- Soit à un équipement technique existant en tant qu’objet dans la base de données graphique et alphanumérique (radiateur, chauffe-eau, équipement sanitaire, ascenseur,…),

- Soit à un équipement géographique, lorsque l’intervention concerne un bien non décrit en tant qu’objet dans le module de « Description dynamique du patrimoine » (prise de courant, revêtement de sol, faux plafonds,…).

3.1.3.2. L’exploitation des biens immobiliers

On entend par exploitation des biens immobiliers l’ensemble des opérations visant à faire fonctionner les équipement techniques bu bâtiment. Toute intervention se rapportant à l’approvisionnent des équipements consommateurs de fluides (électricité, eau froide et chaude, gaz) sera gérée par le logiciel.



Il s’agira principalement d’enregistrement de facturations d’approvisionnement en fluides et de frais de conduite d’installations thermiques. On rattachera également à la notion d’exploitation les frais de fonctionnement du Service Technique Immobilier qui feront l’objet d’interventions spécifiques gérées par le présent module. 3.1.3.3. La gestion des interventions

Toute intervention relevant de la maintenance courante ou de l’exploitation, qu’elle soit exécutée en régie ou par une entreprise extérieure, fera l’objet d’une « Fiche d’intervention » (ou tout autre nom analogue) qui sera créée au moment de l’enregistrement (et de l’acceptation) d’une demande. Cette fiche, qui bien entendu sera affectée à un ou plusieurs équipements (techniques et/ou géographiques), une localisation et une date, devra obligatoirement offrir les possibilités suivantes :

Création par fiche d’intervention d’autant de sous-ensembles qu’il n y’a de corps d’état concernés par l’intervention. Ces sous-ensembles sont actuellement nommés « Ordre de travail ». Les corps d’état seront prédéfinis (plomberie, peinture, chauffage, études, contrôles,…) avec possibilité de modification et d’extension.

Affectation à chaque ordre de travail de l’origine du financement (crédits

provenant du STI, de composantes, de partenaires extérieurs,…). Les origines de financements seront prédéfinies avec possibilité de modification et d’extension.

Les coûts engendrés par l’opération, qu’ils soient dus à l’intervention d’une entreprise ou à l’approvisionnement en matériel (via le magasin ou directement auprès d’un fournisseur), seront affectés aux ordres de travail correspondants. Dans le cas de travaux en régie, le temps passé par le personnel chargé de la maintenance sera imputé à la fiche d’intervention. Un lien avec le module « Description dynamique du patrimoine » indiquera automatiquement qu’une intervention est en cours, dès la création de la fiche correspondante, par un repère graphique sur le plan du niveau concerné.

Une gestion des interventions via intranet et/ou messagerie électronique serait souhaitable. On pourrait notamment :

- Avoir la possibilité de créer une fiche d’intervention à partir d’une demande faite par messagerie électronique (sous réserve de validation par un opérateur du STI),

- Avertir sur le site de l’Université ou par messagerie, de la suite donnée à une demande d’intervention (délai d’intervention, problèmes rencontrés au niveau de l’approvisionnement en matériel, entreprises contactées,…),

- Avertir sur le site de l’Université ou par messagerie, que l’intervention est réalisée.

Lorsqu’une intervention est achevée, un archivage électronique complet sera mis en œuvre.



3.1.3.4. La gestion des stocks

Le module de gestion des stocks aura pour tâche gérer le flux d’environ 6 000 articles localisés sur plusieurs gisements (1 magasin principal, 2 magasins secondaires). La gestion du stock s’effectuera de préférence sur la base du prix moyen pondéré (PMP). Chaque article fera l’objet d’une fiche renseignant sur sa famille (corps d’état concerné), son groupe (type de matériel), le ou les fournisseurs, le prix standard et le gisement. Les principales transactions liées à la gestion de stocks seront traitées par le logiciel, notamment :

- Les arrivages (avec la possibilité de saisir un numéro d’arrivage correspondant au numéro de bon de commande établi par le logiciel comptable),

- Les réservations, - Les transferts, - Les sorties, - Les ajustements.

