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Lineamientos metodológicos para la construcción de indicadores de desempeño

Curso: Planificación Estratégica y construcción de indicadores de desempeño en el sector público

Secretaría Técnica de Administración Presupuestaria

ILPES/CEPAL

San José, Costa Rica

Marianela Armijo

Roberto Jimenez

INDICADORES DE DESEMPEÑO

“Que indica o sirve para indicar” Del latín “Indicare”, significa: “Mostrar o

significar algo, con indicios y señales”

Real Academia de la Lengua

INDICADORES DE DESEMPEÑO

Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucion, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

10 pasos básicos para construir indicadores

1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición

2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir

3. Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la fórmula de cálculo.

4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos

5 Recopilar los datos

6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición

7. Señalar la fuente de los datos

8. Establecer supuestos (observaciones)

8. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios

10. Comunicar e Informar el desempeño logrado

1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición del desempeño

PRIORIDADES INSTITUCIONALES MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS

In s t i t u c i ó n : I N S T I T U T O C O S T A R R I C E N S E D E L D E P O R T E Y L A R E C R E A C I O NM i s i ó n : P r o m o ve r e n l a p o b l a c i ó n e n g e n e r a l e s t i l o s d e v i d a a c t i va p o r m e d i i o d e l a p r á c t i c a p e r i ó d i c a d e l e j e r c i c i o f ís i c o , e l d e p o r t e y l a r e c r e a c i ó n e n t o d a s s u s m a n i fe s t a c i o n e s .V i s i ó n : S e r u n a i n s t i t u c i ó n i n t e g r a d o r a y p r o m o t o r a d e l d e p o r t e y l a r e c r e a c i ó n e n l a s r e g i o n e s d e l p a ís c o n l i d e r a z g o y c a p a z d e c o o r d i n a r y a r t i c u l a r e s fu e r z o s e n l a s c o m u n i d a d e s p a r a e l d e s a r r o l l o d e p r o g r a m a s .P r o g r a m a s P r e s u p u e s t a r i o s :

N o m b r e d e l P r o g r a m aM o n t o P r e s u p u e s t a r i o

( e n m i l l o n e s d e c o l o n e s )P a r t i c i p a c i ó n r e l a t i va d e C / u

D e p o r t e y R e c r e a c i ó n 1 . 6 8 3 , 9 0 0 , 3 2D i r e c c i ó n S u p e r i o r 1 . 1 7 5 , 4 0 0 , 2 3G e s t i ó n d e In s t a l a c i o n e s 2 . 3 3 4 , 2 0 0 , 4 5T O T A L 5 . 1 9 3 , 5 0 1 , 0 0

P r i o r i d a d e s i n s t i t u c i o n a l e s : L a s e n t i d a d e s g e s t o r a s t e n d r a n o p o r t u n i d a d d e r e c i b i r a p o y o p a r a s u s a c t i v i d a d e s d e p o r t i va s r e c r e a t i va s y d e e j e r c i c i o f ís i c o . A m p l i a r l a s o p o r t u n i d a d e s d e p a r t i c i p a c i ó n e n p r o g r a m a s y s e r v i c i o s r e g i o n a l e s , g a r a n t i z a n d o u n m a y o r a c c e s o a l a p o b l a c i ó n .L a s i n s t a l a c i o n e s d e p o r t i va s y r e c r e a t i va s e s t a r á n a l s e r v i c i o d e l a p o b l a c i ó n p a r a e l d e s a r r o l l o d e e ve n t o s d e p o r t i vo s y r e c r e a t i vo sG a r a n t i z a r q u e l a n u e va i n fr a e s t r u c t u r a d e p o r t i va y r e c r e a t i va e s t e c o n c e b i d a b a j o l o s p r i n c i p i o s d e i g u a l d a d , c o b e r t u r a , c a l i d a d , a c c e s o y p o l i va l e n c i a e n b e n e fi c i o d e m e j o r e s o p o r t u n i d a d e s d e u s o y a p r o ve c h a m i n e t o d e é s t a s p o r p a r t e d e l a p o b l a c i ó n .

P e r s o n a l c o n m a y o r y m e j o r fo r m a c i ó n , s i e n d o é s t a l a c l a ve p a r a e l m e j o r a m i e n t o d e l o s p r o g r a m a s y s e r v i c i o s g e n e r a n d o b e n e fi c i o s p a r a l a p o b l a c i ó np o r p a r t e d e l o s d i s t i n t o s a c t o r e s q u e p a r t i c i p a n e n e l fo m e n t o d e l d e p o r t e , l a r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o .

