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Aspectos Tributarios Vinculados a Libros y Registros Contables Electrónicos y no Electrónicos

C.P.C. Félix Santiago PACHAS Asti

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Expositor

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Base Legal• Código de Comercio• Código Tributario Art. 87 Num. 4 y 7.• Art. 65 Ley del impuesto a la Renta.• Art. 35 Reglamento de la Ley del I.R. D.S.

Nº 122-94-EF y modificatorias.• Res. Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006)

Normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.• Res. Nº 230-2007/SUNAT (15.12.2007)

Postergan vigencia de los artículos 12 y 13 al 2009.

Base Legal

• Res. Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) Modifican la Res. 234-2006/SUNAT.• Res. Nº 017-2009/SUNAT (24.01.2009). Posterga Art.

13 salvo Diario Simplificado y eximen uso de BINCARD si se lleva Kardex.• Res. Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009) Libros

Electrónicos y posterga vigencia del Art. 13 de la Res. 234-2006/SUNAT.• Res. Nº 196-2010/SUNAT (26.06.2010) Modifica Res.

286-2009/SUNAT y Res. 234-2006/SUNAT.

Obligatoriedad de Llevar Libros y Registros Contables

Para efectos contables

Todo negocio sea persona natural o jurídica deberá llevar necesariamente los libros principales y auxiliares obligatorios. Asimismo, podrán llevar todos aquellos que estimen conveniente para la presentación de su información de acuerdo al sistema de contabilidad que adopten.

Base Legal

Código de Comercio, promulgado el 15 de febrero de 1902, vigente desde el 1 de julio de 1902.

Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios

Libro Caja Y Bancos

Libro de Ingresos y Gastos

Libro de Inventarios y Balances

Libro de Retenciones Incisos e) y f) Del Articulo 34° de la Ley del Impuesto a La Renta

Libro Diario

Libro Diario de Formato Simplificado

Libro Mayor

Registro de Activos Fijos


Registro de Compras

Registro de Consignaciones

Registro de Costos

Registro de Huéspedes

Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas (BINCARD).

Registro de Inventario Permanente Valorizado (KARDEX).

Registro de Ventas e Ingresos

Registro de Ventas e Ingresos - artículo 23° resolución de superintendencia N.° 266-2004/SUNAT


• Registro del Régimen de Percepciones• Registro del Régimen de Retenciones• Registro De Retenciones Artículo 77-A de La Ley de

Impuesto a La Renta• Registro IVAP• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - artículo 8°

Resolución de Superintendencia N° 022-98/SUNAT• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a)

primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N° 021-99/SUNAT• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a)

primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 142-2001/SUNAT


• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 256-2004/ SUNAT





• Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada

• Libro de Actas de La Junta General de Accionistas

• Libro de Actas del Directorio

• Libro de Matrícula de Acciones

• Libro de Planillas

• Base Legal

• Anexo N.° 1 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).Res. 239-2008/SUNAT.

Contribuyentes del Régimen General

• Personas jurídicas contabilidad completa, salvo que los ingresos brutos anuales del año anterior no superen 150 UIT llevan Reg. De Ventas, Reg. De Compras y Libro Diario Simplificado.

• Personas naturales si los ingresos brutos del año anterior no superan 150 UIT Reg. Compras, Reg. Ventas, y Libro Diario Simplificado, pero si los ingresos

Contribuyentes del Régimen General

brutos anuales son mayores a 150 UIT llevan contabilidad completa.

Base legal:

Art. 65 Ley del I.R. y Art. 27 D. Leg. 1086

Régimen Especial

En el Régimen Especial llevaban Reg. Compras, Reg. Ventas y libro de inventarios y balances, pero a partir de octubre 2008 sólo Reg. Compras y Reg. Ventas. Deben presentar una declaración de activos y pasivos valorizados.

Base legal:

Res. Nº 071-2004/SUNAT (26.03.2004) y Art. 26 D. Leg. 1086 (28.06.2008).Res. Nº 239-2008/SUNAT.

Contratos de Colaboración Empresarial

• Llevan contabilidad independiente

• De no ser posible cada parte puede contabilizar las operaciones o una de las partes lleva la contabilidad previa autorización de SUNAT.

• Si el contrato dura menos de tres años se comunica a SUNAT que no llevará contabilidad independiente dentro de los 5 días siguientes de celebración del contrato.

Libros que Integran la Contabilidad Completa

• Libro Caja y Bancos.

• Libro de Inventarios y Balances.

• Libro Diario.

• Libro Mayor.

• Registro de Compras.

• Registro de Ventas e Ingresos

• Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta


• Registro de Activos Fijos.

• Registro de Costos.

• Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

• Registro de Inventario Permanente Valorizado

• Base legal:

• Articulo 12 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).


• RTF Nº 01254-5-2002 El sistema de contabilidad de costos para las empresas comerciales es el Registro Valorizado de Inventario Permanente.

• RTF Nº 05065-3-2003 Contabilidad de costos, es decir control de inventario permanente en unidades y valorizado.

Legalización de los Libros y Registros

• Los libros y registros se legalizan antes del uso por notario o a falta de éste, por el juez de paz de la provincia del domicilio fiscal del deudor tributario, salvo en Lima y Callao.