La mise en œuvre de l’inventaire du stock sera également réalisable via ce module. L’ensemble des actions traitées par le module de gestion des stocks sera archivable.

3.1.3.5. L’édition de ratios

L’édition de ratios financiers destinés à connaître les coûts liés à la maintenance et à l’exploitation des bâtiments est l’un des points déterminants devant être apporté par le logiciel de GMAO, en particulier dans le contexte de mise en place de la LOLF. L’objectif est de produire, pour une durée déterminée (souvent annuelle mais des périodes plus courtes ou plus longues peuvent être envisagées), un rapport détaillant le coût des frais engendrés par la maintenance et l’exploitation des bâtiments ramenés au m² de surface bâtie. La souplesse dans l’établissement de ce type de rapports (notamment dans la facilité de production de tableaux croisés), ainsi que la clarté des documents produits (tableaux et graphiques explicites, localisation sur plans de zones remarquables,…) seront des facteurs primordiaux dans le choix du module de GMAO. De nombreuses possibilités de filtrage (permettant notamment de connaître les ratios en fonction du type d’intervention, du type de financement,…) et de zooming (détermination de ratio par site, voire par bâtiment) seront indispensables.



3.1.4. La gestion des travaux d’investissement

Le tableau ci-dessous rassemble les compétences souhaitées dans le cadre de la gestion des travaux d’investissements. Le candidat est libre de proposer toute variante.

Action Mode de gestion actuel Mode de gestion attendu

Décision d’engager une opération

� Création d’une fiche d’intervention dans COSWIN

� Création d’une fiche de suivi financier (sous Excel)

� Création d’un dossier dans lequel tous les documents relatifs à l’opération seront classés

� Création d’un calque « projet » sur lequel des modifications de plans seront réalisables

� Localisation sur plan de la zone concernée par les travaux à venir

� Création d’une fiche de suivi financier (sous Excel)

� Création d’une fiche « contraintes urbaines » soulignant les contraintes et obligations imposées par le PLU de la zone concernée par les travaux

Réalisation d’un diagnostic technique

� Utilisation des DOE archivés au STI

� Utilisation des DOE archivés au STI � Génération d’un plan « diagnostic »

faisant apparaître la nature et les caractéristiques des matériaux rencontrés dans la zone « projet »

1ère estimation financière de l’opération

� Application de ratios connus pour des opérations similaires

� Possibilité d’établir une estimation en proposant des ratios établis à partir d’opérations antérieures (ratios archivés)

Etablissement du programme des travaux

� Document Word � Génération d’un modèle de programme dans le dossier opération

Marché de maîtrise d’œuvre

� Rédaction des éléments contractuels sous Word (acte d’engagement, CCAP, détail de la mission)

� Génération de modèles de documents contractuels

Réception des documents établis par le maître d’œuvre (APS, APD, PRO, ACT)

� � Stockage des fichiers correspondants dans le dossier

� Enregistrement des différentes estimations et comparaison avec les estimations initiales

� Génération de messages d’alerte au moment de la nécessité d’obtenir des autorisations administratives (déclaration de travaux, permis de construire, …)

Engagement des bons de commande (études, travaux, …)

� Notification des montants correspondants sur la fiche de suivi financier


Réception des factures (études, travaux, ….)



Opérations préalables à la réception des travaux et réception des travaux

� � Génération de modèles de documents contractuels (procès-verbaux)



Réception des DGD � Solde de l’opération � Génération d’une fiche « bilan financier » de l’opération

� Calcul et archivage du ratio financier de l’opération

Réception des DOE � Archivage de l’ensemble du dossier à la fin de l’année de parfait achèvement

� Archivage de l’ensemble des documents numériques à la fin de l’année de parfait achèvement

� Destruction du calque « projet » et mise à jour des plans (intégration des plans numériques transmis par les entreprises et la maîtrise d’œuvre) et des données alphanumériques dans le module « Description dynamique du patrimoine »

Programme pluriannuel d’opérations de maintenance lourde

� Un carnet d’opérations de maintenance lourde a été réalisé. Il liste et décrit les opérations devant être programmées dans les 5 années à venir.

