lm-dap-03 listado maestro de registros
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LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 1 de 58
PROCESO: PLANEACIÓN
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informe de asesoría a municipios
Profesional Universitario Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central P-DAP-36
No aplica Informe de proyectos
viabilizados
Profesional Universitario Carpeta – Base de datos Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central P-DAP-38
No aplica Plan de Desarrollo Asesor Carpeta Cronológico Asesor - Difusión cliente
interno y externo
4 años Archivo Central
P-DAP-40
F-DAP-04 Elaboración Plan Indicativo
Profesional Universitario Base de datos – Hoja de calculo
Cronológico Director – Profesional Universitario Difusión
cliente interno y externo
Permanente Archivo magnético
P-DAP-41
F-DAP-05 Seguimiento Plan Indicativo
Profesional Universitario Base de datos – Hoja de calculo
Cronológico Director – Profesional Universitario Difusión
cliente interno y externo
Permanente Archivo magnético
P-DAP-41
F-DAP-06 Programación Plan de Acción
Profesional Universitario Técnico
Base de Datos/ carpeta Cronológico Profesional Universitario- Técnico
5 años Archivo Central P-DAP-37
F-DAP-07 Seguimiento al Plan de Acción
Profesional Universitario Técnico
Base de Datos/ carpeta Cronológico Profesional Universitario- Técnico
5 años Archivo Central P-DAP-37
No Aplica Seguimiento y control de los planes
de acción
Profesional Universitario Técnico
Base de Datos Cronológico Profesional Universitario-Técnico
4 años Eliminación P-DAP-37
No Aplica Informe consolidado de seguimiento y
evaluación al Plan de Desarrollo
Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico Profesional Universitario-
4 años Archivo Central P-DAP-37
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 2 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAP-08 Informe Ejecutivo para la Alta Gerencia
Secretario de Despacho-Director de
Departamento
Carpeta Cronológica Secretario de Despacho-Director de
Departamento
1 año Archivo Central
P-DAP-42
F-DAP-09 Solicitud de registro proyecto Banco de
Programas y Proyectos de Inversión
Departamental
Técnico Base de Datos. Carpeta
Consecutivo Técnico Permanente Archivo Magnético. Banco de Programas y
Proyectos
P-DAP-31
F-DAP-10 Constancia de visita Profesional Universitario, Técnico
Carpeta Cronológico Profesional Universitario Técnico
2 años Eliminación P-DAP-02
F-DAP-11 Distribución de Documentos
Técnico Carpeta Distribución de Documentos
Consecutivo Representante de la Dirección –
Coordinador de Calidad
Actualizado Eliminar anterior P-DAP-51 P-DAP-61 P-DAP-62
F-DAP-12 Plan de Auditorías Internas de Calidad
Técnico Carpeta de Auditorías Consecutivo Representante de la Dirección –
Coordinador de Calidad
3 años Archivo Central P-DAP-51 P-DAP-63
F-DAP-14 Registro de servicio no conforme
Servidor Público Gobernación
Carpeta Cronológico Secretario de Despacho – Director
de Departamento
2 años Archivo Central P-DAP-64
F-DAP-15 Informe de Auditoría Interna
Auditor Lider Carpeta Consecutivo cronológico
Coordinador de Calidad,
Auditor lider
3 años Eliminación P-DAP-63
F-DAP16 Acta de reunión
Profesional Universitario
Base de datos – Carpeta
Consecutivo Profesional Universitario – Técnico
2 años
Archivo Central P-DAP-22 P-DAP-57
F-DAP-17 Evaluación a la interacción de los
procesos
Servidor público designado
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Director - Coordinador de
Calidad
2 años Archivo Central
No tiene procedimiento
F-DAP.18 Evaluación Auditoría Interna de Calidad
Auditor Lider Carpeta Consecutivo cronológico
Coordinador de Calidad,
Auditor lider
3 años Eliminación P-DAP-63
F-DAP-19 Lista de verificación de la Auditoría
Auditores Internos de Calidad
Carpeta Consecutivo cronológico
Coordinador de Calidad,
Auditores Internos de Calidad
3 años Eliminación P-DAP-63
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 3 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAP-20 Acción Correctiva y Preventiva
Auditor lider Carpeta Consecutivo cronológico
Coordinador de Calidad,
Auditores Internos de Calidad
3 años Eliminación P-DAP-63 P-DAP-65 P-DAP-66
F-DAP-21 Informe y Acta Revisión por la
Dirección.
Representante de la Dirección -
Coordinador de Calidad
Carpeta Consecutivo Director - Coordinador de
Calidad
5 años
F-DAP-23 Solicitud de Cambio Coordinación de Calidad
Archivo de Calidad en carpeta
Consecutivo Director -Coordinación de Calidad
3 años Destruir
P-DAP-60 P-DAP-61
F-DAP-24 Encuesta de calificación y evaluación de
servicios
Servidor público designado
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Director - Coordinador de
Calidad
2 años Archivo Central
P-DAP-67
No aplica Informe de Medición de Satisfacción del Cliente
Coordinador de Calidad
Base de Datos - Carpeta
Consecutivo Director - Coordinador de
Calidad
2 años Archivo Central
P-DAP-67
F-DAP-25 Gestión y monitoreo del riesgo e indicadores
Coordinador de Calidad
Carpeta Consecutivo
Director – Coordinador de Calidad
2 años
Archivo Central
P-DAP-58
F-DAP-26 Orden del día reunión de Apertura
Auditor lider Carpeta Consecutivo Coordinador de Calidad,
Auditores Internos de Calidad
3 años Eliminación P-DAP-63
F-DAP-27 Orden del día reunión de Cierre
Auditor lider Carpeta Consecutivo Coordinador de Calidad,
Auditores Internos de Calidad
3 años Eliminación P-DAP-63
F-DAP-29 Identificación de productos o servicios
no conforme
Servidor Público Gobernación
Carpeta Cronológico Secretario de Despacho – Director
de Departamento
2 años Archivo Central P-DAP-64
No aplica Base de datos correos electrónicos
Profesional Universitario
Base de Datos
Consecutivo Profesional Universitario
Actualización Permanente
Eliminación anterior P-DAP-71
No aplica Bitácora: Asignación de usuarios y claves de
Base de Datos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo central P-DAP-71
No aplica Directorio activo de usuarios
Profesional Universitario
Base de datos Cronológico Profesional Universitario
Actualización permanente
Eliminación anterior P-DAP-71
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 4 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Inventario de Hardware Profesional Universitario
Base de datos Cronológico Profesional Universitario - Técnico
- Director
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-71
No aplica Inventario de Licencias Profesional Universitario
Base de datos - Carpeta
Consecutivo Profesional Universitario – Técnico
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-71
F-DAP-31 Orden de servicio correctivo
Profesional Universitario -Técnico
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario -Técnico
5 años Eliminación P-DAP-77
F-DAP-32 Copias de seguridad Profesional Universitario
Base de datos - Carpeta
Consecutivo Profesional Universitario – Técnico
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-71 P-DAP-74 P-DAP-75
F-DAP-33 Solicitud de servicio mantenimiento
Profesional Universitario -Técnico
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario -Técnico
5 años Eliminación P-DAP-77
F-DAP-34 Soporte a usuarios Profesional Universitario
Carpeta Cronológico
Profesional Universitario - Técnico
- Director
2 años Archivo Central P-DAP-72
No aplica Base de datos página web
Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario –
Desarrolladores página web
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-73
No aplica Directorio de usuarios activos intranet
Profesional Universitario
Base de datos - Carpeta
Cronológico Profesional Universitario – Técnico
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-73
No Aplica Aplicativos PCT Profesional Universitario
Base De Datos Consecutivo Profesional Universitario, Técnico
Actualización Permanente
Archivo Magnético P-DAP-74
No aplica Hoja de vida equipos
Profesional Universitario -Técnico
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario -Técnico
5 años Eliminación P-DAP-77
No aplica Sistema Integral de Auditorías – SIA y
Sistema de Información de Planes de Desarrollo
SIFPED
Profesional Universitario
Base de datos SIA - SIPED
Cronológico Profesional Universitario (Sistemas)
Permanente Archivo Magnético
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 5 de 58
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL Y SEGURIDAD
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informe de actividades/acta,
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo de la Secretaría y
Central
P-AL-01
No aplica Informe/acta de auditorias
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director y Profesional Universitario
No determinado Archivo Organismos Comunales
P-AL-01
F-OCI-04 Control de Asistencia Profesional Universitario, Técnico y Auxiliar administrativo
Carpeta - Base de Datos
Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - Profesional
Universitario, técnico y auxiliar admi8nistrativo
No determinado Archivo Organismos Comunales
P-AL-01 P-AL-02 P-AL-04
No aplica Asistencia Asamblea de J.A.C., J.V.C. Y
Asociaciones de J.A.C.
Profesional Universitario, Técnico
Carpeta - Base de Datos
Cronológico Secretario de Despacho - Director
Profesional Universitario, Técnico – Auxiliar Administrativo
No determinado Archivo Organismos Comunales
P-AL-02
No aplica Resolución reconocimiento
Personería Jurídica
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-AL-03
No aplica Matriz del Plan de Acción de D.H. por
municipio
Director del área y Profesional
Universitario
Carpeta Cronológico y consecutivo
Director Técnico, Profesional
Universitario.
