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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Control de Documentos
Acta del comité o sección responsable del proceso
Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Nuevo documento Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta
cambio de versión
Reciclable
Control de
Documentos Actas de aprobación Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Documentos
Listado maestro de documentos internos Coordinador de Calidad Folder argollado Por nombre del proceso
Hasta
cambio de versión
Reciclable
Control de
Documentos Plataforma virtual Jefe de Sistemas NA NA
Mientras
haya internet NA
Control de Documentos
Registro de copia controlada Coordinador de Calidad Folder argollado Por nombre del proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de Documentos
Actas de seguimiento Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Documento cambiado Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de
Documentos Documento actualizado Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de
Documentos Listado maestro de documentos externos Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de
Documentos Registro de distribución de copia
controlada Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de Documentos
Matriz Control de Registros Coordinador de Calidad Folder argollado Por nombre del proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Control de Documentos
Registro de Servicios no Conforme Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Registro de Acciones Correctivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Programa anual de Auditorías Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Documentos
Resultado de auditorías Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Plan de auditoría interna Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Reporte de Auditoría Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Documentos
Informe de auditoría interna Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Registro de acciones correctivas y
preventivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de
Documentos Informe de auditoría Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Documentos
Certificados de auditores internos Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de
Registros Matriz Control de Registros Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta
cambio de versión
Reciclable
Acciones
Correctivas y Preventivas
Registro de acciones correctivas y
preventivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Acciones
Correctivas y Preventivas
Listado de acciones correctivas y
preventivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Acciones Correctivas y
Preventivas Informe Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Control de Servicio
No Conforme Matriz de Servicio No Conforme Coordinador de Calidad Folder argollado
Por nombre del
proceso
Hasta cambio de
versión
Reciclable
Control de Servicio No Conforme
Registro de Servicio No Conforme Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Control de Servicio
No Conforme Registro de Acciones Correctivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Servicio
No Conforme Registro de Acciones Correctivas Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Control de Servicio No Conforme
Control de Servicio No Conforme Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Auditoría Interna Programa Anual de Auditorías Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Auditoría Interna Manual de Calidad Coordinador de Calidad Folder Argollado Por nombre del documento
Hasta
cambio de
versión
Reciclable
Auditoría Interna Resultado de Auditorías Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Dirección y Mejora Continua
Acta de Reunión con la Dirección. Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Reciclable
Dirección y Mejora
Continua Circulares. Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Dirección y Mejora
Continua Actas de Reunión con el Comité de
Calidad. Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Dirección y Mejora Continua
Presupuesto Director Administrativo Archivo del Directro Administrativo
Carpeta en orden alfabético
Por tres años Archivo inactivo
Dirección y Mejora
Continua Convenios Secretaria Académica Archivo Secretaria
Académica
Carpeta en
orden alfabético
Un año
después del vencimiento
Archivo
inactivo
Dirección y Mejora Continua
Registro virtual en bandejas de salida y
entrada. Cada funcionario
Equipo de cada
funcionario
Como especifique la
búsqueda
Mientras tenga
vigencia
Se borra del
sistema
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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Dirección y Mejora Continua Correos electrónicos. Cada funcionario
Equipo de cada
funcionario
Como especifique la
búsqueda
Mientras tenga
vigencia
Se borra del
sistema
Dirección y Mejora Continua Página Web Cada funcionario
Equipo de cada
funcionario Explorador
Mientras tenga
vigencia
NA
Dirección y Mejora Continua Plataforma virtual Cada funcionario
Equipo de cada funcionario
Usuario y clave de cada
funcionario
Mientras tenga
vigencia
NA
Dirección y Mejora
Continua Memos
Funcionario que envía o
recibe
Archivo de cada
funcionario
Arhivo en orden
alfabético Dos años Reciclable
Dirección y Mejora Continua
Cartas Funcionario que envía o recibe
Archivo de cada funcionario
Arhivo en orden alfabético
Tres años Reciclable
Dirección y Mejora
Continua Actas
Funcionario responsable
de la reunión Archivo del responsable
Arhivo en orden
alfabético Tres años Se destruye
Dirección y Mejora Continua
Murales Funcionario resonsable de los anuncios
Exhibición en paredes de la institución
NA Cambio de noticias
NA
Dirección y Mejora Continua
Informe de indicadores Funcionario responsable
del proceso
Archivo del funcionario y
del Coordinador de Calidad
Archivo en orden alfabético
o Carpeta del
Equipo
Tres años Se destruye
Dirección y Mejora
Continua Registro de Acciones Correctivas y
preventivas. Coordinador de Calidad
Archivo del Coordinador
de Calidad
Archivo en
orden alfabético Tres años Reciclable
Dirección y Mejora Continua
Informe de auditoría interna. Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Archivo en orden alfabético
Tres años Reciclable
Dirección y Mejora
Continua Formato de evaluación del profesor. Coordinadores de Nivel
Oficina del Coordinador
durante el año escolar, En Recursos Humanos al
finalizar el año escolar
Archivo del
coordinador y/o Carpeta de cada
profesor
Mientras el
profesor labore en la
institución
Archivo inactivo
Dirección y Mejora Continua
Registro de llamadas recibidas Recepcionista Archivo de Recepcionista Carpeta en orden alfabético
Un año Se destruye
Dirección y Mejora Continua
Informe para la Revisión de la Dirección. Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Archivo en orden alfabético
Tres años Reciclable
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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Dirección y Mejora Continua
Registro de Aseguramiento de Información Digital.
Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador de Calidad
Archivo en orden alfabético
Tres años Reciclable
Preparación y
Ejecución del Presupuesto
Presupuesto de Ingresos Operacionales, Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto
del Director Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y
Ejecución del Presupuesto
Presupuesto de Gastos Operaciones de
Personal Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto
del Director Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto
Presupuesto de Gastos Operacionales
Generales Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto Formato de Inclusión Presupuestal Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto Presupuesto de Gastos no Operacionales Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto Presupuesto de Caja Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto Presupuestos del SGC Director Administrativo
Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo inactivo
Preparación y Ejecución del
Presupuesto Acta Junta Directiva Director Administrativo
Archivo del Director Administrativo
Carpeta en orden alfabético
No se elimina
No se elimina
Preparación y
Ejecución del
Presupuesto Ejecución Presupuestal Contador Equipo del contador
Acta de Junta Directiva
No se elimina
No se elimina
Preparación y
Ejecución del
Presupuesto Control Presupuestal Contador Equipo del contador
Acta de Junta Directiva
No se elimina
No se elimina
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Admisiones y
Registro Académico Solicitud de Admisión en línea Jefe de Sistemas Plataforma virtual
Acceso a
internet
Mientras tenga
vigencia
NA
Admisiones y Registro Académico
Solicitud de Admisión en físico Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea
estudiante del CBc
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Admisiones y Registro Académico
Reporte electrónico a Secretaría
Académica Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Informe Institucional de Ingreso Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Carta de Recomendación Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el proceso de
admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Admisiones y Registro Académico
Información General CBC Padre del aspirante NA NA NA NA
Admisiones y
Registro Académico Registro de seguimiento virtual Secretaria Académica Plataforma virtual
Acceso con
usuario y clave NA NA
Admisiones y
Registro Académico
Lista de Chequeo de Solicitud de
Admisión Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Documentos de ingreso del aspirante Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el proceso de
admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Carta de recomendación Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el proceso de
admisión y/o mientras sea
estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años
después de su retiro
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Admisiones y Registro Académico
Carpeta de aspirante Secretaria Académica Archivo de Secretaría
Académica
Orden alfabético
por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Admisiones y Registro Académico
Exámenes de admisión Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea
estudiante del CBc
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Formato de entrevista a padres de
familia Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Anamnesis Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el proceso de
admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Admisiones y Registro Académico
Cuestionario de Datos Personales para
Adolescentes Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea
estudiante del CBc
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Admisiones y Registro Académico
Informe final de admisión. Secretaria Académica Archivo del aspirante
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea
estudiante del CBc
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Admisiones y
Registro Académico
Carta de aceptación Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el
proceso de admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Matrículas Carta de aceptación Secretaria Académica Archivo del aspirante Carpeta en orden alfabético
por apellido
Durante el proceso de
admisión y/o
