lo importante es estar cerca
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Uso de herramientas colaborativas para el trabajo de grupo
Javier Blanco 2012
A nadie al ver un martillo en una caja de herramientas se le ocurre pensar “tengo que clavar puntillas”.
En realidad el proceso es al contrario: Cuando tienes que clavar una puntilla piensas “voy a por el martillo.”
En el resto de actividades es exactamente lo mismo. No es la herramienta la que determina que haya que usarla, sino el problema el que reclama la existencia de una herramienta.
Entonces hagámoslo bien.
Identifiquemos cómo se trabaja en grupo e indiquemos qué herramientas pueden ayudarnos en cada una de las actividades de ese trabajo.Las pondremos a la izquierda por orden de idoneidad (más recomendable arriba)
Luego haremos un análisis de ventajas y desventajas de ellas y también compararemos las herramientas corporativas y las que están disponibles de manera gratuita o casi gratuita en la Red.
Cuando hablamos de trabajar en grupo siempre se nos viene a la cabeza estar trabajando todos juntos.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, el trabajo en grupo consiste en la división del trabajo en tareas individuales y la puesta en común de los resultados.
Por lo tanto, las herramientas para el trabajo en grupo deben ser capaces de dar servicio a esta forma de trabajar.
Reunión
Trabajo Individual
Puesta en
Común
Inclusión de
Cambios
Acumula-ción
RESULTADO Sólo algunas de las actividades de grupo precisan de la reunión de todos los miembros.
Muchas actividades son individuales o por pares, si no, el grupo no funcionaría.
El ciclo que mostramos podría ser un proceso normal de trabajo en grupo.
La habilidad y eficiencia de sus miembros determinará cuantas veces se habrá de repetir el ciclo antes de tener los resultados de su trabajo.
El proceso de detectar las tareas a repartir es en sí mismo una actividad individual que se ejercita durante la reunión de inicio de un proyecto:
•Cada miembro del grupo piensa opciones y las pone en común escuchando lo que los otros miembros del grupo tienen en su cabeza.
•Alguien toma la iniciativa, o recibe el nombramiento, para coordinar e ir consolidando las ideas que van quedando claras.
•Al final se tiene un resultado: las tareas a repartir.
VÍDEO CONFERENCIA
FORO
Cuando se trabaja individualmente siempre es recomendable tener acceso al grupo, o a alguno de sus miembros, para obtener ayuda o una revisión crítica de nuestro trabajo.
Por lo tanto, nuestro trabajo deberá estar accesible para compartir en cualquier momento y se deberá poder recuperar tanto la versión original como los cambios propuestos por los miembros consultados.
Esta consulta debe ser puntual porque cada miembro tiene su propio encargo. Deberemos estar disponibles para prestar ayuda a otros miembros del grupo.
FORO
ARCHIVOS OL
WIKI
Uno de los principales problemas que tienen las reuniones es que el grupo puede ignorar todos los detalles de lo que se va a tratar y por lo tanto llegar con ideas distintas sobre la misma.
En esos casos las reuniones son largas, pesadas, improductivas.
Es mejor llegar a la reunión con la visión clara de su propósito y nuestras opiniones preparadas para exponer y nuestra voluntad preparada para escuchar y concluir.
Es preciso por tanto tener acceso a la documentación previa sobre la que girará el debate.
FORO
ARCHIVOS OL
WIKI
La reunión para la revisión de los trabajos debe tener un propósito o fin que no debe perderse de vista. El objetivo debe alcanzarse sí o sí, de lo contrario la reunión no habrá servido para nada.
Por otra parte, los miembros del grupo, sabidos los extremos de discusión y conformadas sus propias opiniones sobre los mismos, deben poder y saber expresarlas y permitir y comprender las opiniones de los demás.
Es necesaria una herramienta que permita explicar las opiniones incluso enviando documentación, gráficos o anotaciones.
VÍDEO CONFERENCIA
FORO
CHAT
Llega un momento en un trabajo grupal en que las distintas tareas individuales, después de haber sido revisadas por el grupo, deben confluir en un solo producto.
Esta tarea no puede realizarla el grupo sino una sola persona a la que podríamos denominar de muchas formas pero que en definitiva debe tener la capacidad de resumir, redactar, formatear y respetar el encargo del grupo.
Para ello, debe tener acceso a todas las propuestas y conclusiones del grupo así como a los documentos que deberá aglutinar en el producto final.
ARCHIVOS OL
WIKI
Una vez concluido el trabajo, el grupo lo revisará y lo aprobará haciendo suyo la suma de todos los trabajos individuales, las revisiones por pares o subgrupos y la edición final del mismo.
Para ello, debe disponer de un espacio en el que quede para siempre el producto final de su trabajo.
Este espacio debe quedar fijado y ser accesible por el destinatario del mismo y todas aquellas personas que tengan un interés en sus resultados según su propósito.
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WIKI
VentajasSirven para intercambiar opiniones de forma asíncrona: no todos tienen que estar conectados.Permiten la inclusión de documentos de apoyo.Existe memoria fidedigna de la discusión.
DesventajasSon lentos para llegar a una conclusión, del orden de días.Exigen un dominio del lenguaje escrito.
AplicaciónReuniones para tomar decisiones complejas o elaboradas.
VentajasEl contacto es muy cercano y eficaz emocionalmente.El debate es rápido, como si fuera presencial.
DesventajasRequieren una infraestructura TIC de última generación.No existe memoria fidedigna de las opiniones.
AplicaciónReuniones para tomar decisiones rápidas.
VentajasPermite generar documentación entre varias personas simultáneamente.Guarda registro de todos los cambios con indicación de su autor y fecha.
DesventajasSu edición no es especialmente agradable, en comparación con un procesador de textos estándar.
AplicaciónGeneración de documentación y productos finales.
VentajasPermite generar documentación que puede ser consultada instantáneamente por otras personas.
DesventajasNo guarda recuerdo de las distintas ediciones o versiones.En algunos casos, la edición simultánea puede causar pérdida de información.
AplicaciónGeneración de documentación y productos finales.
VentajasPermite enviar mensajes y documentos a sus destinatarios aunque éstos no estén conectados.
DesventajasExige un control exhaustivo de la correspondencia.El grupo desconoce el intercambio entre sus miembros.
AplicaciónEnvío de borradores o documentos para revisión.
VentajasPermite charlar de forma ágil y síncrona.
DesventajasExiste una cierta pérdida del registro de opiniones.No permiten grandes explicaciones ni inclusión de documentos.Exige que todos los convocados estén conectados simultáneamente.
AplicaciónToma de decisiones rápidas.
VentajasEl sistema está garantizado por la corporación.El acceso está garantizado por la corporación.La información queda en la corporación.El grupo puede obtener ayuda de la corporación.
DesventajasEl grupo dispone sólo de lo que la corporación le facilita.El trabajo puede ser monitorizado por la corporación.El trabajo queda en la corporación.
VentajasGran abanico de posibilidades, siempre en aumento.Mayor usabilidad.La corporación no puede limitar ni el acceso ni los permisos.
DesventajasNo existe garantía de acceso o disponibilidad en cuentas gratuitas.Las cuentas pertenecen a una sola persona que es en realidad la propietaria de la información.Existen graves problemas de seguridad y confidencialidad.
Uso de herramientas colaborativas para el trabajo de grupo
Javier Blanco 2012