• Base Legal:

• Articulo 2 y 3 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).

• En libros electrónicos no hay legalización

Legalización de los Libros y Registros

• RTF Nº 11131-4-2007

Se configura la infracción de llevar los libros y/o registros sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes si se legaliza ante juez de paz habiendo notario en la zona del domicilio fiscal.

Datos que Debe Contener la Constancia de Legalización

• Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

• Nombres y apellidos, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso;

• Número de Registro Único del Contribuyente - RUC;

• Denominación del libro o registro;

• Fecha de incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia de ser el caso.

Datos que Debe Contener la Constancia de Legalización

• Número de folios de que consta;

• Fecha y lugar en que se otorga; y,

• Sello y firma del notario o juez, según sea el caso

• El notario público o juez, deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas.

• Base legal:


Obligaciones de los Notarios

• Los notarios o jueces deben llevar un registro cronológico de las legalizaciones, indicar:

• Número de la legalización.• Los apellidos y nombres, denominación o razón

social del deudor tributario.• El número de RUC.• La denominación del libro o registro• La fecha de Ia incautación del libro o registro

anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso.

Obligaciones de los Notarios

• El número de folios de que consta y

• La fecha en que se otorga la legalización.

• El número de legalización no debe contener caracteres distintos, tales como letras

Base legal:


Legalización del Segundo y Siguientes Libros y Registros

Libros y Registros en hojas sueltas o continuas

Presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

Libros y Registros manuales

Acreditar que se ha concluido con el anterior.

La acreditación de los libros o registros concluidos, se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del donde conste la legalización y el último folio del mencionado libro o registro.

Legalización del Segundo y Siguientes Libros y Registros

• Libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros

En los casos de pérdida o destrucción por siniestros, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se encuentran obligados a realizar para efectos de informar a la SUNAT sobre la ocurrencia de estos hechos.

Base legal:

Articulo 4 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).

Empaste de los Libros y Registros

• El empaste debe realizarse de ser posible, hasta por un ejercicio gravable, como máximo, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones.

• En libros electrónicos no hay empaste.


• Sin embargo, cuando el número de hojas continuas sea menor a veinte, podrá contener dos o más ejercicios gravables, y se tendrá como plazo máximo dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte hojas sueltas o continuas.

• Al realizar el empaste se incluirán las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachando o inutilizando las hojas de manera visible.


• Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.


• En el caso de realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

Base legal:


Forma de Llevar los Libros y Registros

Datos de cabecera: Denominación del libro o registro.

Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social.


• Libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir los datos en el Primer folio de cada período o ejercicio.

• El Libro de Ingresos y Gastos, sólo podrán incluir como datos de cabecera la denominación del libro o registro y el periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada


• Registro de las operaciones Se debe anotar las operaciones considerando lo

siguiente: Orden para el registro de las operaciones Orden cronológico o correlativo salvo que por

norma especial se establezca un orden predeterminado.

Enmendaduras, alteraciones De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco,

interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.


• Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente (Plan Contable General Empresarial a partir de ) con cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel de los dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por norma tributaria se obligue a una desagregación mayor.


• Totalización de las operaciones Por cada folio, columna o cuenta contable se debe

totalizar las cantidades hasta obtener el total general del período o ejercicio.

Para el traslado de los totales acumulados en cada folio al folio siguiente se utilizará la frase “VAN" y en la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase “VIENEN".

Al final del período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general


• Cuando no se tenga operaciones que registrar

En caso de no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente.

• Moneda e idioma para el registro

En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.


• Asientos de ajustes y reclasificaciones Deben Incluir los registros o asientos de ajuste,

reclasificación o rectificación.• Adhesión de hojas o folios Deben contener folios originales, no se admite la

adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario. RTF Nº 6896-4-2002 constituye infracción adherir fragmentos de hojas.

• Firmas en el Libro de Inventarios y Balances Libro de Inventarios y Balances debe ser firmado al

cierre de cada período o ejercicio, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsable de su elaboración.


Para los siguientes libros no resulta de aplicación las obligaciones anteriores: • Libro de Actas de la EIRL Regulado en la Ley de la

EIRL• Libro de Actas de la Junta General de Accionistas,

Libro de Actas del Directorio y Libro de Matrícula de Acciones Regulado en la Ley General de Sociedades.


• El Libro de Planillas Regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias

Base legal:


Uso de Libros y/o Registros Cuando Modifiquen Razón Social

• Pueden optar por alguna de las siguientes alternativas:

• Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios hasta que se terminen, en ellos se registraran las operaciones siguientes al acuerdo de modificación de denominación o razón social. Se deberá consignar adicionalmente mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.

Uso de Libros y/o Registros Cuando Modifiquen Razón Social

• Abrir nuevos libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios deberá acreditarse haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizadas que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.

