lions symposieprogram om familjer och kvinnorlions symposieprogram om familjer och kvinnor 3 lions...

LIONS SYMPOSIEPROGRAMOM FAMILJER OCH KVINNORVägledning

Lions symposieprogram om familjer och kvinnor 1

Planering av evenemanget......................................................4

Välj ett tema ......................................................................4

Finn en samarbetspartner..................................................5

Bestäm ett datum ..............................................................5

Finn en lokal ......................................................................5

Ansök om anslag ..............................................................6

Planera programmet ..........................................................6

Bjud in talare ......................................................................7

Inkludera ytterligare inslag ................................................7

Bjud in andra grupper........................................................8

Marknadsför evenemanget................................................8

Ta hand om detaljerna ......................................................9

Omsätt idéerna till handling…och nya medlemmar ..........9

Checklista för planering av symposiet ..................................13

Förslag till uppläggning av programmet ..............................15

Förslag till kalenderinformation ............................................16

Exempel på pressmeddelande..............................................17

Handlingsplan för uppföljning ..............................................19

Anslagsansökan ....................................................................21

Rapporterings-/ersättningsformulär......................................23

Revisionsstadgar ..................................................................25

Ersättningsformulär ..............................................................27


Lions symposier om familjer och kvinnor Vägledning

Med anledning av att Lions Clubs International har fokuserat på familjer och kvinnorinom Lions deltar fler och fler familjer i lionklubbarnas insatser, antal kvinnor i Lions ökaroch de intar fler och fler poster som ledare.

Under det att fokuseringen på familjevänliga klubbar och på kvinnor fortsätter är detviktigt att klubbarna genomför hjälpinsatser som skapar intresse bland familjer ochkvinnor. Ett utmärkt sätt att finna angelägna behov är att genomföra ett symposium omfamiljer och kvinnor.

Ett symposium är en sammankomst för fritt utbyte av idéer eller ett formellt möte där fleraexperter håller korta anföranden om ett enskilt ämne eller ett antal relaterade ämnen. Detfinns fyra syften med Lions symposium om familjer och kvinnor:

1) Finna nya hjälpprojekt som är av intresse för kvinnor och familjer. 2) Finna potentiella nya medlemmar. 3) Marknadsföra Lions på hemorten.4) Bilda nya klubbar/klubbfilialer och därefter genomföra nya projekt som det

finns behov av.

Att genomföra ett Lions symposium om familjer och kvinnor i ditt område krävernoggranna förberedelser, men den tid som läggs ner på planering och genomförandekommer att gagna både lionklubbarna och samhället.

4

Planering avevenemanget

Välj ett temaDet första steget i planeringen av ett framgångsriktsymposium om familjer och kvinnor är att välja etttema. Det slår an tonen för symposiet, fungerarsom rättesnöre när ni planerar detaljerna och kanpåverka resultatet. Välj ämnen som är av intresseför familjer och kvinnor, till exempel barn,utbildning, hälsofrågor bland kvinnor och barnsamt miljöfrågor.

Några frågor att beakta vid val av symposiets tema:

• Vill ni ha ett brett ämne, till exempel“Tillgodose behov i samhället”?

• Vill ni fokusera på en speciell grupp, tillexempel “Tillgodose behov bland barn”?

• Föredrar ni fokusering på ett specielltområde, till exempel “Tillgodose angelägnabehov inom hälsovårdsområdet”?

TIPS: Ett allsidigt ämne ger möjlighet attdiskutera ett brett register avserviceprojekt, men kan göra det svårare atthålla fokuseringen och att identifieramöjligheter till hjälpinsatser. Å andra sidankan angelägna behov och möjligheterförbises om man har en alltför smalspårigfokusering. Tänk på dessa faktorer när niväljer ämne/n.

Samla ett antal intresserade lionmedlemmar för attdiskutera ett tema. Fokusera på idéer som bidrartill att uppnå symposiets mål. När ni har en listamed idéer väljer ni ut de bästa genom att diskuterafördelarna med var och en. Efter detta steg bör niha en kort lista över möjliga teman. (Ett alternativär att förse varje idé med ett nummer från 1 – 5.Siffran “5” anger en lysande idé och “1” en idésom inte är genomförbar. Idéerna som får högstbetyg av majoriteten av deltagarna tas med på denkorta listan).

Välj sedan det tema som bäst hjälper er att uppnåsymposiets mål. Ni bör därefter komma upp meden titel som kortfattat beskriver temat och kananvändas på marknadsföringsmaterial. (Exempel:“Gör Bedford bättre” anordnad av Lions ClubBedford Breakfast och Bedfords handelskammare).

TIPS: Produktiv idékläckning bör följagrundläggande riktlinjer för att bliframgångsrik:

• Använd ett blädderblock ochmärkpennor för att anteckna idéerna,så att alla deltagare kan se dem.

• Fastställ tidsgräns för sessionen – 30 minuter brukar vara lagom.

• Anteckna VARJE idé som diskuteras –ingen värdering skall göras och ingaidéer uteslutas.

