lỜi mỞ ĐẦu - lamketoan.edu.vn°ơng-mại.pdf · hiểu được phần nào tình hình...

LỜI MỞ ĐẦU

Giữa lý thuyết và thực tế luôn có một khoảng cách nhất định, chính vì thế việc

trường Đại học Kinh tế quốc dân và Viện Kế toán – Kiểm toán đã tạo điều kiện để sinh

viên năm cuối chúng em được tiếp xúc với thực tế là một bài học vô cùng quý báu với

mỗi sinh viên. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và phát triển

công nghệ Kinh Bắc, em đã phần nào hiểu được thực tế công tác quản lý nói chung và

công tác Kế toán nói riêng trong Công ty. Được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị

trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán tài vụ, trong thời gian thực tập em đã được đến

các phòng ban trong Công ty để tìm hiểu hoạt động của từng phòng điều đó đã giúp em

hiểu được phần nào tình hình hoạt động và công tác kế toán, tài chính và những vấn đề cơ

bản trong quá trình vận hành Công ty.

Cùng với đó là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Phạm Quang đã giúp em hoàn

thành được báo cáo thực tập tổng hợp này. Báo cáo gồm có 3 phần:

Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt

động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh

Bắc

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương

mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ

phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ

MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG

NGHỆ KINH BẮC

Tên tiếng Anh: KINH BAC TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING

JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: KBG.,JSC

Hình thức công ty: Công ty Cổ phần

Địa chỉ: Số 40A, tổ 45B, phường Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

Văn phòng đại diện: P802, B11D, Nam Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Mã số thuế: 01 02978077

Số điện thoại: (+84-4) 6281 – 7009

Fax: (+84-4) 6281 – 0033

Người đại diện hợp pháp: Ông Nguyễn Hữu Long – Giám đốc Công ty

Web: www.KinhBacGroup.vn

Email: [email protected]

Vốn điều lệ: 25.000.000.000 được chia thành 2.500.000 cổ phần mỗi cổ phần trị giá 10.000 VNĐ. Trong đó có 2.500.000 cổ phần phổ thông và không có cổ phần ưu đãi.

mailto:[email protected]

http://www.KinhBacGroup.vn/

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc được thành lập ngày 16/10/2008 theo giấy phép kinh doanh số 0103027347 của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.Hà Nội. Ban đầu Công ty chỉ là một doanh nghiệp nhỏ kinh doanh mua bán, phân phối các loại máy tính, máy chiếu cho các cá nhân, doanh nghiệp, trường học, các tổ, hội...

Khởi đầu kinh doanh, Công ty đứng trước bộn bề khó khăn, áp lực. Đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của Công ty còn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế. Trong kinh doanh Ban lãnh đạo Công ty luôn trăn trở xác định: Đối với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản phẩm công nghệ cao, yếu tố hàng đầu để tạo nên sự sống còn và để phát triển đó là: Chất lượng và uy tín trong quan hệ với các khách hàng. Đây là giải pháp xuyên suốt và đã được Công ty thực hiện tốt kể từ khi thành lập đến nay.

Được sự tin tưởng của các khách hàng, việc kinh doanh của công ty ngày càng thuận lợi. Trong quá trình kinh doanh, Công ty đã kịp thời nắm bắt nhu cầu thị trường, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và đã mạnh dạn mở rộng đầu tư kinh doanh đa dạng mặt hàng, dịch vụ. Những lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty hiện nay như cung cấp máy tính, máy chiếu, thiết bị văn phòng...; cung cấp các dịch vụ về máy tính, tư vấn thiết kế thi công...

Với đội ngũ lãnh đạo quản lý có trình độ, nhiều kinh nghiệm, nhân viên năng động, có chuyên môn khoa học kỹ thuật và có tinh thần trách nhiệm cao, Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc đang có những bước tăng trưởng và phát triển nhanh chóng trở thành một Công ty vững mạnh. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường, Công ty cũng tiến hành nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ bảo hành... để đáp ứng nhu cầu của từng đối tượng khách hàng. Hiện nay, sản phẩm và dịch vụ của Công ty đã được nhiều bạn hàng trong lĩnh vực thiết bị kỹ thuật, thiết bị văn phòng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận biết đến và sử dụng. Vị thế và uy tín của Công ty trong ngành ngày càng được cải thiện và nâng cao.

Trên bước đường hội nhập và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Công ty luôn nhận thức đầy đủ về những khó khăn, thách thức phía trước và luôn đặt ra nhiệm vụ chiến lược, luôn phấn đấu để không ngừng cập nhật các tri thức công nghệ, nâng cao năng lực, nhằm thỏa mãn một cách cao nhất các yêu cầu của khách hàng đối với tất cả các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp. Mỗi đơn hàng công ty cung cấp đều đảm bảo chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

1.2.1.1 Chức năng

Từ khi thành lập đến nay Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc đã ổn định và đi vào hoạt động với chức năng chính là đơn vị mua bán các sản phẩm công nghệ. Ngoài ra công ty còn tiến hành thực hiện tư vấn trong việc lập kế hoạch, đấu thầu, lắp đặt trang thiết bị văn phòng...

Công ty đã đăng ký và hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực sau đây:

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Bán buôn thiết bị là linh kiện điện tử, viễn thông

- Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác

- Bán buôn vật liệu, thiết bị khác trong xây dựng

- Hoạt động viễn thông khác

- Sửa chữa máy tính và thiết bị ngoại vi

- Sửa chữa thiết bị liên lạc

- Sửa chữa thiết bị nghe nhìn đi tử gia dụng

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác

1.2.1.2 Nhiệm vụ

Với định hướng phát triển bền vững và lâu dài, Công ty đã đặt ra các nhiệm vụ mang tính định hướng chung như sau:

Thực hiện tốt kế hoạch đã đặt ra với phương châm năm sau cao hơn năm trước đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước về việc nộp đầy đủ các khoản thuế cho ngân sách Nhà nước.

Hoạt động trong lĩnh vực pháp luật cho phép, thực hiện đúng các quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm với hoạt động kinh doanh của mình.

Thực hiện tốt các chế độ lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. Đảm bảo tốt công tác quản lý lao động, liên tục bồi dưỡng và không ngừng nâng cao tay nghề cho người lao động trong Công ty, không ngừng cải thiện cơ cấu quản lý bằng việc áp dụng các tiến bộ mới.

Thực hiện tốt các cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nhằm đảm bảo đúng chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng uy tín của Công ty trên thị trường.

Đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của cổ đông về việc được chia lợi nhuận đúng thời gian quy định, được biết các thông tin về tình hình hoạt động của Công ty.

Từ các định hướng trên Công ty đã xây dựng chiến lược phát triển như sau:

Đối với hoạt động quan hệ với công chúng:

Thực hiện đúng cam kết với khách hàng về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, Công ty lấy việc thoả mãn các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng làm mục tiêu quan trọng hàng đầu, coi sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng chính là thành công của công ty.

Với cổ đông, công ty thực hiện dân chủ, công khai, minh bạch trong cung cấp thông tin tới các cổ đông; đảm bảo quyền lợi và phấn đấu nâng cao cổ tức cho mọi cổ đông.

Với các đối tác, tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ hợp tác, bình đẳng trên nguyên tắc tôn trọng, cạnh tranh lành mạnh vì lợi ích của cộng đồng, khách hàng và Công ty.

Với cộng đồng xã hội, chấp hành luật pháp, tuân thủ các chuẩn mực đạo đức trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chú trọng đến các hoạt động mang tính xã hội thiết thực và nhân đạo với phương châm chung tay vì sự phát triển cộng đồng.

Đối với nghiên cứu và phát triển thị trường:

Công ty đã xây dựng khá chi tiết kế hoạch nghiên cứu và phát triển thị trường, bao gồm:

Tham dự các buổi hội thảo được tổ chức bởi các đơn vị nhằm cập nhật thông tin và xây dựng mạng lưới liên kết các Công ty trong ngành.

Trên bước đường hội nhập và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Công ty luôn nhận thức đầy đủ về những khó khăn, thách thức phía trước và luôn đặt ra nhiệm vụ chiến lược là phải luôn phấn đấu để không ngừng cập nhật các tri thức công nghệ, nâng cao năng lực, nhằm thỏa mãn một cách cao nhất các yêu cầu của khách hàng trên tất cả các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp.

Công ty tăng vốn lưu động cho hoạt động bán hàng, đây là vốn để thanh toán tiền mua sản phẩm cho từng đơn hàng nhằm đảm bảo hàng hóa cho khách hàng, đồng thời vốn sẽ được thu hồi khi khách hàng tiến hành thanh toán

Chiến lược khách hàng:

Với xu hướng phát triển kinh tế như hiện nay, sức cạnh tranh về thị phần trên thị trường ngày càng khốc liệt, do vậy định hướng địa bàn hoạt động của Công ty sẽ còn vươn xa ra địa bàn nhiều tỉnh thành trên cả nước.

Chiến lược khách hàng của Công ty sẽ tập trung vào các yếu tố:

Tìm kiếm, duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng;

Tạo dựng niềm tin và sự ủng hộ của khách hàng;

Tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với khách hàng;

Mở rộng quan hệ tốt với các đối tác nhằm tìm kiếm thêm nhiều dự án, bên cạnh đó ổn định, lâu dài và hiệu quả sự hợp tác trước đây.

Đẩy mạnh hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng truyền thống, khai thác những nhu cầu trong tương lai nhằm tiến tới những cơ hội kinh doanh, hợp tác đầu tư mới.

Công ty đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường, tăng cường đầu tư nhập máy móc thiết bị hiện đại từ nước ngoài.

Đối với nghiên cứu phát triển thị trường, Công ty đề ra các chính sách:

Mở rộng quan hệ với các đối tác nhằm tìm kiếm thêm nhiều dự án, bên cạnh đó tăng cường các mối quan hệ hợp tác sẵn có.

Chủ động tìm kiếm các khách hàng mới trên địa bàn thành phố và các tỉnh lân cận.