2 años Archivo Central
P-AL-04
N.A Informes de apoyos a procesos de
fortalecimiento institucional
Profesional universitario
Carpeta Cronológico, consecutivo
Directora y profesional u
2 años Archivo secretaria P-AL-05
N.A Actas de entrega de elementos de búsqueda
y rescate
Profesional universitario
Carpeta Cronológico, consecutivo
Directora y profesional u
2 años Archivo secretaria P-AL-05
No aplica Estudios de amenazas y vulnerabilidad
Profesional universitario
Carpeta Cronológico, consecutivo
Directora y profesional u
5 años Archivo general de la entidad
P-AL-06
No aplica Identificación zonas de riesgo
Profesional universitario
Carpeta Cronológico, consecutivo
Directora y profesional u
5 años Archivo general de la entidad
P-AL-06
No aplica Actas de Comités Locales de emergencias
Profesional universitario
Carpetas Cronológica Directora y profesional universitario
1 año Archivo oficina P-AL-07
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 6 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SID-06 Actas Consejos
Director Técnico (Desarrollo Social)
F-SID-06 Cronológico Director Técnico - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DS-03 P-DS-04
F-SID-07 Actas de reunión Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-DS-02 P-DS-05 P-DS-06 P-DS-07
F-SID-08 Control de asistencia Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director y Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DS-02 P-DS-04 P-DS-05 P-DS-06 P-DS-07
F-SID-09 Plan de acción víctimas violencia
intrafamiliar
Director Técnico (Desarrollo Social)
Carpeta Cronológico Director Técnico - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DS-03
F-SID-11 Plan de acción juventud
Profesional Especializado
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Especializado
2 años Archivo Central
P-DS-06
F-SID-12 Entrega de elementos para asistencia humanitaria a la
población vulnerable
Profesional Universitario -
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario, técnico y- Auxiliar Administrativo
2 años Archivo central
F-SID-13 Entrega de elementos para asistencia
humanitaria a las familias afectadas por
eventos de origen natural o antropico
Profesional universitario
Carpetas Cronológica Directora y profesional universitario
2año Archivo central P-AL-07
F – SID - 14 Registro Atención a Quejas y Reclamos
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Secretario de Despacho, Director,
Auxiliar
2 años Archivo Central P-AL-11
No aplica Mesas de trabajo Profesional universitario
Carpetas Cronológica Directora y profesional u
2 años Archivo Central
P-AL-08
No aplica Informe de apoyo a población desplazada
Profesional Universitario
Carpetas Cronológica Directora y Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-AL-08
No aplica Actas de Comités Director Técnico - Profesional
Universitario
Carpeta Cronológico y Consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario
5 años Archivo Central
P-AL-09
No aplica Organismos Comunales Profesional Universitario, Técnico y Auxiliar Administrativo
Base de Datos Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario, técnico y- Auxiliar Administrativo
No determinado Archivo en medio Magnético
P-AL-10
No aplica Relación de quejas, reclamos y sugerencias
recepcionadas
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico - Secretario de
Despacho
2 años Archivo Central P-AL-11
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 7 de 58
PROCESO: DESARROLLO ECONÓMICO, RURAL Y AMBIENTAL
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Carpeta de proyectos Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
1 año Archivo Central P-SDE-02
No aplica Acta de seguimiento Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-02
F-OCI-04 Control de asistencia Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03 P-SDE-04 P-SDE-05
No aplica Informe final proyecto asesoría a municipios
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03
No aplica Informe de gestión y resultados
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03
No aplica Proyectos productivos aprobados
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Asesor -
Profesional Universitario
Seis (6) años Archivo central
P-SDE-04
No aplica Solicitudes negadas Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Asesor -
Profesional Universitario
Dos (2) años Archivo central
P-SDE-04
No aplica Control y seguimiento a proyectos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Asesor -
Profesional Universitario
Seis (6) años Archivo central
P-SDE-04
No aplica Actas y fichas de aprobación Comité
Técnico Administrativo para el Financiamiento de la Actividad Micro-
empresarial
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Asesor -
Profesional Universitario
Seis (6) años Archivo central
P-SDE-04
No aplica Formulario FINAGRO, beneficiarios PRAN
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
Dos (2) años Archivo central
P-SDE-04
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 8 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informe agropecuario del Departamento
Profesional Universitario- Técnico
Base de Datos- Carpeta
Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario-Técnico
10 años Archivo Central P-SDE-05
No aplica Estadísticas Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-06
No aplica Publicaciones Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-06
No aplica Base de datos Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central P-SDE-07
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 9 de 58
PROCESO: EDUCACION
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Presupuesto de ingresos y gastos
Profesional Universitario
(Presupuesto)
Base de Datos -Módulo de
presupuesto de PCT-G
Cronológico Profesional Universitario
(Presupuesto)
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-01
No aplica Certificado de disponibilidad
Presupuestal CDP
Profesional Universitario
Base de datos PCT Consecutivo Profesional Universitario Director
técnico
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-01
No aplica Registro Presupuestal RP
Profesional Universitario
Base de Datos PCT Consecutivo Profesional Universitario Director
Técnico
18 Años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-01
No aplica Matriz de Gastos e Ingresos
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-03
No aplica Presupuesto de Ingresos y Gastos
Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos Cronológico Profesional Universitario
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-03
No aplica Actos Administrativos de modificaciones
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico y Numérico
Profesional Universitario
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-03
F-AE-01 Informe de seguimiento al presupuesto SGP
Educación
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico y Numérico
Profesional Universitario
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-03
FAE-02 Matriz de Informes SINEB
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
10 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-04
No aplica Informes financieros Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 5 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-06
No aplica Soportes documentales Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-06
No aplica Libros auxiliares Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06
No aplica Comprobantes Profesional Universitario
Carpeta Cronológico, numérico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06
No aplica Orden de pago Profesional Universitario
Carpeta Cronológico, numérica Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06
No aplica Recibos de ingreso Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 10 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Auxiliares Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07
No aplica Comprobantes de presupuesto y tesorería
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07
No aplica Estado de cuentas de tesorería y presupuesto
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07
F-AE-06 Cruce Ejecución Presupuestal con
Cuentas Cero
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-07
No aplica CGN información contable pública y
Operaciones recíprocas
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera
15 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-08
No aplica Nota a estados financieros
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera
15 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-08
No aplica Estados financieros consolidados
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera
15 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-08
F-AE-07 Consolidación movimientos débito y
crédito
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera
15 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-08
No aplica Relación de ordenes de pago elaboradas-
causadas- pagadas
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica y numérica
Area Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)
P-AE-08
No aplica Formato Orden de Pago del Módulo Central de Cuentas del PCT
Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos PCT
Cronológica y Numérica
Area Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)
P-AE-08
No aplica Comprobantes de Registro
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)
P-AE-10
No aplica Balance de prueba - Ejecuciones
presupuestales
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)
P-AE-10
No aplica Formato Parametrización
Módulo Integración
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)
P-AE-10
F-AE-03 Planilla Control de Novedades
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas 2 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-12
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 11 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-AE-04 Reporte Horas Extras Docentes
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas 4 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-12
F-AE-05 Reporte Recargos, dominicales y festivos Auxiliares Servicios
Generales
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas, Despacho
4 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-12
NA Provisión Cesantías Retroactivas
Administrativos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Profesional Universitario
5 años Selección y eliminación
(Archivo Hojas de Vida)
P-AE-13
No aplica Plan anual de capacitación
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-13
No aplica Diagnóstico de necesidades
capacitación personal administrativo
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-13
No aplica Seguimiento y evaluación al Plan de
Capacitación
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-13
No aplica Informes Plan de capacitación
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-13
No aplica Controles de asistencia a eventos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-13
No aplica Plan de bienestar social Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-14
No aplica Diagnóstico de necesidades bienestar
social
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-14
No aplica Seguimiento y evaluación al Plan de bienestar social
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-14
No aplica Informes Plan de bienestar social
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-14
No aplica Controles de asistencia a eventos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-14
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 12 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-AE-09 y 10
Formato informe de planta docente, directivo docente y administrativo
Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológica, por Institución y Municipio
Funcionarios Administración
Educativa
3 años Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-15
No aplica Consolidados de planta medio magnético
Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos Cronológica, por Institución y Municipio
Funcionarios Administración
Educativa
3 años Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-15
No aplica Reporte de matrícula Profesional Universitario
Carpeta Cronológica, por Institución y Municipio
Funcionarios Administración
Educativa
3 años Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-15
No aplica Nómina mensual Profesional Universitario
Carpeta Cronológica, por Institución y Municipio
Funcionarios Administración
Educativa
3 años Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-15
F-AE-11 Reporte de vacantes
Instituciones Educativas Profesional
Universitario Carpeta Cronológica, Geográfica
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16 P-AE-17
F-AE-12 Solicitudes de traslado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios Dirección
Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16
F-AE-13 Registro de solicitudes de traslado de docente
directivo docente Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16
F-AE-14
Consolidado vacantes docentes y Direc. Doc a
proveer Listado Elegibles
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico, Geográfico
Funcionarios Dirección Administrativa
5 años Selección y
eliminación - Archivo Central
P-AE-16
F-AE-15 Registro Selección de vacantes Doc y Direc Doc Audiencia Pública
Director Administrativo Carpeta-Base de
Datos Cronológico Funcionarios Dirección
Administrativa 5 años Selección y
eliminación - Archivo Central
P-AE-16
F-AE-16 Reporte cubrimiento vacantes Docentes y
Direc Doc. MEN Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16 P-AE-17
F-AE-17 Reporte cubrimiento de vacantes Docentes y Dir
Doc CNSC Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16 P-AE-17
No aplica Listado de Elegibles Director Administrativo Carpeta Cronológico, numérico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16
No aplica Cronograma de Audiencia Pública Director Administrativo Carpeta Cronológico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16
No aplica Cronograma Posesión Director Administrativo Carpeta Cronológico
Funcionarios Dirección Administrativa 5 años
Selección y eliminación - Archivo
Central
P-AE-16
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 13 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-AE-34 Registro de vacantes definitivas docentes y Directivos Docentes
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección
Administrativa 5 años Selección y
eliminación - Archivo Central
P-AE-17 P-AE-20 P-AE-21
F-AE-35
Registro de vacantes temporales docentes y
directivos docentes
Auxiliar Administrativo
Carpeta-Base de datos Cronológico
Funcionarios Dirección
Administrativa
5 años
Selección y eliminación
Archivo Central
P-AE-18 P-AE-19
No aplica Solicitud de autorización nombramiento encargo vacante definitiva CNSC
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
5 años Selección y eliminación -
Archivo Central
P-AE-20
F-AE-36 Registro Permisos a Funcionarios
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación
(Archivo Hojas de Vida)
P-AE-22
No aplica Solicitud de permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-22
No aplica Autorización de permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-22
F-AE-40 Registro de vacaciones personal adminis-trativo
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-23
F-AE-41 Control de dotación Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-24
No aplica Listado de beneficiarios dotación
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-24
No aplica Circular informativa Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Funcionarios Dirección Administrativa
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-24
No aplica
Relación de requerimientos diarios
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-30
No aplica Requerimientos vencidos y sin finalizar
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-31
No aplica
Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-34
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 14 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
18 años Conservación total P-AE-34
No aplica Acto administrativo Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y cronológico
Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-34
No aplica Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja de vida Expediente Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
5 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-34
No aplica
Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-35
No aplica
Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Permanente Conservación total P-AE-35
No aplica
Acto administrativos Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y cronológico
Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-35
No aplica
Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja de vida Expediente Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
5 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-35
NA.
