LINEAMIENTOS PARA EL CONTROLADMINISTRATIVO FINANCIEROEN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

CICLO 2012

Establecer los lineamientos que regularán las operaciones administrativas y financieras para ejecución de los proyectos y la preparación de los informes financieros requeridos.

I.

II. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Fideicomiso FIAES - PL-480 IIFideicomiso FIAES - AID IIFideicomiso FIAES - TFCAFIAES – FOMILENIOContrapartida

N° DE FUENTES DE FINANCIAM.

FOMILENIO (máximo)

FIDEICOMISO FIAES (máximo)

CONTRAPARTIDA (mínimo)

TOTAL PROYECTO

3 FUENTES 60% 20% 20% 100%

2 FUENTES   80% 20% 100%

III. DESEMBOLSOS

Primer desembolso1. Convenio firmado por las dos partes suscriptoras.2. Estar solvente de la ejecución técnica y financiera del proyecto anterior- si corresponde.3. Cuenta bancaria del proyecto y cesión de derecho de congelación de fondos. (Anexo 29)

Siguientes desembolsos 1. Cumplir con la fecha de presentación de los informes técnico y financiero.2. Informes técnico y financiero sin observaciones en la revisión previa.3. Presentar solicitud de desembolso conforme al presupuesto aprobado. (Anexo 23)

4. Tener como mínimo un 75% de ejecución acumulada sobre los fondos desembolsados, en el período inmediato anterior.5. Haber superado las observaciones técnicas y financieras de los informes del período anterior al que se está presentando (aplica a partir del tercer desembolso).

1° INFORME

2° INFORME

3°

DESEM.

Requisitos del 1-5

75% ejecución acumulada

Observaciones superadas

IV. REASIGNACIÓN DE FONDOS FIAESY CONTRAPARTIDA

La reasignación de fondos se harán únicamente de dos maneras:De aprobación de la Institución

ejecutoraDe aprobación del

FIAES

1. Las reasignaciones se podrán efectuar entre subcuenta del rubro 20 SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS hasta un 5% de lo presupuestado en el periodo para este rubro.

2. Informar previamente por correo electrónico dentro del periodo que se realiza, con la debida justificación, enviando el anexo 22 y el costeo de la actividad que se modifica.

3. Dos por año de ejecución.

1. Presentar la solicitud de reasignación (ANEXO Nº 22), reprogramación de actividades y, costeo de las actividades con las modificaciones incorporadas.

2. Los gastos realizados fuera de la reasignación no serán elegibles, debiendo reintegrar.

3. Se aceptará solo una reasignación en cada periodo o por observaciones del oficial de proyectos..

4. Las reasignaciones se podrán efectuar entre subcuentas de los diferentes rubros y entre rubros de agrupación.

V. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Formas de adquisición de bienes y/o servicios:

Libr

e Gestión$ 0.01

A

$ 3,000.00

Lici

taci

ón p

or

Invitación$ 3,000.01

A

$23,000.00

Lici

taci

ón Pública$23,000.01

EN

ADELANTE

LIBRE GESTIÓN

Los montos para la libre gestión se establecen de US$ 0.01 hasta US$3,000.00 debiendo cumplir los siguiente:

1. De $0.01 hasta $500.00; la Institución podrá realizar compra directa presentando el documento de respaldo correspondiente.

2. De $500.01 hasta $ 3,000.00; la Institución presentará lo siguiente:

Tres cotizaciones por escrito; de diferentes proveedores debidamente firmadas y selladas;

 Un cuadro de análisis de ofertas: deberá utilizarse modelo

proporcionado según (ANEXO Nº 21)

Emisión de la orden de compra o el contrato de suministro. 

V. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

POR INVITACIÓN

Los montos para la licitación por invitación se establecen de US$ 3,000.01 hasta US$23,000.00 debiendo presentar los siguiente:

1. Una nota al FIAES solicitando la no objeción al proceso de compra

2. Los términos de referencia o especificaciones técnicas de la compra de bienes o la contratación de servicios correspondiente

3. Tres cotizaciones por escrito; de diferentes proveedores debidamente firmadas y selladas;

4. Un cuadro de análisis de ofertas: deberá utilizarse modelo proporcionado según ANEXO Nº 21

5. Emisión del contrato de suministro. 

CONSANGUINEIDAD CÓNYUGES AFINIDAD

Conflicto de interésNo podrán ser suministrantes de bienes y servicios:

1. La Ejecutora;

2. Miembros de la Junta Directiva;

3. Empleado de la institución ejecutora.

Padres

Hijos

Abuelos

Hermanos

Nietos

Tíos

Sobrinos

Primos

Suegros

Cuñados

Tíos

Sobrinos

del cónyuge

Yerno

Nuera

VI. PRESTACIONES LABORALES (PORCENTAJES DE RETENCIÓN)

RETENCIONES EMPLEADO PATRONO COMENTARIO

ISSS 3% 7.50% Salario máximo sujeto a retención $ 685.71

AFP 6.25% 6.75% Máximo cotizable $5,467.38

ISR TABLA N/AAplicar tabla, según decreto N° 216. Efectuar recálculo en junio y diciembre.

