A A D DM M I I N N I I S S T TR R A A C C I I Ó ÓN N I I I I I I __________________________________

Tema 5

Licitación privada

“Material didáctico digitalizado para la enseñanza de la Administración en la Arquitectura”

(Subproyecto PAPIME EN402003)

Responsable académico: Dr. Jorge Quijano Valdez

Semestre 2009­2

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Índice

Introducción (3)

5.1 Tipos, límites y condiciones de asignaciones (4)

Licitación privada (5)

Una propuesta empresarial de la Gerencia de

Proyectos (7)

5.2 Escalatorios (23)

5.3 Programación y financiamiento (26)

Preguntas guiadas (29)

Respuestas (según el compilador) (30)

Glosario de términos (31)

Bibliografía y lecturas recomendadas (33)

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Introducción

Una licitación se puede entender como el ofrecimiento de un precio por una cosa en subasta y como una convocatoria para llamar a varias personas a que concurran a un lugar o acto determinado, en nuestro caso, el de escoger la propuesta más conveniente a la realización de un servicio, o bien, el precio para la construcción de una obra. Ahora, se habla de licitación privada cuando la obra o servicio a ejecutar será contratado y pagado por un particular, así, en este tipo de licitación participan exclusivamente personas o empresas privadas (propietario y contratistas)

En la licitación privada el contratante recurre a uno o varios arquitectos, constructores, contratistas y proveedores para obtener servicios de una manera total o parcial, y conseguir que cada uno de los contratados realice una tarea específica en la prestación del mismo servicio.

Ahora bien, a diferencia de los trabajos o servicios que se licitan públicamente (los cuales tratamos en el tema 4 de esta serie de textos), en la realización de la licitación privada se siguen procesos parecidos pero más flexibles y sencillos, pues no es necesario seguir tantas regulaciones y trámites burocráticos, y los tiempos y costos se negocian de acuerdo con las necesidades, calidades, especificaciones y posibilidades privativas del cliente­propietario y de los contratistas.

El propósito de este texto es mostrar algunas de las características de los convenios y sus términos de referencia más significativos —entendiendo a éstos como las propuestas que permitirán definir el contenido y la estructura de un contrato a firmar—, y que se llevan a cabo en la contratación privada de los servicios del arquitecto diseñador, de los contratistas y/o constructores e, incluso, de un arquitecto especializado en la gerencia de proyectos como asesor del propietario, además, se consideran algunas implicaciones que las obligaciones y límites pactados tienen para los participantes en el diseño y/o en la realización misma de la obra.

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5.1 Tipos, límites y condiciones de asignaciones

Una licitación es también una convocatoria, por tanto, deberá entenderse que se halla dirigida a los profesionales de la construcción, y, entre ellos, los arquitectos, para que ofrezcan propuestas de realización de un servicio o la construcción de una obra, ya sea privada o pública. La licitación representa, pues, una competencia. La mejor oferta gana la licitación, apegándose desde luego a lo enunciado en la convocatoria previamente.

La Ley de Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas (en adelante, Ley de OP y SRM) define a la licitación como la oportunidad de participar para obtener un contrato de servicios —diseño y desarrollo de un proyecto, asesoría en la definición de una propuesta—, así como la ejecución de obra pública, que se puede obtener de la siguiente forma:

A. Por licitación pública, en una convocatoria que se realiza a nivel general, es decir, cualquier prestador de servicios calificado está invitado a participar para obtener el contrato de adquisición, arrendamiento, servicio u obra pública.

B. Por invitación restringida, convocatoria que se puede llevar a cabo por invitación, en cuyo caso se requieren, como mínimo, las propuestas de tres participantes para el desarrollo de la obra, y por adjudicación directa, esto es, cuando se invita a un solo contratista para la realización de una obra en particular.

Estas definiciones se encuentran especificadas en los artículos 27 y 28 de la citada ley, 1 y como el tema que nos ocupa se refiere específicamente a las licitaciones privadas, el caso es análogo y aplicable a lo enunciado en el inciso B.

1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 2000. Texto vigente. Última reforma aplicada el 13 de junio de 2003).

La oferta competitiva basada en documentos de oferta, preparados por los asesores profesionales de la propiedad, sigue siendo el método más popular para distribuir contratos de construcción entre los contratistas dispuestos a realizar el trabajo.

Frank Harris y Ronald McCaffer, Construction Management. Manual de gestión de proyecto y dirección de obra, Barcelona, Editorial Gustavo Gili, S. A. (Proyecto & Gestión), 1999, p. 207.

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Licitación privada

Se realiza únicamente entre particulares, es decir, entre un contratante privado y uno o varios contratistas privados. El convenio para la obtención de un servicio o el desarrollo de una obra se ejecuta a través de un contrato, en donde se manifiestan claramente las obligaciones y derechos de ambas partes, el tipo, las condiciones y los límites de la obra.

A diferencia del contrato de obra pública, el contrato de obra privada es flexible y sencillo, pues no está condicionado por tantas regulaciones y trámites. En este tipo de contrato se adecuan y negocian los tiempos y costos de acuerdo con las necesidades y posibilidades de los interesados.

Al realizarse la licitación de servicios y/u obra privada, el contratante puede recurrir a la obtención de servicios de una manera total o parcial con uno o más contratistas. De esta forma, el demandante del servicio u obra puede solicitar a un solo prestador la realización total de la obra, o bien, contratar a varios prestadores para que cada uno realice una tarea específica.

