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L’évaluation des mémoires et des thèses et le dépôt électronique

Préparé par Renée TremblayHiver 2009

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Plan

1. Les objectifs de la formation2. Phoenix – ses fonctionnalités3. Les étapes de l’évaluation des mémoires et des

thèses et les saisies dans Phoenix4. L’octroi du grade5. Les nouveautés6. Échéancier d’implantation7. Les ressources documentaires8. Les personnes ressources9. Processus de dépôt électronique de l’étudiant10. Processus de validation dans Papyrus par la TGDE

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Les objectifs de la formation

L’objectif principal de la formation est de présenter aux TGDE la nouvelle procédure de dépôt électronique de la version finale des mémoires et des thèses.

Cependant, compte tenu de la grande diversité des niveaux d’expertise des TGDE, la première partie de la rencontre sera dédiée à une brève révision de la procédure d’évaluation des mémoires et des thèses.

Cet exercice permettra également d’identifier les modifications mineures à la procédure, découlant de l’implantation du dépôt électronique.

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Phoenix – ses fonctionnalités Une base de données

• Les informations saisies dans les systèmes de gestion académique sont versées dans Phoenix.

• Les données sont reproduites automatiquement sur les formulaires et la correspondance extraits de Phoenix.

• Tout au long du processus d’évaluation des mémoires et des thèses, la TGDE effectue des saisies dans la base de données afin de faciliter le suivi de la procédure.

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Phoenix – ses fonctionnalités Les formulaires

• Tous les formulaires utiles à la procédure d’évaluation des mémoires et des thèses sont sélectionnés dans Phoenix, complétés et imprimés.

• Les originaux des formulaires doivent être acheminés à la FESP pour numérisation. Le dossier numérisé (visible dans eCODAC) constitue le dossier officiel de l’étudiant.

• Les formulaires sont également disponibles sur le site Web de la FESP, dans la section « Gestion académique ».

• Certains formulaires ont été modifiés compte tenu de l’implantation du dépôt électronique de la version finale du mémoire ou de la thèse.

N.B.: La TGDE peut trouver des étiquettes avec adresse pour les membres du jury dans la section « Formulaires ».

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Phoenix – ses fonctionnalités Les formulaires (suite)

Maîtrise

• Avis de dépôt d’un mémoire de maîtrise*• Reçu officiel du dépôt d’un mémoire de maîtrise• Correction d’un mémoire de maîtrise ou d’une thèse de doctorat

selon les normes de la FESP• Nomination du jury d’examen d’un mémoire de maîtrise• Lettre au président-rapporteur et aux membres du jury d’examen

d’un mémoire de maîtrise• Avis de modification du jury d’examen d’un mémoire de maîtrise• Rapport préliminaire du jury d’examen d’un mémoire de maîtrise• Rapport définitif du jury d’examen d’un mémoire de maîtrise

*Le formulaire Avis de dépôt d’un mémoire de maîtrise est disponible à l’étudiant sur le site de la FESP sous Gestion académique.

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Phoenix – ses fonctionnalités Les formulaires (suite)

Doctorat

• Avis de dépôt d’une thèse de doctorat*• Reçu officiel du dépôt d’une thèse de doctorat• Nomination du jury chargé d’évaluer une thèse de doctorat• Lettre au président-rapporteur, aux membres du jury d’examen

d’une thèse de doctorat et au représentant du doyen à la soutenance

• Avis de modification du jury charger d’évaluer une thèse de doctorat• Rapport préliminaire du jury d’examen d’une thèse de doctorat• Rapport synthèse de l’examinateur externe• Recommandation de soutenance• Avis de soutenance• Rapport définitif du jury d’examen d’une thèse de doctorat

*Le formulaire Avis de dépôt d’une thèse de doctorat est disponible à l’étudiant sur le site de la FESP sous Gestion académique.

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Phoenix – ses fonctionnalités La correspondance

• La section « correspondance » comporte plusieurs types de lettres à être adressées aux membres du jury ou à l’étudiant, tout au long du processus d’évaluation du manuscrit.

• Des modèles de lettre sont disponibles pour des cas particuliers : rappel des délais, nomination d’un représentant de l’examinateur externe, échec et fin de la candidature de l’étudiant, etc.

• Les copies originales des lettres doivent être acheminées à la FESP pour numérisation. Le dossier numérisé (visible dans eCODAC) constitue le dossier officiel de l’étudiant.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenix Avis de dépôt

• L’étudiant complète le formulaire « Avis de dépôt » d’un mémoire ou d’une thèse deux mois avant la date prévue de dépôt; c’est l’élément déclencheur du processus d’évaluation des mémoire et des thèses;

• La procédure est la même si l’étudiant dépose sans avoir remis préalablement un avis de dépôt. Elle est alors enclenchée au moment du dépôt.

