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Linee guida per la compilazione del Timesheet di progetto

1.1 Finalità del Timesheet unico La compilazione di un registro elettronico unico ha la finalità di agevolare la verifica da parte dei vari enti finanziatori (UE, Ministeri, Regione, ecc.) dei parametri di costo che sono rilevanti per i finanziamenti erogati. Il timesheet è richiesto, infatti, con l’obiettivo di rendere calcolabile il costo orario del personale coinvolto e rendicontato nei progetti finanziati.

1.2 Chi utilizza il Timesheet unico Il Regolamento per la presentazione e la gestione di progetti di ricerca nell’ambito dei programmi comunitari, emanato con Decreto Rettorale il 17/04/2014 e successivamente rivisto con Decreto Rettorale del 04/08/2016 stabilisce che tutti coloro che partecipano a progetti finanziati che prevedano la rendicontazione del tempo, utilizzino il Timesheet unico, secondo il modello allegato e pubblicato sul sito web di Ateneo (Allegato 1). La compilazione deve essere effettuata dal personale strutturato (personale docente, ricercatore, tecnico-amministrativo) e dal personale non strutturato (dottorandi, assegnisti, co.co.co., altri contratti sui progetti) che partecipa al progetto. Il personale impegnato per il 100% del suo tempo in un progetto finanziato nell’ambito del Programma Horizon 2020 non è tenuto a compilare il timesheet, sostituendolo con una dichiarazione da parte del Responsabile Scientifico di progetto.

1.3 Le tipologie di attività Il file deve essere compilato in modo da registrare, con dettaglio giornaliero, le ore svolte sia nell’ambito di progetti di ricerca finanziati da enti esterni, sia quelle relative ad altre attività svolte nell’ambito della propria attività istituzionale (ricerca, didattica, gestione). Sono da registrare solo le attività riconducibili al salario ordinario in quanto gli enti finanziatori considerano questo come base per il calcolo del costo orario, con esclusione dei compensi extra-retributivi. Di conseguenza, non devono essere rilevati nel Timesheet unico quegli impegni temporali per i quali sono

percepiti compensi extra-retributivi (es. didattica complementare, master, ricerca su commissione). Il Timesheet è articolato nelle seguenti tipologie di attività:

European projects In questa sezione vanno indicate, in modo distinto, le ore dedicate ai progetti finanziati in ambito comunitario. National projects In questa sezione vanno indicate, in modo distinto, le ore dedicate ai progetti finanziati in ambito nazionale.

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Other projects In questa sezione vanno indicate, in modo, distinto, le ore dedicate a progetti finanziati in ambito extra-europeo, interno, ecc.

Other activities In questa sezione sono ricomprese le seguenti attività:

- Teaching activities Questa voce comprende, oltre all’attività didattica frontale, anche altre attività didattiche quali esami, esercitazioni, supporto diretto agli studenti, correzione degli elaborati, preparazione delle lezioni, preparazione del materiale didattico, orientamento per gli studenti, tesi di laurea. Si ricorda che, in base a quanto indicato dalla normativa vigente (Legge n. 240/2010), l’impegno annuale obbligatorio per la didattica per i docenti universitari corrisponde a :

- almeno 350 ore per i professori a tempo pieno

- almeno 250 ore per i professori a tempo definito

- massimo 350 ore per i ricercatori a tempo pieno

- massimo 200 ore per i ricercatori a tempo definito Nel caso in cui l’impegno di didattica sia anche riportato in altri registri, dovrà essere garantita coerenza fra questi ed i dati inseriti nel Timesheet unico.

- Institutional activities In questa sezione è indicato il tempo dedicato ad attività di tipo gestionale, quali la partecipazione agli organi di governo o lo svolgimento di compiti istituzionali. Esempi di tale attività sono: la partecipazione alle riunioni del Consiglio di Amministrazione, ai Consigli di Dipartimento o Consigli di Facoltà, le attività legate al ruolo di Direttore di Dipartimento, ecc. Tali attività sono da inserire solo se, per le stesse, non si percepisce un compenso extraretributivo. Le ore che il personale tecnico-amministrativo dedica alla sua normale attività lavorativa, al di là del tempo dedicato ai progetti di ricerca nei quali si è coinvolti, devono essere indicate in questa sezione.