• Tillåt ingen kritik av dessa idéer,eftersom den kan dämpa entusiasmen.Även vilda och tokiga förslag kan leda till en perfekt idé.

• Ha några roliga och enkla sakertillgängliga för att hålla deltagarnashänder sysselsatta. Pennor ochpapper för att rita krumelurer ellerbyggklossar i plast kan hållahänderna sysselsatta och stimuleradet kreativa tänkandet.


Finn en samarbetspartnerEfter det att ni har valt tema är nästa steg att finnaen lokal organisation att samarbeta med. Genomatt samarbeta med andra grupper stärksevenemanget, nya perspektiv och ny informationtillförs, vilket hjälper till att identifiera viktigabehov samt kan tillföra ökade resurser ochekonomiskt stöd.

Förslag på grupper att samarbeta med:

• Handelskammaren• Röda Korset/Röda Halvmånen• Kvinnoföreningar• Scoutgrupper• Advokatsamfundet• Lärarorganisationer• Föreningar för sjuksköterskor och läkare• Ungdomsgrupper• Ideella organisationer

TIPS: Fundera över att genomföra ytterligare ettmöte för att sammanställa en lista översponsorer och deltagare. För att få ytterligareidéer kan ni besöka kommunens hemsida,titta i telefonkatalogen, lokalt annonsbladoch i lokaltidningen.

När ni har funnit en samarbetspartner är nästa stegatt tillsätta en planeringskommitté medrepresentanter från båda grupperna.

Bestäm ett datumDet tar tid att planera och offentliggöra evenemangoch vi föreslår därför att ni börjar medförberedelserna inför symposiet minst tre till fyramånader i förväg. När ni diskuterar lämpligadatum bör ni beakta andra evenemang somgenomförs samtidigt och även helgdagar. Det är engod idé att ha ett riktdatum och ett alternativtdatum när ni söker efter en lämplig lokal.

Finn en lokalVid val av lokal till symposiet finns ett antalfaktorer att tänka på:

• Lämpligt läge• Gott om parkering• Gott om sittplatser för alla deltagare• Handikappanpassning• Tillgång till måltider/förfriskningar

eller kök• Utrustning för audiovisuella presentationer• Rimlig hyra

Andra idéer att beakta:

• Lions egna lokaler• Offentliga lokaler• Konferensrum i bibliotek• Konferensrum på hotell• Samlingssalar i skolor• Konferensrum på sjukhus• Konferensrum i kyrkans lokaler• Andra samlingslokaler som kan hyras

En del lokaler ger rabatt till ideella organisationer.Om ni samarbetar med andra organisationerkanske de har tillgång till en lämplig lokal. Närni granskar kostnadsfaktorerna för de olikalokalerna bör ni tänka på att en lokal som harönskad audiovisuell utrustning och tillgång tillmåltider/förfriskningar kan ha högre kostnad,men kan vara fördelaktigare i längden både urkostnads-, tids- och bekvämlighetssynpunkt.Gör en jämförelse av kostnaderna för de olikalokalerna för att se vilken som är bäst lämpad förert evenemang.

6

Ansök om anslagEfter det att ni har utarbetat de praktiska detaljerna kan ni ansöka om anslag från Lions ClubsInternational. Högsta belopp per symposium är USD 2 000, men de flesta symposier beviljas USD 500 - USD 1 000. Programmet kan beviljafinansiellt stöd om upp till USD 4 000 perkonstitutionellt område per verksamhetsår. Medelkommer att beviljas enligt först till kvarn-principen.

För att ansöka om anslag måste ansökan (sidan 21)fyllas i. En detaljerad budget (sidan 22), enpreliminär dagordning, information om deorganisationer ni samarbetar med samtdistriktsguvernörens namnteckning måste bifogastillsammans med ansökan. Ansökan om anslagkommer att granskas och ett svar kommer atterhållas inom 30 dagar efter det att ansökan harerhållits av Membership and New Club ProgramsDepartment vid Lions Clubs International. Ansökan,budget och dagordning avseende Lions symposierom familjer och kvinnor kan skickas in via fax, posteller e-post.

Beviljade anslag kommer att utbetalas efterevenemanget under förutsättning att MembershipPrograms and New Clubs Department har erhållitden dokumentation som krävs i enlighet medrevisionsstadgarna (sidan 25) och rapporten frånevenemanget (sidan 23). Använd rapportformuläretoch ersättningsformuläret i denna vägledning föratt ansöka om utbetalning av anslaget (sidan 23och 27).

Vänligen notera: Ni måste ansöka om anslag föresymposiet. Endast symposier som har godkänts iförväg kommer att erhålla ersättning underförutsättning att korrekt dokumentation erhålls. Ejgodkända kostnader kommer inte att beaktas efterdet att symposiet har genomförts.

Planera programmetSymposiets format kan variera. Det kan vara eninformell sammankomst med möjligheter att utbytaidéer, en mer formell session med föredrag eller enkombination av dessa. Valet av format beror påtiden man har till förfogande, antal deltagare,temat och planeringskommitténs fokusering på ettsärskilt ämne.