� Intégration dans le logiciel des opérations renseignées dans le document et création d’un lien avec les plans des zones concernées

� Création d’un planning prévisionnel de mise en œuvre intégrant les prévisions budgétaires annuelles



3.1.5. Le carnet de santé des bâtiments (OPTION)

Un des modules du logiciel de gestion du patrimoine devra contenir et gérer toutes les informations relatives à la sécurité des personnes au sein des bâtiments.

Gérer et assurer la sécurité des personnes au sein des bâtiments nécessite principalement la

maîtrise des risques suivants : Le risque d’incendie et de panique Le risque électrique Le risque d’intoxication chimique Le risque d’inhalation de fibres amiantes Le risque de prolifération de la légionelle Le risque lié à la présence de plomb

Chacun de ces risques fera l’objet d’une gestion informatisée propre rattachée aux descriptions

graphiques et alphanumériques des zones concernées.

Les informations listées dans le tableau ci-dessous devront notamment être intégrées au module :

Risque Informations, documents, alertes à gérer

Incendie et panique

� Classement du bâtiment (Classement ERP le cas échéant, code du travail,….) � Procès-verbaux des passages des commissions de sécurité et suivi des non-

conformités à lever � Rapports des organismes de contrôles relatifs aux contrôles réglementaires des

installations de gaz et des Systèmes de Sécurité Incendie � Rapports des visites d’entretien � Courriers importants

Electrique � Rapports des organismes de contrôles relatifs aux contrôles réglementaires des

installations de électriques Intoxication

chimique � Identification des zones à risque (laboratoires, salles de travaux pratiques, …) � Recensement et repérage des hottes d’aspiration et des sorbonnes

Inhalation de fibres amiantes

� Recensement et repérage des zones contenant de l’amiante avec distinction du type de matériau concerné (flocage, calorifugeage, faux-plafond, revêtement de sol, enduits, plâtre, …) à partir des diagnostics réalisés depuis 1997

� Récupération des historiques concernant les travaux de désamiantage réalisés � Génération d’alertes lorsque des travaux (maintenance ou investissement) sont

envisagés dans des zones contenant des matériaux amiantés � Génération d’alertes lors du dépassement d’un délais de contrôle imposé par la

réglementation (mesures d’empoussièrement triennales, vérification de l’état de conservation)

Prolifération de la légionelle

� Identification des zones à risque (réseaux d’eau chaude sanitaire, bras morts, équipements de climatisation, tour aéroréfrigérante , …)

� Récupération des historiques concernant les mesures préventives (nettoyage, curage, détartrage, modifications du réseau ECS,…) et curatives (chocs thermique et chimique) mises en œuvre

� Récupération des historiques concernant les mesures de concentrations en légionelles réalisées (en UFC/l)

Inhalation et ingestion de

plomb

� Identification des zones à risque (réseaux d’adduction d’eau potable et peintures mis en place avant 1950)

� Récupération des historiques concernant les travaux mis en œuvre (dépose de canalisations, décapage ou recouvrement de peintures, ….)

� Récupération des historiques concernant les mesures de concentrations en plomb réalisées (en mg/cm² et en µg/l)



3.1.6. Gestion des inventaires (tranche conditionnelle) Ce module est chargé d’intégrer et de mettre à jour les données sur les valeurs financières du

patrimoine de l’établissement, dans le but de les valoriser. L’inventaire portera sur :

Les biens immobiliers, constitués par les bâtiments appartenant à l’Université de Rennes 1

Les biens mobiliers, rattachés aux bâtiments, que l’on distinguera suivant la

nature des équipements

3.1.6.1. Les biens immobiliers

D’une manière générale, les bâtiments qui composent le patrimoine immobilier de l’Université de Rennes 1 appartiennent à proprement parler à l’Etat et ont été (ou vont être) attribués à titre de dotation à l’établissement. La valeur financière de ce patrimoine a été évaluée en 2000 par la Direction Nationale d’Interventions Domaniales (DNID) qui a produit un rapport se basant principalement sur :

- l’année de construction de chaque bâtiment, - le type de matériaux constituant la structure, le clos et le couvert, - le nombre de niveaux, - la surface totale du bâtiment, - l’état général du bâtiment, - lorsqu’il est connu, le coût de la construction du bâtiment, affecté d’un

abattement pour dépréciation immédiate et de vétusté.