Radicaciones Auxiliar Administrativo Registro/Radicaciones Carpeta Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-36
NA Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo
Expediente Hoja de Vida Carpeta Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
18 años Conservación total P-AE-36
NA Acto administrativos Auxiliar Administrativo
Resoluciones/Prestaciones Carpeta Profesional Universitario, Auxiliar
Administrativo
18 años Conservación total P-AE-36 P-AE-37
NA Notificaciones Auxiliar Administrativo
Hoja de Vida funcionario Carpeta Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
5 años Selección y eliminación
P-AE-36
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 15 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
NA.
Formato de liquidación individual
para el pago de auxilios
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario,
Auxiliar Administrativo
10 años Selección y eliminación
P-AE-37
NA Formato consolidado para la solicitud de
reembolso por auxilio
Profesional Universitario
Carpeta Numérico Profesional Universitario,
Auxiliar Administrativo
10 años Selección y eliminación
P-AE-37
No aplica Plan de Inducción Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-38
No aplica Informes Plan de capacitación
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-38
No aplica Controles de asistencia a eventos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-38
No aplica Cronograma Inducción
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-38
No aplica Evaluación Inducción Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-38
No aplica Procesos incidente de desacato
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
10 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-40
No aplica
Derecho de Petición Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-41
No aplica Respuesta Derecho de Petición
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-41
F-AE-22 Diligencia de notificación personal
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo
3 años Selección y eliminación
(Archivo Central)
P-AE-41
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 16 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica
Normatividad, conceptos
referenciados
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Jurídica
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-42
F-AE-49 Registro solicitudes y respuestas conceptos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Jurídica
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-42
No aplica Solicitudes Conciliación Extrajudicial
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.
18 años Conservación Total (Archivo Central)
P-AE-43
No aplica Actas comité de Conciliación
Departamental
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.
18 años Conservación Total (Archivo Central)
P-AE-43
No aplica Informe Ministerio de justicia
Director de Defensa Judicial
Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-43
No aplica Informe entes de control Procuraduría Carpeta Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-43
No aplica Demanda Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Jurídica SED
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-44 P-AE-47
No aplica Poder Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Jurídica SED
18 años Conservación total (Archivo Central)
P-AE-44 P-AE-45
No aplica Informe entes de control
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Jurídica SED
8 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-44 P-AE-45
No aplica Informe Ministerio de Justicia
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico
Funcionarios Oficina Jurídica SED
8 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-44 P-AE-45
F-AE-50 Informe Mensual Estado de los
Procesos Judiciales
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Jurídica SED
8 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-44 P-AE-45
F-AE-51 Registro revisión Actos Administrativo
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Profesional Universitario
2 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-46 P-AE-48
No aplica Informe para el estudio de procedencia o no de la Acción de repetición
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-47
No aplica Informe Ministerio del Interior y Justicia
Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos Consecutivo Profesional Universitario
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-47
No aplica Actos Administrativos Profesional Universitario
Carpeta Cronológico/ Numérico Profesional Universitario
Permanente Archivo Central P-AE-48
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 17 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
NA Plan de Compras Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 10 años Selección y eliminación P-AE-51
No aplica Informes de seguimiento
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-51
No aplica Cotizaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 2 años Selección y eliminación P-AE-51
No aplica Requerimientos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51
F-AE-54 Necesidades de elementos de consumo y devolutivos por Dependencias e Instituciones Educativas
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51
NA Facturas de compra Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 15 Años Conservación total P-AE-57
NA Contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Auxiliar Administrativo 16 años Conservación total P-AE-57
NA Comprobante de Entrada a Almacén
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-57
No aplica Formatos 002, 003 y 004 reporte mensual de novedades fondo
de prestaciones sociales del magisterio
Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos
Cronológico Funcionarios de la Oficina Servicios Administrativos
5 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-63
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 18 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Certificados de registro de diplomas
Auxiliar Administrativo Carpeta Número de radicación Funcionarios oficina de servicios
administrativos
6 meses Eliminación P-AE-64
No aplica Certificados de créditos para ascenso en el escalafón nacional
docente
Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina de servicios
administrativos
18 años Conservación total P-AE-65
No aplica Resoluciones de reconocimiento Crédito
en Ascensos
Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina de servicios
administrativos
18 años Conservación total P-AE-65
No aplica Solicitud de certificado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica y numérica
Funcionarios Oficina Servicios
Administrativos
2 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-66 P-AE-68
No aplica Tiempo de servicio del sistema Gestione
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Número de radicación Funcionarios oficina de servicios
administrativos
6 meses Eliminación P-AE-66
No aplica Tiempo de servicio en formato de Word
Auxiliar Administrativo Carpeta Número de radicación Funcionarios oficina de servicios
administrativos
6 meses Eliminación
P-AE-66
No aplica Registro de expedición de certificados
laborales
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico
Funcionarios Oficina Servicios
Administrativos
2 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-66- P-AE-68
No aplica Historia laboral actualizada
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Número de cédula Funcionarios oficina de servicios
administrativos
Conservación Total Archivo de Gestión P-AE-67
No aplica Certificado laboral Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico y numérico
Funcionarios Oficina Servicios
Administrativos
2 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-68
No aplica Actos administrativos Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal de Servicios Administrativos
18 años Conservación total P-AE-69
No aplica Actas de posesión Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal de Servicios Administrativos
18 años Conservación total P-AE-69
No aplica Formato de afiliación docentes en
provisionalidad
Profesional Universitario
Carpeta-Hoja de vida Cronológico Personal De Servicios
Administrativos
5 Años Selección y Eliminación
(Archivo Central)
P-AE-70
No aplica Formato de Afiliación docentes nombrados en
periodo de prueba
Profesional Universitario
Carpeta-Hoja de vida Cronológico Personal De Servicios
Administrativos
5 Años Selección y Eliminación
(Archivo Central)
P-AE-70
No aplica Formato 001 informe laboral
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Servicios Administrativos
5 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-71
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 19 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Formato 002 certificado salario
base
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Servicios Administrativos
5 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-71
No aplica Formato 003 certificado salarios
mes a mes
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica Servicios Administrativos
5 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-71
No aplica Actualización de historias laborales en
físico de docentes, directivos docentes,
administrativos activos y retirados
Técnico administrativo Hojas Vida/ Cédula y nombres
Número de cédula Funcionarios de servicios
administrativos, funcionarios de jurídica
y escalafón, funcionarios de
prestaciones sociales
100 años Eliminación P-AE-72
No aplica Préstamo hojas de v ida de docentes,
directivos docentes, administrativos activos
y retirados para información interna
Técnico administrativo
Carpeta Cronológica y numérica
Funcionarios de Servicios
Administrativos, prestaciones y jurídica
y escalafón
3 años Selección y eliminación (Archivo
Central)
P-AE-73
No aplica Respuesta a requerimientos con
solicitud de información general de
docentes, directivos docentes,
administrativos temporales, activos y
retirados
Profesional Universitario
Carpeta Cronológica y Numérica
Funcionarios de Servicios
Administrativos
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-AE-75
No aplica Orden de pago Profesional Universitario
Carpeta Cronológico - Consecutivo
Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central
P-AE-76
No aplica Resúmenes Nómina Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central
P-AE-76
No aplica PILA Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central
P-AE-76
No aplica Comprobante de Pago Profesional Universitario
Carpeta Cronológico / Numérico
Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central
P-AE-76
No aplica Recibo de Caja Cajero Carpeta-Base de datos PCTG
Cronológico y Consecutivo
Cajero - Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 20 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Consignación Profesional Universitario
Carpeta Base de datosPCTG
Cronológico y Consecutivo
Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
No aplica Nota Crédito Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos PCTG
Cronológico y Consecutivo
Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
No aplica Acumulado por Tipos de Ingresos
Cajero - Profesional Universitario
Carpeta- Base de datos PCTG
Cronológico Cajero - Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
No aplica Arqueo de Caja Cajero - Profesional Universitario
Carpeta-Base de datos PCTG
Cronológico Cajero - Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
No aplica Boletín de Tesorería Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo
Carpeta- Base de datos PCTG
Cronológico Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
No aplica Ejecución General de Ingresos VS Gastos
por Recurso
Cajero - Profesional Universitario –Técnico
- Auxiliar Administrativo (Funcionarios de
Presupuesto y Central de Cuentas)
Carpeta –Base de datos PCTG
Cronológico Cajero - Profesional Universitario –Técnico
- Auxiliar Administrativo (Funcionarios
Presupuesto y Central de Cuentas)
Permanente Archivo de Gestión P-AE-77
F-SH-07
Informe de ingresos vs pagos vs caja y bancos
Profesional Universitario
Técnico Administrativo
Tesorera General del
Departamento.