Generalmente, en la licitación privada se analizan dos o más propuestas para escoger la más adecuada, mediando una comparación sobre iguales bases de tiempos y costos de cada propuesta con la finalidad de obtener la mejor opción que el contratante desee.

Estos contratos no se rigen por la Ley de OP y SRM, ya que ésta se aplica a obras y servicios que requieren las distintas instancias gubernamentales; y enfoca sus reglamentaciones a las necesidades y requerimientos de los gobiernos y no de particulares. En efecto, la obra privada se rige por otros factores, reglamentaciones y documentos, como el Código Civil, el Código de Comercio, el Código Mercantil, la Ley Federal del Trabajo y, principalmente, los acuerdos que pacten los interesados (contratante y contratista).

Existen y se aplican, básicamente, tres tipos de contratos, los cuales, por tanto, se licitan así para la realización de obra privada:

Instancia f. Cada uno de los grados jurisdiccionales o fase en que se encuentra un proceso.

Diccionario práctico de la lengua española, Barcelona, Ediciones Grijalbo, 1988, p. 535.

El precio unitario significa subdesarrollo en los proyectos.

Otra manera de decirlo:

Los unitarios son tecnología obsoleta de exportación.

Jorge L. Castillo Tufiño, La vida diaria de los costos, México, IMCYC, 1998, p. 82.

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1. Contratos por precios unitarios. 2. Contratos de precio alzado. 3. Contrato por administración.

1. El contrato por precios unitarios es, junto con el de administración, el más común en el ámbito de la obra privada. Esto se debe a que expresa claramente el costo de cada uno de los elementos que se utilizan para el desarrollo de la obra o servicio y aseguran la posibilidad de controlar su precio de acuerdo con las fluctuaciones del mercado y los posibles cambios en los alcances del trabajo.

En la Ley de OP y SRM se especifica que el contrato por precios unitarios se caracteriza por el importe de la remuneración o el pago total que deberá hacer el contratante por unidad de concepto de trabajo terminado. Así, para la realización de este tipo de obras se realiza comúnmente el contrato de obra mixta, es decir, a precios unitarios y también a precio alzado.

2. A diferencia del anterior, el contrato a precio alzado presenta un riesgo latente tanto para el contratante como para el contratista, pues antes de que se realice el servicio o la obra, el prestador debe de establecer un monto fijo y único para el desarrollo total de la obra. El inconveniente que presenta este tipo de contrato es, por tanto, que una vez especificado el costo total de la obra o servicio no hay lugar a modificaciones, no obstante las fluctuaciones que puedan ocurrir en los mercados comerciales y financieros —inflación, devaluación de la moneda, etcétera.

De acuerdo con ello, el contrato a precio alzado se caracteriza por el importe de la remuneración o pago total fijo que deberá cubrir el contratante por la obra totalmente terminada y ejecutada en el plazo establecido; en este caso, el contrato no podrá ser modificado en alcance, monto y plazo, ni estará sujeto a ajuste de costos.

El “precio alzado” no es un “precio elevado”.

La otra cara de la moneda:

Un aumento en el precio, no es “precio alzado”.

Jorge L. Castillo Tufiño, op. cit., p. 79.

La administración no debe maquillarse con unitarios.

La otra cara de la moneda:

Es una farsa la obra por administración y el contrato por precios.

Jorge L. Castillo Tufiño, op. cit., p. 81.

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Para comprender mejor lo relativo a los criterios de aplicación en la licitación de servicios y obra privada, se sugiere la lectura de la tesis de grado presentada por el responsable académico de este subproyecto, denominada “La Gerencia de proyectos. La enseñanza de la administración en la arquitectura. Una propuesta metodológica”, 2 especialmente su capítulo tercero, 3 donde se plantea una propuesta empresarial de la gerencia de proyectos entendida como la representante de la propietaria en la administración y coordinación técnico­administrativa de los trabajos de diseño y construcción de una obra, mismos que son requeridos por un cliente potencial, y que junto con los correspondientes términos de referencia para su contratación, delinea una actividad profesional especializada que puede ser (y, de hecho, lo es) una fuente importante de trabajo, movilidad profesional y recursos económicos para los arquitectos. Sin embargo, esta propuesta no ha sido contemplada del todo hasta ahora, supuesto que, por desgracia, en muchos casos los estudiantes de arquitectura son educados y entrenados exclusivamente para diseñar.

UNA PROPUESTA EMPRESARIAL DE LA GERENCIA DE PROYECTOS (Coordinación y supervisión técnica–administrativa)

Con base en el concepto general de gerencia de proyectos entendido como la coordinación y supervisión técnico–administrativa por realizar según se indica en el subcapítulo 3.2. “Términos de referencia para la contratación” y a los plazos referidos como programa preliminar general, los alcances de los servicios, los términos de referencia de los mismos, así como las responsabilidades y condiciones planteadas en el modelo de contrato propuesto, se determinarán los recursos por aplicar y sus costos resultando de todo ello el precio de los servicios desligándolo del monto mismo de la inversión 4 que podrá fluctuar dependiendo de la calidad de las especificaciones que finalmente apruebe la propietaria. 2 México, CIEP­FA/UNAM, 2001. 3 Ibid., pp. 117­130. 4 Inversión. Costos sobre los cuales se aplicarán los costos de los servicios de coordinación y supervisión técnico administrativa.

