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Manual desarrollado por:Carlos Joel Delgado Pizarro

carlosj2585@gmail.comcarlosj.delgadop@peru.com

Este manual de LibreOffice Calc es un documento libre; puede reproducirlo o modificarlo bajo los términos de la versión 2(o posteriores, si lo prefiere) de la GNU General Public Licence(Licencia Publica General de la GNU, GNU GPL), tal y como ha sido publicada por la Free Software Fundation (FSF).

Este manual se distribuye esperando ser útil, pero SIN GARANTIA ALGUNA e incluso sin la garantía implícita de ser COMERCIALIZABLE o de VALIDEZ PARA ALGUN PORPOSITO CONCRETO.

Este documento puede ser difundido ampliamente, tanto para el uso personal como comercial, siempre que la nota de CopyRight anteriormente expuesta se mantenga intacta y que el método de distribución este de acuerdo con las clausulas de la GNU GPL. En resumen puede copiar y compartir este manual sin cargo alguno o a cambio de un beneficio económico. No se requiere permiso explicito del autor para la reproducción de este manual por el medio que sea, tanto físico como electrónico.

Perú, 2009

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Índice de contenido

LibreOffice Calc......................................................................................................................5Introducción.......................................................................................................................5

Comparación contra Microsoft Excel.............................................................................5Acceder a LibreOffice Calc............................................................................................6

Manejo de documentos en LibreOffice Calc.....................................................................7Nuevo / Abrir / Guardar un documento.........................................................................7Exportación directa a PDF............................................................................................8

Manejo de información con LibreOffice Calc.....................................................................9Añadir/Modificar información en la hoja de cálculo.......................................................9Ajustar el tamaño de las celdas....................................................................................9Copiar, Cortar, Pegar....................................................................................................9Eliminar Contenido/Formato de celdas.......................................................................10Formato monetario......................................................................................................10Cambiar coma por punto para separar decimales......................................................10

Impresión en LibreOffice Calc.........................................................................................16Vista Previa..................................................................................................................16Rangos de impresión...................................................................................................18

Relleno automático de celdas y series............................................................................19Relleno de múltiples celdas.........................................................................................19Listas personalizadas de relleno automático..............................................................19El navegador de objetos..............................................................................................20

Tablas Dinámicas (Piloto de Datos)................................................................................21Insertar una tabla dinámica (piloto de datos)..............................................................21

LibreOffice Writer.................................................................................................................24Introducción.....................................................................................................................24Utilizando LibreOffice Writer............................................................................................25

Acceder a LibreOffice Writer.......................................................................................25Nuevo / Abrir / Guardar un documento.......................................................................26Exportación directa a PDF..........................................................................................27

Manejo de texto en LibreOffice writer..............................................................................27Escribir, Borrar, Copiar, Cortar, Pegar........................................................................27Formato de texto.........................................................................................................27

Manejo de imágenes en el texto......................................................................................29Insertar una imagen desde un archivo........................................................................29Insertar una imagen de la galería ...............................................................................30

Uso de tablas...................................................................................................................30Crear una tabla............................................................................................................30

Asistente para combinar correspondencia......................................................................31

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Selección del documento inicial..................................................................................31Insertar bloque de direcciones....................................................................................37Crear Saludo................................................................................................................40Editar Documento........................................................................................................40Guardar, Imprimir o Enviar..........................................................................................41

Formato de Página e Impresión......................................................................................41Formato de página......................................................................................................42Vista Preliminar...........................................................................................................42Imprimir un documento................................................................................................43

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LibreOffice Calc

Introducción

LibreOffice Calc es una hoja de cálculo Open Source y software libre compatible con Microsoft Excel. Es parte de la suite ofimática LibreOffice. Como con todos los componentes de la suite LibreOffice, Calc puede usarse a través de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros. Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de LibreOffice 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel, o el formato Open Document Format (ODF) de la organización OASIS. Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos.

Comparación contra Microsoft Excel

Calc, al igual que el resto de la suite Open Office, puede fácilmente exportar hojas de cálculo (obviamente incluyendo gráficos) como archivo PDF a partir de su versión 1.1.0 (lanzada en marzo de 2004). En contraste, Excel sólo incluye esta interesante característica a partir de su relativamente nueva versión 2007.

Otra de las ventajas de Calc es que directamente usas medidas métricas cuando define el ancho de una celda o columna, o la altura de una celda o fila. Este número se puede expresar tanto en cm, mm, pulgadas, picas y puntos (tipográficos).