A partir de ce rapport, l’agence comptable de l’Université de Rennes 1 a établi une base de données visant à valoriser le patrimoine immobilier de l’établissement et intégrant l’ensemble des travaux d’investissement réalisés depuis l’enquête de la DNID. Le logiciel de gestion du patrimoine immobilier aura pour fonction de tenir à jour cette base de données en intégrant automatiquement le coût des travaux d’investissements réalisés chaque année et gérés par le module décrit au paragraphe 3.1.4. 3.1.6.2. Les biens immobiliers

A terme, l’objectif de l’établissement est d’inventorier tout équipement hors immobilier dont la valeur financière dépasse 750 € HT (règle à préciser). A chaque recensement d’équipement devra être associé :

- un code et une possibilité de rattachement, - un montant (estimé si nécessaire), - une localisation, - le cas échéant, les activités lucratives pouvant être générées par le bien

(taxes professionnelles, impôt sur les sociétés), - le cas échéant, les activités productives de revenues pouvant être

générées par le bien (taxes foncières).

Dans le cadre de la fourniture du présent module, les entreprises sont invitées à présenter une méthodologie précise et à chiffrer le coût d’acquisition du module.



o

3.1.7. Pilotage – Requêtes

Les requêtes doivent être activables par les utilisateurs eux-mêmes sans intervention d’un technicien.

On peut différencier deux types :

Les requêtes simples : devront pouvoir être construites par le gestionnaire

(utilisateur)

Les requêtes complexes : pourront être prédéfinies par un informaticien éventuellement et réutilisées par le gestionnaire.

Dans les deux cas elles doivent

- pouvoir être paramétrables afin d’assurer la variabilité des critères d’entrée.

- intégrer éventuellement des règles de calcul simples (totaux, pourcentage etc …..)

- extraire des données sous forme de fichier plat.

L’outil de requêtage peut être propriétaire ou standard (type business objects). Dans le cas d’un outil s’appuyant sur BO, un univers modifiable devra être fourni ou à défaut le modèle physique de données de la base afin de permettre la construction de l’univers par l’établissement. Il sera également indispensable de préciser la version de BO.

L’accès aux requêtes prédéfinies par le web serait un plus. L’extraction de données pour

interfaçage avec un entrepôt doit être possible.

Concernant les alertes, le logiciel de gestion du patrimoine doit pouvoir alerter l’utilisateur sur déclenchement d’évènements.

Ces alertes doivent se faire par déclenchement de mails vers l’adresse de l’utilisateur ou vers une

adresse générique (alias, liste de diffusion etc...)

Quelques exemples :

Requêtes pour la gestion du câblage et des matériels actifs Il est nécessaire de pouvoir faire des requêtes suivant différents critères afin de permettre d’avoir une appréciation précise de l’état de la configuration du réseau. Voici quelques exemples :

Câblage : - nombre de prises câblées global, par site, bâtiment, bureau etc. Matériels actifs : - nombre et type de matériels actifs installés global, par site, bâtiment, local

technique etc. - nombre de port de matériels actifs installés global, par site, bâtiment, local

technique etc. - nombre de port de matériels actifs connectés, disponibles par équipement…

Requêtes pour la gestion affectations fonctionnelles Des états entièrement paramétrables tels que :

- bilans des affectations - tableau croisé - occupations par périodes - Historiques des affectations - Surfaces non affectées…

pourront être obtenus directement sur imprimante et également depuis un tableur.