mientras sea estudiante
del CBc
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Matrículas Carpeta de documentos del estudiante Secretaria Académica Archivo de Secretaría
Académica
Orden alfabético
por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Matrículas Recibo de Caja Jefe de Cartera Archivo Contabilidad por orden consecutivo
No se elimina
No se elimina
Matrículas Pagaré Jefe de Cartera Archivo de Jefe de
Cartera
Por fecha de ingreso de la
familia del estudiante
Un años
despues que la familia
deja de pertenecer al
CBC
Se destruye
Matrículas Contrato Educativo Secretaria Académica Libros empastados en oficina Secretaría
Académica
Orden alfabetico por apellido
Por un año Archivo inactivo
Matrículas Registro de matrícula Secretaria Académica
Libros empastados en oficina Secretaría
Académica
Orden alfabetico por apellido
Por un año Archivo inactivo
Matrículas Formato de Información Médica Enfermera Archivo de enfermera
Orden alfabetico
por apellido Un año Reciclable
Matrículas Formato para cargue a entidad bancaria Jefe de Cartera
Archivo de Jefe de Cartera
Por fecha Un año Reciclable
Matrículas Formato de Asignación de House Padre del estudiante NA NA NA NA
Matrículas Lista de materiales Padre del estudiante NA NA NA NA
Matrículas Autorización de Uso de Transporte Particular
Coordinadora de Transporte
Archivo de Coordinadora de transporte
Orden alfabetico por apellido
Un año se elimina
Matrículas Informe de Reprobación y Deserción Secretaria Académica
Bandeja de mensajería
electrónica
Como
especifique la búsqueda
Dos años Eliminación
de mensaje
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Matrículas Factura de pago de matrícula o extracto de banco
Padre de estudiante NA NA NA NA
Matrículas E-mail a empresa corredora de seguros.
Auxiliar de Secretaría
Académica
Bandeja de mensajería
electrónica
Como
especifique la búsqueda
Un año Eliminación
de mensaje
Matrículas Plataforma SIMAT
Auxiliar de Secretaría
Académica Plataforma SIMAT
Por usuario y
contraseña NA NA
Matrículas Comunicaciones de la Secretaría de
Educación
Auxiliar de Secretaría
Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpetas en
orden alfabetico Dos años Se destruye
Diseño Curricular Actas de Consejo Académico Secretaria Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpetas en orden alfabetico
Dos años Archivo inactivo
Diseño Curricular Actas de Consejo Directivo Secretaria Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpetas en
orden alfabetico Dos años
Archivo
inactivo
Diseño Curricular Actas de Comité Administrativo
Coordinadora de
Secundaria
Archivo de Coordinadora
de Secundaria
Carpetas en
orden alfabetico Un año Se destruye
Diseño Curricular Parceladores Cada funcionario Plataforma virtual
Acceso a internet
Sujeto a modificación
NA
Diseño Curricular Mallas curriculares Secretaria Académica Plataforma virtual
Acceso a
internet
Sujeto a
modificación NA
Diseño Curricular Listado Maestro de Documentos Internos Coordinador de Calidad Archivo del Coordinador
de Calidad
Carpeta en
orden alfabético Por tres años Reciclable
Diseño Curricular Planilla de calificaciones en línea Jefe de Sistemas Plataforma virtual Usuario y clave
Por el año escolar
Se eliminan
Diseño Curricular Evaluaciones Cada estudiante NA NA NA NA
Diseño Curricular Formato de asistencia a Tarde de Oportunidad
Secretarias de Nivel Archivo de Coordinación de Nivel
Carpetas en orden alfabético
Por el año escolar
Reciclable
Diseño Curricular
Progress Report o Informes de Progreso Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Orden alfabético por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Diseño Curricular Actas de reunión indicando los cambios aprobados
Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpetas en orden alfabético
Dos años Archivo inactivo
Diseño Curricular
Formato de Aprobación de Modificación
o Ingreso de Notas en el Sistema después de Finalizado el Período
Jefe de Sistemas Archivo de Secretaría
Académica
Carpetas en
orden alfabético Dos años
Archivo
inactivo
Observación de
Clases Memo Semanal de Coordinación Coordinadores de Nivel
Equipo del Coordinador
de Nivel
Como
especifique la búsqueda
Un año Se elimina
Observación de Clases
Acta de Reunión de profesores Coordinadores de Nivel Archivo de Coordinación de Nivel