1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

1.2.2.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0103027347 ngày 16/10/2008, Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng và được phép hành nghề trong các lĩnh vực sau:

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Bán buôn thiết bị là linh kiện điện tử, viễn thông

- Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác

- Bán buôn vật liệu, thiết bị khác trong xây dựng

- Hoạt động viễn thông khác

- Sửa chữa máy tính và thiết bị ngoại vi

- Sửa chữa thiết bị liên lạc

- Sửa chữa thiết bị nghe nhìn đi tử gia dụng

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác

1.2.2.2 Thị trường kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Thị trường của doang nghiệp từ khi thành lập đến nay được mở rộng cả về quy mô sản phẩm cung cấp, cả về thị trường tiêu thụ. Về quy mô sản phẩm, doanh nghiệp hiện đang kinh doanh trên nhiều mặt hàng đa dạng về chủng loại và có số lượng lớn. Về quy mô thị trường, từ việc chủ yếu cung cấp hàng hóa cho địa bàn thành phố Hà Nội, Bắc Ninh, công ty đã mở rộng ra nhiều tỉnh thành khác như Hải Dương, Hưng Yên, Phú Thọ...

ngoài việc giữ được những mối hàng cũ, doanh nghiệp còn tìm được thêm nhiều mối hàng mới đảm bảo cung cấp hàng đầy đủ, kịp thời. Năm 2013 là khoảng thời gian công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định và phát triển. Tuy nhiên, là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh điện tử nên sự mất ổn định của đồng Đô la trong thời gian qua gây khá nhiều khó khăn cho công ty nói chung. Hiện nay công ty đang tích cực giải quyết những ảnh hưởng của sự biến động đồng Đô la để đảm bảo hàng hóa.

Về mảng cung cấp dịch vụ máy tính, tư vấn thiết kế... hiện tại công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ cho địa bàn các quận, huyện trong thành phố Hà Nội. Công ty đang nỗ lực mở rộng hoạt động dịch vụ hướng ra địa bàn các tỉnh lân cận như Bắc Ninh, Hải Dương, Hưng Yên, Phú Thọ....

1.2.2.3 Những sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

- Cung cấp máy chiếu, máy tính, thiết bị linh kiện của các hãng như: HP, Dell, Acer, SamSung, Apple, IBM, Intel...

- Cung cấp các dịch vụ về máy tính đồng bộ, tư vấn thiết kế và thi công các hệ thống điện, hệ thống mạng, mạng LAN, mạng Wan, thiết bị an ninh cùng các phần mềm tin học quản lý

- Cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế, sửa chữa, nâng cấp, bảo trì hệ thống viễn thông

- Cung cấp hệ thống máy móc, kỹ thuật phục vụ tổ chức sự kiện

- Cung cấp các giải pháp về năng lượng sạch, tiết kiệm năng lượng, tự động hóa cho tòa nhà thông minh

- Tư vấn thiết kế, cung cấp lắp đặt hệ thống tổng đại điện thoại, hệ thống camera quan sát.

1.2.3 Đặc điểm quy trình kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

1.2.3.1 Đặc điểm quy trình luân chuyển hàng hóa của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Hằng năm, phòng Kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc xây dựng kế hoạch kinh doanh trung cho Công ty, nhưng do tình hình thị trường các mặt hàng điện tử liên tục biến động nên tùy từng trường hợp cụ thể, phòng Kinh doanh sẽ có những thay đổi trong việc bố trí, phân công công việc, xây dựng kế

hoạch kinh doanh ngắn hạn đối với từng mặt hàng. Nói chung, quá trình hoạt động của hàng hóa sẽ được thực hiện qua 6 bước như trong sơ đồ:

Sơ đồ 1.1: Các bước hoạt động của hàng hóa

Quá trình luân chuyển hàng hóa trong công ty bao gồm hai quá trình quan trọng là quá trình mua hàng hóa và quá trình bán hàng hóa

Quá trình mua hàng hóa: Toàn bộ khối lượng hàng hóa của công ty dùng cho quá trình luân chuyển là mua ngoài. Nguồn hàng cung cấp cần đảm bảo tính ổn định về số lượng, chất lượng sẽ giúp quá trình luân chuy diễn ra liên tục hơn. Công ty tiến hành mua hàng theo phương thức mua không trực tiếp (mua theo phương thức gửi hàng, mua theo đơn đặt hàng, mua hàng qua điện thoại...) Theo phương thức này, khi có nhu cầu mua hàng, công ty chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng hóa.

- Giai đoạn ký kết hợp đồng mua hàng hóa: Công ty và bên bán cùng tiến hành các thủ tục lập hợp đồng cung cấp thiết bị, ghi rõ thông tin hai bên, số lượng, chất lượng, quy cách hàng hoá, phương thức giao nhận, thanh toán... Sau khi thỏa thuận thống nhất, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.

- Giai đoạn kiểm nghiệm hàng hóa, nhập kho: Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho của công ty, công ty cho người làm các thủ tục kiểm nghiệm, lập báo cáo kiểm nghiệm, nhận hàng, nhận hóa đơn và nhập kho

Ký kết hợp đồng mua hàng hóa

- Thương thảo với người bán

- Ký hợp đồng

Kiểm nghiệm hàng hóa, nhập kho

- Số lượng

- Chất lượng

Thanh lý hợp đồng mua hàng hóa

-Thanh toán hợp đồng

Ký hợp đồng bán hàng hóa

- Thương thảo với người bán

- Ký hợp đồng

Xuất hàng từ kho

- Kiểm tra số lượng

- Kiểm tra chất lượng

Thanh lý hợp đồng bán hàng hóa

- Bảo hành

- Nhận đủ giá trị hợp đồng

- Giai đoạn thanh lý hợp đồng mua hàng hóa: Công ty tiến hành thanh lý hợp đồng mua hàng hóa, thanh toán cho bên bán

Quá trình bán hàng hóa: Đối tượng mua hàng của công ty gồm các cá nhân, tổ chức, các doanh nghiệp...có nhu cầu về hàng sẽ tiến hành liên hệ với công ty để thương thảo hợp đồng.

- Giai đoạn ký kết hợp đồng bán hàng hóa: Công ty và bên mua tiến hành các thủ tục lập hợp đồng cung cấp thiết bị, ghi rõ thông tin hai bên, số lượng, chất lượng, quy cách hàng hoàng, phương thức giao nhận, thanh toán... Sau khi thỏa thuận thống nhất, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Vì công ty không có đội vận chuyển nên bên mua sẽ tiến hành thuê bên vận chuyển.

- Giai đoạn xuất hàng hóa từ kho: Công ty tiến hành xuất hàng hóa từ kho, kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng hàng hóa. Lập hóa đơn cho khách hàng.

- Giai đoạn thanh lý hợp đồng bán hàng hóa: Công ty nhận được khoản thanh toán giá trị hợp đồng, tiến hành các hoạt động bảo hành cho khách hàng.

1.2.3.1 Đặc điểm quy trình kinh doanh dịch vụ của Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Phòng kinh doanh xây dựng lịch trình cụ thể cho những bộ phận cung ứng dịch vụ của công ty. Bộ phận lắp ráp cần phải điều người đến lắp đặt ngay cho khách hàng khi hàng hóa của khách hàng đến nơi. Bộ phận bảo hàng, bảo dưỡng sẵn sàng có mặt kịp thời trong thời khi sản phẩm bị trục trặc, đồng thời có kế hoạch đến bảo dưỡng máy định kỳ cho khách hàng. Bộ phận cung ứng các dịch vụ về máy tính đồng bộ, tư vấn thiết kế và thi công các hệ thống điện, hệ thống mạng, mạng LAN, mạng Wan, thiết bị an ninh cùng các phần mềm tin học quản lý... thường xuyên tìm kiếm khách hàng trên thị trường, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mọi lúc mọi nơi.

1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ

KINH BẮC

Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ

Kinh Bắc

Bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng. Giữa ban

lãnh đạo và các bộ phận phòng ban trong Công ty có mối quan hệ chức năng, hỗ trợ lẫn

nhau. Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm:

Hội đồng quản trị: Là các cổ đông góp vốn vào Công ty - những người quản lý cao nhất của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Giám sát Giám đốc và những cán bộ quản lý khác của Công ty. Với Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc thì Hội đồng quản trị gồm 5 người là các cổ đông sáng lập Công ty.

Giám đốc: Là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu

sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước

pháp luật về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Hiện nay Giám đốc Công ty là

Ông Nguyễn Hữu Long là một trong 5 cổ đông sáng lập công ty. Ông kiêm đồng thời

chức vụ Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị của Công ty.

GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh Doanh

Phòng Kế Toán Tài

Chính

Phòng Nhân Sự

Bộ Phận Kinh

Doanh

Bộ phận Phát triển

dự án

Bộ phận sửa chữa, bảo hành

Bộ phận Kiểm định

Bộ phận lắp ráp

Phòng Hành Chính

Phòng Kỹ Thuật

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Phòng Kinh Doanh: Gồm hai bộ phận là bộ phận kinh doanh và bộ phận phát triển

dự án. Phòng Kinh Doanh có nhiệm vụ tham mưu và xây dựng cho lãnh đạo công ty về kế

hoạch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của công ty, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát

triển thị trường, xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng, chịu trách nhiệm giới

thiệu sản phẩm rộng rãi, thực hiện việc ký hợp đồng cho công ty. Thực hiện các biện

pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa như: quảng cáo, khuyến mại, giới thiệu sản phẩm.

Phong Kinh Doanh hiện co 15 nhân viên. Tất cả đều được đào tạo chuyên nghiệp từ các

trường Đại học Tài chính, Học viện Báo Chí, Đại học Ngoại Thương, các chuyên ngành

về kinh doanh, truyền thông và sang tao cac y tương, đề ra phương án, lập kế hoạch phát

triển dự án…Họ đó co nhưng thanh công đáng kể và hoàn thành xuất sắc các dự án như:

Dự án cung cấp Thiết bị tin học cho Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn,

Ngân Hàng VPBank., Dự án Lắp đặt hệ thống Camera quan sát Trường Mầm Non Hoa

Trà My, Trung tâm Thể Dục Thể Thao Tỉnh Bắc Ninh, Dự án Trung Tâm điều hành AI

GAME III tại nhà A8 Triển Lam Giang Vo, Hà Nội., Lắp đặt trạm BTS tuyến Hà Nội –

Thái Nguyên.

Phòng kế toán tài chính: Giúp việc giám đốc lập kế hoạch khai thác và luân

chuyển vốn, đáp ứng tốt các yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Phòng trực tiếp thực thi

nhiệm vụ hạch toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung

thực, nhanh chóng, chính xác. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thu chi định

kỳ nhằm giúp Giám đốc điều hành vốn hiệu quả theo quy định pháp luật.

Phòng nhân sự: Quản lý về mặt nhân sự của Công ty. Có trách nhiệm đào tạo,

tuyển dụng nhân sự cho Công ty. Xây dựng kế hoạch và thực hiện tuyển dụng, đào tạo,

bồi dưỡng nhân sự theo yêu cầu của công việc cho các phòng ban, bộ phận của Công ty.

Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc hành chính như

tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn, tài liệu, giấy tờ. Quản lý nhân sự, nghiên cứu,

xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty. Thực hiện một số công việc về chế độ chính sách

cũng như vấn đề lương bổng, khen thưởng’ giải quyết các việc liên quan khác với chính

quyền sở tại khi được yêu cầu.

Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm tư vấn, lắp đặt sửa chữa và bảo dưỡng toàn bộ

những sản phẩm mà công ty cung cấp cho khách hàng. Hai mươi kỹ sư của phòng kỹ

thuật trong đó có 12 người là những người xuất thân từ trường ĐH Bách Khoa Hà Nội co

tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong việc phục vụ cho các công ty lớn và đơn vị ngân hàng

và 8 người con lại trong số mười hai người là những người xuất thân từ khoa tin của

những trường ĐH, Cao Đẳng khác nhưng họ rất nhiều kinh nghiên trong lĩnh vực tin học.

Họ là những người mang lại sự tín nhiệm về dịch vụ, khả năng kỹ thuật và lòng nhiệt tình

của khách hàng với Kinh Bắc

Như vậy, mỗi phòng ban trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng

giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ dưới sự điều hành của Giám Đốc công ty và cùng

thực hiện mục tiêu nhằm đạt lợi ích cao nhất cho công ty.

1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

1.4.1 Thông tin tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của công ty từ 2011 – 2013

Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Doanh thu BH&CCDV

Giá vốn hàng bán

Lợi nhuận gộp

Doanh thu tài chính

Chi phí tài chính

Chi phí QLDN

Lợi nhuận trước thuế

Thuế TNDN

Lợi nhuận sau thuế

69.844.650.345

54.436.325.555

15.408.324.790

17.802.400

372.048.005

6.091.968.977

8.962.110.208

2.240.527.552

6.721.582.656

85.179.400.231

68.435.480.976

16.743.919.255

59.048.400

200.916.455

6.359.687.030

10.242.364.170

2.560.591.043

7.681.773.128

97.579.530.245

78.029.128.200

19.550.402.045

397.568.255

559.900.046

8.491.868.245

10.896.202.009

2.724.050.502

8.172.151.507

Bảng 1.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty các năm 2011, 2012, 2013

Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

A. Tài sản

1. Tiền và tương đương tiền

2. Các khoản phải thu

3. Hàng tồn kho

4. Tài sản cố định

B. Nguồn vốn

1. Nợ ngắn hạn

2. Nợ dài hạn

3. Nguồn vốn kinh doanh

4. Lợi nhuận chưa phân phối

47.145.743.660

17.417.790.468

12.629.603.906

15.023.436.393

2.074.885.893

47.145.743.660

3.297.848.660

156.997.435

25.000.000.000

18.690.897.565

49.496.610.166

19.032.591.601

13.234.132.086

14.562.041.416

2.667.845.063

49.496.610.166

4.980.965.455

-

25.000.000.000

19.515.644.711

51.011.161.514

19.217.579.632

13.770.341.102

15.114.364.660

2.908.876.120

51.011.161.514

5.810.815.647

-

25.000.000.000

20.200.345.867

Bảng 1.3: Bảng đánh giá khái quát cấu trúc tài chính

Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012 so với năm 2011

Năm 2013 so với năm 2012

Số tiền (đồng) Tỷ trọng



+/- % +/- %

1.Tài sản ngắn hạn 45.070.857.767 96,6 46.828.765.103 94,61 48.102.285.394 94,3 1.757.907.336 3.90 1.273.520.291 2.72

2.Tài sản dài hạn 2.074.885.893 4,4 2.667.845.063 5,39 2.908.876.120 5,7 592.959.170 28.58 241.031.057 9.03

3.Tổng tài sản 47.145.743.660 100 49.496.610.166 100 51.011.161.514 100 2.350.866.506 4.99 1.514.551.348 3.06

4.Nợ phải trả 3.454.846.095 7,33 4.980.965.455 10,06 5.810.815.647 11,39 1.526.119.360 44.17 829.850.192 16.66

5.Vốn chủ sở hữu 43.690.897.565 92,67 44.515.644.711 89,94 45.200.345.867 88,61 824.747.146 1.89 684.701.156 1.54

6.Tổng nguồn vốn 47.145.743.660 100 49.496.610.166 100 51.011.161.514 100 2.350.866.506 4.99 1.514.551.348 3.06

Bảng 1.4: Bảng đánh giá khái quát một số chỉ tiêu tài chính và hiệu quả kinh doanh

Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012 so với 2011 Năm 2013 so với 2012+/- % +/- %

Hệ số tự tài trợ TSDH 21,06 16,69 15,54 -4,37 -20,76 -1,15 -6,88

Hệ số nợ 13,65 9,94 8,78 -3,71 -27,18 -1,16 -11,66

Sức sinh lời của VCSH - 0,159 0,163 - - 0,004 2,29

Tỷ suất doanh lợi ROS 0,096 0,09 0,084 - 0,006 - 6,29 -0,006 -7,14

Nhận xét:

Về tài sản, quy mô tổng tài sản của doanh nghiệp tăng dần qua các năm, chủ yếu

là do tăng tài sản ngắn hạn. Cụ thể năm 2012, tổng tài sản tăng 2.350.866.506 đồng (tương

đương 4,99%) so với năm 2011 trong đó tài sản ngắn hạn tăng 1.757.907.336 đồng và tài

sản dài hạn tăng 592.959.170 đồng. Năm 2013, tổng tài sản tăng 1.514.551.348 đồng

(tương đương 3.06%) so với năm 2012 trong đó tài sản ngắn hạn tăng 1.273.520.291 đồng

và tài sản dài hạn tăng 241.031.057 đồng. Trong cơ cấu tài sản, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ

trọng cao, thường hơn 90% tổng tài sản của doanh nghiệp, tài sản dài hạn dù tăng dần qua

các năm nhưng vẫn chiếm tỷ trọng thấp.

Về nguồn vốn, quy mô nguồn vốn của doanh nghiệp tăng dần qua các năm cụ thể

năm 2012, tổng nguồn vốn của doanh nghiệp tăng 2.350.866.506 đồng (tương đương

4.99%) so với năm 2011. Năm 2013, tổng nguồn vốn của doanh nghiệp tăng

1.514.551.348 đồng (tương đương 3.06%) so với năm 2012. Nguyên nhân là do cả nợ phải

trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp đều tăng. Nợ phải trả của doanh nghiệp đã tăng

1.526.119.360 đồng (tương đương 44,17%) trong năm 2012 và 829.850.192 đồng (tương

đương 16,66%) trong năm 2013, nguyên nhân là do doanh nghiệp có chính sách mở rộng

các mặt hàng máy tính cung cấp. Cơ cấu chuyển dịch làm tăng tỷ trọng nợ phải trả nhưng

vốn chủ sở hữu cũng tăng và vẫn chiếm tỷ trọng cao trong nguồn vốn của doanh nghiệp.

Hệ số nợ của công ty giảm dần qua các năm cho thấy khả năng thanh toán của

công ty khá tốt nhưng đây cũng là bất lợi của công ty khi chưa tận dụng hết nguồn vốn nợ.

Công ty nên xem xét cân đối để có thể tận dụng các nguồn vốn từ bên ngoài để kinh doanh

hiệu quả hơn.

Hệ số tự tài trợ tài sản dài hạn giảm dần qua các năm, nhưng hệ số này vẫn lớn

hơn 1 cho thấy với vốn chủ tự có, công ty hoàn toàn có thể tài trợ cho tài sản dài hạn của

mình.

Về hiệu quả kinh doanh của công ty, doanh thu của công ty tăng dần qua các

năm, cụ thể năm 2012 tăng 15.334.749.86 (tương đương 22%) so với năm 2011, năm 2013

tăng 12.400.130.014 (tương đương 14,6%) so với năm 2012. Tuy nhiên tỷ suất doanh lợi

ROS của doanh nghiệp lại giảm dần qua các năm. Nguyên nhân là do tình hình biến động

của giá các mặt hàng điện tử từ nước ngoài, do ảnh hưởng tăng tỷ giá đồng đô la nên chi

phí giá vốn chiếm tỷ trọng cao trong doanh thu, do chi phí quản lý của doanh nghiệp tăng

nhanh (trong năm 2013 đã tăng 2.132.181.215 đồng tương đương 33,5% so với năm

2012). Doanh nghiệp cần có những chính sách tìm kiếm thị trường phù hợp để chi phí giá

vốn ổn định và cần điều chỉnh chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp.

1.4.1 Thông tin về lao động, tài sản cố định

Công ty sử dụng 100% lao động trong nước được phân chia theo phòng ban và giới

tính như bảng sau:

Bảng 1.5: Tình hình lao động tại Công ty (31/12/2013)

Đơn vị tính: Người

Tiêu thức phân loại Số lượng NLĐ

Phòng ban

Phòng Kinh Doanh 17

Phòng Kế Toán Tài Chính 6

Phòng Nhân Sự 7

Phòng Hành Chính 5

Phòng Kỹ Thuật 15

Giới tính Nam 40

Nữ 10

Tổng cộng 50

Lao động trong công ty đang từng bước được nâng cao về số lượng và chất lượng

thống qua quá trình tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng. Vấn đề cải thiện chất lượng lao

động luôn được Công ty chú trọng và là một trong những mục tiêu hàng đầu trong định

hướng phát triển của Công ty.

Về tài sản cố định, hiện tại (tính đến thời điểm 31/12/2013) Công ty có Tổng tài

sản cố định là 3.525.910.447 đồng trong đó đã khấu hao hết 617.034.327 đồng . Trong số

tài sản cố định đó bao gồm là dàn máy tính hoạt động trong công ty, thiết bị bảo quản kho

hàng, xe ô tô...

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ là hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Đồng thời, phòng kế toán còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời; từ đó, tham mưu cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp các quy định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty.

Bộ máy của công tác kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng Kế toán Tài Chính của Công. Công ty không xây dựng bộ phận kế toán quản trị riêng, mà do chính kế toán trưởng là người thực hiện các công việc của kế toán quản trị, tham mưu cho giám đốc trong việc ra các quyết định.