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Planteamiento general

1. Carta de presentación. 2. Alcances de los servicios incluidos en la propuesta.

2.1.1. Resumen de actividades. 2.1.2. Desglose de actividades. 2.1.3. Propuesta de adquisiciones y contrataciones directas significativas. 2.1.4. Recursos por aplicar.

3. Consideraciones generales. 4. Cotizaciones de los servicios de la gerencia.

4.1.1. Costo general de la propuesta 2.1.1.1. Gastos reembolsables 2.1.1.2. Gastos no incluidos 2.1.1.3. Vigencia y actualización

4.1.2. Presupuesto desglosado 2.1.2.1. Asignación recursos humanos directos 2.1.2.2. Actividades básicas

5. Modelo de contrato 6. Bases de la propuesta

4.1.1. Planos y especificaciones 4.1.2.Alcances de trabajo propuestos

Resumen de actividades (de los alcances y responsabilidades)

Los servicios empresariales dentro de su función de gerencia de proyectos (coordinación y supervisión técnico–administrativa) participarán en la coordinación del diseño si es el caso, en las obras de construcción, suministros y equipamientos y en la puesta en marcha hasta obtener condiciones de operación. A continuación se señalan tres etapas aun cuando algunas de ellas se realizarán durante toda la vigencia de nuestra participación.

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A. Planeación

A.1. Plan maestro A.2. Programa A.2.1. Tentativo A.2.2. Ruta critica A.3. Estimado de costo A.4. Presupuesto desglosado de costo A.5. Programas de flujo de efectivo A.6. Coordinación de proyectos y Diseños

B. Ejecución

B.1. Tramitación de permisos oficiales B.2. Relación de equipamiento urbano B.3. Formulación de catálogo (s) de conceptos B.4. Catálogo(s) de: B.4.1. contratistas B.4.2. Proveedores B.5. Políticas y normas de: B.5.1. Contrataciones B.5.2. Adquisiciones B.5.3. Mantenimiento futuro B.6. Contrataciones y adquisiciones B.7. Control de programas B.8. Supervisión técnica–administrativa de: B.8.1. Proyectos B.8.2. Diseños B.8.3. Obras B.8.4. Proceso de fabricación B.8.5. Correlato con mantenimiento B.9. Volumetrías y estimaciones

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B.10. Análisis de desviaciones y actualizaciones quincenal de: B.11.Ruta crítica B.12.Presupuesto desglosado de costo

B.13. Coordinación con contratista y proveedores B.14. Informes semanal:

B.15.Tarjeta informativa B.16.Desglosado

B.17. Control administrativo de los trabajos B.18. Coordinación de:

B.19.Amueblamiento y montajes B.20.Actividades de apoyo general y mantenimiento

C. Entrega y puesta en marcha

C.1. Coordinación y supervisión de: C.2. Pruebas parciales y totales C.3. Arranque y puesta en marcha de equipos e instalaciones y las

indicaciones para su mantenimiento C.4. Entregas parciales al operador y puesta en marcha C.5. Recepción final a contratistas y proveedores, garantías y fianzas C.6. Finiquitos administrativos y contables de contratistas y proveedores C.7. Integración de archivos actualizados y manuales de mantenimiento C.8. Entrega final C.9. Finiquito de la Gerencia de Proyectos

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Desglose de actividades (de los alcances y responsabilidades)

A. Planeación

A.1 Plan maestro

Elaboración de un plan maestro, que en forma sintética pero completa involucra todas las actividades por desarrollar así como las asignaciones de responsabilidades hasta la terminación total e inicio de la operación en los capítulos de:

• Estudios especializados • Proyectos ejecutivos • Permisos oficiales • Contratación de servicio • Convocatoria – concurso­ selección y contratación • Construcción • Equipamiento • Pruebas dinámicas • Amueblamiento urbano • Puesta en marcha • Mantenimiento

A.2 Programa:

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A.2.1. Tentativo

Inicialmente formulamos un programa considerado como tentativo, relacionando todos los eventos en condiciones de ejecución “lógicas” dentro del plazo de terminación propuesto.

A.2.2. Programa de ruta crítica. Programa real definitivo

Formulamos el programa de ruta crítica con las redes que sean necesarias para establecer con precisión y detalle (día con día), los eventos a realizar bajo la exigencia de la aplicación intensiva y racional de recursos.

A.3 Estimado de costo

Inicialmente se formulará un “estimado de costo” que en forma aproximada determina los montos para cada uno de los conceptos de obra.

A.4 Presupuesto desglosado de costo

Considerando conceptos, volumetrías y especificaciones definitivas derivadas de los proyectos y diseños, formulamos el presupuesto desglosado de costo que incluirá: • Generadores por concepto • Tabuladores de salarios • Factor salario nominal – salario real • Análisis de cuadrillas • Costo de insumos • Factor(es) de indirectos • Análisis de precios unitarios • Explosionado(s) de elementos y materiales • Resumen por capítulos • Resumen por zona

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A.5 Programas de flujo de efectivo

De acuerdo a los programas de ejecución planteados en el inicial “tentativo” así como en las evaluaciones del monto de inversión determinados por “estimado de costo” inicial y/o por el “presupuesto desglosado de costo”, se establecen las erogaciones quincenales.