Oavsett hur programmet utformas krävs att det leds av erfarna personer, till exempel:

• Informellt utbyte av idéer: Moderatoroch gruppledare

• Formellt program: Moderator och talare• Kombination av formellt program/

utbyte av idéer: Moderator, talareoch gruppledare

Att ge deltagarna möjlighet att delta aktivt brukargöra att de känner starkare engagemang och att deär mer benägna att medverka i de hjälpprojekt somplaneras som ett resultat av symposiet. Även i defall programmet är mer formellt bör någrainteraktiva inslag inkluderas, till exempel enfrågestund, möjlighet att bilda nätverk med andraeller en diskussion med samtliga deltagare.

TIPS: I slutet av denna vägledning finns förslagpå två program (sidan 15), vilka kan varatill hjälp vid planeringen av programmet.De kan anpassas för att passa ert format,tid, kostnader och andra faktorer.


Bjud in talareEfter det att ni har fastställt format för ertsymposium är nästa steg att inbjuda lämpligatalare. Deltagarna bör hälsas välkomna av enrepresentant för Lions och er samarbetspartner (i förekommande fall) samt av moderatorn. Ni kan även be distriktets eller multipeldistriktetsordförande familjemedlemskap och kvinnligtmedlemskap att vara moderator. Om symposietkommer att omfatta arbete i mindre grupper därdeltagarna kan komma fram med nya idéer behövsäven gruppledare i dessa grupper.

Vid ett mer formellt symposium med inbjudnatalare bör dessa ge deltagarna en översikt översymposiets ämnen. Lämpliga talare kan vara ledarei de organisationer som anordnar symposiet, lokalapolitiker eller lärare. De bör vara väl insatta iämnesområdet, erfarna talare och intresserade avatt hjälpa till att stärka det lokala samhället.

TIPS: Framstående talare ger ert evenemangtrovärdighet och är en tillgång när nimarknadsför symposiet i olika media.

Efter det att ni har funnit talare bör derasmedverkan bekräftas skriftligen. Inkludera alladetaljer om evenemanget samtbakgrundsinformation om Lions ClubsInternational och om er samarbetsorganisation.

Inkludera ytterligare inslagFlera andra inslag kan läggas till programmet, föratt därmed presentera Lions för deltagarna och föratt låta deltagande organisationer visa upp de mål,varor och tjänster de erbjuder. Fundera överföljande idéer:

• Utställning: Ställ fram bord längsmedväggarna i rummet eller i en korridor.Dessa bord kan hyras av andraorganisationer för en låg kostnad och dekan använda dem till att marknadsföra sinrespektive organisation. Deltagarna kanbesöka utställningen före eller eftersymposiet och under pauserna.

TIPS: Kom ihåg att ställa fram ett bord medinformation om Lions! Lägg framtrycksaker om din klubbs projekt, allmäninformation om Lions ochinbjudan/ansökan om medlemskap.Exempel på utmärkta broschyrer:

• Jag är en Lion (ME-37) – fokuserar påkvinnor i Lions

• Broschyr om familjemedlemskap(MPFM-8) – fokuserar på familjeri Lions

• Lions gör en skillnad (ME-40) –broschyr med allmän information

• Ansökan om chartermedlemskap (TK-188) – om tillämpligt

• Medlemsansökan (ME-6B)

• Ta fram ett program för evenemanget:Deltagande organisationer kan för en lågkostnad inkludera information om sinverksamhet i slutet av programmet.

8

• Inkludera en presentation om Lions underevenemanget. Den kan vara kort ocheventuellt ingå i välkomsthälsningen.Informera om varför Lions arrangerarsymposiet och ge exempel på aktivitetersom lokala lionklubbar arbetar med.

• Identifiera ett samhällsprojekt: Vid slutet avsymposiet bör ett nytt samhällsprojektidentifieras. Använd projektet för att bildaen ny klubb eller en ny klubbfilial.

TIPS: Ett gratisbord eller en gratisannons iprogrammet kan erbjudas som byte mottjänster i samband med evenemanget.Tryckerier, cateringföretag, media, etc.kan kontaktas.

Bjud in andra grupperFörutom den organisation som sponsrar symposiettillsammans med er kan ni också inbjuda andragrupper att medverka. Det är en fördel att ha etttvärsnitt av grupper representerade eftersom detstimulerar utbyte av idéer. Granska er tidigare lista över potentiella samarbetspartner när ni sammanställer er lista över grupper som kan inbjudas.

Skicka skriftliga inbjudningar till de grupper ni skulle vilja se som deltagare i symposiet. Följ uppmed ett telefonsamtal till gruppens ledare för attpersonligen framföra en inbjudan till gruppensmedlemmar och förklara syftet med symposiet.

Er inbjudan bör inkludera symposiets titel,sponsrande organisationer, datum, tid, plats, enkort beskrivning av evenemanget samtkontaktperson och telefonnummer för merinformation eller för att lämna svar om deltagande(om ni vill bedöma antal deltagare).

TIPS: Uppmuntra de inbjudna att ta med sig en vän!

Inbjudningarna bör sändas ut omkring en månadföre evenemanget.

