lietotāja rokasgrāmata - dagda · dokumentu vadības sistēma - namejs 29.08.2014 versija datums...

PIPP

Dokumentu vadības sistēma

Lietotāja rokasgrāmata

Versija: 3.4.14.

© RIX Technologies

Rīga, 2015

Lietotāja rokasgrāmata Versija: 3.4.13

Dokumentu vadības sistēma - NAMEJS 29.08.2014

DOKUMENTA VERSIJU KONTROLE

Versija Datums Izmaiņas Autors

1.0.0 01.06.2007 Sagatavota sākotnējā versija Egija Lasmane

1.0.1 08.06.2007 Papildināts viss teksts Toms Rozentāls

1.0.2 04.07.2007 Papildināta, rediģēta visa versija 1.0.1 Egija Lasmane






1.0.8 15.07.2009

Papildināta versija 1.0.7:Rediģēta nodaļa:9.2 Dokumenta ekrānforma;Pievienotas jaunas nodaļas:9.9 Dokumentu elektroniska sarakste starp struktūrvienībām;9.10 Dokumentu elektroniska sarakste starp organizācijām;18.3.1 Klaviatūras taustiņu izmantošana;18.3.2 Peles taustiņu izmantošana

Egija Lasmane

1.0.9 19.11.2009 Papildināts viss dokumentācijas teksts Egija Lasmane

2.0.0 22.12.2009 Papildināts dokumenta versijas 1.0.9 viss teksts

Egija Lasmane

2.1.0 07.06.2010 Pievienotas jaunas nodaļas:1.8 Ierosinājumu iesniegšana, problēmu ziņošana;2.3 Neparedzētu gadījumu apstrāde;13 Kalendārs jeb notikumu plānotājs un visi šīs nodaļas apakšnodaļas;15 Ekrānformu saraksts;16 Tabulu saraksts;Papildinātas nodaļas:1.3 Rokasgrāmatas lietošanas apraksts;5.2 Sistēmas mapju struktūra;6.1 Dokumentu saraksts;6.3 Kontaktu saraksts;7.1 Jauna kontakta reģistrēšana;7.2.2 Darba informācijas reģistrēšana;8.1.1 Kontakta meklēšanas rezultātu saraksts;9.1 Dokumenta reģistrēšana;9.2 Dokumenta ekrānforma;9.2.1 Datnes pievienošana un rediģēšana;9.4 Saistītie dokumenti;

Egija Lasmane

© A/S "RIX Technologies" 2 (314)




9.8 Dokumentu dzēst no aprites;11.2 Uzdevuma reģistrēšana;11.6 Uzdevuma izpilde;Mainīts nodaļu izkārtojums.

3.0.7 30.09.2010 Mainītas ekrānformas.Papildinātas nodaļas:4 Sistēmas sākumlapa;4.1 Ievadlapa;5.2 Sistēmas mapju struktūra;7.2 Fiziskas personas kontakta ekrānforma;7.3 Organizācijas, Struktūrvienības kontakta ekrānforma;7.3.1 Organizācijas, Struktūrvienības kontakta datu uzturēšana;8 Meklēšana;9.2 Dokumenta ekrānforma;9.2.1 Datnes pievienošana un rediģēšana;9.4 Saistītie dokumenti;11.2 Uzdevuma reģistrēšana;11.3 Rezolūcijas reģistrēšana;13.5.1 Notikumu izvērstā meklēšana;Izveidota jauna nodaļa:4.1.1 Ātrā meklēšana no ievadlapas;4.1.2 Lietotāja personalizēto sarakstu konfigurēšana;7.5 Kontakta komunikācija;8.2 Nekustamo īpašumu meklēšana;8.2.1 Nekustamo īpašumu meklēšanas rezultātu saraksts.

Ksenija LāceMāris Pētersons

3.1.0 29.03.2011 Mainītas visas ekrānformas.Papildinātas un izveidotas visas nodaļas 12 Sanāksmju vadība apakšnodaļas;Papildinātas nodaļas 9 Dokumentu vadība visas apakšnodaļas;Papildinātas nodaļas:8.1 Kontaktu meklēšana;8.1.1 Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts;8.3 Dokumentu meklēšana;8.3.1 Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts;Izveidota jauna nodaļa:9.6 Dokuments izskatīšanai sanāksmē.

Egija Lasmane

3.2.0 15.07.2011 Papildinātas nodaļas:5.2 Sistēmas mapju struktūra;

Egija Lasmane





7.2.2 Darba informācijas reģistrēšana;8.5 Ātrā meklēšana;9.4 Saistītie dokumenti / notikumi;14.1.1 Notikuma reģistrēšana kalendārā;14.4 Notikumam saistīto dokumentu pievienošana;Izveidotas jaunas nodaļas:9.12.1 Iesniegums ‘PII pieteikums’ vai ‘VII pieteikums’;9.12.2 Iesniegums ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’;14.1.2 Notikuma reģistrēšana no e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’;Mainītas ekrānformas:Ekrānforma 2. Pieslēgšanās sistēmai;Ekrānformas bloks 1. Sistēmas sākuma lapasšķirkļi un informācija;Ekrānforma 103. Kalendāra notikuma ‘Sanāksme’ piemērs;Ekrānforma 104. Kalendāra notikuma ‘Apmeklējuma’ piemērs;Izveidota jauna nodaļa ar apakšnodaļām:13 PII / VII pieteikumu modulis

3.3.0 29.08.2011 Jaunas nodaļas:4.1.3 Lietotāja personalizēto darbību konfigurēšana6.5 Ierakstu filtrēšana dokumentu un uzdevumu sarakstosPapildinātas nodaļas:3 Darba sākšana ar sistēmu4 Sistēmas sākumlapa4.1 Ievadlapa4.1.2 Lietotāja personalizēto sarakstu konfigurēšana4.2 Namejs darba lapa5 Namejs darba lapas navigācijas koks5.2 Sistēmas mapju struktūra6.1 Dokumentu saraksts6.2 Uzdevumu saraksts6.3 Kontaktu saraksts6.4 Kontroles dokumentu saraksts7.4 Adreses reģistrācija un atlase9.1 Dokumenta reģistrēšana9.2 Dokumenta ekrānforma9.2.2 Papīra dokumenta skenēšana

Egija Lasmane





9.3 Dokumentam uzdevumu reģistrēšana9.3.1 Dokumentam uzdevuma pievienošana9.3.2 Dokumentam pakārtoto uzdevumu pievienošana9.3.3 Dokumentam apakšuzdevumu pievienošana9.3.4 Dokumentam rezolūcijas reģistrēšana9.3.5 Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana11.1 Uzdevuma ekrānforma11.2 Uzdevuma reģistrēšana11.2.1 Dokumenta statusa maiņa atkarībā noizpildē esoša uzdevuma veida11.2.2 Dokumentam vairāku uzdevumu reģistrēšana11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi11.5 Virsuzdevuma apakšuzdevumi11.6 Uzdevuma izpilde11.6.1 Uzdevuma izpildīšana11.6.2 Uzdevuma izpilde atkarībā no tā veida11.6.3 Uzdevumu secīga nosūtīšana izpildei11.7 Uzdevuma paziņojumi11.8.1 Uzdevuma manuālā deleģēšana11.8.2.2 Aktuālās informācijas reģistrēšana

3.4.0 09.05.2012 Papildinātas nodaļas:7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana9.2. Dokumenta ekrānforma9.11.1 Dokumenta nosūtīšana un saņemšanauz e-pastuJaunas nodaļas:7.5 Kontaktu manuāla apvienošana9.2.3 No DIV saņemto dokumentu saņemšanas vēsture9.2.4 Dokumentu nosūtīšana caur DIV9.2.5 Caur DIV nosūtīto dokumentu nosūtīšanas vēsture9.11.1.1 Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture

Marita Pētersone

3.4.1 19.06.2012 Papildinātas nodaļas:7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana7.5 Kontaktu manuāla apvienošana9.2. Dokumenta ekrānforma9.11.1 Dokumenta nosūtīšana un saņemšanauz e-pastu

Marita Pētersone





3.4.2 18.12.2012 Papildinātas nodaļas:2.1 Prasības lietotāja darba stacijai2.3 Neparedzētu gadījumu apstrāde4 Sistēmas sākuma lapa4.1 Ievadlapa6.1 Dokumentu saraksts7.6 Kontakta komunikāciju vēsture9.1 Dokumenta reģistrēšana9.2 Dokumenta ekrānforma9.4 Saistītie dokumenti / notikumi11.2 Uzdevuma reģistrēšana11.6 Uzdevuma izpilde11.6.1 Uzdevuma izpildīšana12.3.2.1 Jauna darba kārtības punkta pievienošana12.3.3.2 Protokola pievienošana / ģenerēšana14.3 Notikumam uzdevumu pievienošana

Egija Lasmane

3.4.3 19.07.2013 Izveidota jauna nodaļa:9.3 Dokumentu kartiņas ievadlauku pieejamība9.5 Dokumenta iesniegšana citā iestādē17.3 Saņemtā un izstrādājamā dokumenta aprites shēmaIzņemta nodaļa:9.11 Dokumentu elektroniska sarakste starp organizācijām

Egija Lasmane

3.4.4 28.08.2013 Izveidota jauna nodaļa:12.5.3.3 Darba kārtības 0.punkta priekšlikumu pievienošana darba kārtībai un lēmuma projekta izveidošana – ProtokolētājsPapildinātas nodaļas:5.2 Sistēmas mapju struktūra9.5.1 Dokumentam uzdevuma pievienošana9.8 Dokumenta tiesību definēšana11.6 Uzdevuma izpilde11.6.1 Uzdevuma izpildīšana11.6.2 Uzdevuma izpilde atkarībā no tā veida12.3.2.2 Darba kārtības punkta papildināšana / rediģēšana12.4.1 Sanāksmju darba lapa12.4.4 Priekšlikumu nodošana uz balsošanu–Protokolētājs12.5.3 Darba kārtības punkta izskatīšana12.5.3.2 Pieņemtā lēmuma norādīšana – Protokolētājs

Egija Lasmane, Linda Rožkalna





3.4.5 07.10.2013 Papildinātas nodaļas:9.2 Dokumentu kartiņas aizpildīšana/ darbības9.2.1 Datnes pievienošana un rediģēšana

Linda Rožkalna

3.4.6 16.12.2013 Saistībā ar sistēmas konfigurācijas parametros pievienoto DIV moduli, veikti papildinājumi nodaļās:7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana8.1.1 Kontakta meklēšanas rezultātu saraksts9.13.3 Dokumentu nosūtīšana caur DIV

Inga Pureniņa, Aiva Bite

3.4.7. 28.01.2014. Papildinātas nodaļas: 1.7 Lietojamība1.3 Rokasgrāmatas lietošanas apraksts2.1 Prasības lietotāja darba stacijai4.1.1 Ātrā meklēšana no ievadlapas9.2 Dokumenta kartiņas aizpildīšanas darbības2.4.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade3. Darba sākšana ar sistēmu9.3.1 Dokumenta reģistrēšana no e-pasta5.2 Sistēmas mapju struktūra12.3.2.1 Jauna darba kārtības punkta pievienošana

Inga Pureniņa

3.4.8. 24.02.2014. Papildinātas nodaļas: 5.2 Sistēmas mapju struktūra7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana7.7 Saistībā ar DIV Izmantojamo kontaktu manuāla apvienošana9.13.3 Dokumentu nosūtīšana caur DIV9.12 Dokumentu nosūtīšana uz e-pastu8.1.1 Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts10 Elektroniskais paraksts9.13.1 Dokumentu kartiņas datu bloks Korespondents10.4 Elektroniska dokumentu parakstīšana9.13.5 Dokumentu nosūtīšanas uz e-pastu vēsture

Inga PureniņaAiva Bite

3.4.9. 12.03.2014. 11.3.2.1 Jauna darba kārtības punkta pievienošana

Inga Pureniņa





9.12 Dokumenta nosūtīšana uz e-pastu7.2.1 Fiziskas personas kontakta datu uzturēšana7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontaktu datu uzturēšana7.7 Saistībā ar DIV izmantojamo kontaktu manuāla apvienošana9.13.1 Dokumentu kartiņas datu bloks Korespondents9.3.4 Caur DIV saņemtā dokumenta reģistrēšana

3.4.10. 24.03.2014. 11.2 Uzdevuma reģistrēšana5.2 Sistēmas mapju struktūra7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana9.10 Datnes versiju vēsture9.2.1 Datnes pievienošana un rediģēšana

Inga Pureniņa

3.4.11. 22.05.2014. 7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana9.2 Dokumentu kartiņas aizpildīšana/ darbības9.13.3 Dokumentu nosūtīšana caur DIV2.1 Prasības lietotāja darba stacijai9.2.1 Datnes pievienošana un rediģēšana11.3 Rezolūcijas reģistrēšana10.1 Elektroniskā paraksta datnes pievienošana6.1 Dokumentu saraksts6 Sarakstu vadība

Inga Pureniņa

3.4.12. 12.06.2014. 4.1 Ievadlapa8.2.1 Nekustamo īpašumu meklēšanas rezultātu saraksts8.1.1 Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts11.6.1 Uzdevuma izpildīšana6 Sarakstu vadība8.3.1 Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts12.5.3 Darba kārtības punkta izskatīšana

Inga Pureniņa

3.4.13. 29.08.2014. 9.2 Dokumenta kartiņas aizpildīšanas darbības17.4.3 Klaviatūras taustiņuizmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas2.3 Neparedzētu gadījumu apstrāde11.6.2 Uzdevuma izpilde atkarībā no tā veida11.8.2.2 Aktuālās informācijas jeb

Inga Pureniņa





prombūtņu reģistrēšana4.1. Ievadlapa

3.4.14. 11.6.1 Uzdevuma izpildīšana7.3.1 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana11.2 Uzdevuma reģistrēšana9.3.1 Dokumenta reģistrēšana no e-pasta9.4.4. Caur DIV saņemta dokumenta reģistrēšana9.13.3. Dokumentu nosūtīšana caur DIV7.4. Adreses reģistrācija un atlase9.2.1. Datnes pievienošana un rediģēšana

Inga Pureniņa




SATURS

DOKUMENTU VADĪBAS SISTĒMA.................................................................................1

1IEVADS.....................................................................................................................4

1.1AUDITORIJAS RAKSTUROJUMS.......................................................................................41.2ROKASGRĀMATAS MĒRĶIS............................................................................................41.3ROKASGRĀMATAS LIETOŠANAS APRAKSTS..........................................................................41.4PIEŅEMTIE APZĪMĒJUMI UN VIENOŠANĀS...........................................................................51.5BIZNESA TERMINU VĀRDNĪCA........................................................................................51.6SAISTĪBA AR CITIEM DOKUMENTIEM................................................................................61.7LIETOJAMĪBA...........................................................................................................61.8IEROSINĀJUMU IESNIEGŠANA, PROBLĒMU ZIŅOŠANA.............................................................6

2VISPĀRĒJS SISTĒMAS DARBĪBAS APRAKSTS............................................................7

1.9PRASĪBAS LIETOTĀJA DARBA STACIJAI..............................................................................71.10DOKUMENTU APRITES PAMATPRINCIPI SISTĒMĀ..................................................................71.11NEPAREDZĒTU GADĪJUMU APSTRĀDE..............................................................................81.12EKRĀNFORMĀS DATU IEVADES VAI APSTRĀDES VEIDI...........................................................9

2.1.1Kontakta ievadlauks.........................................................................................92.1.2Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade...........................................................10

3DARBA SĀKŠANA AR SISTĒMU................................................................................11

4SISTĒMAS SĀKUMA LAPA........................................................................................12

1.13IEVADLAPA..........................................................................................................124.1.1Ātrā meklēšana no ievadlapas..........................................................................144.1.2Datu blokā ‘Mani saraksti’ lietotāja personalizēto sarakstu konfigurēšana...............154.1.3Datu blokā ‘Darbības’ lietotāja personalizēto darbību konfigurēšana......................16

1.14NAMEJS DARBA LAPA..............................................................................................17

5NAMEJS DARBA LAPAS NAVIGĀCIJAS KOKS............................................................18

1.15NAVIGĀCIJA SISTĒMĀ..............................................................................................181.16SISTĒMAS MAPJU STRUKTŪRA....................................................................................181.17LIETOTĀJU TIESĪBAS...............................................................................................22

6SARAKSTU VADĪBA.................................................................................................23

1.18DOKUMENTU SARAKSTS...........................................................................................231.19UZDEVUMU SARAKSTS.............................................................................................251.20KONTAKTU SARAKSTS.............................................................................................261.21KONTROLES DOKUMENTU SARAKSTS............................................................................261.22IERAKSTU FILTRĒŠANA DOKUMENTU UN UZDEVUMU SARAKSTOS.............................................271.23SARAKSTA SKATĪJUMA DEFINĒŠANA..............................................................................28

7KONTAKTU VADĪBA.................................................................................................29

1.24JAUNA KONTAKTA REĢISTRĒŠANA................................................................................291.25FIZISKAS PERSONAS KONTAKTA EKRĀNFORMA.................................................................29

7.1.1Fiziskas personas kontakta datu uzturēšana.......................................................297.1.2Darba informācijas reģistrēšana.......................................................................30

1.26ORGANIZĀCIJAS, STRUKTŪRVIENĪBAS KONTAKTA EKRĀNFORMA..............................................317.1.3Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana....................................31

1.27ADRESES REĢISTRĀCIJA UN ATLASE.............................................................................331.28KONTAKTA KOMUNIKĀCIJU VĒSTURE.............................................................................331.29INFORMĀCIJAS SAŅĒMĒJU SARAKSTA REĢISTRĒŠANA..........................................................341.30SAISTĪBĀ AR DIV IZMANTOJAMO KONTAKTU MANUĀLĀ APVIENOŠANA......................................35




8MEKLĒŠANA............................................................................................................37

1.31KONTAKTA MEKLĒŠANA............................................................................................378.1.1Kontakta meklēšanas rezultātu saraksts............................................................39

1.32NEKUSTAMO ĪPAŠUMU MEKLĒŠANA...............................................................................408.1.2Nekustamo īpašumu meklēšanas rezultātu saraksts............................................40

1.33DOKUMENTU MEKLĒŠANA.........................................................................................418.1.3Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts........................................................43

1.34UZDEVUMU MEKLĒŠANA...........................................................................................441.35ĀTRĀ MEKLĒŠANA..................................................................................................45

8.1.4Ātrā meklēšana dokumentu sarakstā.................................................................468.1.5Ātrā meklēšana kontaktu sarakstā....................................................................46

9DOKUMENTU VADĪBA..............................................................................................48

1.36DOKUMENTA REĢISTRĒŠANA......................................................................................481.37DOKUMENTA KARTIŅAS AIZPILDĪŠANA / DARBĪBAS............................................................48

9.1.1Datnes pievienošana un rediģēšana..................................................................549.1.2Papīra dokumenta skenēšana...........................................................................55

1.38SAŅEMTĀ NEAPSTRĀDĀTĀ DOKUMENTA REĢISTRĒŠANA.......................................................579.1.3Dokumenta reģistrēšana no e–pasta.................................................................579.1.4Dokumentu elektroniska sarakste starp struktūrvienībām....................................589.1.5Dokumenta reģistrēšana no e-pakalpojuma.......................................................60

9.3.3.1 Iesniegums ‘PII pieteikums’ vai ‘VII pieteikums’.......................................................609.3.3.2 Iesniegums ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’............................................................60

9.1.6Caur DIV saņemta dokumenta reģistrēšana.......................................................611.39DOKUMENTA IESNIEGŠANA CITĀ IESTĀDĒ......................................................................621.40DOKUMENTAM UZDEVUMU REĢISTRĒŠANA......................................................................64

9.1.7Dokumentam uzdevuma pievienošana...............................................................659.1.8Dokumentam pakārtoto uzdevumu pievienošana................................................669.1.9Dokumentam apakšuzdevumu pievienošana......................................................669.1.10Dokumentam rezolūcijas reģistrēšana.............................................................669.1.11Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana................................................67

1.41DOKUMENTU KARTIŅAS IEVADLAUKU PIEEJAMĪBA..............................................................671.42SAISTĪTIE DOKUMENTI / NOTIKUMI..............................................................................691.43DOKUMENTA TIESĪBU DEFINĒŠANA..............................................................................701.44DOKUMENTS IZSKATĪŠANAI SANĀKSMĒ.........................................................................721.45 DATNES VERSIJU VĒSTURE.......................................................................................721.46 DOKUMENTU DZĒST NO APRITES................................................................................731.47 DOKUMENTA NOSŪTĪŠANA UZ E–PASTU........................................................................731.48 DIV DOKUMENTU APSTRĀDE UN INFORMĀCIJA................................................................74

9.1.12Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents.................................................749.1.13No DIV saņemto dokumentu saņemšanas vēsture.............................................759.1.14Dokumentu nosūtīšana caur DIV.....................................................................759.1.15Caur DIV nosūtīto dokumentu nosūtīšanas vēsture...........................................779.1.16Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture.....................................................77

10 ELEKTRONISKAIS PARAKSTS..............................................................................79

10.1 ELEKTRONISKĀ PARAKSTA DATNES PIEVIENOŠANA............................................................79 10.2 ELEKTRONISKĀ PARAKSTA PĀRBAUDE..........................................................................7910.3 ELEKTRONISKI PARAKSTĪTO DATU APSKATE....................................................................7910.4 DOKUMENTA ELEKTRONISKĀ PARAKSTĪŠANA...................................................................80

11 UZDEVUMU VADĪBA..............................................................................................82

11.1.UZDEVUMA EKRĀNFORMA........................................................................................8211.2.UZDEVUMA REĢISTRĒŠANA......................................................................................82




11.2.1.Dokumenta statusa maiņa atkarībā no izpildē esoša uzdevuma veida.................8411.2.2.Dokumentam vairāku uzdevumu reģistrēšana.................................................85

11.3.REZOLŪCIJAS REĢISTRĒŠANA...................................................................................8511.4.VIRSUZDEVUMA PAKĀRTOTIE UZDEVUMI.......................................................................8611.5.VIRSUZDEVUMA APAKŠUZDEVUMI...............................................................................8711.6.UZDEVUMA IZPILDE...............................................................................................88

11.6.1.Uzdevuma izpildīšana...................................................................................9011.6.2.Uzdevuma izpilde atkarībā no tā veida............................................................9311.6.3.Uzdevumu secīga nosūtīšana izpildei..............................................................9411.6.4.Uzdotā uzdevuma atcelšana..........................................................................94

11.7.UZDEVUMA PAZIŅOJUMI..........................................................................................9411.8.UZDEVUMU DELEĢĒŠANA.........................................................................................95

11.8.1.Uzdevuma manuālā deleģēšana.....................................................................9611.8.2.Uzdevumu automātiskā deleģēšana...............................................................96

11.8.2.1.Aktuālās informācijas jeb prombūtņu saraksts........................................................9611.8.2.2.Aktuālās informācijas jeb prombūtņu reģistrēšana..................................................96

12.SANĀKSMJU VADĪBA............................................................................................98

12.1. SANĀKSMJU SARAKSTS..........................................................................................9812.2. JAUNAS SANĀKSMES IZVEIDOŠANA............................................................................9912.3.SANĀKSMES DATU SAGATAVOŠANA............................................................................101

12.3.1.Sanāksmes dalībnieku pievienošana.............................................................10112.3.2.Sanāksmes darba kārtība............................................................................103

12.3.2.1.Jauna darba kārtības punkta pievienošana...........................................................10312.3.2.2.Darba kārtības punkta papildināšana /rediģēšana.................................................10512.3.2.3.Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts..........................................................106

12.3.3.Sanāksmes dokumenti – darba kārtība un protokols.......................................10712.3.3.1.Darba kārtības pievienošana / ģenerēšana...........................................................10712.3.3.2.Protokola pievienošana / ģenerēšana..................................................................10812.3.3.3.Sanāksmes darba kārtības vai protokola nosūtīšana uz e–pastu..............................109

12.4. SAGATAVOŠANĀS SANĀKSMEI.................................................................................11112.4.1.Sanāksmju darba lapa................................................................................11112.4.2.Priekšlikumu pievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām.............................11312.4.3.Priekšlikumu pievienošana – sanāksmes protokolētājam.................................11412.4.4.Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs......................................116

12.5.SANĀKSMES NORISE AR ELEKTRONISKO BALSOŠANU.......................................................11712.5.1.Sanāksmes uzsākšana – Vadītājs.................................................................11712.5.2.Autorizēšanās sanāksmei............................................................................11712.5.3.Darba kārtības punkta izskatīšana................................................................118

12.5.3.1 Darba kārtības punkta priekšlikumu pievienošana darba kārtībai un lēmuma projekta izveidošana - Protokolētājs............................................................................................12012.5.3.2 Balsojuma uzsākšana un veikšana......................................................................12112.5.3.3 Pieņemtā lēmuma norādīšana – Protokolētājs.......................................................12312.5.3.1.Darba kārtības punkta priekšlikumu pievienošana darba kārtībai un lēmuma projekta izveidošana – Protokolētājs............................................................................................12412.5.3.2.Darba kārtības punktu atzīmēt kā izskatītu..........................................................12412.5.3.3.Sanāksmes slēgšana........................................................................................125

1PII / VII PIETEIKUMU MODULIS...........................................................................126

1.49 PII / VII PIETEIKUMI..........................................................................................1261.1 PII VAI VII PIETEIKUMU IZDRUKA UN EKSPORTS.............................................................1271.2 PII / VII PIETEIKUMU REĢISTRĒŠANA.........................................................................1281.3 PII/VII PIETEIKUMU EKRĀNFORMA.............................................................................128

1.3.1Pieteikuma kartiņas izdruka...........................................................................129

1KALENDĀRS JEB NOTIKUMU PLĀNOTĀJS..............................................................132




1.50 NOTIKUMU KALENDĀRS.........................................................................................1321.1.1Notikuma reģistrēšana kalendārā....................................................................1331.1.2Notikuma reģistrēšana no e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’...........134

1.2APMEKLĒJUMU STATISTIKA........................................................................................1351.3NOTIKUMAM UZDEVUMU PIEVIENOŠANA.........................................................................1361.4NOTIKUMAM SAISTĪTO DOKUMENTU PIEVIENOŠANA...........................................................1371.5NOTIKUMU MEKLĒŠANA............................................................................................137

1.5.1Notikumu izvērstā meklēšana.........................................................................1371.5.2Notikumu ātrā meklēšana..............................................................................1381.5.3Ātrās/ Izvērstās notikumu meklēšanas rezultātu saraksts..................................138

2EKRĀNFORMU SARAKSTS......................................................................................139

3TABULU SARAKSTS................................................................................................140

4PIELIKUMI............................................................................................................141

4.1UZDEVUMA VEIDA IZVĒLE ATBILSTOŠI DOKUMENTA STATUSAM..............................................1414.2 DOKUMENTA SPIEDPOGU DARBĪBAS PIEEJAMĪBA..............................................................1414.3 SAŅEMTĀ UN IZSTRĀDĀJAMĀ DOKUMENTA APRITES SHĒMA..................................................1414.4ĀTRĀS UZZIŅAS ROKASGRĀMATA................................................................................142

4.4.1 Klaviatūras taustiņu izmantošana...................................................................1424.4.2Peles taustiņu izmantošana............................................................................1439.1.17Klaviatūras taustiņu izmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas.............143




1 Ievads

1.1 Auditorijas raksturojums

Šī lietotāja rokasgrāmata ir paredzēta Dokumentu vadības sistēmas (DVS) NAMEJS lietotājiem,kuriem ir dotas tiesības strādāt ar Dokumentu vadības sistēmu.

Lietotāja rokasgrāmata satur instrukcijas par DVS NAMEJS darbību, kur noteiktas sistēmasdarbības ir pieejamas sistēmas lietotājam.

Sistēmas lietotājam, lai strādātu ar DVS NAMEJS, ir nepieciešama pieredze darbā ar datoru uninterneta lietošanu. Kā arī izprast lietvedības procesu un dokumentu apriti savā iestādē vaiorganizācijā.

1.2 Rokasgrāmatas mērķis

Rokasgrāmatas mērķis ir:

Aprakstīt dokumentu vadības sistēmas darbības vispārīgos principus;

Informēt sistēmas lietotājus, kādā veidā veikt noteiktas darbības sistēmā, reģistrējotdokumentus un veicot to apstrādi sistēmā;

Sniegt katras funkcijas ievades un izvades ekrānformu piemērus, kā arī ekrānformasievadlauku un pieejamo darbību aprakstu;

Sniegt paskaidrojumus rīcībai iespējamo kļūdu un problēmu situāciju gadījumos;

Sniegt sistēmā un dokumentā izmantoto saīsinājumu, apzīmēju un terminu skaidrojumu.

Rokasgrāmata ir paredzēta dokumentu vadības sistēmas (turpmāk tekstā – sistēma)lietotājiem, tas ir, lietvedēm un sekretārēm, vadītājiem, sistēmas administratoriem unjebkuram darbiniekam, kurš iesaistās dokumentu apritē.

Izmantojot sistēmu, lietotāji varēs veikt dokumentu izstrādi, reģistrāciju, saskaņošanu,apstiprināšanu, nosūtīšanu un saņemšanu, kontroli, arhivēšanu, sanāksmju organizēšanu unjebkuru izrietošo darbību dokumentēšanu, kā arī darba uzdevumu veidošanu, uzdošanu unizpildes kontroli. Papildus sistēmu var izmantot arī sadarbības nodrošināšanai ar integrācijasvidi, dokumentu aprites nodrošināšanai starp organizācijām un e–pakalpojumu saņemšanasatbalstam.

Lai izmantotu rokasgrāmatu kā palīdzības informāciju darbā ar sistēmu, sistēmas lietotājiemnepieciešamas šādas priekšzināšanas:

iemaņas darbam MS Windows vidē;

iemaņas darbam ar pārlūkprogrammu Internet Explorer;

izpratne un zināšanas par dokumentu aprites darbības procesiem.

1.3 Rokasgrāmatas lietošanas apraksts

Dokuments sastāv no 17 nodaļām:

1. nodaļa Ievads – tajā aprakstīts dokumenta nolūks, lietošanas apraksts, uzskaitītas un izskaidrotas dokumentā izmantotās definīcijas un saīsinājumi, skaidrota saistība ar citiem dokumentiem.

2. nodaļa Vispārējs sistēmas darbības apraksts – tajā aprakstītas prasības lietotāju




darbstacijai, aprakstīta sistēmas uzbūves funkcijas, dokumentu aprites pamatprincipi, darba uzsākšanas instrukcijas, informācija par sistēmas lietotājiem piešķirtajām tiesībām, tipveida ievadlauku aizpildīšana un rīcība kļūdas paziņojuma vai kādā citā neparedzētā situācijā.

3. nodaļa Darba sākšana ar sistēmu – tajā ir aprakstīts kā atvērt un autorizēties sistēmā.4. nodaļa Sistēmas sākuma lapa – tajā ir aprakstīti sākumlapas četri šķirkļi, to izkārtojums

un darbošanos tajās.5. nodaļa Namejs darba lapas navigācijas koks – tajā ir aprakstīta sistēmas navigācijas

koka uzbūve, darbības ar tā, mapju struktūru un lietotāju tiesības uz navigācijas koka mapēm.

6. nodaļa Sarakstu vadība – tajā ir aprakstīts dokumentu, kontaktu, uzdevumu, sanāksmju, konfigurēšanas, administrēšanas sarakstā iekļaujamo kolonu atlasi, kārtošanu katram sistēmas lietotājam un to izmantošanu atskaitēm.

7. nodaļa Kontaktu vadība – tajā ir aprakstīts kā reģistrēt sistēmā jaunu kontaktu, kā fiziskai personai pievienot darba informāciju, adreses norādīšanu un vienotas informācijas kontaktu saraksta izveidošanu.

8. nodaļa Meklēšana – tajā ir aprakstīta kontaktu, dokumentu, uzdevumu konkrētu ierakstu meklēšana sarakstos un ievadlaukos, kā arī aprakstīta ātrā meklēšanas sarakstos.

9. nodaļa Dokumentu vadība – tajā ir aprakstīta dokumenta ekrānforma, tās ievadlauki, kā reģistrēt dokumentu, pievienot skenētu, vai elektronisku dokumentu, par dokumentam uzdevumu, saistīto dokumentu pievienošanu. Aprakstīta dokumentu iekšējā un ārējā elektroniskā sarakste.

10. nodaļa Elektroniskais paraksts – tajā ir aprakstīta elektroniski parakstīta dokumenta pievienošana dokumenta kartiņā, kā pārbaudīt elektronisko parakstu, paraksta pārbaudes apskate un kā elektroniski parakstīt dokumentu.

11. nodaļa Uzdevumu vadība – tajā ir aprakstīta uzdevuma ekrānforma, tās ievadlauki, kā reģistrēt uzdevumu nesaistītu un saistītu ar dokumentu. Aprakstīts kā uzdevumu izpildīt, kā to deleģēt manuāli un automātiski.

12. nodaļa Sanāksmju vadība – tajā ir aprakstīta sanāksmes reģistrēšana, darba kārtības punktu, tiem saistīto dokumentu un dalībnieku pievienošana.

13. nodaļa PII/VII pieteikumu modulis – tajā ir aprakstītas funkcijas, kas saistītas ar bērnu dārza un skolu rindu pieteikumu datu reģistrēšanu sistēmā,

14. nodaļa Kalendārs jeb notikumu plānotājs – tajā ir aprakstīta amatpersonu kalendārā notikumu plānošanas uzturēšana. Tajā ietilpst: notikumu reģistrēšana, tiem uzdevumu reģistrēšana un saistīto dokumentu pievienošana.

15. nodaļa Ekrānformu saraksts – ir pieejams pilno ekrānformu saraksts un to atrašanās vietu lietotāja rokasgrāmatā.

16. nodaļa Tabulu saraksts – ir pieejami visu tabulu nosaukumi un to atrašanās vietu lietotāja rokasgrāmatā.

17. nodaļa Pielikumi – tajā ir aprakstīts par uzdevuma veida izvēli atkarībā, no dokumenta statusa, kā arī ātrās piekļuves taustiņu izmantošana.

Katra rokasgrāmatas nodaļa sastāv no aprakstošās daļas, kur aprakstīts vispārīgs funkcijaspielietojums. Sadaļā ‘Lauku un darbības apraksts’ sniegts ekrānformas visu ievadlaukuskaidrojums, aizpildīšanas nosacījumi, ja tādi ir noteikti, un pieejamo funkcionālo spiedpoguskaidrojums, kā arī aprakstīta darbību izpildes secība, lai veiktu noteiktas darbības sistēmā.Pievienotie attēli sniedz piemēru ekrānformu ievadlauku aizpildīšanai.

Piezīme! Dokumentā ievietotajos attēlos ir parādītas sistēmas ekrānformas, kā arīaprakstīti ievadlauki un darbības, kas pieejamas lietotājiem ar maksimālajām tiesībāmsistēmā. Atkarībā no lietotājam piešķirtajām tiesībām daļa navigācijas koka mapes,ekrānformās ievadlauki un darbības sistēmā var nebūt pieejami.




1.4 Pieņemtie apzīmējumi un vienošanās

Tabula 1. Dokumentā izmantotie apzīmējumi un saīsinājumi

Definīcija/Akronīms/Saīsinājums Skaidrojums

Ekrānforma

Pārlūkprogrammas loga vai tā kādas daļas saturs, kas veic kādu biznesa funkciju. Vienā pārlūkprogrammas logā vienlaicīgi var būt atvērtas vairākas ekrānformas.

Ekrānformas bloks

Ekrānformas noteikta informācijas izkārtojuma struktūras daļa, ko izmanto informācijas ievadei, apstrādei un attēlošanai ekrānā.

AprakstsKatras nodaļas apakšpunktu informatīvi aprakstošās daļas.

Bloku apraksts Ekrānformas bloka apraksta nosaukums.

Ievadlauks Ekrānformas elements, kurā lietotājs var ievadīt kādu vērtību

IzvēlneEkrānformas elements, kurā lietotājs var izvēlēties, kādu no izvēles saraksta dotām vērtībām.

Izvēles sarakstsEkrānformas elements, kurā lietotājs var izvēlēties kādu no dotām vērtībām izvēles sarakstā.

Savērsts Informācijas vienība attēlota daļējā apjomā

Izvērsts Informācijas vienība attēlota pilnā apjomā

Hipersaite Hipersaites nosaukums

Bultiņa “ ”

Bultiņa saista izvēlnes komandas un/vai spiežampogas, kuras ir secīgi jāizvēlas. Piemēram – navigācijas kokā izvēlas mapi ‘Konfigurācija’, pēc tam izvēlas apakšmapi ‘Dokumentu mapes’ un tad izvēlas komandu ‘Jauna dokumentu mape’.

[teksts kvadrātiekavās] Apzīmē izvēlnes funkcionālos taustiņus uz klaviatūras.

Funkcionāla spiedpoga darbības izsaukšanai.

[1]Norādes uz citiem dokumentiem, kuru pilns nosaukums atrodams nodaļā 1.6 Saistība ar citiem dokumentiem.

(skat. aprakstu 2.3.1 Nosaukums) Norādes uz citām nodaļām vai attēliem.

MeklēšanaSistēmas lietotāja vēršanās pie datu bāzes, lai atlasītu noteikta veida informāciju.




Piezīme!Svarīgs paskaidrojums, kas jāievēro sistēmas lietotājam, veicot kādas konkrētas darbības sistēmā.

1.5 Biznesa terminu vārdnīca

Tabula 2. Dokumentā izmantotie biznesa termini

Definīcija/Akronīms/Saīsinājums Skaidrojums

DVS Dokumentu vadības sistēma

DB Datu bāze

ID Identifikators

Izstrādātājs A/S „RIX Technologies”

LietotājsPersona, kas darbojas ar sistēmu saskaņā ar tai piešķirtajām tiesībām

PasūtītājsOrganizācija, kura iegādājusies sistēmaslietošanas licences

Metadati

Informācija strukturētā formā, kas apraksta kādu objektu, piemēram, datni.Datni aprakstošie metadatni var būt: nosaukums, autors, izveides datums, izmērs.

Rīkjosla

Taisnstūrveida josla loga augšējā daļā, kas satur spiedpogas ar labi atšķiramāmikonām. Spiedpogas dublē biežāk lietojamās izvēlnes komandas.

Domēns

Apgabals (ģeogrāfisks vai funkcionāls), kuram pieder tīkla Internet ieslēgtais dators. Parasti domēns norāda valsti, pilsētu, kurā atrodas dators (piem., Latvija, Iecava, Bauska, utt.). Dažkārt domēns ir saistīts ar organizācijas raksturu, kurai pieder attiecīgais dators (piem., komerciāla, izglītības, utt.). Domēns tiek identificēts ar domēna vārdu.

Autentifikācija

Procedūra, kas nodrošina lietotāja identitātes pārbaudi sistēmā. Autentifikācijas procedūra nosaka, vai lietotājs atbilst uzrādītajam identifikatoram. Pēc autentifikācijas parasti notiek autorizācija, t.i., lietotāja piekļuve sistēmai.

Autorizācija Procedūra, kura sistēmas lietotājam piešķir pilnvaras un resursus šajā sistēmā. Atšķirībā no autentifikācijas kuras nosaka legālos vai nelegālos lietotājus, autorizācija nodarbojas tikai




ar legālajiem lietotājiem, kuri izgājuši autentifikācijas procedūru.Autorizācija piešķir pilnvaras konkrētai personai piekļūt sistēmai.

Pēc noklusējuma

Standarta iestatījumi, kuros sistēmas lietotājs nav veicis citus uzstādījumus. Piemēram, atverot saņemto dokumentu sarakstu, tajā tiek attēlots sistēmā uzstādītais ierakstu skaits, ja lietotājs pirms saraksta atvēršanas nav veicis citus uzstādījumus.

DIV

Dokumentu integrācijas vide (DIV) ir tehniska un organizatoriska vide, kas nodrošina drošu un garantētu datu transportēšanu starp dažādām dokumentu pārvaldības sistēmām.

1.6 Saistība ar citiem dokumentiem

[1] Administratora rokasgrāmata.

1.7 Lietojamība

Šī lietotāja rokasgrāmata atbilst programmatūras versijai v.3.4.57.

Programmatūras darbināšanas lietotāja vide (aparatūra un programmatūra) ir aprakstīta šīdokumenta nodaļā 2 Vispārējs sistēmas darbības apraksts.

1.8 Ierosinājumu iesniegšana, problēmu ziņošana

Priekšlikumu un ierosinājumu iesniegšanai, kas ir saistīti ar sistēmas funkcionalitāti, kā arī, jair radušās problēmas darbā ar dokumentu vadības sistēmu, vai arī, ja ir nepieciešamaskonsultācijas par sistēmas lietošanu, tad sistēmas lietotājiem ir iespējams sazināties ar DVSNAMEJS lietotāju atbalsta centru:

Lietotāju atbalsta centrs – 67142999, e-pasts: [email protected]

Priekšlikumu, ierosinājumu iesniegšana un problēmu ziņošana tiek pieņemta rakstiski:

priekšlikumu, ierosinājumu gadījumā apraksta savu vīziju kā to redz sistēmā, vai arī kastajā ir nepieciešams. Visus priekšlikumus, ierosinājumus DVS NAMEJS uzturētājsizskatīs un sniegs atbildes par tās tālāku realizēšanas gaitu vai arī realizēšanasneiespējamību sistēmā;

problēmas gadījumā apraksta detalizētu veikto darbību secību, kā ieguva kļūdu vainepilnību sistēmā. DVS NAMEJS uzturētājs izskatīs visas pieteiktās problēmas, tāsnodos tālāk risināt, vai arī sniegs konsultāciju, ja problēma nebūs sistēmā.

Visi pieteikumi tiek reģistrēti A/S RIX Technologies ‘Ziņojumu reģistrā’: http://zr.rixtech.lv/

‘Ziņojumu reģistrā’ iespējams redzēt visus reģistrētos pieteikumus, izpildē esošus, kā arīatrisinātos, atceltos, aizvērtos problēmas un izmaiņu pieprasījumus no DVS NAMEJS uzturētājupuses. Šos pieteikumus ‘Ziņojumu reģistrā’ iespējams redzēt tām iestādēm, kuru atbildīgaispar DVS NAMEJS ir pieteicies uz lietotāja izveidi. No katras iestādes iespējams pieteikt vienu


http://zr.rixtech.lv/

mailto:[email protected]



‘Ziņojumu reģistra’ lietotāju, parasti tas ir sistēmas administrators (vai arī iestādes atbildīgaispar sistēmas uzturēšanu).

‘Ziņojumu reģistrs’ ir paredzēts ne tikai sekošanai līdzi pieteikumu apstrādei, bet tajā ir arīiespējams pašiem reģistrēt Izmaiņu pieprasījumus, Problēmas ziņojumus, Konsultācijaspieprasījumus. Reģistrējot pašiem pietikumus, tas arī mazinātu dubultu ziņojumu reģistrēšanasiespēju.

Šajā ‘Ziņojumu reģistrā’ ir redzams ne tikai vienas iestādes ietvaros, bet arī citu iestāžureģistrētos, vai pieteiktos ziņojumus.

Ja ir vēlme pieteikumus apstrādāt izmantojot sistēmu ‘Ziņojumu reģistrs’, tad jums jānosūta uziepriekš minēto e-pasta adresi darbinieka vārds, uzvārds, e–pats, kurš reģistrēs, vai sekos līdziiestādes problēmas, izmaiņu un konsultāciju pieprasījumiem.




2 Vispārējs sistēmas darbības apraksts

1.9 Prasības lietotāja darba stacijai

Apraksts

Lai lietotu sistēmu, lietotāja darba stacijai jāatbilst šādām minimālajām prasībām:

Monitors ar izšķirtspēju 1024x768, 16 bit krāsām.

Operētājsistēma: Windows XP, Windows Vista, Windows 7.

Uz datora jābūt uzinstalētai interneta pārlūkprogrammai Internet Explorer v.7.x, v.8.x.Tomēr sistēma pielāgota, lai kvalitatīvi varētu ar to strādāta arī ar IE v.9.x, v.10.x,v.11.x. Sistēma atbalsta tikai IE pārlūkprogrammu.

Ieteicamā biroja dokumentu apstrāde programmatūra Microsoft Office 2003, 2007 un2010.

Skeneru atbalsts

lai veiktu papīra dokumentu skanēšanu un tā saglabāšanu sistēmā, konkrētā dokumentukartiņā, pie darba stacijas jābūt pieslēgtam skenerim, kas atbalsta TWAIN standartus(skat. aprakstu [1] 2.2 Skeneru atbalsts).

E–parakstīšanai nepieciešamie uzstādījumi

Uzinstalēt Java SE Runtime Environment v5, v6 vai v7 (līdz v7.55).

Ja tiek izmantota e-paraksta viedkarte, tad uzinstalēt Gemalto e-paraksta viedkartesdraiveri.

Ja tiek izmantota eID karte, tad uzinstalēt Latvia eID starpprogrammatūru.

Jāpievieno pie uzticamiem sertifikātiem e-paraksta izdevēja sertifikāti, saskaņā ar e-paraksta izdevēja instrukciju (skat. aprakstu [1] 2.3 Dokumentu e–parakstīšanainepieciešamie uzstādījumi).

1.10Dokumentu aprites pamatprincipi sistēmā

Apraksts

Centrālie sistēmas objekti ir Dokuments, Mape, Uzdevums un Kontakts.

Sistēmā tiek saglabāti un apstrādāti dokumenti. Pie dokumenta var tikt piesaistīta viena vaivairākas datnes, piemēram, Word dokuments vai noskanēta PDF datne.

Katrs dokuments tiek reģistrēts konkrētā dokumentu mapē, kurā iespējams noteikt lietotājiempieejas tiesības uz dokumentiem: lasīt, reģistrēt vai rediģēt (ietver arī lasīt un reģistrēt).

Dokuments, atkarībā no tam reģistrētajiem metadatiem, sava dzīves cikla laikā var atrastiesvairākos statusos, piemēram, Projekts, Reģistrēts, Izskatīšanā, Izpildē, u.c.

Dokumentu virzība (statusu maiņa) un aprite tiek nodrošināta, reģistrējot dokumentiematsevišķus uzdevumus un/vai uzdevumu plūsmas (vairāku uzdevumu kopa). Uzdevumu plūsmanodrošina automātisku uzdevuma nosūtīšanu izpildītājam, ja ir izpildīts iepriekšējaisuzdevums. Iespējams uzdot arī ar dokumentu nesaistītus uzdevumus.




Parasti dokuments attiecas uz kādu fizisku vai juridisku personu – Kontaktu, piemēram,darbinieku, personu, kas iesniegusi iesniegumu, u.c. Informācija par korespondentiem,adresātiem un sadarbības partneriem tiek uzturēta sistēmā Kontaktu formā.

Dokumentu aprite sistēmā tiek veikta atbilstoši katra dokumenta veida biznesa procesam.Turpmāk šajā nodaļā sniegti daži kopēji un vispārīgi dokumentu aprites piemēri.

1. piemērs: Saņemtā dokumenta reģistrācija un aprite organizācijā.

Organizācija saņem jaunu vēstuli. Tiek veikta dokumenta kartiņā informācijas pardokumentu metadatu aizpildīšana. Dokumenta statuss sākotnēji – Projekts.

Dokumentam var tikt pievienota elektroniskas, vai skenēta datnes (saņemtaisdokuments).

Dokumentam tiek piešķirts reģistrācijas numurs, uzklikšķinot uz spiedpogas –statuss mainās uz Reģistrēts.

Dokumentam reģistrē uzdevumus:

Dokuments tiek nodots izskatīšanā, ja reģistrēts dokumentam uzdevums ar veidu– Izskatīt un tas atrodas šobrīd Izpildē – statuss dokumenta kartiņai Izskatīšanā.

Dokuments tiek nodots statusā Izpildē pēc rezolūcijas reģistrēšanas, ja uzdevumsatrodas statusā Izpildē. Pēc rezolūcijas izpildes, uzdevumu atzīmē kā Izpildīts.

Pēc rezolūcijas izpildes dokumenta statusu maina uz Izpildīts, uzklikšķinot uz

spiedpogas un aizpilda dokumenta kartiņā ievadlauku Izpildes datums.

Pēc tam, ja ar dokumentu vairāk nekas nav jādara, to var pārcelt statusā Ievietots lietā,kas ir dokumenta aprites beigu statuss.

Sistēmas process pēc dokumentu veidam norādīta laika dokumentu pārcels uz Arhīvu.

2. piemērs: Dokumenta sagatavošana.

Nepieciešams sagatavot jaunu dokumentu, tiek veikta informācijas par dokumentumetadatu aizpildīšana. Dokumenta statuss sākotnēji – Projekts.

Tiek veikta dokumenta kartiņas ievadīto metadatu saglabāšana, lai varētu pievienotdokumenta kartiņai datni.

Dokumentam tiek pievienota elektroniska, skenēta datne vai tā tiek izveidota no sistēmāsaglabātas sagataves.

Dokumentam tiek norādīta atbilstoša uzdevumu plūsma vai atsevišķi reģistrēti uzdevumi,jeb rezolūcija (kas sastāv no vairākiem uzdevumiem).

Dokuments tiek nodots Saskaņošanā, šādā statusā dokuments nonāk, jareģistrēts dokumentam uzdevums ar veidu – Vīzēt un tas atrodas šobrīd Izpildē.Norādītie saskaņotāji reģistrē savus komentārus un norāda uzdevumu kā izpildītu,tādā veidā uzdevums no statusa Izpildē pāriet uz statusu Izpildīts.

Dokuments tiek nodots parakstītājam. Statuss dokumenta kartiņai – Parakstīšanā,šādā statusā dokuments nonāk, ja reģistrēts dokumentam uzdevums ar veidu –Parakstīt un tas atrodas šobrīd Izpildē. Parakstītājam iespējams norādīt, kaparaksta dokumentu vai to noraida. Ja tiek veikta parakstīšana, tad dokumentamautomātiski tiek piešķirts numurs – dokumenta statuss Reģistrēts.

Dokuments tiek nodots statusā Izpildē pēc rezolūcijas reģistrēšanas. Pēcrezolūcijas izpildes, uzdevumu atzīmē kā Izpildīts.




Dokumentam statusu maina uz Izpildīts, uzklikšķinot uz spiedpogas un aizpildadokumenta kartiņā ievadlauku Izpildes datums.

Pēc tam, ja ar dokumentu vairāk nekas nav jādara, to var pārcelt statusā Ievietots lietā,kas ir dokumenta aprites beigu statuss.

Sistēmas process pēc dokumentu veidam norādīta laika dokumentu pārcels uz Arhīvu.

1.11Neparedzētu gadījumu apstrāde

Apraksts

Neparedzētu gadījumu apstrāde notiek, ja sistēmas lietotājs veic kādu darbību sistēmā un tāsrezultātā rodas neatgriezenisks stāvoklis, taču pirms izpildot šo darbību tiek attēlotsbrīdinājuma paziņojums, kurā lietotājam iespējams turpināt iesākto, vai arī to apturēt.

Darbību apraksts

Sistēmas jaunas versijas uzstādīšana

Ja gadījumā pēc jaunas sistēmas versijas uzstādīšanas neatjaunotos prasītās vai papildinātāsdarbību iespējas sistēmā, nepieciešams izmantot klaviatūras taustiņu kombināciju CTRL+F5. Šītaustiņu kombinācija atjaunos sistēmas saskarni.

Lietotājs var secināt, ka pēc jaunas versijas uzstādīšanas sistēmas saskarne nav atjaunojusies,ja ekrānformās uz spiedpogām tiek attēlotas bultiņas, piemēram,

. Klaviatūras taustiņu kombinācija (CTRL+F5) jāizpildakatram lietotājam, kuram tiek attēlotas spiedpogas kā norādītajā attēlā/paraugā.

Brīdinājuma paziņojumi




Paziņojums 1. Brīdinājuma paziņojuma piemērs dzēšot vērtību

Paziņojums 2. Brīdinājuma paziņojuma piemērs veicot pārbaudi pie kontakta ievadīšanas

Lai turpinātu darbu, nepieciešams iepazīties ar brīdinājuma, vai informācijas paziņojuma tekstuun veikt turpmākās darbības, vadoties no paziņojumā vai lietotāja rokasgrāmatā esošāsinformācijas.

Informācijas paziņojumi

Sistēmas lietotājam veicot darbību, kuru nav iespējams izpildīt, tiek attēlots informācijaspaziņojums ar paskaidrojumu, kāpēc to nav iespējams izdarīt.

Paziņojums 3. Informācijas paziņojuma piemērs veicot darbību

Sistēmas lietotājam, tiek attēlots konteksta jūtīgs paskaidrojošs paziņojums navigācijas kokādažām mapēm un ekrānformās ievadlaukiem:




Paziņojums 4. Konteksta jūtīgs informācijas paziņojuma piemērs

Ja dokumentu kartiņu vienlaicīgi atver divi sistēmas lietotāji, tad pēdējam, kurš atvērisdokumentu kartiņu, to atver lasīšanas režīmā un tās augšējā daļā tiek attēlota informācija parto, kurš to ir atvēris rediģēšanas režīmā:

Paziņojums 5. Informācijas paziņojuma piemērs par atvērtu dokumenta kartiņu

Ja, aizpildot ekrānformas datus, netiek pilnīgi ievadīta visa obligāti norādāmā informācija,sistēma pie datu saglabāšanas attēlo paziņojumu par katru ievadlauku, kurā obligāti norādāmainformācija:

Paziņojums 6. Paziņojums par obligātiem ievadlaukiem

Lai turpinātu darbu, nepieciešams aizpildīt visus obligātos ievadlaukus un atkārtoti veikt datusaglabāšanu.

Ja datuma ievadlaukos norādīts nekorekts datuma formāts, tad labajā malā tiek attēlotasarkana zvaigznīte un tālāka ekrānformā apstrāde netiek pieļauta, ievadlauki nav pieejami,kamēr netiek mainīt uz korektu datuma formātu:

Paziņojums 7. Brīdinājuma pazīme par nekorekti aizpildītu ievadlauku

Datuma formātam jābūt: DD.MM.GGGG

Piemēram: 05.04.2010 (2010.gads 5.aprīlis)

Taču, ja datuma ievadlauks tika aizpildīts pēdējais un nav pamanīta šī brīdinošā pazīme parievadlaukā nekorekti norādītu datumu, tad pie saglabāšanas, tas netiek saglabāts.

Ja lietotājs strādā ar nekorektu pārlūka programmu, tad un tikai tad sistēma attēlo paziņojumuun sistēmas lietotājam ieteicams atvērt un strādāt ar korektu pārlūka programmu:

pirms autorizēšanās sistēmā:




Paziņojums 8. Pirms autorizēšanas, ja nav atvērta sistēma ar atbilstošu pārlūka programmu

autorizējoties sistēmā zem lietotājvārda:

Paziņojums 9. Autorizējoties sistēmā, ja nav atvērta sistēma ar atbilstošu pārlūka programmu

Piekļūšana

Ja lietotājam sistēmā nav pieejami dati, piemēram, nav iespējams veikt dokumentarediģēšanu, vai nav pieejama konkrēta dokumentu mape, iespējams, ka sistēmas lietotājamnav piešķirtas atbilstošas tiesības. Lai konsultētos par tiesībām vai to piešķiršanu,nepieciešams sazināties ar Jūsu sistēmas administratoru, vai atbildīgo.

Gadījumos, ja sistēmā notiek neparedzēta situācija un tās darbība tiek pilnībā pārtraukta, vaiarī kļūdas paziņojums nav saprotams, nepieciešams sazināties ar sistēmas administratoru, vaiarī ar sistēmas uzturētājiem (skat. aprakstu 1.8 Ierosinājumu iesniegšana, problēmuziņošana).

1.12Ekrānformās datu ievades vai apstrādes veidi

2.1.1 Kontakta ievadlauks

Apraksts

Sistēmā, visās ekrānformās ir izstrādāta vienāda kontakta ievadīšana, līdz ar to, šī veidaievadlauku aizpildīšana ir aprakstīta šajā nodaļā.

Darbību apraksts

Kontakta norādīšana

Ekrānformas bloks 1. Kontakta ievadlauks

Lai dokumenta vai uzdevuma kartiņā norādītu atbilstošu kontaktu, ievadlaukā, kas ir kontaktuātrās meklēšanas ievadlauks, ieraksta, piemēram, personas uzvārdu, uzklikšķina uzspiedpogas (vai nospiež [Enter]), vai arī veic izvērto kontaktu meklēšanu uzreiz uzklikšķinotuz spiedpogas (skat. aprakstu 1.31 Kontakta meklēšana).

Jāatceras, ka ievadlaukā ierakstīts vārds, uzvārds, vai nosaukums nenozīmē, ka ir izvēlētskontakts. Tam jābūt attēlotam zem ievadlauka.

Pretī izvēlētajam Vārds Uzvārds, labajā pusē ir hipersaite Dzēst, uz kuras uzklikšķinot varatsaistīt konkrēto kontaktu un tā vietā izvēlēties citu.

Izvēlētā kontakta pamatinformācijas attēlošana




Ekrānformas bloks 2. izvēlētā kontakta informācijas attēlošana

Lai nebūtu jāver vaļā pievienotā kontakta kartiņa pamatdatu apskatīšanai, novieto peleskursoru uz izvēlēto kontaktpersonas ‘Vārdu Uzvārdu’ vai ‘Nosaukumu’, uzvednē tiek attēlotapapildus informācija par pievienoto kontaktu:

Vārds Uzvārds, personas kods (tiek attēlots tikai lietotājiem ar atbilstošām tiesībām)fiziskām personām;

Nosaukums, Reģistrācijas numurs juridiskām personām;

visiem kontaktiem e-pasta adrese un pasta adrese.

2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade

Apraksts

Aizpildot ekrānformas, ir ievadlauki, kuros ir jānorāda datums. Līdz ar to, lai šos datumus būtuērtāk norādīt un lietotājs nekļūdītos datuma formāta izvēlē, katra datuma ievadlauka beigās irpieejams Kalendārs, kas tiek atvērts uzklikšķinot uz ikonas . Atkārtoti uzklikšķinot uz šīsikonas, Kalendārs tiek aizvērts.

Darbību apraksts

Atverot Kalendāru, ar sarkanu rāmīti ir apvilkts šodienas datums.

Ekrānforma 1. Kalendārs

Ar peles kreiso taustiņu uzklikšķinot uz vajadzīgā datuma, datuma ievadlauks tiek aizpildīts arizvēlēto datumu formātā DD.MM.GGGG, kas ir sistēmā noteiktais datuma ievades formāts, unKalendārs tiek aizvērts.

Uzklikšķinot uz bultiņas , Kalendārā tiek attēlots iepriekšējais mēnesis, bet uzklikšķinot uzbultiņas – nākamais mēnesis.

Uzklikšķinot uz hipersaites Notīrīt, kas atrodas Kalendāra apakšpusē, no datuma ievadlauka tiekdzēstas ievadītās vērtības.

Uzklikšķinot uz hipersaites Aizvērt, Kalendārs tiek aizvērts.

Uzklikšķinot uz hipersaites Šodiena, datuma ievadlaukā tiek ievadīts šodienas datums.




Piezīme! Ja datums tiek ievadīts manuāli, neizmantojot Kalendāru, tam obligāti jābūtformātā DD.MM.GGGG.




3 Darba sākšana ar sistēmu

Apraksts

Darbu ar sistēmu var uzsākt reģistrēts sistēmas lietotājs. Sistēmas lietotāju reģistrē sistēmasadministrators. Lietotāju reģistrācija aprakstīta Administratora rokasgrāmatā (skat. aprakstu[1] 5 Lietotāju pārvaldība). Atverot interneta pārlūkprogrammu un ierakstot adresesievadlaukā atbilstošu iestādes dokumentu vadības sistēmas adresi, tiek atvērta autorizācijaslapa, kurā ir redzami arī sistēmas jaunumi.

Ekrānformas apraksts

Ekrānforma 2. Pieslēgšanās sistēmai

Datu bloks ‘Manuāli’

Lietotāja vārds – sistēmas lietotājam izsniegtā lietotāja vārda ievadlauks;

Parole – sistēmas lietotājam izsniegtās paroles ievadlauks;

– spiedpoga, uz kuras uzklikšķinot tiek autorizēts sistēmā lietotājs unatvērta sistēmas sākumlapa.

Autorizējoties sistēmā, lietotāja autentifikācija notiek divos līmeņos – vispirms lietotājs tiekautentificēts Active Directory un pēc tam tiek pārbaudītas lietotāja pieejas tiesības dokumentuvadības sistēmā Namejs. Atbilstoši norādītajam lietotāja vārdam un parolei tiek veikta lietotājaautentifikācija Active Directory:

ja autentifikācija Active Directory ir neveiksmīga, tad lietotājam tiek attēlotsatbilstošs brīdinājuma paziņojums;

ja ir ievadīts nepareizs lietotāja vārds, vai parole, sistēma attēlo paziņojumu:Nepareizs DVS aplikācijas lietotāja vārds vai parole!

ja lietotājs sistēmā ir bloķēts, vai dzēsts, tad lietotājam autorizējoties sistēmā,tiek attēlots paziņojums: Lietotāja konts DVS aplikācijā ir bloķēts vai dzēsts!

ja autentifikācija Active Directory ir veiksmīga un sistēmā ir atrasts lietotājs artādu identifikatoru, tad lietotājam tiek atvērta sistēmas sākuma lapa.




Atcerēties lietotāja vārdu – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot, sistēmas lietotājam pēcpirmās autorizācijas sistēmā, nākamo reizi autorizējoties, ievadlauks Lietotāja vārdsjau ir automātiski aizpildīts ar sistēmas lietotāja vārdu;

Atcerēties paroli – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot, sistēmas lietotājam pēc pirmāsautorizācijas sistēmā, nākamo reizi autorizējoties sistēmā, ievadlauks ‘Parole’automātiski tiek aizpildīts ar sistēmas lietotāja atbilstošu paroli.

Piezīme! Šīs izvēles rūtiņas ir pieejamas tikai tādā gadījumā, ja sistēmas parametros irnorādīts atļaut sistēmai iegaumēt lietotāja informāciju. Minētos iestatījumus veic sistēmasadministrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).

Datu bloks ‘Jaunumi’

Paslēpt šos jaunumus – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, sistēmas jaunumu informācijatiek paslēpta. Paslēpjot jaunumu informāciju, tiek attēlota informācija par pašreizējosistēmas versijas numuru;

Paslēpt šos un turpmākos jaunumus – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, sistēmas jaunumuinformācija tiek paslēpta, kā arī šī informācija tiek paslēpta pie turpmākas sistēmasatvēršanas. Paslēpjot jaunumu informāciju, tiek attēlota informācija par pašreizējosistēmas versijas numuru;

Jauna versija! – uzklikšķinot uz sistēmas versijas jaunumiem, tiek atvērta DVS NAMEJSmājas lapa www.namejs.lv, kurā iespējams apskatīties video par sistēmā realizētiemjaunumiem.


http://www.namejs.lv/



4 Sistēmas sākuma lapa

Apraksts

Sistēmas lietotājam autorizējoties sistēmā, tiek atvērta sistēmas sākuma lapa.


Ekrānformas bloks 3. Sistēmas sākuma lapas šķirkļi un informācija

Sistēmas sākuma lapā ir pieejama šāda informācija un šādi dati:

Sistēmas labajā augšējā daļā:

Lietotājs – sistēmā autorizēta sistēmas lietotāja vārds, uzvārds;

v.3.3.59 – sistēmas versijas numurs. Hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiekatvērta DVS NAMEJS mājas lapa www.namejs.lv, kurā iespējams apskatīties videopar sistēmā realizētiem jaunumiem;

Palīdzība – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta elektroniska lietotājarokasgrāmata, kura atbilst sistēmas versijai;

Iziet – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, sistēmas lietotājs beidz darbu ar DVSNAMEJS un atgriežas uz pieslēgšanos sistēmai (skat. Ekrānforma 2. Pieslēgšanāssistēmai).

Sistēmas sākuma lapas šķirkļi:

Ievadlapa – detalizētu aprakstu par šķirkli skatīties aprakstā 1.13 Ievadlapa;

Kalendārs – detalizētu aprakstu par šķirkli skatīties aprakstā 1 Kalendārs jebnotikumu plānotājs;

PII / VII pieteikumi – detalizētu aprakstu par šķirkli skatīties 1 PII / VIIpieteikumu modulis;

Sanāksmes – detalizētu aprakstu par šķirkli skatīties aprakstā 12 Sanāksmjudarba lapa;

Namejs – detalizētu aprakstu par šķirkli skatīties aprakstā 1.14 Namejs darbalapa.

Piezīme! Katrs no šķirkļiem ir pieejams tikai tiem lietotājiem, kuriem uz šo šķirkļi irpiešķirtas piekļuves tiesības (skat. aprakstu [1] 5.5.2 Lomu izveide un tiesību piešķiršana).

Piezīme! Šķirkļi ‘Kalendārs’ un ‘Sanāksmes’ ir pieejami tikai tad, ja sistēmas parametros iratzīmēts attēlot šos šķirkļus (skat. aprakstu [1] 3.3 Sistēmas moduļi).

Piezīme! Aktīva, vai atvērta šķirkļa pazīme ir virs nosaukuma oranža svītra.

Piezīme! Lai atvērtu citu sākuma lapas šķirkli, lietotājam jāklikšķina uz konkrēta šķirkļanosaukuma.

1.13 Ievadlapa

Apraksts


http://www.namejs.lv/



Sistēmas lietotājam autorizējoties sistēmā, sākotnēji tiek atvērta sistēmas ievadlapa.


Ekrānforma 3. Ievadlapa

Ievadlapas ekrānformā ir pieejami šādi informācijas datu bloki:

Datu bloks ‘Organizācijas logo un nosaukums’

Katrai iestādei savs ģerbonis, vai logo. To pievienos sistēmas administrators (skat. aprakstu [1]3 Sistēmas parametru uzturēšana).

Datu bloks ‘Meklēšana’

Sistēmas kopējās meklēšanas datu bloks, kurā iespējams veikt meklēšanu visas sistēmasietvaros un saņemt meklēšanas rezultātu sarakstu uzreiz ievadlapas ekrānformā (skat. datubloku ‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošana’). Detalizētu aprakstu skat. 4.1.1 Ātrāmeklēšana no ievadlapas.

Piezīme! Jāatceras, ka katram lietotājam meklēšana tiek veikta tikai tajos ierakstos, uzkuriem tām ir piešķirtas vismaz apskata tiesības (skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesībuadministrēšana).

Datu bloks ‘Darbības’

Šajā datu blokā tiek attēlotas darbību ikonas ātrai piekļuvei visbiežāk izmantojamāmdarbībām:

Jauns dokuments – tiek atvērta jauna dokumenta reģistrācijas ekrānforma;

Jauns uzdevums – tiek atvērta jauna uzdevuma reģistrācijas ekrānforma;

Jauna fiziskā persona – tiek atvērta jauna fiziskās personas kontakta reģistrācijasekrānforma;

Jauna juridiskā persona – tiek atvērta jauna organizācijas vai struktūrvienībaskontakta reģistrācijas ekrānforma;

Jauns nekustamais īpašums – tiek atvērta jauna nekustamā īpašuma reģistrācijasekrānforma.

Piezīme! Jāatceras, ka katram lietotājam ir pieejamas tikai tās darbības, ja tam irpiešķirtas atbilstošas tiesības (skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesību administrēšana).




Šajā datu blokā, katram lietotājam ir iespējams personalizēt sev dokumentu reģistrēšanaiīsceļus, kur pie reģistrēšanas dokumentu kartiņā tiek aizpildīti ievadlauki – Dokumenta mape,Dokumenta veids un var arī Lieta. Lai veidotu sev personalizētus dokumentu reģistrēšanasīsceļus, uzklikšķina uz zobratiņa ikonas blakus bloka nosaukumam labajā pusē (skat.aprakstu 4.1.3 Datu blokā ‘Darbības’ lietotāja personalizēto darbību konfigurēšana).

Datu bloks ‘Mani saraksti’

Lietotāja personalizēto sarakstu datu bloks, kurā tiek attēlotas sarakstā veidā lietotājaizveidotās ātrās saites uz sistēmas sarakstiem to atvēršanai uzreiz ievadlapas ekrānformā(skat. datu bloku ‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas bloks’). Lietotājupersonalizēto sarakstu konfigurēšanai jāuzklikšķina uz zobratiņa ikonas blakus blokanosaukumam labajā pusē (skat. aprakstu 4.1.2 Datu blokā ‘Mani saraksti’ lietotājapersonalizēto sarakstu konfigurēšana).

Piezīme! Jāņem vērā ka lietotāji, kuri nav izveidojuši sev personalizētos sarakstus, blokāredz noklusētos personalizētos sarakstus (skat. aprakstu 4.1.2 Datu blokā ‘Mani saraksti’lietotāja personalizēto sarakstu konfigurēšana).

Piezīme! Lietotāju ērtībai un vietas ekonomijai ir nodrošināta iespēja lietotājiem uzstādītkatram no datu blokiem Meklēšana, Darbības un Mani saraksti to noklusēto attēlošanusavērstā vai izvērstā veidā. Datu bloku savēršanai/izvēršanai ir paredzētas trīsstūru ikonasbloku nosaukuma daļas kreisajā pusē.

Datu bloks ‘Mani uzdevumi’

Uzdevumu saraksts, kurā tiek attēloti katram lietotājam savi izpildē esoši uzdevumi. No šīuzdevumu saraksta katram lietotājam ir iespējams atvērt jebkuru uzdevuma ekrānformutālākai apstrādei (skat. aprakstu 11 11 Uzdevumu vadība). Gadījumā, ja sarakstā ir vairāk pardesmit ierakstiem, saraksta beigās ir pieejama hipersaite vēl..., uz kuras uzklikšķinotmeklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas blokā (skat. datu bloka aprakstu‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošana’) tiek attēlots pilns uzdevumu saraksts(pilnu sarakstu iespējams atvērt arī uzklikšķinot uz bloka nosaukuma).

Šajā uzdevumu sarakstā tiek attēlotas kolonas:

Statuss – tiek attēlots izpildē esošu uzdevumu izpildes termiņa statuss ikonas veidā:

ikona – kas norāda, ka uzdevuma izpildes termiņš ir pašreizējā diena, t.i.,šodien obligāti ir jāizpilda uzdevums;

ikona – kas norāda, ka uzdevuma izpildes termiņš ir nokavēts;Piezīme! Ja uzdevuma izpildes termiņš ir pašreizējā diena, tad sistēma skatās arī uzizpildes termiņa laiku, kas nozīmē, to, ja izpildes termiņa datuma laiks ir pagājis, taduzdevums tiks attēlots kā nokavēts.

Izpildes termiņš – uzdevuma izpildes termiņa datums;

Uzdevuma numurs – uzdevuma numurs gada ietvaros pēc kārtas;

Uzdevuma teksts – uzdevuma izpildes teksts;

Uzdevuma uzdevējs – lietotāja vārds, kurš uzdevus uzdevumu;

Uzdevuma veids – uzdotā uzdevums veids (Izpildīt, Parakstīt, Iepazīties utt.).

Datu bloks ‘Mani dokumenti’

Dokumentu saraksts, kurā attēloti katram lietotājam savi reģistrētie dokumenti. No šīdokumentu saraksta katram lietotājam ir iespējams atvērt jebkuru dokumenta ekrānformutālākai apstrādei (skat. aprakstu 9 Dokumentu vadība).




Šajā dokumentu sarakstā tiek attēlotas kolonas:

Ievietots sistēmā – datums, kad dokuments ir ievietots sistēmā;

Reģistrācijas numurs – dokumentam piešķirtais reģistrācijas numurs;

Nosaukums – dokumenta īsais satura atklāsts;

Ikona – šī ikona un dokumenta kartiņas ieraksts tiek attēlots treknrakstā tad, jadokuments sistēmā ir reģistrēts pašreizējā dienā.

Gadījumā, ja sarakstā ir vairāk par desmit ierakstiem, saraksta beigās ir pieejama hipersaitevēl..., uz kuras uzklikšķinot meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas blokā (skat.datu bloka aprakstu ‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas bloks’) tiek attēlotspilns dokumentu saraksts (pilnu sarakstu iespējams atvērt arī uzklikšķinot uz blokanosaukuma).

Atverot pilno dokumentu sarakstu, ja lietotājam saraksta kolonās ir definēts attēlot kolonu‘Datnes’, tad to ir iespējams atvērt, dokumentu sarakstā, uzklikšķinot uz atbilstošas datnesikonas. Datni var atvērt tikai tad, ja tā ir pievienota viena vai tieši viena elektroniski parakstītadatne un tās sastāvā esošās datnes. Ja dokumentam ir pievienotas vairākas datnes unsarakstā redzama ikona, piemēram, , tas nozīmē, ka vienai dokumentu kartiņai ir vairākasdatnes un atvērt nav iespējams, tad ir jāver vaļā pati dokumentu kartiņa, lai varētu atvērt vsastai pievienotās datnes.

Datu bloks ‘Meklēšanas rezultātu / izvēlēto sarakstu attēlošana’

Ekrānformas bloks 4. Ievadlapas meklēšanas rezultāti/izvēlētie saraksti

Datu bloks tiek attēlots tikai tad, ja ir palaista sistēmas kopējā meklēšana, izvēlēts atvēršanailietotāja personalizētais saraksts vai kāda no blokiem Mani uzdevumi, Mani dokumenti, Ziņas,Saites, Prombūtnes pilns ierakstu saraksts. Šis datu bloks tiek attēlots datu bloku Maniuzdevumi, Mani dokumenti, Diena, laiks, Ziņas, Saites un Prombūtnes vietā (datu blokuiespējams aizvērt izmantojot ikonu bloka nosaukuma labajā pusē). Atgrieztais saraksts tiekattēlots sistēmas standarta saraksta veidā, kas nozīmē ka sarakstā ir pieejamas visas darbības




ar sarakstu un to ierakstiem: saraksta konfigurācija, jauna ieraksta izveide, saraksta izdrukaun eksports, kā arī ātrā meklēšana saraksta ietvaros (skat. aprakstu 6 Sarakstu vadība).Jāatceras, ka veicot atkārtoto kopējo meklēšanu vai atvērot kādu citu no lietotājapersonalizētiem sarakstiem, meklēšanas rezultātu saraksts/izvēlētais personalizētais sarakststiek attēlots iepriekšējā saraksta vietā (t.i., attēlojamais saraksts tiks aizvietots, pazaudējotiepriekš atlasīto ierakstu informāciju).

Piezīme! Lai vienkāršāk varētu saprast kāds saraksts tiek attēlots datu blokā Meklēšanasrezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošana, bloka nosaukums atbilst izvēlētā sarakstanosaukumam (meklēšanai tas ir Meklēšanas rezultāti, personalizētiem sarakstiem izvēlētāsaraksta nosaukums, bloku Mani uzdevumi, Mani dokumenti, Ziņas, Saites, Prombūtnespilniem sarakstiem bloka nosaukums). Meklēšanas rezultātiem un personalizētiemsarakstiem atbilstošā bloka rāmītis tiek iezīmēts ar nedēļas dienai atbilstošo krāsu(piemēram, zemāk redzamajā attēlā ir atvērts saraksts – datu blokā Mani sarakstiUzdevumi Lietotāja saņemtie).

Veicot meklēšanu, ja lietotājam saraksta kolonās ir definēts attēlot kolonu ‘Datnes’, tad to iriespējams atvērt, dokumentu sarakstā, uzklikšķinot uz atbilstošas datnes ikonas. Datni varatvērt tikai tad, ja tā ir pievienota viena vai tieši viena elektroniski parakstīta datne un tāssastāvā esošās datnes. Ja dokumentam ir pievienotas vairākas datnes un sarakstā redzamaikona, piemēram, , tas nozīmē, ka vienai dokumentu kartiņai ir vairākas datnes un atvērtnav iespējams, tad ir jāver vaļā pati dokumentu kartiņa, lai varētu atvērt vsas tai pievienotāsdatnes.

Datu bloks ‘Diena, laiks’

Sistēmas lietotājam tiek attēlota informācija par patreizējo dienu, datumu un laiku.

Datu bloks ‘Ziņas’

Jaunākās ziņas, kas attiecas uz visiem organizācijas darbiniekiem. Gadījumā, ja sarakstā irvairāk par pieciem ierakstiem, saraksta beigās ir pieejama hipersaite vēl..., uz kurasuzklikšķinot meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas blokā (skat. datu blokaaprakstu ‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošana’) tiek attēlots pilns ziņu saraksts(pilnu sarakstu iespējams atvērt arī uzklikšķinot uz bloka nosaukuma).

Piezīme! Iespējams lasīt un saraksta veidā apskatīt vairāk par pirmajām piecām ziņām irtiem lietotājiem, kuriem piešķirtas tiesības Navigācija ->Organizācija - ziņas, bet rediģētesošās vai pievienot jaunas ziņas var tie lietotāji, kuriem papildus vēl piešķirtas tiesībasKonfigurācija-> Ziņu reģistrēšana (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana;5.5 Tiesību administrēšana; 13 Sistēmas ievadlapas konfigurēšana).

Datu bloks ‘Saites’

Saites, kas attiecas uz visiem sistēmas lietotājiem. Gadījumā, ja sarakstā ir vairāk par pieciemierakstiem, saraksta beigās ir pieejama hipersaite vēl..., uz kuras uzklikšķinot meklēšanasrezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas datu blokā (skat. 1.13 Ievadlapa datu bloka aprakstu‘Meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošana’) tiek attēlots pilns saišu saraksts (pilnusarakstu iespējams atvērt arī uzklikšķinot uz bloka nosaukuma).

Piezīme! Iespējams lasīt un saraksta veidā apskatīt vairāk par pirmajām piecām saitēm irtiem lietotājiem, kuriem piešķirtas tiesības Navigācija ->Konfigurācija - saites, bet rediģētesošās vai pievienot jaunas saites var tie lietotāji, kuriem papildus vēl piešķirtas tiesībasKonfigurācija-> Saišu reģistrēšana (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana;5.5 Tiesību administrēšana; 13 Sistēmas ievadlapas konfigurēšana).

Datu bloks ‘Prombūtnes’

Lietotājam tiek attēlotas kolēģu prombūtnes, kas attiecas uz patreizējo dienu un attēlo datumulīdz kuram kolēģis nebūs darbā. Gadījumā, ja sarakstā ir vairāk par pieciem ierakstiem,




saraksta beigās ir pieejama hipersaite vēl..., uz kuras uzklikšķinot meklēšanasrezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas blokā (skat. datu bloka aprakstu ‘Meklēšanasrezultātu/izvēlēto sarakstu attēlošanas bloks’) tiek attēlots pilns prombūtnes ierakstu saraksts(pilnu sarakstu iespējams atvērt arī uzklikšķinot uz bloka nosaukuma).

4.1.1 Ātrā meklēšana no ievadlapas

Apraksts

Sistēmas ievadlapas datu blokā ‘Meklēšana’ ir pieejama ierakstu meklēšana visas sistēmasietvaros.


Ekrānformas bloks 5. Sistēmas kopējās meklēšanas bloks

Datu blokā ir pieejami šādi ievadlauki meklēšanas kritēriju norādīšanai:

Meklēšanas kritērijs – ievadlauks meklēšanas kritērija norādīšanai (piemērām,dokumenta reģistrācijas numurs vai nosaukums, uzdevuma numurs, fiziskaspersonas vārds vai uzvārds, utt.). Norādītais meklēšanas kritērijs tiek meklētsizvelētajām meklēšanas apgabalam atbilstošo ierakstu datos (skat. meklēšanasapgabala aprakstu).

Piezīme! Jāatceras, ka meklēšanas veikšanai obligāti jānorāda meklēšanas kritērijs, citādisistēma attēlos kļūdas paziņojumu un meklēšanu pārtrauks.

Meklēšanas apgabals – kā jau tika pieminēts iepriekš, sistēmas kopējās meklēšanasveikšanai jānorāda kuros ierakstos meklēšana jāveic. Šim kopējās meklēšanas blokāir pieejams izvēles saraksts ar iespēju izvēlēties meklēšanu:

Dokumenti – (tiek attēlots pēc noklusējuma) tiek veikta meklēšana dokumentuierakstu ievadlaukos Nosaukums, Reģistrācijas numurs, kā Parakstītājspiesaistītās fiziskās personas ievadlaukos Vārds, Uzvārds, kā Korespondents un kāPartneri piesaistīto fizisko personu ievadlaukos Vārds, Uzvārds unstruktūrvienību/organizāciju ievadlaukā Nosaukums;

Uzdevumi – tiek veikta meklēšana uzdevumu ierakstu ievadlaukos Numurs, kāIzpildītājs un kā Uzdevējs piesaistīto fizisko personu ievadlaukos Vārds, Uzvārds;

Fiziskajās personās – tiek veikta meklēšana fizisko personu ierakstuievadlaukos Vārds, Uzvārds, Personas kods;

Juridiskajās personās – tiek veikta meklēšana struktūrvienību un organizācijuierakstu ievadlaukos Nosaukums, Nosaukuma saīsinājums, Reģistrācijas numurs(struktūrvienībām – to virsorganizācijas ievadlaukā Reģistrācijas numurs);

Nekustamajos īpašumos – tiek veikta meklēšana nekustamo īpašumu ierakstuievadlaukos Kadastra numurs un Nosaukums;




Sanāksmēs – tiek veikta meklēšana sanāksmju ierakstu ievadlaukos Sanāksmesveids un Numurs;

Meklēt – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek veikta meklēšanas kritērijameklēšana izvēlētā apgabala ierakstos (meklēšana tiek veikta ņemot vērālietotājam piešķirtās tiesības uz meklējamiem ierakstiem) un meklēšanas rezultātitiek atgriezti meklēšanas rezultātu/izvēlēto sarakstu blokā (skat. aprakstu 1.13Ievadlapa). Ja meklēšanas rezultātu ieraksti ir vairāk kā 1000 ieraksti, tadLietotājam tiek sniegts paziņojums – „Pēc meklēšanas kritērijiem atlasīto ierakstuskaits pārsniedz meklēšanas rezultātu ierobežojumu un tiek attēloti tikai 1000ieraksti no atlasītiem. Lūdzu precizēt meklēšanas kritērijus”.

Piezīme! Meklēšanas izpildi var izsaukt arī nospiežot tastatūras taustiņu [Enter].

Pēc meklēšanas rezultātu atgriešanas lietotājs var precizēt meklēšanas kritērijus un veiktmeklēšanu atkārtoti.

4.1.2 Datu blokā ‘Mani saraksti’ lietotāja personalizēto sarakstu konfigurēšana

Apraksts

Katrs sistēmas lietotājs var piedefinēt sev personalizēto sarakstu kopu, t.i. sarakstu kopu, kuribūs pieejami ātrai piekļuvei sistēmas ievadlapā. Lietotāja personalizēto sarakstu konfigurācijasekrānformā ir iespējams gan izvēlēties no sistēmas navigācijas koka vēlamus sarakstus, gannorādīt šo sarakstu secību ievadlapas blokā ‘Mani saraksti’. Lietotājiem ar atbilstošām tiesībām(skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesību administrēšana) ir iespējams konfigurēt arī noklusētospersonalizētos sarakstus, t.i., pieejamus visiem lietotājiem, kuri nav izveidojuši savuspersonalizētus sarakstus (piemērām, visiem lietotājiem var izveidot viņu saņemto un uzdotouzdevumu sarakstus, izveidoto dokumentu sarakstu, organizācijas darbinieku sarakstu, utt.).


Lai veidotu sev personalizētus sarakstus ātrākait to atvēršanai no Ievadlapas, uzklikšķina uz zobratiņa ikonas, kas atrodas blakus bloka nosaukumam labajā pusē:

Ekrānforma 4. Lietotāja personalizēto sarakstu konfigurācijas uzsākšana

Uzklikšķinot uz zobratiņa, tiek atvērta ekrānforma ‘Mani saraksti’:




Ekrānforma 5. Personalizēto sarakstu konfigurēšanas ekrānforma

Personalizēto sarakstu konfigurācijas ekrānformā ir pieejami sekojošie informācijas bloki:

Datu bloks ‘Jauns saraksts’

Šajā datu blokā no navigācijas koka iespējams izvēlēties pievienojamo sarakstu un norādīt tānosaukumu attēlošanai ievadlapas blokā Mani saraksti. Datu blokā pieejamie ievadlauki undarbības:

Nosaukums – pievienojamā saraksta nosaukums, kurš pēc noklusējuma tiekaizpildīts ar navigācijas kokā izvēlētā saraksta pilnu navigācijas ceļu (piemērām,zemāk redzamajā attēlā ievadlaukā automātiski tika ielasīts izvēlētā sarakstanavigācijas ceļš: Dokumenti Novada pašvaldība Korespondence Līgumi). Saraksta nosaukumu iespējams mainīt;

Saraksts – ir pieejams navigācijas koks, kurā ir iespējams izvēlēties jebkurusarakstu pievienošanai, lai tas būtu lietotāja personalizētais saraksts. Kā parasti,navigācijas koka sadaļu izvēršanai/savēršanai jāizmanto attiecīgi ikonas un ;

Piezīme! Katram lietotājam navigācijas kokā ir pieejamas tikai tās sadaļas, uz kurāmviņam ir piekļuves tiesības (skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesību administrēšana).




Pievienot – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, izvēlēto sarakstu pievieno lietotājapersonalizētiem sarakstiem (pēc sistēmas noklusējuma, jaunpievienotie ierakstitiek kārtoti saraksta beigās) un kļūst pieejami datu blokā Mani saraksti.

Piezīme! Gadījumā, ja navigācijas kokā izvēlētais saraksts jau ir pievienotspersonalizētiem sarakstiem, tad lietotājiem tiek attēlots kļūdas paziņojums un sarakstsatkārtoti netiek pievienots.

Paziņojums 6. Personalizēto sarakstu unikalitātes pārbaudes paziņojums

Datu bloks ‘Mani saraksti’

Ekrānformas bloks 6. Mani saraksti

Šis datu bloks paredzēts personalizēto sarakstu kopas rediģēšanai. Datus blokā tiek attēlotilietotāja personalizētie saraksti, tādā pašā secībā un ar tādiem pašiem nosaukumiem, kādi tietiks attēloti ievadlapas blokā Mani saraksti. Katram sarakstam ir pieejamas šādas rediģēšanasdarbības:

Pārvietot – ikona , uz kuras uzklikšķinot un neatlaižot kreisās peles taustiņu,iespējams, sarakstu pārbīdīt uz augšu vai leju sarakstā;

Rediģēt nosaukumu – ikona , uz kuras uzklikšķinot saraksta nosaukums tiekattēlots kā ievadlauks, kurā nosaukumu iespējams pamainīt un apstiprināt (ikona

) vai atcelt (ikona ) veiktās izmaiņas;

Dzēst – ikona , uz kuras uzklikšķinot lietotājam, tiek prasīts dzēšanasapstiprinājums, pēc kura saņemšanas saraksts tiek dzēsts.

Piezīme! Jāatceras, ka visas ekrānformā veiktās izmaiņas uzreiz stājas spēkā (t.i., navnepieciešams veikt papildus saglabāšanu).

Piezīme! Virs bloka Jauns saraksts lietotājiem ar atbilstošām tiesībām (skat. aprakstu [1]5.5 Tiesību administrēšana) ir pieejama izvēles rūtiņa Labot noklusēto sarakstukonfigurāciju, kuru izvēloties datu blokā Mani saraksti, tiek attēlota noklusēto sarakstukopa un visas veicamās izmaiņas (saraksta dzēšana, pievienošanas, vai secības izmaiņas)atteicās uz noklusēto personalizēto sarakstu konfigurāciju (t.i., konfigurācija, kurapieejama visiem lietotājiem, kuri nav izveidojuši sev personalizētos sarakstus).

Spiedpogu darbība

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta.




4.1.3 Datu blokā ‘Darbības’ lietotāja personalizēto darbību konfigurēšana

Apraksts

Šajā datu blokā, katram lietotājam ir iespējams personalizēt sev jaunu dokumentureģistrēšanai īsceļus, līdz ar to, pie jauna dokumenta reģistrēšanas, dokumentu kartiņā tiekaizpildīti ievadlauki – Dokumenta mape, Dokumenta veids un arī Lieta. Šie jaunu dokumentuīsceļi atvieglo lietotājam dokumentu reģistrēšanu. Šos īsceļsu šajā datu blokā, lietotājamiespējams izkārtot sev vēlamā kārtībā.


Lai veidotu sev personalizētus dokumentu reģistrēšanas īsceļus, uzklikšķina uz zobratiņaikonas, ks atrodas blakus bloka nosaukumam labajā pusē:

Ekrānforma 7. Personalizēto dokumentu reģistrēšanas īsceļu konfigurācijas uzsākšana

Uzklikšķinot uz zobratiņa, tiek atvērta ekrānforma ‘Manas dokumentu sagataves’:




Ekrānforma 8. Manas dokumentu sagataves

Datu bloks ‘Jauns dokuments’

Šajā datu blokā no navigācijas koka iespējams izvēlēties pievienojamo jauna dokumentasagatavi un norādīt tā nosaukumu attēlošanai ievadlapas datu blokā Darbības. Datu blokāpieejamie ievadlauki un darbības:

Nosaukums – teksta ievadlauks, kurā definēt lietotājam piesaistītā dokumentareģistrēšanas īsceļa nosaukumu. Pēc sistēmas noklusējuma šis ievadlauks tiekaizpildīts ar navigācijas kokā izvēlētā dokumenta pilnu navigācijas ceļu, kurulietotājam ir iespējams rediģēt, piemēram, atstāt tikai lietas numuru un nosaukumu;

Sagatave – tiek attēlots navigācijas koks, kurā lietotājam ir pieejamas tās dokumentumapes, uz kurām lietotājam ir piešķirtas tiesības. Šos īsceļus var izvēlēties:

līdz dokumenta veidam – ja dokumentu mapē ir piesaistīta tikai viena lietunomenklatūra, tad to var šeit neizvēlēties, jo pie dokumenta reģistrēšanas, tā kāir viena lieta, dokumentu kartiņā šis ievadlauks automātiski tiek aizpildīts

vai arī, ja konkrētajā mapē, piemēram, saņemtā korespondence ir piesaistītasvairākas nomenklatūras lietas, tad sagataves var veidot konkrētā mapē jau palietu nomenklatūrām;

Navigācijas koka sadaļu izvēršanai/savēršanai jāizmanto attiecīgi ikonas un ;

Piezīme! Katram lietotājam navigācijas kokā ir pieejamas tikai tās dokumentu mapes, uzkurām viņam ir piešķirtas piekļuves tiesības (skat. aprakstu [1] 6.2.3 Tiesību piešķiršanadokumentu mapei).




Pievienot – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, izvēlēto dokumentu mapi, vai + dokumentaveidu, vai + lietas nomenklatūru pievieno lietotāja personalizētiem dokumentareģistrēšanas īsceļiem (pēc sistēmas noklusējuma, jaunpievienotie ieraksti tiekkārtoti saraksta beigās) un kļūst pieejami datu blokā Darbības, zem vizualizētajāmdarbību ikonām;

Piezīme! Gadījumā, ja navigācijas kokā izvēlētais saraksts jau ir pievienotspersonalizētiem sarakstiem, tad lietotājiem tiek attēlots kļūdas paziņojums un sarakstsatkārtoti netiek pievienots.

Paziņojums 9. Personalizēto dokumentu reģistrēšanas īsceļa unikalitātes pārbaudes paziņojums

Datu bloks ‘Manas dokumentu sagataves’

Ekrānformas bloks 7. Manas dokumentu sagataves

Šis datu bloks paredzēts personalizēto dokumentu reģistrēšanas īsceļu kopas rediģēšanai. Datublokā tiek attēloti lietotāja personalizētie dokumentu īsceļi, tādā pašā secībā un ar tādiempašiem nosaukumiem, kādi tie tiks attēloti ievadlapas datu blokā Darbības. Katram dokumentaīsceļam ir pieejamas šādas rediģēšanas darbības:

Pārvietot – ikona , uz kuras uzklikšķinot un neatlaižot kreisās peles taustiņu,iespējams, sarakstu pārbīdīt uz augšu vai leju sarakstā;

Rediģēt nosaukumu – ikona , uz kuras uzklikšķinot pievienotās darbības ierakstanosaukums tiek attēlots kā ievadlauks, kurā nosaukumu iespējams pamainīt un

apstiprināt (ikona ) vai atcelt (ikona ) veiktās izmaiņas;

Dzēst – ikona , uz kuras uzklikšķinot lietotājam, tiek prasīts dzēšanas apstiprinājums,pēc kura saņemšanas pievienotais darbības ieraksts tiek dzēsts.

Piezīme! Jāatceras, ka visas ekrānformā veiktās izmaiņas uzreiz stājas spēkā (t.i., navnepieciešams veikt papildus saglabāšanu).

Personalizējot šos dokumenta reģistrēšanas īsceļus, tiek atvieglota dokumentu reģistrēšana arīno šķirkļa ‘Namejs’, kur atverot konkrēta dokumentu sarakstu, uzklikšķinot uz hipersaitesJauns dokuments, tiek piedāvāts reģistrēt dokumentus ar šeit izveidotiem dokumentureģistrēšanas īsceļiem, kuros definētas konkrētas nomeklatūras lietas, ja šeit nav definētsdokumeta reģistrēšanas īsceļš, tad tiek piedāvāts dokumentu veids(-i) (skat. aprakstu 1.36Dokumenta reģistrēšana).