NOTA: LAS MULTAS, SANCIONES Y OTROS RECARGOS SON GASTOS NO ELEGIBLES AL FINANCIAMIENTO CON FONDOS FIAES.

COMPENSACIONES

COMPENSACIÓN CONDICIONES

VACACIÓNSe ha establecido en 3 periodos: Semana Santa, Agosto y Diciembre. Con base al Art.189 del C.T. debe calcularse, el 30% del salario de 7 días por cada periodo de vacación.

AGUINALDO Salario de 10 días y debe pagarse proporcional al 12 de diciembre y el complemento al finalizar el proyecto.

INDEMNIZACIÓN Hasta un máximo de 4 salarios mínimos $896.40 por año, o su proporción.

VII. REGISTRO Y RESPALDO DE GASTOS

Los documentos probatorios de los gastos que se anexarán al Informe

deberán cumplir con los siguiente:

1. El voucher de la emisión de cheque deberá anexarse al documento de respaldo del gasto.

2. Factura consumidor final, desde $500.00; sujetos excluidos del IVA deberá justificarse.

3. Las facturas o recibos se emitirán a: Nombre de la ejecutora-FIAES;

4. Los recibos bajo cualquier concepto deberán cumplir los requisitos que establecen las leyes tributarias (Anexo 26); anexar fotocopia de DUI de ambos lados, legible y vigente.

5. Los comprobantes de gasto por combustible deberán solicitar al proveedor que detalle el número de placa, en el caso de las lanchas se debe establecer una bitácora de recorrido;

6. Liquidar y presentar los gastos en el período al que pertenecen.

7. Las listas de asistencia a las capacitaciones o eventos financiados con fondo FIAES deberán adjuntarse al documento del respaldo de pago en original; y las copias en el informe técnico.

La institución ejecutora del proyecto elaborará dos sellos con las especificaciones siguientes:

El primero; para la rotulación de toda la documentación del proyecto, dependiendo de la fuente de financiamiento, utilizará el modelo siguiente:

El segundo; para sellar todos los documentos de pago según la fuente de financiamiento, bajo el modelo siguiente:

APORTES DE CONTRAPARTIDA

1. La liquidación de fondos de contrapartida se presentará en los formatos proporcionados (CUADRO N° 9 Y 10).

2. Los aportes deberán corresponder al período que se está informando.

3. La documentación que sirva de respaldo de los aportes de contrapartida deberá cumplir con los requisitos establecidos en las leyes tributarias (Factura o recibo), en el caso que la ejecutora haya incurrido en un gasto real; si el aporte es en especie se deberá respaldar con una constancia firmada por la persona que presta sus servicios o que proporciona los bienes indicando la información que permita verificar y medir la razonabilidad del aporte, detallando: fechas, cantidades, precios unitarios, tipo de equipo o materiales, nombre de capacitaciones, etc. según corresponda.

4. Los documentos probatorios que soportan los aportes deberán estampar el sello con el nombre del proyecto y el siguiente sello para identificar la fuente y subcuenta:

VIII. PRESENTACIÓN DE INFORMES

1. Presentarán por cada período un informe financiero , a más tardar cinco días hábiles después de finalizado el periodo informado o de acuerdo a la programación de FIAES.

2. Se hará en dos ejemplares impresos originales firmados y sellados; uno conteniendo todos los cuadros financieros y de contrapartida, y un segundo conteniendo los mismos cuadros y la documentación original respectiva; asimismo, se presentarán los archivos electrónicos;

GRUPOS DE CUADROS

FOMILENIOSOLO FIDEICOMISO

FIAES

N° 3 AL 10 N° 4 AL 10

3. Se realizará una revisión previa, adjuntar ANEXO 28. Las observaciones deberán ser subsanadas a más tardar en 5 días hábiles.

4. Porcentaje de ejecución mínima 75%.5. Los resultados de la revisión y

evaluación, serán comunicados oficialmente vía correo electrónico.

6. Las observaciones realizadas por el FIAES deberán superarse evidencialmente dentro de los cinco días o se considerarán como gastos no elegibles.

7. Se programarán visitas de revisión y verificación financiera-administrativa

VIII. PRESENTACIÓN DE INFORMES

IX. CONTROL INTERNO

MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

1. Para cualquier operación bancaria se necesitan dos firmas de autorización.

2. Todo cheque será emitido exclusivamente a nombre del proveedor del bien o servicio;

3. En el caso de la cuenta bancaria, la Institución ejecutora llevará un Reporte de Control (Cuadro N° 7), anexando la conciliación bancarias acumulada con los originales de los estados de cuenta bancario.

MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

1. Monto máximo del fondo de caja chica es de $350.00 y los gastos a cubrir en cada operación no excederán del 10% del total del fondo;

2. Se aceptarán solo gastos de carácter urgente y que se encuentren presupuestados; además, deberán estar documentados con la factura o recibo que cumpla la normativa legal tributaria.

3. Los reintegros del fondo se deberán realizar cuando se hayan utilizado hasta un máximo del 85% del valor asignado.

4. No se aceptarán gastos que correspondan a un período anterior;

5. Modelo del control de caja chica ANEXO Nº 19

6. Al finalizar el período informado el saldo del fondo de caja chica, deberá ser igual al valor de apertura.

Fondo para recolección de huevos de tortuga marina

Según la necesidad y naturaleza del proyecto, se establecerá para el pago por la recolección de huevos de tortuga marina, dos mecanismos:

Establecimiento de un fondo circulante:

1. El valor máximo para el fondo será por US$ 1,000.002. Para el control del fondo, se deberá utilizar el ANEXO N° 193. El reintegro de este fondo se realizará por medio de liquidaciones

parciales de manera que la organización garantice la disponibilidad del fondo circulante.

4. Aplica para este fondo los numerales 4 y 6 del Manejo de caja chica.

Emisión de cheque por planilla:

1. El valor del cheque corresponde a la suma de las planillas a liquidar.2. El pago se podrá hacer semanal o quincenal.

En ambos casos, se deberá documentar con el formato de planilla (ANEXO N° 25) y boletas proporcionados por el MARN.

OTROS ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

• Son funciones incompatibles el registro, custodia y autorización de fondos, por lo cual deben ser delegadas en personas diferentes.

Funciones incompatibles

• La institución ejecutora presentará a FIAES, junto con la liquidación del informe el Balance de Comprobación acumulado del último mes del período informado.

Contabilidad

OTROS ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

• Los informes financieros y la toda la documentación relacionada con la ejecución deberá ser resguardada y conservada por 10 años después de finalizado el proyecto.

Resguardo y conservación de la documentación

• Todos los bienes adquiridos con cargo al financiamiento, deberán utilizarse exclusivamente para las actividades del proyecto

Activos

• Los bienes adquiridos con fondos FIAES con valores superiores a US$100.00, se les colocará un "Número de Inventario", de la siguiente forma:

• No. DE INVENTARIO - SIGLAS DE LA INSTITUCIÓN – FIAES

• Dentro de los 30 días calendario después de haber adquirido equipo de transporte (motos, lanchas, bicicletas, cuadrimotos, kayaks, etc.), se le inscribirá un rótulo en los laterales así:

• Incluir en el informe financiero el inventario de activos del proyecto, conforme al ANEXO N° 32

Activos

• El uso debe ser exclusivo para las actividades del proyecto;

• Debe permanecer 4 días a la semana en el área geográfica del proyecto;

• Anexar en el primer informe que se presenten gastos de combustible, una copia de la tarjeta de circulación.

Vehículo propiedad de la ejecutora

• FIAES contratará a una firma independiente, para que realice los servicios de auditoría del proyecto y del sistema de control interno institucional, la ejecutora facilitara la documentación e información requerida por dicha firma, proporcionar el espacio para la revisión de la documentación y el acompañamiento de las personas responsables del proyecto.

Auditoria Externa

• Los proyectos que tengan la fuente de financiamiento FOMILENIO, deberán atender los requerimientos de información y visitas de campo del Agente de Fiscalización, nombrado por FOMILENIO para ejercer esta función.

Agente de Fiscalización

• Realizará revisiones periódicas sobre el cumplimiento de los instrumentos creados para la ejecución de los proyectos.

• Para cumplir con este propósito la firma subcontratada coordinará visitas en campo, con los representantes de las ejecutoras correspondientes, será obligación de estas atender sus requerimientos

Auditoria Interna

X. FINALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Una vez que la ejecutora haya presentado toda la documentación para respaldar el cierre técnico y financiero del proyecto el FIAES emitirá un finiquito o constancia de ejecución a más tardar quince días hábiles después de haber recibido los instrumentos probatorios del cierre.

El Coordinador (a) y el Contador (a) del proyecto están en la obligación de responder ante cualquier observación, hasta que FIAES entregue la constancia de cierre del proyecto

XI. MODIFICACIONES DEL PLAZO DE EJECUCIÓN DE

PROYECTOS

Las modificaciones de plazo se harán por escrito al FIAES justificando la reducción o ampliación del plazo, para ello deberá considerar lo siguiente:

1. La solicitud deberá ir acompañada de una reprogramación de actividades y presupuestaria;

2. Presentación de la solicitud de modificación del plazo a más tardar 30 días calendario antes de que finalice el proyecto;

3. La modificación será autorizada por la Gerencia del FIAES y se firmará una adenda al Convenio entre ambas partes;

4. Durante el plazo de modificación no se reconocerá ningún costo administrativo; si los hubiere, serán cubiertos por la ejecutora del proyecto.

POR SU ATENCIÓN

MUCHAS GRACIAS