TIPS: Kom ihåg att mindre än en tredjedel avdeltagarna bör vara lionmedlemmar, föratt därmed fokusera på potentiella nyamedlemmar.

Marknadsför evenemangetFörutom utskick av inbjudningar till lokala grupperbör ni också informera allmänheten om evene-manget. Kontakta distriktets PR-ordförande för attfå hjälp med marknadsföringen av symposiet.

Här följer några förslag på hur ni kanmarknadsföra symposiet:

• Tryck upp flygblad som kan överlämnas tillföretag i området. Distriktets och/ellerklubbens namn samt Lions logotyp bör varaväl synliga i allt marknadsföringsmaterial.

• Sänd information om symposiet till denperson som är ansvarig för kalendern på denlokala tidningen, radio- och TV-stationen.Ett förslag till utformning finns längre frami den här vägledningen (sidan 16).

• Lägg ut information om symposiet påklubbens och distriktets hemsida. Be ersamarbetspartner att ta med informationpå sin hemsida eller att ha en länk där tiller hemsida.


• Ta reda på hur mycket en annons kostar iden lokala tidningen. En del tidningar gerrabatt till ideella organisationer. (Gör dettainnan ni skickar in er anslagsansökan).

• Ta reda på hur mycket radiostationen tarför att annonsera om ert symposium. Sommed tidningar ger de också ibland rabatttill ideella organisationer. (Gör detta innanni skickar in er anslagsansökan).

• Inbjud representanter för media till ertevenemang genom att sända ettpressmeddelande till den lokala tidningen,radio- och TV-stationen. Ett förslag tillutformning finns längre fram i den härvägledningen (sidan 17).

• Kontakta lokala företag som harelektroniska anslagstavlor eller annantyp av reklamskyltning för att se om deär villiga att ta med information omert symposium.

• Delta före symposiet i andra lokalaevenemang och utnyttja tillfället att dela utinformation om ert evenemang.

• Informera även internt om evenemanget,till exempel genom distriktets nyhetsbrev,webbplats etc.

Ta hand om detaljernaBland det allra viktigaste när man planerar ettframgångsrikt evenemang är att skriftligen bekräftaalla arrangemang. Dubbelkontrollera datum, tider,etc. i all skriftlig korrespondens.

I den här vägledningen finns en checklista/tidsplan(sidan 13-14) som kan vara till hjälp när niplanerar evenemanget och följer upp med depersoner som ni har delegerat uppgifter till.

TIPS: Gör i ordning en “första hjälpen-låda” medtejp, saxar, märkpennor, kulspetspennor,häftapparat, förlängningssladd att användanär ni tar hand om de praktiska detaljernainnan symposiet startar. Lådan kommeratt spara dyrbar tid vid iordningställandeav lokalen.

Gör allt så enkelt som möjligt vad gällerförfriskningar och måltider. Om ert evenemangpågår en hel dag kan deltagarna äta lunch på egenhand. Se till att vatten alltid finns tillgängligt. Omgruppen inte är alltför stor kan småkakor, kaffe ochte eventuellt serveras under pauserna.

TIPS: Be lokala företag att sponsra måltider,kaffe och te i byte mot att deras namninkluderas i reklammaterialet och i lokalen.Många företag skulle vara stolta över attmedverka i den här typen av evenemang.

Omsätt idéerna tillhandling…och nyamedlemmarDra under symposiet nytta av deltagarnasentusiasm och intresse genom att uppmuntra dematt gå med i Lions och att arbeta med det nyaprojekt som kommer att genomföras som en följdav evenemanget. De har redan visat att de ärintresserade av ämnet, så missa inte detta tillfälleatt involvera och intressera dem ytterligare. Se tillatt ni har tillräckligt med rekryteringsmaterialtillgängligt, så att nya medlemmar kan bjudas in på plats.

Här följer några förslag till hur ni kan rekryteranya medlemmar under evenemanget:

• Bilda en ny klubb eller en klubbfilial somhar ansvaret för de projekt som föreslåsunder symposiet.

• Be närvarande lionmedlemmar att bjuda indeltagarna till att bli medlemmar.Symposiet ger dem en bra överblick överhur Lions arbetar. Dra största möjliganytta av detta tillfälle!

• Marknadsför medlemskap genom att ha ettspeciellt bord för Lions med i utställningenför lokala grupper. Inkludera en lista övermedlemskapets fördelar och förmåner.

• Moderatorn kan berätta om

10

medlemskapets fördelar och att deltagarnahar möjlighet att ansöka om medlemskap.

• Tillsätt en kommitté som kontaktarpersoner som svarade “kanske” eller “intejust nu” när de tillfrågades om de varintresserade av medlemskap.

• Be varje ny medlem som rekryterades isamband med symposiet att ge er namnetpå minst tre personer som kan varaintresserade av att arbeta med det nyaprojektet genom att bli lionmedlemmar.Kontakta dessa personer!

Vänligen notera: Medlemsrekrytering är ett viktigtinslag vid planeringen av symposiet. Detta är någotsom krävs för att kvalificera till anslag från LionsClubs International.