2.1.2 Phân công lao động kế toán

Dựa trên quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cùng mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán tài chính được biên chế 6 người và được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau:

Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Kế Toán Trưởng(kiêm kế toán tổng hợp)

Kế toán thanh toán

Kế toán bán hàng

Kế toán kho Thủ quỹ

Kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương

Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán:

Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung công tác kế toán toàn công ty, là người chịu

trách nhiệm tổ chức chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán toàn công ty, tổ chức hướng dẫn các

nghiệp vụ cũng như việc nghiên cứu triển khai chế độ kế toán hiện hành. Chịu trách

nhiệm trước giám đốc công ty và Nhà nước về tổ chức công tác kế toán tài chính, hướng

dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ kế toán của Nhà nước, lập báo cáo tài chính,

xét duyệt các báo cáo kế toán của công ty trước khi gửi tới cơ quan chức năng, tham gia

góp ý kiến với lãnh đạo về hoạt động tài chính để có biện pháp quản lý, đầu tư kịp thời, có

hiệu quả.

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kiểm tra, tổng hợp, lập báo cáo tài

chính của công ty, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Tổ chức kế toán tổng

hợp và chi tiết các nội dung hạch toán còn lại như: tài sản cố định, công cụ dụng cụ,

nguồn vốn kinh doanh, các quỹ Công ty. Trong Công ty kế toán tổng hợp do Kế toán

trưởng kiêm nhiệm.

Kế toán thanh toán: Theo dõi, ghi chép sổ sách có liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ, thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ và các khoản tạm ứng.

Kế toán bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Tính toán phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả DTBH, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc. Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ. Cuối tháng thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh... Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.

Kế toán kho: Có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và theo dõi các loại hàng hóa, vật tư có trong kho của doanh nghiệp. Đồng thời là người theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa và vào các sổ sách kế toán có liên quan tới kho của doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổ chức hạch toán ban đầu về lao động tiền lương, tổ chức ghi chép ban đầu, ghi sổ kế toán, báo cáo phân tích thông tin về

lao động tiền lương với giám đốc. Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn trong chi phí, từ đó tính lương phải trả cho nhân viên. Đánh giá kịp thời, đầy đủ, chính xác làm cơ sở hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Lựa chọn các hình thức thanh toán hợp lý với đặc điểm yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đồng thời cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng quỹ tiền lương.

Thủ quỹ: Theo dõi công việc Thu - Chi của công ty và chịu trách nhiệm Thu - Chi tiền mặt tại công ty khi có chứng từ hợp lệ. Chi trả lương cho nhân viên đúng thời hạn quy định. Theo dõi việc giao dịch qua ngân hàng để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh có thể diễn ra liên tục.

2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

2.2.1. Các chính sách kế toán chung

Kỳ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 kết thúc ngày 31/12 trong một năm.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng.

Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC được Bộ Tài chính ban hành

ngày 20/03/2006.

Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung

Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí trực tiếp khác

phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: được tính theo phương pháp thực tế

đích danh.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp

kê khai thường xuyên.

Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng

Tính thuế GTGT theo: phương pháp khấu trừ và hạch toán theo tháng

2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải

tập trung vào bộ phận kế toán Công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán

đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những

chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Các yêu cầu trong luân chuyển chứng từ kế toán theo các bước thực hiện:

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều

phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung

thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ

ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết

bằng số.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Ví dụ:

hoá đơn giá trị gia tăng phải được lập đủ 3 liên: liên 1 DN lưu lại, liên 2 giao cho khách

hàng, liên 3 dùng cho nội bộ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho

tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy

than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên

chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý

của tất cả các liên chứng từ.

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ

mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi

hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán

dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải

thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định hoặc khớp với chữ ký

trước đó.

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký

duyệt

Chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với

mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên

chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng

từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người

ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Giám đốc Công ty quy định dựa theo

luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên

chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi

trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm

tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện

(Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc Công ty biết

để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không

rõ ràng thì kế toán viên kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều

chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Sau khi kiểm tra, kế toán viên thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép

định khoản để hoàn thiện chứng từ.

Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để

làm căn cứ ghi sổ.

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán phải được phòng kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá

trình sử dụng và lưu trữ.

Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ,

bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị

huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày

kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Danh mục chứng từ sử dụng:

Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Danh mục chứng từ sử dụng bao gồm 5 chỉ tiêu theo bảng sau:

Bảng 2.1: Danh mục chứng từ sử dụng

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU

I/ Lao động tiền lương

1 Bảng chấm công 01a-LĐTL

2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL

3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL

4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL

5 Giấy đi đường 04-LĐTL

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL

7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL

8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL

9 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL

10 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL

II/ Hàng tồn kho

1 Phiếu nhập kho 01-VT

2 Phiếu xuất kho 02-VT

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT

4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT

5 Bảng kê mua hàng 06-VT

6 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT

III/ Bán hàng

1 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL

2 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL

3 Phiếu nhập kho

4 Phiếu xuất kho

5 Biên bản bàn giao

6 Bảng báo giá

7 Đơn đạt hàng

8 Hợp đồng kinh tế

9 Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

IV/ Tiền tệ

1 Phiếu thu 01-TT

2 Phiếu chi 02-TT

3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT

5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT

6 Biên lai thu tiền 06-TT

7 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT

8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) 08b-TT

9 Bảng kê chi tiền 09-TT

V/ Tài sản cố định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ

2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ

4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ

5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ

VI/ Chứng từ khác

1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản

Tổ chức chứng từ trong công ty

Từ 4 bước cơ bản nêu trên trong quá trình lưu chuyển chứng từ, việc tổ chức chứng

từ trong Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.2 với 4 bước tương ứng được thực hiện ở Bộ

phận xuất phát chứng từ ( VD như bộ phận kinh doanh với chứng từ về mua sắm TSCĐ

và vật tư, bộ phận kế toán với nghiệp vụ thu tiền của khách hàng…) sau đó đến Giám đốc,

kế toán trưởng ký duyệt. Tiếp theo chứng từ sẽ được kiểm tra ở các bộ phận thực hiện (có

thể là Thủ quỹ với chứng từ liên quan đến mua bán bằng tiền mặt, thủ kho với nghiệp vụ

liên quan đến xuất, nhập hang hóa …) và cuối cùng chứng từ sẽ được chuyển tới phòng

kế toán để kế toán phần hành ghi sổ và lưu trữ, bảo quản.

Sơ đồ 2.2: Tổ chức chứng từ trong Công ty

Tuy nhiên với các phần hành cụ thể có thể có một số thay đổi nhỏ để đảm bảo

nghiệp vụ diễn ra được thuận lợi đáp ứng tính liên tục và đồng bộ trong quá trình vận

hành của Công ty.

2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhưng do điều kiện hoạt động sản xuất

kinh doanh, Công ty không sử dụng một số tài khoản khoản như TK 113, TK 121, TK

129, TK 139, TK 161, TK 221, TK 228, TK 229, TK 244, TK 344, TK 611, TK 631 …

Ngoài ra để thuận tiện cho quá trình hạch toán và ghi sổ công ty đã lựa chọn mở

chi tiết các tài khoản như sau:

TK 1121: “Tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam” được chi tiết theo Ngân hàng gửi tiền

ví dụ như

Nghiệp vụ phát

sinh

Bp xuất phát

chứng từ

Bộ phận thực hiện

Kế toán phần hành

Bộ phận thực hiện

Giám đốc, kế

toán trưởng

Bảo quản,

lưu trữ

Lập, tiếp nhận

chứng từ Ghi sổ

Xử lý, kiểm tra chứng từ và

thực hiện công việc liên quan

Ký duyệt

TK11211: Tiền gửi ở Ngân hàng VietinBank

TK11212: Tiền gửi ở Ngân hàng Agribank

TK11213: Tiền gửi ở Ngân hàng Techcombank

…

TK 156: “Hàng hóa” được chi tiết như sau:

TK 1561: Giá mua hàng hóa

TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa

Ngoài ra các TK 1561 và TK 1562 còn được chi tiết theo từng hàng hóa.

TK 131: “Phải thu khách hàng” được chi tiết theo tên khách hàng

VD như hợp đồng cung cấp thiết bị cho công ty Sách và Thiết bị trường học Bắc Ninh thì

tài khoản cấp 2 sẽ được mở là TK 131_ STBN.

TK 331: “Phải trả người bán” cũng được chi tiết theo tên người bán

VD như hợp đồng mua thiết bị của Công ty Cổ Phần Đầu Tư Hoàng Đạo thì tài khoản cấp

2 sẽ được mở là TK 331_HĐ

TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được chi tiết thành

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ

2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc điểm

hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế của Công ty mình, Công ty đã

đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và được thực hiện kế toán trên phần

mềm kế toán Fast Accounting kết hợp sử dụng phần mềm Excel để lập các bảng biểu, các

bảng tính kế toán. Giữa các kế toán phần hành thường không tiến hành luân chuyển số

liệu trực tiếp mà thông qua qua mạng nội bộ mà thông tin được xử lý trực tiếp theo các bộ

phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ.

Sơ đồ 2.3: Hình thức ghi sổ tại Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ tại công ty như sau:

Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu hợp lệ, như: hoá đơn

bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán phần hành nhập

chứng từ vào phần mềm.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế

toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ nhật ký chung) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý

Chứng từ, Bảng Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Phần mềm kế toán

kế toán thực hiện thao tác đóng kỳ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu

tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung

thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán tổng hợp có thể kiểm tra đối chiếu số liệu

giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối mỗi quý, cuối năm kế

toán sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực

hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.

2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán Việt Nam ban hành

kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Trong đó bao gồm:


Báo cáo tài chính năm bao gồm

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN

- Quyết toán thuế GTGT Mẫu số 11/GTGT

-Tờ khai quyết toán thuế TNDN Mẫu số 04/TNDN

Báo cáo giữa niên độ bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a –DN;

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ

(dạng đầy đủ):

Mẫu số B 02a – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 03a –DN;

Trong các báo cáo này, báo cáo niên độ được lập hàng quý do kế toán tổng hợp

thực hiện và được giao cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng căn cứ vào các báo cáo để

phân tích tình hình tài chính của công ty và báo cáo với Giám đốc.

Mặt khác báo cáo tài chính năm sẽ do kế toán trưởng lập, xin xác nhận của Giám

đốc để nộp tới các cơ quan chức năng theo quy định bao gồm chi cục thuế quận Đống Đa,

Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội, chi cục thống kê quận Đống Đa.

Báo cáo trong nội bộ doanh nghiệp: bao gồm các báo cáo như các báo cáo quản trị cung

cấp thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh toán, tình hình giá vốn hàng hóa; báo

cáo tiến độ nhập hàng, báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn,

báo cáo thuế… Các báo cáo này do kế toán các phần hành lập để gửi tới Phòng kinh

doanh, Phòng kế hoạch và Giám đốc để đánh giá tình hình hoạt động của Công ty.