Carpeta- Base de datos Sistema PCTG
Consecutivo y cronológico
Profesional Universitario
Definido en la tabla de retención documental
Definido en la tabla de retención documental
P-AE-78
F-SE-01 Cronograma de Actividades
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-01
F-SE-02 Entrega de Lineamientos
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-01
F-EDU-28
Registros de asistencia Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica
Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-01
F-EDU-30 Acta de Reunión Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-01
No aplica
Proyección de Cupos Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológica, por Municipio e Institución
Educativa
Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas
10 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-02
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 21 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SE-03 Certificado de Calidad de la Información
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica, por Municipio e Institución
Educativa
Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas
10 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-02
No aplica
Alumnos a transferir o por convenios de
continuidad
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-03
No aplica Prematrícula Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológica Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-04
No aplica Inscripción de alumnos nuevos
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-04
F-SE-01 Cronograma de Actividades
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-05
F-AE- 44
Control de Asistencia Reuniones Internas
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-05
No aplica Diagnóstico Coordinador de Cobertura, Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Interno de la Secretaría 10 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-05
No aplica Formularios DANE C600A y C600B
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico, por Municipio e Instituciones Educativas
Funcionarios de Cobertura
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-06
F-SE-04 Asesoría y apoyo SIMAT
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Cobertura
2 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-07
F-SE-05
Plan de Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Cobertura
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-08
F-SE-06 Informe de Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Cobertura
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-08
F-SE-01 Cronograma de Actividades
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-09
F-SE-44
Registros de asistencia Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológica
Interno de la Secretaría
3 años
Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-09
No aplica Requerimientos Profesional Universitario
Carpeta Cronològica Funcionarios de la dependencia
3 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12
No aplica Actas Profesional Universitario
Carpeta Cronológica y numérica
Funcionarios de la dependencia
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 22 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informes Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la dependencia
5 años Selección y eliminación (Archivo Central)
P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12
NA Reporte de ejecución recursos de excedentes
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Funcionarios de la Dependencia
2 años Selección y eliminación P-SE-13
No aplica Proyectos Profesional Universitario
Carpeta Alfabético y cronológico
Funcionarios de la dependencias
2 años Selección y eliminación
P-SE-13
No aplica Convenios de articulación
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 18 años Conservación total P-DE-01
No aplica Planes de Mejoramiento
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección eliminación P-DE-01
No aplica Certificaciones SENA Carpeta NA NA NA NA P-DE-01
No aplica Diagnósticos sectoriales y de las
Instituciones Educativas
Supervisor Docente Carpeta Alfabético Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02
No aplica Diagnóstico Educativo Población rural y
urbano marginal SED
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 10 años Selección y eliminación P-DE-02
No aplica Convocatorias de socialización
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02
F-AE-45 Registro de asistencia Supervisor Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02
No aplica Documento informe de consolidación de
estrategias y actividades a seguir
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02
No aplica Plan de Educación para población rural y
urbano marginal
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 10 años Selección y eliminación P-DE-02
No aplica Guía de Evaluación del PTFAD.
Universidades y Centros de Educación
Superior.
Comité territorial de Actualización y
Formación docente
Carpeta Cronológica Comité territorial de Actualización y
Formación docente
3 años
Selección y eliminación
P-DE-04
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 23 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Actas registro estudiantes aprobados
Universidades y centros de Educación
Superior
Carpeta Cronológica Comité Territorial de Actualización y
Formación docente.
Secretaria Técnica Comité Territorial de
Actualización y Formación Docente.
3 años
Selección y eliminación
P-DE-04
NA Lineamientos para la elaboración de obras
escritas
Comité de obras escritas
Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos docentes
Supervisores de
Educación
Directores de Núcleo
3 años Archivo Central de la Dirección de Desarrollo Educativo
P-DE-05
NA Formulario registro de la obra
Docente (s)
Autor (s) de obra escrita
Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos Docentes
3 años Archivo central de la Dirección de Desarrollo
Educativo
P-DE-05
NA Formato Obras escritas registradas y
evaluadas
Dirección de Desarrollo Educativo
Carpeta-Base de datps Cronológico. Directivos Docentes y Docentes
3 años Archivo Central de la Dirección
de Desarrollo
P-DE-05
NA
Plan Departamental de Educación Ambiental
Supervisor de Educación
Carpeta
Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo
25 años Selección y eliminación P-DE-06
NA Plan de Acción 2009-2010 Educación
Ambiental y CIDEA
Supervisor de Educación
Carpeta Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo
3 años Selección y eliminación P-DE-06
NA POAI Planeamiento Educativo
Carpeta Cronológica Planeamiento Educativo
15 años Selección y Eliminación
P-DE-06
NA Plan Sectorial de Educación
Planeamiento Educativo
Carpeta Cronológica Planeamiento Educativo
15 años Selección y Eliminación
P-DE-06
NA Plan Indicativo Educación
Planeamiento Educativo
Carpeta Cronológica Planeamiento Educativo
15 años Selección y Eliminación
P-DE-06
F-AE-45 Control de Asistencia Supervisor de Educación
Carpeta Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo
3 años Selección y eliminación P-DE-06
F-AE-47 Acta de Reunión Externa
Supervisor de Educación
Carpeta Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo
3 años Selección y eliminación P-DE-06
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 24 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
NA Plan de Acción Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09
NA Instrumento de Inspección y Vigilancia
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09
NA Cronograma de actividades
Supervisor Docente Carpeta
Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09
NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09
NA Control de recibido y entrega de documento
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológica Funcionarios SAC 2 años Selección y eliminación
P-DE-11
NA Estrategia Mejoradora
Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores Docentes
3 años Selección y eliminación
P-DE-16
NA Diagnóstico bilingüismo
Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores Docentes
3 años Selección y eliminación
P-DE-16
NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes
3 años Selección y eliminación
P-DE-16
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 25 de 58
PROCESO: INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Planes de acción Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho -
Directores Técnico -
4 años Eliminación P-SI-01
No aplica Plan Indicativo Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director
Técnico -
4 años Eliminación P-SI-01
No aplica Informes de gestión Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director
Técnico -
4 años Eliminación P-SI-01
No aplica Plan compras (SICE) Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director
Técnico -
1 año Eliminación P-SI-01
F-SI-11 Contratación por proyecto
Técnico Carpeta cronológico Secretario de Despacho - Director
Técnico -
4 años Eliminación P-SI-01
No aplica Acuerdos de gestión Técnico Carpeta cronológico Secretario de Despacho - Director
2 años Eliminación P-SI-01
No aplica Manual Procesos y procedimientos
Técnico Carpeta base datos Numérico Todo el equipo de trabajo
Permanente Archivo gestión P-SI-01
No aplica Sistema Integrado de Auditorías SIA
Técnico Base datos Cronológico Todo el equipo de trabajo
Permanente Archivo Magnético P-SI-01
No aplica Sistema de información para el
seguimiento de Planes de Desarrollo
SIFPED
Técnico Base excel pagina web contraloría
Cronológico Todo el equipo de trabajo y comunidad
en general
Permanente Archivo magnético P-SI-01
F-DAJ-49 Acta de liquidación de común acuerdo
Interventor Carpeta del contrato o convenio
Cronológico Dirección o dependencia responsable
2 años Archivo Central
P-SI-04 P-SI-06
No aplica Acto administrativo de liquidación unilateral
Interventor Carpeta del contrato o convenio
Cronológico Dirección o dependencia responsable
2 años Archivo Central
P-SI-04
F-SI-01 Documento legal de municipios
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-02 Asignación de interventoría
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 26 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SI-03 Informe de interventoria Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-04 Comunicado alcaldes Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-05 Verificación documentación
proceso contractual
Técnico Operativo Carpeta Cronológico Interventores, Técnico
2 años Archivo Central P-SI-06
F-SI-06 Acta de recibo de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-07 Actas de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-09 Acta de entrega de obra
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-10 Certificados de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-DAJ-01 Actas de interventoría Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-DAJ-45 Acta de suspensión Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-DAJ-46 Acta de reinicio Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-15 Comunicado de interventoría
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06
F-SI-16 Registro de visita Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de
Infraestructura.
2 años Archivo Central
P-SI-06 P-SI-08
F-SI-18 Solicitud Certificados BPPID
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 27 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SI-19 Seguimiento certificación registro
presupuestal
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
F-SI-20 Seguimiento certificados CDP
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
F-SI-21 Seguimiento certificados PAC
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
F-SI-22 Control de contratación
Interventor Carpeta Cronológico Equipo trabajo Secretaría
2 años Archivo Central
P-SI-06
No aplica Control de contratos Auxiliar Administrativo
Técnico
Carpeta Cronológico Equipo trabajo Secretaría
2 años Archivo Central
P-SI-06
No aplica Acto administrativo por el cual se
adiciona el recurso
Profesional Universitario
Carpeta Convenio Cronológico Secretario de Despacho - Director -
Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-SI-07
No aplica Planeación precontractual
(estudios previos)
Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario
No determinado Archivo Central P-SI-10
No aplica Análisis unitarios y
especificaciones técnicas
Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario
No determinado Archivo Central P-SI-10
No aplica Registro banco de proyectos
Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario
No determinado Archivo Central P-SI-10
No aplica Minuta del contrato Interventor Carpeta Consecutivo Interventor - Secretaría de Infraestructura
No determinado Archivo Central
P-SI-10
No aplica Certificado de disponibilidad
presupuestal CDP
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico (por proyecto)
Profesional Universitario
No determinado Archivo Central
P-SI-10
F-SI-25 Seguimiento financiero recursos entes
territoriales y otras entidades
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
F-SI-26 Seguimiento convenios Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
F-SI-27 Seguimiento financiero por proyecto
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
2 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 28 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SI-28 Seguimiento por componente de
proyecto
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-SI-29 Inversión por municipio a la asunción del
compromiso
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-SH-11 Disponibilidad Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-SH-16 Pac Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-SH-17 Solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal y registro presupuestal
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-DAJ-10 Solicitud de registro proyecto Banco de
programas y proyectos de inversión
departamental
Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
F-DAP-03 POAI Profesional universitario
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores
4 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 29 de 58
PROCESO: TURISMO Y CULTURA
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-STC-01 Lista de chequeo para alojamientos urbanos y rurales (Normatividad)
Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico – Consecutivo
Secretario de Despacho - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-01
No aplica Informe de Resultados Asesoría
Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico – Consecutivo
Secretario de Despacho - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-01
No aplica Informes Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Cronológico - Consecutivo
Secretario de Despacho - Profesional Universitario - Técnico
Operativo