Använd formuläret i den här vägledningen somhjälp när ni lägger upp en handlingsplan (sidan 19)för att uppnå era mål och att planera det nyaprojektet. Börja planeringsarbetet omedelbart föratt dra nytta av den goodwill och entusiasm somskapats vid symposiet samt för att visa attlionklubbar arbetar aktivt och framåtriktat.

Skicka även ytterligare ett pressmeddelande tilllokala media där ni berättar om resultaten avsymposiet (sidan 17) och skicka även ett tackkorttill alla talare.

TIPS: En deltagar-/registreringslista är ett bra sättatt sammanställa en fullständig lista överdeltagarna, vilken kan användas till attkontakta dem efter symposiet.


För mer information:

För mer information eller för att beställa material kontaktar du:

Membership and New Club Programs Department

Lions Clubs International

Telefon: 630-203-3846

E-post: [email protected]

13

Lions symposier om familjer och kvinnor

Checklista för planering

Använd denna checklista som vägledning när ni planerar och genomför ert evenemang. Ni kan lägga till eller ta bort punkter, så att de passar för ert evenemang.

Minst tre månader i förväg� Välj ett tema� Finn en samarbetspartner� Tillsätt en organisationskommitté� Bestäm datum� Finn en lokal och bekräfta skriftligen� Bestäm symposiets format� Bjud in talare och bekräfta skriftligen� Ansök om ett anslag till symposiet (Skicka in Ansökan om anslag till symposium, sidan 21)� Ansök om finansiellt stöd från lokala källor� Sammanställ en kommunikationsplan i samarbete med PR-ordföranden� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Två månader i förväg� Ta fram och tryck upp inbjudningar� Ta fram och tryck upp marknadsföringsmaterial, till exempel flygblad, affischer och annonser� Sammanställ en sändlista för inbjudningar� Sammanställ en medialista för utsändande av marknadsföringsmaterial� Undersök och köp annonsplats (i förekommande fall)� Undersök och beställ mat/dryck om detta kommer att erbjudas� Undersök och ordna med all teknisk utrustning� Kontakta organisationer som kan vara intresserade av utställningen eller att annonsera i programmet� Kontakta lokala företag som kan hjälpa till med marknadsföringen� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Sex veckor i förväg� Skicka ut inbjudningar� Dela ut flygblad och sätt upp affischer� Överlämna kalenderinformation till lokala media (sidan 16)� Utforma programmet � Beställ broschyrer med information och medlemsinbjudan från LCI� Utforma utställningen om Lions (i förekommande fall)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

En månad i förväg� Följ upp och kontakta deltagande organisationer och dess företrädare� Köp in material, till exempel blädderblock, märkpennor, kulspetspennor, anteckningsblock, namnskyltar etc.� Följ upp med organisationer som har visat intresse för utställningen och att annonsera i programmet� Beställ bord, stolar och dukar till utställningen (i förekommande fall)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

14

Tre veckor i förväg� Följ upp med talarna för att bekräfta deltagande och svara på frågor� Utforma registreringslista där deltagarna fyller i namn och kontaktinformation� Färdigställ utformningen av programmet och annonser� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Två veckor i förväg� Bekräfta alla praktiska arrangemang igen� Sammanträffa med moderatorn för att gå igenom programmet, diskutera mål och svara på frågor� Sammanställ ett tidsschema och en översikt över ansvar för själva symposiedagen� Skicka programmet till tryckeriet� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

En vecka i förväg� Sammanträffa med organisationskommittén och andra frivilliga vid symposiet för att gå igenom

deras uppgifter och symposiets tidsschema� Följ upp med media beträffande deltagande i symposiet samt bekräfta tid, plats och talare� Samla ihop allt material som ska tas med till symposiet� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Dagen för symposiet� Anländ i god tid för att ta hand om praktiska detaljer� Genomför ett utmärkt symposium!� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Efter symposiet� Sammanställ en handlingsplan för nya projekt� Skicka tackkort till talarna� Följ upp och kontakta deltagare som har visat intresse av att bli medlemmar i Lions� Skicka ett pressmeddelande (sidan 17) om symposiets resultat till media� Skicka rapportformulär och ersättningsformulär (sidan 23 och 27) till LCI� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________


Förslag till uppläggning av programmet

Följande tidsschema kan användas som vägledning när ni planerar programmet för symposiet. Det kangenomföras som ett heldagsevenemang eller under en för- eller eftermiddag, beroende på antalet talareoch ämnen som skall behandlas samt ytterligare komponenter ni vill inkludera.