Carpeta en orden alfabético
Un año Reciclable
Observación de
Clases Evaluación del Profesor Coordinadores de Nivel
Oficina del Coordinador
durante el año escolar, En Recursos Humanos al
finalizar el año escolar
Archivo del
coordinador y/o Carpeta de cada
profesor
Mientras el
profesor labore en la
institución
Archivo inactivo
Observación de Clases
Memo de remisión Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpeta en orden alfabético
Un año Reciclable
Prácticas
Pedagógicas Parcelador Cada profesor Plataforma virtual
Acceso a
internet
Sujeto a
modificación NA
Prácticas
Pedagógicas Planeación Semanal Cada profesor Plataforma virtual
Acceso a
internet
Sujeto a
modificación NA
Prácticas Pedagógicas Página Web Cada funcionario
Equipo de cada
funcionario Explorador
Mientras tenga
vigencia
NA
Prácticas Pedagógicas
Memos a profesores Cada profesor NA NA NA NA
Prácticas
Pedagógicas Actas de reunión de área Jefe de Área
Archivo de cada jefe de
Área Por fecha Un año Reciclable
Prácticas
Pedagógicas Parceladores en Preescolar
Cada profesor del pre-
escolar Puesto del profesor NA En año
Un año en
Coordinación
y después se destruye
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Prácticas Pedagógicas
Evaluación del Profesor Coordinadores de Nivel
Oficina del Coordinador durante el año escolar,
En Recursos Humanos al finalizar el año escolar
Archivo del coordinador y/o
Carpeta de cada profesor
Mientras el profesor
labore en la institución
Archivo
inactivo
Prácticas
Pedagógicas Planilla de calificaciones en línea Jefe de Sistemas Plataforma virtual
Usuario y
contraseña de funcionarios y
padres
Un año Se eliminan
Prácticas Pedagógicas
Evaluaciones Cada estudiante NA NA NA NA
Prácticas
Pedagógicas Formato de asistencia a Tarde de
Oportunidad Secretarias de Nivel
Archivo de Coordinación
de Nivel
Carpetas en
orden alfabetico
Por el año
escolar Reciclable
Prácticas
Pedagógicas
Progress Report o Informes de Progreso Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Prácticas
Pedagógicas Actas de reunión de Jefe de Área Jefe de Área
Archivo de cada jefe de
Área Por fecha Un año Reciclable
Prácticas Pedagógicas
Actas del Consejo Académico Secretaria Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpetas en orden alfabetico
Dos años Archivo inactivo
Seguimiento al
Estudiante Lista de Estudiantes Nuevos Consejeras de Nivel
Bandeja de mensajería
electrónica
Como
especifique la búsqueda
Un año Se elimina
Seguimiento al Estudiante
Carpeta de Estudiantes Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante
del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse
o se destruye dos
años después de
su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 14 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al Estudiante
Formato de Observación del Estudiante
de Pre-escolar a 5° Secretaría Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al Estudiante
Acta de Reunión con Padres Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante Registro de Asistencia Secretarías de Nivel
Oficina de la Secretaria
de Nivel NA Por un año Se destruyen
Seguimiento al Estudiante
Formato de Llegadas Tarde Secretaria de Nivel Archivo de Secretaria Orden de Fecha Por un año Se destruye
Seguimiento al
Estudiante
Anamnesis Pre-Escolar Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al Estudiante
Anamnesis de Primaria Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al Estudiante
Cuestionario de Datos Personales para
Adolescentes Secretaría Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Informe Final de Admisión Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Informe de Seguimiento del Estudiante
de 1° a 12° Secretaría Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 16 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al Estudiante
Acta de Reunión con Padres Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al Estudiante
Actas de Comisión de Evaluación Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en
orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Registro Telefónico de Seguimiento al
Estudiante Secretaría Académica
Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante
al graduarse o se
destruye dos años
después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Actas de Reunión con Padres Secretaría Académica Archivo de Secretaría
Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
Seguimiento al
Estudiante E-mails Funcionario responsable Bandeja de mensajería
electrónica
Como
especifique la búsqueda
Un año Se elimina
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 17 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al Estudiante
Homework Control Profesores y estudiantes de Pre-escolar, Primaria
Cada estudiante NA Un año NA
Seguimiento al
Estudiante
Daily Report Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años
después de su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Seguimiento de Refuerzo Académico Externo
Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpeta en
orden alfabético
por apellido
Mientras sea
estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al Estudiante
Acta de Consejo Curricular Secretaria de Pre-escolar Archivo de Secretaria de Pre-escolar
Orden alfabético Un año Se recicla
Seguimiento al
Estudiante
Formato de Reunión con Profesional Externo
Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Carpeta en orden alfabético
por apellido
Mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se destruye dos
años
después de su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 18 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al
Estudiante Registro Reporte de Incidente
Coordinador de
Convivencia o Secretaría Académica
Archivo de Coordinador
de Convivencia o de Secretaría Académica
Por fecha en Coordinación de
Convivencia y en carpeta del
estudiante por
apellido en Secretaría
Académica
Durante el año escolar
en Coordinación
de
Convivencia, en Secretaría
Académica mientras sea
estudiante
del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Reporte de apertura del caso Coordinador de Convivencia o Secretaría
Académica
Archivo de Coordinador de Convivencia o de
Secretaría Académica
Por fecha en
Coordinación de Convivencia y en
carpeta del
estudiante por apellido en
Secretaría Académica
Durante el
año escolar
en Coordinación
de Convivencia,
en Secretaría Académica
mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
Seguimiento al
Estudiante
Relato escrito estudiante
Coordinador de
Convivencia o Secretaría Académica
Archivo de Coordinador
de Convivencia o de Secretaría Académica
Por fecha en Coordinación de
Convivencia y en
carpeta del estudiante por
apellido en Secretaría
Académica
Durante el
año escolar en
Coordinación de
Convivencia, en Secretaría
Académica
mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse
o se destruye dos
años después de
su retiro
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Seguimiento al
Estudiante Relato escrito testigos
Coordinador de
Convivencia o Secretaría Académica
Archivo de Coordinador
de Convivencia o de Secretaría Académica
Por fecha en Coordinación de
Convivencia y en carpeta del
estudiante por
apellido en Secretaría
Académica
Durante el año escolar
en Coordinación
de
Convivencia, en Secretaría
Académica mientras sea
estudiante
del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse o se
destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al
Estudiante Acta de convivencia
Coordinador de Convivencia o Secretaría
Académica
Archivo de Coordinador de Convivencia o de
Secretaría Académica
Por fecha en
Coordinación de Convivencia y en
carpeta del
estudiante por apellido en
Secretaría Académica
Durante el
año escolar
en Coordinación
de Convivencia,
en Secretaría Académica
mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega
al estudiante al graduarse
o se
destruye dos años
después de su retiro
Informe de Comportamiento
Coordinador de
Convivencia o Secretaría Académica
Archivo de Coordinador
de Convivencia o de Secretaría Académica
Por fecha en Coordinación de
Convivencia y en
carpeta del estudiante por
apellido en Secretaría
Académica
Durante el
año escolar en
Coordinación de
Convivencia, en Secretaría
Académica
mientras sea estudiante
del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse
o se destruye dos
años después de
su retiro
Seguimiento al Estudiante
Formato de Remisión a Coordinación de Primaria
Coordinación Priamaria NA NA NA NA
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Biblioteca Book cycle o material escolar Bibliotecaria En el equipo de Bibliotecaria
Escritorio de Equipo
Cinco años NA