2 años Archivo Central
P-STC-02
No aplica Informe talleres y seminarios
Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico – consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-03
No aplica Evaluación eventos de capacitación
Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico - consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-03
F-OCI-04 Control de Asistencia Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico Director Técnico - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-03
No aplica Informe de Interventoría Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Cronológico - Consecutivo
Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-04 P-STC-05
No aplica Acta de entrega obra donada para pinacoteca
Profesional Universitario
Carpeta - Base de datos
Cronológico - Consecutivo
Secretario de Despacho - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-STC-07
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 30 de 58
PROCESO: HACIENDA PÚBLICA
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Registros contables de operaciones recíprocas
Técnico Operativo Base de datos Módulo de contabilidad de
PCT-G
Cronológico Asesor –Director Técnico operativo
Permanente Archivo Magnético P-DF-18
No aplica Confirmación Contador General Carpeta Cronológico Asesor –Director Técnico operativo
Dos años Archivo Central P-DF-18
No aplica Órdenes de pago radicadas y aprobadas
Profesional Universitario
Base de datos - Carpeta
Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético - Archivo Central
P-DF-19
No aplica Órdenes de pago causadas
Asesor
Base de datos - Carpeta
Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético - Archivo Central
P-DF-19
No aplica Libros Auxiliares de contabilidad del Módulo
de PCT-G
Técnico Operativo Base de datos módulo de contabilidad
Cronológico Técnico Operativo - Asesor
Permanente Archivo magnético P-DF-25
No aplica Libros auxiliares del módulo de PCT
Contador General Auxiliar administrativo
Técnico operativo
Base de datos del sistema PCT
Cronológico Consecutivo
Director financiero Contador General - Técnico Operativo
Auxiliar administrativo
Permanente Archivo magnético P-DF-26
No aplica Comprobantes de registros varios
Contador General Auxiliar administrativo
Técnico operativo
Base de datos del sistema PCT
Cronológico Consecutivo
Director financiero Contador General - Técnico Operativo
Auxiliar administrativo
Permanente Archivo magnético P-DF-26
No aplica Circularizaciones Contador general Carpeta Cronológico Director financiero 2 años Archivo central P-DF-26
No aplica Recibo de entrega de estampilla
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general Contador
2 años Archivo central P-DF-26
No aplica Control de venta de estampilla
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general Contador
2 años Archivo central P-DF-26
No aplica Movimiento general de estampillas preimpresas
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general Contador
2 años Archivo central P-DF-26
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 31 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Comprobante de registros varios
Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Administrador de
terceros
Consecutivo Director financiero Contador General -
Técnico –Administrativo
Auxiliar administrativo
Permanente Archivo magnético P-DF-27
No aplica Libros auxiliares Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Administrador de
terceros
Consecutivo Director financiero Contador General -
Técnico –Administrativo
Auxiliar administrativo
Permanente Archivo magnético P-DF-27
No aplica
Nómina registrada en libros
auxiliares
Auxiliar Administrativo
Base de datos del módulo de
Contabilidad de PCT-G
Cronológico - Consecutivo
Auxiliar Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-28
No aplica Orden de pago Auxiliar Administrativo
Base de datos del módulo de
Contabilidad de PCT-G
Cronológico - Consecutivo
Auxiliar Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-28
No aplica Comprobante de registros varios
Auxiliar Administrativo
Base de datos del módulo de
Contabilidad de PCT-G
Cronológico - Consecutivo
Auxiliar Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-28
No aplica Información exógena validada
2. Técnico Operativo Base de datos del Sistema prevalidador
DIAN
Cronológico Auxiliar administrativo -Asesor -Contador
Permanente Archivo Magnético P-DF-29
No aplica Certificados de retenciones
Auxiliar Administrativo Base de datos del Sistema PCT
Cronológico Auxiliar administrativo -Asesor -Contador
Dos años Archivo Central P-DF-29
No aplica Solicitud de devolución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo Contador Gral
Dos años Archivo Central P-DF-29
No aplica Oficio de devolución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo Contador Gral
Dos años Archivo Central P-DF-29
No aplica CGN información contable pública y
Operaciones recíprocas
Técnico Administrativo Base de datos del módulo de contabilidad
y de presupuesto de PCT-G
Cronológico Técnico Operativo - Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-32
No aplica Nota a estados financieros
Técnico Administrativo Base de datos módulo de contabilidad de PCT-
G
Cronológico Técnico Operativo - Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-32
No aplica Estados financieros consolidados
Técnico Administrativo Base de datos Módulo de contabilidad
de PCT-G
Cronológico Técnico Operativo - Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-32
No aplica CGN reporte Boletín de Deudores Morosos del
Estado
Técnico Administrativo Base de datos del sistema CHIP
Cronológico Técnico Operativo - Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-32
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 32 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Módulo de Integración de PCT-G
Técnico Operativo Base de datos módulo de integración de PCT-
G
Cronológico y consecutivo
Técnico operativo - Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-08
No aplica Módulo administrador de terceros
Auxiliar Administrativo Base de datos módulo de administración de
terceros
Cronológico y consecutivo
Auxiliar Administrativo Técnico operativo -
Asesor
Permanente Archivo Magnético P-DF-08
No aplica Liquidación FONPET Auxiliar Administrativo Carpeta
Cronológico Auxiliar Administrativo - Director Técnico - Técnico Operativo
2 años Archivo Central P-DF-30
No aplica Actas CODEFIS
Auxiliar administrativo Formato físico Cronológica y consecutivo
Secretario de Despacho -
Director Técnico
2 años Archivo central P-DF-31
No aplica Declaración sobretasa Auxiliar Administrativo Carpeta Planillas en Excel
Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico -
Profesional Universitario -
Director Técnico
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-01
No aplica Informe Estaciones de Servicio
Auxiliar Administrativo
Carpeta Planillas en Excel
Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico -
Profesional Universitario -
Director Técnico
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-01
F-SH-10 Fiscalización medida de surtidores y calidad de los combustibles.
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo Profesional
Universitario y Director Técnico
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-01
F-SH-15 Recibos de Caja para impuesto al registro
Reporte diario
Auxiliar Administrativo Base de Datos - Sistema liquidación
Impuesto de Registro
Consecutivo Auxiliar Administrativo - Director Técnico
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-02
F-SH-01 Guía de visita y seguimiento de
estampilla prodesarrollo
Profesional Universitario
Carpeta
Cronológico Profesional Universitario
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-GI-03
No aplica Declaraciones tributarias de impuestos de
vehículos automotores ISVA
Auxiliar Administrativo Base de Datos SISCAR - Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario - Técnico -
Auxiliar Administrativo
Ver Tablas de Retención Documental
Ver Tablas de Retención Documental
P-GI-04
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 33 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Certificaciones de paz y salvo
Auxiliar Administrativo Base de Datos SISCAR - Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario - Técnico -
Auxiliar Administrativo
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P-GI-04
No aplica Resumen de recaudo diario
Auxiliar Administrativo Base de Datos SISCAR - Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario - Técnico -
Auxiliar Administrativo
Ver Tablas de Retención Documental
Ver Tablas de Retención Documental
P-GI-04
No aplica Resoluciones de Facilidad de Pago
Auxiliar Administrativo Base de Datos SISCAR - Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Director Técnico - Profesional
Universitario - Técnico -
Auxiliar Administrativo
Ver Tablas de Retención Documental
Ver Tablas de Retención Documental
P-GI-04
No aplica Recibo de pago Auxiliar Administrativo Carpeta - Base de datos
Cronológico - Consecutivo.
Profesional Universitario -
Auxiliar Administrativo - Auxiliar Servicios
Generales
Ver Tablas de Retención Documental
Ver Tablas de Retención Documental
P-GI-04
F.SH.03 Solicitud producción local - Señalización
Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta
Cronológico -Consecutivo
Auxiliar Administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
No aplica Solicitud Tornaguías Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta
Cronológico -Consecutivo
Administrador Infoconsumo
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
No aplica Maestro de empresas Administrador Infoconsumo
Base de Datos Cronológico Administrador Infoconsumo
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
No aplica Maestro de productos autorizados a
empresas
Administrador Infoconsumo
Base de Datos Cronológico Administrador Infoconsumo
Ver tablas de retención documental
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P-GI-05
No aplica Tornaguías Administrador Infoconsumo
Base de Datos Infoconsumo - Carpeta
Cronológico -Consecutivo
Auxiliar Administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
No aplica Declaraciones de nacionales e importados
Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta
Cronológico -Consecutivo
Auxiliar Administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
F-SH-04 Reporte de baja de inventarios de
productos declarados
Auxiliar administrativo Base de datos y carpeta
Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 34 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-SH-08 Requisitos para la solicitud y aprobación de
convenios para comercializadores y
productores de cervezas, licores,
cigarrillos, vinos y aperitivos en el
Departamento del Quindío
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-GI-05
F-SH-02
Acta de Aprehensión
Auxiliar Administrativo (Grupo operativo)
Expediente Cronológico - Consecutivo
Auxiliar Administrativo (Grupo operativo) -
Director - Profesional
Universitario
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental.
P-GI-06
F-SH-05 Registro de visitas de control al fraude y a la evasión de las rentas
del Departamento.
Auxiliar Administrativo (Grupo operativo)
Carpeta Cronológico - Consecutivo
Auxiliar administrativo, grupo operativo.
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental.
P-GI-06
No aplica Expediente Profesional Universitario
Carpeta
Cronológico
Director Técnico - Profesional
Universitario
5 años Archivo Central (15 años
microfilmación digital )
P-GI-07
F-SH-11 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
CDP
Técnico Base de datos
Carpetas
Consecutivo Técnico – Administrativo Director
Técnico
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF46
F-SH-12
Registro Presupuestal RP
Técnico
Base de Datos
Carpetas
Consecutivo
Técnico - Administrativo Director
Técnico
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-46
F-SH-17
Solicitud de certificado
de disponibilidad y registro presupuestal
Técnico
Base de Datos
Carpetas
Consecutivo
Técnico - Administrativo Director
Técnico
Ver tabla de retención
documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-46
No aplica Informe deuda pública Técnico Administrativo Base de Datos Cronológico Técnico Administrativo -
Director Técnico
2 años Archivo Central P-DF-41
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 35 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Sistema estadístico de deuda SEUD
Técnico Administrativo Base de Datos Cronológico Técnico Administrativo -
Director Técnico
2 años Archivo Central P-DF-41
No aplica Contratos Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41
No aplica Pagares Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41
No aplica Marco Fiscal de Mediano Plazo
Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central P-DF-43
No aplica Presupuesto de ingresos y gastos
Profesional Universitario
Base de Datos -Módulo de presupuesto
de PCT-G
Cronológico Profesional Universitario -Director
Técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-44
No aplica Formatos electrónicos SGP de Adición,
Traslado y Reducción
Profesional Universitario
Base de Datos - Módulo de presupuesto
de PCT-G
Consecutivo Profesional Universitario - Director
Técnico - Asesor -
Técnico Operativo
Permanente P-DF-45
No aplica Informes CGR
Técnico Administrativo Base de Datos PCT-G Cronológico Técnico Administrativo -Director Técnico
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-48
No aplica Sistema de captura y validación
Técnico Administrativo
Base de Datos - Validador FUT
Cronológico Técnico Administrativo - Director técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-48
No aplica Sistema Validador chip
Técnico Administrativo
Base de Datos - Consolidador de
hacienda pública-CHIP
Cronológico Técnico Administrativo -Director técnico
Permanente Archivo Magnético P-DF-48
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 36 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica
PAC Auxiliar administrativo
PROGRAMA PCTG
N.A Auxiliar administrativo Director técnico
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-DF-71
F-SH-16 Solicitud y aprobación de PAC
Auxiliar Administrativo Carpetas
N.A
Auxiliar Administrativo Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-DF-71
No aplica Orden de pago Auxiliar Administrativo Base de Datos PCTG - Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Auxiliar Administrativo - Director Técnico
2 años Archivo Central P-DF-72
No aplica Nómina Auxiliar Administrativo Base de Datos - Carpeta
Consecutivo Auxiliar Administrativo - Director Técnico
20 años Archivo Central – Archivo Histórico
Permanente
P-DF-72
No aplica PILA Auxiliar Administrativo Base de Datos - Medio magnético, Programa
pago en línea de aportes a la seguridad
social.