2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

2.3.1. Tổ chức hạch toán bán hàng

2.3.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

Hệ thống chứng từ

Trong Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc đối với

nghiệp vụ về bán hàng các chứng từ được sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng kinh tế

- Phiếu xuất kho

- Hóa đơn bán hàng

- Bảng kê bán lẻ

- Biên bản giao nhận hàng hóa

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

- Ngoài ra còn viết các phiếu bảo hành

Ví dụ về một vài chứng từ trong hệ thống chứng từ nghiệp vụ bán hàng

Ngày 15/11/2013, Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc ký hợp

đồng cung cấp cho công ty Sách và thiết bị trường học Bắc Ninh .

Biểu 2.1 Hợp đồng kinh tế

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-----o0o-----

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP THIẾT BỊ

Số: 04/TBTHBN-KB/2013

- Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2005 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005;

- Căn cứ Bộ luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua;

- Căn cứ vào chức năng, nhu cầu, khả năng thực hiện và thỏa thuận giữa hai bên:

Hôm nay, ngày 15 tháng 11 năm 2013, Tại TP. Bắc Ninh, chúng tôi gồm:

Bên A (Bên mua): CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC BẮC NINH

Địa chỉ : Số 14 Nguyễn Đăng Đạo, Tiền An, TP. Bắc Ninh, Bắc Ninh

Điện thoại : 0241.3 821614

Mã số thuế : 2300104959

Tài khoản : 102010000804532

Mở tại : Ngân hàng Công thương tỉnh Bắc Ninh

Đại diện : Ông Nguyễn Mạnh Hùng Chức vụ: Giám Đốc.

Bên B (Bên bán): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ PT CÔNG NGHỆ KINH BẮC

Địa chỉ : Số 40A tổ 45B phường Phương Liên - Đống Đa- Hà Nội.

VPGD : P802-B11D- Nam Trung Yên- Trung Hòa- Cầu Giấy- Hà Nội.

Điện thoại : (84-4) 6281.7009 Fax: (84-4) 6281.0033

Mã số thuế : 0102978077

Số tài khoản : 1222.319.150.2013

Mở tại : Ngân hàng Techcombank chi nhánh Đình Bảng, Bắc Ninh

Đại diện : Ông Nguyễn Hữu Long Chức vụ: Tổng Giám đốc

Hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:

Điều I: HÀNG HOÁ, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ

Bên B bán cho bên A hàng hoá với chi tiết sau:

TT Tên hàng SL Đơn giá Thành tiền

1

Máy tính ASUS: Main Foxconn h61; CPU intel G1610;

Ram III 2.0Gb; HDD Sata 320Gb; Case, power 480/500

W; Keyboard, Mouse Ps2/usb; Monitor 18,5"

2

(Chiếc)14.000.000 28.000.000

2 Camera10

(chiếc)10.000.000 100.000.000

3 Bàn ghế Giáo viên5

(bộ)1.600.0000 8.000.000

4 Bàn ghế học viên96

(bộ)1.500.000 144.000.000

Tổng cộng 280.000.000

( Bằng chữ: Hai trăm tám mươi triệu đồng chẵn./.)

Điều II: CHẤT LƯỢNG VÀ QUY CÁCH HÀNG HOÁ

1. Bên B đảm bảo cung cấp hàng hoá mới 100%, nguyên đai nguyên kiện.

2. Đúng chủng loại, đúng yêu cầu như điều I.

Điều III: PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN

1. Giao hàng:

- Thời gian giao hàng: Trong vòng 01 tháng sau khi hợp đồng này được ký kết

- Khi giao hàng bên B cung cấp cho bên A những giấy tờ kèm theo gồm:

+ Biên bản bàn giao hàng hoá có chữ ký đại diện của hai bên;

+ Phiếu bảo hành đi kèm hàng hóa;

2. Vận chuyển: Miễn phí trong nội thành Hà Nội.

Điều IV: BẢO HÀNH THIẾT BỊ

- Thời gian bảo hành: Thiết bị được bảo hành theo chế độ của nhà sản xuất, được ghi trên

giấy bảo hành chính hãng kèm theo thiết bị.

- Địa điểm bảo hành: trung tâm bảo hành của nhà sản xuất thiết bị.

Điều V: PHƯƠNG THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN

- Thời gian thanh toán: thanh toán ngay sau khi nhận được biên bản bàn giao 5 ngày

- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng.

- Bên thụ hưởng: Công ty CP TM và PT Công nghệ Kinh Bắc

Số tài khoản : 122 231 9150 2013

Mở tại : Ngân hàng Techcombank chi nhánh Đình Bảng, Bắc Ninh

Điều VI: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

a) Trách nhiệm của Bên A:

- Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn giá trị của Hợp đồng cho bên B;

- Tổ chức tiếp nhận và kiểm tra nghiệm thu kỹ thuật thiết bị khi bàn giao;

- Phối hợp với Bên B để tháo gỡ các vướng mắc trong quá trình giao - nhận hàng.

b) Trách nhiệm của Bên B:

- Cung cấp thiết bị đúng như nội dung tại điều 1 của Hợp đồng;

- Tiến hành chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bàn giao thiết bị lại cho bên A;

- Bên B có trách nhiệm bảo hành thiết bị cho bên A như đúng nội dung đã cam kết.

Điều VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc để giải quyết.

- Trong trường hợp không thể giải quyết được bất đồng, tranh chấp sẽ được đưa ra Toà án

Kinh tế Thành Phố Hà Nội để giải quyết. Quyết định của Toà án là quyết định cuối cùng bắt

buộc 2 bên phải thực hiện.

- Hợp đồng này làm thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và sẽ tự động được thanh lý ngay khi các điều

khoản trong hợp đồng được thực hiện đầy đủ.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Biểu 2.2 Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn

Giá trị gia tăng

Liên 1 : lưu tại quyển

Ngày 15 tháng 11 năm 2013

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

KB/2012B

0077005

Họ tên người mua hàng: Công ty Sách và thiết bị trường học Bắc Ninh

Địa chỉ : Số 14 Nguyễn Đăng Đạo, Tiền An, TP. Bắc Ninh, Bắc Ninh

Số tài khoản:

MST:

STT Tên vật liệu Đơn

vị tính

Số

lượng

Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1 x 21.

2.

3.

4.

Máy tính xách tay ASUS K443E

Camera

Bàn ghế giáo viên

Bàn ghế học viên

chiếc

chiếc

bộ

bộ

2

10

5

96

14.000.000

10.000.000

1.600.000

1.500.000

28.000.000

100.000.000

8.000.000

144.000.000

Cộng tiền hàng: 280.000.000 Thuế suất thuế GTGT(10%): 28.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 308.000.000Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm linh tám triệu đồng chẵn ./.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Thương mại và Phát triển Công Nghệ Kinh Bắc

Địa chỉ: 40ª Tổ 45B, Phường Phương Liên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội.

Số tài khoản:

Điện thoại: (84-4) 6281.7009 MST: 0 1 0 2 9 7 8 0 7 7

2 3 0 0 1 0 4 9 5 9

Biểu 2.3 Phiếu xuất kho

Công ty Cổ phần thương mại và phát triển công nghệ

Kinh Bắc PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 - VT Ngày 15 tháng 11 năm 2013 (QĐ số: 45/2006/QĐ- BTC

Số: 07 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ 632 Có 156Họ và tên người nhận: Giang Thị Hồng – Thủ kho Sách và thiết bị trường học Bắc Ninh

Xuất tại kho: Công CPTM và PTCN Kinh Bắc địa điểm:Số 40A tổ 45B Phương Liên Đống Đa Hà Nội

STTTên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật

tư, hàng hóa

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

chứng từ Thực xuất

1

Máy tính xách tay

ASUS K443E chiếc 2 214.000.00

0 28.000.000

2 Camera chiếc 10 1010.000.00

0 100.000.0003 Bàn ghế giáo viên bộ 5 5 1.600.000 8.000.0004 Bàn ghế học viên bộ 96 96 1.500.000 144.000.000

Cộng280.000.000

Tổng số tiền(viết băng chữ ):Hai trăm tám mươi triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo:......................................................................................... Ngày 15 tháng 11 năm 2013Người lập phiếu Thủ kho(ký, họ tên) (ký, họ tên)

Người giao hàng (ký, họ tên)

Kế toán trưởng (ký, họ tên)

Giám đốc (ký, họ tên)

Hệ thống tài khoản

Để phản ánh tình hình bán hàng công ty sử dụng những tài khoản sau

- TK 632 : “Giá vốn hàng bán” theo dõi giá vốn của hàng đã bán trong kỳ. Kết cấu

của TK 632 như sau:

Bên Nợ: Ghi nhận giá vốn hàng bán trong kỳ

Bên Có: Ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại và kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ.

- TK 5111: “ Doanh thu bán hàng hóa” dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng đối với

khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Kết cấu của TK 5111 như sau:

Bên Nợ: Doanh thu bán hàng bị trả lại kết chuyển cuối kỳ, giảm giá hàng bán kết

chuyển cuối kỳ, các khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ, kết chuyển

doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Bên Có: Doanh thu bán hàng hóa thực hiện trong kỳ

- Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan khác như TK 156, TK 3331, TK 131, TK

111, TK 112, TK 531, TK 532 ...

2.3.1.2 Quy trình kế toán

Hạch toán chi tiết:

- Sổ chi tiết các TK 156, 131..

Hạch toán tổng hợp

- Sổ Nhật ký chung

- Sổ cái các TK 156, 131, 511, 632...

Trình tự tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty được khái quát như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho,

hợp đồng kinh tế...đã được kiểm tra, kế toán nhập vào phần mềm kế toán các bút toán

liên quan. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa các số liệu lên sổ chi tiết hàng hóa, giá vốn

hàng bán... và sổ Nhật ký chung.

Cuối tháng, từ sổ chi tiết phần mềm kế toán sẽ xử lý và tổng hợp lên bảng tổng

hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được lên Sổ Cái các Tài khoản 511,

632, 156, 131 và từ các sổ Cái lên bảng cân đối số phát sinh.

Phần mềm kế toán tự đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các TK.

Cuối cùng, bảng cân đối số phát sinh đã được lập cùng sổ tổng hợp chi tiết phần mềm kế

toán sẽ cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến bán hàng phục vụ cho việc lập các báo cáo kế

toán.