Spiedpogu darbība





1.14Namejs darba lapa

Apraksts

Sistēmas lietotājam atvērot šķirkli ‘Namejs’ ir redzams navigācijas koka saraksts.


Ekrānforma 10. Namejs darba lapa

Aprites vides kreisajā pusē tiek attēlots navigācijas koks ar sistēmas lietotājam pieejamo mapju izvēli.

Ekrānformas labās puses augšējā daļā tiek attēlots:

Lietotājs – lietotāja vārds, uzvārds, kurš ir autorizējies sistēmā;

v 3.3.12 – sistēmas versijas numurs;

Palīdzība – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta Lietotāja rokasgrāmata, kaspalīdz lietotājam veiksmīgi darboties ar dokumentu vadības sistēmu;

Iziet – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek pārtraukta sistēmas lietotāja darbība arsistēmu.

Zemāk tiek attēlota pašreizējā diena, datums, organizācijas nosaukums, logo vai ģerbonis unsistēmas lietotāja saņemto un nokavēto uzdevumu skaits, kas ir kā hipersaites uz kurāmuzklikšķinot tiek atvērti atbilstoši saraksti.




5 Namejs darba lapas navigācijas koks

Apraksts

Sistēmā esošo informāciju iespējams apskatīties strukturētā veidā, ko nodrošina navigācijaskoks. Dokumenti, Uzdevumi, Kontakti un Sanāksmes aprites vidē tiek strukturēti mapēs unapakšmapēs. Aprites vides kreisās puses panelī izvietota izvēlne mapju struktūraspārskatīšanai jeb mapju struktūras ‘Navigācijas koks’.


Ekrānforma 11. Mapju struktūras ‘Navigācijas koks’

Lai skatītu mapes saturu – tajā esošos dokumentus, atrod nepieciešamo mapi vai apakšmapi,izvēršot mapes struktūru ar ikonas palīdzību, vai savēršot ar ikonas palīdzību. Uzklikšķinotuz mapes nosaukuma, ekrānformas centrālajā daļā tiek attēlots ierakstu saraksts. Kreisāspuses navigācijas izvēlnē izvietotas arī mapes kontaktu, lietotāju, uzdevumu un klasifikatoruadministrēšanai, kā arī sanāksmju ģenerēšanai. (skat. aprakstu [1] 12 Sistēmasadministrēšana).

Aprites vidē darbības ar dokumentu, kontaktu, uzdevumu, sanāksmju sarakstiem, skatītiesaprakstā 6 Sarakstu vadība.

1.15Navigācija sistēmā

Apraksts

Lietotājam pārvietojoties sistēmas navigācijas kokā (skat. aprakstu 5 Namejs darba lapasnavigācijas koks), tiek attēlota vizuāla informācija – navigācijas ceļš, ekrānformas augšpusēkreisajā pusē. Šis ceļš tiek izveidots no vairāku mapju nosaukumiem, savstarpēji atdalītiem ar




simboliem ‘»’. Ar šo simbolu tiek attēlots turpinājums lietotājam pārvietojoties pa mapēm,izvēloties kādu mapi un zem tās apakšmapi.

Darbību apraksts

Piemēram

Atvērt jebkuru sistēmas sadaļu vai dokumenta ekrānformas šķirkli var, uzklikšķinot vienu reiziar peli uz atbilstošās hipersaites izvēlnēs vai sarakstos.

Datu ievades vai pieprasījuma apstiprinājums ekrānformās notiek ar spiedpogu palīdzību,

piemēram, vai .

Ievadot datus ekrānformās, pa ievadlaukiem var pārvietoties, ieklikšķinot ar peli, vai arī to varveikt ar klaviatūras taustiņa [Tab] palīdzību.

Nav ieteicams izmantot pārlūkprogrammas spiedpogu , tas var novest pie neadekvātassistēmas darbības.

1.16Sistēmas mapju struktūra

Apraksts

Aprites vides mapju un apakšmapju struktūra un mapju apraksts sniegts tabulas veidā.

Tabula 3. Aprites vides mapju un apakšmapju struktūra

Dokumentu mapes Apraksts

Dome – piemērs Ja mapei ir norādīta piederība organizācijai vai struktūrvienībai, tad mape tiek attēlota zem šīs organizācijas/struktūrvienības

Korespondence – piemērs

Visas mapes tiek attēlotas zem tām norādītajām mapju grupām

Saņemtie dokumenti – piemērs Saņemtie dokumenti un to papilddokumenti

Projekts

Mapes dokumenti, kuru statuss: Projekts

Saskaņošanā

Mapes dokumenti, kuru statuss: Saskaņošanā

Parakstīšanā

Mapes dokumenti, kuru statuss: Parakstīšanā

Izrakstīšanā

Mapes dokumenti, kuru statuss: Izskatīšanā

Izpildē Mapes dokumenti, kuru statuss: Izpildē Izpildīts Mapes dokumenti, kuru statuss:

Izpildīts

Anulēts Mapes dokumenti, kuru statuss: Anulēts

AtceltsMapes dokumenti, kuru statuss: Atcelts vai Lauzts

Ievietots lietā Mapes dokumenti, kuru statuss:




Ievietots lietā Nosūtītie dokumenti – piemērs

Nosūtītie dokumenti un to papilddokumenti

...

ProjektsMapes dokumenti, kuru statuss: Projekts

SaskaņošanāMapes dokumenti, kuru statuss: Saskaņošanā

Reģistrēts Mapes dokumenti, kuru statuss: Reģistrēts

Ievietots lietāMapes dokumenti, kuru statuss: Ievietots lietā

Anulēts Mapes dokumenti, kuru statuss: Anulēts

Dokumenti apstrādei

Saņemti dokumenti no citas organizācijas, portāla www.latvija.lv, iekšējā pārsūtīšana, vai no e-pasta, kurivēl nav apstrādāti

(!) Saņemtie neapstrādātie dokumenti

Iesniegtie dokumentiIesniegšanai (caur iekšējo saraksti Namejs ietvaros) citā iestādē paredzētiedokumenti.

Pieteikumi apmeklējumiem Saņemti dokumenti no portāla www.latvija.lv

Kontrolē Visi dokumenti, kuriem atzīmēts, ka ir

Kontrolē

IzpildītieVisi tie dokumenti, kuriem ir aizpildīti ievadlauki Ir kontrolē un Izpildes datums

NeizpildītieVisi tie dokumenti, kuriem nav beidzies izpildes termiņš un nav aizpildīts ievadlauks Izpildes datums

Nokavētie Visi tie dokumenti, kuriem ir nokavēts izpildes termiņš

Mani dokumenti

Katra lietotāja dokumenti, kurus veidojis, kurus redz(ja nav uz mapi tiesības), jo ir uzdevums, kurā ir kā Izpildītājs.

Man uzdotie no citām mapēm

Dokumenti, uz kuriem piešķirtas tiesības uzdodot uzdevumu, ja nav piešķirtas tiesības uz dokumentu mapes.

Man iedotie pieejai no citām mapēm

Dokumenti, uz kuriem piešķirtas tiesības caur ierobežota pieeja, ja lietotājam nav piešķirtas tiesības uz dokumentu mapi.

Visi man uzdotie izpildē Dokumenti, kuriem ir uzdevums un


http://www.latvija.lv/




lietotājs ir Izpildītājs un uzdevuma statuss ir Izpildē

Manis veidotieLietotāja reģistrētie dokumenti, dokumenta ievadlaukā ‘Reģistrētājs’

Tēmas Dokumenti, kuriem ievadlaukā: Tēmas norādīta navigācijas punktam atbilstošā vērtība

.....

UzdevumiLietotāja saņemtie, nosūtītie un struktūrvienību uzdevumi

Lietotāja saņemtie

Lietotāja saņemtie uzdevumi, visos statusos, izņemot Reģistrēts, Izpildīts un Atcelts

Izpildē Lietotāja saņemtie uzdevumi, statusā Izpildē

Apakšuzdevumu izpilde Lietotāja saņemtie uzdevumi, statusā Apakšuzdevumu izpilde

Nokavētie

Lietotāja saņemtie uzdevumi, statusā Izpildē, bet kuriem nokavēts izpildes termiņš

Izpildītie

Lietotāja saņemtie uzdevumi, statusā Izpildīts, vai Atcelts

Lietotāja nosūtītie

Lietotāja nosūtītie uzdevumi, visos statusos, izņemot Reģistrēts

Izpildē

Lietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildē

Apakšuzdevumu izpildeLietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Apakšuzdevumu izpilde

NokavētieLietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildē, bet kuriem nokavēts izpildes termiņš

Izpildītie Lietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildīts, vai Atcelts

Reģistrētie Lietotāja reģistrētie uzdevumi, kuri vēl nav nevienam Izpildītājam nodoti izpildīt

Struktūrvienības Tiem lietotājiem uzdotie uzdevumi, kuriem piešķirtas tiesības

Izpildē Lietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildē

Apakšuzdevumu izpilde Lietotājiem uzdotie uzdevumi, statusā Apakšuzdevumu izpilde

NokavētieLietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildē, bet kuriem nokavēts izpildes termiņš

IzpildītieLietotāja nosūtītie uzdevumi, statusā Izpildīts

Sanāksmes Aktīvās sanāksmes Sanāksmes, kurām atbilstošais veids un




nav atzīmēts ievadlauks Sanāksme slēgta

Finanšu komitejas s. – piemērs

.....

Slēgtās sanāksmes Sanāksmes, kurām atbilstošais veids unatzīmēts ievadlauks Sanāksme slēgta Finanšu komitejas s. – piemērs

.....

Jautājumi Zem sanāksmju veidiem atbilstošie jautājumi no visām sanāksmēm; sarakstā pēc noklusējuma ieraksti tiek attēloti dilstošā secībā (pēc lauka

Finanšu komitejas s. – piemērs

.....

OrganizācijaSistēmas parametros norādīta kā pamatorganizācija

Darbinieki

Pamatorganizācijas darbinieki (fiziskas personas, kurām pievienota darba informācija, kurā organizācija sistēmas parametros norādīta kā pamatorganizācija)

Uzdevumu izpildītāju grupas Izveidoto Uzdevumu izpildītāju grupu ierakstu saraksts atbilstoši tiesībām

Aktuālā informācijaDarbinieku prombūtnes, jeb automātiskā uzdevumu deleģēšanas informācija

Struktūrvienības

Pamatorganizācijas struktūrvienību saraksts

AmatpersonasPamatorganizācijas amatpersonu saraksts, tās fiziskas personas, kurām norādīts, ka ir amatpersona

Ziņas Pamatorganizācijas reģistrētās iekšējās ziņas

Klienti, partneri Ārējo kontaktu saraksts Organizācijas Organizāciju saraksts Fiziskas personas Fizisku personu saraksts Kontaktu saraksti Izveidoto kontaktu saraksts Konfigurācija Dokumentu mapes Dokumentu mapju saraksts Dokumentu veidi Dokumentu veidu saraksts Sanāksmju veidi Sanāksmju veidu saraksts

Uzdevumu veidi Uzdevumu veidu saraksts Uzdevumu plūsmas Uzdevumu plūsmu saraksts Klasifikatori Redzams klasifikatoru saraksts

Lietu nomenklatūras

Sistematizēts lietvedībā kārtojamo lietu virsrakstu saraksts ar to glabāšanas termiņu norādi. Dokumentu indeksēšanas un lietu glabāšanas termiņu rādītājs

Saites Reģistrētās ātrās piekļuves saites, kas




pieejamas sākuma lapā ‘Ievadlapa’

Nekustamie īpašumi Nekustamo īpašumu saraksts

DIV dokumentu veidi DIV dokumentu veidu konfigurēšana

E-pasta sagataves E-pasta sagatavju saraksts Administrēšana Lietotāju saraksts Sistēmā reģistrēto lietotāju saraksts Grupu saraksts Sistēmā reģistrēto aktīvo grupu saraksts

Visas grupas Active Directory reģistrēto grupu saraksts

Lomu saraksts Sistēmā reģistrēto lomu saraksts Sesiju saraksts Aktīvo sesiju saraksts

Atvērtie dokumenti

Dokumentu saraksts, kuri ir bloķēti (lietotājs atvēris dokumentu, to aizvēris ar sarkano krustiņu, bet kartiņa nav pieejama labošanai citam lietotājam).

Domēnu piesaiste

Kontaktiem piesaistīto domēnu saraksts.Ārējā dokumentu apmaiņa starp citām iestādēm

Informācijas apmaiņa

Kontaktiem piesaistītā informācijas apmaiņa. Iekšējā sarakste starp pamatorganizācijas struktūrvienībām

E-pakalpojumi Pašvaldības izveidoto e-pakalpojumu saraksts

Arhivēšanas konfigurēšana Lietu nomenklatūras arhivēšana

Dzēstie dokumentiDokumentu saraksts, kuriem izdarīta atzīme ‘Dzēsts’

Lietotāju darbības Sistēmas auditēto darbību saraksts Sistēmas parametri Sistēmas parametru konfigurācija

DIV nosūtītie dokumenti DIV nosūtīto dokumentu saraksts

NAMEJS un DIV datu apmaiņa

Datu apmaiņa starp Namejs un DIV, Tiesības nav pieejamas rediģēšanai, ja sistēmas parametrs "Lietot DIV moduli" ir izslēgts

Kontaktu manuāla sinhronizācija

NAMEJS un DIV kontaktu manualas sinhronizācijas ekrānformaNavigācijas punkts nav pieejams, ja sistēmas parametrs "Lietot DIV moduli" ir izslēgts

1.17Lietotāju tiesības

Apraksts




Katram lietotājam piekļuve sistēmas dokumentu mapēm un to dokumentiem un citiemobjektiem ir atļauta saskaņā ar lietotājam piešķirtajām tiesībām. Tiesības lietotājam piešķirsistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 5 Lietotāju pārvaldība).

Lietotājam var tikt piešķirtas šāda veida tiesības:

uz sistēmas šķirkļiem;

uz navigācijas elementiem sistēmā;

labot un reģistrēt klasifikatoru ierakstus;

uz dokumentu mapi, kas nodrošina iespēju lasīt, reģistrēt vai rediģēt atbilstošusdokumentus;

uz sanāksmes veidu, kas nodrošina iespēju lasīt, reģistrēt vai rediģēt informāciju parsanāksmi;

uz darbībām ar dokumentiem, lai mainītu tā statusus;

uz sistēmas administrēšanas darbībām;

atļaut vai aizliegt skatīt konkrētu dokumentu, piemēram, noteikt ierobežotu pieejamībunoteiktiem dokumentiem.




6 Sarakstu vadība

Apraksts

Sarakstu vadība apraksta dokumentu, uzdevumu, sanāksmju, lietotāju, grupu, lomu, dzēstodokumentu, domēnu un mapju piesaistes, kā arī audita ierakstu sarakstā iekļaujamo kolonuatlasi. Tie visi tiek sakārtoti sarakstos, kur lietotājs pats var definēt par katru dokumenta,kontakta vai uzdevuma veidu sarakstā attēlojamo informāciju. Lai skatītu izvēlēto sarakstu,uzklikšķina kreisā pusē navigācijas sānu izvēlnē atbilstošajai mapei.

Visos sistēmas sarakstos, (dokumentu, uzdevumu, kontaktu, lietotāju, u.c.) tiek atlasīti nevairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādīts citādi sistēmas parametros (skat. aprakstu [1] 3Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasīto ierakstu skaitu var mainīt izmantojot ātro, vaidetalizēto meklēšanu.

Uzklikšķinot sarakstā uz ieraksta, tiek atvērta informācija par izvēlēto dokumentu, uzdevumu,kontaktu, vai sanāksmi apskates / rediģēšanas ekrānformā.

Darbību apraksts

Lai sakārtotu ierakstus sarakstā pēc jebkura no ieraksta ievadlaukiem, uzklikšķina konkrētamkolonnas virsrakstam. Kolonnas kārto no kreisās puses uz labo pusi, ja ir bijusi manuālākārtošana sarakstā un ir vairākas kolonnas kārtotas augoši, dilstoši. Piemēram, lai sakārtotuatlasītos kontaktus pēc uzvārda, uzklikšķina ievadlauka Uzvārds kolonnas virsrakstam –saraksts tiek sakārtots pēc uzvārda alfabētiskā secībā, vai pretējā secībā uzklikšķinot atkārtotikolonnas virsrakstam. Ierakstus sarakstā var sakārtot arī pēc vairākiem ievadlaukiem.Piemēram, lai sakārtotu kontaktu ierakstus pēc uzvārda un vienādos uzvārdus – pēc adreses,uzklikšķina abiem ievadlauku kolonnu virsrakstiem. Kā pirmais ievadlauks pēc kā tiks kārtotsbūs tas, kuram uzklikšķināts tika vispirms. Ievadlauki, pēc kuriem saraksts ir sakārtots unsecību – augošs vai dilstošs norāda simbols pie ievadlauka virsraksta.

Ja tiek uzklikšķināts uz kolonnas Reģistrācijas numurs, tad dokumenti tiek sakārtoti gadaietvaros secībā no vecākā reģistrētā dokumenta, kuram būs reģistrācijas numurs ar kārtasskaitli 1 līdz jaunākajam reģistrētajam dokumentam, kuram būs kārtas skaitlis x – var būtjebkāds cipars, ar kādu ir reģistrēts jaunākais (pēdējais) reģistrētais dokuments. Pēcnoklusējuma sistēma šajā kolonnā sakārto ierakstus un attēlo tos sākot ar jaunāko (pēdējo)reģistrēto dokumentu un tad dilstošā secībā visus ierakstus līdz tam dokumentam, kurampiešķirts reģistrācijas numurā kārtas skaitlis 1.

Pēc konkrēta saraksta atvēršanas, virs tā ir pieejama aprites vides galvenā izvēlne, kas saturhipersaites darbam ar dokumentu, kontaktu, uzdevumu, sanāksmju sarakstiem:

Ekrānformas bloks 8. Aprites vides galvenās izvēlnes piemērs

Galvenajā izvēlnē visas vērtības tiek attēlotas kā hipersaites. Uzklikšķinot uz hipersaites tiekatvērta atbilstoša ekrānforma, kurā iespējams ievadīt, meklēt, sakārtot, drukāt vai eksportētdatus.

Lai reģistrētu jaunu dokumentu, kontaktu, uzdevumu, lietotājs atver atbilstošu sarakstuun galvenajā darbību izvēlnē uzklikšķina uz hipersaites Jauns dokuments, Jaunskontakts, Jauns uzdevums vai Jauna sanāksme. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērtaekrānforma dokumenta, kontakta, vai uzdevuma datu ievadei. Darbības ar konkrētuekrānformu skatīties atbilstošā nodaļā.




Lai mainītu sarakstā attēlojamos ievadlaukus un to kārtību, sistēmas augšējā izvēlnēuzklikšķina uz hipersaites Definēt sarakstu (skat. aprakstu 1.23 Saraksta skatījumadefinēšana).

Lai izmantoti sarakstos detalizēto meklēšanu, uzklikšķina uz hipersaites Meklēšanas kritēriji(skat. aprakstu 8 Meklēšana).

Lai atvērtu atlasīto sarakstu izdrukas formā, uzklikšķina uz hipersaites Izdrukāt sarakstu –jaunā pārlūkprogrammas logā tiek atvērts atlasīto ierakstu saraksts. Lai izdrukātusarakstu, loga augšējā labajā daļā, uzklikšķinot uz hipersaites Izdrukāt.

Lai eksportētu sarakstu uz lietojumprogrammu MS Excel, uzklikšķina uz hipersaitesEksportēt sarakstu. Datni var saglabāt vai uzreiz atvērt, izmantojot operētājsistēmasstandarta saskarni.

Ja tiek eksportēt saraksts uz MS Excel, tad MS Excel tabulā dokumenta kartiņāmpievienoto datņu nosaukumi tiek norādīti kolonnā Datnes. Katram dokumentam tieknorādīts pilns datnes nosaukums, piemēram, DK sagatave_2.docx; elektroniskiparakstītajam dokumentam tiek norādīts tā nosaukums, piemēram, DKsagatave2.edoc, bet tajā iekļauto datņu nosaukumi netiek norādīti.

1.18Dokumentu saraksts

Apraksts

Dokumenti tiek strukturēti dokumentu sarakstos. Tos var atvērt, izvēršot dokumentu mapjustruktūru (skat. aprakstu 1.16 Sistēmas mapju struktūra). Dokumentu sarakstā tiek attēlotainformācija par dokumentu ierakstiem, kurus katrs lietotājs sev var mainīt saraksta izskatu pēcnepieciešamības, izmantojot saraksta skatījuma definēšanas funkciju (skat. aprakstu 6.5Saraksta skatījumu definēšana). Tā kā dokumentu sarakstos ierakstu ir daudz, pārskatotsarakstus vai aktualizējot dokumentu informāciju ir izmantojama dokumentu atlase unmeklēšanas iespējas.

Dokumentu sarakstos, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādīts citādi sistēmasparametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasīto ierakstu skaitu varmainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.


Lai skatītu dokumentu sarakstu, piemēram, saņemto korespondenci, navigācijas kokā atveratbilstošo dokumentu mapes sarakstu un izvērš konkrētās mapes struktūru (detalizētākasdarbības ar navigācijas koku aprakstītas nodaļā: 5 Namejs darba lapas navigācijas koks)




Ekrānforma 12. Dokumentu saraksta piemērs

Dokumentu mapes apakšmapes:

Uzklikšķinot navigācijas kokā uz konkrētas dokumentu mapes, piemēram, Saņemtākorespondence, sarakstā tiek attēloti visi dokumenti, izņemot tos, kuri atrodas statusāNeapstrādāts vai Projekts.

Piezīme! Šos dokumentus, kuri atrodas statusos Neapstrādāts vai Projekts neattēlo, jodokumenti vēl tiek apstrādāti un tiem vēl nav piešķirts reģistrācijas numurs. Lai redzētudokumentus, kuri atrodas šajos statusos, tie ir meklējami jau zem konkrēta dokumentumapes statusa, uzklikšķinot navigācijas kokā, piemēram, uz apakšmapes Projekts.

Lai atvērtu dokumentu sarakstu, kas atrodas konkrētā statusā, navigācijas kokā zemdokumenta mapes uzklikšķina uz konkrēta statusa nosaukuma.

Dokumentu mapēs dokumenti tiek sadalīti, pa atsevišķām dokumentu statusa apakšmapēm,t.i., atverot konkrētu dokumenta mapes statusa apakšmapi, piemēram Projekts, sarakstā tiekattēloti dokumenti, kuri pašreiz atrodas statusā Projekts. Šīs dokumentu mapes statusuapakšmapes ir iespējams definēt, kuras attēlot un neattēlot. To iespējams izdarīt lietotājam aratbilstošām tiesībām (skat. aprakstu [1] 6 Dokumentu mapju vadība). Iespējamās dokumentumapes statusu apakšmapes:

Ekrānformas bloks 9. Dokumentu mapes statusi

Neapstrādāts – dokumenti, ar kuriem lietotājs nav veicis nekādas darbības, tie navsākti apstrādāt;




Projekts – sākotnēji saglabājot lietotājam dokumenta ekrānformā ievadīto datuinformāciju, dokuments ir statusā Projekts;

Saskaņošanā – dokumentam reģistrēts uzdevums, kura veids ir Vīzēt, līdz ar topamatdokumenta statuss mainās uz Saskaņošanā, ja pirms tam tas bija statusāProjekts;

Parakstīšanā – dokumentam reģistrēts uzdevums, kura veids ir Parakstīt, līdz ar topamatdokumenta statuss mainās uz Parakstīšanā, ja pirms tam tas bija statusāProjekts vai Saskaņošanā;

Reģistrēts – lai dokuments būtu statusā Reģistrēts, lietotājs dokumenta ekrānformā

uzklikšķina uz spiedpogas un dokumentam tiek piešķirts reģistrācijasnumurs. Šī spiedpoga ir pieejama tad, ja dokuments atrodas statusā Neapstrādāts,Projekts, Saskaņošanā vai Parakstīšanā;

Izskatīšanā – dokumentam reģistrēts uzdevums, kura veids ir Izskatīt, līdz ar topamatdokumenta statuss mainās uz Izskatīšanā, ja pirms tam tas ir bijis statusāProjekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā, vai Reģistrēts;

Izpildē – dokumentam reģistrēts uzdevums, kura veids ir Izpildīt, vai Rezolūcija, jadokuments pirms tam ir bijis statusos Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā,Reģistrēts vai Izskatīšanā;

Izpildīts – lai dokuments būtu statusā Izpildīts, lietotājs dokumenta ekrānformā

uzklikšķina uz spiedpogas . Šī spiedpoga ir pieejama dokumentam atrodotiesstatusā Reģistrēts, Izskatīšanā, vai Izpildē;

Atcelts – lai dokuments būtu statusā Atcelts, lietotājs dokumenta ekrānformā

uzklikšķina uz spiedpogas . Šī spiedpoga ir pieejama dokumentamatrodoties statusā Reģistrēts, vai Izpildīts;

Ievietots lietā – lai dokuments būtu statusā Ievietot lietā, lietotājs dokumenta

ekrānformā uzklikšķina uz spiedpogas . Šī spiedpoga ir pieejamadokumentam atrodoties statusā Reģistrēts, Izskatīšanā, Izpildīts, vai Atcelts.

Piezīme! Dokumentam atrodoties statusā ‘Ievietots lietā’, nav iespējams uzdotuzdevumus, t.i., nav iespējams nodot kādam darbiniekam uz apstrādi, jo šis statussdokumentam ir aprites beigu statuss, ka arī, dokumenta kartiņā nav pieejami ievadlaukirediģēšanai.

Saraksta lapošana

Atlasīto dokumentu ierakstu sarakstā ir nodrošināta saraksta lapošana ar iespēju pārslēgtiesstarp saraksta lapām un iespēja katram lietotājam norādīt cik ierakstus attēlot vienā sarakstalapā:

Ekrānformas bloks 10. Dokumentu saraksta lapošana

Dokumentu ātrā meklēšana

Lai atlasītu atsevišķus, vai visus ierakstus, izmanto ātro meklēšanu, ievadlauks atrodas virsdokumentu saraksta. Ievadot vērtību ātrās meklēšanas ievadlaukā, lai sekmīgi notiktumeklēšana uzklikšķina uz hipersaites Meklēt. Meklēšana ir iespējama arī pa gadiem (skat.aprakstu 8.1.4 Ātrā meklēšana dokumentu sarakstā).




Dokumentu detalizētā meklēšana

Dokumentu sarakstā izmantojot detalizēto dokumentu meklēšanas funkciju, tos var sistēmāvar atrast pēc to metadatiem, piemēram, statusa, reģistrācijas numura, datuma,korespondenta, izpildes termiņa, datnes, kā arī citiem dokumenta datiem. (skat. aprakstu 1.33Dokumentu meklēšana).

Dokumentu saraksta kolonnu definēšana

Izmantojot sistēmā saraksta skatījuma definēšanu (hipersaite Definēt sarakstu), dokumentusarakstā ir iespējams pievienot informāciju par uzdevumā norādīto atbildīgo par tālākudokumenta apstrādi, izvēloties kolonnu Atbildīgais.

Dokumentu sarakstā jauna dokumenta reģistrēšana

No dokumentu saraksta ir iespējams reģistrēt jaunu dokumentu. Lai reģistrētu jaunudokumentu uzklikšķina uz hipersaites Jauns dokuments, tiek piedāvāts izvēlēties dokumentaveidu, taču ja šķirklī ‘Ievadlapa’ ir definēti dokumentu reģistrēšanas īsceļi, kuros norādīta lietunomeklatūra, tad konkrētam veidam attēlo konkrētas nomenklatūru lietas, tad tiek atvērtadokumenta kartiņa, kurā ir aizpildīti ievadlauki Dokumentu mape, Dokumentu veids, ja‘Ievadlapā’ ir definēta lietu nomeklatūra, tad aizpildīts ievadlauks Lieta, vai arī, aizpildīts tādāgadījumā, ja tā dokumenta veidam ir viena vienīgā (skat. aprakstu 1.36 Dokumentareģistrēšana).

Dokumentu sarakstā datnes atvēršana

No dokumentu saraksta ir iespējams atvērt dokumenta kartiņai pievienoto datni, kas sarakstāattēlota kā ikona. Datni var atvērt tikai tad, ja dokumentu kartiņai ir pievienota viena datne vaiviena elektroniski parakstīta datne, kas satur tieši vienu datni. Ja dokumentam ir pievienotasvairākas datnes un sarakstā redzama ikona, piemēram, , tas nozīmē, ka vienai dokumentukartiņai ir vairākas datnes un atvērt nav iespējams, tad nepieciešams vērt vaļā dokumentukartiņu, lai varētu atvērt visas tai pievienotās datnes.

Datni ir iespējams atvērt no šādiem sarakstiem:

no sistēmas šķirkļa ‘Ievadlapa’ datu bloka ‘Mani dokumenti’, atverot pilno sarakstu un, jadokumentu saraksta skatā ir bijusi izvēlēta kolonna ‘Datnes’;

no sistēmas šķirkļa ‘Ievadlapa’ datu bloka ‘Meklēšana’, ja ir veikta dokumentu meklēšanaun tā rezultātu sarakstā ir kolonna ‘Datnes’;

no sistēmas šķirkļa ‘Namejs’ visu navigācijas mapju dokumentu sarakstos, ja dokumentusaraksta skatā ir bijusi izvēlēta kolonna ‘Datnes’.

Ja dokumentu saraksta kolonnā ‘Datnes’ ar peli iziet uz datnes ikonas, tad tiek atvērta

uzvedne, kurā ir attēloti pievienoto datņu nosaukumi, piemēram, .

Pilns datņu nosaukums tiek norādīts dokumentiem, kuri nav elektroniski parakstītie dokumenti.Elektroniski parakstītajam dokumentam (ja ir tikai viens elektroniski parakstīts dokuments,kurā ietilpst tikai viena datne), tiek norādīts tās datnes nosaukums, kas ir ietverta šajāelektroniskajā dokumentā. Ja ir dokumenta kartiņā pievienoti vairāki elektroniski parakstītidokumenti, tad uzvednē tiek attēloti visu elektronisko dokumentu nosaukumi, bet netiekattēloti to datņu nosaukumi, kas ietilpst elektroniskajos dokumentos.




Dokumenta nosaukuma attēlošana sarakstā

Ja sistēmas lietotājam dokumentu sarakstā ir atlasīta kolonna ‘Nosaukums’ un gadījumos, kadnosaukuma garums pārsniedz 60 simbolus, tad sistēma attēlo pirmos 60 simbolus, ja ir vairāk,tad aiz tiem attēlo ‘...’. Pilnu dokumenta nosaukumu iespējams redzēt neatverot kartiņu, japeles kursoru novieto uz nosaukuma teksta jebkuras daļas, tad uzvednē tiek attēlots pilnsnosaukuma teksts.

Dokumenta nosūtīšanas datuma attēlošana sarakstā

Ja sistēmas lietotājam dokumentu sarakstā ir atlasīta kolonna ‘Sūtīšanas datums’, tad tiekattēlots dokumenta nosūtīšanas datums (no dokumenta kartiņas ievadlauka „Nosūtīšanasdatums”). Ja vienam dokumentam ir vairāki atsķirīgi nosūtīšanas datumi (piemēram,dokuments nosūtīts vairākiem adresātiem dažādos datumos), tad šajā sarakstā tiek attēloti visinosūtīšanas datumi.

Lietotājam, veicot dokumenta saraksta definēšanu, rasta iespēja izvēlēties vērtību „S”, kuraattēlo dokumenta nosūtīšanas statusu. Ja kolonnā „S” ir norādīt ikona - sarkans aplītis, taddokuments nav nosūtīts nevienam korespondentam (nav norādīts dokumenta kartiņāsūtīšanas datums), ja ikona - aplītis ir pelēks, tad dokuments nosūtīts visiem norādītajiemkorespondentiem, kuriem ir norādīts sūtīšanas datums, ja ikona - aplītis ir dzeltenā krāsā,tad dokuments nosūtīts daļai norādīto korespondentu (ja ir norādīts sūtīšanas datums).

Ekrānformas bloks 11. Dokumentu saraksts

1.19Uzdevumu saraksts

Apraksts

Uzdevumi tiek strukturēti uzdevumu sarakstos. Tos var atvērt, izvēršot uzdevumu mapjustruktūru (skat. aprakstu 1.16 Sistēmas mapju struktūra).

Lai skatītu uzdevumu sarakstu, piemēram, lietotāja izpildāmos uzdevumus, kuri ir apstrādē,navigācijas kokā atver atbilstošo uzdevumu sarakstu (lietotāja saņemtie, nosūtītie vaistruktūrvienības) un izvērš konkrētās mapes struktūru (detalizētāk darbības ar navigācijaskoku aprakstīts 5 Namejs darba lapas navigācijas koks).

Uzdevumu sarakstos, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādīts citādi sistēmasparametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasīto ierakstu skaitu varmainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.





Ekrānforma 13. Uzdevumu saraksta piemērs

Uzdevumu sarakstu grupas:

Lietotāja saņemtie – tie ir uzdevumi, kuri tiek attēloti tam lietotājam, kurš atvērissistēmu un ir norādīts kā uzdevuma Izpildītājs;

Lietotāja nosūtītie – tie ir uzdevumi, kuri tiek attēloti tam lietotājam, kurš atvērissistēmu un norādīts kā uzdevuma Uzdevējs, sakārtoti pēc izpildes termiņa;

Struktūrvienības – tie ir uzdevumi, kuri tiek attēloti tam lietotājam, kuram piešķirtastiesības redzēt citu lietotāju uzdotos un saņemtos uzdevumus, t.i., atzīmētas tiesībasdatu blokā Uzdevuma rindu tiesības (skat. aprakstu [1] 5 Lietotāju pārvaldība). Līdzar to, tiek atlasīti un attēloti uzdevumi, kuriem kā izpildītāji norādīti citistruktūrvienības lietotāji, kuru uzdevumus pašreizējam lietotājam ir piešķirtsaplūkot;

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma, kā pirmā uzdevumu sarakstā tiek attēlota kolona ‘K’.Ja uzdevuma statuss ir Izpildē, vai Apakšuzdevuma izpilde un uzdevuma izpildes termiņš irpagātnē, tad uzdevuma ierakstam tiek attēlota pazīme Nokavēts, kā ikona. Ja uzdevumastatuss ir Izpildē, vai Apakšuzdevumu izpilde un uzdevuma izpildes termiņš ir vienāds arpašreizējās dienas datumu, tad uzdevuma ierakstam tiek attēlota pazīme Aktuāls, kā ikona.

Piezīme! Uzdevumu sarakstā sistēmas noklusētā atlases kārtošana notiek pēc kolonasNumurs dilstošā secībā, tādā veidā attēlojot jaunākos uzdevumus saraksta augšpusē,konkrēta gada ietvaros.

Lietotāja saņemto, nosūtīto un struktūrvienības uzdevumu apakšmapes:

Izpildē – uzdevumi, kuros lietotājs, kurš atvēris sistēmu un norādīts kā uzdevumaIzpildītājs, vai Uzdevējs un uzdevuma statuss ir Izpildē;

Apakšuzdevumu izpilde – lietotāja saņemtie uzdevumi, kuri atrodas statusāApakšuzdevumu izpilde;

Nokavētie – uzdevumi, kuros lietotājs, kurš atvēris sistēmu un norādīts kā uzdevumaIzpildītājs, vai Uzdevējs un uzdevuma statuss ir Izpildē vai Apakšuzdevumu izpildeun izpildes termiņš ir pagātnē;

Izpildītie – uzdevumi, kuros lietotājs, kurš atvēris sistēmu un norādīts kā uzdevumaIzpildītājs, vai Uzdevējs un uzdevuma statuss ir Izpildīts vai Atcelts;




Reģistrētie – uzdevumi, kuros lietotājs, kurš atvēris sistēmu un norādīts, kā uzdevumaUzdevējs un uzdevuma statuss ir Reģistrēts. Šis uzdevuma statusa skatījums irpieejams tikai lietotāja nosūtītiem uzdevumiem.

Uzdevumu ātrā meklēšana

Lai atlasītu atsevišķus ierakstus, izmanto ātro meklēšanu, ievadlauks virs dokumentu sarakstaun hipersaite Meklēt, veicamās darbības ar ātro meklēšanu skatīties aprakstā 8.5.2 Ātrāmeklēšana kontaktu sarakstā.

Uzdevumu detalizētā meklēšana

Izmantojot uzdevumu izvērstās meklēšanas funkciju, uzdevumus sistēmā var atrast arī pēc tāmetadatiem – statusa, numura, datuma, izpildes termiņa, izpildītāja, kontrolētāja, piesaistītādokumenta, kā arī citiem uzdevuma datiem. (skat. aprakstu 1.34 Uzdevumu meklēšana).

Uzdevumu saraksta kolonu definēšana

Izmantojot sistēmā saraksta skatījuma definēšanu (hipersaite Definēt sarakstu), uzdevumusarakstā ir iespējams pievienot kolonas arī par pamatdokumenta informāciju, tie ir, Dokumentareģistrācijas numurs un Dokumenta nosaukums.

Jauna uzdevuma reģistrēšana

Lai veidotu jaunu uzdevumu, uzklikšķina uz hipersaites Jauns uzdevums, kur tiek atvērtaekrānforma ‘Uzdevums’ (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana).

1.20Kontaktu saraksts

Apraksts

Kontaktu sarakstā tiek attēlota pamatinformācija par kontaktu ierakstiem, kurus savukārtlietotājs var mainīt pēc nepieciešamības, izmantojot saraksta skatījuma definēšanas funkciju.Tā kā kontaktu sarakstos ierakstu ir daudz, pārskatot sarakstus vai aktualizējot kontaktuinformāciju ir izmantojamas kontaktu atlase un meklēšanas iespējas.

Kontaktu sarakstos, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādīts citādi sistēmasparametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasīto ierakstu skaitu varmainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.


Lai skatītu sistēmā reģistrētos kontaktus, aprites vides navigācijas sānu izvēlnē atveratbilstošu kontaktu mapi. Zem katras apakšmapes centrālajā daļā tiek attēlots reģistrētokontaktu saraksts.




Ekrānforma 14. Kontaktu saraksta piemērs

Kontaktu saraksts sistēmā ir sadalīts divās daļās:

Iekšējie kontakti:

Darbinieki – darbinieku saraksts un informācija par tiem (skat. aprakstu 7.1.2Darba informācijas reģistrēšana). Darbinieki ir fiziskas personas, kurām norādītadarba informācija organizācijā, kura ir norādīta sistēmas parametros kāpamatorganizācija, vai tai pakļautajā organizācijā.

Aktuālā informācija – informācija par darbinieku prombūtni, jeb uzdevumuautomātisku deleģēšanu (skat. aprakstu 11.8.2 Uzdevumu automātiskādeleģēšana);

Struktūrvienības – organizācijas (kura norādīta sistēmas parametros, kāpamatorganizācija) struktūrvienību saraksts un informācija par tām (skat.aprakstu 1.26 Organizācijas, struktūrvienības kontakta ekrānforma);

Ziņas – organizācijas reģistrētās ziņas. Lai varētu reģistrēt ziņas ir nepieciešamspiešķirt atbilstošas tiesības;

Amatpersonas – šis saraksts tiek attēlots tikai tādā gadījumā, ja sistēmasparametru uzstādījumos ir atzīmēts lietot kalendāra šķirkli. Lai šajā saraktāattēlotu amatpersonas, fiziskas personas ekrānformā ir jāpievieno darbainformācija, kurā norāda, ka tā ir amatpersona (skat. aprakstu 7.1.2 Darbainformācijas reģistrēšana). Aktīvai amatpersonai sarakstā tiek attēlota atpazīšanai

ikona. Sarakstā iespējams atlasīt arī bijušās amatpersonas, tās, kurām pagājisdatuma ievadlaukos norādītais datums.

Ārējie kontakti:

Organizācijas – visu organizāciju saraksts un informācija par tām (skat.aprakstu 1.26 Organizācijas, struktūrvienības kontakta ekrānforma);

Fiziskas personas – fizisku personu saraksts un informācija par tām (skat.aprakstu 1.25 Fiziskas personas kontakta ekrānforma);

Kontaktu saraksti – definētie kontaktu iekļaušanas informācijas saņēmējusaraksti (skat. aprakstu 1.29 Informācijas saņēmēju saraksta reģistrēšana).

Kontaktu ieraksti sarakstā tiek sakārtoti dilstošā secībā pēc to izveidošanas laika – jaunākieieraksti atrodas saraksta augšpusē. Lietotājs kontaktu ierakstus sarakstā var sakārtot kā vēlās,uzklikšķinot saraksta augšpusē uz kolonas Vārds vai Uzvārds un sistēma sakārto alfabētasecībā pēc izvēlētās kolonas.




Lai atlasītu kontaktus, kuru uzvārds vai nosaukums sākas ar noteiktu alfabēta burtu,uzklikšķina uz atbilstoša alfabēta burta, virs kontaktu saraksta.

Kontaktu sarakstā izmantojot hipersaiti Visi blakus alfabēta burtiem, tiek atlasīti līdz 50ierakstiem vienā sarakstā, ja nav uzstādīts citādāk sistēmas parametros. Ja vēlas atlasītkonkrēta kontaktu sarakstā pilnīgi visus, vai atsevišķus reģistrētos kontaktus, tad ir jāizmantoātrā meklēšana (skat. aprakstu 8.1.5 Ātrā meklēšana kontaktu sarakstā).

Lai meklētu kontaktus pēc citiem kritērijiem, tad izmanto kontaktu meklēšanas funkciju (skat.aprakstu 1.31 Kontakta meklēšana).

Uzklikšķinot konkrētam kontakta ierakstam, tiek atvērta kontakta apskates/rediģēšanasekrānforma (interesējošo aprakstu skatīt atbilstošā kontakta ekrānformas datu aprakstā).

Papildus darbības ar sarakstiem skatīties aprakstā 6 Sarakstu vadībā un darbības ar navigācijaskoku skatīties aprakstā 5 Namejs darba lapas navigācijas koks.

1.21Kontroles dokumentu saraksts

Apraksts

Kontroles dokumentu sarakstā tiek attēlota informācija par dokumentiem, kuri ir paņemtikontrolē. Šajā sarakstā, sistēmas lietotājam ir viegli un ērti sekot līdzi dokumentu izpildesgaitai.


Lai apskatītu dokumentus, kuri ir paņemti kontrolē, navigācijas kokā atver mapi ‘Kontrolē’.

Ekrānforma 15. Kontroles dokumentu saraksta piemērs

Dokumentu kontroles saraksts ir sadalīts vairākos apakšskatos pa kontroles dokumentustatusiem. Ekrānformas piemērā tiek attēloti visi kontroles dokumenti, neatkarīgi no tostatusa. Navigācijas kokā, ja sistēmas lietotājs vēlas redzēt konkrēta kontroles dokumentastatusu, tad uzklikšķina tajā uz konkrēta statusa nosaukuma.

Kontroles uzdevumu sarakstā, tiek attēlota kontrolēto dokumentu izpildes pazīme, kolonā K, jasarakstā tāda kolona nav, tad lietotājs to definē (skat. aprakstu 1.23 Saraksta skatījumadefinēšana). Šī kolona attēlo dokumentu izpildes statusu. Izpildes statuss tiek attēlots arpazīmi krāsainas ikonas veidā:

zaļš aplis – izpildītie dokumenti, t.i., dokumenti, kuriem norādīts izpildes datums;

dzeltens aplis – neizpildītie dokumenti, t.i., dokumenti, kuriem nav iztecējis izpildestermiņš un nav norādīts dokumenta kartiņas datu blokā Izpilde izpildes datums;




sarkans aplis – nokavētie dokumenti, t.i., dokumenti, kuriem izpildes termiņš irnokavēts.

Saraksta skatījumu lietotājam ir iespējams piemērot savām vajadzībām, izmantojot sarakstaskatījuma definēšanas funkciju (skat. aprakstu 1.23 Saraksta skatījuma definēšana).

Sarakstā pārskatot, vai aktualizējot kontroles dokumentus ir iespējams izmantot detalizētomeklēšanu (skat. aprakstu 1.33 Dokumentu meklēšana) un ātro dokumentu meklēšanu (skat.aprakstu 8.1.4 Ātrā meklēšana dokumentu sarakstā).

Kontroles dokumentu sarakstos, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādīts citādisistēmas parametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasīto ierakstuskaitu var mainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.

1.22 Ierakstu filtrēšana dokumentu un uzdevumu sarakstos

Apraksts

Sistēmas lietotāji dokumentu un uzdevumu sarakstos var veikt ierakstu filtrēšanu pēcnoteiktām kolonām, tādā veidā atlasot sev vēlamos dokumentu vai uzdevumu ierakstus.


Ekrānforma 16. Dokumentu sarakstam ierakstu filtrēšana – piemērs

Virs saraksta kolonnu nosaukumiem blakus atlasīto ierakstu skaitam tiek attēlota filtrēšanasikonu josla. Lai tā būtu pieejam uzklikšķina uz filtrēšanas bloka apzīmējuma ikonas :

ja filtrēšanas bloks ir bijis pielietots, t.i., tikusi veikta saraksta datu filtrēšana, tadfiltrēšanas bloka apzīmējuma ikona tiek papildināta ar zīmulīti un šo ikonufiltrēšanas blokam attēlo gan izvērstā, gan savērstā veidā.

ikona ‘Izvērst / Savērst filtrēšanas bloku’ – Noklusēti filtrēšanas bloks ir savērstāveidā, bet sistēma saglabā informāciju kādā stāvoklī konkrētais lietotājs, atstājisfiltru katrā no sarakstiem. Blakus filtrēšanas bloka apzīmējuma ikonai tiek attēlotabloka izvēršanas ikona . Tai uzklikšķinot filtrēšanas bloks tiek izvērsts, un tajā iriespējams norādīt kritērijus. Kad filtrēšanas bloks ir izvērsts blakus filtrēšanas blokaapzīmējuma ikonai tiek attēlota bloka savēršanas ikona , kurai uzklikšķinotfiltrēšanas, bloks atkal tiek savērsts. Ja filtrēšanas blokā norādītie atlases kritērijitikuši pielietoti saraksta ierakstu atlases veikšanai, filtrēšanas bloka apzīmējumaikona tiek papildināta ar „zīmulīti”, kas norāda, ka bloks pašlaik tiek izmantots. Veicotbloka savēršanu filtrēšanas, nosacījumi netiek dzēsti.




ikona ‘Pielietot ’ – uzklikšķinot uz tās, tiek veikta filtrēšanas bloka izmaiņuapstiprināšana, kā arī tiek veikta saraksta ierakstu atlasīšana, izmantojot norādītosatlases kritērijus. Ja atlases kritēriji ir papildināti, vai mainīti, veiktās izmaiņassaraksta ierakstu atlasīšanā tiek pielietotas tikai pēc atkārtotas uzklikšķināšanasikonai . Pēc uzklikšķināšanas ikonai, filtrēšanas bloks paliek attēlots izvērstā veidā.

ikona ‘Atcelt ’ – uzklikšķinot ikonai visi filtrēšanas nosacījumi tiek nodzēsti un sarakstātiek attēloti visi ieraksti, kuros nav izmantoti filtrēšanas nosacījumi. Filtrēšanas blokstiek savērsts.

Filtrēšanas blokā, katrai saraksta kolonai tiks izveidots atlases kritērija ievadlauks. Filtrēšanasblokā iespējams veikt navigāciju pa atlases kritēriju ievadlaukiem izmantojot taustiņu [Tab].

Sistēmā ir paredzēti trīs veidu atlases kritēriji:

Teksts – virs attiecīgās kolonnas tiek attēlots teksta ievadlauks. Šo atlases kritēriju tipusistēma izmanto kolonām, kuru datu tips ir teksts vai skaitlis. Izmantojot šā tipaatlases kritēriju, sistēma atlasa visus saraksta ierakstus, kuru atbilstošās kolonasdatu ievadlauka vērtība ir vienāda vai arī satur norādīto vērtību. Ja ievadlaukāievadīti vairāki vārdi, kas atdalīti ar atstarpi, sistēma atlasa visus saraksta ierakstus,kuru atbilstošās kolonas datu lauka vērtība satur katru no vārdiem, kas atdalīti aratstarpi, jebkurā secībā. Piemēram, kritērija ievadlaukā norādot vērtību ‘jur vil’,sistēma atlasīs šādas vērtības – ‘Jurita Vilnīte’; ‘Juris Vilemsens’; ‘Vilnis Jurkāns’,u.t.m.l.

Laika periods – virs attiecīgās kolonas tiek attēloti divi datuma ievadlauki, kurosiespējams norādīt datumu periodu. Šo atlases kritērija tipu sistēma izmanto visāmkolonām, kuru datu tips ir datums. Izmantojot šā tipa atlases kritēriju, sistēmaatlasa visus saraksta ierakstus, kuru atbilstošās kolonas datuma vērtība ir vienādavai lielāka par norādīto perioda sākuma datumu un mazāka vai vienāda par norādītoperioda beigu datumu. Ja norādīts tikai perioda sākuma datums, sistēma atlasa visussaraksta ierakstus, kuru atbilstošās kolonas datuma vērtība ir vienāda vai lielāka parnorādīto perioda sākuma datumu. Ja norādīts tikai perioda beigu datums, sistēmaatlasa visus saraksta ierakstus, kuru atbilstošās kolonas datuma vērtība ir mazākavai vienāda par norādīto perioda beigu datumu.

Piezīme! Jāatceras, lai norādītais perioda beigu datums nebūtu mazāks kā norādītaisperioda sākuma datums. Gadījumā, ja tas netiek ievērots, tad virs datuma ievadlaukiemtiek attēlots kļūdas paziņojums ‘Nekorekts periods!’ un atlase pēc atbilstošās kolonasvērtībām netiek veikta.

Izvēle – virs attiecīgās kolonas tiek attēlots izvēles saraksts, kurā iespējams norādītvienu vai vairākas izvēles vērtības. Šo atlases kritērija tipu sistēma izmanto kolonām,kuru datus izsaka klasificēta vērtība. Izmantojot šī tipa atlases kritēriju, sistēmaatlasa visus saraksta ierakstus, kuru atbilstošās kolonas lauka vērtība atbilsts kādaino izvēles sarakstā norādītajām vērtībām. Ja izvēles sarakstā atzīmētas vairākasvērtības, pēc kurām veikt filtrēšanu, sistēma atlasa visus ierakstus, kuros norādītasšīs vērtības.

Vairāku kritēriju norādīšana:

Ievadot vairāku kolonu filtrēšanas kritērijus, sistēma atlasīs saraksta ierakstus, kuri atbilstvisiem norādītajiem filtrēšanas kritērijiem. Atlases kritēriji, kuros nav norādītas vērtības, veicotatlasi, netiks ņemti vērā.

Ja izmantota ātrā vai izvērstā meklēšana:




Ja attēlojot sarakstu ir bijusi izmantoti ātrās vai izvērstās meklēšanas atlases kritēriji, tadfiltrēšanas kritēriji tiek pielietoti kā papildus atlases kritēriji. Filtrēšana tiek veikta tikai attēlotāsaraksta ietvaros. Veicot jaunu ātro vai izvērsto meklēšanu sarakstam, visi pielietotiefiltrēšanas kritēriji tiek dzēsti.

Jauna ieraksta pievienošana:

Pēc jauna ieraksta pievienošanas sistēma veiks automātisku saraksta atjaunošanu, tas nozīmē,ja pirms tam ir veikta datu filtrēšanā, tā tiek dzēsta un saraksts tiek atjaunots pilnvērtīgs.

Pielietoto filtrēšanas nosacījumu attēlošana:

Ekrānformas bloks 12. Izmantoto filtrēšanas kritēriju uzvednes teksts – piemērs

Kad sarakstā ir pielietots filtrēšanas parametru bloks ierakstu atlasei, virs saraksta piefiltrēšanas bloka ikonas, kā uzvednes teksts, tiks attēlota informācija par atlasē pielietotajiemfiltrēšanas kritērijiem, tos atdalot ar semikolu ‘;’. Par katru pielietoto filtrēšanas kritēriju tiksattēlots atbilstošās kolonnas nosaukums, kā arī kritērija nosacījumi:

Teksta kritērijiem blakus kolonnas nosaukumam tiks attēlots teksts „satur” un kritērijānorādītā vērtība pēdiņās. Piemēram: [NUMURS satur ‘2011’];

Datuma kritērijiem blakus kolonnas nosaukumam tiks attēlots teksts ‘no’ un kritērijānorādītā perioda sākuma datums, teksts ‘līdz’ un kritērijā norādītā perioda beigudatums. Piemēram: [TERMŅŠ no ‘01.10.2011’ līdz ‘01.02.2012’];

Izvēles kritērijiem blakus kolonnas nosaukumam tiks attēlots teksts ‘=’ un kritērijā visasatzīmētās izvēles iespējas pēdiņās atdalītas ar tekstu ‘vai’. Piemēram: [STATUSS =‘Izpildē’ vai ‘Izpildīts’].

1.23Saraksta skatījuma definēšana

Apraksts

Sistēmas lietotāji var definēt saraksta skatījuma informāciju, kas sarakstos tiek attēlota parkatru dokumentu, uzdevumu vai kontaktu. Iespējams ir arī sarakstā norādīt attēlojamoievadlauku secību, kurš ievadlauks, aiz kura sekos.


Lai mainītu sarakstā skatījuma attēlojamo informāciju, sistēmas augšējā izvēlnē uzklikšķina uzhipersaites Definēt sarakstu, un tiek atvērta saraksta skatījuma definēšanas ekrānforma:




Ekrānforma 17. Saraksta skatījuma definēšanas ekrānforma

Ailē Saraksta lauki tiek attēloti dokumenta ievadlauki, kas netiek attēloti sarakstā. AilēIekļautie saraksta lauki – ievadlauki, kas tiek attēloti sarakstā.

lai pievienotu sarakstam jaunu ievadlauku, atzīme to ailē Saraksta lauki un uzklikšķinabultiņai – tādā veidā norāda, ka ievadlauks tiks attēlots sarakstā. Pretēji rīkojas,lai ievadlauku izņemtu no attēlojuma saraksta;

lai mainītu ievadlauku attēlojumu secību sarakstā, pārvieto ievadlaukus ailē Iekļautiesaraksta lauki, iezīmējot tos un izmantojot augšup un lejupvērstās bultiņas pieIekļautie saraksta lauki;

Saglabāt kā noklusēto saraksta skatījumu – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot, katramsistēmas lietotājam ir iespējams jebkuram sistēmas sarakstam norādīt neatkarīgusaraksta skatījumu (ievadlauku kolonas un to secību).

Piezīme! Lai šī izvēles rūtiņa būtu pieejama, ir jābūt piešķirtām atbilstošām tiesībām. Šīstiesības piešķir sistēmas administrators.

Spiedpogu darbība

Uzklikšķinot uz spiedpogas , veiktās izmaiņas tiek saglabātas un ekrānforma aizvērta.Veiktās izmaiņas attiecas uz konkrēto sarakstu konkrētajam lietotājam.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērts bez izmaiņu saglabāšanas.




7 Kontaktu vadība

Apraksts

Mapē Organizācija vai Klienti, partneri tiek uzturēta informācija par fiziskām personām(sistēmas lietotājiem, korespondentiem), darbiniekiem, organizācijām un struktūrvienībām.

Organizāciju un Struktūrvienību datu uzturēšana sistēmā notiek vienādi, tādēļ struktūrvienībudatu uzturēšana atsevišķi netiek aprakstīta.

Darbības ar kontaktu sarakstiem skatīties aprakstā 6.3 Kontaktu saraksts.

1.24Jauna kontakta reģistrēšana

Apraksts

Reģistrējot sistēmā jaunus kontaktus, vispirms norāda to pamatinformāciju, adresi un pārējosdatus. Reģistrēto kontaktu var piesaistīt vienam vai vairākiem informācijas saņēmējusarakstiem, kuri ir apskatāmi zem mapes Klienti, partneri Kontaktu saraksti. (skat.aprakstu 1.29 Informācijas saņēmēju saraksta reģistrēšana).

Darbību apraksts

Lai reģistrētu jaunu kontaktu:

atver šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā mapi Organizācija, vai Klienti, partneri unatbilstošo apakšmapi, atkarībā no tā, vai reģistrējama organizācija, fiziska personavai struktūrvienība. Sistēmas augšējā izvēlnē, atkarībā no atvērtā kontaktu saraksta,uzklikšķina uz hipersaites Jauna fiziska persona, Jauna organizācija, vai Jauna vienība –tiek atvērta jauna kontakta reģistrēšanas ekrānforma (skat. zemāk atbilstošoaprakstu kontaktu reģistrēšanai);

šķirklī ‘Ievadlapa’ datu blokā ‘Darbības’ izvēlas kontakta reģistrēšanai atbilstošu ikonu:

Jauna fiziskā persona vai Jauna juridiskā persona;

dokumentu kartiņā, ja kontakta meklēšanas rezultātā nepieciešamais kontakts navatrasts, tad uzklikšķina uz spiedpogas , lai atvērtu detalizēto kontaktu meklēšanu,kurā iespējams reģistrēt jaunu juridisku vai fizisku personu. Hipersaites Jauna fiziskapersona, Jauna organizācija ir pieejamas atkarībā no kontakta ievadlauka. Tas nozīmē,ka dokumenta kartiņas ievadlaukā ‘Parakstītājs’ būs iespējams reģistrēt jauni tikaifizisku personu, taču no lauka ‘Korespondents’ būs iespējams reģistrēt gan fizisku,gan juridisku personu (skat. aprakstu 7 Kontaktu vadība).

Reģistrējot sistēmā jebkuru jaunu kontaktu, sākotnēji kontakta ekrānformas augšējā tumšizilajā kreisajā malā tiek attēlota informācija atkarībā no reģistrējamā kontakta: Jauna fiziskapersona, Jauna organizācija, vai Jauna struktūrvienība. Ja tiek atvērta jau reģistrēta kontaktakartiņā, tad tiek attēlota informācija par konkrēti atvērto kontaktu (Fiziskai personai: VārdsUzvārds, Organizācijai un Struktūrvienībai tās nosaukums).

1.25Fiziskas personas kontakta ekrānforma

Apraksts

Fiziskas personas reģistrācijas ekrānforma sastāv no 3 šķirkļiem:




Fiziska persona – šķirklī tiek uzturēta informācija par fiziskas personas pamatdatiem,privāto informāciju, darba informāciju (skat. aprakstu 7.1.1 Fiziskas personaskontakta datu uzturēšana);

Komunikācija – šajā šķirklī ir pieejama kontakta komunikācijas (saistīto dokumentu unkalendāra notikumu) vēsture, kā arī ir pieejamas darbības ar kontakta iekļaušanuinformācijas saņēmēju sarakstos (skat. aprakstu 1.28 Kontakta komunikācijuvēsture). Aiz šķirkļa nosaukuma iekavās tiek attēlots kontakta saistīto dokumentu unkalendāra notikumu skaits;

Lietotājs – šķirklis tiek attēlots tikai tad, ja kontakts ir sistēmas lietotājs. Šajā šķirklī irpieejama informācija par sistēmas lietotāja datiem, ciparu sertifikātiem, piešķirtajāmtiesībām un uzdevumu rindu tiesībām (skat. aprakstu [1] 5 Lietotāju pārvaldība).

Šķirkļos attēlojamā informācija ir atkarīga no iepriekš saglabāta datu aizpildījuma unkonkrētam lietotājam piešķirtām tiesībām.

7.1.1 Fiziskas personas kontakta datu uzturēšana

Apraksts

Fiziskas personas datu šķirklī vai informācijas ekrānformā ‘Fiziskas personas’ kontaktaekrānformā norādāma informācija par personas datiem, adresi, darba informāciju.


Lai papildinātu, mainītu vai reģistrētu jaunu fizisku personu – kontakta ekrānformā atver šķirkli‘Fiziska personas’ un papildina, maina vai ievada jaunu informāciju atbilstošos ievadlaukos.Ekrānformā ‘Fiziskas personas’ kontakta informācija ir izkārtota vairākos datu blokos.




Ekrānforma 18. Fiziskas personas datu ekrānforma

Ekrānformas augšējā daļā pieejamas šādas darbības ar fiziskas personas datiem:

Importēt personas datus – ja uzklikšķina uz hipersaites, tiek atvērta operētājsistēmasstandarta dialoglogs datnes izvēlei;

Eksportēt personas datus – ja uzklikšķina uz hipersaites, tiek atvērta operētājsistēmasstandarta dialoglogs sagatavotās datnes saglabāšanai;

Izdrukāt vizītkarti – ja uzklikšķina uz hipersaites, tiek sagatavota fiziskas personas vizītkarteizdrukāšanai, atverot jaunu ekrānformu, kuru iespējams izdrukāt izmantojotpārlūkprogrammas Internet Explorer saskarni.

Datu bloks ‘Personas dati’

Vārds, Uzvārds – fiziskas personas vārds, uzvārds;




Dzimums – dzimumu norāda atzīmējot vienu no radiopogām;

Personas kods – personas kods;

Dzimšanas datums – personas dzimšanas datumu var norādīt manuāli, vai izvēlotiesspiedpogu – izmantojot kalendāru. Ievadot manuāli datumu, jāievēro datumaformāts – DD.MM.GGGG. Darbības ar kalendāru skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade;

Piezīmes – var ievadīt papildus informāciju par fiziskas personas datiem;

Ir aktīvs – atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek norādīts, ka persona ir aktīvs sistēmasdalībnieks, t.i., aktīvs lietotājs vai arī korespondents, kas būs pieejams sarakstā unmeklēšanā. Pretējā gadījumā nebūs pieejams sarakstos un meklēšanā. Ja Fiziskapersona vai Darbinieks vairs nav aktuāli, t.i., lai kontaktu sarakstā neattēlotukonkrētu personas vārdu, uzvārdu, atverot kontakta ekrānformu ir jānoņem pazīmeIr aktīvs, un jāsaglabā veiktās izmaiņas;

Atļaut uzdevumu automātisku deleģēšanu – izvēles rūtiņu atzīmējot, tiek dotaiespēja automātiska uzdevumu deleģēšanai, t.i., Izpildītāja aizvietošanu. Izpildītājaaizvietošanu reģistrē Organizācija Aktuālā informācija (skat. aprakstu 11.8.2Uzdevumu automātiskā deleģēšana).

Piezīme! Izvēles rūtiņas Ir aktīvs un Atļaut uzdevumu automātisku deleģēšanu, tiekaizpildīti pēc sistēmas noklusējuma, t.i., reģistrējot jaunu kontaktu, šīs izvēles rūtiņas jauir atzīmētas.

Datu bloks ‘Kontakta informācija’

Šajā datu blokā reģistrējot jaunu kontaktu ir jāaizpilda vismaz viens ievadlauks, pretējāgadījumā sistēma attēlos brīdinājuma paziņojumu un kontakta dati netiks saglabāti. Kā arī šiekontakta informācijas dati ir noderīgi pie meklēšanas, kā arī vairāku vienādu kontaktunereģistrēšanas.

Pasta adrese – adresi var norādīt, ja uzklikšķina uz spiedpogas un izvēlas to noklasifikatora (skat. aprakstu 1.27 Adreses reģistrācija un atlase);

Cita adrese – adresi norāda, ja uzklikšķina uz spiedpogas un izvēlas no klasifikatora(skat. aprakstu 1.27 Adreses reģistrācija un atlase);

Mobilais tālrunis, Tālrunis, Fakss, – fiziskas personas kontaktinformācija;

E-pasta adrese – jānorāda personas e-pasta adrese;

Ja tiek ievadīts e-pasts, ko sistēma neatpazīst (t.i. e-pasta adrese nav norādīta formātāteksts + “@” + teksts (kas iekļauj punktu („.”)), tad sistēma pēc darbības Saglabātveikšanas dod paziņojumu, ka Laukā ‘E-pasta adrese’ nekorekts formāts! Vairākas e-pastu adreses jāatdala ar komatu (,) vai semikolu (;)”.

Ja tiek norādītas divas e-pasta adreses, tad tās jāatdala ar komatu („,”) vai semikolu(„;”). Norādot nepareizi atdalītas e-pasta adreses, pēc darbības Saglabāt izpildes,sistēma dod paziņojumu „Laukā ‘E-pasta adrese’ nekorekts formāts! Vairākas e-pastuadreses jāatdala ar komatu (,) vai semikolu (;)”.

Piezīme! Ja tiek atvērta Fiziskas personas ekrānforma un laboti jau iepriekš ievadītie datijebkurā ievadlaukā, tad pie nosacījuma, ka iepriekš ievadlaukā E-pasta adrese ir bijušiievadīti dati, kas ir neatbilstoši norādītajām pazīmēm, izpildot darbību Saglabāt, tiks dotspaziņojums par nekorektiem datiem ievadlaukā.

Piezīmes – papildus informācija par fiziskas personas privātajiem datiem.

Datu bloks ‘Darba informācija’




Darba informācijas saraksts tiek attēlots dilstošā secībā, jaunākos ierakstus attēlo sarakstaaugšdaļā, t.i., sistēma skatās pēc ievadlauka Amatā no.

Lai skatītu detalizētu informāciju par konkrētu darba vietu vai arī labotu datus, uzklikšķina uzorganizācijas nosaukuma – tiek atvērta darba informācijas datu ekrānforma (skat. Ekrānforma19. Personas darba informācijas ekrānforma).

Lai dzēstu darba informācijas ierakstu, uzklikšķina uz hipersaites Dzēst blakus konkrētamierakstam. Sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu un lietotājam atbildot apstiprinoši, darbavietas ieraksts tiek dzēsts.

Lai pievienotu jaunu darba vietas ierakstu, uzklikšķina uz hipersaites Pievienot darba informāciju,skat. aprakstu 7.1.2 Darba informācijas reģistrēšana.

Spiedpogu darbība

Ja ir aizpildīta visa nepieciešamā Fiziskas personas informācija, uzklikšķina uz spiedpogas

. Tiek saglabātas visas veiktās izmaiņas personas un privātajos datos, kā arīdarbavietas informācija. Ja norādītie dati saglabāti, tad sistēma attēlo paziņojumu„Dati veiksmīgi saglabāti!”.

Piezīme! Sistēmā ir nodrošina fizisku personu unikalitātes pārbaude pēc vārda, uzvārda,personas koda un kontaktinformācijas.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta bez veikto izmaiņusaglabāšanas, vai arī pēc datu saglabāšanas.

7.1.2 Darba informācijas reģistrēšana

Apraksts

Darba informācijas sistēmā iespējams ievadīt vairākas, piemēram, ja tajā pašā iestādēdarbiniekam ir mainījies amats, tad iepriekšējo amatu ir iespējams atstāt ievadot klāt jaunoamatu un sistēma ņems vērā pēdējo ievadīto amatu.

Sistēmā reģistrētai fiziskai personai pievienojot darba informāciju:

ja šī darba informācija ir organizācijas, kura lieto DVS NAMEJS un ir norādīta sistēmasparametros kā pamatorganizācija, tad reģistrētā fiziskā persona kļūst par darbiniekuun no kontaktu saraksta Fiziskas personas tiek pārcelta uz Darbinieki;

ja šī darba informācija ir kādas citas organizācijas darbinieks, tad kontakts palieksaraksta Fiziskas personas.


Lai pievienotu jaunu darba vietas ierakstu, fiziskas personas kartiņā, uzklikšķina uz hipersaitesPievienot darba informāciju – tiek atvērta ekrānforma darba informācijas reģistrēšanai:




Ekrānforma 19. Personas darba informācijas ekrānforma

Organizācija / Struktūrvienība – izvēlas atbilstošu organizāciju vai struktūrvienību(skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Norādot organizāciju, kas ir norādītasistēmas parametros kā pamatorganizācija, vai pamatorganizācijas struktūrvienību,fiziska persona tiek pārcelta no saraksta Klienti, partneri Fiziskas personas uzsarakstu Organizācija Darbinieki;

Piezīme! Sistēmas parametros pamatorganizāciju norāda sistēmas administrators, vaisistēmas lietotājs ar administratora tiesībām (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametruuzturēšana).

Amats – nosaukumu izvēlas no saraksta. Amatu nosaukumi tiek definēti pirms tiekizveidots kontakts. Amatu definēšanu veic sistēmas administrators zemKonfigurācija Klasifikatori (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība);

Amatā no/līdz – norāda darba attiecību sākuma un beigu datumu. Datumu var ievadītmanuāli vai izvēlēties no kalendāra . Ievadot manuāli datumu, jāievēro datumaformāts – DD.MM.GGGG. Darbības ar kalendāru skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade;

Amatpersona – izvēles rūtiņa, kura tiek attēlota tikai tad, ja sistēmas parametros šķirklī‘Moduļi’ ir atzīmēts lietot moduli ‘Kalendārs’. Atzīmējot izvēles rūtiņu tiek norādīts, kadarbinieks ir amatpersona un to attēlo ne tikai darbinieku sarakstā: Organizācija Darbinieki, bet arī sarakstā: Organizācija Amatpersonas;

Pieņemšanas laiks – teksta ievadlauks, kurā norādīt amatpersonas pieņemšanas laiku.Šis ievadlauks tiek attēlots un ir pieejams tikai tad, ja izvēles rūtiņa ‘Amatpersona’ iratzīmēta. Ja iestādē tiek izmantoti e-pakalpojumi, portālā www.latvija.lv aizpildotkonkrēta e-pakalpojuma datus un izvēloties amatpersonu, tad izvēlētajaiamatpersonai tiek attēlots norādītais pieņemšanas laiks. Amatpersonas informācijauz portālu tiek izsūtīta ik pēc dažām sekundēm, tiek pārbaudīts arī ievadlaukā ‘Amatāno / līdz’ spēkā esamību;

Piezīme! Ja amatpersonai ir vairākas darba informācijas ievadītas, tad portālā tiek ņemtavērā amatpersonai pēdējā ievadītā darba informācija.

Piezīmes – papildus informācija par fiziskas personas darbavietas datiem.

Spiedpogu darbība





Lai pievienotu fiziskas personas pamatdatiem informāciju par darba vietu un amatu,

uzklikšķina uz spiedpogas .

1.26Organizācijas, struktūrvienības kontakta ekrānforma

Apraksts

Organizācijas datu ekrānforma sastāv no 2 šķirkļiem.

Organizācija – šķirklī tiek uzturēta informācija par organizācijas vai struktūrvienībasdatiem (skat. aprakstu 7.1.3 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datuuzturēšana);

Komunikācija – šķirklī pieejama kontakta komunikācijas (saistīto dokumentu unkalendāra notikumu) vēsture, kā arī ir pieejamas darbības kontakta iekļaušanaiinformācijas saņēmēju sarakstos (skat. aprakstu 1.28 Kontakta komunikācijuvēsture). Aiz šķirkļa nosaukuma iekavās tiek attēlots kontakta saistīto dokumentu unkalendāra notikumu skaits.

Šķirkļos attēlojamā informācija ir atkarīga no iepriekš saglabātiem datiem un konkrētajamlietotājam, kurš izsaucis šo ekrānformu, piešķirtajām tiesībām (skat. aprakstu [1] 5 Lietotājupārvaldība).

7.1.3 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana

Apraksts

Organizācijas datu šķirklī vai informācijas ekrānformā ‘Organizācija’ / ‘Struktūrvienība’norādāma pamata informācija par organizāciju / struktūrvienību, tās tipu un adresi.


Lai administrētu kontakta – organizācijas vai struktūrvienības datus, kontakta ekrānformāatver šķirkli ‘Organizācija’. Ekrānformas augšdaļā ir pieejama šāda darbība ar organizācijasdatiem:

Izdrukāt vizītkarti – uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērta jauna ekrānforma. Izdrukasformā, tiek sagatavota organizācijas vai struktūrvienības vizītkarte izdrukāšanai. Šīhipersaite ir pieejama visiem lietotājiem, kuriem ir piešķirtas tiesības uz kontaktaapskati. Šajā vizītkartes ekrānformā, tiek sagatavota šāda informācija:

Nosaukums;

Nosaukuma saīsinājums;

Pakārtota organizācijai;

Kods;

Pasta adrese;

Juridiskā adrese;

Tālrunis;

Fakss;

Web adrese;

Oficiālā e–pasta adrese.




Vizītkarti var izdrukāt, izmantojot pārlūkprogrammas Internet Explorer saskarni, vai izmantojotpeles labo taustiņu un uzklikšķinot uz [Print].

Lai papildinātu, mainītu organizācijas/struktūrvienības datus, vai reģistrētu jaunu kontaktu,papildina, labo vai aizpilda atbilstošajos ievadlaukos. Organizācijas un struktūrvienībaskontaktu ekrānforma ir vienāda un tajā ir norādāma šāda informācija:

Ekrānforma 20. Organizācijas / Struktūrvienības dati

Organizācija / Struktūrvienība – atzīmē atbilstošu izvēles radiopogu, pēcnoklusējuma ir atzīmēta radiopoga Organizācija;

Nosaukums – organizācijas vai struktūrvienības nosaukums;

Piezīme! Nosaukumu nebūtu vēlams likt pēdiņās, vai izmantot kādas citas zīmes, kā arīvadīt sākumā, piemēram, SIA, A/S, jo, izmantojot meklēšanu, šos kontaktus būs grūtākatrast, lai varētu tos norādīt kādā ievadlaukā. Jāievada uzreiz pats organizācijas vaistruktūrvienības nosaukums. Kā arī jāņem vērā, ka organizācijas nosaukuma pirmais burtsvar tikt izmantots no šīs organizācijas saņemtā dokumenta reģistrācijas numurā (atbilstošidokumentu mapes konfigurācijai).

Nosaukums navigācijas joslā – īpašnieka organizācijas nosaukums, kuru izmantosattēlot navigācijas kokā, joslā. Lai rādītu šo nosaukumu, jābūt atzīmētam dokumenta




mapē, ka rādīt mapēs piederību navigācijas joslā (skat. aprakstu [1] 6.2 Dokumentumapes izveide);

Nosaukuma saīsinājums – organizācijas vai struktūrvienības nosaukuma saīsinājums;

Reģistrācijas numurs – ievadlauks organizācijas reģistrācijas numura norādīšanai;

Reģistrē piederošos dokumentus – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot obligāts ievadlauksir Nosaukuma saīsinājums, jo šis organizācijas saīsinājums tiks izmantots piedokumenta numura piešķiršanas (numurs sastāvēs no četrām daļām) (skat. aprakstu[1] 6.2 Dokumentu mapes izveide);

Pakārtota organizācijai – norāda iestādes nosaukumu, kurai organizācijai vaistruktūrvienībai pakārtota (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Tips, Apakštips – organizācijas tipu un apakštipu izvēlas no saraksta. Šis saraksts tiekizveidots pirms tiek reģistrēts kontakts. To dara sistēmas administrators zemKonfigurācijas Klasifikatori (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Jatiek uzturēta struktūrvienības informācija, tad ievadlauka nosaukums nav maināmas– ievadlaukos tiek parādīta organizācijas tipa, apakštipa nosaukums, kamstruktūrvienība ir pakļauta;

Kods – organizācijas reģistrācijas numurs. Ja tiek administrēta struktūrvienībasinformācija, tad ievadlauka numurs nav maināms – ievadlaukā tiek parādītsorganizācijas reģistrācijas numurs, kam struktūrvienība ir pakļauta;

Pasta adrese – adresi norāda, uzklikšķinot uz spiedpogas un izvēloties noklasifikatora (skat. aprakstu 1.27 Adreses reģistrācija un atlase);

Juridiskā adrese – adresi norāda, uzklikšķinot uz spiedpogas un izvēloties noklasifikatora (skat. aprakstu 1.27 Adreses reģistrācija un atlase). Ja tiek uzturētastruktūrvienības informācija, tad ievadlauka ieraksti nav maināmi – ievadlaukā tiekparādīta organizācijas juridiskā adrese, kam struktūrvienība ir pakļauta;

Tālrunis, Cits tālrunis, Fakss, Web-adrese– organizācijas vai struktūrvienībaskontaktinformācija;

Oficiālā e-pasta adrese – jānorāda organizācijas vai struktūrvienības e-pasta adrese;

Ja tiek ievadīts e-pasts, ko sistēma neatpazīst (t.i. e-pasta adrese nav norādīta formātā:teksts + “@” + teksts (kas iekļauj punktu („.”)), tad sistēma pēc darbības Saglabātveikšanas dod paziņojumu, ka Laukā ‘Oficiālā e-pasta adrese’ nekorekts formāts!Vairākas e-pastu adreses jāatdala ar komatu (,) vai semikolu (;)”.

Ja tiek norādītas divas e-pasta adreses, tad tās jāatdala ar komatu („,”) vai semikolu(„;”). Norādot nepareizi atdalītas e-pasta adreses, pēc darbības Saglabāt izpildes,sistēma dod paziņojumu „Laukā ‘Oficiālā e-pasta adrese’ nekorekts formāts! Vairākase-pastu adreses jāatdala ar komatu (,) vai semikolu (;)”.

Piezīme! Ja tiek atvērta Organizācijas kartiņas ekrānforma un laboti jau iepriekš ievadītiedati jebkurā ievadlaukā, tad pie nosacījuma, ka iepriekš ievadlaukā Oficiāla e-pasta adreseir bijuši ievadīti dati, kas ir neatbilstoši norādītajām pazīmēm, izpildot darbību Saglabāt,tiks dots paziņojums par nekorektiem datiem ievadlaukā.

E-adrese –ievadlauks organizācijas e-adreses norādīšanai. Ja DIV modulis ir aktīvs un irnotikusi kontaktu automātiska sinhronizācija, tad laukā tiek automātiski ielasītavērtība no atbilstošā kontakta e-adreses Dokumentu integrācijas vidē. E-adresi varnorādīt arī manuāli, pirms tam pie konkrētās organizācijas vai Valsts Reģionālāsattīstības aģentūrā noskaidrojot aktuālo kontakta e-adresi.




Ja tiek ievadīta e-adrese, ko sistēma neatpazīst (t.i. e-adrese nav norādīta formātā:teksts + “@” + teksts), tad sistēma pēc darbības Saglabāt veikšanas dodpaziņojumu, ka „Laukā ‘Laukā „E-adrese” nekorekts formāts!

” Korektas e-adreses formāta piemērs: [email protected]

Ja ir ieslēgts DIV modulis un organizācijai vai struktūrvienībai nav norādīta e-adresesvērtība, tad tiek attēlota spiedpoga , uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta ekrānforma„Kontakta apvienošana”, lai varētu veikt kontaktu manuālu apvienošanu. Datu blokā„Kontakti, kuru dati tiek izmantoti aktualizācijai” izmantojot Meklēt, norāda DIVkontaktu, ar kuru jāveic Namejs kontakta Manuāla sinhronizācija. Nospiež spiedpoguApvienot un notiek kontaktu sinhronizācija. Šādi izvēlētajam organizācijas vaistruktūrvienības ierakstam bez e-adreses iespējams uzstādīt e-adresi no citaorganizācijas ieraksta (ja tas izveidots automātiski).

Piezīmes – ievadlauks papildus informācijas norādīšanai;

Ir aktīvs – atzīmē izvēles rūtiņu, ja organizācija vai struktūrvienība ir aktīvs sistēmasdalībnieks. Ja Organizācija vairs nav aktuāla, t.i., lai kontaktu sarakstā neattēlotuorganizācijas nosaukumu, ir jānoņem pazīme Ir aktīvs, un jāsaglabā veiktāsizmaiņas.

Spiedpogu darbība

Ievadot nepieciešamo informāciju, lai saglabātu veiktās izmaiņas, vai ievadītos jaunos

datus, uzklikšķina uz spiedpogas .

Piezīme! Sistēmā ir nodrošināta organizāciju un struktūrvienību kontaktu unikalitātespārbaude pēc nosaukuma, tipa, reģistrācijas numura (organizācijām), e-adreses(organizācijām, struktūrvienībām) un pēc virsorganizācijas un nosaukuma(struktūrvienībām). Ja tiek veidots jauns organizācijas ieraksts, kuram nenorādareģistrācijas numuru, tad unikalitātes pārbaude tiek veikta starpt tiem organizācijuierakstiem datu bāzē, kuriem nav norādīts reģistrācijas numurs; šajā gadījumā netiekveikta unikalitātes pārbaude pēc nosaukuma vai tipa, ja nav norādītas visas vērtības. Janorāda visas vērtības (organizācijas nosaukums, tips, reģistrācijas numurs), tadunikalitātes pārbaude tiek veikta pēc visām vērtībām. Ja norāda e-adresi, tad piedokumenta saglabāšanas tiek veikta pārbaude, vai e-adrese ir unikāla starp datu bāzeesošajiem ierakstiem. Ja norādītā e-adrese nav unikāla, tiek attēlots kļūdas paziņojums unorganizācijas reģistrācija netiek veikta.

Lai dzēstu kontakta ierakstu, uzklikšķina uz spiedpogas . Spiedpoga ir pieejamatikai neaktīvajiem kontaktiem vai arī tikai tad, ja kontaktam nav piesaistīts neviensieraksts sistēmā, t.i., dokuments, uzdevums, utt. Dzēšanas darbība ir atļauta

lietotājiem ar atbilstošām tiesībām. Pēc spiedpogas izmantošanas, kontaktstiek loģiski dzēsts no datu bāzes (loģiski dzēsts ieraksts netiek izdzēsts no datubāzes, bet tam tiek uzstādīta pazīme, ka ieraksts ir dzēsts un sistēmā Namejs tasnetiek attēlots (izņemot gadījumu, ja tiek apskatīti arhivēta dokumenta dati).

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta bez veikto izmaiņusaglabāšanas, vai arī uzklikšķina uz spiedpogas pēc datu saglabāšanas.

1.27Adreses reģistrācija un atlase

Apraksts

Adrese sistēmā tiek uzturēta strukturētā veidā un norādīt to var, izvēloties no sarakstaklasificētas vērtības, kuras papildina ar detalizētu informāciju.





Lai reģistrētu adresi, kontakta ekrānformas ievadlaukos Pasta adrese, Juridiskā adrese, Citaadrese uzklikšķina uz spiedpogas . Norādot konkrētu adresi ekrānformā ‘Adrese reģistrācija’ir jānorāda šāda informācija:

Ekrānforma 21. Kontakta adreses norādīšana

Valsts – ja adrese ir Latvijā, tad ievadlaukā norāda vērtību Latvijas Republika. Ja adreseir ārvalstī, tad ievadlaukā norāda atbilstošo valsti un tālāk adresi teksta formāieraksta ievadlaukā Adreses teksts/Iela/Mājas nosaukums;

Novads / Republikas pilsēta – norāda rajonu vai pilsētu, izvēloties no saraksta;

Novada pilsēta / Novada pagasts – nosaukumu izvēlas no saraksta. Saraksts irpieejams tad, ja iepriekšējā līmenī norādītajai teritorijai šāds administratīvs dalījumsir piemērojams;

Ciems / Lauku teritorija – nosaukumu izvēlas no saraksta. Saraksts ir pieejams tad, jaiepriekšējā līmenī norādītajai teritorijai šāds administratīvs dalījums ir piemērojams;

Adreses teksts/ Iela /Mājas nosaukums – ieraksta ielu vai mājas nosaukumu, arī, jaadrese ir ārvalstīs;

Mājas numurs, Dzīvokļa/Telpu grupas numurs, Pasta indekss – ievadlaukosieraksta atbilstošo informāciju.

Spiedpogu darbība

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , norādītā adreses informācija tiek saglabāta, unekrānforma tiek aizvērta.

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta bez izmaiņusaglabāšanas, vai arī šo spiedpogu izmanto pēc datu saglabāšanas, lai aizvērtuekrānformu.

1.28Kontakta komunikāciju vēsture

Apraksts

Kontakta komunikācijas šķirklī ir pieejama informācija par kontakta dokumentu un kalendāranotikumu vēsturi, kā arī šajā šķirklī lietotājs var apskatīt un norādīt, kurā informācijas




saņēmēju sarakstā, konkrētais kontakts (fiziska persona, organizācija vai struktūrvienība) iriekļaujams.

Kontakta komunikācijas šķirklī attēlojamā informācija lietotājam ir atkarīga no iepriekšsaglabātiem datiem un konkrētam lietotājam piešķirtām tiesībām.


Lai apskatītu konkrēta kontakta komunikācijas vēsturi vai iekļautu kontaktu informācijassaņēmēju sarakstā, kontakta ekrānformā atver šķirkli ‘Komunikācija’, kurā tiek attēlotikontakta saistīto dokumentu un kalendāra notikumu saraksti, kā arī lietotājam pieejamaisinformācijas saņēmēju saraksts, kurās šīs kontakts ir iekļauts.

Ekrānforma 22. Kontakta kartiņas šķirklis ‘Komunikācija’

Kontakta kartiņas šķirklī ‘Komunikācija’ kontakta informācija ir izkārtota vairākos datu blokos.

Datu bloks ‘Dokumenti’

Šis datu bloks ir pieejams tikai lietotājiem ar tiesībām uz kontaktu komunikācijas vēsturi untajā tiek attēlots dokumentu saraksts, kuriem atbilstošais kontakts ir piesaistīts:




nosūtāmajiem dokumentiem kā Korespondents;

saņemtiem dokumentiem kā Korespondents vai Adresāts;

līgumiem kā Partneris;

personāla dokumentiem kā Darbinieks;

universāliem dokumentiem kā Atteicās uz.

Dokumentu saraksts tiek sakārtots dilstoši pēc dokumentu reģistrācijas datuma (nereģistrētiedokumenti tiek attēloti saraksta beigās), tad alfabētiski pēc dokumenta veida un tad dilstošipēc reģistrācijas numura. Gadījumā, ja kontaktam ir piesaistīti vairāk nekā desmit dokumenti,sarakstā kļūst pieejama lapošana. Par katru dokumentu sarakstā attēlo šādu informāciju:

Reģistrācijas datums – dokumenta reģistrācijas datums;

Veids – dokumentam piesaistītā dokumentu veida nosaukums, kas attēlots kā hipersaite,uz kuras uzklikšķinot jaunajā logā tiek atvērts atbilstošais dokuments, ar kuru varveikt darbības atbilstoši lietotājam piešķirtām tiesībām;

Reģistrācijas numurs – dokumenta reģistrācijas numurs;

Nosaukums – dokumenta nosaukums.

Piezīme! Ja nosaukuma garums pārsniedz 60 simbolus, tad sistēma attēlo pirmos 60simbolus, ja ir vairāk, tad aiz tiem attēlo ‘...’. Pilnu dokumenta nosaukumu iespējamsredzēt neatverot kartiņu, ja peles kursoru novieto uz nosaukuma teksta jebkuras daļas,tad uzvednē tiek attēlots pilns nosaukuma teksts.

Datu bloks ‘Notikumi’

Bloks ir pieejams tikai lietotājiem ar tiesībām uz kontaktu komunikācijas vēsturi un tajā tiekattēlots kalendāra notikumu saraksts, kuriem atbilstošais kontakts ir piesaistīts kāVadītājs/Amatpersona, Organizācijas dalībnieks vai Ārējais dalībnieks.

Notikumu saraksts tiek sakārtots dilstoši pēc notikumu sākuma datuma, tad alfabētiski pēcnotikuma veida un tad alfabētiski pēc vadītāja/amatpersonas. Gadījumā, ja kontaktam irpiesaistīti vairāk nekā desmit notikumi, sarakstā kļūst pieejama lapošana. Par katru notikumusarakstā attēlo šādu informāciju:

Datums – kalendāra notikuma sākuma datums;

Notikums – kalendāra notikuma veids, kas attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinotjaunajā logā tiek atvērts atbilstošais kalendāra notikums, ar kuru var veikt darbībasatbilstoši lietotājam piešķirtām tiesībām;

Vadītājs/Amatpersona – kalendāra notikumam kā Vadītājs/Amatpersona piesaistītāsfiziskas personas Vārds Uzvārds;

Tēma – kalendāra notikuma tēma.

Datu bloks ‘Saraksti’

Šajā datu blokā tiek attēloti sarakstā veidā visu sistēmā reģistrēto informācijas saņēmējusarakstu, uz kuriem lietotājam ir tiesības, nosaukumi (skat. aprakstu 1.29 Informācijassaņēmēju saraksta reģistrēšana).

Blakus katram informācijas saņēmēju sarakstam tiek attēlota izvēles rūtiņa, ar kuras palīdzībukontakts tiek iekļauts vai izkļauts no atbilstošā informācijas saņēmēju saraksta.

Veikto izmaiņu saglabāšanai jāuzklikšķina uz spiedpogas .




Ja uzklikšķina uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un informācija netieksaglabāta, vai arī spiedpogu izmanto ekrānformas aizvēršanai pēc datu saglabāšanas.

1.29 Informācijas saņēmēju saraksta reģistrēšana

Apraksts

Informācijas saņēmēju sarakstā var iekļaut virkni korespondentu, kuriem nosūtāma vienaveida informācija.

Lietotājs var reģistrēt jaunus sarakstus un iekļaut tajos kontaktus – fiziskas vai juridiskaspersonas, kā arī iespējams norādīt lietotājus, kuriem ir saraksta izmantošanas tiesības.Lietotāji var aktualizēt un izmantot tikai tos informācijas saņēmēju sarakstus, uz kuriemviņiem piešķirtas tiesības.


Lai skatītu, rediģētu, vai reģistrētu informācijas saņēmēju sarakstus, atver mapi Klienti,partneri Kontaktu saraksti.

Lai aktualizētu informācijas saņēmēju saraksta datus, uzklikšķina uz nosaukuma, kas attēlotākā hipersaite – tiek atvērta informācijas saraksta datu ekrānforma (skat. Ekrānforma 32.Informācijas saraksta saņēmēju dati).

Lai reģistrētu jaunu informācijas saņēmēju sarakstu, lietotājam atrodoties kontaktu sarakstāgalvenajā izvēlnē, uzklikšķina uz hipersaites Jauns informācijas saraksts – tiek atvērtainformācijas saraksta datu ekrānforma.

Ekrānforma 23. Informācijas saraksta saņēmēju dati

Datu bloks ‘Pamatdati’

Nosaukums – informācijas saraksta nosaukums;

Spēkā no/līdz – ievadlaukā norāda saraksta sākuma un beigu datumu. Datumu varievadīt manuāli vai izvēlēties no kalendāra . Ievadot manuāli datumu, jāievērodatuma formāts – DD.MM.YYYY. Darbības ar kalendāru skat. aprakstā 2.1.2Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade.




Datu bloks ‘Iekļaut sarakstā’

Iekļaut sarakstā – veic ātro, jeb detalizēto nepieciešamā kontakta meklēšanu (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks):

Vārds, Uzvārds / Nosaukums – informācijas saņēmēji. Šajā ievadlaukā attēlofizisku, juridisku personu, vai arī struktūrvienību. Sarakstā šis ieraksts tiekattēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot var atvērt kontakta ekrānformuapskatei;

Katram informācijas saņēmēju sarakstā iekļautam ierakstam blakus tiek attēlotahipersaite Izņemt, uz kuras uzklikšķinot izvēlētais kontakta ieraksts tiek atsaistītsno informācijas saņēmēja saraksta.

Datu bloks ‘Piešķirt saraksta izmantošanas tiesības’

Piešķirt saraksta izmantošanas tiesības – lietotāji, kuri var izmantot informācijassaņēmēju sarakstu. Lai pats saraksta veidotājs varētu izmantot šo sarakstu,nepieciešams piešķirt arī sev izmantošanas tiesības. Kontaktus var izvēlēties vairākus(skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks):

Vārds, Uzvārds – lietotāja vārds, uzvārds tiek attēlots kā hipersaite, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta atbilstošā kontakta ekrānforma apskatei;

Lietotāja identifikators – sistēmas lietotāja vārds;

Lai izņemtu lietotāju no saraksta, uzklikšķina uz hipersaites Izņemt pie atbilstošāieraksta.

Spiedpogu un hipersaišu darbība

Lai saglabātu informācijas saraksta ievadītos datus, uzklikšķina uz spiedpogas .

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta, un informācija netieksaglabāta.

Lai izdrukātu kontaktu – informācijas saņēmēju sarakstu, uzklikšķina uz hipersaitesIzdrukāt sarakstu. Jaunā ekrānformā tiek attēlots saraksts, kuru iespējams izdrukātizmantojot pārlūkprogrammas Internet Explorer saskarni.

Lai nosūtītu sarakstam e–pastu, uzklikšķina uz hipersaites Nosūtīt sarakstam e-pastu. Jaunāekrānformā tiek attēlots adresātu saraksts, kurā e–pasta adrešu ievadlaukā irnorādīta sistēmas kontaktu datos noradītā e–pasta adrese.

Lai izdrukātu kontaktu sarakstam adreses uz aploksnēm, uzklikšķina uz hipersaitesIzdrukāt sarakstam aploksnes. Jaunā ekrānformā tiek atvērts MS Word dokuments arpievienoto kontaktu adresēm, ar iespēju to atvērt, saglabāt uz lokālā datora, vaiizdrukāt izmantojot pārlūkprogrammas Internet Explorer saskarni.