• La TGDE renvoie l’étudiant au site Web de la FESP où il trouvera les informations pertinentes au dépôt de son manuscrit :

Guide de présentation des mémoires et des thèses (grille de vérification), demande de rédaction dans une autre langue ou par article, etc.).

Formulaires « Confidentialité d’un mémoire ou d’une thèse», « Délai de diffusion (embargo) d’un mémoire ou d’une thèse », « Accord des coauteurs », « Permission de l’éditeur », « Licence non-exclusive des thèses (BAC) ».

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Menu principal : rechercher le dossier de l’étudiant à l’aide du code permanent ou du nom et choisir le programme. Ouvrir le dossier.

Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenix Avis de dépôt (procédure)

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Onglet informations générales : modifier le titre du mémoire ou de la thèse, le cas échéant.


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Onglet dépôt : créer le dépôt-jury et y inscrire la date prévue du dépôt.


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• La composition du jury d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse est proposée par l’unité au doyen de la faculté. Dans le cas de l’École d’optométrie, du Département de kinésiologie et des facultés de l’aménagement, de médecine dentaire, des sciences infirmières et de théologie et sciences des religions, le doyen de la FESP approuve la nomination du jury.

• Le jury d’évaluation d’un mémoire de maîtrise est formé de 3 ou 4 membres, selon la présence d’un codirecteur.

• Le jury d’évaluation d’une thèse de doctorat est formé de 5, 6 ou 7 membres, selon la présence d’un codirecteur et qu’il s’agit ou non d’une cotutelle.

• L’examinateur externe et le représentant du doyen agissent dans le cadre de l’évaluation d’une thèse de doctorat. L’examinateur externe dépose le « Rapport synthèse de l’examinateur externe ». Le représentant du doyen assiste à la soutenance.

• Procédure en cas de désistement d’un membre du jury : proposition d’un membre substitut par l’unité à l’autorité facultaire (échange de courriel). Le formulaire « Avis de modification du jury » est complété et acheminé aux autres membres du jury et au doyen. Si les copies du manuscrit ont déjà été distribuées, le nouveau membre reçoit celle du jury démissionnaire.

Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenix La formation du jury

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Onglet dépôt : accéder au formulaire approprié pour la proposition du jury à l’aide du bouton formulaire.

Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenix La formation du jury (procédure)

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenix Formation du jury (procédure)

Onglet jurys et correspondances : faire la saisie des membres du jury (suite à l’approbation de l’autorité facultaire).

N.B. Pour l’ajout d’un codirecteur : s’il est introuvable dans la base de données, contacter la FESP pour la création d’un matricule. L’examinateur externe pourra être ajouté après avoir sélectionné le bouton « Chercher » (il ne nécessite pas de matricule).

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe dépôt initial

La TGDE effectue les vérifications suivantes au moment du dépôt du manuscrit (mémoire ou thèse) :

• inscription de l’étudiant (en rédaction au trimestre du dépôt); l’étudiant devra déposer une nouvelle demande d’admission si son dossier est inactif ou s’il est non autorisé à poursuivre.

• conformité de la présentation (grille de vérification);

• formulaire « Licence non-exclusive des thèses (BAC) » complété et signé;

• s’il y lieu, les autorisations de rédiger dans une autre langue ou par articles;

• s’il y a lieu, les formulaires « Confidentialité d’un mémoire ou d’une thèse», « Délai de diffusion (embargo) d’un mémoire ou d’une thèse », « Accord des coauteurs », « Permission de l’éditeur ».

La TGDE délivre à l’étudiant le formulaire « Reçu officiel ».

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Onglet dépôt : saisir la date de dépôt et les informations pertinentes au traitement du dépôt; copier les informations dans TITAN (F5-F4) et sélectionner le reçu de dépôt dans la liste déroulante à l’aide du bouton formulaire.

Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe dépôt (procédure)

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixL’envoi de la thèse ou du mémoire aux membres du jury

• Dans Phoenix, bouton formulaire, commander le « kit du président rapporteur ».

• Chaque membre du jury reçoit une copie du manuscrit et la « Lettre au président rapporteur et aux membres du jury ».

• À la maîtrise, le « kit du président rapporteur » contient des documents à être acheminés au président rapporteur (Rapport préliminaire du jury d’évaluation d’un mémoire de maîtrise et Rapport définitif du jury d’évaluation d’un mémoire de maîtrise).