Finalmente, respecto de las macros, las funciones de BASIC de Calc son básicamente las mismas que las de Excel, aunque al primero le suelen faltar algunas, como InStrRev (la cual busca una subcadena en una cadena, recorriéndola en reversa, desde atrás hacia adelante). Pero desafortunadamente, el modelo de objetos de Calc es bastante diferente del de Excel, y no soporta la característica de "edición inteligente" del producto de Microsoft, heredada del entorno de programación Visual Studio, relacionada al manejo fácil de cada objecto.propiedad u objeto.procedimiento (objeto.método).

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Acceder a LibreOffice Calc

Para acceder a LibreOffice Calc se debe seleccionar el icono respectivo en el “Menú Oficina” dentro del menú de Aplicaciones en nuestro sistema operativo.

La ventana de LibreOffice Calc es de la siguiente manera:

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Tiene un aspecto similar a MS Office 2003, cuenta con una barra de menú, barra de herramientas, barra de direcciones y formulas, área de celdas organizadas en filas y columnas y una barra de estado.

Manejo de documentos en LibreOffice Calc

Nuevo / Abrir / Guardar un documento.

Para crear un documento nuevo, abrir y/o guardar, se accede al menú Archivo y se selecciona la opción deseada.

LibreOffice Calc es capaz de abrir y guardar perfectamente documentos en el formato de MS Excel 2003 (*.xls) y abrir y guardar documentos de MS Excel 2007 (*.xlsx) con algunas características reducidas.

Dependiendo de la configuración del sistema, la ventana de dialogo puede verse de dos formas distintas.

La ventana predeterminada del gestor de escritorio

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La ventana predeterminada de LibreOffice.

Exportación directa a PDF.

LibreOffice Calc, al igual que los demás paquetes de la suite, puede exportar documentos directamente a PDF sin necesidad de instalar programas adicionales.

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Manejo de información con LibreOffice Calc

Añadir/Modificar información en la hoja de cálculo

Para añadir información a la hoja de cálculo solo basta con seleccionar la celda en la que se desea ingresar contenido y empezar a escribirlo.

Para modificar la información de un celda solo basta con seleccionar la celda y presionar la tecla F2.

Ajustar el tamaño de las celdas

Para poder ajustar el tamaño de las celdas, se sitúa el cursor al borde de la celda y haciendo clic se arrastra hasta alcanzar el tamaño indicado, tanto para el ancho como para el alto.

Si se desea un ancho/alto con un valor determinado, se hace clic derecho sobre la fila/columna a la que se desea modificar de tamaño y se selecciona la opción “Ancho de columna” o “Altura de fila” según sea el caso.

Copiar, Cortar, Pegar

Si se desea Copiar o Cortar datos de una celda, para ingresarlos en otra, se selecciona la celda o el rango de celdas y se hace uso de las teclas de acceso directo Ctrl+C ó Ctrl+X respectivamente, también existen los iconos para estas acciones en la barra de herramientas, o también haciendo clic derecho sobre la selección y eligiendo la acción deseada.

Para pegar los datos en un nuevo lugar, se

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selecciona la celda destino y se presiona la combinación Ctrl+V, o haciendo clic derecho sobre la celda y seleccionando la opción Pegar, o presionando la tecla “Enter”.

Eliminar Contenido/Formato de celdas

Al seleccionar una celda o un rango de celdas y presionar la tecla Suprimir, LibreOffice Calc presenta varias opciones para eliminar contenido. Se puede elegir entre eliminar solamente la información contenida en la celda, ya sea texto, número, fecha, o algún otro tipo de contenido, o eliminar el formato de la celda como color de fondo, formato de fuente y formato de celda, o eliminar ambos a la vez (contenido y formato). Al presionar la tecla Suprimir, LibreOffice Calc presenta un cuadro de dialogo donde se pueden elegir las características a eliminar.

Formato monetarioLibreOffice Calc permite asignar a los números

cualquier formato de moneda. Al hacer clic en el icono Moneda de la barra Formato para dar formato a un número, se asigna a la celda el formato de moneda predeterminado.

La celda A1 contiene un número simple, mientras que la celda B1 contiene un número en formato de moneda. El separador de decimales es la coma decimal ( , ) para

cambiar el separador por el punto decimal ( . ) se debe editar el formato de la celda como se indica a continuación.