3.2. Récupération de l’historique Le logiciel de gestion du patrimoine devra offrir tous les outils nécessaires à la récupération de

l’historique, notamment pour ce qui concerne :

les locaux actuellement décrits dans COSWIN les plans (AUTOCAD) les interventions (fiches d’intervention, OT) passées ou en cours, y compris les

données financières l’état des stocks au moment du basculement si ce logiciel dispose d’un module de

gestion de stock

3.3. Intégration au sein du système d’information existant

Le logiciel de Gestion du Patrimoine devra s’intégrer au Système d’Information tel que décrit au paragraphe 2.4.2. Il devra notamment pouvoir communiquer avec les logiciels existants et ainsi s’inscrire dans le SI tel que le décrit le schéma ci-dessous :

Il alimentera le Système d’Information pour la partie Locaux et devra impérativement s’interfacer

avec le référentiel de l’établissement (personnels, nomenclatures etc…). Il devra être compatible LDAP, permettre à terme l’authentification SSO et l’intégration dans

l’Environnement Numérique de Travail des personnels. Il devra pouvoir intégrer la charte graphique de l’établissement.

Entrepôt de données

INFOCENTRE

Logiciel de gestion du patrimoine immobilier

Gestion des étudiants

APOGEE

Ressources humaines

HARPEGE

Gestion financière et

comptable

NABUCO (2)

Gestion de la recherche et de la valorisation

LEGALSUITE LABINTEL

Emploi du temps

ADE (1)



La présentation et la livraison du logiciel devront être accompagnés d’une documentation

technique et applicative détaillée, notamment :

Documentation administrateur / Installation - pré requis pour le fonctionnement de l'application - environnement, logiciels, etc. sur lesquels le produit a été validé - installation de l'application (liste des différentes taches à accomplir) - personnalisation du produit : (feuilles de style… ) - paramétrage de l'application (config.xml, …) - modification éventuelle de quelques pages pour des besoins spécifiques - maintenance du produit (liste des différentes taches à accomplir) - annexe (tous les documents supplémentaires mais non obligatoires)

Documentation utilisateur - plaquette commerciale - manuel utilisateur

Technique utilisée :

Le logiciel devra pouvoir s’appuyer sur un SGBD de type Oracle ou MYSQL. Il est souhaitable qu’il fonctionne pour sa partie WEB sur un serveur d’application TOMCAT.

(1) Logiciel d’allocation des espaces :

La description et l’affectation des espaces sont des éléments socles du système d’information. Ces notions sont partagées par nombre de traitements s’appuyant sur le SI.

En effet, une pièce en tant qu’élément constitutif d’un bien immobilier, peut héberger des

mobiliers ; elle peut en outre être utilisée par une structure identifiée (affection des espaces), par un type d’activité (salle de cours, TP, bureau, etc…). On doit également avoir une vision claire de la disponibilité de la salle.

L’Université s’est doté du logiciel ADEsoft pour la gestion des emplois du temps. Il est nécessaire

que l’outil de gestion du patrimoine puisse communiquer avec ADE ainsi qu’avec le logiciel de gestion des étudiants (APOGEE) :

Dans le sens Patrimoine vers ADE/APOGEE pour : - les nomenclatures des salles - l’affectation aux structures - la capacité d’accueil et le descriptif technique - la disponibilité de la salle (salle en travaux, pour quelle période etc….)

Dans le sens ADE vers Patrimoine : - les locaux étant affectés à des cours ou des examens ne seront plus

disponibles pour des interventions. L’outil de gestion du patrimoine doit donc intégrer en provenance d’ADE les dates d’indisponibilité de chaque salle.

-

(2) Logiciel de gestion financière et comptable :

NABUCO sera utilisé jusqu’à fin 2007.



3.4. Le mode de consultation, le nombre de licences et les droits d’accès

Mode consultation :

La consultation du logiciel, ou de l’un de ses composants, devra s’effectuer à partir d’un poste

classique d’une manière simple, rapide et souple.

De la même manière, l’installation d’un accès à la consultation sur un poste non équipé devra pouvoir être mise en œuvre aisément.

Le recours à un simple navigateur permettant d’assurer la consultation serait un plus indéniable.

Le nombre de licences : Actuellement, le logiciel COSWIN est installé sur une trentaine de postes, sachant que 10

utilisateurs au maximum peuvent se connecter simultanément. Le logiciel de dessin assisté par ordinateur (AUTOCAD) est installé sur 5 postes.