Biblioteca E-mail Bibliotecaria
Bandeja de mensajería
electrónica
Como
especifique la búsqueda
Un año Eliminación
de mensaje
Biblioteca
Factura Auxiliar Contable Archivo de Auxiliar
Contable
Según disposiciones
contables
Dos años
Archivo
inactivo por el tiempo
que indique la ley
comercial
Biblioteca Código de Barras de cada libro Bibliotecaria Libro y Software Scaner
Mientras exista el libro
NA
Biblioteca Ficha Bibliográfica Bibliotecaria Sotware de Biblioteca
Como
especifique la búsqueda
Mientras
exista el libro NA
Biblioteca Software de Biblioteca Jefe de Sistemas Plataforma virtual
Usuario y
contraseña NA NA
Biblioteca Horario para entrega de textos Bibliotecaria
Carpeta en escritorio de
la Bibliotecaria NA Un año Se destruye
Biblioteca Horario para Uso de la Biblioteca Bibliotecaria
Carpeta en escritorio de la Bibliotecaria
NA Un año Se destruye
Biblioteca Normas Generales de la Biblioteca
Escolar
Coordinadora de
Convivencia Manual de Convivencia Por el índice
Sujeta a
cambio de versión
Reciclable
Biblioteca Horario para Uso de Biblioteca en Pre-escolar
Coordinación Pre-escolar Archivo de Secretaria de Pre-escolar
Alfabético Un año Reciclable
Biblioteca Registro de entrada de libros en Software de Biblioteca
Bibliotecaria Software de biblioteca
Como
especifique la búsqueda
Mientras exista el libro
NA
Biblioteca Recibo de caja Padre de Familia NA NA NA NA
Biblioteca Arqueo de caja de multas Bibliotecaria Archivo de Bibliotecaria Orden alfabetico Un año Se destruye
Biblioteca Software de matrícula Jefe de Sistemas Plataforma virtual
Usuario y contraseña
NA NA
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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Biblioteca Listado de libros no devueltos Bibliotecaria Archivo Biblioteca
Orden codigo de libros
Un año se elimina
Bienestar
Estudiantil Acta de reunión
Coordinador de
Convivencia
Archivo de Coordinador
de Convivencia Por fecha Un año Reciclable
Bienestar
Estudiantil Cronograma de actividades
Coordinador de
Convivencia
Archivo de Coordinador
de Convivencia Por fecha Un año Reciclable
Bienestar Estudiantil
Resolución Rectoral Secretaría Académica Archivo Secretaria Académica
Carpeta en orden alfabetico
Un año Archivo inactivo
Bienestar
Estudiantil Registro Fotográfico
Coordinador de
Convivencia
Equipo de Coordinador de
Convivencia Archivo virtual Dos años Se elimina
Bienestar
Estudiantil Acta de reunión
Coordinador de
Convivencia
Archivo de Coordinador
de Convivencia Por fecha Un año Reciclable
Bienestar Estudiantil
Formato de Asignación de House Estudiante NA NA NA NA
Bienestar
Estudiantil Evaluación de eventos
Coordinador de
Convivencia
Archivo de Coordinador
de Convivencia Por fecha Un año Reciclable
Bienestar
Estudiantil Acta de Consejo Académico Secretaría Académica
Archivo de Sercretaría
Académica Alabetico Un año
Archivo
inactivo
Bienestar Estudiantil
Carpeta del estudiante Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Orden alfabético por apellido
Mientras sea
estudiante del CBC
Se entrega al estudiante
al graduarse
o se destruye dos
años después de
su retiro
Bienestar Estudiantil
Material académico del estudiante Profesores/Estudiantes
Puesto de trabajo de los profesores en sala de
profesores y después estudiantes
NA NA NA
Bienestar
Estudiantil Horario de actividades extracurriculares Jede de Deportes Archivo de Jefe de PE NA Un año Se destruye
Bienestar
Estudiantil Lista de estudiantes Jede de Deportes Archivo de Jefe de PE NA Un año Se destruye
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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Bienestar Estudiantil
Comunicado de Rectoría Secretaría Académica Archivo de Secretaría Académica
Alfabético Un año Archivo inactivo
Bienestar
Estudiantil Carteleras
Funcionario resonsable
de los anuncios
Exhibición en paredes de
la institución NA
Cambio de
noticias NA
Bienestar
Estudiantil Programa de Orientación Profesional Consejera de Secundaria Archivo de Consejera Alfabético Un año Reciclable
Bienestar Estudiantil
Test de Proyección Vocacional Padres de familia NA NA NA NA
Bienestar
Estudiantil Evaluación de Convivencias Consejero de Nivel
Archivo del Consejero de
nivel Alfabético Un año Reciclable
Bienestar
Estudiantil Actividades de Apoyo al Procedimiento
de Bienestar Estudiantil.