1.30Saistībā ar DIV izmantojamo kontaktu manuālā apvienošana

Piezīme! Kontaktu manuāla apvienošana veicama tikai pie ieslēgta DIV moduļa.

Apraksts

Kontaktu apvienošanu jeb sinhronizāciju var veikt gan automātiski, gan manuāli. Kontaktuautomātiskas sinhronizācijas konfigurāciju veic sistēmas administrators (skat. aprakstu [1]8.4.1 Kontaktu automātiska sinhronizācija). Situācijā, kad sistēmā izveidota konkrēta




organizācija (ir piesaistīti dokumenti, informācijas saņēmēju saraksti, utt.) un pēc kontaktuautomātiskas sinhronizācijas (skat. aprakstu [1] 8.4.1 Kontaktu automātiska sinhronizācija)vai pēc dokumenta saņemšanas (caur DIV) no konkrētās organizācijas, ir automātiski izveidotssistēmā vēl viens šīs organizācijas ieraksts, izmantojot kontaktu manuālo apvienošanuiespējams šos vairākos vienādos ierakstus apvienot vienā organizācijas ierakstā. DIV kontaktuapvienošana jeb sinhronizācija nepieciešama, ja sistēmā ir ievadīti vairāki vienādi kontaktaieraksti, lai apvienotu vienā veselā, tādā veidā nodrošinot veiksmīgu dokumentu sūtīšanu noun uz DIV.


Lai veiktu kontaktu manuālu sinhronizāciju, ir jānorāda kontaktu apvienošanas veids unapvienojamie kontakti:

Ekrānforma 24. Kontaktu manuāla apvienošana

NAMEJS un DIV – atzīmē radiopogu, ja jāveic NAMEJS kontakta un DIV adresātaapvienošana;

NAMEJS – atzīmē radiopogu, ja jāveic divu NAMEJS kontaktu apvienošana.

Datu blokos ‘Kontakti, kuru dati tiek aktualizēti’ un ‘Kontakti, kuru dati tiek izmantotiaktualizācijai’ attiecīgi veic kontaktu meklēšanu:

Nosaukums, reģ. numurs / E-adrese – apvienojamo kontaktu iespējams meklēt pēctā nosaukuma (meklē kontaktus, kuriem nosaukums sakrīt vai sākas ar norādītomeklēšanas kritēriju), reģistrācijas numura (meklē kontaktus, kuriem reģistrācijasnumurs sakrīt vai sākas ar norādīto meklēšanas kritēriju) vai e-adreses (meklēkontaktus, kuriem e-adrese sakrīt ar norādīto meklēšanas kritēriju). Kontaktumeklēšana pēc norādītajiem meklēšanas kritērijiem tiek veikta uzklikšķinot uzhipersaites Meklēt. Tiek attēlots meklēšanas rezultātu saraksts - atlasītie kontaktikoka veidā, par katru no tiem attēlojot arī visus augstākstāvošos kontaktus.Noklikšķinot uz attiecīgā kontakta, tas tiek iezīmēts un izvēlēts sinhronizācijai. Tālāk

jāveic kontaktu apvienošana (sinhronizācija), izmantojot spiedpogu .

Spiedpogu darbība

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , tiek apstiprināta un veikta iepriekš pēcmeklēšanas izvēlēto kontaktu sinhronizācija.

Veicot kontaktu sinhronizāciju, tiek:

nokopēti dati (kopē nosaukumu, nosaukuma saīsinājumu) no kontakta, kas izvēlētsekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiek izmantoti aktualizācijai’ uz kontaktaierakstu, kas izvēlēts ekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiek aktualizēti’ ;




pārnesti dati (reģistrācijas numurs, e-adrese), dzēšot tos no kontakta, kas izvēlētsekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiek izmantoti aktualizācijai’ , un uzstādot toskontakta ierakstam, kas izvēlēts ekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiekaktualizēti’ ;

no kontakta, kas izvēlēts ekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiek izmantotiaktualizācijai’ uz kontakta ierakstu, kas izvēlēts ekrānformas blokā ‘Kontakti, kurudati tiek aktualizēti’ tiek pārsaistīti šādi saistītie dati: pakārtotie kontakti, dokumenti(piesaistīts kā korespondents vai adresāts), mapes, darba informācija, informācijassaņēmēju saraksti

kontakta, kas izvēlēts ekrānformas blokā ‘Kontakti, kuru dati tiek izmantoti aktualizācijai’,ieraksts tiek deaktivizēts.

Ja kontaktu apvienošanai ir izvēlēti kontakti ar dažādiem tipiem (t.i. organizācija unstruktūrvienība) vai viens no kontaktiem nav aktīvs, tad pirms kontaktuapvienošanas tiks attēlots atbilstošs sistēmas brīdinājums. Izvēloties

, pie veiksmīgas kontaktu sinhronizācijas sistēma izdod attiecīgusistēmas paziņojumu:

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta.




8 Meklēšana

1.31Kontakta meklēšana

Apraksts

Izmantojot meklēšanas funkciju, sistēmā ir iespējams sameklēt kontaktus sarakstos, vai arīkādā ekrānformā nepieciešamo kontaktu vai sistēmas lietotāju. Kontaktu meklēšanas formuvar izsaukt gan no kontaktu saraksta, gan arī no dokumentu un uzdevumu ekrānformām, jatajos paredzēts pievienot kontaktu. Ja meklēšanas rezultātā kontakts netiek atrasts, t.i.,sistēmā nav reģistrēts šāds kontakts, to var reģistrēt izmantojot ekrānformā pieejamāshipersaites.


Lai meklētu kontaktu, atver kontaktu sarakstu un uzklikšķina uz hipersaites Meklēšanas kritērijisistēmas galvenajā izvēlnē vai arī dokumentu, uzdevumu, u.c., ekrānformā, uzklikšķina uzspiedpogas pie kontakta ievadlauka (šajā gadījumā kontakta ievadlaukā norādītā vērtībatiek padota kā vienkāršās meklēšanas atlases kritērijs un uzreiz tiek palaista meklēšana, skat.datu bloka ‘Vienkāršā meklēšana’ aprakstu). Izmantojot vienu no šīm darbībām sistēma atvermeklēšanas ekrānformu.




Ekrānforma 25. Kontaktu meklēšanas ekrānforma

Ekrānformas ievadlauku aizpildījums ir atkarīgs no tā – ar kādiem parametriem kontaktumeklēšana ir izsaukta:

Kontakta tips – izvēle starp definētiem kontaktu tipiem (6 izvēles rūtiņas). Izvēlesrūtiņu uzstādījumi ir maināmi tikai tiem tipiem, kas ir saņemti parametrā Personastips, piemēram, ja Personas tips ir norādīts ar iespējamām vērtībām Fiziska personaun Sistēmas lietotājs, tad izvēles rūtiņu vērtības ir maināmas tikai šiem diviemtipiem. Ja Personas tips tiek saņemts ar vērtību Jebkura persona, tad ekrānformasvisām izvēles rūtiņām uzstādījumi ir brīvi maināmi.

Kontaktu meklēšana pēc izvēlētā kontakta tipa tiek veikta šādi:

Organizācija – meklēšana tiek veikta juridiskas personas ierakstos;

Struktūrvienība – meklēšana tiek veikta struktūrvienības ierakstos;

Fiziska persona – meklēšana tiek veikta fiziskas personas ierakstos;




Sistēmas lietotājs – meklēšana tiek veikta fiziskas personas ierakstos, kuriem irpiesaistīts Active Directory lietotājs;

Amatpersona – meklēšana tiek veikta fiziskas personas ierakstos, kuriem irnorādīta darba informācija un atzīmēts, ka tā ir amatpersona;

Grupa – meklēšana tiek veikta lietotāju grupu ietvaros.

Datu bloks ‘Vienkāršā meklēšana’

Pie datu bloka nosaukuma ir radiopoga, kuru atzīmējot, tiek norādīts datu bloks meklēšanaskritēriju ievadīšanai. Ja radiopoga nav atzīmēta, tad meklēšanas datu blokā ievadlaukos naviespējams norādīt kritērijus pēc kā veikt kontaktu meklēšanu.

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma, t.i., atverot kontaktu meklēšanas ekrānformu,radiopoga ir atzīmēta datu blokam Vienkāršā meklēšana.

Nosaukums, reģistrācijas numurs / Vārds, uzvārds, personas kods / Grupa –teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklēts:

Organizācijām un Struktūrvienībām – nosaukumā un nosaukuma saīsinājumā,kā arī reģistrācijas numurā;

Fiziskām personām – vārdā, uzvārdā un personas kodā;

Grupām – nosaukumā. Piezīme! Šis ievadlauks darbojas kā ātrā meklēšana, jo atverot kontakta meklēšanasekrānformu, kursors atrodas šajā ievadlaukā, un lietotājs uzreiz var vadīt ievadlaukākontakta meklēšanas kritērijus.

Piezīme! Ja kontakta meklēšana tiek veikta, piemēram, pie dokumenta vai uzdevuma unievadlaukā ierakstīts zināms nosaukums, reģistrācijas numurs / vārds, uzvārds, personaskods, tad uzklikšķina uz spiedpogas vai uzklikšķina uz klaviatūras [Enter] unmeklēšanas rezultātā ir atrasts tieši viens ieraksts, tad tas tiek pievienots kā kontaktaieraksts. Ja tiek atrasti vairāki ieraksti, tad tiek atvērta kontakta meklēšanas ekrānformaar atrastajiem ierakstiem un lietotājs var izvēlēties nepieciešamo.

Datu bloks ‘Paplašinātā meklēšana’

Personiskā informācija:

Lai sadaļu izvērstu uzklikšķina uz , lai savērstu uzklikšķina uz , vai arī uz nosaukuma:

Organizācijas nosaukums – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiekmeklēts pēc juridiskās personas nosaukuma;

Struktūrvienības nosaukums – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiekmeklēts pēc struktūrvienības nosaukuma;

Vārds – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklēts pēc fiziskaspersonas vārda;

Uzvārds – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklēts pēc fiziskaspersonas uzvārda;

Grupas nosaukums – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklēts pēclietotāju grupas nosaukuma;

Reģistrācijas numurs – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklētsorganizācijas un struktūrvienības virsorganizācijas reģistrācijas numurā;

Personas kods – teksta ievadlauks, kurā norādītais teksts tiek meklēts fiziskaspersonas kodā.




Piezīme! Meklēšana pēc fiziskas personai personas koda, tiek veikta tikai lietotājiem aratbilstošām tiesībām.

Piezīme! Ievadlauki nav pieejami, piemēram, ja ir atvērta meklēšana no Organizācijukontaktu saraksta, tātad meklēšana ir iespējama tikai Organizācijām, līdz ar to pieejamsievadlauks Organizācijas nosaukums.

Radiopogas – šīs radiopogas attiecas uz detalizētās meklēšanas visiem augstākminētiem ievadlaukiem. Meklēšana tiek veikta atbilstoši norādītajai radiopogasizvēlei:

Meklēt pilnu tekstu – ievadlaukā norādītais teksts tiek meklēts pēc precīzassakritības;

Meklēt teksta daļu – ievadlaukā norādītais teksts tiek meklēts kā vārda daļa;

Lietotas aizstājējzīmes – ievadlaukā norādītais teksts tiek meklēts, ņemot vērāaizstājējzīmes, kur kā aizstājējzīme ir lietojams simbols ‘%’ (procentu zīme).Lietotā aizstājējzīme ir lietojama viena vai vairāku zīmju aizstāšanai tekstā.

Piezīme! Atverot kontaktu meklēšanas ekrānformu pēc sistēmas noklusējuma tiekuzstādīta vērtība Meklēt teksta daļu.

Papildus informācija:

Lai sadaļu izvērstu vai savērstu, uzklikšķina tā nosaukumam:

Informācijas saņēmēju saraksti – informācijas saņēmēju izvēlas no saraksta,kurā ieraksti tiek attēloti no sistēmā reģistrētajiem informācijas saņēmējunosaukumiem. Tie tiek definēti mapē Klienti, partneri Kontaktu saraksti(skat. aprakstu 1.29 Informācijas saņēmēju saraksta reģistrēšana);

Organizācijas tips – organizācijas tipu var izvēlēties no saraksta, kurā ierakstitiek attēloti no sistēmā reģistrētajiem organizācijas tipu nosaukumiem. Šisievadlauks nav aktīvs, ja kontaktu meklēšanas ekrānforma ir atvērta no kādasekrānformas, kur ir iespējams meklēt tikai fiziskas personas, amatpersonas, vaigrupas ietvaros;

Organizācijas apakštips – organizācijas apakštipu var izvēlēties no saraksta,kurā ieraksti tiek attēloti no sistēmā reģistrētajiem organizācijas tipu apakštipiem.Šis ievadlauks nav aktīvs, ja kontaktu meklēšanas ekrānforma ir atvērta no kādasekrānformas, kur ir iespējams meklēt tikai fiziskas personas, amatpersonas, vaigrupas ietvaros;

Adrese – meklējamo adresi var norādīt, ja uzklikšķina uz spiedpogas . Atverotadreses meklēšanas ekrānformu, norāda meklējamās adreses parametrus,izmantojot adreses reģistrēšanas ekrānformu (skat. aprakstu 1.27 Adresesreģistrācija un atlase). Adreses reģistrācijas ekrānformā norādītie meklēšanaskritēriji kontaktu meklēšanas ekrānformas adreses ievadlaukā tiek attēloti tossavstarpēji atdalot ar komatiem: Adreses teksts/ Iela/ mājas nosaukums, Mājasnumurs, Dzīvokļa numurs, Ciems, Pilsēta/ Pagasts/ Lauku teritorija, Novads/Pilsēta ar lauku teritoriju, Rajons/ Republikas pilsēta, Valsts, Pasta indekss;

Organizācija/struktūrvienība – izvēlas organizāciju vai struktūrvienību.Meklēšanā tiek atlasīti visi fizisko personu kontakti, kuru darba informācija kāorganizācija vai struktūrvienība ir norādīts meklēšanai izvēlētais kontakts;

Piezīme! Lai norādītu nepieciešamo kontaktu, kontaktu ātrās meklēšanas ievadlaukāieraksta, piemēram, personas uzvārdu, uzklikšķina uz spiedpogas (vai nospiež [Enter]),vai arī veic izvērto kontaktu meklēšanu uzreiz uzklikšķinot uz spiedpogas (skat.aprakstu 1.31 Kontakta meklēšana).

Piezīme! Ievadlaukā ierakstīts vārds, uzvārds nenozīmē, ka ir izvēlēts kontakts. Tam jābūtattēlotam zem ievadlauka.




Piezīme! Pretī izvēlētajam Vārds Uzvārds, labajā pusē ir hipersaite Dzēst, uz kurasuzklikšķinot var atsaistīt konkrēto kontaktu.

Amats – amatu izvēlas no saraksta. Ievadlaukā pēc norādītā ieraksta tiekmeklētas kontaktam – fiziskas personas aktuālas piesaistītās amatpersonas amatsdatos (t.i., tiek atlasīti visi fizisko personu kontakti, kuru darba informācijā irnorādīts meklēšanai izvēlētais amats). Izvēles sarakstā attēlotie amati ir iepriekšdefinēti un to veic sistēmas administrators mapē Konfigurācija Klasifikatori(skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība).

Piezīme! Meklēšana pēc organizācijas/struktūrvienības un amata tiek veikta tikai fiziskopersonu kontaktu aktuālā darba informācija (t.i., darba informācija, kura meklēšanas brīdīir spēkā).

Meklēšanas opcijas:

Meklēt neaktīvajos kontaktos – atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek meklēti ierakstivisiem sistēmā reģistrētajiem kontaktiem tajā skaitā arī neaktīvajos kontaktos. Janav atzīmēta izvēles rūtiņa, tad tiek meklēts tikai aktīvajos kontaktos;

Meklēt aktīvas grupas – atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek meklēti ieraksti tikaiaktīvajās lietotāju grupās.

Atverot kontaktu meklēšanas ekrānformu, pēc noklusētā, sadaļas Papildus informācija unMeklēšanas opcijas ir savērsti, t.i., netiek attēloti ievadlauki.

Veicot meklēšanu, sistēma attēlo meklēšanas rezultātus saraksta veidā. Sarakstā tiek attēloti15 atlasītie ieraksti, ja tiek atrasti vairāk kā 15 ieraksti, tad meklēšanas ekrānformā irpieejama lapošana. Ja sadaļas tiek izvērstas, tad atlasīto ierakstu skaits atbilstoši samazināsvienā attēlojamā ekrānformā.

Spiedpogu un hipersaišu darbība

Lai meklētu pēc ievadlaukos norādītām vērtībām, uzklikšķina uz spiedpogas ,sistēma uzsāk ierakstu meklēšanu pēc uzdotajiem meklēšanas kritērijiem.Meklēšanu, iespējams, arī aktivizēt nospiežot uz klaviatūras taustiņu [Enter]. Pēcmeklēšanas rezultātu attēlošanas, lietotājam ir iespējams mainīt vai precizētmeklēšanas kritērijus un veikt atkārotu meklēšanu, uzklikšķinot uz spiedpogas

.

Šajā meklēšanas ekrānformā ir iespējams izveidot jaunu organizāciju, ja sistēmā tāda vēlnav ievadīta. Lai izveidotu jaunu organizāciju uzklikšķina uz hipersaites Pievienot jaunuorganizāciju, sistēma atver ekrānformu jaunas organizācijas reģistrēšanai (skat.aprakstu 7.1.3 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datu uzturēšana).

Kā arī ir iespējams pievienot jaunu personu, uzklikšķinot uz hipersaites Pievienot jaunupersonu, sistēma atver ekrānformu jaunas fiziskas personas reģistrēšanai (skat.aprakstu 7.1.1 Fiziskas personas kontakta datu uzturēšana).

Piezīme! Iepriekš minētās hipersaites ir pieejamas atkarībā no kontaktu meklēšanasekrānformas atvēršanas vietas un piedāvātiem kontaktu meklēšanas tipiem, tās iespējamsredzēt kopā, vai katru atsevišķi.

Palīdzības sistēma

Uzklikšķinot uz ikonas , tiek atvērta elektroniska lietotāja rokasgrāmata ar atvērtu atbilstošunodaļas aprakstu atvērtajai ekrānformai.




8.1.1 Kontakta meklēšanas rezultātu saraksts

Apraksts

Norādot meklēšanas kritērijus un uzklikšķinot uz spiedpogas vai nospiežot uzklaviatūras taustiņu [Enter], tiek attēlots saraksts, kurā ir atrasts viens kontakta ieraksts, vaiarī, ja nav norādīti precīzi meklēšanas kritēriji, tad vairāki kontaktu ieraksti.


Ekrānforma 26. Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts

Ja meklēšanas rezultātā nav atlasīts neviens ieraksts, tad ekrānformā tiek attēlots tukšsatlasīto ierakstu saraksts.

Ja meklēšanas rezultātā tiek atlasīts viens ieraksts, tad atrastais ieraksts tiek piesaistītsekrānformas datiem no kuras tika izsaukta meklēšana.

Ja meklēšanas rezultātā ir atrasti vairāki meklēšanas kritērijiem atbilstoši ieraksti, tadatlasītie ieraksti tiek attēloti Atlasīto ierakstu datu blokā saraksta veidā.

Datu bloks ‘Atlasītie ieraksti’

Meklēšanas rezultātā atlasīto ierakstu sarakstā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēlotisaraksta veidā, kurā tiek attēlota šāda kontakta informācija:

Vārds, uzvārds / Nosaukums – fiziskas personas vai amatpersonai piesaistītās fiziskaspersonas vārds, uzvārds, struktūrvienības, organizācijas vai grupas nosaukums;




Apraksts – apraksts ir atkarīgs no tā, vai atlasītais kontakts ir fiziska persona,amatpersona, grupa, juridiska persona vai struktūrvienība:

ja atlasītais kontakts ir juridiska perona, tad aprakstā attēlo piesaistītoorganizācijas tipa nosaukumu un kā apakštipu piesaistīto organizācijas tipanosaukumu;

ja atlasītais kontakts ir struktūrvienība, tad aprakstā attēlo piesaistīto juridiskāspersonas nosaukumu un tai piesaistīto organizācijas tipa nosaukumu un kāapakštipu piesaistīto organizācijas tipa nosaukumu;

ja atlasītais kontakts ir fiziska persona, tad aprakstā attēlo (atbilstoši, ja šādi datiir) caur darba informāciju piesaistīto juridiskās personas nosaukumu, juridiskaipersonai piesaistītās struktūrvienības nosaukums; juridiskai personai kāapakšstruktūrvienība piesaistītās struktūrvienības nosaukums. Ja vienai fiziskaipersonai ir piesaistītas vairākas darba informācijas, tad tiek attēlota informācijapar pēdējo kontaktam pievienoto darba informāciju;

ja atlasītais kontakts ir grupa, tad aprakstā attēlo grupas aprakstu.

Personas kods / Reģistrācijas numurs – fiziskas personas vai amatpersonaipiesaistītā kontakta personas kods, organizācijas vai struktūrvienībasvirsorganizācijas reģistrācijas numurs.

Piezīme! Kontakta personas kods tiek attēlots tikai lietotājiem ar atbilstošām tiesībām.

Virs atlasīto ierakstu saraksta tiek attēlota informācija par kopā atlasīto ierakstu skaitu.Sarakstā tiek attēloti 15 atlasītie ieraksti, ja tiek atrasti vairāk kā 15 ieraksti, tad meklēšanasekrānformā ir pieejama lapošana. Ja sadaļas tiek izvērstas, tad atlasīto ierakstu skaitsatbilstoši samazinās vienā attēlojamā ekrānformā.

Meklēšanas rezultātā atlasītais kontaktu saraksts, ja tajā tiek atlasīti vairāki ieraksti, tieksakārtots alfabēta secībā. Katram sarakstā atlasītajam ierakstam tiek attēlota iespēja izvēlētieskonkrēto kontaktu, uzklikšķinot blakus ierakstam uz hipersaites Izvēlēties, vai arī uzklikšķinot uzpaša ieraksta nosaukuma, ar kuras palīdzību no atlasīto ierakstu datu bloka, izvēlēto kontaktaierakstu var pārcelt uz datu bloku Izvēlētie ieraksti. Ja ieraksts tiek pārcelts uz izvēlētoierakstu datu bloku, tad tas vairs netiek attēlots atlasīto ierakstu datu blokā.

Ja tiek sameklēts tikai viens kontakta ieraksts, tad no atlasītajiem ierakstiem var izvēlētiestikai šo vienu, tas ir, ja izvēlēto ieraksta datu blokā jau ir pārvietots kāds kontakta ieraksts unuzklikšķinot uz hipersaites Izvēlēties tiek veikta vēl kādam atlasīto kontaktu ierakstam, tadizvēlēto ierakstu datu blokā tiek ievietots jaunākais izvēlētais kontakta ieraksts (iepriekšējaistiek aizstāts ar jaunāko, izvēlēto ierakstu). Savukārt, ja ir atlasīti vairāki kontaktu ieraksti, tadno atlasītajiem ierakstiem var izvēlēties vairākus ierakstus no atlasītajiem kontaktu ierakstiem– izvēlēto ierakstu datu blokā veidojas saraksts.

Ja ir atlasīti vairāki kontaktu ieraksti, var izvēlēties vairākus atlasītos kontaktu ierakstus, tadatlasīto ierakstu datu blokā tiek attēlota iespēja uzklikšķināt uz hipersaites Izvēlēties visus. Līdzar to no atlasīto ierakstu datu bloka uz izvēlēto ierakstu datu bloku var pārcelt visusmeklēšanas rezultātā atlasītos kontaktu ierakstus.

Ja sistēmas konfigurācijas parametros ir aktīvs DIV modulis (zem Administrēšana Sistēmas parametri šķirklis ‘Moduļi’ sadaļa ‘Sistēmas moduļi’), tad ir pieejamahipersaite Apvienot kontaktus. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērta ekrānforma NAMEJSkontaktu un DIV adresātu apvienošanai (skat. aprakstu 1.30 Saistībā ar DIV izmantojamokontaktu manuālā apvienošana).

Datu bloks ‘Izvēlētie ieraksti’




Izvēlētā ieraksta sadaļā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēloti saraksta veidā, kurā tiekattēlota tāda pati kontaktu informācija, kāda tika attēlota atlasīto ierakstu datu blokā. Izvēlētokontaktu saraksts (ja tāds tiek veidots), tiek sakārtots ierakstu izvēlēšanās secībā, t.i., vēlākizvēlētie ieraksti tiek ievietoti saraksta beigās.

Izvēlēto ierakstu datu bloka ierakstiem tiek attēlota iespēja izņemt no izvēlēto kontaktusaraksta. Blakus katram ierakstam, tiek attēlota hipersaite Izņemt, uz kuras uzklikšķinot,ieraksts vairs netiek attēlots ekrānformas izvēlētā ieraksta datu blokā, bet tiek pārcelts atpakaļuz datu bloku atlasītie ieraksti.

Ja izvēlēto ierakstu datu blokā tiek atlasīti un attēloti vairāk kā 15 ierakstu, tad blokā irpieejama lapošanas iespēja.

Ir iespējams pievienot jaunu organizāciju, ja sistēmā tāda nav ievadīta, virs bloka Izvēlētieieraksti uzklikšķina uz hipersaites Pievienot jaunu organizāciju – tiek atvērta ekrānforma jaunasorganizācijas reģistrēšanai (skat. aprakstu 7.1.3 Organizācijas, struktūrvienības kontakta datuuzturēšana).

Kā arī ir iespējams pievienot jaunu personu, uzklikšķinot uz hipersaites Pievienot jaunu personu –tiek atvērta ekrānforma jaunas fiziskas personas reģistrēšanai (skat. aprakstu 7.1.1 Fiziskaspersonas kontakta datu uzturēšana).

Piezīme! Pēc jauna kontakta (Fizika persona, Organizācija, Struktūrvienība) izveidošanas,tas uzreiz tiek pievienots datu blokā Izvēlētie ieraksti, kas nozīmē, ka ieraksts jau ir gatavspievienošanai kontakta ievadlaukā.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu izvēlēto(–s) ierakstu(–s), uzklikšķina uz spiedpogas . Tiek aizvērtameklēšanas ekrānforma un tiek saglabāts izvēlētais ieraksts.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , atgriežas ekrānformā no kuras tika izsaukta meklēšana,nesaglabājot datus.



1.32Nekustamo īpašumu meklēšana

Apraksts

Izmantojot meklēšanas funkciju, sistēmā ir iespējams sameklēt nekustamos īpašumussarakstos, pievienošanai dokumentiem vai dokumentu meklēšanai. Ja meklēšanas rezultātānekustamais īpašums netiek atrasts, t.i., sistēmā tas nav reģistrēts, un to var reģistrētizmantojot ekrānformā pieejamo hipersaiti.


Lai meklētu nekustamo īpašumu, atver nekustamo īpašumu sarakstu un uzklikšķina uzhipersaites Meklēšanas kritēriji sistēmas galvenajā izvēlnē vai arī dokumenta kartiņas vaidokumentu meklēšanas ekrānformā, uzklikšķina uz spiedpogas pie nekustamā īpašumaievadlauka (šajā gadījumā nekustamā īpašuma ievadlaukā norādītā vērtība tiek padota kāmeklēšanas atlases kritērijs un uzreiz tiek palaista meklēšana, skat. ievadlauka ‘Kadastranumurs, Nosaukums’ aprakstu). Izmantojot vienu no šīm darbībām sistēma atver meklēšanasekrānformu.




Ekrānforma 27. Nekustamo īpašumu meklēšana

Kadastra numurs, Nosaukums – teksta ievadlauks, kurā jānorāda meklējamānekustamā īpašuma pilns vai daļējs kadastra numurs vai nosaukums.

Piezīme! Šis ievadlauks darbojas kā ātrā meklēšana, jo atverot nekustamā īpašumameklēšanas ekrānformu, kursors atrodas šajā ievadlaukā, un lietotājs uzreiz var vadītievadlaukā īpašuma meklēšanas kritēriju.

Piezīme! Ja nekustamā īpašuma meklēšana tiek veikta no dokumenta kartiņas vaidokumentu meklēšanas un īpašuma ievadlaukā ierakstīts zināms kadastra numurs vai

nosaukums, tad uzklikšķina uz spiedpogas vai uzklikšķina uz klaviatūras [Enter], unmeklēšanas rezultātā ir atrasts tieši viens nekustamais īpašums, tad tas tiek pievienots kāīpašuma ieraksts. Ja tiek atrasti vairāki ieraksti, tad tiek atvērta nekustamā īpašumameklēšanas ekrānforma ar atrastajiem ierakstiem un lietotājs var izvēlēties nepieciešamo.

Spiedpogu darbība

Lai meklētu pēc ievadlaukā norādītās vērtības, uzklikšķina uz spiedpogas , sistēmauzsāk ierakstu meklēšanu pēc uzdotā meklēšanas kritērija. Meklēšanu iespējams arī aktivizētnospiežot uz klaviatūras taustiņu [Enter].

Ja meklēšana ir izsaukta no dokumenta kartiņas vai dokumentu meklēšanas, tad meklēšanasrezultāti tiek atgriezti šajā pašā meklēšanas ekrānformā, meklēšanas rezultātu sarakstā. Pēcmeklēšanas rezultātu attēlošanas, lietotājam ir iespējams mainīt vai precizēt meklēšanas

kritēriju un veikt atkārotu meklēšanu, uzklikšķinot uz spiedpogas .

Ja meklēšana ir izsaukta no nekustamo īpašumu saraksta, tad meklēšanas ekrānforma tiekaizvērta un rezultāti tiek atgriezti nekustamo īpašumu sarakstā.

Šajā meklēšanas ekrānformā ir iespējams izveidot jaunu nekustamo īpašumu, ja meklējamaisīpašums sistēmā vēl nav reģistrēts. Lai izveidotu jaunu nekustamo īpašumu uzklikšķina uzhipersaites Pievienot jaunu nek. īpašumu, sistēma atver ekrānformu jauna nekustamā īpašumareģistrēšanai (skat. aprakstu [1] 4.3 Nekustamo īpašumu uzturēšana).

Piezīme! Pēc jauna īpašuma izveidošanas, tas uzreiz tiek pievienots īpašumu meklēšanasrezultātu datu blokā Izvēlētie ieraksti, kas nozīmē, ka ieraksts jau ir gatavs pievienošanaidokumentam vai dokumentu meklēšanas kritērijiem (skat. aprakstu 8.1.2 Nekustamoīpašumu meklēšanas rezultātu saraksts – datu bloks Izvēlētie ieraksti).



8.1.2 Nekustamo īpašumu meklēšanas rezultātu saraksts

Apraksts

Norādot meklēšanas kritērijus un uzklikšķinot uz spiedpogas vai nospiežot uzklaviatūras taustiņu [Enter], tiek attēlots saraksts, kurā ir atrasts viens meklējamais




nekustamā īpašuma ieraksts, vai arī, ja nav norādīti precīzi meklēšanas kritēriji, tad vairākiīpašumu ieraksti.


Ekrānforma 28. Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts



Ja meklēšanas rezultātā ir atrasti vairāki meklēšanas kritērijiem atbilstoši ieraksti, tadatlasītie ieraksti tiek attēloti datu blokā Atlasītie ieraksti, saraksta veidā.


Meklēšanas rezultātā atlasīto ierakstu sarakstā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēlotisaraksta veidā, kurā tiek attēlota šāda kontakta informācija:

Kadastra numurs – nekustamā īpašuma kadastra numurs;

Nosaukums – nekustamā īpašuma nosaukums;

Adrese – nekustamajām īpašumam piesaistītā adrese.

Meklēšanas rezultātā atlasītais nekustamo īpašumu saraksts tiek sakārtots augošā secībā pēckolonas ‘Kadastra numurs’.

Virs atlasīto ierakstu saraksta tiek attēlota informācija par kopā atlasīto ierakstu skaitu.Sarakstā tiek attēloti 15 atlasītie ieraksti, ja tiek atrasti vairāk kā 15 ieraksti, tad meklēšanasekrānformā ir pieejama lapošana.

Katram sarakstā atlasītajam ierakstam tiek attēlota iespēja izvēlēties konkrēto kontaktu,uzklikšķinot blakus ierakstam uz hipersaites Izvēlēties, vai arī uzklikšķinot uz paša ierakstanosaukuma, ar kuras palīdzību no atlasīto ierakstu datu bloka, izvēlēto īpašuma ierakstu varpārcelt uz datu bloku Izvēlētie ieraksti. Ja ieraksts tiek pārcelts uz izvēlēto ierakstu datu bloku,tad tas vairs netiek attēlots atlasīto ierakstu datu blokā.




Ja ir atlasīti vairāki īpašumu ieraksti, tad no tiem pievienošanai dokumentam vai dokumentumeklēšanas kritērijiem var izvēlēties vairākus ierakstus – izvēlēto ierakstu datu blokā veidojassaraksts.

Atlasīto ierakstu datu blokā tiek attēlota iespēja uzklikšķināt uz hipersaites Izvēlēties visus. Līdzar to no atlasīto ierakstu datu bloka uz izvēlēto ierakstu datu bloku var pārcelt visusmeklēšanas rezultātā atlasītos īpašumu ierakstus.

Datu bloks ‘Izvēlētie ieraksti’

Izvēlētā ieraksta sadaļā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēloti saraksta veidā, kurā tiekattēlota tāda pati nekustamo īpašumu informācija, kāda tika attēlota atlasīto ierakstu datublokā. Izvēlēto ierakstu saraksts (ja tāds tiek veidots), tiek sakārtots ierakstu izvēlēšanāssecībā, t.i., vēlāk izvēlētie ieraksti tiek ievietoti saraksta beigās.

Izvēlēto ierakstu datu bloka ierakstiem tiek attēlota iespēja izņemt no izvēlēto nekustamoīpašumu saraksta. Blakus katram ierakstam, tiek attēlota hipersaite Izņemt, uz kurasuzklikšķinot, ieraksts vairs netiek attēlots ekrānformas izvēlētā ieraksta datu blokā, bet tiekpārcelts atpakaļ uz datu bloku atlasītie ieraksti.

Ja izvēlēto ierakstu datu blokā tiek atlasīti un attēloti vairāk kā 15 ierakstu, tad blokā irpieejama lapošanas iespēja.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu izvēlēto(–s) ierakstu(–s), uzklikšķina uz spiedpogas . Tiek aizvērtameklēšanas ekrānforma un izvēlētais(-ie) ieraksts(-i) tiek pievienoti dokumentam vaidokumentu meklēšanas kritērijiem.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , atgriežas ekrānformā no kuras tika izsaukta meklēšana(dokumenta kartiņā vai dokumentu meklēšanā), nesaglabājot datus.



1.33Dokumentu meklēšana

Apraksts

Reģistrētu dokumentu sistēmā var atrast, izmantojot dokumentu meklēšanas funkciju.Dokumentu var atrast pēc tā metadatiem, korespondenta, datnes, norādot darbību, kas veiktaar dokumentu, un citiem dokumenta datiem.


Lai meklētu dokumentu, atver dokumentu sarakstu un uzklikšķina uz hipersaites Meklēšanaskritēriji.

Atverot dokumentu detalizētās meklēšanas ekrānformu, automātiski tiek aizpildīti šādimeklēšanas kritērija ievadlauki:




Meklēšanas kritērija Reģistrācijas datums periods pēc noklusējuma atbilst pašreizējamgadam (piemēram: 01.01.2009-25.02.2009), t.i., ievadlaukā No gada sākumadatums un ievadlaukā Līdz pašreizējās dienas datums;

Meklēšanas kritērijs Dokumentu mape pēc noklusējuma atbilst dokumentu mapei, nokuras lietotājs atvēra detalizēto dokumentu meklēšanu (piemēram, ja detalizētāmeklēšana tika atvērta no dokumentu mapes Saņemtā korespondence, tadmeklēšanas kritērija ievadlaukā Dokumentu mape pēc noklusējuma tiks izvēlētamape Saņemtā korespondence).

Aprakstītos meklēšanas kritēriju vērtības ievadlaukos, lietotājam ir iespējams mainīt.

Ekrānforma 29. Dokumenta datu meklēšanas forma

Datu bloks ‘Dokumenta dati’

Mape – var izvēlēties no dokumentu mapju izvēles saraksta. Katras mapes informācijatiek attēlota formātā: mapes piederība (ja ir norādīta mapei), tad mapju grupa unpati mape. Piemēram: Dome/Korespondence/Saņemtie dokumenti. Dokumentu




meklēšana pēc norādītās mapes tiek veikta dokumentiem, kuriem eksistē saistītiestarp piesaistīto dokumenta veidu un atbilstošo mapi;

Dokumenta veids – var izvēlēties no saraksta, kur tiek attēlots dokumenta veidanosaukums. Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem piesaistītais dokumenta veidsatbilst ievadlaukā definētajam;

Statuss – var izvēlēties no saraksta, kur tiek attēlots dokumenta statuss. Tiek atlasīti tiedokumenta ieraksti, kuriem piesaistītais dokumenta statuss atbilst ievadlaukādefinētajam;

Nosaukums / Satura atklāsts – ievadlauks dokumenta nosaukuma vai satura vai tādaļas norādīšanai. Meklēšana tiek veikta dokumenta ierakstos atribūtā Saturs unNosaukums. Meklēšana Saturā un Nosaukumā tiek veikta atbilstoši norādītajairadiopogu izvēlei:





Tēma – visu sistēmā reģistrēto tēmu izvēles saraksts dokumentu meklēšanai pēc tiempiesaistītajām tēmām. Tēmu uzturēšanu sistēmā veic administrators mapēKonfigurācija Klasifikatori Tēmas (skat. aprakstu [1] 4.1 Klasifikatoruuzturēšana). Tiek atlasīti tie dokumentu ieraksti, kuriem ir piesaistīta izvēlētā tēmavai kāda no šīs tēmas apakštēmām (piemērām, ja sistēmā ir tēma Iepirkumi un tampakārtotās tēmas DVS iepirkums un Degvielas iepirkums, tad izvēloties meklēšanupēc tēmas Iepirkumi, tiks atlasīti gan tie dokumenti, kuriem ir piesaistīta pati tēmaIepirkumi, gan tie, kuriem ir piesaistītas tēmas DVS iepirkums un Degvielasiepirkums).

Piezīme! Jāatceras, ka izvēles sarakstā ir pieejamas tikai aktīvas tēmas, t.i., tēmas, kurasir spēkā meklēšanas brīdī.

Nekustamais īpašums – nekustamo īpašumu iespējams norādīt, uzklikšķinot uzspiedpogas tiek atvērta nekustamo īpašumu meklēšanas ekrānforma (ātrākainekustamā īpašuma pievienošanai var īpašuma ievadlaukā norādīt meklēšanasatlases kritēriju un nospiest [Enter]) (skat. aprakstu 1.32 Nekustamo īpašumumeklēšana). Tiek atlasīti tie dokumentu ieraksti, kuriem ir piesaistīts meklēšanaiizvēlētais nekustamais īpašums.

Piezīme! Par izvēlēto nekustamo īpašumu tiek attēlota sekojošā informācija: kadastranumurs un pilna adrese, kā arī tam ir pieejama hipersaite Dzēst, ar kuras palīdzībuizvēlētais īpašums tiek izņemts no dokumentu meklēšanas kritērijiem.

Piederība (paskaidrojošs teksts zem lauka Korespondents, Līgumpartneris,Attiecas uz, Darbinieks) – norāda nepieciešamo kontaktu, izmantojot ātro vaidetalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Tiekatlasīti tie dokumentu ieraksti, kuriem izvēlētais kontakts ir piesaistīts kāKorespondents, Partneri, Attiecas uz vai Darbinieks;

Reģistrācijas datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu izvēloties nokalendāra (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiekatlasīti tie dokumenta ieraksti, kuru apstiprināšanas datums atbilst ievadlaukosnorādītajam datumu diapazonam;




Lieta – izvēlas no saraksta nomenklatūras lietas nosaukumu par pašreizējo gadu. Tiekatlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem piesaistītais nomenklatūras nosaukums ungads atbilst ievadlaukā definētajam. Ir divu veidu lietu nomenklatūras izmantošanasiespēja:

Ievadlauks aizpildāms obligāti – piešķirot dokumentam, numuru tiks izmantotslietu nomenklatūras indekss. Ievadlauks nebūs pieejams labošanai pēc dokumentareģistrēšanas.

Ievadlauks nav aizpildāms obligāti un ir pieejams labošanai pēc dokumentareģistrēšanas.

Reģistrācijas numura daļa – šajā ievadlaukā iespējams norādīt daļu no dokumentanumura. Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuru dokumenta reģistrācijas numursatbilst ievadlaukos norādītajam numuru diapazonam;

Parakstītājs – norāda nepieciešamo personu, kas ir kā parakstītājs, izmantojot ātro vaidetalizēto meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Sagatavošanas datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat.aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tie dokumentaieraksti, kuru dokumenta sagatavošanas datums atbilst ievadlaukos norādītajiemdatuma diapazonam;

Reģistrētājs – norāda nepieciešamo personu, kas ir kā dokumenta reģistrētājs (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem kāReģistrētājs ir piesaistīts ievadlaukā Fiziska persona;

Sagatavotājs – norāda nepieciešamo personu, kas ir kā dokumenta sagatavotājs (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Adresāts – norāda nepieciešamo fizisko, vai juridisko personu, kas ir kā dokumentaadresāts (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Piezīme! Kontakta meklēšanas ievadlaukā ierakstīts vārds, uzvārds nenozīmē, ka irizvēlēts kontakts. Tam jābūt attēlotam zem ievadlauka.

Izpildes termiņš no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat. aprakstā2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti,kuru dokumenta izpildes termiņa datums atbilst ievadlaukos norādītajiem datumadiapazonam;

Izpildes datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat. aprakstā2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti,kuru dokumenta izpildīšanas datums atbilst ievadlaukos norādītajiem datumadiapazonam;

Ir kontrolē – atzīmējot izvēles rūtiņu, meklēti tiks dokumenti, kuri ir atzīmēti kākontroles dokumenti;

Dokumenta datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat.aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tie dokumentaieraksti, kuri atbilst ievadlaukos norādītajiem korespondenta piešķirtajam datumadiapazonam;

Dokumenta numura daļa – ievadot dokumenta numura daļu, lietotājam iespējamsatrast dokumentus, neievadot pilnu dokumenta numuru. Ievadlaukā norādītaisnumurs, vai tā daļa tiek meklēts kā korespondenta piešķirtais numurs.

Datu bloks ‘Dokumenta datne’




Šajā datu blokā iespējams norādīt meklēšanas kritērijus, ja dokuments ir saistīts arpievienotām datnēm. Lai bloku izvērstu vai savērstu, uzklikšķina tā nosaukumam:

Ekrānforma 30. Dokumenta datnes meklēšana

Pievienošanas datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat.aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tie dokumentaieraksti, kuriem ir piesaistīta dokumenta datne un atbilst norādītajam datumadiapazonam;

Datnes nosaukums – teksta ievadlauks. Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem irpiesaistīta dokumenta datne, kur datnes nosaukums satur ievadlaukā definētovērtību, atbilstoši norādītajām meklēšanas pazīmēm:





Datnes formāts – var izvēlēties no saraksta. Saraksts tiek izveidots no visām sistēmāreģistrētajām dokumenta datnēm. Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem irpiesaistīta dokumenta datne ar atbilstoši norādītu formātu.

Datu bloks ‘Darbības ar dokumentu’

Šajā datu blokā iespējams norādīt meklēšanas kritērijus, lai atlasītu dokumentus pēc toreģistrētāja, vai lietotāja veiktajām darbībām ar dokumentu. Lai bloku izvērstu vai savērstu,uzklikšķina tā nosaukuma:




Ekrānforma 31. Darbības ar dokumentu meklēšana

Lietotājs, kas veicis darbības ar dokumentu – veic nepieciešamā lietotājameklēšanu, izmantojot ātro vai detalizēto meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks). Ja tiek izvēlēts kāds sistēmas lietotājs, tad tiek atlasīti tie dokumentaieraksti, kuriem ir piesaistīta dokumenta vēsture, kurai kā Darbības veicējspiesaistītais lietotājs atbilst ievadlaukā norādītajam sistēmas lietotājam;

Darbība, ko lietotājs veicis ar dokumentu – darbības nosaukumu izvēlas no saraksta.Tiek atlasīti tie dokumenta ieraksti, kuriem piesaistīta dokumenta vēsture un atbilstievadlaukā definētajai dokumenta vēstures darbībai;

Adresāts – šis izvēles saraksts tiek attēlots tikai tad, ja ievadlaukā Darbība, ko lietotājs,veicis ar dokumentu, ir izvēlēta vērtība Pārsūtīšana. Līdz ar to izvēles sarakstā tiekattēloti tie adresāti, ar kuriem ir notikusi dokumentu pārsūtīšana;

Darbība ar dokumentu veikta no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu(skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Tiek atlasīti tiedokumenta ieraksti, kuriem ir piesaistīta dokumenta vēsture un atbilst ievadlaukosnorādītajam datuma diapazonam dokumenta vēstures darbības datums.

Datu bloks ‘Dokumentu vide’

Ekrānforma 32. Dokumentu vides meklēšana

Meklēt dokumentu – ir divu veidu radiopogu izvēle:




Aprites vidē – dokuments tiek meklēts sistēmas aprites vidē;

Uzglabāšanas vidē – dokuments tiek meklēts sistēmas uzglabāšanas vidē.Blakus šai radiopogai ir pieejams izvēles saraksts arhīva datu bāzes norādīšanai.Izvēlne pieejama tikai tad, ja ir izvēlēta radiopoga Uzglabāšanas vidē. Izvēlēalfabēta secībā tiek attēloti arhīva datu bāzes nosaukumi, kuri ir pieejami.

Piezīme! Ja netiek izvēlēta neviena radiopoga, sistēma pēc noklusējuma meklē Apritesvidē.

Neviens no dokumentu meklēšanas kritērijiem nav aizpildāms obligāti.

Spiedpogu darbības

Pēc meklēšanas kritēriju norādīšanas, uzklikšķina uz spiedpogas . Tiek meklētidokumenti, kuri atbilst visiem meklēšanas datu blokā norādītajiem meklēšanas kritērijiem.




8.1.3 Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts

Apraksts

Veicot dokumentu meklēšanu, tiek attēlots saraksts, kurā ir atrasts viens vai vairākidokumenta ieraksti, kurus attēlo datu blokā ‘Atlasītie ieraksti’.





Ekrānforma 33. Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts



Ja meklēšanas rezultātā ir atrasti vairāki meklēšanas kritērijiem atbilstoši ieraksti, tadatlasītie ieraksti tiek attēloti Atlasīto ierakstu datu blokā saraksta veidā.


Meklēšanas rezultātā atlasīto ierakstu sarakstā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēlotisaraksta veidā, kurā tiek attēlota šāda dokumentu informācija:

Virs atlasīto ierakstu saraksta tiek attēlota informācija par kopā atlasīto ierakstu skaitu.

Ja atlasīto ierakstu datu blokā tiek atlasīti un attēloti vairāk kā 15 ierakstu, tad datublokā ir pieejama lapošanas iespēja.

Meklēšanas rezultātā atlasītais dokumentu saraksts tiek sakārtots pēc Reģistrācijasnumura dilstošā secībā.

Katram sarakstā atlasītajam un attēlotajam ierakstam tiek attēlota iespēja izvēlētieskonkrētu ierakstu, uzklikšķinot blakus ierakstam uz hipersaites Izvēlēties, un pārceltuz datu bloku Izvēlētie ieraksti. Ja izvēlētais ieraksts tiek pārcelts uz datu blokuIzvēlētie ieraksti, tad šis ieraksts Atlasīto ierakstu datu blokā vairs netiek attēlots.




Atkarībā no datu aizpildes formas, no kuras izsaukta meklēšanas forma var izvēlētiestikai vienu vērtību vai vairākas vērtības, kuras tiks atgrieztas uz sākotnējo formu.

Datu bloks ‘Izvēlētie ieraksti'

Šajā datu blokā, dati par atlasītajiem ierakstiem tiek attēloti saraksta veidā, kurā tiekattēlota tāda pati dokumenta informācija, kāda tika attēlota datu blokā Atlasītieieraksti;

Izvēlēto dokumentu saraksts (ja tāds tiek veidots), tiek sakārtots pēc Reģistrācijasnumura dilstošā secībā;

Izvēlēto ierakstu datu blokā ievietotajiem ierakstiem tiek attēlota iespēja izņemt nosaraksta, blakus ierakstam uzklikšķinot uz hipersaites Izņemt, t.i., ieraksts vairsnetiek attēlots datu blokā Izvēlētie ieraksti un tiek pārcelts atpakaļ datu blokāAtlasītie ieraksti;

Atkarībā no datu aizpildīšanas, no kuras izsaukta meklēšanas ekrānforma var izvēlētiesvienu vai vairākas vērtības, kuras tiks atgrieztas uz sākotnējo ekrānformu;

Ja Izvēlēto ierakstu datu blokā tiek atlasīti un attēloti vairāk kā 15 ierakstu, tad blokā irpieejama lapošanas iespēja.

Meklēšanas rezultātā atlasītais dokumentu saraksts, ja tajā tiek atlasīti vairāki ieraksti, tieksakārtots alfabēta secībā. Katram sarakstā atlasītajam un attēlotajam ierakstam tiek attēlotaiespēja uzklikšķināt uz hipersaites Izvēlēties, vai arī uzklikšķinot uz paša ieraksta nosaukuma, arkuras palīdzību no atlasīto ierakstu saraksta daļas, izvēlēto dokumenta ierakstu var pārcelt uzekrānformas izvēlēto ierakstu datu bloku. Ja ieraksts tiek pārcelts uz datu bloku Izvēlētieieraksti, tad šis ieraksts datu blokā Atlasītie ieraksti vairāk netiek attēlots.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu izvēlēto ierakstu, uzklikšķina uz spiedpogas . Tiek aizvērta meklēšanasekrānforma un aizpildīti dokumenta piesaistes dati ekrānformā no kuras tika izsauktameklēšana.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta meklēšanas ekrānforma, neveicot nekādasizmaiņas.



1.34Uzdevumu meklēšana

Apraksts

Uzdevumu sistēmā var atrast, izmantojot meklēšanas funkciju. Uzdevumu var atrast pēc tāmetadatiem, iesaistītām personām, kā arī ar uzdevumu saistītajiem dokumentiem.


Lai meklētu uzdevumu, atver uzdevumu sarakstu un uzklikšķina uz hipersaites Meklēšanaskritēriji sistēmas augšējā izvēlnē.




Ekrānforma 34. Uzdevumu meklēšana

Uzdevuma numurs – teksta ievadlauks, kur ievadīt uzdevuma pilnu, vai daļu numura;

Uzdevuma veids – nosaukumu izvēlas no saraksta. Pieejami ir tikai tie uzdevuma veidaieraksti, kuriem ir definēts Uzdevuma tips. Mainot šī ievadlauka vērtību, ievadlaukaRezultāts izvēlētā vērtība tiek dzēsta;

Statuss – izvēlas no saraksta vērtību, atbilstošu uzdevuma statusam;

Rezultāts – izvēlas no saraksta, kas atbilst uzdevuma ieraksta piesaistītajam uzdevumaizpildes rezultāta nosaukumam;

Uzdevuma datums – datuma periods pēc noklusējuma atbilst pašreizējam gadam(piemēram: 01.01.2009-25.02.2009), t.i., ievadlaukā No gada sākuma datums unievadlaukā Līdz pašreizējās dienas datums;

Izpildes termiņš no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu (skat. aprakstā2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade).

Izpildītājs – veic nepieciešamā uzdevuma izpildītāja meklēšanu, izmantojot ātro vaidetalizēto meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1 Kontakta ievadlauks).

Atbildīgais – izvēles saraksts, kurā iespējams izvēlēties uzdevumos norādītos atbildīgos;

Uzdevējs – veic nepieciešamā uzdevuma uzdevēja meklēšanu, izmantojot ātro vaidetalizēto meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1 Kontakta ievadlauks);

Uzdevuma teksts – ievada tekstu, kas atbilst uzdevuma tekstam.

Radiopogu grupa – norāda ievadlaukā Uzdevuma teksts meklēšana jāveic pēcpilna vārda, pēc vārda daļas, vai arī šajā meklēšanas kritērijā lietotasaizstājējzīmes:

o Meklēt pilnu tekstu – ievadlaukā norādītais teksts tiekmeklēts pēc precīzas sakritības;




o Meklēt teksta daļu – ievadlaukā norādītais teksts tiekmeklēts kā vārda daļa;

o Lietotas aizstājējzīmes – ievadlaukā norādītais tekststiek meklēts, ņemot vērā aizstājējzīmes, kur kāaizstājējzīme ir lietojams simbols ‘%’ (procentu zīme).Lietotā aizstājējzīme ir lietojama viena vai vairāku zīmjuaizstāšanai tekstā.


Datu bloks ‘Dokumenta dati’

Lai datu bloku izvērstu vai savērstu, uzklikšķina uz nosaukuma.

Reģistrācijas numurs – ievada tekstu, kas atbilst uzdevuma ierakstam piesaistītajamdokumentu reģistrēšanas numuram;

Radiopogu grupa – norāda ievadlaukā Uzdevuma teksts meklēšana jāveic pēcpilna vārda, pēc vārda daļas, vai arī šajā meklēšanas kritērijā lietotasaizstājējzīmes:

o Meklēt pilnu tekstu – ievadlaukā norādītais teksts tiekmeklēts pēc precīzas sakritības;

o Meklēt teksta daļu – ievadlaukā norādītais teksts tiekmeklēts kā vārda daļa;

o Lietotas aizstājējzīmes – ievadlaukā norādītais tekststiek meklēts, ņemot vērā aizstājējzīmes, kur kāaizstājējzīme ir lietojams simbols ‘%’ (procentu zīme).Lietotā aizstājējzīme ir lietojama viena vai vairāku zīmjuaizstāšanai tekstā.

Piezīme! Atverot kontaktu meklēšanas ekrānformu pēc sistēmas noklusējuma tiekuzstādīta vērtība ‘Meklēt teksta daļu’.

Nosaukums – ievada tekstu, kas atbilst uzdevuma ierakstam piesaistītajam dokumentasaturam;

Reģistrācijas datums no/līdz – datuma ievadlauki, kuros norāda datumu izvēloties nokalendāra. Šis norādītais datums atbilst uzdevuma ieraksta piesaistītajam dokumentareģistrēšanas datums;

Radiopogu grupa – norāda, vai šajā ievadlauku grupā meklējamiem dokumentaierakstiem, piesaistītajiem uzdevumiem, lomai jābūt:

o Piesaistītais dokuments – jebkura dokumenta lomasvērtība;

o Informācijas dokuments – dokumenta loma;

o Pamatdokuments – dokumenta loma;

o Sagatavotais dokuments – dokumenta loma.

Izmantojot meklēšanas kritēriju norādīšanai datumu no un līdz, ir jāiekļauj abas norādītāsrobežvērtības. Meklēšanas kritēriju norādīšana nav obligāta.

Spiedpogu darbība




Pēc meklēšanas kritēriju norādīšanas, uzklikšķina uz spiedpogas . Tiek meklētidokumenti, kuri atbilst visiem ekrānformā norādītajiem meklēšanas kritērijiem.

Atlasītie ieraksti tiek attēloti saraksta veidā, tādā pašā saraksta skatījuma veidā pirms tikaveikta meklēšana, tikai ar konkrēti atlasītiem ierakstiem, kas atbilst norādītiem meklēšanaskritērijiem.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta, neveicot meklēšanu.

1.35Ātrā meklēšana

Apraksts

Lai atlasītu sarakstā atsevišķus ierakstus, visos sarakstos izmanto ātro meklēšanu, ievadlauksvirs saraksta. Ierakstot ievadlaukā meklēšanas kritēriju, atbilstošu izvēlētajam sarakstam.


Ātrās meklēšanas ievadlaukā var ievadīt pilnu meklēšanas kritērija tekstu, vai daļu no tā(piemēram, reģistrēšanas numuru, dokumenta nosaukums) un uzklikšķina uz hipersaitesMeklēt. Veicot ātro meklēšanu, sarakstā tiek atlasīti atbilstoši ieraksti norādītiem meklēšanaskritērijam.

Ekrānforma 35. Ātrās meklēšanas ievadlauks sarakstos

Ātrā meklēšana sarakstos notiek atkarībā no tā, kuru mapi navigācijas kokā sistēmas lietotājsir atvēris.

Ja mapes veids ir Dokumenti, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem:Nosaukums, Reģistrētājs, Korespondents, Adresāts, Partneris, Reģistrācijas numurs,Reģistrēšanas datums(ja nav norādīts reģistrēšanas datums, tad meklē pēcievadlauka Ievietots sistēmā) (skat. detalizētu aprakstu 8.6.1 Ātrā meklēšanadokumentu sarakstā).

Ja mapes veids ir Dokumenti apstrādei Pieteikumi apmeklējumiem, tad ātrāmeklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem: Korespondents, Problēmasapraksts, Amatpersona;

Ja mapes veids ir Kontakti, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem:Vārds, Uzvārds, Personas kods, Organizācijas nosaukums, Reģistrācijas numurs,Struktūrvienības nosaukums, Nosaukuma saīsinājums (skat. detalizētu aprakstu8.6.2 Ātrā meklēšana kontaktu sarakstā).

Ja mapes veids ir Uzdevumu, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem:Uzdevuma numurs, Izpildītājs, Izveidotājs.

Ja mapes veids ir Lietotāji, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem:Lietotājvārds, Vārds, Uzvārds, Personas kods.

Ja mapes veids ir Sanāksmes, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem:Sanāksmes datums.

Ja mapes veids Sanāksmes – Jautājumi, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ierakstaievadlaukiem: Jautājums.




Ja mapes veids Nekustamie īpašumi, tad ātrā meklēšana tiek veikta pēc ierakstaievadlaukiem: Kadastra numurs, Nosaukums.

8.1.4 Ātrā meklēšana dokumentu sarakstā

Apraksts

Atverot kādu no dokumentu sarakstiem, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja navnorādīts citādi sistēmas parametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).Atlasīto ierakstu skaitu var mainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.


Lai atlasītu dokumentu sarakstā konkrētus ierakstus, izmanto ātro meklēšanu, ievadlauks virsdokumentu ierakstu saraksta. Ierakstot ātrās meklēšanas ievadlaukam atbilstošo informācijuvai daļu no tās (piemēram, reģistrēšanas numuru, dokumenta nosaukums) un uzklikšķina uzhipersaites Meklēt. Veicot ātro meklēšanu, sarakstā tiek atlasīti atbilstoši ieraksti norādītiemmeklēšanas kritērijam.

Visos dokumentu mapju sarakstos ir iespējams dokumentus atlasīt pēc reģistrācijas gada (jadokuments nav reģistrēts, tad pēc izveides gada).

Ekrānforma 36. Dokumentu saraksta ātrā meklēšana

Dokumentu sarakstā ir divi ātrās meklēšanas ievadlauki:

Ātrā meklēšana – ātrā meklēšana tiek veikta pēc ieraksta ievadlaukiem Nosaukums,Reģistrētājs, Korespondents, Adresāts, Partneris, Reģistrācijas numurs,Reģistrēšanas datums (ja nav norādīts reģistrēšanas datums, tad meklē pēcievadlauka Ievietots sistēmā). Izmantojot ātrās meklēšanas ievadlauku, jāatceras,ka, veicot dokumentu ātro meklēšanu, tiek ņemts vērā izvēlnē Gads noradīta vērtība,t.i., meklēšana tiks veikta izvēlētā gada ietvaros;

Gads – izvēles saraksts, kurš atrodas blakus ātrās meklēšanas ievadlaukam. Atverotkādu no dokumentu sarakstiem, pēc noklusējuma, tiek atlasīti pašreizējā gadadokumenti.

Piemēram, ja lietotājs vēlas konkrētā dokumentu mapē atlasīt:

iepriekšējā gada visus dokumentus, tad izvēlas nepieciešamo gada vērtību, noizvēles saraksta un uzklikšķina uz hipersaites Meklēt;

konkrētu dokumentu 2007.gadā reģistrētu, tad izvēlas nepieciešamo gada vērtību,no izvēles saraksta, ātrās meklēšanas ievadlaukā ieraksta dokumenta meklēšanaskritēriju un uzklikšķina uz hipersaites Meklēt;

visus dokumentus, tad izvēles sarakstā izvēlas vērtību Visi un uzklikšķina uzhipersaites Meklēt, tiek atlasīti pilnīgi visi dokumenti, kuri reģistrēti konkrētajādokumenta mapē;




dokumentus, kuriem reģistrācijas numurs satur skaitli ‘4’, tad ātrās meklēšanasievadlaukā ievada skaitli ‘4’, izvēles ievadlaukā Gads norāda vērtību Visi unuzklikšķina uz hipersaites Meklēt;

dokumentus, kuri reģistrēti 2008.gadā un reģistrācijas numurs satur skaitli ‘4’,ātrās meklēšanas ievadlaukā ievada skaitli ‘4’, izvēles ievadlaukā Gads norādavērtību 2008 un uzklikšķina uz hipersaites Meklēt.

8.1.5 Ātrā meklēšana kontaktu sarakstā

Apraksts

Atverot kādu no kontaktu sarakstiem, tiek atlasīti ne vairāk par 50 ierakstiem, ja nav norādītscitādi sistēmas parametros (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Atlasītoierakstu skaitu var mainīt izmantojot ātro, vai detalizēto meklēšanu.


Lai atlasītu kontaktu sarakstā konkrētus ierakstus, izmanto ātro meklēšanu, ievadlauks virskontaktu ierakstu saraksta. Ierakstot ātrās meklēšanas ievadlaukam atbilstošo informāciju vaidaļu no tās (piemēram, organizācijas, struktūrvienības nosaukums) un uzklikšķina uzhipersaites Meklēt. Veicot ātro meklēšanu, sarakstā tiek atlasīti atbilstoši ieraksti norādītiemmeklēšanas kritērijam.

Kontaktu ātrās meklēšanas ievadlaukā tiek meklēts pēc šādiem ieraksta ievadlaukiem: Vārds,Uzvārds, Organizācijas nosaukums, Struktūrvienības nosaukums, Nosaukuma saīsinājums.

Lai pēc noteikta ieraksta atlases, skatītu sarakstā visus kontaktus, ātrās meklēšanasievadlaukā neievada meklēšanas kritēriju un uzklikšķina uz hipersaites Meklēt, tiek atlasītipilnīgi visi reģistrētie kontakti.

Atlasītie ieraksti tiek attēloti saraksta veidā:

Ekrānforma 37. Kontaktu saraksts izmantojot ātro meklēšanu

Lai atlasītu kontaktus, kuru uzvārds vai nosaukums sākas ar noteiktu alfabēta burtu,uzklikšķina uz atbilstoša alfabēta burta, virs kontaktu saraksta.

Kontaktu sarakstā izmantojot hipersaiti Visi blakus alfabēta burtiem, tiek atlasīti visi sarakstakontaktu ieraksti un kļūst pieejama saraksta lapošanas iespēja. Ja vēlas atlasīt konkrētakontaktu sarakstā pilnīgi visus reģistrētos kontaktus, tad ir jāizmanto ātrās meklēšanasievadlauks.




9 Dokumentu vadība

Dokumentu vadības nodaļa apraksta visas tās funkcijas, kas saistītas ar dokumentu datureģistrēšanu sistēmā, to attēlošanu un uzturēšanu.

Darbības ar dokumentu sarakstiem skatīties aprakstā 6.1 Dokumentu saraksts un 6.4Kontroles dokumentu saraksts.

1.36Dokumenta reģistrēšana

Apraksts

Sistēmā jaunu dokumentu var reģistrēt vairākos veidos un piesaistīt tam nepieciešamās ārpussistēmas sagatavotās datnes, kas varbūt gatavi dokumenti vai dokumentu sagataves.


Dokumenta reģistrēšana sistēmā ir iespējama:

no šķirkļa ‘Ievadlapa’ uzklikšķinot datu blokā ‘Darbības’ uz ikonas ‘Jauns dokuments’,tiek atvērta jauna dokumenta reģistrācijas izvēles ekrānforma (skat. Ekrānforma 40.Jauna dokumenta reģistrēšana);

no šķirkļa ‘Ievadlapa’, ja ir izveidoti dokumenta reģistrēšanas īsceļi, tad tiek atvērta jaunadokumenta kartiņas ekrānforma, kurā ir aizpildīti ievadlauki – Dokumentu mape,Dokumenta veids un Lieta (skat. aprakstu 4.1.3 Datu blokā ‘Darbības’ lietotājapersonalizēto darbību konfigurēšana);

no šķirkļa ‘Namejs’ kreisajā pusē navigācijas kokā uzklikšķinot uz mapes nosaukumaDokumenti un centrālās daļas gaiši zilajā joslā uzklikšķinot uz hipersaites Jaunsdokuments, tiek atvērta jauna dokumenta reģistrācijas izvēles ekrānforma (skat.Ekrānforma 40. Jauna dokumenta reģistrēšana);

no šķirkļa ‘Namejs’ atver konkrētu dokumentu saraksti, piemēram, Dokumenti Novada pašvaldība Korespondence Saņemtā korespondence unuzklikšķina virs saraksta galvenajā darbību joslā uz hipersaites Jauns dokuments, kurpiedāvā dokumentu reģistrēt atkarībā no šķirklī ‘Ievadlapa’ definētajiem dokumentureģistrēšanas īsceļiem, tiek atvērta dokumenta kartiņas ekrānforma, kurā aizpildītiievadlauki – Dokumentu mape, Dokumenta veids un Lieta (skat. aprakstu 1.37Dokumenta ).

Piezīme! Navigācijas kokā dokumentu mapes izvēles ieraksti lietotājam ir redzami unpieejami tādā gadījumā, ja šim lietotājam ir piešķirtas tiesības uz konkrēto dokumentamapi (skat. aprakstu [1] 6.2.3 Tiesību piešķiršana dokumentu mapei).

Ja ir personalizēti dokumenta reģistrēšanas īsceļi, tiek atvieglota dokumentu reģistrēšana arīno šķirkļa ‘Namejs’, kur atverot konkrēta dokumentu sarakstu un uzklikšķinot uz hipersaitesJauns dokuments, tiek piedāvāts reģistrēt dokumentus ar ‘Ievadlapā’ izveidotiem dokumentureģistrēšanas īsceļiem:




Ekrānforma 38. Ievadlapā definētie īsceļi pieejami no atbilstoša dokumentu saraksta – piemērs

Ja nav definēts dokumenta reģistrēšanas īsceļš, tad dokumentu sarakstā, uzklikšķinot uzhipersaites Jauns dokuments, tiek piedāvāts dokumentu veids(-i):

Ekrānforma 39. Dokumenta reģistrēšana izvēloties dokumentu veidu – piemērs

Ja jauna dokumenta reģistrēšanai netiek izmantoti īsceļi, t.i., no šķikļa ‘Ievadlapa’ datu blokā

‘Darbības’ uzklikšķinot uz darbības ikonas , vai arī, no šķirkļa ‘Namejs’ no mapesDokumenti galvenajā darbību izvēlnē uzklikšķinot uz hipersaites Jauns dokuments, tiek atvērtaekrānforma ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’:

Ekrānforma 40. Jauna dokumenta reģistrēšana

Lai būtu pieejama dokumenta kartiņa un sāktu tās reģistrēšanu, sākotnēji ir obligāti jāaizpildaievadlauki:

Dokumenta mape – izvēles saraksts, kurā tiek attēlotas katram lietotājam tāsdokumentu mapes, uz kurām ir piešķirtas atbilstošas tiesības. Katras mapesinformācija tiek attēlota formātā: mapes piederība (ja ir norādīta mapei), tad mapjugrupa un pati mape. Piemēram: Novada pašvaldība/Korespondence/Saņemtākorespondence;




Dokumenta veids – izvēles saraksts, kurš ir atbilstošs izvēlētajai dokumenta mapei, t.i.,dokumentu mapei norādīti kādi dokumentu veidi tajā tiks reģistrēti.

Piezīme! Dokumenta mapēs un to veidi tiek konfigurēti pirms tam, to dara administrators(skat. aprakstu [1] 6 Dokumentu mapju vadība).

Lai turpinātu dokumenta reģistrēšanu, uzklikšķina uz spiedpogas , kas pieejama tikaitad, ja dokumenta mapes un veida izvēles ievadlaukos ir izvēlēti nosaukumi. Turpinotdokumenta reģistrēšanu sistēma atver dokumenta reģistrēšanas ekrānformu (skat. aprakstu1.37 Dokumenta ).



1.37Dokumenta kartiņas aizpildīšana / darbības

Apraksts

Dokumentu ekrānforma ir dokumenta pamatelements sistēmā. Ekrānformā informācija irstrukturēta šķirkļos, kuros savukārt informācija var būt strukturēta vairākos blokos. Atkarībāno dokumenta veida, ekrānformā tiek attēloti atbilstoši šķirkļi:

Dokuments – dokumenta datu ekrānforma, kurā attēlota dokumenta pamatinformācijaapskatei, aktualizācijai un reģistrēšanai;

Uzdevumi – dokumentam piesaistīto uzdevumu saraksts un jauna uzdevumareģistrēšanas funkcionalitāte (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana);

Saistītie – dokumenta saistīto dokumentu saraksts un jauna saistītā dokumentapievienošanas funkcionalitāte (skat. aprakstu 1.42 Saistītie dokumenti / notikumi);

Versijas – šķirklī ‘Versijas’ tiek glabāta informācija par dokumentu piesaistīto datņuversijām, ja tām ir mainīts saturs kopš pievienošanas dokumentam. Šos vēsturesierakstus ir iespējams apskatīties (skat. aprakstu 9.1.1 Datnes pievienošana unrediģēšana);

Sanāksmes – šķirklī ‘Sanāksmes’ tiek uzturēta informācija par dokumenta izskatīšanusanāksmēs. Šķirkļi ir iespējams iekļaut dokumentu izskatīšanai sanāksmē, veidojotjaunu sanāksmes darba kārtības punktu, kurā dokuments tiks iekļauts (skat.aprakstu 1.44 Dokuments izskatīšanai sanāksmē).


Reģistrējot jaunu dokumentu, sākotnēji pārējie dokumenta šķirkļi ir neaktīvi (Uzdevumi,Saistītie, Versijas un Sanāksmes). Tie ir pieejami tad, ja šķirkļa ‘Dokuments’ dati pirmo reizitiek saglabāti.




Ekrānforma 41. Universāla dokumenta reģistrēšanas ekrānforma

Dokumenta ekrānformas augšējā tumši zilajā kreisajā malā ir informācija par konkrēti atvērtodokumentu (Reģistrācijas numurs un Nosaukums). Ja tiek reģistrēts jauns dokuments, tad tiekattēlota informācija, ka ‘Jauns dokuments’.

Datu bloks ‘Reģistrācija’

Dokumenta mape – dokumentu mapes nosaukums, kurā dokuments saglabāts. Mapesinformācija tiek attēlota formātā: mapes piederība (ja ir norādīta mapei), tad mapjugrupa un pati mape. Piemēram: Dome/Korespondence/Saņemtie dokumenti.




Dokumenta mapi izvēlas pirms tiek atvērta dokumenta kartiņas ekrānforma, vai arī,ievadlauks tiek aizpildīts automātiski šādos gadījumos: ja dokumenta reģistrēšanatika uzsākta no izveidotajiem dokumenta reģistrēšanas īsceļiem, vai arī, ir uzsāktareģistrēšana no konkrētas dokumentu mapes (skat. aprakstu 1.36 Dokumentareģistrēšana). Šis ievadlauks dokumenta kartiņā ir labojams, ja dokuments ir kādā

no statusiem - Projekts, Saskaņošanā. Parakstīšanā; uzklikšķinot uz ikonas (Mainīt dokumenta klasifikāciju: dokumenta mapi vai veidu), tiek atvērta ekrānforma`Dokumenta klasifikācijas maiņa`. Ievadlaukā `Dokumentu mape`jānorāda mape,kurā nepieciešams dokumentu ievietot (izvēlnes mapju sarakstā zilā krāsā tiekattēlota tā mape, kurā dokuments atrodas šobrīd – tas ir – pirms mapes maiņas).Jāatceras, ka izvēlnes sarakstā tiek attēlotas tikai tās mapes, uz kurām lietotājam irpiešķirtas tiesības. Ievadlaukā `Dokumenta veids` jānorāda, kādam jābūtdokumenta veidam (izvēlnes dokumenta veidu sarakstā zilā krāsā tiek attēlots taddokumenta veids, kāds ir konkrētajam dokumentam šobrīd – pirms dokumenta veidamaiņas).

Mainot dokumenta mapi un veidu, jāatceras:

ja dokuments ir jau saglabāts (nospiesta ekrānpoga dokumenta kartiņā), taddokumentu var saglabāt tikai ar tādu pašu veidu, kāds ir jau iepriekš dokumentamnorādīts – piemēram, saņemto dokumentu var saglabāt tikai kā saņemto dokumentu,nosūtāmo dokumentu tikai kā nosūtāmo dokumentu. Ja nav nospiesta ekrānpoga

, tad dokumentam tā veidu var brīvi mainīt, piemēram, iepriekš norādītodokumentu ar veidu Saņemtais dokuments var mainīt uz dokumenta veiduNosūtāmais dokuments.

ja dokumentam maina mapi un veidu, tad pēc nomaiņas dokumenta kartiņā arīievadlauku `Nosaukums`, `Parakstītājs`, `Partneri`, `Lieta` vērtības tieksaglabātas, tās nav no jauna jānorāda. Izņēmuma gadījumi:

atkārtoti jānorāda (manuāli jānomaina) dokumenta nomenklatūras lieta(ievadlauks`Lieta`) situācijās, kad mapē, kurā dokumentu ievieto pēc dokumentamapes maiņas, saskaņā ar sistēmā norādīto mapju konfigurāciju, nevar reģistrētdokumentus ar tādu nomenklatūras lietu, kāda dokumentam ir pirms dokumentamapes maiņas. Sistēma dod paziņojumu ”Izvēlēta dokumentu mapei neatbilstošalieta”. Lietotājam šajāituācijā jānorāda manuāli tāda lieta, ar kuru var reģistrētdokumentu konkrētajā mapē.

ja dokumentam maina mapi un veidu pirms dokuments ir saglabāts sistēmā (nospiesta

ekrānpoga ), tad pēc nomaiņas ievadlauks `Korespondents` vērtība netiekattēlota, tas jānorāda manuāli;

ja dokumentā ir izmantoti ievadlauki – brīvie atribūti, tad pēc dokumenta mapes maiņasšo lauku ieraksti (iepriekš norādītās vērtības) netiek saglabātas. Līdz ar to, pēcmapes un veida nomaiņas, šīs vērtības jānorāda no jauna. Izņēmums ir ievadlauks`Nekustamais īpašums` - šī lauka vērtība tiek saglabāta arī pēc dokumenta mapesun veida nomaiņas. Ja jaunais dokumenta veids neietver ievadlauku `Nekustamaisīpašums, tad šī vērtība šajā dokumenta kartiņā netiek attēlota;




Ekrānforma 42. Dokumenta klasifikācijas maiņas ekrānforma

Piezīme! Lai lietotājs varētu veikt dokumenta mapes un dokumenta veida labošanu, irnepieciešams piešķirt tiesības Labot esoša dokumenta klasifikāciju un Labot jaunadokumenta klasifikāciju.

Dokumenta veids – dokumenta veida nosaukums, dokumenta kartiņā tas tiek attēlotskā nepieejams ievadlauks. Dokumenta veidu izvēlas pirms tiek atvērta dokumentakartiņas ekrānforma, vai arī, ievadlauks tiek aizpildīts automātiski šādos gadījumos:ja dokumenta reģistrēšana tika uzsākta no izveidotajiem dokumenta reģistrēšanasīsceļiem, vai arī, ir uzsākta reģistrēšana no konkrētas dokumentu mapes (skat.aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Dokumenta veidu var mainīt, ja dokumentsir kādā no statusiem - Projekts, Saskaņošanā. Parakstīšanā; uzklikšķinot uz ikonas

(Mainīt dokumenta klasifikāciju: dokumenta mapi vai veidu), tiek atvērtaekrānforma `Dokumenta klasifikācijas maiņa`. Sīkāku aprakstu par dokumenta veidamaiņu skatīt šajā nodaļā augstāk aprakstā par Dokumenta mapi.


Dokumenta mapes un dokumenta veida labošana dokumenta kartiņasekrānformā

Dokumentu apakšveids – pieejams saņemtā un nosūtamā dokumenta ekrānformās.Vērtību izvēlas no izvēles saraksta, kuru definē pirms tiek veidots dokuments arkonkrētu apakšveidu. To dara sistēmas administrators Konfigurācija Klasifikatori. Ievadlauks nav obligāts un ir pieejams labošanai visos dokumentastatusos, izņemot Ievietots lietā un Arhivēts.

Reģistrācijas numurs – sistēma automātiski aizpilda ievadlauku pēc spiedpogas

uzklikšķināšanas. Šis ievadlauks ir labojams dokumenta statusos Reģistrēts,Izskatīšanā, Izpildē, Izpildīts, ja lietotājam ir piešķirtas tiesības Labot dokumenta




reģistrācijas numuru un datumu. Ievadlauks labojams arī tad, ja dokumenta kartiņāir atzīmēta izvēles rūtiņa Vēsturisks dokuments un dokuments ir statusā Projekts.

Dokumenta reģistrācijas numura piemērs: NP/1-3-15/13/56; dokumenta reģistrācijasnumurs sastāv no četrām daļām: iestādes kods, lietu nomenklatūra, gads, kārtasnumurs.

Numura daļu skaidrojums:

o NP – ja dokumentu mapei ir norādīts (Konfigurācija Dokumentu mape), ka numerāciju veidot pēc mapēspiederības, tad reģistrācijas numurā, tiek ielikts iestādesnorādītais saīsinājums, kam pieder šī dokumentu mape(ir iespējams uzstādīt, ka ‘Neizmantot piederību’, tadneliek reģistrācijas numuram priekšā neko, kā arī ‘Pēcizveidotāja organizācijas’ un ‘Pēc reģistrētājaorganizācijas’, tad reģistrācijas numuram ies priekšāatbilstošās iestādes norādītais saīsinājums) (skat.aprakstu [1] 6.2 Dokumentu mapes izveide);

o 1-3-15 – dokumentam piesaistītās nomenklatūrasnumurs (no ievadlauka Lieta),

o 13 – iepriekšējā gada pēdējie cipari,

o 56 – dokumenta kārtas numurs, dokumenta mapesietvaros.

Ir iespējama vairāku veidu dokumenta numura ģenerēšana:

ja dokumenta ierakstam tiek pievienota iepriekšējā gada nomenklatūras lieta, tadatbilstošās dokumenta mapes iepriekšējā gada numuru palielina par viens.

ja dokumentam tiek pievienota pašreizējā gada nomenklatūras lieta, tad šā gadadokumentu mapes numuru palielina par viens. Reģistrācijas numura piemērs: 2-3/10/9, numura skaidrojumu skatīt augstāk tekstā;

ja tiek atzīmēta izvēles rūtiņa Vēsturisks dokuments, tad ievadlauku Reģistrācijasnumurs iespējams ievadīt manuāli un līdz ar to ievadlauks Lieta nav obligātiaizpildāms;

ja dokumenta mapei nav norādīta vienkāršā numerācija, tad Saņemtajiemdokumentiem numura galā pievieno simbolu „-„ un liek korespondenta(organizācijas nosaukuma vai fiziskās personas uzvārda - pirmo burtu vaisimbolu) nosaukumā norādīto pirmo burtu vai simbolu, piemēram: 2-3/10/9–K. Jair norādīta vienkāršā numerācija, tad korespondenta pirmo burtu numura galāneliek (skat. aprakstu [1] 6.2 Dokumentu mapes izveide);

ja dokumentu mapei ir norādīts neizmantot lietu nomenklatūru, tad numurs tiekveidots no pašreizējā gada un dokumentu mapes numura pēc kārtas, t.i.,palielinot dokumentu mapes iepriekšējo numuru par viens. Piemērs: 10/9. Ja iratzīmēts izmantot lietu nomenklatūru, tad dokumentam tiek piešķirts pilnsreģistrācijas numurs – 2-3/10/9 (skat. aprakstu [1] 6.2 Dokumentu mapesizveide);

Ja ir nepieciešams manuāli labot dokumenta reģistrācijas numuru, tad jāatceras,ka nedrīkst dzēst reģistrācijas numura atdalītājsimbolus „/”un „-„, jo tādāgadījumā tiks mainīta reģistrācijas numura struktūra un sistēmā netiks veikts




automātisks reģistrācijas numura pārrēķins. Piemēram, ir reģistrēts dokuments arnumuru 14/333 (14-gada skaitlis, 333-reģistrācijas kārtas numurs) un rodasnepieciešamība mainīt šo numuru, tad to var veikt manuāli iepriekš norādītajosdokumentu statusos norādot 14/un vajadzīgo kārtas numuru.

Ja lietotājs labo reģistrācijas numuru, tad pie saglabāšanas sistēma veicreģistrācijas numura unikalitātes pārbaudi. Ja konkrētajā mapē jau būsdokuments ar identisku reģistrācijas numuru, tad sistēma veikts numurapārģenerēšanu līdz tas būs unikāls mapes ietvaros. Ja dokumentam pievienotadatne, kurā norādīts reģistrācijas numurs, tad lietotājam jāatceras datnē šonumuru arī nomainīt manuāli.

Ja lietotājs reģistrē dokumentu, izmantojot spiedpogu (pieejama tikai dokumentiem, kuri veidoti no Līguma sagataves), tad reģistrācijasnumurs izveidotajam dokumentam tiek papildināts ar kārtas skaitli. Piemēram, jair reģistrēts līgums ar numuru RIX/2-4/14/435, tad no šī dokumenta (līguma)

reģistrējot jaunu saistīto dokumentu (izmantojot spiedpogu ),jaunā dokumenta (papildus vienošanās) reģistrācijas numurs būs tāds kā pamata(līguma) dokumentam, bet tam (papildus vienošanās) tiek pievienots kārtasskaitlis - RIX/2-4/14/435-1.

Statuss – pēc datu saglabāšanas šajā ievadlaukā tiek attēlots pašreizējais dokumentastatuss. Dokumenta statuss maināms manuāli ar spiedpogu palīdzību, vai arī tas tiekmainīts ar uzdevumu, kas ir atkarīgs no izpildāmā uzdevuma statusa. Ievadlauks navlabojams;

Piezīme! Lietotājam atkarībā no dokumenta statusa ir pieejamas noteiktas darbības ardokumentu. Izņemot, ja nav piešķirtas īpašās tiesības, kas ļauj dokumentu rediģēt jebkurāstatusā. Tiesības sauc ‘Rediģēt jebkuru dokumentu’ (skat. aprakstu [1] 5.5.2 Lomu izveideun tiesību piešķiršana).

Piederība – ievadlaukā tiek attēlota vērtība, ja konkrētai dokumentu mapei ir norādītsattēlot tās piederību dokumenta kartiņā. Šī piederības attēlošana ir nepieciešamatajā gadījumā, ja nepieciešams dokumenta numuram sastāvēt arī no iestādes koda,jeb tās nosaukuma saīsinājuma, kas reģistrācijas numuram tiek pielikts priekšējādaļā. Tas ir nepieciešams, ja ar sistēmu strādās vairākas iestādes/struktūrvienības unlietu nomenklatūra nav vienota, tad šī atšķirības pazīme ir nepieciešama, kas norādīskurai iestādei pieder konkrētais dokuments.

Piezīme! To norāda sistēmas administrators Konfigurācija Dokumentu mapes.Konkrētas mapes ievadlaukā Dokumentu piederības noteikšana izvēloties vērtību Pēcizveidotāja organizācijas, Pēc mapes piederības, Pēc reģistrētāja organizācijas, vai arīNeizmantot piederību.

Reģistrētājs – ievadlauks tiek aizpildīts automātiski pēc dokumenta saglabāšanas, kurātiek attēlots dokumenta kartiņas ievietotāja sistēmā vārds, uzvārds. Ievadlauks navlabojams;

Ievietots sistēmā – ievadlauks tiek aizpildīts automātiski pēc dokumenta saglabāšanas,kurā tiek attēlots datums un laiks, kad dokuments ir ievietots, jeb saglabāts sistēmā.Ievadlauks nav labojams;




Piezīme! Lietotāju ērtībai katram no iepriekš aprakstītiem datu bloka ievadlaukiem irpieejama vērtības kopēšana to tālākai izmantošanai. Šim ievadlauka vērtība vai tās daļajāiezīmē un, izmantojot peles labo taustiņu, jāuzklikšķina uz [Copy].

Vēsturisks dokuments – atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek norādīts, ka dokuments irvēsturisks un ievadlauks Reģistrācijas numurs ir pieejams manuālai numura ievadei.Vēsturiska dokumenta vadīšanas gadījumā manuāli dokumenta kartiņā ir jāaizpildadivi ievadlauki – Reģistrācijas numurs un Reģistrācijas datums. Lai dokuments būtu

statusā Reģistrēts, nepieciešams uzklikšķināt uz spiedpogas . Pēc numurapiešķiršanas dokumentam, ievadlauks nav pieejams labošanai. Ievadlauku izmantotādā gadījumā, ja nepieciešams ievadīt dokumentu, kurš nav tekošā numerācijā, bet,tas var būt kāds dokuments no iepriekš iepriekšējā gada, piemēram, Līgums, kuršnoslēgts 2013.gadā un šobrīd vēl ir spēkā;

Piezīme! Svarīgi atcerēties, ja tiek atzīmēta izvēles rūtiņa Vēsturisks dokuments,ievadlauks Reģistrācijas numurs jāaizpilda manuāli, lai nav tā, ka ievadlauks paliek tukšsun tiek uzklikšķināts uz spiedpogas [Reģistrēt], kas nozīmē, ka ievadlauks Reģistrācijasnumurs vairāk nebūs pieejams numura ievadei.

Ierobežota pieejamība – atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek norādīts uz to, ka dokumentsbūs pieejams apskatei un redzams sarakstā, ierobežotam lietotāju lokam, t.i.,lietotāji, kuriem ir piešķirtas tiesības piekļūt, ierobežotas pieejas dokumentiem. Šīstiesības piešķir sistēmas administrators Administrēšana Lomu saraksts.


Nosaukums – nosaukumu iespējams ievadīt divējādi:

manuāli aizpilda nosaukuma ievadlauku;

nosaukumu izvēlas no nosaukumu sagatavju izvēles saraksta:

o nosaukuma ievadlaukā ierakstot kādu vardu, vai tā daļu, kurštiek atpazīts kādā nosaukuma sagatavē, to attēlo zemievadlauka ar iespēju lietotājam izvēlēties. Izvēlēto nosaukumasagatavi papildina;

o uzklikšķinot uz ikonas , blakus ievadlaukam, tiek atvērtsnosaukumu sagatavju izvēles saraksts, kurā izvēlas atbilstošuierakstu un pēc tam to papildina;

Piezīme! Nosaukumā ievadāmo maksimālo simbolu skaits ir līdz 400 simboliem, ieskaitottukšuma zīmes.

Piezīme! Nosaukumu sagataves definē sistēmas administrators, vai sistēmas atbildīgais –mapē Klasifikatori Dokumenta nosaukums.

Piezīme! Ievadlauks pieejams rediģēšanai, kamēr dokuments atrodas statusā Projekts,izņemot lietotājiem, kuriem ir piešķirtas īpašas tiesības, rediģēt dokumentu jebkurāstatusā.

Piezīme! Dokumenta nosaukums tiek attēlots dokumentu sarakstā un pēc šī laukavērtībām ir iespējams meklēt dokumentu/-us.

Lieta – uzklikšķinot uz ikonas no saraksta izvēlas nomenklatūras lietu, vai arī ievadanumuru, vai teksta daļu un sistēma atradīs un piedāvās no izvēles saraksta zemievadlauka izvēlēties nepieciešamo lietas nomenklatūru. Šis ievadlauks tiek aizpildītsautomātiski šādos gadījumos: ja dokumenta reģistrēšana tika uzsākta noizveidotajiem dokumenta reģistrēšanas īsceļiem, vai arī, ir uzsākta reģistrēšana nokonkrētas dokumentu mapes (skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Lietu




nomenklatūru konfigurēt ir iespējams mapē Konfigurācija Lietu nomenklatūra(skat. aprakstu [1] 4.2 Lietu nomenklatūras uzturēšana);

Piezīme! Katrai dokumentu mapei iespējams norādīt vienu vai vairākas lietunomenklatūras un iespējams norādīt vai izmantot lietu nomenklatūru reģistrējotdokumentu. Šos uzstādījumus veic sistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 6Dokumentu mapju vadība).

Tēmas – izvēlas no saraksta vienu vai vairākas tēmas, uz kuru attiecas reģistrējamaisdokuments (izvēloties sarakstā tēmas ierakstu, tā automātiski tiek piesaistītadokumentam). Tēmu uzturēšanu sistēmā veic administrators mapē Konfigurācija Klasifikatori Tēmas (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība);

Piezīme! Jāatceras, ka izvēles sarakstā ir pieejamas tikai aktīvas tēmas, t.i., tēmas, kurasir spēkā dokumenta datu norādīšanas brīdī.

Piezīme! Sistēmā iespējams veidot vairāku līmeņu tēmu klasifikatoru. Piemēram, izdalītatsevišķi iepirkumu sadaļu, zem tās piereģistrēt visus iepirkumus un zem katra iepirkumavel piereģistrēt iepirkuma posmus. Dokumentam iespējams piesaistīt jebkura līmeņa tēmu,t.i., vienam dokumentam iespējams piesaistīt gan pašu iepirkumu, gan arī kādu no šīiepirkuma posmiem.

Piezīme! Par katru dokumentam piesaistīto tēmu tiek attēlots pilns tēmas hierarhijas ceļš,t.i., pašas tēmas nosaukums un visu augstākstāvošo tēmu nosaukumi (piemērām:Iepirkumi\DVS iepirkums\Nolikums), kā arī ir pieejama hipersaite Dzēst, ar kuraspalīdzību tēma tiek atsaistīta no dokumenta.

Nekustamais īpašums – dokumenta nekustamo īpašumu iespējams norādīt,uzklikšķinot uz spiedpogas tiek atvērta nekustamo īpašumu meklēšanasekrānforma (ātrākai nekustamā īpašuma pievienošanai var īpašuma ievadlaukānorādīt meklēšanas atlases kritēriju un nospiest [Enter]) (skat. aprakstu 1.32Nekustamo īpašumu meklēšana). Nekustamo īpašumu uzturēšanu sistēmā veicadministrators mapē Konfigurācija Nekustamie īpašumi (skat. aprakstu [1]4.3 Nekustamo īpašumu uzturēšana). Izvēlētais nekustamais īpašums tiek attēlotszem ievadlauka un pretī šim ierakstam ir hipersaite Dzēst uz kuras uzklikšķinotiespējams atsaistīt izvēlēto īpašumu.

Piezīme! Ievadlauks Nekustamais īpašums ir pieejams tikai tiem dokumentiem, kurudokumentu veidiem ir atzīmēta šī ievadlauka izmantošana (dokumentu veidus konfigurēsistēmas administrators mapē Konfigurācija Dokumentu veidi (skat. aprakstu [1]6.1 Dokumentu veidu izveide)).

Piezīme! Vienam dokumentam iespējams pievienot vairākus nekustamos īpašumus.

Piezīme! Par katru nekustamo īpašumu tiek attēlota sekojošā informācija: kadastranumurs (kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot jaunajā logā tiek atvērta nekustamā īpašumakartiņa) un pilna adrese.

Sagatavotājs – šis ievadlauks ir tikai nosūtāmajiem dokumentiem. Sagatavotāja izvēleno sistēmā reģistrēto fizisko personu kontaktiem, ar iespēju izvēlēties vairākuskontaktus. Kontaktu izvēlas izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Ievadlauks nav obligāts un ir pieejamslabošanai visos dokumenta statusos, izņemot statusus Ievietots lietā un Arhivēts;

Reģistrācijas datums – datuma ievadlauks, kurā norāda dokumentaparakstīšanas/apstiprināšanas datumu (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauksjeb datuma ievade). Reģistrācijas datuma ievadlauks tiek aizpildīts automātiski, ja:

saņemtais dokuments tiek reģistrēts, t.i., tiek piešķirts reģistrācijas numurs tajāpašā dienā, kad ir saņemts, tad šo ievadlauku var atstāt tukšu, jo pie reģistrācijasnumura piešķiršanas, sistēma aizpilda ar pašreizējās dienas datumu;




jebkura veida dokumenta kartiņai ievadlauks Reģistrācijas datums ir tukšs, tadpiešķirot reģistrācijas numuru sistēma aizpilda ievadlauku ar pašreizējās dienasdatumu;

nosūtāmais dokuments tiek apstiprināts, izpildot parakstīšanas darba uzdevumu;

ievadlauks ir manuāli labojams dokumenta statusos Reģistrēts, Izskatīšanā,Izpildē, Izpildīts, ja lietotājam ir piešķirtas tiesības Labot dokumenta reģistrācijasnumuru un datumu.