Förslag till halvdagsprogram med två talare

1. Välkomsthälsning – Ledare från sponsororganisationerna (5 minuter vardera)2. Inledningsanförande/instruktioner – Moderator (15 minuter)3. Första talaren (30 minuter)4. Frågestund (15 minuter)5. Andra talaren (30 minuter)6. Frågestund (15 minuter)7. Paus (15 minuter)8. Dagens ämnen – Moderator (15 minuter)9. Diskussioner i små grupper – (30-45 minuter)10. Resultat och diskussion i hela gruppen – (30 minuter)11. Sammanfattning/avslutning (15 minuter)

Förslag till heldagsprogram med fyra talare

1. Välkomsthälsning – Ledare från sponsororganisationerna (5 minuter vardera)2. Inledningsanförande/instruktioner – Moderator (15 minuter)3. Första talaren (30 minuter)4. Frågestund (15 minuter)5. Andra talaren (30 minuter)6. Frågestund (15 minuter)7. Paus (15 minuter)8. Dagens ämnen under den första sessionen – Moderator (15 minuter)9. Diskussioner i små grupper – Gruppledare (30-45 minuter)10. Resultat och diskussion i hela gruppen – Moderator (30 minuter)11. Sammanfattning av den första sessionen (15 minuter)12. Lunch (45 minuter)13. Tredje talaren (30 minuter)14. Frågestund (15 minuter)15. Fjärde talaren (30 minuter) 16. Frågestund (15 minuter)17. Paus (15 minuter)18. Diskussioner i små grupper – Gruppledare (30-45 minuter)19. Resultat och diskussion i hela gruppen – Moderator (30 minuter)20. Sammanfattning/nästa steg (15 minuter)21. Avslutning/tack – Moderator (5 minuter)

16

Förslag till kalenderinformation

Förslaget nedan kan användas som vägledning när ni tar fram kalenderinformation. Fyll i aktuella uppgifter och anpassa texten efter behov. Skriv ut informationen på klubbens brevpapper. Kontrolleraalla uppgifter noggrant innan ni sänder ut informationen.

För omedelbar publicering För mer information:(Namn på kontaktperson)(Telefonnummer)

LIONS SYMPOSIUM DISKUTERAR ANGELÄGNA BEHOV I SAMHÄLLET

(ORTENS NAMN) —(Symposiets titel), ett symposium för att (redogör för symposiets syfte)kommer att genomföras den (datum, tid, plats). Evenemanget sponsras av (namn på lionklubben och samarbetsorganisationer).

Symposiet är gratis och öppet för allmänheten. Programmet omfattar (kort beskrivning av talare,sessioner och utställning där lokala organisationer deltar).

(Symposiets titel) är en del av Lions symposieprogram om familjer och kvinnor, vilket är ett programsom genomförs av lionklubbar över hela världen med syfte att samla människor för att diskutera frågorsom är viktiga för familjer och barn.

(Namn) Lions Club är en serviceklubb som har arbetat med lokala och internationella hjälpinsatser i(antal) år, bland annat (nämn 2-4 framgångsrika klubbaktiviteter).

###

Exempel på fjärde stycke


Exempel på pressmeddelandeAnvänd detta pressmeddelande som vägledning när ni sammanställer ert eget pressmeddelande. Skrivut det på klubbens brevpapper och korrekturläs det innan det skickas till media.

För omedelbar publicering För mer information:(Namn på kontaktperson)(Telefonnummer)

LIONS SYMPOSIUM DISKUTERAR ANGELÄGNA BEHOV I SAMHÄLLET

(ORTENS NAMN) —(Symposiets titel), ett symposium för att (redogör för symposiets syfte)kommer att genomföras den (datum, tid och plats). Evenemanget sponsras av (namn på lionklubbenoch samarbetsorganisationer).

Symposiet är gratis och öppet för allmänheten. Bland talarna kan nämnas (ange namn på talare).Under symposiet är deltagarna välkomna att delta i diskussioner om (ange syfte med planeradediskussioner). Evenemanget omfattar också (andra delar av evenemanget, till exempel enutställning där lokala organisationer deltar).

“(Citat från en lionledare varför Lions sponsrar detta symposium),” sade (namn, befattning och lionklubb). “(Citat om betydelsen av detta evenemang från en ledare i en avsamarbetsorganisationerna ),” sade (namn, befattning och organisation).

Symposiet Att hjälpa våra barn är en del av Lions symposieprogram om familjer och kvinnor, vilket ärett program som genomförs av lionklubbar över hela världen med syfte att samla människor för attdiskutera frågor som är viktiga för familjer och barn. Som ett resultat av symposiet hoppas (namn)Lions Club kunna genomföra ett hjälpprojekt som tillgodoser ett eller fler av de angelägna behov somdiskuterades vid symposiet.

(Namn) Lions Club är en serviceklubb som har arbetat med lokala och internationella hjälpinsatser i(antal) år, bland annat (nämn 2-4 framgångsrika klubbaktiviteter).