Base legal:


Pérdida o Destrucción

• Comunicar a la SUNAT la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros de los libros, y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, en un plazo que no exceda de quince (15) días hábiles de ocurrida la pérdida o destrucción

Pérdida o destrucción

• RTF Nº 0548-3-2001 y RTF Nº 0861-4-2005.Denuncia policial asentada con posterioridad al inicio de fiscalización no es prueba fehaciente.

Pérdida o Destrucción

• La comunicación debe contener los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios así como los períodos que corresponden. Cuando se trate de libros y registros legalizados debe contener la fecha de legalización, el número de legalización, apellidos y nombre del notario o número del juzgado donde se realizó la legalización de ser el caso.

• Adjuntar copia denuncia por pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros

Plazo Para Rehacer los Libros Contables

• El plazo es de sesenta (60) días calendario, computado a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. Sólo en el caso que medien razones justificadas el contribuyente podrá solicitar un plazo mayor a la SUNAT, quien previa evaluación otorgará la prórroga correspondiente.

Base legal:

Articulo 9, 10 y 11 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).

Plazo Para Rehacer los Libros Contables

• En el caso de libros y registros electrónicos, los plazos máximos de atraso , la comunicación de la pérdida o destrucción, el plazo para rehacer y la verificación de la SUNAT se rige por la Res. Nº 234-2006/SUNAT y modificatorias.

• La comunicación de la pérdida o destrucción sólo deberá ser efectuada en el caso de Principales contribuyentes y el plazo para rehacer dispuesto en la Res. 234-2006/SUNAT se aplica sólo a principales contribuyentes.

Cambio de Sistema Contable

• El sistema contable manual o computarizado se comunica a SUNAT a la inscripción en el RUC, si se efectúa el cambio debe ser comunicado presentando el Formulario N° 2127 - “Solicitud de Modificación de Datos, Cambio de Régimen o Suspensión Temporal de Actividades” o a través de la página web de la SUNAT, utilizando el Formulario Virtual N° 3128 - "Modificación de Datos del RUC por Internet".


• RTF Nº 1006-4-99 (29.12.99). Los Registros de Compras y ventas son registros auxiliares y el hecho que los lleve en forma computarizada no significa que haya cambiado su sistema de contabilidad, que los demás libros los continua llevando de forma manual. Contribuyente no comunicó el cambio.


• RTF Nº 446-2-99 (28-04-99) y RTF Nº 10249-5-2001 (28.12.2001). No se puede variar de sistema de contabilidad en el transcurso del ejercicio. Resolución Directoral Nº 553-74-EF/74. Contribuyente cambio su Registro de Ventas de manual a computarizado.

Plazo de Conservación de los Libros y Registros Contables

• El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario, señala que los contribuyentes deberán conservar los libros y registros llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico mientras el tributo no esté prescrito.

• En el caso de Libros y registros electrónicos se conserva en medio magnético, óptico u otros similares.

Plazo de Conservación de los Libros y Registros Contables

• Los principales contribuyentes deberán conservar un ejemplar adicional en un lugar distinto al domicilio fiscal cuya dirección debe hacerse conocer a SUNAT al momento de afiliarse al sistema.

• Si no se cuenta con el ejemplar adicional y se pierden los libros y registros electrónicos se incurre en la infracción de no conservar los libros durante el plazo de prescripción de los tributos.

Plazo Máximo de Atraso

• Ver Anexo

• La fecha en que se empieza a llevar con atraso es a partir de la existencia del libro o registro. (Informe Nº 233-2005-SUNAT/2B0000).

• RFT Nº 03901-4-2007; 00533-6-2006 se habían anotado operaciones de ejercicios anteriores a la legalización.


• RTF Nº 8665-3-2001 (26.10.2001). Multa por llevar con atraso varios libros o registros es una sola y no por cada libro, multa por omitir llevar los libros o registros es una sola aun cuando se omitan llevar varios libros.


• INFORME N° 129-2006-SUNAT/2B0000 El hecho de que el período tributario en que se haya configurado la

infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175° del TUO del Código Tributario no se encuentre comprendido dentro de los períodos materia del procedimiento de verificación o fiscalización no constituye impedimento para la aplicación de la sanción correspondiente a dicha infracción.

http://www.sunat.gob.pe/legislacion/oficios/2006/oficios/i1292006.htm

http://www.sunat.gob.pe/legislacion/oficios/2006/oficios/i1292006.htm


• En el caso de libros y registros electrónicos se rige de acuerdo a la Res. Nº 234-2006/SUNAT.

Sistema de Libros y Registros Electrónicos

• Es un mecanismo desarrollado por la SUNAT para generar los libros y/o registros de manera electrónica.

• La afiliación es opcional y para los perceptores de rentas de tercera categoría que se encuentren en el RER o RG.

• Una vez afiliado no procede la desafiliación.• Se entenderá generado el libro o registro

electrónico con la emisión de la constancia de recepción.

Conservación de los libros y/o Registros Electrónicos

• Se debe conservar los libros y/o registros electrónicos en un medio magnético, óptico u otros similares.

• Los principales contribuyentes deberán conservar adicionalmente los libros y/o registros en los medios mencionados en un establecimiento distinto al domicilio fiscal, cuya dirección se debe comunicar a SUNAT al momento de afiliación al sistema.

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