Attiecas uz – šis ievadlauks ir pieejams tikai un vienīgi dokumentiem ar veiduUniversālais dokuments (skat. aprakstu [1] 6.1.3 Dokumenta veida reģistrācija).Šajā ievadlaukā iespējams norādīt vienu vai vairākus fizisku personu, organizāciju vaistruktūrvienību kontaktus, uz kuriem dokuments attiecas. Kontaktu norādaizmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks). Ievadlauks nav obligāti aizpildāms. Tas ir pieejams dokumentusarakstos, kā arī pēc ievadlauka vērtības iespējams veikt izvērsto meklēšanu;

Parakstītājs – iespējams norādīt fizisku personu. Ir iespējams norādīt vairākusdokumenta parakstītājus. Kontaktu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktumeklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Izvēlētie kontakti tiek attēlotizem ātrās kontaktu meklēšanas ievadlauka;

Brīvais ievadlauks – pie datu bloka Pamatdati ir iespējams izveidot brīvos ievadlaukusgan kā teksta, gan kā datuma ievadlauku. Tiek attēlots brīvā ievadlauka nosaukumsun ievadlauks, kur ierakstīt tekstu vai norādīt datumu. Ja ir pievienoti vairāki brīvieievadlauki, tad tie tiek sakārtoti alfabēta secībā. Brīvo ievadlauku konfigurē, veicadministrators mapē Konfigurācija Dokumentu veidi (skat. aprakstu [1] 6.1Dokumentu veidu izveide);

Darbinieks – šis ievadlauks ir pieejams tikai un vienīgi dokumenta veidam Personāladokuments (skat. aprakstu [1] 6.1.3 Dokumenta veida reģistrācija). Šajā ievadlaukāiespējams norādīt vienu vai vairākus darbiniekus. Kontaktu norāda izmantojot ātrovai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks).Ievadlauks nav obligāti aizpildāms. Tas ir pieejams dokumentu sarakstos, kā arīiespējams veikt izvērsto meklēšanu.

Datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Šajā datu blokā atkarībā no dokumenta sagataves, kas piesaistīta dokumenta veidam, datublokā tiek attēloti sekojoši ievadlauki:

Saņemtais dokuments




Ekrānformas bloks 13. Saņemtā dokumenta datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Adresāts – šis ievadlauks, reģistrējot dokumentu, tiek aizpildīts automātiski. Kāadresāts tiek norādīts dokumentu mapei piesaistītā kontakta ieraksts. Ja Adresāts iraizpildīts automātiski, to ir iespējams arī mainīt uzklikšķinot blakus ierakstam uzhipersaites Dzēst. Kontaktu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu(skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Korespondents – saņemtajiem dokumentiem, t.i., no kā tika saņemts dokuments.Kontaktu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu2.1.1. Kontakta ievadlauks). Var norādīt vairākus korespondentus. Izvēlētie kontaktitiek attēloti zem ātrās kontaktu meklēšanas ievadlauka; Šīievadlauka īpatnības Namejs versijās, kas lielākas par 3.4.3., aprakstītas nodaļā9.13.1 Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents.

Nosūtīšanas veids – no izvēles saraksta norāda dokumenta sūtīšanas veidu.Administrators to iepriekš definē mapē Konfigurācijas Klasifikators Nosūtīšanas veids (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Ievadlaukspieejams visos dokumentu statusos, izņemot statusus Ievietots lietā un Arhivēts. Šīievadlauka īpatnības Namejs versijās, kas lielākas par 3.4.3., aprakstītas nodaļā9.13.1 Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents.

Dokumenta numurs – ievadlauks, atbilst saņemtā dokumenta korespondentapiešķirtajam numuram. To ievada manuāli;

Dokumenta datums – tas ir saņemtā dokumenta datums (skat. aprakstā 2.1.2Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Ievadlauks ir pieejams labošanaidokumentu statusos Neapstrādāts un Projekts izņemot, ja lietotājam nav piešķirtastiesības rediģēt dokumentu jebkurā statusā;

Atbilde jāsniedz līdz – datums, līdz kuram ir jāsniedz atbilde par šo konkrētodokumentu skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Pēcsistēmas noklusējuma, ja netiek aizpildīts šis ievadlauks, tiek rēķināts: pašreizējādiena + sistēmas parametros norādītais dienu skaits atbildes sniegšanai (jāņem vērāka aprēķinā brīvdienas netiek skaitītas). Sistēmas parametra konfigurēšanas iespējasir aprakstītas [1] 3.1. Sistēmas parametri.

Nosūtāmais dokuments




Ekrānformas bloks 14. Nosūtāmā dokumenta datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Korespondents – nosūtāmajiem dokumentiem, t.i., kam tiek adresēts dokuments, vaisniegta atbilde. Kontaktu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu(skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Korespondentus var norādīt vairākus; Šīievadlauka īpatnības Namejs versijās, kas lielākas par 3.4.3., aprakstītas nodaļā9.13.1 Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents.

Nosūtīšanas datums – dokumenta nosūtīšanas datums (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade). Ja dokuments tiek nosūtīts uz citu organizāciju vaiiekšēji organizācijā, tad numuru sistēma aizpilda automātiski; Šīievadlauka īpatnības Namejs versijās, kas lielākas par 3.4.3., aprakstītas nodaļā9.13.1 Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents.

Nosūtīšanas veids – no izvēles saraksta norāda nosūtīšanas veidu. Administrators toiepriekš definē mapē Konfigurācijas Klasifikators Nosūtīšanas veids (skat.aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Šī ievadlauka īpatnības Namejs versijās, kaslielākas par 3.4.3., aprakstītas nodaļā 9.13.1 Dokumenta kartiņas datu bloksKorespondents.

Līgums

Ekrānformas bloks 15. Līgumu datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Partneri – līguma partneris. Partneri var norādīt Fizisku personu vai Organizāciju.Kontaktu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Sākuma datums – atbilst līguma sākuma datumam (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade).

Beigu datums – atbilst līguma beigu datumam (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade).

Kopsumma – atbilst līguma kopsummai.

Datu bloks ‘Datnes’




a.

b.

Ekrānformas bloks 16. a. un b. Dokumenta datu bloks ‘Datnes’ – pievienotās datnes nosaukuma labošana

Dokumenta kartiņai ir iespējams pievienot vairākas datnes (arī vairākus elektroniskiparakstītus dokumentus).

Pievienojot datni, tiek attēloti sekojoši ievadlauki:

Datums – datnes pievienošanas datums un laiks; Dokumenta (datnes) pievienošanasdatumu sistēmā norāda tikai tām datnēm, kas ir elektroniski parakstīts dokumentsvai atsevišķi pievienots dokuments, kurš neietilpst elektroniski parakstītā dokumentasaturā. Tātad, elektroniski parakstītā dokumenta satura datnēm, kuras tiek attēlotasizvērsti, datums netiek norādīts (skatīt Ekrānformas bloks 16. Dokumenta datubloks „Datnes”- pievienotās datnes datuma attēlošana). Ja dokumenta kartiņā tiekpievienota tikai parastas datnes, kas nav elektroniski parakstīti dokumenti, taddatnēm tiek norādīts pievienošanas datums;

Ekrānformas bloks 17. Dokumenta datu bloks ‘Datnes’ – pievienotās datnes datuma attēlošana

Nosaukums – pievienotās datnes nosaukums, kas tiek attēlots kā hipersaite.Uzklikšķinot uz datnes nosaukuma, atkarībā no lietotāja tiesībām, dokumenta statusaun datnes tipa, tiek atvērta datne rediģēšanas, vai lasīšanas režīmā. Tiek atvērtapārlūkprogrammas standarta saskarne datnes atvēršanai, saglabāšanai vai veiktāsdarbības atcelšanai;

Piezīme! Atverot datni, to papildinot un saglabājot, sistēma veic ne tikai papildināto datusaglabāšanu, bet arī tiek saglabātas datnes iepriekšējās versijas (skat. aprakstu 1.45 Datnes versiju vēsture). Pie dokumenta kartiņas tiek attēlota pēdējā saglabātā datnesversija.




Piezīme! Ja viens darbinieks atvēris datni rediģēšanas režīmā, tad otrs darbinieks to varatvērt tikai lasīšanas režīmā.

E-paraksts – šī kolona attiecas uz elektroniski parakstītajām datnēm (skat. aprakstu10.1 Elektroniskā paraksta datnes pievienošana).

Lai labotu pievienotās datnes nosaukumu, uzklikšķina uz hipersaites Labot, kas attēlota blakuskatram ierakstam – datnes nosaukums tiek attēlots kā ievadlauks un blakus tam tiek attēlotasdivas ikonas nosaukuma izmaiņu apstiprināšanai vai atcelšanai .

Lai dzēstu pievienoto dati jeb pēdējo tās versiju (ja datnei ir vairākas versijas), uzklikšķina uzhipersaites Dzēst, kas attēlota blakus katram ierakstam.

Piezīme! Lietotāji, kuriem uz mapi ir veidošanas, rediģēšanas un reģistrēšanas tiesības,var dzēst tikai savas pievienotās datnes un to versijas. Dzēst visas – arī citu lietotājupievienotās datnes un to versijas – var lietotāji, kuriem piešķirtas speciālas datņudzēšanas tiesības, kā arī lietotāji, kuri ir dokumenta reģistrētāji vai īpašnieki.

Piezīme! Nepieciešamības gadījumā administrators ar piešķirtām speciālām datņuatjaunošanas tiesībām dzēstās datnes un to versijas var atjaunot.

Lai pievienotu datni, uzklikšķina uz hipersaites Pievienot datni (skat. aprakstu 9.1.1 Datnespievienošana un rediģēšana).

Lai pievienotu skenētu dokumentu, uzklikšķina uz hipersaites Skenēt (skat. aprakstu 9.1.2Papīra dokumenta skenēšana).

Piezīme! Dokumenta kartiņā visos kontakta ievadlaukos (Parakstītājs, Sagatavotājs,Korespondents, Partneris, Adresāts, Darbinieks, Atteicas uz) iespējams atvērt norādītokontaktu (Fiziskas personas, Organizācijas, Struktūrvienības) datu kartiņu apskatīšanai.

Piezīme! Dokumenta kartiņā visos kontakta ievadlaukos (Parakstītājs, Sagatavotājs,Korespondents, Partneris, Adresāts, Darbinieks, Atteicas uz) novietojot peles kursoru uzpievienotā kontakta informācijas, uzvednē tiek attēlota papildus informācija par pievienotokontaktu:

- Fiziskām personām: vārds uzvārds, personas kods (tiek attēlots tikai lietotājiem aratbilstošām tiesībām), e-pasta adrese, pasta adrese;

- Juridiskām personām un struktūrvienībām: nosaukums, virsorganizācijas nosaukums,reģistrācijas numurs, oficiālā e-pasta adrese, pasta adrese.

Pievienotās datnes iespējams rediģēt tikmēr, kamēr dokumenta kartiņai nav piešķirtsreģistrācijas numurs, t.i., dokumentam atrodoties statusos Projekts, Saskaņošanā,Parakstīšanā. Lai varētu pilnvērtīgi rediģēt datni visos tā statusos, lietotājam nepieciešamspiešķirt diva veida tiesības:

uz darbībām – ka lietotājs var rediģēt dokumentu jebkurā statusā (tiesības: Darbības ardokumentiem, uzdevumiem Rediģēt jebkuru dokumentu);

uz dokumentu mapi – šķirklī ‘Tiesības’ Rediģēt.

Datu bloks ‘Izpilde’

Šis datu bloks ir paredzēts iekšējai dokumentu kontrolei, t.i., vai dokumentam, piemēram, tieklaicīgi sagatavota atbilde.

Izpildes termiņš – datums, līdz kuram ir jāveic noteiktas darbības ar dokumentu.Dokumenta izpildes termiņš, piemēram, datums līdz kuram atbildei ir jābūt gatavai(skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade);




Ir kontrolē – atzīmējot izvēles rūtiņu, lietotājs norāda uz to, ka dokuments tiekpaņemts kontrolē un ir pieejams arī dokumentu mapē ‘Kontrolē’, kur iespējams sekotlīdzi dokumentu savlaicīgai izpildīšanai, kas paņemti ir kontrolē;

Izpildes datums – dokumenta izpildes datumu, t.i., datums, kad veicamās darbības ardokumentu ir izpildītas, piemēram, sagatavotā atbilde ir saskaņota, parakstīta unnosūtīta korespondentam. (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datumaievade). Norādot izpildes datumu sistēma attēlo paziņojumu:

Ekrānforma 43. Dokumenta noņemšana no kontroles

uzklikšķinot uz spiedpogas , dokuments tiek noņemts no kontroles;

uzklikšķinot uz spiedpogas , dokuments paliek kontrolē, bet no kontrolesstatusa Neizpildītie pāriet uz statusu Izpildītie.

Datu bloks ‘Piezīmes’

Satura atklāsts – ievadlauks, paredzēts dokumenta (datnes) īsam satura aprakstam;

Piezīme! Šis satura atklāsts nav redzams dokumentu sarakstā un nepiedalās meklēšanā,tas detalizēti ir redzams tikai dokumenta kartiņā.

Piezīmes – ievadlauks paredzēts papildus piezīmju ievadīšanai, ja tādas nepieciešamas.

Spiedpogu darbības

Lai saglabātu dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas . Ja tiek saglabāts jaunsdokumenta datu ieraksts, tad ievadlaukā Reģistrētājs un šķirklī ‘Tiesības’ ievadlaukāĪpašnieks tiek piesaistīts dokumenta izveidotāja (lietotāja) vārds, uzvārds. Janorādītie dati saglabāti, tad sistēma attēlo paziņojumu „Dati veiksmīgi saglabāti!”.

Piezīme! Sistēmā ir nodrošināta saņemto dokumentu unikalitātes pārbaude pēc toadresāta, korespondenta, korespondenta piešķirtā datuma un numura.

Piezīme! Ja dokuments ir saglabāts sistēmā un to ir atvēris kāds darbinieks rediģēšanasrežīmā, tad atverot šo dokumentu citam darbiniekam, dokumenta kartiņa tiek atvērtalasīšanas režīmā un dokumenta kartiņā tiek attēlots informatīvs paziņojums, kurš šobrīdstrādā ar dokumenta kartiņu.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta bez izmaiņu saglabāšanas.To izmanto arī, lai aizvērtu ekrānformu pēc datu saglabāšanas.

Saglabājot dokumenta ekrānformas ievadīto datu informāciju, sākotnēji šis dokuments irstatusā Projekts un atrodas zem mapes Projekts, kur neapstrādātie dokumenti tiek




attēloti saraksta veidā un sakārtoti alfabēta secībā. Lai konkrētais dokuments būtu

reģistrēts, uzklikšķina uz spiedpogas , dokumentam tiek piešķirts reģistrācijasnumurs, pārcelts statusā Reģistrēts un ievietots navigācijas kokā zem mapesReģistrēts.

Lai dzēstu dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas . Lietotājam tiek attēlotsbrīdinājuma paziņojums, atbildot apstiprinoši, tiek dzēsti arī dokumentam saistītieUzdevumi. Dzēstais dokumenta ieraksts netiek attēlots sarakstos, ekrānformās unnetiek atlasīts meklēšanas laikā. Dokumenta dzēšanas iespēja ir tikai tad, ja tāstatuss ir Projekts, Saskaņošanā vai Parakstīšanā.

Lai izpildītu dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas un dokuments tiek pārceltsstatusā un navigācijas kokā zem mapes Izpildīts.

Lai dokumentu ievietotu lietā, uzklikšķina uz spiedpogas un dokumentamtiek nomainīts statuss un pārcelts zem mapes Ievietots lietā. Līdz ko dokuments irievietots lietā, tā nekādas darbības ar šo dokumentu vairāk netiek veiktas.

Ar spiedpogu tiek izsaukta jauna dokumenta reģistrēšanas ekrānforma. Tiek reģistrētspārsvarā jauns nosūtāmais dokuments, bet var būt arī cita veida dokuments, kurš automātiskitiek ielikts kā saistošais dokuments saņemtajam dokumentam, šķirklī ‘Saistītie’ (skat. aprakstu

1.42 Saistītie dokumenti / notikumi). Spiedpoga ir aktīva tikai tad, ja dokumenta

statuss ir Izpildē vai Izpildīts. Spiedpoga ir pieejama nosūtāmiem, saņemtiem, izziņas

dokumenta veidiem. Veidojot jaunu atbildes dokumentu ar spiedpogas palīdzību,jaunajā dokumentā tiek ielasīts ievadlauks Korespondents.

Lai nosūtītu dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas . Šī spiedpoga ir pieejamatikai un vienīgi nosūtāmajiem dokumentiem. Ir divu veidu dokumentu nosūtīšanassarakste – iekšējā un ārējā sarakste:

Dokumentu elektroniska sarakste starp struktūrvienībām, jeb iekšējā sarakste irtad, ja nosūtāmajam dokumentam korespondents (fiziska persona) ir piesaistītsiekšējas struktūrvienības dokumentu mapei, tad tiek izveidots jauns saņemtādokumenta ieraksts, kas ir piesaistīts šai iekšējās sarakstes dokumentu mapei,t.i., vienas struktūrvienības Nosūtāmais dokuments tiek nosūtīts otraistruktūrvienībai, kur šis dokuments ir kā Saņemtais dokuments un atrodas statusāNeapstrādāts (skat. aprakstu 9.1.4 Dokumentu elektroniska sarakste starpstruktūrvienībām).

Dokumentu elektroniska sarakste starp organizācijām, jeb ārējā sarakste ir tad, janosūtāmajam dokumentam korespondents ir piesaistīts citai organizācijai.Elektroniskā dokumentu sarakste notiek, ja vienas organizācijas Nosūtāmaisdokuments tiek nosūtīts citai organizācijai, kura arī izmanto sistēmu DVS NAMEJS,kur šis nosūtāmais dokuments tiek saņemts kā Saņemtais dokuments mapēSaņemtie neapstrādātie dokumenti un atrodas statusā Neapstrādāts (skat.aprakstu 1.38 Saņemtā neapstrādātā dokumenta reģistrēšana).

Spiedpoga paredzēta, lai varētu iekšēji pārsūtīt dokumentu starp iestādēm /struktūrvienībām. Pie dokumenta pārsūtīšanas tiek izveidota dokumenta kopija unsavstarpēji sasaistīti abi dokumenti, tas no kura veica pārsūtīšanu ar jauno pārsūtītodokumentu, t.i., dokumentu kartiņas šķirklī ‘Saistītie’ dokumenti viens otram




pieejami (skat. aprakstu 9.1.4 Dokumentu elektroniska sarakste starpstruktūrvienībām).

Spiedpoga ir pieejama tikai un vienīgi Līgumiem un tad, ja dokumentsatrodas statusā Reģistrēts, Izpildē un Izskatīšanā. Uzklikšķinot uz spiedpogas, tiekatvērta jauna dokumenta reģistrēšanas ekrānforma un laukos ‘Dokumenta mape’ un‘Dokumentu veids’ tiek ielasītas tādas pašas vērtības kā pamatdokumentam un tāsnav rediģējamas. Jaunajā dokumentu kartiņā no līguma tiek iekopētas šādasvērtības: Nosaukums, Lieta, Parakstītājs un Partneri, nepieciešamības gadījumā šīsvērtības iespējams rediģēt.

Lai nosūtītu dokumentu caur DIV, uzklikšķina uz spiedpogas (skat.aprakstu 9.1.14 Dokumentu nosūtīšana caur DIV). Šī spiedpoga ir pieejama tikai unvienīgi nosūtāmajiem dokumentiem.

Lai atceltu dokumentu, uzklikšķina spiedpogai . Dokumenta statuss tieknomainīts uz Atcelts un ielikts mapē Atcelts. Ar atceltu dokumentu vairāk nevar veiktnekādas darbības, izņemot ievietot to lietā, pārceļot, gan mapē, gan statusāIevietots lietā. Atcelšanas darbība nav pieejama saņemtajiem un nosūtāmajiemdokumentiem.

Lai veiktu dokumenta anulēšanu, uzklikšķina spiedpogai . Veicot dokumentaanulēšanu, jāņem vērā, ka dokumenta reģistrācijas numurs netiek atbrīvots, tas ir, tonevarēs piesaistīt citam dokumentam. Dokumenta anulēšana sistēmā Namejs tieknodrošināta saņemtajiem, nosūtāmajiem, PII un VII pieteikumiem un līgumudokumentiem. Nospiežot pogu „Anulēt”, dokumentam tiek uzstādīts statuss„Anulēts”. Spiedpoga „Anulēt” ir pieejama šādos dokumenta statusos: „Reģistrēts”,„Izskatīšanā”, „Izpildē”, „Izpildīts”. Ja dokuments ir statusā „Anulēts”, tam iespējamsizveidot uzdevumus ar veidiem „Iepazīties” un „Atgādinājums”.

Piezīme! Lai ikona „Anulēt” būtu pieejama, lietotāju/lietotāju grupu tiesību lomāmnepieciešams piešķirt tiesības „Reģistrēt dokumentu anulēšanu” (skat. aprakstu [1] 5Lietotāju pārvaldība).

Klaviatūras taustiņu izmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas

Sistēmā ir iespēja pie dokumenta kartiņas aizpildīšanas izmantot klaviatūras taustiņus.Tas nozīmē, ka nospiežot klaviatūras taustiņu [Alt] + kāds cits taustiņš, kursors tiekievietots konkrētā ievadlaukā, lai lietotājs varētu veikt tā aizpildīšanu. Piemēram,lietotājam nospiežot klaviatūras taustiņu [Alt] +[N], kursors tiek ieviets ievadlaukā`Nosaukums` un sistēmas lietotājs var veikt ievadlauka aizpildīšanu. Taustiņukombināciju aprakstu skatīt nodaļā 17.4.3 Klaviatūras taustiņu izmantošana piedokumentu kartiņas aizpildīšanas. Jāņem vērā, ka viena un tā pati taustiņukombinācija dažādos dokumentu kartiņas veidos (saņemtais dokuments, nosūtāmaisdokuments, universālais dokuments, utt.) var norādīt uz dažādiem ievadlaukiem.

Ikona „Drukāt”

Izdrukā tiek iekļauta dokumentu kartiņas, uzdevumu (t.sk.tiek attēloti arī uzdotieuzdevuma teksti, termiņi, ja ir norādīts uzdevuma izpildes komentārs) un saistīto




dokumentu informācija. Nospiežot ikonu „Drukāt” (printera ikona dokumenta kartiņasgalvenē), jaunā pārlūkprogrammas logā atveras drukāšanai optimizētā dokumentu datuforma un tiek automātiski piedāvāts izdrukāt dokumentu ar noklusēto printeri (skatītattēlus - Dokumenta kartiņas ekrānforma un Dokumenta kartiņas izdrukas forma). Darbība„Drukāt” ir pieejama dokumentiem ar veidu Saņemtais dokuments, Nosūtāmaisdokuments, Līgums, Personāla dokuments, Universālais dokuments, PII/VII pieteikums unvisos dokumenta statusos.

Piezīme! Lai ikona Drukāt būtu pieejama, lietotāju/lietotāju grupu tiesību lomāmnepieciešams piešķirt tiesības „Drukāt dokumenta kartiņu” (skat. aprakstu [1] 5 Lietotājupārvaldība).

Ekrānforma 44. Dokumenta kartiņas ekrānforma




Ekrānforma 45. Dokumenta kartiņas izdruka






9.1.1 Datnes pievienošana un rediģēšana

Apraksts

Katrā dokumenta ekrānformā iespējams pievienot vienu vai vairākas datnes.

Aprites vides dokumentu ekrānformām datnes var pievienot šādos veidos:

uz sistēmā reģistrētas datnes sagataves pamata;

augšupielādējot datnes no lietotāja darba stacijas;

veicot papīra dokumenta skenēšanu (skat. aprakstu 9.1.2 Papīra dokumenta skenēšana).


Lai pievienotu jaunu datni uzklikšķina uz hipersaites Pievienot datni, tiek atvērta datņupievienošanas ekrānforma:

Ekrānforma 46. Datnes pievienošanas ekrānforma

Sagatave – atzīmējot radiopogu, tiek dota iespēja izvēlēties no saraksta dokumentasagatavi. Sagatave ir domāta jauna dokumenta izveidei, piemēram, atbildesdokumenta sagatavošanai. Lai varētu izvēlēties sagatavi no izvēles saraksta, tāvispirms ir jāsagatavo un jāpievieno klāt atbilstošam dokumenta veidam. Sagatavespievienošanu veic sistēmas administrators mapē Konfigurācija Dokumentuveidi (skat. aprakstu [1] 6.1 Dokumentu veidu izveide). Ir divu veidu sagataves:

Vienkāršā sagatave – sagatave, kurā ir nemainīgs pamatteksts, konkrētamdokumenta veidam, piemēram, dokumenta galva;

Sagatave ar tagiem – dokumenta sagatavi veido ar atbilstošiem tagiem1.Sagatavē ir iespējams automātiski ielasīt informāciju no dokumenta kartiņas:

o pie datnes izveides no sagataves – saņemtā unnosūtamā dokumenta korespondenta un līguma partneradati (vārds, uzvārds/nosaukums, personaskods/reģistrācijas numurs, adrese, tālrunis), dokumentareģistrētāja, sagatavotāja un personāla dokumenta

1 Kods, kas valodā HTML identificē kādu elementu (piem., noteiktu dokumenta daļu), lai globālā tīmekļa pārlūkprogramma varētu nodrošināt tā izspīdināšanu

displeja ekrānā. Šajā gadījumā tagus ievieto figūriekavās un tie sistēmā pēc noteiktas darbības veikšanas tiek aizvietoti ar ievadlauku vērtībām.




darbinieka dati (vārds, uzvārds, personas kods, amatsun tālrunis), sagatavojamiem dokumentiem iniciējošādokumenta reģistrācijas numurs un datums, kā arīuzdevuma, uz kura pamata dokuments tiek veidots, t.i.,uzdevuma teksts;

o pie dokumenta reģistrācijas numura piešķiršanas –piešķirtais reģistrācijas numurs un datums, kā arīparakstītāja dati (vārds, uzvārds, personas kods, amatsun tālrunis).

Piezīme! Šī sagatave, lai automātiski tiktu ielasīta informācija no dokumenta kartiņas,pirms tam ir jāsagatavo ar atbilstošām tagu vērtībām (skat. aprakstu [1] 6.1.4 Dokumentasagataves izveide ar tagiem).

Datne – atzīmējot radiopogu, iespējams pievienot datni no savas darbstacijas. Laipievienotu dokumenta ekrānformai nepieciešamo datni, uzklikšķina uz spiedpogas

, tiek atvērts standarta dialoglogs datnes izvēlei;

Piezīme! Izvēloties kādu datni, tās nosaukums automātiski tiek ielasīts datnespievienošanas ekrānformas ievadlaukā Nosaukums.

Nosaukums – datnes nosaukums; datnes nosaukumu iespējams manuāli mainīt,norādot vajadzīgo nosaukumu;

Datums – datnes pievienošanas datums, sistēma aizpilda automātiski, pievienojot datni.Ievadlauks nav pieejams labošanai.

Lai saglabātu datni pie dokumenta, uzklikšķina uz spiedpogas – ievadītos datussaglabā un izveido jaunu ierakstu dokumenta ekrānformas datu blokā Datnes.

Uzklikšķinot uz spiedpogas ekrānforma tiek aizvērta bez izmaiņu saglabāšanas. Toizmanto arī, lai aizvērtu ekrānformu pēc datu saglabāšanas.

Vienai dokumenta ekrānformai var piesaistīt vairākas datnes, dažādos veidos, tas ir, gansagataves, kuras ir izveidotas sistēmā kā standarta datnes, gan datnes, kuras iraugšupielādētas no lietotāja darba stacijas. Saglabājot datnes aplikāciju sistēmā, piemēram,MS Word dokumentu, tas tiek ievietots sistēmā pie atbilstošās dokumenta ekrānformas.

Ja sistēmā tiks pievienota datne, kura ir elektroniski parakstīta un kurā ir vairāki parakstītiedokumenti, tad datu blokā Datnes tā (elektroniski parakstītais dokuments) tiks attēlota kāhipersaite un būs redzams arī izvērsts pievienoto datņu saraksts (elektroniski parakstītādokumenta saturs) nevis attēlota kā viena parakstīta datne. Datnēm, kuras ir elektroniskiparakstītā dokumenta saturs, netiek norādīts pievienošanas datums datu blokā ‘Datnes’ (skatītattēlu Ekrānforma 46. Datnes pievienošanas ekrānforma).




Ekrānforma 47. Datnes pievienošanas ekrānforma

Ja tiek pievienota elektroniski parakstīta datne, kuras sastāvā ir viena vai vairākās nederīgasdatnes, tad elektroniski parakstītais dokuments tiek ievietots sistēmā, bet izvērsti tiek attēlotastikai derīgās datnes, kā arī tiek attēlots informatīvs paziņojums par sastāvā esošajāmnederīgajām datnēm.

Lai labotu datnes saturu, lietotājam ir jābūt piešķirtām rediģēšanas tiesībām. Ja datnesformāts ir MS Word vai MS Excel, uzklikšķinot uz datnes nosaukuma, datne tiek atvērtarediģēšanas režīmā ar tai atbilstošu aplikāciju. Veicot kādas izmaiņas atvērtajā datnē,dokumenta ekrānformas šķirklī ‘Versijas’ tiek attēlota informācija par dokumenta datnesversijām, t.i., tiklīdz tiek veiktas kādas izmaiņas tajā, tā iepriekš saglabātā datne tiek ievietotavēsturē (skat. aprakstu 1.45 Datnes versiju vēsture) Ja datnes formāts ir cits, tad datnesrediģēšana jāveic, vispirms datni saglabājot uz lietotāja darba stacijas, kur tiek veikta datnesrediģēšana. Dokumenta ekrānformai piesaistītā datne jādzēš un jāpievieno rediģētā datne nolietotāja darba stacijas.

Ja kāds no lietotājiem ir atvēris datni rediģēšanas režīmā, tad citam darbiniekam, kuram arī irrediģēšanas tiesības uz šo datni, tā būs pieejama tikai lasīšanas režīmā, kamēr otrs lietotājs torediģē.

Lai dzēstu konkrētu datni no saraksta, uzklikšķina uz hipersaites Dzēst blakus ierakstam.Dzēšot datni tiek attēlots brīdinājuma paziņojums. Lietotājam atbildot apstiprinoši, datne tiekdzēsta no saraksta, pretējā gadījumā datne paliek datu blokā Datnes.

Ja datnei ir vairākas versijas (šķirklis ‘Versijas’) un pēdējā datnes versija (piemēram, versija 4)ir kā elektroniski parakstīts dokuments (tiek attēlota datu blokā Datnes - Dokumenta kartiņasekrānformā), kura tiek dzēsta, tad dokumenta kartiņas ekrānformā tiek attēlota datnes versija3. Ja tiek atjaunota datnes versija 4, tad dokumenta kartiņas ekrānformā dokuments tiksattēlots kā elektroniski parakstīts dokuments.

Gadījumā, ja tiek dzēsta datnes versija 4 (elektroniski parakstītais dokuments) un tiekveidotas vēl datņu versijas, piemēram, jauna datnes versija 4 un datnes versija 5, bet pēc tamtomēr tiek atjaunota no dzēsto datņu saraksta dokumenta datnes sākotnējā versija 4 (šajāpiemērā - elektroniski parakstītais dokuments), tad šī datne (elektroniski parakstītaisdokuments, sākotnējā datnes versija 4) tiek attēlota kā elektroniski parakstīts dokumentsDokumenta kartiņas ekrānformā un kā datnes versija 6 šķirklī ‘Versijas’.

Piezīme! Lietotāji, kuriem uz mapi ir veidošanas, rediģēšanas un reģistrēšanas tiesības,var dzēst tikai savas pievienotās datnes un to versijas. Dzēst visas – arī citu lietotājupievienotās datnes un to versijas – var lietotāji, kuriem piešķirtas speciālas datņudzēšanas tiesības, kā arī lietotāji, kuri ir dokumenta reģistrētāji vai īpašnieki (informācijapar dokumenta īpašnieku tiek uzturēta dokumenta šķirklī „Versijas” blokā „Tiesības”).

Piezīme! Nepieciešamības gadījumā administrators ar piešķirtām speciālām datņuatjaunošanas tiesībām dzēstās datnes un to versijas var atjaunot.



9.1.2 Papīra dokumenta skenēšana

Apraksts

Skeneris (scanner) ir ierīce, ar kuras palīdzību var nolasīt un nosūtīt uz datoru dokumentus,zīmējumus, fotogrāfijas, diapozitīvus. Šajā gadījumā dokumentus papīra veida skenēšanai.




Pirms veic dokumentu skenēšanu ir jāveic skenera atbilstoša konfigurēšana. To dara sistēmasadministrators (skat. aprakstu [1] 2.2.1 Skeneru konfigurēšana).

Viena no datnes pievienošanas iespējām pie dokumenta ir papīra dokumenta skenēšana. Šajānodaļā ir aprakstīts, kā skenētu papīra dokumentu var pievienot sistēmā esošai dokumentakartiņai.


Dokumenta ekrānformas datu blokā Datnes, uzklikšķinot uz hipersaites Skenēt tiek atvērtaekrānforma:

Ekrānforma 48. Papīra dokumenta skenēšana

Datnes nosaukums – ievadlauks paredzēts datnes nosaukumam;

Skenēt vairākas lapas – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot norāda, ka tiks skenētasvairākas lapas;

– uzklikšķinot uz spiedpogas, tiek izsaukta skenēšanas darbība. Ja skenētāattēla priekšapskates ekrānformā jau ir redzams ieskenētais attēls un tiek atkārtoti

veikta skenēšana, uzklikšķinot uz spiedpogas , pirmais attēls tiek pārvietots




uz vairāku attēlu priekšapskates ekrānformu un jaunais attēls ievietots skenētāattēla priekšapskates ekrānformā.;

Piezīme! Ja uz lietotāja datora nav instalēta skenera programmatūra, tad tiek attēlotsattiecīgs paziņojums: Skenēšanu nav iespējams veikt, jo uz datora nav instalēta skeneraprogrammatūra!

– uzklikšķinot uz spiedpogas:

ja ievadlauks Datnes nosaukums nav aizpildīts, tad sistēma attēlo attiecīgupaziņojumu: Ievadlauks Datnes nosaukums ir obligāti jāaizpilda!;

ja ievadlauks Datnes nosaukums ir aizpildīts, tad no visiem attēliem, kas atrodasskenētā attēla priekšapskates daļā un vairāku attēlu priekšapskates daļā tiekizveidota viena *.pdf datne, kura tiek saglabāta dokumenta ekrānformā unpieejama datu blokā ‘Datnes’. Saglabājot skenētos datus, skenēšanas ekrānformatiek aizvērta.

– uzklikšķinot uz spiedpogas, skenēšanas ekrānforma tiek aizvērta, ja iruzsākti skenēt dokumenti, tad tie netiek saglabāti dokumenta ekrānformas datublokā ‘Datnes’;

Sīkattēli – ja tiek skenētas vairākas papīra lapas, tad tās tiek kārtotas secīgi viena aizotras. Uzklikšķinot uz kādas no sīkattēliem, tiek attēlots priekšapskates daļā;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta ekrānforma skenēšanas parametrukonfigurēšanai;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, noskenētais attēls tiek pagriezts pa kreisi;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, noskenētais attēls tiek pagriezts pa labi;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, tiek dzēsts pašreiz tuvplānā redzamais attēls;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, tiek dzēsti noskenētais dokuments, kas pašreiz iriezīmēts;

– ikona, uz kuras uzklikšķinot, tiek dzēsti visi skenētie dokumenti;

Centrālajā daļā ir redzama tuvplānā skenētā dokumenta priekšapskates daļa.

Skenējot tiek ņemti vērā uzstādītie parametri Skenēšanas konfigurācijā.

Skenētie papīra dokumenti tiek sagatavoti datnē, kuras formāts ir *.pdf.

Skenēšanas konfigurācija:

Skenēšanas ekrānformā uzklikšķinot uz ikonas , tiek atvērta skenēšanas konfigurācijasekrānforma:




Ekrānforma 49. Noklusētie skenēšanas parametri

Skeneris – tiek ņemts tas skeneris, kurš pēc noklusējama ir uzstādīts konkrētajaidarbstacijai. Ja datoram ir pieslēgti vairāki skeneri, tad tiek piedāvāta iespējaizvēlēties no izvēles saraksta, uz kura skenera tiks veikta dokumenta skenēšana;

Krāsas – vērtību izvēlas no saraksta;

Izšķirtspēja – vērtību izvēlas no saraksta;

Attēlots skenera saskarni – ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa, tad pie dokumentuskenēšanas, tiek atvērts skenera skenēšanas programmatūras ekrānforma, kurālietotājs var norādīt papildus parametrus, izsaukt skenēšanas darbību, pēc kurasizpildes šī ekrānforma tiek aizvērta un noskenētais attēls, tiek attēlots skanētā attēlapriekšapskates ekrānformā. Skenējot tiek ņemti vērā uzstādītie parametri Noklusētieskenēšanas parametri.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , uz lietotāja darbstacijas ‘cookies’ tiek saglabātas norādītāsvērtības.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta ekrānforma, nesaglabājot veiktās izmaiņas.



1.38Saņemtā neapstrādātā dokumenta reģistrēšana

Apraksts

Saņemtais neapstrādātais dokuments nozīmē to, ka tas nav apstrādāts, jo iesūtīts no e-pasta,e-pakalpojuma vai pārsūtīts, nosūtīts iekšēji starp struktūrvienībām vai iestādēm, vai iesūtītscaur DIV.

Piekļūšanas apraksts

Saņemtie neapstrādātie dokumenti, kas iesūtīti no e–pasta, e-pakalpojuma vai iekšējās

sarakstes rezultātā pārsūtīti izmantojot dokumenta kartiņā spiedpogu (gadījumā, janav norādīta konkrēta dokumentu mape kurā pārsūtīt, t.i., iekšējās dokumentu pārsūtīšanaskonfigurēšana – skat. aprakstu [1] 8.2.2 Informācijas apmaiņas dalībnieku izveide), pieejamišķirklī ‘Namejs’ Dokumenti apstrādei (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti.




Neapstrādātie dokumenti, kas nosūtīti iekšējās sarakstes rezultātā (tikai nosūtāmajiem

dokumentiem), izmantojot dokumenta kartiņā spiedpogu , pieejami konkrētādokumentu mapē statusā Neapstrādāts, kas norādīts dokumentu pārsūtīšanas konfigurēšanā(skat. aprakstu [1] 8.2.2 Informācijas apmaiņas dalībnieku izveide).

9.1.3 Dokumenta reģistrēšana no e–pasta

Apraksts

Dokumentu saņemšanai no e–pasta ir pieejama e–pasta programma MS Outlook.

Sistēmā ir iespējams saņemt e-pasta vēstules, kur automātiski tiek izveidota dokumentakartiņa ar pievienotajām datnēm. Ja sistēmā ir reģistrēta personas kontaktinformācija unnorādīta e-pasta adrese, tad sistēma automātiski norāda korespondenta vārdu.

Lietotājas ar atbilstošam tiesībām veic caur e-pastu saņemto dokumentu reģistrāciju nodokumenta mapes (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti un reģistrē tos atbilstošāsmapēs.

Šajā nodaļā ir aprakstīts, kādi drošības uzstādījumi ir jāveic, lai veiksmīgi dokumentu vadībassistēmā tiktu ielasīti no e–pasta sūtītie dokumenti un nenāktu uz DVS kļūdīgi dokumenti.

Lai ielasītu sistēmā no e–pasta saņemtos neapstrādātos dokumentus, katram Namejsdomēnam (katrai organizācijai, kura izmanto Namejs) izveido atsevišķu pastkastīti ar savu e–pasta adresi, t.i., DVS Namejs domēna pastkastīte.

Katrai organizācijai, kura izmanto DVS Namejs un vēlas integrēt tajā saņemtās e–pastavēstules, tad savā e–pasta serverī vienai vai vairākām savām pastkastītēm izveido saņemto e–pastu pārsūtīšanas kārtulu, kura nodrošinās, lai visas vai tikai kādam nosacījumam atbilstošāssaņemtās e–pasta vēstules tiktu pārsūtītas uz organizācijas Namejs domēna pastkastīti.

Darbību apraksts

Uz organizācijas pasta servera pastkastīti tiek atsūtīta e–pasta vēstule.

Atbilstoši kādai pastkastītes pārsūtīšanas kārtulai, e–pasta vēstule tiek pārsūta uzorganizācijas Namejs domēna pastkastīti.

Ciklisks process no organizācijas Namejs domēna pastkastītē saņemtās e–pasta vēstulesdatiem izveido DVS saņemto neapstrādāto dokumentu un dzēš e–pasta vēstuli. E–pasta vēstuļu integrācijas funkcionalitāte tiek palaista:

automātiski katras 5 minūtes;

manuāli, izvēloties hipersaiti Integrēt dokumentu mapē Saņemtie neapstrādātiedokumenti. E–pasta vēstuļu integrācijas funkcionalitāte atlasa Namejs domēnapiedefinētajā e–pasta adresē visas saņemtās e–pasta vēstules.

Sistēmā tiek izveidots jauns dokumenta ieraksts mapē Saņemtie neapstrādātiedokumenti.

Saņemtā neapstrādātā dokumentā automātiski tiek aizpildīti sekojošie ievadlauki:

Statuss – dokumenta statuss ir Neapstrādāts. Šis ievadlauks lietotājam navpieejams un nav rediģējams;

Nosaukums – dokumenta nosaukums. Šī vērtība tiek ielasīta no e–pasta vēstulesievadlauka Subject. Ja e–pasta vēstules ievadlauka Subject vērtība sākas artekstu ‘FW:’, tad dokumentā tiks ielasīts tikai teksts pēc teksta ‘FW:’




(Tukšumzīmes pēc teksta ’FW:’ arī netiks ielasītas dokumentā). Piemērām, jaSubject ievadlauka vērtība ir ‘FW: darījums’, tad dokumenta ievadlaukāNosaukums tiks ielasīts teksts „darījums”. Šo ievadlauka vērtību lietotājam iriespējams labot;

Korespondents – izvēlne ar iespēju norādīt kontaktu. Ja e–pasta vēstulesievadlauka Subject vērtība sākas ar tekstu ‘FW: ’, tad sistēma pieņem ka e–pastavēstule ir pārsūtīta un sūtītāju nav iespējams nodefinēt, ievadlaukāKorespondents, līdz ar to ievadlaukā netiek ielasīta vērtība. Pretējā gadījumā, e–pasta vēstules sūtītājs tiek pieņemts sūtītājs, kurš nosūtīja e–pastu uzorganizācijas pastkastīti, no kuras tā bija pārsūtīta Namejs domēna pastkastītē(e–pasta vēstules ievadlauka ‘From’ vērtība). Korespondenta ieraksta meklēšanatiek veikta e–pasta vēstulē pēc sūtītāja fiziskas un juridiskas personas e–pastaadreses. Lai veiksmīgi noritētu dokumenta sūtīšana, kontaktiem sistēmā ir jābūtpirms tam reģistrētiem.

Ja e–pasta vēstules sūtītāja e–pasta vēstules adrese sakrītar kāda no kontakta reģistrēto e–pasta vēstules adresi untiek:

o atrasts tikai viens kontakta ieraksts, tad attēlo atbilstošokontakta fiziskas, vai juridiskas personu.

o atrasti vairāki ieraksti, tad ievadlaukā Korespondentsnetiek ielasītas vērtības.

Ja e–pasta vēstules sūtītāja e–pasta vēstules adresenesakrīt ar nevienu sistēmā reģistrēto kontakta e–pastavēstules adresi, tad meklēšana tiek veikta pēc sūtītājamnorādītajām tekstuālajām vērtībām un sistēmā tiek meklētsatbilstošs reģistrētais kontakts, t.i., fiziska, vai juridiskapersona.

Sūtīšanas veids – pēc noklusējuma dokumentam tiek piesaistīts nosūtīšanasveids E–pasts. Šo ievadlauku lietotājam ir iespējams labot;

Satura atklāsts – ievadlauks, kurā saturs tiek ielasīts no e–pasta vēstulesievadlauka Teksts. Šo ievadlauku lietotājam ir iespējams labot;

Piezīme! Ja e-pasta ievadlauks Teksts satur tekstu, kuru sistēma nespēj pārveidot atklātātekstā2, tad dokumenta ievadlaukā Satura atklāsts netiek ielasīta informācija no e-pasta,bet tiek ierakstīts teksts „E-pasta saturu neizdevās atšifrēt. Problēmas ar tekstaatšifrēšanu var izraisīt: e-pasta saturā iekļautas bildes, tabulas, formatēts vai šifrētsteksts. Nepieciešamības gadījumā Jūs varat izdzēst šo dokumentu no sistēmas un atkārtotipārsūtīt e-pastu uz Namejs sistēmas e-pastu, labojot sava e-pasta uzstādījumus. Lai e-pasta saturu varētu atšifrēt, Jūsu e-pasta konta uzstādījumos nepieciešams norādīt, ka e-pasti sūtāmi bez HTML formatējuma (t.i. tie jāsūta nevis kā HTML, bet kā teksts - "Plaintext").”.

Piezīmes – ievadlaukā automātiski tiek ielasīta informācija:

o e–pasta integrācijas pazīme: teksts Dokuments integrētsno saņemtās e–pasta vēstules;

o informācija par dokumenta sūtītāju, piemērām: Sūtītājs:Jānis Bērziņš ([email protected])

2 Teksts, kas nav šifrēts un ko var brīvi lasīt


mailto:[email protected]



o e–pasta pārsūtīšanas pazīme: ja e–pasta vēstulesievadlauka Subject vērtība sākas ar tekstu ‘FW: ’, tadteksts Dokuments pārsūtīts.

Datnes – datnes tiek ielasītas no e–pastā pievienotajiem pielikumiem, t.i.,Attachment, kur datnes tiek attēlotas saraksta veidā ar šādiem ievadlaukiem:

o Nosaukums – datnes nosaukums, kas attēlots kāhipersaite, kuru izvēloties, lietotājam tiek piedāvātaoperētājsistēmas standarta saskarne datnes atvēršanai.Vērtība tiek ielasīta no e–pasta vēstulei pievienotāsdatnes nosaukuma. Datnes nosaukumu lietotājs varlabot, bet tās fiziskais nosaukums (ar kādu tā saglabātadatu bāze) nav koriģējams;

o Datums – datnes pievienošanas datums;

o E-paraksts – ja pievienotā datne ir elektroniskiparakstīts dokuments, tad tiek attēlota hipersaiteParaksta pārbaude (skat. aprakstu 10.1 Elektroniskāparaksta datnes pievienošana).

Piezīme! Dokumentam piesaistītās datnes lietotājam ir iespējams atsaistīt, kā arīiespējams piesaistīt papildus jaunas datnes.

Izveidotais saņemtais neapstrādātais dokuments sistēmā tiek reģistrēts izmantojotdokumentu reģistrācijas standarta funkcionalitāti (skat. aprakstu 1.37 Dokumenta ).

Apstrādāta e–pasta vēstule tiek izdzēsta.

Zem dokumentu mapes (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti, ir saņemto dokumentusagataves, kuras ir iesūtītas no e–pasta. Šie dokumenti šajā dokumentu mapē tiek attēlotisaraksta veidā un sakārtoti pēc ievietošanas datuma sistēmā ar jaunākajiem ierakstiemaugšpusē. Sākotnēji šie iesūtītie dokumenti no e–pasta atrodas statusā Neapstrādāts.

Spiedpogu darbība

Lai saņemto neapstrādāto dokumentu reģistrētu zem konkrētas dokumenta mapes un veida,

uzklikšķina uz spiedpogas . Pēc spiedpogas uzklikšķināšanas, sistēma atver ekrānformu‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kur norāda dokumenta attiecīgo mapi un veidu (skat.aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Izvēloties lietotajam dokumenta mapi un veidu, tiekatvērta dokumenta kartiņas ekrānforma, kur var papildināt dokumenta trūkstošo informāciju.Kad visa nepieciešamā informācija dokumenta ekrānformā ir ievadīta, uzklikšķina uz

spiedpogas . Pēc spiedpogas uzklikšķināšanas, dokumentam tiek piešķirtsreģistrācijas numurs statuss mainās uz Reģistrēts (skat. aprakstu 1.37 Dokumenta kartiņasaizpildīšana / darbības).

9.1.4 Dokumentu elektroniska sarakste starp struktūrvienībām

Apraksts

Dokumentu elektroniska sarakste starp struktūrvienībām, jeb iekšējā sarakste ir tad, janosūtāmajam dokumentam norādīts korespondents, tikai un vienīgi konkrētās struktūrvienībasdarbinieks, kurai vēlas nosūtīt dokumentu vai saņemtajam dokumentam norādastruktūrvienības darbinieku vai konkrētu iestādi kurai vēlas nosūtīt, vai pārsūtīt dokumentu. Lainotiktu veiksmīga sarakste starp struktūrvienībām, vispirms ir jāveic konfigurācija parinformācijas apmaiņu. To veic sistēmas administrators. Ja šī informācijas apmaiņa ir uzstādīta,tad veicot dokumenta nosūtīšanu, vai pārsūtīšanu, tiek izveidots jauns saņemtā dokumenta




ieraksts sistēmas uzstādījumos piesaistītās iekšējās sarakstes dokumentu mapē vaisaņemtajos neapstrādātajos dokumentos un šis dokuments atrodas statusā Neapstrādāts.

Konfigurācijas darbību secība

Lai būtu veiksmīga sarakste starp vienas organizācijas struktūrvienībām, veicami šādipriekšdarbi, jeb konfigurācija:

ja nav reģistrēta struktūrvienība, to reģistrē.

Piezīme! To veic darbinieks, kurš ir sistēmas lietotājs ar atbilstošām piešķirtām tiesībām,izvēloties komandu Organizācija Struktūra (skat. aprakstu 1.26 Organizācijas,struktūrvienības kontakta ekrānforma).

ja nav atbilstoša mapju grupa, to izveido;

Piezīme! Šo konfigurāciju veic sistēmas administrators, izvēloties komanduKonfigurācija Klasifikatori Mapju grupa (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatorupārvaldība).

ja iestādei vai struktūrvienībai nav atbilstoša dokumentu mape, kurā pārsūtīt vai nosūtītdokumentus, tad to izveido un pie dokumentu mapes izveidošanas tiek:

norādīta mapju grupa;

norādīta reģistrējamais dokumentu veids (saņemtais, nosūtāmais vai iekšējais);

norādīta konkrēta iestāde vai struktūrvienība, kurai piederēs šī dokumentu mape;Piezīme! Dokumentu mapes izveidi veic sistēmas administrators, vai arī atbildīgaisdarbinieks ar atbilstošām piešķirtām tiesībām, izvēloties komandu Konfigurācija Dokumentu mapes (skat. aprakstu [1] 6 Dokumentu mapju vadība).

ja sistēmā nav ievadīts atbilstošs darbinieks, kas šāda veida dokumentus apstrādās, tadreģistrē fizisku personu, pievieno darba informāciju. Lai būtu kā darbinieks darbainformācijā ir jābūt norādītai iestādei vai struktūrvienībai, kas sistēmā norādīta kāpamatorganizācija (skat. aprakstu 1.25 Fiziskas personas kontakta ekrānforma);

darbiniekam jābūt piešķirtām atbilstošām tiesībām uz konkrēto dokumentu mapi, kurānotiks dokumentu reģistrēšana no saņemtajiem neapstrādātajiem dokumentiem(skat. aprakstu [1] 6.2.3 Tiesību piešķiršana dokumentu mapei);

nepieciešams izveidot informācijas apmaiņu, kurā norāda iestādi vai struktūrvienību,dokumentu mapi, kurai pārsūtīs vai nosūtīs dokumentus. Kā arī jānorāda atbildīgiedarbinieki, kuriem tiks veidoti uzdevumi apstrādāt organizācijai atsūtītos dokumentus(t.i., augstāk aprakstā minētais darbinieks);

Piezīme! Informācijas apmaiņas uzstādījumus veic sistēmas administrators, vaidarbinieks, kurš ir sistēmas lietotājs ar atbilstošām piešķirtām tiesībām, izvēlotieskomandu Administrēšana Informācijas apmaiņa (skat. aprakstu [1] 8 Dokumentuapmaiņas pārvaldība).

kā arī, lai atbildīgais darbinieks par dokumentu reģistrēšanu varētu apstrādātdokumentu, nepieciešams jāpiešķir lietotājam tiesības uz Saņemtiem neapstrādātiemdokumentiem.

Piezīme! Tiesības piešķir lomu sarakstā: Administrēšana Lomu saraksts (skat.aprakstu [1] 5.5.1 Lomu saraksts).

Dokumentu aprite starp vienas organizācijas iestādēm / struktūrvienībām

Ja ir sagatavoti konfigurācijas dati, tad var veikt elektronisko dokumentu saraksti starp vienasorganizācijas struktūrvienībām/organizācijām.

Iekšējā dokumenta nosūtīšana:




nosūtīšana pieejama tikai nosūtāmajiem dokumentiem;

reģistrē nosūtāmo dokumentu un norāda tam Korespondentu, kādu nostruktūrvienības darbiniekiem, kurai vēlas nosūtīt dokumentu;

ievada pārējos nepieciešamos datus dokumenta kartiņā, uzklikšķina uz spiedpogas

, piešķir numuru uzklikšķinot uz spiedpogas . Pēc šīm veiktajām

darbībām ir pieejama spiedpoga ;

Piezīme! Spiedpoga ir pieejama divos statusos – Reģistrēts un Izpildē.

uzklikšķinot uz spiedpogas nosūtāmais dokuments pāriet no statusaReģistrēts vai statusa Izpildē uz statusu Izpildīts;

nosūtītais dokuments tiek izveidots konkrētajā struktūrvienības mapju grupā kāsaņemtais dokuments statusā Neapstrādāts ar automātiski aizpildītiem nosūtāmādokumenta datiem, jo ir kā kopija izveidota.

Piezīme! Sistēma no nosūtāmā dokumenta aizpilda automātiski saņemtajam dokumentamšādus ievadlaukus – Nosaukumu, Satura atklāsts, statusu norāda kā Neapstrādāts,Apstiprināšanas datumu norāda nosūtāmā dokumenta reģistrācijas datumu, Piezīmes,Dokumenta numurs, Korespondents, Parakstītājs, pievienotā Datne.

Piezīme! Dokumenta nosūtīšana iespējama tikai vienu reizi.

Iekšējā dokumenta pārsūtīšana

pārsūtīšana pieejama tikai saņemtajiem dokumentiem;

lai būtu pieejama pārsūtīšana, dokumentam jāatrodas statusā:

o Neapstrādāts – no citas struktūrvienības, vaiorganizācijas saņemts dokuments iekšējās, ārējāssarakstes, vai no e-pasta;

o Reģistrēts – ievada pārējos nepieciešamos datus

dokumenta kartiņā, uzklikšķina uz spiedpogas ,

piešķir numuru uzklikšķinot uz spiedpogas . Pēc

šīm veiktajām darbībām ir pieejama spiedpoga ;

o Izskatīšanā – šajā statusā dokuments nonāk tad, jadokumentam ir uzdots uzdevums ar veidu Izskatīt;

o Izpildē – šajā statusā dokuments nonāk tad, jadokumentam ir uzdots uzdevums ar veidu Izpildīt vaiRezolūcija;

o Izpildīts – pāriet šajā statusā, dokumentam uzklikšķinot

uz spiedpogas .

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek piedāvāts norādīt dokumentapārsūtīšanas adresātu (statusā Neapstrādāts, var norādīt tikai vienu, bet statusāReģistrēts var norādīt vairākus adresātus) un uzdevuma tekstu:




Ekrānforma 50. Dokumenta pārsūtīšana, automātiska uzdevuma uzdošana

ja tiek izvēlēta spiedpoga , tiek uzsākta dokumentu pārsūtīšana,pretējā gadījumā sistēma atgriežas dokumentu kartiņā neuzsākot dokumentapārsūtīšanu;

pēc apstiprināšanas sistēma atkārtoti pārjautā, vai vēlas dokumentu pārsūtītizvēlētajiem adresātiem, pēc atkārtotas apstiprināšanas dokuments tiek pārsūtītsiestādē vai struktūrvienībā, kas norādīts kā adresāts;

dokuments, no kura tika veikta pārsūtīšana paliek statusā Reģistrēts;

tiek izveidota šī pārsūtītā dokumenta kopija un abpusēja dokumentu sasaiste,abiem dokumentiem šķirklī ‘Saistītie’;

pārsūtītajam dokumentam tiek izveidots uzdevums Reģistrēt statusā Izpildē,kuram Izpildītājs ir dokumentā norādītais korespondents;

Piezīme! Uzdevums Reģistrēt, tiek automātiski izpildīts, kad uzdevuma Izpildītājs atverdokumentu apskatam.

pārsūtītais dokuments pieejams tālākai apstrādei mapē: Dokumenti apstrādei (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti statusā Neapstrādāts (skat. aprakstu9.1.3 Dokumenta reģistrēšana no e–pasta – spiedpogu darbības).

Piezīme! Dokumenta pārsūtīšana ir iespējama vairākkārtīgi.

Piezīme! Pēc veiksmīgas dokumenta pārsūtīšanas, ievadlaukā Piezīmes tiek ierakstītainformācija par pārsūtīšanas notikumu. Pārsūtīšanas notikums tiek saglabāts dokumentaapstrādes auditā un ir pieejams dokumenta izvērstajai meklēšanai (Darbības ardokumentu).

9.1.5 Dokumenta reģistrēšana no e-pakalpojuma

9.3.3.1 Iesniegums ‘PII pieteikums’ vai ‘VII pieteikums’

Apraksts

Dokumenta kartiņas PII pieteikums vai VII pieteikums ir aizpildīts izmantojot portāluwww.latvija.lv un iesūtīts sistēmā DVS NAMEJS dokumentu mapē Dokumenti apstrādei (!)Saņemtie neapstrādātie.

Darbību apraksts

Dokumenta kartiņā tiek aizpildīti automātiski šādi ievadlauki:

Dokumenta veids – aizpilda ar tādu, kās ir norādīts konkrētajam e-pakalpojumam(skat. aprakstu [1] 10 E-pakalpojumu konfigurēšana);





Statuss – Neapstrādāts;

Ievietots sistēmā – pašreizējais sistēmas datums un laiks;

Nosaukums – e-pakalpojumam definētais nosaukums, plus klāt attēlo tekstu: ‘bērns:PII vai VII pieteikumā norādītā bērna Vārds Uzvārds’ (skat. aprakstu [1] 10 E-pakalpojumu konfigurēšana);

Satura atklāts – k e-pakalpojuma ievadītais anotācijas teksts;

Korespondents (Vecāks/Aizbildnis) – e-pakalpojuma sūtītāja Vārds Uzvārds, kas tiekmeklēts sistēmā pie reģistrētajām fiziskajām personām, salīdzinot datus ar e-pakalpojumā norādīto:

ja vairāki vienādi, tad salīdzina personas kodus un e-pasta adresi;

ja identisks kontakts netiek atrasts, tad tiek veidots jauns;

Bērns – e-pakalpojuma norādītā bērna Vārds Uzvārds, kur meklēšana sistēmā tiek veiktatieši tāpat, kā iepriekš aprakstītam ievadlaukam;

Vēlos saņemt paziņojumus uz e-pastu – izvēles rūtiņa atzīmēta;

Vēlos saņemt paziņojumus pa pastu – izvēles rūtiņa atzīmēta;

Pieteikuma statuss – ‘Pieteikts’

Iestāšanās gads – aizpildīts ar e-pakalpojumā norādīto gada vērtību;

Vēlamā PII vai Vēlamā VII – tiek aizpildīts ar e-pakalpojumā norādīto vērtību, ja navbijusi norādīta tad sistēma uzstāda pazīmi ‘Jebkura’;

Priekšrocības – tiek aizpildīts ar e-pakalpojumā norādīto vērtību;

Sūtīšanas veids – ‘Elektroniski’;

Atbilde jāsniedz līdz – automātiski tiek rēķināta vērtība no sistēmas parametrosnorādīto atbildes sniegšanai dienu skaitu;

Adresāts – tiek aizpildīts ar e-pakalpojumā norādītās pašvaldības nosaukums;

Dokumenta datne – e-pakalpojuma dokumenta daļas pielikumi, kas var būt arīelektroniski parakstīta.

Lai reģistrētu dokumentu, veicamas šādas darbības:

Lai PII pietikuma vai VII pieteikuma dokumentu reģistrētu zem konkrētas dokumenta mapes

un veida, uzklikšķina uz spiedpogas . Pēc spiedpogas uzklikšķināšanas, sistēma atverekrānformu ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kur norāda dokumenta attiecīgo mapi unveidu (skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Izvēloties lietotajam dokumenta mapi unveidu, tiek atvērta atpakaļ dokumenta kartiņas ekrānforma, kur var papildināt dokumentatrūkstošo informāciju. Kad visa nepieciešamā informācija dokumenta ekrānformā ir ievadīta,

uzklikšķina uz spiedpogas . Pēc spiedpogas uzklikšķināšanas, dokumentamtiek piešķirts reģistrācijas numurs statuss mainās uz Reģistrēts (skat. aprakstu 1.37Dokumenta ).

9.3.3.2 Iesniegums ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’

Apraksts




Dokumenta kartiņas pieteikums pie amatpersonas ir aizpildīts izmantojot portālu www.latvija.lvun iesūtīts sistēmā DVS NAMEJS dokumentu mapē Dokumenti apstrādei Pieteikumiapmeklējumiem.

Darbību apraksts

Sistēmā tiek izveidots jauns dokumenta ieraksts mapē Pieteikumi apmeklējumiem.

Iesūtītajā dokumenta kartiņā tiek izveidota datne balstoties uz sagatavotās pakalpojumasagataves satura, kas izveidota Administrēšana E-pakalpojumi (skat. aprakstu[1] 10 E-pakalpojumu konfigurēšana).

Dokumentu kartiņas šķirkļa ‘Saistītie’ datu blokā ‘Saistītie notikumi’, tiek izveidotsnotikums ‘Apmeklējums’.

Ekrānforma 51. Pieteikuma pie amatpersonas dokumenta kartiņas saistītais notikums

Tiek izveidota sasaiste starp dokumenta kartiņu un apmeklējuma notikumu, kur ikona , norāda to, ka notikums ir iniciējošais (skat. aprakstu 1.1.2 Notikuma reģistrēšanano e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’).

Dokumenta kartiņā tiek aizpildīti automātiski šādi ievadlauki:

Dokumenta veids – aizpilda ar tādu, kās ir norādīts konkrētajam e-pakalpojumam(skat. aprakstu [1] 10 E-pakalpojumu konfigurēšana);


Ievietots sistēmā – pašreizējais sistēmas datums un laiks;

Nosaukums – e-pakalpojumam definētais nosaukums, plus klāt attēlo tekstu:‘amatpersona: e-pakalpojumā izvēlētās amatpersonas Vārds Uzvārds’ (skat. aprakstu[1] 10 E-pakalpojumu konfigurēšana);

Korespondents – e-pakalpojuma sūtītāja Vārds Uzvārds, kas tiek meklēts sistēmā piereģistrētajām fiziskajām personām, salīdzinot datus ar e-pakalpojumā norādīto:



Sūtīšanas veids – Elektroniski;





Dokumenta datne – e-pakalpojuma dokumenta daļas pielikumi, kas var būt arīelektroniski parakstīta.


Lai saņemto iesniegumu no e-pakalpojuma, kas atrodas stausā ‘Neapstrādāts’ reģistrētu:

zem konkrētas dokumenta mapes un veida, uzklikšķina uz spiedpogas .

Izvēloties lietotajam dokumenta mapi, veidu un uzklikšķinot uz spiedpogas ,sistēma atgriež atpakaļ dokumenta kartiņas ekrānformu, kur var papildinātdokumentā trūkstošo informāciju.

Kad visa nepieciešamā informācija dokumenta ekrānformā ir ievadīta, uzklikšķina uz

spiedpogas .

Tā kā dokuments ir ienācis no e-pakalpojuma ar veidu ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’,tad papildus dokumentu kartiņai tiek izveidots arī notikums ‘Apmeklējums’, kas pēc

spiedpogas uzklikšķināšanas, tiek atvērts, tajā gadījumā, ja nav aizpildītinotikumam visi obligātie ievadlauki, lai aizpildītu obligāto informāciju notikumam‘Apmeklējums’ attēlojot paziņojumu: ‘Pirms iesnieguma dokumenta reģistrācijasjānorāda apmeklējuma obligātā informācija!’ (skat. aprakstu 1.1.2 Notikumareģistrēšana no e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’).

Pēc notikuma ‘Apmeklējums’ datu saglabāšanas dokumentam tiek piešķirts reģistrācijasnumurs statuss mainās uz Reģistrēts (skat. aprakstu 1.37 Dokumenta kartiņasaizpildīšana / darbības).

Darbība ar dokumentu ‘Dzēst’

Dokumentu dzēst iespējams tikmēr, kamēs tam nav piešķirts reģistrācijas numurs unreģistrētsneviens uzdevums.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēmas lietotājam tiek attēlots brīdinājuma paziņojums‘Kopā ar dokumentu tiks dzēsts arī tam piesaistītais kalendāra notikums – apmeklējums.’,lietotājam atbildot apstiprinoši, tiek dzēsts dokuments un tam saistītais Notikums (skat.aprakstu 1.46 Dokumentu dzēst no aprites).



9.1.6 Caur DIV saņemta dokumenta reģistrēšana

Apraksts

Iesūtot sistēmā dokumentus caur DIV, automātiski tiek izveidota dokumenta kartiņa arpievienotajām datnēm. Lietotājs ar atbilstošām tiesībām veic caur DIV saņemto dokumentukartiņu atvēršanu no dokumenta mapes Namejs-> (!)Saņemtie neapstrādātie dokumentiun reģistrē tās atbilstošās mapēs.

Darbību apraksts




Caur DIV tiek iesūtīts dokuments, sistēmā Namejs tiek izveidots jauns dokumentaieraksts mapē Saņemtie neapstrādātie dokumenti.

Saņemtā neapstrādātā dokumenta kartiņā automātiski tiek aizpildīti sekojošie ievadlauki:

Statuss – dokumenta statuss ir Neapstrādāts. Šis ievadlauks lietotājam navpieejams un nav rediģējams;

Ievietots sistēmā – dokumenta iesūtīšanas sistēmā datums un laiks;

Nosaukums – dokumenta nosaukums. Šī vērtība tiek ielasīta no DIV saņemtādokumenta nosaukuma. Šo ievadlauka vērtību lietotājam ir iespējams labot;

Korespondents – izvēlne ar iespēju norādīt kontaktu. Vērtība tiek norādītaautomātiski no saņemtā dokumenta. Ja sistēmā ir reģistrēta dokumentasūtītājorganizācija (korespondents, no kura saņemts dokuments), kurai kontaktakartiņā norādīta tieši tāda e-adrese, no kuras saņemts dokuments, tad sistēmadokumenta kartiņā automātiski norādīs korespondentu. Ja sistēmā nav reģistrētaorganizācija, no kuras dokuments tiek iesūtīts, tad automātiski tiek izveidotaorganizācijas kontakta kartiņa un šī organizācija tiek norādīta kā korespondentskonkrētajā dokumenta kartiņā. Ja sistēmā tomēr ir kontakts, līdzīgs no jaunaizveidotajam kontaktam, tad ir jāveic kontaktu apvienošanu (skat. 1.30 Saistībāar DIV izmantojamo kontaktu manuālā apvienošana).

Adresāts – automātiski tiek norādīta organizācija/pašvaldība, kas saņem šodokumentu (t.i., Jūsu pašvaldība/organizācija). Ja adresāts dokumenta kartiņānetiek norādīts, tad ir neprecīzi norādīta kāda no Jūsu organizācijas vai sūtītājaorganizācijas vērtībām kontakta kartiņā;

Sūtīšanas veids – pēc noklusējuma dokumentam tiek piesaistīts nosūtīšanasveids DIV, vērtību nav iespējams rediģēt vai dzēst;

Datnes – datnes tiek ielasītas no DIV saņemtā dokumenta pievienotajiempielikumiem, kur datnes tiek attēlotas saraksta veidā ar šādiem ievadlaukiem:

o Nosaukums – datnes nosaukums, kas attēlots kāhipersaite, kuru izvēloties, lietotājam tiek piedāvātaoperētājsistēmas standarta saskarne datnes atvēršanai.

o Datums – datnes pievienošanas datums un laiks;

o E-paraksts- ja pievienotas elektroniski parakstītsdokuments, tad tiek attēlota hipersaite Parakstīto datuapskate un var veikt pievienotā paraksta datu apskati.

Piezīme! Dokumentam piesaistītās datnes lietotājam ir iespējams atsaistīt, kā arīiespējams piesaistīt papildus jaunas datnes.

Satura atklāsts - dokumenta saturs. Šī vērtība tiek ielasīta no DIV saņemtādokumenta satura. Šo ievadlauka vērtību lietotājam ir iespējams labot;

Dokumenta numurs, Dokumenta datums – datu blokāKorespondents/Adresāts ievadlauki tiek automātiski aizpildīti ar datiem no iesūtītādokumenta;

Dokumenta veids - tiek automātiski norādīts Saņemtais no DIV;

Ierobežotas pieejamības – ja caur DIV iesūtītais dokuments ir ierobežotaspieejamības, tad saņēmēja organizācija šo dokumentu saņems ar pazīmi, ka tas irierobežotas pieejamības dokuments. Ja lietotājam nav piešķirtas tiesības strādātar ierobežotas pieejamības dokumentiem, tad nebūs iespējams piekļūt arī caur




DIV iesūtītajiem dokumentiem ar šo pazīmi un dokumenta tālāko apstrādi nevarēsveikt;

Saistītie dokumenti – ja dokumentam ir saistītie dokumenti (ar veidu –Nosūtāmais dokuments), kuri arī tiks nosūtīti vai jau ir nosūtīti adresātam, tad,nosūtot dokumentu caur DIV, dokumenti tiek automātiski izveidoti kā saistītiedokumenti arī saņēmēja organizācijas sistēmā. Skatīt saistīto dokumentunosūtīšanas piemēru aprakstus.

Saistīto dokumentu nosūtīšanas piemēri:

Gadījumā, ja kāds no saistītajiem dokumentiem tiek iesūtīts un reģistrēts sistēmā,automātiski abiem šiem iesūtītajiem dokumentiem (pamata dokumentam unsaistītajam dokumentam) tiks piesaistīts saistītais dokuments. Piemēram, nosistēmas Namejs tiek nosūtīts caur DIV dokuments A (Vēstule), kuram ir saistītiedokumenti B (pielikums vēstulei). Tiklīdz arī dokumentu B (Pielikums vēstulei)nosūtīs caur DIV tam pašam adresātam, kuram iepriekš nosūta dokumentu A(Vēstule), tad sistēma automātiski dokumentam A (Vēstule) kā saistītodokumentu norādīs dokumentu B (Pielikums vēstulei) un dokumentam B(Pielikums vēstulei) kā saistīto dokumentu norādīs dokumentu A (Vēstule).Saistītais dokuments tiek norādīts dokumenta kartiņas šķirklī Saistītie.

Ja viena pašvaldība/organizācija nosūta otrai pašvaldībai/organizācijai dokumentu(dokuments A), izmantojot e-pastu (dokumentu iesūtīšanu pašvaldības DVSNamejs no e-pasta) un lietvede saņemtajam dokumentam (dokumentam A) datubloka `Korespondents/Adresāts` ievadlaukā Dokumenta numurs` un`Dokumenta datums`(skatīt Ekrānformas bloks 52. Datu bloks`Korespondents/adresāts`saņemtā dokumenta kartiņā) norāda saņemtādokumenta datumu un numuru (to datumu un numuru, kuru dokumentampiešķīris Korespondents, no kura dokuments tiek saņemts, skatīt attēlu zemāk),tad gadījumā, ja šim dokumentam (Dokuments A) tiek veidots saistītaisdokuments (dokuments B), kuru arī nosūta caur DIV pašvaldībai, kura iepriekšsaņēma dokumentu iesūtītu no e-pasta (dokumentu A), tad abi dokumenti




(dokuments A un dokuments B) tiek automātiski sasaistīti kopā kā saistītiedokumenti.

Ekrānforma 52. datu bloks `Korespondents/adresāts`saņemtā dokumenta kartiņā


Lai caur DIV saņemto dokumentu, kas atrodas stausā ‘Neapstrādāts’, reģistrētu:

konkrētā dokumentu mapē un ar noteiktu dokumenta veidu, uzklikšķina uz spiedpogas

. Pieejamas būs tikai tās mapes, kurām mapes konfigurācijā norādīts, ka tiksreģistrēti dokumenti ar veidu „Saņemtais no DIV”

Izvēloties dokumenta mapi (dokumenta veids pēc noklusējuma drīkst būt tikai

„Saņemtais no DIV”) un, uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēma attēlodokumenta kartiņas ekrānformu, kur var papildināt dokumentā trūkstošo informāciju.

Kad visa nepieciešamā informācija dokumenta ekrānformā ir ievadīta, uzklikšķina uz

spiedpogas , dokumentam tiek piešķirts reģistrācijas numurs statuss maināsuz Reģistrēts (skat. aprakstu 1.37 Dokumenta kartiņas aizpildīšana / darbības).

1.39Dokumenta iesniegšana citā iestādē

Aprakts

Dokumentu iesniegšana citā iestādē, tā ir kā sava veida iekšējā sarakste un to izmantogadījumā, ja dokuments tiek saņemts iestādē, kas nav patiesais adresāts, tad šo dokumentuvar iesniegt izmantojot šo funcionalitāti, lai atbilstošā iestāde saņemtu dokumentu. Ja,gadījumā šī funcionalitāte neder, piemēram, ir nepieciešams jūsu iestādē reģistrēt dokumentuun tikai tad ndot īstajam adresātam, tad ir iespējams izmantot otru funkcionalitāti – sarakstestarp struktūrvienībām (skat. aprakstu 9.1.4 Dokumentu elektroniska sarakste starpstruktūrvienībām).

Lai notiktu veiksmīga sarakste starp struktūrvienībām, vispirms ir jāveic konfigurācija parinformācijas apmaiņu. To veic sistēmas administrators. Ja šī informācijas apmaiņa ir uzstādīta,tad veicot dokumenta iesniegšanu, tiek izveidots jauns saņemtā dokumenta ieraksts šķirklī‘Namejs’ Dokumenti apstrādei (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti, statusāNeapstrādāts.

Nepieciešamā konfigurācija

Lai būtu veiksmīga dokumentu iesniegšana starp vienas organizācijas iestādēm vaistruktūrvienībām, veicami šādi priekšdarbi, jeb konfigurācija:

ja nav reģistrēta iestāde vai struktūrvienība, tad to reģistrē;

Piezīme! To veic darbinieks, kurš ir sistēmas lietotājs ar atbilstošām piešķirtām tiesībām,izvēloties komandu Organizācija Struktūra (skat. aprakstu 1.26 Organizācijas,struktūrvienības kontakta ekrānforma).

ja nav atbilstoša mapju grupa, to izveido;




Piezīme! Šo konfigurāciju veic sistēmas administrators, izvēloties komanduKonfigurācija Klasifikatori Mapju grupa (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatorupārvaldība).

ja iestādei vai struktūrvienībai nav atbilstoša dokumentu mape, kurā iesniegtdokumentus, tad to izveido un pie dokumentu mapes izveidošanas tiek:

norādīta mapju grupa;

norādīts reģistrējamais dokumentu veids (saņemtais, vai iekšējais);

norādīta konkrēta iestāde vai struktūrvienība, kurai piederēs šī dokumentu mape;Piezīme! Dokumentu mapes izveidi veic sistēmas administrators, vai arī atbildīgaisdarbinieks ar atbilstošām piešķirtām tiesībām, izvēloties komandu Konfigurācija Dokumentu mapes (skat. aprakstu [1] 6 Dokumentu mapju vadība).

ja sistēmā nav ievadīts atbilstošs darbinieks, kas šāda veida dokumentus apstrādās, tadreģistrē fizisku personu, pievieno darba informāciju. Lai būtu kā darbinieks darbainformācijā ir jābūt norādītai iestādei vai struktūrvienībai, kas sistēmā norādīta kāpamatorganizācija (skat. aprakstu 1.25 Fiziskas personas kontakta ekrānforma);

darbiniekam jābūt piešķirtām atbilstošām tiesībām uz konkrēto dokumentu mapi, kurānotiks dokumentu reģistrēšana no saņemtajiem neapstrādātajiem dokumentiem(skat. aprakstu [1] 6.2.3 Tiesību piešķiršana dokumentu mapei);

nepieciešams izveidot informācijas apmaiņu, kurā norāda iestādi vai struktūrvienību,dokumentu mapi, kurai iesniegs dokumentus. Kā arī jānorāda atbildīgie darbinieki,kuriem tiks veidoti uzdevumi apstrādāt organizācijai atsūtītos dokumentus (t.i.,augstāk aprakstā minētais darbinieks);

Piezīme! Informācijas apmaiņas uzstādījumus veic sistēmas administrators, vaidarbinieks, kurš ir sistēmas lietotājs ar atbilstošām piešķirtām tiesībām, izvēlotieskomandu Administrēšana Informācijas apmaiņa (skat. aprakstu [1] 8 Dokumentuapmaiņas pārvaldība).

kā arī, lai atbildīgais darbinieks par dokumentu reģistrēšanu varētu apstrādātdokumentu, nepieciešams jāpiešķir lietotājam tiesības uz Saņemtiem neapstrādātiemdokumentiem.

Piezīme! Tiesības piešķir lomu sarakstā: Administrēšana Lomu saraksts (skat.aprakstu [1] 5.5.1 Lomu saraksts).

Darbību secība iesniedzot dokumentu

Ja ir sagatavoti nepieciešamie konfigurācijas dati, tad var uzsākt dokumentu iesniegšanu starppamatorganizācijas iestādēm un struktūrvienībām:

dokumentu iesniegšanu var veikt tikai saņemtajiem dokumentiem

dokumentu iesniegšana ir pieejama šķirklī ‘Namejs’ Dokumenti apstrādei Iesniegtie dokumenti.

Piezīme! Šajā sarakstā ‘Iesniegtie dokumenti’ glabājas pilnīgi visi iesniegtie dokumenti,kas sakārtoti pa gadiem, skatoties pēc reģistrācijas datuma.

lai iesniegtu dokumentu citā iekšējā iestādē vai struktūrvienībā, virs saraksta galvenajādarbību izvēlnē izvēlas darbību Iesniegt dokumentu

tiek atvērta dokumentu kartiņa iesniegšanai:




Ekrānforma 523. Dokumenta iesniegšana

Datu blokos tiks aprakstīti ievadlauki, kas nedaudz atšķiras no parastās dokumentu kartiņas.Pārējo ievadaluku aprakstus skatīties pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas (skat. aprakstu1.37 Dokumenta kartiņas aizpildīšana / darbības).


Statuss – dokumentam sākotnēji tiek piešķirts statuss Projekts, kad dokuments tiekiesniegts citā iestādē vai struktūrvienībā, tad statuss tiek mainīts uz Iesniegts (skat.zemāk spiedpogu darbības), līdz ko, dokuments iesniegtajā iestādē vaistruktūrvienībā ir apstrādāts un reģistrēts, iesniedzējs arī redz, ka dokuments irapstrādāts, jo tiek piešķirts statuss Reģistrēts;

Adresāts – tiek aizpildīts pēc dokumenta iesniegšanas citā iekšējā iestādē vaistruktūrvienībā. Šajā ievadlaukā attēlo fiziskas personas Vārdu Uzvārdu, iestādes vaistruktūrvienības nosaukumu;

Adresāta reģistrācijas numurs – tiek aizpildīts brīdī, kad iesniegtajā iestādē vaistruktūrvienībā dokuments tiek apstrādāts un ir piešķirts reģistrācijas numurs.

Reģistrētājs – tiek attēlots tā lietotāja Vārds Uzvārds, kurš saglabājis dokumentu un toiesniedzis;

Ievietots sistēmā – datums un laiks, kad dokuments ir bijis saglabāts sistēmā;




Korespondents – norāda kontakta nosaukumu, jeb Vārdu Uzvārdu, kas ir kā īstiedokumenta saņēmēji;

Saņēmējs – norāda iestādes nosaukumu, kas saņemto dokumentu ir saņēmusi un tovēlas adresēt īstajam adresātam;

Piezīmes – tiek aizpildītas automātiski brīdī, kad dokuments tiek iesniegts citā iekšējāiestādē vai struktūrvienībā. Piemēram: 23.05.2013 14:32 dokuments iesniegtsadresātam: Novada pašvaldība. Iesniedza: Edu Admin.

Spiedpogu darbības

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek saglabāta iesniedzamā dokumentu kartiņa. Janorādītie dati saglabāti, tad sistēma attēlo paziņojumu „Dati veiksmīgi saglabāti!”.

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek piedāvāts norādīt dokumenta iesniegšanasadresātu un uzdevuma tekstu:

Ekrānforma 53. Dokumenta iesniegšana, automātiska uzdevuma uzdošana

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek atcelta dokumenta iesniegšanaun sistēma atgriežas dokumenta kartiņas ekrānformā;

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek uzsākta dokumenta iesniegšananorādītajam adresātam:

apstiprinot dokumenta iesniegšanu, tiek attēlots paziņojums, par dokumenta nosūtīšanukonkrētajam adresātam:

Ekrānforma 54. Apstiprinājuma / Noraidījuma paziņojums par dokumenta iesniegšanu

uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek atcelts dokumentu iesniegšanaun sistēma atgriežas dokumenta kartiņas ekrānformā;

uzklikšķinot uz spiedpogas , dokuments tiek iesniegts iestādē vaistruktūrvienībā, kas norādīts kā adresāts. Tiek izveidota dokumenta kartiņas




kopija un dokuments pieejams šķirklī ‘Namejs’ Dokumenti apstrādei (!)Saņemtie neapstrādātie dokumenti.

Iesūtītajam dokumentam tiek aizpildīts:

ievadlaukā ‘Piezīmes’ par to, kad un cikos ir iesūtīts dokuments. Piemēram:23.05.2013 14:32 dokuments saņemts no Edijs Arkalis

iesūtītajam dokumentam tiek izveidots uzdevums Reģistrēt statusā Izpildē, kuramIzpildītājs ir norādītais atbildīgais pie informācijas apmaiņas konfigurēšanas (skat.aprakstu [1] 8 Dokumentu apmaiņas pārvaldība);

Piezīme! Uzdevums Reģistrēt, tiek automātiski izpildīts, brīdī, kad uzdevuma Izpildītājsatver dokumentu no saņemtajiem neapstrādātajiem.

Dokumentu reģistrēšana konkrētā dokumentu mapē un numura piešķiršana notiektieši tāpat kā, ja dokuments tiek iesūtīts no e-pasta (skat. aprakstu 9.1.3Dokumenta reģistrēšana no e–pasta – spiedpogu darbības).



1.40Dokumentam uzdevumu reģistrēšana

Apraksts

Dokumentu ekrānformas šķirklī ‘Uzdevumi’ tiek uzturēta, skatāma un aktualizējamadokumentam piesaistīto uzdevumu informācija. No dokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Uzdevumi’ir iespējams reģistrēt uzdevumus dažādos veidos, kuros tiek norādīta tā pamatinformācija. Nodokumenta iespējamie uzdevuma reģistrēšanas veidi:

Uzdevumu plūsma;

Rezolūcija;

Uzdevums;

Pakārtots uzdevums;

Apakšuzdevums.


Lai skatītu un aktualizētu dokumentam piesaistīto uzdevuma informāciju, atver dokumentaekrānformā šķirkli ‘Uzdevumi’. Uzdevumu sarakstā uzklikšķina uz hipersaites uzdevumanumura vai izpildes secības skaitļa, sistēma atver uzdevuma ekrānformu.




Ekrānforma 55. Dokumentam visu iespējamo uzdevumu reģistrēšanas veidu piemērs

Skaitlis iekavās aiz šķirkļa nosaukuma norāda dokumentam piesaistīto uzdevumu skaitu.

Dokumentam piesaistot uzdevumu mainās tā statuss atbilstoši uzdotajam uzdevuma veidam.

Lietotājs uzdevumam var piesaistīt citus dokumentus, kas nepieciešami tā izpildei. Šosdokumentus izpildot uzdevumu lietotājs piesaista šķirklī ‘Izpilde’ (skat. aprakstu 11.6Uzdevuma izpilde).

Spiedpogu darbība

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta bez izmaiņu saglabāšanas. Toizmanto arī, lai aizvērtu ekrānformu pēc datu saglabāšanas.

Spiedpoga , tiek izmantota tādā gadījumā, ja dokumenta kartiņai ir reģistrētiuzdevumi, kuriem statuss ir ‘Reģistrēts’, bet nepieciešams tos nodot uz izpildi. Uzklikšķinot uzspiedpogas uzdevumam tiek mainīts statuss no ‘Reģistrēts’ un ‘Izpildē’.



9.1.7 Dokumentam uzdevuma pievienošana

Apraksts

Dokumentam ir iespējams reģistrēt vienu vai vairākus uzdevumus manuāli datu blokāReģistrētie uzdevumi:

norādot uzdevumiem katram savu izpildes secību, tādā veidā norādot, ka uzdevumi irjāizpilda secīgi, piešķirtajam izpildes secības numuram. Piemēram, vispirms pirmaisuzdevums ir jāizpilda un tikai tad tiek nodots otrais uzdevums izpildei, izpildot otrouzdevumu, tiek nodots trešais uzdevums izpildei, utt.;




vai arī visiem vienu izpildes secību. Piemēram, visiem reģistrētajiem uzdevumiem izpildessecības numurs ir ‘1’, tādā veidā nododot visus reģistrētos uzdevumus uzreizIzpildītājiem.


Lai izveidotu jaunu uzdevumu manuāli, datu blokā Reģistrētie uzdevumi virs reģistrētouzdevumu saraksta tiek attēlota jaunu uzdevumu veidošanai hipersaišu josla. Šīs hipersaitestiek attēlotas atbilstoši dokumenta statusam (skat. aprakstu 11.2.1 Dokumenta statusa maiņaatkarībā no izpildē esoša uzdevuma veida) un šo hipersaišu nosaukumi tiek attēloti ar konkrētuuzdevuma veida nosaukumu, uzklikšķinot uz kādu no šīm hipersaitēm uzdevuma kartiņā,uzdevuma veids jau ir aizpildīts, kā arī pārējie ievadluki, kas iepriekš definēti konkrētamuzdevuma veidam (skat. aprakstu [1] 9.1 Uzdevumu veidu uzturēšana). Pirmajamreģistrējamam uzdevumam sistēma piešķir automātiski izpildes secības numuru ‘1’. Reģistrējotnākamo uzdevumu, izpildes secības numurs tiek attēlots ‘1’, ar iespēju sistēmas lietotājamnepieciešamības gadījumā numuru mainīt uz citu izpildes secības numuru, piemēram, ‘2’ (skat.aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana). Saglabājot uzdevuma ekrānformas datu kartiņu,uzdevumi dokumenta kartiņas šķirklī ‘Uzdevumi’, tiek kārtoti sarakstā to pievienošanas secībā:

Ekrānforma 57. Dokumentam reģistrēto uzdevumu saraksts

Datu bloks ‘Reģistrētie uzdevumi’

Zars – uzdevuma pievienošanas numurs pēc kārtas, kura vērtība ir, piemēram, ‘1’.Katram uzdevuma zaram iespējams reģistrēt pakārtotos, kura vērtība ir, piemēram,1.1 (skat. aprakstu 11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi) un apakšuzdevumus,kura vērtība ir, piemēram, 1-1 (skat. aprakstu 11.5 Virsuzdevuma apakšuzdevumi).Ja dokuments ir veidots no uzdevuma ekrānformas šķirkļa ‘Izpilde’ datu bloka‘Sagatavotais dokuments’, tad uzdevums vienmēr šajā datu blokā tiek attēlots kāpirmais, kura vērtība ir ‘I.R.’;

Piezīme! Uzdevuma zars tiek attēlots tikai tad, ja sistēmas parametros ir norādīts atļautlietot apakšuzdevumu, vai pakārtotos uzdevumus. Šos uzstādījumus veic sistēmasadministrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru aizpildīšana).




Izpildes secība – tiek attēlota definēto uzdevumu izpildes kārtība. Izpildes secībasnumurs tiek attēlots kā hipersaite. Uzklikšķinot uz numura, tiek atvērts uzdevumaekrānformas šķirklis ‘Izpilde’ (skat. aprakstu 11.6 Uzdevuma izpilde);

Uzdevuma numurs – uzdevuma numurs tiek attēlots kā hipersaite. Uzklikšķinotnumuram, tiek atvērts uzdevuma ekrānformas šķirklis ‘Izpilde’ (skat. aprakstu 11.6Uzdevuma izpilde);

Uzdevuma veids – uzdevumam piesaistītais veids;

Izpildītājs – konkrētā uzdevuma izpildītājs;

Atbildīgais – dokumenta pievienotajiem reģistrētajiem uzdevumiem iespējams norādīttikai vienu atbildīgo par tālāku dokumenta apstrādi. Atbildīgo ir iespējams mainīt,piemēram, pa uzdevumu zariem, sākotnēji pirmā uzdevuma Izpildītājs ir atbildīgais,pēc tam nomaina, ka otrā uzdevuma Izpildītājs ir atbildīgais par tālāku dokumentaapstrādi. Atbildīgo norāda uzdevuma kartiņā (skat. aprakstu 11.2 Uzdevumareģistrēšana);

Statuss – tiek attēlots uzdevuma statuss, kādā pašreiz uzdevums atrodas. StatusāReģistrēts nozīmē, ka uzdevums vēl nav nodots Izpildītājam;

Rezultāts – tiek attēlots uzdevuma izpildes rezultāts. Pozicionējot peles kursoru uzrezultāta ikonas, sistēma attēlo uzvednes tekstu, ja uzdevuma kartiņas ievadlaukā‘Izpildes komentārs’ ievadīts kāds teksts. Lai skatītu izvērstu komentāra tekstu,noklikšķina uz hipersaites Izvērst – komentāra teksts tiek attēlots zem uzdevumarindas. Lai savērstu komentāra tekstu, uzklikšķina uz hipersaites Savērst;

Termiņš – tiek attēlots uzdevumam noteiktais izpildes termiņš.

Piezīme! Ja dokumentam reģistrē jaunu uzdevumu un ievadlaukā Izpildes secībanorādītais skaitlis ir mazāks par dokumentam jau esošu uzdevumu, kas atrodas statusāIzpildē, tad tiek attēlots paziņojums (Uzdevumu nav iespējams reģistrēt pirms uzdevuma,kurš tiek jau apstrādāts!) un ieraksts netiek saglabāts.



9.1.8 Dokumentam pakārtoto uzdevumu pievienošana

Apraksts

Dokumentam ir iespējams reģistrēt pakārtotos uzdevumus. Pakārtotos uzdevumus reģistrēatverot kādu no dokumentam reģistrētu uzdevumu. Pakārtota uzdevuma reģistrēšana nozīmēto, ka tas ir saistīts ar virsuzdevumu un to reģistrējot, tam tiek piešķirts izpildes secībasnumurs atbilstoši virsuzdevuma norādītajam un nodots izpildē tad, kad virsuzdevums tieknodots izpildē.





Ekrānforma 58. Dokumentam reģistrēto uzdevumu un pakārtoto uzdevumu saraksts

Dokumentam piesaistīto uzdevumu sarakstā tiek attēloti ne tikai uzdevumi, bet arī tiemreģistrētie:

Pakārtotie uzdevumi – Pakārtotam uzdevumam tiek piešķirts izpildes secības numursatkarībā no tā, kāds izpildes secības numurs ir norādīts virsuzdevumam. Piemēram,ja virsuzdevuma izpildes secības numurs ir ‘2’, tad pakārtota uzdevuma izpildessecības numurs arī būs ‘2’.

Dokumentam uzdevumu sarakstā pakārtotos uzdevumus var atpazīt pēc kolonas ‘Zars’, kurpakārtotais uzdevums sarakstā tiek attēlots uzreiz zem virsuzdevuma un Zars numerācijapakārtotam uzdevumam ir, piemēram, 1.1, 1.2, utt. Pakārtota uzdevuma reģistrēšana nemainavirsuzdevuma statusu (skat. aprakstu 11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi).



9.1.9 Dokumentam apakšuzdevumu pievienošana

Apraksts

Dokumentam ir iespējams reģistrēt apakšuzdevumus. Apakšuzdevumus reģistrē no savauzdevuma šķirklī ‘Izpilde’, kurš atrodas statusā Izpildē. Reģistrējot no sava uzdevumaapkašuzdevumu, tas kļūst par virsuzdevumu reģistrētajam apakšuzdevumam. Apakšuzdevumareģistrēšana nozīmē to, ka vispirms ir jāizpilda visi apakšuzdevumi un tikai tad patsvirsuzdevums.





Ekrānforma 59. Dokumentam reģistrēto uzdevumu un apakšuzdevumu saraksts

Dokumentam piesaistīto uzdevumu sarakstā tiek attēloti ne tikai uzdevumi, bet arī tiemreģistrētie:

Apakšuzdevumi – apakšuzdevumam tiek piešķirts izpildes secības numurs, izrietot novirsuzdevuma izpildes secības numura. Piemēram, ja virsuzdevuma izpildes secībasnumurs ir ‘2’, tad apakšuzdevuma izpildes secības numurs arī būs ‘2’.