Cronológico Auxiliar Administrativo - Director Técnico
20 años Archivo Central – Archivo Histórico
Permanente
P-DF-72
No aplica Comprobante de Egreso o Nota Débito
Técnico Base de datos (PCTG) Módulo de Egresos
Cronológico - Consecutivo
Profesional Universitario -
Técnico - Auxiliar Administrativo
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-DF-73
No aplica Reporte descuentos Técnico Base de datos (PCTG) Módulo de Egresos
Formato de retenciones
Consecutivo Profesional Universitario -
Técnico - Auxiliar Administrativo
Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-DF-73
No aplica Acta de estampillas Técnico Carpeta Consecutivo Técnico Ver tablas de retención documental
Ver tablas de retención documental
P-DF-73
No aplica Recibos de caja Cajero Base de Datos -Programa PCTG y
Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Cajero 2 años Ver tabla de retención
documental
Archivo Central Ver tabla de retención
documental
P-DF-74
No aplica Talonarios de entrega de estampilla prodesarrollo
Cajero Base de Datos -Programa PCTG y
Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Cajero 2 años Ver tabla de retención
documental
Archivo Central Ver tabla de retención
documental
P-DF-74
No aplica Recibos de paz y salvo departamental
Cajero Base de Datos -Programa PCTG y
Carpeta
Cronológico - Consecutivo
Cajero 2 años Ver tabla de retención
documental
Archivo Central Ver tabla de retención
documental
P-DF-74
No aplica Reseña pasaportes Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Base de Datos (MRE) y Carpeta
Consecutivo Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-75
No aplica Formulario mayoría de edad
Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Base de Datos (MRE) y Carpeta
Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-75
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 37 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Cuadros F5, balance. Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Base de Datos (MRE) y Carpeta
Consecutivo - Cronológico
Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-75
F-SH.13 Control diario expedición de
pasaportes
Auxiliar Administrativo Técnico Aministrativo
Base de datos
Carpeta física
Consecutivo
cronologico
Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-75
F-SH-14 Movimiento General de pasaportes
Auxiliar Administrativo Técnico Aministrativo
Base de datos
Carpeta física
Consecutivo
cronologico
Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
P-DF-75
No aplica Consignación Profesional Universitario
PCTG Cronológico y Consecutivo
Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
No aplica Nota Crédito Profesional Universitario
PCTG Cronológico y Consecutivo
Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
No aplica Acumulado por Tipos de Ingresos
Cajero - Profesional Universitario
PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
No aplica Arqueo de Caja Cajero - Profesional Universitario
PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
No aplica Boletín de Tesorería Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo
PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
No aplica Ejecución General de Ingresos VS Gastos
por Recurso
Cajero - Profesional Universitario –Técnico
- Auxiliar Administrativo (Funcionarios de
Presupuesto y Central de Cuentas)
PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario –Técnico
- Auxiliar Administrativo (Funcionarios de
Presupuesto y Central de Cuentas)
Permanente Archivo de Gestión P-DF-77
F-SH-07
Informe de ingresos vs pagos vs caja y bancos
Profesional Universitario
Técnico Administrativo
Tesorera General del
Departamento.
Base de datos (Sistema PCTG) y
archivo físico
Consecutivo y cronológico
Profesional universitario
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documenta
P-DF-78
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 38 de 58
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Demanda Profesional Especializado
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Profesional Especializado -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-05
No aplica Informe demandas Profesional Especializado
Carpeta Cronológico
Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01
No aplica Libro radicador de procesos
Profesional Especializado
Libro
Consecutivo Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01
F-DAJ-64 Poder para representar al Gobernador
-Profesional Especializado -Profesional universitario
-Técnico Operativo
Carpeta Cronológico
Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05
F-DAJ-68 Informe mensual de procesos
Profesional Especializado
Carpeta Cronológico
Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-05 P-DAJ-07
F-DAJ-70 Control de visitas a despachos judiciales
Profesional Especializado
carpeta cronológico Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05 P-DAJ-07
F-DAJ-71 Procesos por despachos judicial
Profesional Especializado
carpeta cronológico Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-05 P-DAJ-07
No aplica Reparto Director - Técnico Libro Radicador del Despacho y de cada Profesional y carpeta
de reparto
Cronológico Director - Profesional
Universitario - Técnico -
5 años Archivo Central
P-DAJ-02
F-DAJ-67 Relación pasivos contingentes
Profesional Especializado -
Carpeta Cronológico Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-02 P-DAJ-05
F-DAJ-69 Audiencias del mes Profesional Especializado
Carpeta Cronológico Profesional Especializado
5 años Archivo Central
P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 39 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informe al Ministerio de Interior y de Justicia
Profesional Especializado -
Profesional Universitario
Carpeta y Base de Datos
Cronológico Profesional Especializado -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05 P-DAJ-07
No aplica Solicitudes de Conciliación
Profesional Especializado
(secretaria técnica)
Carpetas Consecutivo Profesional Especializado
(Secretaria Técnica)
Permanente Archivo Central
P-DAJ-03
F-DAJ-72 Control de asistencia Comité de Conciliación
Profesional Especializado
(secretaria técnica)
Carpetas Consecutivo Profesional Especializado
(Secretaria Técnica)
Permanente Archivo Central
P-DAJ-03
No aplica Actas Comité de Conciliación
Profesional Especializado
(secretaria técnica)
Carpetas Cronológico Profesional Especializado
(Secretaria Técnica)
Permanente Archivo Central
P-DAJ-03
No aplica Informe entes de control Procuraduría Carpetas Cronológico Profesional Especializado
(Secretaria Técnica)
Permanente Archivo Central
P-DAJ-03 P-DAJ-05
No aplica Resolución recurso apelación
Profesional Especializado
Carpeta Cronológico Profesional Especializado
Permanente Archivo Oficina de Asuntos Disciplinarios
P-DAJ-04
F-DAJ-58 Trámite incidente de desacato
Director – Técnico Operativo
Carpeta Cronológico Director – Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-06
No aplica Acción de Tutela Profesional Especializado -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Profesional Especializado -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-DAJ-07
F-DAJ-73 Auto de Observación Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y auxiliar
administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-74 Autos de Revisión de Acuerdo
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
2 Años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-75 Auto de revisión de Decreto
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y auxiliar
administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-76 Autos de Revisión de Resolución
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
2 Años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-77 Solicitud de revisión técnico de Decretos
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
2 Años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-78 Solicitud de revisión técnico de Acuerdo
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
2 Años Archivo Central
P-DAJ-21
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 40 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-79 Consecutivos de Autos Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar
Administrativo
2 Años Archivo Central
P-DAJ-21
F-DAJ-03 Formato Derecho de Petición
Técnico - Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-22
No aplica Conceptos jurídicos
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central P-DAJ-23
No aplica Revisión proyectos de acto administrativo
Técnico Operativo - Profesional
Universitario
Carpeta Cronológica Técnico Operativo - Profesional
Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-24
No aplica Registro Presupuestal Director Financiero Base de Datos - Módulo de contratación
PCT
Cronológico y consecutivo
Director Financiero 2 años Archivo Central
P-DAJ-41
F-DAJ-04 Historia del contrato Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-41 P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
No aplica Carpeta de Contrato Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-41
No aplica Informes diferentes instancias
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-41
F-DAJ-01 Acta de interventoría Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
F-DAJ-07 Acto administrativo de delegación
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-08 Estudios previos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-51
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 41 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-09 Solicitud de elaboración de contrato
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-51
F-DAJ-13 Resolución Comité Evaluador
Profesional Universitario-Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario-
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-45 P-DAJ-49
F-DAJ-14 Designación comité evaluador mediante
oficio
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-15 Informe de evaluación Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-16 Aviso electrónico Cámara de Comercio
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43
F-DAJ-17 Aviso electrónico Convocatoria pública
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43
F-DAJ-20 Acta de audiencia de aclaración de pliegos
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-21 Adenda Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-46
F-DAJ-22 Acta de diligencia de cierre
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43
F-DAJ-23 Acta de audiencia de adjudicación
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-45 P-DAJ-49
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 42 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-24 Resolución de adjudicación
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-46 P-DAJ-46
F-DAJ-30 Cuadro de cuantías Ley 1150 de 2007
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-38 Resolución de apertura concurso abierto
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42
F-DAJ-39 Aviso invitación pública conformación lista
corta
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42
F-DAJ-40 Resolución de apertura concursos con precalificación
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42
F-DAJ-44 Acta de iniciación Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
F-DAJ-47 Autorización adicional y/o prorroga
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
F-DAJ-49 Acta de liquidación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 43 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-50 Resolución de liquidación unilateral
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
F-DAJ-52 Informes diferentes instancias
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-53 Remisión o devolución Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-54 Control de contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50
F-DAJ-55 Autorización de descuentos de
estampillas
Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-56 Constancia de no presentar inhabilidades
Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
FDAJ-62 Notificaciones a contratistas
Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 44 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-86 Formato de Remisión Profesional Universitario-Técnico
Operativo- Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario-Técnico
Operativo- Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-87 Remisión de contratos para vigilancia y control
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-88 Requisitos para la legalización
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-89 Autorización consignación de pagos