• Au doctorat, le « Kit du président rapporteur » contient des documents à être acheminés au président rapporteur (Rapport préliminaire du jury d’évaluation d’une thèse de doctorat et Recommandation de soutenance) et à l’examinateur externe (Rapport synthèse de l’examinateur externe ).

• Une copie de la thèse est réservée pour le représentant du doyen et lui sera acheminée pour la soutenance.

N.B. Le cas échéant, commander les étiquettes dans « Formulaires ». Les documents acheminés à un membre du jury à l’extérieur du campus doivent être expédiés par « poste prioritaire ».

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixL’envoi de la thèse ou du mémoire aux membres du jury (procédure)Onglet jurys et correspondances : sélectionner les documents pertinents pour l’envoi de la thèse ou du mémoire : kit du président rapporteur (dans formulaires) et pour le doctorat, sélectionner aussi la lettre à l’examinateur externe (dans correspondance).

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe rapport de l’examinateur externe (doctorat)

• L’examinateur externe dépose son rapport dans un délai de quatre semaines environ après réception de la thèse.

• Le rapport est soumis au président rapporteur.

• Le président rapporteur et les autres membres du jury prennent connaissance du rapport. Les membres du jury déposent leur rapport dans les 15 jours suivant le dépôt du rapport de l’examinateur externe.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe rapport de l’examinateur externe (procédure)

Onglet dépôt : saisir les informations pour le traitement du rapport synthèse de l’examinateur externe.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe rapport préliminaire du jury

Acceptation du mémoire ou de la thèse avec corrections mineures :

• délai d’un mois pour la correction du manuscrit.

Le manuscrit est retourné à l’étudiant pour corrections majeures :

• tous les exemplaires sont remis à l’étudiant, sauf un exemplaire témoin qui est conservé par l’unité;

• une lettre est adressée à l’étudiant, à laquelle est annexée une copie du rapport du jury comportant les corrections demandées;

• délai pour les corrections : maximum de 6 mois pour la maîtrise et d’un an pour le doctorat;

• l’étudiant dépose une nouvelle version du manuscrit qui est envoyé aux membres du jury. La procédure est appliquée de nouveau.

N.B. Le mémoire est accepté si la décision du jury est majoritaire (ou unanime). Le jurydoit rendre une décision unanime pour que la thèse soit acceptée.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixLe rapport préliminaire du jury (procédure)

Onglet dépôt : saisir les informations nécessaires au traitement du rapport préliminaire.

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Onglet dépôt :dans le cas de corrections majeures, créer l’exemplaire témoin dans la base de données.

N.B. Cette procédure permet de générer un document comportant toutes les informations pertinentes afin d’identifier rapidement l’exemplaire témoin.

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Onglet jurys et correspondance : écrire à l’étudiant lors de corrections majeures. Choisir le modèle de lettre approprié dans la liste déroulante.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixRecommandation de la soutenance (doctorat)

En cas de dissidence du jury :

• nomination d’un deuxième jury.

Avis favorable à la soutenance :

• organisation de la soutenance par la TGDE et le président rapporteur;• préparation de l’avis de soutenance;• affichage de l’avis sur les babillards de l’unité;• envoi de l’avis aux membres du jury et au représentant du doyen (avec

la copie de la thèse, le cas échéant).

N.B. Consulter la FESP en cas de dissidence du jury lors de la recommandation de la soutenance.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixRecommandation de la soutenance (procédure)

Onglet dépôt : saisir les informations pertinentes à la préparation de l’avis de soutenance.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixTraitement du rapport définitif

Refus du mémoire ou de la thèse :

• s’assurer d’avoir le rapport détaillé du jury d’évaluation et tous les exemplaires du manuscrit; conserver une copie témoin;

• lettre à l’étudiant l’informant de son exclusion du programme;

• donner les suites dans NOTATION et TITAN pour l’inscription au trimestre en cours et l’exclusion du programme.

Acceptation unanime (thèse) ou majoritaire (mémoire) :

• s’assurer d’avoir le rapport détaillé du jury d’évaluation;

• envoyer à l’étudiant le courriel initiant le dépôt électronique de la version finale du manuscrit (utiliser le modèle de courriel proposé sur le site de la FESP);inscrire la date du dépôt électronique sur le rapport définitif et le transmettre à la FESP;

• donner les suites dans NOTATION et TITAN pour l’inscription au trimestre en cours et la préparation de l’octroi du grade.