Dokumentam uzdevumu sarakstā apakšuzdevumus var atpazīt pēc kolonas ‘Zars’, kurapakšuzdevums sarakstā tiek attēlots uzreiz zem virsuzdevuma un Zars numerācijaapakšuzdevumam ir, piemēram, 1-1, 1-2, utt. Apakšuzdevuma reģistrēšana nozīmē to, kavirsuzdevumam mainās statuss no Izpildē uz Apakšuzdevumu izpilde, kas norāda uz to, kavispirms ir jāizpilda visi virsuzdevumam reģistrētie apakšuzdevumi un tikai pēc tam var izpildītpašu virsuzdevumu (skat. aprakstu 11.5 Virsuzdevuma apakšuzdevumi).



9.1.10 Dokumentam rezolūcijas reģistrēšana

Apraksts

Dokumentam ir iespējams reģistrēt vienu Rezolūciju, kas var sastāvēt no viena vai vairākiemuzdevumiem. Rezolūciju reģistrē datu blokā Rezolūcija.





Ekrānforma 60. Dokumenta rezolūcijas uzdevumu saraksts

Datu bloks ‘Rezolūcija’

Rezolūcijas dati tiek attēloti un ir apskatāmi datu blokā Rezolūcija, taču rezolūcijas uzdevumitiek attēloti datu blokā Reģistrētie dokumenti.

Rezolūcijas numurs tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta rezolūcijasdatu kartiņa (skat. aprakstu 11.3 Rezolūcijas reģistrēšana).

Reģistrējot rezolūciju visiem tai pievienotiem uzdevumiem izpildes secība ir ‘1’ nododot tosuzreiz uzdevuma Izpildītājam.

Rezolūcijas uzdevumiem iespējams reģistrēt gan pakārtotos uzdevumus, ganapakšuzdevumus.

Dokumentam ir iespējams reģistrēt tikai vienu rezolūciju un tās dati pēc saglabāšanas navmaināmi, taču ir apskatāmi uzklikšķinot datu blokā ‘Rezolūcija’ un rezolūcijas numura, kas ir kāhipersaite.

Lai reģistrētu jaunu dokumentam rezolūciju datu blokā Rezolūcija uzklikšķina uz hipersaitesIzveidot rezolūciju (skat. aprakstu 11.3 Rezolūcijas reģistrēšana). Pēc rezolūcijas pievienošanashipersaite Izveidot rezolūciju nav pieejama.



9.1.11Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana

Apraksts

Dokumentam pievienojot uzdevuma plūsmu, ievadlaukā Uzdevuma plūsma no saraksta izvēlasatbilstošo plūsmu, kas definēta iepriekš un piesaistīta dokumenta veidam (skat. aprakstu [1]9.2.1 Uzdevumu plūsmas izveide). No izvēles saraksta norādot uzdevumu plūsmu, tai definētieuzdevumi, tiek attēloti secīgi sarakstā, datu blokā Reģistrētie uzdevumi. Uzdevumu plūsma varsastāvēt no viena vai vairākiem uzdevumiem.





Ekrānforma 56. Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana

Uzdevumu plūsma – ievadlauks, kur lietotājs no izvēles saraksta var norādītnepieciešamo uzdevumu plūsmu, t.i., jau zināmu tālāku dokumenta apstrādesprocesu. Norādot konkrētu uzdevumu plūsmu, zemāk sarakstā tiek attēloti visiuzdevumu plūsmai definētie uzdevumi un attiecīgi norādītā izpildes secībā.

Pievienojot uzdevumu plūsmu, visiem uzdevumiem statuss ir ‘Reģistrēts’ neatkarīgi no toizpildes secības, tas nozīmē, ka šie uzdevumi vēl nav nodoti uzdevuma Izpildītājiem. Kā arīuzdevumam atrodoties statusā Reģistrēts iespējams labot uzdevuma kartiņu, piemēram,mainot Uzdevuma veidu, vai tā Izpildītāju.

Lai uzdevuma plūsmu palaistu dokumenta apstrādei, uzklikšķina uz spiedpogas

, kur atkarībā no uzdevumu izpildes secības, tie tiek nodoti uzdevumaIzpildītājam uz izpildi (saņem uzdevumu uz e-pastu, kā arī sistēmā ir pieejams zem Uzdevumi Lietotāja saņemtie) un uzdevumu statuss mainās uz ‘Izpildē’, kā arī dokumentam maināsstatuss uz izpildē esoša uzdevuma veida. Piemēram, izpildē esošs uzdevums ir ar veidu ‘Vizēt’,kurš dokumentam maina statusu uz ‘Saskaņošanā’.

Dokumentam pievienojot uzdevuma izpildes plūsmu:

Izpildes termiņa dienas tiek norādītas automātiski, bet, ja uzdevuma statuss irReģistrēts, tad datumu ir iespējams mainīt.

uzdevuma Izpildītājs un Uzdevējs būs lietotājs, kurš ir piesaistīts šai izpildesplūsmai. Uzdevumam atrodoties statusā Reģistrēts, iespējams mainīt Uzdevēju unIzpildītāju.

iespējams mainīt uzdevuma prioritāti pēc plūsmas saglabāšanas.

uzdevuma teksts tiek attēlots iepriekš definētajai plūsmai uzrakstītais teksts. Jauzdevuma statuss ir Reģistrēts, tad šo tekstu ir iespējams mainīt.

lietotājam ir iespējams mainīt Izpildes secību, ja uzdevuma statuss ir Reģistrēts.

Ja uzdevumu plūsmai ir norādīta secīga uzdevuma izpilde, tad nododot pirmo uzdevumuizpildei, otrais uzdevums atrodas statusā Reģistrēts un gaida pirmā uzdevuma izpildīšanu. Tadkad pirmais uzdevums tiek izpildīts un atrodas statusā Izpildīts, tad otrais uzdevums no




statusa Reģistrēts pāriet uz statusu Izpildē un tiek nosūtīts Izpildītājam jauns uzdevums uz e-pastu, kā arī, pieejams sistēmā: Uzdevumi Lietotāja saņemtie.



1.41Dokumentu kartiņas ievadlauku pieejamība

Apraksts

Šajā nodaļā ir aprakstīta dokumenta kartiņas ievadlauku pieejamība atkarībā no dokumentaaprites statusa, jo dokumentam atrodoties, piemēram, statusā Reģistrēts ir pieejami labošanātikai daži ievadlauki. Šie ievadaliki ir pieejami labiošanā jebkurā statusā, ja sistēma lietotājamir piešķirtas īpašas tiesības ‘Rediģēt jebkuru dokumentu’ (skat. aprakstu [1] 5.5.2 Lomuizveide un tiesību piešķiršana).

Ievadlauku pieejamības apraksts


Dokumenta mape – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Dokumenta veids – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Dokumentu apakšveids – pieejams saņemtā un nosūtamā dokumenta ekrānformās.Ievadlauks nav pieejams labošanai statusā – Ievietots lietā.

Reģistrācijas numurs – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Statuss – dokumenta statuss maināms manuāli ar spiedpogu, vai uzdevumu palīdzību.Ievadlauks nav pieejams labošanai.

Piederība – ievadlauks nav labojams

Reģistrētājs – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Ievietots sistēmā – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Vēsturisks dokuments – ievadlauks nav pieejams labošanai pēc numura piešķiršanasdokumentam.

Ierobežota pieejamība – ievadlauks pieejams visos statusos.


Nosaukums – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Lieta – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Tēmas – ievadlauks pieejams visos statusos.

Nekustamais īpašums – ievadlauks pieejams tikai tiem dokumentiem, kuru dokumentuveidiem ir atzīmēta šī ievadlauka izmantošana.

Sagatavotājs – ievadlauks ir tikai nosūtāmajiem dokumentiem. Ievadlauks navpieejams labošanai statusā – Ievietots lietā.

Reģistrācijas datums – ievadlauks pieejams kamēr nav piešķirts reģistrācijas numurs,t.i., statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.




Attiecas uz – ievadlauks pieejams tikai un vienīgi dokumentiem ar veidu Universālaisdokuments. Ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Parakstītājs – ievadlauks pieejams kamēr nav piešķirts reģistrācijas numurs, t.i.,statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.

Darbinieks – ievadlauks pieejams tikai un vienīgi dokumenta veidam Personāladokuments. Ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Korespondents – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Adresāts – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Nosūtīšanas veids – ievadlauks nav pieejams statusā – Ievietots lietā.

Dokumenta numurs – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Dokumenta datums – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Atbilde jāsniedz līdz – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Līgumiem:

Partneri – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Sākuma datums – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Beigu datums – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Kopsumma – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.


Datums – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Nosaukums – datnes atvēršana pieejama vienmēr, t.i., datni atvērt lasīšanas režīmā,bet rediģēšanai tā ir pieejama tikmēr, kamēr nav piešķirts reģistrācijas numurs, t.i.,statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā:

Lai varētu pilnvērtīgi rediģēt datni visos tā statusos, lietotājam nepieciešamspiešķirt diva veida tiesības:

o uz darbībām – ka lietotājs var rediģēt dokumentujebkurā statusā (tiesības: Darbības ar dokumentiem,uzdevumiem Rediģēt jebkuru dokumentu);

o uz dokumentu mapi – šķirklī ‘Tiesības’ Rediģēt.

Parakstīts – ievadlauks nav pieejams labošanai.

Labot – ievadlauks pieejams statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.

Dzēst – ievadlauks pieejams statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.

Pievienot datni – ievadlauks pieejams statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.

Skenēt – ievadlauks pieejams statusos – Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā.


Izpildes termiņš – ievadlauks pieejams visos statusos.

Ir kontrolē – ievadlauks pieejams visos statusos.




Izpildes datums – ievadlauks pieejams visos statusos.

Datu bloks ‘Piezīmes’

Satura atklāsts – ievadlauks pieejams statusā – Projekts.

Piezīmes – ievadlauks pieejams visos statusos.

Spiedpogas

Arī spiedpogas tāpat kā ievadlauki ir pieejami darbībai atkarībā no dokumenta aprites statusa.Par spiedpogu pieejamību atkarībā no dokumenta aprites statusa skatīties pielikumā (skat.aprakstu 4.2 Dokumenta spiedpogu darbības pieejamība).

1.42Saistītie dokumenti / notikumi

Apraksts

Dokumenta ekrānformas šķirklī ‘Saistītie’ tiek uzturēta informācija par dokumenta saistītajiemdokumentiem un kalendāra notikumiem. Saistītos dokumentus var pievienot manuāli arhipersaites palīdzību, vai arī automātiski dokumentam reģistrējot atbildes dokumentu, kā arīizveidot manuāli kalendāra notikumus. Šķirkļa nosaukumam blakus iekavās tiek attēloti diviskaitļi, kur pirmais ir pamatdokumentam saistīto dokumentu skaits un otrais irpamatdokumentam saistīto kalendāra notikumu skaits.


Lai skatītu vai dokumentam pievienotu manuāli saistītos dokumentus vai kalendāra notikumu,atver dokumenta ekrānformas šķirkli ‘Saistītie’.

Ekrānforma 62. Dokumentam saistītie dokumenti

Datu bloks ‘Saistītie dokumenti’

Dokumentam visi saistītie dokumenti tiek attēloti sarakstā to pievienošanas secībā. Šajā datublokā iespējams pievienot vairākus saistītos dokumentus gan manuāli (skat. zemāk aprakstā),gan automātiski (skat. aprakstā 1.37 Dokumenta ).




Sarakstā katram lietotājam tiek attēloti tikai tie dokumentu ieraksti uz kuriem viņam ir pieejastiesības (tiesības var būt piešķirtas uz dokumentiem no uzdevuma; gadījumā, ja ir tiesībasskatīties dokumentus konkrētajā mapē; gadījumā, ja lietotājs ir pievienots dokumenta šķirklīVersijas).

Par katru dokumentu tiek attēlota šāda informācija:

Reģistrēšanas datums – dokumenta reģistrācijas datums;

Reģistrācijas numurs – dokumenta reģistrācijas numurs;

Reģistrētājs – dokumenta reģistrētāja vārds, uzvārds;

Nosaukums – dokumenta nosaukums, kas attēlota kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinottiek atvērts saistītais dokuments, ar kuru var veikt darbības atbilstoši lietotājampiešķirtām tiesībām.

Piezīme! Ja dokumenta nosaukums pārsniedz 60 simbolu garumu, tad to attēlo vairākāsrindās, vienā rindā attēlojot ne vairāk par 60 simboliem.

Lai izņemtu dokumentu no saistīto dokumentu saraksta, uzklikšķina uz hipersaites Atsaistītblakus atbilstošam ierakstam.

Lai pievienotu jaunu saistīto dokumentu, uzklikšķina uz hipersaites Pievienot, izmantojotdokumentu meklēšanas funkciju izvēlas nepieciešamo dokumentu (skat. aprakstu 1.33Dokumentu meklēšana).

Datu bloks ‘Saistītie notikumi’

Šo datu bloku attēlo tikai tad, ja sistēmas parametros ir norādīts, ka ir ieslēgts modulis‘Kalendārs’ (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).

Sarakstā katram lietotājam tiek attēloti tikai tie notikumu ieraksti uz kuriem viņam ir pieejastiesības.

Par katru kalendāra notikuma ierakstu attēlo:

Ikona – tiek attēlota tikai tam notikuma ierakstam, kuram tika piesaistītsdokuments;

Datums – notikuma sākuma datums;

Notikums – notikuma veida nosaukums, kas tiek attēlota kā hipersaite, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta kalendāra notikuma kartiņa (skat. aprakstu 1.1.1 Notikumareģistrēšana kalendārā);

Vadītājs/Amatpersona – kalendāra notikuma vadītāja vai amatpersonas VārdsUzvārds;

Tēma – teksts, kas atbilst:

ja kalendāra notikuma veids ir ‘Tikšanās’, tad tiek attēlots apmeklējuma tēmasnosaukums;

ja kalendāra notikuma veids ir ‘Pasākums’ vai ‘Kontakts’, tad notikuma norādītātēma;

Hipersaite Izveidot, uz kuras uzklikšķinot tiek attēlots izvēles saraksts, kurā pieejami izvēleisistēmā piedefinēto notikumu veidu nosaukumu saraksts. Izvēloties kādu no notikuma veida,tiek atvērta jauna kalendāra notikuma kartiņas ekrānforma.

Spiedpogu darbība




Lai saglabātu dokumentu sasaisti, uzklikšķina uz spiedpogas .

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un veiktās izmaiņas netieksaglabātas. Vai arī to izmanto pēc datu saglabāšanas, lai aizvērtu ekrānformu.



1.43Dokumenta tiesību definēšana

Apraksts

Noklusētās tiesības katram dokumentam tiek norādītas dokumenta mapē, kur tās var rediģētdarbinieks ar atbilstošām tiesībām. Ja lietotājam nav piešķirtas tiesības uz dokumentu mapi,tad viņš to nevar redzēt.


Dokumentu mapes šķirklis ‘Tiesības’

Zemāk minētās tiesības uz dokumentu mapēm piešķir sistēmas administrators. Detalizētuaprakstu par šo tiesību piešķiršanu skatīties aprakstā [1] 6.2.3 Tiesību piešķiršana dokumentumapei.

Lietotājam var piešķirt šādas tiesības uz dokumentu mapē esošajiem dokumentiem:

Lasīt – konkrētā dokumentu mapē, iespējams, visus reģistrētos dokumentus un tiempievienotās datnes atvērt lasīšanas režīmā;

Veidot – konkrētā dokumentu mapē visus reģistrētos dokumentus, tiem pievienotāsdatnes atvērt lasīšanas režīmā un izveidot jaunu dokumentu, saglabāt, pievienot tamdatni;

Reģistrēt – konkrētā dokumentu mapē reģistrēt jaunus dokumentus. Saviemreģistrētajiem dokumentiem var piešķirt reģistrācijas numuru un tos rediģēt, pārējosvar atvērt skatīšanās režīmā;

Rediģēt – reģistrēt jaunus un rediģēt jebkuru dokumentu konkrētā dokumentu mapē.

Tiesības dokumentu skatīties, lasīt ir:

1) Visiem lietotājiem, kuriem ir piešķirtas vismaz tiesības Lasīt (var piešķirt konkrētiamlietotājam vai lietotāju grupai) uz konkrēto dokumentu mapi. Ar tiesības Lasītpiešķiršanu, lietotājiem tiek dota iespēja konkrētā dokumentu mapē visus reģistrētosdokumentus un tiem pievienotās datnes atvērt lasīšanas rezīmā.

2) Dokumenta reģistrētājam (tam lietotājam, kurš dokumentu ievietojis un saglabājissistēmā pirmo reizi). Šim lietotājam vienmēr ir tiesības atvērt dokumentu lasīšanasrezīmā;

3) Dokumenta īpašniekam (tam lietotājam, kurš dokumentu ievietojis un saglabājissistēmā pirmo reizi) un ir norādīts Dokumenta kartiņas šķirklī `Versijas` ievadlaukā




`Īpašnieks`. Jāatceras, ka īpašnieku var nomainīt (tas nebūs lietotājs, kuršdokumentu sistēmā saglabājis pirmo reizi), līdz ar to šim lietotājam (jaunajamīpašniekam) tiek piešķirtas tiesības šo dokumentu skatīties lasīšanas režīmā.

4) Dokumenta uzdevuma izpildītājam. Ja tiek dots uzdevums, kas saistīts ar dokumentu,tad uzdevuma izpildītājam tiek piešķirtas tiesības lasīt konkrēto dokumentu.Gadījumā, ja tiek dots uzdevums ar veidu Vizēt, tad uzdevuma izpildītājam tiek dotastiesības dokumentu ne tikai lasīt, bet arī rediģēt (Webdav) dokumenta datni. Ja tiekdots uzdevums, kas saistīts ar ierobežotas pieejamības dokumenta apskatīšanutādam lietotājam, kuram nav piešķirtas tiesības skatīt ierobežotas pieejamībasdokumentus, tad ar šo konkrēto uzdevumu lietotājam šadas tiesības skatītiesdokumentu, no kura iedots uzdevums, tiek piešķirtas. Dokuments uzdevumaizpildītājam būs pieejams lasīšanas režīmā arī pēc uzdevuma izpildes.

Sanāksmēm piesaistītajiem dokumentiem lasīšanas rezīmā var piekļūt tie lietotāji, kassistēmas iestatījumos norādīti kā sanāksmes redaktors un viesi. Izņēmums irdokumenti, kuri norādīti kā ierobežotas pieejamības dokumenti, - šiemdokumentiem piekļuve ir liegta, ja lietotājam nav piešķirtas tiesības uz dokumentumapi vai tas nav dokumenta īpāsnieks vai reģistrētājs.

Tiesības darbam ar dokumentiem

Lai sistēmas lietotājs spētu veikt konkrētas darbības ar dokumentu atbilstoši piešķirtāmtiesībām uz dokumentu mapi (skat. tekstā augstāk), papildus nepieciešamas piešķirt tiesībasuz konkrētām darbībām (skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesību administrēšana). Ja sistēmaslietotājam būs piešķirtas pilnvērtīgas lietveža tiesības darbam ar dokumentu, tad neatkarīgi nošīm piešķirtajām tiesībām, galvenās un noteicošākās ir piešķirtās tiesības uz konkrētāmdokumentu mapēm.

Piemēram: lietotājam ir piešķirtas pilnvērtīgas tiesības darbam ar dokumentu un dokumentumapei tas ir norādīts pie ‘Veidot’, tas nozīmē, ka neatkarīgi no piešķirtajām tiesībām darbotiesar dokumentiem, lietotājs varēs šajā dokumentu mapē tikai veidot jaunus dokumentus,pievienots datnes un pārējie dokumenti būs pieejami tikai lasīšanas režīmā.

Tiesību ierobežošana uz konkrēta dokumenta apskati un darbībām:

Katram dokumentam atsevišķi vai konkrētai dokumentu mapei ir iespe’jams noteikt lietotājusvai lietotāju grupas, kuriem būs tiesības skatīties dokumentus.

Ierobežot tiesības uz dokumentu var divos veidos:

Ierobežota pieejamība – atzīmējot izvēles rūtiņu dokumenta kartiņas datu blokā`Reģistrācija`, norāda uz to, ka dokuments būs pieejams apskatei un sarakstāierobežotam lietotāju lokam, t.i., lietotāji, kuriem ir piešķirtas tiesības piekļūtierobežotas pieejas dokumentiem. Šīs tiesības piešķir sistēmas administrators.Jāņem vērā, ka dokumenta reģistrētājs varēs jebkurā laikā piekļūt dokumentam, jaarī šim lietotājam nav piešķirtas tiesības piekļūt ierobežotas pieejamībasdokumentiem.

Norādot konkrētus lietotājus dokumenta kartiņas šķirklī `Versijas` datu blokā`Tiesības`.




Ekrānforma 63. Dokumenta piekļūšanai personu norādīšana

Īpašnieks – tiek norādīts automātiski tā persona, kas veidojusi jeb pirmo reizisaglabājusi dokumentu. Nepieciešamības gadījumā to var mainīt, izvēloties citupersonu.

Pieeja tikai lietotājiem – šajā ievadlaukā norādot vienu vai vairākas personas,automātiski dokuments kļūst par ierobežotas pieejas dokumentu, jo piekļūt varēsšiem dokumentiem tikai tās personas, kuras ir norādītas šajā ievadlaukā un:

novietojot peles kursoru uz šī ievadlauka, tiek attēlots skaidrojošs teksts, kurāmpersonām vēl būs pieejams dokuments bez šajā ievadlaukā norādītajiem: Norādotlietotājus, dokuments būs pieejams tikai tiem, tā reģistrētājam, īpašniekam undokumenta uzdevumu izpildītājiem.

kā arī, papildus piekļūšanas ierobežošana ir dokumenta kartiņas šķirkļa‘Dokuments’ datu blokā ‘Reģistrācija’ atzīmējot izvēles rūtiņu Ierobežotapieejamība – skat. zemāk aprakstā.

Nepieciešamības gadījumā norādītās personas iespējams dzēst, uzklikšķinot uz hipersaitesDzēst.

Lai veiktās izmaiņas tiktu ņemtas vērā, nepieciešams veikt saglabāšanu.

Piezīme! Ievadlauks ‘Pieeja tikai lietotājiem’ pieejams rediģēšanai statusos Neapstrādāts,Projekts, Saskaņošanā, Parakstīšanā, Reģistrēts, Izskatīšanā, Izpildē, Izpildīts, Atcelts,Ievietots lietā. ievadlauku var rediģēt tās personas, kurām piešķirtas tiesības kā Mapesrediģētājs, (Mapes veidotājs, Mapes reģistrētājs) un Dokumenta autors.

Piemēri kā darbojas tiesības, ja lietotājs nav ne dokumenta īpašnieks, ne reģistrētājs, neuzdevuma izpildītājs:

ja lietotājam ir piešķirtas tiesības uz dokumenta mapi ‘Rediģēt’ (Administrators piešķir:Konfigurācija » Dokumentu mapes) un persona ir norādīta dokumenta kartiņasšķirkļa ‘Versijas’ datu bloka ‘Tiesības’ ievadlaukā ‘Pieeja tikai lietotājiem’ (iedotastiesības redzēt ierobežotam personu skaitam redzēt dokumentu), tad lietotājam irpieejamas rediģēšanas tiesības uz dokumentu (arī tajā gadījumā, ja dokumentakartiņas šķirklī ‘Dokuments’ izvēles rūtiņā ‘Ierobežota pieejamība’ ir atzīmēts, ka irierobežotas pieejamības un lietotājam nav piešķirtas atsevišķas tiesības piekļūt šādaveida dokumentiem);

ja lietotājam nav piešķirtas tiesības uz dokumenta mapi, bet tas ir norādīts dokumentakartiņas šķirkļa ‘Versijas’ datu bloka ‘Tiesības’ ievadlaukā ‘Pieeja tikai lietotājiem’, tadlietotājam uz dokumentu ir piešķirtas lasīšanas tiesības (arī tajā gadījumā, jadokumenta kartiņas šķirklī ‘Dokuments’ izvēles rūtiņā ‘Ierobežota pieejamība’ iratzīmēts, ka ir ierobežotas pieejamības un lietotājam nav piešķirtas atsevišķas




tiesības piekļūt šāda veida dokumentiem). Šāda veida dokumentus redzēs sarakstā:šķirklī ‘Namejs’ » Mani dokumenti » Man iedotie pieejai no citām mapēm;

ja lietotājam ir piešķirtas tiesības uz dokumenta mapi ‘Rediģēt’ (Administrators piešķir:Konfigurācija » Dokumentu mapes) un lietotājs nav norādīts dokumenta kartiņasšķirkļa ‘Versijas’ datu bloka ‘Tiesības’ ievadlaukā ‘Pieeja tikai lietotājiem’, taču irnorādīti citi lietotāji, tad lietotājam nav tiesības uz dokumentu.

Dokumenta kartiņas šķirkļa ‘Dokuments’ datu bloks ‘Reģistrācija’

Ekrānforma 64. Dokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Dokuments’ datu bloks ‘Reģistrācija’

Tiesību atcelšana:

1) ja lietotājam tiek noņemtas tiesības uz konkrētu mapi (skatīt Administratorarokasgrāmatas nodaļu 6.2.3 Tiesību piešķiršana dokumentu mapei), tad tajā iekļautiedokumenti konkrētajam lietotājam vairs nav pieejami;

2) ja dokumentam tiek norādīta ierobežota pieejamība (un/vai šķirklī Versijas norādītskā pieejamais lietotājs) un lietotājs nav šī dokumenta īpašnieks vai reģistrētājs, tadlietotājam dokuments vairs nav pieejams;

Tiesību atcelšana nav iespējama:

1) dokumentu reģistrētājam (sistēmas lietotājam) vienmēr būs piekļuve tiemdokumentiem, kurus tas (lietotājs) reģistrējis (arī gadījumos, ja nav piešķirtastiesības uz dokumentu mapi vai dokuments norādīts kā ierobežotas pieejamības);

2) uzdevumu izpildītājam vienmēr būs piekļuve tiem dokumentiem, kuriem šī piekļuveiedota no uzdevuma.

1.44Dokuments izskatīšanai sanāksmē

Apraksts

Dokumenta kartiņas šķirkļi ‘Sanāksmes’ tiek attēlota informācija par sanāksmi, kurādokuments ir iekļauts kā izskatāmais dokuments. Šajā šķirklī ir iespējams norādīt sanāksmi,kurā konkrētais dokuments tiks izskatīts, tādā veidā veidojot jaunu sanāksmes darba kārtībaspunktu. Aiz šķirkļa nosaukuma iekavās tiek attēlots ierakstu skaits.





Datu bloks ‘Izskatīšana sanāksmēs’

Izvēles saraksts – kurā tiek attēlotas visas uz šo brīdi esošās aktīvās sanāksmes, kurasir iespējams izvēlēties. Izvēles sarakstā tiek attēlots sanāksmes datums unsanāksmes veida nosaukums;

Piezīme! Sarakstā attēlo tikai tos aktīvās sanāksmes ierakstus, uz kuru lietotājam irpiešķirtas rediģēšanas tiesības, vai lietotājs ir norādīts kā protokolētājs.

Piezīme! Ieraksti sarakstā ir sakārtoti dilstoši pēc sanāksmes datums (ieraksti ar lielākodatumu saraksta augšpusē) un alfabētiski pēc nosaukuma.

Pievienot sanāksmei – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, sarakstā tiek pievienota norādītāsanāksme. Sarakstā ir redzama šāda informācija:

Numurs – numurs pēc kārtas no visiem piesaistīto sanāksmes darba kārtībaspunktiem. Numurs tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērtasanāksmes datu rediģēšanas ekrānforma (skat. aprakstu 12.3.2.1 Jauna darbakārtības punkta pievienošana);

Datums – sanāksmes datums;

Sanāksme – sanāksmes veida nosaukums;

DK punkts – darba kārtības punkta numurs pēc kārtas konkrētajā sanāksmē. Piesanāksmes pievienošanas, sanāksmei automātiski tiek izveidots jauns darbakārtības punkts;

Loma sanāksmē – dokumenta loma sanāksmē.

Spiedpogas darbība


1.45 Datnes versiju vēsture

Apraksts

Dokumenta ekrānformas datu blokā Datnes pievienotajai datnei veicot kādas izmaiņas,dokumenta ekrānformas šķirklī ‘Versijas’ tiek attēlota informācija par dokumenta datnesversijām, t.i., tiklīdz tiek veiktas kādas izmaiņas tajā, tā iepriekš un pašreiz saglabātās datnestiek ievietotas vēsturē, katra ar savu versiju. Pašreizējā datne tiek attēlota dokumentaekrānformā datu blokā Datnes.


Visas datņu versijas tiek attēlotas tabulas veidā.




Ekrānforma 57. Datnes versiju vēsture

Datu bloks ‘Datņu versijas’

Datnes versiju sarakstā pieejamas šādas vērtības:

Numurs – versiju numurs pēc kārtas. Pirmais numurs ir atbilstošs pirmo reizi saglabātaidatnei, t.i., pirms tika veiktas kādas izmaiņas datnē;

Modificēts – datums un laiks, kad tika veiktas izmaiņas datnē;

Modificēja – lietotāja vārds un uzvārds, kurš veicis datnes rediģēšanu;

Nosaukums – datnes nosaukums, kas attēlota kā hipersaite. Uzklikšķinot uz hipersaites,datni var atvērt apskatei.

Datni ir iespējams atvērt un apskatīt, bet nevar saglabāt veiktās izmaiņas jebkurai nosaglabātajām versijām. Dokumenta ekrānformas datu blokā Datnes vienmēr ir saite uzjaunāko datnes versiju. Saglabātās datnes versijas nav iespējams izdzēst no sistēmas.Neaktuālās datnes versijas tiek dzēstas, dokumentu arhivējot. Ja dokumenta ekrānformai irpievienotas vairākas datnes, tad informācija par šo datņu versijām tiek saglabāta vienāsarakstā.

Ja datnei ir vairākas versijas un pēdējā datnes versija (piemēram, versija 4) ir kā elektroniskiparakstīts dokuments (tiek attēlota datu blokā Datnes - Dokumenta kartiņas ekrānformā),kura tiek dzēsta, tad dokumenta kartiņas ekrānformā tiek attēlota datnes versija 3. Ja tiekatjaunota datnes versija 4, tad dokumenta kartiņas ekrānformā dokuments tiks attēlots kāelektroniski parakstīts dokuments.

Gadījumā, ja tiek dzēsta datnes versija 4 (elektroniski parakstītais dokuments) un tiekveidotas vēl datņu versijas, piemēram, jauna datnes versija 4 un datnes vērsija 5, bet pēc tamtomēr tiek atjaunota no dzēsto datņu saraksta dokumenta datnes saķotnējā versija 4(elektroniski parakstītais dokuments), tad šī datne (elektroniski parakstītais dokuments,sākotnējā datnes versija 4) tiek attēlota kā elektroniski parakstīts dokuments Dokumentakartiņas ekrānformā un kā datnes versija 6 šķirklī ‘Versijas’ .

Spiedpogas darbība







1.46 Dokumentu dzēst no aprites

Apraksts

Dzēst dokumentus atļauts tikai lietotājiem, kuriem piešķirtas atbilstošas tiesības (skat.aprakstu [1] 5 Lietotāju pārvaldība). Ja dokumentu var dzēst, t.i., konkrētai dokumenta mapeiir atļauta dzēšana, dokumenta ekrānformā tiek attēlota atbilstoša spiedpoga.

Darbību secība

Lai dzēstu no aprites dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas , dokumenta ekrānformā.Sistēmas lietotājam attēlo brīdinājuma paziņojumu, atbildot apstiprinoši, tiek dzēstsdokuments un tam saistītie Uzdevumi.

Dokumentu iespējams dzēst, ja tas atrodas statusā Projekts, Saskaņošanā vai Parakstīšanā,t.i., kamēr dokumentam nav piešķirts numurs. Ja dokumentam ir reģistrēti uzdevumi šajosstatusos, tad dokumentu iespējams dzēst tikai tad, ja uzdevuma statuss ir Atcelts.

Dzēšot dokumentu tiek uzstādīta pazīme Ir dzēsts un dzēstais dokumenta ieraksts netiekattēlots dokumentu mapju sarakstos un atlasīts veicot meklēšanu. Dzēstais dokuments tiekievietots mapē Administrēšana Dzēstie dokumenti, kur dokumentu iespējams ir atjaunotvai izdzēst pavisam no sistēmas (skat. aprakstu [1] 12.3 Dzēsto dokumentu pārvaldība).

Ja ir bijis uzdevums klāt dokumentam, kurš arī ir dzēsts, tad to ir iespējams atrast: Uzdevumi Lietotāja saņemtie Izpildītie. Atverot dzēsto uzdevumu, ekrānformas kreisā augšējā

tumši zilajā joslā tiek attēlota informācija:

Ekrānformas bloks 18. Dzēsta uzdevuma informācija

Kā arī dokumentam tiek attēlota atbilstoša informācija:

Ekrānformas bloks 19. Dzēsta dokumenta informācija

1.47 Dokumenta nosūtīšana uz e–pastu

Apraksts

Dokumenta datus un datnes ir iespējams nosūtīt uz e–pastu.

Lai nosūtītu pa e–pastu saņemto dokumentu, dokumenta statusam ir jābūt Reģistrēts,Izskatīšanā, Izpildē, Izpildīts, vai Ievietots lietā. Dokumentu nosūtīšana uz e–pastu ir pieejamatad, ja lietotājam ir piešķirtas atbilstošas tiesības. Lai nosūtītu dokumentu uz e–pastu,

dokumenta ekrānformā uzklikšķina uz spiedpogas , kas atrodas dokumentaekrānformas augšējā izvēlnē.


Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek atvērta ekrānforma ‘Nosūtīt dokumentu uz e-pastu’:




Ekrānforma 58. Dokumenta nosūtīšana uz e-pastu

Sūtītājs – ievadlauks jau tiek aizpildīts ar e-pasta adresi, kura norādīta pie sistēmasparametriem kā Oficiālā e-pasta adrese dokumentu nosūtīšanai (Administrēšana->Sistēmas parametri->Oficiālā e-pasta adrese dokumentu sūtīšanai). E-pasta adresivar mainīt manuāli.

Adresāts – e–pasta saņēmējus jeb adresātus norāda izmantojot ātro vai detalizētokontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Ja izvēlētajamkontaktam ir norādīta e-pasta adrese, tad šim adresātam tiks nosūtīts e-pasts. Pēcnoklusējuma laukā tiek ielasīti visi dokumentam kā Korespondents piesaistītiekontakti.

Saņēmēja e-pasta adrese - e-pasta saņēmējus jeb adresātus norāda, ievadot e-pastaadresi manuāli;

Ja laukā Adresāts tiek norādīts kontakts, kuram ir piesaistīts e-pasts, ko sistēmaneatpazīst (t.i. e-pasta adrese nav norādīta formātā teksts + “@” + teksts (kasiekļauj punktu („.”)) vai šim kontaktam ir norādītas vairākas e-pasta adreses, kasatdalītas ar Enter (korekti ir atdalīt e-pasta adreses ar komatu („,”) vai semikolu(„;”)), tad sistēma sniedz paziņojumu, ka e-pasts netiks nosūtīts, un ir jālaboadresāta e-pasta dati.

Piezīme! Pretī adresātam, labajā pusē ir hipersaite Dzēst, uz kuras uzklikšķinot varatsaistīt konkrēto kontaktu. Sagatave – no izvēles saraksta norāda kādu no dokumentampieejamām e–pasta sagatavēm (skat. aprakstu [1] 4.4. E-pastam sagataves uzturēšana);

Sagatave – no izvēles saraksta izvēlas vajadzīgo e–pasta sagatavi; saraksta veidā tiekalfabētiskā secībā attēloti visi dokumenta mapei reģistrētie e-pastu sagatavjuieraksti.

E-pasta tēma – ievada e–pasta tēmas nosaukumu;

E-pasta saturs – teksta ievadlauks papildus informācijas ievadīšanai. Ja dokumentam irpievienota *.edoc datne, t.i., elektroniski parakstīta datne, tad ievadlauks tiekautomātiski aizpildīts ar tekstu:




„Ievērojot Ministru kabineta 28.06.2005. noteikumu Nr.473 'Elektronisko dokumentuizstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēsun kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēmvai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām' 17.punkta prasības,[Iestādes nosaukums] lūdz Jūs vienas darbdienas laikā nosūtīt paziņojumu parelektroniskā dokumenta saņemšanu”.

Lietotājam iespējams norādīt e-pasta saturā tag vērtības, kuras pie e-pasta nosūtīšanasautomātiski tiek aizpildītas ar norādīto informāciju no dokumenta kartiņas. Šī iespējapieejama, ja ir definētas e-pastu sagataves (skatīt aprakstu [1] 4.4 E-pastamsagataves uzturēšana).

Pievienot dokumenta datnes – ja izvēles rūtiņa atzīmēta, e-pastam kā pielikumi tikspievienotas arī visas dokumentu kartiņai piesaistītās dokumentu datnes.

Spiedpogu darbība

Lai nosūtītu dokumentu, uzklikšķina uz spiedpogas . Sistēma automātiski sagatavo e–pasta vēstuli no ekrānformā norādītajiem datiem, kurai, ja atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Pievienotdokumenta datnes’, arī pievieno dokumentam piesaistītās datnes, arī tās, kuras ir elektroniskiparakstītas. Datnes tiek pieliktas kā pielikums (Attachment), un nosūta to adresātam. Pēc e–pasta nosūtīšanas tiek attēlots paziņojums par e–pastu nosūtīšanu un ekrānforma tiekaizvērta.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta nenosūtot uz e-pastu dokumentainformāciju ar tā datnēm.



1.48 DIV dokumentu apstrāde un informācija

9.1.12 Dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents

Apraksts

Šajā aprakstā tiks aprakstīta dokumenta kartiņas datu bloks Korespondents un tāaizpildāmie lauki, ja tiek lietota Namejs versija lielāka par 3.4.3.


Saņemtais dokuments




Ekrānformas bloks 20. Saņemtā dokumenta datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’, ja izmanto DIV

Aprakstīti ievadlauki un darbības:

Korespondents – tiek norādīts kontakts, no kā dokuments saņemts.

Ja dokuments tiek iesūtīts caur DIV un Namejā nav norādītā kontakta-sūtītājorganizācijas (t.i. pie dokumenta iesūtīšanas sistēma Namejā neatrodorganizāciju ar tādu e-adresi, no kuras saņemts DIV dokuments), tad tiekautomātiski izveidots jauns organizācijas ieraksts (kontakta kartiņā tiek norādītsorganizācijas nosaukums, reģistrācijas numurs, e-adrese) un piesaistīts dokumentakartiņai kā korespondents. Gadījumā, ja tomēr sistēmā jau bija šāda organizācija(taču tai, piemēram, nebija norādīta e-adrese), tad abus kontaktus iespējamsapvienot, izmantojot kontaktu manuālu sinhronizāciju (skatīt aprakstu 1.30 Saistībāar DIV izmantojamo kontaktu manuālā apvienošana).

Pievienot – hipersaite, kuru izmanto, ja dokuments ir bijis atsūtīts no vairākiemadresātiem, kur katram izvēlētajam adresātam pretī ievadlaukā ‘Nosūtīšanas veids’norāda veidu, kādā atsūtīts konkrētais dokuments;

Nosūtīšanas veids – katram adresātam var norādīt atšķirīgus dokumenta nosūtīšanasveidus. Ja kā dokumenta sūtīšanas veids ir norādīts DIV (un DIV modulis ir aktīvs),tad, uzklikšķinot uz sūtīšanas veida hipersaites, tiek atvērta ekrānforma ‘Dokumentasaņemšanas vēsture’ (skat. aprakstu 9.1.13 No DIV saņemto dokumentusaņemšanas vēsture). Savukārt, ja kā dokumenta sūtīšanas veids ir norādīts E-pasts,tad uzklikšķinot uz sūtīšanas veida hipersaites, tiek atvērta ekrānforma ‘Dokumentanosūtīšanas uz e-pastu vēsture’ (skat. aprakstu 9.1.16 Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture). Pārējiem nosūtīšanas veidiem, piemēram, ‘Pasts’ vēsture netiekuzturēta. Ja dokuments ir saņemts no DIV, tad "DIV" pēc noklusējuma būs norādītakā Nosūtīšanas veids.

Piezīme! Administrators to iepriekš definē mapē Konfigurācijas Klasifikators Nosūtīšanas veids (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Ievadlauks pieejamsvisos dokumentu statusos, izņemot statusus Ievietots lietā un Arhivēts.

Nosūtāmais dokuments




Ekrānformas bloks 21. Nosūtāmā dokumenta datu bloks ‘Korespondents/Adresāts’

Pievienot – hipersaite, kuru izmanto, ja dokumentu nepieciešams nosūtīt vairākiemadresātiem, kur katram izvēlētajam adresātam pretī ievadlaukā ‘Nosūtīšanas veids’norāda veidu, kādā tiks nosūtīts konkrētais dokuments;

Nosūtīšanas veids – katram korespondentam var norādīt atšķirīgus dokumentanosūtīšanas veidus. Ja kā dokumenta sūtīšanas veids ir norādīts DIV, tad,uzklikšķinot uz sūtīšanas veida hipersaites, tiek atvērta ekrānforma ‘Dokumentanosūtīšanas vēsture (DIV)’ (skat. aprakstu 9.1.15 Caur DIV nosūtīto dokumentunosūtīšanas vēsture). Savukārt, ja kā dokumenta nosūtīšanas veids ir norādīts E-pasts, tad uzklikšķinot uz nosūtīšanas veida hipersaites, tiek atvērta ekrānforma‘Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture’ (skat. aprakstu 9.1.16 Dokumentanosūtīšanas uz e-pastu vēsture). Pārējiem nosūtīšanas veidiem, piemēram, ‘Pasts’vēsture netiek uzturēta.

Ja dokuments tika nosūtīts caur DIV, tad nosūtīšanas veids – DIV tiks pievienotsautomātiski. Izvēlnē nav pieejamas vērtības "DIV" un "E-pasts", jo: katra no šīmvērtībām dokumentā kartiņā kā Nosūtīšanas veids tiks pievienotas automātiski, jatiks nospiestas pogas "Nosūtīt caur DIV" (pieejama tikai tad, ja DIV modulis ir aktīvs)vai "Nosūtīt uz e-pastu". Šīs automātiski pievienotās vērtības nevarēs dzēst.

Kā arī tiek veikta šāda korespondentu automātiska pārgrupēšana, grupām saglabājot arīiepriekš jau norādītos nosūtīšanas veidus (piem. "Pasts" vai "Fakss"):

- Ja dokuments tika nosūtīts caur DIV (poga "Nosūtīt caur DIV"), tad kā atsevišķakorespondentu grupa tiks attēloti tie korespondenti, kam ir definēta E-adrese.

- Ja dokuments tika nosūtīts pa e-pastu (poga "Nosūtīt uz e-pastu"), tad kā atsevišķakorespondentu grupa tiks attēloti tie korespondenti, kam ir definēta e-pasta adrese.

Piezīme! Ja korespondentam nav ne e-pasta adrese, ne e-adrese, tas tiek izdalītsatsevišķā grupā, kurai netiek norādīts nosūtīšanas veids DIV vai e-pasts.

Piezīme! Administrators to iepriekš definē mapē Konfigurācijas Klasifikators Nosūtīšanas veids (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība).

9.1.13 No DIV saņemto dokumentu saņemšanas vēsture

Apraksts

Katram no DIV saņematjam dokumentam sistēmā tiek saglabāti tā saņemšanas dati.

Dokumenta saņemšanas vēstures ekrānformu var atvērt no DIV saņemtā dokumenta kartiņas,datu blokā ‘Korespondents/Adresāts’ uzklikšķinot uz hipersaites DIV. Tiek atvērta ekrānforma`Dokumenta saņemšanas vēsture (DIV)`(skatīt Ekrānforma 66. Dokumenta saņemšanasvēsture (DIV)). Ekrānformā ir pieejami šķirkļi `Pamatdati`, `Specifiskie dati`, `Transportadati`, kuros lietotājs var apskatīt norādīto informāciju par dokumentu un ar to saistītajiemdatiem.




Ekrānforma 59. Dokumenta saņemšanas vēsture (DIV)


9.1.14 Dokumentu nosūtīšana caur DIV

Apraksts

Lai nosūtītu dokumentu caur DIV, ir jāapstiprina tā sūtīšana un jānorāda, vai iekļaut arīrezolūcijas un saistītos dokumentus.


Ekrānforma 67. Dokumenta nosūtīšana caur DIV- kartiņa

Lai nosūtītu dokumentu caur DIV, nosūtāmo dokumentu kartiņā uzklikšķina uz spiedpogas

. Šī spiedpoga ir pieejama tikai un vienīgi nosūtāmajiem dokumentiem, kā arī




tikai tādā gadījumā, ja sistēmas konfigurācijas parametros ir aktīvs DIV modulis (zemAdministrēšana Sistēmas parametri šķirklis ‘Moduļi’ sadaļa ‘Sistēmas

moduļi’). Papildus jāņem vērā, ka spiedpoga pieejama tad, ja ir visi nosacījumi:

- Lietotājam ir piešķirtas tiesības „Nosūtīt caur DIV” (tiesības piešķir iestādes sistēmuadministrators DVS Namejs šķirklī Namejs -> Administrēšana -> Lomu saraksts);

- Dokumentam ir piesaistīts vismaz viens korespondents (organizācija/pašvaldība, kuraisūtīs dokumentu), kuram kontakta kartiņā ir norādīta e-adrese un kuram konkrētaisdokuments vēl ne reizi nav veiksmīgi nosūtīts caur DIV;

- Dokumenta kartiņa nedrīkst būt bloķēta ( kartiņa ir bloķēta, ja to ir atvēris citslietotājs);

- Dokumenta kartiņa ir statusā Reģistrēts vai Izpildē un tā ir piesaistīta Jūsupašvaldības/organizācijas mapei.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek atvērta dokumenta nosūtīšanas caur DIVapstiprināšanas ekrānforma:

Ekrānforma 60. Dokumenta nosūtīšana caur DIV

Nospiežot spiedpogu , dokuments uz DIV tiek nosūtīts, atbilstošinorādītajam – tiek nosūtīti vai nenosūtīti arī dati par saistītajiem dokumentiem un rezolūcijām.

Nospiežot spiedpogu , dokumenta nosūtīšana caur DIV tiek pārtarukta.

Piezīme! Datu par saistītajiem dokumentiem un rezolūcijām nosūtīšana uz DIV nav obligāta.

Iekļaut saistītos dokumentus – atzīmējot izvēles rūtiņu, papildus tiks nosūtīta arīinformācija par šī dokumenta saistītajiem dokumentiem (no šķirkļa „Saistītie”), betpaši saistītie dokumenti netiek nosūtīti; Tiklīdz nosūtāmā dokumenta saistītaisdokuments tiek nosūtīts caur DIV tai pašai saņēmēja organizācijai, abi dokumenti –sākumā nosūtītais dokuments un pēcāk nosūtītais saistītais dokuments – tieksasaistīti (izveidota saistīto dokumentu saite).

Piezīme! Lai nosūtītu caur DIV saistītos dokumentus, arī saistītajiem dokumentiem jābūtar dokumenta veidu Nosūtāmais dokuments. Ja dokumenta veids ir cits, piemēram,personāla dokuments, tad caur DIV tiks nosūtīts pamata dokuments, bet saistītodokumentu caur DIV nosūtīt korespondentam nevarēs.

Papildus informācija par saistīto dokumentu iekļaušanu pie dokumentanosūtīšanas caur DIV

Saistīto dokumentu nosūtīšanas piemēri:

• Gadījumā, ja kāds no saistītajiem dokumentiem tiek iesūtīts un reģistrēts sistēmā,automātiski abiem šiem iesūtītajiem dokumentiem (pamata dokumentam un saistītajamdokumentam) tiks piesaistīts saistītais dokuments. Piemēram, no sistēmas Namejs tieknosūtīts caur DIV dokuments A (Vēstule), kuram ir saistītie dokumenti B (pielikums




vēstulei). Tiklīdz arī dokumentu B (Pielikums vēstulei) nosūtīs caur DIV tam pašamadresātam, kuram iepriekš nosūta dokumentu A (Vēstule), tad sistēma automātiskidokumentam A (Vēstule) kā saistīto dokumentu norādīs dokumentu B (Pielikumsvēstulei) un dokumentam B (Pielikums vēstulei) kā saistīto dokumentu norādīsdokumentu A (Vēstule). Saistītais dokuments tiek norādīts dokumenta kartiņas šķirklīSaistītie.

• Ja viena pašvaldība/organizācija nosūta otrai pašvaldībai/organizācijai dokumentu(dokuments A), izmantojot e-pastu (dokumentu iesūtīšanu pašvaldības DVS Namejs noe-pasta) un lietvede saņemtajam dokumentam (dokumentam A) datu bloka`Korespondents/Adresāts` ievadlaukā Dokumenta numurs` un `Dokumenta datums`norāda saņemtā dokumenta datumu un numuru (to datumu un numuru, kurudokumentam piešķīris Korespondents, no kura dokuments tiek saņemts, skatīt attēluzemāk), tad gadījumā, ja šim dokumentam (Dokuments A) tiek veidots saistītaisdokuments (dokuments B), kuru arī nosūta caur DIV pašvaldībai, kura iepriekš saņēmadokumentu iesūtītu no e-pasta (dokumentu A), tad abi dokumenti (dokuments A undokuments B) tiek automātiski sasaistīti kopā kā saistītie dokumenti.

Iekļaut rezolūcijas – atzīmējot izvēles rūtiņu, papildus tiks nosūtīta arī informācija paršī dokumenta rezolūcijām (tām rezolūcijām, kuras izveidojuši nosūtītāja iestādesdarbinieki). Dokumenta saņēmējs informāciju par iekļautajām rezolūcijām varapskatīt dokumenta kartiņas datu blokā `Korespondents/Adresāts`, izvēlotieshipersaiti DIV.




Uzklikšķinot uz hipersaites DIV, tiek atvērta ekrānforma `Dokumenta saņemšanas vēsture(DIV)`, šķirklī `Specifiskie dati` norādīta informācija par iekļautajām rezolūcijām – rezolūcijasautors un tā dati (vārds, uzvārds, amats), izpildītājs (vārds, uzvārds), rezolūcijas datums unteksts. Ja dokumentam ir vairākas rezolūcijas, tiek norādīta tikai pirmā rezolūcija. Dokumentasaņēmējam norādītā rezolūcija ir tikai informatīva. DVS Namejs netiek veikta saņemtorezolūcijas datu papildus automātiskā apstrāde.

Spiedpogu darbības

Lai nosūtītu dokumentu caur DIV, uzklikšķina uz spiedpogas . Atbilstošikonfigurācijai (sk. nodaļu [1] 8.4.3 Datu nosūtīšana), dokuments tiks uzreiz nosūtīts




uz DIV vai pievienots dokumentu sūtīšanas uz DIV rindai. Dokuments uz DIV tiksnosūtīts no tās organizācijas e-adreses, kurai pieder nosūtāmā dokumenta mape.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un dokuments caur DIVnetiek nosūtīts.

Informācija par brīdinājumiem un kļūdu paziņojumiem, nosūtot dokumentu caurDIV

Brīdinājums #1

Veicot dokumenta nosūtīšanu caur DIV, sistēma veic pārbaudi, vai Namejs organizācijaskartiņās ir norādīta korekta pasta adrese korespondentam (dokumenta saņēmēja organizācijai)un arī sūtītājorganizācijai (organizācijai, kurai pieder konkrētā dokumenta mape). Norādītāsjuridiskās un faktiskās pasta adreses nedrīkst būt nederīgas. Par nederīgām pasta adresēmsistēmā tiek uzskatītas adreses, kas bija derīgas pirms 2009.gada (ar rajoniem utt.). Ja adreseir norādīta derīga, tad, veicot dokumenta nosūtīšanu, tā tiek kopā ar dokumenta datiempadota uz DIV. Ja adrese ir norādīta, bet tā ir nederīga, tad sistēma dod paziņojumu:

Ekrānforma 61. Dokumenta nosūtīšana caur DIV

Lietotājs var izvēlēties, vai pielabot organizāciju adreses (paziņojuma ekrānformā jāizvēlas„Nē”) un vēlreiz mēģināt nosūtīt dokumentu caur DIV, vai arī uzreiz sūtīt dokumentu caur DIV(paziņojuma ekrānformā jāizvēlas „Turpināt”), dokuments tiks nosūtīts, bet nederīgie adresesdati netiks padoti uz DIV.

Kļūda #1

Ja Namejā dokumentam, kuru jānosūta caur DIV, kādi norādītie dati (kuri nosūtīšanai caurDIV ir obligāti) neatbilst DIV datu tipam (piemēram, Namejā dokumenta nosaukumu varnorādīt garāku nekā DIV pieņemts), tad pie sūtīšanas uz DIV tiek attēlots kļūdas paziņojums,norādot uz kļūdaino lauku:

Ekrānforma 62. Kļūdas paziņojums pie dokumenta nosūtīšanas caur DIV

Lietotājam jāveid darbības, atbilstosi kļūdas paziņojumam: saīsināt/pagarinātdokumenta/organizācijas nosaukumu/reģistrācijas numuru utml.




Kļūda #2

Dokuments uz DIV netiek nosūtīts, jo DIV to nepieņem.

Darbības, kuras jāveic lietotājam:

- pārliecināties, ka mape, kurā atrodas nosūtāmais dokuemnts, pieder Jūsupašvaldībai/organizācijai;

- pārliecināties, ka Jūsu pašvaldības/organizācijas kontakta kartiņā uzstādītā e-adreseir reģistrēta VRAA adrešu katalogā;

- pārliecināties, ka dokumentam pievienotā datne nepārsniedz DIV konfigurācijānorādīto izmēru. Ja izmērs ir pārsniegts, nepieciešams samazināt sūtāmo datņuapjomu (MB) vai jāinformē VRAA par vajadzību nosūtīt lielākas datnes;

- pārliecināties, ka dokumentam norādītā korespondenta/parakstītāja/ sagatavotāja/mapes organizācijas (t.i. Jūsu pašvaldības/organizācijas) kontakta kartiņātelefona/faksa numurs ir norādīts bez zīmes “+”.

9.1.15 Caur DIV nosūtīto dokumentu nosūtīšanas vēsture

Apraksts

Katram caur DIV nosūtītajam dokumentam sistēmā tiek saglabāti tā nosūtīšanas statusavēstures dati.

Dokumenta nosūtīšanas vēstures ekrānformu var atvērt no DIV nosūtāmā dokumenta kartiņas.


Lai apskatītu uz DIV nosūtītā dokumenta nosūtīšanas vēsturi, nosūtāmā dokumenta datu blokā‘Korespondents/Adresāts’ uzklikšķina uz hipersaites DIV, tiek atvērta ekrānforma `Dokumentunosūtīšanas vēsture (DIV)`.




Ekrānforma 63. Dokumenta nosūtīšanas vēsture (DIV)

Ekrānformā lasīšana režīmā tiek attēlots nosūtītā dokumenta piegādes statuss adresātiem.


9.1.16 Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture

Apraksts

Katram uz e-pastu nosūtītajam dokumentam sistēmā tiek saglabāta tā nosūtīšanas vēsture.

Dokumenta nosūtīšanas vēstures ekrānformu var atvērt no dokumenta kartiņas.


Lai apskatītu uz e-pastu nosūtītā dokumenta nosūtīšanas vēsturi, datu blokā‘Korespondents/Adresāts’ uzklikšķina uz hipersaites E-pasts:

Ekrānforma 64. Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture

Adresāts - tiek attēlota e-pasta adresāta informācija (nosaukums vai vārds uzvārds, e-pastaadrese). Ja viens e-pasts ir nosūtīts vairākiem adresātiem vai vienam adresātam ir vairākas e-pasta adreses, tad šeit tiek attēloti par šo e-pasta sūtīšanas notikumu pirmie 350 simboli, betpilnu adresātu informācijas sarakstu (ne vairāk kā 512 simboli) attēlo uzvednē (ar peli kurosrsjānovieto uz saraksta, lai tiktu atvērta uzvedne).

Datums – attēlots e-pasta nosūtīšanas datums un laiks;

Sūtītājs – attēlots e-pasta sūtītāja, sistēmas lietotājs.





10 Elektroniskais paraksts

Elektroniskā paraksta nodaļā tiek aprakstītas visas darbības sistēmā, kas saistītas arelektronisko parakstu un elektroniski parakstītu datņu apstrādi.

10.1 Elektroniskā paraksta datnes pievienošana

Apraksts

Šajā nodāļā tiks apskatīts, kā elektroniski parakstītas datnes var ievietot sistēmā. Elektroniskiparakstītus failus *.edoc formā ir iespējams saglabāt sistēmā pie katra konkrēta dokumenta,kuru var redzēt dokumenta ekrānformas datu blokā ‘Datnes’.

Darbību apraksts

Datnes formātā *.edoc iespējams pārcelt uz sistēmu šādos veidos:

Pievienot datni dokumenta ekrānformā augšupielādējot no darbstacijas (skat. aprakstu9.1.1 Datnes pievienošana un rediģēšana);

Pārcelt datni un ar to saistīto informāciju no saņemtas e–pasta vēstules (skat. aprakstu9.1.3 Dokumenta reģistrēšana no e–pasta);

Saņemt dokumentu ar datni no citas sistēmas izmantojot DIV;

Pārkopēt dokumenta datus un datni iekšējās sarakstes rezultātā no citas mapes;

Saņemt dokumenta datus un datni no portāla www.latvija.lv.

Ekrānformas bloks 22. Dokumenta ekrānformā pievienotā datne ar elektronisko parakstu


Pēc *.edoc datnes saglabāšanas sistēmā pie konkrētas dokumentu ekrānformas, datu blokāDatnes tiek attēlotas *.edoc un *.edoc sastāvā iekļautās datnes. Ja *.edoc sastāvā ir iekļautsvēl viens *.edoc dokuments, tad datu blokā Datnes tiek sarakstā parādīts izvērsts *.edocsastāvs, bet otrs iekļautais *.edoc netiek izvērsti attēlots.

Pie *.edoc redzama hipersaite Parakstīto datu apskate, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērtaekrānforma „Datnes elektroniskie paraksti”. Elektroniski parakstītais dokuments (*.edoc datne)tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, ispējams lejupielādēt dokumenta saturu.




Dokumenta (datnes) pievienošanas datumu sistēmā norāda tikai tām datnēm, kas irelektroniski parakstīts dokuments vai atsevišķi pievienots dokuments, kurš neietilpstelektroniski parakstītā dokumenta saturā. Tātad, elektroniski parakstītā dokumenta saturadatnēm, kuras tiek attēlotas izvērsti, datums netiek norādīts. Ja dokumenta kartiņā tiekpievienota tikai parastas datnes, kas nav elektroniski parakstīti dokumenti, tad datnēm tieknorādīts pievienošanas datums.

Piezīme! Vienai dokumenta kartiņai iespējams pievienot vairākus elektroniski parakstītusdokumentus (*.edoc).

10.2 Elektroniskā paraksta pārbaude

Apraksts

Atverot elektroniskās datnes pārbaudi, notiek pieslēgšanās A/S „Latvijas Pasts” infrastruktūrai,lai nodrošinātu elektroniskā paraksta pārbaudi. Ja nav iespējams pieslēgties A/S „LatvijasPasts” infrastruktūrai, tiek parādīts paziņojums (Nav iespējams pieslēgties A/S „Latvijas Pasts”infrastruktūrai, lai veiktu elektroniskā paraksta pārbaudi). Ja ir iespējams pieslēgties A/S„Latvijas Pasts” infrastruktūrai un veikt pārbaudi, tad tiek atvērta ekrānforma ‘Datneslektroniskie paraksti.

Darbību apraksts

Elektroniskā paraksta derīgumu ir iespējams pārbaudīt, uzklikšķinot uz hipersaites Parakstītapārbaude. Hipersaite Paraksta pārbaude ir pieejama tad, ja ne reizes nav veikta datnes parakstapārbaude. Ja pārbaude jau ir veikta, tad ir pieejama zaļa vai sarkana ikona.

Pēc elektroniskā paraksta pārbaudes:

ja aiz datnes redzama zaļa ikona un hipersaite Parakstīto datu apskate, tad datneparakstīta ar derīgu elektronisko parakstu, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērtaekrānforma ‘Parakstīto datu apskate’;

ja aiz datnes redzama sarkana ikona un hipersaite Parakstīto datu apskate, tadelektroniskais paraksts nav derīgs, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta ekrānforma‘Parakstīto datu apskate’.

10.3 Elektroniski parakstīto datu apskate

Apraksts

Parakstīto datu apskati var veikt, ja ne reizes nav pārbaudīts elektroniskais paraksts,uzklikšķinot uz hipersaites Paraksta pārbaude. Ja, elektroniskais paraksts jau ir pārbaudīts, taduzklikšķina uz zaļas vai sarkanas ikonas (sarkans – nav derīgs, zaļš – derīgs). Parakstītodatu apskates ekrānformu ir iespējams apskatīties arī no citām sistēmām, kur ir paredzētaparakstīto datu apskatīšana.


Parakstīto datu apskatīšanas ekrānforma, kurā tiek attēlota informācija par katru elektroniskoparakstu, kas pievienota datnei.




Ekrānforma 65. Parakstīto datu apskate

Pārbaudes veikšanas datums – datums un laiks, kurā veikta elektroniskā parakstapārbaude.

Ja paraksts ir derīgs:

Zaļa ikona un teksts Paraksts derīgs;

Parakstīšanas datums;

Parakstītāja vārds, uzvārds;

Parakstītāja personas kods.

Ja parakstītājs nav derīgs:

Sarkana ikona un teksts Paraksts nav derīgs;

Parakstīšanas datums;

Parakstītāja vārds, uzvārds;

Parakstītāja personas kods.

Spiedpogu darbība

Uzklikšķinot uz spiedpogas aizver ekrānformu ‘Parakstīto datu apskate’ unatver ekrānformu ‘Elektroniskā paraksta pārbaude’.

Uzklikšķinot uz spiedpogas – sistēma aizver ekrānformu.

10.4 Dokumenta elektroniskā parakstīšana

Apraksts

Elektronisko datņu parakstīšana tiek izsaukta no A/S „Latvijas Pasts” izveidotās Webkomponentes.


Sistēmā dokumenta ekrānformā pievienoto datni elektroniski parakstīt ir iespējams, lietotājampiešķirot uzdevumu ar uzdevuma veidu Parakstīt (skat. aprakstu 11.6 Uzdevuma izpilde).




Ekrānforma 66. Elektronisko datu parakstīšana

Lai elektroniski parakstītu datni, uzklikšķina uz spiedpogas :

- tiek atvērta paraksta veida norādīšanas ekrānforma, kurā lietotājs atzīmē kā tiksparakstīta datne un, lai turpinātu elektronisko parakstīšanu, uzklikšķina uz

spiedpogas ;

- tiek atvērta parakstīšanas sertifikāta norādīšanas ekrānforma, kurā lietotājs, ja tam irvairāki sertifikāti, norāda vajadzīgo sertifikātu. Lai turpinātu elektronisko parakstīšanu

uzklikšķina uz spiedpogas ;

- tiek atvērta paraksta apstiprināšanas ekrānforma, kurā attēlotas paraksta īpašības unsertifikāta īpašnieka dati. Lai turpinātu elektronisko parakstīšanu uzklikšķina uz

spiedpogas ;

- tiek atvērta ekrānforma, kurā lietotājam nepieciešams ievadīt viedkartes PIN kodu,

uzklikšķinot uz spiedpogas , dokuments tiek parakstīts, un tiek attēlotsatbilstošs paziņojums, kurā paraksta īpašnieks tiek informēts par veiksmīgu e–paraksta pievienošanu:

Paziņojums 10. Latvijas Pasta – Paraksts pievienots veiksmīgi

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek attēlota ekrānforma, kurā paraksta īpašniekam iriespēja iesniegt elektroniski parakstīto dokumentu, t.i., ievietot sistēmā elektroniskiparakstītu datni:




Ekrānforma 67. Latvijas Pasta – Parakstīta iesnieguma iesniegšanas forma

Ja uzklikšķina uz spiedpogas , tiek pabeigta datnes elektroniskā parakstīšana,un datne tiek ievietota dokumenta ekrānformas datu blokā Datnes.

Pēc elektroniskā paraksta izpildes tiek atvērta ekrānforma ‘Uzdevuma izpilde’, attēlojot, kaparaksts ir derīgs, ja parakstīšana bijusi veiksmīga, vai arī attēlo, ka paraksts nav derīgs, japarakstīšana nav notikusi.

Piezīme! Ja sistēmas konfigurācijā (Namejs konfigurācijas maiņu veic Izstrādātājs) kānoklusētais e-parakstītājs ir norādīts Dokumentu integrācijas vides (DIV) projekta ietvarosizstrādātais e-parakstītājs (SIA ZZ Dats izstrādātājs), tad pie dokumentu parakstīšanas tiekizsaukta šī parakstītāja ekrānforma. Vienlaicīgi nevar būt pieslēgti divi e-parakstītāji.




11 Uzdevumu vadība

Apraksts

Uzdevumu vadība nodrošina iespēju starp organizācijas darbiniekiem elektroniski sadarbotiesdokumentu izstrādē, saskaņošanā, parakstīšanā un izpildē. Ar uzdevumu palīdzību informācijapar veicamo darbību tiek nodota konkrētam darbiniekam. Dokumentam ir iespējams uzreizpiešķirt vairākus secīgus vai paralēlus uzdevumus, kas nodrošinās secīgu vai paralēlu plānotodarbību veikšanu ar konkrētu dokumentu. Uzdevumā norādītais Izpildītājs saņem e–pastavēstuli ar informāciju par uzdoto uzdevumu un hipersaiti uz sistēmā reģistrēto uzdevumu, t.i.,dokumentu kurš nodots izpildei saņem kā uzdevumu. Visas ar dokumenta izpildi veicamāsdarbības Izpildītājs atzīmēs uzdevuma ekrānformā.

Dokumentu aprite tiek realizēta piesaistot uzdevumus vai uzdevumu plūsmu. Uzdevumu var arīreģistrēt nesaistītu ar kādu dokumentu.

Darbinieki dokumentus, kuri tiem nodoti izpildei, saņem kā uzdevumus.

Darbības ar uzdevuma sarakstiem skatīties aprakstā 1.19 Uzdevumu saraksts.

11.1. Uzdevuma ekrānforma

Apraksts

Uzdevuma ekrānforma sastāv no 3 šķirkļiem:

Ekrānformas bloks 23. Uzdevuma ekrānformas šķirkļi

Uzdevums – šis šķirklis satur uzdevuma pamatinformāciju, kurā notiek datu apskate,reģistrēšana un aktualizēšana (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana);

Izpilde – šis šķirklis satur uzdevuma izpildes informāciju, kurā iespējams atzīmēt daļuno uzdevuma izpildīšanu (datu blokā Pamatdati), vai arī 100% uzdevuma izpildīšanu(skat. aprakstu 11.6 Uzdevuma izpilde);

Paziņojumi – šis šķirklis satur uzdevuma atgādinājumu un paziņojumu parametruinformāciju, kuru iespējams apskatīt (piem., par nosūtītajiem atgādinājumiem unpaziņojumiem) un rediģēt (skat. aprakstu 11.7 Uzdevuma paziņojumi).

11.2. Uzdevuma reģistrēšana

Apraksts

Reģistrējot jaunu uzdevumu, norāda tā pamatinformāciju uzdevuma ekrānformas šķirklī‘Uzdevums’ – Izpildītāju vai Izpildītāju grupu, Izpildes termiņu, Uzdevēju, Prioritāti, u.c.Uzdevumam lietotājs var piesaistīt citus dokumentus, kas nepieciešami tā izpildei. Šosdokumentus lietotājs piesaista šķirklī ‘Izpilde’ (skat. aprakstu 11.6 Uzdevuma izpilde).

Piemērs: Tiek reģistrēts uzdevums lietotājam sagatavot dokumentu. No uzdevumaekrānformas šķirkļa ‘Izpilde’ datu bloka ‘Sagatavotais dokuments’ var izveidot jaunudokumentu, un šis uzdevums būs piesaistīts jaunizveidotajam dokumentam. Tālāk šimizveidotajam dokumentam var pievienot vēl rezolūciju, uzdevumus, pakārtotus uzdevumus, vaiapakšuzdevumus, ja nepieciešama tālāka dokumenta apstrāde (skat. aprakstu 1.40Dokumentam uzdevumu reģistrēšana).





Uzdevumu sistēmā ir iespējams reģistrēt šādos veidos:

dokumenta kartiņas šķirklī ‘Uzdevumi’ iespējams norādīt uzdevumu plūsmu, kas sastāvno vairākiem uzdevumiem un tiek ievietoti datu bloka Reģistrētie uzdevumi sarakstāpirms tam norādītajā uzdevumu izpildes secības kārtībā (skat. aprakstu [1] 9.2.1Uzdevumu plūsmas izveide);

veidot uzdevumam pakārtotu uzdevumu, uzdevuma kartiņas šķirklī ‘Izpilde’;

veidot uzdevumam apakšuzdevumu, kurš pats nav apakšuzdevums un kura statuss navIzpildīts vai Atcelts;

reģistrēt jaunu uzdevumu no dokumenta, ja dokumentam jau ir piesaistīta uzdevumuizpildes plūsma, vai arī reģistrēti kādi citi uzdevumi;

reģistrēt jaunu uzdevumu nesaistot ar dokumentu, t.i., vienkāršs uzdevums bezdokumenta;

reģistrēt jaunu uzdevumu, kurš ir pakārtots kalendāra notikumam.

Ekrānforma 68. Uzdevuma pamatdati

Uzdevuma ekrānformas augšējā tumši zilajā kreisajā malā ir informācija par konkrēti atvērtouzdevumu (Uzdevuma reģistrācijas numurs un tā izpildītājs). Ja tiek reģistrēts jaunsuzdevums, tad tiek attēlota informācija, ka Jauns uzdevums.





Uzdevuma zars – šis ievadlauks uzdevuma kartiņā tiek attēlots tikai tad, ja uzdevumsreģistrēts no dokumenta. Ja uzdevums ir reģistrēts ne no dokumenta, un šimuzdevumam ir veidots dokuments no uzdevuma šķirkļa ‘Izpilde’ datu blokāSagatavotais dokuments, tad šim uzdevumam ievadlauks Uzdevuma zars tiekattēlots tikai dokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Uzdevumi’ datu blokā Reģistrētieuzdevumi ar vērtību I.R.. Zars norāda uz reģistrēto uzdevumu numuru pēc kārtas;

Piezīme! Uzdevuma zars tiek attēlots tikai tad, ja sistēmas parametros ir norādīts atļautlietot pakārtotos uzdevumus. Šos uzstādījumus veic sistēmas administrators (skat.aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).

Uzdevuma numurs – uzdevuma numuru sistēma piešķir automātiski, un tas navpieejams labošanai. Numurs tiek veidots pēc šāda algoritma:

pašreizējais kalendārais gads;

simbols slīpsvītra ‘/’;

uzdevuma kārtas numurs gada ietvaros.

Piemērs: 2007/27

Uzdevuma datums – ievadlauks tiek aizpildīts automātiski ar sistēmas datumu,saglabājot uzdevumu;

Uzdevuma veids – izvēles saraksts, no kura izvēlas uzdevuma veidu. Uzdevuma veidupēc uzdevuma saglabāšanas nav iespējams labot, ja tas neatrodas statusāReģistrēts. Reģistrējot uzdevumu/–s no dokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Uzdevums’,uzdevuma veids ir atkarīgs no dokumenta statusa. Reģistrējot uzdevumu nesaistītuar kādu no dokumentiem, uzdevuma veida izvēle ir atbilstoša dokumenta statusamProjekts (skat. pielikumā Tabula 4.Uzdevuma veida izvēle atbilstoši dokumentastatusam). Ievadlauku var labot uzdevuma Uzdevējs(tas, kurš norādīts ievadlaukāUzdevējs) un Autors(tas, kurš reģistrējis uzdevumu, bet ievadlaukā Uzdevējsnorādījis citu lietotāju), un ja uzdevuma statuss nav Izpildīts vai Atcelts. Atbilstošiizvēlētajām uzdevuma veidam tiek automātiski aizpildīti uzdevuma ievadlaukiIzpildes termiņš, Izpildītājs, Uzdevuma teksts, Prioritāte un Izpildes secība(detalizētu noklusēto vērtību aprakstu skat. pie atbilstošiem ievadlaukiem, uzdevumuveidu konfigurāciju skat. aprakstā [1] 9.1 Uzdevumu veidu uzturēšana);

Piezīme! Novietojot kursoru uz kāda no izvēles saraksta uzdevumu veidiem, uzvednē parto tiek attēlota papildus paskaidrojošā informācija.

Statuss – uzdevuma statuss. Sistēma šo ievadlauku aizpilda automātiski pēc jaunauzdevuma saglabāšanas, tā statuss kļūst Reģistrēts. Ja uzdevums tiek nosūtītsIzpildītājam, tad tiek uzstādīts statuss Izpildē – uzdevuma izpildītājs saņem ziņojumuuz viņa kontakta ekrānformā norādīto e–pastu. Ja uzdevumam reģistrētsapakšuzdevums, tad pamatuzdevuma statuss ir Apakšuzdevuma izpilde, tas nozīmē,ka vispirms ir jāizpilda apakšuzdevumi un tikai tad pats uzdevums. No statusaIzpildē un Apakšuzdevuma izpilde uzdevumu var pārcelt statusā Izpildīts vai Atcelts.Apakšuzdevumu var pievienot uzdevumam tikai tādā gadījumā, ja uzdevuma statussnav Izpildīts vai Atcelts. Uzdevuma statusa maiņa: Ja uzdevuma Izpildes secība šimdokumentam ir vismazākā un šim dokumentam statuss ir Reģistrēts vai arī šimpašam dokumentam nav neviens uzdevums ar mazāku Izpildes secību, kura statussir: Reģistrēts, Izpildē, Apakšuzdevuma izpilde, tad uzdevuma statuss mainās uzIzpildē un norādītajam Izpildītājam tiek nosūtīts paziņojums par viņam uzdotouzdevumu.

Izpildes termiņš – uzdevuma izpildes termiņš (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade). Izpildes termiņu iespējams norādīt divējādi,atzīmējot atbilstošu radiopogu – datums vai darba dienas:




datums – uzdevuma izpildīšanas termiņa datums. Datuma ievadlaukam blakus irpieejams laika ievadlauks. Ja uzdevuma izpildes termiņu norāda līdz konkrētamdatumam, tad laiks tiek aprēķināts automātiski līdz norādītās dienas beigām, t.i.,23:59. Laika ievadlauku ir iespējams mainīt, piemēram, ja uzdevums irsteidzamas un jāizpilda tajā pašā dienā, tad norāda precīzu laiku līdz darba dienasbeigām 17:00. Uzdevuma Izpildītājam neizpildot uzdevumu līdz norādītajamlaikam, tas tiks attēlots kā nokavēts. Datuma ievadlauka aizpildīšanu skatītiesaprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade;

darba dienas – sākotnēji veidojot jaunu uzdevumu, izpildes termiņam, tiekaizpildīts šis ievadlauks no konfigurācijā norādītā dienu skaita konkrētamuzdevuma veidam. Darba dienu skaitu pirms uzdevuma nodošanas izpildē, jeb

uzklikšķinot uz spiedpogas , iespējams mainīt. Norādot dienu skaitu tiekņemtas vērā tikai darba dienas;

Piezīme! Jāatceras, ka mainot uzdevuma veidu, atbilstoši izmainīsies arī šī ievadlaukavērtība.

Piezīme! Izpildes termiņa norādītajam datumam ir jābūt lielākam vai vienādam arpašreizējās dienas datumu, jo pretējā gadījumā sistēma pie uzdevuma saglabāšanas attēlopaziņojumu (Uzdevuma izpildes termiņiem jābūt lielākiem par pašreizējās dienas datumu!)un ieraksts netiek saglabāts.

Piezīme! Ievadlauku var labot caur šķirkli ‘Izpilde’, ja uzdevums ir nodots jau tā‘Izpildītājam’. To var veikt uzdevuma Uzdevējs (tas, kurš norādīts ievadlaukā Uzdevējs) unAutors (tas, kurš reģistrējis uzdevumu, bet ievadlaukā Uzdevējs norādījis citu lietotāju), kāarī, šo ievadlauku iespējams rediģēt tikmēr, kamēr uzdevumam nav mainīts statuss uzIzpildīts vai Atcelts.

Izpildītājs – norāda uzdevuma izpildītāju Personu norāda izmantojot ātro vai detalizētokontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Var norādīt tikai unvienīgi to personu, kas ir sistēmas lietotājs. Ievadlauku var labot uzdevuma Uzdevējs(tas, kurš norādīts ievadlaukā Uzdevējs) un Autors (tas, kurš reģistrējis uzdevumu,bet ievadlaukā Uzdevējs norādījis citu lietotāju), un ja uzdevuma statuss irReģistrēts.

Piezīme! Ja uzdevuma veidam konfigurācijā ir veikta izpildītāja norādīšana, tad tas tiekielasīts no uzdevumam norādītā uzdevuma veida konfigurācijas.

Piezīme! Jāatceras, ka mainot uzdevuma veidu, atbilstoši izmainīsies arī ievadlaukavērtība.

Piezīme! Reģistrējot uzdevumu no dokumenta, vai pakārtotu uzdevumu, vai rezolūcijuvienam uzdevumam ir iespējams norādīt vairākus Izpildītājus. Saglabājot uzdevumu,katram no uzdevuma Izpildītājiem tiek izveidots atsevišķs uzdevums.

Piezīme! Pretī izvēlētajam Vārds Uzvārds, labajā pusē ir hipersaite Dzēst, uz kurasuzklikšķinot var atsaistīt konkrēto kontaktu. Šī hipersaite ir pieejama tikmēr, kamēruzdevums ir statusā Reģistrēts.

Izpildītāju grupa – norāda uzdevuma izpildītāju grupu. Izvēloties Izpildītāju grupu,uzdevuma uzdevējam nav jānorāda katrs lietotājs (uzdevuma izpildītājs) atsevišķi.Izpildītāju grupa tiek definēta Namejs-> Organizācija->Uzdevumu izpildītāju grupas(skat. aprakstu [1] 9.3 Kontakta ievadlauks izpildītāju grupas izveidošana).Izpildītāju grupā ir iekļauti konkrēti lietotāji, pie uzdevuma saglabāšanas tas tiksnodots izpildei vienlaicīgi visiem lietotājiem, kas iekļauti konkrētajā izvēlētajāuzdevumu izpildītāju grupā.

Atbildīgais – šis ievadlauks tiek attēlots tikai tad, ja uzdevums tiek reģistrēts nodokumenta. Dokumenta pievienotajiem reģistrētajiem uzdevumiem iespējamsnorādīt vienu atbildīgo par tālāku dokumenta apstrādi. Atbildīgais var būt norādīts




tikai viens, taču to ir iespējams mainīt, piemēram, to var mainīt pa uzdevumuzariem;

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma par dokumenta tālākas apstrādes Atbildīgo tieknorādīts pirmajam dokumenta reģistrējamam uzdevumam, ar iespēju izņemt Atbildīgāizvēli un veidojot jaunu uzdevumu, tajā atzīmēt uzdevuma Izpildītāju kā atbildīgo partālāku dokumenta apstrādi (tādā veidā norādot citu darbinieku kā atbildīgo).

Piezīme! Izvēles rūtiņa ‘Atbildīgais’ netiek attēlota un to nav iespējams atzīmēt, jauzdevums veidots no Kalendāra notikuma kartiņas, vai arī uzdevuma veids ir ‘Reģistrēt’.

Uzdevējs – ievadlauks tiek aizpildīts automātiski ar tā lietotāja Vārdu Uzvārdu, kurš iruzsācis jauna uzdevuma reģistrēšanu. Nepieciešamības gadījumā uzdevumaUzdevēju var mainīt. Uzdevuma uzdevējs varbūt tikai viens. Personu norādaizmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks). Ievadlauku var labot uzdevuma Uzdevējs un Autors (tas, kurš reģistrējisuzdevumu, bet ievadlaukā Uzdevējs norādījis citu lietotāju), un ja uzdevuma statussir Reģistrēts;

Prioritāte – no izvēles saraksta norāda uzdevuma izpildes prioritāti;

Piezīme! Uzdevuma noklusētā prioritāte tiek ielasīta no uzdevumam norādītā uzdevumaveida konfigurācijas. Jāatceras, ka mainot uzdevuma veidu, atbilstoši izmainīsies arīievadlauka vērtība. Gadījumā, ja uzdevuma veidam prioritāte nav piedefinēta, uzdevumampēc noklusējuma tiek uzstādīta prioritāte Normāla.

Uzdevuma teksts – tiek attēloti divi ievadlauki:

izvēles saraksts – tekstu var izvēlēties no saraksta. Jaunus tekstu ierakstuslietotāji ar atbilstošām tiesībām reģistrē zem navigācijas sadaļas Konfigurācija Klasifikatori Uzdevumu teksti (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatorupārvaldība). Ja teksts tiek izvēlēts no saraksta, tad, tas tiek iekopēts uz otruievadlauku, kurā tekstu iespējams ievadīt manuāli;

manuāli aizpildāms ievadlauks – iespējams labot kopēto uzdevuma tekstu noizvēles saraksta vai ievadīt to manuāli no jauna;

Piezīme! Uzdevuma noklusētais teksts tiek ielasīts no uzdevumam norādītā uzdevumaveida konfigurācijas. Jāatceras, ka mainot uzdevuma veidu, atbilstoši izmainīsies arīievadlauka vērtība.

Piezīme! Uzdevuma tekstu var mainīt tikai tad, ja uzdevuma statuss ir Reģistrēts un tikailietotājs, kurš reģistrējis uzdevumu, t.i., Autors, vai arī lietotājs, kurš norādīts ievadlaukāUzdevējs.

Izpildes secība – uzdevuma izpildes secības numurs. Reģistrējot dokumentam pirmouzdevumu izpildes secības numuru sistēma piešķir automātiski, ar iespēju to labot.Katru nākamo uzdevumu reģistrējot, lietotājam ir iespēja norādīt nākamo secīgonumuru, vai vienādu ar iepriekš reģistrēto uzdevumu. Izpildes secības numuramazāko vērtību var norādīt vienādu ar lielāko numuru uzdevumam, kurš ir statusāIzpildē.

Piezīme! Ievadlaukā `Izpildes secība` vērtība jānorāda ar skaitli. Ja norādīta vērtība navskaitlis, sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu Lauka `Izpildes secība` vērtībai jāsaturskaitlis!

Ja lietotājs no uzdevuma ekrānformas šķirkļa ‘Pakļautie’ reģistrē apakšuzdevumu,vai pakārtotu uzdevumu, tad tas kopējā uzdevumu sarakstā tiek, ievietots zem tāuzdevuma, no kura tika reģistrēts. Kā pazīme, kas tas ir par uzdevumu irievadlauks Zars, kurā tiek attēlots apakšuzdevumiem numurs, piemēram, 1-1, betpakārtotiem uzdevumiem, piemēram, 1.1.

Piezīme! Uzdevuma noklusētā izpildes secība tiek ielasīta no uzdevumam norādītāuzdevuma veida konfigurācijas. Jāatceras, ka mainot uzdevuma veidu, atbilstošiizmainīsies arī ievadlauka vērtība. Gadījumā, ja atbilstošajam uzdevuma veidam izpildes




secība nav definēta, sistēma skatās dokumenta uzdevumus, kuri ir statusā Izpildē unreģistrējamam uzdevumam piešķir tekošo izpildes secības numuru, lai tai pievienotajiemuzdevuma Izpildītājiem, tiktu uzreiz nosūtīti uzdevumi Izpildē.

Piezīme! Uzdevuma izpildes secību saglabātam uzdevumam var mainīt tikai tad, jauzdevuma statuss ir Reģistrēts un lietotājs, kurš reģistrējis uzdevumu, t.i., Autors, vai arīlietotājs, kurš norādīts ievadlaukā Uzdevējs.

Piezīme! Uzdevuma kartiņā kontakta ievadlaukos (Izpildītājs, Uzdevējs) iespējams atvērtnorādīto kontaktu (Fiziskas personas / Sistēmas lietotāja) datu kartiņu apskatīšanai.

Piezīme! Uzdevuma kartiņā visos kontakta ievadlaukos (Izpildītājs, Uzdevējs) novietojotpeles kursoru uz pievienotā kontakta informācijas, uzvednē tiek attēlota papildusinformācija par pievienoto kontaktu: vārds uzvārds, personas kods (tiek attēlots tikailietotājiem ar atbilstošām tiesībām), e-pasta adrese, pasta adrese.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu uzdevumu ar ievadītajiem pamatdatiem, uzklikšķina uz spiedpogas . Uzklikšķinot uz spiedpogas uzdevuma dati tiek saglabāti, sistēma attēlo paziņojumu„Dati veiksmīgi saglabāti!” un uzdevuma Izpildītājam nosūtīts paziņojums par uzdotuuzdevumu un hipersaiti uz uzdevuma šķirkli ‘Izpilde’.

Piezīme! Ja saglabā jaunu uzdevumu, kuram nav norādīts Izpildītājs, sistēma attēlokļūdas paziņojumu (Laukā `Izpildītājs`jānorāda vērtība!).

Piezīme! Ja uzdevuma Izpildītājam ir reģistrēta prombūtne, laika posmā, kad ir norādītsuzdevuma izpildes termiņš, un uzdevuma Izpildītājam ir atļauta automātiska uzdevumudeleģēšana, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu: „Uzdevuma izpildes termiņadatumā izpildītājam Jānim Bērziņam ir reģistrēta prombūtne no 25.11.2009 līdz04.12.2009 un aizvietotājs Juris Kalniņš. Vai aizvietot izpildītāju?” Ja uz brīdinājumapaziņojumu atbild ar ‘Jā’, tad pašreizējais uzdevuma Izpildītājs, tiek aizvietots arprombūtnē norādīto Aizvietotāju. Ja uz brīdinājuma paziņojumu atbild ar ‘Nē’, taduzdevuma Izpildītājs netiek aizvietots.

Lai dzēstu uzdevumu, uzklikšķina uz spiedpogas , sistēma attēlo brīdinājumapaziņojumu (Uzdevums tiks dzēsts! Vai turpināt?) lietotājam atbildot apstiprinoši,uzdevuma ieraksts tiek dzēsts.

Piezīme! Dzēst var uzdevumu, tikai tad, kad tas atrodas statusā Reģistrēts.

Piezīme! No lietotāju puses uzdevumu var dzēst darbinieks, kas norādīts ievadlaukā kāUzdevējs.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta ekrānforma bez izmaiņu saglabāšanas,vai arī ekrānformas aizvēršanu pēc datu saglabāšanas.

11.2.1. Dokumenta statusa maiņa atkarībā no izpildē esoša uzdevuma veida

Apraksts

Dokumentam reģistrējot uzdevumu, kurš tiek nodots Izpildē, tā norādītais uzdevuma veidsmaina pamatdokumentam statusu.

Ja ir reģistrēti vairāki uzdevumi, kuriem norādīta katram sava izpildes secība, tad tie, secīginonākot Izpildē maina pamatdokumentam statusu atbilstoši uzdevuma veidam.

Ja ir reģistrēti vairāki uzdevumi, kuriem ir vienāda izpildes secība, piemēram, ‘1’, tadpamatdokumentam tiek piešķirts statuss atkarībā no pēdējā tam reģistrētā uzdevuma, kuršatrodas statusā Izpildē.

Darbību apraksts




Reģistrējot dokumentam jaunu uzdevumu ar izpildes secības numuru ‘1’, tas tiek nodotsIzpildē un nosūtīts uz e-pastu Izpildītājam. Uzdevuma statusam esot Izpildē, tā veids mainadokumentam statusu. Reģistrējot nākamo uzdevumu ar secīgu izpildes secību, piemēram ‘2’, tāstatuss sākotnēji ir Reģistrēts, tas nozīmē, ka uzdevums vēl nav nodots Izpildītājam. Izpildotuzdevumu ar izpildes secību ‘1’, sistēma nodod Izpildē uzdevumu ar izpildes secību ‘2’ un šīuzdevuma veids maina dokumentam statusu (skat. aprakstu 11.6.3 Uzdevumu secīganosūtīšana izpildei).

Ja uzdevumam ir reģistrēti apakšuzdevumi, tad tā statuss mainās uz Apakšuzdevumu izpildeun tikai pēc apakšuzdevumu izpildīšanas pamatuzdevuma statuss atkal mainās uz Izpildē.

Uzdevuma statuss Izpildē var pāriet uz divu veidu statusiem Izpildīts, vai Atcelts.

Reģistrējot dokumentam uzdevumu, kurš uzreiz tiek nodots Izpildē, vai arī, ja uzdevumastatuss mainās no Reģistrēts uz Izpildē, tiek veiktas dokumentam statusa izmaiņas, atkarībāno izvēlētā Uzdevuma veida:

Komentēt – pamatdokumenta statuss netiek mainīts;

Vizēt – pamatdokumenta statuss mainās uz Saskaņošanā, šo uzdevuma veidu varizvēlēties, ja pirms tam dokuments ir bijis statusā Projekts;

Parakstīt – pamatdokumenta statuss mainās uz Parakstīšanā, šo uzdevuma veidu varizvēlēties, ja pirms tam dokuments ir bijis statusā Projekts vai Saskaņošanā;

Iepazīties – pamatdokumenta statuss netiek mainīts;

Nodot izskatīšanai – pamatdokumenta statuss mainās uz Izskatīšanā, šo uzdevumaveidu var izvēlēties, ja pirms tam dokuments ir bijis statusā Reģistrēts, pieejamsšajā statusā tik ilgi, kamēr dokumentam nav reģistrēta rezolūcija. Kā arī tikai tad, jadokumenta veids ir ‘Saņemtais dokuments’;

Izpildīt – pamatdokumenta statuss mainās uz Izpildē, šo uzdevuma veidu var izvēlēties,ja pirms tam dokuments ir bijis statusā Reģistrēts vai Izskatīšanā;

Rezolūcija – pamatdokumenta statuss mainās uz Izpildē, šo uzdevuma veidu varizvēlēties, ja pirms tam dokuments ir bijis statusā Reģistrēts vai Izskatīšanā;

Atgādinājums – pamatdokumenta statuss netiek mainīts.

Pamatdokumenta statusa maiņa notiek arī tad, ja uzdevuma statuss mainās uz Izpildē pēciepriekšējā uzdevuma atzīmēšanas kā Izpildīts.

Reģistrējot vienam dokumentam vairākus uzdevumus vai apakšuzdevumus, statusamvajadzētu būt Izpildē vai Apakšuzdevuma izpilde. Līdz ar paralēlu uzdevuma reģistrēšanu,sistēma pārbauda, vai ir ielikts ķeksītis pie Atļaut automātisku deleģēšanu (skat. aprakstu 11.7Uzdevuma paziņojumi) un vai pašreizējā diena neietilpst laika intervālā Datums no un Datumslīdz. Ja Izpildītājam šajā laikā ir reģistrēta prombūtne, tad sistēma attēlo paziņojumu(Izpildītājam pašlaik ir reģistrēta prombūtne ‘Datums no’ līdz ‘Datums līdz’ un ‘aizvietotājavārds’. Vai aizvietot izpildītāju?). Reģistrējot apakšuzdevumu sistēma attēlo vaipamatuzdevumam nav citu apakšuzdevumu ar statusu Izpildē, ja nav, tad pamatuzdevumamtiek mainīts statuss uz Izpildē.