A.6 Coordinación de proyectos y diseños

Realizamos una revisión exhaustiva de todos los planos, especificaciones, características y dimensiones de cada uno de los diseños, se hace una confrontación entre todos ellos con objeto de evitar errores, duplicaciones, superposiciones, deficiencias u omisiones.

B. Ejecución B.1 Tramitación de permisos oficiales

Coordinación de las gestiones para la obtención de las licencias y permisos complementarios y necesarios ante las autoridades correspondientes.

B.2 Relación de maquinaria, herramienta, mobiliario urbano, equipo y accesorios

De acuerdo con las propuestas de maquinaria, herramienta, amueblado y equipamiento de la construcción y considerando los requerimientos generales de ésta, conforme a los servicios que se proporcionarán así como por los procedimientos administrativos y de mantenimiento, se prepara un listado de los equipos que se requieren para la iniciación de la operación.

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B.3 Catálogo de conceptos

Así como la relación de maquinaria, herramienta, mobiliario, equipos y accesorios, se formula para el más amplio detalle de los requerimientos de operación de la obra, el catálogo de conceptos que relaciona los correspondientes a la construcción como tal, por lo que señalará las volumetrías, especificaciones, características, de los conceptos, equipos y cualquier otro tipo de elemento(s) constructivo(s) requerido(s).

B.4 Catálogo de contratistas y proveedores

De acuerdo a nuestra experiencia y conocimiento del medio; se formula un catálogo de contratistas y proveedores haciendo la evaluación de cada uno de ellos según su experiencia, capacidad, prestigio y permanencia en su especialidad, el cual es presentado para su aprobación previa a cualquier trámite de convocatoria, contratación y/o adquisición.

B.5 Políticas y normas de contrataciones, compras, pagos, mantenimiento a futuro

Presentaremos diferentes alternativas para que de acuerdo a los procedimientos (normas), políticas y objetivos se acuerden los métodos a seguir.

B.6 Contrataciones y compras

En relación con las contrataciones y adquisiciones, además de la preparación de los catálogos mencionados, se redactan las diferentes cláusulas especiales aplicables a los modelos de contratos y pedidos los cuales se someten a previa revisión para la autorización de su aplicación.

Con estos elementos se realizan las convocatorias e invitaciones a los posibles contratistas y proveedores para que presenten sus ofertas.

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Con las ofertas recibidas se formulan cuadros comparativos en los cuales se incluyen observaciones sobre cumplimiento o desviación del parámetro base determinado por el “ presupuesto desglosado de costo”.

Evaluamos a cada uno de los participantes, condiciones de la operación y nuestra recomendación de selección.

Recomendamos proporcionar a los oferentes invitados “diskette(s)” que refiera(n) los datos completos de matrices para:

• Análisis de precios unitarios • Costos de insumos • Tabuladores de salarios • Cálculo de salario nominal – salario real • Factor(es) de indirectos • Gastos de campo • Presupuesto refiriendo únicamente conceptos • Volumetrías • Programas de:

—Ejecución —Inversión

En esas matrices cada participante grabará los datos de su oferta y en caso de requerir elementos adicionales los incluirá por separado para que con los diskettes recibidos se formulen ágilmente cuadros comparativos de cada una de esas matrices las cuales permitan evaluar en detalle las propuestas y determinar la selección adecuada del ganador.

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B.7 Control de programa

Realizamos supervisión permanente del avance de cada uno de los trabajos correspondiente a cada contratista y proveedor con objeto de obligar el estricto cumplimiento de los programas y en caso de presentarse desviaciones, disponer oportunamente las medidas correctivas adecuadas.

B.8 Supervisión técnica de diseños, de obra y de procesos de fabricación y mantenimiento

Realizamos en forma permanente la supervisión técnico­administrativa de los diseños, métodos y calidades de construcción, procesos de fabricación, etc., con objeto de que la construcción sea ejecutada y terminada en los parámetros de tiempo, calidad y costo previamente establecidos, así como dentro de los reglamentos oficiales y las medidas de seguridad adecuadas.

B.9 Volumetrías y estimaciones

La supervisión incluye la determinación de volumetrías y/o aprobación en su caso de estimaciones, acumulados y estados de cuenta.

B.10 Análisis de desviaciones y actualización quincenal de: B.10.1. Ruta critica

Adicionalmente a la supervisión constante del avance general y de la revisión de programas específicos, quincenalmente se hace un análisis de desviaciones, sus causas y efectos; se ajustan los datos de la ruta critica y se comunica a todos los participantes las disposiciones que deberán aplicar para cumplir plazos parciales y/o totales.

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B.10.2. Presupuesto desglosado de costo

Quincenalmente formulamos un análisis detallado de las desviaciones que afectan al presupuesto desglosado de costo, de sus causas y efectos; actualizándolo por los impactos inflacionarios, las adiciones y/o modificaciones aprobadas a los proyectos y/o diseños.

En consecuencia se actualiza el programa de flujo de efectivo.

B.11 Coordinación con contratistas y proveedores

Es una actividad constante para lograr y mantener la participación activa diligente, eficaz y oportuna de cada uno de los contratistas y proveedores.

En esta actividad se consideran las visitas de inspección de avance y calidad con los fabricantes de equipo, suministros, y otros.

B.12 Informes

B.12.1. Tarjeta informativa

Semanalmente presentamos una tarjeta informativa que refiere los datos principales de avance, calidad, costo y de cualquier evento que sea significativa.