Sau đây là sơ đồ minh họa quá trình ghi sổ của Công ty đối với nghiệp vụ về bán

hàng:

Sơ đồ 2.4: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương

mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ


Chứng từ, Bảng Chứng từ gốc về TSCĐ

Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết hàng hóa, giá vốn, doanh

thu, kết quảSổ Cái TK 156,

632, 511, 131, 531, 532, 635...


Bảng tổng hợp chi tiết DT, GV,

CP, Lãi lỗ



Biểu 2.4 Trích sổ Nhật ký chung

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 2013 Trang :132

Ngày ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ

cái

STT dòng

Số hiệu TK đối

ứng

Số phát sinhSố hiệu Ngày

thángNợ Có

A B C D E G H 1 2Số trang trước chuyển sang 61.768.432.931 61.768.432.931

14/11/13

14/11/13

15/11/13

15/11/13

15/11/13

0077004

PX11/06

0077005

PX11/07

0077006

14/11/13

14/11/13

15/11/13

2/8/14

15/11/13

Bán hàng cho trường Cao đẳng

sư phạm Bắc Ninh, chưa thu

tiền.

Giá vốn theo HĐ0077004

Bán hàng cho công ty cổ phần

Sách và thiết bị trường học Bắc

Ninh

Giá vốn hàng bán theo

HĐ0077005

Bán hàng cho công ty cổ phần

DIbrand

........................................

Cộng chuyển trang sau

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

2

3

4

5

131_SPBN

5111

3331

632

156

131_STBN

5111

3331

632

156

131_DIB

511

3331

399.223.000

279.098.761

308.000.000

220.779.860

87.340.000

.........................

.........................

362.930.000

36.293.000

279.098.761

280.000.000

28.000.000

220.779.860

79.400.000

7.940.000

.........................

........................Biểu 2.5 Trích sổ chi tiết bán hàng bàn ghế học viên

Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc


Mẫu số S38-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên sản phẩm: Bàn ghế học viên

Tháng 8 năm 2014

Người ghi sổ

(Đã ký)

Kế toán trưởng

(Đã ký)

Giám đốc

(Đã ký)

Địa chỉ:Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu

Số hiệu Ngày tháng

Số lượng (bộ)


...14/1115/1115/11

...

...007700400770050077006

...

...14/1115/1115/11

...

...BH cho trường CĐ SP BNBH cho Sách và TB THBNBH cho Cty DIbrand...

...131_SPBN131_STBN131_DIB

...

...1509622

...

...1.500.0001.500.000

1.500.000 ...

...225.000.000144.000.00033.000.000

...

Cộng số phát sinh 2.109.000.000Doanh thu thuầnGiá vốn hàng bán

Lãi gộp

2.109.000.0001.657.693.754

451.306.246

Người ghi sổ

(Đã ký)


(Đã ký)

Giám đốc

(Đã ký)

Biểu 2.6 Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán bàn ghế học viên

Đơn vị: Công ty CP thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Địa chỉ:Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾTTài khoản: Giá vốn hàng bán - TK632.

Tháng 11 năm 2013- Loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ:bàn ghế sinh viên

Ngày tháng GS

Chứng từ

Diễn giảiTK đối ứng

Chi tiết nợ TK 632 Chi tiết có TK 632

SH NT

Số lượng(bộ)

Đơn giá Thành tiền Tổng nợ Thành tiền Tổng có

...

14/11/13 PX11/06 14/11 BH cho trường CĐ SP BN 156 150 1.228.067 184.210.050 184.210.050

15/11/13 PX11/07 15/11BH cho Sách và TB THBN

156 96 1.228.067 117.894.432 117.894.432

15/11/13 PX11/08 15/11 BH cho Cty DIbrand 156 32 1.228.067 39.298.144 39.298.144.......... ........... ....... ................................................ ...... ........ ....... ................... ................... ................... ...................

Cộng phát sinh1.657.693.754 1.657.693.754

Đơn vị: VNĐ

Biểu 2.7 Trích bảng tổng hợp chi tiết hàng bán

Công ty Cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh BắcĐịa chỉ: Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁNTháng 11 năm 2013

ĐVT: VNĐ


Người ghi sổ(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

STT

Loại hàng Đơn vị

Số lượng bán

Doanh thu Giảm trừ

doanh thu

Doanh thu thuần

Giá vốn hàng bán

1 2 3 4 5 6 7 8

1Bàn ghế học viên

bộ 1406

2.109.000.000 - 2.109.000.000 1.657.693.754

2 Bàn ghế giáo viên bộ 100 160.000.000 - 160.000.000 131.680.329

3 Máy tính xách tay ASUS K443E

chiếc 5 70.000.000 - 70.000.000 55.895.412

4 Camera chiếc 10 100.000.000 - 100.000.000 791.802.195 ........................ .................... .................... ....................... Tổng 8.026.209.000 8.026.209.000 6.497.412.828

2.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương


Hệ thống chứng từ

Chứng từ người lao động gồm có:

- Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng…

- Các chứng từ phản ánh thời gian lao động: Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ

Chứng từ phản ánh tiền lương và các khoản thu nhập khác:

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán BHXH

- Bảng phân phối thu nhập theo lao động

- Các chứng từ chi tiền, thanh toán cho người lao động

- Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ


- TK 334 “Phải trả CNV”: Hạch toán tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với

người lao động.

- TK 338: Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương. Bao gồm:

+ TK 3382 “Kinh phí công đoàn”

+ TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”

+ TK 3384 “Bảo hiểm y tế”

+ TK 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”


Phương pháp hạch toán tình hình thanh toán với người lao động của Công ty được khái

quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.5 : Hạch toán thanh toán tiền lương cho người lao động tại công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

TK 141,138,333 TK 334

TK 111,512

Tiền

lương,

tiền

thưởng,

BHXH

và các

khoản

khác

phải trả

CNV

Thanh toán lương, thưởng. BHXH và các

khoản khác cho CNV

TK 3383,3384,3389

Phần đóng góp cho

quỹ BHXH, BHYT, BHTN

TK 642

Chi phí nhân viên công ty

TK 353

Tiền thưởng

và phúc lợi

TK 3383BHXH phải trả cho CNV

Các khoản khấu trừ

vào thu nhập của công nhân viên

Sơ đồ 2.6: Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Hệ thống sổ sách

Hạch toán chi tiết:

- Sổ chi tiết các TK 334, 338

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

Hạch toán tổng hợp:

- Nhật ký chung

- Sổ cái các TK 334, 338

TK 334 TK 338 TK 642

TK 334

Số BHXH phải trả

trực tiếp cho CN viên

TK 111,112...

Nộp KPCĐ, BHXH,

BHYT cho cơ quan quản lý

Tính vào chi phí KD (24%)

TK 111,112

Thu hồi BHXH, KPCĐ chi

hộ, chi vượt

Trừ vào thu nhập

của người lao động (10,5%)

Trình tự hạch toán: Hằng ngày, căn cứ vào tình hình thực tế, kế toán ghi số liệu vào chứng từ

gốc về lượng, căn cứ vào chứng từ gốc về lương kế toán phản ánh các bút toán vào phần mềm

kế

Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc về lương kế toán thông qua phần mềm máy

tính lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH toàn Công ty, căn cứ vào bảng thanh toán lương

toàn Công ty, kế toán lập bảng tính và phân bổ tiền lương. Từ bảng phân bổ tiền lương và Sổ

nhật ký chung, số liệu vào sổ cái TK 334, TK 338.

Sau đây là sơ đồ minh họa quá trình ghi sổ của Công ty đối với nghiệp vụ về tiền lương

và các khoản trích theo lương:

Sơ đồ 2.11 : Trình tự tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và khoản trích theo lương

tại Công ty Cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Chứng từ, Bảng chứng từ

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái TK 334, 338


Bảng thanh toán tiền lương

Sổ chi tiết TK 334, 338



Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ


Ví dụ về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty Cổ Phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Biểu 2.8 Trích bảng thanh toán lương công ty CP thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Tháng 11 năm 2013

MLTT 1,150,000

STT

Họ và tên Chức vụ

Hệ số

Bậc lương Lương thời gian Các khoản trích theo lương Thuế TNCN

Tổng Thực lĩnh Ký

Đơn giá Số công

Số tiền BHXH BHYT BHTN

1 Nguyễn Hữu Long

GĐ 6.7 7,705,000 296,346.1526 7,705,000 539,350 115,575 77,050 - 731,975 6,973,025

2 Nguyễn Quý Hiệp Tr.P HC 4.2 4,830,000 185,769.23 26 4,830,000 338,100 72,450 48,300 - 458,850 4,371,150

3 Lê Trọng Hiếu Tr.P KT 4.5 5,175,000 199,038.46 26 5,175,000 362,250 77,625 51,750 - 491,625 4,683,375

4 Vũ Thị Phượng Tr.P NS 4.5 5,175,000 199,038.46 26 5,175,000 362,250 77,625 51,750 - 491,625 4,683,375

5 Lưu Viết Sơn Tr.P KD 4.5 5,175,000 199,038.46 26 5,175,000 362,250 77,625 51,750 - 491,625 4,683,375

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Tổng cộng 247,350,000 247,350,000 17,314,500 3,710,250 2,473,500 23,498,250 223,851,750


GIÁM ĐỐC

(Đã ký)

Công ty cổ phẩn thương mại & phát triển công nghệ Kinh Bắc Mẫu số S3a-DN Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 2013 Trang :140

Ngày ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ

cái

STT dòng

Số hiệu TK đối

ứng

Số phát sinhSố hiệu Ngày

thángNợ Có

A B C D E G H 1 2Số trang trước chuyển sang

....

30/11

30/11

30/11

30/11

.......

..........

BL11

BL11

BL11

...........

...........

30/11

30/11

30/11

.......

..............

Tính lương nhân viên tháng 11

Các khoản trích theo lương vào

chi phí QLDN

Các khoản trích theo lương trừ

vào lương

................ .....

......

.......

.........

642

334

642

3383

3384

3389

334

3383

3384

3389

..........

............

247,350,000

51,943,500

23,498,250

.......

...............

247,350,000

42,049,500

7,420,500

2,473,500

17,314,500

3,710,250

2,473,500

.........