Le nombre de licences devant être mises en œuvre dans le cadre de l’installation du logiciel de

gestion du patrimoine n’est actuellement pas défini d’une manière précise. En première approche, on peut considérer que 30 licences seront nécessaires, 15 pouvant utilisées simultanément (voir le détail de répartition dans l’annexe 1).

Cette quantité peut être amenée à évoluer considérablement, l’outil demandé étant voué à une

large utilisation au sein de l’établissement. Les candidats sont invités à proposer une politique tarifaire partant sur les bases définies dans

l’annexe 1. Les droits d’Accès : Chaque intervenant sur le logiciel, de par ses fonctions ou son appartenance à telle ou telle

structure doit se voir attribuer des droits d’accès différents. L’outil devra donc permettre de gérer les accès de façon fine :

- par type d’accès (consultation, mise à jour) - par module - par commandes (fonctionnalités) - par type de données - par utilisateur ou type d’utilisateur



3.5. Les prestations de services associées Les candidats devront distinguer dans leur offre la fourniture du logiciel d’une part, et les

prestations de services associées d’autre part. Les prestations de services suivantes devront obligatoirement être proposées :

Installation et mise en service du logiciel pour l’ensemble des licences demandées au paragraphe ci-dessus.

Mise en œuvre des interfaces avec les logiciels et le système d’informations existants.

Récupération et adaptation de l’ensemble des historiques (données alphanumériques et graphiques, interventions, …).

Formations initiales permettant l’utilisation de tous les modules demandés (coût horaire par personne et par module).

Assistance et accompagnement durant la 1ère année de mise en service. Maintenance proposée, en précisant le mode de maintenance (à distance,

déplacement), le contenu, les délais d’intervention….

FIN DU CAHIER DES CHARGES



ANNEXES



ANNEXE 1

Synthèse des prestations demandées



Les candidats devront préciser s’ils fournissent :

Des licences illimitées Des licences à l’utilisateur (préciser coût unitaire et coût par lot) Des licences à l’utilisateur connecté (préciser coût unitaire et coût par lot)

Synthèse des prestations demandées Quantité

Logiciel de gestion du patrimoine immobilier

1. Module « Description dynamique du patrimoine » Licences complètes 6 U

Licences consultation 35 U

Licences « Gestion des câblages et des matériels actifs » 3 U Bâtiments du campus de Beaulieu

Reprise et intégration des données alphanumériques existantes ENS

Reprise et intégration des données graphiques conformes à la charte 154 105 m² Bâtiments du campus de Centre (Tranche conditionnelle 1)


Reprise et intégration des données graphiques conformes à la charte 46 473 m²

Reprise et intégration des données graphiques non conformes à la charte

2 939 m²

Saisie numérique des données graphiques non informatisées actuellement

550 m²

Bâtiments du campus de Santé (Tranche conditionnelle 2)


Reprise et intégration des données graphiques conformes à la charte 9 588 m²

Reprise et intégration des données graphiques non conformes à la charte

37 082 m²

Saisie numérique des données graphiques non informatisées actuellement

316 m²

2. Module « Gestion de la maintenance assistée par ordinateur » � Licences � Reprise et intégration des données existantes : concernant le stock

15 U 6000 articles

2. Module « Gestion de la maintenance assistée par ordinateur » - VARIANTE

� Interface avec le logiciel de GMAO existant (COSWIN) ENS

3. Module « Gestion des travaux d’investissement » � Licences 5 U

4. Module « Carnet de santé des bâtiments » (option) � Licences 3 U

5. Module « Gestion des inventaires » (tranche conditionnelle 3) � Licence Coût à l’unité

6. Pilotage et requête de l’ensemble des modules 15 U 7. Interfaçage avec le système d’information existant ENS 8. Etude, installation et mise en service ENS

9. Formation Par heure et par personne

10. Assistance et accompagnement durant la 1ère année de mise en service ENS 11. Maintenance ENS



ANNEXE 2

Etat de saisie des plans



ANNEXE 3

Charte graphique

logiciel de gestion du patrimoine immobilier

Documents