B.12.2. Desglosado

Adicional a cualquier otra comunicación necesaria, quincenalmente celebramos una reunión con el propietario para presentar y explicar nuestro reporte de trabajo, el cual incluye datos desglosados del avance en obra, observaciones y comentarios de los eventos ejecutados en el período correspondiente, relativos a contratistas, subcontratistas, proveedores y demás participantes.

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Se presentan detalladamente, desglosando los acontecimientos del período; se refieren los antecedentes y soluciones de los problemas, abarcando el universo general de los aspectos que intervienen en el desarrollo y en su operación. Se integran con antecedentes fotográficos, comunicaciones oficiales, bitácoras, entre otras.

B.13 Control administrativo de los trabajos

Se ejecuta permanentemente el control administrativo integral de los trabajos utilizando todos los requerimientos contables necesarios.

B.14 Coordinación de:

B.14.1. Montaje y amueblamiento

Al término de los programas de construcción y acabados coordinamos y supervisamos las actividades correspondientes al montaje de maquinaria, herramienta, amueblamiento y de todo el equipo de operación incluyendo.

B.14.2. Actividades de apoyo

En el desarrollo y puesta en operación de las instalaciones se requerirán algunos servicios o actividades de apoyo las cuales, en su oportunidad serán coordinadas como laboratorios de control de calidad, pruebas de materiales, inspección, etcétera.

C. Entrega y puesta en marcha

C.1 Coordinación y supervisión de:

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C.1.1. Pruebas parciales y totales

Sobre los equipos e instalaciones supervisamos y coordinamos sus pruebas dinámicas de operación verificando el ajuste de las deficiencias resultantes previas al arranque y puesta en operación.

Coordinamos y supervisamos la realización de estas pruebas con los contratistas de instalaciones eléctricas, hidrosanitaria, aire acondicionado, gas L.P., especiales, entre otros, con la participación activa en su oportunidad, de quién será el encargado del mantenimiento y operación.

C.1.2. Arranque y puesta en marcha de equipos e instalaciones y las indicaciones para su mantenimiento

Conjuntamente con el personal operativo de las instalaciones se realizan las pruebas finales, el arranque y puesta en marcha definitiva de los equipos e instalaciones. La Gerencia de proyectos coordina y supervisa su realización, con participación de los contratistas hasta obtener la recepción de los mismos.

C.2 Entregas parciales a operador(es)

Dentro del programa de pre­operación se contempla la fecha de inicio de operación, y es así como comienzan las entregas parciales de suministros en almacén y de áreas de servicio con el inventario completo de todos y cada uno de los componentes del mismo, para que la gerencia de mantenimiento vaya haciéndose cargo y asuma la responsabilidad de áreas o eventos ya terminados, logrando de esta forma agilizar la entrega total.

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C.3 Recepción final a contratistas y proveedores

Al término de los trabajos y entrega de todos y cada uno de los contratistas y/o proveedores, y después de que la Gerencia de operación y/o mantenimiento, se le extienden a los contratistas las actas de recepción y los documentos para cancelación de finanzas de anticipo y el finiquito correspondiente.

Para extender dicha documentación los contratistas y/o proveedores deberán entregar:

Planos completos actualizados. Catálogos de equipo, partes de repuesto y herramienta necesarias. Manuales de operación y mantenimiento de equipos. Entrenamiento (sí fuere necesario) a personal designado para

responsabilizarse de la operación y mantenimiento de los equipos. Recomendación para contrataciones de mantenimiento especializado que

deban celebrarse. Agenda de empresas y/o personas físicas con quienes se pudieran celebrar

dichos contratos. Garantías que señalen duración, alcances y limitaciones. Comprobación de pagos de prestaciones obrero–patronales como: IMSS,

INFONAVIT, etcétera.

C.4. Finiquito administrativos y contables con contratistas y proveedores

Se formulan los finiquitos, se aplican las deductivas, descuentos o reducciones que procedan, las sanciones que por retraso o daños correspondan y en su caso, se coordina el ejercicio de las acciones contractuales que correspondan.

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C.5. Integración de archivos actualizados

La documentación de proyectos, obra, permisos, antecedentes, contratos, pedidos, comunicaciones, minutas de juntas, acuerdos y convenios, bitácoras, planos, dibujos catálogos, manuales de mantenimiento, memorias descriptivas y de cálculo, actas de recepción y finiquitos, se integran al archivo que se le entrega a la propietaria.

C.6. Entrega final a:

Gerencia de operaciones y/o mantenimiento

Como se menciona en el punto C.3, a la gerencia de operaciones y/o mantenimiento se le harán entregas parciales por área o conceptos hasta completar la totalidad, y formular el acta de entrega final y total de la obra.

Propietario o su representante legal

Con la documentación que ampare la cabal realización de los eventos relacionados en los puntos anteriores, la gerencia de proyectos da por terminada su participación.

C.7 Finiquito de la gerencia de proyectos

Terminada la participación de la coordinación y supervisión técnico– administrativa se formula su liquidación y el cierre administrativo, emitiendo el acta de recepción correspondiente.

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Propuesta de adquisiciones directas significativas y contrataciones por especialidades

Objetivos

Lograr máximos descuentos por: adquisición de volumen y condiciones financieras.

Asegurar tiempos de entrega de las obras, capitalizando interrelaciones personales y empresariales.

Conservar responsabilidades de los contratistas respecto a su seguimiento de entrega, maniobras, almacenamiento y su instalación.

