L’inventario di MagazzinoL’inventario di Magazzino

A cura dell’Ing. Claudio TRAINI

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Che cosa è un inventario?Che cosa è un inventario?

L’inventario è una procedura sistematica di verifica dell’esistenza di un insieme di beni in un determinato luogo ad una determinata data.

Tale verifica serve a raffrontare due insiemi di beni al fine di rilevarne delle differenze.

Tale verifica accerta sia elementi quantitativi dei beni presenti sia elementi qualitativi.

Inventario di beniInventario di beni

L’inventario è una verifica delle risultanze contabili dell’impresa tramite una indagine delle QUANTITA’ fisicamente presenti in un dato momento ed un dato luogo.

Esso può riguardare tanto le rimanenze di magazzino (merci, prodotti finiti, semilavorati ecc) quanto altre voci, quali i cespiti.

Quando si effettua l’InventarioQuando si effettua l’Inventario

L’inventario può essere effettuato alla data di chiusura dell’esercizio ( 31 dicembre)

Può essere effettuato in particolari momenti della vita aziendale (passaggi di proprietà, operazioni straordinarie, cambio di software gestionali ecc.)

Può essere efffettuato in momenti diversi dal 31 dicembre per particolari esigenze della azienda

Perché si effettua l’InventarioPerché si effettua l’Inventario

Previsioni normativeNecessità aziendaliAltre

Necessità AziendaliNecessità Aziendali

Necessità Interne ( analisi del software, controllo di gestione, ecc.)

Necessità Esterne (valutazione di aziende, due diligence ecc.)

Altre motivazioniAltre motivazioni

Incarichi assunti come consulenti tecnici di parte o di ufficio (esempio valutazione danni o sinistri).

Altri incarichi in cui sia necessaria una verifica della contabilità.

Cosa si prefigge l’InventarioCosa si prefigge l’Inventario

Scopo dell’inventario è di verificare l’esattezza dei dati contenuti nella contabilità di una azienda ossia di rilevare che le quantità fisiche presenti nelle disponibilità della azienda e quelle presenti nella contabilità aziendale siano identiche.

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

Ottenere dalla azienda un tabulato delle giacenze fisiche o dei beni da inventariare

Stabilire una data in cui effettuare l’inventario

Istruire le persone che effettueranno l’inventario o che in qualche modo ne saranno coinvolte.

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

L’attività della azienda mentre si effettua un inventario deve essere fermata nelle attività che interferiscono con le conte fisiche.

Lo spazio fisico in cui sono presenti i beni deve essere delimitato e conosciuto da chi effettua le conte.

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

Le persone che effettuano l’inventario devono essere istruite sull’area di loro competenza e devono essere dotate di un apposito tabulato per le conte inventariali

Tale tabulato NON deve contenere le risultanze contabili presenti in contabilità (CD inventario alla cieca).

Studio Indri e Lombardi- Padova

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

Le persone che effettuano le conte devono essere selezionate possibilmente seguendo criteri di terzietà e obiettività

Le persone non devono essere coinvolte in aree su cui prestano regolarmente lavoro (ad esempio i magazzinieri non devono contare la merce nel loro reparto).

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

Se possibile le persone che effettuano le conte devono essere divise in squadre di due persone, possibilmente coinvolgendo anche personale di aree differenti dal magazzino.

Nel caso di conte successive alla prima, le squadre non dovrebbero mai verificare le proprie conte.

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

I beni presenti nell’area devono essere inseriti nella tabella di conta.

Devono essere evidenziati i beni di proprietà della società, il loro stato di conservazione, la presenza di qualsiasi anomalia.

Devono essere evidenziati i beni di terzi presenti nell’area.

Come si effettua un InventarioCome si effettua un Inventario

Per i beni propri presso terzi va effettuata una richiesta scritta al terzo SENZA l’indicazione delle quantità che risultano dalla contabilità.

Per le merci viaggianti o per le merci in entrata/uscita alla data dell’inventario deve essere effettuata una verifica cartacea con D.D.T. e/o altra documentazione.

Operazioni post inventarioOperazioni post inventario

Raccolta delle schede di contaVerifica delle eventuali discrepanze con i

dati contabiliRaccolta delle informazioni sulle giacenze

relative ai beni di terzi e alla presenza di merce obsoleta, a lenta rotazione ecc.

Operazioni post inventarioOperazioni post inventario

Analisi delle differenze inventarialiEventuale secondo intervento di conta sulle

discrepanze di cui non si riesce a comprendere la natura o su cui vi siano dubbi.

Riconciliazione delle differenze a saldo zero e stesura dell’inventario definitivo.

Redazione di MemorandumRedazione di Memorandum

Al termine dell’inventario viene redatto un memorandum che contiene:

Le differenze inventariali suddivise per codice di prodotto.

Una valorizzazione di tali differenze.Una valorizzazione dei beni di terzi e dei

beni viaggianti.

Redazione di MemorandumRedazione di Memorandum

Valorizzazione delle merci in entrata e in uscita in prossimità della data dell’inventario laddove siano richieste per gli stanziamenti di fine anno.

Raccolta materialiRaccolta materiali

Redatto il memorandum vanno raccolti i materiali (anche in fotocopia) dell’inventario quali i tabulati di conta, le istruzioni inventariali, le bolle di entrata e uscita di beni dal magazzino, i tabulati di giacenza fisica.

Raccolta materialiRaccolta materiali

Ai fini di una analisi fiscale corretta è opportuno segnalare nelle differenze inventariali queste categorie:

Furti e Ammanchi.Errori di Contabilizzazione (carico e

scarico).Merci distrutte o non più vendibili.

Riflessi CivilisticiRiflessi Civilistici

Dall’inventario emergono informazioni che impattano sulle aree di bilancio

Rimanenze finali Fondo svalutazione del magazzinoConti d’ordineRicavi e Costi (Cut off delle merci entrate e

uscite)

Riflessi fiscali dell’InventarioRiflessi fiscali dell’Inventario

Le differenze che emergono al termine dell’inventario hanno un diverso impatto fiscale a seconda che siano deducibili (o imponibili) dal reddito di impresa o meno.

Differenze deducibiliDifferenze deducibili

Furti e ammanchi purchè adeguatamente documentati (art 1 D.P.R. 441/1997)

Perdite volontarie di beni (art. 2 comma 4 DPR 441/1997)

Perdite involontarie di beni (art.2 comma 3)Differenze inventariali fisiologiche (art. 5

DPR 441/1997)

Differenze indeducibiliDifferenze indeducibili

Furti e ammanchi senza documentazione probatoria.

Variazioni la cui natura o la cui origine non è possibile ricostruire.

Errori di contabilizzazione di esercizi precedenti.

Differenze inventariali positiveDifferenze inventariali positive

Sopravvenienze attive (art 109 Tuir)Relative a sopravvenienze inventariali

negative.

Quando non si effettua Quando non si effettua l’Inventariol’Inventario La procedura inventariale non è necessaria nei casi

in cui: L’ammontare dei beni sia talmente esiguo da non

essere significativo nella redazione di un bilancio. L’ammontare di beni sia garantito da una terza

parte (esempio le rimanenze di titoli il cui ammontare è confermato dalla documentazione inviata dalla Banca).