###


Lions symposier om familjer och kvinnorHandlingsplan för uppföljning

(Skriv tydligt)

Klubb/distrikt: ________________________________________________________________________

Symposiets titel och datum: ____________________________________________________________

Viktiga erfarenheter från symposiet:

Förslag till projekt:

Handlingsplan:

Mål: ________________________________________________________________________________

Prioritering: __________________ Tidsram: ________________________________________________

Åtgärd Ansvarig person Slutförd datum

20

Handlingsplan:

Mål: ________________________________________________________________________________



Handlingsplan:

Mål: __________________________________________________________________________________



Handlingsplan:

Mål: ________________________________________________________________________________




Lions symposier om familjer och kvinnor Anslagsansökan

(Skriv tydligt)

Namn: ____________________________________ Titel: ____________________________________________

Klubbnamn:________________________________ Distrikt: __________________________________________

Adress: ______________________________________________________________________________________

Stad: ______________________________________ Delstat: ______________________________________

Postnummer: ______________________________ Land: ____________________________________________

Telefonnummer: ____________________________ E-post: __________________________________________

Symposiets datum: ________________________ Antal begärda anslag: __________________________

Plats:________________________________________________________________________________________

Symposiets tema: ____________________________________________________________________________

Samarbetsorganisation: ____________________________________________________________________

Beskriv det/de samhällsbehov som kommer att behandlas vid symposiet. Hur många familjer ochkvinnor i ditt område omfattas av detta/dessa behov?

Kommer symposiet att genomföras i samband med ett annat familjeevenemang? Om ja, beskriv detta.

Beskriv föreslagna evenemang vid symposiet, till exempel utformning, talare, insatser för att rekryteranya medlemmar, andra aktiviteter etc.

Förklara i detalj vad målen med symposiet är. Hur kommer evenemangen vid symposiet att varainriktade på att uppnå dessa mål?

Beskriv de nya eller de utökade hjälpinsatser som kommer att vara till nytta för samhället som ettresultat av symposiet. Hur många personer i samhället kommer att erhålla hjälp?

Beskriv hur potentiella medlemmar kommer bjudas in till att bli medlemmar i en befintlig klubb, nyklubb eller klubbfilial?

Bifoga en dagordning på vilken aktiviteter och talare har angivits.Använd extra blad vid behov.

22

Föreslagen budget:

Hyra av lokal:______________________________________

Mat och dryck: ____________________________________

Tryckning av inbjudan, affischer, flygblad etc.: ________

Porto: ______________________________________

Marknadsföring: __________________________________

Kostnad för talare: ________________________________

Kontorsmaterial: __________________________________

Övrigt (Vänligen specificera):

Totalt: ____________________________________________

Förväntat antal deltagare: Ej lionmedlemmar _________________ Lionmedlemmar _________________

Distriktsguvernörens namnteckning: ________________________________ Datum: ____________________

Skicka den ifyllda och undertecknade ansökan till:Membership and New Club Programs Department, Lions Clubs International300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA E-post: [email protected]: 630-571-1691


Lions symposier om familjer och kvinnor Rapporterings-/ersättningsformulär

(Skriv tydligt)

Namn: ____________________________________ Titel: ____________________________________________

Klubbnamn: ________________________________ Distrikt: __________________________________________

Adress: ______________________________________________________________________________________

Stad: ______________________________________ Delstat: __________________________________________

Postnummer: ______________________________ Land: ____________________________________________

Telefonnummer dagtid: ________________________________________________________________________

E-post: ______________________________________________________________________________________

Symposiets datum: ________________________ Plats: ____________________________________________

Symposiets tema: ____________________________________________________________________________

Samarbetsorganisation: ______________________________________________________________________

Antal deltagare: ____________________________________________________________________________

Namn på talare: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ämnen som behandlades:

Viktiga resultat:

Föreslaget hjälpprojekt:

Antal nya lionklubbmedlemmar: ___________ Nya klubbar eller klubbfilialer: _____________

Namnteckning: _______________________________________________ Datum: ____________________

Returnera detta formulär tillsammans med ersättningsformuläret till: Membership and New Club ProgramsDepartment, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA

Formulären måste ankomma inom 30 dagar efter evenemanget. Endast symposier som har godkänts iförväg kan erhålla ersättning.


Lions symposieprogram om familjer och kvinnor

Revisionsstadgar(Reviderade i juni 2007)

BAKGRUND

Den internationella styrelsen har godkänt Lions symposieprogram om familjer och kvinnor. Detta anslagkan beviljas för aktiviteter som stödjer Lions medlemstillväxt samt retention av familjemedlemmar ochkvinnliga medlemmar.

I de fall anslag söks från LCI skall alla kostnader tas upp på det officiella ersättningsformuläret ochdärefter sändas in till Lions Clubs International, Membership Programs and New Clubs MarketingDepartment. Personer som ådrar sig kostnader på programmets vägnar måste vara godkända iförväg. Ersättningsformuläret måste undertecknas på avsedd plats av behörig person. LCI kommerendast att utbetala ersättning om ersättningsformuläret har undertecknats av distriktsguvernör,guvernörsrådsordförande, rådssekreterare eller annan i förväg godkänd person.

Godkända kostnader kan omfatta lokalhyra, teknisk utrustning för presentationer, mat och dryck vidsymposiet, annonser och marknadsföring, kontorsmaterial, tryckkostnader och diverse material.