Responsable de la
actividad Archivo del responsable NA Un año reciclable
Compras y Almacén Solicitud de Inclusión al Presupuesto Director Administrativo Carpeta de Presupuesto del Director
Administrativo
alfabetico Un año Archivo
inactivo
Compras y Almacén Memorando Jefe de Compras
Archivo de Jefe de Compras
Alfabético Dos años Se destruye
Compras y Almacén Formato de pedido de materiales Jefe de Compras
Archivo AZ de Jefe de
compras Por fecha Un año Reciclable
Compras y Almacén Matriz de Compras Jefe de Compras Plataforma Virtual
Como
especifique la
búsqueda
Hasta
Cambio de
Versión
NA
Compras y Almacén Formato de Pedido de Materiales por
Aseo y Mantenimiento Jefe de Compras Archivo Jefe de compras Por fecha Un año Reciclable
Compras y Almacén Software de Inventario Jefe de Sistemas Plataforma Virtual
Como especifique la
búsqueda
Con usuario y contraseña
NA
Compras y Almacén
Formato de Creación y Actualización de
proveedores Jefe de Compras Archivo del Proveedor alfabético
Hasta actualización
de archivo de
provedores
Se destruye
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 23 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Compras y Almacén Solicitud de Cotización Jefe de compras
Bandeja de mensajería
electrónica
Como especifique la
búsqueda
Un año se eliminan
Compras y Almacén
Selección de Proveedores Jefe de Compras Archivo del Proveedor alfabético
Hasta actualización
de archivo de
provedores
Se destruye
Compras y Almacén
Evaluación de Proveedores de Materiales Jefe de Compras Archivo del Proveedor alfabético
Hasta actualización
de archivo
de provedores
Se destruye
Compras y Almacén
Evaluación de Proveedores de Servicios Jefe de Compras Archivo del Proveedor alfabético
Hasta actualización
de archivo
de provedores
Se destruye
Compras y Almacén Orden de Compra Auxiliar contable
Archivo de Auxiliar
contable
Orden
cronológico y por mes
Dos años
Lo que
indique la ley comercial
Compras y Almacén Factura Auxiliar contable
Archivo de Auxiliar
contable
Orden cronológico y
por mes
Dos años Lo que indique la
ley comercial
Compras y Almacén Remisión Auxiliar contable
Archivo de Auxiliar
contable
Orden cronológico y
por mes
Dos años Lo que indique la
ley comercial
Compras y Almacén Inventario Jefe de Compras Software de inventario
Como especifique la
búsqueda
NA NA
Compras y Almacén Bitácora de Documentos para Contabilidad
Auxiliar contable Archivo AZ de Auxiliar contable
Orden cronológico
Un año Se destruye
Compras y Almacén Recibo de Caja Menor Auxiliar contable
Archivo de Auxiliar
contable
Orden
cronológico y por mes
Dos años
Lo que
indique la ley comercial
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 24 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Compras y Almacén Recibos de Pago Auxiliar contable
Archivo de Auxiliar
contable
Orden cronológico y
por mes
Dos años Lo que indique la
ley comercial
Compras y Almacén
Contrato de Prestación de Servicios responsable del contrato Archivo del responsable del contrato
Orden alfabetica Duración del contrato
Archivo inactivo
Mantenimiento de
Instalaciones y Equipos
Programación de mantenimiento supervisora de
mantenimiento y aseo archivo mantenimiento por tareas un año se elimina
Mantenimiento de Instalaciones y
Equipos
Lista de necesidades de Mantenimiento
Anual
supervisora de
mantenimiento y aseo archivo mantenimiento por año un año se elimina
Mantenimiento de Instalaciones y
Equipos Formato de Solicitud de Mantenimiento
supervisora de
mantenimiento y aseo archivo mantenimiento por consecutivo un año se elimina
Mantenimiento de Instalaciones y
Equipos Requisición de Personal supervisora de mantenimiento y aseo
archivo recursos humanos por orden alfabetico
por el tiempo que el
empleado
este contratado
archivo inactivo
Mantenimiento de Instalaciones y
Equipos
Formato de Solicitud de Materiales por
Aseo y Mantenimiento.
supervisora de
mantenimiento y aseo archivo mantenimiento por fechas un año se elimina
Mantenimiento de Instalaciones y
Equipos Lista de inspección de aseo
supervisora de
mantenimiento y aseo archivo mantenimiento por fechas un año se elimina
Recursos Humanos Requisición de personal. jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico tiempo que el empleado este contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos Convocatoria.
jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico tiempo que el empleado este contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos Formato “Hoja de vida” de la pagina
Web del CBC.
jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el
empleado este contratado
archivo
inactivo
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Recursos Humanos Hojas de vida.
jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos Verificación de referencias.
jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico tiempo que el
empleado este contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos Formato de entrevista.
jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos Pruebas psicotécnicas. jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos
Formato de observación de clases. Coordinadores de Nivel archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado
este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensación.
jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que
el empleado este
contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos
Contrato Firmado. jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado
este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos
Formato de Inducción. jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que
el empleado este
contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos Formato entrega de dotación Jefe de Compras archivo compras
Recursos Humanos Programa de Capacitación.
jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos por fechas un año archivo inactivo
Recursos Humanos Registro de Asistencia.
jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos por fechas un año archivo inactivo
Recursos Humanos Evaluación de Eficacia de la Formación.
jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos por fechas un año
archivo
inactivo
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Recursos Humanos
Registro de asistencia y/o Certificados jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado
este contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos
Evaluación de Desempeño. jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que
el empleado este
contratado
archivo inactivo
Recursos Humanos
Calificación de la Evaluación. jefe de recursos
humanos archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que el empleado
este
contratado
archivo
inactivo
Recursos Humanos Hoja de vida actualizada. jefe de recursos humanos
archivo recursos humanos orden alfabetico
tiempo que
el empleado este
contratado
archivo inactivo
Coordinación de Transporte Escolar
Listado de alumnos en transporte. Auxiliar de servicios generales
archivo servicios generales
orden alfabetico un año se elimina
Coordinación de
Transporte Escolar Plataforma virtual del CBC.
auxiliar de servicios
generales NA NA NA NA
Coordinación de
Transporte Escolar Formato de Autorización para Uso de
Transporte Particular
auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales orden alfabetico un año se elimina
Coordinación de Transporte Escolar
Acta de reunión Auxiliar de servicios generales
archivo servicios generales
por fechas un año archivo inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Documentación Reglamentaria
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales por fechas un año se elimina
Coordinación de
Transporte Escolar Formato de Mensajería Recepcionista Bandeja de mensajería electrónica
Como
especifique la
búsqueda
un año se elimina
Coordinación de
Transporte Escolar Lista de estudiantes en actividades
extracurriculares o en Tardes de
Oportunidad.
Auxiliar de servicios generales
archivo servicios generales
orden alfabetico un año archivo inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Formato de solicitud de transporte
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales por fecha un año
archivo
inactivo
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
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PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Coordinación de Transporte Escolar
Formato de solicitudes de buses adicionales
Auxiliar de servicios generales
archivo servicios generales
por fecha un año archivo inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Cotización de transporte
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales por fecha un año
archivo
inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Reglas para la Salida en Caso de Lluvias
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales se mantienen no se elimina
No se
elimina
Coordinación de Transporte Escolar
Control diario de llegada de rutas Auxiliar de servicios generales
archivo servicios generales
por fecha un año archivo inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Solicitud de Mantenimiento
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales por fecha dos años
archivo
inactivo
Coordinación de
Transporte Escolar Revisión General de Vehículos
Auxiliar de servicios
generales
archivo servicios
generales por fecha una año
archivo
inactivo
Enfermería Formato de Información Médica Enfermera archivo enfermeria orden alfabetico un año se elimina
Enfermería Plataforma Virtual Enfermera NA NA NA NA
Enfermería Registro de Enfermería en Excel Enfermera NA por meses NA NA
Enfermería Remisión a Enfermería Enfermera NA NA NA NA
Enfermería Permiso de Salida Enfermera archivo recepcion por fechas un mes se elimina
Enfermería Identificación del Estudiante Enfermera NA NA NA NA
Enfermería Homework Control Enfermera NA NA NA NA
Enfermería Correo electrónico Enfermera NA NA NA NA
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Contrato de Cafetería y Tienda Escolar Director Administrativo archivo de recursos
humanos
por renovacion
contrato no se elimina
No se
elimina
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Registro de chequeo de Seguimiento a
Cafetería y Tienda Escolar. Director Administrativo
archivo de recursos
humanos por año un año
archivo
inactivo
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
E-mails. Director Administrativo Bandeja de mensajería
electrónica
Como especifique la
búsqueda
NA NA
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Informe Nutricionista Director Administrativo archivo de recursos humanos
por año un año archivo inactivo
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS FECHA: 16/12/2011
Página 28 de 28
PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Exámenes de laboratorio. Director Administrativo archivo de recursos
humanos por año un año
archivo
inactivo
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Relación de personal. Director Administrativo archivo de recursos
humanos por año un año
archivo
inactivo
Supervisión de Cafetería y Tienda
Escolar
Programa de Higiene y Medicina Preventiva.
Director Administrativo archivo de recursos humanos
por año un año archivo inactivo
Supervisión de
Cafetería y Tienda
Escolar
Registro de Chequeo de Seguimiento a Cafetería y Tienda Escolar
Director Administrativo archivo de recursos humanos
por año un año archivo inactivo
ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES
16/11/2011 Encabezado del documento 02 Se agregó nombre del procedimiento al que pertenece.
Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Rector y /o Director Administrativo