11.2.2. Dokumentam vairāku uzdevumu reģistrēšana

Apraksts

Dokumentam ir iespējams definēt vairākus uzdevumus:

katram uzdevumam norādot savu izpildes secības numuru – ja ir definētidokumentam vairāki uzdevumi ar dažādu izpildes secību, tad, izpildot vienu




uzdevumu, t.i., atzīmējot uzdevumu kā izpildītu, sistēma nodod izpildē nākamosekojošo uzdevumu izpildes secības kārtībā, lietotājam, kurš ir norādīts ievadlaukāIzpildītājs un nosūtot uzdevuma Izpildītājam paziņojumu uz e–pastu ar uzdevumatekstu, hipersaiti uz uzdevuma ekrānformas šķirkli ‘Izpilde’;

katram uzdevumam norādīt vienādu izpildes secības numuru – ja ir definētidokumentam uzdevumi, kuriem ir vienāds izpildes secības numurs un uzdevumaizpildes secības numuram stājoties spēkā, t.i., visiem tiem uzdevumiem, kuriem irvienāda numerācija pāriet no statusa Reģistrēts uz statusu Izpildē, vai arī vairākiuzdevumi tiek reģistrēti ar izpildes secību nr.1 saglabājot uzdevumu uzreiz pārietstatusā Izpildē un nosūtīts uzdevuma Izpildītājiem paziņojums uz e–pastu aruzdevuma tekstu, hipersaiti uz uzdevuma ekrānformas šķirkli ‘Izpilde’, kā arīuzdevuma Izpildītājam ir pieejams uzdevums sistēmā atverot navigācijas kokāUzdevumi Lietotāja saņemtie statusā Izpildē;

reģistrēt vairākus apakšuzdevumus kādam no uzdevumiem – šis uzdevums ir kāvirsuzdevums reģistrētajiem apakšuzdevumiem. Ja virsuzdevums ir statusā Izpildēun tam ir reģistrēti apakšuzdevumi, tad sākotnēji ir jāizpilda, t.i., jāatzīmē kā izpildītiapakšuzdevumi un tikai tad var atzīmēt virsuzdevumu kā izpildītu. Reģistrējotvirsuzdevumam apakšuzdevumu/-s, tā statuss mainās uz Apakšuzdevumu izpilde, untikai pēc apakšuzdevumu izpildīšanas virsuzdevuma statuss atkal mainās uz Izpildē.Vairāk par apakšuzdevumiem lasīt nodaļā 11.5 Virsuzdevuma apakšuzdevumi;

reģistrēt vairākus pakārtotus uzdevumus kādam no uzdevumiem – šis uzdevumsir kā virsuzdevums pakārtotajiem uzdevumiem. Reģistrējot uzdevumam vairākuspakārtotus uzdevumus, to izpildes secība visiem ir kā ‘1’, pie uzdevumusaglabāšanas, tam ir status Izpildē un tas tiek nodots Izpildītājam. Vairāk parpakārtotiem uzdevumiem lasīt nodaļā 11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi;

pievienot pirms tam definētu uzdevumu plūsmu – uzdevumu plūsma sastāv noviena, vai vairākiem uzdevumiem un to definē sistēmas administrators mapēKonfigurācija Uzdevumu plūsmas (skat. aprakstu [1] 9.2 Uzdevumu plūsmasuzturēšana).

11.3. Rezolūcijas reģistrēšana

Apraksts

Reģistrējot rezolūciju, lietotājs aizpilda tās pamatinformāciju, pievieno vairākus uzdevumuveidus, kuriem norāda izpildītājus un izpildes termiņus. Dokumentam rezolūciju iespējamspievienot tikai vienu.


Rezolūcija ir reģistrējama no dokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Uzdevumi’ datu blokāRezolūcija. Lai atvērto jaunu rezolūcijas kartiņu uzklikšķina uz hipersaites Izveidot rezolūciju.

Piezīme! Rezolūciju reģistrēšana ir iespējama, ja lietotājam ir piešķirtas atbilstošastiesības un sistēmas parametros ir norādīts atļaut lietot rezolūcijas. Šos uzstādījumus veicsistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).




Ekrānforma 69. Rezolūcijas datu ekrānforma

Datu bloks ‘Rezolūcijas pamatdati’Piezīme! Rezolūcijas ievadlauki Prioritāte, Rezolūcijas teksts un Izpildes secība pēcnoklusējuma tiek aizpildīti atbilstoši uzdevumu veida ‘Rezolūcija’ konfigurācijai (detalizētunoklusēto vērtību aprakstu skatīties pie atbilstošiem ievadlaukiem, uzdevumu veidukonfigurāciju skat. aprakstā [1] 9.1 Uzdevumu veidu uzturēšana).

Rezolūcijas numurs – rezolūcijas numurs sistēma piešķir automātiski, un šis ievadlauksnav labojams. Numurs sastāv no:

pašreizējā gada;

simbola ‘/’;

teksta ‘REZ’;

simbola ‘/’;

kārtas numurs pašreizējā gada ietvaros

Rezolūcijas datums – tiek piešķirts automātiski pašreizējās dienas datums, ar iespējuto mainīt izmantojot kalendāru vai mainot manuāli (skat. aprakstā 2.1.2Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade).

Uzdevējs – uzdevuma uzdevējs tiek aizpildīts automātiski ar tā lietotāja Vārds Uzvārds,kurš reģistrē rezolūciju. Uzdevēju, kamēr uzdevumi nav nodoti uz izpildi iespējamsmainīt. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Prioritāte – no izvēles saraksta norāda uzdevuma izpildes prioritāti.




Piezīme! Rezolūcijas noklusētā prioritāte tiek ielasīta no uzdevuma veida Rezolūcijakonfigurācijas. Gadījumā, ja uzdevuma veidam Rezolūcija prioritāte nav piedefinēta,rezolūcijai pēc noklusējuma tiek uzstādīta prioritāte Normāla.

Rezolūcijas teksts – attēloti divi ievadlauki:

izvēles saraksts – tekstu var izvēlēties no saraksta. Jaunus tekstu ierakstuslietotāji ar atbilstošām tiesībām reģistrē zem navigācijas sadaļas Konfigurācija Klasifikatori Uzdevumu teksti (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatorupārvaldība). Ja teksts tiek izvēlēts no saraksta, tad, tas tiek iekopēts uz otruievadlauku, kurā tekstu iespējams ievadīt manuāli;

manuāli aizpildāms ievadlauks – iespējams labot kopēto rezolūcijas tekstu noizvēles saraksta vai ievadīt to manuāli no jauna;

Piezīme! Rezolūcijas noklusētais teksts tiek ielasīts no uzdevuma veida Rezolūcijakonfigurācijas.

Izpildes secība – izpildes secības numura ievadlauks nav pieejams labošanā, jo tamtiek piešķirts numurs automātiski.

Piezīme! Rezolūcijas noklusētā izpildes secība tiek ielasīta no uzdevuma veida Rezolūcijakonfigurācijas. Gadījumā, ja uzdevuma veidam Rezolūcija izpildes secība nav piedefinēta,sistēma skatās dokumenta uzdevumus, kuri ir statusā Izpildē un rezolūcijai piešķir tekošoizpildes secības numuru, lai tai pievienotajiem uzdevumu Izpildītājiem, tiktu uzreiz nosūtītiuzdevumi izpildei.

Datu bloks ‘Izpildītāji’

Ievadlauki:

Uzdevuma veids – izvēles saraksts, no kura izvēlas uzdevuma veidu. Uzdevuma veidaizvēles iespējas ir atkarīgas no tā, kādā šobrīd statusā atrodas dokuments (skat.aprakstu 11.2.1 Dokumenta statusa maiņa atkarībā no izpildē esoša uzdevumaveida). Atbilstoši izvēlētajām uzdevuma veidam tiek automātiski aizpildīti veidojamāuzdevuma ievadlauki Izpildes termiņš un Izpildītājs, ja ir veikta uzdevumu veidukonfigurācija (skat. aprakstu [1] 9.1 Uzdevumu veidu uzturēšana);

Piezīme! Novietojot kursoru uz kāda no izvēles saraksta uzdevumu veidiem,uzvednē par to tiek attēlota papildus paskaidrojošā informācija.

Izpildītājs – norāda uzdevuma Izpildītāju. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizētokontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks) Vienam uzdevumaveidam var norādīt vairākus Izpildītājus;

Izvēlēties vērtību – norāda uzdevuma izpildītāju grupu. Izvēloties Izpildītāju grupu,uzdevuma uzdevējam nav jānorāda katrs lietotājs (uzdevuma izpildītājs) atsevišķi.Izpildītāju grupa tiek definēta Namejs-> Organizācija->Uzdevumu izpildītāju grupas(skat. aprakstu [1] 9.3 Uzdevumu izpildītāju grupas izveidošana).

Izpildes termiņš – ievada uzdevuma izpildes termiņu (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade);

Aizpildot visus trīs ievadlaukus, lai norādītu rezolūcijas Izpildītāju(-s), uzklikšķina uzhipersaites Pievienot.

Rezolūcijas pievienoto izpildītāju saraksts

Rezolūcijas Izpildītāju sarakstā tiek attēloti visi augstāk minētie ievadlauki un klāt pie katraIzpildītāju ieraksta tiek attēlota izvēles rūtiņa Atbildīgais, ar iespēju, ja ir vairāki Izpildītājuieraksti rezolūcijai pievienoti, norādīt nepieciešamo Atbildīgo. Automātiski šī izvēles rūtiņa tiekaizpildīta pirmajam pievienotajam uzdevuma Izpildītāja ierakstam.




Ieraksta rediģēšanas iespējas:

uzdevuma veids sarakstā tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, uzdevumaIzpildītāja ieraksts tiek ielasīts ievadlaukos ar iespēju tos rediģēt;

Izvēlēties – hipersaite tiek attēlota pie katra uzdevuma Izpildītāja ieraksta, uz kurasuzklikšķinot, uzdevuma Izpildītāja ieraksts tiek ielasīts ievadlaukos ar iespēju tosrediģēt;

Modificēt – hipersaite ir pieejama tikai tad, ja no saraksta tiek izvēlēts kāds ieraksts.Ierakstu rediģē, un, lai veiktu labojumus izvēlētajā ierakstā, uzklikšķina uz šīshipersaites;

Atcelt - hipersaite ir pieejama tikai tad, ja no saraksta tiek izvēlēts kāds ieraksts. Šohipersaiti izmanto tad, ja nevēlas veikt izvēlētajā ierakstā datus;

Dzēst – hipersaite tiek attēlota pie katra uzdevuma Izpildītāja ieraksta, uz kurasuzklikšķinot, tiek attēlots brīdinājuma paziņojums, uz kuru lietotājam atbildotapstiprinoši, ieraksts tiek dzēsts, pretējā gadījumā ieraksts netiek dzēsts nosaraksta.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu rezolūciju ar ievadītajiem datiem, uzklikšķina uz spiedpogas .Uzklikšķinot uz spiedpogas rezolūcijas dati tiek saglabāti, sistēma attēlo paziņojumu „Dativeiksmīgi saglabāti!” un visiem datu blokā Izpildītāji norādītajiem uzdevuma Izpildītājiem,tiek nosūtīts paziņojums uz e-pastu par uzdotu uzdevumu ar hipersaiti uz uzdevuma šķirkli‘Izpilde’.

Piezīme! Rezolūcijas dati pēc tās saglabāšanas nav pieejami labošanai.

Piezīme! Ja uzdevuma Izpildītājam ir reģistrēta prombūtne, laika posmā, kad ir norādītsuzdevuma izpildes termiņš, un uzdevuma Izpildītājam ir atļauta automātiska uzdevumudeleģēšana, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu: „Uzdevuma izpildes termiņadatumā izpildītājam Jānim Bērziņam ir reģistrēta prombūtne no 25.11.2009 līdz04.12.2009 un aizvietotājs Juris Kalniņš. Vai aizvietot izpildītāju?” Ja uz brīdinājumapaziņojumu atbild ar ‘Jā’, tad pašreizējais uzdevuma Izpildītājs, tiek aizvietots arprombūtnē norādīto Aizvietotāju. Ja uz brīdinājuma paziņojumu atbild ar ‘Nē’, taduzdevuma Izpildītājs netiek aizvietots.

Saglabājot rezolūciju, tai pievienotiem uzdevumu Izpildītājiem, tiek izveidoti uzdevumidokumenta ekrānformas šķirkļa ‘Uzdevumi’ datu blokā Reģistrētie uzdevumi. Šiejaunizveidotie uzdevumi, tiek nosūtīti katram Izpildītājam uz e-pastu, kā arī tie ir pieejamiUzdevumi Lietotāja saņemtie.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta darba uzdevumu izpildes ekrānforma unizmaiņas netiek saglabātas, vai arī aizver ekrānformu pēc datu saglabāšanas.

11.4. Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi

Apraksts

Uzdevumam ir iespējams reģistrēt vienu vai vairākus pakārtotos uzdevumus. Savukārtpakārtotajiem uzdevumiem arī ir iespējams reģistrēt pakārtotos uzdevumus, tādā veidā,uzdevumu sarakstā veidojas hierarhija un vadoties pēc kolonas ‘Zars’ ir viegli saprast, kuramuzdevumam ir pakārtotie uzdevumi.





Lai veidotu jaunu pakārtoto uzdevumu, uzdevuma kartiņas šķirkļa ‘Izpilde’ datu bloka‘Rezultāts’ apakšblokā ‘Pakļautie uzdevumi’ uzklikšķina uz hipersaites Veidot pakārtoto uzdevumu.Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērta uzdevuma reģistrēšanas ekrānforma (skat. aprakstu11.2 Uzdevuma reģistrēšana).

Piezīme! Pakārtoto uzdevumu reģistrēšana ir iespējama, ja lietotājam ir piešķirtasatbilstošas tiesības un sistēmas parametros ir norādīts atļaut lietot pakārtotos uzdevumus.Šos uzstādījumus veic sistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametruuzturēšana).

Ekrānforma 70. Pakļauto uzdevumu saraksts

Datu bloka ‘Rezultāts’ apakšbloks ‘Pakļautie uzdevumi’

Šajā uzdevuma šķirklī ‘Pakļautie’ tiek attēloti gan reģistrētie apakšuzdevumi, gan reģistrētiepakļautie uzdevumi.

Zars – uzdevuma pievienošanas numurs pēc kārtas, kura vērtība ir, piemēram, ‘2’.Reģistrējot pakārtotos uzdevumus, tam tiek piešķirts virsuzdevuma kārtas numursun paša pakārtotā uzdevuma kārtas numurs. Pieraksts ir šāds: 2.1;

Uzdevuma numurs – tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērtauzdevuma ekrānformas šķirklis ‘Izpilde’;

Veids – uzdevuma ierakstam piesaistītais Uzdevuma veids;

Izpildītājs – uzdevuma Izpildītājs – lietotājam piesaistītās fiziskas personas vārds,uzvārds;

Statuss – uzdevuma statuss, kādā pašreiz atrodas uzdevums;

Rezultāts – norādītais uzdevuma izpildes rezultāts;

Termiņš – uzdevuma izpildes datums.

11.5. Virsuzdevuma apakšuzdevumi

Apraksts

Uzdevumam ir iespējams reģistrēt vienu vai vairākus apakšuzdevumus. Uzdevumam visireģistrētie apakšuzdevumi tiek attēloti saraksta veidā. Par katru apakšuzdevumu sarakstā tiekattēlota uzdevuma pamatinformācija, Izpildītājs un Statuss. Pašam apakšuzdevumam naviespējams reģistrēt apakšuzdevumu, iespējams tikai uzdevumam, kurš pēc apakšuzdevuma




reģistrēšanas kļūst par virsuzdevumu. Apakšuzdevumu izpilde ir pakārtoti virsuzdevumam, t.i.,vispirms ir jāizpilda apakšuzdevums un tad var izpildīt virsuzdevumu.


Lai veidotu jaunu apakšuzdevumu, uzdevuma kartiņas šķirkļa ‘Izpilde’ datu bloka ‘Rezultāts’apakšblokā ‘Pakļautie uzdevumi’ uzklikšķina uz hipersaites Veidot apakšuzdevumu. Uzklikšķinotuz hipersaites, tiek atvērta uzdevuma reģistrēšanas ekrānforma (skat. aprakstu 11.2Uzdevuma reģistrēšana).

Piezīme! Hipersaite ir pieejama tikai tad, ja virsuzdevums ir statusā Izpildē vaiApakšuzdevuma izpilde, lietotājam ar atbilstošām tiesībām un sistēmas parametrauzstādījumiem.

Piezīme! Apakšuzdevumu reģistrēšana ir iespējama, ja lietotājam ir piešķirtas atbilstošastiesības un sistēmas parametros ir norādīts atļaut lietot apakšuzdevumus. Šosuzstādījumus veic sistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametruuzturēšana).

Ekrānforma 71. Apakšuzdevumu saraksts

Datu bloka ‘Rezultāts’ apakšbloks ‘Pakļautie uzdevumi’

Šajā uzdevuma šķirklī ‘Pakļautie’ tiek attēloti gan reģistrētie apakšuzdevumi, gan reģistrētiepakļautie uzdevumi.

Zars – Reģistrējot apakšuzdevumus, tam tiek piešķirts virsuzdevuma kārtas numurs ‘3’un paša apakšuzdevuma kārtas numurs ‘1’. Pieraksts ir šāds: 3-1;

Uzdevuma numurs – tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērtauzdevuma ekrānformas šķirklis ‘Izpilde’;

Veids – uzdevuma ierakstam piesaistītais Uzdevuma veids;

Izpildītājs – uzdevuma Izpildītājs – lietotājam piesaistītās fiziskas personas vārds,uzvārds;

Statuss – uzdevuma statuss, kādā pašreiz atrodas uzdevums;

Rezultāts – norādītais uzdevuma izpildes rezultāts;

Termiņš – uzdevuma izpildes datums.

Aizpildot un saglabājot apakšuzdevuma pamatdatus, tas tiek piesaistīts virsuzdevumam, nokura tika veidots apakšuzdevums. Reģistrējot jaunu apakšuzdevumu, jāievēro, ka tā termiņšnedrīkst pārsniegt virsuzdevuma termiņu.




Piezīme! Ja apakšuzdevuma datuma ievadlauks Izpildes termiņš ir lielāks parvirsuzdevuma datumu, tad sistēma attēlo paziņojumu (Apakšuzdevuma izpildes termiņšnedrīkst pārsniegt virsuzdevuma izpildes termiņu!) un ieraksts netiek saglabāts.

Ja uzdevumam ir reģistrēti apakšuzdevumi, tad virsuzdevuma statuss mainās uzApakšuzdevumu izpilde un apakšuzdevumam statuss uz Izpildē. Apakšuzdevuma Izpildītājamtiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu par jaunu saņemtu uzdevumu ar hipersaiti uz uzdevumašķirkli ‘Izpilde’, vai arī tas ir pieejams atverot navigācijas kokā uzdevumu sarakstu Uzdevumi Lietotāja saņemtie Izpildē. Vai arī uzdevums ir pieejams no dokumenta, kurampiesaistīta tā pamatinformācija. Uzdevumu var atvērt no dokumenta ekrānformas šķirkļa‘Uzdevumi’.

Izpildot visus virsuzdevumam reģistrētos apakšuzdevumus, virsuzdevuma statuss noApakšuzdevumu izpilde mainās uz Izpildē un uzdevums tiek nosūtīts uzdevuma Izpildītājam.Uzdevums atrodoties statusā Izpildē, var pāriet uz divu veidu statusiem Izpildīts, vai Atcelts.

Lai atsaistītu norādīto uzdevuma Izpildītāju vai Uzdevēju, uzklikšķina uz hipersaites Dzēst pieieraksta. Šī hipersaite ir pieejama tikmēr, kamēr uzdevums ir statusā Reģistrēts.

No uzdevumu saraksta, lai varētu skatīt vai aktualizēt uzdevuma informāciju, uzklikšķina uzuzdevuma numura, kas attēlots kā hipersaite. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērtauzdevuma ekrānformas šķirklis ‘Izpilde’.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , uzdevuma ekrānforma tiek aizvērta.

11.6. Uzdevuma izpilde

Apraksts

Uzdevuma izpildes informācijas šķirklī ‘Izpilde’ var ievadīt informāciju par uzdevuma izpildesprogresu, ievadīt savus komentārus un norādīt izpildes rezultātu. Piemēram, parakstīt vaineparakstīt dokumentu. Šajā ekrānformā ir pieejamas darbības spiedpogas, ar kurāmuzdevuma Izpildītājs var apstrādāt saņemtu uzdevumu. Uzdevumam var arī mainīt nozīmētoIzpildītāju. Ja Izpildītājs nevar izpildīt uzdevumu, vai nav uz vietas, tad iespējams aizstāt to arcitu lietotāju, t.i., deleģēt manuāli (skat. aprakstu 11.8.1 Uzdevuma manuālā deleģēšana), vaiautomātiski (skat. aprakstu 11.8 Uzdevumu deleģēšana).

Uzdevumam var veidot apakšuzdevumus, ja uzdevuma izpilde ir nododama citam izpildītājam(vienam vai vairākiem), bet atbildīgs par pamatuzdevuma izpildi joprojām ir virsuzdevumamnorādītais Izpildītājs.


Uzdevuma Izpildītājam atverot saņemtu uzdevumu Izpildē, tiek atvērts ekrānformas šķirklis‘Izpilde’:




Ekrānforma 72. Uzdevuma šķirklis ‘Izpilde’

Izpildes dati

Uzdevuma kartiņas tumši zilajā joslā:

ja uzdevums ir izpildīts, tad tiek attēlots teksts zaļā krāsā: Izpildes datums un laiks, kāarī to, kāds ir bijis izpildes termiņš (

);

ja uzdevums nav izpildīts un izpildes termiņš ir nokavēts, tad tiek attēlots sarkanā krāsāteksts: ;

ja uzdevums nav izpildīts un izpildes termiņš nav nokavēts, tad tiek attēlots teksts baltākrāsā: Uzdevuma numurs – Uzdevuma veids – Izpildītāja Vārds Uzvārds (

)


Izpildes termiņš – izpildes termiņam ir būtisks ne tikai datums, bet arī laiks. Uzdevumsskaitīsies nokavēts un tiks attēlots kā nokavēts, ja izpildes termiņa datumā laiks būspagājis. Ievadlauku var labot uzdevuma Uzdevējs un Autors(tas, kurš reģistrējisuzdevumu, bet ievadlaukā Uzdevējs norādījis citu lietotāju), tikai tad, ja uzdevumastatuss nav Izpildīts vai Atcelts. Lai uzdevuma Uzdevējam būtu iespējams labot šoievadlauku, tam ir jābūt statusā Izpildē, vai Reģistrēts (skat. aprakstā 2.1.2Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade);

Sākotnējais izpildes termiņš – sistēma aprēķina šādi: dienas datumam, kaduzdevums tiek nosūtīts Izpildītājam (statuss mainās uz Izpildē), tiek pieskaitītasnorādītās izpildes termiņa dienas, kurās netiek rēķinātas sestdienas un svētdienas, jatās iekrīt izpildes dienu skaitā. Ievadlauku lietotājam nav iespējams labot;

Komentārs – uzdevuma izpildes komentārs, piemēram, par paveikto uzdevuma daļu.Ievadlauks pieejams labošanas režīmā lietotājam, kurš norādīts kā Izpildītājs.

Datu bloks ‘Uzdevums’

Uzdevuma teksts – veicamā uzdevuma informācijas. Ja uzdevums ir reģistrēts nodokumenta, tad informācija, kas ir jādara ar konkrēto dokumentu;

Apakšbloks ‘Kalendāra notikums’

Datu bloks ‘Kalendāra notikums’ tiek attēlots tikai tad, ja sistēmas parametros ir atzīmēts lietotmoduli ‘Kalendārs’, to veic sistēmas administrators jeb lietotājs ar administratora tiesībām(skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana). Par notikuma ierakstu redzama šādainformācija:

Datums – notikuma sākuma datums;

Notikums – tiek attēlots notikuma veids;

Vadītājs/Amatpersona – tiek attēlota kalendāra izvēlētā amatpersona.

Ārējie dalībnieki – notikuma ārējie dalībnieki. Ja notikumam ir piesaistīti vairāki ārējiedalībnieki, tad šeit tiek attēlots pirmais notikumam pievienotais;

Tēma – notikuma tēma, kas tiek attēlot kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērtaatbilstoša kalendārā reģistrēta notikuma kartiņas ekrānforma.




Apakšbloks ‘Pamatdokuments’

Šajā datu blokā redzama informācija par pamatdokumentu un tam pievienotajām datnēm. Jauzdevums veidots saistot ar dokumentu, tad datu blokā Pamatdokuments attēlo šādus datuspar ierakstu:

Statuss – attēlo dokumenta statusu, kādā pašreiz atrodas dokuments;

Reģ. numurs – dokumentam piešķirtais reģistrācijas numurs;

Datums – kad dokuments ievietots sistēmā;

Korespondents – kontakts no kā saņemts vai nosūtīts dokuments;

Piezīme! Ja dokumentam ir piesaistīti vairāk korespondenti, tad aiz pēdējā kontakta jaunārindā sistēma attēlo ‘...’. Katrs kontakts tiek attēlots savā rindā. Ja viena kontaktanosaukums ir garš, tad to attēlo vairākās rindās, kur vienā rindā attēlo ne vairāk par 30simboliem.

Nosaukums – tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta atbilstošadokumenta ekrānformas kartiņa;


Zem dokumenta datiem, tiek attēlotas dokumentam piesaistītās datnes, kas tiek attēlotassaraksta veidā:

Datums – datums, kad tika piesaistīta dokumentam datne;

Datnes ikona – tiek attēlota dokumentam pievienotās datnes tipa ikona;

Nosaukums – piesaistītās datnes nosaukums, kas tiek attēlota kā hipersaite, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta atbilstoša dokumentam piesaistītā datne;

Versija – piesaistītās datnes versija. Versija norāda uz to, cik reizes ir veikti datneslabojumi, konkrētajai datnei, kamēr dokuments bija statusā Projekts. Datnes versijapie dokumenta tiek attēlota pēdējā labotā (skat. aprakstu 1.45 Datnes versijuvēsture).

Ja uzdevums tika veidots nesaistot ar dokumentu, tad šis apakšbloks tiek attēlots tukšs.

Apakšbloks ‘Papildus dokuments’

Šajā uzdevuma datu blokā redzama informācija par piesaistītu informatīvu papildusdokumentu, kurš savstarpēji nav saistīts ar pamatdokumentu. Papildus dokumentu neveido nojauna, bet izvēlas no sistēmā reģistrētajiem dokumentiem. Papildus dokumentu piesaistauzdevumam, uzklikšķinot uz hipersaites Piesaistīt dokumentu. Veicot šo darbību, tiek atvērtadokumentu meklēšanas ekrānforma (skat. aprakstu 1.33 Dokumentu meklēšana).

Pievienojot informatīvo dokumentu, tiek attēlots ieraksts ar šādiem datiem:

Datums – kad dokuments ir ievietots sistēmā;

Nosaukums – dokumenta nosaukums, kas attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinottiek atvērta atbilstoša dokumenta ekrānformas kartiņa;

Statuss – attēlo dokumenta statusu, kādā pašreiz atrodas dokuments.

Datu bloks ‘Rezultāts’

Apakšbloks ‘Sagatavotais dokuments’




Šajā datu blokā redzama informācija par dokumentu, kurš ir reģistrēts no šī uzdevuma datubloka. Lai reģistrētu jaunu dokumentu no uzdevuma, uzklikšķina uz hipersaites Veidotdokumentu, tiek atvērta ekrānforma, kurā norāda dokumenta mapi, veidu un reģistrē jaunudokumentu (skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana).

Izveidojot un saglabājot dokumentu, sarakstā tiek attēloti šādi dati par ierakstu:

Datums – kad dokuments ievietots sistēmā;

Nosaukums – dokumenta nosaukums, kas attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinottiek atvērta atbilstoša dokumenta ekrānformas kartiņa;

Statuss – attēlo dokumenta statusu, kādā pašreiz atrodas dokuments.

Piezīme! Reģistrējot no uzdevuma datu bloka Sagatavotais dokuments dokumentu, tiekveidota savstarpēja sasaiste, tas nozīmē, ka uzdevumam ir pieejams šis sagatavotaisdokuments un sagatavotajam dokumentam ir pieejams šķirklī ‘Uzdevumi’ datu blokāReģistrētie uzdevumi šis uzdevums. Dokumenta šķirkļa ‘Uzdevumi’ datu blokā Reģistrētieuzdevumi, kā pirmais tiek attēlots uzdevums, no kura tika veidots sagatavotais dokumentsun tikai tad tiek attēloti pārējie uzdevumi, ja tādi vēl tika reģistrēti dokumentam.

Apakšbloks ‘Uzdotie uzdevumi’

Šajā uzdoto uzdevumu sarakstā tiek attēloti pilnīgi visi dokumentam reģistrētie uzdevumi, t.i.,arī pakārtotie un apakšuzdevumi.

Virs reģistrēto uzdevumu saraksta tiek attēlota jaunu uzdevumu veidošanai hipersaišu josla.Šīs hipersaites tiek attēlotas atbilstoši dokumenta statusam (skat. aprakstu 11.2.1 Dokumentastatusa maiņa atkarībā no izpildē esoša uzdevuma veida) un ar konkrētu uzdevuma veidanosaukumu, uzklikšķinot uz kādu no šīm hipersaitēm uzdevuma kartiņā, uzdevuma veids jau iraizpildīts, kā arī pārējie ievadluki, kas iepriekš definēti konkrētam uzdevuma veidam (skat.aprakstu [1] 9.1 Uzdevumu veidu uzturēšana). Pirmajam reģistrējamam uzdevumam sistēmapiešķir automātiski izpildes secības numuru ‘1’. Reģistrējot nākamo uzdevumu, izpildes secībasnumurs tiek attēlots ‘1’, ar iespēju sistēmas lietotājam nepieciešamības gadījumā numurumainīt uz citu izpildes secības numuru, piemēram, ‘2’ (skat. aprakstu 11.2 Uzdevumareģistrēšana).

Zars – dokumentam uzdevuma pievienošanas numurs pēc kārtas kura vērtība ir,piemēram, 2. Katram uzdevuma zaram iespējams reģistrēt pakārtotos uzdevumus,kura vērtība ir, piemēram, 2.1 (skat. aprakstu 11.4 Virsuzdevuma pakārtotieuzdevumi) un apakšuzdevumus, kura vērtība ir, piemēram, 2-1 (skat. aprakstu 11.5Virsuzdevuma apakšuzdevumi). Ja zarā tiek attēlota vērtība ‘I.R.’, tas nozīmē, kadokuments ir veidots no uzdevuma ekrānformas šķirkļa ‘Izpilde’ apakšblokā‘Sagatavotais dokuments’;

Piezīme! Uzdevuma zars tiek attēlots tikai tad, ja sistēmas parametros ir norādīts atļautlietot apakšuzdevumus, vai pakārtotos uzdevumus. Šos uzstādījumus veic sistēmasadministrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru aizpildīšana).


Veids – uzdevumam piesaistītais veids;

Izpildītājs – konkrētā uzdevuma izpildītājs;

Atbildīgais – dokumenta pievienotajiem reģistrētajiem uzdevumiem iespējams norādīttikai vienu atbildīgo par tālāku dokumenta apstrādi. Atbildīgo ir iespējams mainīt,piemēram, pa uzdevumu zariem, sākotnēji pirmā uzdevuma Izpildītājs ir atbildīgais,pēc tam nomaina, ka otrā uzdevuma Izpildītājs ir atbildīgais par tālāku dokumenta




apstrādi. Atbildīgo norāda uzdevuma kartiņā (skat. aprakstu 11.2 Uzdevumareģistrēšana);


Rezultāts – tiek attēlots uzdevuma izpildes rezultāts un ikona , ja komentāru laukā irievadīts teksts. Pozicionējot peles kursoru uz rezultāta ikonas, sistēma attēlo uzvedniar komentāra tekstu. Lai skatītu izvērstu komentāra tekstu, noklikšķina uzhipersaites Izvērst – komentāra teksts tiek attēlots zem uzdevuma rindas. Laisavērstu komentāra tekstu, uzklikšķina uz hipersaites Savērst;


Piezīme! Ja dokumentam reģistrē jaunu uzdevumu un ievadlaukā Izpildes secībanorādītais skaitlis ir mazāks par dokumentam jau esošu uzdevumu, kas atrodas statusāIzpildē, tad tiek attēlots paziņojums (Uzdevumu nav iespējams reģistrēt pirms uzdevuma,kurš tiek jau apstrādāts!) un ieraksts netiek saglabāts.

Apakšbloks ‘Pakļautie uzdevumi’

Ja dokumenta uzdevumiem ir reģistrēts kāds pakārtotais vai apakšuzdevums, tad tie tiekattēloti un kārtoti saraksta veidā, tāpat kā apakšblokā ‘Uzdotie uzdevumi’. Šajā apakšblokā irpieejamas darbības veidot jaunu pakārtoto vai apakšuzdevumu uzklikšķinot uz atbilstošashipersaites (skat. aprakstu 11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi vai 11.5 Virsuzdevumaapakšuzdevumi). Šīs darbību hipersaites ir pieejamsas atkarībā no lietotājam piešķirtāmtiesībām un iestatījumiem, vai sistēmā ir atļauts lietot pakārtotos un apakšuzdevumus. Šosiestatījumus veic sistēmas administrators (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametruuzturēšana).

Spiedpogu darbība

Spiedpoga attiecas uz pamatdatu ievadi, bet neattiecas uz uzdevuma izpildesatzīmēšanu. Kā arī saglabājot ekrānformā ievadītos datus un to aizverot, uzdevuma statusamaiņa nenotiek.

Piezīme! Lietotājam aizpildot pamatdatos ievadlauku Rezultāts un tos saglabājot, sistēmaattēlo paziņojumu (Uzdevumam tika norādīts izpildes rezultāts. Vai vēlaties atzīmētuzdevumu kā izpildītu?) uz kuru atbildot ar ‘Jā’ uzdevums tiek izpildīts pārejot no statusaIzpildē uz Izpildīts, atbildot ar ‘Nē’ uzdevums netiek izpildīts, un tā statuss paliek Izpildē.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta darba uzdevumu izpildes ekrānforma unizmaiņas netiek saglabātas, vai arī aizver ekrānformu pēc datu saglabāšanas.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , uzdevuma Izpildītājs norāda uzdevuma izpildīšanasrezultātu (skat. aprakstu 11.6.1 Uzdevuma izpildīšana).

Uzdevuma izpildes rezultāts – izvēlas no saraksta izpildes rezultātu. Sarakstāpieejamās vērtības atkarīgas no uzdevuma ekrānformas ievadlaukā Uzdevuma veidsnorādītās vērtības. Piemēram, ja uzdevuma veids ir Vizēt, tad izpildot uzdevumu varizvēlēties divas vērtības – Vizēts vai Noraidīts.

11.6.1. Uzdevuma izpildīšana

Apraksts




Sistēmas lietotājam atverot saņemto uzdevumu izpildei, tiek atvērts uzdevuma ekrānformasšķirklis ‘Izpilde’, kurā iespējams iepazīties ar uzdevuma tekstu, ievadīt uzdevuma izpildes datusun apstrādājamam dokumentam, kas ir, kā Pamatdokuments redzami visi reģistrētieuzdevumi, kā arī, iespējams reģistrēt jaunu uzdevumu.

Darbību apraksts

Ekrānforma 73. Uzdevuma izpildīšana – piemērs

Lai uzdevuma Izpildītājs norādītu, ka uzdevums ir izpildīts, uzklikšķina uz spiedpogas

un norāda atbilstošu rezultātu no izvēles saraksta. Pēc spiedpogas nospiešanas unrezultāta norādīšanas, ši spiedpoga kļūst neaktīva (nav iespējams veikt vēlreiz uzdevumaizpildīšanu).

Uzdevuma izpildes rezultāta informācija atkarībā no uzdevuma veida:

Tabula 4. Uzdevuma izpildes rezultāta norādīšana atkarībā no uzdevuma veida

Uzdevuma veids Uzdevuma izpildes rezultātsUzdevuma statuss norādot

izpildes rezultātu

Komentēt

Komentēts Izpildīts

Noraidīts Izpildīts

Izpildīt un nodot izpildei visiem

Izpildīts

Vizēt

Vizēts Izpildīts



Izpildīts

Parakstīt

Parakstīts Izpildīts



Izpildīts

Iepazīties

Iepazinos Izpildīts



Izpildīts

Izskatīt Izskatīts Izpildīts






Izpildīts

Izpildīt

Izpildīts Izpildīts



Izpildīts

Rezolūcija




Izpildīts

Atgādinājums




Izpildīts

Reģistrēt




Izpildīts

Uzdevuma Izpildītājam uzklikšķinot uz spiedpogas un norādot pozitīvu rezultātu– Vizēts, Parakstīts, Iepazinos, Izskatīts vai Izpildīts, tad:

Uzdevumam tiek mainīts statuss no ‘Izpildē’ uz ‘Izpildīts’;

uzdevuma Uzdevējam tiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu par izpildītu uzdevumu.Šis paziņojums tiek nosūtīts tikai tādā gadījumā, ja uzdevuma kartiņas šķirklī‘Paziņojumi’ ir bijusi atzīmēta izvēles rūtiņa Informēt uzdevēju par uzdevumaizpildi.

Piezīme! Šo izvēles rūtiņu var atzīmēt tikai uzdevuma Uzdevējs, vai arī tas lietotājs, kuršreģistrējis uzdevumu, t.i., uzdevuma Autors (skat. aprakstu 11.7 Uzdevuma paziņojumi);

ja pamatdokumentam ir reģistrēts vēl cits uzdevums, kurš atrodas statusā‘Reģistrēts’ un lielāks par vienu ‘Izpildes secība’ vērtību, tad sistēma pie pašreizējāuzdevuma izpildīšanas:

o nodod nākamo uzdevumu uz izpildi un statuss tiekmainīts no ‘Reģistrēts’ uz ‘Izpildē’ un uzdevumaIzpildītājam nosūtīts paziņojums par saņemtu jaunuuzdevumu uz e-pastu;

o pamatdokumentam tiek mainīts statuss atkarībā noizpildē nodotā uzdevuma veida, piemēram, ja uzdevumaveids ir Vizēt, tad dokumentam status tiek mainīts uzSaskaņošanā (skat. aprakstu 11.2.1 Dokumenta statusamaiņa atkarībā no izpildē esoša uzdevuma veida);

Uzdevuma Izpildītājam uzklikšķinot uz spiedpogas un norādot negatīvurezultātu: Noraidīts, tad obligāti, pirms izvēlas šo vērtību nepieciešams norādītievadlaukā Komentārs uzdevuma noraidīšanas iemeslu, pretējā gadījumā sistēmaattēlo kļūdas paziņojumu (Laukā ‘Komentārs’ jāievada noraidīšanas iemesls!) unuzdevums netiek izpildīts;




Piezīme! Vizēšanas un parakstīšanas uzdevumiem sistēmas parametros ([1] 3.1 Sistēmasparametri) var norādīt, vai uzdevuma noraidīšanas gadījumā atcelt arī pārējosdokumentam piesaistītos vizēšanas un/vai parakstīšanas uzdevumus, vai arī, neskatotiesuz uzdevuma noraidīšanu, citus vizēšanas un parakstīšanas uzdevumus nodot izpildei,tādejādi nodrošinot, ka pārējie lietotāji var caurskatīt dokumentu un sniegt savuskomentārus neatkarīgi no tā, ka kāds lietotājs šo uzdevumu ir noraidījis.

Uzdevuma Izpildītājam uzklikšķinot uz spiedpogas -norādot pozitīvu rezultātu – Izpildīt un nodot izpildei visiem, tad:

Piezīme! Izpildes rezultāts ‘Izpildīt un nodot izpildei visiem’ ir pieejams tikai un vienīgitad, ja lietotājam ir piešķirtas atbilstošas tiesības Administrēšana Lomu saraksts,tiesības: Uzdevuma izpilde un dokumenta visu citu uzdevumu nodošana izpildei (skat.aprakstu [1] 5.5.2 Lomu izveide un tiesību piešķiršana).

Uzdevumam tiek mainīts statuss no ‘Izpildē’ uz ‘Izpildīts’:

ja uzdodot uzdevumu ir veikta paziņojumu konfigurēšana un uzdevuma kartiņasšķirklī ‘Paziņojumi’ ir atzīmēta izvēles rūtiņa Informēt uzdevēju par uzdevumaizpildi, tad uzdevuma Uzdevējam tiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu par izpildītuuzdevumu.

Piezīme! Šo izvēles rūtiņu var atzīmēt tikai uzdevuma Uzdevējs, vai arī tas lietotājs, kuršreģistrējis uzdevumu, t.i., uzdevuma Autors (skat. aprakstu 11.7 Uzdevuma paziņojumi);

ja pamatdokumentam ir reģistrēti vēl citi uzdevumi, kuri atrodas statusā‘Reģistrēts’ un ‘Izpildes secība’ ir norādīta lielāka par pašreizējo un nākamoizpildāmo uzdevumu, tad sistēma pie pašreizējā uzdevuma izpildīšanas(piemēram, pašreiz izpildē esošais uzdevums ir ar izpildes secību ‘3’, bet aiz tā irreģistrēti uzdevumi ar izpildes secību ‘4’, ‘5’ un ‘6’ statusā ‘Reģistrēts’):

o nodod visus nākamos uzdevumus vienlaicīgi uz izpildi,neatkarīgi no norādītās izpildes secības. Statuss tiekmainīts no ‘Reģistrēts’ uz ‘Izpildē’ un uzdevumaIzpildītājam nosūtīts paziņojums par saņemtu jaunuuzdevumu uz e-pastu;

o pamatdokumentam tiek mainīts statuss atkarībā nopēdējā izpildē nodotā uzdevuma veida, piemēram, jauzdevuma veids ir Parakstīt, tad dokumentam status tiekmainīts uz Parakstīšanā (skat. aprakstu 11.2.1Dokumenta statusa maiņa atkarībā no izpildē esošauzdevuma veida).

11.6.2. Uzdevuma izpilde atkarībā no tā veida

Apraksts

Uzdevuma izpilde ir atkarīga no tā, kāds tam ir norādīts Uzdevuma veids, līdz ar to katramuzdevuma veidam ir norādāms savs Izpildes rezultāts un tālāk veicamās darbības.

Darbību apraksts

Uzdevuma kartiņas šķirklī ‘Izpilde’ norādot uzdevuma izpildīšanu uzklikšķinot uz spiedpogas

, iespējams norādīt šādus izpildes rezultātus:

ja uzdevuma veids ir bijis Vizēt, Iepazīties, Izskatīt, Izpildīt, Rezolūcija vai Atgādinājums,norāda uzdevuma izpildes rezultātu:




Noraidīts – norādot šādu izpildes rezultātu, uzdevumam statuss tiek mainīts uzIzpildīts:

o noraidīšanas rezultāta gadījumā, ja uzdevuma veids irVizēt, vai Parakstīt sistēma veic pārbaudi vai šimdokumentam ir vēl reģistrēti uzdevumi, kuru veids irVizēt, vai Parakstīt un atrodas statusā ‘Reģistrēts’,‘Izpildē’, ‘Apakšuzdevumu izpilde’. Ja tādi uzdevumieksistē, un sistēmas parametros (sk. [1] 3.1 Sistēmasparametri) norādīts, ka noraidīšanas gadījumā atceļamiciti dokumentam piesaistītie vizēšanas un/vaiparakstīšanas uzdevumi, tad tiem tiek uzstādīts statuss‘Atcelts’ un nosūtīts paziņojums uz e-pastu uzdevumaIzpildītājam par uzdevuma atcelšanu. Ja sistēmasparametros norādīts, ka noraidīšanas gadījumā navatceļami citi dokumentam piesaistītie vizēšanas un/vaiparakstīšanas uzdevumi, tad šie uzdevumi atcelti netiekun saskaņā ar norādīto izpildes secību tiek nodotiizpildei. Ja ir statusā ‘Apakšuzdevumu izpilde’, kuram navciti apakšuzdevumi statusā ‘Izpildē’, tad virsuzdevumam,kurš atrodas statusā ‘Apakšuzdevumu izpilde’ tiekmainīts statuss uz ‘Izpildē’. uzdevuma noraidīšanasgadījumā dokumentam tiek atgriezts atpakaļ statuss‘Projekts’ un ir iespējams reģistrēt atkārtoti uzdevumus,kuriem uzdevuma veids ir Vizēt vai Parakstīt.

Iepazinos, Izskatīts, Izpildīts, Vizēts, Parakstīts – tiek norādīts pozitīvaizpildes rezultāta gadījumā un uzdevumam tiek mainīts statuss no ‘Izpildē’ uz‘Izpildīts’;

Parakstīts – norādot šādu uzdevuma izpildes rezultātu, tiek attēlots sistēmaspaziņojums:

Paziņojums 11. Vaicājums par elektronisko parakstu

o izvēloties darbības spiedpogu , notiekpamatdokumenta numura reģistrēšana, t.i.,dokumentam tiek piešķirts numurs un uzdevums tiekatzīmēts kā izpildīts – Parakstīts. Ja dokumentam datnesir pievienotas uz sagataves pamata, kurā ir izveidoti tagi,tad datnē izveidoto tagu vietā tiek iekopēts sistēmasuzģenerētais dokumenta reģistrācijas numurs(Sagataves izveidi skat. [1] 6.1.4 Dokumenta sagatavesizveide ar tagiem);

o izvēloties darbības spiedpogu , tiek atvērtaLatvijas Pasta elektroniskās parakstīšanas ekrānforma




(skat. aprakstu 1 10 Elektroniskais paraksts). Veicotelektronisko parakstīšanu notiek pamatdokumentanumura reģistrēšana, t.i., piešķirts dokumentam numursun tam pievienotās datnes atjaunošana, ja tā ir bijusisagatave, kurā ir izveidoti tagi un šo tagu vietās, tiekielasīta atbilstoša informācija;

Ja uzdevuma Parakstīt izpildi veic dokumentam, kuram nav pievienotadatne, tad tiek attēlots sistēmas paziņojums:

o izvēloties darbības spiedpogu , uzdevumaizpilde netiek veikta. Lietotājam tālākas darbības jāveicsaskaņā ar organizācijā noteiktajiem dokumentuapstrādes noteikumiem.

Šo uzdevumu var izpildīt kā Noraidīts un komentārā norādītnoraidīšanas iemeslu – nav pievienota datne.

No šī uzdevuma var veidot apakšuzdevumu (hipersaite Veidotapakšuzdevumu) kolēģim, kas ievietojis/reģistrējis dokumentusistēmā, ar uzdevuma tekstu, lai kolēģis dokumentam pievienodatni. Ja tiek izveidots apakšuzdevums, tad pamata uzdevumu nebūsiespējams izpildīt līdz brīdim, kamēr kolēģis nebūs izpildījis tamuzdoto apakšuzdevumu, līdz ar to šis pamata uzdevums uz laikupaliek neizpildīto uzdevumu sarakstā.

o izvēloties darbības spiedpogu , uzdevumstiek norādīts kā Izpildīts (šajā gadījumā dokumentsnetiek parakstīts ar elektronisko parakstu), betdokumenta statuss nemainās un netiek piešķirtsreģistrācijas numurs.

o ja uzdevuma izpildes rezultāts ir norādīts Noraidīts, tadpamatdokumenta statuss mainās no statusaParakstīšanā uz statusu Projekts.

11.6.3. Uzdevumu secīga nosūtīšana izpildei

Apraksts

Uzdevumu secīga nosūtīšana izpildīšanai notiek, ja dokumentam definēti vairāki uzdevumi unkatram uzdevumam norādīts savs izpildes secības numurs.

Dokumentam reģistrējot vairākus uzdevumus, uzdevums ar izpildes secības numuru ‘1’Izpildītājam tiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu par jaunu saņemtu uzdevumu ar hipersaiti uz




uzdevums šķirkli ‘Izpilde’, kā arī redzams sistēmā atverot navigācijas kokā Uzdevumi Lietotāja saņemtie un atrodas statusā Izpildē. Attiecīgi pārējie uzdevumi pie dokumenta,kuru izpildes secības numurs ir lielāks par ‘1’, atrodas statusā Reģistrēts un nav nosūtītsuzdevums Izpildītājam.


Ekrānforma 74. Uzdevumu secīga nodošana izpildītājam – piemērs

Piemēram: attēlā redzams, ka uzdevums ar izpildes secības numuru ‘1’ ir atzīmēts kā izpildītsun atrodas statusā Izpildīts. Līdz ko pirmais uzdevums tika izpildīts, tā nākamais stājas spēkā,šajā gadījumā uzdevums ‘2’, no statusa Reģistrēts pāriet uz statusu Izpildē un uzdevumaIzpildītājam tiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu par jaunu saņemtu uzdevumu ar hipersaiti uzuzdevuma šķirkli ‘Izpilde’, vai arī to redz atverot navigācijas kokā Uzdevumi Lietotājasaņemtie Izpildē. Attiecīgi, ja dokumentam ir reģistrēti vēl uzdevumi ar izpildes secībasnumuru ‘3’ un ‘4’, tad uzdevums ‘3’ stājas spēkā tikai tad, kad ir izpildīts uzdevums ‘2’ unuzdevums ‘4’ stājas spēka tikai tad, ja ir izpildīts uzdevums ‘3’. Attēlā redzamie uzdevumi ‘3’un ‘4’ tā kā uzdevums ‘2’, nav atzīmēts kā izpildīts atrodas statusā Reģistrēts, kas nozīmē, kaIzpildītājs uzdevumus vēl nav saņēmis.

11.6.4. Uzdotā uzdevuma atcelšana

Apraksts

Uzdevumu, kura izpilde faktiski nav sākta, t.i., nav atzīmēts izpildes progress, var to atcelt. Šīspiedpoga domāta, piemēram, ja ir ievadīts nepareizs uzdevums, vai arī uzdevums kā tādsvairāk nav aktuāls un tiek atcelts.

Darbību apraksts

Uzdevuma atcelšana ir pieejama uzdevuma ekrānformas šķirklī ‘Izpilde’, uzklikšķinot uz

spiedpogas .

Spiedpoga ir pieejama tikai uzdevuma Uzdevējam un Autoram(tas, kurš reģistrējisuzdevumu, bet ievadlaukā Uzdevējs norādījis citu lietotāju), kā arī uzdevuma statusam ir jābūtIzpildē, Reģistrēts vai Apakšuzdevumu izpilde.

Atceļot uzdevumu, tā statuss mainās no Izpildē, Reģistrēts, vai Apakšuzdevumu izpilde uzstatusu Atcelts. Ja dokumentam ir reģistrēti vairāki uzdevumi un katram ir sava izpildes secība,




tad nākamais uzdevums pēc patreizējā uzdevuma izpildē esoša uzdevuma atcelšanas, tieknodots Izpildītājam pārejot no statusa Reģistrēts uz Izpildē.

Pēc uzdevuma atcelšanas šķirklī ‘Uzdevums’ ievadlaukā Izpildītājs norādītajam lietotājam, tieknosūtīts paziņojums uz e–pastu par atceltu uzdevumu.

Piezīme! Atceltos uzdevumus ar uzdevuma veidu Vīzēt, Parakstīt ir iespējams reģistrētatkārtoti.

11.7. Uzdevuma paziņojumi

Apraksts

Šķirklī ‘Paziņojumi’, lietotājs var konfigurēt uzdevuma aprites laikā nosūtāmo brīdinājumapaziņojumu parametrus.


Lai skatītu vai aktualizētu uzdevuma brīdinājuma paziņojuma parametrus, atver uzdevumaekrānformas šķirkli ‘Paziņojumi’:

Ekrānforma 75. Uzdevuma atgādinājumu sūtīšanas informācija


Nosūtīts izpildītājam – datums, kad nosūtīts uzdevums tā Izpildītājam. Šis ievadlaukstiek aizpildīts automātiski, kad uzdevuma statuss mainās uz Izpildē;

Izpildītājs atvēris uzdevumu – datuma ievadlauka vērtība tiek aizpildīta automātiski,kad uzdevuma ekrānformu lietotājs atvēris pirmo reizi, un kurš norādīts kāIzpildītājs.

Datu bloks ‘Nosūtītie paziņojumi’




Saraksta veidā tiek attēlota informācija par nosūtītajiem e–pasta paziņojumiem un paziņojumusaņēmējiem:

Datums un laiks – e–pasta nosūtīšanas datums;

Paziņojuma veids – paziņojums par uzdotu uzdevumu, neizpildītu uzdevumu, vai arīpar termiņa izpildes tuvošanos;

Saņēmējs – uzdevuma saņēmējs;

Saņēmēja e-pasts – uzdevuma saņēmēja e–pasts.

Paziņojumi un atgādinājumi tiek nosūtīti tad, kad lietotājs ir veic konkrētas darbības aruzdevumu. Šajā nosūtīto informātīvo paziņojumu sarakstā tiek attēloti šādi paziņojumu veidi:

Lietotājam uzdod uzdevumu manuāli vai uzdevumu plūsmai statuss mainās no Reģistrētsuz Izpildē, tiek nosūtīts uzdevuma Izpildītājam paziņojums pa e–pastu – ‘Jaunsuzdevums’ (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana);

Lietotājam deleģējot uzdevumu manuāli vai automātiski, tiek nosūtīts uzdevumaIzpildītājam paziņojums pa e–pastu – ‘Uzdevuma deleģēšana’ (skat. aprakstu 11.8Uzdevumu deleģēšana);

Uzdevuma Uzdevējam mainot izpildes termiņu, tiek nosūtīts uzdevuma Izpildītājampaziņojums pa e-pastu – ‘Izpildes termiņa maiņa’;

Uzdevuma Uzdevējam atceļot uzdevumu, t.i., mainot uzdevumam statusu uz Atcelts, tieknosūtīts uzdevuma Izpildītājam paziņojums pa e–pastu – ‘Uzdevuma atcelšana’(skat. aprakstu 11.6.4 Uzdotā uzdevuma atcelšana);

Ja datu blokā ‘Paziņojumu konfigurācija’ ir atzīmēta izvēles rūtiņa Informēt uzdevēju paruzdevuma izpildi un uzdevuma Izpildītājam izpildot uzdevumu, tiek mainītsuzdevumam statuss uz Izpildīts, tad tiek nosūtīts Uzdevējam paziņojums pa e–pastu– ‘Uzdevuma izpilde’;

Ja datu blokā ‘Paziņojumu konfigurācija’ ir atzīmēta izvēles rūtiņa Informēt pirms izpildestermiņa tuvošanās un norādīts dienu skaits pirms termiņa beigām, tad automātiskitiek izsūtīts paziņojums Izpildītājam pa e–pastu – ‘Izpildes termiņa tuvošanās’;

Ja datu blokā ‘Paziņojumu konfigurācija’ ir atzīmēta izvēles rūtiņa Informēt uzdevēju parkavējumu un aizpildīts ievadlauks Atkātojumu skaits par kavēšanu un uzdotajamuzdevumam izpildes termiņš ir pagājis, tad tiek nosūtīts uzdevuma Uzdevējampaziņojums pa e–pastu – ‘Uzdevums nav izpildīts termiņā’.

Datu bloks ‘Paziņojumu konfigurācija’

Šajā datu blokā konfigurē un norāda informāciju par nosūtāmajiem atgādinājumapaziņojumiem:

Informēt pirms izpildes termiņa tuvošanās – izvēles rūtiņu atzīmē, lai tiktu nosūtītspaziņojums par izpildes termiņa tuvošanos. Ja norādītajā datumā uzdevums netiksizpildīts vai arī tā izpilde netiks izvērtēta, uzdevuma Izpildītājam tiks nosūtītsinformatīvs e–pasts;

Dienu skaits pirms – ievadlaukā norāda cik dienas pirms izpildes termiņa beigāminformēt uzdevuma Izpildītāju;

Informēt uzdevēju par kavējumu – izvēlēs rūtiņu atzīmē, ja atgādinājumi paruzdevuma izpildes kavējumu ir nosūtāmi uzdevuma Uzdevējam;

Atkārtojumu skaits par kavēšanu – atgādinājumu skaits par uzdevuma izpildi;




Atļaut automātisku deleģēšanu – izvēles rūtiņu atzīmē, ja vēlas automātiskudeleģēšanu, t.i., Izpildītāja aizvietošanu;

Informēt uzdevēju par uzdevuma izpildi – izvēles rūtiņu atzīmē, ja nepieciešamsinformēt uzdevuma Uzdevēju par uzdevuma izpildīšanu.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu visu norādīto informāciju, vai veiktās izmaiņas, uzklikšķina uz spiedpogas

ekrānformas augšējā daļā. Ja dati saglabāti, sistēma attēlo paziņojumu „Dativeiksmīgi saglabāti!”.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , uzdevuma ekrānforma tiek aizvērta un izmaiņas netieksaglabātas.

11.8. Uzdevumu deleģēšana

Apraksts

Uzdevuma deleģēšana ir nodošana citam uzdevuma Izpildītājam, vai norādītajam uzdevumaIzpildītāja aizvietotājam. Deleģēt var tos uzdevumus, kuri atrodas statusā Izpildē.

Sistēmā ir iespējama divu veidu uzdevumu deleģēšana:

Manuālā uzdevuma deleģēšana citam uzdevuma Izpildītājam (skat. aprakstu 11.8.1Uzdevuma manuālā deleģēšana);

Automātiskā uzdevuma deleģēšana citam uzdevuma Izpildītājam (skat. aprakstu 11.8.2Uzdevumu automātiskā deleģēšana).

11.8.1. Uzdevuma manuālā deleģēšana

Apraksts

Manuālā uzdevuma deleģēšana nozīmē, piemēram, ja ir uzdots uzdevums, kurš uz jumsneattiecas, vai radusies kļūda norādot uzdevuma Izpildītāju, tad izmantojot manuālouzdevuma deleģēšanu iespējams mainīt uz korektu uzdevuma Izpildītāju.

Darbību apraksts

Manuāla uzdevuma deleģēšana ir iespējama tikai tam sistēmas lietotājam, kurš uzdevumakartiņā ir norādīts kā uzdevuma Izpildītājs. Reģistrētam uzdevumam, kas atrodas stausā‘Izpildē’ ir iespējams noteikt citu atbildīgo uzdevuma Izpildītāju, to deleģējot:

Manuālā deleģēšana – uzdevuma ekrānformas šķirklī ‘Izpilde’ uzklikšķinot uz

spiedpogas . Uzklikšķinot uz spiedpogas, tiek atvērta ekrānforma ‘Kontaktumeklēšana’ (skat. aprakstu 1.31 Kontakta meklēšana). Izmantojot kontaktumeklēšanu, jaunajam uzdevuma Izpildītājam tiek nosūtīts paziņojums uz e–pastu parsaņemtu jaunu deleģētu uzdevumu ar hipersaiti uz uzdevuma šķirkli ‘Izpilde’, vai arīto redz atverot navigācijas kokā Uzdevumi Lietotāja saņemtie Izpildē.Savukārt uzdevuma Uzdevējs paliks iepriekš norādītais.

Lai redzētu, kurš deleģējis uzdevumu, atver uzdevuma kartiņas šķirkli ‘Paziņojumi’ un datublokā ‘Nosūtītie paziņojumi’ ir ieraksts Uzdevuma deleģēšana, kas norāda, ka šim saņēmējamir deleģēts ieraksts. Uzdevuma deleģētājs ir tas, kurš norādīts kā saņēmējs pirms šī uzdevumadeleģēšanas ieraksta.




11.8.2. Uzdevumu automātiskā deleģēšana

11.8.2.1. Aktuālās informācijas jeb prombūtņu saraksts

Apraksts

Aktuālās informācijas sarakstā tiek attēlotas visas reģistrētās darbinieku prombūtnes, jebautomātisko uzdevumu deleģēšanu. Darbinieku prombūtnes darbojas ne tikai kā informatīvsieraksts, bet arī automātiska uzdevumu deleģēšana, ja prombūtnē esošam darbiniekam, kuramir uzdevumi statusā Izpildē, tiek nomainīts Izpildītājs ar reģistrētajā prombūtnē norādītoAizvietotāju. Kā arī reģistrētā prombūtne darbojas veidojot jaunu uzdevumu un norādot tajāIzpildītāju, kuram uzdevuma izpildes termiņa laikā ir reģistrēta prombūtne, iespējams nomainītar Aizvietotāju, vai atstāt pirms tam norādīto Izpildītāju.


Lai atvērtu reģistrēto darbinieku prombūtnes sarakstu, navigācijas kokā atver mapiOrganizācija Aktuālā informācija. Centrālajā daļā tiek attēlots sistēmā reģistrētāsdarbinieku prombūtnes saraksts.

Piezīme! Lai būtu iespējams reģistrēts vai labot darbinieku prombūtnes, lietotājamnepieciešamas piešķirt atbilstošas tiesības. Šīs tiesības piešķir sistēmas administrators.

Ekrānforma 76. Aktuālās informācijas, jeb automātiskās uzdevumu deleģēšanas saraksts

Atverot sarakstu, tajā tiek attēlotas tikai aktuālās prombūtnes, tas kas iekrīt pašreizējā dienā.

No/Līdz – darbinieka prombūtnes datuma intervāls. Ja darbiniekam, kuram ir reģistrētaprombūtne, kontakta kartiņā ir atzīmēts, ka ir atļauta automātiska uzdevumudeleģēšana, tad šajā laika intervālā stājas spēkā darbinieka aizvietošana;

Izpildītājs – darbinieks, kuru vēlas aizvietot;

Aizvietotājs – darbinieks, kurš aizvietos Izpildītāju;

Iemesls – aizvietošanas iemesls;

Atcelta – pazīme , ja prombūtne ir atcelta.

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma sarakstā netiek attēlotas atceltās darbiniekaprombūtnes. Ja vēlās sarakstā redzēt arī atceltās darbinieku prombūtnes, tad izmantomeklēšanu.

Lai skatītu vai aktualizētu konkrētas prombūtnes datus, sarakstā uzklikšķina vienu reizi uzreģistrētas prombūtnes ieraksta.




Lai meklētu visas darbinieku prombūtnes, tad saraksta augšējā daļā uzklikšķina uz hipersaitesVisi.

Sarakstā ir iespējama arī ātrā meklēšana. Ātrās meklēšanas ievadlauks pieejams sarakstaaugšējā daļā. Tajā tiek meklēts pēc: darbinieka vārda, uzvārda, datuma un iemesla. Lai veiktumeklēšanu ātrās meklēšanas ievadlaukā ieraksta minētās vērtības pēc kā meklēšana notiek unuzklikšķina uz hipersaites Meklēt.

Lai prombūtnes sarakstu sakārtotu alfabēta secībā, vai datuma secībā uzklikšķina uz atbilstošakolonas vārda. Detalizētākas darbības ar sarakstiem skatīties aprakstā 6 Sarakstu vadība.

11.8.2.2. Aktuālās informācijas jeb prombūtņu reģistrēšana

Apraksts

Reģistrējot jaunu darbinieka prombūtni, kuras nozīmē ir arī automātiskā uzdevumudeleģēšana, tiek norādīts ne tikai prombūtnes iemesls un datuma intervāls, bet arī tādainformācija, kas attiecas uz uzdevumu deleģēšanu, Izpildītājs un tā Aizvietotājs.


Lai atvērtu reģistrēto darbinieku prombūtnes sarakstu, kurā iespējams reģistrēt jaunuprombūtni, navigācijas kokā atver mapi Organizācija Aktuālā informācija. Centrālajādaļā tiek attēlots sistēmā reģistrētās darbinieku prombūtnes saraksts.

Piezīme! Lai būtu iespējams reģistrēts vai labot darbinieku prombūtnes, lietotājam irnepieciešamas piešķirt atbilstošas tiesības. Šīs tiesības piešķir sistēmas administrators.

Lai reģistrētu jaunu darbinieka prombūtni, jeb automātisko uzdevuma deleģēšanu, sarakstagalvenajā izvēlnē uzklikšķina uz hipersaites Jauna prombūtne.

Ekrānforma 77. Aktuālās informācijas, jeb automātiskā uzdevumu deleģēšanas reģistrēšanas


Statuss – prombūtnēm var būt iespējami trīs statusi:




Reģistrēta – statuss, kad darbinieka prombūtne ir saglabāta, kā arī, prombūtnesdatums no/līdz ietilpst pašreizējā dienā;

Iepriekšēja – statusā, kad darbinieka prombūtnes datums no/līdz ir pagātnē;

Atcelts – statusā, kad ir atzīmēta izvēles rūtiņa Atcelts un veikta saglabāšanadarbinieka prombūtnes kartiņai.

Reģistrācijas datums – pašreizējās dienas datums, kuru sistēma aizpilda automātiskiun tas nav labojams;

Izpildītājs – norāda uzdevuma izpildītāju, kuru nepieciešams aizvietot. Personu norādaizmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks);

Aizvietotājs – tas lietotājs, kurš aizvietos norādīto uzdevuma Izpildītāju. Aizvietotājaievadlaukā nebūtu vēlams likt to pašu lietotāju, kas jau ir ievadlaukā Izpildītājs.Personu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Iemesls – darbinieka prombūtnes iemesls;

Datums no – norāda no kura datuma var sākt automātisko aizvietošanu. Datumam irjābūt lielākam kā pašreizējās dienas datums. skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade);

Datums līdz – norāda datumu līdz kuram ir nepieciešama automātiskā deleģēšana(skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Ja Aizvietotājamnorādītājā laika intervālā būs jau reģistrēts uzdevumu automātiskas deleģēšanasieraksts, kurā ir norādīts kā Izpildītājs, tad sistēma attēlos paziņojumu;

Piezīme! Ja Datums no ir norādīts pašreizējās dienas datums, tad visi uzdevumaizpildītājam Izpildē esošie uzdevumi, kuriem ir atzīmēta izvēles rūtiņa Atļaut automātiskudeleģēšanu, tiek deleģēti Aizvietotājam.

Atcelta – izvēles rūtiņa, kura ir pieejama tikai saglabātai darbinieka prombūtnei, kurunorādot darbinieka prombūtne tiek atcelta un pie automātiskās uzdevumudeleģēšanas šī prombūtne netiek ņemta vērā;

Atcelšanas datums – šis teksts tiek aizpildīts, ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa Atcelta unveikta darbinieka prombūtnes saglabāšana. Ievadlauks nav labojams;

Lietotājs – šis teksts, tiek aizpildīts, ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa Atcelta un veiktadarbinieka prombūtnes saglabāšana. Ievadlaukā tiek norādīts tā lietotāja vārds,uzvārds, kurš ir atcēlis darbinieka prombūtni. Ievadlauks nav labojams;

Komentārs – ievadlauks, kuru aizpilda, ja ir nepieciešama papildus darbiniekaprombūtnes skaidrošanai, piemēram, ja ir norādīts iemesls Cits.

Spiedpogu darbība

Lai saglabātu prombūtnes ierakstu, uzklikšķina uz spiedpogas . Ja dati saglabāti,sistēma attēlo paziņojumu „Dati veiksmīgi saglabāti!”.

Pēc darbinieka prombūtnes, jeb automātiskās uzdevumu deleģēšanas datu saglabāšanas:

Ja ievadlaukā Datums no vērtība ir mazāka nekā pašreizējās dienas datuma vērtība, tadsistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Lauka ‘Datums no’ vērtība ir mazāka paršodienas datumu!).

Ja ievadlaukā Datums līdz vērtība ir mazāka nekā ievadlaukā Datums no, tad sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Lauka ‘Datums līdz’ vērtība ir mazāka nekāievadlaukā ‘Datums no’ vērtība!).




Ja ievadlauka Izpildītājs vērtība sakrīt ar ievadlauka Aizvietotājs vērtību, tad sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Darbinieks nevar aizvietot pats sevi!).

Pie darbinieka prombūtnes saglabāšanas, ja tam ir uzdevumi statusā Izpildē undarbiniekam kontakta kartiņā ir atļauta automātiska uzdevumu deleģēšana, taduzdevuma Izpildītājs tiek mainīts ar prombūtnē norādīto Aizvietotāju. UzdevumaAizvietotājam tiek nosūtīts paziņojums uz e-pastu par deleģētu uzdevumasaņemšanu, kā arī pieejams sarakstā – Uzdevumi Lietotāja saņemtie.Savukārt, ja aizvietotājam arī ir reģistrēta prombūtne, tad uzdevumu statusā Izpildē,tiek nosūtīti tam norādītajam Aizvietotājam.

Pie darbinieka prombūtnes reģistrēšanas, visi tie darbiniekam uzdotie uzdevumi, kas irIzpildē ar norādītu uzdevuma izpildes termiņu, kurš ietilpst reģistrētāsprombūtnes laika posmā, tiek automātiski deleģēti Aizvietotājam.

Prombūtnes kartiņā arī pēc saglabāšanas iespējams mainīt prombūtnes periodu, tačutikai tad, ja šis periods nav pagātnē.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek aizvērta ekrānforma bez izmaiņu saglabāšanas.




12. Sanāksmju vadība

Apraksts

Sanāksmju vadības modulis nodrošina sanāksmju reģistrēšanu, plānošanu, sanāksmesizskatāmo jautājumu reģistrēšanu, sanāksmes dokumentu saglabāšanu, kā arī sanāksmjuinformācijas izplatīšanu.

Piekļūšana

Sanāksmju vadības process sākas ar sanāksmes veida reģistrēšanu šķirkļa ‘Namejs’navigācijas punktā Konfigurācija Sanāksmju veidi (skat. aprakstu [1] 7.2 Sanāksmesveida uzturēšana). Sanāksmju veidus reģistrē sistēmas administrators, vai arī lietotājs, kurampiešķirtas atbilstošas tiesības konfigurēt un uzturēt sanāksmju veidu datus.

Izpildes secība

Lai sagatavotu konkrētas sanāksmes datus, to veic protokolētājs šķirkļa ‘Namejs’ navigācijaspunktā Sanāksmes Aktīvās sanāksmes. Zem šīs mapes tiek attēloti visi sistēmāreģistrētie sanāksmju veidi. Šos sanāksmju veidus redz tie sistēmas lietotāji, kuriem irpiešķirtas tiesības vismaz ar lomu Viesis. Aktīvās sanāksmes mapē tiek uzturēta informācijapar aktuālām sanāksmēm, t.i., sanāksmes, kuras vēl nav slēgtas (skat. aprakstu 12.1 Sanāksmju saraksts).

Sanāksmes sagatavošanas laikā atbildīgais darbinieks veido izskatāmos darba kārtībaspunktus, jeb jautājumus, pievieno nepieciešamos dokumentus uz izskatīšanu, lēmumaprojektus, protokolus, darba kārtības un aizpilda sēdes pamatdatus, kurā ietilpst: sanāksmesnorises laiks, vieta, uzaicinātie dalībnieki un organizatori. Reģistrēt iespējams uzreiz vairākasregulāri atkārtojošās sanāksmes (skat. aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Reģistrējot pie sanāksmes izskatāmos jautājumu punktus iespējams izmantojot darba kārtībassagatavi un automātiski ģenerēt darba kārtību kā MS Word dokumentu. Pie darba kārtībasjautājumiem var piesaistīt sistēmā reģistrētus dokumentus.

Pēc darba kārtības datu sagatavošanas, sanāksmes dalībniekiem, ir iespējams nosūtīt uz e-pastu ziņojumu, darba kārtību, ievietot kalendārā sanāksmes laiku, norises vietu un saturu.

Deputātiem un sanāksmes vadītājam sanāksmes norise notiek šķirklī ‘Sanāksmes’, kur irpieejami izskatāmie jautājumi un ar tiem saistītie dokumenti.

Slēdzot sanāksmi, tā tiek pārcelta no mapes Aktīvās sanāksmes uz Slēgtās sanāksmes –šajā mapē tiek attēlotas visas slēgtās sanāksmes, sadalītas atbilstoši pa sanāksmju veidiem.Slēgto sanāksmju sarakstā, sanāksmes tiek attēlotas noteiktu laiku, t.i., septiņas dienas.

12.1. Sanāksmju saraksts

Apraksts

Sistēmā ir izveidoti atsevišķi aktīvo un slēgto sanāksmju saraksti, kuros iespējams ērtipārskatīt sanāksmes pēc to veidiem, kā arī vienā sarakstā tiek attēloti visi izskatāmiejautājumi konkrētam sanāksmes veidam.

Piekļūšanas nosacījums

Lai būtu pieejams sanāksmju saraksts, lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām: šķirklī ‘Namejs’navigācijas punktā atver Administrēšana Lomu saraksts Jauna loma, vai arī no




saraksta atver esošu lomu, kurai piešķir tiesības zem Navigācija atzīmējot izvēles rūtiņas, laibūtu pieejami navigācijas punkti un konkrēti saraksti:

Sanāksmes

Sanāksmes – Aktīvās sanāksmes

Sanāksmes – Slēgtās sanāksmes

Sanāksmes – Jautājumi

Izveidoto lomu atzīmē konkrētai lietotāju grupai, piemēram, 01.DEPUTĀTI.

Lai zem šiem navigācijas punktiem būtu pieejami konkrēti sanāksmju veidu saraksti, lietotājamnepieciešams piešķirt vismaz lasīšanas tiesības uz konkrētu sanāksmes veidu (skat. aprakstu[1] 7.2 Sanāksmes veida uzturēšana).

Piekļūšana

Lai atvērtu aktīvās sanāksmes, šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes Aktīvās sanāksmes atbilstošu sanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes.

Lai atvērtu slēgtās sanāksmes, šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes Slēgtās sanāksmes atbilstošu sanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes.

Lai atvērtu konkrētas sanāksmes veida visus aktuālos jautājumus, navigācijas kokā atverSanāksmes Jautājumi atbilstošu sanāksmes veidu, piemēram, Domessanāksmes.


Reģistrēto sanāksmju saraksts:

Ekrānforma 78. Aktīvo sanāksmju saraksts – piemērs

Datums – sanāksmes norises datums;

Numurs – sanāksmes numurs pēc kārtas;

Jautājumi – attēlo konkrētajai sēdei reģistrēto jautājumu skaitu;

Darba kārtība – pazīme ‘Jā’ norāda uz to, ja konkrētajai sanāksmei ir piesaistīts darbakārtības dokuments, t.i., sanāksmju reģistrēšanas šķirklī ‘Dokumenti’;




Protokols – pazīme ‘Jā’ norāda uz to, ja konkrētajai sēdei ir piesaistīts protokoladokuments, t.i., sanāksmju reģistrēšanas šķirklī ‘Dokumenti’;

Kontaktpersona – tiek attēlots kontaktpersonas Vārds Uzvārds;

Norises veids – tiek attēlots kāds ir sanāksmes norises veids;

Norises vieta – tiek attēlots sanāksmes norises vietas nosaukums;

Ir slēgta – slēgtām sanāksmēm tiek attēlota pazīme ‘Jā’, ja nav slēgta, tad pazīmenetiek attēlota.

Darbības ar sarakstu

Katra reģistrētā sanāksme sarakstā tiek attēlota kā viena ieraksta rinda un to var atvērtapskatīšanai vai papildināšanai uzklikšķinot jebkurā vietā uz konkrētu ieraksta rindu.

Virs saraksta, gaiši zilajā joslā ir pieejama sanāksmju galvenā darbību izvēlne (skat. aprakstu6 Sarakstu vadība).

12.2. Jaunas sanāksmes izveidošana

Apraksts

Lai sanāksme noritētu veiksmīgi vispirms ir jāizveido jauna sanāksme, kurai sagatavoatbilstošus datus. Sanāksmes datu sagatavošanu veic protokolētājs, vai sistēmas lietotājs aratbilstoši piešķirtām tiesībām.


Lai reģistrētu sanāksmes datus nepieciešami šādi piekļūšanas nosacījumi:

reģistrēts atbilstošs sanāksmes veids (skat. aprakstu [1] 7.2 Sanāksmes veidauzturēšana);

sanāksmes veidam datu blokā ‘Sanāksmes dalībnieki’ lietotājs norādīts kā Protokolētājsun datu blokā ‘Tiesības’ kā Redaktors;

piešķirtas atbilstošas tiesības, lai būtu pieejami navigācijas punkti un sanāksmjusaraksts. Esošai vai jaunai lomai piešķir tiesības zem Navigācija atzīmējot izvēlesrūtiņas:

Sanāksmes




Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes Aktīvās sanāksmes atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes.

Lai izveidotu jaunu sanāksmi, virs sanāksmju saraksta uzklikšķina uz hipersaites Jaunasanāksme. Sistēma atver ekrānformu ‘Sanāksmes datu reģistrēšana’ ar konkrētās sanāksmesveidam norādītiem parametriem.





Jaunai sanāksmei, kamēr ne reizi nav saglabāti pamatdati, sākotnēji ir pieejams tikai šķirklis‘Sanāksme’:

Ekrānforma 79. Jaunas sanāksmes izveidošana

Datu bloks ‘Pamatinformācija’

Sanāksmes veids – sanāksmes veida nosaukums tiek attēlots automātiski, atbilstošinavigācijas kokā izvēlētam sanāksmes veidam.

Numurs – tiek aizpildīts automātiski ar nākamo numuru pēc kārtas pašreizējajā gadā.Ievadlauks ir pieejams rediģēšanai.

Ja sanāksmes numurs tiek mainīts un pie saglabāšanas sistēma konstatē, ka tasnav secīgs pašreizējā gadā, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu(Norādītais numurs nav secīgs, vai saglabāt norādīto numuru?), ar iespējulietotājam izvēlēties mainīt, vai atstāt sistēmas piešķirto numuru pēc kārtas.

Ja sanāksmes numurs tiek mainīts un pie saglabāšanas sistēma konstatē, ka tādskonkrētam sanāksmes veidam numurs jau eksistē pašreizējā gadā, tad sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Sanāksme ar šādu numuru jau reģistrēta, vaisaglabāt norādīto numuru?), ar iespēju lietotājam izvēlēties mainīt vai atstātsistēmas piešķirto numuru pēc kārtas.

Sanāksmes datums – sanāksmes norises datums (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade);

Sanāksmes laiks (ss:mm) – ievada sanāksmes sākuma laiku;




Beigu datums – sanāksmes beigu datums (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauksjeb datuma ievade). Ja sanāksme ir vienas dienas ietvarā, tad var nenorādīt beigudatumu, jo sistēma pati norāda tās pašas dienas datumu;

Beigu laiks (ss:mm) – ievada sanāksmes beigu laiku. Ja ir ievadīts sanāksmes sākumalaiks, tad lietotājs var arī nenorādīt beigu laiku, jo sistēma pēc noklusējuma norāda+2 stundas no sanāksmes sākuma laika;

Atklāta – ievadlauks nav pieejams, to sistēma aizpilda automātiski, ja sanāksme noritēsar elektronisko balsošanu, brīdī, kad sanāksmes vadītājs ir uzsācis sanāksmi (skat.aprakstu 12.5.1 Sanāksmes uzsākšana – Vadītājs);

Slēgta – ievadlauks nav pieejams, to sistēma aizpilda automātiski, ja sanāksme noritēsar elektronisko balsošanu, brīdī, kad sanāksmes vadītājs ir slēdzis sanāksmi (skat.aprakstu 12.5.3.3 Sanāksmes slēgšana);

Sanāksme ir slēgta – atzīmējot izvēles rūtiņu sanāksme ir slēgta, konkrētās sanāksmesun tās saistītie dati nav pieejami rediģēšanai;

Kontaktpersona – fiziska persona, kura ir norādīta kā kontaktinformācija ar sanāksmisaistītiem jautājumiem. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktumeklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Piezīme! Novietojot peles kursoru uz sanāksmes izvēlēto kontaktpersonas ‘VārduUzvārdu’, uzvednē tiek attēlota papildus informācija par pievienoto kontaktu – VārdsUzvārds, personas kods (tiek attēlots tikai lietotājiem ar atbilstošām tiesībām), e-pastaadrese, pasta adrese.

Piezīmes – papildus informācija sanāksmes norisei.

Datu bloks ‘Norise’

Norises vieta – no izvēles saraksta norāda atbilstošu sanāksmes norises vietu;

Piezīme! Jaunu norises vietu lietotāji ar atbilstošām tiesībām reģistrē zem navigācijaspunktu Konfigurācija Klasifikatori Sanāksmes norises vieta (skat. aprakstu [1]4 Klasifikatoru pārvaldība).

Piezīme! Izvēles sarakstā vērtības ir sakārtotas alfabētiskā secībā.

Norises veids – no izvēles saraksta norāda atbilstošu sanāksmes norises veidu.

Piezīme! Jaunu reģistrē zem Konfigurācija Klasifikatori Sanāksmju norisesveids (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība).

Piezīme! Izvēles sarakstā vērtības ir sakārtotas alfabētiskā secībā.

Organizēšanas tips – iespējams izvēlēties vienu no diviem sanāksmes organizēšanastipiem:

Vienreizēja sanāksme – reģistrējot jaunu sanāksmi, sistēma automātiskinorāda, ka tā būs Vienreizēja sanāksme un zemāk esošie ievadlauki nav pieejami.Tie ir pieejami tikai tad, ja ir izvēlēta radiopoga Atkārtojošās sanāksmes;

Atkārtojošās sanāksmes – atzīmējot šo radiopogu, obligāti jāaizpilda pārējieievadlauki: Atkārtojuma intervāls un Atkārtojuma skaits vai Pēdējā atkārtojumadatums. Ņemot vērā šos ievadlaukus, tiek izveidoti jauni sanāksmes ieraksti,kuros automātiski tiek aizpildīti ievadlauki:

o Sanāksmes veids – tāds pats sanāksmes veids kāpamatsanāksmei;

o Numurs – katrai nākamajai par ‘1’ tiek palielinātanumura vērtība;




o Sanāksmes datums – tiek rēķināts atkarībā noievadlaukā Atkārtojuma intervāls norādītā datuma;

o Laiks – tāds pats laiks kā pamatsanāksmei;

o Beigu datums – netiek aizpildīts;

o Laiks – netiek aizpildīts;

o Sanāksme slēgta – netiek aizpildīts;

o Kontaktpersona – tāda pati kontaktpersona kāpamatsanāksmei;

o Piezīmes – netiek aizpildīts;

o Norises vieta – tāda pati norises vieta kāpamatsanāksmei;

o Norises veids – tāds pats norises veids kāpamatsanāksmei;

o Organizēšanas tips – atzīmēta izvēles rūtiņaVienreizēja sanāksme;

o Sanāksmes dalībnieki – tiek ielasīti norādītie dalībniekino atbilstošā sanāksmes veida.

Atkārtojuma intervāls – ievadlauks ir aktīvs tad, ja atzīmēta radiopoga Atkārtojošasanāksme. Atkārtojuma intervālu var izvēlēties no izvēles saraksta:

katru dienu – sanāksme atkārtosies katru dienu konkrēti norādītajā laikā;

katru nedēļu – sanāksme atkārtosies tajā pašā nedēļas dienā un laikā nākamajānedēļā;

katru mēnesi – sanāksme atkārtosies tajā pašā dienā un laikā nākamajā mēnesī;

katru gadu – sanāksme atkārtosies tajā pašā dienā un laikā nākamajā gadā;Piezīme! Norādot kādu no atkārtojuma intervāliem, sistēma atbilstoši tam izveido jaunussanāksmes ierakstus, kuros automātiski tiek aizpildītas ievadlauku vērtības. Pārsvarā arsanāksmes pamatdatiem, izņemtos ievadlauku Numurs, jo katram nākamajam sanāksmesierakstam tas tiek palielināts par vērtību ‘1’, ievadlauku Sanāksmes datums, katramnākamajam sanāksmes ierakstam datums tiks rēķināts atkarībā no norādītā atkārtojumaintervāla, ievadlauks Organizēšanas tips, katram nākamajam sanāksmes ierakstam tieknorādīta, ka tā ir Vienreizēja sanāksme.

Atkārtojumu skaits – sanāksmes atkārtojumu skaits. Ievadlauks pieejamsaizpildīšanai, ja ievadlaukā Organizēšanas tips ir izvēlēta radiopoga Atkārtojošāsanāksme un ja ir atzīmēta radiopoga Atkārtojumu skaits;

Pēdējā atkārtojuma datums – sanāksmes pēdējā atkārtojuma datuma ievadlauks(skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade). Ievadlauks pieejamsaizpildīšanai, ja ievadlaukā Organizēšanas tips ir izvēlēta Atkārtojošā sanāksme un jair atzīmēta radiopoga Pēdējā atkārtojuma datums.

Spiedpogu darbības

Lai saglabātu jaunas sanāksmes datus, uzklikšķina uz spiedpogas ekrānformasaugšējā labajā malā. Pēc pamatdatu saglabāšanas, kļūst pieejami pārējie sanāksmes šķirkļi(‘Dalībnieki’, ‘Darba kārtība’, ‘Dokumenti’), kuros protokolētājs turpina ievadīt sanāksmes datus(skat. aprakstu 12.3 Sanāksmes datu sagatavošana).




Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta. Ja lietotājs pirms tam nebijasaglabājis veiktās izmaiņas ekrānformā, tad ekrānforma tiek aizvērta un izmaiņas netieksaglabātas.

Spiedpoga ir pieejama tad, kad jaunas sanāksmes dati ir saglabāti. Kā arīspiedpoga ir pieejama tad, ja tai nav reģistrēts neviens darba kārtības punkts (jautājums) unsanāksme nav slēgta.

Ja spiedpoga ir pieejama, tad uzklikšķinot uz tās, sistēma attēlo brīdinājumapaziņojumu (Sanāksmes ieraksts tiks dzēsts. Vai turpināt?) uz kuru sistēmas lietotājamatbildot apstiprinoši, sanāksme tiek dzēsta, pretējā gadījumā tā netiek dzēsta.

12.3. Sanāksmes datu sagatavošana

12.3.1. Sanāksmes dalībnieku pievienošana

Apraksts

Sanāksmes dalībniekus var pievienot manuāli pa vienam vai arī tas notiek automātiski tādāgadījumā, ja tie ir bijuši norādīti konkrētajam sanāksmes veidam, līdzi ar to, veidojot jaunusanāksmi, sistēma ielasa visus konkrētajam sanāksmes veidam norādītos dalībniekus (skat.aprakstu [1] 7.2 Sanāksmes veida uzturēšana). Automātiski norādītos dalībniekus ir iespējamsizņemt vai mainīt.


Lai sanāksmes šķirklis ‘Dalībnieki’ būtu pieejams, nepieciešams izveidot jaunu sanāksmi un tosaglabāt, līdz ar to, pārējie piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat.aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Piekļūšana


Ja sanāksme ir izveidota, tad no aktīvo sanāksmju saraksta atver nepieciešamo sanāksmiun tad šķirkli ‘Dalībnieki’.

Ja sanāksme nav izveidota, tad izveido jaunu sanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunassanāksmes izveidošana).





Ekrānforma 80. Sanāksmes dalībnieku saraksts

Datu bloks ‘Sanāksmes dalībnieki’

Vadītājs, Protokolētājs – šie ievadlauki tiek aizpildīti automātiski, ja tie ir norādītisanāksmes veida uzturēšanas ekrānformā (Konfigurācija Sanāksmju veidi).Sanāksmes vadītāju un protokolētāju var norādīt tikai vienu, t.i., vairāki vadītāji unprotokolētāji nevar būt.

Sanāksmes vadītāju un protokolētāju ir iespējams mainīt. Tā kā sanāksmes vadītāju unprotokolētāju var norādīt tikai vienu, tad neizmantojot pretī katram ierakstamhipersaiti Dzēst, izvēlas citu kontaktu izmantojot ātro vai detalizēto kontaktumeklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks).

Piezīme! Ievadlaukos izvēlētā kontakta Vārdu Uzvārdu attēlo kā hipersaiti, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta konkrēta kontakta kartiņa (skat. aprakstu 1.25 Fiziskas personaskontakta ekrānforma). Kontakta datus, ja nepieciešams, iespējams rediģēt, ja sistēmaslietotājam ir atbilstošas tiesības, pretējā gadījumā tos var atvērt apskatīšanai.

Datu apakšbloks ‘Deputāti / Dalībnieki ar balss tiesībām’

Šajā datu apakšblokā Deputāti/Dalībnieki ar balss tiesībām tiek aizpildīti automātiski, ja tie irnorādīti konkrēta sanāksmes veida uzturēšanas ekrānformā (Konfigurācija Sanāksmjuveidi).




Ekrānformas bloks 24. Deputāti / Dalībnieki ar balss tiesībām

Ja ir nepieciešams, tad pievieno jaunus sanāksmes Deputātus/Dalībniekus. To dara ātrās vaidetalizētās kontaktu meklēšanas ievadlaukā, kas atrodas virs Deputātu/Dalībnieku saraksta(skat. aprakstu 2.1.1 Kontakta ievadlauks).

Sarakstā tiek attēlota šāda informācija:

Vārds, Uzvārds – sanāksmes Deputāta/Dalībnieka Vārds Uzvārds;

Piezīme! Norādītā Deputāta/Dalībnieka Vārdu Uzvārdu attēlo kā hipersaiti, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta konkrēta kontakta kartiņa (skat. aprakstu 1.25 Fiziskas personaskontakta ekrānforma). Kontakta datus, ja nepieciešams, iespējams rediģēt, ja sistēmaslietotājam ir atbilstošas tiesības, pretējā gadījumā tos var atvērt apskatīšanai.

Piezīme! Novietojot peles kursoru uz izvēlētā kontakta hipersaites, tiek attēlots uzvednesteksts, kurā redzama daļa informācijas par kontaktu, lai nebūtu jāver vaļā kontaktakartiņa datu apskatīšanai. Tajā tiek attēlots – vārds uzvārds, personas kods (tiek attēlotstikai lietotājiem ar atbilstošām tiesībām), e-pasta adrese, pasta adrese.

Dalība obligāta – izvēles rūtiņa, ar kuras palīdzību norāda, atķeksējot to, kuramsanāksmes Deputātam/Dalībniekam ir jāierodas uz sanāksmi obligāti. Pretējāgadījumā sanāksmē dalība nav obligāta;

Nepiedalās – izvēles rūtiņa, ar kuras palīdzību, atķeksējot to, norāda kādaDeputāta/Dalībnieka nepiedalīšanos sanāksmē, šādā gadījumā būtu vēlams norādītnepiedalīšanās iemeslu ievadlaukā Iemesls;

Iemesls – ievadlauks, kurā ievadīt iemeslu par nepiedalīšanos sanāksmē;

Dzēst – hipersaite uz kuras uzklikšķinot, sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu arjautājumu (Ieraksts tiks dzēsts! Vai turpināt?), kur lietotājam, atbildot apstiprinoši,sanāksmes Deputāts/Dalībnieks tiek dzēsts no saraksta, lietotājam atbildot noraidoši,Deputāts/Dalībnieks sarakstā tiek atstāts.

Šajā sarakstā kā nerediģējams sanāksmes dalībnieka ieraksts tiek izveidots un attēlots,sanāksmes vadītājs un tā dalība ir obligāta, jo bez sanāksmes vadītāja sanāksme nevar tiktuzsākta.

Ja sanāksmes vadītājs tiek mainīts, tad sistēma datu apakšblokā ‘Deputāti/Dalībnieki ar balsstiesībām’ automātiski izveido sanāksmes vadītāja ierakstu, kuram dalību sanāksmē ir atzīmētakā obligāta.

Piezīme! Ieraksti šajā sarakstā tiek kārtoti kā pirmo attēlojot sanāksmes vadītājaierakstu, pārējie ieraksti tiek kārtoti alfabētiskā secībā pēc uzvārda.


Datu apakšbloks ‘Dalībnieki bez balss tiesībām’




Šajā datu apakšblokā Dalībnieki bez balss tiesībām tiek aizpildīti automātiski, ja tie ir norādītikonkrēta sanāksmes veida uzturēšanas ekrānformā (Konfigurācija Sanāksmju veidi).

Ekrānformas bloks 25. Dalībnieki bez balss tiesībām

Ja ir nepieciešams, tad pievieno jaunus sanāksmes Dalībniekus. To dara ātrās vai detalizētāskontaktu meklēšanas ievadlaukā, kas atrodas virs sanāksmes Dalībnieku saraksta (skat.aprakstu 2.1.1 Kontakta ievadlauks).

Sarakstā tiek attēlota šāda informācija:

Vārds, Uzvārds – sanāksmes Dalībnieka Vārds Uzvārds;

Piezīme! Norādītā Dalībnieka Vārdu Uzvārdu attēlo kā hipersaiti, uz kuras uzklikšķinot tiekatvērta konkrēta kontakta kartiņa (skat. aprakstu 1.25 Fiziskas personas kontaktaekrānforma). Kontakta datus, ja nepieciešams, iespējams rediģēt, ja sistēmas lietotājam iratbilstošas tiesības, pretējā gadījumā tos var atvērt apskatīšanai.


Loma – sanāksmes Dalībnieka loma ir pieejama kā izvēles saraksts. Sanāksmesdalībnieku lomas tiek definētas zem Klasifikatori Sanāksmes dalībnieka loma(skat. aprakstu [1] 5.5 Tiesību administrēšana). Tā tiek attēlota automātiski tiemDalībniekiem, kuriem jau bija norādīta loma, sagatavojot konkrētu sanāksmes veidu.To ir iespējams mainīt, vai arī norādīt jaunam sanāksmes Dalībniekam.

Piezīme! Izvēles sarakstā ieraksti tiek kārtoti alfabētiskā secībā.

Dzēst – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu(Ieraksts tiks dzēsts! Vai turpināt?), kur lietotājam atbildot apstiprinoši, sanāksmesDalībnieks tiek dzēsts no saraksta,bet lietotājam atbildot noraidoši - Dalībniekssarakstā tiek atstāts.

Piezīme! Ieraksti šajā sarakstā tiek kārtoti alfabētiskā secībā pēc uzvārda.

Spiedpogu darbības

Lai saglabātu veiktās izmaiņas sanāksmes dalībnieku sarakstos, uzklikšķina uz spiedpogas

ekrānformas augšējā labajā malā. Ja dati saglabāti, sistēma attēlo paziņojumu „Dativeiksmīgi saglabāti!”.