Följande kostnader för talare är godkända: Avgift för talare: Kostnad för själva uppdraget. En kopia av faktura och betalning av faktura krävs.Avgift kommer inte att ersättas om inte båda dessa handlingar skickas in.Arvode/gåva till talare: Kan överlämnas om talaren inte erhåller ersättning för uppdraget.Beloppet får ej överstiga USD 100,00. Kopia av betalning krävs.Transport för talare: Lions Clubs International kommer att ersätta kostnad för marktransporttill symposiet. Marktransport omfattar kilometerersättning om USD 0,19 per kilometer eller faktisk kostnad förbuss, tåg etc. Lokal taxi i samband med resan täcks också. Flygresa: Utgifter för flygresa kan endast yrkas för huvudtalare vid symposier med mer än 250deltagare, vilka kommer från flera olika distrikt. Lions Clubs International måste i förväg godkännabegäran om flygresa och denna måste anges på separat rad i ansökan och i budgeten.Flygresans pris får inte överstiga pris för tur och retur resa i ekonomiklass (per talare), måste varamest direkta flygrutt och utan mellanlandningar. Observera: Boardingkort i original (ej kopia) ochkopia av inbetalning (kreditkortskvitto etc.) krävs för att kostnaden skall ersättas. Flygresan kommerinte att ersättas om inte båda dessa handlingar skickas in. Boende för talare: Ersättning kommer att utbetalas för standard enkelrum på hotell.Måltider för talare: Kostnad för måltider, i förekommande fall, vid ankomst till symposiet och vidavresa från symposiet.Dricks för talare: Dricks får uppgå till högst USD 1 per resväska eller 10 % för taxiresa.

Ej godkända utgifter är personliga utgifter, såsom alkoholhaltiga drycker, hälsovårdsförsäkring,reseförsäkring, talarens personliga utgifter på rummet i form av drinkar, telefon, tvätt och filmer samt ejdokumenterade kostnader enligt nedan och kostnader som överstiger beviljad budget.

Utgifter som överskrider den godkända budgeten måste betalas av respektive personer och kommerinte ersättas av Lions Clubs International.

26

Notera: Budgeten är begränsad.

1. Alla utgifter måste anges på formuläret dag för dag och måste styrkas med originalkvitton.

2. Ange i vilken valuta varje kostnadspost har betalats. Ersättning kommer att utbetalas i lokal valuta,förutsatt att organisationen har bankkonto i det aktuella landet, eller i USD enligt den växelkurssom gällde den vecka då utgifterna ådrogs.

3. Efter det att symposiet har genomförts skall ersättningsformuläret, tillhörande dokumentation ochslutrapporten skickas in inom 30 dagar till Membership and New Club Programs Department. Omersättningsyrkanden ankommer 120 dagar eller senare efter symposiet kommer INGEN ersättningatt utbetalas.

4. Om du har frågor om ersättning kontaktar du Membership and New Club Programs Department.

Lions Clubs International tillhandahåller ingen hälsovårdsförsäkring till sina medlemmar, oavsett om det är i samband med lionärenden eller ej. Med anledning av detta är det klokt attföre alla resor, både personliga och lionrelaterade sådana, kontrollera att du har ett gottförsäkringsskydd. Vissa personliga försäkringar och gruppförsäkringar täcker inte resor utanförlandets gränser, ibland ej heller utanför delstatens eller provinsens gränser. Detta gäller särskilt iUSA, där den så kallade USA Medicare Insurance, endast gäller inom landet och detta kanäven gälla den hälsovårdsförsäkring du har.

Behovet av olika typer av försäkringar varierar från person till person och land till land, såundersök din och din familjs situation före avresa.

Datum

Uppdrag/

evenem

ang

Måltider

Logi (H

otell)

Transport*

(Flyg, parkering,

taxi, vägtull, etc.)

Bil

USD 0,31/km

Diverse**

Totalt

Ersättningsform

ulär för Lions

sym

posiep

rogram om fam

iljer och

kvinn

or

(Originalkvitton, använda biljetter bekräftelse på betalning måste bifogas)*

‘**Ge en förklaring till diverseposterna (internet, telefon, tryckning, m

aterial, dricks).

Nam

n (Skriv tydligt):__________________________________________________________________________________________

Adress:____________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

Jag intygar härmed att de utgifter som

har angivits på detta formulär är de utgifter som

har ådragits sam

t att dessa är i enlighet med organisationens

revisionsstadgar.

Jag är införstådd med att genom

att underteckna detta formulär blir det en del av organisationens officiella handlingar och kan komma att granskas av

revisorer som normalt utför sådana granskningar.

Distriktsguvernörens godkännande:______________________

Datum

:____________________________________

Godkänd:__________________________________________

Datum

:____________________________________

Skick

a till:

LIONS CLU

BS IN

TERNATIONAL

MEMBERSHIP AND NEW CLU

B PROGRAMS

DEPA

RTM

ENT

300 W 22N

D STR

EET

OAK BROOK IL 60523-8842, USA

Fax: 630-571-1691

E-post: mem

berprog@

lionsclubs.org

Mile/km

Belopp

Membership and New Club Programs DepartmentLions Clubs International 300 W 22nd StreetOak Brook, IL 60523-8842, USAwww.lionsclubs.orgE-post: [email protected]: 630-571-203-3846

MP-101.SW 11/11

lions symposieprogram om familjer och kvinnorlions symposieprogram om familjer och kvinnor 3 lions...

Documents