Cambiar coma por punto para separar decimales.

Se selecciona la celda y se hace clic derecho, seleccionar la opción Formatear celdas... para

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abrir la ventana de dialogo de formato de celda para cambiar el separador de decimales de coma decimal ( , ) a punto decimal ( . )

En la sección idioma seleccionar Español (México) u otro idioma que utilice el punto como separador de decimales. Verificar que la opción Formato se mantenga en Español (Perú) para mantener el símbolo de Nuevo Sol S/.

La celda B1 contiene el número con formato monetario y utiliza el punto como separador de decimales.

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Impresión en LibreOffice Calc

Vista Previa

En la ventana de vista previa, se puede manejar directamente la forma cómo LibreOffice Calc deberá imprimir el documento con el que se está trabajando. En esta ventana se puede modificar la opción de zoom o escalado de impresión, los margenes de la página, la orientación (horizontal, vertical), tamaño de papel, etc. Para acceder a esta ventana solo basta hacer clic en el botón que se encuentra al lado derecho del botón de impresión en la barra de herramientas. La ventana de vista previa se ve como la siguiente:

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Rangos de impresión

Un rango de impresión es la parte de la hoja de cálculo que se desea imprimir, se pueden definir varios rangos de impresión diferentes que actuarán como paginas diferentes al momento de imprimir el documento. Para asignar un rango de impresión, se seleccionan las celdas que se desean imprimir como paginas independientes y se va al menú Formato -> Imprimir rangos -> Definir / Agregar / Quitar o Editar, según sea el caso.

Al seleccionar la vista de Previsualización de salto de pagina en el menú Ver, veremos cada rango de impresión que se haya agregado, como una página independiente.

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Relleno automático de celdas y series

LibreOffice Calc permite llenar automáticamente las celdas teniendo como referencia el valor de la primera celda o las primeras celdas de un rango. También es posible crear series personalizadas para el llenado automático.

Relleno de múltiples celdas.

Para rellenar varias celdas con valores automáticos, solo basta poner un valor inicial en una celda y arrastrar la agarradera de la celda en la dirección deseada.

El relleno automático acepta valores tanto numéricos como de texto.

Listas personalizadas de relleno automático.

Se pueden crear listas personalizadas de relleno automático, para esto se debe ir a la ventana de opciones de LibreOffice Calc, entrando al Menú Herramientas -> Opciones: LibreOffice Calc -> Ordenar Lista, ahí se pueden crear y modificar listas personalizadas para el relleno automático de celdas.

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El navegador de objetos

Para desplazarse fácil y rápidamente por los objetos que existan en una hoja de calculo, se utiliza el explorador de objetos, para acceder a él, basta con hacer clic en el ícono ubicado en la barra de herramientas.

En la ventana del navegador se pueden seleccionar todos los objetos que existen en la hoja de cálculo actual.

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Tablas Dinámicas (Piloto de Datos)

Insertar una tabla dinámica (piloto de datos).

Para insertar un piloto de datos, primero se selecciona el área donde se encuentran los datos con los que se desea trabajar.

Luego clic en Menú Datos -> Piloto de datos -> Inicio.

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Y se elige la selección actual como origen de datos.

Se abre la ventana de diseño del piloto de datos, seleccionamos los datos que deseamos ver en la tabla y los colocamos en los campos adecuados.

Y vemos los resultados, haciendo doble clic en la celda “Filtro” seleccionamos los filtros para mostrar solamente los datos que deseamos ver.

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LibreOffice Writer

IntroducciónLibreOffice Writer es un procesador de textos multiplataforma que forma parte del

conjunto de aplicaciones de la suite ofimática LibreOffice. Actualmente, soporta el formato propietario .doc de Microsoft Word casi en su totalidad, además de otros formatos clásicos de documentos. El formato nativo para exportar documentos es XML. Puede exportar a ficheros PDF nativamente sin usar programas intermedios.

Writer es también un potente editor HTML tan fácil de usar como un documento de texto. Sólo con entrar en el menú Ver y seleccionar "Diseño para internet" cambia el formato del cuadro de texto, asemejándose a una página web, que se puede editar de la misma forma que si fuera un procesador de textos. Con él también se pueden hacer etiquetas, así como tarjetas de presentación fácilmente, sin tener que modificar el formato de un documento de texto para ello. También tiene una galería de imágenes, texturas y botones. Y un gran servicio de ayuda.