Eliminar vicios por intermediación en trabajos especializados, contratación directa, desviación de recursos económicos en la misma obra o en obras de terceros.

Procedimientos de adquisiciones Recopilación de volúmenes en expedientes Explosionados de:

Materiales Equipos Accesorios

Investigación de: Mercados Precios Descuentos Condiciones financieras Capacidad de suministro Selección de concursantes: Propuesta de ternas (5 mínimo)

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Registro de proveedores institucionales • Cotizaciones: Solicitud Aclaraciones Comparativos Recomendaciones Selección Negociaciones finales

• Contrataciones: Pedidos Anexos Especificaciones Programas Condiciones

• Contrataciones por medio de pedido maestro

5.2 Escalatorios

En las licitaciones privadas, como en las públicas, entendemos por escalatorios los ajustes de precios o costos que se realizan en los trabajos aún no ejecutados, aunque, desde luego con las salvedades propias en su aplicación por el tipo de licitación privada que nos ocupa.. Esto se manifiestan en los artículos 56. 57 y 58 de la Ley de OP Y SRM., que se presentan y comentan a continuación:

Artículo 56.­ Cuando a partir de la presentación de propuestas ocurran circunstancias de orden económico no previstas en el contrato que determinen un aumento o reducción de los costos de los trabajos aún no ejecutados conforme al programa pactado, dichos costos, cuando procedan, deberán ser ajustados atendiendo al procedimiento de ajuste de costos acordado por las partes en el contrato, de acuerdo con lo establecido por el artículo 57 de esta Ley. El aumento o reducción correspondientes deberá constar por escrito.

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No darán lugar a ajuste de costos, las cuotas compensatorias a que, conforme a la ley de la materia, pudiera estar sujeta la importación de bienes contemplados en la realización de los trabajos.

Artículo 57.­ El ajuste de costos podrá llevarse a cabo mediante cualesquiera de los siguientes procedimientos:

I. La revisión de cada uno de los precios del contrato para obtener el ajuste; II. La revisión por grupo de precios, que multiplicados por sus

correspondientes cantidades de trabajo por ejecutar, representen cuando menos el ochenta por ciento del importe total faltante del contrato, y

III. En el caso de trabajos en los que se tenga establecida la proporción en que intervienen los insumos en el total del costo directo de los mismos, el ajuste respectivo podrá determinarse mediante la actualización de los costos de los insumos que intervienen en dichas proporciones.

Artículo 58.­ La aplicación de los procedimientos de ajuste de costos a que se refiere el artículo anterior se sujetará a lo siguiente:

I. Los ajustes se calcularán a partir de la fecha en que se haya producido el incremento o decremento en el costo de los insumos, respecto de los trabajos pendientes de ejecutar, conforme al programa de ejecución pactado en el contrato o, en caso de existir atraso no imputable al contratista, con respecto al programa que se hubiere convenido.

II. Cuando el atraso sea por causa imputable al contratista, procederá el ajuste de costos exclusivamente para los trabajos pendientes de ejecutar conforme al programa que se hubiere convenido.

III. Para efectos de la revisión y ajuste de los costos, la fecha de origen de los precios será la del acto de presentación y apertura de proposiciones.

Imputable

Imputación f. Acción y efecto de imputar. Acusación, inculpación. Imputabilidad f. Conjunto de condiciones necesarias, requeridas por la ley penal, para que a una persona le pueda ser atribuido un hecho delictivo.

Diccionario práctico de la lengua española, op. cit., p. 523.

Tasa f. Acción y efecto de tasar. Precio, importe, medida o porcentaje en que se ha tasado alguna cosa. Documento en que se indica la tasa.

Ibid., p. 936.

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IV. Los incrementos o decrementos de los costos de los insumos serán calculados con base en los índices nacionales de precios productor con servicios que determine el Banco de México. Cuando los índices que requiera el contratista y la dependencia o entidad no se encuentren dentro de los publicados por el Banco de México, las dependencias y entidades procederán a calcularlos conforme a los precios que investiguen, utilizando los lineamientos y metodología que expida el Banco de México.

V. Los precios originales del contrato permanecerán fijos hasta la terminación de los trabajos contratados. El ajuste se aplicará a los costos directos, conservando constantes los porcentajes de indirectos y utilidad originales durante el ejercicio del contrato.

VI. El costo por financiamiento estará sujeto a las variaciones de la tasa de interés que el contratista haya considerado en su propuesta, y

VII. A los demás lineamientos que para tal efecto emita la Contraloría.

En la práctica privada se puede pacta el aplicar el concepto escalatorio en la relación contractual, Y al no estar registrado en legislación alguna, éste se obtiene con base en varias fuentes conocidas —tasas de inflación y de interés, bancarias, etcétera— informadas preferentemente por el Banco de México o por el INEGI, ya que estos diferentes escalatorios aparecen en la obra privada cuando surgen variaciones económicas —inflación, devaluación de la moneda, etcétera— que afectan el precio de los materiales y/o de la mano de obra.

5.3 Programación y financiamiento

Programar una obra equivale a la elaboración de un diagrama de red de secuencias de construcción, la obtención de una ruta crítica y el trazado de un diagrama de barras en base a un presupuesto definido y a un conocimiento de la duración parcial de cada concepto.