O b j e t i v o s e s t r a t e g i c o s :l o s d i fe r e n t e s s e c t o r e s d e l a p o b l a c i ó n ( n i ñ e z , a d o l e s c e n c i a , p e r s o n a j o ve n , a d u l t o y a d u l t o m a y o r ) e n b u s c a d e e s t i l o s d e v i d a a c t i va .In c r e m e n t a r l a p a r t i c i p a c i ó n e n e l d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o a d a p t a d o p a r a l a p o b l a c i ó n c o n d i s c a p a c i d a d f ís i c a .M e j o r a r e l r e n d i m i e n t o d e p o r t i vo d e l o s a t l e t a s d e A s o c i a c i o n e s y F e d e r a c i o n e s d e R e p r e s e n t a c i ó n N a c i o n a l , c o n m i r a s a l a p a r t i c i p a c i ó n d e C o s t a R i c a e n l a s C o m p e t e n c i a s In t e r n a c i o n a l e s O fi c i a l e s L o g r a r q u e l a s c o m u n i d a d e s c u e n t e n c o n p e r s o n a l c a p a c i t a d o y c a l i f i c a d o p a r a e l d e d e s a r r o l l o d e p r o y e c t o s y p r o g r a m a s e n d e p o r t e y r e c r e a c i ó n .M e j o r a r e l u s o y e l a p r o ve c h a m i e n t o a d e c u a d o e n l a s i n s t a l a c i o n e s d e l Ic o d e r q u e fa c i l i t e e l i n c r e m e n t o d e p e r s o n a s q u e r e a l i c e n d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o e n t o d a s s u s m a n i fe s t a c i o n e s .L o g r a r q u e l a c o n s t r u c c i ó n d e i n s t a l a c i o n e s n u e va s p a r a e l d e p o r t i va s y r e c r e a t i va s c u m p l a n c o n l o s e s t a n d a r e s d e c a l i d a d , a c c e s i b i l i d a d y s e g u r i d a d q u e g a r a n t i c e e l s e r v i c i o d e u s o a l a p o b l a c i ó n .

I n d i c a d o r e s d e r e s u l t a d o :

A S P E C T O S E S T R A T E G I C O S I N S T I T U C I O N A L E S

A u m e n t a r l a o fe r t a d e p r o g r a m a s e n d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o q u e p e r m i t a n m a y o r i n c o r p o r a c i ó n d e

P o r c e n t a j e d e u s u a r i o s q u e p r á c t i c a d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o a d q u i e r e n e s t i l o s d e v i d a a c t i vo s

MISION:PROPOSITO, RAZON DE SER

QUEPARA QUIENES

RESULTADO ESPERADO PARA LA CIUDADANIA

VER GUIA, PRESENTACIONES

DONDE QUEREMOS LLEGAR, RESULTADO ESPERADO

MIDE EL EFECTO O IMPACTO DE LA MISION, OBJETIVO ESTRATEGICO, CAMBIO EN LA CONDICION DEL BENEFICIARIO


Proceso 2 Proceso 3

Proceso 1 Proceso 4

InsumosY

Recursos

Productos Estratégicos(Bienes y Servicios)

Proceso productivo Productos Resultados


EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CALIDAD

PROCESO PRODUCTO RESULTADO

DI

MENSIONES

AMBITOS DE CONTROL


AMBITOS DE CONTROL:

INSUMO, PRODUCTO, PROCESO, RESULTADO

DIMENSIONES DE DESEMPEÑO

EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, CALIDAD

Eficacia

Insumos Procesos Resultados $ $

Productos

EficienciaEconomía

Costo Efectividad

Eficacia

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA

COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES

CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS

I N D I C A D O R E SCostos planillaCostos unidades de productos

Número de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Número de viviendas

Kilómetros construidos

Inspecciones realizadas

Costo por vivienda

Costo por kilómetro construido

Tiempo de respuesta inspecciones

Gasto administrativo/Gasto TotalGasto Ejecutado/Gasto programado

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS

Porcentaje de viviendas con estándares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Disminución del déficit habitacionalProvincia X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfacción por calidad y entorno

T I P O

Insumos

Inptus

EficienciaCalidadEconomía

U S O I N F.

Sistema de InformaciónInterna

Entidades

Contraloría

Eficacia(Cobertura, Focalización)Calidad

Eficacia (Cobertura, Focalización)EficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Presupuesto(Productos Finales)

Sistema deInformación Interna(Productos Intermedios)

Presupuesto

Sistema de Información interna(Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratégicos)

Presupuesto

Sistema de Información Directivo

Presupuesto

Sistema de Información Directivo

ORGANISMO DE PLANIFICACION

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADOINTERMEDIO

RESULTADO

FINAL

Cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos

Qué ámbitos se van a medir Cuáles dimensiones

UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:

Corresponde construir cada uno de los indicadores

3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.

El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo

Nombre del indicador Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con

ese indicador Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben

definirse en una nota explicativa

“Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”

Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Sentido de la medición Indicador ascendente o descendente

Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente

En general:

Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente.

Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes.

Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes

Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes

3. Fórmula de cálculo

La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre

(Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100

Productos

Usuarios

Objetivos Estratégicos

Indicador(Producto, Resultado Intermedio, Resultado Final)

Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economía

Fórmula Desempeño histórico

Metas del Indicador

Monto Estimación Recursos

Presupuestarios(millones de

colones)

FuenteDe

Datos

Observaciones

Línea Base FF FF

DirecciónAdministrativa Financiera, RRHH

Contar con el personal profesionalizado y comprometido con altos estándares de calidad

Porcentaje de centros PANI que cuentan con sicólogos capacitados en tratamiento de niños

Total de Centros que cuentan con psicologos capacitados/ Total de Centros

2005

10%

2006

15%

2007

15%

2008

30%

2009

50%

2010

60%

El financiamiento es a través de transferencia de Ministerio de Trabajo

INSTITUCIÓN: PANI

PROGRAMA O SUBPROGRAMA: Actividades Centrales

OBJETIVO(S) ESTRATÉGICO(S) INSTITUCIONAL(ES):Nombre,

:

Fórmula

Metas

Fuentes deDatos

Fuentes deDatos

Nº de usuariosatendidos

Nº de certificados emitidos

Monto inversión ejecutada

Nº de usuarios por atender

Nº Certificados solicitados

Monto asignado para inversión

Lo que se hace Lo que debe hacerse

DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO

LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO

Porcentaje de vías navegables ya habilitadas

Fórmula de cálculo

Vías navegables habilitadas año t/Vías navegables programadas año t

1999 2000 2001

s/d s/d (120/143)*100 83,9%

FORMULAR ALGORITMOS

B) DEFINICIÓN DE RATIOS

Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficienciaCostos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas

Producto medio:Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores


TASA DE VARIACION

Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red

Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001

[(Equipos incorporados y 53 71 96conectados en el año t/equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%


Tiempo máximo de respuesta de tramitación

Fórmula de cálculo:

1999 2000 MetaSumatoria de N°de días deTramitación/N°de tramitacionesRealizadas 18días 30días 25días

(días)

4. Validar los indicadores

5. RECOPILAR LOS DATOS PARA CONSTRUIR LOS INDICADORES

Información contable-presupuestaria

Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales

Benchmarking,etc

TIPOS DE INFORMACION

6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición

DESEMPEÑO HISTORICO

LINEA BASE

OBJETIVOS DEFINIDOS

DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

7. Señalar las fuentes de datos

Registros de la institución (posibles de auditar)

Estadísticas oficiales

Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Supuestos (observaciones)

Aspectos no controlables por la institución

Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc

Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación)

Flujo de recursos internacionales, etc.

Cómo seleccionar los indicadores Por su relevancia para el cumplimiento

de la misión y los objetivos estratégicos de la institución

Aplicar ejercicio de identificación de indicadores relevantes considerando MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y PRODUCTOS)

Cómo seleccionar los indicadores

Por la importancia de la variable medida para mejorar el desempeño a partir de la evaluación

Por la disponibilidad de datos que tengo

Por la capacidad de controlar el desempeño

Con aportes del Grupo de Trabajo de Indicadores. DGPN/STAP

Preguntas de validación Requisito a validar SI/ NO ¿Se relaciona el indicador con el objetivo al cual está

vinculado? ¿Se relaciona el indicador con el producto al cual está

vinculado? ¿Se relaciona el indicador con la misión del programa o

subprograma? ¿Es importante el indicador para la institución? El indicador tiene claramente una meta o referente para ser

medido su resultado El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el

grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado

para poder ser analizado por el responsable

Preguntas de validación¿ Se ha definido la frecuencia de medición del indicador?

¿ La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir?

¿Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador?

¿El resultado de este indicador podría estar condicionado solo por factores internos?

¿Está la información de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el publico en general, etc.)

• ¿El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la institución y el programa, grupos de interés públicos, etc.)

•¿Es importante el indicador para el usuario?

•¿Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institución?

Recomendaciones para construir indicadores estratégicos y evitar incentivos perversos

EVITAR INDICADORES QUE NO EXPRESAN LOGROS DADO QUE LA DEMANDA DEBE SER 100% SATISFECHA

N°de certificados de antecedentes emitidos/ N° de certificados solicitados

Cantidad de permisos otorgados de portación de armas/Cantidad de solicitudes recibidas

Esta prestación constituye una obligación legal de ser satisfecha,

dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada

Resultado será siempre de 100%

Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisión, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geográfica).

Ejemplo

“Atención de emergencias” Indicador: Número de emergenciasprogramadas

Meta: 1000

Número de emergencias que se atendieron

1500En el Informe de evaluación anual

aparece como “Meta superada”

Evitar indicadores que generen incentivos perversos”

Aumento en los porcentajes de recaudación por multas a contribuyentes evasores

Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalización en áreas donde las multas sean más onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economía, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.


Porcentaje de detenciones por delitos

Puede incentivarse una acción represiva no acorde con la situación delictiva, o destinar recursos extras para la represión del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)


Disminución de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado.

Número de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)

INTEGRALIDAD DE LA MEDICION

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%de la población escolar.

Llegar a un costos promedio de $5

Alcanzar1000 calorías por ración

INDICADOR DE CALIDAD

* Calorías por ración. * Porcentaje de aceptaciónde los escolares (encuesta)

INDICADOR DE EFICIENCIA

Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número deraciones

INDICADOR DE EFICACIA

Población escolar en programa / población escolar total

Indicadores que permitan medir continuamente (año a año) variables relevantes en el cumplimiento de la misión y de interés para la ciudadanía Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudación de impuestos Porcentaje de vías en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta

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