Ja Protokolētājs ir norādīts arī datu apakšblokos ‘Deputāts/Dalībnieks ar balss tiesībā’ un‘Dalībnieks bez balss tiesībām’, tad pie datu saglabāšanas, sistēma pārtrauc turpmāku datuapstrādi un attēlo kļūdas paziņojumu:




Paziņojums 12. Par sanāksmes protokolētāja neatbilstību būt kā dalībniekam

Ja viena persona ir norādīta datu apakšblokos ‘Deputāts/Dalībnieks ar balss tiesībām’ un‘Dalībnieks bez balss tiesībām’, tad, pie datu saglabāšanas, sistēma pārtrauc turpmāku datuapstrādi un attēlo kļūdas paziņojumu:

Paziņojums 13. Par vienas personas neatbilstību būt vairākos sanāksmes dalībnieku sarakstos


Lai ievietotu informāciju par sanāksmi lietotāju e-pasta kalendārā, uzklikšķina uz spiedpogas

, tiek izsaukts Microsoft Outlook Calendar ekrānforma (ja sistēmas lietotājamtāds ir pieejams), jauna notikuma (Appointment) ieraksta saglabāšanai un ievietošanaikalendārā ar šādiem datiem:

Ekrānforma 81. Microsoft Outlook Calendar Meeting

Subject – sanāksmes veids, numurs, datums;

Location – sanāksmes norises vieta;

When – sanāksmes datums, sākuma un beigu laiks;

Body – sanāksmes kontaktpersona;

Attendees – visi sanāksmes dalībnieki, atbilstoši norādot Requred, ja konkrētamsanāksmes dalībniekam ierašanās ir obligāta un Optional, ja konkrētajam sanāksmesdalībniekam ierašanās nav obligāta;




Reccurence pattern – sanāksmes atkārtojuma intervāls. Daily katru dienu; Weekly katru nedēļu, kur atkārtojuma nedēļas diena tiek noteikta tā pati, kāda ir

sanāksmes sākuma datumam atbilstošā nedēļas diena; Monthly katru mēnesi, kuratkārtojuma mēneša datums tiek noteikts tas pats, kas norādīts sanāksmes sākumadatumā; Yearly katru gadu, kur atkārtojuma datums un mēnesis gadā tieknoteikts tas pats, kas norādīts sanāksmes sākumā datumā;

Range of recurence – start sanāksmes sākuma datums; End after sanāksmesatkārtojumu skaits; End body sanāksmes pēdējais atkārtojumu datums.

Datu saglabāšana un ievietošana kalendārā, kā arī sanāksmes datu rediģēšana kalendārā irveicama ar Microsoft Outlook Calendar līdzekļiem.

12.3.2. Sanāksmes darba kārtība

12.3.2.1. Jauna darba kārtības punkta pievienošana

Apraksts

Sistēmas lietotājs, kurš ir kā protokolētājs, sanāksmēm pievieno darba kārtības izskatāmosjautājumus. Sanāksmes izskatāmajiem jautājumiem ir iespējams pievienot izskatāmosdokumentu, lēmuma projektu/ lēmumu, iesniegt priekšlikumu, u.c.


Lai sanāksmes šķirklis ‘Darba kārtība’ būtu pieejams, nepieciešams izveidot jaunu sanāksmi unto saglabāt, līdz ar to, pārējie piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat.aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Piekļūšana


Ja sanāksme ir izveidota, tad no aktīvo sanāksmju saraksta atver nepieciešamo sanāksmiun tai šķirkli ‘Darba kārtība’;

Ja sanāksme nav izveidota, tad izveido jaunu sanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunassanāksmes izveidošana).


Atverot jaunas sanāksmes šķirkli ‘Darba kārtība’, sākotnēji tiek atvērts tukšs Darba kārtībaspunktu saraksts, ar iespēju pievienot izskatāmos jautājumus.




Ekrānforma 82. Jaunas sanāksmes šķirklis ‘Darba kārtība’

Datu bloks ‘Darba kārtība’

Sanāksmei ir iespējams manuāli pievienot nullto darba kārtības punktu (to veic Protokolētājs),kas paredzēts, lai sanāksmes norises laikā, kā pirmais tiktu izskatīts nulltais punkts par visiemizskatāmajiem jeb darba kārtības punktiem kopumā. Lai manuāli pievienotu nullto punktu,uzklikšķina uz hipersaites Pievienot 0.DK punktu „Par darba kārtību”, ekrānforma tiek attēlota tiešitāda pati, kā izskatāmā jaunājuma jeb DK punkta pievienošana, skatīties nākamo ekrānformuun tās aprakstu. Automātiski tiek pielikts nulltais punkts brīdī, kad sanāksmes vadītājs iruzsācis sanāksmi (skat. aprakstu 12.5.1 Sanāksmes uzsākšana – Vadītājs).

Ja nulltajam punktam nav nepieciešams veikt kādas korekcijas vai papildinājumus ardokumentiem kurus izskatīt, pirms tiek uzsākta pārējo DK punbktu izkstaīšana sanāksmē, tadšī DK punkta saglabāšana notiek brīdī, kad tiek atvērts 0.DK punkts „Par darba kārtību”, t.i.,uzklikšķinot uz hipersaites Pievienot 0.DK punktu „Par darba kārtību” un pēc tam uz spiedpogas

. Ja nepieciešami papildinājumi, tad pievieno nepieciešamo un veic nulltajam punktamdatu saglabāšanu.

Piezīme! Hipersaite Pievienot 0.DK punktu „Par darba kārtību” attēlo tikmēr, kamērnav pievienots nulltais darba kārtības punkts, jeb kamēr nav uzsākta sanāksme arelektronisko balsošanu.

Lai sanāksmei pievienotu izskatāmos darba kārtības punktus, uzklikšķina uz hipersaitesPievienot DK punktu, tiek atvērta jauna sanāksmes darba kārtības punkta reģistrēšana:




Ekrānforma 83. Jauna jautājuma pievienošana sanāksmei

Virs jautājuma datu blokiem tiek attēlots Sanāksmes veida nosaukums, Sanāksmes numurs,Sanāksmes datums.


Darba kārtības punkts – sanāksmes izskatāmā jautājuma nosaukums;

Ziņotāji – norāda sanāksmes jautājuma ziņotāju(-us) (fiziskas personas). Personunorāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1.Kontakta ievadlauks);

Sagatavotājs – norāda sanāksmes jautājuma sagatavotāju. Izskatāmā jautājumasagatavotāju iespējams pievienot tikai vienu. Personu norāda izmantojot ātro vaidetalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Piezīme! Norādīto sanāksmes izskatāmā jautājuma ziņotāju, sagatavotāja Vārdu Uzvārduattēlo kā hipersaiti, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta konkrēta kontakta kartiņa (skat.aprakstu 1.25 Fiziskas personas kontakta ekrānforma). Kontakta datus, ja nepieciešams,iespējams rediģēt, ja sistēmas lietotājam ir atbilstošas tiesības, pretējā gadījumā tos varatvērt apskatīšanai.

Katram kontakta ierakstam pretī ir pieejama hipersaite Dzēst, kas dod iespēju lietotājamdzēst no ievadlauka izvēlēto personu. Uzklikšķinot uz hipersaites, sistēma attēlo




brīdinājuma paziņojumu (Ziņotāja / Sagatavotāja dati tiks dzēsti! Vai turpināt?), kurlietotājam atbildot apstiprinoši, ziņotājs vai sagatavotājs tiek dzēsts no ievadlauka,lietotājam atbildot noraidoši, izvēlētā persona paliek norādīta ievadlaukā.

Uzaicināti – sanāksmes jautājuma uzaicinātās personas;

Balsošanas veids – izvēles saraksts, kurā ir pieejamas balsošanas veida vērtības:

Aizklāti;

Atklāti;

Nav jābalso.Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma, kā izvēlētu attēlo vērtību ‘Atklāti’.

Piezīme! Šo ievadlauku attēlo tikai tad, ja sistēmā ir atļauts izmantot elektroniskobalsošanu.

Datu bloks ‘Dokumenti’

Šajā datu blokā ir pieejami divi apakšbloki, kuros tiek pievienota un uzturēta informācija parsanāksmes Lēmuma projektu / Lēmumu un Izskatāmajiem dokumenta datiem.

Lai pievienotu jaunu sanāksmes dokumentu:

tam ir jābūt ievietotam/saglabātam sistēmā (izveidota dokumenta kartiņa un pievienotadatne);

atbilstošā apakšblokā uzklikšķina uz hipersaites Pievienot dokumentu, sistēma atverdokumenta meklēšanas ekrānformu, kurā veic atbilstošā dokumenta meklēšanu (skat.aprakstu 1.33 Dokumentu meklēšana).

Piezīme! Sanāksmes jautājuma lēmumu projekti tiek sakārtoti tādā secībā, kādā tie tiekizvēlēti un piesaistīti konkrētam sanāksmes jautājumam, tātad - vispirms senāk izvēlētieun piesaistītie dokumenti un pēcāk tiek attēloti nesenākie piesaistītie dokumenti.

Katrā datu apakšblokā par pievienotajiem dokumentiem tiek attēlota šāda informācija:

Reģ. datums – dokumenta reģistrācijas datums;

Reģ. numurs – dokumenta reģistrācijas numurs;

Nosaukums – dokumenta nosaukums (īss dokumenta satura atklāsts);

Piezīme! Visi šie ievadlauki tiek attēloti kā hipersaites, uzklikšķinot uz jebkuru nohipersaites, tiek atvērta dokumenta kartiņas ekrānforma.


Datnes – dokumentam pievienotā datne, kura tiek attēlota kā ikona. Uzklikšķinot uzikonas, atsevišķā ekrānformā tiek atvērta pievienotās datnes saturs, izmantojotoperētājsistēmas reģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam.Datnes rediģēšanas iespējas ir atkarīgas no dokumenta statusa un lietotājampiešķirtām tiesībām.

Katram pievienotam dokumenta ierakstam pretī ir pieejama hipersaite Dzēst, uz kurasuzklikšķinot sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Dokuments tiks atsaistīts no sanāksmesjautājuma! Vai turpināt?). lietotājam atbildot apstiprinoši, dokuments tiek atsaistīts nosanāksmes jautājuma, lietotājam atbildot noraidoši, dokuments paliek saistīts ar sanāksmesjautājumu.

Spiedpogu darbības





Lai saglabātu veiktās izmaiņas sanāksmes jautājuma datos, uzklikšķina uz spiedpogas ekrānformas augšējā labajā malā. Pēc jauna darba kārtības punkta/jautājuma datusaglabāšanas, datu kartiņā papildus nāk klāt jauni ievadlauki un datu bloki (skat. aprakstu12.3.2.2 Darba kārtības punkta papildināšana /rediģēšana).

12.3.2.2. Darba kārtības punkta papildināšana /rediģēšana

Apraksts

Saglabājot pirmo reizi Jaunu darba kārtības punktu, izskatāmā jautājuma datu kartiņā papildusnāk klāt jauni ievadlauki un datu bloki.

Sanāksmes darba kārtības pievienotos punktus ir iespējams papildināt/rediģēt, lietotājam aratbilstošām tiesībām.

Piekļūšanas nosacījumi

Lai sanāksmes šķirklis ‘Darba kārtība’ būtu pieejams, nepieciešams izveidot jaunu sanāksmi unto saglabāt, pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat. aprakstu12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Sanāksmei ir izveidots darba kārtības punkts, kurš kaut vienu reizi sistēmā ir saglabāts (skat.aprakstu 12.3.2.1 Jauna darba kārtības punkta pievienošana).

Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Darba kārtība’ un datu blokā‘Darba kārtība’:

tiek veidots jauns darba kārtības punkts, tā dati ir saglabāti (skat. aprakstu 12.3.2.1Jauna darba kārtības punkta pievienošana) un ir pieejams papildināšanai /rediģēšanai;

atver darba kārtības punktu, kuru vēlas papildināt / rediģēt.


Pēc pirmreizējas darba kārtības punkta saglabāšanas ekrānformā papildus nāk klāt jauniievadlauki un datu bloki:




Ekrānforma 84. DK punkts pēc pirmreizējas datu saglabāšanas ar papildus ievadlaukiem/datu blokiem

Pēc darba kārtības punkta pirmreizējas datu saglabāšanas ir nākusi klāt šādā izvēles rūtiņa:

Ir izskatīts – izvēles rūtiņa nav pieejama rediģēšanai, ja sistēmā tiek izmantotaelektroniskā balsošana. Darba kārtības punktus kā izskatītus iespējams atzīmēt tikaisanāksmes vadītājam, laikā kad norit jautājumu izskatīšana. Izskatītam jautājumamvisi ievadlauki kļūst pelēki un tie nav pieejami rediģēšanai.


Pēc darba kārtības punkta pirmreizējas datu saglabāšanas, nākuši klāt šādi ievadlauki:

Ziņojums – teksta ievadlauks, kurā ievadīt ziņojumu par izskatāmo jautājumu. Šisievadlauks ir pieejams tikai tādā gadījumā, ja sistēmā tiek izmantota elektroniskābalsošana;

Balsojuma rezultāts – izskatāmā jautājuma balsošanas rezultātu attēlo tikai tādāgadījumā, ja sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana. Elektroniskās balsošanasizmantošanas gadījumā, tiek attēlotas četras balsojuma kolonnas:

Par, Pret, Atturas un Nepiedalās – aiz katra balsojuma iekavās tiek attēlotsbalsu skaits. Balsošanas skaitu attēlos tad, kad noritēs sanāksme un par konkrētujautājumu būs veikta balsošana. Šobrīd tiek attēlota ‘0’, jo notiek vēl datusagatavošana;

Pieņemtais lēmums – pieņemta lēmuma izvēles radiopogas tiek attēlotas tikai tādāgadījumā, ja sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana. Elektroniskās balsošanasizmantošanas gadījumā, tiek attēlotas četras pieņemtā lēmuma izvēles radiopogas:

Pieņemts, Noraidīts, Atlikts un Nav – pieņemto lēmumu norāda sanāksmesnorises laikā, brīdī, kad tiek izskatīts jautājums un ir veikts balsojums. Pēcsistēmas noklusējuma kā izvēlētu radiopogu attēlo ‘Nav’, kas domāts izskatāmodarba kārtības punktu sagatavošanai;

Lēmuma teksts – teksta ievadlauks, kur sanāksmes norises laikā izskatot konkrētudarba kārtības punktu, ievadīt pieņemto lēmumu. Šis ievadlauks ir pieejams tikaitad, ja sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana.

Komentārs – teksta ievadlauks, papildus informācijas ievadīšanai. Ievadlauks irpieejams tikai tad, ja sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana.

Datu bloks ‘Priekšlikumi balsošanai’

Šis datu bloks ir nācis klāt gadījumā, ja sistēmā tiek izmantota elektroniska balsošana un pēcdarba kārtības punkta pirmreizējas datu saglabāšanas.

Ekrānformas bloks 26. DK punkta priekšlikumu nodošanas datu bloks

Priekšlikuma teksta – teksta ievadlauks, kurā iekopē tekstu no deputātu iesniegtajiempriekšlikumiem, vai arī ievada manuāli, sanāksmes laikā;

Saglabāt priekšlikumu – ja teksta ievadlaukā ir ievadīts priekšlikuma teksts, tad uzklikšķinotuz hipersaites, tiek izveidots jauns priekšlikuma balsošanas ieraksts (skat. aprakstu12.4.4 Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs).




Šajā datu blokā Protokolētājs deputātu iesniegtos priekšlikumus nodod balsošanai, vai arī tosnodod balsošanai sanāksmes norises laikā, Protokolētājam ievadot un saglabājot priekšlikumu.Deputātu iesniegtie priekšlikumi atrodas nākamajā datu blokā ‘Iesniegtie priekšlikumi’, kurusprotokolētājs pārkopē un nodod uz balsošanu. Detalizētu aprakstu skatīties nodaļā 12.4.4Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs.

Datu bloks ‘Iesniegtie priekšlikumi’

Šis datu bloks ir nācis klāt, pēc darba kārtības punkta pirmreizējas datu saglabāšanas.

Ekrānformas bloks 27. DK punkta iesniegto priekšlikumu datu bloks

Šajā datu blokā ir iespējams pievienot DK punkta priekšlikumus uz iesniegšanu, kā arī tie tiekattēloti, ja deputāti tos ir iesnieguši, kurus uz balsošanu nodots sanāksmes Protokolētājs. DKpunkta priekšlikumu iesniegšana ir pieejama sistēmas lietotājiem ar lomu Protokolētājs vaiBalsstiesīgs dalībnieks. Protokolētājs priekšlikumus iesniedz no šīs ekrānformas, bet deputāti,kuriem ir piešķirta loma Balsstiesīgs dalībnieks, tos iesniedz no šķirkļa ‘Sanāksmes’ (skat.aprakstu 12.4.2 Priekšlikumu pievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām). To parasti darapirms sanāksmes, vai arī sanāksmes norises laikā, kad priekšlikumi uzreiz tiek nodoti tālāk uzbalsošanu. Priekšlikumu sarakstā kā pirmie (saraksta augšpusē) tiek attēloti sistēmas lietotājapievienotie priekšlikumi, zemāk – visi darba kārtības punktam pievienotie priekšlikumi,sakārtoti dilstošā secībā pēc iesniegšanas laika (jaunākie augšpusē).

Pievienot priekšlikumu – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta ekrānforma ‘Jaunspriekšlikums darba kārtības punktam’. Sanāksme Protokolētājam ir iespējamspriekšlikumus pievienot kāda cita sanāksmes dalībnieka vārdā (skat. aprakstu 12.4.3Priekšlikumu pievienošana – sanāksmes protokolētājam).

Piezīme! Hipersaite Pievienot priekšlikumu nav pieejama, ja sanāksmes jautājums iratzīmēts kā izskatīts.

Spiedpogu darbības


Lai saglabātu veiktās izmaiņas sanāksmes jautājuma datos, uzklikšķina uz spiedpogas ekrānformas augšējā labajā malā.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek attēlots brīdinājuma paziņojums (Sanāksmesjautājuma ieraksts tiks dzēsts. Vai turpināt?), lietotājam atbildot apstiprinoši darba kārtībaspunkta ieraksts tiks dzēsts, pretējā gadījumā ieraksts paliks.

12.3.2.3. Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts

Apraksts

Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts nodrošina visu konkrētas sanāksmes izskatāmojautājumu attēlošanu vienkopus. Šajā sarakstā ir iespējams mainīt izskatāmo jautājumu




saraksta kārtību, pievienot jaunu darba kārtības punktu. To ir iespējams veikt, kamēr navuzsākta sanāksme.


Lai sanāksmes šķirklis ‘Darba kārtība’ būtu pieejams, nepieciešams izveidot jaunu sanāksmi unto saglabāt, pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat. aprakstu12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Sanāksmei ir izveidots kaut viens darba kārtības punkts (skat. aprakstu 12.3.2.1 Jauna darbakārtības punkta pievienošana).

Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Darba kārtība’.


Ekrānforma 85. Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts


Pievienot DK punktu – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta jauna sanāksmesdarba kārtības punkta reģistrēšanas ekrānforma (skat. aprakstu 12.3.2.1 Jaunadarba kārtības punkta pievienošana);

Piezīme! Šī darbība nav pieejama, ja kaut viens no darba kārtības punktiem ir atzīmētskā izskatīts.

Pievienot 0.DK punktu „Par darba kārtību” – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērtajauna sanāksmes darba kārtības punkta reģistrēšanas ekrānforma, šajā gadījumānulltā punkta ievadīšanai. Ekrānforma tiek attēlota tieši tāda pati, kā izskatāmājautājuma jeb DK punkta pievienošanai.

Piezīme! Hipersaite Pievienot 0.DK punktu „Par darba kārtību” attēlo tikmēr, kamērnav pievienots nulltais darba kārtības punkts, jeb kamēr nav uzsākta sanāksme arelektronisko balsošanu.

– ikona, kas ļauj pievienotos darba kārtības punktus pārvietot citā izskatīšanas secībā.Veicamās darbības: pie konkrēta darba kārtības punkta uzklikšķina uz ikonas unneatlaižot kreisās peles taustiņu, ierakstu pārvieto uz augšu vai leju sarakstā;

Piezīme! Pārvietošana ir iespējama robežās no ievietošanas pirms darba kārtības punktaar numuru ‘1’ līdz ievietošanai pēc pēdējā darba kārtības punkta.




Piezīme! Veicot DK punktu pārvietošanu, sistēma pārnumurē izskatāmo DK punktu secībuatbilstoši veiktajām izmaiņām un atjauno sarakstu.

Piezīme! Šī ikona ir pieejama tikmēr, kamēr nav apstiprināts nulltais punkts „Par darbakārtību. Protokolētājs uzsāktai sanāksmei var mainīt izkārtojumu vai dzēst kādu no DKpunktiem tikmēr, kamēr tiek lemts par darba kārtību kopumā un nav nobalsots par to.

Nr.p.k. – sanāksmes darba kārtības punktu izskatīšanas secība;

DK punkts – sanāksmes izskatāmā jautājuma nosaukums, kas tiek attēlots kāhipersaite. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērta darba kārtības punkta ekrānformarediģēšanas režīmā (skat. aprakstu 12.3.2.2 Darba kārtības punkta papildināšana/rediģēšana);

Ziņotāji – tiek attēloti visi sanāksmes jautājumam norādīto ziņotāju Vārds Uzvārds;

Piezīme! Ja ir vairāki ziņotāji, tad tie tiek sakārtoti alfabētiskā secībā un savstarpējiatdalīti ar komatu.

DK punkts izskatīts – izvēles rūtiņa, kas sarakstā nav pieejama rediģēšanai, bet tiekattēlota informācijai, ja izvēles rūtiņā ir redzams ķeksis, tas nozīmē, ka darbakārtības punkts ir izskatīts, pretēji, tad nav izskatīts;

Lēmuma projekts/lēmums – tiek attēlota ikona , ja konkrētam darba kārtībaspunktam ir piesaistīts lēmuma projekts. Uzklikšķinot uz ikonas , tiek atvērtaatbilstoša dokumenta kartiņa.

Spiedpogu darbība


12.3.3. Sanāksmes dokumenti – darba kārtība un protokols

12.3.3.1. Darba kārtības pievienošana / ģenerēšana

Apraksts

Sanāksmei ir iespējams pievienot vai ģenerēt(sistēma automātiski izveido no sagataves) darbakārtību, kura sistēmā tika izveidota speciālā darba kārtību dokumentu mapē.


Lai būtu iespējams pievienot vai ģenerēt darba kārtības dokumentu ir nepieciešams, lai būtupieejams sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’. Lai šīs šķirklis būtu pieejams, pirms tam ir jāizveidojauna sanāksme un tā jāsaglabā, pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunusanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Lai varētu veikt atbilstošas darbības:

pievienot darba kārtību izmantojot detalizēto dokumentu meklēšanu, tad darba kārtībasdokumentam ir jābūt reģistrētam atbilstošā dokumentu mapē, lai pie meklēšanasvarētu to atrast.

ģenerēt darba kārtību, tad ir jābūt izveidotam darba kārtības sagataves dokumentam,kas pievienots konkrētam sanāksmes veidam. To pievieno zem Konfigurācija Sanāksmju veidi sanāksmes veida ekrānformas datu bloka ‘Sagataves’apakšblokā ‘Darba kārtības sagatave’. Darba kārtības sagataves dokumentaizveidošanu skatīties aprakstā [1] 7.3 Darba kārtības sagataves izveide ar tagiem.




Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Dokumenti’ un tur ir pieejamsdatu bloks ‘Darba kārtība’.


Ekrānforma 86. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’ pirms darba kārtības pievienošanas


Pievienot dokumentu – hipersaite, kas domāta, lai varētu pievienot sistēmā jau reģistrētudokumentu, vai arī izveidotu dokumenta kartiņu, bez darba kārtības datnes, toizveidojot ģenerējot darba kārtību (skat. zemāk tekstā). Uzklikšķinot uz hipersaites,tiek atvērta ekrānforma ‘Dokumentu meklēšana’, kurā veic atbilstoša dokumentameklēšanu (skat. aprakstu 1.33 Dokumentu meklēšana). Sanāksmei var pievienottikai vienu darba kārtības dokumentu;

Piezīme! Hipersaiti Pievienot dokumentu attēlo un tā ir pieejama tikai tad, ja šajā datublokā vēl nav pievienots dokuments.

Lai ģenerētu darba kārtību, uzklikšķina uz hipersaites Ģenerēt darba kārtību. Lai ģenerētudarba kārtību, sanāksmes veidam ir jābūt piesaistītai darba kārtības dokumentasagatavei. Sagatavi ir iespējams izveidot ar tagu vērtībām, kurās pie ģenerēšanastiks ielasītas vērtības no sanāksmes datiem (skat. aprakstu [1] 7.3 Darba kārtībassagataves izveide ar tagiem vai 7.4 Protokola sagataves izveide ar tagiem). Jasagatave nav pievienota un tiek veikta ģenerēšana, tad ģenerēšana nenotiek unsistēma attēlo kļūdas paziņojumu:

Paziņojums 14. Par DK sagataves pievienošanu sanāksmes veidam

Piezīme! Hipersaiti Ģenerēt darba kārtību attēlo un tā ir pieejama tikai tad, ja šajā datublokā nav veikta dokumenta pievienošana izmantojot hipersaiti Pievienot dokumentu unpievienotajam dokumentam nav piešķirts reģistrācijas numurs, vai arī, ģenerētamdokumentam nav reģistrācijas numura. Jebkurā gadījumā, ja dokumentam nav piešķirtsreģistrācijas numurs, tas ir pieejams atkārtotai ģenerēšanai – gadījumā, ja tiek veiktasizmaiņas darba kārtības punktos.

Uzklikšķinot uz hipersaites Ģenerēt darba kārtību, ja sanāksmes veidam ir pievienota darbakārtības sagatave, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu:




Paziņojums 15. Par ģenerētās darba kārtības pievienošanu

Sistēmas lietotājam atbildot noraidoši, t.i., uzklikšķinot uz spiedpogas ,sistēma atgriežas atpakaļ uz sanāksmes šķirkli ‘Dokumenti’.

Sistēmas lietotājam atbildot apstiprinoši, t.i., uzklikšķinot uz spiedpogas ,tiek atvērta ekrānforma ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norādaatbilstošu darba kārtības dokumentu mapi un veidu:

Ekrānforma 87. Jaunas darba kārtības dokumenta reģistrācijas mapes un veida izvēle

Lietotājs izvēlas konkrētu dokumentu mapi un dokumentu veidu atbilstoši darba kārtībasreģistrēšanai (skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Pēc dokumentu mapes, veida

izvēles un spiedpogas uzklikšķināšanas, datu blokā ‘Darba kārtība’, tiek pievienotsuzģenerētā darba kārtības dokuments un tam pievienotā darba kārtības datne (pretējāgadījumā turpmākā apstrāde tiek pārtraukta):

Ekrānforma 88. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’, kad pievienota darba kārtība



Dokumenta numurs – dokumenta reģistrācijas numurs. Tikko uzģenerētamdokumentam reģistrācijas numuru neattēlo. Numurs tiek attēlots kā hipersaite,uzklikšķinot tās, tiek atvērta dokumenta kartiņa;

Piezīme! Kamēr konkrētajai darba kārtības dokumenta kartiņa nav piešķirts reģistrācijasnumurs, sanāksmes Protokolētājam šķirklī ‘Darba kārtība’ ir iespējams papildināt arizskatāmajiem jautājumiem un pēc tam atkārtoti veikt DK ģenerēšanu.

Piezīme! Sākotnēji dokumentam tiek piešķirts statuss ‘Projekts’.




Nosaukums – dokumenta kartiņas nosaukums, kuru sistēma izveido automātiski piedarba kārtības uzģenerēšanas. Nosaukums sastāv no: ‘Darba kārtība sanāksmeiNr.<sanāksmes numurs>’, ‘Sanāksmes datums’, ‘Sanāksmes veida nosaukums’.Nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, uzklikšķinot uz tās, tiek atvērta dokumentakartiņa;


Datnes – tiek uzģenerēta MS Word darba kārtības datne (skat. aprakstu 12.3.3.1 Darbakārtības pievienošana / ģenerēšana). Datne tiek attēlota kā ikona , uz kurasuzklikšķinot, atsevišķā ekrānformā tiek atvērts datnes saturs izmantojotoperētājsistēmas reģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Dzēst – darba kārtības ierakstam pretī tiek attēlota šī hipersaite uz kuras uzklikšķinot,sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Ieraksts tiks dzēsts! Vai turpināt?).Lietotājam atbildot apstiprinoši, ieraksts tiek dzēsts, pretējā gadījumā ieraksts palieknemainīgi;

– spiedpoga tiek attēlota brīdī, kad tiek pievienots vaiuzģenerēts darba kārtības dokuments. Uzklikšķinot uz spiedpogas, tiek atvērtaekrānforma ‘E-pasta reģistrēšana’, kurā norāda kam izsūtīt informāciju par darbakārtību (skat. aprakstu 12.3.3.3 Sanāksmes darba kārtības vai protokola nosūtīšanauz e–pastu).

12.3.3.2. Protokola pievienošana / ģenerēšana

Apraksts

Sanāksmei ir iespējams pievienot vai ģenerēt(sistēma automātiski izveido no sagataves)protokolu, kurš sistēmā tika izveidots speciālā protokolu dokumentu mapē.


Lai būtu iespējams pievienot vai ģenerēt protokola dokumentu ir nepieciešams, lai būtupieejams sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’. Lai šis šķirklis būtu pieejams, pirms tam ir jāizveidojauna sanāksme un tā jāsaglabā, pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunusanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Lai varētu veikt atbilstošas darbības:

pievienot protokolu izmantojot detalizēto dokumentu meklēšanu, tad protokoladokumentam ir jābūt reģistrētam atbilstošā dokumentu mapē, lai pie meklēšanasvarētu to atrast.

ģenerēt protokolu, tad ir jābūt izveidotam protokola sagataves dokumentam, kaspievienots konkrētam sanāksmes veidam. To pievieno zem Konfigurācija Sanāksmju veidi sanāksmes veida ekrānformas datu bloka ‘Sagataves’ datuapakšblokā ‘Protokola sagatave’. Protokola sagataves dokumenta izveidošanuskatīties aprakstā [1] 7.4 Protokola sagataves izveide ar tagiem.

Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Dokumenti’ un tur ir pieejamsdatu bloks ‘Protokols’.





Ekrānforma 89. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’ pirms protokola pievienošanas

Datu bloks ‘Protokols’

Pievienot dokumentu – hipersaite, kas domāta, lai varētu pievienot sistēmā jau reģistrētudokumentu, vai arī izveidotu dokumenta kartiņu, bez protokola datnes, to izveidojotģenerējot protokolu (skat. zemāk tekstā). Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērtaekrānforma ‘Dokumentu meklēšana’, kurā veic atbilstoša dokumenta meklēšanu(skat. aprakstu 1.33 Dokumentu meklēšana). Sanāksmei var pievienot tikai vienuprotokola dokumentu;

Piezīme! Hipersaiti Pievienot dokumentu attēlo un tā ir pieejama tikai tad, ja šajā datublokā vēl nav pievienots dokuments.

Lai ģenerētu protokolu, uzklikšķina uz hipersaites Ģenerēt protokolu. Lai ģenerētuprotokolu, sanāksmes veidam ir jābūt piesaistītai protokola dokumenta sagatavei.Sagatavi ir iespējams izveidot ar tagu vērtībām, kurās pie ģenerēšanas tiks ielasītasvērtības no sanāksmes datiem (skat. aprakstu [1] 7.3 Darba kārtības sagatavesizveide ar tagiem vai 7.4 Protokola sagataves izveide ar tagiem). Ja sagatave navpievienota un tiek veikta ģenerēšana, tad ģenerēšana nenotiek un sistēma attēlokļūdas paziņojumu:

Paziņojums 16. Par protokola sagataves pievienošanu sanāksmes veidam

Piezīme! Hipersaiti Ģenerēt protokolu attēlo un tā ir pieejama tikai tad, ja šajā datublokā nav veikta dokumenta pievienošana izmantojot hipersaiti Pievienot dokumentu unpievienotajam dokumentam nav piešķirts reģistrācijas numurs, vai arī, ģenerētamdokumentam nav reģistrācijas numura. Jebkurā gadījumā, ja dokumentam nav piešķirtsreģistrācijas numurs, tas ir pieejams atkārtotai ģenerēšanai – gadījumā, ja tiek veiktasizmaiņas darba kārtības punktos.

Uzklikšķinot uz hipersaites Ģenerēt protokolu, ja sanāksmes veidam ir pievienota protokolasagatave, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu:




Paziņojums 17. Par ģenerētā protokola pievienošanu

Sistēmas lietotājam atbildot noraidoši, t.i., uzklikšķinot uz spiedpogas ,sistēma atgriežas atpakaļ uz sanāksmes šķirkli ‘Dokumenti’.

Sistēmas lietotājam atbildot apstiprinoši, t.i., uzklikšķinot uz spiedpogas ,tiek atvērta ekrānforma ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norādaatbilstošu protokola dokumentu mapi un veidu:

Ekrānforma 90. Jauna protokola dokumenta reģistrācijas mapes un veida izvēle

Lietotājs izvēlas konkrētu dokumentu mapi un dokumentu veidu atbilstoši protokolareģistrēšanai (skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Pēc dokumentu mapes, veida

izvēles un spiedpogas uzklikšķināšanas, datu blokā ‘Protokols’, tiek pievienotsuzģenerētā protokola dokuments un tam pievienotā protokola datne (pretējā gadījumāturpmākā apstrāde tiek pārtraukta):

Ekrānforma 91. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’, kad pievienots protokols



Dokumenta numurs – dokumenta reģistrācijas numurs. Tikko uzģenerētam protokolamreģistrācijas numuru neattēlo. Numurs tiek attēlots kā hipersaite, uzklikšķinot tās,tiek atvērta dokumenta kartiņa;

Piezīme! Kamēr konkrētajai protokola dokumenta kartiņa nav piešķirts reģistrācijasnumurs, sanāksmes Protokolētājam ir iespējams veikt atkārtotu protokola ģenerēšanu,gadījumam, ja ir veiktas kādas izmaiņas datos.

Piezīme! Sākotnēji dokumentam tiek piešķirts statuss ‘Projekts’.




Nosaukums – dokumenta kartiņas nosaukums, kuru sistēma izveido automātiski pieprotokola uzģenerēšanas. Nosaukums sastāv no: ‘Protokols sanāksmeiNr.<sanāksmes numurs>’, ‘Sanāksmes datums’, ‘Sanāksmes veida nosaukums’.Nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, uzklikšķinot uz tās, tiek atvērta dokumentakartiņa;


Datnes – tiek uzģenerēta MS Word protokola datne (skat. aprakstu 12.3.3.2 Protokolapievienošana / ģenerēšana). Datne tiek attēlota kā ikona , uz kuras uzklikšķinot,atsevišķā ekrānformā tiek atvērts datnes saturs izmantojot operētājsistēmasreģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Dzēst – protokola ierakstam pretī tiek attēlota šī hipersaite uz kuras uzklikšķinot, sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Ieraksts tiks dzēsts! Vai turpināt?). Lietotājamatbildot apstiprinoši, ieraksts tiek dzēsts, pretējā gadījumā ieraksts paliek nemainīgi;

– spiedpoga tiek attēlota brīdī, kad tiek pievienots vaiuzģenerēts protokola dokuments. Uzklikšķinot uz spiedpogas, tiek atvērtaekrānforma ‘E-pasta reģistrēšana’, kurā norāda kam izsūtīt informāciju par darbakārtību (skat. aprakstu 12.3.3.3 Sanāksmes darba kārtības vai protokola nosūtīšanauz e–pastu).

12.3.3.3. Sanāksmes darba kārtības vai protokola nosūtīšana uz e–pastu

Apraksts

Sistēmā ir nodrošināts sanāksmes dalībniekiem uz e-pastu nosūtīt informāciju par sanāksmi,tās darba kārtības vai protokola izveidi.


Lai būtu pieejams nosūtīt uz e-pastu sanāksmes dalībniekiem informāciju par sanāksmi,nepieciešams izveidot jaunu sanāksmi, tai pievienot, vai ģenerēt darba kārtību (skat. aprakstu12.3.3.1 Darba kārtības pievienošana / ģenerēšana).

Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Dokumenti’ un datu blokā:

‘Darba kārtība’ ir pieejama atbilstoša spiedpoga

‘Protokols’ ir pieejama atbilstoša spiedpoga





Ekrānforma 92. Sanāksmes e-pasta reģistrēšana

Datu bloks ‘Kam’

Šajā datu blokā ir iespējams norādīt e-pasta adresātus, kuriem nosūtīt informāciju parsanāksmi, atzīmējot izvēles rūtiņu. Pieejamas šādas sanāksmes dalībnieku lomas:

Deputātiem / Darbiniekiem ar balss tiesībām – tiks izsūtīts tiem sanāksmesdalībniekiem, kuri ir norādīti sanāksmes datu kartiņas šķirkļa ‘Dalībnieki’ datuapakšblokā ‘Deputāti / Dalībnieki ar balss tiesībām’, tai skaitā arī sanāksmesvadītājam;

Protokolētājām – tiks izsūtīts sanāksmes norādītajam Protokolētājam. Sanāksmesprotokolētājs ir norādīts sanāksmes datu kartiņas šķirkļa ‘Dalībnieki’ datu blokā‘Sanāksmes dalībnieki’;

Dalībniekiem bez balss tiesībām – tiks izsūtīts tiem sanāksmes dalībniekiem, kuri irnorādīti sanāksmes datu kartiņas šķirkļa ‘Dalībnieki’ datu apakšblokā ‘Dalībnieki bezbalss tiesībām’, tai skaitā arī sanāksmes vadītājam.

E-pasta informācija par sanāksmi

Tēma – ievadlauks e-pasta ziņojuma tēmas norādīšanai. Pēc sistēmas noklusējuma,ievadlauks tiek aizpildīts atkarībā no sanāksmes veida datiem;

Piezīme! Ja darba kārtībai tiek veidots e-pasts, tad sistēma aizpilda šādi ievadlauku:‘Darba kārtība sanāksmei Nr.<SANĀKSMES NUMURS>’ <SANĀKSMES DATUMS> <LAIKS>– SANĀKSMES VEIDA NOSAUKUMS.

Piezīme! Ja protokolam tiek veidots e-pasts, tad sistēma aizpilda šādi ievadlauku:‘Protokols sanāksmei Nr.<SANĀKSMES NUMURS>’ <SANĀKSMES DATUMS> <LAIKS> –SANĀKSMES VEIDA NOSAUKUMS.

Teksts – ievadlauks e-pasta ziņojuma norādīšanai;

Darba kartības vai Protokola hipersaites ievietošana – atkarībā no datu bloka(Darba kārtība vai Protokols), kurā tika veikta šī e-pasta reģistrēšana ir pieejamaatbilstoša spiedpoga:

– spiedpoga, kas paredzēta ievietot hipersaiti, t.i.,adresi uz sistēmas šķirkli ‘Sanāksmes’ konkrētas sanāksmes darba kārtību;




– spiedpoga, kas paredzēta ievietot hipersaiti, t.i.,adresi uz konkrētu protokola dokumenta kartiņu;

Piezīme! Šo hipersaiti sistēma ievieto ievadlaukā ‘Teksts’ kursora atrašanās vietā. Jakursors nav novietots ievadlaukā ‘Teksts’, tad hipersaiti pievieno ievadlaukā ievadītā tekstabeigās.

Pievienot datnes – izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot, atkarībā no datu bloka (Darba kārtībavai Protokols), kurā tika veikta šī e-pasta reģistrēšana, nosūtītajā e-pastā tiekpievienota kā pielikums darba kārtības vai protokola datne.

Spiedpogu darbības

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ja ekrānformas visi nepieciešamie ievadlauki iraizpildīti, tad sistēma nosūta e-pastu izvēlētajiem adresātiem un aizver ekrānformu.

Pie e-pasta nosūtīšanas, tiek izveidots e-pastu vēstures datu bloks, kas atrodassanāksmes šķirkļa ‘Dokumenti’ datu blokā ‘Darba kārtība’ vai ‘Protokols’ zemģenerētā, vai pievienotā dokumenta ieraksta, zem tā, no kura tika veikta e-pastasūtīšana:

Ekrānformas bloks 28. E-pasta nosūtīšanas vēstures datu bloks – piemērs

Atkarībā no nosūtīšanas veida attēlo ‘Par darba kārtību’ vai ‘Par protokolu’, kurblakus ierakstam tiek attēlota bultiņa . Sākotnēji šis datu bloks tiek attēlotssavērsts un uzklikšķinot uz bultiņas , tiek attēlota visa par sanāksmi nosūtīto e-pastu vēsture;

Treknrakstā tiek attēlotas sanāksmes datums un laiks;

Adresāti – tiek attēloti visu adresātu Vārds Uzvārds un e-pats uz kura tikanosūtīta šī informācija;

Tēma – e-pasta ziņojuma tēma;

Pielikumi – sanāksmes darba kārtības vai protokola dokumenta kartiņas datne(sistēmas uzģenerēta, vai pašu veidota), tiek attēlota kā ikona. Uzklikšķinot uzikonas, jaunā ekrānformā tiek atvērta datnes saturs izmantojot operētājsistēmasreģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Saturs – informācija par sanāksmi, kas pirms e-pasta nosūtīšanas bija norādītaievadlaukā ‘Teksts’.

Piezīme! Ja datu bloka ‘Kam’ nav atzīmēta NEVIENA izvēles rūtiņa, tad sistēma attēloatbilstošu kļūdas paziņojumu (Lai nosūtītu e-pasta ziņojumu, jānorāda adresāts.) unpārtrauc turpmāku e-pasta nosūtīšanas apstrādi.

Piezīme! Ja datu bloka ‘Kam’ nevienam no adresātiem kontaktu kartiņā nav norādīta e-pasta adrese, tad sistēma attēlo kļūdas paziņojumu (Nevienai no adresātu grupāiekļautajām personām nav norādīta e-pasta adrese) un pārtrauc turpmāku e-pastanosūtīšanas apstrādi.

Piezīme! Ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Pievienot datnes’ un dokumenta kartiņas (Darbakārtības vai Protokola) datne pārsniedz sistēmā definēto maksimāli pieļauto izmēru, tad




sistēma attēlo kļūdas paziņojumu (E-pasta ziņojumam piesaistāmas datnes izmērspārsniedz maksimāli pieļaujamo.) un pārtrauc turpmāku e-pasta nosūtīšanas apstrādi.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un e-pasts netiek nosūtīts.

12.4. Sagatavošanās sanāksmei

12.4.1. Sanāksmju darba lapa

Apraksts

Sanāksmju darba lapa ir paredzēta ērtākai un ātrākai sanāksmes datu elektroniskai apstrādei.


Lai deputātiem un sanāksmes vadītājam būtu pieejama sanāksmes darba lapa:

Lai būtu pieejams sanāksmju saraksts, lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām: šķirklī ‘Namejs’navigācijas punktā atver Administrēšana Lomu saraksts Jauna loma, vai arī nosaraksta atver esošu lomu, kurai piešķir tiesības zem:

Moduļi atzīmējot izvēles rūtiņu:

Sanāksmes

Navigācija atzīmējot izvēles rūtiņas, lai būtu pieejami navigācijas punkti un konkrētisaraksti:

Sanāksmes




Izveidoto lomu atzīmē konkrētai lietotāju grupai, piemēram, 01.DEPUTĀTI.

Lai zem šiem navigācijas punktiem būtu pieejami konkrēti sanāksmju veidu saraksti, lietotājamnepieciešams piešķirt vismaz lasīšanas tiesības uz konkrētu sanāksmes veidu (skat. aprakstu[1] 7.2 Sanāksmes veida uzturēšana).

Piekļūšana

Sistēmas lietotājs autorizējas sistēmā un atver šķirkli ‘Sanāksmes’:

Ja nepieciešams atvērt:

paredzēto sanāksmi, tad datu blokā ‘Aktīvās sanāksmes’ uzklikšķina uz atbilstošasanāksmes ieraksta.

kādu no notikušajām sanāksmes, kuras ir slēgtas, tad datu blokā ‘Slēgtās sanāksmes’uzklikšķina uz atbilstoša sanāksmes ieraksta.





Ekrānforma 93. Šķirkļa ‘Sanāksmes’ aktīvās sanāksmes piemērs

Datu bloks ‘Aktīvās sanāksmes’

Šajā datu blokā tiek attēlotas aktīvās sanāksmes, t.i., tās sanāksmes, kuras vēl nav slēgtas.Aktīvo sanāksmju sarakstā tiek attēlots:

datums, kad sanāksme ir plānota;

sanāksmes nosaukums.

Aktīvās sanāksmes ieraksts sarakstā tiek attēlots kā hipersaite uz kuras uzklikšķinot, tas tiekiezīmēts treknrakstā un labās puses datu blokā ‘Darba kārtība’, tiek atvērta pilnvērtīgainformācija par izvēlētās sanāksmes darba kārtību.

Datu bloks ‘Slēgtās sanāksmes’

Šis datu bloks tiek attēlots tikai tādā gadījumā, ja sistēmas konfigurācijas parametrs ‘Slēgtosanāksmju attēlošanas dienu skaits’ nav uzliktas ‘0’ dienas (zem Administrēšana Sistēmas parametri šķirklis ‘Moduļi’ Moduļa ‘Sanāksmes’ uzstādījumi) un jalietotājs slēgtajai sanāksmei nav bijis kā sanāksmes dalībnieks.

Slēgto sanāksmju sarakstā tiek attēlots:

datums, kad ir noritējusi sanāksme;

sanāksmes nosaukums.

Slēgtās sanāksmes ieraksts sarakstā tiek attēlots kā hipersaite uz kuras uzklikšķinot, tas tiekiezīmēts treknrakstā un labās puses datu blokā ‘Darba kārtība’, tiek atvērta pilnvērtīga




informācija par izvēlētās sanāksmes izskatīto darba kārtību. Slēgtās sanāksmes tiek attēlotasnoteiktu dienu skaitu, kas norādīts sistēmas parametros, tās ir, septiņas dienas.


Šajā datu blokā tiek attēloti un ir pieejami aktīvās sanāksmes jautājumi un ar to saistītāinformācija, kā arī katram jautājumam pievienotie dokumenti, kas reģistrēti sistēmā undatnes.

Par sanāksmi tiek attēlota šāda pamatinformācija:

sanāksmes veida nosaukums;

sanāksmes numurs pēc kārtas;

sanāksmes plānotais datums un laiks;

Darba kārtības punktu sarakstā tiek attēlota šāda informācija:

Darba kārtības punkts – sanāksmes darba kārtības punkta nosaukums, kas attēlotstreknrakstā;

Piezīme! Darba kārtības punkti sarakstā tiek sakārtoti pēc numura.

Ziņotāji – sanāksmes darba kārtības punkta norādītie ziņotāji;

Piezīme! Ja ir norādīti vairāki ziņotāji, tad tos atdala ar komatu un sakārto alfabētiskāsecībā.

Lēmuma projekts/lēmums – sanāksmes piesaistītais lēmuma projekts/lēmums, kuruiespējams no šī datu bloka atvērt lasīšanai vai tālākai apstrādei

dokumenta kartiņu, kas tiek attēlota kā hipersaite. Hipersaite tiek attēlota kādokumenta reģistrācijas numurs, ja gadījumā dokumentam nav piešķirtsreģistrācijas numurs, tad tiek attēlots dokumenta nosaukums;

Piezīme! Ja ir norādīti vairāki lēmuma projekti, tad tos savstarpēji atdala ar komatu unierakstus attēlo secībā pēc ievietošanas sistēmā datuma.

dokumenta kartiņai pievienoto datni, kas tiek attēlota kā ikona . Uzklikšķinot uzdatnes ikonas, atsevišķā ekrānformā tiek atvērts datnes saturs izmantojotoperētājsistēmas reģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Izskatāmie dokumenti – sanāksmes jautājuma izskatāmie dokumenti, kurus no šī datubloka, iespējams, atvērt:

dokumenta kartiņu, kas tiek attēlota kā hipersaite. Hipersaite tiek attēlota kādokumenta reģistrācijas numurs, ja gadījumā dokumentam nav piešķirtsreģistrācijas numurs, tad tiek attēlots dokumenta nosaukums;

dokumenta kartiņai pievienoto datni, kas tiek attēlota kā ikona . Uzklikšķinot uzdatnes ikonas, atsevišķā ekrānformā tiek atvērts datnes saturs izmantojotoperētājsistēmas reģistros reģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Piezīme! Lēmuma projektu un izskatāmo dokumentu ieraksti tiek attēloti secībā pēc toievietošanas sistēmā, savstarpēji atdalītus ar komatu.

Sagatavotājs – sanāksmes norādītā sagatavotāja Vārds Uzvārds;

Uzaicināti – sanāksmes norādītās uzaicinātās personas;

Balsošanas veids – sanāksmes darba kārtības punkta balsošanas veida norādītāvērtība.

Piezīme! Ja sanāksmes jautājums ir atzīmēts, ka tas ir izskatīts, tad visa rinda tiekattēlota pelēkā krāsā un pirms darba kārtības punkta teksta tiek attēlots teksts,piemēram: (Izskatīts – <Sanāksmē pieņemtais lēmums>).




Sanāksmes izveidošanu un jautājumu reģistrēšanu skatīties nodaļā 12 Sanāksmju vadība.

Izdruka – darba kārtībai ir izdrukas funkcija, tā ir pieejama datu bloka Darba kārtībalabajā augšējā daļā kā ikona , uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta izdrukasekrānforma, kurā ir visi konkrētā sanāksmē iekļautie jautājumi. Lai izdrukātusarakstu, izdrukas ekrānformas augšējā labajā daļā ir saite Izdrukāt.

Savērst visus – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek paslēpta visu darba kārtības punktuinformācija, attēlojot tikai darba kārtības punkta nosaukumu;

Izvērst visus – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta visu darba kārtības punktuinformācija. Hipersaite ir pieejama tikai tādā gadījumā, ja ir izmantota hipersaiteSavērst visus;

Savērst – hipersaite, kas tiek attēlota pretī katram darba kārtības punktam un to attēlotādā gadījumā, ja ir redzama visa darba kārtības punkta informācija;

Izvērst – hipersaite, kas tiek attēlota pretī katram darba kārtības punktam un to attēlotādā gadījumā, ja ir redzama tikai kārtības punkta nosaukums un nav redzamapārējā darba kārtības punkta informācija.

Datu apakšbloks ‘Priekšlikumi par darba kārtības punktu’

Ja sanāksmes darba kārtības punkts nav izskatīts, tad zem tā ir pieejams šis datu blokspriekšlikumu pievienošanai. Priekšlikumu sarakstā kā pirmie (saraksta augšpusē) tiek attēlotisistēmas lietotāja pievienotie priekšlikumi, zemāk – visi darba kārtības punktam pievienotiepriekšlikumi, sakārtoti dilstošā secībā pēc iesniegšanas laika (jaunākie augšpusē). Detalizētuaprakstu par priekšlikuma pievienošanu skatīties aprakstā:

Deputātiem – nodaļā 12.4.2 Priekšlikumu pievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām;

Protokolētājam – nodaļā 12.4.3 Priekšlikumu pievienošana – sanāksmesprotokolētājam.

12.4.2. Priekšlikumu pievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām

Apraksts

Sanāksmes dalībnieks ar balss tiesībām pirms sanāksmes saņemot informāciju un izskatāmosdarba kārtības punktus. Veic darba kārtības punktu caurskatīšanu un pievieno savuspriekšlikumus.


Lai balss tiesīgam deputātam būtu pieejama priekšlikumu pievienošana, nepieciešams:

sanāksmes veida uzturēšanas ekrānformā, vai konkrētas sanāksmes ekrānformas šķirkļa‘Dalībnieki’ datu bloka ‘Sanāksmes dalībnieki’ apakšblokā ‘Deputāti / Dalībnieki arbalss tiesībām’ norādītai fiziskai personai (skat. aprakstu 12.3.1 Sanāksmesdalībnieku pievienošana);

Papildus augstāk minētiem nosacījumam:

sanāksmju veida ekrānformas (Konfigurācijas Sanāksmju veidi) datu bloka‘Tiesības’ ievadlaukā ‘Redaktors’ norādītai atbilstošai fiziskai personai (skat. aprakstu[1] 7.2 Sanāksmes veida uzturēšana);

pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).




Piekļūšana

Atver šķirkli ‘Sanāksmes’ un kreisajā pusē datu blokā ‘Aktīvās sanāksmes’ uzklikšķina uzkonkrētas dienas sanāksmes ierakstu.


Ekrānformas bloks 29. Apakšbloka ‘Priekšlikumi par darba kārtības punktu’ pirms priekšlikumu pievienošanas

Datu apakšbloks ‘Priekšlikumi par darba kārtības punktu’

Priekšlikumu pievienošana par darba kārtības punktu ir pieejama tikai tad, ja sanāksmes darbakārtības punkts nav atzīmēts kā izskatīts un sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana.Priekšlikumu pievienošanas datu bloks tiek attēlots zem katra darba kārtības punkta datiem.

Pievienot priekšlikumu – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta ekrānforma ‘Jaunspriekšlikums darba kārtības punktam’.

Piezīme! Hipersaite Pievienot priekšlikumu nav pieejama, ja sanāksmes jautājums irizskatīts.

Ekrānforma 94. Jauna priekšlikuma pievienošana

Priekšlikuma pievienošanas ekrānformā par sanāksmi tiek attēlota šāda informācija:

Sanāksmes veida nosaukums, kas tiek attēlots treknrakstā;

Sanāksmes numurs pēc kārtas un datums;

Jautājums – sanāksmes izskatāmā darba kārtības punkta nosaukums;

Autors – ievadlauks tiek aizpildīts automātiski ar pašreizējā lietotāja Vārdu Uzvārdu,kurš pievieno priekšlikumu. Priekšlikuma autoru ir iespējams mainīt, ja lietotājam irpiešķirtas atbilstošas tiesības Iesniegt cita autora priekšlikumu, tad ir pieejamsievadlauks kontakta meklēšanai pēc Vārda Uzvārda. Personu norāda izmantojot ātrovai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks)




Piezīme! Viena priekšlikuma autors drīkst būt tikai viena persona.

Priekšlikums darba kārtības punktam – teksta ievadlauks, kurā ierakstīt vēlamopriekšlikumu par izskatāmo darba kārtības punktu;

Datne – iespējams pievienot datni no savas darbstacijas. Lai pievienotu ekrānformainepieciešamo datni, uzklikšķina uz spiedpogas , tiek atvērts standartadialoglogs datnes izvēlei;

Datnes nosaukums – teksta ievadlauks datnes nosaukumam;

Pievienot datni – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek piesaistīta norādītā datne.Priekšlikumam var pievienot tikai vienu datni. Ja nepieciešams to mainīt, tad veicatkārtotu datnes norādīšanu un pievienošanu.

Pievienotās datnes dati

Nosaukums – pievienotās datnes nosaukums;

Datne – datnes nosaukums, kas tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, jaunāekrānformā tiek atvērta datnes saturs izmantojot operētājsistēmas reģistrosreģistrēto lietojumprogrammas piesaisti datnes tipam;

Dzēst – pretī pievienotās datnes ierakstam tiek attēlota hipersaite, uz kuras uzklikšķinotsistēma, attēlo brīdinājuma paziņojumu. Lietotājam atbildot apstiprinoši, datnesieraksts tiek dzēsts, pretēji, datnes ieraksts tiek atstāts.

Spiedpogu darbības

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek izveidots jauns darba kārtības punkta priekšlikums,kurš ir pieejams un redzams tikai priekšlikuma pievienotājam.

Ekrānformas bloks 30. Deputāta saglabāts darba kārtības punkta priekšlikums

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek izveidots jauns darba kārtības punkta priekšlikums,kurš ir pieejams un redzams visiem pārējiem balss tiesīgiem dalībniekiem pie konkrēta darbakārtības punkta. Priekšlikumus iespējams pievienot pirms sanāksmes, kā arī, sanāksmes laikā,līdz ar to, uz balsošanu priekšlikumus arī iespējams pirms sanāksmes un sanāksmes laikā.

Piezīme! Ja priekšlikums ir pievienots kāda vārda, tad tā ir pieejama tikai ievadlaukā‘Autors’ norādītai personai un tam lietotājam, kurš pievienoja.

Piezīme! Ja darba kārtības punkts ir izskatīts, tad pie priekšlikuma iesniegšanas vairediģēšanas, sistēma attēlo kļūdas paziņojumu (Izskatītam darba kārtības punktampriekšlikumu pievienot vai labot nav iespējams.) un turpmākā priekšlikuma apstrāde tiekpārtraukta.




Ekrānformas bloks 31. Deputāta iesniegts darba kārtības punkta priekšlikums

Privāts – pazīme , kuru attēlo tikai tādā gadījumā, ja priekšlikums ir bijis tikai

saglabāts (uzklikšķināts uz spiedpogas ). Tas nozīmē, ka šis priekšlikums irprivāts un to redz tikai priekšlikuma pievienotājs, pārējie sanāksmes dalībnieki to piedarba kārtības punkta neredz;

Autors – priekšlikuma pievienotāja Vārds Uzvārds;

Priekšlikums – priekšlikuma teksts;

Datne – datne tiek attēlota kā ikona , uz kuras uzklikšķinot, atsevišķā ekrānformā tiekatvērts datnes saturs, izmantojot operētājsistēmas reģistros reģistrētolietojumprogrammas piesaisti datnes tipam. Ja priekšlikumam nav bijusi pievienotadatne, tad ikona netiek attēlota;

Iesniegts – tiek attēlots datums, kad priekšlikums tika iesniegts, lai visiem sanāksmesdalībniekiem, tas būtu redzams pie konkrēta darba kārtības punkta (uzklikšķināts uz

spiedpogas );

Labot – hipersaite, kas tiek attēlota tikai tādā gadījumā, ja priekšlikums ir privāts, t.i.,tika veikta tā saglabāšana bez iesniegšanas. Kamēr priekšlikums ir tikai saglabāts toir iespējams rediģēt. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērta rediģēšanai ekrānforma‘Priekšlikums darba kārtības punktam’.

Sanāksmes Protokolētājam ir redzami visi Iesniegtie priekšlikumi, atverot konkrēta darbakārtības punkta ekrānformu (skat. aprakstu 12.4.4 Priekšlikumu nodošana uz balsošanu –Protokolētājs).

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek attēlots brīdinājuma paziņojums (Ieraksts tiks dzēsts!Vai turpināt?), lietotājam atbildot apstiprinoši, priekšlikums tiek dzēsts.

Piezīme! Spiedpoga ir pieejama tikai tad, ja priekšlikums ir bijis tikai saglabāts un navbijis iesniegts, kā arī, priekšlikuma norādītajam autoram, vai arī tā pievienotājam.

Piezīme! Ja darba kārtības punkts ir izskatīts, tad pie priekšlikuma dzēšanas, sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Izskatītam darba kārtības punktam priekšlikumu dzēst naviespējams.) un turpmākā apstrāde tiek pārtraukta.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un izmaiņas netiek saglabātas.

12.4.3. Priekšlikumu pievienošana – sanāksmes protokolētājam

Apraksts

Sanāksmes Protokolētājam pirms sanāksmes vai arī sanāksmes laikā ir iespējamspievienot/iesniegt priekšlikumu kāda cita priekšlikuma autora vārdā.


Sanāksmes protokolētājam piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat.aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Piekļūšana





Protokolētājam jauna priekšlikuma pievienošana ir pieejama no sanāksmju saraksta atverkonkrētas sanāksmes ekrānformas šķirklī ‘Darba kārtība’ pievienoto darba kārtības punktu.Darba kārtības punkta ekrānformas datu blokā ‘Iesniegtie priekšlikumi’ ir pieejama hipersaitePievienot priekšlikumu.


Ekrānformas bloks 32. Datu bloka ‘Iesniegtie priekšlikumi’ pirms priekšlikuma pievienošanas

Datu apakšbloks ‘Iesniegtie priekšlikumi’

Priekšlikumu pievienošana par darba kārtības punktu ir pieejama tikai tad, ja sanāksmes darbakārtības punkts nav atzīmēts kā izskatīts un sistēmā tiek izmantota elektroniskā balsošana.Iesniegto priekšlikumu pievienošanas datu bloks tiek attēlots zem darba kārtības punkta datubloka ‘Priekšlikumi balsošanai’.

Pievienot priekšlikumu – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta ekrānforma ‘Jaunspriekšlikums darba kārtības punktam’. Protokolētājs darba kārtības punktupriekšlikumus var pievienot kāda cita vārdā.

Piezīme! Hipersaite Pievienot priekšlikumu nav pieejama, ja sanāksmes jautājums irizskatīts.

Detalizētu aprakstu par priekšlikuma pievienošanu skatīties nodaļā 12.4.2 Priekšlikumupievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām (Ekrānforma 94. Jauna priekšlikumapievienošana).

Spiedpogu darbības

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek izveidots jauns darba kārtības punkta priekšlikums,savā vai cita vārdā, kurš ir pieejams un redzams tikai priekšlikuma pievienotājam, t.i.,Protokolētājam, vai arī ievadlaukā ‘Autors’ norādītai personai. Pārējie sanāksmes dalībnieki šopriekšlikumu neredz.

Ekrānformas bloks 33. Protokolētāja saglabāts darba kārtības punkta priekšlikums

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek izveidots jauns darba kārtības punkta priekšlikums,kurš ir pieejams un redzams visiem pārējiem balss tiesīgiem un arī bez balss tiesīgiemdalībniekiem pie konkrēta darba kārtības punkta.

Piezīme! Ja priekšlikums ir pievienots kāda vārda, tad tā ir pieejama tikai ievadlaukā‘Autors’ norādītai personai un tam lietotājam, kurš pievienoja.

Piezīme! Ja darba kārtības punkts ir izskatīts, tad pie priekšlikuma iesniegšanas vairediģēšanas, sistēma attēlo kļūdas paziņojumu (Izskatītam darba kārtības punktampriekšlikumu pievienot vai labot nav iespējams.) un turpmākā priekšlikuma apstrāde tiekpārtraukta.




Ekrānformas bloks 34. Protokolētāja iesniegts darba kārtības punkta priekšlikums

Visus Deputātu vai Protokolētāja iesniegtos priekšlikumus kārto sarakstā:






Iesniegts – tiek attēlots datums, kad priekšlikums tika iesniegts, lai visiem sanāksmesdalībniekiem, tas būtu redzams pie konkrēta darba kārtības punkta (uzklikšķināts uz

spiedpogas );

Labot – hipersaite, kas tiek attēlota tikai tādā gadījumā, ja priekšlikums ir privāts, t.i.,tika veikta tā saglabāšana bez iesniegšanas. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērtarediģēšanai ekrānforma ‘Priekšlikums darba kārtības punktam’;

Piezīme! Hipersaite Labot nav pieejama, ja sanāksmes jautājums ir izskatīts.

Dzēst – hipersaite, kas tiek attēlota un ir pieejama tikai tādā gadījumā, ja priekšlikums irprivāts, t.i., tikai veikta tā saglabāšana bez iesniegšanas. Izklikšķinot uz hipersaites,tiek atvērts brīdinājuma paziņojums (Iesniegtais priekšlikums tiks dzēsts. Vaiturpināt?), lietotājam atbildot apstiprinoši priekšlikums tiek dzēsts, pretējā gadījumātas paliek priekšlikumu sarakstā;

Piezīme! Hipersaite Dzēst nav pieejama, ja sanāksmes jautājums ir izskatīts.

Kopēt – hipersaite, kas tiek attēlota un ir pieejama tikai tādā gadījumā, ja sistēmā tiekizmantota elektroniska balsošana un priekšlikums ir iesniegts, līdz ar to, var nodot uzbalsošanu (skat. aprakstu 12.4.4 Priekšlikumu nodošana uz balsošanu –Protokolētājs).

Piezīme! Hipersaite Kopēt nav pieejama, ja sanāksmes jautājums ir izskatīts.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek attēlots brīdinājuma paziņojums (Ieraksts tiks dzēsts!Vai turpināt?), lietotājam atbildot apstiprinoši, priekšlikums tiek dzēsts.

Piezīme! Spiedpoga ir pieejama tikai tad, ja priekšlikums ir saglabāts, kā arī, priekšlikumanorādītajam autoram, vai arī, tā pievienotājam.

Piezīme! Ja darba kārtības punkts ir izskatīts, tad pie priekšlikuma dzēšanas, sistēmaattēlo kļūdas paziņojumu (Izskatītam darba kārtības punktam priekšlikumu dzēst naviespējams.) un turpmākā apstrāde tiek pārtraukta.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un izmaiņas netiek saglabātas.




12.4.4. Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs

Apraksts

Sanāksmes Protokolētājam pirms sanāksmes vai arī sanāksmes laikā ir iespējams iesniegtospriekšlikumus nodot uz balsošanu.


Sanāksmes protokolētājam piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat.aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana).

Piekļūšana


Priekšlikumu nodošana uz balsošanu ir pieejama atverot konkrētas sanāksmes ekrānformasšķirklī ‘Darba kārtība’ pievienoto darba kārtības punktu.


Ekrānformas bloks 35. Priekšlikums pirms nodošanas uz balsošanu

Lai nodotu iesniegtos priekšlikumus uz balsošanu, veicami šādi soļi:

datu blokā ‘Iesniegtie priekšlikumi’ pretī konkrētam priekšlikuma ierakstam uzklikšķina uzhipersaites Kopēt;

Piezīme! Hipersaite Kopēt nav pieejama, ja sanāksmes jautājums ir izskatīts.

kopējot priekšlikumu, tas tiek nokopēts uz datu bloku ‘Priekšlikumi balsošanai’:

priekšlikuma teksts;

priekšlikuma autors. Protokolētājam nepieciešamības gadījumā ir iespējamsmainīt tā autoru;

priekšlikumam pievienoto datni. Datnes nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, uzkuras uzklikšķinot iespējams to atvērt. Pievienoto datni priekšlikumam iespējamsdzēst pirms tā saglabāšanas;




blakus priekšlikuma teksta ievadlaukam uzklikšķina uz hipersaites Saglabāt priekšlikumu unpriekšlikums ir nodots uz balsošanu.

Piezīme! Priekšlikumu var uzreiz nodot uz balsošanu sanāksmes norises laikā, ierakstotievadlaukā priekšlikuma tekstu un uzklikšķinot uz hipersaites Saglabāt priekšlikumu. Šispriekšlikums, kas nodots uz balsošanu tiks attēlots sanāksmes norises laikā.

Piezīme! Ja ievadlaukā nav ievadīts teksts, bet veic priekšlikuma saglabāšanu, tadsistēma attēlo kļūdas paziņojumu (Priekšlikumam ir jāsatur teksts) un priekšlikums bezteksta uz balsošanu netiek nodots.

Pēc priekšlikuma saglabāšanas balsošanai, gadījumā, ja priekšlikums tika pārkopēts noiesniegtajiem priekšlikumiem, attiecīgais priekšlikums tiek dzēsts no datu bloka ‘Iesniegtiepriekšlikumi’ un informācija par priekšlikumu būs pieejama datu blokā ‘Priekšlikumi balsošanai’arī pēc balsošanas veikšanas, jautājuma izskatīšanas un sanāksmes slēgšanas:

Ekrānformas bloks 36. Priekšlikums nodots uz balsošanu

Npk – iesniegtā priekšlikuma numurs pēc kārtas;

Autors – priekšlikuma autors;

Datne – datnes ikona, uz kuras uzklikšķinot iespējams to atvērt;

Priekšlikums – iesniegtā priekšlikuma nosaukums;

Balsojuma rezultāts – tiek attēlotas četras balsojuma rezultāta kolonas ‘Par’, ‘Pret’,‘Atturas’ un ‘Nepiedalās’ aiz katras ir iekavas, kurās balsošanas laikā būs redzamsnobalsoto skaits (skat. aprakstu 12.5.3.3 Pieņemtā lēmuma norādīšana –Protokolētājs);

Labot – hipersaite tiek attēlota un ir pieejama tikai tad, ja par priekšlikumu nav uzsāktabalsošana, kā arī, tikmēr, kamēr jautājums nav izskatīts. Uzklikšķinot uz hipersaites,priekšlikuma nosaukums tiek pārcelts teksta ievadlaukā un to ir iespējams rediģēt.Blakus ievadlaukam tiek attēlots izvēlētā priekšlikuma numurs. Pēc rediģēšanasuzklikšķina uz hipersaites Saglabāt priekšlikumu, darbību aprakstu skatīties augstākaprakstā;

Piezīme! Ja ievadlaukā priekšlikums ir paņemts rediģēt un tam ir uzsākta balsošana, tadpie priekšlikuma saglabāšanas, uzklikšķinot uz hipersaites Saglabāt priekšlikumu, tiekattēlots kļūdas paziņojums (Priekšlikumu nevar labot pēc balsojuma uzsākšanas) un tālākaapstrāde tiek pārtraukta, kā arī, to neattēlo, ja jautājums ir izskatīts.

Dzēst – hipersaite tiek attēlota un ir pieejama tikai tad, ja par priekšlikumu nav uzsāktabalsošana, kā arī, tikmēr, kamēr jautājums nav izskatīts. Uzklikšķinot uz hipersaites,sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Priekšlikums tiks dzēsts. Vai turpināt?),lietotājam atbildot apstiprinoši, tas tiek dzēsts ar visu tam piesaistīto datni, pretējāgadījumā, tas paliek nodots uz balsošanu;

Piezīme! Ja priekšlikumam ir uzsākta balsošana un uzklikšķināta hipersaite Dzēst, tadsistēma attēlo kļūdas paziņojumu (Priekšlikumu nevar dzēst pēc balsojuma uzsākšanas)un tālāka apstrāde tiek pārtraukta.

Pieņemtais lēmums – nododot priekšlikumu uz balsošanu, radiopogas tad navpieejamas. Tās ir pieejamas brīdī, kad ir veikta balsošana par konkrētu priekšlikumu,




tā ir slēgta un redzams balsojuma rezultāts (skat. aprakstu 12.5.3.3 Pieņemtālēmuma norādīšana – Protokolētājs).

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma, izvēlētu vērtību attēlo ‘Nav’.

12.5. Sanāksmes norise ar elektronisko balsošanu

12.5.1. Sanāksmes uzsākšana – Vadītājs

Apraksts

Sanāksmes norisi uzsāk sanāksmes vadītājs.


Lai uzsāktu sanāksmes norisi nepieciešami šādi piekļūšanas nosacījumi:

piešķirtas atbilstošas tiesības, lai būtu pieejami navigācijas punkti un sanāksmjusaraksts. Esošai vai jaunai lomai piešķir tiesības zem Navigācija atzīmējot izvēlesrūtiņas:

Sanāksmes




reģistrēta sanāksme (skat. aprakstu 12.2 Jaunas sanāksmes izveidošana);

reģistrētās sanāksmes ekrānformas šķirklī ‘Dalībnieki’ datu blokā ‘Sanāksmes dalībnieki’lietotājs norādīts kā Vadītājs un datu blokā ‘Tiesības’ kā Redaktors;

sanāksmes datumam ir jāsakrīt ar pašreizējās dienas datumu (sistēmas datumu).

Piekļūšana

Atver šķirkli ‘Sanāksmes’ un kreisajā pusē datu blokā ‘Aktīvās sanāksmes’ uzklikšķina uzkonkrētas dienas sanāksmes ieraksta.





Ekrānforma 95. Sanāksmes uzsākšana

Lai uzsāktu sanāksmi, sanāksmes vadītājs datu blokā ‘Darba kārtība’ blakus sanāksmes veida

nosaukumam uzklikšķina uz spiedpogas , tiek atvērta ekrānforma papildusautorizēšanās sanāksmei (skat. aprakstu 12.5.2 Autorizēšanās sanāksmei).

Piezīme! Uzsākot sanāksmi Protokolētāja sanāksmes datu kartiņas šķirkļa ‘Sanāksme’ievadlauks ‘Atklāta’ tiek aizpildīts ar pašreizējās sistēmas laiku, brīdī, kad sanāksme tiekuzsākta.

Piezīme! Spiedpoga [Uzsākt sanāksmi] tiek attēlota kā nepieejama, ja pašreizējaissistēmas datums nesakrīt ar sanāksmes datumu.

12.5.2. Autorizēšanās sanāksmei

Apraksts

Papildus autorizēties sanāksmei, neskatoties uz to, ka jau ir autorizējies sistēmā, nepieciešamsvisiem sanāksmes dalībniekiem ar balss tiesībām, pretējā gadījumā tas nav nepieciešams.


Lai papildus autorizētos sanāksmē nepieciešami šādi piekļūšanas nosacījumi:

sanāksmes vadītājam tādi kā aprakstīts nodaļā 12.5.1 Sanāksmes uzsākšana – Vadītājs;

sanāksmes dalībniekiem arī tādas, kā arī nepieciešams, lai sanāksmes vadītājs būtuuzsācis sanāksmi.

Piekļūšana

Atver šķirkli ‘Sanāksmes’ un kreisajā pusē datu blokā ‘Aktīvās sanāksmes’ uzklikšķina uzkonkrētas dienas sanāksmes ieraksta.


Sanāksmes vadītājam uzsākot sanāksmi, uzklikšķinot uz spiedpogas ,tiek atvērta ekrānforma papildus autorizēšanās sanāksmei:




Ekrānforma 96. Sanāksmes vadītāja autorizēšanās sanāksmei – piemērs

Lai sanāksmes dalībnieks reģistrētos sanāksmei, sanāksmes vadītājam ir nepieciešamsuzsākt sanāksmi, tad sanāksmes dalībniekam ir pieejama spiedpoga

, uz kuras uzklikšķinot, tiek atvērta ekrānforma papildusautorizēšanās sanāksmei.

Ekrānforma 97. Sanāksmes dalībnieka autorizēšanās sanāksmei – piemērs

Autorizēšanās ekrānformā tiek attēlots:

Informatīvs teksts;

Sanāksmes veida nosaukums;

Sanāksmes numurs un datums;

Lietotājs – sistēmas lietotāja Vārds Uzvārds;

Parole – sistēmas lietotājs ievada atkārtoti paroli, lai var piedalīties sanāksmē.

Spiedpogu darbības

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek atvērts konkrētas sanāksmes nulltais darbakārtības punkts ‘Par darba kārtību’. Pārējie šķirkļi tajā brīdī kļūst nepieejami, tikai šķirklis‘Sanāksme’ (skat. aprakstu 12.5.3 Darba kārtības punkta izskatīšana).

Piezīme! Ja ievadlaukā lietotājs nav norādījis paroli, uzklikšķinot uz spiedpogas[Pieteikties], sistēma attēlo, kļūdas paziņojumu (Jānorāda parole!) un autorizēšanāssanāksmei tiek pārtraukta.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un lietotājs nav autorizējiessanāksmei.

12.5.3. Darba kārtības punkta izskatīšana

Apraksts




Darba kārtības punkta izskatīšana visiem sanāksmes dalībniekiem notiek pa vienam darbakārtības punktam un ievērojot darba kārtības punktu secību.


Darba kārtības izskatīšanas piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā aprakstīts nodaļā 12.5.2Autorizēšanās sanāksmei.

Protokolētājam piekļūšanas nosacījumus skatīties aprakstā 12.3 Sanāksmes datusagatavošana.

Piekļūšana

Papildus autorizējoties sanāksmei tiek uzsākta darba kārtības punktu izskatīšana.


Sanāksmes Protokolētājam jautājumu izskatīšana notiek tur pat kur tika izveidots jauns darbakārtības punkts, no aktīvo sanāksmju saraksta atver nepieciešamo sanāksmi un tai šķirkli‘Darba kārtība’, kur pa vienam ver vaļā darba kārtības punktu un to papildina (detalizētuProtokolētāja ekrānformas aprakstu skatīties 12.3 Sanāksmes datu sagatavošana). Sanāksmesvadītājam uzsākot sanāksmi, automātiski tiek izveidots nulltais punkts „Par darba kārtību”, tastiek veidots automātiski tajā gadījumā, ja gatavojot sanāksmes datus pirms tam tas nav bijispievienots manuāli:

Ekrānforma 98. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts – Protokolētājs - piemērs

Uzsāktai sanāksmei arī deputātiem un sanāksmes vadītājam tiek izveidots nulltais punkts „Pardarba kārtību”, par kuru nepieciešams veikt balsošanu pirms tiek uzsākta jautājumu




izskatīšana. Kamēr tiek lemts par darba kārtību un nav nobalsots par darba kārtību kopumā,tikmēr Protokolētājam ir iespējams nepieciešamības gadījumā mainīt DK punktu izkārtojumu,vai dzēst kādu no DK punktiem (skat. aprakstu Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts).

Uzsāktai sanāksmei, deputātu un sanāksmes vadītāja ekrānformās saturs tiek atjaunots ik pēcnoteikta intervāla (apm., 2 sekundes):

Ekrānforma 99. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais nulltais punkts – Vadītājam

Nākamais izskatāmais darba kārtības punkts sanāksmes vadītājam:

Ekrānforma 100. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts ar priekšlikumu – Vadītājam

Izskatāmais darba kārtības punkts sanāksmes dalībniekam:




Ekrānforma 101. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts – Dalībniekam ar balss tiesībām

Sanāksmes vadītājam, tiek attēlota informācija par to lietotāju dalību sanāksmē, skaitucik reģistrējušies sanāksmē no kopējā balsstiesīgo dalībnieku skaita, un, ja:

dalībnieku skaits, kas nav reģistrējušies sanāksmē ir līdz trīs, tad attēlopaziņojumu par tām personām, kas nav reģistrējušies, piemēram: „Navreģistrējušies (V.Uzvārds, V.Uzvārds, V.Uzvārds)”;

Piezīme! Nereģistrējušos sanāksmes dalībniekus kārto alfabētiski pēc uzvārda.

dalībnieku skaits, kas nav reģistrējušies sanāksmē pārsniedz skaitu trīs, tad tiekattēlots paziņojums „Nav reģistrējušies vairāk kā 3 dalībnieki”.

Piezīme! Dalībnieku pietiekamību sanāksmei aprēķina sistēma un ja tas nav pietiekams,tad attēlo paziņojumu: Sanāksmei reģistrēto dalībnieku skaits nenodrošina kvorumu!Kvorumu uzstāda sanāksmes veidam (Konfigurācijas Sanāksmju veidi).

Gan sanāksmes vadītājam, gan dalībniekiem tiek attēlota sanāksmes pamatinformācija:

Sanāksmes veida nosaukums;

Sanāksmes numurs;

Sanāksmes datums un sākuma laiks.

Tiek attēlota sanāksmes darba kārtības punkta informācija (skat. aprakstu 12.4.1Sanāksmju darba lapa).


Šis datu bloks tiek attēlots tikai tad, ja sanāksmes darba kārtības punktam priekšlikumi irnodoti balsošanai. To veic sanāksmes Protokolētājs. Ja priekšlikums ir iesniegts, bet navredzams datu bloks ‘Priekšlikumi balsošanai’, tad sanāksmes Protokolētājs to nodod uzbalsošanu, vai arī, iesniegtais priekšlikums nav redzams šajā datu blokā, taču vēlas veiktbalsošanu par kādu priekšlikumu, tad sanāksmes Protokolētājs to pievieno un nodod uzbalsošanu. (skat. aprakstu 12.4.4 Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs).

Priekšlikumi tiek attēloti kā teksti, iezīmēti treknrakstā un blakus priekšlikuma tekstam tiekattēlota pievienotā datne (ja tā ir bijusi pievienota pirms nsošanas uz balsošanu), kā ikona, uzkuras uzklikšķinot iespējams to atvērt. Nodotie priekšlikumi uz balsošanu tiek numurēti.

Ja balsojums jau ir noticis un tas ir slēgts, tad priekšlikuma teksts, tiek attēlots pelēkā krāsāun pirms priekšlikuma teksta iekavās tiek attēlots pieņemtais lēmums. Kā arī, japriekšļikumam ir bijusi pievienota datne, tā tiek attēlota un pieejama arī pēc balsošanas.




Balsošana notiek par katru priekšlikumu atseviški. Sistēmas lietotājs, kuram loma ir

sanāksmes ‘Vadītājs’, pieejama spiedpoga , uz kuras uzklikšķinot, tiekuzsākta balsošana par priekšlikumu (skat. aprakstu 12.5.3.2 Balsojuma uzsākšana unveikšana).

Datu bloks ‘Iesniegtie priekšlikumi’

Šis datu bloks tiek attēlots tikai tad, ja sanāksmes darba kārtības punktam ir iesniegts vismazviens priekšlikums. Priekšlikumus var iesniegt vairākus un tie tiek numurēti. Priekšlikumusarakstā kā pirmie (saraksta augšpusē) tiek attēloti sistēmas lietotāja pievienotie priekšlikumi,zemāk – visi darba kārtības punktam pievienotie priekšlikumi, sakārtoti dilstošā secībā pēciesniegšana laika (jaunākie augšpusē). Ja dalībnieks ar balss tiesībām ir pievienojis savupriekšlikumu un tas nav redzams šajā datu blokā, tas nozīmē, ka tas ir tikai saglabāts (privātsun citiem tas nav pieejams). Ja vēlas, lai priekšlikumu redzētu arī pārējie sanāksmes dalībniekiun veiktu par to balsošanu, priekšlikumu nepieciešams iesniegt (skat. aprakstu 12.4.4Priekšlikumu nodošana uz balsošanu – Protokolētājs).

Pievienot priekšlikumu – sanāksmes laikā par katru darba kārtības punktu deputātiem unvadītājam ir iespējams iesniegt priekšlikumus (skat. aprakstu 12.4.2 Priekšlikumupievienošana – dalībniekam ar balss tiesībām).

Piezīme! Hipersaite Pievienot priekšlikumu nav pieejama, ja sanāksmes jautājums iratzīmēts kā izskatīts.

Iesniegto priekšlikumu sarakstā tiek attēlota šāda informācija:






Iesniegts – tiek attēlots datums, kad priekšlikums tika iesniegts, lai visiem sanāksmesdalībniekiem tas būtu redzams pie konkrēta darba kārtības punkta (uzklikšķināts uz

spiedpogas );

Labot – hipersaite, kas tiek attēlota tikai tādā gadījumā, ja priekšlikums ir privāts, t.i.,tika veikta tā saglabāšana bez iesniegšanas. Kamēr priekšlikums ir tikai saglabāts unsanāksme nav slēgta to ir iespējams rediģēt. Uzklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērtarediģēšanai ekrānforma ‘Priekšlikums darba kārtības punktam’.

Piezīme! Hipersaite Labot nav pieejama, ja sanāksmes jautājums ir izskatīts.

Spiedpogu darbība – vadītājam

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek nomainīts ekrānformas saturs un atvērtsdarba kārtības punktu saraksts ar to pilnvērtīgu informāciju. Uzklikšķinot uz šīs spiedpogas,

kļūst pieejama spiedpoga .




Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek nomainīts ekrānformas saturs un atvērtssanāksmes laikā pašreizējais izskatāmais darba kārtības punkts.

Spiedpogas darbība ir aprakstīta nodaļā 12.5.3.2 Balsojuma uzsākšana un

veikšana. Spiedpogas darbība ir aprakstīta nodaļā 12.5.3.5 Darba kārtībaspunktu atzīmēt kā izskatītu.

12.5.3.1 Darba kārtības punkta priekšlikumu pievienošana darba kārtībai un lēmuma projekta izveidošana - Protokolētājs

Apraksts

Katras sēdes darba kārtības punkta priekšlikumiem iespējams priekšlikumu izveidot kā jaunudarba kārtības punktu, kuru sanāksmei ieliek kā pēdējo DK punktu un šim jaunizveidotajamDK punktam uzreiz izveidot lēmuma projektu.


Sanāksmes DK punktam, kuram ir pievienots priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu.

Piekļūšana

Sanāksmes DK punkta datu blokā `Priekšlikumi balsošanai`.


Ekrānformas bloks 102. DK punkta priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu

Sanāksmes DK punkta priekšlikumam, kurš nodots uz balsošanu, sanāksmes Protokolētājamtiek attēlota hipersaite Pievienot kā DK punktu, kuru izvēloties tiek veiktas šādas darbības:

tiek izveidots sēdes darba kārtības pēdējais punkts (jautājums) ar sekojošiem datiem:

- priekšlikuma teksts tiek attēlots kā jautājuma teksts;

- priekšlikuma autors tiek attēlots kā jautājuma sagatavotājs;

- balsošanas jautājuma veids `Atklāti`;




sanāksmes protokolētājam uzreiz tiek piedāvāts izveidot darba kārtības punktalēmuma projekta jeb lēmuma dokumentu:

Ekrānforma 103. Jauna lēmuma projekta jeb lēmuma izveide

Jānorāda dokumenta mape, veids un lieta (izvēlei tiek piedāvāti tikai tie dokumenti, kuriemsagatave ir norādīta – universāls dokuments). Ja lietotājs nevēlas veidot uzreiz lēmuma

projektu jeb lēmumu, tad uzklikšķina uz spiepogas . Ja lietotājs veido dokumentu, tadtas tiek piesaistīts attiecīgajam darba kārtības punktam kā lēmuma projekts jeb lēmums.

Pēc darbības izpildes, t.i., kas uzklikšķināts uz hipersaites Pievienot kā DK punktu, attiecīgaispriekšlikums paliek priekšlikumu sarakstā, taču hipersaite Pievienot kā DK punktu vairāk navpieejama.

Darba kārtības punktu atzīmēt kā izskatītu.

Spiedpogas darbība ir aprakstīta nodaļā 12.5.3.3 Sanāksmes slēgšana.

Spiedpogu darbība – Dalībniekiem ar balss tiesībām

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Vaitiešām vēlaties pārtraukt dalību aktīvā sanāksmē?), lietotājam atbildot apstiprinoši, dalībasanāksmē tiek pārtraukta un nomainīts ekrānformas saturs, attēlojot tajā šķirkli ‘Sanāksmes’aktīvās sanāksmes, kurā tika pārtraukta dalība, darba kārtības sarakstu. Deputātam iriespējams, nepieciešamības gadījumā, atkārtoti reģistrēties sanāksmē (spiedpoga

).

Spiedpogu darbība – Protokolētājam

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēma atver ekrānformusanāksmes dalībnieka prombūtnes reģistrācijai:

Ekrānforma 104. Sanāksmes dalībnieka prombūtnes reģistrācija

Vārds, Uzvārds – sanāksmes dalībnieka Vārds Uzvārds;

Pārtrauc dalību – izvēles rūtiņa, kuru atķeksējot, norāda, ka sanāksmes dalībniekamtiks pārtraukta dalību sanāksmē;




Iemesls – norāda pārtraukšanas iemeslu.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , dalībniekam, kuram atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Pārtraucdalību’, tiek pārtraukta dalība;

Uzklikšķinot uz spiedpogas , ekrānforma tiek aizvērta un izmaiņas netieksaglabātas.

12.5.3.2 Balsojuma uzsākšana un veikšana

Apraksts

Sanāksmes vadītājam un dalībniekiem ir iespējams veikt balsojumu par katru izskatāmo darbakārtības punktu. Balsošanas laikā ir iespējams apskatīt veiktā balsojuma rezultātus, pēcbalsojuma veikšanas, sanāksmes vadītājs slēdz balsošanu.

Ja darba kārtības punktam ir iesniegti priekšlikums(-i), tad balsošanu vispirms sāk par katrupriekšlikumu, protams, ja tie ir nodoti uz balsošanu. Nobalsojot par darba kārtībaspriekšlikumu(-iem), tiek uzsākta balsošana par darba kārtības punktu.


Balsojuma uzsākšanas un tās veikšanas piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā aprakstīts nodaļā12.5.2 Autorizēšanās sanāksmei.

Piekļūšana

Papildus autorizējoties sanāksmei tiek uzsākta darba kārtības punktu izskatīšana, kurāsanāksmes Vadītājam ir pieejams uzsākt balsošanu.


Sanāksmes vadītājam uzsākot balsošanu (spiedpoga ), visiem sanāksmesdalībniekiem ar balss tiesībām un arī pašam vadītājam tiek atvērta balsojuma veikšanasekrānforma:




Ekrānforma 105. Balsojuma veikšana par darba kārtības punktu

Ekrānforma 106. Balsojuma veikšana par priekšlikumu

Balsošanas ekrānformā saturs tiek atjaunots ik pēc noteikta intervāla (apm., 2 sekundes).

Balsojuma veikšanas ekrānformā tiek attēlots:

indikators, kas norāda cik laiks ir atlicis balsojuma veikšanai (zilā josla);

informatīvs teksts, kurā tiek lūgts veikt balsojumu par darba kārtības punktu un norādakāds konkrētam darba kārtības punktam ir balsojuma veids;

darba kārtības punkta nosaukums;

ja tiek balsots par priekšlikumu, tad tiek attēlots priekšlikuma teksts;

balsošanas spiedpogas ([Par], [Pret], [Atturos], [Nepiedalos]).

Piezīme! Spiedpogām ir izveidota iespēja tās aktivizēt izmantojot ātro taustiņukombināciju: ALT+P (Par), ALT+T (Pret), ALT+A (Atturos), ALT+N (Nepiedalos).

Sanāksmes vadītājam

Sanāksmes vadītājam pēc balsošanas par darba kārtības punktu vai tā priekšlikumu, tiekattēlots paziņojums atbilstoši balsošanas veidam (atklāti vai aizklāti):




Ekrānforma 107. Paziņojums sanāksmes vadītājam, ja balsojuma veids ir atklāti

Ekrānforma 108. Paziņojums sanāksmes vadītājam, ja balsojuma veids ir aizklāti

Sanāksmes dalībniekam

Sanāksmes dalībniekam pēc balsošanas par darba kārtības punktu vai tā priekšlikumu, tiekattēlots paziņojums atbilstoši balsošanas veidam (atklāti vai aizklāti):

Ekrānforma 109. Paziņojums sanāksmes dalībniekam, ja balsojuma veids ir atklāti

Ekrānforma 110. Paziņojums sanāksmes dalībniekam, ja balsojuma veids ir aizklāti

Paziņojumā tiek attēlota informācija:

informatīvs teksts, kurā:

ja balsojuma veids ir bijis ‘Atklāti’, tad papildus tekstam par balsojumapieņemšanu, pēdiņās tiek attēlots veiktā balsojuma rezultāts;

ja balsojuma veids ir bijis ‘Aizklāti’, tad tikai informatīvu tekstu bar balsojumapieņemšanu;

darba kārtības punkta nosaukums, par kuru tika veikta balsošana;

ja ir balsots par priekšlikumu, tad tiek attēlots priekšlikuma teksts;




sanāksmes Vadītājam tiek attēlots reģistrēto dalībnieku skaits, kuri nav balsojuši:

ja dalībnieku skaits, kas nav veikuši balsošanu ir līdz trīs, tad blakus nebalsojušoskaitam tiek attēlots paziņojums, piemēram: „Nav nobalsojuši (V.Uzvārds,V.Uzvārds, V.Uzvārds)”;

Piezīme! Nebalsojušos dalībniekus kārto alfabētiski pēc uzvārda.

ja nebalsojušo dalībnieku skaits pārsniedz šo skaitu, tad tiek attēlots paziņojums„Nav nobalsojuši vairāk kā 3 dalībnieki”.

sanāksmes dalībniekam tiek attēlots informatīvs teksts par balsu pieņemšanu.

Spiedpoga ir pieejams tikai sanāksmes Vadītājam. Uzklikšķinot uz spiedpogas,tiek noslēgta balsošana par darba kārtības punktu, vai tā priekšlikumu un tiek attēlots veiktobalsojumu rezultāts visiem sanāksmes dalībniekiem, arī Vadītājam:

Ekrānforma 111. Veikto balsojumu rezultāts, ja balsojuma veids ir atklāts

Ekrānforma 112. Veikto balsojumu rezultāts, ja balsojuma veids ir aizklāts

Balsojumu rezultātu ekrānformā tiek attēlots:

informatīvu tekstu par to, ka balsojumu veikšana ir beigusies;

darba kārtības punkta nosaukums, par kuru tika veikta balsošana;

ja ir nobalsots par priekšlikumu, tad tiek attēlots priekšlikuma teksts;

protokolētājā norādītais pieņemtais lēmums (skat. aprakstu 12.5.3.3 Pieņemtā lēmumanorādīšana – Protokolētājs);




balsojuma rezultāts, kurā redzamas četras kolonas, aiz katra balsojuma iekavās tiekattēlots veikto balsojumu skaits;

ja balsojuma veids ir bijis atklāts, tad tiek attēlots balsotāja Vārds Uzvārds, zem veiktābalsojuma.

Piezīme! Kolonās balsotāji tiek kārtoti alfabētiskā secībā pēc uzvārda un, attēlojot ritjoslu,saraksta ritināšanai.


Priekšlikumus var nodot uz balsošanu un veikt tam balsošanu jau pēc notikušas darba kārtībaspunkta balsošanas, kā arī pašam darba kārtības punktam iespējams veikt vairākkārtīgubalsošanu, tikmēr kamēr darba kārtības punkts nav atzīmēts kā izskatīts.

12.5.3.3 Pieņemtā lēmuma norādīšana – Protokolētājs

Apraksts

Pieņemtā lēmuma norādīšana notiek parasti sanāksmes laikā. Protokolētājs ir tas, kurš norādadarba kārtības punkta vai tā priekšlikuma pieņemto lēmumu, ja tiek izmantota elektroniskābalsošana, tad pēc elektroniskās balsošanas veikšanas.


Lai būtu iespējams norādīt pieņemto lēmumu par darba kārtības punktu vai tā priekšlikumu,pirms tam ir jābūt izveidotai jaunai sanāksmei, tai saglabātai. Ja tiek izmantota elektroniskābalsošana, tad jābūt veiktai balsošanai (skat. aprakstu 12.5.3.2 Balsojuma uzsākšana unveikšana).