Đơn vị : Công ty CP thương mại và PT CN Kinh

Bắc

Địa chỉ : Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT TK 334Tháng 11 năm 2013

Đối tượng : Thanh toán tiền lương

Mẫu số S02 – DN

(BHT QĐ số 15/2006 QĐ/ BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Chứng từ

Diễn giải

TK

ĐƯ

Số phát sinh Số dư

SH Ngày tháng Nợ Có Nợ Có

1. Số dư đầu tháng 8.500.000

2. Số phát sinh trong tháng ….

BL11 30/11 Tiền lương phải trả NV 642247,350,000

BL11 30/11 Các khoản khấu trừ lương 338 23,498,250

PC 30/11 Thanh toán lương CNV 111223,851,75

0

Cộng phát sinh 247,350,000 247,350,000

Số dư cuối kỳ

8.500.000


Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(đã ký) (đã ký) (đã ký)

2.3.3 Tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán


Hệ thống chứng từ:

- Hóa đơn mua hàng

- Hợp đồng mua hàng

- Các chứng từ thanh toán: phiếu chi, giấy báo Nợ và một số chứng từ thanh toán khác

Ví dụ một vài chứng từ kế toán thanh toán với người bán

Ngày 06/11/2013 công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển Công nghệ Kinh Bắc ký hợp đồng

mua bán với công ty Cổ phần Đầu tư Hoàng Đạo.

Biểu 2.9 Hợp đồng kinh tế

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-----o0o-----

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP THIẾT BỊ

Số: 01 /KB-HD /2013

- Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2005 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005;

- Căn cứ Bộ luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua;

- Căn cứ vào chức năng, nhu cầu, khả năng thực hiện và thỏa thuận giữa hai bên:

Hôm nay, ngày 06 tháng 11 năm 2013, Tại TP Hà Nội, chúng tôi gồm:

Bên A (Bên mua): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ PT CÔNG NGHỆ KINH BẮC

Địa chỉ : Số 40A tổ 45B phường Phương Liên, quận Đống Đa,thành phố Hà Nội.

VPGD : P802-B11D- Nam Trung Yên- Trung Hòa- Cầu Giấy- Hà Nội.

Điện thoại : (84-4) 62817009 Fax: (84-4) 62810033

Mã số thuế : 0102978077

Số tài khoản : 314.020.101.0877

Mở tại : Ngân hàng Agribank chi nhánh Đông Anh, Hà Nội.

Đại diện : Ông Nguyễn Hữu Long Chức vụ: Giám đốc

Bên A (Bên bán): CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HOÀNG ĐẠO

Địa chỉ : Tầng 11 tòa nhà Zodiac phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy,

TP. Hà Nội

Điện thoại :043514635 Fax:

Mã số thuế : 0100277541

Tài khoản :0571101427002

Mở tại : tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội chi nhánh Hoàn Kiếm

Đại diện : Ông Lưu Công Nguyên Chức vụ:Tổng Giám đốc

Hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:

Điều I: HÀNG HOÁ, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ

Bên B bán cho bên A hàng hoá với chi tiết sau:

TT Tên hàng SL Đơn giá Thành tiền

1

Máy tính ASUS: Main Foxconn h61; CPU intel G1610;

Ram III 2.0Gb; HDD Sata 320Gb; Case, power 480/500

W; Keyboard, Mouse Ps2/usb; Monitor 18,5"

4

(Chiếc)11.252.500 45.010.000

2

Máy tính Dell: Core™ i3 3227U 1.9GHz/3MB; 4Gb;

Dung lượng ổ cứng: 500Gb; Màn hình: 14.0 HD WLED;

Cạc đồ họa: Radeon HD 7570M 1GB

10

(chiếc)12.390.000 123.900.000

3

Màn chiếu Sony VPL – DX120: Công nghệ: 0.63” (16

mm) x 3, BrightEra; Cường độ sáng : 2.600 Ansi

Lument; Độ phân giải thực: XGA (1024x768 Pixels)

3

(chiếc)14.500.000 43.500.000

Tổng cộng 212.410.000

( Bằng chữ: Hai trăm mười hai triệu bốn trăm mười nghin đồng chẵn ./.)

( Giá trên chưa bao gồm VAT)

Điều II: CHẤT LƯỢNG VÀ QUY CÁCH HÀNG HOÁ

3. Bên B đảm bảo cung cấp hàng hoá mới 100%, nguyên đai nguyên kiện.

4. Đúng chủng loại, đúng yêu cầu như điều I.

Điều III: PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN

2. Giao hàng:

- Thời gian giao hàng: trong vòng 03 ngày kể từ ngày hai bên ký hợp đồng

- Khi giao hàng bên B cung cấp cho bên A những giấy tờ kèm theo gồm:

+ Biên bản bàn giao hàng hoá có chữ ký đại diện của hai bên;

+ Phiếu bảo hành đi kèm hàng hóa;

+ Hóa đơn GTGT

3. Vận chuyển: Miễn phí trong nội thành Hà Nội, tại địa điểm do bên A yêu cầu

Điều IV: BẢO HÀNH THIẾT BỊ

- Thời gian bảo hành: Thiết bị được bảo hành theo chế độ của nhà sản xuất, được ghi trên

giấy bảo hành chính hãng kèm theo thiết bị.

- Địa điểm bảo hành: trung tâm bảo hành của nhà sản xuất thiết bị.

Điều V: PHƯƠNG THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN

- Thời gian thanh toán: Ngay sau khi nhận bàn giao hàng hóa

- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng.

- Bên thụ hưởng: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HOÀNG ĐẠO

Số tài khoản: 0571101427002

Mở tại: tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội chi nhánh Hoàn Kiếm

Điều VI: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

c) Trách nhiệm của Bên A:

- Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn giá trị của Hợp đồng cho bên B;

- Tổ chức tiếp nhận và kiểm tra nghiệm thu kỹ thuật thiết bị khi bàn giao;

- Phối hợp với Bên B để tháo gỡ các vướng mắc trong quá trình giao - nhận hàng.

d) Trách nhiệm của Bên B:

- Cung cấp thiết bị đúng như nội dung tại điều 1 của Hợp đồng;

- Hỗ trợ cài đặt sẵn hệ điều hành, và các phần mềm hỗ trợ khác theo yêu cầu bên A;

- Tiến hành chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bàn giao thiết bị lại cho bên A;

- Bên B có trách nhiệm bảo hành thiết bị cho bên A như đúng nội dung đã cam kết.

Điều VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc để giải quyết.

- Trong trường hợp không thể giải quyết được bất đồng, tranh chấp sẽ được đưa ra Toà án Kinh

tế Thành Phố Hà Nội để giải quyết. Quyết định của Toà án là quyết định cuối cùng bắt buộc 2 bên

phải thực hiện.

- Hợp đồng này làm thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và sẽ tự động được thanh lý ngay khi các điều

khoản trong hợp đồng được thực hiện đầy đủ.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Biểu 2.10 Hóa đơn GTGT

Hóa đơn

Giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng


Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

HĐ/2013B

0002231

Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển Công nghệ Kinh Bắc

Địa chỉ : 40ª Tổ 45B, Phường Phương Liên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội.

Số tài khoản:

MST:

STT Tên vật liệu Đơn vị

tính

Số

lượng


A B C 1 2 3=1 x 21.

2.

3.

Máy tính xách tay ASUS K443E

Máy tính xách tay Dell

Màn chiếu Sony VPL – DX120

chiếc

chiếc

chiếc

4

10

3

11.257.500

12.390.000

14.500.000

45.010.000

123.900.000

43.500.000

Cộng tiền hàng: 212.410.000 Thuế xuất thuế GTGT 10%: 21.241.000

Tổng cộng tiền thanh toán 233.651.000Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi ba triệu sáu trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Đầu tư Hoàng Đạo

Địa chỉ: Tầng 11 tòa nhà ZODIAC Phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại:04 3514 635 .MST: 0 1 0 0 2 7 7 5 4 1

0 1 0 2 9 7 8 0 7 7


- TK 331 “Phải trả người bán”

Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ; số tiền ứng

trước cho người bán, người cung cấp; số tiền ngườ bán chấp nhận giảm giá hoặc dịch vụ

đã giao theo hợp đồng; chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại người bán chấp

thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả người bán; giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt,

kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ. Điều chỉnh số

chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có

thông báo giá chính thức

Số dư bên Có: Số tiền còn lại phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ


Sơ đồ 2.12 : Trình tự tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán của công

ty CP thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Chứng từ, Bảng chứng từ

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái TK 331


Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

Sổ chi tiết thanh toán với người bán



Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ


Hằng ngày, từ chứng từ gốc( hóa đơn mua hàng, chứng từ mua và thanh toán) kế toán ghi

vào Nhật kí chung, sau đó lấy số liệu này ghi vào sổ cái tài khoản 331. Cũng từ chứng từ gốc

kế toán đồng thời ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán.

Cuối tháng, từ sổ chi tiết thanh toán với người bán kế toán tổng hợp số liệu lập Bảng tổng

hợp thanh toán với người bán và từ sổ cái kế toán lập Bảng cân đối tài khoản sau đó tiến hành

đối chiếu Bảng cân đối số phát sinh với Bảng tổng hợp thanh toán với người bán rồi lập Báo

cáo tài chính.

Biểu 2.11. Trích Sổ Nhật ký chung

Công ty CP thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc

Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2013 Trang:125

Ngày ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái

STT dòng

Số hiệu tài khoản

Số phát sinh


Nợ Có

A B C D E F G 1 2

Số trang trước chuyển sang

9/11

9/11

9/11

9/11

10/11

10/11

.......

002231

GBN 232/11

002232

0002233

GBN 233/11

GBN 234/11

...........

9/11

9/11

9/11

9/11

10/11

10/11

....

Mua hàng của Cty Hoàng Đạo Thuế GTGT đầu vào 10%Chưa trả tiềnThanh toán bằng chuyển khoản cho công ty Hoàng ĐạoMua hàng của Cty Media Mart

Mua hàng của Cty Thịnh Sâm

Thanh toán bằng chuyển khoản cho công ty Thịnh Sâm

Thanh toán bằng chuyển khoản cho cty MediaMart....................

Cộng chuyển trang sau

XXXXXXXXXXXXX

XX

6

7

8

9

10

11

1561331

331_HĐ331_HĐ

112 1561331

331_MM 1561331

331_TS331_TS

112

331_MM112

........

212.410.000 21.241.000

200.000.000

1.360.902.000 136.090.200

712.046.000 71.204.600

800.000.000

600.000.000

.....................

233.651.000

200.000.000

1.496.992.200

783.250.600

800.000.000

600.000.0000................

Biểu 2.12. Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán.Công ty CP thương mại và PT CN Kinh Bắc Mẫu số S38-DN

Phương Liên- Đống Đa- Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tài khoản:331_HĐĐối tượng : Công ty Cổ phần đầu tư Hoàng Đạo

Loại tiền : VNĐ

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng

Thời hạn được chiết khấu

Số phát sinh Dư cuối kỳ


Nợ Có Nợ Có

A B C D E 1 2 3 4 5

....9/119/11....