Totalmente configurable, se puede modificar cualquier opción de página, botones, barras de herramientas y otras opciones de lenguaje, autocorrección, ortografía, etc.Además puede proteger documentos con contraseña, guardar versiones del mismo documento, insertar imágenes, objetos OLE, admite firmas digitales, símbolos, fórmulas, tablas de cálculo, gráficos, hiperenlaces, marcadores, formularios, etc.

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Utilizando LibreOffice Writer

Acceder a LibreOffice Writer

Para acceder a LibreOffice Writer, hacer clic en el menú Aplicaciones -> Oficina -> LibreOffice 3 Writer.

Una vez abierto, LibreOffice Writer se ve como la siguiente imágen:

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Barras principales de LibreOffice WriterEn la ventana de LibreOffice Writer encontramos las siguientes barras principales:

• Barra de menús• Barra de Herramientas• Barra de Formato

Nuevo / Abrir / Guardar un documento.

Para crear un documento nuevo, abrir y/o guardar, se accede al menú Archivo y se selecciona la opción deseada.

LibreOffice Writer es capaz de abrir y guardar perfectamente documentos en el formato de MS Word 2003 (*.doc) y abrir y guardar documentos de MS Word 2007 (*.docx) con algunas características reducidas.

Dependiendo de la configuración del sistema, la ventana de dialogo puede verse de dos formas distintas.

La ventana propia del sistema operativo

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La ventana de Abrir/Guardar propia de LibreOffice

Exportación directa a PDF.

LibreOffice Writer, al igual que los demás paquetes de la suite, puede exportar documentos directamente a PDF sin necesidad de instalar programas adicionales.

Manejo de texto en LibreOffice writer

Escribir, Borrar, Copiar, Cortar, PegarPara empezar a escribir en LibreOffice Writer, solo basta con seleccionar la hoja en

blanco y luego ingresar el texto deseado. Para copiar, cortar y pegar secciones de texto, se utilizan las teclas de acceso rápido, Ctr+C, Ctrl+X y Ctrl+V respectivamente, también se hace uso de los botones que se encuentran en la barra de herramientas, otra forma es haciendo clic derecho sobre la selección del texto y eligiendo la opción adecuada.

Botones de Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato.

Para borrar texto, se utiliza el teclado, presionando las teclas Suprimir o Borrar.Formato de texto

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Para dar formato al texto en LibreOffice Writer, se hace uso de la “Barra de Formato”, la cual tiene la siguiente apariencia:

Desde esta barra podemos dar formato rápidamente al texto que estemos escribiendo, podemos dar formato al párrafo entero, cambiar el tipo de letra, el tamaño de la letra, alternar entre negrita, cursiva y subrayado, cambiar la alineación del párrafo, agregar numeración y viñetas, aumentar o reducir sangría, cambiar el color del texto, resaltado y fondo del mismo.

Otra forma de dar formato al texto, ya sea por palabras, oraciones o párrafos, es seleccionando primero el texto a formatear y hacer clic derecho para seleccionar la opción Carácter, como se muestra a continuación en la siguiente imagen.

Al realizar esta acción, LibreOffice Writer muestra la ventana de formato de caracteres, donde se puede escoger más tipos de formato para el texto, desde cambiar el tipo de fuente hasta el color de fondo del texto. La ventana de formato de carácter es como se muestra en la siguiente imagen.

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Manejo de imágenes en el texto

Insertar una imagen desde un archivo

Para insertar una imagen desde un archivo, se debe ir al menú Insertar -> Imagen -> A partir de archivo... y seleccionar la imagen que deseamos. Otra forma es desde la Barra de Dibujo en la parte inferior de la ventana de LibreOffice Writer, si esta barra no aparece, se debe activar haciendo clic en el botón Dibujo en la barra de herramientas de LibreOffice Writer.

Botón que muestra/oculta la barra de Dibujo

Botón Insertar imagen desde archivo.

Para seleccionar la imagen que queremos, debemos buscarla en la ventana que aparecerá a continuación.

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Insertar una imagen de la galería Para abrir al galería de imágenes de LibreOffice se debe hacer clic en el botón Galería que se ubica en la barra de herramientas.