- Other research activities In questa sezione vanno indicate le ore dedicate all’attività di ricerca, che non riceve finanziamenti esterni.

Absences In questa sezione devono essere indicati i giorni:

- di ferie e permessi (annual leave)

- di maternità e permessi speciali (special leave)

- di malattia per i quali sia stata presentata una certificazione (illness). Si ribadisce l’importanza di garantire la coerenza tra quanto imputato nel Timesheet unico e quanto registrato in altri registri e sistemi informativi per attività interne o esterne all’Ateneo (per es.: missioni, presenze agli organi di governo, sezione “Presenze Web” sul portale MyUnibs per il personale tecnico- amministrativo).

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1.5 Monte ore annuo del Timesheet unico

Ai fini della compilazione del Timesheet unico, e per determinare il costo orario del personale, e quindi rendicontarlo, è necessario fare riferimento ad un ammontare di ore produttive annuali unico per l’Ateneo. L’Università, con delibera n. 247/15194 del 30/01/2012, ha individuato tale monte ore convenzionale in: • 1500 ore/anno per il personale strutturato docente, ricercatore e tecnico-amministrativo a tempo pieno; • 750 ore/anno per il personale strutturato docente, ricercatore a tempo definito. Per il Personale TA part-time il monte ore annuale sarà calcolato proporzionalmente alle ore lavorative settimanali. (Es Part time 18 ore: 750 ore, part time 30 ore 1250 ect…) Con successive delibera n. 78, Prot. n. 60460 del 19/07/2016, con decorrenza 01/01/2016, al fine di adeguarsi alle direttive del Programma Horizon 2020, il monte ore annuale è stato così modificato: • 1720 ore/anno per il personale strutturato docente, ricercatore e tecnico-amministrativo a tempo pieno; • 860 ore/anno per il personale strutturato docente, ricercatore a tempo definito. NEW! Ai soli fini della rendicontazione nell’ambito di progetti finanziati, per assegnisti, dottorandi, personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa il monte ore a cui fare riferimento viene assimilato a quello del personale strutturato a tempo pieno. Si precisa che i monte ore suddetti hanno valore convenzionale ai soli fini della compilazione del timesheet, e dovranno essere utilizzati anche per calcolare il costo orario nel caso di programmi di finanziamento che indicano monte ore annui diversi. Le ore totali annuali compilate nel timesheet NON dovranno superare la quota indicata (1720 o 860), corrispondenti ad una media di 7,2 ore al giorno per il tempo pieno.

1.6 Frequenza della compilazione Si raccomanda la compilazione almeno settimanale del Timesheet unico, con un dettaglio del numero di ore svolte giornalmente sulle varie attività. Si dovranno compilare le caselle relative ai giorni nei quali vi sia un’attività da segnalare, le altre, ad es. le domeniche, le si lasceranno ad importo nullo. In casi eccezionali, per il personale non soggetto a vincoli di orario, potranno essere compilati anche i sabato/le domeniche.

1.7 Responsabilità e supervisione E’ responsabilità del singolo il corretto completamento del Timesheet, nonché il rispetto di tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento per la presentazione e la gestione di progetti di ricerca nell’ambito dei programmi comunitari. Il Responsabile Scientifico del progetto ha una funzione di supervisione e approvazione della rendicontazione del tempo da parte delle persone coinvolte nel progetto. Ciascun timesheet deve essere firmato dalla persona che lo compila e controfirmato dal Responsabile Scientifico di progetto. I timesheet compilati dal Responsabile Scientifico di progetto devono essere controfirmati dal suo superiore diretto, di norma il Direttore del Dipartimento di afferenza.

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CONTATTI

Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico U.O.C. Ricerca Internazionale e Cooperazione Piazza Mercato, 15 25121 – Brescia Fax 030.2988291

Dott.ssa Antonella Melito (Responsabile Servizio) Tel. 030.2988241 Antonella.melito@unibs.it Dott.ssa Stefania Venturi (Responsabile U.O.C.) Tel. 030.3988368 Stefania.venturi@unibs.it Dott.ssa Valentina Chirico Tel. 030.2988349 valentina.chirico@unibs.it Dott.ssa Sabrina De Nardi Tel. 030.2988303 sabrina.denardi@unibs.it

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ALLEGATO 1 – MODELLO DI TIMESHEET