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Con el uso de sistemas computarizados podemos calcular propuestas y reportes que se generen de un presupuesto, análisis de precios unitarios y programación general de obra para los flujos financieros y de efectivo, de insumos y de suministros por subcontratos y materiales, etcétera, mismos que a continuación comentamos someramente, como un complemento a lo ya conocido por el lector. 5

Programa maestro de obra.— Es el reporte gráfico donde se indican los tiempos de inicio, terminación y duración de cada uno de los conceptos que formen el proceso constructivo; así entendido, se pueden desarrollar en forma independiente y proponer variantes y sus derivaciones.

Programa general de obra con flujo de efectivo.— Conocido por ser el reporte generador de información básica por partidas y derivada para manejo del dinero tanto en su obtención como en su aplicación.

Programa o gráfica de Gantt por concepto (reporte parcial).— El más usual, sencillo y conocido de los gráficos de utilización del tiempo y que puede ser estructurado y presentado como producto resultante del análisis de una ruta critica .

Programa de utilización de insumos y servicios.— Reporte programado en el cual se definen la fecha y la cantidad para la requisición de los insumos necesarios por periodo (semanal, quincenal, mensual) y de la convocatoria, licitación y contratación indispensables para una ordenada realización de la construcción.

Esta información nos auxilia para la toma de decisiones del suministro de materiales, utilización del equipo y el manejo de los recursos humanos de la obra. También podrá considerarse como importante información al propietario para un adecuado flujo de egresos aplicable al costo directo de la obra y su consecuente planeación financiera.

5 Según lo planteado en el tema 9 “La programación”, del curso Administración II, conforme al Plan de Estudios vigente en nuestra Facultad.

Ruta crítica. Secuencia de tareas que determina el programa mínimo de un proyecto. Si se retrasa una tarea en la ruta crítica, todo el programa se demorará.

Sunny y Kim Baker, Administre sus proyectos, México, Prentice Hall Hispanoamericana, S. A., 1999, p. 314.

Diagrama de barras. Es un instrumento de planificación que señala una relación de actividades en la cual la fecha de comienzo, la duración y la fecha de finalización de cada actividad tiene forma de barra dibujada en una escala de tiempo.

Frank Harris y Ronald McCaffer, Construction Management, op. cit., p. 10.

Insumo, también llamado input. Todo factor que interviene en la producción de un bien o servicio.

José María Lozano Investe, Breve diccionario de economía, Madrid, Ediciones Pirámide, S. A., 1994, p. 134.

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Programa de suministro de materiales (parcial).— Con el apoyo de sistemas de cómputo es posible obtener, parcialmente, programas de utilización de insumos que sean transferidos para su lectura a otros programas computacionales —por ejemplo, ArchiCAD+Opus o Neodata+otros— y su modificación ulterior de acuerdo con el plan de adquisiciones.

El financiamiento, en nuestro caso, se refiere a la obtención y administración del capital necesario para la realización de una obra. Existen varios tipos de financiamiento para la obra privada, los cuales dependen, principalmente, de los planes existentes y los acuerdos que se pacten entre contratantes y contratistas.

Aceptando que financiar equivale a crear y fomentar actividad y trabajo aportando el dinero necesario, y que sufragar los gastos de esa actividad, obra o conjunto de servicios requiere de un financiero especialista en materia de operaciones de gestión de patrimonios privados y públicos, es menester entender que el contratante o el contratista del trabajo a realizar deberá —si así se acordó— proveer todo o parte del dinero necesario para ese fin, dinero que podrá ser recurso propio, o de terceros, en cuyo caso es preciso tramitar —en una sociedad de crédito del sistema bancario o financiero— el préstamo más conveniente para esos fines.

Ahora, la obtención o provisión de un financiamiento genera para el beneficiario el pago, o en su caso el cobro, de un interés. Dado que una sociedad de crédito sirve como medio captador de recursos económicos con la finalidad de ofrecerlo a los medios de producción y de comercialización, el ofrecimiento de tales recursos debe redituar intereses; por tanto, y en términos generales, son sociedades o instituciones de crédito los bancos o empresas financieras autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Se trata, pues, de instituciones de resguardo de bienes, prestación de servicios y activación de todos los rubros económicos de la sociedad, y en ellas se obtienen diversos tipos de crédito, ya por medio de créditos hipotecarios, ya de otra índole, más documentos y transacciones de otros tipos.

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Al firmar el contrato respectivo es importante que debe fijarse el monto del crédito, las fechas en que se deben hacer los pagos, el tipo de interés anual que se pacta, y asegurar que los servicios y bienes del crédito se presten y entreguen a la brevedad posible. También es importante la parte relacionada con los intereses moratorios, ya que deberá fijarse un límite al crédito, por el que se generan, además de intereses, comisiones y gastos crediticios (como sucede en toda operación de crédito).

Por último, es pertinente recordar y aclarar que el uso de financiamiento a través de instituciones que proveen el tipo de crédito llamado “blando” —es decir, no comercial— es aplicable, como se comentó en el tema I “El arquitecto en los proyectos de inversión” (en Administración de la Arquitectura I, producto de este mismo subproyecto), a gestión y desarrollo de vivienda llamada de interés social, y se concreta y contrata por medio de instituciones como el INFONAVIT o la recientemente creada Sociedad Hipotecaria Federal.