Uso de tablas

Crear una tabla

Para crear una tabla, se debe ir al menú Tabla -> Insertar -> Tabla, o presionando la combinación de teclas Ctrl+F12, o la forma rápida, mediante el botón Insertar tabla y seleccionar la cantidad de filas y columnas.

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Asistente para combinar correspondencia.

Selección del documento inicialPara acceder al asistente, se hace clic en el menú Herramientas -> Asistente para combinar correspondencia, luego de lo cual aparecerá la ventana del asistente.

Especifique el documento que desea emplear como base para el documento de combinar correspondencia. Utilizar el documento actual Utilice el documento de Writer actual como base del documento de combinar correspondencia. Crear un documento nuevo Cree un documento de Writer para utilizarse con la combinación de correspondencia. Empezar a partir del documento existente Seleccione un documento de Writer para utilizarlo como base del documento de combinar correspondencia. Comenzar a partir de plantilla Seleccione la plantilla con la que desea crear el documento de combinar correspondencia. Comenzar a partir de un documento inicial guardado recientemente Utilice un documento de combinar correspondencia como base para uno nuevo.

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Insertar bloque de direcciones.En esta sección veremos de que manera podremos especificar los destinatarios del documento a combinar, así como el diseño del bloque de direcciones.

podemos ver que esta seccionado en tres partes. La primer parte nos permite seleccionar una lista de direcciones que deseemos utilizar, esos datos se utilizarán para crear el bloque de direcciones, si pulsamos clic en el botón Seleccionar Otra Lista de Direcciones se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo:

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en donde podemos seleccionar una lista de direcciones, podemos seleccionar los destinatarios de una lista diferente y para ello debemos pulsar clic en el botón Agregar para que nos aparezca el cuadro de diálogo Abrir en donde seleccionaremos la nueva lista de direcciones, a continuación mostramos el cuadro de diálogo que mencionamos anteriormente:

en este cuadro debemos seleccionar la nueva lista de direcciones que luego será agregada. Si no tenemos ninguna lista de direcciones la podemos crear, para ello debemos pulsar clic en el botón Crear y tendremos en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:

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Muestra un modelo de lista de direcciones por defecto que podríamos utilizar o personalizar dependiendo de nuestras necesidades, podemos empezar a ingresar nuestros destinatarios, pulsando clic en el botón Nuevo lograremos tener un registro nuevo vacío para ingresar los datos de otro destinatario, pulsando clic en el botón Borrar lograremos eliminar el registro seleccionado, pulsando clic en el botón Buscar lograremos buscar un registro o destinatario dentro de la lista de direcciones, y pulsando clic en el botón Personalizar podremos reorganizar, cambiar de nombre, agregar y borrar campos de la lista de direcciones .

Crear SaludoPodemos crear un saludo personalizado si deseamos. En el siguiente paso se muestra una pantalla como la siguiente:

El siguiente pasos nos permite ajustar el diseño del saludo en la página, si no seleccionamos que nuestro documento tenga un saludo personalizado, el asistente omitirá este paso, saltando al paso 5.

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Editar DocumentoEl paso 5. Editar documento, nos muestra un botón en el que podemos editar el documento de correspondencia, haciendo clic en el botón “Editar documento” LibreOffice Writer nos mostrará un nuevo documento en blanco o con los campos que hayamos escogido. Si deseamos agregar mas campos, los seleccionamos desde el cuadro de dialogo Campos (Ctrl+F2) y seleccionamos la pestaña Base de Datos.

Guardar, Imprimir o EnviarUna vez que tengamos nuestro documento listo, podemos guardarlo o imprimirlo ya sea como documentos únicos o como un solo documento.

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Formato de Página e Impresión

Formato de página

Para acceder al formato de la página se debe hacer clic en el menú Formato -> Página y aparecerá la ventana de configuración de Estilo de página.

En esta ventana se puede configurar todas las opciones de la página, como el tamaño, margenes, orientación, etc.

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Vista PreliminarEsta opción sirve para visualizar el documento antes de

imprimirlo, para acceder a la vista preliminar se debe hacer clic en el botón que se encuentra en la barra de herramientas, al lado del icono de la impresora.

Al entrar a la opción de vista preliminar, la ventana de LibreOffice Writer se ve de la siguiente manera:

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Imprimir un documento

Para imprimir un documento se utiliza la combinación de teclas Ctrl+P o se hace clic en el menú Archivo -> Imprimir..., luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Desde el cual se pueden especificar las opciones de impresión para el documento.

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