N.B. : Le président rapporteur conviendra avec l’étudiant de la manière dont sera fera faite la vérification des corrections mineures avant le dépôt électronique : fichier électronique ou version papier du document.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixTraitement du rapport définitif (procédure)

Onglet dépôt : saisir les informations nécessaires au traitement du rapport définitif.

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Les étapes de l’évaluation des mémoires et des thèses et les saisies dans phoenixL’octroi du grade

Dans NOTATION :• saisir la note AC.

Dans TITAN :• annuler l’inscription ou inscrire l’étudiant au trimestre courant;• saisir la date de réception du rapport définitif (vérifier le titre

du manuscrit);• saisir la date de fin de trimestre pour le sigle du mémoire ou

de la thèse (trimestre de réception du rapport définitif);• saisir le message (études terminées le…). Indiquer la date à

laquelle l’étudiant a fait son dépôt final dans Papyrus.

N.B.: L’étudiant qui a obtenu une période de confidentialité pour son manuscrit déposera à son unité un CD contenant le fichier du manuscrit et un fichier du formulaire « Métadonnées et licence de diffusion pour thèses confidentielles ». Le CD doit être transmis à Mme Julie Cardinal, Chef du Service de catalogage.

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Les nouveautés

Les nouveaux formulaires :• confidentialité d’un mémoire ou d’une thèse• délai de diffusion (embargo) d’un mémoire ou d’une thèse• accord des coauteurs d’un article inclus dans un mémoire de maîtrise

ou une thèse de doctorat;• permission de l’éditeur d’une revue ou d’un livre pour inclure un article

dans un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat.Les formulaires modifiés :• rapport préliminaire du jury d’évaluation d’un mémoire de maîtrise et

rapport préliminaire du jury d’évaluation d’une thèse de doctorat; *• rapport définitif du jury d’évaluation d’un mémoire de maîtrise et

rapport définitif du jury d’évaluation d’une thèse de doctorat;**• Grille de vérification (dépôt initial, maîtrise et doctorat) pour la TGDE

dans Phoenix.

*La modification apportée visait à supprimer la référence au nombre de copies papier devant être déposées après les corrections mineures.

**Les modifications apportées visaient à 1) inscrire la date d’acceptation du dépôt dans Papyrus par la TGDE; 2) prévoir la validation par le jury de fichiers complémentaires (simulation, vidéo, données d’enquêtes, etc.).

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Échéancier d’implantation

1er septembre, avis de dépôt et dépôt initial :

• fin de distribution des « kits papiers »; l’étudiant est dirigé vers le site de la FESP (formulaire du BAC, Guide de présentation des mémoires et des thèses pour les grilles de vérification, formulaires de confidentialité, délais de diffusion, acceptation des coauteurs et éditeur, etc.);

• utilisation des nouveaux formulaires dans Phoenix;• tous les originaux des formulaires doivent être transmis à la

FESP, y compris le formulaire du BAC (la FESP se chargera de la transmission aux bibliothèques.

1er octobre, dépôt final :

• implantation de la procédure de dépôt final dans Papyrus (dépôt électronique);

• Procéduriers (pour l’étudiant et la TGDE) sur le site des bibliothèques http://www.bib.umontreal.ca/theses/

http://www.bib.umontreal.ca/theses/

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Les ressources documentaires

Les sites Web :http://www.bib.umontreal.ca/theses/http://www.fesp.umontreal.ca/

Les guides :•Guide de présentation et d'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat sur le site de la FESP, sous Publications.•Guide des procédures en matière de dépôt et d’évaluation de mémoires et de thèses sur le site de la FESP, sous Gestion académique.

http://www.bib.umontreal.ca/theses/

http://www.fesp.umontreal.ca/

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Les personnes ressources

La direction du programme et le Comité des études supérieures

• assument la responsabilité des aspects académiques de l’évaluation des mémoires et des thèses;

• assument la responsabilité de l’éthique de la procédure.

La FESP • offre le support aux TGDE pour les aspects techniques de la procédure d’évaluation des mémoires et des thèses, y compris le processus de validation dans Papyrus, et pour la résolution des cas problèmes;

• effectue diverses opérations relatives à l’octroi des grades et à la numérisation des dossiers étudiants.N.B. Voir sur le site de la FESP « Qui fait quoi » pour la répartition des secteurs par TGDE contact à la FESP.

La Direction des bibliothèques

• assure le soutien aux étudiants en ce qui concerne la création et le dépôt des fichiers électroniques. Service en bibliothèque et via [email protected].

mailto:[email protected]

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