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Preguntas guiadas

1. En el ámbito de la obra privada, ¿qué se provoca y entiende por licitación? 2. ¿Y cómo se generan los términos, licitación y convocatoria? 3. En la iniciativa privada, ¿cuáles son los tipos de licitaciones y asignación para ejecución de obra ? 4. ¿Entre quienes se lleva a cabo la licitación privada? 5. ¿Cómo se desarrolla la relación contractual entre particulares? 6. ¿Cuáles son los tipos de contratos que se toman en cuenta en una licitación privada? 7. Según la Ley de Obras Públicas y SRM ¿qué se entiende por escalatorios? 8. ¿Es aplicable el término escalatorio a la obra privada? 9. ¿Qué significa, básicamente, programar una obra? 10. Menciona qué tipos de programas se enuncian en este escrito.

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Respuestas (según el compilador)

1. Una licitación provoca que los participantes en ella muestren propuestas para la realización de un servicio o la construcción de una obra. 2. Al plantear la realización de una obra privada es cada vez más frecuente convocar a participar en el proceso de licitación. 3. Por licitación e invitación restringida y por asignación directa. 4. Se realiza únicamente entre particulares, es decir, entre un contratante privado y uno o varios contratistas privados. 5. El convenio para la obtención de un servicio o el desarrollo de una obra se ejecuta a través de un contrato, en donde se manifiestan claramente las obligaciones y derechos de ambas partes, el tipo, las condiciones y los límites de la obra. 6. Contratos por precios unitarios, por precio alzado y por administración. 7. Los ajustes de precios o costos que se realizan en los trabajos aún no ejecutados. 8. Sí, siempre y cuando éste se pacte y se incluya en la contratación. 9. Programar una obra equivale a la elaboración de una red de secuencias de construcción, la obtención de una ruta crítica y el trazado de un diagrama de barras con base en un presupuesto definido y un conocimiento de la duración parcial de cada concepto. 10. Programa maestro de obra. Programa general de obra con flujo de efectivo. Programa o gráfica de Gantt por concepto (reporte parcial). Programa de utilización de insumos y servicios. Programa de suministro de materiales (parcial).

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Glosario de términos

Licitación Es un proceso formal y competitivo de adquisiciones mediante el cual se solicitan, reciben y evalúan oferta para la adquisición de bienes, obras y servicios y se adjudica el contrato al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa (o sea la evaluada como la más baja). La licitación puede ser pública o privada y la pública puede ser internacional o restringida al ámbito local.

Licitación privada Es una figura similar a la licitación pública pero las invitaciones se hacen en forma expresa a determinadas empresas y no por anuncio público. En general se aplican a esta figura los mismos principios y políticas que a la licitación pública, salvo en lo relativo a publicidad y a márgenes de preferencia, que no proceden.

Licitación pública Es un procedimiento formal y competitivo de adquisiciones mediante el cual se solicitan públicamente, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de bienes, obras o servicios y se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa, esto es, la evaluada como la más baja. Se dice que es un procedimiento porque deben irse cumpliendo por orden una serie de etapas, actos o pasos indicados en los documentos de licitación. Este procedimiento consiste en: a) una invitación formulada públicamente y dirigida a todos los posibles interesados para presentar ofertas; b) una etapa de evaluación en que se elige la oferta más ventajosa, esto es, la evaluada como la más baja; y c) etapa de culminación con la adjudicación y firma del contrato correspondiente.

Licitación pública internacional Es toda licitación pública que permite la participación de empresas extranjeras, haya o no seguido los procedimientos del Banco. Cuando se hable de licitación pública internacional hay que distinguir si ésta siguió o no los procedimientos del Banco, ya que el Banco sólo financiará aquéllas que lo siguieron.

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Licitación pública restringida al ámbito local Es una licitación pública en que el Prestatario sólo permite la participación de empresas locales. Es un procedimiento excepcional, vinculado a la poca probabilidad de participación de empresas extranjeras y que sólo se autoriza cuando la adquisición de que se trate es financiada: (i) exclusivamente con moneda local del préstamo; o (ii) exclusivamente con fondos del prestatario; o (iii) con una combinación de moneda local del préstamo y fondos del Prestatario.

Licitador Es el que en una licitación presenta la oferta. otros términos sinónimos son: oferente, postulante, proponente, proveedor, postor, contratista, etc.

Licitante Es el que llama la licitación. En este folleto se utiliza por conveniencia el término "Prestatario" como si fuera sinónimo de licitante.

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Bibliografía

Baker, Sunny y Kim Baker, Administre sus proyectos, México, Prentice Hall Hispanoamericana, S. A., 1999.

Castillo Tufiño, Jorge Luis, La vida diaria de los costos, México, IMCYC, 1998.

Diccionario práctico de la lengua española, Barcelona, Ediciones Grijalbo, 1988.

Harris, Frank y Ronald McCaffer, Construction Management. Manual de gestión de proyecto y dirección de obra, Barcelona, Editorial Gustavo Gili, S. A. (Proyecto & Gestión), 1999.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 2000. Texto vigente. Última reforma aplicada el 13 de junio de 2003).

Lozano Investe, José María, Breve diccionario de economía, Madrid, Ediciones Pirámide, S. A., 1994.

Quijano Valdez, Jorge, “ La Gerencia de Proyectos. La enseñanza de la administración en la arquitectura. Una propuesta metodológica” (tesis de maestría), México, CIEP­FA/UNAM, 2001.

Lecturas recomendadas

Gould, Frederick E., Managing the Construction Process. Estimating, Scheduling, and Project Control, New Jersey, Prentice­Hall, 1997.