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-90 Hoja de control de documentos de
contratos
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
No aplica Expediente del Contrato
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-42 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
No aplica Modulo de contratación PCT
Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo magnético P-DAJ-42 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49
F-DAJ-18 Aviso de prensa Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-43
F-DAJ-19 Resolución de apertura Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-43
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 45 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-45 Acta de Suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-43 P-DAJ-50
F-DAJ-46 Acta de reiniciación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-46 P-DAJ-50
F-DAJ-25 Ficha Técnica para bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común
utilización
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
F-DAJ-28 Formulario para lances en subasta inversa
presencial
Profesional Universitario
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
F-DAJ-45 Acta de suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional Universitario-Técnico
Operativo- Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
F-DAJ-48 Contrato de cesión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional Universitario Técnico Operativo- Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
FDAJ-62 Notificaciones a contratistas
Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
F-DAJ-86 Formato de Remisión Profesional Universitario-Técnico
Operativo- Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario-Técnico
Operativo- Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-44
F-DAJ-31 Resolución de apertura
Selección Abreviada Menor Cuantía
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-45
FDAJ-32 Adenda (aclaratoria o modificatoria) Proceso
de menor cuantía
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-45
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 46 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
FDAJ-33 Manifestación de interés
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-45
FDAJ-34 Acto de diligencia de cierre del proceso de
menor cuantía y apertura de propuestas
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-45 P-DAJ-49
FDAJ-35 Resolución de adjudicación de
selección abreviada de menor cuantía
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-45 P-DAJ-49
FDAJ-45 Acta de suspensión temporal
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-45 P-DAJ-49
FDAJ-46 Acta de reiniciación Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-45 P-DAJ-49
FDAJ-48 Contrato de cesión Directora Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Directora -Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-45 P-DAJ-49
F-DAJ-19 Resolución de apertura Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-25
Ficha técnica para bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-26 Resolución de apertura selección abreviada
Profesional universitario
carpeta cronológico Profesional universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-27 Certificado de no contar con
infraestructura tecnológica
Profesional universitario
carpeta cronológico Profesional universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-28 Formulario para lances en subasta inversa
presencial
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-29 Resolución de adjudicación de
selección abreviada por subasta inversa
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 47 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-DAJ-32 Adenda(aclaratoria o modificatoria) proceso
de menor cuantía
Profesional Universitario Auxiliar
Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-48 Contrato de cesión Director Profesional
Universitario Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Director Profesional
Universitario Técnico
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-46
F-DAJ-06 Gaceta Departamental Auxiliar Administrativo Base de datos y Carpeta
Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-47
F-DAJ-51 Relación recibos Gaceta Departamental
Auxiliar Administrativo Base de datos y carpeta
consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-47
No aplica Planeación precontractual Aplicativo
PCT
Técnico operativo Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Área de contratos 5 años Archivo Central
P-DAJ-48
No aplica Registro Presupuestal Director Técnico (Dirección Financiera)
Modulo de Contratación
Cronograma y Consecutivo
Director Financiero 2 años Archivo Central
P-DAJ-49
No aplica Informes diferentes instancias
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-49
No aplica Planeación Precontractual
Profesional Universitario
Base de datos – Módulo contratación
PCT
Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo Magnético P-DAJ-51
F-DAP-09 Solicitud de registro proyecto BPID
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-51
F-SH-11 Solicitud de disponibilidad presupuestal
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-51
F-SH-16 Solicitud PAC Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-DAJ-51
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 48 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Atención al Usuario Auxiliar Administrativo -Técnico Administrativo
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo
18 Años Archivo Central
P-DAJ-61
F-DAJ-80 Certificado de existencia y
representación legal
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos y Carpeta
Cronológico Profesional Especializado -
Técnico Operativo
18 años Archivo Central
P-DAJ-62
F-DAJ-81 Reseña Histórica Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos y Carpeta
Cronológico Profesional Especializado -
Técnico Operativo
18 años Archivo Central
P-DAJ62
F-DAJ-82 Resolución de inscripción
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos - Carpeta
Consecutiva Profesional Especializado- Técnico
Operativo
18 años Archivo Central
P-DAJ-63
F-DAJ-84 Protocolización de Dignatarios
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos y Carpeta
Consecutivo Profesional Especializado- Técnico
Operativo
18 años Archivo Central (Microfilmación y
Conservación Total)
P-DAJ-64
F-DAJ-83 Otorgamiento de Personerías Jurídicas
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Profesional Especializado- Técnico
Operativo
18 años Archivo Central (Microfilmación y
Conservación Total)
P-DAJ-65
No Aplica Cancelación de Personerías Jurídicas
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Profesional Especializado- Técnico
Operativo
18 años Archivo Central (Microfilmación y
Conservación Total)
P-DAJ-65
F-DAJ-85 Resolución aprueba estatutos
Profesional Especializado- Técnico
Operativo
Base de Datos - Carpeta
Cronológico Profesional Especializado- Técnico
Operativo
18 años Archivo Central (Microfilmación y
Conservación Total)
P-DAJ-66
F-DAJ-59 Boletín Jurídico
Técnico Operativo Base de datos Numérico Director - Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-81
F-DAJ-65 Constancia de envío Boletín Jurídico
Técnico Operativo Carpeta Cronológico Director - Técnico Operativo
2 años Archivo Central
P-DAJ-81
P-DAJ-66 Certificaciones función pública
Técnico Carpeta Cronológico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-82
F-DAJ-06 Gaceta Departa-mental
Auxiliar Administrativo
Base de datos - Carpeta
Cronológica Director - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central P-DAJ-83
F-DAJ-61 Sanción Ordenanzas Técnico Carpeta Numérico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83
No aplica Índice de Ordenanzas
Técnico Base de Datos Cronológica Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 49 de 58
PROCESO: ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Reporte mensual de inventario
Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-SA-30 P-SA-32 P-SA-45
No aplica Reporte mensual contable
Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-SA-30 P-SA-32
No aplica Resolución baja de bienes inservibles
Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-31
No aplica Informe bienes dados de baja a Contabilidad
Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-31
No aplica Paz y salvo Auxiliar Administrativo Base de Datos PCT Consecutivo Auxiliar Administrativo 1 mes Archivo Hojas de Vida
P-SA-33
No aplica Traslado contable de responsables
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-34
No aplica Acta control devolutivos retornados
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-35
No aplica Traslado de elementos devolutivos
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-37
No aplica Registro manual Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-38 No aplica Inventario individual
devolutivos en servicio Auxiliar Administrativo Base
de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo
Central P-SA-39 P-SA-44
No aplica Acta de entrega en comodato
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA42
No aplica Traslado cuenta bienes en comodato
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-42
No aplica Acta de Entrega Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-43
No aplica Comprobante de ingreso
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-44
No aplica Comprobante de egreso
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central
P-SA-44
No aplica Inventario Individual de Activos
Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-45
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 50 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Informe consejos municipales de archivo
y departamental
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico- Profesional Universitario
Lo establecido en la Tabla de Retención
Archivo Central P-SA-01
No aplica Actas Consejo o Comité
Secretario del Comité de Archivo o de
Consejo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central - Archivo General de la
Nación
P-SA-02
F-DAS-01 Inventario documental – Archivo de gestión
Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Servidores Archivo Central
No determinado Archivo Central
P-SA-04 P-SA-20
F-DAS-02 Inventario documental – Transferencia
primaria
Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Servidores Archivo Central
No determinado Archivo Central
P-SA04
No aplica Digitalización series documentales únicas
Auxiliar Administrativo Técnico o Profesional
Universitario
Base de datos Software
Consecutivo Auxiliar Administrativo técnico Profesional
Universitario
Lo establecido en la Tabla de Retención
Documental
Archivo Central P-SA-06
No aplica Programación capacitación
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07
No aplica Control de asistencia a capacitación
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07
No aplica Base de Datos Archivo Central
Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo - Técnico - Profesional
Universitario
Actualización Permanente
Archivo Central
P-SA-08
No aplica Clasificación de guías Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Eliminación P-SA-09
F-DAS-03 Correspondencia recibida externa
Auxiliar Servicios Generales y Auxiliar
Administrativo
Base de datos Cronológico- consecutivo
Auxiliar Servicios Generales Auxiliar
Administrativo y Profesional
Universitario
Lo establecido en la Tabla de Retención
Archivo Central P-SA-10
F-DAS-04 Correspondencia externa despachada
Auxiliar Servicios Generales y Auxiliar
Administrativo
Base de Datos Consecutivo- Cronológico
Auxiliar servicios Generales Auxiliar
Administrativo y Profesional
Universitario
Lo establecido en la Tabla de Retención
Archivo Central P-SA-12
F-DAS-06 Correspondencia Recibida para el
Gobernador
Profesional Universitario
Base de Datos Cronológico-Consecutivo
Auxiliar servicios Generales Auxiliar
Administrativo y Profesional
Universitario
Lo establecido en la Tabla de Retención
Archivo Central P-SA-13
F-DAS-05 Control de Préstamo Auxiliar Administrativo Carpeta Control de Préstamo
Cronológico Auxiliar Administrativo No determinado Archivo Central
P-SA-14
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 51 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Planeación Precontractual
Técnico Carpeta y base de datos PCT
Consecutivo Técnico y Profesional Universitario
2 años Eliminación P-SA-21 P-SA-22 P-SA-24 P-SA-25 P-SA-26 P-SA-27 P-SA-28 P-SA-29
No aplica Contrato Profesional Universitario
Carpeta y base de datos PCT