Pārējie piekļūšanas nosacījumi tādi, kā veidojot jaunu sanāksmi (skat. aprakstu 12.2 Jaunassanāksmes izveidošana).

Piekļūšana

Šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver Sanāksmes à Aktīvās sanāksmes à atbilstošusanāksmes veidu, piemēram, Domes sanāksmes. Aktīvo sanāksmju sarakstā atvernepieciešamo sanāksmi, tad atvērtajai sanāksmei atver šķirkli ‘Darba kārtība’ un datu blokā‘Darba kārtība’ atver darba kārtības punktu, kurš tiek izskatīts un par to tiek balsots.


Protokolētājs norāda par darba kārtības punktu vai tā priekšlikumu pieņemto lēmumu:




Ekrānforma 113. Pieņemtā lēmuma norādīšana


Balsojuma rezultāts – izskatāmā darba kārtības punkta veiktie balsošanas rezultāti:

ja darba kārtības punkta balsošanas veidam ir norādīts ‘Aizklāti’, tad aiz katrabalsojuma iekavās tiek attēlots veikto balsojumu skaits;




ja darba kārtības punkta balsošanas veidam ir norādīts ‘Atklāti’, tad aiz katrabalsojuma iekavās tiek attēlots veikto balsojumu skaits un zem katra veiktābalsojuma balsotāja Vārds Uzvārds;

Piezīme! Balsojuma rezultātu attēlo tikai tādā gadījumā, ja sistēmā tiek izmantotaelektroniskā balsošana.

Pieņemtais lēmums – sanāksmes Protokolētājs vadoties pēc balsojuma rezultātanorāda pieņemto lēmumu, ieklikšķinot atbilstošā radiopogā;

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma kā izvēlētu radiopogu attēlo ‘Nav’, kas domātsizskatāmo darba kārtības punktu sagatavošanai.

Lēmuma teksts – teksta ievadlauks, kurā ievadīt pieņemto lēmumu;

Komentārs – teksta ievadlauks, papildus informācijas ievadīšanai.


Ja tiek izmantota elektroniskā balsošana, lai norādītu pieņemto lēmumu par darba kārtībaspriekšlikumu, tad ir jābūt veiktai balsošanai (skat. aprakstu 12.5.3.2 Balsojuma uzsākšana unveikšana).

Npk – iesniegtā priekšlikuma numurs pēc kārtas;

Priekšlikums – iesniegtā priekšlikuma nosaukums;

Balsojuma rezultāts – izskatāmā darba kārtības punkta priekšlikumam veiktiebalsošanas rezultāti:

ja darba kārtības punktam balsošanas veids ir norādīts ‘Aizklāti’, tad aiz katrabalsojuma iekavās tiek attēlots veikto balsojumu skaits;

ja darba kārtības punktam priekšlikuma balsošanas veids ir norādīts ‘Atklāti’, tadaiz katra balsojuma iekavās tiek attēlots veikto balsojumu skaits un zem katraveiktā balsojuma balsotāja Vārds Uzvārds;

Piezīme! Balsojuma rezultātu attēlo tikai tādā gadījumā, ja sistēmā tiek izmantotaelektroniskā balsošana.

Pieņemtais lēmums – sanāksmes Protokolētājs vadoties pēc balsojuma rezultātanorāda pieņemto lēmumu, ieklikšķinot atbilstošā radiopogā;

Piezīme! Pēc sistēmas noklusējuma kā izvēlētu radiopogu attēlo ‘Nav’, kas domātsizskatāmo darba kārtības punktu sagatavošanai.

Pēc pieņemtā lēmuma norādīšanas uzklikšķina uz spiedpogas .

Ja sanāksmes Vadītājs darba kārtības punktu atzīmē kā izskatītu (skat. Aprakstu12.5.3.2 Darba kārtības punktu atzīmēt kā izskatītu), tad Protokolētājam visi darba kārtībaspunkta ievadlauki kļūst pelēki un nav pieejami rediģēšanai.

Lai Protokolētājam būtu iespējams nākamajam izskatāmajam un nobalsotajam darba kārtībaspunktam norādīt pieņemto lēmumu, tad jāpārslēdzas starp darba kārtības punktiem (aizverotizskatīto un atverot nākamo izskatāmo).




12.5.3.1. Darba kārtības punkta priekšlikumu pievienošana darba kārtībai un lēmuma projekta izveidošana – Protokolētājs

Apraksts

Katras sēdes darba kārtības punkta priekšlikumiem iespējams priekšlikumu izveidot kā jaunudarba kārtības punktu, kuru sanāksmei ieliek kā pēdējo DK punktu un šim jaunizveidotam DKpunktam uzreiz izveidot lēmuma projektu.


Sanāksmes DK punktam, kuram ir pievienots priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu.

Piekļūšana

Sanāksmes DK punkta datu blokā ‘Priekšlikumi balsošanai’.


Ekrānformas bloks 114. DK punkta priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu

Sanāksmes darba kārtības punkta priekšlikumam, kurš nodots uz balsošanu, sanāksmesProtokolētājam tiek attēlota hipersaite Pievienot kā DK punktu, kuru izvēloties tiek veiktas šādasdarbības:

tiek izveidots sēdes darba kārtības pēdējais punkts (jautājums) ar sekojošiem datiem:

priekšlikuma teksts tiek attēlots kā jautājuma teksts;

priekšlikuma autors, tiek attēlots kā jautājuma sagatavotājs;

balsošanas jautājuma veids ‘Atklāti’;

sanāksmes protokolētājam uzreiz tiek piedāvāts izveidot darba kārtības punkta lēmumaprojekta jeb lēmuma dokumentu:




Ekrānforma 115. Jauna lēmuma projekta jeb lēmuma izveide

Jānorada dokumenta mape, veids un lieta (izvēlei tiek piedāvāti tikai tie dokumenti, kuriemsagatave ir norādīta – universāls dokuments). Ja lietotājs nevēlas veidot uzreiz lēmuma

projektu jeb lēmumu, tad uzklikšķina uz spiedpogas . Ja lietotājs veido dokumentu,tad tas, tiek piesaistīts attiecīgajām darba kārtības punktam kā lēmuma projekts jeb lēmums.

Pēc darbības izpildes, t.i., kad ir uzklikšķināts uz hipersaites Pievienot kā DK punktu, attiecīgaispriekšlikums paliek priekšlikumu sarakstā, taču hipersaite Pievienot kā DK punktu vairāk navpieejama.

12.5.3.2. Darba kārtības punktu atzīmēt kā izskatītu

Apraksts

Darba kārtības punktu atzīmē kā izskatītu sanāksmes Vadītājs. Ja ir izskatāmi vairāki darbakārtības punkti, tad norādot, ka konkrēts darba kārtības punkts ir izskatīts, tiek atvērtsnākamais darba kārtības punkts.


Darba kārtības punkta atzīmēšana par izskatītu piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā aprakstītsnodaļā 12.5.2 Autorizēšanās sanāksmei.

Piekļūšana

Papildus autorizējoties sanāksmei tiek uzsākta darba kārtības punktu izskatīšana, kurā veiktabalsošana gan par darba kārtības priekšlikumiem, ja tādi ir, gan par pašu darba kārtībaspunktu.


Ekrānforma 100. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts ar priekšlikumu – Vadītājam ir

pieejam spiedpoga , uz kuras uzklikšķinot tiek veiktas šādas darbības:

ja nav veikta balsošana par darba kārtības punkta, kādu no priekšlikumiem, tad sistēmaattēlo brīdinājuma paziņojumu (Darba kārtības punktam nav veikts balsojums) unpārtrauc turpmāku apstrādi.

Ja Protokolētājs nav norādījis darba kārtības punktam pieņemto lēmumu un sanāksmes

vadītājs uzklikšķina uz spiedpogas , tad sistēma attēlo brīdinājumapaziņojumu (Darba kārtības punktam nav norādīts pieņemtais lēmums) un darbakārtības punkts netiek atzīmēts kā izskatīts.

Ja Protokolētājs nav norādījis pieņemto lēmumu darba kārtības punkta priekšlikumam un

sanāksmes vadītājs uzklikšķina uz spiedpogas , tad sistēma attēlo




brīdinājuma paziņojumu (Kādam no priekšlikumiem, par kuriem ir balsots, navnorādīts pieņemtais lēmums) un darba kārtības punkts netiek atzīmēts kā izskatīts.

Ja sanāksmes vadītājs uzklikšķina uz spiedpogas un sanāksmes darbakārtībā tas ir pēdējais izskatāmais punkts, tad sistēma attēlo paziņojumu (Visisanāksmes punkti ir izskatīti un tā tiks automātiski slēgta. Vai turpināt?), lietotājamatbildot apstiprinoši, tiek atvērts šķirklis ‘Sanāksmes’ SLĒGTĀS sanāksmes darbakārtības saraksts – šī sanāksme vairs neatrodas pie aktīvajām sanāksmēm, bet pieslēgtajām sanāksmēm. Arī dalībniekiem – deputātiem, šī sanāksme automātiski pieslēgšanas tika pārcelta uz slēgto sanāksmju sarakstu, un Protokolētājam aizverotsanāksmes darba kartiņu;

Ja darba kārtības punktam ir norādīts balsošanas veids ‘Atklāti’ vai ‘Aizklāti’, tad to nevaratzīmēt, kā izskatītu, kamēr par to nav veikts balsojums.

Piezīme! Pie sanāksmes slēgšanas sanāksmes datu ekrānformas šķirkļa ‘Sanāksme’ievadlaukos ‘Beigu datums’, ‘laiks(ss:mm)’ un ‘Slēgta’ automātiski tiek aizpildīta arpašreizējas sanāksmes slēgšanas datumu un laiku.

Nākamajam izskatāmajam darba kārtības punktam, ja ir nodoti uz balsošanu priekšlikumi, tad

balsošanu sāk ar priekšlikumiem uzklikšķinot uz spiedpogas .

12.5.3.3. Sanāksmes slēgšana

Apraksts

Sanāksmes slēgšanu veic tās norādītajos Vadītājs uzklikšķinot uz atbilstošas spiedpogas vai arīautomātiski pie pēdējā izskatītā darba kārtības punkta.


Darba kārtības punkta atzīmēšana par izskatītu piekļūšanas nosacījumi ir tādi, kā aprakstītsnodaļā 12.5.2 Autorizēšanās sanāksmei.

Piekļūšana

Papildus autorizējoties sanāksmei tiek uzsākta darba kārtības punktu izskatīšana, kurā veiktabalsošana gan par darba kārtības priekšlikumiem, ja tādi ir, gan par pašu darba kārtībaspunktu un pēc balsošanas norādīts, ka darba kārtības punkts ir izskatīts.


Ekrānforma 100. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts ar priekšlikumu – Vadītājam:

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sanāksmes Vadītājam tiek attēlots brīdinājumapaziņojums:

ja nav izskatīti visi darba kārtības punkti un sanāksmes vadītājs ir uzklikšķinājis uzspiedpogas, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Sanāksmei vēl ir neizskatītipunkti. Vai tiešām vēlaties slēgt sanāksmi?), lietotājam atbildot apstiprinošisanāksme tiek atzīmēta kā slēgta un pārcelta slēgto sanāksmju sarakstā, pretējāgadījumā, sanāksme netiek slēgta;

ja ir izskatīti visi darba kārtības punkti un sanāksmes vadītājs ir uzklikšķinājis uzspiedpogas, tad sistēma attēlo brīdinājuma paziņojumu (Visi sanāksmes punkti ir




izskatīti un tā tiks automātiski slēgta. Vai turpināt?), lietotājam atbildot apstiprinošisanāksme tiek atzīmēta kā slēgta un pārcelta slēgto sanāksmju sarakstā, pretējāgadījumā, sanāksme netiek slēgta.

Pie sanāksmes slēgšanas sanāksmes datu ekrānformas šķirkļa ‘Sanāksme’ ievadlaukos ‘Beigudatums’, ‘laiks(ss:mm)’ un ‘Slēgta’ automātiski tiek aizpildīta ar pašreizējas sanāksmesslēgšanas datumu un laiku.




1 PII / VII pieteikumu modulis

1.49 PII / VII pieteikumi

Apraksts

PII/VII pieteikumu moduļa nodaļā ir aprakstītas visas tās funkcijas, kas saistītas ar bērnudārza un skolu rindu pieteikumu datu reģistrēšanu sistēmā, to attēlošanu un uzturēšanu.

Darbības ar dokumentu sarakstiem skatīties aprakstā 1.18 Dokumentu saraksts un 1.21Kontroles dokumentu saraksts.


Šis PII/VII pieteikumu sākumlapas šķirklis ir pieejams tikai tādā gadījumā:

ja lietotājam ir piešķirta loma, kurā iekļautas tiesības: Moduļi PII/VII pieteikumi(Administrēšana Lomu saraksts) (skat. aprakstu [1] 5.5.2 Lomu izveide untiesību piešķiršana);

ja sistēmas parametros ir piešķirtas tiesības attēlot šo šķirkli. To parasti veic sistēmasadministrators, jeb sistēmas lietotājs, kuram piešķirtas administratora tiesības (skat.aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).

Piekļūšana

Sistēmas lietotājs autorizējoties sistēmā, atver šķirkli ‘PII/VII pieteikumi’.


Ekrānforma 116. PII/VII pieteikumi – sākumlapa

ātrā meklēšana – teksta ievadlauks ātrās meklēšanas atlases kritēriju norādīšanai.Meklēšana tiek veikta pēc šādiem meklēšanas kritērijiem:

reģistrācijas datuma;

reģistrācijas numura;

pievienotās fiziskās personas ievadlaukā ‘Bērns’ Vārda Uzvārda;

pievienotās fiziskās personas ievadlaukā ‘Bērns’ personas koda;




pievienotās fiziskās personas ievadlaukā ‘Bērns’ pasta adreses.

Meklēt – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek uzsākta meklēšana pēc norādītajiemmeklēšanas kritērijiem.

Piezīme! Meklēšanas rezultāti tiek atgriezti tikai pieteikuma dokumentiem un ja lietotājamir piešķirtas atbilstošas tiesības.

Datu bloks ‘Pieteikumi PII’ vai ‘Pieteikumi VII’

Lai atvērtu atbilstošu datu bloku ‘Pieteikumi PII’ vai ‘Pieteikumi VII’, kreisajā pusē ieklikšķinaatbilstošā radiopogā , līdz ar to, centrālajā daļā tiek atvērts pieteikumu saraksts, kas atrodasstatusā ‘Pieteiktie’. Pēc sistēmas noklusēja tiek izvēlēta radiopoga ‘Pieteikumi PII’. Ja navizvēlēts datu bloks, tad tas tiek attēlots pelēkā tonī.

Izvēloties atbilstošu radiopogu, iespējams izvēlēties pieteikumu sarakstu pēc statusiem, kas irkā hipersaites un uzklikšķinot uz konkrētas, tiek atvērts pieteikumu saraksts atbilstošiizvēlētajam statusam:

Pieteiktie – Šī hipersaite tiek izvēlēta pēc sistēmas noklusējuma pie šķirkļa ‘PII/VIIpieteikumi’ vai datu bloka atvēršanas;

Procesā;

Apstiprināti;

Anulēti.

Centrālajā daļā tiek attēlota informācija:

PII vai VII – izvēles saraksts ar visiem definētajiem bērnudārza nosaukumiem (šoklasifikatoru uzturēšana notiek – Konfigurācija Klasifikatori PII vai VII), kassakārtoti alfabēta secībā pēc nosaukuma, kā arī nedefinēta vērtība ‘Visi’ tiek attēlotakā pirmā sarakstā, šis ieraksts izvēlēts pēc sistēmas noklusējuma. Izvēloties vaimainot ievadlauka vērtību, automātiski datu blokā tiek atjaunota attēlojamāinformācija par izvēlētajiem PII vai VII pieteikumiem.

Gads – izvēles saraksts, kurā sistēma izrēķina vismazāko un vislielāko pieteikumaiestāšanās gada vērtību, līdz ar to, izvēles sarakstā ir pieejams izrēķinātais gaduintervāls no PII vai VII pieteikumiem. Izvēles saraksts tiek sakārtots dilstošā secībā,kā arī nedefinēta vērtība ‘Visi’ tiek attēlota kā pēdējā sarakstā, šis ieraksts izvēlētspēc sistēmas noklusējuma. Izvēloties vai mainot ievadlaukā vērtību, sistēmaautomātiski atjauno datu blokā attēlojamo informāciju par izvēlētajiem PII vai VIIpieteikumiem.

Piemēram: ja vismazākais pieteikuma iestašanās gads ir 2008, tad izvēles sarakstā būspiejami gadu skaitļi uz 15.07.2011 2011, 2010, 2009, 2008, Visi.

– hipersaite uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta ekrānforma ‘Jaunadokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norāda dokumenta mapi un dokumenta veidu(skat. aprakstu 1.36 Dokumenta reģistrēšana). Ja ievadlaukā ‘PII’ vai ‘VII’ un ‘Gads’ir norādīta kāda vērtība izņemot ‘Visi’, tad pie jauna pieteikuma reģistrēšanas,dokumenta kartiņā tiek aizpildīti ievadlauki ‘Gads’, ‘Vēlamā PII’ vai ‘Vēlamā VII’;

– ikona Izdrukāt, uz kuras uzklikšķinot tiek sagatavots atsevišķā ekrānformā atvērtsizdrukājamais pieteikumu saraksts (1.1 PII vai VII pieteikumu izdruka un eksports);




– ikona Eksportēt, uz kuras uzklikšķinot tiek ģenerēta (sagatavota) ar MS Excellietojumprogrammu apstrādājama datne (skat. aprakstu 1.1 PII vai VII pieteikumuizdruka un eksports);

Pieteikumu saraksts – kas attēlots pēc noklusētā sistēmas statusa ‘Pieteiktie’ vai arīpēc lietotāja izvēlētā statusa:

Reģistrācijas datums un laiks – pieteikumam;

Dzimšanas gads – dzimšanas gads tiek aprēķināts no bērnam ievadītā personaskoda;

PII vai VII – ja nav norādīts pieteikumā konkrēts bērnudārzs vai skola, tad tiekattēlota vērtība ‘Jebkurš’;

Rindas numurs – šī kolona tiek attēlota tikai pieteikumu saraksta skatā arstatusu ‘Pieteiktie’;

Vārds Uzvārds – bērna Vārds Uzvārds;

Gads, kad vēlas apmeklēt PII vai VII – iestāšanās gads.Piezīme! Sarakstā katra ieraksta rinda tiek attēlota kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot,tiek atvērta jaunā pārlūkprogrammā pieteikuma dokumenta kartiņa.

1.1 PII vai VII pieteikumu izdruka un eksports

Apraksts

PII/VII pieteikumu sarakstu ir iespējams izdrukāt vai eskportēt uz MS Excel.


Lai būtu pieejams izdrukāt vai eksportēt PII vai VII pieteikumu sarakstu, nepieciešamas šādastiesības:

jābūt izveidotai mapju grupai, piemēram: PII/VII pieteikumi;

jābūt izveidotam atbilstošam dokumenta veidam, piemēram, PII pieteikums, VIIpieteikums (Konfigurācija Dokumentu veidi) (skat. aprakstu [1] 6.1Dokumentu veidu izveide);

jābūt izveidotai atbilstošai dokumentu mapei, piemēram, PII pieteikumi, VII pieteikumi(Konfigurācija Dokumentu mapes) (skat. aprakstu [1] 6.2 Dokumentu mapesizveide);

lietotājam jābūt piešķirtai lomai (Administrēšana Lomu saraksts) (skat. aprakstu[1] 5.5.2 Lomu izveide un tiesību piešķiršana), kurā ir iekļautas šādas tiesības:

Moduļi » PII/VII pieteikumi, Namejs;

Navigācija » Dokumentu mapes;

Darbības ar dokumentiem, uzdevumiem »... piešķir lietotājam nepieciešamāstiesības darbam ar dokumentiem.

lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām uz dokumentu mapi, piemēram, PII pieteikumi, VIIpieteikumi (Konfigurācija Dokumentu mapes) (skat. aprakstu [1] 6.2Dokumentu mapes izveide). Dokumenta mapes kartiņas šķirklī ‘Tiesības’, lietotājam,vai lietotāja grupai piešķir tiesības vismaz Lasīt.




Piekļūšana

Sistēmas lietotājs autorizējoties sistēmā:

atver šķirkli ‘PII/VII pieteikumi’, kur virs pieteikumu saraksta ir pieejamas ikonas (Izdrukāt) un (Eksportēt).

atver šķirkli ‘Namejs’ un atbilstošu pieteikumu sarakstu, piemēram: Dokumenti 1.Novada pašvaldība PII / VII Pieteikumi VII pieteikumi, kur virssaraksta ir pieejamas hipersaites Izdrukāt sarakstu un Eksportēt sarakstu.


ikona Izdrukāt, vai hipersaite Izdrukāt sarakstu – uz kuras uzklikšķinot tiek sagatavotsatsevišķā ekrānformā atvērts izdrukājamais pieteikumu saraksts:

Ekrānforma 117. Pieteikumu izdrukas piemērs

Izdruka tiek sagatavota atbilstoši ekrānformā redzamajai informācijai, kā arī atbilstošiizvēlētajam pieteikumu statusam.

– ikona Eksportēt, vai hipersaite Eksportēt sarakstu – uz kuras uzklikšķinot tiekģenerēta (sagatavota) ar MS Excel lietojumprogrammu apstrādājama datne:

Ekrānforma 118. Eksportētā pieteikumu saraksta MS Excel datnes piemērs

Lietotājam tiek piedāvāta operētājsistēmas standarta datnes atvēršana, saglabāšana vaiveiktās darbības atcelšana. Datnē dati tiek ielasīti atbilstoši ekrānformā redzamajaiinformācijai, kā arī atbilstoši izvēlētajam pieteikumu statusam.

1.2 PII / VII pieteikumu reģistrēšana

Apraksts




PII/VII pieteikumu reģistrēšana notiek sistēmā DVS NAMEJS. Pieteikumus var iesniegtpersonīgi, kā arī izmantojot e-pakalpojumus, t.i., piesakoties elektroniski, izmantojot portāluwww.latvija.lv vai katras pašvaldības mājas lapās.


Lai būtu pieejama PII/VII pieteikumu reģistrēšana:

jābūt izveidotai mapju grupai, piemēram: PII/VII pieteikumi;

jābūt izveidotam atbilstošam dokumenta veidam, piemēram, PII pieteikums, VIIpieteikums (Konfigurācija Dokumentu veidi) (skat. aprakstu [1] 6.1Dokumentu veidu izveide);

jābūt izveidotai atbilstošai dokumentu mapei, piemēram, PII pieteikumi, VII pieteikumi(Konfigurācija Dokumentu mapes) (skat. aprakstu [1] 6.2 Dokumentu mapesizveide);

lietotājam jābūt piešķirtai lomai (Administrēšana Lomu saraksts) (skat. aprakstu[1] 5.5.2 Lomu izveide un tiesību piešķiršana), kurā ir iekļautas šādas tiesības:

Moduļi » PII/VII pieteikumi, Ievadlapa, Namejs;

Navigācija » Dokumentu mapes;

Darbības ar dokumentiem, uzdevumiem » Reģistrēt dokumentu.

lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām uz dokumentu mapi, piemēram, PII pieteikumi, VIIpieteikumi (Konfigurācija Dokumentu mapes) (skat. aprakstu [1] 6.2Dokumentu mapes izveide). Tiesības piešķir dokumenta mapes kartiņas šķirklī‘Tiesības’, kā Reģistrēt vai Rediģēt.

Piekļūšana

PII un VII pieteikumu ir iespējams reģistrēt šādi:

šķirklī ‘Ievadlapa’, blokā ‘Darbības’ uzklikšķina uz hipersaites Jauns dokuments – tiekatvērta ekrānforma ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norāda atbilstošudokumenta mapi un dokumenta veidu;

šķirklī ‘Namejs’ navigācijas kokā atver jebkuru dokumentu mapi un centrālajā daļāgalvenajā darbību izvēlnē uzklikšķina uz hipersaites Jauns dokuments – tiek atvērtaekrānforma ‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norāda atbilstošu dokumentamapi un dokumenta veidu;

šķirklī ‘PII/VII pieteikumi’ uzklikšķina uz saites Jauns pieteikums – tiek atvērta ekrānforma‘Jauna dokumenta reģistrācijas izvēle’, kurā norāda atbilstošu dokumenta mapi undokumenta veidu.

1.3 PII/VII pieteikumu ekrānforma

Apraksts

Šajā nodaļā ir aprakstīta PII/VII pieteikumu ekrānforma un pieminēti būtiskākie ievadlauki, kasattiecas uz PII/VII pieteikumu. Pilnu aprakstu par dokumentu kartiņas ekrānformu skatītiesnodaļā 1.37 Dokumenta kartiņas aizpildīšana / darbības107.






Lai varētu atvērt un apskatīties PII/VII pieteikuma ekrānformu, piekļūšanas nosacījumusskatīties aprakstā 1.2 PII / VII pieteikumu reģistrēšana.

Piekļūšana

PII/VII pieteikumu ekrānforma ir pieejama to atverot:

reģistrējot jaunu PII pieteikumu vai VII pieteikumu (skat. aprakstu 1.2 PII / VIIpieteikumu reģistrēšana);

atverot jau reģistrētu dokumentu no atbilstoša dokumentu saraksta, piemēram, sarakstā:Dokumenti 1.Novada pašvaldība PII / VII Pieteikumi PII Pieteikumi;

Vai arī atbilstošais saraksts ir iznests šķirklī ‘Ievadlapa’ datu blokā ‘Mani saraksti’.


PII pieteikuma un VII pieteikuma ekrānformas vizuāli ir vienādas, taču katrai pieteikuma veidakartiņai atbilstošiem ievadlauku nosaukumiem. Šajā ekrānformas aprakstā tiks aprakstītiievadlauki, kas atšķiras no vispārīgās dokumenta kartiņas (skat. aprakstu 1.37 Dokumentakartiņas aizpildīšana / darbības):




Ekrānforma 119. PII/VII pieteikuma dokumenta kartiņa

Pieteikuma kartiņas tumši zilajā joslā ir pieejamas trīs ikonas:

– ikona Izdrukāt, uz kuras uzklikšķinot, atsevišķā ekrānformā tiek sagatavots unatvērts izdrukājamās pieteikuma kartiņas dati.




- ikona MS Word, uz kuras uzklikšķinot, tiek ģenerēta ar MS Word lietojumprogrammuapstrādājama datne uz sagataves pamata. Lietotājam tiek piedāvātaoperētājsistēmas standarta saskarne datnes atvēršanai, saglabāšanai vai veiktāsdarbības atcelšanai.




Reģistrācijas datums un laiks – datuma un laika ievadlauks, kurā norāda pieteikumaapstiprināšanas datumu un laiku (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jebdatuma ievade). Ja pieteikums tiek reģistrēts tajā pašā dienā, kad ir saņemts, tad šoievadlauku var atstāt tukšu, jo pie numura piešķiršanas, sistēma aizpilda arpašreizējās dienas datumu un laiku.

Piezīme! Ja datumu vada manuāli, jāatceras, ka laiks arī jāievada manuāli, t.i., manuālitiek aizpilda abus, vai arī abus atstāj tukšus. Ja, ievadlaukus atstāj tukšus, tad pie numurapiešķiršanas sistēma aizpildīs abus ievadlaukus ar pašreizējās dienas datumu un laiku.

Datu bloks ‘Bērns’

Bērns – ievadlaukā iespējams norādīt vienu fizisku personu. Personai ir obligāti jābūtievadītam personas kodam. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktumeklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks). Izvēlētā fiziskā persona tiekattēlota zem ātrās kontaktu meklēšanas ievadlauka;

Vēlos saņemt paziņojumu pa pastu – izvēles rūtiņa, kuru atzīmē, ja vecāki vēlassaņemt informāciju pa pastu;

Vēlos saņemt paziņojumu uz e-pastu – izvēles rūtiņa, kuru atzīmē, ja vecāki vēlassaņemt informāciju pa e-pastu.

Piezīme! Šīs abas izvēles rūtiņas var arī abas atzīmēt, ja vecāki vēlas saņemt informācijuabos veidos.

Datu bloks ‘Rinda’

Pieteikuma statuss – pieteikuma dokumenta statuss, kuru izvēlas un norāda,izmantojot izvēles sarakstu. Pieejamie pieteikuma statusi ir šādi:

Pieteikts;

Procesā;

Apstiprināts;

Anulēts.

Rindas numurs – vesela skaitļa ievadlauks, kurā ievadīt pieteikuma rindas numuru pēckārtas. Numurs netiek automātiski rēķināts, tas ir jāvada manuāli;




Gads – vesela četru ciparu skaitļa ievadlauks, kurā ievadīt bērna iestāšanās gadu.

Priekšrocības – izvēles saraksts priekšrocību norādīšanai. Šo izvēles sarakstu definēzem Konfigurācija Klasifikatori PII/VII priekšrocības (skat. aprakstu [1]4 Klasifikatoru pārvaldība);

Piezīme! Izvēlētā priekšrocība tiek attēlota zem ievadlaukā un pretī izvēlētajaipriekšrocībai, labajā pusē ir hipersaite Dzēst, uz kuras uzklikšķinot var atsaistīt konkrētopriekšrocību no pieteikuma.

Piezīmes statusa maiņai – teksta ievadlauks, kas paredzēts, ja pieteikumam tiekmainīts statuss;

Vēlamā PII / Vēlamā VII – izvēles saraksts no kura izvēlas nepieciešamo bērnudārzuvai skolu. Šo izvēles sarakstu definē zem Konfigurācija Klasifikatori PII vaiVII (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Nedefinētā vērtība ‘Jebkurš’ tiekattēlota kā pirmā sarakstā, izvēlēta pēc noklusējuma;

Piedāvātā PII / Piedāvātā VII – izvēles saraksts, no kura izvēlas nepieciešamobērnudārzu vai skolu. Ievadlauks tiek attēlots un ir pieejams tikai tad, ja ievadlaukā‘Vēlamā PII’ ir norādīta vērtība “Jebkurš” un pieteikuma statuss ir ‘Pieteikts’,‘Procesā’. Šo izvēles sarakstu definē zem Konfigurācija Klasifikatori PII vaiVII (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatoru pārvaldība). Nedefinētā vērtība ‘–Izvēlētiesvērtību’ tiek attēlota kā pirmā sarakstā, izvēlēta pēc noklusējuma;

Piezīme! Izvēles vērtības sarakstā attēlo, ja definētajam klasifikatoram ‘spēkā no – līdz’periods atbilst pašreizējam datumam.

Piezīmes pieteikumam – ievadlauks, kas paredzēts papildus priekšrocības piezīmēm.

1.3.1 Pieteikuma kartiņas izdruka

Apraksts

Šajā nodaļā ir aprakstīta PII/VII pieteikumu ekrānformas izdruka izmantojot MS Worddokumenta sagatavi ar tagiem3.


Lai varētu izdrukāt pieteikuma kartiņu, jāatvert PII/VII pieteikuma ekrānforma apskatesrežīmā. Pārējos piekļūšanas nosacījumus skatīties aprakstā 1.2 PII / VII pieteikumureģistrēšana.

Piekļūšana

PII vai VII pieteikuma kartiņas izdrukāšana ir pieejama atverot atbilstošu ekrānformu no PIIbai VII pieteikumu saraksta. Piemēram, atver šķirkli ‘Namejs’ un sarakstu: Dokumenti 1.Novada pašvaldība PII / VII Pieteikumi PII Pieteikumi, kurā izvēlas atvēršanaiatbilstošu dokumenta kartiņu. Vai arī veic konkrēta dokumenta meklēšanu.


3 Kods, kas valodā HTML identificē kādu elementu (piem., noteiktu dokumenta daļu), lai globālā tīmekļa pārlūkprogramma varētu nodrošināt tā izspīdināšanu

displeja ekrānā. Šajā gadījumā tagus ievieto figūriekavās un tie sistēmā pēc noteiktas darbības veikšanas tiek aizvietoti ar dokumenta kartiņas ievadlauku

vērtībām.




Ekrānformas bloks 37. Pieteikuma kartiņas izdrukas iespējas

Ikona Izdrukāt, uz kuras uzklikšķinot, tiek izdrukāta dokumenta kartiņa.

Uzklikšķinot uz ikonas , tiek ģenerēta ar MS Word lietojumprogrammu apstrādājama datneuz sagataves pamata. Lietotājam tiek piedāvāta operētājsistēmas standarta saskarne datnesatvēršanai, saglabāšanai vai veiktās darbības atcelšanai. Pieteikuma datnes sagatavošanaspamatam tiek izmantota sistēmas parametros norādītā PII vai VII izdrukas sagataveAdministrēšana Sistēmas parametri šķirklī ‘Moduļi’ (skat. aprakstu [1] 3.3 Sistēmasmoduļi). Ieteikumam datnes sagataves izveidošanu skatīties [1] nodaļā 3.3.1 PII/VIIpieteikuma datnes sagataves izveidošana.

Datnes sagataves iespējamās tagu vērtības un dokumenta kartiņas ievadlauki:

Tags Atbilstība dokumenta ievadlaukiem

{APS_DAT} Reģistrācijas datums – datuma un laika daļu vērtības

{REG_NUM} Reģistrācijas numurs

{VECAKS} Ievadlaukā ‘Korespondents (Vecāks / Aizbildnis)’ – tiek attēlots Vārds Uzvārds to pievienošanas secībā, atdalīti arkomatu

{JUR_ADDR} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai norādītā pasta adrese.Adrese tiek attēlota šādi: Adreses teksts, mājas numurs, dzīvokļa numurs, ciema nosaukums, pilsētas nosaukums,novads, valsts, pasta indekss

{FIZ_ADDR} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai norādītā cita adrese.Adrese tiek attēlota šādi: Adreses teksts, mājas numurs, dzīvokļa numurs, ciema nosaukums, pilsētas nosaukums,novads, valsts, pasta indekss

{TEL} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai norādītais tālrunis

{MOB_TEL} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai norādītais mobilais tālrunis

{E_PASTS} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai norādītā e-pasta adrese

{BERNS} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai Vārds Uzvārds

{PERS_ID} Ievadlauka ‘Bērns’ piesaistītai fiziskai personai – personaskods




{PII} Pieteikumam norādītā PII vai VII nosaukums. Gadījumā, ja pieteikumam nav norādīts neviens PII vai VII (ievadlaukā ‘Vēlamā PII’ ir izvēlēta vērtība ‘Jebkurš’), tad tiek attēlots teksts ‘Jebkurš’

{VECUMS} Tiek attēlots skaitlis, kuru iegūst no pieteikuma ievadlauka ‘Gads’ vērtības atņemot bērna dzimšanas gadu. Dzimšanas gadu aprēķina no ievadlaukā ‘Bērns’ norādītās fiziskās personas – personas koda gada skaitļa.

{PRIEKSR} Ievadlauka ‘Priekšrocības’ norādītās vērtības nosaukums. Ja vairākas pievienotas, tad tās tiek sakārtotas alfabētiskā secībā un katra ieraksta informācija tiek attēlota jaunā rindā

{PRIEKSR_PIEZ} Ievadlauka ‘Piezīmes pieteikumam’ ievadītais papildus teksts priekšrocībām

{IESN} Ievadlaukā ‘Korespondents (Vecāks / Aizbildnis)’ norādītās fiziskās personas Vārds Uzvārds

{SAGAT} Ievadlaukā ‘Reģistrētājs’ piesaistītās fiziskās personas Vārds Uzvārds

{SAGAT_DAT} Dokumenta sagatavošanas pašreizējais datums, formātā <gggg. Gada dd. Mēnesis>




1 Kalendārs jeb notikumu plānotājs

1.50 Notikumu kalendārs

Apraksts

Sistēmas lietotājam autorizējoties sistēmā, ir iespējams atvērt šķirkli ‘Kalendārs’, kurāiespējams uzturēt un pārskatīt amatpersonu darba kalendāro plānu. Šis kalendāra sākumlapasšķirklis ir pieejams tikai tādā gadījumā, ja sistēmas parametros ir piešķirtas tiesības attēlot šošķirkli. To parasti veic sistēmas administrators, jeb sistēmas lietotājs, kuram piešķirtasadministratora tiesības (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana).


Ekrānforma 120. Kalendāra sākuma lapa

Datu bloks ‘Kalendārs’

Šajā datu blokā tiek attēlots kalendārs, kurā tiek attēlots pašreizējais mēnesis un sarkanurāmīti apvilts šodienas datums:




Ekrānformas bloks 38. Notikuma kalendārs

Uzklikšķinot uz bultiņas , Kalendārā tiek attēlots iepriekšējais mēnesis (vai diena), betuzklikšķinot uz bultiņas – nākamais mēnesis (vai diena).

Kalendārā ir iespējams izvēlēties arī citu datumu, uzklikšķinot uz konkrēta mēneša datuma.

Blakus bloka nosaukumam Kalendārs tiek attēlota radiopoga, kura pēc sistēmas noklusējuma irizvēlēta. Gadījumā, ja radiopoga nav izvēlēta, datu bloka nosaukums un saturs tiek attēlotineaktīvi un pelēkākos toņos. Lai izvēlētos atkārtoti šo datu bloku jāuzklikšķina uz radiopogas,vai jebkuras citas vietas datu blokā Kalendārs. Datu bloka Kalendārs izvēles gadījumā, tiekattēlots neaktīvs datu bloks Statistika.

Datu bloka Kalendārs centrālajā daļā ir pieejami lietošanai trīs šķirkļi:

Diena – tiek attēlota kalendāra viena diena ar iespēju pārslēgties ( ) uz iepriekšējo vainākamo dienu;

Nedēļa – tiek attēlota konkrēta mēneša izvēlētā nedēļa ar iespēju pārslēgties ( ) uziepriekšējo vai nākamo kalendāro nedēļu;

Mēnesis – tiek attēlots izvēlētais mēnesis ar iespēju pārslēgties ( ) uz iepriekšējo vainākamo mēnesi.

Ekrānformas bloks 39. Notikuma kalendāra centrālā daļa

Reģistrētais notikuma bloks




Katrs reģistrētais notikuma bloks kalendārā tiek attēlots savā krāsā. Notikuma krāsu definēsistēmas administrators, jeb lietotājs ar administratora tiesībām (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmasparametru uzturēšana). Notikuma bloks tiek attēlots dienas laika robežās, kādas tika uzliktasreģistrējot notikumu.

Katrā notikuma blokā ir redzama informācija par notikuma tēmu un telpu, kurā tas notiks.Novietojot uz kalendārā reģistrētā notikuma kursoru, uznirstošā paziņojumā tiek attēlotsnotikuma veids, sākuma un beigu datuma laiks (beigu datuma laiks netiek attēlots tādāgadījumā, ja tas sakrīt ar sākuma datuma laiku), notikuma tēma un telpas nosaukums. Jareģistrētais notikums ir reģistrēts uz vairākām dienām, tad konkrēts laiks netiek attēlots, betattēlot teksts ‘Visu dienu’.

Ja reģistrēta notikuma statuss ir:

Apstiprināts – kalendāra notikuma blokā tiek attēlota informējoša ikona ;

Publisks – kalendāra notikuma blokā tiek attēlota informējoša ikona ;

Atcelts – kalendāra notikuma blokā tiek attēlota informējoša ikona .

Kalendārā veicamās darbības

Kalendārs – izvēles saraksts, no kura iespējams norādīt amatpersonu. Lai izvēlessarakstā būtu pieejama amatpersona, tā ir jāizveido (skat. aprakstu 7.1.2 Darbainformācijas reģistrēšana). Lietotājs, kurš ir autorizējies pašreiz sistēmā, šajā izvēlessarakstā tiek attēlots kā pirmais, kuram beigās pievienots vārds (Jūs). Mainot šīievadlauka amatpersonas ierakstu, sistēma automātiski nomaina attēlojamoinformāciju par izvēlētās amatpersonas kalendāra notikumiem.

Piezīme! Ievadlauks pieejams tikai tad, ja pašreizējam sistēmas lietotājam ir tiesībasvismaz skatīties amatpersonu notikumus, vai visu darbinieku notikumus.

Piezīme! Izvēles saraktā ieraksti tiek attēloti alfabēta secībā.

Jauns notikums – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek piedāvāts sistēmā piedefinētonotikumu veidu nosaukumu saraksts jauna notikuma reģistrēšanai. Uzklikšķinot uzkonkrēta notikumu veida nosaukuma, tiek atvērta jauna notikuma reģistrēšanasekrānforma (skat. aprakstu 1.1.1 Notikuma reģistrēšana kalendārā).

Jaunu notikumu, iespējams, arī pievienot uzklikšķinot ar peles kreiso taustiņucentrālajā daļā uz jebkuras kalendāra tabulas šūnas:

Ekrānformas bloks 40. Jauna notikuma pievienošana konkrētajā dienā – piemērs

Reģistrētie notikumi kalendārā tiek attēloti atbilstoši sistēmas parametros norādītajāmkrāsām, katrs notikuma veids savā krāsā. Šīs krāsas uzstāda no krāsu paletes




sistēmas administrators jeb lietotājs ar administratora tiesībām (skat. aprakstu [1] 3Sistēmas parametru uzturēšana):

Ekrānformas bloks 41. Notikumu izvēlētās krāsas - piemērs

– ikona Izdrukāt, uz kuras uzklikšķinot tiek sagatavots atsevišķā ekrānformā atvērtsizdrukājamais kalendārs. Izdruka tiek sagatavota atbilstoši ekrānformā redzamajaiinformācijai, kā arī atbilstoši izvēlētajam kalendāra šķirklim ‘Diena’, ‘Nedēļa’ vai‘Mēnesis’:

Ekrānforma 121. Kalendāra izdrukas piemērs

Izdrukas augšējā kreisajā pusē tiek ievietota šāda informācija:




Organizācija – tiek attēlots organizācijas nosaukums, kurš ir uzstādīts sistēmasparametros. To veic sistēmas administrators jeb lietotājs ar administratora tiesībām(skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana);

Sagatavošanas datums – tiek attēlots pašreizējais sistēmas datums un laiks;

Atlases kritēriji – kalendāra notikumu saraksts un ievadlauka Vadītājs/Amatpersonavārds, uzvārds;

Ja notikuma statuss ir Apstiprināts, Publisks, Atcelts, tad notikuma izdrukas datublokā tiek attēlotas nevis ikonas, bet atbilstoša statusa nosaukuma teksts.

– ikona Eksportēt, uz kuras uzklikšķinot tiek ģenerēta (sagatavota) ar MS Excellietojumprogrammu apstrādājama datne. Lietotājam tiek piedāvāta operētājsistēmasstandarta datnes atvēršana, saglabāšana vai veiktās darbības atcelšana. Datnē datitiek ielasīti atbilstoši ekrānformā redzamajai informācijai, kā arī atbilstoši izvēlētajamkalendāra šķirklim ‘Diena’, ‘Nedēļa’ vai ‘Mēnesis’:

Ekrānforma 122. Eksportētās kalendāra ielasīto datu datnes piemērs

Eksportētās kalendāra ielasīto datu datnes lapas augšējā kreisajā pusē tiek ievietota šādainformācija:

Organizācija – tiek attēlots organizācijas nosaukums, kurš ir uzstādīts sistēmasparametros. To veic sistēmas administrators jeb lietotājs ar administratoratiesībām (skat. aprakstu [1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana);


Atlases kritēriji – kalendāra notikumu saraksts un ievadlaukaVadītājs/Amatpersona vārds, uzvārds;

Ja notikuma statuss ir Apstiprināts, Publisks, Atcelts, tad notikuma izdrukas datublokā tiek attēlotas nevis ikonas, bet atbilstoša statusa nosaukuma teksts.




1.1.1 Notikuma reģistrēšana kalendārā

Apraksts

Jauna vai jau reģistrēta notikuma rediģēšana ir iespējama gan no datu bloka Kalendārs, ganStatistika. Jebkuram notikumam ir iespējams reģistrēt uzdevumu un pievienot ar konkrētonotikumu saistītos dokumentus.


Jauna notikuma ekrānformā automātiski tiek ielasīti šādi ievadlauki: Vadītājs/Amatpersona,Notikums, Sākuma datums un Beigu datums.




Ekrānforma 123. Kalendāra notikuma ‘Sanāksme’ piemērs

Ekrānforma 124. Kalendāra notikuma ‘Apmeklējuma’ piemērs

Notikuma šķirklis ‘Uzdevumi’ ir aprakstīts nodaļā 1.3 Notikumam uzdevumu un šķirklis‘Dokumenti’ ir aprakstīts 1.4 Notikumam saistīto dokumentu pievienošana.

Datu bloks ‘Pamatinformācija’

Notikums – tiek attēlots izvēlētais notikuma veids;

Statuss – ievadlauks nav pieejams labošanai, kurš atbilsts notikuma statusam.Iespējami trīs statusi:

Reģistrēts – sākotnējais notikuma statuss, tiek piešķirts pie notikumasaglabāšanas;

Apstiprināts – statuss, kad notikums tiek apstiprināts ar spiedpogu ;




Atcelts – statuss, kad notikums tiek atcelts ar spiedpogu ;

Tēma – ievadlaukā ievada notikuma tēmu. Ja notikuma veids ir Tikšanās, vaiApmeklējums, tad tiek attēlots izvēles saraksts, kurā tiek attēlotas alfabētiskā secībāpirms tam reģistrētās tikšanās tēmas. Abiem šiem veidiem tiek uzturētas tikšanāstēmas kopējā sarakstā. Tikšanās tēmas reģistrē sistēmas administrators, jeb lietotājsar administratora tiesībām: Konfigurācija Klasifikatori Apmeklējumuproblēmu tēmas (skat. aprakstu [1] 4.1 Klasifikatoru uzturēšana);

Vadītājs/Amatpersona – kalendāra ekrānformas centrālās daļas ievadlaukā Kalendārstiek attēlota izvēlētā amatpersona. To ir iespējams mainīt. Personu norādaizmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks). Zem izvēlētās amatpersonas tiek attēlots amatpersonas pieņemšanaslaiks. Ja amatpersonai pieņemšanas laiks nav norādīts, tad attēlo tekstu ‘Navnorādīts’ (skat. aprakstu 7.1.2 Darba informācijas reģistrēšana);

Organizācijas dalībnieki – norāda notikuma organizācijas dalībniekus. Var norādītvienu vai vairākus dalībniekus. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizētokontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Publisks – izvēles rūtiņa, kura tiek attēlota tikai tad, ja notikuma veids ir izvēlētsPasākums vai Sanāksme. Atzīmējot izvēles rūtiņu, tiek norādīts, ka notikums irpublisks un notikuma blokam tiek uzstādīta pazīme ;

Ārējie dalībnieki – norāda notikuma ārējos dalībniekus. Var norādīt vienu vai vairākusdalībniekus. Personu norāda izmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat.aprakstu 2.1.1. Kontakta ievadlauks);

Piezīme! Notikuma kartiņā kontakta ievadlaukos (Vadītājs/Amatpersona, Organizācijasdalībnieki, Ārējie dalībnieki) iespējams atvērt norādīto kontaktu (Fiziskas personas) datukartiņu apskatīšanai.

Sākums / Beigas – tiek attēlots izvēlētais datums (skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāraievadlauks jeb datuma ievade). Datums tiek ielasīts tas no kura kalendārā tiekreģistrēts notikums, vai arī, tā diena, kura ir atvērta.

Blakus datuma ievadlaukam izvēles sarakstā tiek attēlotas dienas stundas. Šajosievadlaukos tiek attēloti ieraksti no 0:00 līdz 23:00 ar laika sprīdi 1 stunda (0:00,1:00, 2:00, ..., 22:00, 23:00);

Vieta – izvēles saraksts, kurā ir pieejamas to notikumu norises vietu nosaukumi, kuripirms tam ir definēti atbilstošā klasifikatorā. Jaunu norises vietu lietotāji aratbilstošām tiesībām reģistrē zem navigācijas sadaļas Konfigurācija Klasifikatori Sanāksmes norises vieta (skat. aprakstu [1] 4 Klasifikatorupārvaldība).

Datu bloks ‘Detaļas’

Apraksts – detalizētam notikuma aprakstam;

Problēmas apraksts – šis ievadlauks tiek attēlots tikai tad, ja notikuma veids pirmstam ir izvēlēts Tikšanās, Apmeklējums. Ievadlauks paredzēts detalizētam problēmasaprakstam;

Faktiskais ilgums – šis ievadlauks tiek attēlots tikai tad, ja notikuma veids pirms tam irizvēlēts Tikšanās, Apmeklējums. Ievadlauks, kurā norādīt patieso patērēt tikšanāslaiku;




Atkārtots apmeklējums – šī izvēles rūtiņa tiek attēlota tikai tad, ja notikuma veidspirms tam ir izvēlēts Tikšanās, Apmeklējums. Izvēles rūtiņa paredzēta, lai būtuiespējams atzīmēt, ka viena notikuma ietvaros persona nāk atkārtoti;

Nav ieradies – šī izvēles rūtiņa tiek attēlota tikai tad, ja notikuma veids pirms tam irizvēlēts Tikšanās, Apmeklējums. Izvēles rūtiņa paredzēta, lai būtu iespējamsatzīmēt, ka minētā persona nav ieradusies norunātajā dienā un laikā.

Spiedpogu darbība

Spiedpoga pieejama tikai tad, ja reģistrētā notikuma statuss ir Atcelts, nav reģistrētsnotikumam neviens uzdevums. Vai arī ja ir reģistrēti notikumam uzdevumi, tad tie atrodasstatusos Atcelts, Reģistrēts. Dzēšot reģistrēto notikumu, tas tiek fiziski dzēsts no sistēmas unarī tam atbilstošos statusos piesaistītie uzdevumi un atsaistīti dokumenta ieraksti, ja ir bijusīnorādīti saistītie dokumenti.

Spiedpoga ir pieejama tikai tad, ja reģistrētā notikuma statuss ir Reģistrēts vaiApstiprināts. Uzklikšķinot uz spiedpogas, reģistrētajam notikumam tiek mainīts statuss uzAtcelts.

Spiedpoga ir pieejama tiki tad, ja notikuma veids ir Apmeklējums un tā statuss irReģistrēs. Uzklikšķinot uz spiedpogas, reģistrētajam notikumam tiek mainīts statuss uzApstiprināts.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , tiek saglabāti ievadlaukos ievadītie dati.

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēma aizver ekrānformu bez izmaiņu saglabāšanas.

1.1.2 Notikuma reģistrēšana no e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’

Apraksts

Notikuma izveidošana sistēmā no e-pakalpojuma ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’ notiekautomātiski, ja ir iesniegts iesniegums ‘Pieteikšanās pie amatpersonas’ izmantojot portāluwww.latvija.lv. Šis izveidotais notikums sistēmā atrodas statusā ‘Neapstrādāts’. To var apstrādātatverot šķirkli ‘Kalendārs’ un konkrēto apmeklējuma datu bloku, vai arī šķiklī ‘Namejs’ atvermapi Dokumenti apstrādei Pieteikumi apmeklējumam un pie dokumenta reģistrēšanassistēma piedāvās vispirms reģistrēt notikuma ‘Apmeklējums’ datus. Notikums ‘Apmeklējums’un dokumenta kartiņa savstarpēji ir saistīti.


Notikuma ‘Apmeklējums’ ekranformu skatieties Ekrānforma 124. Kalendāra notikuma‘Apmeklējuma’ piemērs.

Notikuma ‘Apmeklējums’ kartiņā tiek aizpildīti automātiski šādi ievadlauki:

Notikuma veids – Apmeklējums;


Apmeklējuma tēma – nav aizpildīts, jo pie apmeklējuma reģistrēšanas aizpildaamatpersonas sekretāre, balstoties uz aprakstā sniegto informāciju;

Vadītājs / Amatpersona – iesniegtā apmeklējuma datos norādītās amatpersonas VārdsUzvārds, kā arī zem izvēlētās amatpersonas tiek attēlots pieņemšanas laiks;





Ārējie dalībnieki – apmeklējuma pieteikuma iesniedzēja Vārds Uzvārds, kas tiekmeklēts sistēmā pie reģistrētajām fiziskajām personām, salīdzinot datus ar e-pakalpojumā norādīto:



Sākuma datums – iesniegtā apmeklējuma pieteikumā norādītais vēlamais datums noiesniedzēja puses;

Sākuma laiks – iesniegtā apmeklējuma pieteikumā norādītais vēlamais pieņemšanaslaiks no iesniedzēja puses;

Ārpus darba laika – automātiski atbilstoši vēlamajam sākuma laikam un organizācijasdarba laikam;

Problēmas apraksts – iesniegtā apmeklējuma pieteikumā norādītais apraksts.

1.2 Apmeklējumu statistika

Apraksts

Datu bloks Statistika tiek attēlots un ir pieejams tikai tad, ja sistēmas lietotājam ir piešķirtastiesības vismaz skatīties amatpersonu vai visu organizāciju darbinieku notikumus. Šīs tiesībaspiešķir sistēmas administrators vai arī sistēmas lietotājs ar administratora tiesībām.

Ekrānformas aprakts

Datu bloks atverot šķirklis ‘Kalendārs’ sākotnēji nav aktīvs, lai to aktivizētu uzklikšķina uzradiopogas pie bloka Statistika nosaukuma, vai jebkuras citas vietas datu blokā. Lai apskatītuapmeklētāju sarakstu uzklikšķina uz hipersaites Apmeklētāji. Datu bloka Statistika izvēlesgadījumā, tiek attēlots neaktīvs datu bloks Kalendārs.

Ekrānforma 125. Apmeklētāju statistika

Apmeklētāji – tiek attēlota kā hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek attēlotsorganizācijas apmeklētāju saraksts centrālajā daļā.

Organizācijas apmeklētāju saraksts

Atvērtajā sarakstā tiek attēlots cik ierakstu skaits ir atrasts un atlasīts.

Piemēram: Atlasīti 4 ieraksti




Atlasīto apmeklētāju ierakstu sarakstā ir nodrošināta saraksta lapošana ar iespēju pārslēgtiesstarp saraksta lapām un iespēja katram lietotājam norādīt cik ierakstus attēlot vienā sarakstalapā.

Piemēram:

Apmeklētājs – tek attēlots apmeklētājs, kurš notikuma reģistrēšanas ekrānformānorādīts kā ārējais dalībnieks (skat. aprakstu 1.1.1 Notikuma reģistrēšanakalendārā);

Pēdējais apmeklējums – tiek attēlots pēdējais jaunākais apmeklējums;

Piezīme! Sarakstā ieraksti tiek kārtoti pēc datuma dilstošā secībā.

Kopā – apmeklējumu kopējais skaits;

– hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek piedāvāts sistēmā piedefinētonotikumu veidu nosaukumu saraksts jauna notikuma reģistrēšanai. Uzklikšķinot uzkonkrēta notikumu veida nosaukuma, tiek atvērta jauna notikuma reģistrēšanasekrānforma (skat. aprakstu 1.1.1 Notikuma reģistrēšana kalendārā).

– ikona ‘Izdrukāt’, uz kuras uzklikšķinot tiek sagatavots atsevišķā ekrānformā atvērtsizdrukājamais apmeklējumu saraksts. Izdruka tiek sagatavota atbilstoši visiematlasītiem apmeklējumu ierakstu sarakstam, no kura tika uzsākta saraksta izdrukassagatavošana:

Ekrānforma 126. Apmeklējumu saraksta izdrukas piemērs

Apmeklējumu saraksta izdrukas augšējā kreisajā pusē tiek ievietota šāda informācija:



Atlases kritēriji – virsraksts;

Ierakstu skaits – attēlojamo ierakstu kopējais skaits.

Izdrukāts – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot sagatavotais izdrukas saraksts tiekizdrukāts.

– ikona Eksportēt, uz kuras uzklikšķinot tiek ģenerēta (sagatavota) ar MS Excellietojumprogrammu apstrādājama datne. Lietotājam tiek piedāvāta operētājsistēmasstandarta datnes atvēršana, saglabāšana vai veiktās darbības atcelšana.




Ekrānforma 127. Eksportētās datnes ielasīto datu piemērs

Apmeklējumu saraksta eksportētās datnes augšējā kreisajā pusē tiek ievietota šādainformācija:



Atlases kritēriji – virsraksts;

Ierakstu skaits – attēlojamo ierakstu kopējais skaits.

1.3 Notikumam uzdevumu pievienošana

Apraksts

Reģistrējot un saglabājot jauna uzdevuma ekrānformas datu kartiņu, uzdevumi notikumašķirklī ‘Uzdevumi’, tiek kārtoti sarakstā to pievienošanas secībā. Notikumam ir iespējamsreģistrēt vienu vai vairākus uzdevumus datu blokā Reģistrētie uzdevumi.


Lai reģistrētu jaunu uzdevumu, datu blokā Reģistrētie uzdevumi uzklikšķina uz hipersaitesPievienot uzdevumu, kā rezultātā, tiek atvērta jauna uzdevuma reģistrācijas ekrānforma, kurāievada uzdevuma pamatdatus (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana).

Uzdevuma kartiņā ir pieejami šķirkļi:

Pamatinformācija – šķirklis, kurā tiek uzturēta informācija par notikuma uzdevumapamatdatiem. Aprakstu skatīties zemāk šajā nodaļā;

Izpilde – šķirklis, kurā notiek uzdevuma izpildīšana (skat. aprakstu 11.6.1 Uzdevumaizpildīšana);

Pakļautie – šķirklis, kurā tiek reģistrēti uzdevumam pakārtotie uzdevumi (skat. aprakstu11.4 Virsuzdevuma pakārtotie uzdevumi). Reģistrēt pakārtotos uzdevumus iriespējams lietotājam, ja ir piešķirtas atbilstošas tiesības un sistēmas parametros ir




atzīmēts: ‘Lietot pakārtotos uzdevumus’ un ‘Lietot apakšuzdevumus’ (skat. aprakstu[1] 3 Sistēmas parametru uzturēšana);

Paziņojumi – šķirklis satur uzdevuma atgādinājumu un paziņojumu parametruinformāciju, kuru iespējams apskatīt (piem., par nosūtītajiem atgādinājumiem unpaziņojumiem) un rediģēt (skat. aprakstu 11.7 Uzdevuma paziņojumi).

Ekrānforma 128. Notikumam reģistrēto uzdevumu saraksts

Notikumam iespējams pievienot pirms tam reģistrētu uzdevumu plūsmu. Darbības aruzdevumu plūsmu ir tādas pašas kā tas ir dokumentam pievienojot uzdevumu plūsmu (skat.aprakstu 9.1.11 Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana).

Šķirklī ‘Uzdevumi’ pie nosaukuma skaitlis iekavās norāda uz notikumam pievienoto uzdevumuskaitu.

Datu bloks ‘Reģistrētie uzdevumi’

Pievienot uzdevumu – hipersaite, uz kuras izklikšķinot tiek atvērta notikumam jaunauzdevuma reģistrēšanas kartiņa (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana).

Izpildes secība – tiek attēlota definēto uzdevumu izpildes kārtība. Izpildes secībasnumurs tiek attēlots kā hipersaite. Uzklikšķinot uz numura, tiek atvērts uzdevumaekrānformas šķirklis ‘Izpilde’ (skat. aprakstu 11.6 Uzdevuma izpilde);


Uzdevuma veids – uzdevumam piesaistītā uzdevuma veida nosaukums;

Izpildītājs – konkrētam notikumam uzdevuma izpildītāja vārds, uzvārds;


Rezultāts – tiek attēlots uzdevuma izpildes rezultāts un ikona , ja komentāra laukā irievadīts teksts. Pozicionējot peles kursoru uz rezultāta ikonas, sistēma attēlo uzvedniar komentāra tekstu. Lai skatītu izvērstu komentāra tekstu, noklikšķina uzhipersaites Izvērst – komentāra teksts tiek attēlots zem uzdevuma rindas. Laisavērstu komentāra tekstu, uzklikšķina uz hipersaites Savērst;


Piezīme! Ja notikumam reģistrē jaunu uzdevumu un ievadlaukā Izpildes secība norādītaisskaitlis ir mazāks par notikumam jau esošu uzdevumu, kas atrodas statusā Izpildē, tadtiek attēlots brīdinājuma paziņojums (Uzdevumu nav iespējams reģistrēt pirms uzdevuma,kurš tiek jau apstrādāts!) un notikumam uzdevuma ieraksts netiek saglabāts.




Reģistrējot jaunu uzdevumu notikumam, t.i., uzklikšķinot uz hipersaites Pievienot uzdevumu,pirmajam reģistrējamam uzdevumam sistēma piešķir automātiski izpildes secības numuru ‘1’.Reģistrējot nākamo uzdevumu, izpildes secības numurs arī tiek attēlots ‘1’, ar iespēju sistēmaslietotājam nepieciešamības gadījumā numuru mainīt uz citu izpildes secības numuru,piemēram, ‘2’ (skat. aprakstu 11.2 Uzdevuma reģistrēšana).

Spiedpogu darbība

Uzklikšķinot uz spiedpogas , sistēma aizver ekrānformu.

1.4 Notikumam saistīto dokumentu pievienošana

Apraksts

Notikuma ekrānformas šķirklī ‘Dokumenti’ tiek uzturēta informācija par notikuma saistītajiemdokumentiem. Saistītos dokumentus notikumam var pievienot manuāli ar hipersaites palīdzību.


Ekrānforma 129. Notikumam saistītie dokumenti

Notikuma šķirklī ‘Dokumenti’ pie nosaukuma skaitlis iekavās norāda uz pamatdokumentamsaistīto dokumentu skaitu.

Lai pievienotu notikumam jaunu saistīto dokumentu, uzklikšķina uz hipersaites Pievienot,izmantojot dokumentu meklēšanas funkciju izvēlas nepieciešamo dokumentu (skat. aprakstu1.33 Dokumentu meklēšana).

Datu bloks ‘Saistītie dokumenti’

Dokumentam visi saistītie dokumenti tiek attēloti sarakstā to pievienošanas secībā. Šajā datublokā iespējams pievienot vairākus notikumam saistītos dokumentus.

Par katru pievienoto saistīto dokumentu tiek attēlota šāda informācija:

Ikona – tiek attēlota tikai tam dokumenta ierakstam, kurš tika piesaistīts notikumam,t.i., norāda to, ka šis notikums ir iniciējošais;

Reģistrēšanas datums – dokumenta reģistrēšanas datums;

Reģistrācijas numurs – dokumenta reģistrēšanas numurs, kas tiek attēlots kāhipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek atvērta saistītā dokumenta kartiņas ekrānforma,un lietotājs to var apskatīt vai atbilstoši tam piešķirtām tiesībām var veikt darbībasar dokumentu;




Reģistrētājs – dokumenta reģistrētāja vārds, uzvārds;

Nosaukums – dokumenta nosaukums, kas tiek attēlots kā hipersaite, uz kurasuzklikšķinot tiek atvērta saistītā dokumenta kartiņas ekrānforma, un lietotājs to varapskatīt vai atbilstoši tam piešķirtām tiesībām var veikt darbības ar dokumentu.


Lai izņemtu dokumentu no notikumam saistīto dokumentu saraksta, uzklikšķina uz hipersaitesAtsaistīt blakus atbilstošam ierakstam. Šī hipersaite nav pieejama tiem dokumentiem, kuriemnotikums ir iniciējošais.

Spiedpogu darbība


1.5 Notikumu meklēšana

1.5.1 Notikumu izvērstā meklēšana

Apraksts

Atverot kalendāru, kurā reģistrēti notikumi vai arī apmeklējumu sarakstu, tajos ir iespējamsmeklēt konkrētus reģistrētos notikuma vai apmeklējuma ierakstus izmantojot izvērstomeklēšanu (izvērstā meklēšana tiek izsaukta uzklikšķinot uz hipersaites Izvērstā meklēšananotikumu kalendāra ātrās meklēšanas blokā).


Ekrānforma 130. Notikumu izvērstā meklēšana

Ātrā meklēšana – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot notikumu izvērstās meklēšanas blokavietā tiek atvērts ātrās meklēšanas datu bloks (skat. aprakstu 1.5.2 Notikumu ātrāmeklēšana);

Notikums – izvēles saraksts, no kura izvēlas nepieciešamo notikuma veidu;

Datums no/līdz – divi datuma ievadlauki, kuros norāda notikuma datuma intervālu(skat. aprakstā 2.1.2 Kalendāra ievadlauks jeb datuma ievade);

Tēma – ievadlaukā ievada meklējamo notikuma tēmu, vai arī, ja ir izvēlēts augstāknotikums Apmeklējums, vai Tikšanās, tad tiek attēlots izvēles saraksts, kurā tiekattēlotas alfabētiskā secībā pirms tam reģistrētās tikšanās tēmas;

Problēmas apraksts – ievadlauks, kurā ievadīt meklējamo notikuma aprakstu;

Vieta – izvēles saraksts, no kura izvēlas meklējamo notikuma norises vietu;




Vadītājs/Amatpersona, Organizācijas dalībnieki, Ārējie dalībnieki – šajosievadlaukos norāda meklējamās personas, vai dalībniekus. Personu norādaizmantojot ātro vai detalizēto kontaktu meklēšanu (skat. aprakstu 2.1.1. Kontaktaievadlauks);

Meklēt – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek veikta izvērstās meklēšanas ievadlaukānorādītās vērtības meklēšana.

Meklēšanas rezultātā tiek attēloti tie ieraksti, kuri atbilsts izvērstās meklēšanas ievadlaukānorādītiem meklēšanas kritērijiem.

1.5.2 Notikumu ātrā meklēšana

Apraksts

Atverot kalendāru, kurā reģistrēti notikumi vai arī apmeklējumu sarakstu, tajos ir iespējamsmeklēt konkrētus reģistrētos notikuma vai apmeklējuma ierakstus izmantojot ātro meklēšanu.


Ekrānformas bloks 42. Reģistrēto notikumu ātrā meklēšana

Izvērstā meklēšana – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot notikumu ātrās meklēšanas blokavietā tiek atvērts izvērstās meklēšanas datu bloks (skat. aprakstu 1.5.1 Notikumuizvērstā meklēšana);

Ātrā meklēšana – ātrā meklēšana tiek veikta pēc notikuma reģistrēšanas ierakstaievadlaukiem Apraksts, Tēma, Vadītājs/Amatpersona, Ārējie dalībnieki.

Meklēt – hipersaite, uz kuras uzklikšķinot tiek veikta ātrās meklēšanas ievadlaukānorādītās vērtības meklēšana.

Meklēšanas rezultātā tiek attēloti tie ieraksti, kuri atbilsts ātrās meklēšanas ievadlaukānorādītiem meklēšanas kritērijiem.

1.5.3 Ātrās/ Izvērstās notikumu meklēšanas rezultātu saraksts

Apraksts

Ātrās un izvērstās meklēšanas rezultāti tiek attēloti atsevišķā datu blokā Kalendāra notikumumeklēšanas rezultāti, padarot neaktīvus datu blokus Kalendārs un Statistika.





Ekrānforma 131. Kalendāra notikumu meklēšanas rezultātu saraksts

Kalendāra notikumu meklēšanas rezultātu sarakstā tiek attēlota šāda informācija:

Datums – reģistrētā notikuma sākuma datums;

Notikums – notikuma veida nosaukums;

Vadītājs/Amatpersona – tiek attēlots vadītāja, vai amatpersonas vārds, uzvārds;

Ārējie dalībnieki – tiek attēlots dalībnieka vārds, uzvārds. Ja gadījuma ir notikumamvairāki ārējie dalībnieki, tad tiek attēlots tas, kurš notikumam bija norādīts kāpirmais;

Tēma – tiek attēlota notikuma tēma;

Kalendārs – ikona , uz kuras uzklikšķinot tiek atvērts datu bloks Kalendārs arcentrālajā daļā attēlotu informāciju par nedēļu atbilstošu atrastā ieraksta notikumareģistrētajiem datiem.

Katra atrastā ieraksta dati tiek attēloti kā hipersaite. Uzklikšķinot uz ieraksta, tiek atvērtaatbilstoša reģistrētā notikuma dati.




2 Ekrānformu saraksts

Ekrānforma 1. Kalendārs...............................................................................................10Ekrānforma 2. Pieslēgšanās sistēmai...............................................................................11Ekrānforma 3. Ievadlapa...............................................................................................12Ekrānforma 4. Lietotāja personalizēto sarakstu konfigurācijas uzsākšana............................15Ekrānforma 5. Personalizēto sarakstu konfigurēšanas ekrānforma......................................15Paziņojums 6. Personalizēto sarakstu unikalitātes pārbaudes paziņojums.............................15Ekrānforma 7. Personalizēto dokumentu reģistrēšanas īsceļu konfigurācijas uzsākšana.........16Ekrānforma 8. Manas dokumentu sagataves....................................................................16Paziņojums 9. Personalizēto dokumentu reģistrēšanas īsceļa unikalitātes pārbaudes paziņojums..................................................................................................................................16Ekrānforma 10. Namejs darba lapa.................................................................................17Ekrānforma 11. Mapju struktūras ‘Navigācijas koks’..........................................................18Ekrānforma 12. Dokumentu saraksta piemērs..................................................................23Ekrānforma 13. Uzdevumu saraksta piemērs....................................................................25Ekrānforma 14. Kontaktu saraksta piemērs......................................................................26Ekrānforma 15. Kontroles dokumentu saraksta piemērs....................................................27Ekrānforma 16. Dokumentu sarakstam ierakstu filtrēšana – piemērs...................................27Ekrānforma 17. Saraksta skatījuma definēšanas ekrānforma..............................................28Ekrānforma 18. Fiziskas personas datu ekrānforma..........................................................29Ekrānforma 19. Personas darba informācijas ekrānforma...................................................31Ekrānforma 20. Organizācijas / Struktūrvienības dati........................................................32Ekrānforma 21. Kontakta adreses norādīšana...................................................................33Ekrānforma 22. Kontakta kartiņas šķirklis ‘Komunikācija’...................................................33Ekrānforma 23. Informācijas saraksta saņēmēju dati........................................................35Ekrānforma 24. Kontaktu manuāla apvienošana...............................................................35Ekrānforma 25. Kontaktu meklēšanas ekrānforma............................................................37Ekrānforma 26. Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts...................................................39Ekrānforma 27. Nekustamo īpašumu meklēšana...............................................................40Ekrānforma 28. Kontaktu meklēšanas rezultātu saraksts...................................................40Ekrānforma 29. Dokumenta datu meklēšanas forma.........................................................41Ekrānforma 30. Dokumenta datnes meklēšana.................................................................42Ekrānforma 31. Darbības ar dokumentu meklēšana..........................................................43Ekrānforma 32. Dokumentu vides meklēšana...................................................................43Ekrānforma 33. Dokumentu meklēšanas rezultātu saraksts................................................44Ekrānforma 34. Uzdevumu meklēšana............................................................................44Ekrānforma 35. Ātrās meklēšanas ievadlauks sarakstos.....................................................46Ekrānforma 36. Dokumentu saraksta ātrā meklēšana........................................................46Ekrānforma 37. Kontaktu saraksts izmantojot ātro meklēšanu............................................47Ekrānforma 38. Ievadlapā definētie īsceļi pieejami no atbilstoša dokumentu saraksta – piemērs..................................................................................................................................48Ekrānforma 39. Dokumenta reģistrēšana izvēloties dokumentu veidu – piemērs...................48Ekrānforma 40. Jauna dokumenta reģistrēšana................................................................48Ekrānforma 41. Universāla dokumenta reģistrēšanas ekrānforma.......................................49Ekrānforma 42. Dokumenta klasifikācijas maiņas ekrānforma............................................49Ekrānforma 43. Dokumenta noņemšana no kontroles........................................................53Ekrānforma 44. Dokumenta kartiņas ekrānforma..............................................................54Ekrānforma 45. Dokumenta kartiņas izdruka....................................................................54Ekrānforma 46. Datnes pievienošanas ekrānforma............................................................55Ekrānforma 47. Datnes pievienošanas ekrānforma............................................................55Ekrānforma 48. Papīra dokumenta skenēšana..................................................................56Ekrānforma 49. Noklusētie skenēšanas parametri.............................................................56




Ekrānforma 50. Dokumenta pārsūtīšana, automātiska uzdevuma uzdošana.........................59Ekrānforma 51. Pieteikuma pie amatpersonas dokumenta kartiņas saistītais notikums..........61Ekrānforma 53. Dokumenta iesniegšana..........................................................................63Ekrānforma 54. Dokumenta iesniegšana, automātiska uzdevuma uzdošana.........................64Ekrānforma 55. Apstiprinājuma / Noraidījuma paziņojums par dokumenta iesniegšanu.........64Ekrānforma 56. Dokumentam visu iespējamo uzdevumu reģistrēšanas veidu piemērs...........65Ekrānforma 61. Dokumentam uzdevumu plūsmas pievienošana.........................................67Ekrānforma 64. Datnes versiju vēsture............................................................................72Ekrānforma 65. Dokumenta nosūtīšana uz e-pastu...........................................................73Ekrānforma 66. Dokumenta saņemšanas vēsture (DIV).....................................................75Ekrānforma 68. Dokumenta nosūtīšana caur DIV..............................................................76Ekrānforma 68. Dokumenta nosūtīšana caur DIV..............................................................76Ekrānforma 69. Kļūdas paziņojums pie dokumenta nosūtīšanas caur DIV............................77Ekrānforma 69. Dokumenta nosūtīšanas vēsture (DIV).....................................................77Ekrānforma 70. Dokumenta nosūtīšanas uz e-pastu vēsture..............................................78Ekrānforma 71. Parakstīto datu apskate..........................................................................80Ekrānforma 72. Elektronisko datu parakstīšana................................................................80Ekrānforma 73. Latvijas Pasta – Parakstīta iesnieguma iesniegšanas forma..........................81Ekrānforma 74. Uzdevuma pamatdati.............................................................................82Ekrānforma 75. Rezolūcijas datu ekrānforma...................................................................85Ekrānforma 76. Pakļauto uzdevumu saraksts...................................................................86Ekrānforma 77. Apakšuzdevumu saraksts........................................................................87Ekrānforma 78. Uzdevuma šķirklis ‘Izpilde’......................................................................88Ekrānforma 79. Uzdevuma izpildīšana – piemērs..............................................................90Ekrānforma 80. Uzdevumu secīga nodošana izpildītājam – piemērs....................................94Ekrānforma 81. Uzdevuma atgādinājumu sūtīšanas informācija..........................................95Ekrānforma 82. Aktuālās informācijas, jeb automātiskās uzdevumu deleģēšanas saraksts.....96Ekrānforma 83. Aktuālās informācijas, jeb automātiskā uzdevumu deleģēšanas reģistrēšanas..................................................................................................................................97Ekrānforma 84. Aktīvo sanāksmju saraksts – piemērs.......................................................98Ekrānforma 85. Jaunas sanāksmes izveidošana................................................................99Ekrānforma 86. Sanāksmes dalībnieku saraksts..............................................................101Ekrānforma 87. Microsoft Outlook Calendar Meeting........................................................103Ekrānforma 88. Jaunas sanāksmes šķirklis ‘Darba kārtība’...............................................103Ekrānforma 89. Jauna jautājuma pievienošana sanāksmei...............................................104Ekrānforma 90. DK punkts pēc pirmreizējas datu saglabāšanas ar papildus ievadlaukiem/datu blokiem.....................................................................................................................105Ekrānforma 91. Sanāksmes darba kārtības punktu saraksts.............................................106Ekrānforma 92. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’ pirms darba kārtības pievienošanas...........107Ekrānforma 93. Jaunas darba kārtības dokumenta reģistrācijas mapes un veida izvēle........108Ekrānforma 94. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’, kad pievienota darba kārtība...................108Ekrānforma 95. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’ pirms protokola pievienošanas..................108Ekrānforma 96. Jauna protokola dokumenta reģistrācijas mapes un veida izvēle................109Ekrānforma 97. Sanāksmes šķirklis ‘Dokumenti’, kad pievienots protokols.........................109Ekrānforma 98. Sanāksmes e-pasta reģistrēšana............................................................110Ekrānforma 99. Šķirkļa ‘Sanāksmes’ aktīvās sanāksmes piemērs......................................111Ekrānforma 100. Jauna priekšlikuma pievienošana..........................................................113Ekrānforma 101. Sanāksmes uzsākšana........................................................................117Ekrānforma 102. Sanāksmes vadītāja autorizēšanās sanāksmei – piemērs.........................118Ekrānforma 103. Sanāksmes dalībnieka autorizēšanās sanāksmei – piemērs......................118Ekrānforma 104. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts – Protokolētājs - piemērs...118Ekrānforma 105. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais nulltais punkts – Vadītājam..........119Ekrānforma 106. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts ar priekšlikumu – Vadītājam................................................................................................................................119




Ekrānforma 107. Sanāksmes darba kārtības izskatāmais punkts – Dalībniekam ar balss tiesībām....................................................................................................................119Ekrānformas bloks 108. DK punkta priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu.......................120Ekrānforma 109. Jauna lēmuma projekta jeb lēmuma izveide..........................................120Ekrānforma 110. Sanāksmes dalībnieka prombūtnes reģistrācija......................................121Ekrānforma 111. Balsojuma veikšana par darba kārtības punktu......................................121Ekrānforma 112. Balsojuma veikšana par priekšlikumu...................................................121Ekrānforma 113. Paziņojums sanāksmes vadītājam, ja balsojuma veids ir atklāti................122Ekrānforma 114. Paziņojums sanāksmes vadītājam, ja balsojuma veids ir aizklāti...............122Ekrānforma 115. Paziņojums sanāksmes dalībniekam, ja balsojuma veids ir atklāti.............122Ekrānforma 116. Paziņojums sanāksmes dalībniekam, ja balsojuma veids ir aizklāti............122Ekrānforma 117. Veikto balsojumu rezultāts, ja balsojuma veids ir atklāts.........................122Ekrānforma 118. Veikto balsojumu rezultāts, ja balsojuma veids ir aizklāts........................122Ekrānforma 119. Pieņemtā lēmuma norādīšana..............................................................123Ekrānformas bloks 120. DK punkta priekšlikums, kurš nodots uz balsošanu.......................124Ekrānforma 121. Jauna lēmuma projekta jeb lēmuma izveide..........................................124Ekrānforma 122. PII/VII pieteikumi – sākumlapa............................................................126Ekrānforma 123. Pieteikumu izdrukas piemērs...............................................................127Ekrānforma 124. Eksportētā pieteikumu saraksta MS Excel datnes piemērs.......................128Ekrānforma 125. PII/VII pieteikuma dokumenta kartiņa..................................................129Ekrānforma 126. Kalendāra sākuma lapa.......................................................................132Ekrānforma 127. Kalendāra izdrukas piemērs.................................................................133Ekrānforma 128. Eksportētās kalendāra ielasīto datu datnes piemērs................................133Ekrānforma 129. Kalendāra notikuma ‘Sanāksme’ piemērs...............................................133Ekrānforma 130. Kalendāra notikuma ‘Apmeklējuma’ piemērs..........................................133Ekrānforma 131. Apmeklētāju statistika........................................................................135Ekrānforma 132. Apmeklējumu saraksta izdrukas piemērs...............................................135Ekrānforma 133. Eksportētās datnes ielasīto datu piemērs...............................................136Ekrānforma 134. Notikumam reģistrēto uzdevumu saraksts.............................................136Ekrānforma 135. Notikumam saistītie dokumenti............................................................137Ekrānforma 136. Notikumu izvērstā meklēšana..............................................................137Ekrānforma 137. Kalendāra notikumu meklēšanas rezultātu saraksts................................138




3 Tabulu saraksts

Tabula 1. Dokumentā izmantotie apzīmējumi un saīsinājumi................................................5Tabula 2. Dokumentā izmantotie biznesa termini................................................................5Tabula 3. Aprites vides mapju un apakšmapju struktūra....................................................18Tabula 4. Uzdevuma izpildes rezultāta norādīšana atkarībā no uzdevuma veida....................90Tabula 5. Uzdevuma veida izvēle atbilstoši dokumenta statusam......................................141Tabula 6. Dokumenta spiedpogu darbības pieejamība......................................................141Tabula 7. Klaviatūras taustiņu kombinācijas...................................................................142Tabula 8. Peles taustiņu izmantošana............................................................................143Tabula 9. Klaviatūras taustiņu izmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas...............143


305

4 Pielikumi

4.1 Uzdevuma veida izvēle atbilstoši dokumenta statusam

Tabula 5. Uzdevuma veida izvēle atbilstoši dokumenta statusam

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DOKUMENTASTATUSS

NEAPSTRĀDĀTS PROJEKTS SASKAŅOŠANĀ PARAKSTĪŠANĀ REĢISTRĒTS IZSKATĪŠANĀ IZPILDĒ IZPILDĪTS ATCELTS ANULĒTSIEVIETOTS

LIETĀ

Iespējams uzdotšādus uzdevumu

veidus

Vizēt –dokuments

pāriet statusā4

Saskaņošanā

Vizēt –dokumentspāriet statusāSaskaņošanā

Parakstīt –dokuments

pāriet statusāParakstīšanā

Parakstīt –dokuments pāriet

statusā Parakstīšanā

Parakstīt –dokumentspāriet statusāParakstīšanā

Izskatīt –nemaina

dokumentamstatusu

Izskatīt – nemainadokumentam statusu

Izskatīt – nemainadokumentam statusu

Izskatīt – tikaisaņemtajiem

dokumentiem unmaina statusu uz

Izskatīšanā

Izpildīt –nemaina

dokumentamstatusu

Izpildīt –dokumentspāriet statusā Izpildē

Izpildīt –dokumentspāriet statusā Izpildē

Izpildīt –dokuments pāriet

statusā Izpildē

Izpildīt –dokuments pāriet

statusā Izpildē

Izpildīt –dokuments

pāriet statusāIzpildē

Rezolūcija –nemaina

dokumentamstatusu

Rezolūcija –dokuments pāriet

statusā Izpildē


statusā Izpildē


statusā Izpildē


statusā Izpildē

Rezolūcija –dokuments

pāriet statusāIzpildē

Iepazīties –nemaina

dokumentamstatusu

Iepazīties– nemainadokumentam statusu

Iepazīties – nemainadokumentam statusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu

Atgādinājums– nemaina

dokumentamstatusu

Atgādinājums–nemaina

dokumentam statusu

Atgādinājums–nemaina dokumentam

statusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu


dokumentamstatusu

4 Dokumentam statusa maiņa notiek atkarībā no izvēlētā uzdevuma veida un tikai tad, ja šis reģistrētais uzdevums dokumentam ir pēdējais izpildē esošs.


4.2 Dokumenta spiedpogu darbības pieejamība

Tabula 6. Dokumenta spiedpogu darbības pieejamība

Darbības spiedpoga formā

NE

AP

STR

ĀD

TS

PR

OJE

KT

S

SA

SK

AŅ

OŠ

AN

Ā

PA

RA

KS

TĪŠ

AN

Ā

RE

ĢIS

TR

ĒT

S

IZS

KA

TĪŠ

AN

Ā

IZP

ILD

Ē

IZP

ILD

ĪTS

AT

CE

LT

S

AN

ULĒT

S

IEV

IET

OT

S L

IET

Ā

AR

HIV

ĒT

S

Kurām grupām pieejama

Dzēst

Mapes rediģētājs, Mapes veidotājs, Mapes reģistrētājs

Reģistrēt

Mapes rediģētājs, Mapes reģistrētājs + dokumenta autors

Pārsūtīt

Mapes rediģētājs, kuram ir tiesības pārsūtīt struktūrvienības / organizācijas dokumentus

Izpildīt

Mapes rediģētājs, Mapes reģistrētājs

Nosūtīt

Mapes rediģētājs

Nosūtīt uz e-pastu

Mapes rediģētājs

Atcelt


Anulēt Mapes rediģētājs, Mapes veidotājs, Mapes reģistrētājs

Ievietot lietā

Mapes rediģētājs, Mapes reģistrētājs

Atbilde

Jebkuras pieejas tiesības

Saglabāt


Iziet

Jebkuras pieejas tiesības

Pap.vienošanās


Nav pieejama Pieejama


4.3 Saņemtā un izstrādājamā dokumenta aprite

Piešķir dokumentam reģistrācijas numuru

Saņemts dokuments no ārienes

Nodod izskatīšanā

Nodod izpildē

Izpilda

Ievieto lietā

Atcelt

Dokuments tiek izstrādāts

UZ

D

Var reģistrēt rezolūciju ar n

uzdevumiem, vai bez REZ vairākus

uzdevumus

Nodod iepazīties

UZD

Sākums, ja saņemts dokuments

Nosūta

Poga [Nosūtīt]

Ja a

prite b

eigu

sies –

po

ga [Ievieto

t lietā]

Sākums, ja dokuments tiek izstrādāts

Izveido / saglabā dokumenta kartiņu

Saskaņošanā

ProjektsStatuss

Reģistrēts

Izpildīts

Tikai pēc ārējā saņemtā dokumenta

reģistrēšanas, lai uzliktu rezolūciju

Izskatīšanā

IzpildēStatuss

Var uzre

iz doku

me

ntu

do

t uz a

pstrādi

Paliek iepriekšējais

IzpildītsStatuss

Ievietots lietāStatuss

Poga [Izpildīt]

Poga [Atcelt]

AtceltsStatuss

Ievieto lietā, tad, ja ir zināms, ka ar šo dokumentu vairāk nenotiks apstrāde

Dokumenta sagatavošana

ProjektsStatuss

Nodod saskaņošanā

Statuss

Nodod parakstīšanā

ParakstīšanāStatuss

Tiek akceptēts

UZD

Uzd

evum

a izpild

īšana

s rezultā

tāTiek noraidīts Tiek parakstīts

Tiek noraidīts

Var reģistrēt n komentārus, veidot jaunas datņu versijas

Noraidot – datnē var veidot jaunas

datņu versijas

UZD

Saņemto dokumentu apstrādeSagatavojamo dokumentu apstrāde

Uzdevums

Saņemto un Sagatavojamo dokumentu apstrāde

Poga [Ievietot lietā]

s shēma


4.4 Ātrās uzziņas rokasgrāmata

4.4.1 Klaviatūras taustiņu izmantošana

Kolonās Firefox un Internet Explorer dotas katras pārlūkprogrammas tastatūras taustiņukombinācijas, kas izpilda attiecīgās Komandas.

Piezīme! Ja tastatūras taustiņa kombinācija nav dota, tad šajā pārlūkprogrammā,attiecīgo komandu nevar izpildīt, izmantojot tastatūras taustiņus.

Tabula 7. Klaviatūras taustiņu kombinācijas

Komanda Firefox Internet Explorer

Add BookmarkPievienot grāmatzīmi

[Ctrl] + [D] [Ctrl] + [D]

BackAtpakaļ

[Backspace][Alt] + []

[Backspace][Alt] + []

Bookmarks Grāmatzīmes

[Ctrl] + [B][Ctrl] + [I]

[Ctrl] + [I]

Close Print PreviewAizvērt drukas priekšapskati

[Alt] + [C] [Alt] + [C]

Close Tab

Aizvērt šķirkli[Ctrl] + [W][Ctrl] + [F4]

[Ctrl] + [W][Ctrl]+ [F4]

Close WindowAizvērt logu

[Ctrl] + [Shift] +[W][Ctrl] + [F4][Alt]+ [F4]

[Ctrl] + [W][Ctrl] + [F4][Alt]+ [F4]

CopyKopēt

[Ctrl] + [C] [Ctrl] + [C]

Cut Izgriezt

[Ctrl] + [X] [Ctrl] + [X]

Decrease Text SizeSamazināt teksta izmēru

[Ctrl] + [–] [Ctrl] + [–]

DeleteDzēst

[Del] [Del]

FindMeklēt

[F3][Ctrl] + [F]

[F3][Ctrl] + [F]

ForwardNākamā lapa

[Shift] + [Backspace][Alt] + []

[Shift] + [Backspace][Alt] + []

Full ScreenPilns ekrāns

[F11] [F11]

Go Down One LinePārvietoties uz leju

[][Spacebar]

[][Spacebar]

Go Up One LinePārvietoties uz augšu

[] []



Go Down One Page

Pārvietoties uz lapas beigām

[Page Down] [Page Down]

Go Up One PagePārvietoties uz lapas sākumu

[Page Up] [Page Up]

Go to Bottom of Page

Lapas beigas[End] [End]

Go to Top of Page

Lapas sākums[Home] [Home]

Help

Palīdzība[F1] [F1]

History

Apmeklēto lapu vēsture[Ctrl] + [H] [Ctrl] + [H]

Home Page

Mājas lapa[Alt] + [Home] [Alt] + [Home]

Increase Text Size

Palielināt teksta izmēru[Ctrl] + [+] [Ctrl] + [+]

New Window

Jauns logs[Ctrl] + [N] [Ctrl]+ [N]

Open File

Atvērt failu[Ctrl]+ [O] [Ctrl]+ [O]

Open the Organize Favorites dialog boxGrāmatzīmju kārtošana

[Ctrl] + [B] [Ctrl] + [B]

PasteIekopēt

[Ctrl] + [V] [Ctrl] + [V]

PrintDrukāt

[Ctrl] + [P] [Ctrl] + [P]

Refresh (Reload)Atjaunot lapas saturu

[F5][Ctrl] + [R]

[F5][Ctrl] + [R]

Restore Text SizeAtjaunot teksta izmēru

[Ctrl] + [0] [Ctrl] + [0]

Save Page AsSaglabāt kā

[Ctrl]+ [S] [Ctrl] + [S]

Select AllIezīmēt visu

[Ctrl] + [A] [Ctrl] + [A]

Select Address (Location) BarIezīmēt adrese lauku

[Ctrl] + [L][Alt] + [D]

[F6]

[Alt] + [D][F4][F6]

[Ctrl] + [Tab]



Select Tab [1 to 9]

Atvērt šķirkli[Ctrl] + ([1] līdz [9]) [Ctrl] + ([1] līdz [9])

Stop

Apturēt [Esc] [Esc]

Switch Over Windows

Pārslēgties starp logiem[Alt] + [Tab] [Alt] + [Tab]

Undo

Atcelt[Ctrl] + [Z] [Ctrl] + [Z]

4.4.2 Peles taustiņu izmantošana

Tabula 8. Peles taustiņu izmantošana


Back

Atpakaļ

[Shift] + Scroll Down [Shift] + Scroll Down

Close Tab

Aizvērt šķirkli

Middle-Click on Tab Middle-Click on Tab

Decrease Text Size

Samazināt teksta izmēru

[Ctrl] + Scroll Up [Ctrl] + Scroll Up

Forward

Nākamā lapa

[Shift] + Scroll Up [Shift] + Scroll Up

Increase Text Size

Palielināt teksta izmēru

[Ctrl] + Scroll Down [Ctrl] + Scroll Down

New Tab

Jauns šķirklis

[Ctrl] + Click on Hyperlink [Ctrl] + Click on Hyperlink

Open in New Window

Atvērt jaunā logā

[Shift] + Left-Click on Hyperlink

[Shift] + Left-Click on Hyperlink[Shift] + Middle-Click on Hyperlink

9.1.17 Klaviatūras taustiņu izmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas

Piezīme! Jāņem vērā, ka viena un tā pati taustiņu kombinācija dažādos dokumentukartiņas veidos var norādīt uz dažādiem ievadlaukiem.

Tabula 9. Klaviatūras taustiņu izmantošana pie dokumentu kartiņas aizpildīšanas

Ievadlauka nosaukums Dokumentakartiņas ekrānformā

Komanda

Dokumenta apakšveids [Alt] + [1]



Komanda

Ierobežota pieejamība [Alt] + [7]

Vēsturisks dokuments [Alt] + [V]

Nosaukums [Alt] + [N]

Darbinieks [Alt] + [6]

Lieta[Alt] + [L]

Korespondents[Alt] + [K]

Dokumenta numurs [Alt] + [M]

Dokumenta datums [Alt] + [6]

Atbilde jāsniedz līdz [Alt] + [J]

Saņēmējs (iesniegtais dokuments);Adresāts (pārējie dokumentu veidi)

[Alt] + [A]

Nosūtīšanas datums [Alt] + [6]

Nosūtīšanas veids [Alt] + [U]

Bērns [Alt] + [B]

Vēlos saņemt paziņojumu uz e-pastu [Alt] + [F]

Vēlos saņemt paziņojumu pa pastu [Alt] + [H]

Pieteikuma statuss [Alt] + [3]

Piezīmes statusam [Alt] + [4]

Rindas numurs [Alt] + [M]

Gads [Alt] + [G]

Vēlamā PII [Alt] + [E]

Piedāvātā PII [Alt] + [6]

Priekšrocības [Alt] + [C]

Piezīmes priekšrocībām [Alt] + [5]

Partneris [Alt] + [A]

Kopsumma [Alt] + [K]

Sākuma datums [Alt] + [6]

Beigu datums [Alt] + [B]

Sagatavotājs [Alt] + [G]

Parakstītājs [Alt] + [P]

Reģistrācijas datums [Alt] + [R]

Satura atklāsts [Alt] + [S]

Tēma [Alt] + [T]

Attiecas uz [Alt] + [A]

Nekustamais īpašums [Alt] + [E]

Piezīmes [Alt] + [2]

Izpildes termiņš [Alt] + [1]



Komanda

Ir kontrolē [Alt] + [O]

Izpildes datums [Alt] + [Z]


lietotāja rokasgrāmata - dagda · dokumentu vadības sistēma - namejs 29.08.2014 versija datums...

Documents