....0012148137/7....

....9/119/11....

-Số dư đầu tháng 11....-Mua hàng - Thanh toán bằng chuyển khoản.....

....156,1331112..............

......

200.000.000............

...............233.651.000

.......................

640.875.913....................874.526.913674.526.913.................

- Cộng số phát sinh- Số dư cuối kỳ

780.000.000 1.072.373.938933.249.851

Biểu 2.13 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

Công ty Cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc


BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 11 năm 2013

STT Mã

NB

Tên người bán Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳNợ Có Nợ Có Nợ Có

1 HĐ Công ty CP đầu tư Hoàng Đạo 640.875.913 780.000.000 1.072.373.938 933.249.8512 MM Công ty Media Mart 801.980.773 1.500.000.000 1.796.992.200 1.098.972.9733 TS Công ty cổ phần Thịnh Sâm 117.142.700 800.000.000 783.250.600 100.393.3004 SA Siêu thị điện máy Sany 790.258.494 500.000.000 389.045.876 679.304.370

Cộng 2.350.257.880 2.230.000.000 4.041.662.614 4.161.920.494

Biểu 2.14 Trích sổ cái TK 331

Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc


Mẫu số S03b-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

SỔ CÁI

Năm: 2013

Tên tài khoản: Phải trả người bán

Số hiệu:331

Ngày, tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Nhật ký chungSố hiệu TKđối ứng

Số tiền

Số hiệuNgày,Tháng

Trang sổ Dòng Nợ Có

A B C D E G H 1 2

- Số dư đầu tháng 2.350.257.880

- Số phát sinh trong tháng

9/11 002231 9/11 - Mua hàng công ty Hoàng Đạo

125 6156,1331

233.651.000

9/11 GBN 232/11

9/11 -Thanh toán cho Hoàng Đạo

125 7156,1331

200.000.000

9/11 002232 9/11 -Mua hàng công ty Media Mart

125 8 112 1.496.992.200

9/11 002233 9/11 - Mua hàng công ty Thịnh Sâm

125 9156,1331

783.250.600

…………………….. ................ ……….

- Cộng số phát sinh tháng 2.230.000.000 4.041.662.614

- Số dư cuối tháng 4.161.920.494


- Sổ này có.......trang, đánh từ trang số 01 đến trang.........

- Ngày mở sổ: .............

Người ghi sổ

(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH

BẮC

3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

3.1.1 Ưu điểm

Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty nhìn chung là tương đối phù hợp với chính sách của

Nhà nước và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.

Công tác kế toán được thực hiện nghiêm túc và tuân thủ những quy định của pháp luật

và quy định của Công ty. Đội ngũ Kế toán viên năng động đáp ứng tốt những đòi hỏi về trình

độ cũng như bắt kịp được với xu hướng phát triển, nhanh chóng nắm bắt khi có các thông tư

hướng dẫn và thay đổi, các chế độ mới trong hạch toán kế toán. Mỗi thành viên đảm nhiệm một

nhiệm vụ cụ thể, được phân công phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi người tạo điều kiện

phát huy năng lực và nâng cao trách nhiệm công việc được giao nhằm góp phần tích cực vào

công tác hạch toán và quản lý kinh tế tại Công ty.

Ngoài ra, phần mềm kế toán máy được sử dụng tại Công ty đã góp phần không nhỏ vào

việc nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán Kế toán; cung cấp thông tin nhanh chóng, chính

xác…Đồng thời, việc áp dụng kế toán máy cũng giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các công

trình, hạng mục công trình thi công bằng hệ thống mã phù hợp với đặc điểm của Công ty. Các

công trình được theo dõi chi tiết và riêng biệt trên nhiều sổ chi tiết phục vụ đắc lực cho công

tác quản lý nội bộ của Công ty.

3.1.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty vẫn còn

tồn tại một số vấn đề:

Đội ngũ kế toán của công ty mặc dù có trình độ chuyên môn cao nhưng số lượng vẫn

còn thiếu, chưa được chuyên môn hoá, một người phải đảm nhận nhiều phần hành khác nhau

nên có những phần hành kế toán chưa thể chuẩn hoá được. Trong khi đó, quy mô của công ty

ngày càng mở rộng, số lượng nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều, nếu phòng kế toán không

được bổ sung người thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác kế toán. Mặt khác để phân chia

lại các phần hành chuyên môn hóa cũng sẽ gặp khó khăn với các kế toán mới tiếp nhận, điều

này có thể gây ra hạch toán nhầm và thiếu đồng bộ trong công tác hạch toán kế toán.

Đối với kế toán thanh toán, tình hình công nợ của công ty còn một số khoản phải thu

khó đòi mà trong công ty không có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc này, điều đó sẽ

gây khó khăn cho kế toán khi phải kiêm nhiệm thêm phần công việc này và tình trạng tồn đọng

nợ diễn ra ngày càng nhiều.

3.2. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KINH BẮC

3.2.1 Ưu điểm

Về chứng từ kế toán, chứng từ được tổ chức hợp lý, hợp lệ theo chế độ của Bộ Tài chính

ban hành. Việc quản lý chứng từ được tổ chức rất chặt chẽ giúp cho lãnh đạo Công ty quản lý

tình hình tài chính, làm rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu luân chuyển chứng từ.

Việc sắp xếp, chứng từ khoa học giúp công việc tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời đã giúp

cho công tác kế toán trong giai đoạn kế tiếp được tiến hành nhanh gọn. Thêm vào đó là việc

giúp ích cho cán bộ công nhân viên trong phòng có thể tìm thấy nhanh chóng thông tin, số liệu

cần thiết cho công việc.

Về hệ thống tài khoản kế toán, Công ty có hệ thống tài khoản tổng hợp phù hợp với quy

định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, việc mở chi tiết các tài khoản đã phục vụ hiệu quả công

tác hạch toán từng loại hàng hóa, từng khách hàng, nhà cung cấp. Hệ thống tài khoản cung cấp

thông tin đầy đủ về các đối tượng liên quan, đáp ứng được yêu cầu quản lý và sử dụng kế toán

máy.

Về hệ thống sổ sách, Công ty hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Đây là

hình thức sổ phù hợp với việc vận dụng kế toán tại Công ty. Với hình thức này hệ thống sổ của

Công ty được tổ chức tương đối khoa học, gọn nhẹ, các loại sổ được áp dụng theo mẫu chung

tạo được sự thống nhất trong sổ sách kế toán. Số liệu phản ánh trên các sổ kế toán được minh

chứng hợp pháp, hợp lệ theo nguyên tắc khách quan. Ngoài hệ thống sổ theo quy định như sổ

Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái, Công ty còn có những sổ phục vụ cho công tác quản trị

doanh nghiệp cũng như quản lý đối tượng kế toán phức tạp.

Về báo cáo tài chính, Hệ thống báo cáo của Công ty được lập đúng thời gian và biểu

mẫu quy định. Các báo cáo được gửi theo đúng các cơ quan liên quan và theo đúng thời hạn, số

liệu trên báo cáo hợp lệ theo nguyên tắc khách quan.

Về phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp

hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này đảm bảo cung cấp

thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá trên các mặt: tiêu thụ,

dự trữ và cung ứng tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị.

Về phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, công ty thực hiện hạch toán theo phương

pháp thực tế đích danh. Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí phù

hợp với doanh thu thực tế. Giá trị hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra,

giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.

3.2.2 Nhược điểm

Về công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho

Đối với phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp thực tế

đích danh đòi hỏi cao trong việc theo dõi. Phương pháp tuy chính xác nhưng không còn phù

hợp với doanh nghiệp khi doanh nghiệp đang mở rộng các mặt hàng kinh doanh.

Về công tác hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Hiện nay tất cả các chi phí bán hàng và

quản lý doanh nghiệp đều được kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này

là chưa phù hợp với các quy định trong quyết định 15. Hơn nữa việc không phân chia chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn gây ảnh hưởng đến việc quản lý chi phí, đưa ra

các kế hoạch kinh doanh.

Về việc luân chuyển chứng từ, đôi lúc công ty vẫn gặp phải sự chậm trễ trong việc luân

chuyển chứng từ, khối lượng công việc bị dồn vào thời điểm cuối kỳ có thể dẫn đến những sai

sót không đáng có trong công tác hạch toán như ghi thiếu, ghi nhầm gây ảnh hưởng đến tính

chính xác, kịp thời trong việc cung cấp thông tin, từ đó ảnh hưởng tới công tác quản lý tại đơn

vị.

Về các báo cáo, hệ thống báo cáo còn chưa chú trọng nhiều đến báo cáo chuyên sâu

phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, đặc biệt là các báo cáo chi tiết thông tin chi phí

cho nhà quản lý cần được xây dựng để công tác đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh được

thuận lợi.

Về trích lập dự phòng, Công ty chưa trích lập các khoản dự phòng đặc biệt là dự phòng

phải thu khó đòi. Với đặc thù kinh doanh của Công ty nên thường xuyên có các khoản phải thu

khách hàng cần thiết phải trích lập dự phòng.

KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ bài báo cáo tổng hợp của em, bài báo cáo được viết dựa trên một số

tài liệu được cung cấp bởi Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc cùng

với những kiến thức mà em đã quan sát và học hỏi được sau quá trình thực tập tại Công ty. Bài

viết được trình bày thành 3 phần với nội dung giới thiệu về công ty, giới thiệu về bộ máy kế

toán trong Công ty cùng với những đánh giá của bản thân em về bộ máy kế toán trong Công ty

Bài viết là ý kiến chủ quan của bản thân em dựa trên một số tài liệu đã thu thập được

cùng với các kiến thực được tích lũy trong quá trình theo học tại Đại học Kinh tế quốc dân. Do

kiến thức còn nhiều thiếu sót và thời gian được tiếp xúc với hoạt động kế toán thực tế hiện nay

còn quá ngắn nên bài viết sẽ không thể tránh khỏi việc còn nhiều sai sót. Em mong sẽ nhận

được sự nhận xét và đóng góp ý kiến của cô để hoàn thiện bài viết và kiến thức của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GS.TS.Đặng Thị Loan (2012),Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp,

NXB ĐHKTQD, Hà Nội.

2. PGS.TS.Nguyễn Năng Phúc(2013), Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính, NXB Đại

học kinh tế quốc dân, Hà Nội.

3. Bộ tài chính, QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.

4. Tài liệu do công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ Kinh Bắc cung cấp.

lỜi mỞ ĐẦu - lamketoan.edu.vn°ơng-mại.pdf · hiểu được phần nào tình hình...

Documents