Consecutivo Profesional Universitario y Técnico
2 años Archivo Central P-SA-21 P-SA-22 P-SA-24 P-SA-25 P-SA-26 P-SA-27 P-SA-28 P-SA-29
No aplica Factura de Servicios Públicos domiciliarios
Auxiliar Administrativo Base de datos Cronológico Auxiliar Administrativo 1 año Archivo central P-SA-23
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 52 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Acto Administrativo de Nombramiento
Auxiliar Administrativo y/o
Auxiliar de Servicios Generales
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo y/o
Auxiliar de Servicios Generales
Permanente Archivo Hojas de Vida
P-TH-02
No Aplica Historia Laboral Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar Administrativo
Permanente Archivo Hojas de Vida P-TH-03
F-DAS-17 Control de Ingreso de Documentos
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar Administrativo
Permanente Archivo Hojas de Vida P-TH-03
F-DAS-16 Libro Radicador Auxiliar Administrativo
Carpeta y Libro Radicador
Cronológico Técnico y/o Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central P-TH-04
No aplica Resolución de Horas Extras
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central
P-TH-07
F-DAS-18 Planilla de Horas Extras
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Archivo Hojas de vida P-TH-07
No aplica Resolución indemnización de
vacaciones
Técnico - Auxiliar
Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico - Auxiliar
Administrativo
2 años Archivo historias laborales-
Archivo Central
P-TH-08
P-TH-10 Resolución de Licencia no remunerada
Técnico -Auxiliar Administrativo
Carpeta
Consecutivo Técnico -Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Hojas de Vida - Archivo Central
P-TH-10
No aplica Acto Administrativo Aceptación de
Renuncia
Técnico - Auxiliar Administrativo
Carpeta
Consecutivo Técnico - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Hojas de Vida - Archivo Central
P-TH-11
No aplica Resolución de vacaciones
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director - Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Hojas de Vida - Archivo Central
P-TH-12
F-DAS-22 Programa de inducción Profesional universitario
Carpeta
Consecutivo cronológico
Director Técnico – Profesional
Universitario
1 año Archivo Hojas de Vida
P-TH-13
No aplica Plan de Emergencias Profesional Universitario
Base de datos Consecutivo Profesional Universitario - Director
Técnico - Director - Cliente Interno en
General
2 años Archivo Central
P-TH-16
No aplica Programa de bienestar social
Profesional Universitario
Programa de bienestar Cronológico Cliente interno 1 año Archivo Central
P-TH-17
No aplica Programa de Salud Ocupacional
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario -
Comité Paritario de Salud Ocupacional
2 años Archivo Central P-TH-18
No aplica Plan anual de capacitación
Profesional Universitario
Carpeta -Programa documento
Cronológico Cliente interno 2 años Archivo Central
P-TH-19
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 53 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Programa de desvinculación laboral
asistida
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario -
Comité de Incentivos
2 años Archivo Central P-TH-37
No aplica Hojas de Vida Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
Permanente Archivo Hojas de Vida
P-TH-20
No aplica Nómina Técnico y Auxiliar
Administrativo
Base de datos Cronológico Técnico y Auxiliar
Administrativo
Permanente Nominas P-TH-20
No aplica Archivo Documental Pensionados
Técnico Carpeta Consecutivo
Técnico Permanente Archivo Documental Pensionados
P-TH-20
No aplica Fondo Territorial Pasivocol PC Datos
Técnico Base de datos Consecutivo
Técnico Permanente
Fondo Territorial Pasivocol PC Datos
P-TH-20
No aplica Solicitud Cuota parte pensional
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar
Administrativo
100 años Archivo Hojas de Vida P-TH-21
No aplica Oficio de Aceptación de Cuota Parte
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar
Administrativo
100 años Archivo Hojas de Vida P-TH-21
No aplica Resolución de pago de cuota parte
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar
Administrativo
100 años Archivo Hojas de Vida P-TH-21
No aplica Listado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar
Administrativo
100 años Archivo Hojas de Vida P-TH-21
No aplica Archivo documental de pensionados
Técnico Carpetas Consecutivo Técnico Permanente Archivo documentos de pensionados
P-TH-22
No aplica Informe valor mensual transferencia FONPET
Profesional Universitario
Carpeta FONPET Consecutivo Profesional Universitario
20 Años Archivo Central P-TH-23
No aplica Formato Ministerio de Hacienda
Profesional Universitario
Internet - Base de datos
Cronológico Profesional Universitario
50 Años Archivo Central
P-TH-24
No aplica Liquidación de Bono Pensional
Profesional Universitario
Carpeta y Base de Datos
Cronológico Profesional Universitario
50 Años Archivo Central
P-TH-25
No aplica Resolución de Emisión de Bono Pensional
Profesional Universitario
Carpeta y Base de Datos
Cronológico Profesional Universitario
50 Años Archivo Central
P-TH-25
No aplica Resolución de Redención de Bono
Pensional
Profesional Universitario
Carpeta y Base de Datos
Cronológico Profesional Universitario
50 Años Archivo Central
P-TH-25
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 54 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Aplicativo Planta y Personal
Técnico Operativo Base de Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético
P-TH-26 P-TH-28 P-TH-30
No aplica Aplicativo Compensación y
Laborales
Técnico Operativo Base de Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético
P-TH-26 P-TH-28 P-TH-30
F-DAS-14 Liquidación de nómina – Desprendible de pago
Técnico Operativo Base de Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético
P-TH-26
No aplica Liquidación parcial - definitiva de cesantías
Profesional Universitario
Carpeta Hoja de Vida Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo Hojas de Vida
P-TH-27
No aplica Resolución reconocimiento
cesantías
Profesional Universitario
Carpeta Hoja de Vida Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo Hojas de Vida
P-TH-27
No aplica Liquidación de cesantías retroactivas
Profesional Universitario
Carpeta de hoja de vida
Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo Hojas de Vida
P-TH-29
No aplica Informe consolidado resultados evaluación
del desempeño
Director Técnico (Talento Humano)
Carpeta
Cronológico Director Técnico (Talento Humano)
2 años Archivo Central
P-TH-32
No aplica
Informe consolidado resultados acuerdos de
gestión
Director Técnico (Talento Humano)
Carpeta
Cronológico Director Técnico (Talento Humano) -
Director (Departamento Administrativo de
Planeación)
2 años Archivo Central
P-TH-33
F-DAS-19 Plan de mejoramiento individual
Servidor público – Superior inmediato
Carpeta
Cronológico Servidor público – Superior inmediato
2 años Archivo Central
P-TH-34
F-DAS-20 Plan de mejoramiento por procesos
Directivo líder del proceso (Comité
Técnico)
Carpeta
Cronológico Directivo líder del proceso (Comité
Técnico)
2 años Archivo Central
P-TH-35
F-DAS-21 Plan de mejoramiento institucional
Representante de la Dirección (Comité
Técnico)
Carpeta
Cronológico Representante de la Dirección (Comité
Técnico)
2 años Archivo Central
P-TH-36
No aplica Planilla de programación de vacaciones
Dirección de Talento Humano
Cronológico Base de datos Director Técnico 2 años Archivo magnético P-TH-38
F-DAS-15 Liquidación nómina Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Medio magnético
P-TH-30
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 55 de 58
PROCESO: CONTROL DE VERIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-OCI-01 Programa de Auditorías
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Anual Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Informe de Evaluación S.C.I.
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Programación Oficina de Control Interno
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Anual Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
F-OCI-02 Informe de Auditoría Interna
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Informe de Seguimiento por procesos
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
F-OCI-03 Actas de Reunión Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01 P-OCI-02
No aplica Convocatorias Comité de Control Interno
Asesor de Control Interno
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Informe de seguimiento contralorías
Asesor de Control Interno
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Informe entes externos Asesor de Control Interno
Base de Datos Cronológico Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01
No aplica Seguimiento SICE Asesor de Control Interno
Base de Datos Consecutivo Asesor de Control Interno
5 años Archivo Central
P-OCI-01
F-OCI-05 Evaluación a la gestión Institucional por dependencias
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01 P-OCI-04 P-OCI-05 P-OCI-06
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 56 de 58
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
F-OCI-09 Evaluación y calificación de
sensibilizaciones
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01 P-OCI-03
F-OCI-11 Plan de Auditoria Interna
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-01 P-OCI-04 P-OCI-05
No aplica Informe de asesoría Asesor de Control Interno - Profesional
Universitario
Carpeta y Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno - Profesional
Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-02
F-OCI-04 Control de asistencia sensibilización
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Asesor de Control Interno – Auxiliar
Administrativo
2 años Archivo Central
P-OCI-03
No aplica Informe de resultados fomento cultura de
control
Asesor de Control Interno – Auxiliar
Administrativo
Carpeta – Base de Datos
Cronológico Asesor de Control Interno – Auxiliar
Administrativo
5 años Archivo Central
P-OCI-03
F-OCI-06 Plan de mejoramiento auditoría - Entes de
Control Fiscal
Asesor de Control Interno
- Profesional Universitario
Carpeta y Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno
- Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-04 P-OCI-05 P-OCI-06
F-OCI-07 Formulación y seguimiento Plan de
Mejoramiento por proceso
Líder o responsable de proceso
Carpeta – Base de Datos
Consecutivo Líder o responsable de proceso
5 años Archivo Central
P-OCI-05 P-OCI-06
F-OCI-08 Avance plan de mejoramiento por
proceso
Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-05 P-OCI-06
F-OCI-10 Arqueo caja menor Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-05
F-OCI-12 Arqueo caja tesorería Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo Asesor de Control Interno -
Profesional Universitario
5 años Archivo Central
P-OCI-05
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 57 de 58
PROCESO: ASUNTOS DISCIPLINARIOS
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método Código
No aplica Queja con constancia de recibido, y numero
de radicación asignada
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-01 P-OAD-02
No aplica Auto que resuelve de fondo la evaluación de
la queja
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-02
No aplica Expediente proceso disciplinario
Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-03 P-OAD-04 P-OAD-06 P-OAD-08 P-OAD-09 P-OAD-10 P-OAD-11 P-OAD-12 P-OAD-14
No aplica Auto de apertura investigación disciplinaria
Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-04
No aplica Fallo de primera instancia
Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-04
No aplica Auto de acumulación Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-05
No aplica Escrito de descargos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-07
No aplica Escrito de solicitud de pruebas
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar
Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-07
No aplica Fallo Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo numérico
Jefe Asuntos Disciplinarios -
Auxiliar Administrativo
5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios
Archivo central
P-OAD-13
LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03
Versión: 01
Fecha: 01/12/2008
Listado maestro de registros Página 58 de 58
ELABORACIÓN
REVISIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por: Comité Técnico y Operativo MECI - Calidad
Revisado por:
Lorena Mira González
Aprobado por:
Javier Ramírez Mejía
Cargo: Comité Técnico y Operativo
Cargo: Técnico – Coordinador Calidad
Cargo: Director – Representante Dirección